Manual Gestión de Contratos.

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Manual Gestión de Contratos.
Administraciones Públicas
MANUAL GESTIÓN
DE CONTRATOS
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras
y Contrataciones del Estado Dominicano
Fecha:
29/06/2015
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DGCP-MAN- Manual Gestión de Contratos F01A-E4GC v02.00
Edic. /Rev.: v02.00
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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título
Manual Gestión de Contratos
Nombre Archivo
DGCP-MAN- Manual Gestión de Contratos F01AE4GC v02.00
Fecha
29/06/2015
Versión
v02.00
Cliente
Dirección General de Contrataciones PúblicasDGCP
Asunto / Detalle
Manual Gestión de Contratos
Soporte lógico
Microsoft Word
Localización
Santo Domingo- República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Páginas
Fecha
Modificación
Motivo del cambio
v00.00
29
29/01/2015
Creación del documento
v01.01
31
06/05/2015
Actualización documentación al nuevo sistema
v01.02
31
29/06/2015
Actualización del Documento Fase 1A
v02.00
31
29/06/2015
Revisión final del documento Fase 1A
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
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Área
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Tecnología
George Slujalvkosky
Tecnología
Sandra Santana
Tecnología
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Versión
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre
Preparado por:
Revisado por:
Gianina Cáceres
Angelica Consuegra
Ramy García
Marianelly Aparicio
Aprobado por:
Firma
29/06/2015
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Fecha
3 de 31
1.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 6
2.
OBJETIVO ............................................................................................................................................ 7
3.
GESTIÓN DE CONTRATOS .................................................................................................................... 8
4.
PASO INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................................... 9
5.
CONDICIONES .................................................................................................................................... 12
6.
BIENES Y SERVICIOS ........................................................................................................................... 18
7.
DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR ....................................................................................................... 19
8.
DOCUMENTOS DEL CONTRATO ......................................................................................................... 20
9.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................................... 21
10.
MODIFICACIÓNES DEL CONTRATO..................................................................................................... 23
11.
INCUMPLIMIENTOS ........................................................................................................................... 25
12.
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................................... 26
13.
GLOSARIO DE TÉRMINOS................................................................................................................... 28
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INDICE
4 de 31
IMAGEN 1. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................................ 9
IMAGEN 2. BLOQUE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD CONTRATANTE ........................................................................... 10
IMAGEN 3. BLOQUE IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR ............................................................................................. 10
IMAGEN 4. BLOQUE CUENTAS BANCARIAS ............................................................................................................ 10
IMAGEN 5. BLOQUE INFORMACIÓN DEL CONTRATO ................................................................................................ 11
IMAGEN 6. CONDICIONES EJECUCIÓN Y ENTREGA .................................................................................................... 12
IMAGEN 7. FECHA DE INICIO DE EJECUCIÓN ............................................................................................................ 13
IMAGEN 8. FECHA DE TERMINACIÓN DE EJECUCIÓN ................................................................................................. 13
IMAGEN 9. CONTRATO PRORROGADO OPCIÓN “NO” .............................................................................................. 13
IMAGEN 10. CONTRATO PRORROGADO OPCIÓN SI .................................................................................................. 14
IMAGEN 11. FORMA DE PAGO ............................................................................................................................ 14
IMAGEN 12. PLAZO DE PAGO DE LA FACTURA ......................................................................................................... 14
IMAGEN 13. COMENTARIOS .............................................................................................................................. 15
IMAGEN 14. ANEXOS DEL DOCUMENTOS .............................................................................................................. 15
IMAGEN 15. UBICACIÓN DEL CONTRATO .............................................................................................................. 16
IMAGEN 16. BUSCAR UBICACÍON ........................................................................................................................ 16
IMAGEN 17. CREAR UBICACIÓN.......................................................................................................................... 16
IMAGEN 18. DIRECCIONES ADICIONALES .............................................................................................................. 17
IMAGEN 19. BUSCAR UBICACIÓN DIRECCIÓN ADICIONALES ....................................................................................... 17
IMAGEN 20. BIENES Y SERVICIOS ........................................................................................................................ 18
IMAGEN 21. LISTA DE DOCUMENTOS ................................................................................................................... 19
IMAGEN 22. CONFIGURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR ......................................................................... 19
IMAGEN 23. DOCUMENTOS DEL CONTRATO .......................................................................................................... 20
IMAGEN 24. EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................................... 21
IMAGEN 25. CREAR UN PLAN DE ENTREGA ............................................................................................................ 21
IMAGEN 26. AÑADIR ARTICULOS ........................................................................................................................ 22
IMAGEN 27. CONFIRMARCIÓN DE BIENES O SERVICIO .............................................................................................. 22
IMAGEN 28. DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ....................................................................................... 22
IMAGEN 29. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO ......................................................................................................... 23
IMAGEN 30. JUSTIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN ...................................................................................................... 24
IMAGEN 31. OPCIÓNES DE MODIFICACIÓNES DE CONTRATO ..................................................................................... 24
IMAGEN 32. INCUMPLIMIENTOS ......................................................................................................................... 25
IMAGEN 33. OPCIÓN INCUMPLIMIENTOS .............................................................................................................. 25
IMAGEN 34. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ....................................................................................................... 26
IMAGEN 35. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO – OPCIÓN VER ................................................................................... 27
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IMÁGENES
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1. INTRODUCCIÓN
En este manual se presentará las características principales de la Gestión del Contrato
en la que interviene una Unidad de Compra y un Proveedor.
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El mismo comprenderá todas las actividades claves para la gestión de contratos de
cualquier tipo de compra, como son: la elaboración, definición de roles y
responsabilidades, relación con el proveedor, entregas, pagos, modificaciones, término
anticipado, servicios post entrega y su registro.
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2. OBJETIVO
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El objetivo de este manual es que los usuarios aprendan a utilizar una gestión de
contratación en el portal Transaccional.
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3. GESTIÓN DE CONTRATOS
La gestión de contratos significa formalizar acciones eficaces y eficientes en la administración
de un contrato. Para que esto resulte, se necesita haber definido bien las “reglas del juego”
entre la unidad de compras y el proveedor, minimizando los riesgos del proceso.
Una vez creada la selección o adjudicación es posible crear el contrato con el proveedor o
proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicacion seran
automaticamente completados en el contrato.
Paso 1.
Información general
Paso 2.
Condiciones
Paso 3.
Bienes y servicios
Paso 4.
Documentos del
Proveedor
Paso 5.
Documentos del
Contrato
Paso 6.
Ejecución del
Contrato
Paso 7.
Modificación del
Contrato
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Paso 8.
Incumplimientos
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A continuación se presentará los pasos para realizar la gestión de contratos.
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4. PASO INFORMACIÓN GENERAL
La información de contrato contemplará las siguientes bloques:
 Bloque 1. Identificación del contrato
Este bloque informará los datos siguientes:
Id del contrato en DGCP
Estado del contrato
Fecha de generación del estado
Referencia del contrato
Descripción del contrato
Tipo de contrato
Fecha de inicio de contrato
Fecha de terminación del contrato
Liquidación
Obligaciones ambientales
Obligaciones post consumo
Reversión
Imagen 1. Identificación del Contrato
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 Bloque 2. Identificación de la Entidad Contratante
Estará compuesto por el nombre y el logo de la Entidad Contratante.
Imagen 2. Bloque Identificación de la Entidad Contratante
 Bloque 3. Identificación del proveedor
Estará compuesto por el nombre y el logo del Entidad Proveedor.
 Bloque 4. Cuentas Bancarias
Este bloque tendrá la información de los datos bancarios del proveedor tales como: Nombre
del Banco, Tipo de cuenta, Número de la cuenta.
Imagen 4. Bloque Cuentas Bancarias
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Imagen 3. Bloque Identificación del Proveedor
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 Bloque 5. Información del Contrato
Este bloque tendrá información relacionada al proceso de compras y la contratacíon, el
mismo estará automaticamente completado por el sistema.
A continuación se detallará el contenido de este bloque:
Tipo de procedimiento: nombre del procedimiento que se utilizo, ejemplo: compras por
debajo de umbral, compras menores, compras comparación de precios. (Rellenado
automáticamente por el sistema, no editable)
Unidad de requisición: es la unidad de requisición que se selecciono al inicio de la
creación del procedimiento, ejemplo: servicios generales. (Rellenado automáticamente por
el sistema, no editable)
Proceso de contratación: nombre del proceso de compras. (Rellenado automáticamente
por el sistema, no editable)
Referencia de ofertas: nombre de la oferta enviada por el proveedor. (Rellenado
automáticamente por el sistema, no editable)
Imagen 5. Bloque Información del Contrato
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Valor del contrato: es el monto seleccionado o adjudicado del contrato. (Rellenado
automáticamente por el sistema, no editable)
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5. CONDICIONES
Este paso contendrá los ajustes del contrato. Estará compuesto por los siguientes bloque.
Bloque 1.
Condiciones
Ejecución y
entrega
Bloque 6.
Direcciones
adiccionales
Bloque 2.
Condiciones de
facturación y
pago
Bloque 5.
Ubicación del
Contrato
Bloque 3.
Comentarios
 Bloque 1. Condiciones ejecución y entrega
 Condiciones de entrega: en la edición del contrato deberá seleccionar una de las
opciónes de condición de entrega de la mercancía o artículo.
Imagen 6. Condiciones ejecución y entrega
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Bloque 4.
Anexos del
Contrato
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 Fecha de inicio de ejecución: deberá seleccionar la fecha de inicio del contrato.
Imagen 7. Fecha de inicio de ejecución
Imagen 8. Fecha de terminación de ejecución
 El contrato puede ser prorrogado “SI” o “NO”
Este apartado indicara si se quiere extender la fecha de terminación del contrato.
Imagen 9. Contrato prorrogado opción “No”
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 Fecha de terminación de ejecución: es la fecha establecida de finalización del
contrato.
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En caso de seleccionar la opción SI deberá establece una nueva fecha de terminación de
contrato.
Imagen 10. Contrato prorrogado opción Si
 Bloque 2. Condiciones de facturación de pago
Imagen 11. Forma de pago
 Plazo de pago de la factura: deberá seleccionar la fecha limite del pago
correspondiente.
Imagen 12. Plazo de pago de la factura
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 Forma de pago: deberá seleccionar la opción a utilizar del desplegable. (Cheque,
Transferencias, Metálico, Otros).
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 Bloque 3. Comentarios
 Referencia del contrato: es la enumeración del contrato. (Rellenado por el sistema
automáticamente, no editable).
 Proveedor: nombre del proveedor.
 Creado por: nombre de usuario que crea el comentario rellenado por el sistema
automáticamente una vez que se crea y guarda el comentario.
 Agredo en: fecha y hora en que se realizo el comentario. (Rellenado
automáticamente por el sistema).
 Comentario: campo de texto libre en donde se podrá escribir información adicional
relacionada con el contrato.
 Bloque 4. Anexos del contrato
Es la opción que sirve para adjuntar documentos del contrato. se podrá adjuntar el
documento generado con el pago de la garantía de fiel cumplimiento de contrato por parte
del / los adjudicatarios u otros documentos.
Imagen 14. Anexos del Documentos
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Imagen 13. Comentarios
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 Bloque 5. Ubicación del contrato
Este apartado se utilizará para colocar la ubicación geográfica del contrato. este paso
vendrá con una ubicación predeterminada automáticamente que puede ser editable.
Imagen 16. Buscar Ubicacíon
Imagen 17. Crear Ubicación
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Imagen 15. Ubicación del Contrato
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 Bloque 6. Direcciones adicionales
En este paso se podrá añadir direcciones adicionales al contrato y se podrá clasificar de
acuerdo a la ubicación geográfica.
Imagen 18. Direcciones Adicionales
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Imagen 19. Buscar ubicación Dirección Adicionales
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6. BIENES Y SERVICIOS
Son los bienes y servicios adjudicados en el contrato.
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Imagen 20. Bienes y Servicios
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7. DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR
 Bloque 1. Lista de documentos
Es la lista de los documentos que se le podrá solicitar a los proveedores para
acreditación de los requisitos habilitantes de la fase del contrato y la fase de
habilitación.
 Bloque 2. Configuracion de los documentos del proveedor
 Plazo máximo para el proveedor entregar los documentos de adjudicación: es
el plazo establecido para entrega de documentos de adjudicación.
 Fecha de entrega del documento del proveedor: es el plazo establecido para
entrega de documentos solicitados.
Imagen 22. Configuración de los documentos del proveedor
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Imagen 21. Lista de documentos
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8. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
Plantilla del contrato u orden de compra que ha sido enviada al proveedor. El mismo es
debe de ser firmado por el comprador y proveedor.
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Imagen 23. Documentos del Contrato
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9. EJECUCIÓN DEL CONTRATO
 Bloque 1. Ejecución del contrato
Este paso se utilizará para planear la entrega del Bien o Servicio adjudicado.
Imagen 25. Crear un Plan de entrega
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Imagen 24. Ejecución del Contrato
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Imagen 26. Añadir Articulos
Imagen 27. Confirmarción de Bienes o Servicio
 Bloque 2. Documentos de ejecución del contrato
Documento que se tendrá que presentarse durante la ejecución del contrato.
Imagen 28. Documentos de ejecución del Contrato
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Una vez recibido los Bienes o Servicios, en el bloque de ejecución de contratos tendrá que
confirmar la entrega del Bien o Servicio.
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10. MODIFICACIÓNES DEL CONTRATO
Durante la ejecución del contrato, este podrá sufrir cambios. Para realizar modificaciones
deberá hacer clic en modificaciones del contrato y hacer clic a el botón “Editar” para
comenzar el proceso de cambio que desea realizar.
Imagen 29. Modificación del Contrato










Suspención del contrato: suspender temporalmente la ejecución del contrato.
Reactivación del contrato: reactivar contrato suspendido.
Interpretación y modificación del contrato: ejecución de una modificación de
interpretación y modificacion del contrato.
Adición en valor al contrato: ejecución de una modificación de adición al valor del
contrato.
Reducción del valor del contrato: ejecucción de una modificación de reducción del
valor del contrato.
Prórroga de tiempo del contrato: ejecución de una modificación de prórroga del
tiempo del contrato.
Terminar el contrato: ejecución de una modificación de terminos del contrato.
Caducar el contrato: ejecución de una modificación de caducidad de contrato.
Cierre el contrato: ejecución de una modificación para cerrar el contrato (según lo
esperado).
Incumplimientos al contrato: ejecuta una modificación del contrato para registrar un
incumplimiento.
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El paso modificación del contrato tendrá varias modalidades de modificación, tales como:
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Nota: El sistema no le permitirá finalizar la modificación hasta antes no justificar el porque
de dicho cambio. Podrá anexar documento a la justificación.
Imagen 31. Opciones de Modificaciones de Contrato
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Imagen 30. Justificación de Modificación
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11. INCUMPLIMIENTOS
Este paso se multará al proveedor en caso de que no cumpla con su parte en su tiempo
establecido.
Imagen 33. Opción Incumplimientos
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Imagen 32. Incumplimientos
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12. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
En esta ärea se podrá acceder por medio del menú comprador a las opciones del contrato
en estado de aprobado o enviado al suplidor, como también administrar los contratos
suspendido de integración o los reactivado de integración.
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Imagen 34. Administración de Contrato
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Ver.
Es el área que permitirá al proveedor visualizar los siguientes estado en el que se
encuentra el contrato. Las siguienes opciones son:
todos, en edición,en
aprobación,pendiente de aprobación,celebrados, en revisión del proveedor, terminados,
cancelados y suspendidos.
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Imagen 35. Administración de Contrato – Opción Ver
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13. GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. ADENDAS: conjunto de textos que se añaden a una obra escrita ya terminada o a
una de sus partes para completarla y actualizarla.
2. ADJUDICACIÓN: es la acción y efecto de adjudicar o adjudicarse (apropiarse de
algo, obtener, conquistar, declarar que una cosa corresponde a una persona u
organización).
3. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario.
4. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera
automática diferentes procesos de trabajos.
5. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada a la plataforma, en ella, están disponibles varias
aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en
procedimientos y a establecer mecanismos de trabajo a través de la plataforma.
6. CHECK BOX: permite al usuario hacer selecciones múltiples de un conjunto de
opciones.
8. CREDENCIALES: documentos que un oferente/proponente presenta en la forma
establecida en el pliego de condiciones específicas, para ser evaluados y calificados
por el comité de compras y contrataciones con el fin de seleccionar los proponentes
habilitados, para participar en el proceso de licitación.
9. DESENCRIPTADO: abrir texto que estaba encriptado.
10. DROPDOWN: lista desplegable que deberá activar para ver el contenido.
.
11. ENTIDAD CONTRATANTE: el organismo, órgano o dependencia del sector público,
del ámbito de aplicación de la ley 340-06, que ha llevado a cabo un proceso
contractual y celebra un contrato.
12. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
DGCP-MAN- Manual Gestión de Contratos F01A-E4GC v02.00
7. CONTRATO: documento suscrito entre la institución y el adjudicatario elaborado de
conformidad con los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones
específicas y en la ley.
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13. EVALUACIÓN DE CRITERIO: son los principios, normas o ideas de valoración a
tomar en cuenta para evaluar una propuesta.
14. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones
para trabajar en la plataforma.
15. MIPYMES: son las micro, pequeñas y medianas empresas con características
distintivas, y tienen dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros.
16. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet
.
17. NOMBRE COMERCIAL: es el nombre, denominación, designación o abreviatura
que identifica a una institución, empresa o establecimiento.
18. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a
cabo sus operaciones
19. OFERENTES: un oferente es un agente que ofrece un bien o servicio en un
mercado.
20. OFERTAS: es una propuesta que se realiza con la promesa de ejecutar o dar algo.
22. BÚHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo de la plataforma.
23. SUBSANACIÓN: Procedimiento mediante el cual la Entidad Contratante le da la
oportunidad al Oferente para corregir cualquier error u omisión que no altere o
modifique el objeto de la compra o contratación, en la presentación de su propuesta
técnica.
24. SUGERENCIAS DEL DIA DE BÚHO: alertas de la plataforma.
25. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar la plataforma.
26. WIDGET: es una pequeña aplicación o programa, usualmente presentado en
archivos o ficheros pequeños .Entre sus objetivos están dar fácil acceso a funciones
frecuentemente usadas y proveer de información visual.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
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21. PLATAFORMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto
de módulos informáticos compatibles.
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
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