REGLAMENTOS

LA GACETA Nº 28 DEL 10 DE FEBRERO DEL 2010
REGLAMENTOS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
R-DC-119-2009.—Despacho Contralor.—Contraloría General de la República.—
San José, a las trece horas del dieciséis de diciembre de dos mil nueve.
Considerando:
1º—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de
Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución
auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el
artículo 12 de su Ley Orgánica, Nº 7428, la designa como órgano rector del
Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
2º—Que los artículos 12, 24 y 62 de esa Ley Orgánica confieren a la Contraloría
General facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices
relativas al funcionamiento de las auditorías internas.
3º—Que los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292,
refuerzan las facultades normativas de la Contraloría General respecto de las
auditorías internas.
4º—Que el artículo 20 de la Ley Nº 8292 establece la obligación que tiene cada
ente u órgano de contar con una auditoría interna.
5º—Que mediante resolución del Despacho del Contralor General, del 8 de
diciembre de 2004, se emitió el “Manual de normas para el ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público”.
6º—Que desde la entrada en vigencia de esas normas, se han presentado cambios
en el entorno que traen consigo la necesidad de ajustar su contenido, para que
respondan apropiadamente a los requerimientos de la actividad. Por tanto,
RESUELVE:
I.—Aprobar y promulgar las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el
Sector Público”, cuyo documento completo estará disponible en el sitio Web de la
Contraloría General de la República (www.cgr.go.cr), y se estructura de la
siguiente manera:
INTRODUCCIÓN
1. NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad
1.1.1
Marco técnico fundamental
1.1.2
Reglamento de organización y funcionamiento
1.1.3
Independencia funcional y de criterio
1.1.4
Servicios de la auditoría interna
1.2 Pericia y debido cuidado profesional
1.3 Aseguramiento de la calidad
1.3.1
Evaluaciones de calidad
1.3.2
Contenido de las evaluaciones internas
1.3.3
Utilización de “realizado de acuerdo con la normativa”
2. NORMAS SOBRE EL DESEMPEÑO
2.1 Administración
2.2 Planificación
2.2.1
Planificación estratégica
2.2.2
Plan de trabajo anual
2.2.3
Comunicación del plan de trabajo anual y sus modificaciones
2.2.4
Control del plan de trabajo anual
2.3 Naturaleza del trabajo
2.3.1
Riesgo
2.3.2
Control
2.3.3
Dirección
2.4 Administración de recursos
2.5 Políticas y procedimientos
2.6 Informes de desempeño
2.7 Planificación puntual
2.8 Ejecución del trabajo
2.9 Supervisión
2.10 Comunicación de los resultados
2.10.1
Información sobre incumplimiento de las normas
2.10.2
Oficialización de resultados
2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados
2.11.1
Programación del seguimiento
2.11.2
Ejecución del seguimiento
Anexo 1: Glosario
Anexo 2:
Normativa referenciada
II.—Establecer que las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el
Sector Público” son de acatamiento obligatorio para las auditorías internas del
Sector Público y prevalecerán sobre cualquier disposición en contrario que
emitan otros órganos competentes. Su incumplimiento injustificado acarreará al
infractor las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley General de Control
Interno, Nº 8292.
III.—Modificar la siguiente normativa:
1. El “Manual de normas generales de auditoría para el sector público” (M-2-2006CO-DFOE, emitido con resolución R-CO-94-2006 del 17 de noviembre de 2006,
publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006), para que al final del
párrafo 03 de la norma 206 se agregue lo siguiente:”Tratándose de disposiciones
de la Contraloría General de la República, las auditorías internas deben aplicar la
normativa específica sobre el particular, emitida por el órgano contralor.”
Asimismo, incluir la siguiente nota de pie de página, referenciada desde la frase
que se agrega: “Se refiere a las ‘Directrices sobre la comunicación de relaciones de
hechos y denuncias penales por las auditorías internas del sector público’ (D-12008-CO-DFOE, emitidas con resolución R-CO-9-2008 del 19 de febrero de
2008, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 51 del 12 de marzo de 2008).
2. Los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor
internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos”
(L-1-2006-CO-DAGJ, emitidos con resolución R-CO-91-2006 del 17 de
noviembre de 2006, publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006),
según se indica a continuación:
a. Agregar al título lo relativo a la suspensión y destitución del auditor y subauditor
internos, así como al procedimiento de aprobación del reglamento de
organización y funcionamiento de la auditoría interna, para que se lea como sigue:
“Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos,
las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de
dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento
de las auditorías internas del Sector Público”.
b. Adicionar al final del lineamiento “1.1 Propósito de los lineamientos”, después de
“tiempo indefinido”, lo siguiente: “…indefinido, a la suspensión y destitución de
dichos cargos, y a la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento
de la auditoría interna.”
c. Adicionar al lineamiento “1.2 Ámbito de aplicación de los lineamientos”, después
de “órganos”, la palabra “públicos”.
d. Adicionar como aparte 6, el siguiente:
“6. Sobre el trámite de suspensión o destitución del auditor y subauditor internos
6.1
Condiciones para la suspensión o destitución. La suspensión o destitución
del auditor o subauditor interno sólo procede por justa causa, y únicamente
puede dictarlas el máximo jerarca institucional, en condición de órgano decisor,
con observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso, y previa
obtención del dictamen favorable de la Contraloría General. Para tales efectos,
debe tramitarse el procedimiento administrativo ordinario y conformarse el
expediente respectivo, otorgando al auditor o subauditor interno oportunidad
suficiente de audiencia y defensa en su favor, y observando la normativa y los
principios aplicables.
6.2
Sustanciación del procedimiento administrativo. El órgano decisor puede
tramitar el procedimiento administrativo o delegar su instrucción a un órgano
director designado al efecto. En el primer supuesto, debe dictar y notificar el acto
de apertura del procedimiento; en el segundo, debe nombrar a los integrantes del
órgano director y ordenar la instrucción del procedimiento.
El acto de sustanciación debe contener al menos los siguientes requisitos:
a. Individualización de los presuntos responsables.
b. Hechos investigados.
c. Eventual responsabilidad, con indicación de las normas que la sustentan.
d. Consecuencias en caso de determinarse la existencia de responsabilidad
administrativa.
e. Referencia a las pruebas de cargo, las cuales deberán adjuntarse a la
sustanciación para que el órgano director forme el expediente administrativo.
f. Nombre y firma de los integrantes del órgano decisor.
En caso de que la administración haya realizado una investigación preliminar, la
motivación de la sustanciación puede consistir en la referencia explícita e
inequívoca del informe producto de dicha investigación, siempre y cuando éste
cumpla con los requisitos indicados y se acompañe copia fiel y exacta del informe
con la sustanciación.
6.3
Acto de apertura del procedimiento administrativo. El acto de apertura debe
dictarse y notificarse al auditor o subauditor interno, según corresponda, como
inicio del procedimiento administrativo, observando al menos los siguientes
contenidos:
a. Individualización del presunto responsable.
b. Hechos investigados.
c. Consideraciones fáctico-jurídicas que sustentan la eventual responsabilidad.
d. Consecuencias en caso de determinarse la existencia de responsabilidad
administrativa.
e. Referencia a las pruebas de cargo, las cuales deben constar en el expediente
administrativo.
f. Convocatoria a comparecencia oral y privada.
g. Derecho de defensa.
h. Advertencia para que la parte señale lugar para notificaciones.
i. Recursos que caben contra el acto de apertura, plazo para interponerlos y
órganos encargados de resolverlos.
j. Nombre y firma de los integrantes del órgano director.
6.4
Solicitud de dictamen. La solicitud de dictamen a la Contraloría General debe
ser suscrita por el máximo jerarca institucional, aportando el expediente
administrativo correspondiente. Tratándose de un órgano colegiado, la solicitud
puede ser remitida por la secretaría de éste, haciendo referencia expresa al
acuerdo mediante el cual se resolvió remitir la gestión.”
e. Adicionar como aparte 7, el siguiente:
“7.
Sobre el procedimiento de aprobación del reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna, y sus modificaciones
6.5
Procedimiento de aprobación del reglamento de organización y
funcionamiento de la auditoría interna. El auditor interno debe presentar al
jerarca, para su conocimiento y aprobación, el proyecto de reglamento de
organización y funcionamiento de la auditoría interna. El jerarca debe resolver
esa gestión en un plazo máximo de treinta días hábiles.
Una vez aprobado el reglamento por el jerarca, el auditor interno debe someterlo
a la aprobación de la Contraloría General de la República, dentro del plazo de
quince días hábiles, adjuntando a su solicitud los siguientes documentos:
a. Una certificación del auditor interno indicando que el documento aprobado por el
jerarca cumple con la normativa aplicable.
b. Copia certificada del reglamento aprobado por el jerarca.
La Contraloría General debe pronunciarse dentro del plazo de treinta días hábiles,
con base en la documentación presentada por el auditor interno, sin demérito de
la fiscalización posterior que corresponda.
6.6
Discrepancias entre auditor y jerarca sobre el contenido del reglamento y
sus modificaciones. De suscitarse alguna divergencia de criterio sobre el
contenido del proyecto de reglamento de organización y funcionamiento de la
auditoría interna, el auditor interno y el jerarca deben procurar llegar a un
acuerdo satisfactorio. Si este no pudiese alcanzarse, o si prevaleciera alguna duda
al respecto, debe actuarse como se indica a continuación:
a. Si el asunto se relaciona con aspectos de la organización de la auditoría interna,
deben considerarse las normas internas que regulan esa materia en la institución.
b. Si la discrepancia se refiere a aspectos funcionales, debe plantearse una consulta
a la Contraloría General, para que disponga lo que proceda.
Una vez resuelta cualquier discrepancia, el jerarca debe aprobar el reglamento.
6.7
Modificaciones al reglamento. Para la debida actualización del reglamento
de organización y funcionamiento de la auditoría interna, el auditor interno debe
proponer al máximo jerarca institucional las modificaciones que estime
necesarias. Habiendo sido aprobadas éstas por el jerarca, el auditor interno debe
presentar a la Contraloría General una certificación de que lo aprobado cumple
con la normativa aplicable, para que la Contraloría General otorgue su aprobación
con base en esa certificación.
Para el trámite de modificaciones debe observarse lo dispuesto en las normas
precedentes en cuanto a la resolución de discrepancias y los plazos aplicables.”
3. Las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de
las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE, emitidas con
resolución R-CO-33-2008 del 11 de julio de 2008, publicada en La Gaceta Nº 147
del 31 de julio de 2008), según se indica a continuación:
a. Agregar a la directriz “3.4.1 Informe de la evaluación de calidad de las auditorías
internas”, un penúltimo párrafo después del inciso c, que indique lo siguiente:
“Cuando los resultados de las evaluaciones de calidad señalen la existencia de un
incumplimiento de las ‘Normas para el ejercicio de la auditoría interna del Sector
Público’, que afecte el alcance u operación general de la actividad de auditoría
interna, tal condición debe declararse y justificarse formalmente, e incorporar lo
pertinente en el plan de mejora atinente a la evaluación de calidad.”
b. Modificar la directriz “3.4.4 Fecha de comunicación del informe de
autoevaluación anual y del plan de mejora”, como se indica seguidamente:
i. Agregar al final del primer párrafo, después de “planes de mejora”:
“…mejora, dentro del plazo máximo de los seis meses siguientes a la conclusión del
período a que se refiere el plan anual de trabajo.
ii. Sustituir el párrafo tercero, por los dos siguientes:
“Las auditorías internas de reciente creación, que hayan sido instauradas con
posterioridad al inicio del período económico aplicado por su institución, no
estarán obligadas a realizar la autoevaluación anual de calidad al final de ese
primer período de funcionamiento, sino al concluir el período siguiente que cubra
su plan anual de trabajo, observando el plazo máximo de seis meses aquí
establecido y autoevaluando la gestión de la auditoría interna desde su creación.
Las auditorías internas cuyo titular tenga menos de seis meses de estar nombrado
en propiedad a la fecha de conclusión del período cubierto por el plan anual de
trabajo, no estarán obligadas a realizar la autoevaluación respectiva, sino con
posterioridad a la conclusión del período cubierto por el plan anual de trabajo
subsecuente, ampliando el alcance de la autoevaluación para que cubra también
los meses transcurridos desde la fecha de su nombramiento en propiedad. Esta
salvedad no aplicará para las auditorías internas que se encuentren en alguno de
los siguientes casos:”
iii. Adicionar al final del inciso a., después de “en forma continua”, lo siguiente:
“…continua por un período igual o superior a los seis meses. En este caso, la
autoevaluación deberá contemplar el tiempo transcurrido desde su
nombramiento interino y hasta la conclusión del período cubierto por el plan
anual de trabajo.”
IV.—Derogar la normativa que se indica a continuación:
1. El “Manual para el ejercicio de la auditoría interna del Sector Público” (M-1-2004CO-DDI, publicado en La Gaceta Nº 246 de 16 de diciembre de 2004).
2. Los “Lineamientos generales que deben observar las auditorias internas de las
entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la
República en la preparación de sus planes de trabajo” (Circular 225, publicada en
La Gaceta Nº 226 del 28 de noviembre de 1994).
3. El “Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de auditoría
interna en la legalización de libros” (publicado en el Alcance Nº 7 a La Gaceta Nº
24 del 2 de febrero de 1996).
4. Las “Directrices de control interno relativas a la ubicación de las auditorías
internas en la estructura organizativa y a la clasificación y funciones de los cargos
de auditor y subauditor en los manuales de las entidades de carácter municipal”
(D-1-2004-CO-DDI, emitidas con resolución del 5 de noviembre de 2004,
publicada en La Gaceta Nº 221 del 11 de noviembre de 2004).
5. Las “Directrices generales relativas al reglamento de organización y
funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2006-CODFOE-DAGJ, emitidas con resolución R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de
2006, publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006).
6. Los “Lineamientos sobre la garantía de inamovilidad de los auditores y
subauditores internos regulada en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República” (L-2-2006-DAGJ, emitidos con resolución RCO-92-2006 del 17 de noviembre de 2006, publicada en La Gaceta Nº 236 del 8
de diciembre de 2006).
V.—Informar que las auditorías internas contarán con un período máximo
improrrogable de un año a partir de la entrada en vigencia de esta normativa para
realizar los ajustes necesarios a fin de incorporarla en su gestión.
VI.—Informar que la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa podrá
determinar las regulaciones adicionales que sean necesarias para la
implementación de estas normas.
VII.—Comunicar que las normas aprobadas y promulgadas mediante la presente
resolución, entrarán a regir a partir de la publicación de ésta en el Diario Oficial La
Gaceta.
Transitorio primero. Durante el período de ajuste para la implementación,
establecido en el artículo V anterior, se mantendrán en aplicación el “Manual de
normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público” y los demás
cuerpos normativos derogados por esta resolución.
Transitorio segundo. Las auditorías internas deben continuar enviando sus planes
de trabajo anual y las respectivas modificaciones, en la forma y plazo como lo han
venido haciendo a la fecha de emisión de estas normas. Lo anterior se mantendrá
hasta que la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa determine las
regulaciones adicionales correspondientes.
Transitorio tercero. La aprobación conferida por la Contraloría General de la
República a los reglamentos de organización y funcionamiento con base en las
“Directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento
de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ), se
considerará válida para todos los efectos.
Publíquese.
Rocío Aguilar Montoya, Contralora General de la República.––1 vez.––O. C. Nº
100049.—C-268620.––(IN2010009032).