Argumento para el uso de una solución de ITAM

Transcripción

Argumento para el uso de una solución
de ITAM en una PYME
Índice:
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Resumen ejecutivo
3
¿Qué es ITAM y como puede ayudar a una PYME?
4
Beneficios principales de un programa de ITAM
5
¿Qué deben saber quienes toman las decisiones para considerar una solución
de ITAM?
6
Equilibrio entre gasto y rentabilidad de la inversión
6
Objetivos de la implementación
6
Tiempo que tarda la instalación e implementación
7
Necesidades de capacitación del personal
7
Cómo se medirá la eficiencia en la organización
7
Qué ganan las empresas con su inversión en ITAM
7
Principios fundamentales de la Gestión de los Recursos Informáticos (ITAM)
8
Identificación y gestión de los recursos
8
Panorama general de los recursos informáticos y de
su funcionamiento
9
Reducción de los factores de riesgo, y aseguración del
cumplimiento de las normas
9
Resultados de una solución de ITAM: resumen
10
Conclusión
11
Con el paso de los años y el reconocimiento del creciente valor de las soluciones de Gestión de los Recursos Informáticos para
las organizaciones de menor tamaño, los proveedores han creado soluciones más eficientes y flexibles para las pequeñas y
medianas empresas (PYMES). Este nuevo tipo de solución de ITAM no se impone a una organización, sino que tiene flexibilidad
suficiente para desarrollarse y cambiar con la dinámica de la empresa.
Las soluciones de ITAM optimizadas para las PYMES son intuitivas y dinámicas: automatizan una amplia gama de tareas, ofrecen
medidas para recortar costos, alertan sobre una serie de situaciones de riesgo y aportan un nivel de seguridad adicional. Todo
esto permite agilizar las operaciones en apoyo de un funcionamiento uniforme de los sistemas y también ayuda a la toma de
decisiones en el ritmo acelerado del ámbito empresarial. El objetivo de este documento técnico es presentar en mayor detalle el
argumento comercial para la aplicación de esta iniciativa por parte de las empresas.
Resumen ejecutivo
En el mundo altamente tecnológico de la actualidad, es difícil creer que hay empresas que aún tienen poca o ninguna idea de
los recursos informáticos que poseen, su exacta ubicación y la eficiencia de su funcionamiento. De hecho, muchos también
tienen una vaga idea de que, lejos de ser una carga financiera, estos recursos, con poco esfuerzo, podrían ser más inteligentes
y formar parte de un programa específico para recortar los costos de la empresa, en lugar de ser un área que constantemente
agote presupuestos.
El desafío sistemático para todo Gerente de Informática es lograr más con menos, a la vez de generar más valor sobre la
base de un presupuesto asignado cada vez más escaso. Pero con entre 70 y 80% del presupuesto de informática dedicado
al mero mantenimiento de los sistemas existentes , este es un desafío inmenso. Dado que muchos departamentos de
informática funcionan con un número mínimo de empleados, que por consiguiente no tienen tiempo para nada, la completa
reestructuración de los sistemas de informática de una empresa tradicionalmente se ha considerado algo que sería conveniente,
pero que debido limitaciones de costo y/o tiempo siempre se ha dejado para después.
En la actualidad, con las presiones adicionales que deben soportar los Departamentos de Informática debido a las crecientes
demandas del cumplimiento de contratos, auditorías y multas, la posibilidad de soluciones de Gestión de los Recursos
Informáticos como medio para ayudar a las PYMES a optimizar sus procesos y ahorrar dinero se ha convertido en una prioridad,
y muchas empresas están dispuestas a invertir tanto tiempo como dinero no solo para mejorar la visibilidad de sus recursos
informáticos sino también para concretar el potencial de estas soluciones en su beneficio.
La carencia de una solución de ITAM en una empresa puede deberse a una percepción histórica de sus capacidades y utilidad.
Además de su reputación de engorrosas, costosas y difíciles de usar y de implicar un proceso de aprendizaje complicado
con efecto negativo en el tiempo del personal, en cierto momento muchas de estas soluciones se consideraron algo solo
necesario para las grandes corporaciones. Sin embargo, con el paso de los años y el reconocimiento del creciente valor de las
soluciones de ITAM para las organizaciones de menor tamaño, los proveedores han creado soluciones más eficientes y flexibles
específicamente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Este nuevo tipo de solución de ITAM no se impone a una
organización, sino que tiene flexibilidad suficiente para desarrollarse y cambiar con la dinámica de la empresa. Las soluciones
de ITAM optimizadas para las PYMES son intuitivas y dinámicas: automatizan una amplia gama de tareas, ofrecen medidas para
recortar costos, alertan sobre una serie de situaciones de riesgo y aportan un nivel de seguridad adicional. Todo esto permite
agilizar las operaciones en apoyo de un funcionamiento uniforme de los sistemas y también ayuda a la toma de decisiones en el
ritmo acelerado del ámbito empresarial.
Por supuesto, sin conocer en profundidad las realidades de lo que una solución de ITAM puede lograr, muchos gerentes
descartan la perspectiva de gastar preciados fondos en software, con la sospecha de que su costo no podrá amortizarse,
y que pronto quedará desactualizado. Esto se aplica especialmente cuando la solución de ITAM se percibe en parte como
una duplicación de procesos gestionados de un modo diferente o mediante soluciones independientes en ese momento,
y en particular si se considera que los sistemas actuales funcionan adecuadamente y que el trastorno de implementar
todo un programa nuevo sencillamente tardaría demasiado tiempo. Pero con la evidencia del potencial de las soluciones
de ITAM provista por Gartner, respetado analista de tecnología industrial, quien afirma que “...los clientes que logran
poner en práctica la ITAM como una disciplina, típicamente logran ahorros del 30% en los costos
durante el primer año de esta iniciativa, y ahorros de al menos un 5% en cada uno de los cinco años
subsiguientes,”  ¿cómo es posible que los gerentes no puedan afrontar este gasto?
 Fuente: Information Week 2014 Software Licensing Survey;  IT Asset Management Key Initiative Overview – Gartner, Junio 2013
NetSupport DNA - IT Asset Management
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¿Qué es la ITAM y como puede ayudar a una PYME?
Empleadas como parte de un programa organizado, las soluciones de Gestión de los Recursos Informáticos (ITAM, por sus siglas
en inglés) ayudan a documentar y gestionar los recursos informáticos de una organización a medida que transcurre su ciclo
de vida útil, desde su adquisición a su instalación, configuración, uso, actualización y reasignación, hasta su retiro de servicio y
eliminación.
Sin la implementación de una solución única para la gestión de estos (y otros) procesos, hay cosas que pueden no funcionar de
la forma debida, u omitirse totalmente, exponiendo a la empresa a pérdidas financieras (recursos que no pueden localizarse),
o a riesgos de seguridad (si no se han ejecutado las actualizaciones del software o de los programas de seguridad, o si se ha
instalado software no autorizado).
La implementación de un programa de Gestión de los Recursos Informáticos no solo aporta a las empresas un panorama claro
de la ubicación, datos de inventario y rendimiento de estos recursos, sino también las ayuda a registrar información financiera
pertinente y mantenerse al tanto de los reglamentos relacionados con la gestión de licencias y contratos, seguridad, etc. Los
datos precisos derivados de una solución eficiente constituyen clara evidencia para los directores de cómo el uso de esta
tecnología contribuye a las actividades generales de la empresa y de su impacto en los resultados finales.
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Beneficios principales de un programa de ITAM
Una solución que no solo ayuda al Departamento de Informática a rastrear y registrar el estado de todos sus recursos
informáticos físicos sino que también elimina desperdicios es imprescindible para las PYMES, en las que el tiempo escasea y el
personal cuenta con oportunidades limitadas para verificar manualmente lo que ocurre, por ejemplo, con una computadora en
el Departamento de Ventas, o con la documentación para la inminente renovación de la licencia de un servidor en particular.
Además, la presencia de un componente de Gestión de los Recursos de Software (SAM, también por sus siglas en inglés) ayuda
a las empresas a gestionar los problemas simultáneos de tener que lidiar con los distintos requisitos de cumplimiento que los
diversos proveedores tienen para sus productos de software, y también archiva y mantiene registros financieros y de uso de sus
licencias.
El hecho de que las soluciones de Gestión de los Recursos Informáticos ofrezcan a las organizaciones oportunidades para operar
con mayor eficiencia y rentabilidad es una verdadera ventaja adicional. Como parte de una estrategia de ITAM bien planificada e
implementada, el software puede configurarse para que funcione proactivamente para las empresas, con alertas de problemas
operativos o de seguridad, de la renovación de contratos, etc.
El software de ITAM no solo informa a los Gerentes de Informática sobre problemas como estos, sino que también puede
determinar áreas para la reducción de costos: el gasto energético, por ejemplo, es uno los candidatos principales, que puede
reducirse con facilidad una vez que se conocen los patrones de uso propios. Por ejemplo, si las organizaciones tuvieran más
conciencia de que meramente dejar encendida las 24 horas una sola PC consume más de 700kW/h anuales (más que un
refrigerador promedio), el impacto financiero de tomar medidas para evitarlo podría ser considerable. Por lo tanto, mediante
el rastreo preciso del uso energético típico y la posterior aplicación de políticas de gestión energética en toda la empresa para
que las computadoras estén encendidas solamente durante el horario de trabajo, las PYMES pueden no solo alcanzar sus metas
energéticas como parte de una estrategia “verde” sino también lograr simultáneamente eficiencias de costo, tanto en esta área
como en áreas tales como costos de impresión, etc.
En resumen, la mayor visibilidad de los recursos informáticos de una empresa hace posible reducir los costos operativos a la
vez de minimizar los riesgos financieros y de seguridad, ayudando a lograr ahorros de tiempo y dinero. Hallar una solución
de este tipo que funcione proactivamente para el equipo informático solo puede ser una ventaja para cualquier empresa. En
consecuencia, este informe técnico está dirigido a presentar en mayor detalle el argumento comercial para la aplicación de esta
iniciativa por parte de las empresas.
 Fuente: CRS
NetSupport DNA - IT Asset Managment
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¿Qué deben saber quienes toman las decisiones para
considerar una solución de ITAM?
Hay muchas cuestiones importantes que una PYME debe considerar antes de optar por implementar por primera vez una
solución de ITAM. A continuación analizamos algunas de ellas:
Equilibrio entre gasto y rentabilidad de la inversión
El éxito de un Departamento de Informática que rastrea sus recursos mediante el recuento manual y registra los datos en
hojas de cálculo o bases de datos internas depende principalmente de la capacidad del personal encargado de estas tareas.
Una empresa puede considerar que esto no es un problema en su caso y que los datos están completos, entonces, ¿por qué
dedicar valioso presupuesto a una solución que meramente duplica lo que ya funciona bien? Pero cuando un cierto miembro
del personal se retira, o cuando cambian los miembros del equipo, no tarda en modificarse la frecuencia de los procesos y/o
disminuir o desaparecer la precisión del registro de información, resultando en blancos enormes e irrecuperables en los registros
de datos informáticos de la empresa.
En este aspecto, la implementación de una solución de ITAM única y unificada, pueda aportar un panorama centralizado de
los recursos informáticos y operar proactivamente en pro de la empresa (independientemente de los miembros del equipo
informático), es una ventaja inmediata.
Además, está el asunto de la rentabilidad de la inversión. Los Gerentes de Informática quieren estar convencidos de que la
inversión financiera para implementar la solución de ITAM producirá beneficios reales de ahorro de costo para la empresa.
Mayormente, estos ahorros derivarán de las áreas siguientes:
• Mejor gestión de licencias de software no utilizadas,
permitiendo su reasignación en lugar de adquirir licencias
nuevas;
• Decisiones informadas sobre migración (beneficio de
datos de inventario e historial) para asegurar un proceso sin
inconvenientes con impacto mínimo en el tiempo del personal;
• Gestión de los costos de renovación de forma automática en
lugar de que renovar automáticamente licencias innecesarias;
• Mayor productividad del usuario (con acceso controlado a
aplicaciones seleccionadas);
• Rastreo de datos de los acuerdos de arrendamiento y
mantenimiento, tales como fechas de caducidad/terminación y
costos;
• Programa de gestión del ciclo de vida útil del recurso con
soporte y optimización totales;
• Reasignación de hardware y software no utilizados en el grado
debido (revelado por los informes de uso);
• Evitar multas por incumplimiento ( y todo ajuste subsiguiente);
• Menores costos energéticos;
• Menores costos de impresión;
• Mayor seguridad (evitando el tiempo de inactividad asociado)
• Minimizar la necesidad de apoyo físico en las instalaciones;
Ya sabemos que la empresa promedio logra una rentabilidad de la inversión mayor durante el primer año de su programa de
ITAM, pero si esta iniciativa permite a las PYMES ganancias monetarias incrementales año tras año (Gartner sugiere una cifra de
5%) en áreas que hasta entonces se habían dejado al azar, es indudable que esta es una rentabilidad considerable.
Objetivos de la implementación
Es importante definir desde el principio los objetivos de la implementación. ¿Se trata puramente de ahorrar dinero? ¿Mantiene
el cumplimiento de las licencias por parte de la empresa? ¿Ayuda a cumplir los procedimientos de eliminación de los recursos?
¿Ayuda con la planificación futura? ¿O todo esto junto? La ITAM es una solución global, pero si primero se definen y se
establecen cuidadosamente las metas, es mucho más fácil evaluar la forma en que la solución de ITAM podrá ayudar a alcanzar
estos logros de un modo planificado y medido, en lugar de arriesgarse a una implementación al azar y fallida.
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Tiempo que tarda la instalación e implementación
Las soluciones sencillas de instalar y configurar siempre son las preferidas de un equipo de informática. Pero con las
complejidades obvias de la Gestión de los Recursos Informáticos, ¿existe una solución? Nadie quiere tomarse el tiempo de
leer instrucciones o manuales, y, reconociendo esto, los proveedores han creado soluciones optimizadas y lógicas que pueden
instalarse con rapidez e impacto mínimo, lo que significa que la PYME puede poner en uso la solución antes de lo previsto.
Además, los procesos automáticos en las etapas iniciales aseguran que los datos se recopilen sistemáticamente de todos los
dispositivos, permitiendo a los equipos de informática una ventaja inicial.
Necesidades de capacitación del personal
Las soluciones listas para usar que no requieren mucho tiempo de capacitación para el personal de informática siempre van a
ser las predilectas de los encargados de tomar las decisiones. La clave está en su utilidad, y de más está decir que una solución
intuitiva hará que la transición a la implementación de la ITAM sea mucho más sencilla para el personal – incluso para los de
otros departamentos tales como Finanzas y/o Compras, que también deban tener acceso a documentación en el sistema – y
limite al mínimo el impacto en la empresa.
Cómo se medirá la eficiencia en la organización
Sin una solución de ITAM instalada, una empresa puede llegar a estimar los recursos que tiene, pero no podrá generar datos
exactos para demostrar qué son, con qué frecuencia se usan, su ubicación, quién los usa, con qué eficiencia funcionan o el costo
total de su propiedad.
La Gestión de los Recursos Informáticos facilita un enlace directo entre los datos y los gastos de la empresa, que puede mejorar
la eficiencia operativa general y al mismo tiempo ofrece evidencia que permite tomar decisiones prácticas sobre, por ejemplo, la
planificación futura de las renovaciones de hardware o software.
Además de las comparaciones obvias entre antes y después de la implementación (por ejemplo, tiempo del personal, gastos
innecesarios en hardware/software durante el último año, multas por incumplimiento de licencias, etc.), una solución de ITAM
destaca costos que tal vez antes habían pasado desapercibidos o que no se habían gestionado correctamente (como los costos
de renovación inesperados o innecesarios de licencias caducas, gastos de impresión libres, uso energético libre, etc.). Teniendo
en cuenta estas (y otras) áreas, no es difícil ver los beneficios potenciales que un programa de ITAM flexible puede ofrecer a toda
la empresa.
Qué ganan las empresas con su inversión en ITAM
Una solución de ITAM permite a los Gerentes de Informática:
• Introducir un proceso para la gestión de recursos y establecer
una estrategia de implementación, por ej., la estandarización de
las convenciones de identificación asegurará una mayor
precisión en los datos de todos los departamentos;
• Dar cuenta de cada recurso informático según usuario,
ubicación, configuración, etc., y determinar la condición de cada
uno;
• Implementación automatizada y optimizada del software
(con impacto mínimo en el tiempo del usuario), seguido de
la restricción y gestión del uso posterior del software a fin de
asegurar el cumplimiento.
• Mejorar la seguridad del sistema: mitigar vulnerabilidades
asegurando que las actualizaciones del sistema cubran todos
los dispositivos, y barrido de la red para detectar
configuraciones fuera de la normas, instalación de software no
autorizado, etc.;
• Gestionar con facilidad el ciclo de vida útil de los recursos de
la empresa: estar al tanto de cuándo se suman al inventario, sus
actualizaciones, arreglos, reasignaciones y la fecha en que
finaliza su vida útil.
• Ofrecer seguridad a las terminales y proteger los datos de la
empresa mediante opciones de autorización para los
dispositivos desmontables y portátiles (incluyendo memorias
USB/dispositivos virtuales);
• Mantenerse al tanto de los requisitos de cumplimiento
del software y minimizar el riesgo de multas y todo ajuste
subsiguiente: centralizar toda la información relacionada con los
contratos y programar alertas para las fechas de renovación;
• Reducción del costo energético: monitoreo del uso de energía
e implementación de una política de gestión energética
que permita costos operativos optimizados de los servicios
y el cumplimiento de los compromisos de sostenibilidad de la
empresa.
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Principios fundamentales de la Gestión de los Recursos
Informáticos (ITAM)
El objetivo primario de una solución de Gestión de los
Recursos Informáticos es crear una base central de datos
de los recursos de la empresa. En el nivel máximo, este
menú detallará todos los recursos individuales de hardware
en toda la empresa, e incluirá servidores, computadoras,
dispositivos periféricos relacionados y todos los dispositivos
de red SMNP (tales como impresoras y puntos de acceso).
A continuación, se recopila un inventario sobre cada recurso
de hardware. Estos ejercicios de recopilación de datos
forman las bases de la generación de informes precisos,
y también de la optimización y la mejora de la eficiencia
operativa. El inventario de hardware incluirá toda la
información factual sobre el dispositivo, como
•Nombre del recurso
•Marca y modelo
algunas de las soluciones de ITAM específicas para PYMES
registran los archivos (por ej., doc, .xls, etc.) que se han
guardado localmente en cada dispositivo para asegurar que
todos los documentos claves se incluyan en las rutinas de
backup programadas por la empresa.
Esta base de datos ahora está lista para utilizar en procesos
“activos”. Una buena solución de ITAM opera proactivamente
y ofrece los medios para configurar automáticamente tareas
(como la distribución de licencias múltiples de software),
crear informes detallados del uso, implementar y gestionar
una política de uso energético y usar alertas proactivas
para notificar decenas de escenarios de riesgo posible,
desde poco espacio en el disco de un servidor a alertas de
seguridad o sobre la instalación de software no autorizado,
etc.
•Número de serie
Identificación y gestión de los recursos
•Ubicación
Una solución de ITAM de alta calidad monitorea e identifica
todos los dispositivos nuevos que aparecen en la red
de la empresa, y activa una alerta, de modo tal que los
administradores puedan elegir el rumbo de acción necesario
para gestionar ese dispositivo en el futuro, por ej., mediante
la implementación automática de un Agente para los
servicios que requieren monitoreo e interacción.
Lo mismo se aplica a los dispositivos SNMP, que se detectan
automáticamente, con recopilación de datos en tiempo
real sobre su rendimiento que permitirán a los técnicos
monitorear y configurar los procesos activos necesarios para
su operación futura.
•Usuario asignado
•Datos sobre los componentes (por ej., memoria, CPU,
espacio disponible en el disco, información BIOS, etc.)
•Historia de las modificaciones efectuadas a estos
componentes
Estos se conocen como “datos estáticos”. La premisa es que
la solución posteriormente utilizará todo este conjunto de
datos estáticos para ejecutar procesos “activos” (o sea, tareas
automáticas proactivas o interactivas).
El siguiente nivel incorpora la Gestión de los Recursos de
Software, donde la solución recopila un inventario del
software en cada dispositivo. Esta ronda de datos “estáticos”
registrará detalles sobre:
•El sistema operativo instalado
•Los programas instalados (por ej., MS Office 2015)
•Las aplicaciones instaladas (por ej., MS Word)
•Las aplicaciones descargadas de la tienda e instaladas.
En esta etapa pueden incluirse en el sistema copias en PDF
de los contratos de licencia de software, órdenes de compra
o documentación relacionada con los arrendamientos y
el mantenimiento, a fin de mantener registros eficientes.
Además, las organizaciones deben tener en cuenta que
Panorama general de los recursos informáticos y de
su funcionamiento
Como ya hemos visto, los inventarios de hardware y de
software son la base de todas las iniciativas de Gestión de
los Recursos Informáticos. Las soluciones que permiten a
las PYMES no solo ver los datos de dispositivos individuales
sino también comparar los datos de los dispositivos
de departamentos seleccionados o grupos dinámicos
son extremadamente provechosas. De este modo,
los administradores de los sistemas pueden analizar
componentes o software entre los distintos departamentos
para asegurar uniformidad total u obtener información
8
derivada de datos en tiempo real para poder planificar
y programar actualizaciones o reasignaciones en un
grupo específico. Además, estas soluciones que ofrecen
aplicaciones de inventarios independientes para permitir
que los técnicos tengan acceso a datos vayan donde vayan
son especialmente valiosas para las empresas que operan en
localidades múltiples.
Por supuesto, no se trata exclusivamente de gestionar
los recursos, el personal también forma parte clave de
esta ecuación. Por lo tanto, la capacidad de gestionar y
rastrear a los usuarios de los recursos en toda la empresa
es esencial para una operación sin contratiempos. Esta
información puede estar compuesta de datos “estáticos”
como nombre de usuario, ubicación, número telefónico,
datos del dispositivo informático, etc., más la inclusión de
procesos de apoyo “activos” como chats y mensajes en
tiempo real para ayudar a resolver problemas, herramientas
de administración de sistemas y, entre uno y otro, una serie
de herramientas especializadas para la gestión de cuentas
de usuario.
El monitoreo del uso de los recursos de la empresa
mediante parámetros medidos en tiempo real revela las
mejoras y las eficiencias que pueden lograrse. Por lo tanto,
la recopilación de estadísticas sobre cuestiones tales como
uso de aplicaciones o de Internet, cantidad de programas
instalados, número de aplicaciones utilizadas, cantidad de
hojas impresas o número de modificaciones efectuadas en
el hardware con el paso del tiempo, posibilitará a cada PYME
ver cómo operan sus sistemas.
Los proveedores saben que lo fundamental son los datos,
y la necesidad de tener acceso a ellos con rapidez. En
consecuencia, la elección de una solución que ofrezca un
medio intuitivo de acceso a la base de datos central para
extraer información, más las herramientas para interpretar y
organizar con rapidez estos datos a fin de obtener formatos
útiles para los informes administrativos, de seguro será un
requisito prioritario para la potencial solución de ITAM de
una PYME.
Reducción de los factores de riesgos, y aseguración
del cumplimiento de las normas
malware en el sistema, o pérdida de productividad debido a
problemas que surjan inesperadamente en la red.
En lugar de reaccionar a estos problemas cuando suceden,
las empresas pequeñas con menos personal de informática
pueden beneficiarse mucho de una solución proactiva que
pueda configurarse para emitir alertas cuando se producen
cambios, errores o advertencias, ya sea en todo el sistema
o en dispositivos individuales. Este tipo de alertas facilita
a los técnicos el tiempo necesario para tomar medidas
preventivas y evitar un impacto en la productividad, en
lugar de tener que hacer frente a crisis técnicas “sorpresivas”,
ahorrando así a la empresa tanto tiempo como dinero.
La Gestión de los Recursos de Software es un área muy
extensa, y hay en el mercado muchas soluciones dedicadas
exclusivamente a esto. Sin embargo, una solución de
ITAM que incluya un componente de gestión completa de
licencias de software vale su peso en oro. Para las PYME,
asegurar que su cartera de software esté en orden no solo
ofrece tranquilidad para el caso de tener que someterse a
una temida auditoría del proveedor, sino que también ayuda
a mantener el control de las licencias, lo cual puede ahorrar
costos en áreas tales como:
• asegurar que la empresa aprovecha totalmente el producto y
que hace uso de todos los derechos estipulados en los
contratos (evitar derroches al pagar por funciones que no se
usan);
• reducir gastos innecesarios en licencias que no son de utilidad
(más los gastos subsiguientes de su reasignación);
• eliminar pagos de mantenimiento de software que nunca se
utiliza;
• reducir los riesgos de seguridad de que malware penetre en
el sistema a través de la instalación de software no licenciado,
evitando así costos por inactividad.
Si la documentación que registra los datos de proveedores,
compras y facturas, asignación a departamento o centro de
costo, fechas de renovación de contratos de mantenimiento
y demás información de apoyo puede almacenarse junto a
los datos de la licencia en una solución de ITAM, entonces,
la administración continua de las licencias es mucho más
sencilla.
Sin un programa de ITAM las empresas se exponen a una
serie de riesgos. Además de los problemas financieros y
operativos que ya se han mencionado, áreas tales como
el uso libre de Internet por parte del personal pueden
poner en compromiso el ancho de banda de la red a causa
de la bajada de material no autorizado, introducción de
9
Resultados de una solución de ITAM: resumen
A fin de ofrecer ventajas de costo, tiempo y seguridad para su organización, las PYMES deben intentar lograr estos beneficios a
través de una solución con las siguientes características:
Reducción en los costos
Ahorro de tiempo
Mejor seguridad
Solución única y unificada para el registro
centralizado
Poco tiempo de instalación
Resúmenes claros y con visibilidad de la
cartera de recursos, que aportan mayor
conciencia de seguridad
Completa biblioteca de datos para informar
la toma de decisiones
Interfaz de usuario intuitiva
Alertas adaptables y proactivas para el
sistema/PC
Estadísticas en tiempo real sobre el
rendimiento de los recursos
Mínima necesidad de capacitación del
personal
Control de Internet para evitar bajadas no
autorizadas
Rastreo de costos de HW y de SW, junto con
los datos de las licencias
Tableros de estadísticas en tiempo real
Opciones de seguridad de terminales para
proteger los sistemas y los datos
Monitoreo de aplicaciones para asignar SW a
los usuarios correctos
Alertas proactivas para proteger de pérdidas
de productividad
Provisión y puesta en vigencia de Políticas de
Uso Aceptables
Fácil reasignación de licencias de software
Autodescubrimiento de dispositivos
Control de dispositivos de CD/DVD (físicos y
virtuales)
Monitoreo de energía en toda la empresa
Autodistribución de software con licencias
múltiples
Datos de la empresa mantenidos dentro de
sus propios sistemas
Implementación de políticas de gestión
energética
Informes adaptados y accesibles sobre la
empresa
Monitoreo y reducción de costos de
imprenta
Aplicaciones móviles para los técnicos
Controles y medición de Internet para
impulsar la productividad
Implementación rápida de Agentes
Componentes de gestión de usuarios
Autodescubrimiento de dispositivos SNMP
Gestión de licencias de SW para mantener el
cumplimiento y evitar multas
Gestión de contratos
Mayor visibilidad de recursos para lograr una
mayor rentabilidad de la inversión
Captura de inventarios de toda la plataforma
Barrido de inventario de códigos de barra
Datos históricos para informar las resolución
de problemas
Componentes de gestión de usuarios
Bajo impacto en el ancho de banda de la
empresa
Control remoto para la rápida resolución de
problemas
También es importante que las PYMES consideren la implementación de una solución de ITAM en un contexto más amplio, que
ofrezca apoyo administrativo total (por ejemplo, con posibilidades de integración con un servicio de asistencia complementario
o soluciones de control remotas), a fin de asegurar que si se plantean problemas proactivamente (mediante alertas) o
reactivamente (por parte de los usuarios mismos), haya herramientas establecidas para abordarlos rápida y eficientemente.
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Conclusión
En el pasado las empresas han implementado soluciones de ITAM en respuesta a una crisis: por ejemplo, una auditoría
inminente, una directiva de la dirección de recortar costos, darse cuenta de que el software de la empresa no cumple con las
normas, o el reconocimiento de que el Departamento de Informática no sabe qué recursos hay o dónde están, y la dirección
necesita un informe al respecto.
Sin embargo, ahora que sabemos que una solución única, flexible y graduable puede configurarse y usarse para optimizar
la cartera de recursos de una empresa, es obvio que la implementación de una solución de ITAM es imprescindible para
las PYMES. Emplear una solución proactiva e intuitiva que pueda ofrecer los datos detallados necesarios para permitir la
planificación futura, la mejora de los procesos de obtención de suministros y la oportunidad de gestionar los riesgos en lugar de
sencillamente reaccionar cuando se produce una crisis, hace posible que los recursos dejen de ser una carga para las PYMES, y
que puedan usarse en su provecho.
NetSupport DNA
NetSupport DNA es una solución de Gestión de los Recursos Informáticos ideal para las PYMES. Ofrece toda la diversidad
de funciones a las que se hace referencia en este informe técnico, en apoyo de la gestión y el mantenimiento de los
recursos informáticos en toda la empresa, ahorrando tiempo, dinero y recursos, y aumentando a la vez la productividad y la
seguridad. NetSupport DNA se combina con soluciones complementarias de control remoto y de mesa de servicios a fin de
ofrecer una solución de administración de sistema totalmente integrada. Para información adicional, consulte
www.netsupportdna.com
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Tel: 905-415-4708 or
(toll free): 1-888-901-7474
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Ventas: [email protected]
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www.netsupport-canada.com
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Argumento para el uso de una solución de ITAM

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