Un OASIS en el desierto de ERPs Un OASIS en el

Un OASIS en el desierto de ERPs Un OASIS en el

VITSVXENIA
Un OASIS en el desierto
de ERPs
ASIS está pensado para resolver los problemas de
cualquier empresa, tenga el
tamaño que tenga, y sea cual sea
su negocio. Se trata de un ERP
“multitodo, multiusuario, multiempresa, multisucursal, multimarca y
multialmacén.” Está al día en la legislación vigente, exporta los informes a formato txt, csv, pdf y html, firma los documentos digitalmente, y cumple incluso la Ley de
Protección de Datos.
El germen de OASIS se originó en el grupo de empresas DeserTIC -http://www.
deserticlm.com/-, compuesto por
Infodasa, Hispafuentes y Logic
Computers, que analizaron el estado del
arte en programas de gestión integral para empresas y dada su disconformidad
con las soluciones existentes, decidieron
crear uno que fuese realmente modular, libre 100% y adaptable desde grandes empresas a pymes y micropymes -no en vano el 87% de las empresas españolas tienen menos de 30 trabajadores-. De ahí, y
con el apoyo de la Federación de
Empresas TIC de Castilla-La Mancha
FEDETICAM -http://www.fedeticam.es/-,
nació el ERP OASIS -para quien no lo sepa, ERP significa Enterprise Resources
Planning, o planeamiento de recursos de
la empresa-.
OASIS se basa en software de sobra
conocido, como PostgreSQL, PHP, GTK, y
la curiosa Agata Report -http://www.agata.org.br/-. Creada por Pablo Dall’Oglio
-un brasileño con nombre de italiano-,
Agata analiza tu base de datos y es capaz, entre otras cosas de crear un diagrama Entidad-Relación en formato DIA
-http://projects.gnome.org/dia/-, crear
gráficas de curvas o bastones, y cruzar informes con otras bases de datos.
Es de admirar el trabajo de Castilla-La
Mancha -y otras comunidades, como la
Junta de Extremadura y la Junta de
Andalucía. Tal es el apoyo público al software libre, que la Junta de Comunidades
de Castilla-La Mancha ha creado el
[email protected]
Desde su presentación en el CeBIT 2010,
las descargas de OASIS se han disparado,
especialmente en Iberoamérica, y han rebasado ya las 35.000 descargas.
O
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DAVID PÉREZ
Q DESCARGA E INSTALACIÓN
Centro de Excelencia de Software Libre
CESLCAM -http://ticos.ceslcam.com/-, y
a través del Programa de Acreditaciones
de Confianza, ha decidido otorgar el Sello
de Confianza OPSOA -Open SOurce
Assessment- a OASIS. De hecho, ha sido
la primera aplicación a la que se ha otorgado este sello.
Pero el verdadero pelotazo de OASIS
tuvo lugar en marzo de este mismo año,
en Hannover, y cómo no, un producto español ha tenido que salir de nuestras fronteras para ser reconocido en nuestro país.
Figura 1. Sello de confianza OPSOA.
La web del proyecto -http://www.oasisclm.es/- es una excelencia de la comodidad y la accesibilidad, todo lo que se necesita está claro y a la mano, y hay manuales para todo. Como estamos en un
mundo libre y todos tienen derecho a vivir,
también hay manuales para el sistema
operativo imperante en la actualidad -aunque la situación está cambiando-.
En la parte izquierda de la página principal vemos el enlace a las Descargas.
Llama la atención lo que dicen los encargados del proyecto, en relación a que
desde que obtuvieron el sello OPSOA, en
la versión 3.0.7, la aplicación ha inicializado
sus contadores y la versión actual se considera la versión 1.0; esto da una sensación de seguridad y fortaleza brutal.
La instalación para Windows es sensiblemente más complicada, solo hay que
ver que se necesitan muchas más páginas de manual para la instalación en esta
plataforma que para Linux.
En nuestro caso y para nuestras pruebas optamos por descargar “OASIS CRM
Versión 1.0 (Linux)”. Tras finalizar este proceso, se nos remite a un formulario de
contacto en el que nos pide los datos, para mantenernos al día en cambios y actualizaciones del software.
Para que OASIS funcione, necesitamos PostgreSQL, al menos la versión 8.3,
instalado y funcionando. Para ello, tendremos que instalar los paquetes postgresql-8.3 y php5; el gestor de paquetes se
encargará de resolver las dependencias.
Además, y según cómo tengamos configurado y actualizado nuestro sistema,
pueden surgirnos dependencias, como li-
En OASIS no hay nada que compilar ya que el paquete
viene preparado para su instalación
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REPORTAJE
OASIS
bgtk2.0-0, libpango1.0-0, libglade2-dev,
etc. No debería ser problemático resolverlas en Ubuntu mediante la herramienta
gráfica synaptic.
Cuando descomprimimos el fichero,
descubrimos dos ficheros de paquete
Debian. El primero a instalar es
oasis_1.0-1_all.deb; si aún arrastramos
alguna dependencia no resuelta, dará la
cara en este paso. Por cierto, hemos
podido comprobar en carnes propias que
en versiones anteriores a Ubuntu 8.10 hay
dependencias no resueltas. Total,
instalando la 10.04 LTS se arregla todo; y
en cien años, todos calvos.
Tras la exitosa instalación del primer
paquete, procedemos a instalar la estructura de datos de OASIS. Ojo, la estructura
solo se instala en el equipo servidor de
OASIS, los equipos cliente -si los hubierase conectarán a la base de datos existente. Nos colocamos pues en el servidor e
instalamos el segundo paquete, oasis-data_1.0-1_all.deb. No debe dar problemas de
dependencias, puesto que este paquete
solamente crea la estructura y algunos parámetros de la interfaz de usuario. El paquete nos preguntará si queremos cargar
los datos de demostración de la aplicación.
Desde luego, no es mala idea para un primer contacto, y luego se pueden eliminar
fácilmente. Posteriormente nos pedirá el
usuario y contraseña de PostgreSQL, un
usuario que podemos haber creado especialmente para trabajar con OASIS.
¡Y fin de la historia! La instalación básica ha finalizado. Podemos encontrar el
acceso al programa en el menú
Aplicaciones/Otras. Posiblemente hubiera
sido más acertado posicionar la aplicación
en el menú Oficina, algo que de cualquier
manera podemos resolver nosotros editando el menú.
A TRABAJAR
Si tenemos un servidor feo e incómodo y
desde el principio queremos trabajar en
modo multipuesto, es harto sencillo. No
tenemos más que instalar el paquete básico oasis_1.0-1_all.deb en nuestro equipo
-por supuesto conectado a la misma red
que el servidor, esto no hay que decirlo-.
En cuanto abramos la aplicación, lo primero que veremos será la ventana de
Conexión. Por defecto, aparecerá el servidor local, por si hemos decidido trabajar
en monopuesto. Al pulsar “Cambiar”, podremos introducir la dirección o el nombre
del servidor remoto donde hayamos instalado la base de datos de OASIS, y con
nuestro usuario autorizado y contraseña
tendremos total acceso a la aplicación,
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Figura 2. Ventana principal de OASIS.
Figura 3. Módulo de compras.
como si estuviésemos sentados en el servidor -y más cómodos-.
Se nos muestra la ventana de la aplicación, que no es la más bonita del mundo, pero es efectiva (ver Figura 2).
Como hemos cargado los datos “demo” de la aplicación observaremos que
para que no nos perdamos nunca, en la
barra superior tenemos permanentemente el nombre de nuestra empresa con la
que estamos trabajando, y en la parte inferior, el proceso activo, así como el usuario, servidor, y base de datos en uso.
artículos, podemos hacer que OASIS los
gestione automáticamente, así como las
fechas de fin de garantía, para estar al
tanto y que no se nos pasen. Y si además
de organizado el proveedor es puntero en
tecnologías de la información, enviará las
facturas firmadas digitalmente, y el módulo de compras comprobará y aceptará o
rechazará la firma digital del proveedor, eliminando cualquier posible intruso que
quiera engañarnos. Pero ojo, y sirva esto
de tirón de orejas; según los desarrolladores del proyecto, a la fecha de redacción
de este reportaje esta función solo está
implementada en la versión de Windows;
la Administración ofrece la .dll que la implementa, pero no existe el fichero .so para Linux. Otra piedra en el camino.
Q PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN
Lo primero que debemos hacer es configurar la aplicación para adaptarla a nuestra situación real. La carga inicial puede
ser dura, pero merece la pena. En el módulo de parámetros se pueden configurar
tanto aspectos del entorno como iconos y
colores, como aspectos propios del funcionamiento de la empresa: Sucursales de
las que vamos a disponer, marcas con las
que vamos a trabajar, familias de productos, IVAs a aplicar, almacenes, formas de
pago y cobro, tipos de trabajo de asistencia técnica postventa, etc.
Para mayor organización, el menú de
parámetros está dividido en cuatro submenús: Parámetros generales, parámetros de
almacén, parámetros para la gestión de
cobros y pagos, y parámetros de servicio
de asistencia técnica SAT y postventa.
Q LAS COMPRAS
El módulo de compras contempla todo lo
que tenga que ver con los proveedores.
Maneja los pedidos albaranes y facturas,
asociando diferentes formatos a cada tipo
de documento -para su fácil distinción-.
Se integra con el almacén, dando de alta
la recepción de mercancías conforme entran, y transformando los albaranes de
compra en facturas; además, enlaza automáticamente con el módulo de contabilidad y la cartera de pagos.
Si el proveedor es organizado y nos da
una lista de los números de serie de los
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Q LAS VENTAS
Por supuesto que no nos referimos a la
plaza de toros de Madrid. Bromas aparte,
para ganar dinero con una empresa, además de comprar cosas, hay que venderlas. Y éste es el módulo que nos va a ayudar a facturar “los millones” de nuestra
nueva empresa. Gestiona los clientes, almacenando sus datos, formas de pago, límites de crédito, clasificación -podemos
separarlos en reales y potenciales, para
ser más atentos con los primeros y más
insistentes con los segundos-, así como
cualquier comentario que queramos añadir. Almacena -con formato- ofertas, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas,
con lo que hace muy fácil el seguimiento
de la documentación. En cuanto seleccionamos a un cliente en OASIS, tenemos a
mano todo el histórico.
OASIS es ecológico; podemos ahorrar
mucho en papel, ya que al poder firmar
los documentos digitalmente, podemos
emitir una factura, firmarla y enviarla por
correo electrónico, con validez legal. Y si
lo que queremos es imprimir, todos los
documentos se previsualizan antes de ser
impresos, con lo que podemos detectar
los fallos antes de imprimir y con el consiguiente ahorro de papel. Y no tenemos
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OASIS
que comprar papel con el membrete de la
empresa; podemos introducir en el programa nuestro anagrama, para que salga
en todos los documentos que emitamos.
Disponemos de otras comodidades,
como impresión de códigos de barras, diferentes líneas de facturación como material, mano de obra, servicios o portes, o
descuentos por categorías de clientes. Al
igual que el módulo de compras, enlaza
automáticamente con el módulo de contabilidad, todo para ahorrarnos trabajo.
Q EL ALMACÉN
Uno de los grandes monstruos de las empresas que tienen que almacenar material
es la gestión del almacén. OASIS no nos
va a quitar de trabajar, pero nos lo va a
poner muy fácil. Por supuesto, podemos
trabajar con varios almacenes por cada
empresa que tengamos, y disponer de la
ubicación exacta de cada artículo para
encontrarlo al instante. Almacena para cada artículo cuatro precios: PVP, coste,
coste promedio y precio de la última compra; así como el stock, clasificación, marca, familia... Y una descripción libre. Incluso
disponemos de una casilla para señalar
que el artículo está en promoción, por si
queremos lanzar periódicamente boletines de ofertas a nuestros clientes.
El programa emite a petición informes
de los artículos que podemos diseñar a
nuestro gusto, clasificados por ventas,
compras, familias, grupos de descuentos,
clientes, precios, stock, tipos de pedidos,
etc. Con un solo clic podemos obtener informes de inventario, sin necesidad de encerrarnos todo el fin de semana en el almacén. Como OASIS gestiona los máximos de
stock, mínimos, cantidades de embalaje y
Figura 4. Gestión de almacén.
existencias negativas, podemos realizar automáticamente el pedido de artículos al fabricante, con enlace automático al módulo
de compras. Podemos incluso -curiosorealizar una valoración de almacén, ya sea
por alimentar nuestro ego, o para enviárselo al seguro en caso de accidente.
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REPORTAJE
Para quien esté habituado a ella, podemos utilizar la clasificación ABC de los
artículos, organizarlos por importes y unidades, y hacer un análisis de las piezas a
partir del fichero histórico de movimientos.
Q SAT Y POSTVENTA
Este es otro campo aparte de las ventas
con el que se suele ganar dinero -de hecho las empresas de software libre, no
suelen vivir de la venta, sino de los servicios-; OASIS mantiene agendas de servicios de asistencia técnica, con lo que podemos realizar campañas técnicas de
mantenimientos programados. La agenda
también controla los tickets de cita previa,
para que los clientes que llamen obtengan
su cita claramente y al instante.
Podemos agrupar los servicios en paquetes de operaciones formados por artículos necesarios para cada reparación típica y mano de obra, para organizar y facturar fácilmente las operaciones más frecuentes.
El módulo de SAT mantiene un calendario de días laborables, así como turnos,
control de presencia y la ocupación de los
operarios, para aprovechar al máximo los
recursos. Además, controla las horas invertidas en cada trabajo, que nos viene
bien a la hora de la facturación y de hacer
informes de rendimiento y productividad.
Q LA PREVENTA
Etimológicamente hablando, es lo que
precede a la venta. Pero aquí la palabra
no es lo suficientemente contundente
para todas las implicaciones que conlleva. Se podría decir que, si no hay preven-
Figura 5. Planificación del SAT.
ta, no hay venta, con lo que no hay facturación y nos vamos a la calle. Por tanto, la
preventa y promoción comercial es una
tarea importante -pesada para muchos,
pero es que hay que valer-; OASIS nos
ayuda en esta labor llevando nuestra
agenda comercial, gestionando ofertas,
presupuestos y acciones que realizamos
a clientes, y realizando el seguimiento de
las mismas, porque no vale con enviar
una oferta, hay que insistir amablemente
cada cierto tiempo al cliente para que no
se olvide de nosotros. Una labor, la comercial, que es como Tarantino; o lo adoras, o lo odias.
Q GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS
Este módulo también se viene a llamar
“Previsión de Tesorería”. Porque ya sabemos que una empresa tiene dinero pero
no lo tiene; cuando yo vendo un producto
y un cliente me debe un dinero, yo compro con ese dinero, pues es como si lo tuviera. Con este módulo hacemos la gestión de las remesas de recibos, así como
la impresión de recibos, talones y pagarés.
La contabilidad Si el almacén era el monstruo de las empresas que gestionan material, la
contabilidad es el verdadero monstruo de todas las empresas. Pero con
OASIS podremos, al menos, perderle algo del miedo.
El programa integra la contabilidad con todas las áreas, recibiendo los
eventos automáticamente y registrando todos los asientos contables provenientes de las compras y las ventas. Y sin vacíos legales; está adaptado
a la normativa vigente del Plan General de Contabilidad.
Podemos personalizarlo casi todo, como la estructura de las cuentas, los
asientos contables, y los informes financieros. Incorpora asientos automáticos predefinidos, y es totalmente compatible con otras aplicaciones del
mercado, pudiendo migrar los datos desde ellas.
La emisión de balances y cuentas de resultados se hace al momento y con
la fecha deseada, y genera los ficheros necesarios para la presentación telemática de los libros de registro de contabilidad para el registro mercantil
-otro fin de semana de trabajo que nos ahorramos-. Exporta los datos contables a formato CSV, por si queremos trabajar con ellos con otras herramientas ofimáticas. Y otra cosa a destacar, es posible ver la antigüedad del saldo
de una cuenta a fecha de referencia, para saber “cuánto nos deben o debemos” y “desde cuándo nos lo deben o debemos”. Esto último es muy útil.
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REPORTAJE
OASIS
Podemos emitir giros, recibos y letras en
soporte magnético para envío al banco en
formatos oficiales: AEB-19-1, AEB-19-2,
AEB-32, AEB-58, etc. Incluso nos permite
calcular cuánto dinero vamos a tener en
una determinada fecha, dadas las previsiones de cobros y pagos.
Q IMPUESTOS
Este es un tema escabroso, dada la reciente subida del IVA y el alta del nuevo
-antiguo- impuesto de las basuras, pero
como somos legales y cumplidores, con
este módulo podemos gestionar los distintos impuestos a gravar y devengar, así
como recargos y situaciones exentas de
impuestos -poquísimas-. Además, podemos ir viendo en tiempo real las liquidaciones del IVA, pudiendo generar informes
para Hacienda, y emitiendo automáticamente el modelo 347 de operaciones
anuales. Y si nos quieren auditar, con un
solo clic podemos generar los libros de
IVA para su envío. A pagar se ha dicho -si
sale a pagar suele ser bueno, eso significa
que hemos ganado algo-.
Q GESTIÓN DE LA APLICACIÓN
Este módulo es muy importante, y es junto con el de parámetros, de lo primero
que tenemos que tocar. En él damos de
alta los usuarios y grupos, con sus correspondientes perfiles y permisos; además
lleva un registro de los accesos -esto es
malo, es para saber quién se ha equivocado, quién trabaja y quién no-. También podemos configurar la caducidad de las claves, para obligar a que los usuarios las
cambien periódicamente.
Es en este módulo donde hacemos las
copias de seguridad de la base de datos,
importamos los datos desde otras aplicaciones y donde efectuamos el alta y baja
de empresas de nuestro grupo empresarial, con sus correspondientes logotipos
corporativos que aparecerán en los documentos que generemos -podemos incluso
añadir logotipos diferentes por cada sucursal o ubicación-. A la hora de trabajar, si necesitamos hacerlo con varias empresas a
la vez; basta con abrir una instancia de la
aplicación por cada empresa con la que
tengamos que trabajar. No existen conflictos en este sentido; así no hay que abrir y
cerrar la aplicación continuamente.
En este módulo, tenemos una opción
de depuración, por si necesitamos hacer
correcciones en documentos de compra
o venta, ya sea por un error masivo que
se haya detectado o por querer eliminar
histórico obsoleto.
Quizá os hayáis preguntado dónde
se añaden o configuran las impresoras.
Con OASIS nos ahorramos este problema; cuando queremos imprimir, hace
una llamada al servicio de impresión del
sistema, con lo que utilizamos las impresoras ya existentes en el mismo; esto
nos quita muchos quebraderos de cabeza, así como independencia del sistema
operativo.
PostgreSQL y el mismo OASIS, con la consiguiente carga de trabajo; además, conforme vaya creciendo la base de datos, el runrun del pen será mayor. Pero no quiero
desanimar a nadie, con un buen disco
SATA o FLASH externo, todo solucionado.
Q VERSIÓN PARA AUTOMOCIÓN
CURIOSIDADES
Trabajando con OASIS hemos observado
curiosidades y potencialidades que merece la pena resaltar, para demostrar que
esta aplicación es algo más que un simple
programa de gestión empresarial.
Q PLATAFORMA DE FORMACIÓN
En la web del proyecto podemos encontrar un enlace a Certifik2 -http://www.certifik2.es/-. Se trata una plataforma de eLearning creada por los mismos desarrolladores del proyecto, para que las empresas que lo deseen consigan la acreditación en OASIS.
Se pueden ver todas las empresas
que están certificadas actualmente; claro
que como el proyecto acaba de comenzar, solo son cuatro. La plataforma utiliza
Claroline, como no podía ser menos.
Q VERSIÓN PORTABLE
OASIS dispone de una versión portable
-solo para Windows, esto lo decimos con la
boca pequeña-. Puedes instalártelo en un
pendrive y llevártelo allá donde vayas. Claro,
que sea al menos 2.0, hay que tener en
cuenta que en el pen tienen que funcionar
Más información En la web de Infodasa -http://www.infodasa.com/- existe un enlace a su
catálogo; en él podemos comprar OASIS e INFODAUTO por 174 euros mensuales. Claro que el software es gratis, pero las empresas de software libre tienen que vivir de algo; el precio incluye soporte, mantenimiento y formación 5x8 -una manera muy friki de referirse al horario laboral-.
Un agradecimiento a Alfonso M. Guijarro, gerente de Infodasa, y a Daniel
Gómez, del equipo de desarrollo de OASIS, por su inestimable colaboración
que ha hecho posible la redacción de este reportaje.
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Figura 6. Portal de formación Certifik2.
Número 119
Partiendo de OASIS como producto genérico, Infodasa ha desarrollado
INFODAUTO, una aplicación -por supuesto libre-, para la gestión de concesionarios
y talleres de automoción. Dada la particularidad de su forma de trabajar, estas empresas necesitan un aseguramiento en los
niveles de stock, sugiriendo la adquisición
de nuevas piezas y la reducción de inventario, eliminando material en exceso y obsoleto, así como un seguimiento de los
vehículos, tanto nuevos como de segunda mano, sus kilometrajes y procedencias.
Así mismo, INFODAUTO realiza un seguimiento de los operarios, facilitándonos sus
datos de rendimiento y productividad. Y
para cuando los clientes vuelvan, mantiene históricos de reparaciones de taller,
con lo que podremos conocer en un minuto el estado y la “vida” del vehículo. Ya
no hay que seguir apuntando las reparaciones en el calendario erótico del taller.
Q PROGRAMA DE PARTNERS
Como el gran proyecto que es, OASIS tiene
un programa al que puede dirigirse cualquier profesional del sector, si quiere participar del negocio. Se puede participar como
implantador o como desarrollador; en ambos casos, el partner obtendrá beneficios
por venta realizada y por servicios prestados. El único requisito es conocer la aplicación, para lo cual habrá que hacer el curso
de formación que ofrece DeserTIC. Se ofrecen cursos tanto presenciales como online
-más baratillos-, y una vez seamos partners, podemos contratar el soporte, por si
nos surgen dudas. Además, si se contratan
en lo que queda de 2010, nos hacen un
descuento del 50% el primer año.Q
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