Una guía para enviar sus paquetes y documentos de manera

Una guía para enviar sus paquetes y documentos de manera

 Una guía para enviar sus paquetes y documentos de manera segura y rápida Cuando se envían paquetes con un mensajero hay algunas reglas fundamentales a considerar: 
Utilice una compañía que use un transportista con reputación mundial Si no está seguro, pregúnteles qué compañía utilizan. Busque en internet sus críticas o fórums ‐ ¿tiene buenas o malas críticas? En este negocio, no puedes satisfacer a todo el mundo al mismo tiempo pero sí deberías proporcionar un buen servicio a la mayoría de ellos. 
Asegúrese de que puede hacer un seguimiento de su paquete de puerta a puerta Su compañía de mensajería debe proporcionarle un número de seguimiento cuando haga su reserva, con el que podrá hacer un seguimiento del paquete en su página o en la página del transportista en tiempo real. Debe tener en cuenta que la mayoría de los seguimientos no se editan hasta que el transportista no recoge su paquete y lo lleva al almacén local. Ahí es donde se registra el número de tracking en las páginas web en tiempo real. 
Mantenga una copia del número de seguimiento y orden de referencia Se ahorra mucho tiempo cuando surge una consulta sobre un envío y usted posee el número de seguimiento. Si no lo tiene, el día, la fecha y la hora del pedido y el nombre de la dirección de recogida también ayudan. 
Revise que está dentro de las dimensiones y peso correctos Se realizarán grandes recargos si el peso o las dimensiones máximas sobrepasan las estipuladas. La mayoría de los transportistas poseen un límite máximo de 25 a 35kg. A groso modo, una maleta razonablemente pesada en un aeropuerto pesa alrededor de 25kg. Si es demasiado pesada para levantarla de manera razonable, también es muy pesada para el transportista a la hora de sacarla y meterla de la furgoneta de manera segura. Tamaños volumétricos Si un paquete sobrepasa las medidas máximas de tamaño – todo ello aumenta el peso volumétrico. CONSEJO – Para calcular el tamaño volumétrico: Dos veces la anchura + Dos veces la profundidad + Una vez la longitud = Tamaño volumétrico (en cm) Con algunos transportistas, el máximo volumen permitido son 330cm, pero asegúrese de ello antes de enviarlo. Varios transportistas cobran un cargo extra si el artículo supera los 150cm de largo. Esto se debe a que muchos paquetes son gestionados por máquinas y cintas transportadoras. Los artículos extra largos deben ser procesados a mano o si se procesan a máquina pueden dañarse más fácilmente. Si tiene alguna duda al respecto, llame o envíe un email para consultar cualquier duda al respecto. No nos gusta darle la espalda a nuestro propio negocio pero preferimos proporcionarle unas recomendaciones correctas y adecuadas para sus necesidades, que permitirle que envíe algo que va a dañarse, se va a romper o va a incurrir en un gran recargo. 
Horas de Recogida y Entrega Algunas compañías de mensajería recogerán el mismo día si lo solicita por la mañana. Revise su área geográfica con su compañía. Algunas áreas fuera de los códigos postales tienen horas limitadas antes de las 10am, generalmente en algunas partes de Escocia, el West Country, East Anglia y las islas del Reino Unido, por lo que su paquete podría ser recogido al día siguiente (laboral). Horas de recogida Por la estricta demanda que la mayoría de los transportistas se establecen así mismos para intentar entregar los paquetes en todo el mundo, normalmente no proporcionan un tiempo de recogida exclusivo. El conductor recibirá la Instrucción para recoger y si, por ejemplo, él se encuentra al final de su calle en ese momento, pues se dará la vuelta para recoger su paquete. No pensará en las horas de recogida de los colegios, o que tal vez usted tenga que ir al supermercado y la mayoría de las compañías de mensajería no proporcionan a sus conductores un teléfono móvil por lo que no puede llamarle simplemente cuando está a 10 minutos de su casa o llamarlo por teléfono porque el timbre de su casa no funciona. Algunas compañías pueden recoger y entregar dentro de un periodo de tiempo pero tendrá que pagar un cargo extra por este servicio. Entrega CONSEJO – Revise cuántas veces intentará la entrega su compañía de mensajería. Algunos transportistas intentarán la entrega tres veces antes de devolver su paquete. Haga un seguimiento de su paquete para que si su receptor se ha ido de vacaciones o no está para efectuar la entrega, usted pueda ponerse en contacto con ellos y pedirles que contacten con el transportista o solicite a su compañía de mensajería que mantengan el paquete consigo durante unos días mientras usted los localiza. Si el paquete ha sido devuelto, se le cobrará por este servicio y a menudo no tiene el mismo precio con descuento que usted pagó cuando lo envió. 
¿Qué Servicio Utilizar? Si necesita enviar su paquete con prisa, elija el Servicio Express que garantizará la entrega en la mayoría de los casos a las 10 a.m. del día siguiente. Estos paquetes se envían en vuelos nocturnos y se les proporciona la máxima prioridad. Con el Servicio Estándar – sus envíos se realizan por carretera y en muchos casos aún pueden ser entregados en el Reino Unido al final del día siguiente (si es laboral), y en Europa en dos‐tres días laborales. Este servicio combina un compromiso perfecto entre coste y eficacia. El Servicio Acelerado es un servicio de entrega más económico para el resto del mundo con periodos de entrega entre tres a sietes días laborales. Generalmente, cuanto más rápido lo necesite, y más pesado y grande sea el envío, más le costará. Pregunte a su compañía de mensajería cómo lo van a enviar. ¿Tienen un acuerdo especial con algún transportista en particular? Por lo general, cuántos más envíos haga una compañía, más descuentos se le realizarán. Cualquier compañía que se jacte de serlo, estará encantada de informarle del transportista que utilizan, incluso aunque en algunos casos no tengan permitido utilizar su logotipo en la publicidad. 


Papeleo Para realizar un envío fuera del Reino Unido o Europa, necesitará una Factura Comercial Es de vital importancia que al enviar un paquete a cualquier país fuera de la UE, éste debe ir acompañado de una factura comercial que debe ser rellenada con exactitud. CONSEJO ‐ Usted debe proporcionar a su artículo un valor, incluso aunque en su opinión sea despreciable. Incluso el papel se percibe como algo con valor. Deben viajar cuatro copias con el envío. Fíjese de que van adjuntas a éste con seguridad y etiquetadas como facturas comerciales. Esto es muy importante para asegurarse que su envío no queda retenido excesivamente en aduanas. La mayoría de los transportistas poseen una plantilla sencilla descargable que usted pude utilizar y después hacer copias de la misma una vez rellenada. Debe ser firmada por usted. Si tiene alguna duda al respecto, por favor, pregunte. Aduanas Cada país tiene reglas diferentes con respecto a las importaciones. Utilizar un trasportista conocido merece la pena ya que éstos suelen procesar miles de envíos al día en todos los países del mundo y pueden conseguir que su paquete se inspeccione en aduanas rápidamente. Si está vendiendo algún producto a otros continentes, su cliente debe tener en cuenta que podría ser responsable de ciertos aranceles aduaneros e impuestos. Las normas de aduanas cambian muy a menudo. Por ejemplo, hasta el momento enviar un paquete a una dirección privada en Rusia es imposible debido a los nuevos reglamentos que están imponiendo en el país que dan como resultado meses de retraso a la hora de pasar la inspección de aduanas. La mayoría de los transportistas no se van a ocupar del envío de paquetes a Rusia hoy por hoy debido a todas estas dificultades. CONSEJO –Si usted va a enviar paquetes frecuentemente, merece la pena suscribirse al boletín de noticias de su compañía de mensajería que le mantendrá al tanto de la información sobre cualquier punto de envío en el mundo con problemas o sobre los cambios en los reglamentos aduaneros. Destinatarios La mayoría de los transportistas utilizan códigos postales para distribuir los envíos a su destino y organizar las recogidas y usted debe imprimir los documentos del envío que se le suministran y adjuntarlos a su paquete de manera segura. Es la información del código de barras el que determina la ruta de su envío, no la dirección escrita en el paquete. Yo utilizo cinta de embalar transparente sobre toda la etiqueta para que el código de barras pueda leerse fácilmente y al mismo tiempo, la etiqueta está protegida del agua y adherida al paquete con toda seguridad. Es de vital importancia que se utilice el código postal y la dirección correcta y proporcionar unos números de teléfono exactos tanto para la dirección de recogida como de entrega. Si no puede rellenar por falta de sitio toda la información con la dirección en la etiqueta, póngase en contacto con su compañía de mensajería que probablemente podrá suministrar toda la información extra al conductor. Aparte del Reino Unido, la mayoría de los países en el mundo no utilizan letras en los códigos postales, solo números, a excepción de Irlanda del Sur que no utiliza ningún tipo de código postal. CONSEJO – Si no está seguro de la dirección – Google maps es muy útil si necesita conocer una dirección incompleta. 
Embalar su paquete correctamente ‐ MUY IMPORTANTE Hemos notado que la mayoría de los paquetes dañados es debido a que su remitente no se ha tomado el tiempo suficiente para embalarlo correcta y prudentemente. Si se le ha solicitado a usted enviar el paquete y no es el remitente, asegúrese que éste entiende que es su responsabilidad embalarlo adecuadamente. Los transportistas no garantizarán el seguro si su artículo no está envasado con seguridad con al menos 6cm de almohadillado alrededor dentro de una caja de cartón de doble pared adecuada para el peso y tamaño del artículo. Si va a enviar un artículo muy pesado, póngase en contacto con su compañía de mensajería para seguir sus recomendaciones y en algunos casos pedirles permiso. La caja debe ser lo suficientemente fuerte para soportar el peso y las dimensiones del artículo en su interior. Aunque es buena idea para el medio ambiente utilizar una caja reciclada, la mayoría de las cajas de cartón pierden su fortaleza y rigidez después de haberlas usado varias veces. Tenga presente que su paquete será manejado por al menos siete personas y viajará a través de cintas transportadoras, en ocasiones boca abajo o boca arriba siempre bajo horarios extremadamente exigentes. Podrían ser transportado bajo cajas más pesadas durante el tránsito, por lo que su caja de be ser lo suficientemente fuerte y robusta como para proteger su contenido y éste no debe agitarse en el interior. Yo suelo utilizar copiosas cantidades de material acolchado y cinta de embalar extra fuerte. CONSEJO – Siempre pongo cinta en todas las esquinas y aberturas para que no exista ningún tipo de borde que pueda quedar atrapado en una máquina. Si aduanas necesita abrirlo, es lo suficientemente fácil para ellos tan solo rajar la cinta a lo largo de la caja y luego volverla a cerrar. Durante nuestra experiencia en años, hemos tenido envíos de: Una mesa de trabajo de granito de 3 metros de largo, Un reloj del abuelo con una caja de paquetes de patatas envueltos en medio, Una gran pintura con un poco de envoltorio de burbujas embalando solo el cristal; Un sillón con una saca de correspondencia embalado alrededor de uno de los brazos; Un lavabo de 50 kg con la etiqueta puesta encima; Ruedas de Aleación de coches embalados todas juntas con una cuerda con la etiqueta puesta en una de las ruedas, ‐ por lo que todo esto, no nos sorprende, ¡llegó con daños! Todos estos artículos necesitaban ser enviados por un transportista especial en un pale, no en un servicio general de mensajería. Por otro lado, tenemos otros clientes que envían objetos muy valiosos como piezas de arte, antigüedades, cristal cerámicas y ordenadores, que siempre han llegado sin ningún daño porque se han tomado el tiempo y el esfuerzo necesario en asegurarse de que su paquete estaba perfectamente preparado para su envío. Las empresas de transportes no aceptarán maletas, equipaje o bolsas ya que, además del riesgo en seguridad que presentan, pueden engancharse en las máquinas de distribución y a menudo la etiqueta se mueve o despega del artículo y ¡acaba perdiéndose! Yo pasé gran parte del verano pasado intentando encontrar sin éxito una bolsa de lona de un estudiante en la que había enviado su portátil con su tesis final universitaria. Se perdió porque la etiqueta se había desprendido y como había enviado un artículo prohibido no obtuvo ninguna compensación. 
Qué hacer si su paquete se pierde o daña. Daños Si ocurre lo peor y su paquete es dañado, deberá ponerse en contacto con la compañía con la que realizó el envío inmediatamente. Deberá hacer la reclamación a su compañía de mensajería, no al transportista. Normalmente solo existen una serie de días laborales aptos para enviar una reclamación. Es de vital importancia ‐ ¡¡¡¡¡ASEGURARSE DE QUE SU RECEPTOR HA GUARDADO TODOS LOS PAQUETES Y CONTENIDOS !!!!! Las reclamaciones se consideran nulas si no se ha guardado el embalado para mostrar la prueba del daño en la parte exterior de la caja. Es extremadamente útil si el receptor del paquete puede hacer fotos del daño interior y exterior de la caja. Esto hace que una reclamación se lleve a cabo de manera más sencilla y que además sea satisfactoria. La paciencia es una virtud. Una reclamación con éxito normalmente lleva una media de ocho a doce semanas ya que hay mucho papeleo que hacer y varios transportistas con los que organizar las inspecciones de los daños, por lo que en el transcurso de estas semanas se pondrán en contacto con su receptor para llevarlo a cabo. Envíos Perdidos Si su envío no llega en el tiempo esperado y no tiene ninguna información en su seguimiento, póngase en contacto con su compañía de mensajería inmediatamente, con su número de seguimiento o número de referencia si es posible. Es muy útil si posee un listado de los contenidos y si su caja tiene alguna marca distintiva en el exterior. En la mayoría de los casos suele ocurrir porque los detalles de la dirección o la etiqueta han desaparecido. Su compañía de envío comenzará entonces a investigar el seguimiento del paquete. El transportista examinará cada punto al que su envío fue transferido desde su puerta hasta sus receptores y después revisaran un punto central donde almacenan los envíos sin etiquetas. Generalmente tienen un éxito asombros encontrando envíos perdidos si poseen toda la información correcta. 
Seguro Muchas compañías de mensajería ofrecen un seguro básico de pérdida o daños incluido en el precio. Si su artículo tiene un valor alto, usted puede pagar algo más par aumentar la cobertura del seguro. Las tarifas del seguro varían enormemente en cada compañía. Consulte a su compañía de mensajería los precios y niveles de cobertura. Existen algunas restricciones en la cantidad de cobertura para algunos artículos como joyería, relojes, antigüedades y obras de arte. No asuma que porque usted haya asegurado su artículo, éste estará completamente cubierto de cualquier daño o pérdida bajo cualquier circunstancia. Aun así deberá estar siempre correctamente embalado y la prueba del daño en el exterior de la caja debe ser evidente, por tanto si usted hace una reclamación se le solicitará que muestre recibos probando el valor del artículo. En muchos casos, el seguro cubrirá el valor al por mayor pero no al por menor. 
Artículos Prohibidos y Restringidos Los productos que están prohibidos en general es debido a buenas razones. POR FAVOR, POR FAVOR, POR FAVOR, consulte la lista de productos prohibidos de su transportista. Generalmente se encuentran en el apartado de Términos y Condiciones. Es aburrido, ya lo sé, pero de vital importancia. Si envía un artículo prohibido, su transportista podría perder su licencia para transportar mercancía e incluso usted podría ir a la cárcel. Se han dado casos de aeropuertos principales que han sido cerrados debido al envío de un artículo prohibido en un paquete que ha causado alertas importantes de seguridad. Debido a las medidas que deben tomarse con respecto al aumento del peligro en los tránsitos, tiene mucho sentido que todo sea revisado antes. Los artículos restringidos son aquellos que pueden ser fácilmente dañados o son frágiles como paquetes que contengan cristal, cerámica, electrónica, electrodomésticos, etc. Se pueden enviar por un servicio de paquetería pero tenga en cuenta: Que lo envía bajo su propio riesgo. No habrá compensaciones ni pagos de seguro por la pérdida o daños incluso si es obvio que alguien ha conducido un camión de 10 toneladas sobre él. Llevar a cabo un seguro extra no cambiará nada si se trata de un artículo restringido. 
Términos y Condiciones Por último, una mención a los Términos & Condiciones. Los odio, y como otra muchas personas, considero mi vida demasiado corta como para malgastarla leyendo todos estos términos, así que verifico la caja sin haberlos leído nunca. Si va a utilizar una compañía de envíos por teléfono u online para enviar su paquete, ellos no pueden ver lo que va a enviar. Por lo tanto es muy importante que lea los Términos y Condiciones y las Preguntas Frecuentes de esta compañía. No están ahí para eludir el pago de la reclamación de un seguro, están ahí para aconsejarle y ayudarle proporcionándole una información vital. Si tiene dudas ‐ ¡pregunte! Una rápida llamada de teléfono en dos minutos o un email ahorrará horas de frustración y proporciona a todo el mundo el conocimiento necesario para saber dónde se encuentran. Nosotros deseamos que usted continúe enviando paquetes a sus clientes y que ellos vuelvan a por más otra vez. Eso nos mantiene a todos en el negocio. www.pharosparcel.com Sobre Nosotros Pharos Parcel Ltd. se fundó en 2008. Sus propietarios, Fiona y Roy, han trabajado durante muchos años en distribución y son unos apasionados de la industria y de sus valiosos clientes, que vuelven una y otra vez para utilizar sus servicios de entrega de envíos dentro del Reino Unido y en todo el mundo y que además continúan recomendándoles. Hemos notado una creciente pasión por las compras online en todo el mundo, por lo que decidimos llevar a cabo una decisión atrevida, refinanciando nuestra casa para crear una página web de uso sencillo, fácil y galardonada con varios premios. Le permite obtener un presupuesto, solicitar una recogida y una entrega de puerta a puerta, todo online y con unos pasos muy simples. No hay que rellenar pesados formularios, tan solo los detalles del envío para imprimirlos y adjuntarlos al paquete. Una vez que usted haya solicitado la recogida, el transportista programará la misma al mismo tiempo. Podrá hacer un seguimiento de su paquete por todo el recorrido hasta la puerta de su cliente en tiempo real. Debido al volumen de paquetes que enviamos cada año, siempre trabajamos muy duro para negociar descuentos excepcionales. Esto permite a aquellos clientes que envían algunos paquetes a la semana o al año, enviarlos utilizando la compañía de mensajería, creemos, más grande y mejor del mundo con unos precios de descuento exclusivos. Aunque no nos permiten que anunciemos activamente su logotipo, nuestros conductores son aquellos que conducen esas conocidas furgonetas marrones. Poseemos una de las mejores ofertas en internet para el envío de paquetes a Europa, incluso, en algunos países puede enviar hasta 30kg por un precio increíblemente bajo. Somos unos apasionados del servicio al cliente y nos esforzamos en contestar cualquiera de sus preguntas de manera cálida y profesional tanto por email como por teléfono. Estamos decididos a formar parte de este espíritu de innovación británico y del mundo de los emprendedores que ahora se muestra muy floreciente y vivo en nuestro país. Muchos de nuestros clientes empezaron a operar online tal vez como un hobby en eBay y se han encontrado desarrollando un nuevo estilo de vida a través de ello. Estamos muy orgullosos e interesados en el vasto y diverso ámbito de mercancías y servicios que nuestros clientes proporcionan online: desde pequeños negocios como el cake club con los que ahora tenemos una suscripción mensual hasta un maravilloso caballero de Essex que ha hecho una réplica increíble de una armadura y que se ha vendido tan pronto como lo publicó en eBay. Enviamos desde botas térmicas para hacer trekking a través del Polo como equipos de navegación para atravesar los mares. Vestidos de hadas para niñas hasta libros antiguos para que los lectores se pierdan en ellos. High tech, high spec, hi‐fi. Low tech, Sci‐fi. Usted le pone el nombre y nosotros lo enviamos. Gracias por descargar esta guía. Esperamos que le haya resultado útil. Agradecemos que nos envíen sus comentarios a [email protected]