23. INVENTARIO FíSICO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN

Transcripción

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE
SERVICIOS GENERALES
23. INVENTARIO FíSICO DE
EXISTENCIAS DE ALMACÉN
JUNIO 2007
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
249
De:
302
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
Página:
250
De:
302
2007
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN
OBJETIVO GENERAL:
Establecer la secuencia de operaciones a seguir para conocer las existencias físicas de
los artículos y materiales que se encuentran en el almacén de Metrobús, a través de
conteos físicos de forma periódica de conformidad a la normatividad vigente.
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
Página:
251
De:
302
2007
POLÍTICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN.
1.
El presente procedimiento será de observancia obligatoria para todas las áreas
involucradas en el inventario físico de existencias de almacén.
2.
Para efectos de este procedimiento deberá entenderse por:
• Organismo.- Metrobús.
• DAI.- Dirección de Almacenes e Inventario de la Oficialía Mayor.
• DAF.- Dirección de Administración y Finanzas.
• JUD.- Jefatura de Unidad Departamental.
• Kárdex.- Documento en el cual se lleva a cabo el registro y control de los
bienes existentes en el Almacén.
• Marbete.- Etiqueta de identificación y registro para la realización de la toma
física del inventario.
Las actividades del preinventario y la toma del inventario físico general en el
almacén central, deberá llevarse a cabo por lo menos dos veces al año.
3.
4.
La planeación de las actividades de preinventario y la toma de los inventarios
físicos, estará a cargo de la Dirección de Administración y Finanzas a través de
la JUD de Servicios Generales. Esta Dirección deberá realizar las invitaciones a
través de oficio y solicitar la intervención del Órgano Interno de Control y de la
DAI, adjuntando el programa de actividades y calendario correspondientes.
5.
Para llevar a cabo la toma de los inventarios físicos, es recomendable que se
suspendan las actividades normales del Almacén. La Dirección de Administración
y Finanzas es responsable de informar por escrito de esta suspensión con al
menos 15 días de anticipación a la fecha de la toma del preinventario e inventario
físico, al Órgano Interno de Control y a la Dirección de Almacenes e Inventarios;
así como a los responsables de las áreas a las cuales se les proporcione servicio
de forma regular, para que tomen las medidas preventivas correspondientes.
6.
El levantamiento del inventario físico se llevará a cabo preferentemente con el
personal a cargo de la Jefatura de Servicios Generales y con la participación en
calidad de observadores, de representantes del Órgano Interno de Control y de la
DAI.
7.
El día hábil anterior al conteo físico, la JUD de Servicios Generales instruirá a su
personal, a la colocación de los marbetes, al cierre en su totalidad de las tarjetas
kárdex e impresión con fecha y a la complementación de la cédula inventarial
llenando la columna de cantidades de bienes que aparecen en los kárdex.
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
Página:
252
De:
302
2007
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
La JUD de Servicios Generales será la encargada de la capacitación del
personal participante en la toma física del inventario, mediante reuniones de
trabajo señalando en éstas los objetivos que se persiguen.
Para facilitar el levantamiento del inventario físico, el almacenista deberá
acomodar los bienes en lugares específicos y de acuerdo a las características de
estos, y no deberá realizar movimientos de bienes, posteriores al acomodo de los
mismos.
Cuando a solicitud de alguna de las áreas sea necesario retirar un bien
específico, el almacenista deberá comunicarlo al responsable de la mesa de
control del inventario, el cual deberá obtener el visto bueno de la JUD de
Servicios Generales.
El primer conteo de los materiales deberá de ser por zonas asignadas de manera
ordenada y progresiva por el personal designado. Para efectuar el segundo
conteo se procederá de la misma forma que en el primero, únicamente con
personal diferente.
En caso de existir diferencia entre el primer y segundo conteo, se deberá realizar
un tercero en presencia del personal de la mesa de control del inventario; el talón
correspondiente deberá ser firmado por la JUD de Servicios Generales y el
representante del Órgano de Control Interno.
Cuando el marbete presente correcciones, tachaduras o enmendaduras respecto
a las cifras de conteo se deberá hacer la aclaración en la parte posterior de las
formas, firmando la JUD de Servicios Generales, el responsable del grupo de
conteo y el representante del Órgano de Control Interno.
En caso de no poder dar cumplimiento a los tiempos establecidos, o requerir la
ampliación del término previsto para la realización del inventario, se podrá
solicitar a través de oficio una prórroga a la DAI; la cual se acompañará de la
justificación respectiva, la recalendarización de actividades y la fecha
compromiso para remitir los resultados.
En caso de que no se concluya el inventario físico antes de la fecha prevista y se
tenga que retirar del almacén, se deberán sellar los accesos con etiquetas y ser
rubricadas por la JUD de Servicios Generales y en su caso los representantes
del Órgano de Control Interno.
En el supuesto de existir diferencias entre la tarjeta kárdex y los resultados del
inventario físico de existencias en almacén, se deberán efectuar las aclaraciones
a la DAI y al Órgano de Control Interno, en los cinco días posteriores.
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
253
De:
302
Nº
1
Unidad
Administrativa
Jefatura de
Generales
2
3
Dirección
Administración
Finanzas
4
5
Jefatura de
Generales
6
Almacenista
7
Descripción de la actividad
Actividades de preinventario
Servicios Elabora el programa de trabajo a seguir
para la toma del preinventario e inventario
físico, con calendario que contemple
fechas, horarios y responsables.
Tiempo
1 día
Elabora oficios para informar al Órgano
Interno de Control y a la Dirección de
Almacenes e Inventarios, y turna para firma
a la Dirección de Administración y Finanzas.
1 día
de Revisa, autoriza y envía oficios elaborados
y por la JUD de Servicios generales.
1 día
Comunica al área de Adquisiciones para
que no se programe la entrada de bienes en
esas fechas, y a las áreas usuarias de las
fechas en que permanecerá cerrado el
Almacén.
1 día
Servicios Organiza y supervisa las actividades de
limpieza y acomodo, solicita al personal que
separen
los
bienes
y
justifiquen
documentalmente los bienes que no estén
en los registros del Almacén o no sean
propiedad del Organismo (bienes en
custodia, muestras de proveedores, bienes
fuera de uso, dañados, cuya baja esté en
trámite o autorizada, etc.)
3 días
Actualiza y verifica que las tarjetas kárdex
estén al corriente en sus registros.
3 días
Obtiene el número de marbetes de acuerdo
al número de bienes que controla el
almacén en su kardex manual y/o
electrónico, más cinco en blanco para
cualquier aclaración y procede a su llenado.
2 días
ELABORACIÓN
SERVICIOS GENERALES
01
06
2007
Página:
254
De:
302
Nº
Unidad
Administrativa
Tiempo
Realiza el corte de folios de los marbetes al
término de las labores del día hábil anterior
al inicio de la toma física del inventario y
envía listado de folios generado a la JUD de
Servicios Generales.
½ día
Elabora listado de bienes en existencia.
½ día
Elabora la cédula inventarial y entrega a la
JUD de Servicios Generales para su visto
bueno.
½ día
Servicios Recibe el listado de folios de marbetes y
listado de bienes en existencia, conserva al
final para firma.
½ día
12
Recibe y verifica que la cédula inventarial
contenga todos los datos de los bienes, sin
indicar cantidades.
1 día
13
Integra los grupos de trabajo y designa al
responsable de la mesa de control y al
personal que realizará el conteo, de
acuerdo al calendario establecido.
½ día
14
Procede a ubicar los marbetes, colocando
cada uno de los juegos en el lugar en que
se encuentran ubicados físicamente los
materiales marcados en los mismos. Cierra
las tarjetas kárdex.
2 días
15
Llena las cantidades del kárdex en la cédula
inventarial, exclusivamente para la mesa de
control.
½ día
8
Almacenista
9
10
11
Jefatura de
Generales
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
255
De:
302
Nº
16
Unidad
Administrativa
Jefatura de
Generales
Actividades para la toma de inventario
físico
Servicios Antes de iniciar, verifica que se hayan
llevado a cabo todas las actividades de
preinventario.
Tiempo
½ hora
17
Instala la mesa de control que será la
responsable de coordinar el flujo de
15
documentación e información, así como de minutos
vaciar los datos que reciba de los grupos de
conteo.
18
Conforma los grupos de conteo y determina
los responsables y auxiliares de cada
15
grupo, y asigna áreas de trabajo.
minutos
19
Proporciona al responsable de la mesa de
control, los recursos materiales necesarios
15
y listado de las personas que participarán minutos
en el inventario.
20
Elabora y recaba las firmas del acta de
inicio y corte de formas para el
15
levantamiento del inventario físico.
minutos
21
Da inicio a la toma de inventario físico con
la participación del Órgano Interno de
Control y de la Dirección de Almacenes e
Inventarios de la Dirección General de
Recursos Materiales y Servicios Generales.
Recibe los recursos materiales para
proceder a efectuar el primer conteo, al cual
se identifica con el número1 al primer talón
del marbete, anotando en éste:
a)
La cantidad contada.
b)
Fecha de conteo.
c)
Contado por
22
1er. grupo de conteo
1 día
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
256
De:
302
Nº
Unidad
Administrativa
23
1er. Grupo de conteo
Tiempo
Concluye conteo, anota datos, firma y
desprende del marbete el talón del primer
conteo y continúa con el siguiente marbete
y así sucesivamente hasta terminar su
zona.
1 día
Entrega los talones a la mesa de control y
prosiguen con el área siguiente.
1 día
proceder a efectuar el segundo conteo, al
segundo talón del marbete se identifica con
el número 2, anotando en éste:
a)
b)
Fecha de conteo.
c)
Contado por:
1 día
26
Concluye conteo, anota datos, firma y
desprende del marbete el talón del segundo
conteo y continúa con el siguiente marbete
y así sucesivamente hasta terminar su
zona.
1 día
27
Entrega los talones a la mesa de control y
prosiguen con el área siguiente.
1 día
28
Recibe debidamente firmados, los talones
de los primeros y segundos conteos del
total de áreas inventariadas del almacén, y
registra las cantidades obtenidas en las
columnas respectivas de la cédula
inventarial.
1 día
29
Determina las diferencias existentes entre el
primer y segundo conteo y, en su caso se
concilia con las existencias de la cédula
inventarial.
1 día
24
25
2do. Grupo de conteo
Mesa de control
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
257
De:
302
Nº
Unidad
Administrativa
Tiempo
¿Existen diferencias en las cantidades?
30
31
32
SI
Informa a la JUD de Servicios Generales
para que se realice un tercer conteo.
NO
Pasa al punto 36.
Mesa de control
Jefatura de
Generales
Servicios Instruye a un grupo de conteo que proceda
a recontar las existencias físicas de los
bienes que presentan diferencias. El grupo
de conteo asignado no debe ser el mismo
que haya realizado cualquiera de los dos
conteos anteriores.
3er. Grupo de conteo
33
proceder a efectuar el tercer conteo, y anota
en el último talón del marbete:
a)
b)
Fecha de conteo.
c)
Contado por:
Concluye conteo, anota datos, y firma el
talón del tercer conteo y continúa con el
siguiente marbete hasta terminar. Por ser
tercer conteo firman en la parte posterior del
talón, la JUD de Servicios Generales y el
representante del Órgano de Control
Interno.
½ día
½ día
½ día
½ día
Mesa de control
34
Entregan los talones a la mesa de control.
35
Recibe debidamente firmados, los talones
del tercer conteo, y registra las cantidades
obtenidas en la columna respectiva de la
cédula inventarial.
Ordena los talones de los marbetes por no.
de folio, separa primero, segundo y tercer
conteo y los turna a la JUD de Servicios
Generales, junto con los cancelados, en
blanco y con la cédula inventarial.
½ día
36
½ día
½ día
ELABORACIÓN
SERVICIOS GENERALES
01
06
2007
Página:
258
De:
302
Nº
37
Unidad
Administrativa
Jefe de Servicios
Generales
38
Recibe marbetes ordenados del primer y
segundo conteo, y en su caso los del
tercero, cancelados y en blanco, junto con
la cédula inventarial.
Recaba la firma de los participantes en
cada una de las hojas de la cédula
inventarial y demás soporte documental.
Tiempo
½ día
½ día
39
Elabora y recaba firmas del acta de cierre
del levantamiento del inventario físico.
1 día
40
Guarda la cédula inventarial y todos los
documentos soporte del inventario físico.
15
minutos
41
Inicia la aclaración y conciliación en caso de
haber diferencias entre el resultado del
inventario físico y los registros del almacén
(tarjeta kárdex).
5 días
42
Informa el resultado de la aclaración y
conciliación
documental
sobre
las
diferencias detectadas a la Dirección de
Administración y Finanzas.
1 día
Elabora oficio para envío de documentación
de resultados del inventario físico, para el
Órgano de Control Interno y para la DAI.
Turna a la Dirección de Administración y
Finanzas para su firma. En su caso aclara
diferencias dentro de los cinco días hábiles
posteriores al término del inventario físico.
1 día
43
44
Dirección de
Administración y
Finanzas
Firma e instruye el trámite de los oficios
elaborados por la JUD de Servicios
Generales, correspondiente a la
documentación generada por el evento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
1 día
ELABORACIÓN
01
SERVICIOS GENERALES
06
Página:
259
De:
302
2007
JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
Inicio
1
Elabora programa de
trabajo con calendario
que contemple fechas,
horarios y
responsables
Programa de trabajo
2
Elabora oficios para
informar al Órgano de
Control y a la Dirección de
Almacenes e Inventarios y
los turna a las DAF para su
revisión.
3
Revisa, autoriza y
envía oficios
Oficios informativos
Oficios
informativos
5
4
Organiza actividades de
limpieza y acomodo de
acuerdo al Programa de
Trabajo, integra grupos de
trabajo y designa
responsable de mesa de
control
A
Comunica a la Jefatura
de Adquisiciones y a
las áreas usuarias el
período en que estará
cerrado el Almacén.
SERVICIOS GENERALES
ALMACENISTA
A
6
Actualiza y verifica que las
tarjetas Kádex estén al
corriente en sus registros.
7
Solicita y llena los
marbetes de acuerdo al
número de bienes que
controla el almacén en si
kárdex manual y/o
electrónico
8
Realiza corte de folios de marbetes
el día hábil anterior al inicio del
inventario y envía folios al JUD de
Servicios Generales
Listado de Marbetes
9
Elabora listado de bienes en
existencia.
10
Elabora cédula inventarial y entrega
a la Jefatura de Servicios
Generales para su Vo. Bo.
Cédula inventarial
B
ELABORACIÓN
01
06
Página:
260
De:
302
2007
ELABORACIÓN
01
SERVICIOS GENERALES
Página:
261
De:
302
B
11
Recibe el listado de10.1
folios
de los marbetes y listado
de bienes en existencia,
conserva hasta el final
para firma.
12
Recibe y verifica que la
cedula inventarial,
contenga todos los datos
de los bienes sin indicar
cantidades.
Cédula inventarial
14
13
Procede a colocar los
marbetes en el lugar que se
encuentra el bien que
corresponde.
Cierra las tarjetas kardex.
Integra los grupos de trabajo y
designa al responsable de la
mesa de control y al personal
que realizará el conteo
16
15
Antes de dar inicio al
conteo, verifica que se
hayan llevado a cabo
todas las actividades
de
11
preinventario
Llena las cantidades
kárdex en la cédula
inventarial exclusivamente
para la mesa de control.
18
Conforma los grupos de conteo y
determina los responsables y
auxiliares de cada grupo y asigna
el área de trabajo.
19
Proporciona al responsable de la
mesa de control los recursos
materiales necesarios y listado de
los participantes.
17
Instala la mesa de control
20
Elabora y recaba firmas del
acta de inicio y corte de
formas para el levantamiento
del inventario físico
C
06
2007
ELABORACIÓN
01
SERVICIOS GENERALES
06
Página:
262
De:
302
JEFATURA DE SERVICIOS
GENERALES
PRIMER GRUPO DE CONTEO
C
21
Inicia toma de inventario
físico con la participación
del Órgano de Control
Interno y la Dirección de
Almacenes e Inventarios
22
Recibe recursos
materiales y/o copia del
plano para proceder a
efectuar primer conteo
Marbete (primer
talón de conteo)
23
23
Concluye conteo, anota
datos y desprende el talón
del primer conteo hasta24
termina su zona
24
Entrega los talones a la
mesa de control y espera
asignación de otra zona
Primer talón de marbete
D
2007
ELABORACIÓN
01
SERVICIOS GENERALES
06
Página:
263
De:
302
MESA DE CONTROL
SEGUNDO GRUPO DE CONTEO
D
25
Recibe recursos
efectuar segundo conteo
Marbete (segundo
talón de conteo)
26
datos y desprende el talón
del segundo conteo hasta
termina su zona
28
27
Recibe los talones firmados y
registra los datos obtenidos en la
cédula inventarial
mesa de control
Segundo talón de
marbete
29
Determina si existen diferencias
entre los conteos y concilia con las
existencias de la cédula inventarial
GENERALES
30
31
Si existieran diferencias, Informa a la
Jefatura de Servicios Generales para
que se realice un tercer conteo.
(DE NO HABER DIFERENCIAS, PASA
AL PUNTO 36)
Designa a un grupo de conteo
diferente a los anteriores para que
realice el recuento de los bienes que
presentan diferencias
E
2007
ELABORACIÓN
01
SERVICIOS GENERALES
06
Página:
264
De:
302
TERCER GRUPO DE CONTEO
MESA DE CONTROL
E
32
Recibe recursos
efectuar tercer conteo
35
Marbete (tercer
talón de conteo)
Recibe los talones firmados y
registra los datos obtenidos en la
cédula inventarial
Marbetes en blanco,
cancelados y talones de
los conteos
33
datos, y desprende el
talón del tercer conteo,
firmando el Órgano de
Control Interno la JUD de
Servicios Generales
36
Ordena los talones de los marbetes y los
turna a la JUD de Servicios Generales
junto con los marbetes cancelados, los
blancos y la cedula inventarial
34
mesa de control
F
Marbetes en blanco,
cancelados, talones de
los conteos y cédula
inventarial
2007
SERVICIOS GENERALES
F
37
Recibe ordenados los
talones de los conteos,
marbetes cancelados y en
blanco junto con la cédula
inventarial
Marbetes en blanco,
cancelados, talones de los
conteos y cédula inventarial
38
Recaba la firma de los
participantes en cada una de las
hojas de la cédula inventarial
Cédula inventarial
39
Elabora el acta de cierre de
levantamiento del inventario físico y
recaba las firmas respectivas
Acta de cierre de
levantamiento del
inventario físico
G
ELABORACIÓN
01
06
Página:
265
De:
302
2007
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
2007
Página:
266
De:
302
GENERALES
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
G
40
Guarda la cédula inventarial y
todos los documentos soporte del
inventario físico
Cédula inventarial y
documentos soporte del
inventario físico
41
En caso de haber diferencias entre el
resultado del inventario y los registros del
almacén, inicia la aclaración y
conciliación correspondiente
Registros Kárdex vs
diferencias en los bienes de la
cédula Inventarial.
42
Informa a la Dirección de Administración
y Finanzas el resultado de la aclaración y
conciliación documental
Documentación
comprobatoria
43
Elabora oficio para envío de
documentación de resultados del
inventario físico con copia a la
Contraloría Interna y a la Dirección de
Almacenes e Inventarios, turna a la
Dirección de Administración y Finanzas
para su firma y posterior envío
Oficio de envío y
documentación
comprobatoria
44
Recibe el oficio y la documentación
generada por el evento, procede a la
revisión y firma de los mismos e instruye
para el envío de los mismos
Fin
Oficio de envío y
documentación
comprobatoria
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN
01
06
Página:
267
De:
302
2007

23. INVENTARIO FíSICO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN

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