Control de Documentos y Registros CODIGO PROC – CDR – 07

Transcripción

Control de Documentos y
Registros
CODIGO PROC – CDR – 07
Procedimiento obligatorio del Sistema de
Gestión de Calidad Control de Documentos y
Registros
Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
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Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad
Control de documentos y registros.
1. Objetivo
Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos
asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal
de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para
asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos,
accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición
2. Alcances
El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del
Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.
3. Términos y Definiciones
Concepto
Definición
SGC
Sistema de Gestión de calidad
SG
Secretario General
RP
Responsable de proceso
CMLP
Corporación Municipal de lo Prado
RDGC
Representante de la Dirección de SGC
Documento interno
Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma
parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de
calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de
seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.
Documento externo
Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:
Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u
Registros
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otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP
Documento
Controlado
Se entiende como documento controlado todo documento que
forma parte del Sistema de Gestión de Calidad y que requiere de
una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados
sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los
documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o
externos.
Documento
Obsoleto
Documento que ha sido
inmediatamente siguiente.
Procedimiento
Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades
que el personal debe realizar en cada proceso.
Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es
complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente
los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad
esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo
para la realización de procedimientos del SGC de la CMLP.
Instructivo:
reemplazado
por
la
versión
Diagrama de Flujo
Representación grafica de secuencia de las actividades de un
proceso.
Formato
Documento empleado para el registrar información que da
evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe
nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles
en la Web de la CMLP
Manual de la
Calidad ISO 9001
Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de
Calidad y sus elementos.
Registros
Se entiende por registro, a todos los documentos generados como
resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción,
con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y
conservar sus resultados para posterior análisis. El término
"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y
cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o
Registros
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proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros
pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos
u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios.
Registros internos
Registros generados dentro de la CMLP
Registros externos
: Registros generados por cualquier organización, fuera de CMLP
Tiempo de retención
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este
tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los
cuerpos legales respectivos
Medio de soporte
Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte
informático o en papel; tomándose las medidas precisas para
garantizar su perfecto estado de conservación
Recuperación
Acto que permite acceder a los registros de manera rápida. Por lo
tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o
carpetas tanto físicas como electrónicas identificadas y destinadas
para su protección.
Actividad que protege los registros impresos colocándolos en
carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para
su conservación; evitando su maltrato, extravió o daño.
Nota: (si algún registro se dañara o extraviara se deberá reponer).
Además, cuando un registro es electrónico, la cuida, realizando
respaldos quincenales de la información en dispositivos de
almacenamiento extraíble; asimismo se cuenta con software
antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario vía servidor
establecido en la CMLP.
Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su
tiempo de retención
Protección
Disposición
4. Funciones y Responsabilidades
SG
Registros
Código :PROC-CDR-
•
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Aprueba toda la Documentación del SGC. Todos los documentos del SGC deben
contar con aprobación.
RSGC
•
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del
SGC
•
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación obligatoria del
SGC cada vez que se requiera
•
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del
SGC
•
Difundir los Documentos del SGC
RP
•
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso
•
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación de su proceso
cada vez que se requiera.
•
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del
SGC.
Registros
Código :PROC-CDR-
5. Diagrama de Flujo de proceso
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Registros
Código :PROC-CDR-
Continuación
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Registros
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Continuación
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Registros
Código :PROC-CDR-
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6. Descripción de las Actividades del proceso.
Etapa
Descripción
Evidencia
1
Elaboración de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de
proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones según el procedimiento
de Control de documento y registro del SGC de la Corporación Municipal de Lo
Prado PROC-CDR-01. Además, propone los documentos, formato, estructura,
especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos y sus actualizaciones. Luego envía al Responsable del SGC para gestionar
la aprobación y su distribución de dichas modificaciones. El Responsable del SGC
asigna código al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROCCDR-01.
Procedimiento
de control de
documento y
registros PROCCDR
Las modificaciones a los documentos se identificarán en el apartado Registro de
modificaciones donde se indicará la versión, fecha de la modificación, principales
puntos modificados, y resumen de modificaciones.
Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la
información de versión u otros elementos identificatorios aportados por el emisor.
Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado
o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el
registro debe comunicarse con el Dueño de Proceso respectivo para que genere el
formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se
identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deberá
evidenciar los resultados, garantizando que la información sea legible, por medio de
un registro.
2
Revisión y aprobación de las versiones oficiales de los procesos e PROC-CDR
instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobación y
validación a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las
modificaciones y distribución en el SGC. La aprobación del documento se obtiene a
través de la firmas en el apartado “registro de modificaciones” según las
especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia
controlada que está disponible en el archivador de “documento controlado” que
posee cada RP.
En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se
presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente
Registros
Código :PROC-CDR-
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establecido, la revisión se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna
código según lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01
3
4
Publicación de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en
la página web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos
oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en página
web están en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del
documento. Además, no contienen firma para evitar el mal uso.
Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el
encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el
funcionamiento de sus procesos y el método utilizado esta declarado en el manual
o procedimiento apartado control de registro según PROC-CDR. El RPSGC es quien
controla los documentos internos de SGC y los externos
Además, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los
Documentos oficiales del SGC ; además están en PDF disponible en la página web
de la Corporación Municipal de Lo Prado e identificado como “Documento NO
Controlado”
5
Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la
carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro
y contiene el timbre de agua “documento Obsoleto” en caso de ser necesario su
uso.
Almacenamiento de los registros: Los registros deberán almacenarse de acuerdo a
lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe
almacenarse en el lugar y por el tiempo de retención que corresponda (se deben
cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro
debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para
garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior.
Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deberá recuperar el
registro por medio de rutas, ya sea para una recuperación digital o impresa. El
responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro
bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo
de Retención.
Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro
según la acción definida en la columna Disposición.
Publicación en
la página web
(documento no
controlado)
PROC-CDR
Registros
Código :PROC-CDR-
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7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental)
Almacenamiento
Identificación
Lugar
/responsables
Medio de
Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de
Retención
Disposición
Oficina
Of. de RSGC/
Matriz de
Control de
Documentos
Computador del
Responsable del
SGC
RD/notebook
RD/escritorio/
carpeta
corporación/c
arpeta
Sistema de
gestión de
calidad
2012/carpeta
Sistema
electrónico computacion Obligatorios/c Hasta que
al
de arpeta
quede
respaldo cada Procedimient obsoleto
15 días
os
Obligatorios/c
arpeta
Procedimient
o ACP/ por
correlativo
/acta de
mejoramiento
xx
8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)
Carpeta digital
obsoleta
digital
Registros
Código :PROC-CDR-
INDICADORES:
FORMULA DE
CALCULO
DESCRIPCIÓN
Este proceso no cuenta con
indicadores de gestión
N/A
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META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
N/A
N/A
N/A
N/A
9. Referencias ( ver instructivo estructura documental)
Ref.1: Norma ISO 9001
10. Anexos ( ver instructivo estructura documental)
Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC
Anexo 2: Formato Procedimiento
Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo
Anexo 4: Matriz Control de Documentos
11. Aprobación y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)
Fecha
Modificaciones
Responsable
Fecha de
aprobación de la
modificaciones
Responsable
Fecha de la
implementación de
la modificación
Responsable
Registros
Código :PROC-CDR-
01/03/2013
Responsable del
proceso
03/03/2013
Secretario
General
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03/03/2013
Representante
de la Dirección
Firmas de los
responsables.
Versión
Fecha
Principales Puntos
Modificados
Resumen de Modificaciones
00
02.11.2011
-Versión inicial
Estandarización
04
23.01.2012
- Registro de Modificaciones
05
15.11.2012
06
30-12-12
07
03/03/2013
Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo
del Manual de la Calidad
de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificación de la Política de
Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del
servicio
- Complementación de los términos
y definiciones
- Actualización del sistema
de
Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la
responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la
gestión de los recursos
- Complementación del proceso
realización del servicio
- Actualización de la descripción del
proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y
Control de los cambios.
Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado
Organigrama
Estandarizar
- Hubo cambio en la versión del
manual de RRHH, Formulación
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificación
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en función del
cargo.
Registros
Código :PROC-CDR-
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Presupuestaria y Rendiciones de
Educación Fagem.

Control de Documentos y Registros CODIGO PROC – CDR – 07

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