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Sistema de Información para la Gestión
Manual Funcional
INTRODUCCIÓN
El Sistema de Información para la Gestión (SIG) ha sido diseñado con el objetivo de ser
tomado como referencia para la toma de decisiones referidas a la distribución y asignación de
cargos, así como también al pedido de refuerzos presupuestarios.
Con el objetivo de brindar información acerca del sistema de negocio, se desarrolla el
manual funcional.
Se podrá consultar el mismo para conocer la manera en la que están diseñados los diversos
circuitos dentro de nuestra Facultad.
Al hablar de circuitos, nos referimos a todos aquellos trámites que deben realizar las
diversas áreas de la Facultad y cuya herramienta para poder llevarlos a cabo es el Sistema de
Información para la Gestión (SIG).
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CIRCUITO DE PRÓRROGA DE DESIGNACIONES DE CARGOS DOCENTES
Las Designaciones Interinas, junto con las Designaciones por Concurso, son la base para la
realización del resto de las operaciones que se realizarán dentro del sistema. Por ello, es de suma
importancia realizar adecuadamente dichas designaciones.
El Sistema le permitirá a los Departamentos realizar las prórrogas de designaciones, sólo
de los cargos interinos.
Vale aclarar que sólo está permitida la realización del pedido de prórroga, ya que si se
desea cargar nuevos cargos, no podrá hacerlo un usuario de un Departamento a través del sistema.
A este tipo de operaciones sólo pueden realizarlas los usuarios de Área Operativa.
Los cargos interinos pueden ser de dos tipos: puros o impuros.
Se denominan Interinos Puros a aquellos cargos que son utilizados por un Departamento
para ser ocupado temporalmente y cuyo financiamiento no depende de otro cargo en licencia.
Se denominan Interinos Impuros a aquellos cargos que son utilizados por un Departamento
para ser ocupados temporalmente y cuyo financiamiento depende de otro cargo en licencia.
Las Designaciones Interinas se realizan por el lapso de un año, en nuestra Facultad desde el
01 de Abril hasta el 31 de Marzo del año siguiente.
Cada Departamento podrá realizar la Prórroga de Designación en los Cargos Interinos una
vez al año, de acuerdo a la fecha que indique el Calendario Académico.
El proceso del pedido de prórrogas de designaciones interinas se realiza en dos etapas: En
primer lugar los interinos puros y luego los interinos impuros.
Para la designación en los cargos interinos impuros, es necesario que se cumplan dos
condiciones:
1 - Que el “titular” del cargo haya solicitado licencia.
2 - Que dicha licencia se encuentre confirmada.
(A ambas situaciones las pueden visualizar en la pestaña Licencias de la Ficha del Docente,
así como también en los reportes de Licencias)
El “titular” del cargo, es el Interino Puro o el docente que ganó el Concurso en dicho cargo y
que ha solicitado una licencia.
Las designaciones interinas que se realizan durante el resto del año son lasque aprueba el
Honorable Consejo Directivo a través del procedimiento de selecciones intrinas. Estas son cargadas
en Área Operativa o Personal.-
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CIRCUITO DE ASIGNACIONES A CARGOS DOCENTES
Las Asignaciones a las diversas materias se realizan con el objetivo de poder determinar
qué materia dictará cada docente, con un cargo determinado, en un año académico definido.
Cada Departamento determina, para cada uno de los cargos docentes que pertenecen a su
Área, qué materia se dictará y en qué cátedra.
En el caso de los cargos que pertenecen a los Institutos, cada Departamento deberá
presentar el pedido de asignación para estos cargos. Se deberán cargar los datos del docente,
materia y cátedra en el cuadro de observaciones, al pie de la ventana de pedido de asignaciones, y
luego en Área Operativa se incluirá en la resolución.
En nuestra Facultad las materias son semestrales, por lo cual las asignaciones se realizan
dos veces al año: un pedido de asignaciones para el Primer Semestre y un pedido para el Segundo
Semestre.
Es obligación de los Departamentos presentar dicho pedido a través del SIG, emitiendo la
nota por sistema, y elevarlo por escrito a Secretaría Técnica.
La asignación se realiza por cada cargo, un docente puede ocupar más de un cargo, por ello
deberá determinar qué materia dictará con cada cargo. Puede distinguir los diversos cargos a partir
del campo “id cargo”, verificando la asignación originaria del mismo (donde ganó el concurso o la
selección) en el Reporte “Listado de Designaciones”, en la columna “materia designación”.
Si asigna a un docente que posea más de un cargo dos veces con el mismo cargo ocurrirán
dos situaciones no deseables:
1- Cuando emita el Reporte de Cargos no Asignados, se mostrará el cargo que no posee
asociada ninguna materia.
2- Cuando esté por cargar por segunda vez una asignación al mismo cargo el Sistema
emitirá un mensaje advirtiendo de dicha situación.
PREGUNTAS FRECUENTES:
¿Porqué no me aparece un cargo de un profesor determinado?
Lo primero que deberá verificar es, en la Ficha del Docente, qué cargos posee el docente en
el periodo en el cual está tratando de asignarlo.
Por ejemplo: si está realizando las asignaciones en el Primer Semestre de 2010, la
asignación se realizará desde el 01/04/2010 hasta el 31/03/2011; usted deberá verificar que el
docente posea un cargo ocupado dentro de este periodo.
Si el docente no posee un cargo ocupado entre estas fechas no podrá asignarlo en este
momento y deberá esperar hasta que salga la designación del docente para poder ingresarlo. Pero
si de cualquier modo quiere cargarlo, podrá ingresar en el campo observaciones (al pie de la
pantalla) los datos necesarios (Nombre y Apellido del docente, materia y cátedra) para que el Área
Operativa pueda ingresar luego esta información al sistema. (Es lo que ocurre con la asignación de
docentes con cargos en otras áreas).NOTA: cargo ocupado, es aquel cargo que no posee licencias, renuncias, transformaciones.
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¿Cómo asigno a los docentes que dictan materias de mi Departamento pero con
cargos que pertenecen a otros Departamentos/ Institutos?
Deberá escribir en el campo Observaciones todos los datos del docente que desea asignar:
Nombre, Apellido, Legajo, Materia, Cátedra y luego estos datos serán ingresados en Área Operativa.
¿Qué debo hacer si no me aparece una materia y/o una cátedra?
Si se trata de una cátedra, deberá verificar que dicha cátedra haya sido presentada en el
Área de Enseñanza por parte de su Departamento. Si está cumplido dicho trámite, deberá
comunicarse con el Área de Sistemas para que se migre dicha materia / cátedra desde el sistema
Guaraní.
Importancia de las asignaciones:
Las asignaciones son la base para que los docentes puedan firmar su asistencia a clases en el
Sistema Guaraní:
El Sistema Guaraní se nutre de la información de las asignaciones que se realizan en el SIG; luego
que los Departamentos han realizado todas las asignaciones a cargos, y que dichas asignaciones
han tomado carácter de resolución, estos datos son ingresados al Sistema Guaraní de tal modo que
los docentes se encuentren habilitados a marcar su asistencia a clases en la materia – cátedra en la
que han sido asignados.
Es por ello que, previo a enviar la propuesta de asignaciones al Área Operativa deberá revisar el
listado de cargos no asignados para asegurarse que los cargos que no están asignados
corresponden a materias que se dictan en el segundo semestre, en caso de ser asignaciones del
primer semestre; y no deberían quedar cargos pendientes de ser asignados en el segundo
semestre.
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LICENCIAS Y RENUNCIAS
Con el objetivo de que la información sea ingresada en el sistema en el mismo lugar donde
nace, se ha diseñado dentro del Sistema Información para la Gestión un circuito a partir del cual se
podrán realizar pedidos de licencias y renuncias de docentes.
CIRCUITO DE LICENCIAS Y RENUNCIAS DE CARGOS DOCENTES
Todo pedido de licencia o renuncia comienza cuando el docente se presenta en Mesa de
Entradas e inicia un expediente solicitando la licencia o la renuncia en uno o en varios de sus
cargos. Luego, el expediente pasa al Área de Personal y allí se ingresa en el SIG el pedido de dicha
licencia o renuncia; detallando los cargos del docente, la fecha desde y hasta de la licencia o la
fecha de renuncia, según corresponda, y la causa que deberá encuadrar en algunas de las causas
definidas en la reglamentación vigente.Una vez ingresados los datos en el sistema, se emite una nota que mostrará los cargos en
los cuáles solicita la licencia o la renuncia y los cargos que posee el docente en ejercicio. El
expediente, con esta nota incorporada, es enviado al Director del Departamento o Instituto al cuál
corresponda el/los cargo/s.
En caso que el Docente pida licencia o renuncia en más de un cargo, y estos cargos
pertenezcan a distintos Departamentos / Institutos, se envía al siguiente Departamento; de lo
contrario el Director lo envía a Secretaría Académica, luego de emitir la opinión (favorable o
desfavorable) respecto al pedido.
Secretaría Académica por su parte recibe el pedido, y emite su opinión agregando una
nueva nota al expediente y lo pasa a Secretaría Técnica.
En el momento en que el expediente de solicitud de licencia o renuncia llega a Secretaría
Técnica, la licencia o renuncia se encuentra ingresada en el sistema en estado ‘En trámite’ lo cuál
indica que dicho cargo aún no ha sido liberado presupuestariamente. Se puede visualizar el estado
de una licencia en la Ficha del Docente, en la pestaña “Licencias” y el estado de una renuncia en la
pestaña “Renuncias”.
La licencia o renuncia se confirma en el Área Operativa en donde se protocoliza, se le coloca
un número de resolución. Y allí finaliza el circuito.
El cargo en licencia se encuentra, en este punto, liberado para que pude ser ocupado por
otro docente durante el periodo que dure la licencia.
En caso de ser una renuncia, el cargo se encuentra liberado al confirmarse la misma y
puede ser utilizado para designar a un nuevo docente.
En ambos casos, los cargos involucrados pasan a estado ‘Vacante’.
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
La disponibilidad presupuestaria depende de los cargos existentes y de los diversos estados
en los que se encuentran los mismos.
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Un cargo pueden encontrarse en alguno de los siguientes estados: ocupado, vacante,
reservado, en licencia con goce de sueldo, en licencia sin goce de sueldo y/o transformado.
El conjunto de cargos ocupados, reservados y en licencia con goce de sueldo forman el total
del presupuesto.
RESERVAS DE CARGOS
Un cargo puede encontrarse en estado vacante debido a las siguientes causas:
•
Que haya un refuerzo presupuestario y aún no se haya designado a ningún docente
en dicho cargo.
•
Que el docente “dueño” del cargo se encuentre en licencia sin goce de haberes.
•
Que el docente “dueño” del cargo haya renunciado.
A su vez, los cargos vacantes pueden estar financiados o no financiados.
Aquellos cargos que se encuentren vacantes con financiamiento podrán reservarse para una
pronta designación.
La reserva se encontrará vigente durante tres meses, luego de este tiempo, si el cargo no
se ocupa, el financiamiento destinado al cargo reservado se pierde.
TRANSFORMACIONES DE CARGOS
Tomando uno o más cargos vacantes financiados, se pueden crear nuevos cargos. A esto lo
llamamos transformación.
La transformación puede ser temporaria o definitiva. En el caso que el cargo que se
transforme dependa de una licencia, la transformación debe durar hasta que finalice la licencia.
Cuando el cargo que se transforma depende de otro cargo vacante por renuncia o por refuerzo
presupuestario, la transformación puede ser definitiva.
En el caso que el cargo que se transforme sea interino, cada nueva designación deberá
retransformarse para poder ingresar su nueva designación interina.
Retransformar un cargo significa: tomar todos los cargos que se utilizaron en la
transformación para formar los nuevos cargos y volverlos a un cargo original equivalente.
Por ejemplo: Si se transformaron dos ayudantes alumnos para crear un profesor auxiliar, la
retransformación implica tomar el profesor auxiliar que se creó y crear nuevamente dos ayudantes
alumnos.
Vale aclarar que los id de cargos que se utilicen para crear nuevos cargos no serán
utilizados nuevamente. El cargo que se suprime en una transformación acaba su vida en esa
transformación.
Al retransformar los cargos que se crean serán con un nuevo id de cargo.
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