PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO 1 OBJETIVO

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO 1 OBJETIVO

AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
1
Vigente a partir de
Julio de 2016
3a. Actualización
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OBJETIVO
Mantener los bienes muebles e inmuebles del COPNIA en completa funcionalidad, dentro de
los estándares de calidad y gestión eficiente de los recursos públicos. Definir de forma clara y
precisa los procedimientos a considerar en el desarrollo de las tareas y responsabilidades de
la administración de los activos de la entidad.
2
ALCANCE
Desde la identificación y programación de los mantenimientos preventivos, hasta la ejecución
de los mantenimientos preventivos o correctivos.
3
4
NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
N.A
N.A
N.A
N.A
DEFINICIONES
4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Actividades programadas de revisión técnica que se realizan periódicamente para evitar que
se presente deterioro o daño en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo
sugerido en las garantías de los proveedores o por los contratistas que han realizado
adecuaciones locativas en inmuebles de la entidad.
4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Actividades de reparación, corrección o ajuste, realizadas en el momento de presentarse algún
daño en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.
4.3 HOJA DE VIDA
Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida útil de los mismos por la
Entidad.
5
CONDICIONES GENERALES
5.1 El Técnico Administrativo de almacén es el responsable de llevar y actualizar la hoja de
vida de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA según el formato “Hoja de
vida equipos o inmuebles” (ANEXO 7.1) del programa de activos.
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5.2 El Técnico Administrativo de almacén es el responsable de consolidar las necesidades
particulares de mantenimiento por cada bien, las cuales deberán ser informadas al
Profesional de Gestión administrativa quien elaborará el programa de mantenimiento del
COPNIA a nivel nacional.
5.3 En Agosto| de cada año el área de gestión administrativa se encarga de proyectar la
programación de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para equipos e
inmuebles del Copnia, en coordinación con los Secretarios Seccionales y Profesionales
de Gestión.
5.4 A partir del cronograma de mantenimiento elaborado, el Profesional de Gestión del área
Administrativa elabora los requerimientos de contratación de los mantenimientos
especializados para cada tipo de bien y/o equipos. Estos requerimientos se realizaran al
Profesional de Gestión del área de Contratación quien de acuerdo a los procedimientos
aplicables tramitará los contratos requeridos.
5.5 El Profesional de Gestión del área de Tecnología de la Información y de las
Comunicaciones dará su concepto al Técnico Administrativo de almacén sobre el
mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, impresoras y
fotocopiadoras.
5.6 No se deben realizar mantenimientos preventivos por las cajas menores de la entidad. En
caso de requerirse un servicio de mantenimiento correctivo sobre cualquier bien de la
entidad que no se encuentre cubierto por un contrato de mantenimiento vigente, y cuyo
costo supere un (1) S.M.L.M.V, se deberá tramitar autorización con la Subdirección
Administrativa y Financiera. El encargado de la caja menor enviará copia de la factura del
mantenimiento correctivo realizado al Profesional de Gestión del área Administrativa para
la actualización de las hojas de vida, los informes de mantenimiento u otros documentos
para su archivo (ANEXO 7.1), lo cual deberá ser registrado en el sistema por parte del
Técnico Administrativo de almacén.
5.7 El Técnico Administrativo de almacén debe realizar el seguimiento de los mantenimientos
solicitados o programados, de acuerdo al cronograma presentado por el Profesional de
Gestión del área Administrativa y entregar la información necesaria para realizar el cálculo
de los indicadores de gestión que se requieran.
5.8 El Técnico Administrativo de almacén debe llevar el registro del sistema general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para los
servicios de mantenimiento y llevar el registro de calificación sobre los servicios prestados,
en los sistemas o bases habilitados para tal fin.
5.9 El manejo y conservación de los registros generados en la aplicación de este
procedimiento está dado en la Tabla de Retención Documental en el ítem “Hojas de Vida
Equipos o Inmuebles, Registro de Proveedores y Programas de Mantenimiento”.
5.10 El Técnico Administrativo de almacén deberá tener actualizado los inventarios del
Copnia a nivel nacional por dependencia y funcionario, por lo tanto los traslados deberán
tramitarse con esa dependencia e informar las adquisiciones y destinaciones finales.
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5.11 Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de mantenimiento
preventivo son:

1101: Inmuebles

1308: Archivadores rodantes

1403: Fotocopiadoras

1404: UPS de 1 KVA o más

1405: Aires acondicionados

1409: Alarmas

1412: Proyector de multimedia

1503: Plantas telefónicas

1504: Correo de voz

1601: Servidores

1602: Computadores

1603: Portátiles

1605: Escáner

1607: Monitores

1608: CPU
5.12 Los proveedores de mantenimiento se evaluarán en el programa de activos según los
siguientes criterios:
Cumplimiento:
3. Prestación del servicio en el tiempo establecido (Bueno)
2. Una semana después del plazo establecido (Regular)
1. Más de una semana después del plazo establecido (Malo)
Garantía y calidad del servicio
3. Si no se recurre a la garantía ofrecida por el proveedor (Bueno)
2. Si se recurre a la garantía y se resuelve el inconveniente de inmediato
(Regular)
1. Si se acude a la garantía por más de dos veces (Malo)
Los promedios en las calificaciones serán catalogados así:
Bueno:
≥ 2.5
Regular:
≥ 2 < 2.5
Deficiente: < 2
Cada servicio será calificado, el programa de activos llevará el acumulado por proveedor, el
cual será revisado semestralmente por el Técnico Administrativo de Almacén y en el caso de
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tener proveedores con promedio inferior a 2,5 deberá informar a Subdirectora Administrativa
y Financiera para analizar cada caso y tomar decisiones sobre estos.
6
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6.1
No.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Nombre de la
actividad
1
Elaborar
cronograma de
mantenimientos
preventivos
2
Elaborar y
presentar
programa general
de mantenimiento
preventivo
3
Revisar y aprobar
el presupuesto de
mantenimiento
4
Revisión de
contratos
vigentes y
requerimientos de
nuevos contratos
5
Identificación y
programación de
actividades
mantenimientos
preventivos
Descripción
Responsable
Registros
En el mes de agosto elabora el cronograma con Profesional de
Programa de
las actividades de mantenimiento preventivo para
Gestión
Mantenimiento
realizar en el año siguiente. La actividad debe Administrativa
considerar garantías de los bienes, el inventario
/Técnico
Cronograma
de bienes y equipos, contratos de mantenimiento Administrativo
vigentes, fechas de ejecución de últimos
de almacén
mantenimientos,
información
de
equipos
existentes que requieren mantenimiento, fechas
de ejecución de últimos mantenimientos,
necesidades identificadas por los encargados de
equipos e instalaciones. El documento soporte es
ANEXO 7.2
Cronograma de mantenimiento–
SAFRPRMA (Nota: Pendiente ajustar programa
en sistema SEVEN, por lo anterior se lleva un
cronograma manual en Excel mientras se ajustan
los sistemas)
Elaborar y presentar programa general de Profesional de
Programa de
mantenimientos preventivos de la siguiente
Gestión
Mantenimiento
vigencia incluyendo las actividades a realizar en Administrativa /
el cronograma de mantenimiento, los bienes
Técnico
Cronograma
sobre los cuales se realizaran dichas actividades, Administrativo
el presupuesto establecido de acuerdo con
de almacén
sondeos de mercado vigentes a la fecha de
elaboración; y las necesidades de recursos para
su
ejecución
(herramientas,
software
especializado, servicios especializados, etc..)
Revisar programa incluyendo presupuesto y
actividades de mantenimiento a realizar. Solicita
Subdirector
ajustes del caso, y aprueba. Aprobado el informe, Administrativo y
gestión administrativa traslada al profesional de
Financiero
gestión de presupuesto para consolidar.
Revisar la existencia de contratos de
mantenimiento preventivo vigente. Establecer los Profesional De
plazos de ejecución para realizar requerimientos
Gestión
de nuevos contratos, que permitan ejecutar la Administrativa
totalidad de actividades del cronograma de
mantenimiento.
Definidos y legalizados los contratos con las Profesional De Documento con
diferentes empresas de mantenimiento en el área
Gestión
diagnostico
de contratos, el Profesional de Gestión Administrativa /
Administrativa elabora un diagnóstico de las Supervisor de
necesidades de mantenimiento reportadas y
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
6
7
8
9
Nombre de la
actividad
Descripción
procede a preparar la programación detallada de
la prestación de los servicios de mantenimiento
para cada una de las áreas y dependencias de la
entidad y la registra en el Programa de
mantenimientos SAFMANTE. Esta programación
se entrega detallada (técnico, hora, contratista y
fecha) por parte de quien la elabora para efectos
de su socialización con las partes involucradas.
Se realiza programación cada vez que se cambia
de contratista.
En caso de que el Profesional de Gestión
Administrativa no supervise un contrato de
mantenimiento en particular, el supervisor de
dicho contrato deberá coordinar e informar de
toda la programación de la actividades de
mantenimiento
previstas
con
gestión
administrativa antes de dar inicio a las mismas,
con el fin de garantizar la gestión de permisos
respectivos y el cumplimiento del Programa de
Mantenimiento del COPNIA.
Informar
Informa a las partes involucradas sobre la
programación de realización de actividades programadas de
mantenimientos mantenimiento
preventivo
y
socializa
preventivo
recomendaciones específicas a tener en cuenta
dentro de cada actividad.
Reporta
Informa la Subdirección Administrativa y
necesidades
Financiera a través de correo electrónico enviado
mantenimiento por el sistema las necesidades específicas de
correctivo
reparación requeridas, inmediatamente está sea
identificada.
Responsable
Vigente a partir de
Julio de 2016
3a. Actualización
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Registros
Contrato de
Mantenimiento
Profesional de
Gestión
Administrativa
Dirección
General /
Secretarios
Seccionales /
Profesionales
responsables de
proceso en cada
Subdirección /
Contratistas de
Aseo y
Mantenimiento
Recibir
El mismo día que es recibida la solicitud, analiza Profesional de
requerimientos, el daño reportado y estima pertinencia, de la Gestión del área
Verifica solicitud y reparación, requerimientos de elementos y Administrativa
programar
tiempo estimado de la solución. Si el
mantenimientos mantenimiento correctivo se realiza por garantía
correctivos
el profesional de gestión administrativa solicitará
al proveedor el servicio para la reparación y/o
cambio de elementos o repuestos. Si no aplica la
garantía se solicita y coordina con el supervisor la
programación del servicio para la realización del
mantenimiento y se informa de su ejecución al
área encargada.
Supervisar el
Una vez ejecutado el
mantenimiento, el Supervisores de
servicio de
supervisor recibe informe del servicio de
Contrato y/o
mantenimiento. mantenimiento realizado por el proveedor y lo funcionarios de
certifica. Remite al área administrativa el informe
apoyo a la
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Informes de
mantenimiento
del contratista
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
Nombre de la
actividad
10
Recepción de
reportes de
mantenimiento y
registro
11
Informes de
seguimiento
Descripción
Responsable
mediante memorando interno (incluyendo la
supervisión /
calificación del servicio).
Profesional de
El supervisor de cada contrato de mantenimiento Gestión del área
o en su defecto el profesional de gestión del área Administrativa
administrativa, verifica que se hayan ejecutado
las labores solicitadas y revisa que se haya
resuelto la causa del problema detectado en caso
de mantenimientos correctivos.
Después de un mes de realizadas las tareas de
mantenimiento el Profesional de Gestiona
Administrativa verifica y refrenda con los usuarios
que los bienes y/o equipos objeto de
mantenimiento no estén presentando fallas por el
mantenimiento realizado. En caso de darse la
situación se tramita garantía de trabajo ante el
contratista.
Recibe reporte de mantenimiento de las áreas de
Técnico
la entidad. Actualiza hoja de vida de equipos o Administrativo
inmuebles. El documento soporte de la hoja de
de almacén
vida es:
ANEXO 7.1
Hoja de vida
equipos o
inmuebles – SAFRHOAC
A través de informes de ejecución de Profesional de
mantenimientos y reportes del aplicativo se Gestión del área
generan informes de: Cumplimiento Trimestral Administrativa
del Programa de Mantenimiento, oportunidad en
la atención e implementación de acciones de
mejora
Vigente a partir de
Julio de 2016
3a. Actualización
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Registros
Informe
trimestral de
seguimiento al
cumplimiento
del programa
de
mantenimientos
Nota: Está pendiente la puesta en funcionamiento de estos programas en sistema
SEVEN, por lo anterior ese necesario llevar un cronograma manual de los
mantenimientos.
6.2
No.
1
2
MANTENIMIENTO CORRECTIVO POR CAJA MENOR EN CIRCUNSTANCIAS
AUTORIZADAS
Nombre de la
actividad
Solicitar
mantenimiento
correctivo
Descripción
Responsable
Solicitar mantenimiento a causa de
Áreas de Gestión
daño,
deterioro
o
mal
y Secretarios
funcionamiento del bien, mediante
seccionales
memorando
dirigido
al
área
administrativa.
Verificar valor y
Para evaluar la viabilidad del Técnico Administrativo
circunstancias, Evaluar mantenimiento se identifica.
de Almacén / Profesional
solicitudes de
-Urgencia del mantenimiento. Afecta
de Gestión del área
mantenimiento de
la prestación del servicio misional de
Administrativa
menor valor.
Registros
Memorando
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
No.
3
4
5
7
7.1
7.2
Nombre de la
actividad
Descripción
la entidad o altera las condiciones de
salubridad y/o seguridad.
-Valor del mantenimiento no supere
el monto del rubro autorizado para
mantenimiento por caja menor.
Verificar, ajustar y aprobar en apoyo
a la sub dirección administrativa por
parte del Profesional de Gestión
Administrativa, la realización del
mantenimiento correctivo a cargo de
la caja menor.
Verificar y proyectar De acuerdo a los siguientes
memorando interno de aspectos verifica la viabilidad del
aprobación.
mantenimiento correctivo y proyecta
el memorando interno de respuesta.
Últimos mantenimientos realizados.
Costos del mantenimiento vs
equipos en libros y costos en el
mercado. Proyectos de actualización
cambios en equipos. Existencia de
garantías sobre mantenimientos
realizados. Valor aproximado del
servicio de mantenimiento. Garantía
de equipos. En caso de que el
mantenimiento este cubierto por
garantía se programara el servicio
con el proveedor y se informara
mediante memorando interno a
quien solicito el requerimiento.
Ejecutar y supervisar Contrata el servicio y recibe el
mantenimiento
informe
del
mantenimiento
correctivo.
correctivo.
Realizado
por
el
proveedor y lo certifica. El pago se
realiza por caja menor. Remite al
área administrativa el informe
mediante
memorando
interno.
(Incluyendo la calificación del
servicio.)
Registrar
Recibe reporte de mantenimiento de
mantenimiento
las áreas de la entidad. Actualiza
hoja de vida del bien.
Hoja de vida equipos o inmuebles SAFRHOAC
Responsable
Subdirección
Administrativa y
Financiera / Profesional
de Gestión del área
Administrativa
Vigente a partir de
Julio de 2016
3a. Actualización
Pág.7/8
Registros
Memorando
Áreas de Gestión
y Secretarios
seccionales
Técnico Administrativo
de Almacén
ANEXOS
HOJA DE VIDA EQUIPOS O INMUEBLES - SAFRHOAC
CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO - SAFRPRMA
Registro de
mantenimiento
AB-pr-01
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
8
Vigente a partir de
Julio de 2016
3a. Actualización
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CONTROL DE CAMBIOS
No.
Fecha
Descripción del cambio o modificación
1
Sep /09
Primera emisión
2
Sep /12
Actualización
3
Julio /16
Actualización del procedimiento para la implementación de SEVEN ERP. Ajuste de
cargos de acuerdo a la nueva estructura orgánica.
DIEGO FERNANDO BRIÑEZ
HERNÁNDEZ
GLORIA MATILDE TORRES CRUZ
FRANCISCO LUIS VALENCIA
CARVAJAL
Profesional de Gestión del área
Administrativa
ELABORÓ
Subdirectora Planeación, Control y
Seguimiento
REVISÓ
Subdirector Administrativo y
Financiero
APROBÓ
ANEXO 7.1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
HOJA DE VIDA DE ACTIVOS
ACTIVO FIJO
160200100 HP COMPAQ PRO 6300 BUSIBESS PC
GRUPO ACTIVO:
16 EQUIPO DE COMPUTO
TERC. A CARGO
13120 FREDY HADIB DE LA ROSA MARTINEZ
PROVEEDOR
830014795 DISCOVERY ENTERPRISE BUSINESS S.A.S.
F.INGRESO
VR. COMPRA
VIDA UTIL
F. DEP TOTAL
01/08/2015
2,230,501.00
29/07/2016
Hora:
06:09:19p.m.
SERIAL No. 160200100
CTO DE COSTOS
9901 Saldos Iniciales
8
SUCURSAL
01 Nacional
UBICACION
COPNIA Nacional Calle 78 Piso 1
FECHA ULT. DEPR.
AUJSTES * INFLACION
30/06/2016
446,100.20
DEPRECIACION ANUAL
37,175.02
DEPRECIACION MENSUAL
1,380,754.41
1,239.17
DEPRECIACION DIARIA
0.00
AJUSTES DEP. :
5.00%
% ANUAL
849,746.59
VALOR REAL ACTIVO
80114715
Fecha:
503
0.00
DEP.ACUMULADA
Usuario
NUMERO
2,230,501.00
V/R. INICIAL
1
SAfRhoav
Oper. ENTRADA
1800
05/07/2020
Página:
Programa:
METODO DE CALCULO: LINEA RECTA
2,230,501.00
Año
Cuota Depr.
Vr. por Depr.
2,015
446,100.20
1,150,986.15
% AI
0.00
Dep. Acum. Año
Aju. Inflación
Ajuste Depr.
1,079,514.85
0.00
0.00
*** FIN REPORTE ***
SEVEN - Activos fijos - Digital Ware
Formato de fecha:
yyyy/mm/dd
ANEXO 7.2
CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS AÑO XXXX
AÑO 2016
SEG.
NOMBRE EQUIPO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
CODIGO INVENTARIO
COPNIA
SECCIONAL
MES
SEM 1
Elboró:
Técnico Administrativo del Área Administrativa
MES
Contrato
Q
SEM 2
SEM 3
SEM 4
SEM 1
SEM 2
SEM 3
SEM 4
SEM 5
Revisó:
Profesional de Gestión del área Administrativa
Proveedor