DacEasy Contabilidad Versión 11

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DacEasy Contabilidad Versión 11
Manual del Usuario.
El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato
de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los
términos del contrato.
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Copyright © 2001 DacFlex., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual.
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Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa
autorización por escrito de DacFlex, Cub Scout #11, (809)563-3232
Santo Domingo, Rep. Dom.
DacEasy es una marca registrada de Best U.S., Inc. DacEasy
Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job
Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy
Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y
DacEasy EIS son marcas registradas de Best U.S., Inc.
Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft
Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este
manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas
compañías y se reconoce por la presente.
Aclaración
DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad
de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía,
expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se
intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o
compañías son puras coincidencias.
Impreso en América.
ISBN:84-8400-239-1
DEA10
CONTENIDO
Capitulo 1
Bienvenido .........................................................1
Características ................................................................. 2
Otras Características Importantes. ..................................... 6
Convenciones del Programa............................................... 7
Contenido del Paquete. ..................................................... 8
Capitulo 2
Asistencia al Usuario..........................................1
Documentación ................................................................ 1
Ayuda en Línea ................................................................ 1
Guía del Usuario .............................................................. 2
Recursos Adicionales ........................................................ 2
Preparándose para una Llamada de Soporte. ....................... 3
Capitulo 3
Iniciando ...........................................................1
Requerimientos del sistema............................................... 1
Instalando DacEasy............................................................. 3
Para instalar los archivos de programa............................... 3
Iniciando DacEasy............................................................... 5
Desde el escritorio............................................................ 5
iii
Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera
vez................................................................................. 5
Saliendo de DacEasy ........................................................ 6
Opciones del Menú y Comandos de la Pantalla Principal ........... 7
Archivo ........................................................................... 7
Edición............................................................................ 7
Transacción ..................................................................... 8
Diarios............................................................................ 9
Asentar........................................................................... 9
Reportes ....................................................................... 10
DacAccess ..................................................................... 10
Períodos........................................................................ 10
Módulos ........................................................................ 11
Teclas De Funciones .......................................................... 12
Configurando los Datos Ejemplos. ....................................... 15
Abriendo su compañía ....................................................... 17
Actualizando de una versión previa ..................................... 19
Lista para actualizar ....................................................... 19
Convirtiendo Datos Existentes. ........................................ 20
Lista de conversión......................................................... 21
Corriendo las utilidades de archivo en la versión DOS ............ 22
Backup a Datos de DOS. .................................................... 23
Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta
................................................................................... 24
Convirtiendo múltiples compañías .................................... 26
Iniciando módulos externos desde DacEasy.......................... 27
Trabajando con DacEasy .................................................... 28
Usando las utilidades de archivo ...................................... 28
Protegiendo sus datos..................................................... 31
Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos............... 32
Pantalla de Disposición de Reporte ................................... 34
Usando la calculadora ..................................................... 34
Vista al reporte .............................................................. 34
Cambiando la fecha del sistema ....................................... 35
iv
Usando la Búsqueda ....................................................... 35
Barra de herramienta de Windows.................................... 38
Capítulo 4
Comprendiendo el proceso de contabilidad........1
Fundamentos de contabilidad ............................................ 2
Tipos de cuentas .............................................................. 3
Contabilidad por partida doble ........................................... 4
Posteando/Asentado ......................................................... 5
Efectivo contra el incremento Contable ............................... 6
Viaje rápido........................................................................ 8
Lista de Chequeo Iniciando................................................ 8
Lista de entrada de transacción........................................ 14
Lista de rutina periódica.................................................. 16
Capitulo 5
Configuración ....................................................1
Entrando la Información de la compañía. ............................ 1
Para introducir información de la compañía ......................... 2
Configurando las Preferencias del Sistema........................... 4
Configurando cuenta interface. .......................................... 6
Usando la Función Seguridad. ............................................ 8
Para entrar la clave administrador ...................................... 9
Para agregar o editar accesos de usuarios. .......................... 9
Seleccionando planilla de formularios. .............................. 11
Tablas ............................................................................. 14
Agregando mensajes ...................................................... 15
Agregando tabla de términos ........................................... 17
Agregando Tabla de Impuestos ........................................ 19
Agregando Tabla de Cambio de precios............................. 22
Agregando almacenes..................................................... 24
Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto. ....... 25
v
Agregando cuentas......................................................... 26
Entrando cuenta de balance configurado ........................... 28
Agregando clientes ......................................................... 31
Entrando balances configurados a los clientes .................... 33
Agregando Suplidores ..................................................... 36
Entrando balances configurados de Suplidores ................... 38
Agregando un producto................................................... 41
Entrando balance configurado de producto ........................ 43
Agregando servicios ....................................................... 45
Agregando Artículos Maestros .......................................... 47
Capitulo 6
Activos Fijos ......................................................1
Impuestos & Principios de Contabilidad.................................. 3
Agregando Activos Fijos .................................................... 4
Generando Depreciación Recurrente...................................... 6
Capitulo 7
Trabajando Con El Mayor General ......................1
Entrando Transacciones En El Mayor General.......................... 3
Entradas Recurrentes Al Mayor General ................................. 5
Generando Entradas Recurrente del Mayor General .............. 7
Verificando Transacciones Del Mayor General ......................... 9
Posteando El Mayor General ............................................... 11
Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG......... 14
Capitulo 8
Trabajando con Suplidores ................................1
Usando el mayor de cuentas por pagar .................................. 5
Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar 9
Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar ........................... 11
vi
Usando el módulo de compras ............................................ 15
Agregando códigos en compras........................................ 15
Entrando ordenes de compras ......................................... 17
Entrando recibo de mercancías. .......................................... 20
Entrando devoluciones en compras ..................................... 24
Impresión formulario de compras..................................... 27
Verificando transacciones de compras............................... 28
Posteo de compras ......................................................... 30
Imprimiendo reportes de cuentas por pagar ......................... 34
Imprimiendo el reporte de pagos ..................................... 34
Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar.... 36
Fusionando Información del Suplidor con Microsoft Word ....... 38
Capitulo 9
Trabajando Con Clientes ....................................1
Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar ................................ 4
Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar .... 7
Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar ............................ 9
Usando El Modulo De Ventas .............................................. 13
Entrando Vendedores ..................................................... 13
Entrando Códigos De Ventas............................................ 15
Entrando Facturas............................................................. 17
Entrando Facturas Recurrentes ........................................... 21
Generando Facturas Recurrentes ........................................ 23
Entrando Devoluciones De Ventas ....................................... 26
Imprimir Formularios De Facturas ....................................... 29
Verificando Transacciones De Ventas................................... 31
Posteando Ventas ............................................................. 33
Siguiendo Artículos Pendientes ........................................... 37
Llenando Artículos Pendientes ............................................ 39
Reportes De Cuentas Por Cobrar ......................................... 41
Imprimir Los Estados De Clientes ..................................... 41
vii
Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por
Cobrar. ......................................................................... 42
Fusionando Información del Cliente con Microsoft Word ......... 44
Capitulo 10
Trabajando con Inventario.................................1
Usando el módulo de ensamble ............................................ 3
Agregando lista de componentes........................................ 3
Entrando transacciones de ensamble ..................................... 5
Verificando transacciones de ensamble .................................. 9
Posteando Ensamble ......................................................... 11
Imprimiendo reportes de ensamble ..................................... 15
Usando el Módulo de Inventario Físico ................................. 16
Imprimiendo hoja de conteo. ........................................... 16
Entrando cuentas de Inventario Físico ................................. 18
Verificando transacciones de inventario Físico....................... 21
Posteando inventario Físico ................................................ 22
Entrando Ajustes de Inventario........................................... 25
Imprimiendo reportes de inventario .................................... 28
Capítulo 11
Banco.................................................................1
Entrando Recibos ................................................................ 4
Entrando Pagos .................................................................. 8
Consolidando Facturas....................................................... 12
Entrando Pagos Recurrentes............................................... 15
Verificando Transacciones de Banco .................................... 19
Imprimiendo Cheques ....................................................... 21
Posteando Banco .............................................................. 23
Reconciliando Su Estado Bancario ....................................... 28
Imprimir fichas de depósitos .............................................. 32
viii
Capitulo 12
Reportes Financieros .........................................1
Balance de Comprobación ................................................. 1
Balance General.................................................................. 3
Estado de Resultado............................................................ 4
Estado de Flujo de Efectivo .................................................. 5
Actividades de Operación ..................................................... 7
Actividades de Inversión .................................................... 10
Actividades de Financiamiento ............................................ 11
Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo .......................... 13
Creando Reporte Financiero ............................................... 14
Capítulo 13
Reporte Personalizados .....................................1
Usando Consultas ............................................................... 5
Completando el área de encabezado................................... 7
Seleccionando campos en el área de Selección de Columnas . 8
Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta ...... 9
Creando campos personalizados....................................... 12
Limitando registros en un Query. ..................................... 14
Estableciendo Criterio ..................................................... 15
Operador Lógico............................................................. 16
Menor Que (<) ................................................................ 16
Entendiendo los Operadores Lógicos AND/OR .................... 17
Entendiendo las Uniones ................................................. 17
Imprimiendo la consulta.................................................. 21
Usando el Publicar............................................................. 23
Completando el encabezado y el area de encabezado de
pagina. ......................................................................... 26
Completando el área de detalle ........................................ 26
Completando el área Pie de Grupo.................................... 27
Completando el área Pie de Reporte ................................. 27
Imprimiendo el reporte final ............................................ 30
ix
Capítulo 14
Funciones Periódicas .........................................1
Cerrando Períodos ............................................................ 2
Generando Cargos Financieros ........................................... 2
Cerrando el Período de Cuentas por Cobrar ........................ 5
Cerrando el período Cuentas por Pagar ............................... 7
Entrando cifras a la cuenta Presupuesto .............................. 9
Cerrando el período de Mayor General .............................. 11
Pronóstico ..................................................................... 13
Cerrando el Año................................................................ 16
Lista de Chequeo de Fin de Año ....................................... 16
Cerrando el año de Cuentas por Cobrar............................. 17
Imprimir formularios 1099 .............................................. 19
Cerrando el año de cuentas por pagar .............................. 21
Cerrando el Año para Inventario ...................................... 22
Cerrando el Año para el Mayor General ............................. 23
Depurando archivos de datos ............................................. 26
Entrando cambios globales................................................. 28
x
Capitulo 1
Bienvenido
Bienvenido a DacEasy Contabilidad Versión 11 --- el poder de
DacEasy Contabilidad para un ambiente Windows fácil de usar.
DacFlex, orgulloso de sí mismo en proporcionar un poderoso,
todavía económico, software comercial.
DacEasy Contabilidad Versión 11 hace automáticamente su
Contabilidad un simple proceso, ofreciéndole el poder y
sofisticación de un Sistema de Contabilidad costando unos
cientos de dólares.
1-1
Copyright 2002, DAC. Todos los Derechos Reservados
Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967
DacEasy Contabilidad
Características
A continuación presentamos algunas de las características de
DacEasy Contabilidad. Las marcadas con (*) son nuevas
funciones agregadas a DacEasy Contabilidad versión 11 para
Windows.
1. Manual fácil de usar y Ayuda en línea.
Este manual de usuario proporciona los procedimientos
necesarios para instalar DacEasy.
La ayuda en linea proporciona informacion detallada de
cada campo en DacEasy Contabilidad. Ademas, incluye
topicos para explicar los pasos que envuelven cada
proceso. Para mas informacion acerca de esta
documentacion refierase al Capitulo 2 “Asistencia al
Usuario”.
2. Entrenamiento disponible a traves de consultores
certificados.
Nuestros consultores están certificados por Sage
Software y estan capacitados para ofrecer
entrenamientos y asistir al usuario. Ademas, este
entrenamiento incluye capacitación en nuestros
laboratorios.
3. Formularios.
Si necesita imprimir ordenes, facturas u otro
documento usando un formato prediseñado con
DacEasy puedo hacerlo. DacEasy le ofrece diversos
reportes, los cuales pueden ser impresos en papel
timbrados y pueden ser personalizados de acuerdo a
sus requerimientos.
1-2
Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
Capitulo 1: Bienvenido
4. Poderosos modulos que pueden ser usados solos
o integrados con DacEasy Contabilidad.
Estos modulos son: Mayor General, Activo Fijo,
Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventario,
Compras, Facturacion, Banco y Generador de
Reportes.
5. Productos Que Expanden El Uso Del Programa.
Para hacer verdaderamente flexible su Sistema de
Contabilidad, Usted podrá adicional uno o más de los
siguientes productos DacEasy: Nomina, Punto de
Ventas, Remoto, Entrada de Ordenes, Control Proyecto
y Estimando.
Nómina. Use este modulo integrado a su Sistema de
Contabilidad y automáticamente actualiza el Mayor
General cuando la nomina es procesada.
Punto de Ventas. Este producto le ayuda a manejar
la información de su Caja Registradora. Cuando se
integra DacEasy Punto de Ventas con DacEasy
Contabilidad, DacEasy actualiza el Mayor General con
las Ventas y la información de banco.
Toma de Pedidos- Este producto mantiene las
ordenes de los clientes desde el momento que se entra
hasta el momento que se despacha la mercancía,
DacEasy actualiza el Mayor General con Cuentas por
Cobrar, Ventas e información de Efectivo.
Control Proyecto- Este producto mantiene el costo
actual y estimado asociado con varios proyectos.
Cuando hace interfaces de Control Proyecto con su
programa de Contabilidad, DacEasy actualiza los
1-3
costos e información de ventas y le proporciona
intensivas capacidad de reportes.
Estimado.- Este producto automatiza la licitación de
su compañía y proceso de cotización. Cuando hace
interfaces de Estimando con su programa de
Contabilidad vía Control Proyecto, usted tiene el
manejo de una herramienta extremadamente poderosa
que le ayuda con precisión a estimar y ofertar sus
trabajos.
6. Rastreo de multiples almacenes (*).
Con DacEasy puede controlar los costos y las unidades
de inventario de varios almacenes. Todo lo que hay
que hacer es configurar cada almacen en un registro
maestro donde los items almacenados en diferentes
localidades se le asigna un inventario y al registro
maestro. Puede imprimir reportes que incluyen
cantidad y costos del registro maestro y vistas de la
averias por situación.
7. Multiples cuentas por pagar y por cobrar (*).
Puede asignarle a sus clientes y vendedores diferentes
cuentas por pagar o por cobrar.
8. Excluir el pago de un detalle de factura (*).
Con DacEasy Contabilidad Version 11 puede excluir
pago de un detalle o item de factura de una manera
mas facil. Simplemente seleccione esta opcion al
momento de imprimir y excluya el pago del item que
desee sin tener que removerlo de la factura.
9. Calidad en la presentacion de sus informes (*).
Se impresionara con los reportes que puede generar
con DacEasy Contabilidad. Tiene la habilidad de
especificar atributos a caracteres por secciones
1-4
permitiendole realizar informes mas presentables y
mas profesionales. Ademas, podra ajustarlo al tamaño
del papel así como especificar margenes a las
columnas. Estos formatos pueden ser almacenados en
caso de querer usarlo en otra ocasión.
10.
Integracion con Microsoft Office (*).
Podra crear documentos de Word los cuales podran ser
enviados por email o impresos con unos cuantos clic
del mouse. Ademas, podra representar sus datos de
DacEasy en un formato de grafico en Excel y usar
todas las facilidades que este programa de Microsoft
Office brinda para el manejo de graficos de barras,
columnas, circulares, etc.
11.
Ajuste de inventario (*).
Puede usar los ajustes de inventario para transferir las
unidades de un articulo o de un almacen a otro, o para
actualizar los valores de inventario y especificar la
cuenta del mayor general a compensar.
1-5
Otras Características Importantes.
La siguiente información resalta algunos de las únicas funciones
que usted encontrara en DacEasy Contabilidad.
• Listar Transacciones con múltiples clasificación y rango
• Incrementada la seguridad de la data a través de “Control
Acceso de Usuario.”
• Fácil configuración siguiendo una lista de chequeo paso a
paso.
• Exporta e importa información en varios formatos (Excel,
Lotus, delimitado por coma y ASCII)
• Control Activo Fijos por localización, departamento,
numero de serial o clases y por fecha de servicio, retiro o
generación.
• Importa transacciones en archivo formato delimitado por
coma directamente al mayor general.
• Crea Informe análisis de flujo de efectivo (FASB95)
• Informe Año Calendario o Fiscal.
• Entra recibo y/o pagos y aplica a las facturas
directamente a cuenta del mayor general.
• Permite Salvar la Conciliación Bancaria.
• Entra recibo o pagos y aplica a las facturas directamente
a cuanta del mayor general.
• Monitores de ventas de servicios, no - inventario e
inventario y uso de productos y servicios en facturas.
• Seguimiento de transacciones Histórica de clientes.
• Seguimiento de Información de Ventas por Vendedor.
• Reporte Análisis de Vencimiento por fecha transacción o
fecha vencimiento, con la opción de incluir o excluir
facturas pagaras.
• Seguimiento de Rentabilidad del Equipo de Ventas.
1-6
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Departamentaliza sus beneficios por grupo de clientes o
grupo de inventario.
Clasifica código de producto/Servicio como ítem
comisionables.
Calcula Cargos Financieros.
Genera mensaje general de ventas para Estado de
Cuentas o Facturas.
Crea etiqueta de precio de producto.
Seguimiento de transacciones Histórica de producto.
Permite prefijar nivel mínimo de cantidad inventario.
Reporte de Alerta de producto, mostrando la cantidad a
reordenar.
Especifica precio de ventas y descuentos.
Labor directa puede ser agregada en el proceso de
ensamble.
Ensambla Producto y factura productos Terminado.
Personalización de formularios y reporte aplicado a
cualquier negocio.
Soporta cualquier NetBios Network y TCP/IP
Convenciones del Programa
DacEasy Contabilidad estandariza el uso las funciones del
programa Windows. Donde las funciones estándares del
programa Windows son usadas en este producto, estas
funciones operan exactamente igual como operaria un producto
de Windows. Si necesita ayuda para entender como usar estas
funciones, por favor referirse a la documentación de Windows.
1-7
Contenido del Paquete.
Su paquete de DacEasy Contabilidad para Windows son los
siguientes. Si le falta uno de estos, por favor contactar su
detallista o a DacEasy Dpto. De Ventas al (809)563-3232.
• Discos(Disponible sí compra la versión de Disco
Flexible)
• CD-ROM- (Disponible sí compra la versión de CD-ROM)
• Manual Guías del Usuario
• Tarjeta Número Serial
• Panfletos de Soporte
1-8
Capitulo 2
Asistencia al Usuario
En DacEasy, queremos que le saque el mayor provecho a su
nuevo programa. Nosotros entendemos que diferentes
personas tienen diferentes necesidades y es por eso que
nosotros ofrecemos un numero de recursos para asistirlo en el
uso de nuestro producto. La guía de usuario en combinación
con el sistema de ayuda en el programa, le provee repuestas a
sus preguntas y esta siempre disponible. Si prefiere asistencia
uno-en-uno puede contactar a Soporte Técnico a Cliente.
Documentación
El conjunto de documentación incluye Ayuda En-Línea y Guía
del Usuario. Use estos dos recursos para descubrir el poder de
DacEasy Contabilidad.
Ayuda en Línea
Esta ayuda incluida en DacEasy Contabilidad para Windows
puede ser usara como ayuda con textos sensitivos o como
ayuda procedural.
2-1
Guía del Usuario
La guía del usuario está diseñada para entender como usar su
nuevo programa, detallando proceso de contabilidad básica y
dirigiéndolo a la AYUDA para información mas detallada.
Recursos Adicionales
En adición a la documentación suplida con el programa, hay
un numero de recursos adicionales que puede mirar para su
asistencia.
Soporte en El - Lugar y en Salones de Clases.
Consultores Certificados que son especialistas independientes
en el uso de la tecnología DacEasy, entrenados y certificados
por DacEasy para ayudarle a determinar las necesidades de su
negocio. Los Consultores Certificados pueden ajustar el
programa DacEasy a sus necesidades exactas.
Soporte En-Línea.
Si tiene acceso a Internet, puede recibir soporte vía email
acezando a nuestro home page www.DacFlex.com. Incluya su
número de tarjeta de crédito o su numero Club de Ventajas
con su pregunta y recibirá la respuesta vía email dentro de las
24 horas, durante horario regular de trabajo.
Soporte por teléfono
Nuestro soporte técnico está disponible para recibir sus
llamadas de 8:30 a.m. hasta las 5:30p.m de lunes a viernes y
los sábados de 9:00a.m. a 12:30p.m.
2-2
Capitulo 2: Soporte a Usuario
Preparándose para una Llamada de
Soporte.
Cuando llame al Servicio de Soporte Técnico DacEasy, por
favor ayúdanos a hacer nuestro soporte tan eficiente como sea
posible siguiendo estas pautas:
•
Favor esta en su computadora cuando llama por soporte.
Usualmente es necesario recrear el incidente o recorrer a
través de una serie de pasos para resolver los problemas
técnicos.
•
Si un error ocurrió durante una rutina de Asentar/Posteo
o de cierre. Es necesario restaurar el Respaldo/Backup, y
entonces corregir el error. Por favor tenga los datos
restaurados antes de llamar a la línea de soporte técnico.
•
Si recibió un mensaje de error, es necesario que tenga
las palabras exactas del mensaje y el área del programa
donde ocurrió.
•
Obtenga información de su sistema. Para los pasos para
obtener información de su sistema, refiérase al tópico
Ayuda “Preparándose para una llamada de soporte.”
2-3
Capitulo 3
Iniciando
Este capítulo le permite iniciar a usar el programa. Esto incluye
los requerimientos del sistema, cómo instalar e iniciar el
programa, y cómo convertir los datos de su compañía si está
actualizando de una versión anterior. Funciones globales, así
como son impresora y calculadora, son también explicadas en
este capítulo.
Requerimientos del sistema
Los siguientes son requerimientos mínimos del sistema
recomendados para correr DacEasy Contabilidad para
Windows.
•
•
•
•
•
•
IBM PC o una computadora 100% compatible con un
microprocesador Pentium o superior.
16 MB de RAM, 32 Recomendado.
Windows 95 con SP1 o más reciente, Windows
2000/me/98/NT.
Microsoft o PS/2-mouse compatible.
Disco Duro con 20 MB de espacio disponible en el disco
duro para el programa y 4 MB adicionales de espacio en
el disco duro para cada compañía
CD-ROM drive
3-1
•
•
•
3-2
Monitor a color VGA (Se recomienda con resolución de
800 x 600)
Impresora (Windows Compatible) de 80 columnas capaz
de imprimir 132 en modo comprimido o una impresora
láser Hewlett Packard Laserjet (o compatible).
Un módem 9600 o más rápido requerida para usar el
discado telefónico.
Capitulo 3: Iniciando
Instalando DacEasy
Los pasos añadidos en esta sección solo aplican a usuarios que
están instalando la versión para un solo usuario del programa.
Si usted está instalando la versión para red, lea las
instrucciones en apéndice A, “Su programa en Red”.
Para instalar los archivos de programa
1. Pulse el botón de Inicio/Start y apunte a Ejecutar/Run.
La caja de diálogo Ejecutar/Run aparecerá.
2. Inserte el CD o Instale el disco en el drive apropiado.
Si usted está instalado la versión CD-ROM, la pantalla de
introducción aparece automáticamente. Si la pantalla de
introducción no aparece automáticamente, corra el archivo
MSETUP.EXE. Corra Instalar Productos, y luego pulse
Instalar Contabilidad. Pulse en la versión que usted compró
(usuario individual o multi - usuario) y la instalación del
programa iniciará.
Si está instalando la versión de disco flexible, corra el archivo
SETUP.EXE en el disco de Instalación y la instalación del
programa iniciará.
3. Siga las instrucciones en su pantalla para instalar DacEasy
Contabilidad para Windows. Lea el acuerdo de licencia
cuidadosamente. Usted debe aceptar los términos de este
acuerdo para instalar el programa. Cuando la caja de
diálogo de DacEasy Contabilidad para Windows
Versión 11 aparezca, seleccione la caja LÉEME. Pulse
Terminar para completar la rutina de Instalación. El
archivo Léeme aparecerá. Vea esta información para
3-3
conocer la más reciente información acerca de DacEasy
Contabilidad. Seleccione Salida del menú de archivo para
regresar a la rutina de instalación. Pulse menú principal,
luego Pulse Salida para salir del proceso de instalación.
4. Después que corra la rutina de instalación, el icono de
DacEasy Contabilidad para Windows 11 aparecerá en su
escritorio.
3-4
Iniciando DacEasy
Usted puede usar cualquiera de los siguientes métodos para
iniciar DacEasy Contabilidad para Windows:
Desde el escritorio
1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio.
2. Desde el menú de Inicio/Start - Pulse el botón de Inicio,
apunte a Programas, luego a Sage Software, y luego Pulse
DacEasy Contabilidad para Windows 11.
Si ya usted ha configurado su compañía, el programa iniciará
con una compañía abierta preseleccionada. Si usted necesita
actualizar sus archivos de información de una versión previa,
diríjase a la sección titulada “Actualizando de una versión
previa”. Si usted es un usuario nuevo del programa,
necesitará añadir los archivos de datos. Los pasos siguientes
detallan este proceso.
Para iniciar DacEasy Contabilidad para
Windows por primera vez
1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio. La primera vez que cargue el
programa se le pedirá que se registre. Si elige Sí, la caja
de diálogo Número de Serie aparecerá. Entre su número
de serie y llave de activación, y luego Pulse OK. Elija No si
desea registrarse más tarde.
3-5
La caja de diálogo Identificación Sistema aparecerá. Use
esta caja de diálogo para crear una nueva compañía o para
añadir la ruta de los datos ejemplo.
2. Complete cada campo en la caja de diálogo Identificación
Sistema.
Idea: Pulse Help/Ayuda para más información en el cuadro
de diálogo Identificación Sistema.
3. Pulse Aceptar para crear el archivo de datos de la nueva
compañía. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá.
4. Seleccione la compañía que desea de la caja de diálogo y
presione Enter.
Saliendo de DacEasy
Para salir de DacEasy Contabilidad, elija Salir del menú de
Archivo. También puede salir de DacEasy Contabilidad al
Pulsar el botón de Cerrar localizado en la barra de título de
DacEasy Contabilidad para Windows. Un mensaje aparecerá
confirmando su deseo de salir del programa. Elija Sí para
continuar.
3-6
Opciones del Menú y Comandos de
la Pantalla Principal
Archivo
Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup
o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes
comandos están disponibles:
Edición
Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o
modificar registros individuales dentro de un módulo. Los
siguientes comandos están disponibles:
3-7
Transacción
Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones
relativas a cualquiera de las siguientes:
3-8
Diarios
Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario
muestra todas las transacciones de cada mayor. Los
Asentar
Accese a este menú cuando este listo para postear las
transacciones. Los siguientes comandos están disponibles:
3-9
Reportes
Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los
DacAccess
Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes.
Los siguientes comandos están disponibles:
Períodos
Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute
operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes
comandos están disponibles:
3-10
Módulos
Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de
DacEasy® que estén interfaceados con DacEasy®
Contabilidad™. Los siguientes comandos están disponibles:
3-11
Teclas De Funciones
Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a
las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones
pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.
F1--Presione
en cualquier campo para desplegar una
pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.
Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de
Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un
tópico particular, entonces presione Enter para ver más
información sobre éste tópico.
F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de
otras teclas de función activadas. Algunas pantallas
ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la
barra de función. La lista que se desplega cuando
presiona F2 muestra las funciones adicionales en la
pantalla que esté.
Shift+F2--Presione
calculadora.
para desplegar en la pantalla la
F4-Use
para desplegar y cambiar la fecha del sistema.
Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por
defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una
serie de transacciones.
F5--Presione
para desplegar el campo de la
búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas
válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y
pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del
campo activo.
F6—Presione
la tecla universal para borrar en
DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar
los registros y transacciones , F6 está activado.
3-12
Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar
líneas individuales en la transacción.
F7—Presione
cuando esté mirando un reporte en
pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta
función para archivar y recuperar los datos desde la
pantalla de posteo.
F8--Utilice
para adherir datos desde los campos a lo
largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una
factura para un nuevo cliente presione, presione F8
desde el campo código de clientes en la pantalla de
Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para
adherir el nuevo registro.
F9--Presione
para cualquier pantalla posteada para
dar un backup a los datos antes del posteo. También la
puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por
ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo
Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y
presione F9 para editar este registro.
Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione
para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por
ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la
búsqueda de Clientes desde el código de clientes a
nombre del cliente, presione Shift+F9.
F10-F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a
lo largo del programa. Cuando introduzca información
(de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está
listo para salvar, presione F10.
Shift+F10--Presione
para desplegar por pantalla la
versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para
3-13
determinar que compañía está abierta y que cantidad de
memoria está disponible.
Esc- Presione para cancelar una acción desde
cualquier pantalla.
3-14
Configurando los Datos Ejemplos.
Los Datos Ejemplo son datos proporcionados por DacEasy para
ayudarle a familiarizarse con el programa. Si selecciona la
opción Datos Ejemplo durante la rutina de instalación, la
compañía de ejemplo será instalado en un fólder en el disco
duro. Si no selecciona instalar los datos ejemplo pero desea
usarlo ahora, reinstale el programa y seleccione Datos
Ejemplo en la caja de diálogo Seleccionar Componentes
durante la instalación. Después de haber instalado los datos
ejemplo, siga estos pasos para configurar la compañía ejemplo
en DacEasy Contabilidad.
Para configurar los datos ejemplo.
1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo
Abrir compañía se aparecerá.
2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar
Compañía aparecerá.
3-15
3. Entre el Datos Ejemplo en el campo Nombre de
Identificación.
4. Entre C:\DEA4\SAMPDATA en el campo nombre de la
ruta del Directorio.
Nota: C:\DEA4\SAMPDATA es la ruta preseleccionada
para el ejemplo de datos. Si no usó la ruta
preseleccionada cuando instaló DacEasy Contabilidad,
reemplace C:\DEA4 con la ruta que usó cuando instaló el
programa. El ejemplo de datos se instala en un fólder
llamado SAMPDATA bajo el fólder del programa.
5. Pulse Aceptar para añadir los datos ejemplo a DacEasy
Contabilidad. Un mensaje aparecerá confirmando su
deseo de añadir la compañía.
6. Pulse Sí para continuar. La caja de diálogo Abrir
7. Pulse dos veces en la compañía Datos Ejemplo.
DacEasy Contabilidad aparecerá con la compañía de
ejemplo abierto.
3-16
Abriendo su compañía
Después de iniciar el programa por primera vez. DacEasy le
pregunta por información acerca de su compañía y usa esta
información para crear su archivo de datos de compañía. Esta
compañía se convierte en la compañía preseleccionada y se
abrirá automáticamente cuando usted inicie el programa.
Usted puede añadir un número ilimitado de compañías; aún
así, solo puede abrir una compañía a la vez. Usted puede
cambiar la compañía preseleccionada en cualquier momento.
Agregar una nueva compañía
1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo
Abrir compañía se aparecerá.
2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar
3. Complete cada campo y confirme el espacio requerido
disponible en el disco.
Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificación
del Sistema y aparecerá información detallada
relacionada con cada campo.
4. Haga Clic en Aceptar para agregar la compañía.
3-17
Para abrir una compañía diferente
1. Seleccione Abrir del menú de Archivo. La caja de
diálogo Abrir Compañía aparecerá.
2. Pulse dos veces la compañía que desea abrir. La
información de la compañía aparecerá en el centro de la
pantalla.
3-18
Actualizando de una versión previa
Si está actualizando de DacEasy Contabilidad para DOS
Versión 8 o anterior, debe convertir sus archivos de datos. Use
la siguiente lista como guía cuando este actualizando DacEasy
Contabilidad para Windows. Si esta actualizando de la versión
para red, diríjase al Apéndice A, “Su programa en Red”
Nota: Si esta actualizando desde DacEasy Contabilidad para
DOS versión 9, no es necesaria la conversión; los dos primeros
artículos en la siguiente lista no aplican.
Lista para actualizar
Convierta los archivos de datos a Contabilidad para Windows
Versión 11. Repita el proceso para cada compañía. Ver
“Convirtiendo sus datos.”
Convierta todos los archivos de datos para cada módulo
externo que interactué con DacEasy Contabilidad. (Diríjase a
módulo externo en la Guía del Usuario para más información).
Si instaló el programa dentro de un directorio diferente, puede
usar Explorador para mover los archivos a un fólder bajo el
directorio de programa. Este paso es opcional. Si esta usando
simultáneamente Contabilidad DOS y Windows, quizás desee
omitir este paso.
Nota: Repita el proceso para cada compañía y para cada módulo
externo que interactué con DacEasy Contabilidad para Windows.
3-19
Si elige mover sus archivos de datos y están interactuando
con módulos externos, entre la nueva ruta para sus archivos
de Contabilidad en cada módulo externo. (Diríjase a módulo
externo en la Guía del Usuario para más información.)
Convirtiendo Datos Existentes.
Cuando actualiza a DacEasy Contabilidad para Windows desde
DacEasy Contabilidad para Dos (Versión 8 o anterior, algunos
pasos deben ser ejecutados para asegurar que sus archivos de
datos fueron convertidos apropiadamente para el nuevo
formato. Use la lista de abajo como guía para asegurarse de
completar esos pasos. Es necesario ejecutar los primeros
cinco pasos en todos los datos (Compañías) antes de haber
actualizado.
Nota: Si está actualizando de la Versión 4.4 o anterior a esta,
necesitará convertir sus datos a la Versión 5, y luego convertir
a la Versión 9. Contacte la División de Ventas de DacEasy al
(800) DAC-EASY para un paquete de discos de conversión.
Instrucciones completas están incluidas con el paquete de
discos de conversión para actualizar sus datos a la Versión 5.
Usted puede entonces seguir estos pasos para convertir sus
datos a DacEasy Contabilidad para Windows.
3-20
Lista de conversión.
•
•
•
•
•
•
•
Si esta relacionando DacEasy Nómina con Contabilidad,
postee Nómina.
Elija Consulta desde el menú DacAcces, y luego salga de la
pantalla. Esto le asegura que todos sus reportes regulares
serán convertidos.
Corra el utilitario de archivo en sus datos de contabilidad, y
todos los programas DacEasy que relacione con
Contabilidad, para cada compañía. (Ver “Corriendo utilitario
de archivo en la Versión DOS”)
Haga Backup de sus archivos de datos de contabilidad y
todos los otros programas DacEasy que haga interfaces con
Contabilidad para cada compañía. (Ver “Copiando datos de
DOS”)
Corra todos los reportes que normalmente usa para
examinar balances para verificar que la conversión tuvo
éxito. Recomendamos correr por lo menos sus Saldos por
Antigüedad y Balance de Comprobación.
Instale la actualización. (Ver “Instalando DacEasy”, al inicio
de este capítulo.)
Convierta sus datos de Contabilidad y todos los módulos
externos de DacEasy que hacen interfaces con Contabilidad.
(Ver “Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o
posterior a esta”).
Nota: Si necesita convertir múltiples compañías, ver “Convirtiendo
múltiples compañías.”
Compare los reportes de su versión previa con los reportes de
la Versión 11 para verificar el éxito de la conversión.
3-21
Corriendo las utilidades de archivo
en la versión DOS
Corra la rutina de utilidades de archivo en sus datos antes de
convertir para asegurar la integridad de sus archivos de datos
y comprimir los archivos.
Para Correr utilitario de archivos en la versión DOS
1. Seleccione Utilitario del menú de Archivo. La pantalla
de Utilitario de Archivo aparecerá.
2. Identifique de cual versión está actualizando y siga los
pasos apropiados.
Actualizando desde la Versión 4.4 o posterior a esta - Si
está actualizando de la Versión 4.4 o posterior a esta, escriba
A en el campo Número de Archivo y presione Enter
Actualizando desde la Versión 4.3 o anterior a esta -Si
está actualizando de una versión anterior a 4.4, debe correr
utilidades en cada archivo a la vez. Para hacer esto, presione
F5 en el campo Selección de Archivo. Seleccione y corra
Recobrar en cada Archivo de datos consecutivo.
3. Resalte Recobrar.
4. Presione F10 para comenzar la operación Recobrar.
5. Después de completado el proceso de Recobrar, corra
Verificar en el encabezado y el archivo de Facturas
Pendientes.
3-22
Backup a Datos de DOS.
Es importante que haga una copia antes de convertir sus
datos. Si encuentra un error durante el proceso de conversión,
debe restaurar la copia y reparar cualquier error antes de
tratar de nuevo el proceso de conversión.
Para hacer Backup a los Datos de DacEasy Contabilidad
para DOS.
1. Elija Backup del menú de Archivo. La pantalla de
Backup/Restaurar Archivo aparecerá.
2. Resalte Backup y presione Enter
3. En el campo Origen de Archivos, seleccione Contabilidad.
Presione Enter para moverse al campo Ruta Origen.
4. Edite la ruta si es necesario. Puede encontrar fácilmente la
ruta a sus datos al mirar en la pantalla Abrir Compañía.
Ánote las rutas de cada una de sus compañías; luego, haga
Backup a cada una.
5. Elija uno de los siguientes pasos, dependiendo desde cual
versión esta convirtiendo:
Convirtiendo Versión 8- Entre una ruta válida; por ejemplo
A: \.
3-23
Convirtiendo Versiones 5, 6, o 7 -Seleccione A o B como el
drive objetivo para su Backup.
Convirtiendo Versión 4.4 o más reciente - Si está
convirtiendo desde la Versión 4.4 o una anterior a esta, entre
A: \ o B: \, dependiendo de donde desea guardar el Backup.
6. Presione F10 para comenzar el Backup.
Nota: El proceso de conversión renombra los archivos de
datos. Si necesita restaurar el Backup hecha en una versión
previa, el proceso de conversión debe ser repetido
Convirtiendo sus datos desde la Versión
5.0 o posterior a esta
1. Pulse dos veces el icono DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio/desktop. La primera vez
que cargue el programa se le pedirá que se registre. Si
elige Sí, la caja de diálogo Número de Serie aparecerá.
Entre su número de serie y la llave de activación, y luego
Pulse OK. Elija No si desea registrarse en otro momento.
La pantalla de Conversión de Archivo aparecerá.
Nota: Si instaló el programa en un directorio diferente del
directorio de programa de DOS, la caja de diálogo
Identificación del Sistema aparecerá la primera vez que
cargue el programa. Use esta caja de diálogo para identificar la
ruta a sus archivos de datos.
3-24
2. Responda Sí a la pregunta "Borrar después de la
conversión archivos de datos previos" si desea que
DacEasy borre los archivos de datos previos después de
la conversión. Contestando Sí a esta pregunta le
conserva espacio en su Disco Duro. Recuerde, después
de la conversión, no necesitará sus archivos de datos
previos.
Conteste No si desea mantener los archivos viejos en su
disco duro con el propósito de copiarlos.
3. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de conversión.
Al DacEasy convertir sus archivos, le aparecerán el
archivo y registro actual. El período de tiempo que se
toma para convertir sus archivos depende del número de
registro. El proceso normalmente tarda unos minutos,
pero espere mayor tiempo para archivos de datos largos.
Después de convertir sus datos, DacEasy regresa al
menú principal.
4. Imprima sus reportes usuales, por lo menos sus Saldos
por Antigüedad y Balance de Comprobación, para
verificar la transferencia exitosa de sus datos. Si sus
datos aparecen como es de esperarse, esta listo para
usar el nuevo programa para procesar sus entradas
diarias. Si sus datos lucen incompletos, contacte al Dpto.
de Servicio de Soporte al Cliente.
3-25
Convirtiendo múltiples compañías
Si usa DacEasy para más de una compañía, debe correr la
rutina de conversión para cada compañía. Después de instalar
y correr la Versión 11 por primera vez, DacEasy convierte la
compañía preseleccionada como se describe al principio de la
sección, "Convirtiendo sus datos desde la versión 5.0 o
posterior a esta". Para sus otras compañías, seleccione Abrir
desde el menú Archivo. Seleccione la próxima compañía y
DacEasy le mostrará un mensaje de conversión. Después de
convertir los Datos de la compañía seleccionada, DacEasy abre
la compañía que recién convirtió y le muestra el menú
principal. Repita este proceso para todas las compañías que
aparezcan en la ventana Abrir.
3-26
Iniciando módulos externos desde
DacEasy
Para iniciar un módulo externo DacEasy dentro del programa
DacEasy Contabilidad, necesita asegurarse que la ruta de
módulos externos está configurada apropiadamente en
DacEasy Contabilidad. Para configurar la ruta externa, inicie el
programa DacEasy Contabilidad. Seleccione Valores por
omisión desde el menú de Edición, y luego seleccione
Preferencias del Sistema. La caja de dialogo de
Preferencias del Sistema aparecerá.
Entre la ruta de los archivos de programa para cada programa
que está relacionando con el área de Módulos Externos. Por
ejemplo, para relacionar Nomina, entre C: \DEP4 si aceptó la
ruta preseleccionada durante la instalación. Pulse
para
guardar el cambio.
Para iniciar un módulo externo DacEasy desde DacEasy
Contabilidad, elija el módulo desde el menú de Módulos. El
programa DacEasy aparecerá como el programa Contabilidad
DacEasy aún abierto.
3-27
Trabajando con DacEasy
Use esta sección de la Guía del Usuario para familiarizarse con
las características generales del programa. Para asegurar la
integridad de sus archivos de datos corra utilitario de archivo
en sus datos en base regular y haga Backup frecuentemente.
Estas características son explicadas en esta sección.
Esta sección también incluye información de las siguientes
características la caja de diálogo Disposición del Reporte,
usando la Calculadora, cambiando la fecha del sistema y
usando Miradas.
Usando las utilidades de archivo
DacEasy incluye una función de utilitario de archivo que usted
puede usar para examinar periódicamente la integridad de sus
archivos de datos y, si es necesario, reparar archivos dañados.
Puede correr esta rutina en cualquier archivo de datos en
cualquier momento. Recomendamos que haga Backup de sus
datos antes de usar el utilitario.
Importante: Puede Pulsar el botón de Cerrar en la caja de
diálogo de Estado de Operación para interrumpir la rutina de
índices deteriorados, Recobrar y Verificar. Si elige interrumpir
la rutina, una pantalla de confirmación aparecerá. Elija Sí para
detener la rutina de utilidades. DacEasy completa el utilitario
en el archivo actual y muestra un mensaje de cancelación. Es
muy importante que regrese después y corra la rutina de
utilitario otra vez.
3-28
Usar Utilitario de Archivo
1. Seleccione Utilidades desde el menú de Archivo. La
caja de diálogo de Utilidades de Archivo aparecerá.
2. Entre la selección de archivo o Pulse
el archivo o grupo de archivos.
para seleccionar
Nota: El grupo de Mayor examina todos los archivos asociados
con el Mayor General, Mayor de Cuentas por Cobrar y Mayor de
Cuentas por Pagar. El Grupo de Inventario examina todos los
archivos asociados con Inventario Físico y Ensamble.
3. Seleccione el archivo de operación.
Quitar Indices - Seleccione esta opción para
remover cualquier índice desde sus archivos de datos.
Recobrar - Seleccione esta opción para reconstruir y
optimizar el archivo.
Verificar - Seleccione esta opción en un archivo con
encabezado transacción y DacEasy confirmará que
cada transacción esta localizada entre el encabezado
y archivo de detalle y borrará cualquier transacción
incompleta. Seleccione esta opción en un archivo de
factura abierta y DacEasy Confirmará que cada
3-29
transacción no posteada en el archivo de facturas
abiertas existe en el archivo de transacción y
viceversa. Ninguna factura abierta extraviada será
añadida. Si una transacción está extraviada, la factura
abierta será borrada. Después de correr Verificar se
imprime un reporte que lista todos los cambios
hechos a un archivo, si los hay.
Ver transacción - Seleccione esta opción para ver o
editar archivos de transacción.
Nota: Por el hecho de que múltiples archivos son
actualizados cuando las transacciones son entradas,
es muy importante borrar sólo transacciones
resultantes de datos alterados. Para borrar
transacciones no posteadas, busque la transacción en
la pantalla de entrada de transacción y Pulse Borrar
desde el área de detalle. Para borrar transacciones
posteadas, haga una entrada de reversión. Diríjase a
Ayuda para más información.
4. Pulse
para iniciar la operación seleccionada.
Aparecerá una caja de confirmación cuando el proceso se
complete, Pulse Continuar para regresar a la caja de
dialogo Utilidades de Archivos.
Nota: Si fue seleccionado Ver Transacción, aparecerá una lista de
cada transacción. Pulse el botón de Cerrar para regresar a la
caja de diálogo de Utilidades de Archivos.
3-30
Protegiendo sus datos
Una de las funciones más importantes que usted ejecutará en
DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de
falla en el disco duro o excesiva corrupción de sus datos, usted
debe restaurar el Backup. Sin un Backup tendría que entrar
todos sus datos otra vez. Es muy importante que tome los
pasos requeridos para tener un Backup actualizada a todo
momento.
A continuación le ofrecemos una guía de protección para hacer
Backup de sus datos. Estos pasos requieren un juego de copias
de 10 diskettes. Con este juego de 10 diskettes, tendrá tres
meses de datos en caso de que los necesite. Los disketes
copiados están divididos en tres grupos individuales: cuatro
juegos individuales de copias diarias (Día 1, Día 2, Día 3 y Día
4), tres juegos individuales de copias semanales (Semana 1,
Semana 2 y Semana 3), y tres juegos individuales para copias
mensuales (Mes 1, Mes 2 y mes 3).
Guía de protección para Backup de Datos
1. Ejecute un Backup total de DacEasy en el diskette de
copia de la Semana 1. Sería mejor ejecutar esta
operación el Viernes por la noche.
2. Cada día de Lunes a Jueves, copie en el juego de
disketes Día 1-Día 4
3. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2
4. Cada día, de Lunes a Jueves, copie en el juego de
3-31
5. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2
6. Cada día, de Lunes a Jueves, copie en el juego de
7. El Viernes, copie en el juego de disketes Mes 1 antes de
correr la rutina fin de mes.
8. Repita los pasos 1-7 dos veces, sustituyendo el juego de
disketes del Mes 2 y el Mes 3 por el juego de disketes del
Mes 1. Reemplace los disketes diariamente después de
copiar el tercer mes.
Respaldando
archivos
(Backup)
y Restaurando sus
Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en un
diskette, su disco duro o a un disco de Red. Recomendamos
mantener un Backup de sus archivos de datos en un diskette
así no perderá datos en caso de que el disco falle.
Es recomendable que haga Backup frecuentes de sus datos. Es
especialmente importante hacer una copia antes de ejecutar
ciertas funciones irreversibles como son postear o purgar. Para
su conveniencia, usted puede copiar directamente desde un
número de funciones irreversibles como es la función postear.
En adición, puede hacer una copia en cualquier momento al
accesar la función Backup desde el menú Archivo.
3-32
Respaldar o Restaurar Datos
1. Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de
Archivo. La caja de diálogo de Respaldar/Restaurar
aparecerá.
2. Seleccione la operación apropiada: Respaldar o
Restaurar.
3. Seleccione el tipo de archivo a copiar: Contabilidad o
Nomina.
4. Si es necesario, edite el origen del archivo de datos y el
objetivo.
Idea: Pulse Preseleccionar para añadir una ruta objetivo
preseleccionado para copiar o preseleccionar la ruta de origen
para los datos a restaurado.
5. Pulse
. Un mensaje de confirmación aparecerá.
6. Elija Sí para hacer o restaurar el Backup. Se le sugiere
que inserte el disco como es requerido.
3-33
Pantalla de Disposición de Reporte
Cuando imprima cualquier reporte en DacEasy Contabilidad
para Windows, usted puede ver el resultado en la pantalla,
envíelo a su impresora para la copia en papel o exportar la
información a un archivo. La caja de dialogo Disposición de
Reporte aparecerá cada vez que imprima un reporte. Esta
caja de dialogo le permite seleccionar su resultado.
Usando la calculadora
DacEasy tiene integrada una calculadora con la cual puede
realizar sus cálculos. Para accesar a la calculadora, haga clic
en el botón Opciones
y luego presione Calculadora .
Vista al reporte
Si selecciona ver la información en la pantalla, la información
aparecerá en la Vista del Reporte. Esta Vista del Reporte le
muestra la información en un formato fácil de ver en la
pantalla. Puede copiar y pegar esta información a una
aplicación diferente si lo desea. Para copiar información,
seleccione el texto con su Mouse, Pulse - derecha, y luego
seleccione Copiar.
3-34
Cambiando la fecha del sistema
DacEasy le provee una manera rápida de cambiar la fecha del
sistema. Pulse Opciones, y luego elija Fecha. La caja de
diálogo Entre Fecha aparecerá. Entre la fecha apropiada y
Pulse Procesar para salvar la fecha.
Usando la Búsqueda
Las búsquedas son un campo sensible y una de las
herramientas más poderosas disponible en DacEasy. Cuando
usted Pulse con el cursor en un campo, una caja de diálogo
aparece listando todos los registros existentes para ese campo.
Cuando una búsqueda este disponible en un campo de
entrada, el botón de buscar aparecerá en la barra de
herramientas. Si una búsqueda no esta disponible para el
campo activo el botón no aparece o no esta disponible.
Mueva hacia abajo la lista y Pulse doble en el registro deseado.
DacEasy pega la información en el campo actual.
Cuando usted exhibe una búsqueda, la barra de selección
resalta el primer registro en el archivo. De todas formas, la
barra de selección se mantiene posicionada en el registro
previamente seleccionado cuando usted regresa a una
búsqueda. DacEasy busca de nuevo el último registro
seleccionado por la sección actual solamente. Esta
característica puede ser muy útil si usted necesita accesar
registro en un archivo secuencialmente. Cuando usted salga y
3-35
vuelva a entrar a DacEasy, la barra de selección regresa al
inicio de cada búsqueda.
Añadiendo y editando registros desde una búsqueda
DacEasy le brinda la habilidad de añadir y editar registros "al
instante" desde ciertas búsquedas. Cuando esta característica
esta disponible, un botón de Añadir y uno de Editar aparecerá
en la barra de herramientas. Si descubre un registro
inexistente, Pulse
para añadir el registro a la lista. Para
editar un registro en particular en una búsqueda, seleccione el
registro y Pulse .
Sorteando registros en una búsqueda
Cuando usted exhibe una búsqueda, los registros son
sorteados por la primera columna en el lado izquierdo de la
Mirada. Algunas búsquedas le permiten cambiar el orden de
sorteo de registros al Pulsar Cambiar Orden . Esta
característica está incluida en Catalogo de Cuentas, Clientes,
Productos, Servicios, códigos de facturas, Mensajes, Tabla de
Precio, Tablas de Impuestos, Tablas de Términos, Vendedor y
Transacción.
Pulse Cambiar Orden para cambiar el orden de sorteo desde un
campo de preseleccionado a un campo alterno. Cuando usted
Pulse Cambiar Orden, las primeras dos columnas intercambia
posiciones. El orden actual de sorteo para una búsqueda es
identificado como la primera columna en el lado izquierdo de la
búsqueda.
En cualquier momento que usted accese una búsqueda,
DacEasy usa el campo de sorteo preseleccionado para arreglar
3-36
los registros. Pulse solamente Cambiar Orden, le sortea los
registros otra vez para la sección actual. Cuando usted sale y
vuelve a entrar la búsqueda, la información es sorteada por el
campo de sorteo preseleccionado.
Búsquedas inteligentes
DacEasy incorpora búsquedas inteligentes en todos los campos
de entrada permitiendo una búsqueda. Para ejecutar una
búsqueda inteligente, escriba cualquier texto en el campo de
entrada. Después de entrar el texto, Pulse Buscar para exhibir
una lista de registros disponibles. DacEasy automáticamente
selecciona el registro que más se relacione con el texto
entrado.
Este es un ejemplo de como usted puede usar búsqueda
inteligente para su ventaja. Asuma que un cliente llamado
Edwin Simmons compra una lata de limpiador de fabrica de su
tienda de muebles. Cuando usted entra la orden, no puede
encontrar el código de cliente de Edwin. Aún cuando usted
sabe que los códigos de clientes siempre comienzan con la
primera letra del apellido del cliente. Por lo tanto, usted entra
S en el campo Código de Cliente y Pulse buscar. La búsqueda
de Cliente exhibe una selección de código de cliente
comenzando con la letra S. Ahora, use las teclas del cursor
para encontrar Edwin Simmons, cuyo registro deberá estar
muy cerca de la posición actual.
Búsqueda de campo
La Búsqueda de Campo es un arma poderosa en las
búsquedas. El Campo de Búsqueda rápidamente mueve la
barra de selección al registro más cercano que se relacione
3-37
con el que escribió en el campo. Por ejemplo, usted no esta
seguro del código de cliente que asigno a Jim Smith. Pulse
Buscar mientras en el campo Código de Cliente exhibe una
lista de registros de clientes. Con la busqueda desplegada,
entre J (la J aparece en el Campo de Búsqueda) y presione
Enter. La barra de selección se mueve rápidamente al primer
código que comience con J. Desde este punto, simplemente
use las teclas del cursor para localizar Jim Smith.
Barra de herramienta de Windows
La barra de herramientas de Windows aparece en la parte
superior de la pantalla. Cada opción puede ser accesada con el
Mouse o con el teclado. Las teclas de función son equivalentes
a las teclas de función de Contabilidad DacEasy para DOS.
Cuando usted apunta a un botón de la barra de herramientas
con el Mouse, la tecla de función equivalente aparece como
herramientas de consejo. Pulse el botón con el Mouse o
presione la tecla de función específica.
El botón opciones
lista las características adicionales no
mostradas en la barra de herramientas. El menú que aparece
cuando pulse el botón opciones, también muestra la tecla de
función equivalentes.
Algunos botones en la barra de herramientas solo aplican para
ciertos campos en la caja de diálogo. Por ejemplo, para usar el
botón Buscar, coloque el cursor en un campo donde haya una
Búsqueda disponible como Código de Cliente o el campo de
Tabla de Impuestos, y luego pulse el botón de Buscar.
3-38
Capítulo 4
Comprendiendo el proceso
de contabilidad
Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy
Contabilidad para Windows, se preguntará como pudo
mantener a flote su negocio con un lápiz y una caja
registradora. Ahora, puede compilar información con el toque
de una tecla que antes le tomaba días para reunir. DacEasy
Contabilidad trabaja sin consideración de su trasfondo.
Mientras más aprenda de contabilidad y computadoras, el
programa crece con usted, expandiéndose para acomodarse a
sus crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede
imprimir reportes financieros estándares predefinidos. De igual
manera, un usuario experimentado puede tomar ventaja de los
poderosos Reportes Financieros para crear regulares estados
financieros ajustados a su negocio.
Aunque no es requerido el conocimiento de principios de
contabilidad para usar DacEasy para Windows, le ayudará
comprender que DacEasy esta haciendo como un Posteo
actualizando mayores automáticamente. Este capítulo le brinda
una ligera vista de los principios básicos de contabilidad.
Usted también encontrará un rápido viaje al final de este
capítulo. El viaje rápido consiste en tres listas de chequeos que
detalla los pasos envueltos en la configuración de DacEasy
4-1
Contabilidad para Windows y usar el programa a su máxima
capacidad.
Fundamentos de contabilidad
Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su
compañía y útiles reportes generativos para analizar la
condición financiera de su compañía. Porque una variedad de
personas puede estar interesadas en la condición financiera de
su compañía (como son banqueros, inversionistas y
administración), reportes estandarizados llamados estados
financieros son usados por la mayoría de los negocios o
compañías. Los estados financieros son tipos de reportes
especializados financieros que siguen un formato prescrito
especiales que reúnen las Reglas de PCGA (Principios
Generales Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados
financieros más comúnmente usados son el Balance General y
el Estado de Ingreso.
El Balance de Comprobación refleja la condición financiera de
una compañía en un momento dado, mostrando qué posee y
qué debe la compañía. El Balance de Comprobación esta
basado en la ecuación de contabilidad (Activo = Pasivo +
Capital).
El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compañía,
gastos y beneficios o pérdidas. A veces este reporte es
aplicado a estados de ganancias o pérdidas.
Nota: Para una lista completa de estados financieros
predefinido e información impresa de estados de cuenta
refiérase al capítulo 12, "Reportes Financieros."
4-2
Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad
Tipos de cuentas
Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden
ser clasificadas como una de las siguientes:
Activos-Estos son los artículos que son propiedad de
la empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las
cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por
cobrar e inventarios.
Pasivos-Estos son los artículos que debe la empresa
a fuentes particulares. Ejemplos, estos incluyen notas
por pagar, cuentas por pagar, e impuestos por pagar.
Capital-Este es la diferencia entre los activos y los
pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la
compañía fuesen liquidados y usados para pagar
todos lo que se debe a las fuentes particulares
(pasivos), el monto sobrante representa el valor neto
de la compañía. Este valor neto es conocido como
capital. Ejemplos de la cuenta de capital incluye
ganancias retenidas y acciones comunes.
Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la
compañía y resulta primordialmente de las ventas de
bienes o servicios. Sin embargo, algunas compañías
tienen varias fuentes de ingresos. Todo tipo de
ingresos, tales como una ganancia en la venta de un
edificio o interés ganado por inversiones, son
considerados ingresos.
Gastos-Esto es el dinero que gasta en la búsqueda de
ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las
rentas y el costo de ventas.
4-3
Contabilidad por partida doble
En la mayoría de los sistemas de Contabilidad, usted usa
contabilidad por partida doble, aun cuando usted no lo
advierte. El método por partida doble usa débitos y créditos
para reflejar cambios en los balances de cuentas. La frase,
"Para cada débito hay un crédito" es la que mejor describe la
contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que
haya un débito debe acreditar en cuentas diferentes.
Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted
quizás haya estado usando contabilidad por partida doble por
años sin haberse percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe
un cheque para pagar la factura de electricidad, usted afecta
dos cuentas, su cuenta de gastos de utilidades y su cuenta de
cheques y adiciona al monto anual pagado a utilidades.
Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son
débitos y créditos en contabilidad. En el último
ejemplo usted debita su cuenta de gastos
(incrementando su balance) y acredita su cuenta de
cheques (reduciendo su balance). Se preguntara
porque la cuenta de gastos se incrementa cuando
usted salda una factura. Considere que usted lo hace
al final del año. Usted añade todos sus gastos juntos
y comunica al gobierno la cantidad de dinero que hizo
menos esos gastos. Por lo tanto necesita mantener un
manejo total del monto como incremento en todo el
año.
Las cuentas son asignadas para un grupo específico que
determina el tipo de entradas que hace (débito o crédito) para
afectar una cuenta o balance. En el ejemplo anterior usted
debita los cheques y las cuentas de utilidades para
incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de
4-4
posesiones y utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y
gastos son cuentas de débitos. Deuda, capital e ingreso son
cuentas de crédito.
Un concepto erróneo común es que débito significa positivo y
crédito significa negativo. Una entrada en débito o crédito
nunca cambia de positivo o negativo. El cambio es como afecta
una cuenta. Una entrada en débito siempre incrementa el valor
de una cuenta de débito (posesión y gastos), mientras que una
entrada en crédito disminuye el valor. Una entrada en débito a
una cuenta de crédito (Deuda, capital e ingreso) siempre
disminuye el valor, mientras que una entrada en crédito
incrementa el balance en una cuenta de crédito. Para
incrementar o disminuir un balance en una cuenta de tipo
particular.
Posteando/Asentado
En la mayoría de los sistemas de contabilidad manuales, usted
postea entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por
cobrar y cuentas por pagar a su mayor general al final del
mes. Postear es el proceso por el cual usted actualiza sus
cuentas individuales con valores desde otros libros mayores.
DacEasy usa la misma terminología para describir el proceso
de enviar un grupo de transacciones de entradas en el libro
mayor subsidiario al Mayor General y Catalogo de Cuentas.
Información entrada dentro de cada módulo como son
Efectivos, Facturación, Compras no aparece típicamente en
informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor
General.
4-5
Efectivo contra el incremento Contable
DacEasy Contabilidad es un sistema integrado basado a la vez
del método efectivo de contabilidad.
Cuando use el método acumulación de contabilidad, su registro
de ingreso cuando este es ganado y gastado cuando incurrió.
Por ejemplo, si usted vende un producto a un cliente, usted
entra la factura (ingreso) al momento de la transacción, sin
importar si se llevo a cabo un intercambio de efectivo. De la
misma forma si usted compra materiales de oficina en cuenta
para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra,
sin importar cuando usted pague realmente por esos
materiales.
Incremento base de contabilidad con precisión retrata, el
ingreso de una compañía y el costo de esos ingresos. En
cambio, si usted estuvo usando el método efectivo de
contabilidad, usted no deberá archivar a ninguna venta o
compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague
por la mercancía.
El método de contabilidad que desea usar esta a su elección.
Para el reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la
Renta acepta cualquier método como modo de determinar la
estabilidad financiera de su compañía. La consideración
primaria es que usted seleccione un método y lo use
consistentemente. La única excepción aplica a un negocio que
produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del
inventario. Las regulaciones de Estado Impuesto Sobre la
Renta que el ingreso es una parte importante en contabilidad,
el método incremento deben ser usado para registrar ventas y
compras de mercancías.
4-6
Recomendamos que contacte su contador para que le asesore
en la elección del método de contabilidad apropiado para su
negocio. Su contador le puede explicar estos métodos con
mayores detalles, ya que ellos están relacionados
especialmente con su negocio y le informan de todas
implicaciones de impuestos.
4-7
Viaje rápido
Ahora que usted tiene un conocimiento básico de los principios
de contabilidad, está probablemente preparado para
automatizar el proceso de contabilidad para su negocio. Use
esta sección como un mapa de camino para efectivamente
automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de chequeo
en esta sección identifican cada paso en el proceso de
contabilidad, diríjase al capítulo que explica cada paso y le dirá
porque este paso es importante.
Lista de Chequeo Iniciando
DacEasy le pide entrar cierta información previa a la entrada
de transacciones. Use esta lista para establecer propiamente
DacEasy Contabilidad para Windows.
Nota: La función Configuración Fácil esta disponible para la mayoría
de los procesos de configuración. Configuración Fácil le guía para
entrar la cantidad mínima de información que es requerida antes de
que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada
lista de chequeo nota cuando Configuración fácil esta disponible
como un método alternativo para entrar los datos.
Añadir su compañía
DacEasy Contabilidad le permite añadir información
de contabilidad para múltiples compañías. Usted esta
advertido para añadir una compañía cuando instala el
programa. Use la caja de diálogo Abrir Archivo para
añadir compañías adicionales. Para más información,
refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".
4-8
Entre la contraseña del contralor y asigne los
derechos de acceso del usuario.
Si elige usar la función de seguridad, use una
contraseña de contralor y asigne los derechos para
usuarios específicos. El contralor tiene todo el acceso
para todas las áreas del programa. Después que la
contraseña de contralor haya sido entrada, cada
usuario puede ser añadido con acceso limitado para el
programa. Para más información, refiérase al Capítulo
5, "Estableciendo".
Entrando información de compañía
Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta
información se imprime en la parte superior de cada
reporte. Usted también entrará información específica
para la estructura de su año financiero. DacEasy usa
esta información para postear transacciones dentro
del período apropiado. Para más información refiérase
al Capítulo 5, "Estableciendo".
Entre sistema de preferencias
Use la caja de diálogo Preferencias de Sistemas
para actualizar el programa para cubrir sus
necesidades. Para más información, refiérase al
Capítulo 5 "Estableciendo".
Entre sus cuentas interfaces
DacEasy usa la información entrada en la caja de
diálogo Cuenta de Interfaz cuando postea
transacciones desde otros módulos del Mayor General.
Esta información le dice a DacEasy como actualizar el
Mayor General. Para más información refiérase al
Capítulo 5, "Estableciendo".
4-9
Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados
Si se encuentra entrando la misma información en
cada registro cuando añada sus clientes, suplidores o
productos, usted desearía entrar la información como
preseleccionada. La información preseleccionada se
exhibirá automáticamente cuando usted entra un
nuevo registro. Para más información, refiérase al
Entre sus formularios de preferencias
Puede imprimir formularios en papel regular, un
formulario estándar preimpreso de DacEasy o un
formulario de habitual. Previo a imprimir su primer
formulario, seleccione de cual plantilla de formulario
esta usando o diseñando su propia plantilla. Para más
información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
Entre su mensaje, tabla de precio, términos y tablas
de impuestos
DacEasy usa tablas para guardar cierta información.
Asignar información a un código, y luego use este
código en lugar de reentrar la información a través del
programa. Si la información cambia (e. g., cambio de
tarifa de impuestos), solo necesita cambiar la tabla en
lugar de cambiar cada registro afectado por el
cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de
impuesto y una tabla de términos si tiene tipo de
cuenta abierta o balance acumulado para clientes o
Suplidores. Para más información, refiérase al
4-10
Entre su cuenta y establezca balances
La página de cuentas guarda cada balance de cuenta.
Estos balances de cuentas son usados para imprimir
reportes financieros como son Estado de Ingreso y
Hoja de Balance. Cuando usted añada una compañía,
puede seleccionar un modelo de catalogo de cuentas
o crear su propio catalogo. Si selecciona un modelo de
catalogo de cuentas, podría necesitar hacer
modificaciones menores. Después que su catalogo de
cuentas esta completo, entre balances establecidos
para cada detalle de cuenta. Para más información,
refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
Entre sus clientes y establezca balances
Si usted quiere mantener información sobre cada
cliente, entre cada cliente en la caja de diálogo Editar
Cliente. Información de balance para el cliente es
actualizada automáticamente cada vez que postea
una transacción con un código de cliente. Cuando
usted entra balances iniciales, puede entrar cada
factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas
por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales
de clientes. Para más información, refiérase al
Entre sus Suplidores y establezca balances
Si usted quiere mantener información sobre cada
Suplidor, entre cada Suplidor en la caja de diálogo
Editar Suplidores. Información de balance para el
Suplidor es actualizada cada vez que postea una
transacción que incluya el código del Suplidor. Cuando
usted entra balances iniciales, puede entrar cada
factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas
por pagar es actualizada al entrar balances iniciales
4-11
de Suplidor. Para más información, refiérase al
Entre sus productos y establezca balances
Si quiere mantener inventario, entre cada producto
que vende. Usted puede entrar cada artículo en
transacciones de factura y compra. Puede entrar
mercancías terminadas con listas de componente y
usar el módulo Ensamble para construir los productos.
El inventario de la cuenta balance es
automáticamente actualizado al entrar cada balance
inicial de producto. Para más información, refiérase al
Entre sus servicios
Si quiere incluir servicios en sus transacciones de
factura o ensamble, entre cada servicio que su
compañía ofrece. Para más información, refiérase al
Entre sus Activos Fijos
Si usted quiere que DacEasy deprecie sus Activos
Fijos por usted, entre cada activo fijo. Puede también
entrar activos fijos no despreciables que usted
necesita para mantener. Para más información,
refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos".
Entre sus códigos de compras y ventas
Use códigos para incluir artículos en transacciones de
compras y ventas que no son productos o servicios;
por ejemplo, envío. Para más información en códigos
de compras, refiérase al Capítulo 8, " Trabajando con
Suplidores". Para más información en código de
ventas, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con
clientes".
4-12
Entre sus vendedores
Si quiere mantener el rendimiento de su equipo de
ventas o pagar comisión, entre cada vendedor en
DacEasy Contabilidad para Windows. Para más
información sobre entrando vendedores, refiérase al
Capítulo 9, "Trabajando con clientes".
Entre sus números de serie
Si usted mantiene sus números de serie para sus
productos y servicios, entre cada número de serie.
Puede mantener el producto por su número de serie
cuando vende el producto. Para más información,
refiérase a los Temas de ayuda "Añadiendo números
de serie".
Ayuda de Tópicos Relacionados
- Juntando información establecida
- Determinando la fecha establecida
- Determinando su año financiero.
4-13
Lista de entrada de transacción
Esta lista detalla los pasos requeridos para archivar
información en Contabilidad DacEasy para Windows.
Entre sus transacciones
Usted puede entrar transacciones directamente dentro
del Mayor General o entrar transacciones dentro de
uno de los módulos y permitir que DacEasy actualice
el Mayor General por usted. Usted también tiene la
habilidad para entrar transacciones recurrentes
(entradas del mayor general, pagos y facturas) y
realizar sus respectivas generaciones.
Imprimir formularios necesarios
Imprimir formularios requeridos para las
transacciones que entró en módulos de ventas,
compras y banco. Por ejemplo, usted debe imprimir
cualquier cheque computarizado previo al Posteo de
banco. A menos que la preselección haya sido
cambiada en la caja de diálogo del Preferencias de
Sistema, se requiere imprimir los siguientes
formularios cuando aplique: Recibos de Mercancías.
Devoluciones de Compras, Facturas, Devoluciones de
Ventas, y Cheques. Aún no sea requerido, usted
podría elegir imprimir Ordenes de Compra si es
requerido por su Suplidor.
4-14
Imprimir reporte
Antes de postear cada módulo, se requiere imprimir el
reporte (a menos que la preselección haya sido
cambiada en la caja de diálogo de Preferencias del
Sistema).
Posteo
Cuando usted postee el Mayor General, las entradas
están tanto marcadas como posteadas y los balances
de cuenta están actualizados. Cuando usted postee
un módulo, DacEasy crea una entrada en el Mayor
General y los balances de cuenta están actualizados.
Dependiendo de la transacción, archivos adicionales
podrían ser actualizados; por ejemplo, el archivo
Cliente es actualizado cuando usted postea ventas.
Imprimir reportes
Reporte es la clave de su sistema de contabilidad.
DacEasy tiene un número de reportes predefinido con
información útil. Para información de impresión de
reporte predefinido o estados financieros de clientes,
refiérase al Capítulo 12 "Reportes financieros". Para
información en crear lista de reportes habitual,
refiérase al Capítulo 13 " Reportando base de datos".
4-15
Lista de rutina periódica
Backup de sus datos
Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup,
es muy importante hacer Backup frecuentes en caso
de que accidentalmente ejecute un procedimiento que
no pueda ser revertido, experimente una falla en el
disco duro, o haya corrupción en sus archivos. Para
más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".
Correr utilitario
Sus archivos de datos, como sus carros, necesitan
mantenimiento periódico. Las rutinas Recobrar y
Verificar trabajan juntas para mantener su programa
corriendo suavemente. Para más información,
refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".
Reconciliar sus cuentas de banco
Es importante que los balances de su cuenta de banco
en DacEasy concuerden con sus estados de banco. Si
usted entra sus transacciones de banco en el módulo
banco, puede usar la función Reconciliación para
ayudarle con este proceso. Para más información,
refiérase al Capítulo 11, "Banco".
Generar depreciación
Si usted deprecia sus activos fijos, sabe lo tedioso que
este proceso puede ser. Entre cada activo fijo y
permita a DacEasy actualizar su información de
contabilidad con el gasto de depreciación
automáticamente. Para más información, refiérase al
Capítulo 6, "Activos Fijos".
4-16
Cargos financieros generados
Si usted entra un porcentaje de cargo financiero para
sus clientes, automáticamente DacEasy añade la
cantidad de cargo financiero apropiada a cada cuenta
de cliente que este vencida. Para más información,
refiérase al Capítulo 14, "operaciones periódicas".
Correr períodos y rutinas
Corra las rutinas de Fin de Período de Cuentas por
Cobrar y Cuentas por Pagar para actualizar la
información de Balance para los clientes y
proveedores. En adición, pagar facturas removerá
desde la información del reporte de vencimiento y las
facturas serán combinadas dentro de una factura
individual para balance de los siguientes tipos de
cuentas. Para más información, refiérase al Capítulo
14, "Operaciones periódicas".
Imprimir 1099s
Usted puede imprimir un 1099 para cada Suplidor
designado como contrato de trabajo. Para más
información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones
periódicas".
Correr Rutina de Fin de año
Los procedimientos de Fin de Año actualizan el
historial de información. En adición, la rutina de Fin
de Año de Mayor General ajusta la estructura de los
períodos. Usted puede entrar hasta dos años de
transacciones antes de tener que cerrar el año. Para
más información, refiérase al Capítulo 14, "
Operaciones periódicas".
4-17
Purgar archivos de datos
Usted puede purgar sus archivos de datos tan
frecuente como guste. Si no purga, tiene acceso a
más historial de datos; de todos modos, puede correr
bajo en el espacio de disco. Una práctica común es
purgar todos los archivos, con la excepción del Mayor
General, al final del año. Para más información,
refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".
Entre ejecuciones presupuestales para el próximo año
Si desea comparar las ejecuciones presupuestales de
las ejecuciones actuales, entre sus ejecuciones
presupuestales para cada cuenta antes de entrar
transacciones en el nuevo año. Para más información,
refiérase al Capítulo 14, “Operaciones periódicas”.
4-18
Capitulo 5
Configuración
No tiene que ser exactamente un contador para mantener la
posición financiera de su compañía con DacEasy® Contabilidad
para Windows. DacEasy® es un sistema de Contabilidad
integrado. Esto significa que puede entrar transacciones dentro
de varios módulos tales como Banco y Facturación y le permite
a DacEasy® hacer la Contabilidad detrás de la escena
(internamente).
Este capítulo lo lleva a través del proceso de instalación.
DacEasy usa la información entrada durante el proceso de
instalación para actualizarla automáticamente en el Mayor
General cuando postea la actividad diaria haciendo una
entrada directamente al Mayor General.
Entrando la Información de la compañía.
La dirección de la compañía se imprime en la parte superior de
cada reporte en DacEasy. Esta información puede ser editada
en cualquier momento. DacEasy usa la estructura del período
para determinar el período contable para actualizarlo cuando
postea las transacciones. La información del período debe ser
entrada antes de entrar las transacciones y no puede ser
5-1
editada si una transacción ha sido entrada en el año que esta
intentando editar.
Nota: La estructura del período debe ser configurada antes de
entrar cualquier información de balance o transacciones. Si
acepta la estructura de período por defecto, todavía tiene que
procesar la Información de la Compañía en el cuadro de
diálogo antes de entrar cualquier información de balance o
transacciones.
Para introducir información de la compañía
1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar,
y luego seleccione Información de la Compañía. La
caja de diálogo Información de la Compañía aparecerá.
Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar la
información de la compañía. Refiérase al tema Ayuda
“Entrando información de la compañía por Configuración Fácil”
para más información.
5-2
Capitulo 5: Configuración
2. Introduzca la información apropiada acerca de su
compañía.
3. Introduzca el número de períodos, descripción y
comience y termine fechas por cada período.
Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar la
información de la compañía. Refiérase al tema Ayuda “Entrando
información de la compañía por Configuración Fácil” para más
información.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de
diálogo Información de la Compañía para una
descripción detallada de cada campo.
4. Haga clic en Aceptar para guardar la información de su
compañía.
Temas relacionados a la ayuda.
Agregando dirección alternativa de compañía.
Borrar dirección alternativa de compañía.
Cambiar estatus de un período.
Correr la rutina de Fin de Período de Mayor General.
Correr la rutina de Fin de Año de Mayor General.
5-3
Configurando las Preferencias del
Sistema.
El cuadro de diálogo de Preferencias del Sistema le permite a
DacEasy personalizar como imprimir y procesar sus datos.
Puede cambiar la selección en cualquier momento.
Importante: No puede cambiar su método de costo después
de procesar datos. Consulte un contador profesional acerca de
las ramificaciones de los cambios de métodos de costo a
mitad de año de sus negocios.
Configurando las Preferencias del Sistema.
1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar,
y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja
de diálogo Preferencias de Sistema aparecerá.
2. Haga sus selecciones para cada opción.
5-4
Si usted desea imprimir reportes detallados de
transacciones históricas de sus clientes, proveedores y
productos, selecciones las opciones apropiadas en este
fólder.
Usted debe configurar una contraseña de controlador
antes de que usted pueda activar los derechos de
acceso.
3. Haga clic en el fólder de Efectivo y haga sus decisiones
para cada opción.
4. Haga clic en el fólder de Facturación y haga sus
selecciones para cada opción.
5. Si esta haciendo interfaz con otros programas DacEasy,
haga clic en el fólder de Rutas del directorio. Teclee
las rutas de los programas con los que esta haciendo
interfaz con Contabilidad de DacEasy.
6. Haga clic en el fólder de Libro Mayor. Seleccione un
Libro Mayor, y seleccione sus preferencias para cada
opción. Repita este paso para cada Libro Mayor.
Nota: Si usted selecciona purgar transacciones al momento de
asentar, usted pierde su seguimiento de revisión. Fuertemente
se recomienda que no purgué el Libró Mayor.
diálogo Preferencias del Sistema para una descripción
detallada de cada campo.
7. Haga clic en Aceptar para guardar las preferencias.
5-5
Temas de ayuda relacionadas.
Seleccione mirada sorteo de orden.
Ideas para usar el método de costo promedio.
Configurando cuenta interface.
DacEasy® usa la información entrada en el cuadro de diálogo
Cuenta Interfaces cada vez que postea un módulo como Caja o
Facturación, usando la cuenta entrada para hacer el registro
apropiado en el Mayor General.
DacEasy determina cual cuenta usar basada en el módulo que
está Posteando. Por ejemplo, cuando recibe productos en el
módulo de Compras DacEasy sabe debitar la cuenta de
Inventario y acreditar las cuentas por pagar. DacEasy®
obtiene esos números de cuentas desde el cuadro de diálogo
Cuenta de Interfaces.
Si selecciona un ejemplo de las estructuras de cuentas cuando
agrega sus archivos de datos, el cuadro de diálogo Cuenta de
Interfaces ya contiene los números de cuentas por defecto. Sin
embargo, puede entrar diferentes cuentas de interfaces a la
vez. Si está configurando su propio catálogo de cuentas, debe
completar el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces. Para más
información acerca de cuentas y una lista de los campos
requeridos para accesar a cada módulo, pulse Ayuda desde el
cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces. Aun si no esta
planeando usar todos los módulos, puede ser fácil completar
cada campo. DacEasy® sólo usa la información requerida para
accesar los módulos que usted usa.
5-6
Configurando la Cuenta Interfaces.
1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú
Edición, y entonces seleccione Cuenta de Interfaz. El
cuadro de diálogo Cuenta Interfaces se despliega.
2. El cuadro de diálogo Cuenta de Interfaz le provee los
números de cuentas usados cuando postea los módulos
tales como Facturación y Banco, su método de
departamentalización en el campo Distribución de
Ventas, Devoluciones en ventas y Costo de la Mercancía
Vendida.
3. Entre cada cuenta de interfaces en el campo apropiado.
Cada cuenta de interfaces debe tener una cuenta de
detalle si selecciona Nada como método de
departamentalización. Si selecciona Cliente o Inventario,
cada cuenta deberá tener una cuenta de detalle con la
excepción de Costo de la Mercancía Vendida, Ventas y
Devoluciones en Ventas (use la cuenta Madre para esas
cuentas) Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de
diálogo de Cuenta Interfaces para una descripción más
detallada de cada opción.
4. Pulse Aceptar para salvar los cambios.
5-7
Usando la Función Seguridad.
Una de las características más importantes cuando usa un
sistema de Contabilidad computarizado es la garantía y
seguridad de sus datos, si tiene mas de un operador entrando
datos o imprimiendo reportes, debe de restringir el acceso a
ciertas rutinas. Implementar el sistema de seguridad a
DacEasy® es un proceso de tres pasos: primer paso es
seleccionar Si en el campo Activar Derecho Acceso de Usuario
en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. El segundo
paso es configurar la clave del contralor. El tercer paso es
entrar cada usuario y asignarle los derechos de usuarios.
Para más información en activar derechos de usuarios,
refiérase a la sección titulada “ Configuración de Preferencias
del Sistema”. La siguiente información explica como entrar la
clave del contralor y agregar cada usuario.
Entrando la clave Administrador
DacEasy® le da un usuario por defecto “Administrador”, que
tiene acceso a todo el programa. Use el cuadro de diálogo
Editar contraseña para entrar la clave del Administrador. La
próxima vez que entre al programa, entre administrador en el
campo ID y entre la clave.
5-8
Para entrar la clave administrador
Edición, y entonces seleccione Contraseña. El cuadro
de diálogo Editar Contraseña se despliega.
2. Entre una clave. Use esta clave cada vez que entre como
contralor.
Nota: Es importante que recuerde su clave o escríbalo y guárdelo
en un lugar seguro.
3. Pulse Aceptar para salvar su clave administrador.
Agregando nuevos usuarios y asignarles derechos de
accesos.
Después de entrar la clave del administrador puede configurar
los derechos de usuarios para cada usuario adicional con la
función de Acceso de Usuarios. Puede restringir módulos,
menúes, y asignar una clave individual para cada usuario
desde el cuadro de diálogo Editar Accesos de Usuarios.
Para agregar o editar accesos de usuarios.
Edición y entonces seleccione Derecho de Acceso a
Usuarios. El cuadro de diálogo Accesos de Usuarios
se despliega.
5-9
2. Entre un ID y una Clave.
3. Puede copiar derechos asignados a otros usuarios para
cada función.
Para copiar el derecho de un usuario existente, escriba el ID
del usuario en el campo Copiar del Usuario o pulse Buscar y
seleccione el usuario desde la lista desplegada.
Para seleccionar derechos, pulse Editar Permiso de Usuario.
Seleccione una función y pulse Marcar/Desmarcar para darle o
quitarle acceso al usuario. Pulse Marcar/Desmarcar Todo para
darle acceso o quitarle todo el acceso de funciones al usuario.
Pulse Aceptar para salvar el acceso al usuario y regresar al
cuadro de diálogo Acceso de Usuario.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Acceso de
Usuario para una descripción más detallada de cada campo.
4. Pulse Aceptar para salvar el ID del usuario.
5-10
Seleccionando planilla de formularios.
DacEasy le permite personalizar sus formularios usando
plantillas de formularios. DacEasy guarda cada planilla de
formulario como archivos separados en el subdirectorio de
archivo. Cada planilla tiene una extensión. FMT. Cuando instala
DacEasy®, es asignada una planilla para cada formulario.
Puede cambiar el formato de archivo si es necesario. Puede
crear tantas planillas para cada formulario para satisfacer las
diferentes necesidades de impresión. Los siguientes pasos
explican como seleccionar una planilla de formulario existente.
Para más información en editar planillas de formularios,
refiérase al tema de Ayuda “ Editando Planillas”.
Para seleccionar una planilla de formulario.
Edición, entonces seleccione Configuración de
Formas. El cuadro de diálogo Editar Formas se
despliega.
5-11
2. Seleccione un formulario.
Nota: Puede seleccionar planilla de formularios para
cualquier formulario del respectivo cuadro de diálogo de
formato de impresión.
3. Pulse
Nombres. El cuadro de diálogo Editar Formato
Nombres se despliega.
4. Seleccione el archivo de formato de nombre que quiere
cambiar.
5. Para crear una nueva planilla, entre un nuevo nombre.
Para seleccionar una planilla existente, entre el nombre
de la planilla o pulse Buscar y seleccione la planilla.
Idea: Pulse Opciones y seleccione Copiar Formato
para hacer una copia de una planilla existente.
6. Pulse Aceptar para salvar la selección y regresar al
cuadro de diálogo Editar Formas.
7. Complete cada campo en el cuadro de Editar Formas.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar
Formas para una descripción más detallada de cada
campo.
5-12
8. Pulse Aceptar para salvar la configuración de
formularios.
Nota: Si entra un nombre nuevo al formulario, debe
crear la planilla de formulario. Refiérase al tema de
ayuda “ Editando Formularios” para mas información.
Editando planillas
Copiando planilla de formulario existente
Planilla de formulario por Defecto
Modificando planillas para 7 formularios
Modificando planilla de formulario para impresoras láser
Modificando planilla de cartas para impresoras matriz
5-13
Tablas
DacEasy usa tablas para guardar información usada
constantemente tal como tasa de impuestos y términos de
pagos. Cuando asigne una tabla de impuesto para un cliente o
vendedor, DacEasy usa la información en esta tabla para
computarizar la cantidad de impuestos en transacciones de
compras y facturación. La tabla de término guarda información
de descuento, incluyendo la fecha y tasa de descuento. Ambas
tasas de impuestos y de términos son requeridas para clientes
y Suplidores de balance tipo abierto y acumulado.
En adición puede crear tablas de mensajes y de precios
opcionales. Use la función de tabla de mensaje para guardar
cada mensaje agregado a las transacciones de compras y
facturación. Esos mensajes pueden ser usados en entrada de
transacciones o ser impresos en formularios. Entre tabla de
precio para cada precio que ofrece a sus clientes. Las tablas de
precios son usadas frecuentemente para ofrecer descuentos a
los clientes a quienes se les factura un alto volumen de
mercancías. Para mas información en mensajes o tabla de
precios, refiérase a la Ayuda.
5-14
Agregando mensajes
Asigne un código para cada mensaje frecuente que utilice.
Usted puede usar códigos de mensaje en las siguientes
formas:
Introducir un código de mensaje en el cuerpo o en el
pie de página de transacciones de facturación o
compras y el mensaje imprimirá en la forma
apropiada, como una factura o orden de compra.
Introduzca un código del mensaje con un cliente o
proveedor y el mensaje aparecerá en la pantalla de
introducción de transacción cuando una transacción
de facturación o compra es introducida por el cliente o
el proveedor.
Agregue un código de mensaje para un archivo de
producto o servicio usando el Asistente de Ventas. El
mensaje aparecerá cuando los productos son
agregados a transacciones de facturación o compras.
Para agregar o editar un mensaje
1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y luego
seleccione Mensajes. La caja de diálogo Editar Código
de Mensaje aparecerá.
5-15
Nota: Usted también puede agregar mensajes al
momento en muchas áreas del programa. Cuando esta
característica esta disponible, el botón de agregar se
activa desde el campo Mensaje. Haga clic en Agregar y la
caja de diálogo Editar Código de Mensaje es desplegada.
2. Introduzca un código para el mensaje e introduzca el
texto del mensaje en el campo de descripción. Para
editar un mensaje, introduzca el código del mensaje o
haga clic en Buscar y seleccione el mensaje desde la lista
que aparecerá.
3. Seleccione este campo de mensaje por omisión del pie
de página para el campo de facturación si usted quiere
que este mensaje automáticamente imprima en la parte
de debajo de cada factura. Si es necesario, usted puede
editar el mensaje por omisión de pie de página cuando
introduzca la factura.
Nota: Un error aparecerá si otro mensaje ya fue iniciado
por omisión. Usted debería cambiar la situación del
actual mensaje por omisión de pie de página con
anterioridad a asignar un nuevo mensaje por omisión.
diálogo Editar código de mensaje para una descripción
detallada de cada opción.
4. Haga clic en Aceptar para guardar el mensaje.
5-16
Agregando tabla de términos
DacEasy usa la tabla de términos para determinar las fechas
de descuentos para las facturas y recibos de mercancía.
Tiene dos maneras para definir los términos: número de días y
número de mes. Si no ofrece descuentos a sus clientes por
pronto pago, solo necesita una tabla de término con una tasa
de descuento de 0 %.
Para agregar o editar una tabla de termino
1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y seleccione
Términos. El cuadro de diálogo Editar Código de
Termino se despliega.
2. Entre el código y descripción para los términos. Si está
editando una tabla de término existente, pulse Buscar
para seleccionar una tabla de término existente.
3. Seleccione el Tipo.
5-17
Seleccione Número de Días para agregar un número
especifico de días para la fecha de la transacción para calcular
la fecha de descuento y la fecha de la deuda.
Seleccione el Día del Mes para especificar el día del mes en
que el descuento en que siempre caerá la fecha de la deuda.
4. Entre la cantidad de porcentaje en el campo descuento si
ofrece un descuento por pronto pago.
5. Si selecciona Número de Día en el campo % de
Descuento, entre el número de día en el campo Día (s)
de Descuento.
Si selecciona Día del Mes, entre el día del mes en este campo o
para poner el descuento el ultimo día del mes.
6. Si selecciona Número de Día en el campo Tipo, entre el
número de día en el campo Fecha de la deuda.
Si selecciona Día del Mes, entre el día del mes o L para poner
el día de la deuda en el ultimo día del mes. Si no quiere
configurar los términos para la fecha de la deuda, deje este
campo en blanco.
Si selecciona Día del Mes en el campo Tipo, entre el ultimo día
de su ciclo de facturación en al campo Día de Cierre. Por
ejemplo, si termina su ciclo de facturación el 5 de cada mes,
entre 5 como el día de cierre. Entre L para asignar el ultimo
día de cierre del mes.
7. Si selecciona Día del Mes en el campo Tipo, la fecha
descuento y deuda están cierto día cada mes. Seleccione
Si en el campo Mes Próximo si quiere que este día este el
siguiente mes.
5-18
Por ejemplo, asuma que su sistema de fecha es 9 de junio, su
día de deuda es 10 y su día de cierre es 15. Si selecciona No
en este campo entre una factura, la fecha de la deuda será
julio 15 (los primeros 10 días del mes después de la fecha de
cierre). Si selecciona Si en este campo y entra una factura, la
fecha de la deuda será Agosto 15 (la segunda decena de los
días) del mes después de la fecha de cierre.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Código
de Término para una descripción mas detallada de cada
campo.
8. Pulse Aceptar para salvar la tabla de término.
Agregando Tabla de Impuestos
Cuando entre transacciones de compra y facturación, DacEasy
calcula la cantidad de impuesto para cada transacción.
DacEasy determina la cantidad de impuesto de ventas
multiplicando el porcentaje de impuestos de ventas por el total
de todos los artículos sujeto a impuestos en la transacción.
Debe asignarle un código de impuesto a cada cliente o Suplidor
con balance tipo abierto o acumulado.
Usted puede dividir en 8 partes la tabla de impuesto sobre
ventas. Esto le ayuda si quiere descomponer la obligación de
sus impuestos de ventas dentro de componentes de detalle.
(Ej: estado, país o ciudad).
5-19
Para DacEasy calcular correctamente las cantidades de
impuestos de ventas para las transacciones de compras y
ventas, debe ejecutar las siguientes tres funciones antes de
entrar transacciones:
Configurar una tabla de impuesto para identificar la
estructura y actualizar las cuentas al Mayor General
cuando postea las transacciones de compras y
facturación. DacEasy le permite usar un número
ilimitado de tabla de impuestos. Muchos negocios sólo
necesitan una tabla de impuestos. Sin embargo, si
opera negocios en diferentes jurisdicciones de
impuestos, debe de configurar una tabla por separado
para cada tasa de impuesto.
Asignando una tabla de impuesto para cada cliente o
vendedor nuevo. Haga esto entrando la tabla de
código de impuesto en el campo Tabla de Impuesto
en el cuadro de diálogo Editar Cliente y Editar
Suplidor.
En los cuadros de diálogo Editar Productos, Editar
Servicios, Editar Códigos en Compra y Editar Códigos
en Ventas, indique si el articulo está sujeto a
impuestos.
Para agregar o editar una tabla de impuesto.
1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y entonces
seleccione Impuesto. El cuadro de diálogo Editar
Impuestos se despliega.
5-20
2. Entre un código y una descripción para cada tabla de
impuesto. Si esta editando una tabla existente, entre el
código de tabla o pulse Mirada y seleccione la tabla de
impuesto desde la lista que se despliega.
3. En el área de desglose de la Obligación de Impuesto de
Ventas, entre cuenta afectada cuando cargue este
impuesto para los clientes y el porcentaje cargado a cada
cuenta.
4. En el área de Impuesto de Compra, entre la cuenta de
gasto afectada usando su Suplidor cobra este impuesto
para usted.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Impuestos
para una descripción mas detallada de cada campo.
5. Pulse Aceptar para salvar la tabla de impuesto.
5-21
Agregando Tabla de Cambio de precios
Si produce precios depende de aquellos productos que vendió
o cuando haya vendido usted puede crear ofertas para
automáticamente capturar el precio correcto de venta cuando
el producto es vendido.
Para un cliente a recibir un cambio de precio, el cliente debe
ser asignado a un grupo de precio y el producto vendido
deberá tener un código de cambio de precio asignado al grupo
de precio del cliente.
Para agregar un editar una tabla de cambio de
precios.
1. Seleccione Tablas del menú de Editar, y luego
seleccione Cambios de Precios . La caja de diálogo
Editar Cambio de Precio aparecerá.
5-22
Nota: Usted también puede agregar cambio de precios desde la
caja de diálogo Editar Producto. Haga clic en Agregar desde
cualquier grupo en el área de Cambio de Cantidad de Precio y la
caja de diálogo Editar Cambio de Precio es desplegada.
2. Introduzca un código por el cambio de precio de la tabla.
Si usted esta editando un precio existente de la tabla,
introduzca el código o haga clic en Buscar y seleccione el
código de la lista que aparecerá.
3. Introduzca una descripción del cambio de precio.
4. Elija uno de los siguientes tipos de tabla de cambio de
precio para este descuento:
Cantidad- Un porcentaje de descuento es dado
basado en la cantidad de ventas.
Porcentaje- Un porcentaje de descuento es dado sin
tomar en cuenta la cantidad de ventas.
Moneda - Una especifica cantidad de dólar es tomada
del regular precio de ventas sin tomar en cuenta la
cantidad de ventas.
Precio Fijo - El producto es vendido al especifico
precio de descuento.
5. Seleccione el método redondeo para ser utilizado si los
nuevos precios de venta es una cantidad calculada.
6. Si usted selecciona Cantidad en el tipo de campo,
introduzca el apropiado(s) descuentos en la Tabla de
Cantidad. Si usted selecciona en el tipo de campo
Porcentaje, Moneda o Precio Fijo, introduzca el
descuento apropiado en la campo de cantidad en el área
de Porcentaje / dólar o Normal.
5-23
Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Editar
Cambios de Precios para una detallada descripción de cada
campo.
7. Haga clic en Aceptar para guardar la tabla de cambio de
precio.
Agregando almacenes
Usted puede dar seguimiento a lo almacenado en el inventario
en diferentes almacenes asignando cada artículo a un código
de producto y entonces incluir estos artículos y sus almacenes
en la caja de diálogo Editar Artículo Maestro.
Para agregar o editar un almacén
1. Seleccione Tablas desde el menú Editar y seleccione
Almacén. La caja de diálogo Editar Almacén es
desplegada.
2. Teclee el código para identificar el almacén. Si usted esta
editando un almacén existente, teclee el código del
almacén o haga clic en Buscar y seleccione el almacén
desde la lista que es desplegada.
3. Complete todos los campos aplicables.
diálogo Editar Almacén para una detallada descripción
de cada campo.
4. Haga clic en Sí para guardar el almacén.
5-24
Agregando mensajes
Borrando mensajes
Agregando tabla de precio
Borrando tabla de impuesto
Borrando tabla de término
Viendo y editando historial de código de impuesto
Borrando tabla de impuesto
Entrando clientes, Suplidores y productos
por defecto.
Si escoge, puede entrar información global acerca de sus
clientes, Suplidores y productos. Esta información se
desplegara automáticamente cuando entre un nuevo registro y
puede ser editada si es necesario. Solo tiene que completar los
campos que agilizan en proceso de entrada de datos.
5-25
Para entrar clientes, Suplidores y productos por
defecto
1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición, y
entonces seleccione la opción apropiada del menú. Se despliega el
cuadro de diálogo para entrar la información por defecto.
2. Complete cada campo para incluir como defecto. Si no quiere tener
un valor por defecto en el campo, deje este campo en blanco.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para una
descripción más detallada de cada campo.
3. Pulse Aceptar para salvar la información por defecto.
Agregando cuentas.
El catálogo de cuentas es el corazón de su sistema de
Contabilidad. DacEasy usa la información del catálogo de
cuentas cuando imprime los Estados Financieros. Por
consiguiente. Creando una estructura de cuenta detallada en el
catálogo de cuenta produce Estados Financieros más
detallados. Si selecciona uno de los catálogos ejemplos cuando
agrega la compañía. Puede editar las cuentas ejemplos para
reflejar mas estrechamente sus negocios.
Para agregar o editar una cuenta
1. Seleccione Cuentas desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Cuentas se despliega.
5-26
2. Si está agregando una nueva cuenta, entre un código
para identificar la cuenta. Si esta editando una cuenta
existente, entre el código de la cuenta o pulse Buscar y
seleccione el código desde la lista que se despliega.
3. Complete cada campo en el área de información de la
Cuenta.
Nota: El campo Grupo sólo está disponible si esta entrando el
nivel de una cuenta. Todas las demás cuentas son agrupadas de
acuerdo al grupo de la cuenta general.
4. Complete el área de información de la transacción.
La cuenta consolidación sola es requerida si usa la función
consolidación para combinar el Mayor General de múltiples
compañías que tienen diferentes estructuras de catálogo de
cuentas.
Si la cuenta es una cuenta de banco, seleccione Si en el campo
Cuenta de Banco Reconciliable si quiere usar el módulo de
Caja.
5-27
5. Asignar la cuenta al Grupo apropiado de Flujo de
Efectivo.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Cuenta
6. Pulse Aceptar para salvar la información de la cuenta.
Temas de ayuda relacionadas
Estructurando su catálogo de cuenta
Borrando cuentas
Viendo presupuesto e historial de cuentas
Catálogo de cuenta ejemplo
Editando contador de banco
Generando archivos de exportar consolidación
Entrando cuenta de balance configurado
Después de entrar sus cuentas, entre sus balances
iniciales para cada cuenta excepto Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar e Inventario. Estas cuentas son
actualizadas cuando entre los balances iniciales para sus
clientes, Suplidores y productos (respectivamente).
Entre toda actividad subsiguiente en el modulo
apropiado.
5-28
Cuando entre cada balance configurado, es creada una
transacción de diario en el Mayor General con la cuenta
Diferencia (D) como una cuenta compensada. Si esta
entrando balances iniciales desde el balance configurado,
la cuenta D tendrá un balance cero después de haber
entrado todos los balances iniciales.
Idea: Todos los balances configurados deben ser
entrados para el mismo período. Puede marcar el período
configurado como activo para anular entradas de
balances en el período equivocado. Para mas información
en cambiar status de periodos, refiérase a “Cambiar
status de un periodo” en la Ayuda.
Para entrar un balance configurado de una cuenta.
1. Seleccione Cuentas desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Cuentas se despliega.
Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar
balances iniciales de sus cuentas. Refiérase al tema de ayuda “
Entrando balances de cuentas por Configuración Fácil” para mas
información.
2. Entre el número de la cuenta en el campo Número o
pulse Buscar para seleccionar una cuenta Pulse
Opciones, y entonces Saldo. El cuadro de dialogo Saldo
de Cuentas se despliega.
5-29
Confirme que la fecha configurada está correcta y entrada en el
campo balance inicial.
Nota: Si la fecha configurada es incorrecta, cierre este cuadro de
diálogo y cambie la fecha del sistema.
3. Pulse Aceptar para actualizar el balance de la cuenta.
Idea: Después de entrar los balances configurados para todas
las cuentas, imprima el Balance de Comprobación para el período
usado para entrar los balances y confirmar si la cuenta D está en
cero. Si la cuenta D tiene balance, confirme que los balances
iniciales fueron entrados para todas las cuentas (incluyendo
clientes, Suplidores y productos) en el período apropiado.
Detrás de Escena
Cuando salve una cuenta con balance configurado, DacEasy
realiza la siguiente Contabilidad detrás de escena
(internamente):
•
•
DacEasy debita la cuenta y acredita al diario de la cuenta
diferencia cuando entra un balance débito para un activo o
cuenta de gasto.
DacEasy acredita la cuenta y debita al diario de la cuenta
diferencia cuando entre un balance crédito para un pasivo o
una cuenta de ingresos.
Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia funciona una
cuenta puente cuando entre un balance configurado, es muy
importante no usar configuración para las entradas de
transacciones diarias.
Cuando salve el balance configurado de una cuenta, DacEasy®
actualiza los siguientes archivos:
•
El archivo de cuenta que incluye los balances de cuentas.
DacEasy actualiza el período, los balances históricos y
5-30
•
actuales de las cuentas. La actualización fluye para las
cuentas generales. Puede imprimir todos los reportes
financieros para ver los cambios en los balances de las
cuentas.
DacEasy actualiza el encabezado del Mayor General y los
archivos de detalle con una transacción posteada
sumarizada. El código de diario para la transacción que se
postea para el Mayor General es SU. Puede imprimir el
Listado del Mayor General para ver la transacción
sumarizada.
Ajustando los balances configurados.
Verificando información de la cuenta configurada.
Agregando clientes
Puede seleccionar todo, alguno o nada para sus clientes en
DacEasy Contabilidad para Windows. La razón más común es
tener los clientes con registros individuales para crear facturas
en el módulo Mayor Cuentas por Cobrar o Compra. Aunque
haya elegido no usar esos módulos, puede todavía entrar cada
cliente para seguir la base de dato de sus clientes
Para agregar o editar un cliente
1. Seleccione Clientes desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Clientes se despliega.
sus clientes. Refiérase al Tema de Ayuda “ Entrando
información de cliente por Configuración Fácil “ para mas
información.
5-31
Si esta agregando un nuevo cliente, entre un código para
identificar el cliente. Si está editando un cliente existente,
entre el código o pulse Buscar y seleccione un código
desde la lista desplegada.
2. Complete la información apropiada en el área de
información del cliente y en el área de información de la
Cuenta.
Sí Departamentaliza por Cliente en el cuadro de diálogo
Cuenta Interfaces, el campo MG Dpto. es requerido. Las
Tablas de Término y Tabla de Impuestos son requeridas
para los clientes de balance tipo abierto y acumulado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Clientes
3. Pulse Aceptar para salvar el registro de cliente.
5-32
•
•
•
•
•
•
Cambiando códigos de clientes
Agregando dirección alternativa de cliente
Viendo historial de transacciones de clientes
Borrando clientes
Siguiendo notas de registros de clientes
Usando el Marcado Teléfono (Windows)
Entrando balances configurados a los
clientes
Si está entrando clientes desde un registro de Contabilidad
configurado, registre el balance configurado para cada cliente.
Puede entrar cada factura individualmente o combinar las
facturas pendientes y entre la factura con suma global. Solo
use el siguiente procedimiento para entrar balances iniciales
configurados para sus clientes. Subsiguientemente la actividad
del cliente debe ser registrada en el módulo apropiado, tales
como el Mayor Cuentas por Cobrar, Compras o Caja.
Para entrar balance configurado a un cliente
1. Seleccione Clientes desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Clientes se despliega.
2. Entre el código de cliente en el campo Código o Pulse
Buscar y seleccione el código.
3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El cuadro
de diálogo Entrada de Balance Configurado de Factura se
despliega
5-33
Nota: Es importante que todos los balances estén
configurados con la misma Fecha de Configuración.
4. Entre las facturas pendientes o las facturas solas con el
balance actual del cliente.
5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del cliente.
Detrás de Escena
Cuando salve un balance configurado de un cliente, DacEasy
(internamente):
DacEasy debita las Cuentas por Cobrar y acredita el Diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre una factura o debita
el balance configurado.
DacEasy® acredita las Cuentas por Pagar y debita el diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un crédito al balance
configurado.
5-34
Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia es una cuenta
puente cuando entre balance configurado, es muy importante
no usar configuración para las transacciones diarias.
Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy
actualiza los siguientes archivos.
DacEasy actualiza el período, los balances históricos y
actuales de las cuentas. La actualización fluye para
las cuentas generales. Puede imprimir todos los
reportes financieros para ver los cambios en los
balances de las cuentas.
DacEasy actualiza el Encabezado del Mayor General y
los archivos de Detalle con una transacción
sumarizada.
DacEasy actualiza el balance actual y la información
histórica en el cuadro de diálogo de Editar Clientes.
Puede imprimir el Directorio de Cliente para ver los
cambios en el balance actual.
DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas de
Cuentas por Cobrar. Esta información la imprime en el
reporte de Antigüedad de Cuentas por Cobrar y
Estados. La factura desplegada en el Reporte por
Antigüedad sin un asterisco en la columna Código,
muestra que la transacción está posteada.
Ajustando balances configurados de clientes
Verificando información de configuración de cliente
5-35
Agregando Suplidores
Puede seleccionar todo, algunos o nada para sus Suplidores en
DacEasy Contabilidad. La razón más común para registrar
Suplidor individual es para crear facturas en el módulo Mayor
Cuentas por Pagar o Facturación o imprimir reporte 1099s.
Aunque seleccione no usar esos módulos, aun puede entrar
cada Suplidor para guardar la base de datos de sus Suplidores.
Use esta información para imprimir cartas o seguir los
números de teléfonos de sus Suplidores.
Para agregar o editar un Suplidor
1. Seleccione Proveedores desde el menú Edición. El
cuadro de diálogo Editar Suplidor se despliega.
Suplidores. Refiérase al tema de Ayuda “ Entrando
información de Suplidor con Configuración Fácil” para mas
información.
5-36
2. Si está agregando un nuevo Suplidor, entre un código
para identificar el vendedor. Si está editando un
vendedor, entre el código o pulse Buscar y seleccione el
Suplidor desde la lista desplegada.
3. Complete la información apropiada en el área de
información del Cliente y en el área de información de la
Cuenta.
4. Los campos Tabla de Términos y Tabla de Impuestos son
requeridos para los Suplidos con balance tipo abierto y
acumulado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Editar Suplidores
5. Pulse Aceptar para salvar el registro del Suplidor.
Cambiando códigos de Suplidores
Borrando Suplidores
Siguiendo notas para registros de vendedores
Usando el Marcado Telefónico
Agregando dirección alternativa de Suplidor
Viendo transacción histórica de Suplidor
5-37
Entrando balances configurados de
Suplidores
Si está entrando Suplidores desde un registro existente de
Contabilidad, registre los balances configurados para cada
Suplidor. Puede entrar cada factura individualmente o
combinar las facturas pendientes y entrar una factura con una
suma global. Solo use el siguiente procedimiento para entrar
balances iniciales configurados para sus Suplidores. La
actividad subsiguiente debe ser registrada en el módulo
apropiado, tal como Mayor Cuenta por Pagar, Facturación o
Caja.
Para entrar balance configurado de un Suplidor
1. Seleccione Proveedores desde el menú Edición. El
cuadro de diálogo Editar Suplidor se despliega.
2. Entre el código de vendedor en el campo Código o
pulse Buscar y seleccione el código.
3. Pulse Opciones, y seleccione Saldo. El cuadro de
diálogo Entrada de Factura con Balance Configurado
se despliega.
Nota: Es importante que todo los balances
configurados sean entrados en la misma fecha. Si
esta fecha no es correcta, cierre este cuadro de
diálogo y cambie el sistema de fecha para de
configuración correcta antes de proceder con estos
pasos.
5-38
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Introducir
facturas saldo inicial para una descripción más detallada de
cada campo.
4. Pulse Aceptar para actualizar el balance del Suplidor
Detrás de Escena
Cuando salve un balance configurado de un Suplidor, DacEasy
(internamente)
DacEasy acredita las Cuetos por Pagar y debíta el
Diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando
entre una factura o acredita el balance configurado.
DacEasy ® debita las Cuentas por Pagar y acredita el
diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando
entre un débito al balance configurado.
5-39
puente cuando entre balance configurado, es muy importante no
usar configuración para las transacciones diarias.
Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy
El archivo de las cuentas que incluye los balances de
la nueva cuenta. DacEasy actualiza el período y los
balances actuales de las cuentas así como las cuentas
generales a las que reporta. Puede imprimir todos los
sumarizada y posteada.
histórica en al cuadro de diálogo de Editar Clientes.
Esta transacción es el total neto de débitos y créditos
para cada cuenta afectada. El código de diario que
postea el Mayor General es SU. Imprima el Listado
del Mayor General con el código de diario SU para ver
la transacción sumarizada.
Cuentas por Pagar. Esta Información la imprime en
el reporte de Antigüedad de Cuentas por Pagar y
Estados. La factura desplegada en el Reporte por
Antigüedad sin un asterisco en la columna Código,
muestra que la transacción está posteada.
5-40
Ajustando balance configurado de Suplidores
Verificando información configurada de Suplidores
Agregando un producto
Si escoge tomar ventaja de inventario avanzado siguiendo las
funciones disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows,
necesitará entrar un registro para cada producto que facture,
venda o ensamble.
Para agregar o editar un producto
1. Seleccione Productos desde el Menú Edición. El
cuadro de diálogo Editar Productos se despliega.
Nota: puede también usar Configuración Fácil para entrar
sus productos. Refiérase al tema de ayuda “ Entrando
información de producto por Configuración Fácil” para mas
información.
5-41
2. Si esta agregando un nuevo producto, entre un código
para identificar el producto. Si esta editando un
producto existente, entre el código o pulse Buscar y
seleccione un código desde la lista que se despliega.
3. Complete cada campo aplicable para el producto.
Si su método de departamentalización en el cuadro de
diálogo Tabla de Interfaces es Inventario, el campo
MG. Dpto. es requerido.
Nota: No puede editar la cantidad en el área de Unidades. Esta
área es actualizada cuando entre balance configurado para el
producto o postee la transacción que incluye el producto.
Productos para una descripción más detallada de
cada campo.
4. Pulse Aceptar para salvar el registro de producto.
Cambiando códigos de productos
Ideas para usar el método de costo promedio
Borrando productos
Siguiendo notas de registro de productos
Viendo transacción histórica de producto
Agregando número serial
Agregando mensajes y descripción extendida a los
productos
Agregando lista de componentes
Imprimiendo una lista de materiales
5-42
Entrando balance configurado de producto
Cuando entre un nuevo producto en el módulo de Producto,
también puede entrar un inventario con balance configurado.
Si configura una compañía existente, algunos productos ya
tienen balance de inventario. Solo use el siguiente
procedimiento para entrar un balance inicial para un producto.
No use configuración para entrar transacciones diarias.
Para entrar un balance configurado a un producto
1. Seleccione Producto desde el menú Edición. El
cuadro de diálogo Editar Producto se despliega.
2. Entre el código de producto en el campo Código o
pulse Buscar y seleccione el código.
3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El
cuadro de diálogo Saldo inicial producto se despliega.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Saldo inicial
producto para una descripción más detallada de cada campo.
4. Entre el número de unidades disponibles y el costo
por unidades. DacEasy calcula el total en el campo
peso.
5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del
producto.
5-43
Detrás de escena
Cuando salve un Producto configurado de un Suplidor, DacEasy
(internamente)
DacEasy debíta el Inventario y acredita el Diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un balance
configurado positivo.
puente cuando entre balance configurado, es muy importante
no usar configuración para las transacciones diarias.
Cuando salve balance configurado de un Producto, DacEasy
El archivo de las cuentas que incluye los balances de
la nueva cuenta. DacEasy actualiza el período y los
balances actuales de las cuentas así como las cuentas
generales a las que reporta. Puede imprimir todos los
sumarizada y posteada. Esta transacción es el total
neto de débitos y créditos para cada cuenta afectada.
El código de diario que postea el Mayor General es
SU. Imprima el Listado del Mayor General con el
código de diario SU para ver la transacción
sumarizada
DacEasy actualiza el cuadro d diálogo Editar Producto.
Las unidades y el dinero disponible incrementa con un
balance configurado positivo. Estas cantidades
disminuyen con un balance configurado negativo.
Imprima el Reporte por Actividad de Producto para
5-44
ver los cambios en las unidades y dinero disponible.
DacEasy actualiza el archivo detallado por Actividad
de Producto si configura Si en el archivo Seguir
Historial de Transacción de Producto en el cuadro de
diálogo Preferencias del Sistema.
Temas de Ayuda relacionados
Verificando información configurada de producto
Ajustando balances configurados de productos
Agregando servicios
Con servicios no tiene que tener unidades disponibles, dinero o
costo. Crear un registro para cada servicio que venda o por la
mano de obra usada para ensamblar productos. Si sólo vende
servicios, puede entrar facturas en el cuadro de diálogo
Facturar Servicios.
Idea: Para usar el formato entrada de factura de servicio,
seleccione Si en el campo Entrada de Factura de Servicio en el
cuadro de diálogo Preferencias del Sistema.
Para agregar o editar un servicio
1. Seleccione Servicios desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Servicio se despliega.
Nota: también puede usar Configuración Fácil para entrar sus
servicios. Refiérase al tema de ayuda “ Entrando información
de servicio por Configuración Fácil” para mas información.
5-45
2. Entre un código para identificar el servicio que esta
agregando. Si esta editando un servicio existente, entre
el código o Pulse Buscar y seleccione el código desde la
lista despegada.
3. Complete los campos apropiados.
El MG. Dpto. es requerido Si selecciona Inventario como su
método de departamentalizacion en el cuadro d diálogo Cuenta
Interfaces.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo
Editar Servicios para una descripción mas detallada
de cada campo.
4. Pulse Aceptar para salvar el registro de servicio.
5-46
Idea: Imprima el Listado de Servicio para verificar
que cada servicio fue entrado correctamente. Para
imprimir este reporte, seleccione Inventario desde el
menú Reporte, y entonces seleccione Listado de
Servicio.
Agregando Artículos Maestros
Si tiene varios almacenes o quiere crear una estructura
de inventario de multi-niveles, añada un articulo maestro
por cada producto que venda. Esto, asocia a cada
articulo detalle con su articulo maestro. Se puede
imprimir reportes basado en artículos maestros y en
almacenes. Además, puede utilizar la opción de Generar
Artículos para que DacEasy genere automáticamente un
código de producto por cada almacén.
Para agregar o editar un articulo maestro
1. Seleccione Articulo Maestro desde el menú Edición.
La pantalla de Editar Articulo maestro se despliega.
5-47
Capitulo 6
Activos Fijos
Depreciar sus activos fijos puede ser tedioso sin un proceso
automatizado. Con DacEasy Contabilidad para Windows puede
rastrear informaciones importantes sobre sus activos fijos y
generar la depreciación automáticamente.
DacEasy utiliza los métodos de línea recta y doble declinación
y hace que esos registros figuran como un proceso fácil. Todo
lo que tiene que hacer es entrar los números de cuentas y
valores apropiados, la vida útil de los activos y el método por
el cual quiere calcular la depreciación. DacEasy usara esa
información cada vez que genere la depreciación y hace una
entrada no posteada dentro del Mayor General (a menos que
en otra parte lo especifique). Después puede imprimir el diario
y postear, el balance de su cuenta reflejara la depreciación
apropiada.
Además puede generar reportes de sus activos fijos usando el
Query y Publicar.
Use la siguiente lista de chequeo que le ayudara a recordar
cada caso para asegurarse que sus activos fijos son
actualizados.
6-1
Lista de chequeo del modulo de Activos Fijos
Entre sus activos fijos. Asegúrese de entrar la fecha en que
entró en servicio, la cual es generalmente la fecha en que
compró el activo.
Genere la transacción de depreciación para cada periodo.
Imprima el diario del Mayor General.
Revise la transacción y haga los cambios si es necesario.
Haga Backup de sus datos.
Postee el Mayor General para el periodo
6-2
Capitulo 6: Activo Fijo
Impuestos & Principios de
Contabilidad
Es importante hacer notar la diferencia entre impuestos y
Principios de Contabilidad cuando se habla de activos fijos.
Puede usar diferentes métodos contables cuando calcula la
depreciación.
Porque DacEasy Contabilidad para Windows esta basado en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (lo cual
significa que conoce los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados), la depreciación la calcula según los
principios de Contabilidad.
Los impuestos y los PCGA son calculados de diferentes vías, lo
cual significa que el reporte del impuesto y el reporte
financiero difieran. Ejemplos de esas diferencias podría incluir:
Calculo de depreciación sobre línea recta basada en reportes
financieros, pero puede acelerar el método para propósitos de
impuestos.
6-3
Agregando Activos Fijos
Entre cada tipo de activo que quiere depreciar. Puede también
entrar activos no depreciables a los cuales quiere dar
seguimiento, como un software de contabilidad.
Para agregar un Activo Fijo:
1. Seleccione Activos Fijos desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Activos Fijos se despliega.
2. Entre un código para identificar el activo que esta editando.
Si esta editando un activo fijo existente, entre el código o
pulse Buscar y seleccione el código de la lista que se
despliega.
3. Complete cada campo.
4. Haga clic en la ficha Depreciación de la pantalla Editar
Activos Fijos y llene los campos que apliquen. Si selecciona
estatus abierto, son requeridos los campos Vida Util y
6-4
Cuentas de Depreciación. Además, debe entrar el valor del
Costo de Adquisición antes de generar la depreciación.
Si esta entrando un activo que existe, y se encuentra en un
ciclo medio de depreciación, entre el monto que ya tiene
acumulado en el campo Depreciación Acumulada.
Activos Fijos para descripción detallada de cada campo.
5. Pulse Aceptar para salvar el activo fijo.
Temas de Ayuda Relacionados
Vincular notas a los activos fijos
Borrando activos fijos
Verificando información de activos fijos.
6-5
Generando Depreciación
Recurrente
Después de haber entrado un activo fijo, puede usar esa
información para generar automáticamente la rutina de calculo
de gasto de depreciación apropiada. El registro de activo y el
Mayor General se actualizan con los montos de depreciación
apropiados.
Para generar la depreciación de activos fijos
1.
Seleccione Recurrente Generación desde el menú
Transacción, y luego seleccione Activos Fijos. El
cuadro de diálogo Generar Depreciación Activos Fijos se
despliega.
6-6
2.
3.
4.
Entre la fecha asignada para generar la transacción en el
Mayor General.
Entre el rango de los activos a depreciar
Complete los campos restantes
Generación Depreciación Activos Fijos para la descripción
5.
Pulse Aceptar. El activo fijo es actualizado con el calculo
de la nueva depreciación. Si fue seleccionado crear una
entrada en el MG, se agregara al Mayor General una
entrada no posteada.
Nota: debe postear el módulo de Mayor General si selecciona crear una entrada en el
MG. Para pasos de como postear el Mayor General, refiérase al Capitulo 7,
Trabajando con el Mayor General.
Detrás de Escena
Cuando se genera una transacción de depreciación para un
activo fijo, DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Si seleccionó crear entrada de Libro Mayor, los archivos de
encabezado y detalle del Mayor General incluirán la nueva
transacción. La transacción es un debito al gasto de
depreciación y un crédito a la cuenta de depreciación
acumulada. Puede imprimir el reporte de Actividad del Mayor
General o el Diario del Mayor General para ver la transacción
ocurrida.
El archivo de Activo Fijo es actualizado. La cantidad de
depreciación es agregada al campo Depreciación Acumulada y
además el campo Fecha de ultima generación es actualizado.
6-7
Capitulo 7
Trabajando Con El Mayor
General
El Mayor General, a menudo llamado MG, es el módulo
principal de su sistema de contabilidad. El Mayor General sirve
como prueba de auditoría - presenta cómo y cuándo se
actualizaron los balances de las cuentas. El Mayor General
puede ser actualizado por la entrada de transacciones
directamente en el Mayor General o Posteando las
transacciones de otro módulo como el módulo de Banco o
Facturas. Puede usar el Mayor General solo o conjuntamente
con otros módulos.
A cada transacción del Mayor General es asignado un código
de diario. Esto permite localizar rápidamente cierto tipo de
transacciones y reportes o transacciones asignadas a un grupo
específico. Cuando usted postea un módulo, la transacción del
Mayor General es protegida con un código de diario. Si entra
transacciones directamente en el Mayor General, puede
agrupar las transacciones usando su propio código. Si intenta
usar una entrada de diario con un código protegido, se
desplegará un mensaje de error.
Usando el Mayor General, puede reversar automáticamente
entradas al cierre de un período contable. Esa práctica común
7-1
de contabilidad permite manejar gastos acumulados al final de
un período contable.
La información contable que entra es de valor solo si puede
extraer informes y reportes útiles de la condición financiera de
su negocio. Si no ha modificado el catálogo de cuentas para
conocer las necesidades particulares, refiérase al capítulo 5.
“Configurando”, “Generar informaciones predefinidas” o
“Reportes financieros de clientes” refiérase al capítulo 12. “
Reportes Financieros”.
Refiérase al Capítulo 14 “Operaciones Periódicas”, para
información de cierre de período y de año. Cierre el período
para evitar futuras entradas desde que fue entrado el período.
Cierre el año para actualizar la información histórica y
actualizar la estructura de sus períodos con un nuevo año.
Puede entrar hasta dos años de información antes de que
requiera cerrar el año.
Lista De Chequeo Del Mayor General
Entre las transacciones del Mayor General
Genere alguna entrada recurrente en el Mayor General
(Opcional)
Imprima el Diario de Mayor General
Haga Backup de sus datos
Postee el Mayor General para el período
Corra el proceso fin de mes para el Mayor General
(Opcional)
7-2
Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General
Entrando Transacciones En El
Mayor General
Si no usa los módulos de DacEasy, entrara las transacciones
directamente en el Mayor General. Si escoge entrar la
actividad de una cuenta dentro del módulo apropiado, el Mayor
General actualizará los módulos cuando postee. Si entra la
actividad en los módulos, podría necesitar hacer entradas
ocasionales directamente en el Mayor General. Por ejemplo,
entrando gastos por intereses de un documento por pagar.
Entrando Una Transacción En El Mayor General
1. Seleccione Libro Mayor del menú Transacción. El
cuadro de diálogo de Transacción al Libro Mayor se
despliega.
7-3
2. Entre el Código de Diario para la transacción. Puede
editar el código de diario o Pulse Buscar y seleccionar el
Código de Diario. El código de diario permite agrupar
las transacciones similares cuando imprime sus reportes.
3. Presione Enter en el campo numero y el próximo
numero es asignado.
4. Complete los campos restantes.
5. Presione Revertir si quiere que automáticamente
reverse la entrada al cerrar el periodo contable.
Puedes afectar varias cuentas si es necesario, sin
embargo debe recordar que el total de debito y de
crédito debe ser igual antes de guardar la transacción.
Idea: Pulse en Ayuda desde el cuadro de diálogo del
Mayor General para información detallada de cada
campo.
6. Pulse Aceptar para salvar la transacción.
7-4
Entradas Recurrentes Al Mayor
General
Si entra una transacción particular o regular, podría escoger
entrar la información como una transacción recurrente en el
Mayor General. Las transacciones recurrentes son entradas
una vez y reproducidas cada vez que corra la rutina de
Generación. Esa rutina crea una transacción no posteada en el
Mayor General. Los balances de las cuentas son actualizados
cuando corre la rutina de Posteo.
Entrando Una Transacción Recurrente Del Mayor General
1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú
Transacción y entonces seleccione Libro Mayor. El
cuadro de diálogo Entradas Recurrentes de Mayor
General se despliega.
7-5
2. Asigne el grupo a la transacción. Puede general múltiples
entradas en el Mayor General con un grupo similar. Para
seleccionar un grupo existente, Pulse Buscar y
seleccione el grupo desde la lista que se despliega.
3. Asigne el numero de transacción y el código de diario.
Puede escribir el código de diario o pulse Buscar y
seleccionar el código de diario. El código de diario
permite agrupar transacciones juntas cuando imprime
reportes.
4. Seleccione el tipo de transacción para generar y entre la
información recurrente.
5. Entre las cuentas para el débito y el crédito en el área de
detalle de la transacción.
Idea: Pulse Ayuda desde en cuadro de diálogo
Transacciones Recurrentes del Mayor General para
información detallada de cada campo.
6. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los
créditos y débitos debe ser igual antes de que pueda
salvar la transacción.
7-6
Generando Entradas Recurrente del Mayor
General
Cuando se genera una entrada recurrente del Mayor General,
una transacción no posteada es agregada al Mayor General.
Los balances de tus cuentas son actualizados cuando corras la
rutina de posteo del Mayor General.
Generando Una Entrada Recurrente De Mayor General
1.
Seleccione Recurrente Generación desde el menú
Transacción, y entonces Libro Mayor. El cuadro de
diálogo Transacciones Recurrentes de Mayor General
se despliega.
2.
Entre la fecha para asignar la transacción al Mayor
General
Nota: Si la fecha entrada esta después de la fecha de terminación, la transacción
del Mayor General no se generara.
7-7
3.
Entre el rango de las transacciones a generar basadas
sobre el grupo asignado cuando las entradas
recurrentes fueren hechas.
Transacciones Recurrentes al Mayor General para
información detallada de cada campo.
4.
Pulse Aceptar. Una transacción es agregada para el
Mayor General para que cada entrada recurrente
caiga dentro del rango que entro.
Temas De Ayuda Relacionados
Editando transacciones en el Mayor General
Borrando transacciones recurrentes en el Mayor General
Editando transacciones generadas en el Mayor General
Borrando transacciones generadas en el Mayor General
7-8
Verificando Transacciones Del
Mayor General
Después de entrar una serie de transacciones, debe verificar
sus entradas antes de postear la información. Imprima el
Diario para ver las transacciones a ser posteadas. A menos que
haya sido cambiada la opción predefinida en el Mayor General,
requerirá la impresión del diario antes de postear. Eso puede
parecer tiempo perdido, pero el tipo gastado corrigiendo
errores antes de postear es mucho menor que el tiempo
requerido para reversar las entradas después de postear.
Nota: Si escoge postear en línea sobre el cuadro de diálogo Preferencia del Sistema, no tiene
que imprimir el diario antes de postear.
Imprimiendo El Diario Del Mayor General
1. Seleccione Libro Mayor del menú Diarios. El cuadro de
diálogo Diario Libro Mayor se despliega.
7-9
2. Seleccione Diario como tipo de reporte.
3. Entre la pagina inicial y la fecha. El período asociado con
la fecha se despliega. Todas las transacciones no
posteadas dentro del período se imprimirá en el diario.
Diario Libro Mayor para información detallada de
cada campo.
4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo de Disposición del
Reporte se despliega.
5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar.
7-10
Posteando El Mayor General
Postear las transacciones previene que haga cambios a las
mismas y actualizar los balances en el catalogo de cuentas.
Aunque puede imprimir Estados Financieros incluyendo
transacciones no posteadas, podría escoger incluir solo
transacciones no posteadas para fines de reportes oficiales
para completar información en reportes que no serán
cambiados. Porque una transacción posteada no puede ser
editada, la información de sus estados financieros pueden ser
cambiados solo si restaura un Backup o las entradas son
ajustadas.
Cuando un módulo externo es posteado, como Factura o
Banco, DacEasy crea una transacción sumarizada en el Mayor
General. Por consiguiente, no necesitara correr la rutina de
Posteo de Mayor General o de otros módulos. Use la rutina de
Posteo de transacciones para entrar directamente el módulo de
Mayor General. Si usa uno o más módulos de DacEasy, usará
usualmente el Mayor General para hacer entradas de ajustes
periódicos.
Nota: Si selecciona postear en línea en el Sistema de Preferencias, las transacciones se
postrarán cuando pulse salvar en la Transacción Mayor General.
Posteando El Mayor General
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Asentar. El
cuadro de diálogo Asentar Libro Mayor se despliega.
7-11
IDEA: Es importante hacer un Backup antes de postear. Si
ha hecho un Backup, haga un Backup antes de proceder.
Pulse Backup desde el menú Posteo Mayor General y el
cuadro de diálogo de Backup/Restaurar se despliega.
2. Entre la fecha correspondiente al período a postear.
Todas las transacciones para el período serán posteadas.
3. Seleccione No en Purgar Transacciones después de
postear el campo para guardar la transacción después de
Posteo.
NOTA: Recomendamos fuertemente no purgar las transacciones después de
Posteo porque el Mayor General sirve como prueba de auditoría.
4. Pulse Aceptar. Se despliega cada transacción en el
período como fue posteada. Los resultados de Posteo en
Windows se despliegan cuando el proceso esta completo.
NOTA: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaura el
Backup, corra recobrar y verificar sus archivos, y repita el proceso de
Posteo. Refiérase al capítulo 3 “Iniciando” para información sobre el
Archivo de Utilitarios.
5. Pulse Continuar para volver al menú principal.
7-12
Detrás de Escena
Cuando se postea una entrada del Mayor General, DacEasy
realiza lo siguiente:
DacEasy debita o acredita cada cuenta dependiendo de cómo
fue entrada.
Actualiza el catalogo de cuentas incluyendo el nuevo balance
de la cuenta.
Actualiza el encabezado y el detalle del Mayor General,
marcando las entradas como posteadas.
7-13
Imprimiendo Reporte Actividad
Detalle Cuentas Del MG.
El reporte de actividad de las cuentas es un listado detallado
de la actividad de todas las cuentas en su catalogo. Los
registros en el reporte son sorteados por impresión y número
de cuenta. DacEasy imprime el balance inicial, transacciones
para un rango especifico y corre el balance para cada cuenta.
Solo las transacciones en el archivo del Mayor General son
impresas en el reporte. Eso incluye todas las transacciones
actuales y las transacciones que no fueron borradas usando la
rutina de purgar. Además, DacEasy solo imprime cuentas de
detalle en el reporte. Eso es porque toda la actividad es
ubicada en las cuentas de detalle.
El reporte de actividad del Mayor General lista las
transacciones que mueven dinero dentro de sus cuentas.
Puede comparar este reporte con el Balance de Comprobación.
Los balances actuales de esos dos repostes esta equilibrado
en la mayor parte de los casos.
Si no están iguales refiérase a la sección de problemas en la
línea de ayuda. Con ese reporte puede ver el detalle de las
cuentas y el balance de las mismas.
Para información sobre imprimir el Balance de Comprobación,
refiérase al Capítulo 12 “ Reportes Financieros”.
7-14
Imprimiendo El Reporte De Actividad De Las Cuentas
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y
entonces seleccione Movimiento de Cuentas. El cuadro
de diálogo Reporte de actividad se despliega.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Actividad de
Cuentas para descripción detallada de cada campo.
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo
Disposición del Reporte.
4. Seleccione la opción salida y haga Pulse Aceptar para
comenzar a imprimir.
7-15
Capitulo 8
Trabajando con Suplidores
Si escoge seguir los suplidores en DacEasy Contabilidad para
Windows, puede usar el Mayor de Cuentas por Pagar, el
módulo de Compras, o una combinación de ambos para entrar
las facturas y los créditos a los suplidores. Este capítulo
explica ambos módulos y cuando usar cada uno. Para
registrar los pagos a los suplidores refiérase al Capítulo 11,
“Banco”.
Nota: Si todavía no ha entrado la información de los suplidores, refiérase al Capítulo 5,
"Configuración".
El Reporte De Vencimiento De Cuentas Por Pagar, los Reportes
de Pagos y los Estados de Cuentas reflejarán las facturas
entradas en el Mayor de Cuentas por Pagar o en el módulo de
Compras. Sin embargo, debe usar los módulos de Compras si
quiere el registro del inventario comprado o imprimir los
formularios de compras, tal como las ordenes de compras.
Una lista completa de las diferencias se muestra a
continuación. Use esta lista para determinar cual módulo usar
cuando entre la actividad del suplidor.
8-1
Características
Agregar facturas a la cuenta del
proveedor
Seguimiento de las transacciones
históricas del suplidor
Incluyendo productos en las ordenes
de compras y en los recibos de
mercancías.
Siguiendo números seriales desde el
momento de la compra
Imprimiendo ordenes de compras,
recibos de mercancías o memos de
créditos
Siguiendo productos pendientes
Calculo automático del Impuesto
Mayor
CxP
√
Compras
√
√
√
√
√
√
√
√
Tabla 8-1: Use esta tabla para determinar el módulo a usar cuando entra la actividad del
suplidor
Como ilustra la tabla 8-1, es común entrar la mayoría de las
transacciones en el módulo de Compras. Cuando usa el
módulo de Compras, puede entrar los productos y los códigos
en compras en el cuerpo de la transacción. DacEasy usa esta
información conjuntamente con la tabla de impuestos asignada
al suplidor para actualizar el balance por usted de la cuenta
apropiada del mayor general.
Cuando usa el Mayor de Cuentas por Pagar, debe seleccionar
una o más cuentas del catálogo de cuentas en el cuerpo de la
transacción. El Mayor de Cuentas por Pagar es típicamente
usado para ajustar los balances de las facturas. Por ejemplo,
si un suplidor le carga luego los honorarios, use el Mayor de
8-2
Capitulo 8: Trabajando con Suplidores
Cuentas por Pagar para ajustar el balance de la factura. Use el
número de la factura original, acredite las Cuentas por Pagar y
debite una cuenta de gastos.
Trabajando con suplidores—lista de chequeo mensual
Posteando cualquier transacción de ensambles o
inventario físico.
Entrando todas las ordenes de compras
Imprimir las ordenes de compras para enviárselas al
suplidor
Cuando reciba la mercancía, llamar la orden de
compra dentro de la pantalla de dialogo de Recibo de
Mercancía e indicar cuales artículos recibió.
Entrar las facturas del suplidor (si no está usando
Compras) y todas las entradas de ajustes en el Mayor
de Cuentas por Pagar.
Entrando todas las devoluciones en compras
Imprimiendo todos los recibos de mercancías y
devoluciones en compras
Entrando los pagos al suplidor en el módulo de Banco
Imprimir los diarios para el período a ser posteado.
Haciendo backup de los datos.
Posteando las transacciones.
Nota: Debe postear Compras antes que Ventas para cada período, empezando con
el primer período
Correr el Fin de Período de Cuentas por Pagar.
8-3
Agregando notas a un registro de un suplidor
Usando el marcado telefónico
Mirando las transacciones históricas del suplidor
8-4
Usando el mayor de cuentas por
pagar
Use el Mayor de Cuentas por Pagar para actualizar los balances
de los suplidores. Puede entrar todas las actividades de los
suplidores en el Mayor de Cuentas por Pagar; sin embargo, es
más común entrar la actividad normal en el módulo de
Compras y usar el Mayor de Cuentas por Pagar para las
entradas de ajustes. Tales como incluir ajustes agregando un
seguro a una factura después de que la factura haya sido
posteada o agregar un cargo por servicio por un cheque
devuelto. No puede entrar el inventario en las transacciones
del mayor de cuentas por pagar o imprimir las facturas.
Para Entrar Una Transacción En El Mayor De Cuentas Por
Pagar
1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú
Transacción. La pantalla de Entrar Transacción del
Mayor de Cuentas por Pagar se desplegará.
8-5
2. Presione Enter en el campo Número y el próximo
número disponible es asignado.
3. Digite el código del proveedor o presione Buscar para
seleccionarlo desde la lista desplegable.
4. Selecciona el tipo de transacción. DacEasy actualiza
el balance del suplidor basado en la selección de este
campo.
Factura. Seleccione este tipo para introducir una
nueva factura e incrementar el balance del suplidor.
Cargo. Seleccione este tipo para disminuir el balance
del suplidor.
Abono. Utilice este campo para incrementar el
balance de una factura existente.
5. Digite un numero en el campo Factura o presione
Buscar para seleccionar una factura existente.
6. Digite la fecha y complete las informaciones
requeridas en el área de Información de Factura.
La fecha que aparece en el área de Información de
Transacción es la que se usa como fecha de posteo.
7. Entra cada cuenta y la cantidad de debito y crédito en
el detalle de la transacción.
Nota: La fecha en el área de Información de la Transacción es usada como la
fecha del posteo. La Fecha Original es usada para la factura en el reporte de
vencimiento.
Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Entrar
Transacción del Mayor de Cuentas por Pagar para
una descripción detallada de cada campo.
8-6
8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de
débitos y el total de créditos deben ser iguales antes
de poder salvar la transacción.
Detrás de escena
Cuando salva una transacción del mayor de cuentas por pagar,
DacEasy actualiza los siguientes campos:
Los archivos de Encabezado y Detalle de Cuentas por
Pagar incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la
transacción como no posteada. Imprimiendo el Diario
del Mayor de Cuentas por Pagar se puede ver la nueva
transacción.
DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Pagar
Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. Un
asterisco próximo al código en el Reporte de Vencimiento
indica que la transacción no esta posteada.
DacEasy actualiza el histórico del suplidor si selecciona
seguir esta información en la pantalla de Preferencias
del Sistema.
8-7
Editar las transacciones del mayor de cuentas por pagar
Borrar las transacciones del mayor de cuentas por pagar
Agregando cargos NSF a los balances del suplidor
Entrando los créditos al suplidor
Añadiendo notas a los registros de los suplidores
Mirando las transacciones históricas de los suplidores
Usando el marcador telefónico
8-8
Verificando Las Transacciones Del
Mayor De Cuentas Por Pagar
Después de entrar una serie de transacciones del mayor de
cuentas por pagar, imprima el Diario de Cuentas por Pagar
para verificar la exactitud de las entradas antes de postear. La
impresión del Diario antes del posteo es requerida a menos
que cambie lo predefinido en la pantalla de Opciones del
Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencia del
Sistema). Nosotros recomendamos que siempre imprima el
diario antes de postear. Localizando y corrigiendo los errores
antes de postear es más fácil de corregir las entradas después
de postear.
Para imprimir el diario de cuentas por pagar
1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Diarios. La
pantalla de Diario Cuentas por Pagar se desplegará.
2. Seleccione Diario como el tipo del reporte.
3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la fecha
se desplegará. Todas las transacciones no posteadas
dentro de este período se imprimirán en el Diario.
8-9
Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Diario Cuentas
por Pagar para una descripción detallada de cada
campo.
4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del Reporte se
desplegará.
5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar.
8-10
Posteando el Mayor de Cuentas
por Pagar
La rutina de posteo actualiza los balances en el catálogo de
cuentas y el Mayor General. No existen reglas fijas sobre
cuando se debe de postear; sin embargo, es fácil de localizar
los errores si se postea en una frecuencia básica. Si su
negocio tiene un volumen alto de actividades, puede decidir
postear diario. De lo contrario, puede necesitar solo postear
semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo
actualiza el Mayor General, postear antes de imprimir los
reportes para incluir las actividades más recientes.
El Mayor General es actualizado con una transacción posteada.
Por tanto, no tiene que correr la rutina de Posteo del Mayor
General después de postear las Cuentas por Pagar. Puede
crear una transacción detallada o resumida al mayor general,
dependiendo de la selección en la pantalla de Opciones del
Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencias del
Sistema).
Idea: Si no selecciona activar la verificación de las
transacciones en la pantalla de Preferencias del Sistema,
DacEasy saltará las transacciones con problemas durante el
posteo y lista los errores después de que el posteo sea
completado. Debe corregir los problemas de estas
transacciones, imprimir el nuevo diario y postear las
transacciones corregidas separadamente.
8-11
Para postear el mayor de cuentas por pagar
1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Asentar.
La pantalla de Asentando Cuentas por Pagar se
desplegará.
Nota: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un
backup, haga uno antes de procesar. Pulse Backup en la pantalla de Posteo
Cuentas por Pagar para accesar la pantalla de Archivo Backup/Restaurar.
Pulse Ayuda en la pantalla para asistencia más amplia.
2. Entre la fecha que corresponda al período a postear.
Todas las transacciones para este período serán
posteadas.
3. Seleccione No en el campo Purga Transacciones
Después del Posteo para mantener las transacciones
después de postear.
4. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega cuando
esta siendo posteada. La pantalla de Resultados del
Posteo se despliega cuando el proceso es
completado.
8-12
Nota: Si el total de débitos no es igual al Total de Créditos, restaure el backup,
corra Recobrar y verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso
de posteo. Refiérase al Capítulo 3, “Empezando” para más información sobre
correr los utilitarios.
5. Pulse Continuar para regresar al menú principal.
Idea: Para ver cada transacción del mayor de cuentas
por pagar en el Reporte de Actividad de las Cuentas
del MG, debe seleccionar Si en el campo Postear
Información Detallada al Mayor General en la pantalla
de Opciones del Mayor (pulse Mayores desde la
pantalla de Preferencias del Sistema).
Detrás de Escena
Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por
pagar. DacEasy hace las siguientes transacciones detrás de
escena:
DacEasy acredita las Cuentas por Pagar si escoge factura
o crédito en el campo tipo y debita las cuentas deseadas.
DacEasy debita las Cuentas por Pagar si selecciona
débito en el campo Tipo y acredita las cuentas deseadas.
Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por
pagar, DacEasy actualiza los siguientes archivos:
El archivo Catálogo de Cuentas incluyen los nuevos
balances de las cuentas. DacEasy actualiza el período y
los balances actuales así como la cuenta madre a cual
fluyen las cuentas. Imprima todos los reportes
cuentas.
8-13
DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y
Detalles del Mayor General con una transacción resumida
o detallada, dependiendo de su preferencia. El código de
diario para la transacción que se postea al mayor general
es AP. Imprima el reporte de Listado del Mayor General
para ver la transacción.
histórica en el archivo de Suplidores. Imprima el
Directorio de Suplidores para ver los cambios en los
balances actuales.
DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Pagar
Reporte de Pagos y el Estado de Cuentas.
DacEasy actualiza las transacciones del mayor de
cuentas por pagar como posteadas. Puede imprimir el
Listado del Mayor de Cuentas por Pagar para ver las
transacciones posteadas.
Temas relacionados de ayuda
Reversión del posteo de las transacciones de cuentas
por pagar
8-14
Usando el módulo de compras
El módulo de Compras le permite emitir ordenes de compras a
los suplidores así como también seguir el inventario y los
pendientes de los suplidores por registrar los recibos de
mercancías. Puede incluir cualquier combinación de productos,
mensajes o códigos de compras cuando crea las ordenes de
compras y entra los recibos de mercancías. El módulo de
Compras le permite crear ordenes de compras y devoluciones
en compras impresas para los suplidores.
Agregando códigos en compras
Antes de empezar a entrar las ordenes de compras, entre
todos los códigos en compras que se apliquen a su negocio.
Estos códigos le permiten agregar artículos a las ordenes de
compras que no son productos. Por ejemplo, envíos y
manejos son códigos de compras comunes. DacEasy actualiza
la cuenta especificada para el código cuando postea una
transacción de recibo de mercancía que incluya una código en
compras.
Para agregar o editar un código en compras
1. Seleccione Código de Compras desde el menú Edición.
La pantalla de Editar Código de Compras se
desplegará.
8-15
2. Entre un código para identificar el código de compras
que esta agregando. Si esta editando un código de
compras existente, entre el código o pulse la Buscar y
seleccione un código de la lista que se despliega.
3. Complete cada campo. La cuenta entrada será
actualizada cada vez que postee una transacción de
compras que incluya este código.
Idea: Pulse la Ayuda desde la pantalla de Editar
Código de Compras par una descripción más detallada
de cada campo.
4. Pulse Aceptar para salvar el código de compras.
Editando códigos en compras
Borrando códigos en compras
8-16
Entrando ordenes de compras
Cuando necesite comprar mercancías para su negocio, los
suplidores podrían requerir una orden de compras. Una orden
de compras es un formulario usado para requerir mercancías a
un suplidor y no afecta los balances de ninguna cuenta. Si
escoge entrar ordenes de compras, puede recibir la mercancía
desde el formulario de orden de compras y no tiene que volver
a entrar cada artículo recibido. No tiene que entrar una orden
de compras para recibir mercancías en DacEasy Contabilidad
para Windows.
Para entrar una orden de compras
1. Seleccione Compras del menú Transacción, y
entonces, seleccione Orden de Compras. La
pantalla de Orden de Compras se desplegará.
8-17
2. Si esta dejando que DacEasy asigne el número de la
transacción, presione Enter en el campo Número de
Orden y DacEasy asigna el próximo número
disponible. Si escoge asignar sus propios números en
la pantalla de Editar Formularios, entre un único
número de transacción.
3. Complete los campos del área de encabezado de la
transacción, y entonces, pulse Aceptar para avanzar
al área de detalle de la transacción.
4. Entre cada artículo ordenado en el área de detalla de
la transacción.
5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de página
de la orden.
6. Edite el monto del impuesto si es necesario.
Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Orden de
Compras para una descripción detallada de cada
campo.
8-18
Detrás de escena
Cuando salva una orden de compras, DacEasy actualiza los
siguientes archivos:
Los archivos de Encabezado y Detalle de Compras
incluyen la nueva transacción. Puede imprimir el
Reporte de Estado de Orden de Compras para ver la
nueva transacción.
DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo
Ordenado aumenta por el número de unidades
ordenadas para cada producto en la orden de compras.
Editando ordenes de compras
Borrando ordenes de compras
8-19
Entrando recibo de mercancías.
Use la pantalla de Recibo de Mercancías para registrar el
inventario recibido. Puede registrar recibo de mercancías
desde una orden de compras o entrar los productos
directamente en la pantalla de Recibo de Mercancías.
Cuando postee, los registros del Mayor General y los productos
serán actualizados.
Idea: Imprima el reporte de Estado de Orden de Compras
para ver cada producto actualmente en una orden y cuantos
han sido recibidos. Para imprimir este reporte seleccione
Impresión de Compras del menú Transacción, y entonces
seleccione Estado Orden de Compras. Pulse Ayuda desde
la pantalla para una descripción detallada de cada campo.
Para entrar un recibo de mercancías
1. Seleccione Compra desde el menú Transacción, y
entonces, seleccione Mercancías Recibidas. La
pantalla de Recibo de Mercancías se desplegará.
8-20
2. Puede entrar un recibo de mercancía nuevo o recibir
la mercancía desde una orden de compras existente.
Para entrar un nuevo recibo de mercancía — Sí
está dejando que DacEasy asigne el número, presione
Enter en el campo Orden Desde y DacEasy asigna el
próximo número disponible. Si escoge asignar sus
propios números en la pantalla de Editar
Formularios, entre un número único de transacción.
Para recibir la mercancía desde una orden de
compras existente—Entre el número de la orden de
compras o pulse Buscar, seleccione Orden de
Compras, y entonces seleccione la orden de compras
de la lista que se despliega. Si un recibo ya ha sido
entrado para la orden de compras seleccionada, una
lista de cada recibo asociado con la orden de compras
se despliega. Seleccione Agregar Nueva para entrar
un nuevo recibo. Para editar un recibo, seleccione el
recibo existente de la lista.
3. Complete los campos en el área de encabezado de la
transacción y pulse Aceptar para avanzar al área de
4. Si está creando una transacción nueva de recibo de
mercancías, entre cada artículo recibido en el área de
Si esta recibiendo la mercancía de una orden de
compras existente, entre la cantidad recibida en la
columna Recibido para cada artículo.
8-21
5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de página
del recibo.
6. Edite el monto del impuesto si es necesario.
Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Recibo de
Mercancías para una descripción detallada de cada
campo.
Detrás de escena
Cuando salva un recibo de mercancía, DacEasy actualiza los
Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras
incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la
transacción como no posteada. Imprima el Diario de
Compras para ver la nueva transacción.
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El
Reporte de Vencimiento indica que la transacción no está
posteada con un asterisco en la columna código.
DacEasy actualiza el archivo de Producto. El campo
Ordenado disminuye por el número de unidades
recibidas si convirtió una orden de compras. DacEasy
actualiza el campo Valor a Mano por el monto del precio
8-22
de compra y aumenta el campo Compras por el número
de unidades recibidas para cada producto en el recibo de
mercancías.
DacEasy actualiza el archivo de Números Seriales si
entra un producto con seriales. DacEasy agrega una
línea al histórico de números seriales.
DacEasy actualiza el archivo de Histórico de
Transacciones de Suplidores por la factura abierta al
suplidor si escoge seguir histórico en la pantalla de
Preferencias del Sistemas.
Editando recibos de mercancías
Entrando los números seriales en las transacciones de
compras.
Borrando recibos de mercancías
8-23
Entrando devoluciones en
compras
Cuando devuelve una mercancía a un suplidor, use la pantalla
de Devolución en Compras para registrar esta transacción.
Cuando postee la transacción, cada archivo afectado por el
recibo original es acordemente actualizado.
Para entrar una devolución en compras
1. Seleccione Compras del menú Transacción, y
entonces, seleccione Devolución en Compras.
La pantalla de Devolución en Compras se
desplegará.
2. Sí esta dejando que DacEasy asigne el número de
la transacción, presione Enter en el campo
Devolución Número y DacEasy asigna el próximo
número disponible. Si escoge asignar sus propios
8-24
números en la pantalla de Editar Formularios,
entre el número original del recibo de mercancía.
3. Complete los campos en el área de encabezado de
la transacción, y entonces pulse Aceptar para
avanzar al área de detalle de la transacción.
4. Entre cada artículo devuelto en el área de detalle
de la transacción.
5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de
página de la transacción.
6. Edite el monto del impuesto, si es necesario.
Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Devolución
en Compras para una descripción detallada de
cada campo.
Detrás de escena
Cuando salva una devolución en compras, DacEasy actualiza
los siguientes archivos:
Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras
transacción como no posteada. Imprima el Diario de
Compras para ver la nueva transacción.
8-25
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El
Reporte de Vencimiento indica que la transacción no esta
posteada con un asterisco en la columna Código.
DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo
compra disminuye por el número de unidades
devueltas y el campo valor a mano disminuye por el
costo de cada producto en la devolución en compras.
Imprima el Reporte de Historial de Productos para ver
los cambios en el valor y las unidades.
DacEasy actualiza el archivo de Números Serial, si
entra productos con seriales. DacEasy agrega una
línea al histórico de números seriales.
DacEasy actualiza el archivo de Transacción Histórica
de Suplidores para una factura abierta, si escoge
seguir históricos en la pantalla de Preferencias del
Sistema.
Entrando devoluciones en compras
Entrando el efectivo devuelto del suplidor
Entrando números seriales en las transacciones de
compras
Borrando devoluciones en compras
8-26
Impresión formulario de compras
Una ventaja de entrar la actividad de los suplidores en el
módulo de Compras en lugar del Mayor de Cuentas por Pagar
es la habilidad de imprimir los formularios, tales como ordenes
de compras y devoluciones en compras. Debe imprimir todos
los recibos de mercancías y las devoluciones en compras antes
de postear Compras (a menos que seleccionó otra manera en
la pantalla de Opciones del Mayor). Puede imprimir en papel
en blanco o formatos pre-impresos, usando un formato
estándar o su propio formato.
Puede imprimir los formatos de compras al momento de la
entrada o en un momento usando impresión por lote. Para
imprimir el formulario al momento de la entrada, pulse el
botón de Impresión en el píe de la página (última línea) de la
transacción. Los siguientes pasos explican como imprimir un
lote de formularios de compras.
Para imprimir formularios de compras
1. Seleccione Impresión de Compras del menú
Transacción, y entonces seleccione el formulario
apropiado del submenú que se despliega.
Idea: El formulario se imprime de acuerdo al
formato por defecto actual. Para obtener
información de como seleccionar un formato
diferente, refiérase al Capitulo 5, “Configurando”.
8-27
Nota: Si ha reprocesado un formulario impreso
anteriormente, debe seleccionar No en el campo
Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.
Idea: Pulse Ayuda para una descripción detallada de
cada campo.
3. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del
Reporte se desplegará.
4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar
para imprimir el formulario.
Verificando transacciones de compras
Antes de postear las transacciones de compras, debe imprimir
el diario y verifique la exactitud de las entradas. Aunque
puede cambiar este requerimiento en la pantalla de Opciones
del Mayor, le recomendamos estrictamente que no salte este
paso. Este paso le puede mostrar tiempo consumido; sin
embargo, el tiempo gastado localizando los errores de las
entradas antes de postear es mucho menor que el tiempo que
toma corregir las transacciones después de postear.
Para imprimir el diario de compras
1. Seleccione Compras del menú Diarios. La pantalla
de Diario de Compras se desplegará.
8-28
2. Seleccione Diario como el tipo del reporte.
3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la
fecha se desplegará. Todas las transacciones no
posteadas dentro del período se imprimirán en el
Diario.
Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Diario de
Compras para una descripción detallada de cada
campo.
4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del
Reporte se desplegará.
Imprimiendo el Listado.
8-29
Posteo de compras
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la
actividad entrada en el Modulo de Compras y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. Archivos adicionales son
actualizados dependiendo de la información entrada. Por
ejemplo, si incluye producto en el recibo de mercancías el
archivo producto es actualizado.
No existen reglas fijas sobre cuando se debe de postear; sin
embargo, es fácil de localizar los errores si se postea en una
frecuencia básica. Si su negocio tiene un volumen alto de
actividades, puede decidir postear diario. De lo contrario,
puede necesitar solo postear semanal o mensualmente.
Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General,
postear antes de imprimir los reportes para incluir las
actividades más recientes
Para Postear Compras
1. Seleccione Compras del menú Asentar. La pantalla
de Asentando Compras se desplegará.
8-30
Idea: Es importante hacer backup antes de postear. Si
todavía no ha hecho un backup, haga uno antes de
procesar. Pulse Backup en la pantalla de Asentando
Compras para accesar la pantalla de Archivo
Respaldar/Restaurar. Pulse Ayuda en la pantalla
para información adicional.
2.
Seleccione No en el campo Purga Transacciones Después
del Posteo para retener las transacciones después de
postear.
3.
Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega como si
esta siendo posteada. La ventana de Resultado del
Posteo se despliega cuando el proceso es completado.
Nota: Sí el total de Débitos no es igual al total de Créditos, restaure el backup, corra
Recobrar y Verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso de posteo.
Refiérase al Capítulo 3, “Empezando” para más información en la corrida de los
utilitarios de archivos.
4.
Pulse Continuar para regresar al menú principal.
Detrás de escena
Cuando postea los recibos de mercancías, DacEasy ejecuta la
siguiente transacción detrás de escena. DacEasy hace las
entradas opuestas de las devoluciones en compras.
Nota: Las Ordenes de Compras no afectan los archivos.
DacEasy acredita las Cuentas por Pagar por el monto
total de la compra.
DacEasy debita el Inventario por el costo de los artículos
comprados.
8-31
DacEasy debita el Gasto por Impuesto de Ventas por el
monto del impuesto.
Si esta usando códigos de compras, DacEasy debita las
cuentas configuradas por el código en compras en el
recibo de mercancía y la acredita en las devoluciones en
compras. (Si entra un monto negativo por un código en
compras, DacEasy acredita la cuenta en el recibo de
mercancía, la debita en las devoluciones en compras.)
Cuando postea las transacciones de compras, DacEasy
Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en
las cuentas. DacEasy actualiza los campos este período
y balance actual de las cuentas, así como también la
cuenta madre de cada cuenta afectada. Imprima todos
los reportes financieros para ver los cambios en los
DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles
del Mayor General con una transacción resumida
posteada. Esta transacción es un neto total de débitos y
créditos para cada cuenta afectada. El código de diario
para la transacción, con el cual se postea al mayor
general, es PO. Imprima el Listado del Mayor General
para ver la transacción resumida.
histórica en el archivo de Suplidores. Imprima el
Directorio de Suplidores para ver el cambio en el balance
actual.
8-32
DacEasy actualiza los campos Costo Promedio y Precio
Ultima Compras en el archivo de Productos por la
transacción de recibo de mercancía.
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas.
de Compras, marcando las transacciones como
posteadas. Imprima el Listado de Compras para ver las
El archivo de Tabla de Impuestos incluye el monto del
impuesto de compras de las transacciones. Imprima un
reporte en el Query y el Publicar para ver los cambios en
la tabla del impuesto. Refiérase al Capítulo 13 “Query y
Publicar”, para más información del Query y Publicar.
Si selecciona seguir las transacciones históricas de los
productos en la pantalla de Preferencias del Sistema,
el archivo de Historial de Productos se actualizará.
Reversar transacciones de compras posteadas.
8-33
Imprimiendo reportes de
cuentas por pagar
DacEasy Contabilidad para Windows incluye un número de
reportes que puede imprimir para ver la actividad de compras.
Los reportes más comunes son los que se explican debajo.
Imprimiendo cartas
Imprimiendo etiquetas
Imprimiendo Estados de cuentas
Imprimiendo el reporte de pagos
El Reporte de Pagos le ayuda a priorizar cuales cheques deben
hacerse primero. El Reporte de Pagos le permite ver las
actividades posteadas y no posteadas para cada suplidor y le
permite clasificar la información en el método más beneficioso
para ayudarle a pagar las facturas pendientes.
Para imprimir el reporte de pagos
1. Selecciones Cuentas por Pagar desde el menú
Reportes, y entonces seleccione Pagos. La pantalla de
Reporte de Pagos se desplegará.
8-34
2. Seleccione el campo por el cual clasificar el reporte en el
campo Subtotal. Un subtotal se imprimirá en cada
rompimiento de clasificación.
3. Entre el rango del registro a incluir en el reporte, basado
en la fecha de vencimiento de la factura.
4. Pulse Aceptar para accesar a la pantalla de Disposición
del Reporte.
5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para
imprimir el reporte.
8-35
Imprimir el reporte de vencimiento de
cuentas por pagar
El Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar le permite ver
la actividad de cada suplidor y seguir cuando los pagos están
vencidos. Cada balance de las facturas se imprime en una
columna particular basada en el calendario de vencimiento. El
calendario de vencimiento esta dividido entre siete rangos
diferentes. Cada rango representa un fragmento de fecha en
el cual las facturas son vencidas (por ejemplo, 30/1
representas las facturas vencidas dentro de los próximos 30
días). Puede editar los rangos de vencimiento ajustándolos a
sus necesidades.
Para imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar
1.
Selecciones Cuentas por Pagar del menú Reportes, y
entonces, seleccione Antigüedad. La pantalla de
Reporte de Antigüedad de Cuentas por pagar se
desplegará.
8-36
2.
Edite los criterios del reporte predefinido, si es necesario.
Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Reporte de
Antigüedad de Cuentas por Pagar para una
descripción detallada de cada campo.
3.
Pulse Aceptar para accesar la pantalla de Disposición
del Reporte.
4.
Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para
imprimir el reporte.
8-37
Fusionando Información del
Suplidor con Microsoft Word
La estructura de DacEasy permite la integración con Microsoft
Word, ya que permite emigrar los datos de los suplidores a
documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta característica para
crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus
suplidores. Puede enviar email o puede imprimir esos
documentos directamente desde DaEasy o accesar los
documentos desde Word.
Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.
Como combinar datos de suplidores con un documento de
Microsoft Word.
1.
Muestre los datos de un suplidor en la pantalla de Editar
la
Proveedores, haga clic en Correspondencia
pantalla de Trabajos de Combinar Correspondencia
Directa se despliega.
2.
Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para
8-38
3.
4.
5.
6.
8-39
Puedes seleccionar un documento existente de Word,
crear un nuevo documento de Word o editar un
documento existente.
Seleccionando un documento existente de Word.
Digite el nombre del documento o presione el boton de
Browse para localizar el documento, si el documento no
esta localizado en el fólder que contiene los datos de su
compañía, el documento es copiado al fólder de la
compañía.
Agregando un documento de Word. Digite el nombre
del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo
documento de Word en el fólder de la compañía. El
nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser
editado en caso de ser necesario.
Editando un documento de Word. Digite el nombre
del archivo o haga clic en el botón de Browse para
localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo
en Word. Edite el documento, salve el documento y
retorne a DacEasy para continuar con la fusión de
correspondencia.
Digite la fecha de cierre.
Complete las opciones restante.
Fusione los datos con el documento Word utilizando los
siguientes métodos:
Enviar por email. Presione F3 o
para enviarlo a un
destinatario de correo electrónico (email).
Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione
las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar.
Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo
para editar en Word, donde podra realizar los cambios
que considere de lugar.
Como combinar los registros de varios suplidores a un
archivo de Word
1.
Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú
Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia.
La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se
despliega.
2.
Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para
seleccionar uno existente.
compañía.
3.
8-40
4.
5.
6.
8-41
correspondencia.
Complete cada campo en el área de Opciones
Filtrar/Ordenar.
para enviarlo a un
para editar en Word, donde podrá realizar los cambios
Capitulo 9
Trabajando Con Clientes
Si escoge seguir los clientes en DacEasy para Windows puede
usar los módulos de Mayor de Cuentas por Cobrar,
Facturación o una combinación de ambos para entrar ventas y
créditos. Este capitulo explica ambos módulos y cuando usar
cada uno. Para registrar pagos de clientes refiérase al capitulo
11 “Banco”.
Nota: si no tiene listo la información de sus clientes, refiérase al capitulo 5, “Iniciando”.
Use la siguiente lista para determinar cual modulo usar para
entrar la factura a los clientes.
Característica
Cuentas por
Cobrar
VENTAS
Adicionar una factura a la cuenta de
un cliente
Seguir la información histórica de un
cliente
Incluir productos o servicios a una
factura
Imprimir una copia de una factura o
una nota de crédito
Seguir los productos pendientes
Departamentalizar las cuentas de
9-1
ventas, devoluciones en ventas y
costos
Calcular automáticamente el
impuesto sobre ventas
Tabla 9-1: Use esta tabla para determinar cual modulo usar cuando entre la actividad de sus
clientes.
Como lo ilustra la Tabla 9-1, es común entrar la mayor
actividad del cliente por el modulo de Facturación.
Cuando usa el modulo de Ventas, puede entrar en el cuerpo de
la transacción productos, servicios y códigos de facturas.
DacEasy usa esa información junto con la tabla de impuesto
asignada al cliente y la cuenta de interfaces, para actualizar
por usted los balances de las cuentas apropiadas en el Mayor
General.
Cuando usa el Mayor de Cuentas por Cobrar, debe seleccionar
una o más cuentas desde el catalogo de cuentas en el cuerpo
de la transacción. El Mayor de Cuentas por Cobrar es
típicamente usado para ajustar los balances de una factura.
Por ejemplo, si un cliente decide que le envíen su compra
después que la factura original fue entrada, podría usar el
modulo de cuentas por cobrar para ajustar el balance de la
factura. Podría usar el numero de la factura original, debitar
las cuentas por cobrar y acreditar la cuenta de ingreso por
envíos.
Trabajando Con Clientes - Lista De Chequeo Mensualmente
Postear la transacción de ensamble o inventario físico.
Entrar facturas a clientes usando el modulo de Cuentas
por Cobrar, Ventas o ambos.
Generar algunas facturas recurrentes
Entrar una devolución en ventas
9-2
Capitulo 9: Trabajando con Clientes
Entrar algún pago de un cliente por el modulo de Banco.
Imprimir el reporte de Pendientes
Llenar los pendientes cuando reciba la mercancía
Imprimir el diario para cada modulo con transacciones
no posteadas.
Postear cada modulo.
Nota: debe postear cada periodo de Compras antes de Ventas.
Purgue transacciones viejas, y ordenes pendientes que
no son útiles.
Genere los cargos financieros e imprima los estados
financieros.
Corra la rutina de fin de periodo de Cuentas por Cobrar
Vinculando las notas de los clientes con los registros
Usando el modem
Viendo la transacción histórica de un cliente
Preguntas a clientes.
9-3
Usando El Mayor De Cuentas Por
Cobrar
Use el Mayor de Cuentas por Cobrar para actualizar los
balances de los clientes. Puede entrar toda la actividad del
cliente en el Mayor de Cuentas por Cobrar, sin embargo es
más común entrar normalmente la actividad del cliente por él
modulo de facturación y usar el Mayor de Cuentas por Cobrar
para ajustar entradas. Tal como, ajustar entradas de pólizas de
seguros después que la factura ha sido posteada o agregar un
servicio por un cheque devuelto. No puede entrar
transacciones que afecten inventario, ni imprimir facturas en el
Mayor de Cuentas por Cobrar.
Entrar Una Transacción De Cuentas Por Cobrar
1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú
Transacción. El cuadro de dialogo de Transacción de
Cuentas por Cobrar se despliega.
2. Presione Enter en el campo numero y el siguiente
numero disponible será asignado.
9-4
3. Digite el código del cliente o presione Buscar para
seleccionarlo desde la lista desplegada.
4. Selecciona el tipo de transacción, DacEasy actualiza el
balance del cliente basado en la selección de este campo.
Factura. Seleccione este tipo de transacción para entrar
una nueva factura para el cliente e incrementar su
balance.
Cargo. Seleccione este tipo para incrementar el balance
del cliente.
Abono. Seleccione este tipo para disminuir el balance de
una factura ya existente.
5. Entre un numero en el campo Factura.
6. Edite la fecha y las opciones que se muestran en el área
de Información de Factura.
Nota: La fecha en la información de la transacción es usada como fecha para el
Posteo.
7. Entre cada cuenta y el monto de debito o crédito en el
8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los
débitos y créditos deben ser iguales antes de salvar la
transacción.
9-5
Detrás de Escena
Cuando salva una transacción de Cuentas por Cobrar,
DacEasy actualiza los siguientes archivos:
El encabezado y el detalle de las Cuentas por Cobrar
transacción como no posteada. Puedes imprimir el Diario
de Cuentas por Cobrar para ver la nueva transacción.
Actualiza las facturas abiertas. Estas informaciones están
impresas en el reporte de Vencimiento de Cuentas por
Cobrar, este reporte marca las transacciones no
posteada con un asterisco (*).
Actualiza el historial del cliente si eligió rastrear estas
informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias
del Sistema.
Temas de ayuda relacionados.
Editando transacciones de Cuentas por Cobrar.
Borrando transacciones de Cuentas por Cobrar.
9-6
Verificando Transacciones Del
Mayor De Cuentas Por Cobrar
Después de entrar una serie de transacciones al Mayor de
Cuentas por Cobrar, imprima el Diario de Cuentas por Cobrar
para verificar las entradas antes de postear. Imprimir el diario
es un requerimiento a menos que cambie lo predefinido en la
caja de dialogo Opción del Mayor (Pulse Mayor desde la caja
de dialogo de Preferencia del Sistema). Nosotros
recomendamos que Usted siempre imprima el diario antes de
postear. Así localiza y corrige los errores en las entradas antes
de postearlas y así será mucho más fácil corregir los errores
antes de ser posteadas.
Como imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar.
1.
Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú
Diarios. El cuadro de dialogo del Diario de Cuentas
por Cobrar se despliega.
2. Seleccione Diario como tipo de reporte
3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la
fecha se despliega. Todas las transacciones dentro de ese
periodo serán impresas en el diario.
9-7
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Mayor de
Cuentas por Cobrar para información detallada de cada
campo.
4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de disposición de
reporte se despliega.
5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar.
9-8
Posteando El Mayor De Cuentas Por
Cobrar
La rutina de Posteo actualiza los balances de las cuentas en el
catalogo de cuentas y en el Mayor General. Hay reglas fijas
cuando postea; sin embargo, es más fácil localizar errores si
postea frecuentemente. Si su negocio mueve un gran volumen
de actividad, puede decidir postear diario. Por otra parte,
puede postear semanal o mensual. Puesto que el proceso de
Posteo actualiza el Mayor General, debe de imprimir sus
reportes para que ser incluidos en la actividad mas reciente .
Con el Posteo actualizan las transacciones de Mayor General.
Por consiguiente, no tiene que correr la rutina de Posteo de
Mayor General después de postear las Cuentas por Cobrar.
Puede crear una transacción de Mayor General, tanto detallada
como sumarizada, dependiendo de la opción que seleccionó en
el cuadro de dialogo de Opciones del Mayor.
Idea: Si elige desabilitar Procesando Transacción en la caja de
dialogo de Opciones del Mayor, DacEasy salta las transacciones
con problemas durante el Posteo y lista todos los errores
después de completarse el Posteo. Usted debe corregir el
problema para esas transacciones, imprima el nuevo diario y
postee esas transacciones separadamente.
Postear Las Cuentas Por Cobrar
Asentar. El cuadro de dialogo Asentando Cuentas por
Cobrar se despliega.
9-9
IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear.
Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder.
Pulse en Backup desde el cuadro de dialogo
Asentando Cuentas por Cobrar para accesar el
cuadro de dialogo Respaldar/Restaurar Archivo.
Pulse en Ayuda para asistencia mas amplia.
2. Entre la fecha correspondiente al periodo a postear.
Todas las transacciones para ese periodo serán
posteadas.
3. Seleccione No en la opción Purgar Transacciones
después de Posteo para conservar el registro de las
transacciones.
4. Pulse Aceptar. Cada transacción al mismo tiempo
están siendo posteadas. La ventana Resultado
Posteo se despliega cuando el proceso es completado.
Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su Backup,
corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso
de Posteo. Refiérase al Capitulo 3, “Iniciando” para mas información corriendo el
utilitario de archivos.
5. Pulse Continuar para retornar al menú principal.
9-10
Idea: Para ver cada transacción de Cuenta por Cobrar
en el Reporte de Actividad del Mayor General, debe
elegir Si en el campo Postear Información en Detalle al
Mayor General en la caja de dialogo Opciones del
Mayor en Preferencias del Sistema.
Detrás de escena.
Cuando postea el mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy
ejecuta la siguiente contabilidad detrás de escena:
DacEasy debita las Cuenta por Cobrar y acredita la cuenta
deseada si escoge Factura o Cargo en el campo Tipo.
DacEasy acredita las Cuenta por Cobrar y debita la cuenta
deseada si escoge Abono en el campo Tipo.
Además, cuando postea las transacciones del Mayor de
Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes
archivos:
En el Catalogo de Cuentas se incluye los nuevos balances.
DacEasy actualiza el período y los balances actuales así
como la cuenta madre a cual fluyen las cuentas. Imprima
todos los reportes financieros para ver los cambios en los
del Mayor General con una transacción resumida o
detallada, dependiendo de su preferencia. El código de
diario para la transacción que se postea al mayor general es
AR. Imprima el reporte de Listado del Mayor General para
ver la transacción.
histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de
Clientes para ver los cambios en los balances actuales.
9-11
DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado
de Cuentas.
DacEasy actualiza las transacciones del mayor de Cuentas
por Cobrar como posteadas. Puede imprimir el Listado del
Mayor de Cuentas por Cobrar para ver las transacciones
posteadas.
Reversión del posteo de las transacciones de cuentas por
cobrar
9-12
Usando El Modulo De Ventas
Probablemente entrara un gran numero de actividad del cliente
por el modulo de Ventas. Si desea seguir el inventario o
imprimir las facturas, debe entrar sus facturas por el modulo
de Ventas. Para un listado adicional de beneficios, refiérase a
la Tabla 9-1.
La información que requiere para usar el modulo de Ventas
(por ejemplo, clientes, tabla de impuestos, termino) es
explicado en el Capitulo 5 “Configurando”, además podría
escoger seguir sus vendedores usando el código de facturas.
Aunque no se requiere esta información.
Entrando Vendedores
Puede seguir la ejecución de cada vendedor entrando el código
del vendedor en cada factura al mismo tiempo que el
empleado realiza una venta. Puede usar esta información para
el calculo de comisiones o revisar las ventas.
Agregar O Editar Un Vendedor
1. Seleccione Vendedor desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Vendedor se despliega.
9-13
2. Entre el código para identificar el vendedor. Para editar
un vendedor existente, entre el código o clic en Buscar
y seleccione el código desde la lista que se despliega
3. Complete cada campo
Ninguno de eso campos actualiza el histórico del
vendedor, por consiguiente no es requerido. Sin
embargo, los campos son usados cuando crea un reporte
de clientes por vendedor.
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar
Vendedor para descripción detallada de cada campo.
4. Pulse en Aceptar para agregar el vendedor.
Temas de ayuda relacionados
Ver y editar el histórico de un vendedor
Borrar un vendedor.
9-14
Entrando Códigos De Ventas
Entre Códigos de Ventas para cada articulo que quiere incluir
en las facturas que no están clasificadas como productos o
servicios. Por ejemplo, ventas y tratamientos. Cuando usted
postea una factura que incluye código de Ventas, DacEasy
actualiza la cuenta especificada en el código.
Editar o Agregar Un Código De Ventas
1. Seleccione Código de Facturación desde el menú
Edición. El cuadro de diálogo de Código de Facturas
se despliega.
2. Entre el código para identificar el código de factura que
quiere agregar. Si esta editando un código de factura
existente, entre el código o pulse en Buscar y seleccione
el código de la lista que se despliega.
El campo cuenta es requerido y se actualiza cada vez
que postee una transacción de Ventas que incluya ese
código.
9-15
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar
Código de Ventas para información detallada de cada
campo.
4. Pulse Aceptar para salvar el código de Ventas.
Borrar un código de Ventas
9-16
Entrando Facturas
Puede entrar productos, servicios y códigos de Ventas en el
cuadro de diálogo Facturación en el modulo de Ventas.
Puede escoger una pantalla diseñada para un negocio basado
en inventario o servicios. Haga su selección en el cuadro de
diálogo Preferencias del Sistema. Los siguiente pasos explican
como crear una factura en el modulo de facturación usando la
pantalla basada en inventario.
Entrar Una Factura
1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y
entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo
Entrar Facturas se despliega.
2. Si deja que DacEasy asigne el numero, presione Enter
en el campo numero de factura y DacEasy asigna el
siguiente numero de factura disponible.
9-17
Si escoge asignar su propio numero en el cuadro de
diálogo Editar Formularios entre el numero único de
transacción.
transacción, y entonces pulse Aceptar para avanzar al
área de detalle de la factura.
4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura con
las unidades ordenadas y vendidas y sus montos. Puede
incluir los siguientes artículos:
Productos. Digite el código del producto, o presione
Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.
Códigos. Entre el código de facturación, digite C
seguido por un espacio y luego el código, o presione
Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.
Mensaje. Si utiliza con frecuencia mensajes, digite M
seguido por un espacio y el código del mensaje, o
presione Buscar para seleccionarlo desde la lista
desplegable.
Servicios. Digite el código del servicio, o presione
Buscar y luego seleccione Servicios para que escoja el
código del mismo.
Artículos detallados. Presione Buscar y seleccione
Articulo Maestro y escoja el código del articulo. Luego
aparecerá una lista con diversos artículos para que
escoja el articulo de detalle que desee seleccionar.
Descripción. Si desea incluir una línea de descripción,
digite D y presione Enter. El cursor avanza al campo
Descripción donde podrá introducir hasta 40 caracteres
para el texto.
Mensajes ocultos. DacEasy permite introducir textos
libres en el cuerpo de una transacción de facturación y
9-18
presentarla por pantalla pero no en formato de
impresión. Para incluir mensajes ocultos, digite H y
presione Enter. El cursor avanza al campo Descripción
donde puede digitar hasta 40 caracteres.
5. Entonces pulse Aceptar para avanzar al pie de la
factura.
6. Puede editar el monto de impuesto si es necesario, si el
cliente paga de contado cada vez que le vende, entre el
monto recibido en el campo De Contado y una referencia
del pago en el campo Referencia del Avance.
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Facturas para la descripción de cada campo.
7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor
General es actualizado cuando postea la transacción.
Detrás de Escena
Cuando graba una factura, DacEasy realiza los siguientes
pasos:
El encabezado y el detalle de la factura incluyen la nueva
transaccion. DacEasy marca la transacción como no
posteada. Imprima el Diario de Ventas para visualizar la
transacción creada.
DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el
Estado de Cuentas. El Reporte de Vencimiento
presentan las transacciones no posteadas con un
asterisco (*).
9-19
Actualiza el archivo de Productos si la transacción incluye
productos.
DacEasy añade informaciones de venta al historial del
vendedor si seleccionó rastrear estas informaciones en el
cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.
DacEasy actualiza el archivo de Numeros Seriales si el
producto o el servicio introducido esta serializado.
DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si
seleccionó rastrear esta información en el cuadro de
dialogo de Preferencias del Sistema.
Tópicos De Ayuda Relacionados
Editar facturas
Borrar facturas
Ensamblando productos desde el cuadro de diálogo
Facturas
Ensamblando un Kit sobre una transacción de factura
Entrar números seriales sobre una factura
9-20
Entrando Facturas Recurrentes
Use la característica de facturas recurrentes en DacEasy
Contabilidad para clientes que factura sobre una base regular.
Entre la factura una vez, entonces genere una nueva factura
desde la original tantas veces como lo necesite. DacEasy
genera facturas recurrentes de acuerdo al grupo de facturas
asignándose en el cuadro de diálogo Editar Clientes. El grupo
de facturas es un grupo de clientes para quien usted quiere
generar facturas a un mismo tiempo. Puede crear y generar
tantas facturas como necesite.
Entrar Una Factura Recurrente
1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Facturas. El
cuadro de diálogo Entrar Facturas Recurrentes se
despliega.
9-21
2. Presione Enter en el campo numero y entonces
seleccione el próximo numero asignado.
3. Complete los campos en el encabezado de la
transacción, y entonces pulsar Aceptar para avanzar
al detalle de la factura.
Idea: Deje el campo código del cliente en blanco si
quiere generar esa factura para múltiples clientes.
4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura.
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Facturas Recurrentes para descripción detallada de
cada campo.
5. Pulse en Aceptar para salvar la transacción.
9-22
Generando Facturas Recurrentes
La rutina de generar facturas recurrentes permite que usted
genere sus entradas de facturas recurrentes. Puede generar
facturas recurrentes por código de cliente o por grupo de
clientes.
•
Cuando genera facturas recurrentes por grupo de
facturas, puede dejar el campo numero de transacción en
blanco o puede pegar él numero de factura que quiere
generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco,
DacEasy genera todas las facturas recurrentes a que había
asignado códigos de clientes, donde el código del cliente en
la factura recurrente es un miembro del grupo de facturas
escogidas para generarse.
Por ejemplo, suponga que quiere generar facturas para el
grupo de factura GOLD, que consta de un total de 30
clientes. Entro 20 facturas recurrentes con código de
clientes asignados. De esas 20 facturas recurrentes, asigno
10 para ser miembros del grupo de facturas GOLD, 5 para
otros clientes y 5 a ningún grupo (El campo código del
cliente esta en blanco).
Cuando genera la factura para el grupo de facturas GOLD y
deja el campo Numero de Transacción en blanco, solo las
10 facturas hechas fuera del grupo de facturas GOLD se
genera.
DacEasy genera las facturas que selecciono para cada
miembro del grupo GOLD si pega uno de los números de
facturas sin un código de cliente en el campo Numero de
Transacción.
9-23
•
Cuando genera la factura por código de cliente, dejar el
campo Numero de Transacción en blanco o pegar el numero
de factura que quiere generar dentro del campo. Si el
campo esta en blanco, DacEasy localiza la factura con el
código de cliente y genera la factura. Sin embargo no
puede tener múltiples facturas con el mismo código de
cliente. Si quiere generar múltiples facturas para un cliente,
debe dejar el campo Código de Cliente en blanco cuando
entra las facturas.
Además de eso, si pone el numero de factura en el campo
Numero Transacción, usted puede generar la factura para
cada cliente. Usted puede hacer esto dejando el campo
Código Cliente en blanco.
Generar Una Factura Recurrente
1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Facturas. El
cuadro de diálogo de Generación Facturas Recurrentes
se despliega
9-24
2. Entre la fecha para asignar la generación de factura(s)
3. Seleccione el Grupo de Facturas para generar un grupo
de clientes o seleccione Clientes para generar facturas
de un cliente en especifico.
4. Si escoge seleccionar su propio numero en el cuadro de
dialogo Configurar Formularios, asigne el primer
numero de factura para que el número sea asignado en
el campo Numero de Factura.
IDEA: Pulse en Ayuda desde el cuadro de dialogo
Generar Facturas Recurrentes, para información mas
5. Pulse Aceptar. Una transacción es agregada al archivo
de facturas por cada factura recurrente que cayo dentro
del rango entrado.
•
•
•
•
Editar facturas recurrentes
Borrar facturas recurrentes
Editar facturas generadas
Borrar facturas generadas
9-25
Entrando Devoluciones De Ventas
Puede acreditar la cuenta de un cliente en el modulo de
Cuentas por Cobrar o el modulo de Ventas. Si quiere incluir
inventario o servicios en el crédito o imprimir la nota de
crédito, debe aplicar el crédito por el modulo de Ventas. Los
siguientes pasos explican como entrar un crédito como una
devolución en ventas en el modulo de Ventas.
Entrar Una Devolución de Ventas
entonces seleccione Devolución de Ventas. El cuadro
de dialogo Entrar Devolución de Ventas se despliega.
2. Si esta dejando que DacEasy asigne el numero de
factura, presione Enter en el campo Numero de
Devolución y DacEasy asigna el siguiente numero de
factura disponible.
9-26
Si elige asignar su propio numero en la caja de dialogo
Configuración de Formularios, entre el numero de
factura original.
transacción. Entre el numero de la factura original en el
campo Mi #.
4. Pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la
factura.
5. Entre cada articulo devuelto (como un numero positivo)
en el área de detalle de la factura.
6. Pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.
7. Edite el monto del impuesto si es necesario
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Devoluciones en Ventas, para una descripción mas
8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor
General es actualizado cuando postea la transacción.
Detrás de Escena
Cuando se graba una devolución en ventas, DacEasy realiza
los siguientes pasos:
Los archivos de Encabezado y Detalle de Factura
transacción como no posteada. Imprimiendo el Diario de
Ventas se puede ver la nueva transacción.
9-27
DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los
Estados de Cuentas. Un asterisco próximo al código en
el Reporte de Vencimiento indica que la transacción no
esta posteada.
DacEasy actualiza el archivo de productos si la
transacción los incluye.
DacEasy añade las informaciones de devolución de
ventas al archivo de vendedores si escogió rastrear estas
informaciones desde el cuadro de dialogo de
Preferencias del Sistema.
DacEasy actualiza el archivo de Números Seriales si el
producto o el servicio introducido esta serializado.
DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si
seleccionó rastrear esta información en el cuadro de
dialogo de Preferencias del Sistema.
•
•
•
•
•
Editar devolución en ventas
Borrar devolución en ventas
Entrando conjunto de ensambles o transacciones de
facturas
Entrar números seriales en transacciones de Ventas
Entrar una devolución a un cliente.
9-28
Imprimir Formularios De Facturas
Una ventaja de usar el modulo de Ventas es que tiene la
habilidad de imprimir formularios de facturas así como notas
de crédito (devolución en ventas). Debe imprimir todas las
facturas y las devoluciones en ventas antes de postear las
ventas (a menos que lo haya seleccionado en el cuadro de
dialogo Preferencia de Sistema). Puede imprimir en papel en
blanco o en formulario pre-impreso, usando una planilla
standard o su propio formulario.
Puede imprimir formulario de facturas desde el punto de
entrada de la factura o imprimirlas por lotes. Para imprimir
desde el punto de entrada, Pulse en el botón Imprimir desde el
pie (ultima línea) de la transacción. Los siguientes pasos
explican como imprimir formularios de facturas por lotes.
Imprimir Facturas
1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú
Transacción, entonces seleccione el formulario desde el
sub-menu que se despliega.
IDEA: El formulario se imprime de acuerdo el formato
actual. Para información sobre seleccionar un formato
diferente, refiérase al Capitulo 5, “ Configurando”.
2. Completa cada campo.
Nota: Si ha reprocesado un formulario anteriormente, debe seleccionar No en el
campo Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.
IDEA: Pulse Ayuda para descripción detallada de cada
campo.
9-29
3. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de
imprimir el formulario.
•
•
Imprimiendo Etiquetas de Envío
Alinear el papel Continuo en la Impresora
9-30
Verificando Transacciones De
Ventas
Después de entrar una serie de transacciones de Ventas, le
requerirá imprimir el Diario de Ventas para verificar la
exactitud de las entradas antes de postear. Aunque puede
cambiar este requerimiento en el cuadro de dialogo Opciones
del Mayor, pero nosotros recomendamos fuertemente
imprimir el Diario antes de postear. Este paso parece tiempo
consumido al principio, pero el tiempo consumido corrigiendo
errores antes de Posteo es mucho menor que el tiempo
consumido para reversar entradas después de Posteo.
Imprimir El Diario De Ventas
1. Seleccione Facturación desde el menú Diarios. El
cuadro de diálogo Diario de Facturación se despliega.
2. Seleccione Diario como tipo de reporte.
3. Complete el campo fecha. El periodo asociado con la
fecha se despliega. Todas las transacciones no
9-31
posteadas dentro del periodo serán impresas en el
Diario.
IDEA: Pulse Ayuda desde el menú Diario de
Facturación para descripción detallada de cada campo.
4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de Disposición del
5. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar.
9-32
Posteando Ventas
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la
actividad entrada por el modulo de Ventas, además actualiza
los balances de las cuentas. Archivos adicionales son
actualizados dependiendo de la información entrada. Por
ejemplo, si incluye productos en una factura el archivo
producto es actualizado.
No hay ninguna regla de cuando postear, sin embargo, es más
fácil localizar los errores si postea con frecuencia. Si su negocio
tiene un amplio volumen de actividad, podría decidir postear
diariamente. Por otra parte, puede solo necesitar postear
semanal o mensualmente. Puesto que el proceso de Posteo
actualiza el Mayor General, antes imprima los reportes que
incluyen la actividad mas reciente.
Para Postear Ventas
1. Seleccione Facturación desde el menú Asentar. El cuadro
de diálogo Asentando Facturación se despliega.
IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no
tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse
Backup desde el cuadro de dialogo Asentando
Facturación para accesar el cuadro de dialogo
9-33
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda para asistencia
más amplia.
Nota: El campo fecha para el Posteo para los primeros periodos contiene transacciones de
compras y facturación sin postear. Debe postear en orden primero las compras y luego
las ventas para el mismo periodo.
2. Seleccione No en Purgar Transacciones, para conservar el
registro de transacciones después del Posteo.
3. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según esta
siendo posteada. El Resultado Del Posteo se despliega
cuando el proceso de Posteo es completado.
Nota: si el total de débitos no es igual al total de créditos,
restaure su Backup, corra recobrar y verificar a sus datos, y
entonces repita el proceso de Posteo, Refiérase al Capitulo
3, “ Iniciando” para mas información de como correr
utilitario de archivo.
Detrás de Escena.
Cuando postea las ventas DacEasy realiza las siguientes
operaciones detrás de escena.
DacEasy debita las Cuentas por Cobrar por el total de la venta.
DacEasy debita los Costos de Ventas por el valor de los
artículos vendidos.
DacEasy acredita el Inventario por el valor de los artículos
vendidos.
9-34
DacEasy acredita las Ventas por el total de la venta sin incluir
el impuesto.
DacEasy acredita el Impuesto por Obligación de Ventas por el
valor del impuesto de ventas.
Cuando se postea, DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en las
cuentas. DacEasy actualiza los campos este período y
balance actual de las cuentas, así como también la cuenta
madre de cada cuenta afectada. Imprima todos los
reportes financieros para ver los cambios en los balances de
las cuentas.
del Mayor General con una transacción resumida posteada.
Esta transacción es un neto total de débitos y créditos para
cada cuenta afectada. El código de diario para la
transacción, con el cual se postea al mayor general, es BL.
Imprima el Listado del Mayor General para ver la
transacción resumida.
histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de
Clientes para ver el cambio en el balance actual.
DacEasy actualiza el archivo de producto si la transacción
incluye productos. Además, actualiza el histórico del
producto.
DacEasy actualiza la información histórica en el archivo de
Servicios.
DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los
Estados de Cuentas.
9-35
DacEasy actualiza el archivo de Encabezado y Detalle de
Factura, marcando la transacción como posteada. Imprima
el Listado de Facturación para ver las transacciones
posteadas.
Reversando transacciones de ventas posteadas
9-36
Siguiendo Artículos Pendientes
Con DacEasy usted puede seguir los artículos pendientes y
completar esas ordenes cuando los artículos son recibidos
dentro del inventario. Debe configurar el sistema para seguir
las artículos pendientes siguiendo dos pasos:
Paso 1: Seleccione Normal en Tipo Inventario sobre
cada campo del cuadro de diálogo de Editar Producto.
Nota: puede seguir las ordenes pendientes configurándolo como Negativo, pero tiene
que editar manualmente el campo enviado cuando facture el producto para afectar el
campo pendiente.
Paso 2: Seleccione Si en el campo Seguir ordenes
pendientes de clientes en el cuadro de diálogo
Preferencias del Sistema.
Cada vez que postee las facturas, DacEasy pone los artículos
pendientes en el archivo Pendientes. Cuando recibe los
artículos, puede llenar las ordenes pendientes. Llenando una
orden pendiente crea una nueva factura para el cliente.
Imprima el Reporte de Estatus Pendiente para ver la situación
de cada orden pendiente. El reporte incluye el numero de la
factura, fecha de factura, código del cliente, código de
producto, cantidades ordenadas, pendiente, recibida y
disponibilidad actual.
Imprimir El Reporte De Estatus De Artículos Pendientes
1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Estado de
Pendientes. El cuadro de diálogo se despliega.
9-37
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo de
Disposición del Reporte
4. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar para
9-38
Llenando Artículos Pendientes
Cuando entra facturas, DacEasy crea un pendiente a la vez que
un producto con tipo de inventario Normal es ordenado y la
cantidad es mayor a la disponible. Puede también reducir el
campo enviado creando un pendiente para productos con tipo
de inventario negativo. Si quiere seguir los artículos
pendientes, selecciones Si en el campo seguir artículos
pendientes de clientes en el cuadro de dialogo Preferencias
del Sistema. El archivo pendiente es actualizado cuando
postea facturas con artículos pendientes. Use la rutina llenar
pendientes a facturas para esos artículos una vez ellos son
recibidos dentro del inventario.
Llenar Pendientes
entonces seleccione Llenar Pendiente. El cuadro de
dialogo Pendiente se despliega.
9-39
2. Seleccione Cliente para llenar un pendiente de un
cliente o Producto para llenar un pendiente de un
producto en particular.
3. Entre el código de cliente o producto. Si no existen
pendiente para el código seleccionado, se despliega el
siguiente mensaje de error “No existen pendientes para
este Cliente/Producto.”
4. Si no se despliega ningún error, complete cada campo en
el área de encabezado de la transacción y avance al área
de detalle de la transacción. Cada factura conteniendo el
código de cliente o producto se despliega.
5. Entre la cantidad enviada para cada factura. Si no tiene
suficientes unidades, el siguiente mensaje de error se
despliega, “Producto actualmente agotado”.
IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo
Pendientes para descripción detallada de cada campo.
6. Pulse Aceptar para llenar los artículos Pendientes.
DacEasy crea una factura no posteada para el cliente.
El campo Su # de la nueva factura contiene la palabra
Pendiente y el campo Mi # despliega la fecha de
generación con formato AAMMDD.
•
Purgar Artículos Pendientes.
9-40
Reportes De Cuentas Por Cobrar
DacEasy para Windows incluye un numero de reportes que
puede imprimir para ver la actividad del cliente. El reporte
comúnmente mas usado se explica a continuación.
Imprimir Los Estados De Clientes
DacEasy permite que imprima estados para clientes. Puede
personalizar la impresión de los estados en papel plano o en
formularios pre-impresos.
Imprimir Estados Del Cliente
Reportes, y seleccione Estados de Cuenta. El cuadro
de diálogo Estados de Cliente se despliega.
9-41
Nota: el estado del cliente se imprime usando el formulario por defecto. Para editar
un formato o seleccionar uno nuevo, refiérase al Capitulo 5 “ Iniciando”.
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dialogo de
Nota: Si escoge Selección en el campo Alcance, la ventana Selección Registro se
despliega. Pulse Selección para fijar la selección del estatus de clientes. Puede
también pulsar Mas Copias o Menos Copias para editar el numero de copias a
imprimir. Pulse Proceso para accesar el cuadro de dialogo Disposición del Reporte.
Imprimiendo El Reporte Saldos Por
Vencimiento Cuentas Por Cobrar.
El Reporte de Saldo por Vencimiento de Cuentas por Cobrar
permite ver el total que cada cliente le debe. El calendario de
vencimiento muestra cuales facturas están vencidas y cuales
todavía no están vencidas. Puede modificar el calendario de
vencimiento de acuerdo a sus necesidades. Todas las
facturas, pagos débitos y créditos no posteadas aparecen en el
reporte. Puede excluir todas las facturas pagadas
seleccionando No en la opción Incluye facturas pagadas desde
el cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento.
Puede también correr la rutina de Fin de Periodo para eliminar
las facturas pagadas. Si no ha limpiado ningún pago, refiérase
a la guía problemas en Ayuda en línea.
9-42
Imprimir Reporte De Saldos Por Vencimiento
Reportes, y entonces seleccione Antigüedad. El
cuadro de dialogo Reporte de Saldos por
Vencimiento se despliega.
2. Complete los campos apropiados
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo
Disposición de Reporte.
•
•
•
•
Imprimir cartas
Imprimir Etiquetas
Imprimir Listados
Alinear el papel continuo para imprimir.
9-43
Fusionando Información del Cliente
con Microsoft Word
La estructura de DacEasy permite la integración con Microsoft
Word, ya que permite emigrar los datos de los clientes a
documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta característica para
crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus
clientes. Puede enviar email o puede imprimir esos
documentos directamente desde DaEasy o accesar los
documentos desde Word.
Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.
Como combinar datos de clientes con un documento de
Microsoft Word.
1.
Muestre los datos de un cliente en la pantalla de Editar
la pantalla de
Clientes, haga clic en Correspondencia
Trabajos de Combinar Correspondencia Directa se
despliega.
2.
Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para
9-44
3.
4.
5.
6.
compañía.
correspondencia.
Digite la fecha de cierre.
Complete las opciones restante.
para enviarlo a un
9-45
Como combinar los registros de varios clientes a un archivo
de Word
1.
Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú
Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia.
La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se
despliega.
2.
Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para
seleccionar uno existente.
3.
9-46
4.
5.
6.
compañía.
correspondencia.
Complete cada campo en el área de Opciones
Filtrar/Ordenar.
para enviarlo a un
9-47
Capitulo 10
Trabajando con Inventario
El inventario es un activo importante en todos los negocios y
necesita ser estrechamente monitoriado. Si entra la
información del producto como se describe en el capítulo 5,
“Configuración” ya debe estar informado de las poderosas
funciones de control de Inventario disponibles en DacEasy
Contabilidad para Windows. El capítulo 8 le muestra como
incrementar niveles de inventario registrando compras desde
sus suplidores. El capítulo 9 “Trabajando con clientes” muestra
como reduce los niveles de inventario vendiendo productos a
sus clientes. Este capítulo explica como ajustar niveles de
inventario ensamblando productos y registrando el conteo de
inventario Físico.
Use el módulo de Ensamble si fabrica productos en su negocio
(productos terminados) para productos individuales
(componentes) DacEasy ajusta los niveles de inventario de
acuerdo a la disminución del valor disponible de cada
componente e incrementa el valor disponible de cada producto
terminado.
En ocasiones, necesita ajustar el inventario contado del
sistema para igualar su conteo en el inventario Físico. Los
artículos deteriorados, despojados o robados, pueden causar
10-1
discrepancia entre el conteo Físico y el conteo del sistema.
Puede hacer un ajuste con el módulo de Inventario Físico y
conciliar el inventario del sistema con el conteo físico.
Anexando notas para registros de productos
Viendo historial de transacción de producto
Reasignando precios
10-2
Capitulo 10: Trabajando con Inventario
Usando el módulo de ensamble
Cuando ensamble un producto, DacEasy toma los
componentes del inventario y los transfiere para el producto
nuevo. Los componentes pueden ser de productos y servicios.
Un componente de un producto puede tener su propia lista de
componente, además debe permitir el desensamble. Puede
desensamblar productos para regresar los componentes al
inventario.
Agregando lista de componentes
El primer paso para usar el módulo de ensamble es agregar
una lista de componentes para cada producto terminado. Una
lista de componentes es una lista de cada producto usado para
fabricar un producto y la cantidad de componente necesitada
para fabricar un producto terminado.
Para agregar o editar una lista de componentes
1. Seleccione Productos desde el menú Edición. El cuadro
de diálogo Editar Productos se despliega.
2. Entre el código de producto o pulse Buscar y seleccione
un producto desde la lista que se despliega.
3. Pulse Opciones y seleccione Lista Componentes. El
cuadro de diálogo Entrada de Lista de Componentes se
despliega.
10-3
4. Entre cada producto requerido para fabricar un producto
ensamblado y el número de unidades requeridas (basado
en la fracción de compra).
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada Lista de
Componentes para una descripción más detallada de cada campo.
5. Pulse Aceptar para salvar la lista de componentes y
regresar al cuadro de diálogo Editar Productos.
Idea: Seleccione Si en el campo Kit Ensamblado para imprimir la
lista de componente en la factura cuando el producto sea vendido.
Imprimiendo una factura de materiales
Ajuste global de lista de componentes
10-4
Entrando transacciones de
ensamble
Después de agregar una lista de componente para un
producto terminado, puede ensamblar componentes dentro de
un producto terminado usando el módulo de ensamble. Debe
tener todas las transacciones posteadas de los módulos de
Compras, Facturación, e Inventario Físico antes de entrar una
transacción de ensamble. En adición, Control de Costo, Punto
de Ventas y Toma de Pedidos deben estar posteados si están
en interface con esos programas adicionales.
Para entrar una transacción de ensamble
1. Seleccione Ensamble desde el menú Transacción. El
cuadro de diálogo Entrada de Transacción de Ensamble se
despliega.
Nota: Todas las transacciones de Facturas, Compras e
Inventario Físico deben ser posteadas antes de entrar una
transacción de ensamble. Si recibe un error, debe Postear el
módulo especificado antes entrar al módulo de Ensamble.
10-5
2. Presione Enter en el campo Número y DacEasy asigna el
próximo número disponible a la transacción.
3. Complete los campos de información de la transacción.
4. Complete los campos de información del producto.
Seleccione Ensamblar para fabricar el producto. Para
anular un producto terminado seleccione Desensamblar.
5. Avance el área de detalle de la transacción. Cada
componente requerido para fabricar un producto terminado
se despliega junto con el número de unidades disponibles,
necesitado y faltante.
6. Si un número se despliega en el campo Faltante, puede
anular la cantidad escribiendo en el campo Sobrepasa.
Cuando una transacción es posteada, DacEasy solo reduce
el número de unidades disponible desde las cantidades de
los componentes anulados.
10-6
Importante: No desensamble un producto si lo ensambla
con un componente anulado. Haciendo esto causa un
número incorrecto de unidades para los componentes;
DacEasy regresa el número total de unidades para los
componentes anulados para el inventario, con respecto al
número usado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada de
Transacción de Ensamble para una descripción más
7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Las unidades
encargadas para cada componente incrementan para las
transacciones de ensamble.
Editando transacciones de ensamble
Borrando transacciones de ensamble
10-7
Detrás de Escena
Cuando salve una transacción de Ensamble, DacEasy actualiza
los siguientes archivos.
DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las
unidades encargadas para los componentes de productos
terminados en una transacción de ensamble.
DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las
unidades encargadas para productos terminados en una
transacción de desensamble.
Los archivos de Encabezado de Ensamble y de Detalle
incluye la nueva transacción. Puede imprimir el Diario de
Ensamble para ver la nueva transacción.
10-8
Verificando transacciones de
ensamble
Después de ensamblar su producto terminado, imprima el
Diario de Ensamble para verificar la exactitud de las entradas
antes del posteo. Imprimir el diario antes del posteo se
requiere a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de
diálogo Opciones del Mayor (pulse Mayor desde el cuadro de
diálogo Preferencias del Sistema) Recomendamos imprimir
el diario antes de postear. Localizando y corrigiendo entradas
erróneas antes de postear es mucho más fácil corregirlas que
después de haber posteado.
Para imprimir el diario de ensamble
1. Seleccione Ensamble desde el menú Diario. El cuadro
de diálogo Diario de Ensamble se despliega.
2. Seleccione Diario como el tipo de Reporte.
10-9
3. Complete el campo Fecha. El período relacionado con esa
fecha se despliega. Todas las transacciones sin postear
dentro del período se imprimen en el diario.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario
de Ensamble para una descripción más detallada de
cada campo.
4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de
Imprimiendo el Listado.
10-10
Posteando Ensamble
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General cuando incluye
un servicio en una transacción de ensamble y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. En adición, la disponibilidad
en dinero y las unidades disponibles de sus componentes y
productos terminados son actualizados.
No hay reglas de cuando postear; sin embargo, es fácil de
localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio tiene
un alto volumen de actividad, debe decidir postear
diariamente. De lo contrario, solo necesitará postear semanal o
mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor
General, postee antes de imprimir sus reportes para incluir la
actividad mas reciente.
Para postear un ensamble
1. Seleccione Ensamble desde el menú Asentar. El
cuadro de diálogo Posteo de Ensamble se despliega.
10-11
Idea: Es importante hacer un backup antes de
postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes
de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de
diálogo Asentando Ensamble para accesar al cuadro
de diálogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse
Ayuda desde el cuadro de diálogo para información
adicional.
2. Entre la fecha que corresponde al período a postear.
Todas las transacciones sin postear para el período
son posteadas.
3. Seleccione No en el campo Borrar Transacciones
Después De Postear para retener las transacciones
después de postear.
4. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según
están siendo posteadas. Cuando el proceso es
completado se despliega la ventana Resultados del
Posteo.
Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure
su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de
datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3
“ Empezando” para mas información corriendo utilitarios de
archivos.
10-12
Detrás de Escena
Cuando postea una transacción de ensamble que incluye
servicios, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrás de
escena (internamente):
DacEasy debita la cuenta de inventario para los artículos
que han sido ensamblados. DacEasy acredita la labor
directa especificada en el cuadro de diálogo Cuenta de
Interfaces.
DacEasy acredita la cuenta de inventario para los artículos
que han sido desensamblados. DacEasy debita la cuenta
labor directa.
Cuando postea transacciones de ensamble, DacEasy actualiza
los siguientes archivos:
El catálogo de cuentas incluye una nueva cuenta de
balances si esta ensamblando artículos que incluyen
servicios. DacEasy actualiza el período y balances corrientes
de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales
reportan. Imprima todos los reportes financieros para ver
los cambios en los balances de las cuentas.
DacEasy actualiza el Encabezado de Mayor General y los
archivos de Detalle con una transacción sumarizada y
posteada. El código de diario para la transacción que postea
el Mayor General es AS. Imprima el Listado de Mayor
General para ver las transacciones sumarizadas.
DacEasy actualiza el archivo de producto con una reducción
en el inventario de componente y un incremento en el
inventario de productos terminados. Las unidades
10-13
encargadas son removidas y el costo de componentes es
transferido para el costo de productos terminados. Imprima
el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en
las unidades y dinero disponible.
DacEasy actualiza la transacción de ensamble como
posteada. Imprima el Listado de Ensamble para ver las
DacEasy actualiza el archivo Actividad Detallada de
Producto si el campo Seguir Transacción Histórica de
Producto es configurado Si en el cuadro de diálogo
Preferencias del Sistema. Vea el historial de producto desde
el cuadro de diálogo Editar Productos o imprima el Reporte
Detallado de Actividad de Producto.
Tema de ayuda relacionado.
Reversando transacciones de ensamble posteadas
10-14
Imprimiendo reportes de ensamble
DacEasy incluye los siguientes reportes de ensamble:
Reporte de Ensamble --Imprime todos los productos
con una lista de componentes para el producto.
Análisis de Componentes--Lista cada producto incluido
en una lista de componentes, el producto incluye la lista
de componente y el número de unidades requerida para
fabricar el producto.
Para imprimir reportes de ensamble
1.
Seleccione Ensamble desde el menú Reportes, y
entonces seleccione el reporte para imprimir. Un
cuadro de diálogo se despliega para que seleccione
el registro a incluir en el reporte.
2.
Complete cada campo.
Idea: Pulse Ayuda para una descripción más
3.
Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo
4.
Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar
para comenzar a imprimir.
10-15
Usando el Módulo de Inventario
Físico
Use el módulo de inventario Físico para ajustar las cantidades
de inventario en DacEasy Contabilidad para Windows que
difiere de la actual cantidad física contada. Las discrepancias
típicamente resultan de los daños, robos o errores en la
entrada de datos.
Imprimiendo hoja de conteo.
Imprima la Hoja De Conteo para ayudarlo a registrar las
cantidades de su inventario Físico. Puede imprimir Hojas de
Conteo para todos o un rango de productos.
Para imprimir hoja de conteo
1. Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y
entonces seleccione Hoja de Conteo. El cuadro de
diálogo Hoja de Contar Producto se despliega.
10-16
2. Seleccione el rango de producto para incluir o acepte lo
predefinido para incluir todos los productos en el reporte.
3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo de
10-17
Entrando cuentas de Inventario
Físico
Antes de entrar ajustes a su inventario, debe postear todas
las compras, ventas y transacciones de ensamble. Si además
está usando Control de Costo, Toma de Pedido y Punto de
Venta y algunos de esos módulos externos que estén integrado
con DacEasy Contabilidad, postee todas las transacciones en el
módulo externo para actualizar primero el inventario. Después
que todas las transacciones sean posteadas, use los siguientes
pasos para entrar el inventario Físico.
Para entrar una transacción de inventario Físico
1.
Seleccione Inventario Físico desde el menú
Transacción. El cuadro de diálogo Inventario Físico se
despliega.
Nota: Todas las compras, facturas y transacciones de ensamble
deben ser posteadas antes de accesar al cuadro de diálogo
Inventario Físico. En adición, es importante que postee Control de
Costo, Toma de Pedido, Punto de Venta si están integrados con
DacEasy Contabilidad. Si recibe un error, postee el módulo
especificado antes de entrar al módulo de inventario Físico.
10-18
2.
Entre el código del producto o Pulse Buscar y seleccione
el producto.
3.
Entre la cantidad física contada (basada en la fracción de
compra) en el campo contado. Si el producto ya existe
en la transacción, un valor se despliega en el campo
Contado. Para cambiar la cantidad contada
anteriormente, entre la cantidad para sumar o restar la
cantidad anterior. La nueva cantidad contada se
despliega en el campo Total.
Inventario Físico para una descripción mas detallada.
4.
Pulse Aceptar para salvar la transacción.
10-19
Detrás de Escena
Cuando salve una transacción de inventario Físico, DacEasy
actualiza el siguiente archivo.
El archivo de inventario Físico incluye la nueva transacción. Puede
imprimir el Diario de Inventario Físico para ver la nueva transacción.
Editando transacciones de inventario Físico
Borrando transacciones de inventario Físico
10-20
Verificando transacciones de
inventario Físico
Después de entrar sus inventarios contado, imprima el Diario
de Inventario Físico para verificar las entradas antes del
posteo. Imprima el diario antes del posteo a menos que
cambie lo predefinido en el cuadro de diálogo Opciones del
Mayor (pulse Mayores desde el cuadro de diálogo
Preferencias del Sistema). Recomendamos imprimir el
diario antes de postear de forma obligatoria. Localizando y
corrigiendo errores antes de postear es mucho mas fácil que
corregir las entradas después del posteo.
Para imprimir el diario de inventario Físico
1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Diarios. El
cuadro de diálogo Disposición de Reporte se
despliega.
2. Seleccione la salida y pulse Aceptar.
10-21
Posteando inventario Físico
El proceso de posteo actualiza el Mayor General con la entrada
en el módulo de Inventario Físico y actualiza los balances de
Inventario y Costo de Mercancía Vendida. Tiene que postear su
inventario Físico antes de entrar compras, facturas o
transacciones de ensamble.
Para postear Inventario Físico
1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Asentar.
El cuadro de diálogo Asentando Inventario Físico se
despliega.
Idea: Es importante hacer un backup antes de postear.
Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder.
Pulse Backup desde el cuadro d diálogo Posteo de
Ensamble para accesar al cuadro de diálogo
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el
cuadro de diálogo para información adicional.
2. Entre la fecha que corresponde al período posteado. Esta
fecha es usada para actualizar el Mayor General.
10-22
3. Pulse Aceptar. Cada transacción desplegada está siendo
posteada. Cuando el proceso es completado se despliega
la ventana Resultados del Posteo.
Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure
su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos d datos,
y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3
“Empezando” para mas información corriendo utilitarios de archivos.
Detrás de Escena
Cuando postea una transacción de Inventario Físico, DacEasy
realiza la siguiente contabilidad detrás de escena
(internamente):
DacEasy debita la cuenta de inventario y acredita las
cuentas apropiadas de costo de venta cuando hay es
aumento neto en inventario.
DacEasy acredita la cuenta de inventario y debita las
cuentas apropiadas de costo de venta si es una disminución
neta en inventario.
Cuando postea transacciones de Inventario Físico, DacEasy
El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de
cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances
corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a
las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes
cuentas.
10-23
DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor
General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El
código de diario para la transacción que postea al Mayor
General es IN. Puede imprimir el Listado de Mayor General
para ver la transacción sumarizada.
DacEasy actualiza el archivo de producto con un cambio en
la disponibilidad de dinero y unidades de artículos en el
ajuste. Puede imprimir el Reporte Historial de Productos
para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.
DacEasy actualiza mueve la transacción desde el archivo de
Inventario Físico.
Si selecciona Si en el archivo Seguir Historial de Transacción
de Producto en el cuadro de diálogo Preferencias del
Sistema. DacEasy actualiza el archivo Detalle de Actividad
de Producto para cada articulo entrado en el ajuste. Vea la
actividad para cada producto en el cuadro de diálogo Editar
Producto para imprimir un Reporte Detallado de Actividad
de Producto.
10-24
Entrando Ajustes de Inventario
Use la característica de Ajuste de Inventario para transferir
artículos de un almacén a otro o ajustar cantidades del
inventario en DacEasy sin afectar balances de clientes o
suplidores.
Entrar un ajuste de inventario
1. Seleccione Ajuste de Inventario desde el menú
Transacción. La pantalla de Ajuste de Inventario se
despliega.
2. Presione Enter en el campo Numero para asignar el
próximo numero disponible.
3. Edite la fecha si es necesario.
4. Seleccione el tipo de transacción.
5. Complete los campos restantes basándose en la
selección en el campo Tipo.
10-25
Incrementar. Si selecciona Incrementar en Tipo,
seleccione el producto que esta ajustando en el campo
Articulo. Digite el numero de unidades añadidas y la
cantidad. Seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando
se grabe la transacción.
Decrementar. Si selecciona Decrementar en Tipo,
seleccione el producto que esta ajustando en el campo
Articulo. Digite el numero de unidades a ser reducidas y
seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando se grabe la
transacción.
Transferir. Si selecciona Transferir en Tipo, seleccione el
producto a transferir en el campo Desde Articulo, y
seleccione el producto al que transfiere en el campo Hasta
Articulo. Digite el numero de unidades a ser transferidas.
Idea: presione Ayuda desde la pantalla de Ajuste de
Inventario para una descripción mas detallada de cada
campo.
6. Presione Aceptar para guardar la transacción. DacEasy
postea la transacción en línea.
Detrás de Escena.
Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario,
DacEasy realiza las siguientes operaciones detrás de escena
(internamente):
Nota: una transferencia no afecta los balances de las
cuentas.
DacEasy actualiza la cuenta de Inventario en el cuadro de
dialogo de Cuentas de Interface. La cuenta es debitada
cuando se selecciona como tipo de transacción Incrementar.
10-26
La cuenta es acreditada cuando se selecciona Decrementar
en tipo de transacción.
DacEasy actualiza la cuenta especificada en la transacción.
La cuenta es acreditada cuando se selecciona Incrementar
en tipo de transacción y es debitada cuando se selecciona
Decrementar.
Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario,
DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Actualiza el detalle de una transacción de producto.
Imprima el Listado de Ajuste de Inventario para ver las
transacciones.
El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de
cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances
corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a
las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes
cuentas.
DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor
General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El
código de diario para la transacción que postea al Mayor
General es IA. Puede imprimir el Listado de Mayor General
para ver la transacción sumarizada.
Editando ajustes de inventarios.
10-27
Imprimiendo reportes de
inventario
DacEasy incluye los siguientes reportes de inventario y
servicios:
Listado de Producto — Incluye toda la información en
el registro de producto sin información de balance.
Listado de Servicio— Lista toda la información de
registro de servicio e información histórica.
Listado de Precio— Lista los precios de costo y de
ventas para cada producto. Puede codificar el costo para
asegurarse que sólo las personas autorizadas tengan
acceso a esta información.
Tabla de Precio— Lista cada tabla de precio y las
condiciones que debe conocer para recibir la tabla de
precio.
Reporte Histórico— Accese a la opción Reporte de
Actividad para imprimir un reporte que liste cada
producto con balance e información histórica.
Detalle de Actividad --- Un rastro de auditoria del
movimiento de producto. Lista cada producto y las
transacciones que incluye cada producto.
Reporte de Alerta--- Lista cada tope de producto o
baja hasta la mínima cantidad especificada para el
10-28
producto, las unidades disponibles y la cantidad para
reordenar.
Hoja de Conteo-- Lista la información acerca de cada
producto, incluyendo la fracción, y un espacio para
registrar el número actual de unidades y cualquier nota.
Para imprimir reportes de inventario
1.
Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y
seleccione el reporte a imprimir. Un cuadro de diálogo se
despliega para que seleccione el registro a imprimir.
2.
Complete cada campo.
Idea: Pulse Ayuda para una descripción más
3.
Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo
4.
Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para
Temas de Ayuda relacionadas
Imprimiendo etiquetas.
10-29
Capítulo 11
Banco
DacEasy Contabilidad para Windows incluye un poderoso
módulo de Banco que permite registrar recibos, pagos y
entonces reconciliar la actividad de su estado bancario. Si esta
dando seguimiento a sus cuentas por cobrar y cuentas por
pagar, puede aplicar los pagos a las facturas apropiadas
usando el módulo de Banco.
Usando este módulo, debe identificar por lo menos una cuenta
conciliable en su catálogo de cuentas.
Si esta usando la estructura de un catálogo de cuentas
ejemplo, puede poner como cuenta conciliable la 11021.
Si esta usando su propia estructura de catálogo, designe una
cuenta de activo tal como la cuenta bancaria, como
conciliable.
Entre, imprima y asiente sus transacciones de banco en un
cierto orden. Use la siguiente lista de chequeo como una guía
general para procesar las actividades diarias de banco.
11-1
Lista De Chequeo Módulo De Banco
Actualizar Cuentas por Pagar entrando transacciones en
el módulo de Compras, Cuentas por Pagar o ambos.
Actualizar Cuentas por Cobrar entrando transacciones en
el módulo de Ventas, Cuentas por Cobrar o ambos.
Imprimir reporte de Pagos, para priorizar los pagos a
Suplidores.
Entre pagos para saldar facturas o, para pagos sin
facturas o aplicar un pago afectando directamente una
cuenta del Mayor General.
Hacer ajustes necesarios, por ejemplo, aplicar un avance
a una factura.
Generar algún pago recurrente.
Imprimir cheques computarizados.
Imprimir Diario de Banco para el período a ser posteado.
Hacer Copia de seguridad (Backup) de sus datos.
Postear el módulo de banco para el período (sino fue
seleccionado el posteo en línea)
Imprimir registros de cheques.
Imprimir la Conciliación Sumarizada. Use este resumen
para ayudar a conciliar su estado bancario que recibe de
su banco.
Conciliar el estado bancario para cada mes.
11-2
Capítulo 11: Banco
Editando contador de banco
11-3
Entrando Recibos
Use el cuadro de diálogo de Recibos/Depósitos para entrar
los depósitos a su cuenta de banco. Cuando entra un depósito
en el banco, debe usar el cuadro de diálogo Recibos, para
entrar la transacción si quiere usar la función conciliación para
conciliar su estado bancario con los datos mantenido en
DacEasy Contabilidad para Windows.
Cuando entra un recibo, el detalle de la transacción dependerá
del tipo de recibo a entrar. Una lista de facturas abiertas se
desplegara si esta registrando un recibo desde un Cliente o
Suplidor tipo abierto o balance acumulado. Aplique el recibo a
la factura apropiada.
Cuando selecciona MG en el campo Pagado Desde o selecciona
un cliente o Suplidor tipo De Contado, usted entrara una o
más cuentas del mayor general en el detalle de la transacción.
Por ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para
registrar un impuesto devuelto o un pago de dividendos.
Para Entrar Recibos:
1. Seleccione Efectivo desde el menú Transacción, y
entonces seleccione Recibos. El cuadro de diálogo de
Recibos se despliega.
11-4
Capítulo 11: Banco
2. Presione Enter para asignar un nuevo número de
transacción.
3. Complete cada campo en el área de encabezado de la
transacción. La cuenta entrada en el campo Banco que
introdujo en la tabla de interfaces es la que se despliega
en el campo Banco, de todos modos, puede entrar una
cuenta de banco diferente o pulse Buscar desde el
campo y seleccione una cuenta de banco diferente.
Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo Pagado
Desde, puede seleccionar un cliente o Suplidor en el
campo Código para hacer referencia al pago, sin
embargo el cliente o Suplidor no es afectado con el
recibo.
4. Avance al área de detalle de la transacción. La
información que se despliega depende de su selección en
el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto o
Acumulado, se despliega cada factura. Entre el monto
por aplicar a cada factura en la columna Aplicado.
11-5
Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si selecciona
MG en el campo Pagado Desde, entre cada cuenta que
va afectar y el monto en el campo aplicado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Recibos
para descripción detallada de cada campo.
Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la
transacción.
Detrás De Escena
Cuando salva una transacción de Banco, DacEasy actualiza los
•
Los archivos del Encabezado y Detalle incluyen la nueva
transacción. DacEasy marca la transacción como no
posteada. Puede imprimir el diario de Banco y el Reporte
de Ingreso para ver la nueva transacción.
•
Si el recibo fue desde un cliente o Suplidor tipo De Contado
o Balance, DacEasy actualiza el archivo de las cuentas por
cobrar y cuentas por pagar esos archivos contienen
información del saldo por antigüedad y el estado de
cuentas. El saldo por antigüedad indica la transacción no
posteada con un asterisco en la columna Código.
•
Si está activa la función de posteo en línea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los
archivos actualizados, refiérase a “Detrás de Escena” en la
sección “Posteando Banco”.
11-6
Capítulo 11: Banco
•
Si escogió rastrear las informaciones históricas de clientes y
suplidores en el cuadro de dialogo Preferencias del Sistema,
estos archivos se actualizaran.
• Editando un recibo
• Borrando un recibo
• Entrando un cheque devuelto de un Suplidor
11-7
Entrando Pagos
El cuadro de diálogo Pagos permite entrar pagos hechos
desde sus cuentas de banco. Cuando registra un cheque, debe
usar este cuadro de diálogo para entrar la transacción si quiere
usar la función de conciliación bancaria de su estado de banco
con los datos mantenidos en DacEasy Contabilidad para
Windows.
Cuando entra un pago, el detalle de la transacción dependerá
del tipo de pago que entre. Una lista de facturas abiertas se
desplegará si esta registrando pagos a clientes o Suplidores
tipo De Contado o Acumulado. Aplique el pago a las facturas
apropiadas.
Cuando selecciona MG en el campo Pagada Desde o selecciona
cliente o Suplidor con tipo De Contado, entrara una o más
cuentas del Mayor General en el detalle de la transacción. Por
ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para
registrar un pago contra entrega (COD).
Para Entrar Un Pago:
entonces seleccione Pagos. El cuadro de diálogo
Pagos se despliega.
11-8
Capítulo 11: Banco
2. Presione Enter para asignar un nuevo número de
transacción.
3. Complete cada campo en el área de la transacción
Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo
Pagado Desde, puede todavía seleccionar un cliente o
Suplidor en el campo código. Esa información se
imprime en el cheque computarizado. La cuenta del
cliente o Suplidor no es afectada con el pago.
4. Avance al área de detalle de la transacción. La
información que se despliega depende de su selección
en el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto
o Acumulado, se despliega cada factura. Entre el
monto por aplicar a cada factura en la columna
Aplicado
Nota: Puede pagar hasta 14 facturas en una simple transacción.
11-9
Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si
selecciona MG en el campo Pagado Desde, entre cada
cuenta que va afectar y el monto en el campo
aplicado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Pagos
para descripción detallada de cada campo
Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la
transacción.
Detrás De Escena
Cuando salva un pago, DacEasy actualiza los siguientes
archivos:
Los archivos Encabezado y Detalle incluyen la nueva
transacción. DacEasy marca la transacción como no
posteada. Puede imprimir el Diario de Banco y Reporte
de Desembolsos para ver la nueva transacción.
Si el pago fue aplicado a un cliente o Suplidor tipo
abierto o acumulado, DacEasy actualiza el archivo de
Facturas Abiertas De Cuentas Por Pagar Y Cuentas Por
Cobrar. Esos archivos contienen información que se
imprime en el reporte de vencimiento y estado de
cuenta. El reporte de vencimiento indica la transacción
como no posteada marcada con un asterisco en la
columna Código.
Si está activa la función de Posteo En Línea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los
archivos actualizados, refiérase a “Detrás de Escena” en
la sección “Posteando Banco”.
11-10
Capítulo 11: Banco
Nota: Los cheques computarizados deben ser impresos por el punto
de entrada para que el posteo en línea pueda ocurrir.
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Editando pagos
Borrando pagos
Entrando cheques devueltos de clientes
Transfiriendo fondos entre cuentas
Haciendo una nota de crédito a una cuenta por pagar
11-11
Consolidando Facturas
La función Ajuste de Banco permite aplicar pagos a facturas y
consolidar los balances de facturas. El uso más común para
esta rutina es aplicar avances a facturas. Otra forma de
ajustes consiste en aplicar créditos o sobrepagas a balances
de facturas y corregir entradas hechas con un número de
facturas equivocadas.
Para Entrar Un Ajuste De Banco
entonces seleccione Ajustes. El cuadro de diálogo
Ajustes se despliega.
2. Presione Enter para asignar el nuevo número de
transacción.
3. Seleccione el cliente o Suplidor al cual le esta
entrando el ajuste. Cuando entre la porción del detalle
de la transacción, cada factura abierta se despliega.
11-12
Capítulo 11: Banco
Nota: Los campos Aplicado y Aplicar en el encabezado de la
transacción son actualizados cuando entre los montos en el campo
Aplicado en el detalle de la transacción.
4. Entre el ajuste en la columna Aplicar para cada
factura (Entre un monto negativo para ajustar un
monto positivo y un monto positivo para ajustar un
monto negativo). Puede ajustar varias facturas si es
necesario.
Por ejemplo, asuma que tiene un avance por 1000.00,
de la factura 0001 por 700.00 y la factura 0002 por
200.00. Para aplicar el avance a ambas facturas,
entre los siguientes montos en la columna Aplicar:
900.00 para el avance, -700.00 para la factura 0001
y –200 para la factura 0002. El avance tendría
entonces un balance de $100.00 (-1000+900) y las
facturas tendría balance cero.
Ajustes, para información detallada de cada campo.
5. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El ajuste se
adicionara al archivo de facturas abiertas como una
transacción de banco no posteada
Nota: el campo Aplicar debe estar en cero antes de salvar la
transacción.
11-13
Detrás De Escena
Cuando salva un ajuste, los siguientes archivos son afectados:
Los archivos del encabezado y detalle de banco incluyen
la nueva transacción. DacEasy marca como no posteada.
Puede imprimir el Diario de Banco para ver la nueva
transacción.
Cuentas por Cobrar por el ajuste al cliente y Cuentas
por Pagar para el archivo del Suplidor. Esta información
se imprime en el reporte de saldos por antigüedad y en
los estados de cuenta. El reporte de saldos por
antigüedad indica la transacción no posteada con un
asterisco en la columna Código.
Si está activa la característica de Posteo en Línea,
DacEasy actualiza los archivos apropiados. Para una lista
de los archivos que son actualizados refiérase a “Detrás
de Escena” en la sección de posteo de Banco.
11-14
Capítulo 11: Banco
Entrando Pagos Recurrentes
Si entra pagos idénticos y regulares, éntrelos como una
transacción recurrente. DacEasy puede duplicar la transacción
desde la transacción original cada vez que escoja generar el
pago. Esto le es útil para pagos como alquiler o documentos
por pagar. Puede entrar cualquier pago como transacción
recurrente donde la distribución es a una cuenta del mayor
general u otra Cuenta Por Cobrar o Cuentas Por Pagar.
Nota: puede solo compensar al Mayor General o
clientes/Suplidores tipo Contado.
Para Entrar Un Pago Recurrente
1. Seleccione Recurrentes Entradas desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Pagos. El cuadro
de diálogo Pagos Recurrentes se despliega.
2. Asigne el grupo a la transacción. Puede generar múltiples
pagos al mismo tiempo asignando múltiples
transacciones del mismo grupo. Para seleccionar un
grupo existente, pulse Buscar y seleccione el grupo
desde la lista que se despliega.
11-15
3. Asigne el número de transacción y seleccione el tipo
cheque.
4. Seleccione el tipo de pago en el campo Aplicar A: .
Nota: Usted solo puede entrar pagos recurrentes para Suplidores o
clientes tipo Contado.
5. Entre el código de cliente o Suplidor. Si selecciona MG
en campo Pago A: , puede todavía seleccionar un cliente
o Suplidor en el campo código. Esta información se
imprime en el cheque computarizado, sin embargo el
cliente o Suplidor no es actualizado.
6. Entre cada cuenta a actualizar en el área de detalle de la
transacción y el monto.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Pagos
Recurrentes para información detallada de cada campo.
Detrás de Escena
Cuando salva un pago recurrente DacEasy actualiza el
encabezado y detalle de la transacción y la incluye como una
nueva transacción.
11-16
Capítulo 11: Banco
Para Generar Un Pago Recurrente:
1. Selección Recurrente Generación desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Pagos, el cuadro de
diálogo se desplegara
2. Entre la fecha a asignar a la(s) transacción(es)
generada.
3. Entre el rango de la transacción a generar basada en el
grupo que fue asignado cuando la transacción recurrente
fue hecha.
4. Asigne la cuenta de banco desde la cual el pago
recurrente será hecho.
Idea: Pulse Ayuda en el cuadro de diario Generación
Pagos Recurrentes para una descripción detallada de
cada campo.
5. Pulse Aceptar y un pago no posteado se adicionara al
encabezado y detalle del módulo de banco.
11-17
Detrás de Escena
Cuando genera un pago recurrente, DacEasy actualiza los
Los archivos del encabezado y el detalle de banco
incluyen una nueva transacción. DacEasy marca la
transacción como no posteada. Puede imprimir el Diario
de Banco y Reporte De Desembolsos para ver la nueva
transacción que se genero.
Si tiene activa la función de postea en línea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para un listado de los
archivos que se actualizan con el posteo, refiere a
“Detrás de Escena” en la sección Posteo Banco.
Temas de Ayuda Relacionados
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•
•
Entrando pagos recurrentes
Borrando pagos recurrentes
Editando pagos recurrentes después de generados
Borrando pagos recurrentes después de generados
11-18
Capítulo 11: Banco
Verificando Transacciones de
Banco
Luego de entrar una serie de transacciones de banco debe
verificar la exactitud de las entradas antes de postear. Aunque
puede cambiar este requerimiento en las Opciones del Mayor
desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema, pero
recomendamos fuertemente que siempre imprima el Diario
antes de postear. Localizar y corregir los errores antes de
postear es mucho más fácil que corregir las entradas después
de posteadas.
Nota: si selecciona Posteo desde el cuadro de diálogo en Línea
Sistema de Preferencias, no podrá imprimir el Diario.
Como Imprimir el Diario de Banco
1. Seleccione Banco desde el menú Diario, y
entonces seleccione Diario Banco desde el
submenú. El cuadro de diálogo Diario de Banco
se despliega.
2. Seleccione Diario como tipo de reporte
3. Complete el campo fecha. El período asociado con
la fecha se despliega. Todas las transacciones no
11-19
posteadas dentro del período se imprimirán en el
Diario.
Diario de Banco para descripción detallada de
cada campo.
4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición
del Reporte se despliega.
5. Seleccione la opción de salida y haga pulse
Aceptar.
Imprimiendo
Imprimiendo
Imprimiendo
Imprimiendo
un listado
el reporte de recibos
el reporte de desembolsos
el balance en línea
11-20
Capítulo 11: Banco
Imprimiendo Cheques
Después de verificar las transacciones de banco, el siguiente
paso es imprimir sus cheques computarizado. Debe imprimir
todos los cheques antes de postear las transacciones de banco.
Intente postear el módulo de banco sin imprimir y un mensaje
de error se desplegara. Un Reporte de Cheques a Imprimir
está disponible para ver los cheques que van a ser impreso.
Para Imprimir El Reporte De Cheques
1. Seleccione Impresión de Efectivo desde el menú
Transacción, y entonces seleccione Cheques A
Imprimir. El cuadro de diálogo Disposición del
2. Seleccione la opción de salida y haga pulse Aceptar
para comenzar a imprimir.
Imprimiendo Cheques
1. Seleccione Impresión de Efectivos desde el
menú Transacción, y entonces seleccione
Cheques. El cuadro de diálogo Imprimir
Cheques se despliega.
11-21
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo
Imprimir Cheques para una descripción detallada
de cada campo.
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo de
4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar
para comenzar a imprimir
Nota: Si selecciona Sí en el campo ¿Anula el primer cheque? Pulse
imprimir alineación para permitir una prueba de alineación o
Saltar alineación para imprimir el cheque un cheque de prueba
Temas De Ayuda Relacionadas
Reimprimiendo cheques después de haber sido
bloqueado por la impresora
Alineación formularios en papel continuo en la impresora.
11-22
Capítulo 11: Banco
Posteando Banco
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General, con la
actividad entrada por el módulo de banco y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. Cuando postea el módulo de
banco DacEasy crea una entrada resumida o detallada en el
Mayor General (dependiendo como lo configuro en el cuadro de
diálogo Preferencias de Sistema).
No existe regla para el posteo, sin embargo, es más fácil
localizar los errores si postea frecuentemente. Si su negocio
maneja un alto volumen de actividad, puede decidir postear
diariamente. Por otra parte puede también postear semanal o
mensual. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor
General, antes de postear imprima la actividad mas reciente.
Antes de postear las transacciones de banco, debe imprimir
todos los cheques computarizados y el Diario de Banco para el
período a postear. El Diario de Banco solo imprime las
transacciones cuando va a postear, dejando que revise la
exactitud de las transacciones antes de postear.
Puede decidir no postear las transacciones, si lo ha
seleccionado en el cuadro de diálogo. Con la función de postea
en línea todas las transacciones de banco son salvadas y
posteadas. La excepción es cuando usa cheques
computarizados y no imprime los cheques desde el punto de
entrada.
Para Postear de Banco
1. Seleccione Banco desde el menú Asentar. El cuadro
de diálogo Posteo De Banco se despliega.
11-23
Idea: es importante hacer Backup antes de postear.
Si no tiene listo el Backup, hágalo antes de proceder.
Pulse en Backup desde el menú Posteo De Banco
para accesar el cuadro de diálogo para accesar
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el
cuadro de diálogo para información adicional.
2. Entre la fecha que corresponde el período a postear.
Todas las transacciones para el período serán
posteadas.
3. Seleccione No en purgar transacciones después de
asentar para mantener los registros de las
transacciones después de posteo.
4. Pulse en Aceptar. Cada transacción se despliega en
el período posteado. Los Resultados Del Posteo se
despliegan cuando el proceso se completa.
Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaura
su Backup, corra la rutina de Recobrar y Verificar a sus archivos, y
entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al “Capitulo 3”
“Iniciando”. Para información adicional sobre correr la rutina de
utilitario.
11-24
Capítulo 11: Banco
Idea: para ver cada cheque y depósito en el reporte
de actividad del Mayor General, debe seleccionar Si
en campo posteo detallado del Mayor General en el
cuadro de diálogo Opciones del Mayor (accesando
desde el cuadro de diálogo Preferencias de
Sistema).
Detrás de Escena
Cuando postea transacciones de banco, DacEasy realiza las
siguientes actividades detrás de escena.
DacEasy debita la cuenta de Banco y acredita las Cuentas
por Cobrar cuando postea los recibos.
DacEasy debita la cuenta de banco y acredita la cuenta que
compensa cuando postea un recibo de clientes, Suplidores o
Mayor General.
DacEasy acredita la cuenta de banco y debita las Cuentas
Por Pagar cuando postea los pagos.
DacEasy acredita la cuenta de banco y debita la cuenta que
se compensa cuando postea pagos de Suplidores, clientes o
mayor general
DacEasy debita y acredita la cuenta de banco cuando hace
un ajuste de banco. Cuando postea transacciones de banco,
un ajuste no tiene efecto en su balance de banco.
11-25
Cuando postea transacciones, DacEasy actualiza los
Los archivos de las cuentas incluyen el nuevo balance.
DacEasy actualiza el balance del período actual de las
cuentas también la cuenta madre a la que reporta. Puede
imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios
en los balances de las cuentas.
DacEasy actualiza el encabezado y detalle del mayor
general con una transacción sumarizada o detallada
(dependiendo de su Preferencias del Sistema). El Código de
Diario de la transacción con el cual se postea al Mayor
General, es CH, imprima el listado de mayor general para
ver el reporte sumarizado.
DacEasy actualiza el balance actual y el balance histórico en
los archivos de facturas abiertas de clientes y Suplidores
para los clientes y Suplidores tipo Abierto o Acumulado.
Imprima el directorio de clientes y Suplidores para ver los
cambios en el balance actual.
DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y
Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Imprima el directorio
de Suplidores para ver los cambios en el balance actual.
DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y
Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Esta información se
imprime en el reporte de Saldos Por Antigüedad y el Estado
De Cuenta. El Saldo Por Antigüedad despliega las
transacciones no posteadas removiendo el asterisco desde
la columna Código.
11-26
Capítulo 11: Banco
DacEasy actualiza el encabezado y el detalle de los
archivos, marcando la transacción como posteada. Imprima
el Listado de Banco, Reporte de Ingreso y Reporte de
Desembolsos para ver las transacciones posteadas.
El Registro de Cheque y la Conciliación incluyen los nuevos
cheques y depósitos/recibos. Imprima el Reporte de
Registro de Cheques para ver los depósitos/recibos y
cheques posteados.
• Reversar un recibo posteado
• Reversar un pago posteado
• Anulando un cheque posteado.
11-27
Reconciliando Su Estado Bancario
Conciliar consiste en comparar el balance de su estado
bancario con el balance que mantiene en DacEasy. Si ha
entrado todos los cheques y depósitos correctamente,
reconciliar los dos balances es fácil. No puede procesar la
conciliación a menos que el balance ajustado en DacEasy
Contabilidad para Windows sea igual al balance actual de su
estado bancario.
Antes de accesar el cuadro de dialogo de la Conciliación,
imprima el registro de cheques. Este reporte lista todos los
artículos que están actualmente registrados en el archivo de
cheques para la cuenta de banco que esta conciliando. Solo las
transacciones de banco posteadas están en el registro de
cheques. Use el Registro de Cheques como una referencia
rápida durante el proceso de conciliación.
Para Imprimir el registro de cheques
1. Seleccione Impresión de Efectivo desde el
menú Transacción, y entonces seleccione
Registro.
Registro de Cheques para una descripción
11-28
Capítulo 11: Banco
3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de
dialogo de Disposición del Reporte.
4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar
para iniciar la impresión.
Para Reconciliar Una Cuenta De Banco.
entonces seleccione Conciliación. El cuadro de
diálogo de Conciliación se despliega.
Nota: La cuenta entrada en campo Banco en el cuadro de dialogo de
las Cuentas De Interfaces se despliega. Para conciliar una cuenta
de banco diferente, entre la cuenta de banco o pulse Mirada y
seleccione la cuenta.
2. Entre la fecha y el balance desde el estado de banco
impreso. Cada transacción de banco entrada con esa
fecha se desplegara con estatus C, indicando que la
transacción fue procesada por el banco. Esto esta
diseñado para ahorrar tiempo y que puedan ser
editada si es necesario.
11-29
3. Confirme que el estatus (desplegado en la ultima
columna) es correcto para cada entrada en el registro
de cheque. Las entradas que aparecen en el estado de
banco podrían estar marcadas como canceladas (con
una C). Las entradas que aparecen en el estado de
banco podrían estar marcadas en transito (con O).
Para cambiar el estatus de cualquier Item, digite el
estatus correcto (C para los cancelados y O para los
que están Transito) pulse Opciones, y entonces
seleccione C/O.
Idea: Puede ajustar el balance de una factura o
ajustes que aparecen en el estado bancario sin dejar
el cuadro de dialogo de la Conciliación. Pulse
Opciones, y luego seleccione Ajustes.
4. Para imprimir la conciliación, pulse Opciones, y
luego seleccione Imprimir Resumen. Si el balance
ajustado no es igual al balance del estado, puede
guardar el reporte con su estado de banco. Por otra
parte, use este reporte para ayudar a encontrar la
discrepancia.
Si necesita salir de la conciliación, pero necesita
salvar el trabajo, Pulse el botón Cerrar y seleccione
la opción Salir Después De Salvar.
Conciliación para descripción detallada de cada
campo.
4. Pulse Aceptar para salvar la Conciliación. El balance
ajustado debe ser igual al balance del estado antes de
11-30
Capítulo 11: Banco
que pueda procesar la conciliación. Este campo es
calculado basado en la siguiente formula:
Balance Ajustado = Balance Actual - Depósitos en
Transito + Cheques en Transito + Ajustes Débitos Ajustes Créditos.
Entrando ajustes en la conciliación
Detrás de escena
Cuando salva la conciliación bancaria, DacEasy realiza lo
siguiente contabilidad detrás de escenas:
Si entro un ajuste positivo, DacEasy debita la cuenta de
banco y acredita la cuenta entrada en el campo Cuenta.
Si entro un ajuste negativo, DacEasy acredita la cuenta de
banco y debita la cuenta que entro en el campo Cuenta.
Cuando procesa la conciliación, DacEasy actualiza los
Si entro un ajuste, el archivo cuenta incluye el nuevo
balance de la cuenta. DacEasy actualiza el balance del
período actual de las cuentas también las cuentas madres a
la cual le reporta. Puede imprimir todos los reportes
financieros y ver los cambios de los balances de las
cuentas.
Si entro un ajuste, DacEasy actualiza los archivos del
encabezado y detalle con el ajuste entrado. El código de
diario para la transacción es AJ. Puede imprimir el listado
del Mayor General para ver la nueva transacción.
11-31
Imprimir fichas de depósitos
Puede economizar tiempo y evitar errores cuando haga los
depósitos bancarios ya que puede imprimirlos directamente
desde DacEasy. La ficha de deposito incluye depósitos en
efectivo y cheques individuales.
Para imprimir la ficha de deposito
1. Seleccione Imprimir Efectivo desde el menú
Transacciones, y luego seleccione Ficha de
deposito. Se muestra la caja de dialogo Imprimir
ficha de depósitos.
2. La cuenta de banco por defecto introducida en la caja
de dialogo Cuenta de interfaz se desplegara. Para
imprimir depósitos para una cuenta diferente, teclee
el numero de cuenta o presione Buscar y seleccione la
cuenta.
3. Teclee la fecha a imprimir la ficha de deposito.
4. Teclee el rango de depósitos a incluir o presione
Buscar y seleccione los números de depósitos.
Nota: Los depósitos incluyen transacciones asentadas
y no asentadas.
5. Presione Aceptar para accesar a la caja de dialogo
Disposición de reporte.
11-32
Capítulo 11: Banco
6. Seleccione la salida, edite la planilla si es necesario y
luego presione Aceptar para imprimir la ficha.
11-33
Capitulo 12
Reportes Financieros
La capacidad de poder crear reportes es el corazón de todo
sistema contable. Para generar exactamente el tipo de reporte
que necesita, puede mantener con precisión que tan bien
funciona su negocio. DacEasy incluye los reportes financieros
más comunes. Además, puede crear reportes personalizados
usando la función Reporte Financiero. Los siguientes reportes
financieros están disponibles en DacEasy Contabilidad para
Windows.
Balance de Comprobación
El balance de comprobación lista la información del balance
para las cuentas en su catálogo de cuentas. Use este reporte
para verificar que su sistema está balanceado. En otras
palabras, el total de los débitos y créditos deben ser iguales.
Ese monto total representa solo el total de las cuentas de
detalle.
Este reporte imprime el balance inicial del periodo de cada
cuenta, la actividad del período y el balance final del período.
Este reporte es sensible al período, esto es, la actividad de la
12-1
cuenta refleja el período de la entrada, indiferente de la fecha
que ha entrado.
Para imprimir el Balance de Comprobación
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reporte, y luego
seleccione Balanza de Comprobación. El cuadro de
diálogo de Balance de Comprobación se despliega.
2. Complete cada campo adecuadamente.
3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición del
4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar para ver el
reporte.
12-2
Capitulo 12: Reportes Financieros
Balance General
DacEasy suministra un Balance General estándar para verificar
que la ecuación estándar de contabilidad (Activos = Pasivos +
Capital) se cumple. La primera parte del reporte lista sus
activos. La segunda mitad lista las cuentas de pasivo y capital.
Los balances imprimen el formato año a la fecha. El Balance
General imprime todos los balances de las cuentas incluyendo
el período actual.
Para imprimir el Balance General
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reporte, y luego
seleccione Balance General. El cuadro de diálogo Balance
General se despliega.
2. Complete cada campo apropiado
3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo de Disposición del
reporte.
Tip: Los montos de las cifras del año anterior y el año actual
son calculados. DacEasy calcula esos montos por la sustracción
total de gastos del total de ingreso.
12-3
Estado de Resultado
DacEasy proporciona un reporte estándar llamado Estado de
Resultado, el cual lista sus cuentas de ingreso y gasto. El
reporte también indica la ganancia o pérdida del período así
como también la fecha.
Para imprimir el Estado de Resultado
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y luego
seleccione Estado de Ingresos. El cuadro de diálogo
Estado de Resultado se despliega.
2. Complete cada campo apropiado.
3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición del
reporte.
12-4
Estado de Flujo de Efectivo
La función principal del Estado de Flujo de Efectivo es
suministrar información sobre los ingresos y desembolsos de
su compañía durante un período contable. Un segundo
propósito es suministrar información sobre las actividades de
operación, inversión, financiamiento. De acuerdo al “Financial
Accounting Standard Board” (FASB), un estado de flujo de
efectivo permite a su negocio:
Evaluar la habilidad de la compañía para generar flujos
netos de efectivo.
Evaluar la habilidad de conocer sus obligaciones, pago de
dividendos y sus necesidades para financiamientos.
Determina la razón para diferenciar entre el Ingreso Neto y
lo asociado con recibos y pagos.
Determina los efectos de la posición financiera de la
compañía, ambos, transacciones de efectivo y no efectivo,
de inversión y financiamiento durante un período.
El estado de flujo de efectivo informa sobre los ingresos y
egresos netos resultado de las actividades de operación,
inversión y financiamiento de la compañía durante un período.
El formato usado para presentar la actividad de conciliar el
balance inicial y el balance final.
El estado de flujo efectivo está dividido en tres secciones:
12-5
Operación: envuelve las cuentas de efectivo que
determinan el ingreso neto. Esta sección del flujo de
efectivo consiste en recibos desde ventas de productos y
servicios y pagos hechos a suplidores y empleados para
la adquisición de inventario y gastos.
Inversión: Envuelve ventas y compras de activos fijos,
creando y cobrando préstamos y adquiriendo y
disponiendo de inversiones.
Financiamiento: Envuelve la obtención para reembolsar
efectivo desde acreedores, obteniendo capital de los
dueños y proporcionando entonces el retorno de la
inversión.
Puede crear un estado de efectivo de dos formas: método
directo y método indirecto. DacEasy usa el método indirecto.
Este método ajusta el ingreso neto para artículos que afectan
el ingreso neto pero que no afectan el efectivo. Este es el
mejor método porque es más fácil unir los datos para crear el
reporte porque enfoca las diferencias entre el ingreso neto y el
flujo neto de efectivo desde las actividades de operación.
Puede incluir transacciones no posteadas en su reporte de
Flujo de Efectivo para mostrar la posición del efectivo al
instante. El reporte de Flujo de Efectivo incluye todas las
transacciones para el año financiero para el cual imprime.
12-6
Actividades de Operación
Esta sección consta de cuatro tipo de cuentas. La siguiente es
una descripción de cada tipo de cuenta:
Ingresos de no efectivo: Esta es una teoría aproximada en
el cual un activo se vende por un monto de dinero en efectivo
y DacEasy determina el ingreso de no efectivo por la diferencia
entre el valor en libro y el efectivo recibido.
La cuenta
acreditada es Ganancia en Venta de Activo, usted no puede
intercambiar el ingreso de efectivo, pero quien vende debe
reconocer teóricamente el monto del ingreso. DacEasy siempre
resta el monto ganado del total del ingreso.
Ejemplos de cuentas asociadas con ingreso de no efectivo:
Ganancia en venta de activo
Pérdida en venta de activo.
Gastos de no efectivo: esta es otra teoría aproximada en la
cual el valor del activo se reduce sobre un período de tiempo.
Ningún dinero en efectivo que intercambio para reconocer
estos como gastos. DacEasy agrega el monto gastado al
ingreso neto.
Ejemplos de cuentas asociados con gastos de no efectivo:
Depreciación
Amortización
Mejora en Arrendamiento
Plusvalía.
12-7
Activos/Pasivos Corrientes: El cambio en los activos y
pasivos corrientes es agregado o restado desde el ingreso
neto, con excepción de las cuentas de caja. Las cuentas de
Caja y Banco son calculadas luego en el estado de flujo de
efectivo. Los cambios en Activo y Pasivo Corriente se calculan
por la siguiente formula:
Balance Inicial - Balance Actual = Cambio Neto en
Activos/Pasivos Corrientes
El estado de flujo de efectivo determina si sumar o restar
desde el ingreso neto, considerando el tipo de cuenta y si se
produjo un cambio positivo o negativo. Por ejemplo si el
siguiente cambio ocurre, DacEasy ejecuta las siguientes
funciones:
DacEasy asocia el siguiente ejemplo de cuentas con los activos
y pasivos corrientes:
Cuentas por Cobrar
Marcas Registradas
Inventario
Gastos Pagados por Anticipado
Cuentas por Pagar
Impuestos de Nómina por Pagar
Impuestos de Ventas por Pagar
Pasivos Contingentes
Pasivos Corrientes.
Efectivo neto proveniente de actividades de operación:
El efectivo neto proveniente de actividades de operación se
calcula de la manera siguiente:
12-8
Ingreso Neto
Ganancia en Venta de Activo
Pérdida en Venta de Activo
Gasto de Depreciación
Cambio en Activo Corriente
Cambio en Pasivo Corriente
Total Ajuste de Operaciones
Efectivo
Neto
Provenientes
Actividades de Operación.
xxxxx.xx
xxxx.xx
+xxxx.xx
+xxxx.xx
+/-xxxx.xx
+/-xxxx.xx
xxxxx.xx
de
xxxxx.xx
12-9
Actividades de Inversión
Las actividades de inversión tratan normalmente de compra y
venta de activos fijos a lo largo de todo el año. DacEasy
determina los débitos y créditos a la fecha para cada cuenta de
inversión. Este resultado se obtiene por suma o resta del
efectivo. Por ejemplo, si la siguiente actividad ocurre, DacEasy
ejecuta las siguientes funciones:
Actividad
Aumento en Activos
Corrientes
Función
Sustraído desde el
ingreso Neto
Disminución en
Activos Corrientes
Sumado al ingreso
neto
Aumento en Pasivos
Corrientes
Sumado al Ingreso
Neto
Disminución en
Pasivos Corrientes
Sustraído desde el
Ingreso Neto
Razón
El efectivo fue usado
para generar un
activo
Se recibió dinero en
efectivo que redujo el
balance del activo
El efectivo no fue
usado para pagar la
deuda actual
El efectivo no fue
usado para pagar la
deuda actual
Los siguientes ejemplos de cuentas se asocian con actividades
de inversión:
Costo adquisición automóvil
Costo adquisición equipo oficina
Costo adquisición Edificios
12-10
Actividades de Financiamiento
Las actividades de financiamiento están relacionadas
normalmente con incurrir o reducir las deudas a largo plazo.
El financiamiento también está relacionado con el recibo o
distribución de Capital desde los inversionistas. Las siguientes
actividades resultan en una reducción o adición de efectivo.
DacEasy ejecuta las funciones descritas en el estado de flujo
de efectivo.
Pasivos a Largo Plazo.
Actividad
Función
Razón
Débito de Activo
Fijo
Sustracción del efectivo
neto proveniente de
actividades de operación
Crédito de
Activo Fijo
Suma el ingreso neto
proveniente de actividades
de operación
Reducción del
efectivo por la
compra del activo
fijo
Incrementa el
efectivo por la
venta del activo
Capital
Actividad
Reducción
Débito
Función
Sustrae desde el ingreso neto
proveniente por actividades
de operación e inversión.
Razón
Reducción del efectivo
por disminución de la
deuda.
Aumento
Crédito
Incremento del efectivo neto dinero en efectivo
proveniente de actividades de debido al incremento
del capital contribuido.
operación
12-11
DacEasy asocia los siguientes ejemplos de cuentas con
actividades de financiamiento:
Derechos de propiedad
Orden de retiro
Hipoteca por Pagar
Documentos por pagar a largo plazo
Cuentas de Efectivo
Debe configurar todas las cuentas de efectivo como
pertenecientes al grupo “Efectivo” para que aparezcan en el
estado de flujo de efectivo como total de efectivo. DacEasy
calcula el Incremento/Disminución neta del efectivo
proveniente de las actividades de operación, inversión y
financiamiento, luego suma o resta de la suma del balance
inicial de efectivo de los balances finales de efectivo.
DacEasy considera los siguientes ejemplos de cuentas como de
efectivo:
Caja Chica
Cuentas de Cheque
Cuenta de Nómina
Cuentas de Ahorros
Nota: si está actualizando desde una versión anterior a la
versión 5, debe configurar cada cuenta en el grupo correcto del
flujo de efectivo.
12-12
Imprimiendo el Estado de Flujo de
Efectivo
El estado de flujo de efectivo solo puede imprimirse a la fecha,
no tiene que especificar la fecha para un reporte. DacEasy
simplemente despliega la pantalla de Disposición del Reporte
cuando accesa esta opción.
Para imprimir el estado de flujo de efectivo
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y luego
seleccione Flujo de Efectivo. El cuadro de diálogo
Disposición de Reportes se despliega.
2. Presione Aceptar para imprimir el reporte.
12-13
Creando Reporte Financiero
DacEasy tiene una poderosa herramienta de Reportes
Financieros, donde usted puede personalizar los reportes
financieros de su negocio. Puede generar reportes financieros
complejos donde los cálculos van mas allá de una simple
columna aritmética. Puede imprimir los reportes y verlos por
pantalla o exportarlos hacia un archivo. Imprimir un reporte
hacia un archivo permite que exporte la información dentro de
su procesador de palabras favorito, hojas de calculo o
programas de base de datos.
Puede usar cualquier campo desde el archivo del catálogo de
cuentas para su reporte financiero. Todos los reportes están en
formato de columnas, puede diseñar las columnas del reporte
seleccionando y ubicando los campos en una porción de la
pantalla de selección de columnas.
Puede diseñar las columnas y los encabezados de los reportes.
El encabezado predefinido de cada columna es el nombre del
campo, pero puede cambiar el nombre para que se ajuste a
sus necesidades.
Nota: solo puede incluir cuentas del archivo de catálogo de
cuentas en el reporte financiero. Para crear un reporte
financiero personalizado desde otro archivo, debe crearlo
usando el menú DacAcceso/Consulta.
Para crear un reporte financiero personalizado:
1. Seleccione Reporteador Financiero desde el menú
DacAccess. El cuadro de diálogo Reportes Financieros se
desplegara.
12-14
2. Entre un nombre único al reporte. Para editar un reporte
existente, entre el nombre del reporte o Pulse Buscar y
seleccione el reporte.
3. Complete cada campo en área de esquema
Idea: Seleccione Si en el campo personalizar encabezado
para accesar al cuadro de diálogo Editar Encabezado.
Puede especificar la información para imprimir el inicio de
cada pagina en este cuadro de diálogo.
4. Complete el área de selección de columna. Puede
seleccionar un campo o entrar una formula en cada
columna.
Para seleccionar un campo- Pulse Buscar y seleccione
el campo desde la Lista Campo. Los campos se
desplegaran en las columnas especificas.
Idea: para incluir un campo de porciento, debe
seleccionar ambos campos; el campo base y el campo
12-15
porcentaje. Por ejemplo, para incluir % en el campo Este
Período, debe también incluir el campo Este Período,
además debe, indicar el campo base del calculo del
porcentaje entrando +% en el campo Formula de la
cuenta base en el cuadro de diálogo Detalle de
Registros Financieros. Siguiendo el mismo ejemplo, si
entra +% en el campo formula para Total de ingreso, el
balance para el período actual, y el balance del período
como un porciento del Total de Ingreso, imprime para
cada cuenta incluida en el reporte.
Para entrar una formula - Pulse Opciones y seleccione
Formula. Entre la formula en el campo Valor Columna.
Para insertar un campo en la formula, Pulse Buscar y
dos veces el botón del mouse en cualquier campo
numérico. Una formula puede contener los siguientes
operadores: +,-,*,/,(,y). Las expresiones dentro de
paréntesis son valoradas primero y todas las expresiones
siguientes que le preceden: primero multiplicación, luego
división, suma y finalmente resta. DacEasy evalúa las
fórmulas de izquierda a derecha, evaluando primero las
expresiones que están dentro de paréntesis. Presione
Enter después de entrar la formula. La “Formula” se
despliega en el campo columna. Edite este valor para
cambiar el encabezado de la columna.
5. Edite el encabezado de la columna si es necesario. Para
editar un encabezado de una columna, digite el nuevo titulo
sobre el existente en el campo columna.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Reportes
Financieros para descripción detallada de cada campo.
12-16
6. Pulse Editar Líneas , El cuadro de diálogo Editar
Registros se despliega.
7. Por cada línea entre una cuenta, formula o texto.
Nota: para borrar o agregar una línea, pulse Opciones y
seleccione la opción apropiada.
Para entrar una cuenta - Entre el número de la cuenta
en el campo Cuenta. Edite el formato si es necesario.
Idea: para insertar la siguiente cuenta
automáticamente, pulse Opciones y seleccione Siguiente.
Para entrar un texto - deje el campo cuenta en blanco
y digite el texto en el campo descripción. Edite el
formato si es necesario,
Nota: si una variable o formula es entrada en el campo
Imprime Valor, este valor se imprimirá con la descripción a
lo largo.
12-17
Para entrar una formula-si la formula está basada en
una cuenta, entre la cuenta en el campo Cuenta. Entra
la formula en el campo Formula. Por ejemplo para
agregar una cuenta de ahorros para la variable Activos
Corrientes (CA), entre el numero de la cuenta de ahorros
para la variable de Activo Corriente (CA), entre el
número de la cuenta de ahorros en el campo cuenta,
11012, y entre +CA en el campo formula.
Si la formula no está basada en una cuenta, deje el
campo cuenta en blanco y entra la formula en el campo
Formula. Por ejemplo, para agregar activos corrientes
(CA), activos fijos(FA) y designe (TA) para el total de los
activos, entre TA=CA+FA en el campo formula.
Para entrar múltiples fórmulas, separe cada formula con
una coma.
Nota: cada variable debe ser creada antes de ser usada en
una formula. El máximo número de variables es 16. Si
requiere variables adicionales, fije una variable que se
iguale a cero. (Por ejemplo, CA=0)
Idea: puede entrar una formula en el campo Imprime
Valor para asignar el resultado a la nueva variable. Por
ejemplo, entre CA+FA en el campo Imprime Valor y el
resultado se imprimirá.
8. Pulse Opciones y seleccione Editar Pie de Pagina si
quiere editar un mensaje que se despliegue al pie de cada
página
9. Pulse Aceptar para volver al cuadro de diálogo Reportes
Financieros
12-18
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Detalle
Registros Financieros para descripción detallada de
cada campo.
10.
Pulse Imprimir para accesar el cuadro de diálogo
Disposición del Reporte, seleccione su opción de salida y
pulse Aceptar.
11.
Pulse Aceptar desde el cuadro de diálogo Reportes
Financieros para salvar el reporte.
12-19
Capítulo 13
Reporte Personalizados
Los informes son aspectos importantes para cualquier negocio
porque reportan de la estabilidad y rentabilidad de los mismos.
DacEasy incluye la característica de personalizar sus informes,
llamada DacAccess, que le permite crear informes adaptados a
sus necesidades.
Hay dos pasos para crear un informe: seleccione los registros
que incluye el reporte usando Consulta y defina el esquema del
reporte usando el Publicar.
Las Consultas permiten escoger hasta 96 campos de los
múltiples archivos que puede incluir el reporte. El Publicar
permite crear el formato del informe usando campos
seleccionados en las consultas. Con la consulta y el publicar
puedes crear un listado de reportes con detalles sin
precedentes. Además, la Consulta y el Publicar incluyen
diferentes informes por omisión listo para ser usados.
13-1
Esta imagen muestra los pasos necesarios para crear informes
personalizados usando DacAccess.
Se organizan datos en una jerarquía de general a específico.
Se define cada nivel en la lista con tal de que
Términos utilizados en este capitulo
Catalogo
Un catálogo es la agrupación más grande de datos. Contiene
un grupo asociado de archivos que contienen campos
relacionados.
Por ejemplo, Facturación contiene archivos tal como
Facturación Detalla, Clientes, Productos, Servicios y Números
Seriales.
13-2
Capítulo 12: Reportes Personalizados
Archivo
Un archivo es un grupo de archivos asociados. Por ejemplo,
los productos individuales que vende una compañía son un
archivo de productos.
Registros
Un registro es un grupo de campos relacionados. Por ejemplo,
toda la información encontrada en el cuadro de dialogo Editar
Productos es considerada un registro.
Campo
Un campo es el más bajo nivel de datos. Un campo es cada
pedazo de información que integra un registro. Por ejemplo, el
campo Depto. LM del cuadro de dialogo Editar Producto es
parte del registro. Los campos son referidos en la consulta y
el publicar porque usted debe seleccionar campos para realizar
los reportes.
Variables
Una variable es un lugar donde se pone información de un
campo.
13-3
Esta figura ilustra los términos usados para definir datos
cuando se crea una consulta.
13-4
Usando Consultas
El primer paso para generar un informe personalizado es
escoger las informaciones que debe incluir el reporte usando
Consulta en DacAccess. Escoja Consulta del menú
DacAccess. Use esta función para crear una consulta con
información de varios campos de diferentes archivos.
Una consulta es la forma de interrogar o filtrarse a una base
de datos. Además de limitar los registros usted quiere
imprimir en un informe , debes usar consultas para seleccionar
campos específicos que desee en el reporte.
La figura a continuación le muestra los diferentes usos de una
consulta.
13-5
El cuadro de dialogo Diseño de Consulta esta dividido en tres
áreas principales, Encabezado, Selección de Columnas y Orden
de las Columnas. El área de Encabezado almacena el Nombre
de la consulta y el catalogo. El área de Selección de Columnas
es donde se seleccionan los campos y los criterios que
determinan los datos a poner en la consulta. Por ultimo, el
área de Orden de las Columnas es donde se coloca el orden
que tendrá el informe.
Use el área de
encabezado para
nombrar y
seleccionar los
archivos que
quiere usar en el
informe
Use el área de
Selección de
Columnas para
escoger los
campos que
quiere usar en
el informe.
Use la sección
de criterios para
definir los
criterios usados
al seleccionar
los campos.
Use Zoom para
introducir
criterios mas
grandes.
Use las Opciones de
Diseño para ayudarte
en cada área de la
consulta.
Use el área de Orden de
las Columnas para
ordenar las
informaciones de su
consulta
13-6
Usando la lista de chequeo
Complete el área de encabezado con el nombre de la
consulta y el catalogo.
Seleccione los campos para la consulta en el área
Selección de Columnas. Entre los campos y fije los
criterios para éstos si es necesario.
Fije el orden en el área de Orden de las Columnas.
Ejecute la consulta para crear el informe.
Completando el área de encabezado
Cuando accese el cuadro de dialogo Diseño de Consulta, debe
introducir un único nombre para la consulta. Después de
nombrar la consulta, aparece una lista desplegando todos los
catálogos disponibles. Un catalogo esta asociado a archivos
los cuales contienen campos relacionados. Por ejemplo, el
catalogo de clientes incluye el archivo de clientes, el archivo de
Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas y otros archivos mas que
contienen información acerca de sus clientes.
13-7
Seleccionando campos en el área de
Selección de Columnas
Después de seleccionar el catalogo, avance al área de
Selección de Columnas y escoja los campos desde el archivo
en el catalogo. Sin embargo, esto no significa que tiene que
incluir todos los campos en la consulta. Por ejemplo, puede
seleccionar la ultima fecha de ventas en tu consulta y puedes
ordenar tus datos en el informe por este campo, sin embargo
puede ser que no le interese ver la ultima fecha de ventas en
el reporte. Por consiguiente, aunque incluya el campo en la
consulta, no use el campo cuando cree el esquema del informe
en el Publicar.
Cada columna en el cuadro de dialogo de Diseño de Consulta
puede sostener un campo desde un archivo en el catalogo.
Puede llenar hasta noventa y seis columnas con información
del campo. Presione Inicio/Home para retornar a la primera
columna. La primera fila del área de Selección de Columna
despliega los nombres de los campos que haya seleccionado en
la consulta.
13-8
Seleccionando el Orden de las columnas
para la consulta
Una vez haya seleccionado los campos y establecido los
criterios, debe especificar el orden para los registros incluidos
en la consulta. El sorteo de los campos define el orden con el
cual los registros se desplegaran en el reporte. Tiene hasta 4
niveles de sorteo. Si no especifica el orden de sorteo, DacEasy
sorteara por el campo que se encuentre en la primera
columna.
Para crear una consulta.
1. Seleccione Consultas desde el menú DacAccess. La
caja de diálogo Diseño de Consultas aparecerá.
2. Asigne a la consulta un nombre único (hasta 14
caracteres). Si usted está editando una consulta
existente, introduzca el nombre de la consulta o haga clic
en Buscar y seleccione la consulta.
13-9
3. Seleccione el catálogo que contiene los archivos a incluir
en el reporte. El cursor lo lleva a la primera línea del
área de Selección de Columnas. Utilice esta línea para
seleccionar los campos a incluir en la consulta.
4. Sugerencia: Las columnas se desplazan conforme usted
se mueve a la derecha. Oprima Inicio para regresar a la
primer columna.
5. Haga clic en Buscar y la tabla de Búsqueda aparecerá.
Seleccione la tabla que contiene el campo a incluir en la
columna actual y Buscar Columna aparecerá; seleccione
el campo a incluir en la columna actual para esta
Búsqueda.
6. Sugerencia: Además de seleccionar campos desde los
archivos de datos, usted puede crear fórmulas para
incluir en el reporte.
7. Cada campo en los campos de fórmula definida por el
usuario, además de los campos seleccionados así como
los campos de orden, deben ser incluidos en la consulta.
Usted puede excluir el campo desde el reporte impreso
utilizando el Generador de Reportes.
Nota: Cuando usted oprime Buscar desde el área de
Selección de Columnas, la búsqueda de Columnas desplegará
la última Tabla seleccionada. Para escoger una tabla
diferente, haga clic en Cerrar y seleccione una tabla nueva.
8. Para editar el Encabezado de Columna en el reporte
impreso, haga clic en Opciones y seleccione Editar
Columna. Usted puede editar el título del campo; sin
embargo, la del nuevo título sólo se desplegará cuando
usted ejecute la consulta y no se despliega en la caja de
diálogo Diseño de Consultas.
13-10
9. Si es necesario, limite los registros a incluir en la
consulta. La segunda y tercera línea en el área de
Selección de Columnas determina cuales registros incluir
en el reporte. Si usted deja esas líneas en blanco,
DacEasy incluye todos los registros en la consulta.
10.
Si usted quiere poner el orden de clasificación,
haga clic en Opciones y seleccione Columnas de Orden.
El cursor avanza al primer campo en el área de
Columnas de Orden. Haga clic en Buscar y seleccione el
campo de orden primario para el reporte. Para agregar
un segundo orden, teclee un diferente campo en el
segundo campo en el área de Columnas de Orden. Usted
puede introducir hasta cuatro campos de para ordenar.
Nota: Si usted no especifica un orden de clasificación,
DacEasy ordena por el campo en la primer columna.
Sugerencia: Haga clic en Cambiar Orden para
intercambiar entre el orden ascendente y descendente
para el campo de orden seleccionado.
11.
Haga clic en Ejecutar Consulta para ver la
consulta en la pantalla. Haga clic el botón Cerrar para
regresar a la caja de diálogo Diseño de Consultas.
Sugerencia: Para dirigir el reporte a la impresora, haga
clic en Imprimir.
12.
Oprima Procesar para guardar el reporte.
Nota: Utilice el Generador de Reportes para definir la plantilla
del reporte.
13-11
Creando campos personalizados
Además de seleccionar campos predefinidos para la consulta,
usted puede definir sus propios campos. Puede hacer cálculos
de operaciones matemáticas usando uno o mas campos
definidos por usted. Por ejemplo, si desea calcular el porciento
de ventas de un cliente por mes, puede crear un campo
llamado AvgMonth e introducir una formula del monto de
ventas por compra por año o por fecha. Antes de puedes usar
un campo en una formula, primero debes seleccionar el campo
como una columna en el área de Selección de Columna de la
consulta. Para crear un campo personalizado, ponga el cursor
en una columna en el área de Selección de Columnas. Haga
clic en Opciones y seleccione Editar Expresión. El cuadro de
dialogo de Campo Definido por el Usuario se despliega.
Use el campo Nombre para identificar el campo que desea
crear.
Use el campo descripción para introducir una breve descripción
del campo.
Entre una expresión matemática para calcular el valor que
necesite. Haga clic en Buscar para seleccionar el campo
desde una lista.
13-12
Si esta usando un campo contenido en mas de un archivo,
especifique el archivo de donde viene el campo. Por ejemplo,
si tu consulta contiene el Monto de la Factura el cual está tanto
en el archivo Factura como en el archivo Factura Abierta,
especifica el nombre del archivo cuando esté usando el campo
en la formula.
Para crear campos definidos por el usuario
1. Oprima Opciones y seleccione Editar Expresión desde
el área de Selección de Columnas en la caja de diálogo
Diseño de Consultas, la caja de diálogo Campos
Definidos por el Usuario se muestra.
2. Teclee nombre y descripción para el campo.
3. Introduzca la expresión. Para seleccionar un campo,
teclee el nombre del campo o haga clic en Buscar y
seleccione el campo. Por ejemplo, para dividir el saldo
actual entre 12: teclee Saldo Actual/12.
Debido a que es posible tener columnas con nombres de
campos idénticos, es necesario que en ciertas situaciones
proveer el nombre de la tabla de la cual el campo es
originario. Por ejemplo: existe un campo llamado
CANTFACT en los archivos de Facturación y en Facturas
abiertas de Cuentas por Cobrar. Si la consulta incluye
ambos campos y usted quiere usar uno de los campos en
una fórmula, usted debe proveer el nombre de la tabla
de la cual el archivo proviene (ejem: Facc.CantFact ). Si
el nombre del campo es más de una palabra usted debe
ponerla entre corchetes (ejem: Facc. [Impuestos de
Ventas] ). El nombre de la tabla se muestra cuando
usted hace clic en Buscar desde el campo Expresión.
13-13
Nota: Para usar un campo en una fórmula, usted debe
primero seleccionar el campo como una columna.
Además, el campo debe ser una cantidad decimal o un
campo numérico. Campos con Cant como parte del
nombre son campos decimales. Campos con Unidades
como parte del nombre no pueden ser usados en una
expresión. Por ejemplo, Cant. Ordenada es un campo
numérico donde Unidades Ordenadas no lo es.
4. Oprima Procesar para guardar el campo definido por el
usuario.
Limitando registros en un Query.
La segunda y tercera fila en el área de Selección de Columna
en el cuadro de diálogo Diseñar Consulta determina cuales
registros incluir en un reporte. Si deja esas filas en blanco,
Daceasy incluye cada registro en la consulta. Puede limitar
registros en una consulta entrando criterio y editando la unión.
Para limitar registros entrando criterio, entre un valor
particular en el campo o condiciones que se deben conocer en
un registro a ser incluido en una consulta.
13-14
Cuando crea una consulta que arrastra dos filas, la consulta
solo incluye esos registros que incluyen el campo unión. El
campo unión es usado para atar múltiples archivos juntos. Por
ejemplo, el código de cliente en ambos archivos, en el archivo
de Factura y en el archivo de Cliente, permitiendo crear una
consulta que arrastre información desde ambos archivos. El
programa tiene la unión por defecto, sin embargo, puede
editar una consulta para incluir todos esos registros desde un
archivo mas el registro desde un segundo archivo que incluye
el campo unión.
Estableciendo Criterio
Cuando seleccione campos para una consulta, esta limitando la
información para incluir en la misma. Puede ampliar el limite
del registro a ser incluido en el reporte colocando criterios en
los campos. Puede entrar un valor como el criterio, indicando
solo el campo que contiene este valor que esta incluido en la
consulta. Puede también entrar una expresión usando
operadores lógicos para indicar el campo a incluir en la
consulta. Por ejemplo, para incluir clientes con la ultima fecha
de venta de 12/31/1999 o anterior. Seleccione Ultima Fecha de
Venta (Ultima Fecha de Venta) como el campo y entre
<=12/31/1999 (menor o igual que para 12/31/1999) como
el criterio. La tabla de operadores lógicos proporciona una lista
de operadores disponibles y un ejemplo de como usar cada
uno.
13-15
Operador
Lógico
Ejemplo
Resultado
<12/31/1994
Selecciona todos los
registros con datos
antes de Diciembre
31,1994
registros con un número
menor que o igual para
1000 en el campo.
Menor Que (<)
Menor Que o
Igual Para
(<=)
<=1000
Mayor Que (>) >500
Mayor Que o
Igual Para
(>=)
>=L
Igual Para (=)
=P
No Igual Para
(<>)
<> ADVANCE
ENTRE.
ENTRE
01/01/1995 Y
01/31/1995.
registros con número
mayor que 500 en el
campo.
registros después de la
letra L en orden
alfabético.
registros exactamente
con la letra P en el
campo.
registros con cualquier
texto que no sea
ADVANCE en el campo.
registros con fecha entre
Enero 1, 1995 Y Enero
31, 1995.
13-16
Puede entrar múltiples criterios en una sola consulta. La
relación de sus criterios depende de la fila donde entre el
criterio. Hay una relación OR entre filas y una relación Y (AND)
entre columnas. Daceasy satisface todos los criterios AND
antes de satisfacer el criterio OR.
Entendiendo los Operadores Lógicos
AND/OR
La colocación de su criterio en las filas y columnas es muy
importante. Existe una relación OR entre las filas y una
relación AND entre columnas. Daceasy satisface todos los
criterios AND antes de satisfacer los criterios OR.
Entendiendo las Uniones
Una unión es un enlace entre dos archivos. Por ejemplo, se
asume que quiere imprimir un reporte usando el código de
producto, unidades vendidas y número serial. El número de
unidades vendidas es sorteado en el archivo de Detalle de
Factura y el número serial es encontrado en el archivo
Números Serial. El código de producto se encuentra en ambos
archivos. Por lo tanto, el código de producto es el enlace entre
los archivos de la unión.
13-17
Hay tres tipos diferentes de uniones: equi, exterior izquierdo y
exterior derecho.
Daceasy usa la unión equi por defecto, la cual solo incluye
registros encontrados en ambos archivos. Usando el ejemplo
de arriba, Daceasy® incluye productos con un número serial
encontrados en ambos archivos, en el archivo Detalle de
Factura y archivo Número Serial.
Si selecciona Unión Exterior Izquierdo, la consulta incluye
todos los registros desde el primer archivo y solo esos
registros en el segundo archivo donde los campos de la unión
son iguales. Usando el mismo ejemplo, la consulta deberá
incluir todas las ventas y solo los números seriales de los
productos encontrados en el archivo de Número Serial.
Si selecciona Unión Exterior Derecha, la consulta incluye
todos los registros desde el segundo archivo y solo esos
registros en el primer archivo donde los campos de la unión
son iguales. Siguiendo el mismo ejemplo, la consulta deberá
incluir todos los números seriales u solo las transacciones de
ventas que tengan el producto en el archivo Detalle de
Factura.
13-18
Para limitar registros en una consulta
1. Posicione su cursor en caja apropiada abajo del campo
usado para limitar la consulta (como se describe abajo).
Existe una relación OR entre renglones y una relación
AND entre columnas. DacEasy satisface todos los
criterios AND antes de satisfacer los criterios OR.
Por ejemplo, si usted utiliza el catálogo de clientes y
quiere incluir clientes quienes viven en Dallas o quienes
tienen como última fecha de venta Marzo 1 de 1999;
teclee Dallas in la primer línea debajo del campo Ciudad
y teclee <03/01/99 en la segunda línea debajo del
campo UltFechaVenta. La consulta incluirá todos los
clientes en Dallas que tengan una fecha de venta
anterior a Marzo 1 (DacEasy no duplica registros que
cumplen ambos criterios).
2. Teclee el filtro para el campo.
Teclee un valor en el campo para incluir sólo esos
registros que tienen un valor especifico en este campo.
Para especificar un rango de registros basados en una
expresión particular, teclee la expresión. Usted puede
hacer clic en Buscar para seleccionar un operando. Por
ejemplo, para incluir todos los registros mayores que o
igual a 1000, haga clic en Buscar, seleccione >=, y
entonces teclee 1000.
Sugerencia: Usted puede teclear hasta 18 caracteres en
la columna. Si usted necesita introducir una expresión
más larga, haga clic en Opciones y seleccione Zoom. El
cursor avanza al campo Zoom donde usted puede
introducir hasta 68 caracteres.
13-19
Nota: El formato usado para introducir datos en una
expresión depende del tipo de campo. Haga clic en Opciones
y seleccione Editar Columna para ver el tipo de dato del
campo.
3. Si usted selecciona campos desde dos archivos
diferentes y quiere editar la unión, haga clic en
Opciones y seleccione Editar Unión. La caja de diálogo
Editando Unión se muestra. Seleccione el tipo de unión
y oprima Procesar para regresar a la caja de diálogo
Diseño de Consultas.
Existen tres tipos diferentes de uniones; igual, externo
izquierda y externo derecha. DacEasy utiliza la uniónigual por omisión, el cual incluye sólo registros
encontrados en ambos archivos.
Si usted selecciona una unión externo izquierda, la
consulta incluye todos los registros del primer archivo y
sólo esos registros en el segundo archivo donde los
campos relacionados son iguales.
Si usted selecciona una unión externo derecha, la
consulta incluye todos los registros del segundo archivo y
sólo esos registros en el primer archivo donde los
campos relacionados son iguales.
Por ejemplo: asuma que usted crea una consulta
utilizando el código del cliente, cantidades de
transacciones de cuentas por cobrar y facturas abiertas.
Cantidades de transacciones de cuentas por cobrar están
en el archivo de Cuentas por Cobrar y facturas abiertas
están en el archivo de Facturas Abiertas. El código del
cliente está en ambos archivos. Por lo tanto, Código del
Cliente es la unión entre los dos archivos. Si usted no
13-20
edita la unión, la consulta sólo incluirá facturas con un
código de cliente encontrado en ambos archivos.
Seleccione una unión externa izquierda para incluir todas
las transacciones de cuentas por cobrar y sólo las
facturas abiertas con un cliente encontrado en el archivo
de cuentas por cobrar. Seleccione una unión extremo
derecha para incluir todas las facturas abiertas y sólo las
transacciones de cuentas por cobrar que tienen un
cliente encontrado en el archivo de Facturas Abiertas.
Imprimiendo la consulta
Cuando corra la consulta, el resultado se desplega en pantalla.
Para dirigir la salida por impresora, pulse Imprimir.
Imprimiendo la consulta le ayudara como construir su
consulta. Puede imprimir la información para asegurarse de
que esta arrastrando los datos correctos antes de crear el
reporte usando el publicar.
Para imprimir una consulta
1. Seleccione Consultas desde el menú DacAccess.
La caja de diálogo Diseño de Consultas aparecerá.
2. Teclee el nombre de la consulta u oprima Buscar y
seleccione la consulta.
3. Oprima Ejecutar Consulta. La consulta se
muestra en al pantalla.
4. Haga clic en Imprimir. La caja de diálogo
Disposición de Reportes aparecerá.
13-21
5. Seleccione la salida y oprima Procesar para ver la
consulta.
Copiando Consultas.
13-22
Usando el Publicar
El Publicar es la herramienta usada para crear su esquema de
reporte e imprimir un reporte de cliente usando una consulta.
Cuando accesa por primera vez a Publicar, mire el cuadro de
diálogo Editar Reporte. La parte superior del cuadro de diálogo
es para el nombre del reporte y fuente de dato. La fuente de
dato es la consulta que usara para seleccionar los campos
desde el reporte. Una vez haya seleccionado una consulta
como la fuente de dato para un reporte, no puede volver para
atrás y cambiar la fuente de dato.
Nota: Si necesita usar una consulta diferente como la fuente
de dato para el reporte, debe crear un nuevo esquema de
reporte usando el publicar.
El cuerpo del Editor del Reporte tiene cuatro secciones, el área
de Encabezado de Pagina, área de Detalle, área Pie de Grupo y
área de Pie de Reporte. Use el área de Pie de Pagina para
entrar la información que imprime en la parte superior de cada
pagina. Use el área de detalle para hacer la selección de
campos para el reporte. El área Pie de Grupo le permite crear
subtotales para su tabla de sorteo y el área Pie de Reporte le
permite crear el gran total para el reporte.
13-23
Puede entrar texto dentro de cada una de las cuatro secciones
del reporte o seleccionar desde las variables disponibles tales
como campos de la consulta, campos de información de la
compañía y opciones de control. Puede usar diferentes
variables en áreas diferentes del Editor de Reporte. Los
campos que escoja de la consulta están disponibles en todas
las secciones del Editor de Reporte. Si el campo que quiere
incluir en el reporte no esta incluido en la consulta
seleccionada como la fuente de dato, debe salvar el esquema
de reporte, salga de publicar para completar el esquema de
reporte.
13-24
Usando la Lista de chequeo del Publicar
Paso 1—Complete área de Encabezado con el nombre del
reporte y el nombre de la consulta que quiere usar como la
fuente de dato. Entre el encabezado del reporte y
encabezado de columna en el área de Encabezado de
Pagina.
Paso 2— Complete el área de Detalle con los campos de la
consulta que quiere incluir en el reporte.
Paso 3— Complete el área Pie de Grupo si quiere sortear los
subtotales.
Paso 4— Complete el área de Pie de Reporte si quiere un
reporte con el total.
Paso 5— Vista previa e imprima el reporte final.
13-25
Completando el encabezado y el area de
encabezado de pagina.
El área de encabezado contiene un campo para el nombre del
reporte y el nombre de la consulta. El campo disponible para el
reporte depende de la consulta seleccionada. Una vez que
escoja la consulta, no puede cambiar el nombre de la consulta
en el Publicar. También, puede editar la consulta si necesita
usar diferentes campos en un reporte. El área de encabezado
de pagina retiene el encabezado de reporte. El reporte imprime
el encabezado de cada pagina del reporte de cliente.
Completando el área de detalle
El área de detalle es el cuerpo del reporte. Esta es donde se
seleccionan los campos para su consulta. Puede entrar tanto
un texto como colocar campos en esta sección. Deberá entrar
texto como una nota, instrucciones o para describir los
campos.
13-26
Completando el área Pie de Grupo
El Pie de Grupo es para sortear los subtotales. Si configura
sortear ordenes en la consulta, deberá sortear cada grupo para
tener un total para el grupo. Por ejemplo, cuando imprime un
reporte de comisiones, tendrá un total por vendedor. Puede
entrar un texto para describir el total, entonces coloque el
campo que quiere totalizar en esta sección. Si no quiere
sortear totales, deje esta sección en blanco.
Completando el área Pie de Reporte
El área Pie de Reporte es para el total. Puede también entrar
un texto dentro de esta área. Esta área es similar al Pie de
Grupo. Seleccione los campos desde su consulta que quiere
incluir el total para el reporte.
Para crear un reporte personalizado con el Generador de
Reportes
1.
Seleccione Generador de Reportes desde el
menú DacAccess. La caja de diálogo Editor de
Reportes se muestra.
13-27
2.
Teclee un nombre único para el reporte. La caja de
diálogo Editor de Reportes se muestra.
3.
Complete cada campo en la caja de diálogo
Predefinidos de Reporte.
4.
En el campo Fuente de Datos, teclee el nombre de
la consulta de la cual usted quiere crear el reporte
u oprima Buscar y seleccione la consulta.
Nota: La consulta detalla la información a incluir en el reporte
y debe ser creada antes que el reporte sea puesto en el
Generador de Reportes.
5.
Teclee un encabezado para el reporte en la sección
Encabezado de la Página. Usted puede teclear texto
o hacer clic en Buscar y seleccionar una variable.
Si usted quiere encabezados de columna para a
imprimir en cada página, teclee los encabezados en
esta sección.
Nota: Usted puede seleccionar los siguientes tipos de
variables: Texto de la Compañía, Campos de Control y
Campos de la Consulta. Texto de la compañía le permite
seleccionar variables que corresponden a la información que
usted introdujo acerca de su compañía. Variables de Control
incluyen la fecha actual del sistema, tiempo y número de
página. Campos de la consulta seleccionados en el área de
Encabezado de la Página son insertadas como campos de
texto para ser usadas como encabezados de columna.
6.
Sugerencia: Haga clic en Opciones y seleccione
Centrar para centrar las líneas de texto o variables
en el reporte.
Teclee los campos de la consulta a incluir en el
reporte en la sección de detalle. Usted puede
introducir texto o poner campos en esta sección.
Para insertar un campo de la consulta, haga clic en
Buscar y seleccione el campo. Si usted necesita
13-28
incluir un campo que no está en la lista, usted debe
editar la Consulta. El campo es insertado en la
posición del cursor. Usted puede usar el ratón para
arrastrar un campo de consulta a un lugar
diferente.
Continúe poniendo campos dentro de esta sección
hasta que todos los campos necesarios estén en la
plantilla. Esto puede ser a prueba y error para
alinear los campos con sus encabezados de
columna.
7.
Si usted pone un orden de clasificación en la
consulta, usted pudiera querer que cada grupo de
orden tenga un total. Para incluir un subtotal en los
campos ordenados, teclee texto para describir el
total y entonces ponga el campo que usted quiera
totalizar en la sección de Pie de Página del Grupo.
Si usted no quiere ordenar totales, deje esta
sección en blanco.
Nota: Si no hay campos seleccionados en la
sección de Columnas de Orden en su consulta,
DacEasy utiliza el campo en la primer columna de
la consulta como el campo de orden.
8.
Para incluir gran totales en el reporte, seleccione
cada campo para totalizar en la sección de Pie de
Página del Reporte. Usted puede también introducir
texto en esta sección.
Sugerencia: Oprima Enter desde cualquier campo
para editar el formato. Haga clic en Ayuda desde
la caja de diálogo Editar Campo para una
descripción detallada de cada opción de formato.
13-29
Imprimiendo el reporte final
Cuando imprimes el reporte, la información especificada en la
consulta se despliega usando el formato creado en el Publicar o
Generador de Reportes. Puedes imprimirlo en tu pantalla
dándole vista previa y verificar el formato. Si no esta correcto,
edita el formato e imprímelo nuevamente.
Para imprimir el reporte
1.
Seleccione Generador de Reportes en el menú
DacAccess. El cuadro de dialogo Editor de
Reporte se despliega. Cree un nuevo reporte o
haga clic en Buscar para seleccionar uno desde la
lista.
2.
Haga clic en Imprimir para desplegar la Pantalla
de Disposición de Reportes.
3.
Seleccione la opción de salida, edite el formato si
es necesario, y luego presione Aceptar para
Copiando plantillas de Reportes.
13-30
Capítulo 14
Funciones Periódicas
El menú de funciones Periódicas incluye todas aquellas
funciones que no han sido ejecutadas como parte de sus
procesos diarios. Este menú incluye opciones para cierre de
período y de fin de año, y funciones relativas tales como
generador de cargos financieros, calcular futuras ventas,
depurar los datos viejos y entrar cifras de presupuestos.
Además incluye funciones que le permite cambiar múltiple
registros en sus archivos de datos a la vez. Esto incluye
resignar precios, ajuste de lista de componentes y entrar
cambios globales a los archivos de Cliente, Suplidor, Producto
o Vendedor.
Este capítulo además incluye información acerca de la
impresión de formularios 1099 para contratar Suplidor. Esta
función disponible desde el menú Reporte, es usada al final de
cada año calendario.
14-1
Cerrando Períodos
La siguiente lista de chequeos detalla cada paso envuelto en el
cierre de mes.
Nota : Las rutinas de Fin de Período son opcionales. Refiérase
a la sección apropiada en este capítulo para determinar si el
cierre de período está bien hecho.
Lista de chequeo de fin de período
Postear todos los Módulos para el período que está
cerrando.
Backup los Archivos de Datos. (Ver capítulo 3, “Iniciando”.)
Generar cargos financieros a los Clientes.
Imprimir Estados de Clientes.
Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar.
Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Pagar.
Corra la rutina de Fin de Período Mayor General.
Correr Utilitario a todos los Archivos. (Ver capítulo 3,”
Iniciando”)
Generando Cargos Financieros
Puede generar cargos financieros automáticamente para los
clientes. DacEasy calcula estos cargos basados en la tasa de
cargos financieros en el registro de cliente y el número de días
vencidos en la factura del cliente.
14-2
Capitulo 14: Funciones Periódicas
DacEasy crea una entrada separada de cargos financieros en
el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar para
cada factura vencida. En un reporte de Cuentas por Cobrar y
estados, se imprime los cargos financieros por separados. En
adición, DacEasy genera los cargos financieros por la fecha de
las facturas vencidas.
La fórmula de prorratear la tasa de los cargos financieros es en
un ciclo de 30 días. Por ejemplo, si una factura tiene mas de
30 días de vencida, DacEasy fija el cargo total de porcentaje
de cargo financiero. Si una factura tiene 10 días de vencida,
DacEasy usa la siguiente fórmula para determinar el cargo
financiero: Cantidad Vencida*(10/30* % Cargo
Financiero).
Después de calcular los cargos financieros, DacEasy crea una
transacción sumarizada en el Mayor General. El código de
diario para la transacción es AR. Mientras DacEasy genera
cargos financieros, este imprime un Diario de Cargos
Financieros. Este diario proporciona la prueba de auditoria
necesaria para verificar las entradas hechas el Mayor General y
archivo de Clientes.
Recomendamos generar cargos financieros justo después de
correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Este
ajusta los balances acumulados a clientes; El fin de período
recopila el detalle de facturas abiertas para esos clientes en
una suma.
Para generar cargos financieros
1. Seleccione Cuentas por Cobrar del menú
Periódicos y después seleccione Generando Cargos
12-3
Financieros. La caja de diálogo Generando Cargos
Financieros aparecerá.
Nota: Es relevante que usted haga un respaldo ya que
esta rutina no es reversible una vez que ha sido
llevada a cabo. Pulse Respaldo para respaldar su
fichero de datos.
2. Introduzca la fecha que será utilizada para determinar
cuáles facturas son deudas pasadas y el monto del
cargo financiero. Los cargos financieros son
prevalorados basados en un periodo de 30 días. Si
una factura tiene más de 30 días, el cargo financiero
completo es calculado. Si una factura tiene 10 días de
atraso, se multiplica por un porcentaje prevalorado
((10/30) * % cargo financiero) para llegar al saldo del
cargo financiero.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda del caja de diálogo
Generando Cargos Financieros para una descripción
14-4
3. Haga clic en Aceptar para generar cargos financieros
para todos los clientes. Un Diario de Cargo Financiero
imprime y un sumario de transacciones es plasmado
en el Libro Mayor con un código de diario CxC.
Sugerencia: Para generar cargos financieros para un
rango de clientes, seleccione Rango e introduzca el
rango de códigos de los clientes. Para generar cargos
financieros a clientes que no quedan al alcance del
rango sucesivo, elija Seleccionar como el Alcance.
Cuando usted presiona Aceptar, usted puede
seleccionar los clientes a los cuales va a generar
cargos financieros.
Cerrando el Período de Cuentas por
Cobrar
La rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar hace lo
siguiente:
Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo
de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar. Esta
información se despliega en el Reporte por
Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar
posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin
de Período.
12-5
Actualiza la información de balance para sus clientes.
Este Período es eliminado y el monto es agrado al
campo Inicial.
Para los clientes con balance Tipo Acumulado, todas
las transacciones restantes posteadas son
consolidadas en una factura. La fecha se hace en una
factura número YYYYMMDD.
Nota: Puede generar cargos financieros justamente antes de
correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Esto
es para ajustar el balance de cliente tipo acumulado, porque
la factura abierta de detalle para cliente con balance tipo
acumulado es compilada en una factura abierta durante el fin
de período.
La rutina de fin de período de Cuentas por Cobrar no le impide
entrar transacciones a clientes para el período cerrado.
Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo Cuentas por
Cobrar
1. Seleccione Por Cobrar del menú Periódico, y
seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo CxC
Fin de Periodo aparecerá.
Nota: Es relevante crear un respaldo ya que esta
rutina es irreversible una vez que ha sido efectuada.
14-6
2. Introduzca una fecha correspondiente al periodo que
usted desea cerrar. El periodo se desplegará bajo la
fecha.
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo de
Cuentas por Cobrar. Un mensaje de confirmación
aparecerá una vez que el proceso se complete.
4. Haga clic en Continuar para regresar al menú
principal.
Cerrando el período Cuentas por Pagar
La rutina de Fin de Período de Cuentas por Pagar hace lo
siguiente:
Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo
de facturas abiertas de Cuentas por Pagar. Esta
información se despliega en el Reporte por
Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar
posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin
de Período.
Actualiza el balance en el área de información de cada
Suplidor. Este Período es limpiado y el monto es
agregado al campo Inicio.
12-7
Para los suplidores con balance Tipo Acumulado,
todas las transacciones restantes posteadas son
consolidadas en una factura. La fecha se hace en una
factura número YYYMMDD.
Nota: La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar no
le impide entrar transacciones a clientes para el período
cerrado.
Para ejecutar Por Pagar Fin de Periodo
1. Seleccione Por Pagar del menú Periódicos, en
seguida seleccione Fin de Periodo de Cuentas por
Pagar. La caja de diálogo Fin de periodo de Cuentas
por Pagar aparecerá.
Nota: Es relevante que usted haga un respaldo, ya
que esta rutina es irreversible una vez realizada.
2. Tecleé una fecha correspondiente al periodo que
desea cerrar. El periodo aparece bajo la fecha.
14-8
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo para
cuentas Por Pagar. Un mensaje de confirmación
parecerá cuando el Proceso esté completo.
4. Haga clic en Continuar para regresar al menú
principal.
Entrando cifras a la cuenta Presupuesto
Puede entrar cifras de presupuesto en su catálogo de cuentas,
y entonces ver la información en reportes y listados
financieros. Solo puede entrar cantidades de presupuesto para
cuentas de detalle. DacEasy pasa automáticamente la cantidad
entrada de cada cuenta de detalle para la cuenta general o
cuenta madre.
Puede entrar cifras de presupuesto para sus cuentas usando
dos métodos diferentes. Entre cifras de presupuesto a una
cuenta una vez en el cuadro de diálogo Historial de Cuenta.
Entre cifras de presupuesto para todas las cuentas al mismo
tiempo desde el menú Período. Referir a la Ayuda en línea para
más información en el cuadro d diálogo Historial de Cuenta.
Los siguientes pasos se requieren para entrar cifras de
presupuesto desde el menú Período
Para introducir cifras de presupuesto de Estimar
Presupuesto del Estado de Cuenta
1. Seleccione Libro Mayor del Menú periódico y a
continuación seleccione Presupuesto. La caja de diálogo
Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta.
12-9
2. Haga doble-clic dos veces una cuenta y la caja de diálogo
Presupuesto de Cuenta aparecerá.
3. Introduzca el monto del presupuesto en el periodo
apropiado. Puede presionar Duplicar para repetir el monto
en cada periodo.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo
Presupuesto de Cuenta para una descripción detallada de
cada campo.
4. Haga clic en Aceptar para actualizar la información del
presupuesto de cuenta
14Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967
10
Ver y editar figuras de cuenta e historial de
presupuesto.
Cerrando el período de Mayor General
El proceso de fin de período de Mayor General cambia el
estatus en la tabla de período para cerrar el período
seleccionado y todos los períodos previos. No puede hacer
entradas en un período cerrado y un período cerrado no puede
volver a factura abierta o período activo. No puede cerrar el
período previo y entrar transacciones de él en el próximo
período. El único tiempo requerido para cerrar el período es
antes de cerrar el año.
Puede cerrar un período contable, primero, después de entrar
y postear toda la actividad contable para el período dado y
segundo imprima todos los reportes, diarios y reportes
financieros asociados. Sin embargo, use discreción cuando
cierre un período. Una vez cierre un período en el Mayor
General, no puede entrar una transacción para fechas que
caigan dentro o antes del período cerrado.
Nota: cerrando un período cierra todos los períodos antes del
período seleccionado, en adición al período seleccionado.
12-11
Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo para el Libro
Mayor
1. Seleccione Libro Mayor del menú Periódicos, a
continuación seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo
Fin de periodo de LM aparecerá.
Nota: Si usted no tiene un respaldo, respalde su archivo de
datos antes de proceder.
2. Introduzca la fecha correspondiente al periodo que usted
desea cerrar. El periodo desplegará por debajo de la fecha.
3. Haga clic en Aceptar. Si algunos periodos anteriores no
han sido cerrados, un mensaje de advertencia le dirá que
usted estará cerrando mas de un periodo. Seleccione Si
para cerrar el periodo actual y todos los demás. Un mensaje
de confirmación aparecerá cuando el Procesó sea completo.
Nota: Si existen transacciones no asentadas, será un error.
Usted deberá poner el módulo especificado antes de cerrar
el periodo.
4. Haga clic Continuar para regresar al menú principal.
12
Pronóstico
Puede planificar para el próximo año pronosticando las cifras
de sus compras para sus suplidores y las cifras de ventas para
sus clientes, productos y servicios. Antes de correr la rutina de
Fin de Año, corra la rutina Calcular Pronostico para pronosticar
esas cifras.
Ejecute la siguiente tarea para usar la rutina Pronóstico:
Antes de correr la rutina Calcular Pronostico, imprima el
Reporte de Estadística YTD para ver las cifras de pronostico
para el año actual y compare esos números con la cifra
actual.
Corra la rutina Pronosticar antes de correr la rutina de fin
de año. DacEasy coloca la cantidad pronosticada en la
columna Presupuesto en el cuadro de diálogo Información
Histórica de cada registro.
Imprima el Reporte Pronostico para ver las cifras pasadas
con las cifras presupuestadas para el nuevo año.
Para imprimir el reporte estadístico YTD.
1. Seleccione Cuenta por Cobrar, Cuentas por Pagar
o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione
Imprimir Estadística ALF. El cuadro de diálogo
Imprimir Reporte Estadístico YTD se despliega.
2. Seleccione el método de sorteo y entre el rango si
quiere imprimir el reporte por rango de registros. Si
12-13
no entra el rango, por defecto es desde el Primero
hasta el Ultimo.
3. Haga clic Aceptar y la pantalla de Disposición de
Reportes se desplega.
4. Seleccione la disposición de salida y pulse Aceptar
para ver el reporte.
Para pronosticar cifras de ventas por cobrar.
1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y
seleccione Calcular Pronostico. El cuadro de diálogo
Calcular Pronostico se despliega.
2. Seleccione el método por el cual calcular las cifras
pronosticada y complete el campo Porciento (%) si
escogió el método de porcentaje.
3. Para calcular el pronostico por un rango de registro,
seleccione Sortear Por y entre un rango. Si no entra
un rango, por defecto es desde el primero hasta el
Ultimo y el pronóstico es calculado para todos los
registros.
14
Calcular Pronostico para una descripción mas
4. Pulse Aceptar para calcular el pronostico.
Para imprimir el pronóstico
1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y
seleccione Imprimir Pronostico. El cuadro de
diálogo Imprimir Pronostico se despliega.
2. Seleccione el método por el cual sortear el reporte.
Escoja un rango si quiere limitar el registro que se
despliega en el reporte.
3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición de
Imprimir Pronostico para una descripción mas
4. Seleccione la salida del reporte y pulse Aceptar para
ver el reporte.
12-15
Cerrando el Año
Hay cuatro diferentes rutinas de cierre de año en DacEasy:
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventario y Mayor
General. Hay dos reglas de manejo cuando cierre el año:
Correr Fin de Año Mayor General.
Correr todas las rutinas de Fin de Año consecutivamente
(Por Ej. :, no correr Fin de Año Inventario; entonces
espere una semana para correr Fin de año de Cuentas
por Pagar).
La siguiente lista de chequeo le ayudará a planificar la- tarea fin –de- año. Aún cuando todos los artículos en la lista no
apliquen para usted, es en general una lista para ayudarle a
mantener los archivos de datos en orden.
Lista de Chequeo de Fin de Año
Complete cada paso en la lista de Chequeo de fin de
período. Cierre todos los periodos antes de correr el
procedimiento de fin de año. Si tiene algún ajuste de fin de
año, entre estos antes de cerrar el ultimo período.
Nota: Las rutinas de fin de período de Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar son opcionales. Refiérase a la sección
apropiada en este capítulo para determinar si correr esas
rutinas es correcto para usted.
Imprima el reporte estadístico YTD antes de pronosticar sus
cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o Inventario.
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Corra Cálculo de Pronostico para cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar y/o inventario.
Imprima el reporte Pronostico para cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar y/o inventario para ver las cifras
pronosticadas.
Imprime todos los reportes financieros que necesite (e. g.,
Balance de comprobación Estado de Ingreso, Balance en libro y
reporte de actividad detallada del mayor general)
Imprima el formulario 1099 para contratar la labor de
suplidores.
Haga backup de sus Archivos de datos.
Corra fin de período de Cuentas por Cobrar.
Corra Fin de Año de Cuentas por Pagar
Corra Fin de Año de Inventario
Corra Fin de Año para el Mayor General
Si escoge, depurar sus archivos de datos para el año previo
Correr el utilitario de archivo en todos los archivos de datos
si escogió depurar.
Cerrando el año de Cuentas por Cobrar.
La rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar actualiza la
información financiera para cada cliente. DacEasy transfiere las
cifras del año a la fecha para los montos del año anterior para
el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado
durante esta rutina. Para retener la información en los campos
Año Anterior, hacer y restaurar un backup de sus archivos de
datos para fines de archivos.
12-17
Nota: Corra la rutina pronostico de Cuentas por Cobrar antes
de correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Cobrar.
Para correr la rutina de fin de período de Cuentas por
Cobrar
periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un
mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup
antes de proceder. Refiérase al capítulo 3 “Empezando”
para más información haciendo backup.
Nota: Es importante que todas las transacciones del año
corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra
la rutina de fin de período de Mayor General para el
ultimo período del año para asegurarse que las
transacciones no están posteadas antes de correr la
rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar.
2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de
diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso
es completado.
18
Imprimir formularios 1099
DacEasy sigue la información de Suplidor requerida para
emitir un formulario 1099 al final de año. Seleccione Si, en el
campo Labor Directa en el cuadro de diálogo Editar Proveedor
para Suplidor que requiere un 1099. Este formulario indica el
monto pagado al Suplidor durante el año. DacEasy obtiene
esta información desde el archivo Pago Suplidor. Para ver esta
información, pulse Opciones desde el registro de Suplidor, y
entonces seleccione Información 1099.
Imprimir formularios 1099
1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Reportes, y
seleccione 1099s. La caja de diálogo 1099s aparecerá.
2. Introduzca su Número de Identificación de Impuesto
Federal. El valor establecido en la caja de diálogo
Información de la Compañía es desplegado, pero lo
puede editar si es necesario.
3. Introduzca su número de Identificación de Impuesto
Estatal. El valor establecido en la caja de diálogo
Información de Compañía es desplegado, pero puede
editarlo si es necesario.
4. Introduzca el año para el cuál imprime el 1099.
12-19
5. Introduzca el mínimo del monto del dólar que debe ser
pagado a un proveedor para recibir un 1099 en el campo
de Mínimo. Este monto suele ser $600.
Si $600 es el valor mínimo, un 1099 es impreso para
todos los proveedores que: (1) están establecidos como
vendedores con un contrato de trabajo; y (2) poseen
$600 o más en el campo de Monto de Pago en la caja de
diálogo Información de 1099 .
6. Haga clic en Aceptar para acceder a la caja de diálogo
Disposición de Reporte .
7. Seleccione el destino, edite la disposición si es necesario,
entonces haga clic en Aceptar para imprimir el Reporte
de Pagos.
Imprimir una página de prueba.
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Cerrando el año de cuentas por pagar
La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar actualiza la
información histórica para cada Suplidor. DacEasy transfiere
las cifras del año a la fecha para los montos del año anterior
para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes
pasado durante esta rutina. Para retener información los
campos Año Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus
archivos de datos para fines de archivo. Debe correr la rutina
pronostico de Cuentas por Pagar antes de correr la rutina de
Fin de Año.
Para correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Pagar
1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú periódico,
y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de
advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este
procedimiento. Refiérese al capítulo 3 “Empezando” para
más información haciendo backup.
ultimo período del año para asegurarse que las
rutina de Fin de Año Cuentas por Pagar.
12-21
2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo
de confirmación se despliega cuando el proceso es
completado.
Cerrando el Año para Inventario
La rutina de Fin de Año Inventario actualiza la información
histórica en los campos Producto y Servicio. DacEasy transfiere
los balances del año a la fecha para los balances del año
anterior y para el año antes pasado. Se pierden balances del
año antes pasado durante esta rutina. Para retener
información de los campos Año Antes Pasado, haga y
almacene un backup de sus archivos de datos para fines de
archivo.
Nota: Si está usando la función Pronosticar, corra la
rutina Pronosticar Inventario antes de correr Fin de Año
Inventario.
Para correr la rutina de Fin de Año inventario
1. Seleccione Inventario desde el menú periódico, y
entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de
procedimiento. Refiérase al capítulo 3 “Empezando” para
más información haciendo backup.
22
último período del año para asegurarse que las
rutina de Fin de Año Fin de Año Inventario.
2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo
de confirmación se despliega cuando el proceso es
completado.
Cerrando el Año para el Mayor General
Cuando corra la rutina de Fin de Año Mayor General sus
archivos de datos son actualizados como sigue:
El área de información de período en el cuadro de diálogo
Información de la Compañía es actualizada para reflejar el
nuevo año (Los periodos de años pasados pasan al primer
período de año y el siguiente año es agregado al segundo
año). Todas las transacciones para el año deben estar
completas antes de correr la rutina de fin de año. Después de
cerrar el año, no puede entrar transacciones para el año.
12-23
El cuadro de diálogo Historial de Cuenta para cada cuenta es
actualizado para reflejar la estructura del nuevo periodo.
DacEasy transfiere el balance al campo Este Año para el
balance Ultimo Año para cada período, proporcionando
información histórica para el año previo.
El cuadro de diálogo Historial de Vendedor es actualizado para
reflejar la estructura de los nuevos períodos.
Los cuadros de diálogos Historial Impuesto en Ventas e
Historial Impuesto en Compras son actualizados para reflejar
la estructura de nuevos períodos.
Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero y las
próximas ganancias o perdidas es transferida para la cuenta de
ganancia actual en el cuadro de diálogo Cuenta Interface.
Después de correr la rutina de Fin de Año de cuentas por
cobrar, Cuentas por Pagar y /o inventario, esta listo para
cerrar el año de Mayor General.
Nota: Antes de correr la rutina de Fin de Año, debe correr la
rutina de fin de período de Mayor General para el último mes
del año.
Para correr la rutina de Fin de Año de Mayor General
1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Periódico, y
entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de
procedimiento. Refiérase al capítulo 3 “Iniciando” para más
información haciendo backup.
24
2. Pulse Inicio Cierre de Año para cerrar el año. Se
despliega un cuadro de diálogo de confirmación cuando el;
proceso es completado.
Si no ha cerrado cada período, se despliega un error.
Si no ha entrado una cuenta Ganancias Actuales en el
cuadro de diálogo Cuenta Interface, es cuestionado
que entre una cuenta nueva. Entre la cuenta de
ganancia actual o pulse Mirada y seleccione la cuenta.
Idea: Después de correr el Fin de Año del Mayor
General, la primera transacción para el nuevo año
puede ser una transacción transferida. La transacción
transferida mueve la ganancia actual (para el año ya
cerrado) para la cuenta ganancia retenida.
12-25
Depurando archivos de datos
Use la rutina Depurar para eliminar la información no deseada
de sus archivos de datos. DacEasy elimina todas las
transacciones desde el archivo especificado en el rango fecha.
En adición puede depurar clientes, suplidores, productos y
servicios que no necesitará mas adelante.
Después de depurar las transacciones de sus archivos, no
puede volver a ver sus transacciones o imprimir reportes de
listado para ver esas transacciones. Por esta razón, debe
escoger no eliminar transacciones hasta haber cerrado el año.
Adicionalmente, debe escoger no depurar el Mayor General
hasta que le sirva como prueba de auditoria. Es importante
hacer un backup de sus archivos de datos antes de eliminar
información. Una vez que los datos sean eliminados, sólo
pueden ser recuperados restaurando un backup hecho antes
de correr la rutina Depurar.
Idea: Para aumentar el espacio disponible en disco duro, corra
el proceso Recobrar en el archivo después de correr la rutina
Depurar. Para más información en el proceso Recobrar, refiera
al capítulo 3, “ Iniciando”.
Para purgar archivos
1. Seleccione Purgar del menú Periódicos. La caja de diálogo
Purgar Archivos aparecerá.
26
2. Seleccione el archivo a eliminar.
3. Si un archivo de transacciones es seleccionado, introduzca
el rango de transacciones a eliminar basadas en la fecha de
transacción. Todos los registros anteriores e incluyendo la
fecha introducida serán eliminados.
Si un archivo de no transacción es seleccionado, introduzca
la fecha para eliminar el último registro. Todos los registros
anteriores e incluyendo la fecha introducida serán
eliminados.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo
Purgar Archivos para una detallada descripción de cada
campo.
4. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se
desplegará cuando el Proceso de eliminación esté completo.
5. Haga clic en Continuar para regresar a la caja de diálogo
Purgar Archivos
12-27
Entrando cambios globales
Con la función de Cambios Globales, DacEasy le permite
cambiar el valor de múltiples registros al mismo tiempo.
Para introducir cambios globales
1. Seleccione Cambios Globales del menú Periódico. La caja
de diálogo Cambios Globales aparecerá.
2. Escoja el archivo que contenga el campo a modificar.
3. Seleccione el campo a cambiar e introduzca el nuevo valor.
4. Escoja el rango de valores que serán afectados por el
cambio.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo de
Cambios globales para una descripción más detallada de
cada campo.
5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se
desplegará cuando el Proceso esté completo.
28
6. Haga clic en el botón Continuar para volver al menú
principal.
12-29

DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

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