PR-PE-114 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO V_2.0

Transcripción

PROCEDIMIENTO
Direccionamiento Estratégico
CÓDIGO
PR-PE-114
PROCESO
Planeación Estratégica
I
I
VERSiÓN
2.0
11
AlCALDiA
t.U.YOR
D£8OCOTÁLO.C.
oe~I'tOiiOufbano
PROCEDIMIENTO
Control de Versiones
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Resolución
1.0
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.ciónModificaciónlil
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!Fóli9i'
Versión inicial del documento PR-PL-004
6
Actualización
8
009
2.0
de los lineamientos metodológicos aplicados
Participaron en la elaboración:
(El alcance de participación
Vladimir Alexander Garzón Lean, Contratista, OAP
Carlos Fernando Campos, Profesional, OAP
en la elaboración de este documento corresponde a las funciones del área que representan)
Validado
¿
y Aprobado
por
~C--~
Adriana Bareño Rojas
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Formato: FO-MC-176 Versión: 01
Página 1 de 8
VO.Bo.OAP:
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PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
PR-PE-114
I
PROCESO
I
VERSiÓN
2.0
11
ALCA!"tWl.MAYOR
DI: OOGOTA. D.C.
Oesarroti01Jrbano
TABLA DE CONTENIDO
3
1
OBJ ETIVO
2
ALCANC E
3
3
MARCO NORMATIVO
3
4
TÉRMI NOS Y DE FI NICIO NES
3
5
POLíTICAS OPE RAC 10 NALES
6
FLUJOG RAMA
_
4
_
5
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Vo.So. GAP:
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PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
P
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1
PROCESO
VERSiÓN
2.0
11
ALCAlDlA MAYOR
DE BOGOTÁ. D.C.
oesalYOliO'UrbánO
OBJETIVO
Proyectar el rumbo de la Entidad para cumplir su objeto social, aportar al logro del plan de desarrollo
del Gobierno Distrital e instrumentos de planeación aplicables, e identificar las necesidades de los
principales grupos de interés con el fin de asegurar el reconocimiento y la sostenibilidad del Instituto
por su aporte al Desarrollo Urbano Integral de la Ciudad.
2
ALCANCE
Aplica desde la identificación de las necesidades estratégicas de la entidad, continua con el
despliegue de los lineamientos en los distintos niveles, incluyendo la definición de mecanismo de
evaluación de la plataforma estratégica y finaliza con la definición de las políticas institucionales
requeridas para facilitar o complementar los lineamientos estratégicos.
3
MARCO NORMATIVO
•
•
•
•
•
•
•
•
4
Ley 152 de 1994 "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo."
Ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para
el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Politica y se dictan otras disposiciones."
Decreto 1599 DE 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
Decreto Distrital 032 DE 2007 "Por el cual se reglamenta el Acuerdo J1 de 1994, en lo
referente al Consejo Territorial de Planeación Distrital"
Decreto Distrital 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organísmos Distrítales"
Acuerdo 12 de 1994 por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se
reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo
Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se
dictan otras disposiciones complementarias
Acuerdo 001 De 2009 "Por el cual se expiden los Estatutos del Instituto de Desarrollo Urbano,
IDU"
Acuerdo 489 de 2012 Por el cual se adopta el plan de desarrollo económico, social, ambiental
y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012-2016 Bogotá Humana
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
•
Alta dirección: persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico, que dírigen y
controlan una entidad.
•
Estrategia: Es el conjunto de acciones ofensivas o defensivas de la empresa para
posicionarse (influir o anticiparse frente a las cinco fuerzas competitivas: Proveedores, Actores
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Vo.Bo.OAP:
~.
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PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
PR-PE-114
I
PROCESO
VERSiÓN
I
2.0
•
ALCAwlAMAYOR
DI! E1ooOT4
a.c.
Oesarro-WOÜrbano
potenciales, Clientes/Ciudadanía, Competidores, Complementarios/Suplementarios),
con el fin
de desarrollar y crear una ventaja competitiva sostenible a largo plazo. (Michael Porter).
•
Indicador:
Un indicador es el resultado de una funcíón calculada periódicamente. Es la
medición ordinal que describe en qué medida se están desarrollando los objetivos y/o gestión
de una institución, el cual permite realizar el seguimiento y evaluación periódica de los
factores claves de la organización mediante su comparación en el tiempo.
•
Mísión: La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo
de creación de la organización, y a la que debe de servir. La definición de la misión
organizacional debe de responder a tres preguntas básicas: ¿Quienes somos? ¿Qué
hacemos? ¿Por qué hacemos lo que hacemos? En el fondo, la misión incluye los objetivos
esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia afuera de la empresa, es decir, hacia
la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. (Chiavenato, 1, 2005)
Planeación Estratégica: La planeación estratégica consiste en la definición de la Plataforma
Estratégica (Visión, Misión y Objetivos), un análisis claro de la situación interna y externa, la
definición de estrategias para crear valor, la implementación de los programas y la evaluación
de los indicadores clave.
•
La planeación estratégica tiene como principal atributo ser un proceso continuo y permanente.
Es un proceso que debe ser ejecutado por la alta dirección y comunicado con toda la
empresa. El equipo de liderazgo debe definir los objetivos y, dependiendo de los factores
Internos y externos diseñar los planes para lograrlos; toda organización debe entender qué
tiene que hacer y por qué, para lograr que los planes sean ejecutados satisfactoriamente y
deben existir las herramientas para medir el progreso obtenido. Si esto se ejecuta
correctamente le permite a la organización cumplir sus objetivos y encontrar nuevas metas y
áreas de oportunidad, convirtiéndose en un proceso cíclico.( Luis Fernando Blanchet y
Georgina Ballesteros).
•
Plataforma Estratégica:
Es el instrumento conceptual generado a partir de la planeación
Estratégica, se compone de la Misión, Visión, Objetivos y Estrategias.
•
Políticas Institucionales:
Lineamientos generados desde la alta Dirección para definir
marcos o pautas de referencia para sustentar, especificar o aclarar el despliegue conceptual
de la plataforma estratégica en los distintos niveles. Por ejemplo, Politica de Talento Humano,
Politica de Sostenibilidad, Politica de Cero tolerancia a la corrupción, etc.
•
Visión: Es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la organización a largo plazo
y en qué se deberá convertir.
5
POLíTICAS OPERACIONALES
•
•
•
El análisis de la plataforma estratégica será realizado cada vez que la alta dirección lo
requiera o cuando se modifique los elementos que sustentaron su formulación. Ejemplo:
Cambio del Plan de Desarrollo.
La plataforma estratégica estará compuesta como mínimo por la mísión, visión, objetivos y
politicas institucionales.
La plataforma estratégica se construirá de forma particípativa y representativa para cobijar los
puntos de vista de diferentes niveles organizacionales y principales grupos de interés
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VO.Bo.OAP:
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PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
PR-PE.114
•
6
I
PROCESO
I
VERSiÓN
2.0
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Al.CAUllAIU.YóR
Dl':8OGOTÁO£.
Desarrof'iOürt>ano
La plataforma estratégica articulará los procesos de la entidad con el fin de cumplir los retos y
la visión fijada por la alta dirección
FLUJOGRAMA
Ver anexo f1ujograma.
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VO.Bo.OAP:
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PROCEDIMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PROCESO
PLANEACIÚN ESTRATEGICA
C DIGO
PR.PE.114
VERSI N
2.0
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'FORMATOS {
, REGISTROS
. PUNTOS DE,
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la actualización de la plataforma
estratégica puede obedecer al
cambio en el contexto
estratégico. Por ejemplo
modificaciones en el plan de
desarrollo, o a las necesidades de
actualizar los lineamientos
definidos. Es recomendable
realizar un ejercicio de
actualización en cada vigencia,
basado en el cumplimiento y la
experiencia del despliegue en los
distintos niveles
No
Se requiere hacer una
actualización de la plataforma
estratégica?
Si
No
Se requiere actualizar la
metodología?
La metodologla deberla ser
participativa, e incluir a los
principales grupos de interés. La
metodologla podrfa ser análisis
PEST, FODA u otra que permita
explorar el estado de contexto
interno o externo con el fin de
identificar las variables
necesarias para la estructuradón
de la plataforma estratégica
Si
Definir metodologla y actualizar
instrumentos de aplicación
Todos los cargos
32
Elaborar y Socializar cronograma
de actualización de la plataforma
Profesional Especializado
32
Elaborar Diagnóstico Estratégico
Todos los cargos
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64
PEST/DOFNConle
Estratégico o
documento que
haga sus veces
xto
El diagnóstico estratégico
establecerá el contexto
estratégico del Instituto
PROCEDIMIENTO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCESO
CODIGO
PR-PE.114
PLANEACIÓN
VERSION
2.0
ESTRATEGICA
I
Proyectar propuesta de
plataforma estratégica
Revisar, Aprobar y Adoptar
plataforma estratégica
I
I
estrategia
I
L_I
Todos los cargos
128
32
El proyecto de plataforma deberla
ser validado por los mismos
grupos de interés que participaron
Ipn la!':.instancias de revisión
16 Acto administrativo
La aprobación deberá realizarse
mediante acto administrativo
Estructurar Plan Estratégico
Director General
I
••
I
Plan estratégico o
8 documento
equivalente
I
Elaborar estratégica de
comunicación y socialización
Aplicar estrategia de socialización
I
I
::J
I
I
••
I
Jefe de Oficina
32
Registros de
I
Todos los cargos
64 comunicación/listas
de asistencia
L_I
Plan de acción o
Desplegar plataforma estratégica
en los niveles táctico y operativo
Estructurar metodologla para
evaluar la eficiencia, eficacia y
efectividad de la planeación
estratégica
Todos los cargos
128 documento
equivalente
~~
2
••••VOI>
..!!!l..!L.0Q9.lb..l!S .•..
La actualización de la plataforma
estratégica deberá involucrar a
los distintos grupos de interés. La
metodologla seleccionada puede
incluir el uso de herramientas de
construcción grupal como Focus
Group, lluvia de ideas, arboles de
problemas entre otras, de
acuerdo con el alcance y tiempos
definidos para el ejercidos de
Actualización Estratégico
1
Aplicar metodología de
actualización de la plataforma
•
"'''eAl-Dl'''
OosarrOTió'"'úrbano
Todos los cargos
Página 7 de 8
Metodologla de
Seguimiento a la
64
Gestión o
equivalente
Encuesta de
Percepción
La estructuración podrla incluir la
elaboración de Mapas
Estratégicos o herramientas de
relacionamiento e interpretación
estratéQica
La estrategia de socialización
deberla utilizar los recursos de
comunicación disponibles por el
IDU y los medios convenientes
para asegurar la cobertura de la
totalidad de servidores públicos
dellDU
Deberla medirse en grado de
apropiación de la plataforma
estratégica en los Servidores
públicos a través de encuestas o
métodos reoresentativos,
De acuerdo con la metodologla
deberá estructurarse una
esquema para desglosar la
plataforma estratégica en todos
los niveles y procesos de la
organización. Por ejemplo definir
planes de acción. Dichos planes
deberlan ser actualizados cada
vigencia de acuerdo con la
experiencia. situación actual,
10Qrosy retos de la entidad
La metodologla deberá estar
asociada al diseno de indicadores
de gestión o KPI's articulados a
través de conceptos como
Balanced Scord Card o tableros
de control
VO.Bo.OAP:
;f!'II
PROCEOIMIENTO
OIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCESO
PLANEACIÓN ESTRATEGICA
CODIGO
PR-PE-114
T
L_I
1
Estructurar indicadores de
gestión
<:
Se requiere definir políticas
institucionales?
Definir pollticas institucionales
alineadas con la plataforma
estratégica
Ji!!l..~.9.:S&f~
deberlan estar asociados con los
Factores crlticos de éxito,
Todos los cargos
Caracterización
indicadores o
128 documento
equivalente
de
desplegados en diferentes niveres
de la planeación estratégica y ser
referentes que permitan comparar
el desempeno de la entidad en
los procesos medidos. El
procedimiento continua con la
implementación de los
Indicadores de gestión
,.
Todas los cargos
8
Todos los cargos
16
I_I~
Todos los cargos
8
-.c-~
Todos los cargos
¡Ll
~J'!.~
Desll~rbano
Los indicadores de gestión
~~
No
Validar polftlca institucional
VERSION
2.0
,¡,
Proyectar acto administrativo
para adoptar la politica
Fin
Página 8 de 8
Vo.Bo.OAP;
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