Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7

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Guía del usuario de FRx®
Report Designer 6.7
© Copyright 2004 FRx Software Corporation.
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Fecha del documento
Versión de software
RDUG
1 de marzo de 2004
6.7
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Contenido
Prefacio .......................................................................................................................... vii
Destinatarios de esta guía ................................................................................................ vii
Organización de la guía.................................................................................................... vii
Novedades de Report Designer 6.7 .................................................................................viii
Mejoras de FRx 6.7 ........................................................................................................... ix
Documentación de productos disponible............................................................................ x
Otra documentación ........................................................................................................... x
Convenciones utilizadas en esta guía ............................................................................... xi
Contacto con FRx Software............................................................................................... xi
Licencia del software ......................................................................................................... xi
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer .......................................................... 1
Uso de esta guía ................................................................................................................2
Comandos del teclado ................................................................................................. 2
Comandos del mouse ................................................................................................3
Convenciones tipográficas ........................................................................................3
Notas y mensajes de advertencia ..............................................................................3
Requisitos del sistema .......................................................................................................4
Instalación e inicio de Report Designer ............................................................................ 4
Inicio de Report Designer.............................................................................................4
Report Designer: descripción general ................................................................................5
Construcción del informe .............................................................................................5
Seguridad de usuario ...............................................................................................7
Conjuntos de especificaciones de informes ..............................................................7
Informes de presentación profesional ........................................................................8
FRx® DrillDown ViewerTM ...........................................................................................9
Códigos contables .....................................................................................................9
Navegando en Report Designer ......................................................................................10
Panel de control de Report Designer .........................................................................10
Barra de herramientas ............................................................................................... 11
Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado ...............................12
Cuadros de control de registros .................................................................................18
Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer ...................................19
i
Contenido
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer .................... 22
Crear una compañía ........................................................................................................23
Creación de un informe de ejemplo .................................................................................26
Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas ..........................................27
Modificación del formato de fila ....................................................................................... 29
Filas de ingresos ....................................................................................................... 30
Filas de gastos de explotación...................................................................................36
Filas de ingresos ........................................................................................................40
Guardar el archivo de formato de fila ..............................................................................43
Creación de una disposición de columnas ......................................................................44
Trabajo con árboles de informes .....................................................................................47
Visualización de un árbol existente............................................................................48
Creación de un nuevo árbol de informes .................................................................. 49
Creación de un nuevo ID de Catálogo ............................................................................51
Generación y visualización de un informe .......................................................................55
Cómo completar su configuración ...................................................................................57
Capítulo 3: Creación de formatos de filas ................................................................. 58
Funciones del menú de Formato de filas .........................................................................59
Menú Archivo .............................................................................................................59
Menú Editar................................................................................................................60
Menú Formato ...........................................................................................................64
Menú Enlace ..............................................................................................................66
Barra de herramientas de formato de filas .......................................................................67
Segmentos de código contable ....................................................................................... 68
Generación de formato de filas ........................................................................................69
Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas ....................................69
Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila....................................70
Apertura de un formato de fila....................................................................................72
Modificar un formato de filas ............................................................................................73
Columna de código de filas........................................................................................73
Columna Descripción ................................................................................................74
Columna Cód. fmto. ...................................................................................................75
Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados ............................................82
Columna Saldo normal .............................................................................................84
Columna Control de impresión...................................................................................85
Columna G ..............................................................................................................86
Columna Enlace ........................................................................................................87
Totales y cálculos .............................................................................................................87
Método estándar de calcular totales (TOT) ...............................................................88
Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL) ................................................88
Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas
TOT y CAL .................................................................................................................94
Códigos contables del libro mayor .................................................................................95
Cuentas de saldo cero ..............................................................................................96
ii
Contenido
Definición de un código contable ..............................................................................96
Definición del código principal solamente .................................................................96
Definición del código contable completo ...................................................................96
Introducción de los códigos del libro mayor ..............................................................97
Uso de comodines y rangos ......................................................................................99
Enlaces con tipos de cuentas .................................................................................101
Conjuntos de cuentas ............................................................................................. 102
Uso de modificadores de cuentas ...........................................................................105
Combinación de varios modificadores de cuentas................................................... 107
Restricción de filas con códigos de libros ...............................................................108
Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas ............................109
Asignación de códigos de monedas ..............................................................................112
Redondeo automático de balances generales ..............................................................113
Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información .......................................... 115
Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas ....................................116
Formato de filas principal .........................................................................................118
Formato de filas DetlBSIS........................................................................................118
Formato de filas SummryBS ....................................................................................119
Disposición de columnas .........................................................................................120
Árbol de informe.......................................................................................................120
Establecimiento de enlaces ............................................................................................121
Creación de enlaces de formato de filas .................................................................122
Enlazar filas a un informe resumido .......................................................................124
Enlaces a hojas de cálculo externas ..............................................................................125
Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa .......................................125
Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual ................................... 126
Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el
período actual .......................................................................................................... 127
Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada ................................................129
Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo ................................................... 132
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas ............................................. 139
Abrir la ventana Disposición de columnas .....................................................................140
Funciones de los menús de disposición de columnas....................................................141
Menú Archivo .......................................................................................................... 142
Adición de encabezados de columna ............................................................................144
Creación de encabezados comunes .......................................................................144
Creación de encabezados dinámicos (condicionales) ............................................147
Adición de detalles de columnas ...................................................................................149
Especificación de los tipos de columna ..................................................................150
Definición de las columnas de libro mayor ..............................................................153
Adición de fórmulas de cálculo ...............................................................................158
Adición de opciones especiales de formato ............................................................161
Adición de restricciones de columna .......................................................................168
iii
Contenido
Selección de una unidad de informe .......................................................................169
Filtros de cuentas ....................................................................................................173
Filtros atributos ........................................................................................................174
Restricción de columnas a fechas específicas .......................................................174
Justificación .............................................................................................................176
Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas ...............................176
Informes de detalles de transacciones ..........................................................................177
Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos...............178
Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año .............. 179
Creación de informes de débito/crédito ..................................................................179
Creación de informes tabulados ....................................................................................180
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes ........................................................ 182
Descripción de los árboles de informes ........................................................................ 183
Estructura de la unidad de informe .........................................................................183
Múltiples árboles de informes .................................................................................184
Máscaras de cuenta ................................................................................................185
Segmentos y estructura de la máscara de cuenta ..................................................185
Ventana árbol de informes ............................................................................................188
Árbol de informes gráfico ........................................................................................188
Hoja de cálculo de árbol de informe ........................................................................ 189
Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas .......................................191
Menús del árbol de informe......................................................................................191
Icono de la barra de herramientas del árbol de informes ........................................198
Descripción de la creación de árboles de informes .......................................................199
Descripción de la creación automática de árboles de informes .............................. 199
Descripción de la creación manual de árboles de informes ....................................205
Creación manual de árboles de informes .......................................................................207
Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe ......... 207
Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe ...208
Definición de las relaciones padre-hija ...................................................................214
Comprobación de la unidad padre de una unidad ................................................... 216
Creación automática de árboles de informes ...............................................................217
Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe ........................219
Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol ........................219
Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes .....................221
Seguridad de unidades de árbol de informe...................................................................225
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes .................................................. 227
Barra de menú del Catálogo de informes .......................................................................228
Menú Archivo ...........................................................................................................229
Menú Edición ...........................................................................................................230
Menú Catálogo ........................................................................................................231
Menú Ventana.......................................................................................................... 232
iv
Contenido
Barra de herramientas del Catálogo de informes ...........................................................234
Identificación de catálogo ...............................................................................................236
Identificación de un nuevo informe ..........................................................................236
Especificación de fechas y períodos de informes ....................................................239
Fichas para crear y dar formato a los informes ..............................................................243
Ficha Construcción del informe ..................................................................................... 244
Selección de formatos de fila ...................................................................................244
Selección de disposiciones de columnas.................................................................246
Selección de un árbol de informes...........................................................................248
Ficha Salida ....................................................................................................................250
Selección de opciones de salida de informe............................................................251
Impresión de informes..............................................................................................260
Envío de informes por correo electrónico ..............................................................263
Publicación de informe en la web ...........................................................................265
Ficha Opciones de página ..............................................................................................267
Ficha Configurar página...........................................................................................267
Ficha “Encabezados/pies de página”.......................................................................268
Ficha Opciones de informe............................................................................................. 272
Ficha Formato .........................................................................................................272
Ficha Detalle de cnta./trans. ...................................................................................278
Ficha Opciones de árbol ..........................................................................................281
Ficha Avanzadas......................................................................................................283
Ficha Conversión de monedas ................................................................................ 286
Informes.......................................................................................................................... 286
Creación de un informe............................................................................................287
Generación de un informe........................................................................................289
Impresión de la información del catálogo ................................................................ 292
Encadenar informes ................................................................................................293
Duplicación de informes ..........................................................................................296
Inclusión de texto adicional en un informe ..............................................................296
Programación del procesamiento de los informes..........................................................297
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL) ................................................................................................... 298
Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL)........................................................................................................299
Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas ....................................................301
Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL .......................................................302
Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas ..........................303
Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0 .................................304
Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas ......................................305
Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes......................................307
Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes .............................. 308
Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL ......................................309
Definiciones de XBRL..................................................................................................... 310
v
Contenido
Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx ................................. 312
Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general ........................313
Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas....................................314
Diseño de informes de conversión de monedas ............................................................315
Activación de la conversión de monedas DAX .......................................................315
Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas .............. 315
Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas ...................318
Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas ........................320
Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes .................321
Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes........................................ 324
Preguntas más frecuentes (FAQ) ...................................................................................325
Salida incompleta del informe ..................................................................................325
Informes que utilizan árboles de informes con números exagerados...................... 326
Datos de la hoja de cálculo externa que no se despliegan......................................327
Cambio de descripciones del informe ......................................................................328
Títulos específicos para disposiciones de columnas específicas ............................328
Balance general: Totales y números redondeados..................................................329
Restricción de las cuentas del estado de resultados en el informe de detalles
de cuentas................................................................................................................329
Mensaje Fuera de balance cuando se profundiza en los detalles
de transacciones ......................................................................................................329
Restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito ................................... 330
Mensajes de error...........................................................................................................331
Error de usuario de construcción del informe ..........................................................331
Error de disco o de red............................................................................................. 332
La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no coincide
con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32. ...............................................334
Información del sistema FRx ..........................................................................................335
Tipos de instalaciones clientes ................................................................................ 335
Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor ..................................................337
Permisos necesarios para los usuarios de FRx.......................................................340
Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen..................341
Glosario........................................................................................................................ 344
Índice............................................................................................................................ 354
vi
Prefacio
Destinatarios de esta guía
El objetivo de esta guía es explicar las funciones, características y capacidades de
Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®.
La guía incluye:
z
Información general sobre la lógica y funcionamiento de FRx® Report Designer para
obtener datos financieros del libro mayor.
z
Instrucciones detalladas para crear informes utilizando las distintas funciones de
Report Designer.
Información técnica de referencia que explica el objetivo, función y resultado de cada
opción del producto.
Esta guía está pensada para todos los usuarios de Report Designer que crean o ejecutan
informes financieros de FRx.
Organización de la guía
La guía se divide en los siguientes capítulos:
z
Capítulo 1, “Bienvenido a FRx Report Designer”
z
Capítulo 2, “Creación de informes básicos con FRx Report Designer”
z
Capítulo 3, “Creación de formatos de filas”
z
Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información”
z
Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas”
z
Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes”
z
Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes”
z
Capítulo 8, “Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL)”
z
Capítulo 9, “Utilización de la conversión de moneda de FRx”
vii
Prefacio
Novedades de Report Designer 6.7
Esta versión del software incluye las siguientes funciones nuevas.
z
z
Nombre de producto y logotipo: se ha introducido un nuevo nombre de producto,
logotipo y datos de demostración que vinculan el producto FRx y la propiedad del
software FRx con una de las marcas más reconocidas del sector: Microsoft
Corporation. Mediante esta asociación, los clientes actuales y los compradores
potenciales conocerán cómo evolucionamos. Además de mantener nuestras raíces,
contamos con el apoyo y la experimentada visión y solidez de nuestra empresa matriz.
Nuestro objetivo es continuar reflejando estos ideales y cumplir con los estándares
definidos por nuestra marca.
FRx® Report Manager: Report Manager es un potente módulo opcional que facilita la
integración de informes FRx con otra información que los usuarios finales necesitan
para realizar su trabajo, todo ello en un único y completo libro de informes.
Automatiza el laborioso proceso manual de producción de libros de informes que
contienen varios tipos de documentos y archivos. Report Manager ayuda a los
usuarios a presentar información de una forma lógica, organizada y relevante. Por
último, Report Manager permite a los usuarios crear libros de informes con
información especializada de acuerdo con las necesidades de cada uno de los usuarios
y, a continuación, agiliza la impresión y distribución de toda la presentación.
Report Manager permite:
z
z
z
z
z
Varios tipos de salida como archivos FRx® DrillDown ViewerTM, documentos de
Microsoft Office y otros informes producidos en distintos paquetes de generación
de informes para unirlos y publicarlos en una red o sitio web o para enviarlos
mediante correo electrónico o imprimirlos.
Que los destinatarios vean todos los documentos contenidos en un libro de
informes utilizando una versión mejorada del software DrillDown Viewer.
Insertar encabezados, pies de página y numeración consecutiva de las páginas de
todo el libro.
Generación de informes localmente o mediante FRx® Report Server.
Guías de referencia previa solicitud: hay disponibles guías de usuario encuadernadas
que se obtienen previa solicitud y que son una buena referencia para conocer las tareas
comunes y la solución de problemas. La información se ha reorganizado en libros de
tapa blanda, que incluyen: Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7, Guía del
administrador de FRx® Report Designer 6.7, Guía del usuario de FRx® Report Server
6.7, Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7,
Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7, Guía del administrador y usuario de
FRx® WebPort 6.7 y Informes de ejemplo de FRx 6.7.
En cada envío del producto se incluye un documento útil diseñado para ayudar a los
clientes a determinar qué guías del usuario deben adquirir. Además, todas las guías del
usuario se incluyen en el CD del producto FRx 6.7.
viii
Prefacio
Mejoras de FRx 6.7
Generación de gráficos para Microsoft Excel mediante el software FRx®
instant!OLAP®
instant!OLAP ahora está incluido en todas las ediciones, desde FRx® Desktop a FRx®
Enterprise. Las funciones adicionales incluyen la capacidad para utilizar el formato de
salida del software instant!OLAP y exportar un informe directamente a una tabla dinámica
para la generación de gráficos automática en Excel.
XBRL
Manteniéndose a la vanguardia de la tecnología XBRL (Extensible Business Reporting
Language, lenguaje extensible de generación de informes comerciales), la compatibilidad
de la taxonomía 1.0 se ha actualizado al estándar 2.0. El software FRx está dirigido a
satisfacer la necesidad de los usuarios de transferir información financiera corporativa
compleja y altamente confidencial a los reguladores, bancos, inversores y juntas directivas
utilizando un estándar de comunicación financiera de confianza. Debido a esta
circunstancia, continuaremos introduciendo avances en la compatibilidad con XBRL de
FRx, asegurando el cumplimiento funcional a medida que las empresas y los
consumidores de datos financieros importantes adoptan el lenguaje XBRL.
Conversión de monedas de FRx®
El módulo de conversión de monedas se ha mejorado para permitir una mayor flexibilidad
en el cálculo de los tipos de conversión. Ahora, existen dos formas de calcular los tipos de
cambio promedio mensuales. Además, se pueden calcular los tipos de cambio promedio
anuales, con lo que se agiliza el mantenimiento necesario para disposiciones de columnas
al crear informes de FRx. Los usuarios pueden convertir las capas individuales que
representan transacciones, a la vez que comparan la cantidad total en la tabla de tipos de
cambio históricos con el total del libro mayor correspondiente. Esto asegura que todas las
transacciones se han contabilizado al convertir los datos a los tipos de cambio históricos
adecuados. Por último, se han implantado algunas solicitudes de modificación del
software para mejorar el módulo de conversión de monedas en su conjunto.
FRx® WebPort
FRx® WebView se ha consolidado con FRx WebPort para formar un único módulo de
producto que está disponible para todos los usuarios de FRx independientemente de la
edición o libro mayor del producto. Los usuarios pueden publicar rápidamente
documentos de Microsoft Word o Microsoft Excel con sus informes FRx para que otros
usuarios puedan acceder fácilmente a estos documentos en un sitio Intranet seguro.
Estabilidad y rendimiento
Las mejoras introducidas en FRx 6.7 permiten una generación de informes y una
exportación más rápida de los mismos a FRx DrillDown Viewer, así como mejores
opciones de impresión. Además, FRx se ha actualizado para ser compatible con Microsoft
Access 2002 y se han realizado modificaciones en la tecnología de acceso a la base de
datos. Estas mejoras aseguran un entorno mucho más estable. Además, las mejoras
realizadas a la forma en que se genera el índice del libro mayor (archivo G32) reducirán la
probabilidad de daños en la base de datos.
ix
Prefacio
Documentación de productos disponible
La siguiente documentación está disponible para este producto.
z
Guía de configuración e instalación de FRx® 6.7: esta guía sirve de referencia para el
personal de instalación del sistema; se trata de instrucciones prácticas para instalar los
productos FRx.
z
Guía de introducción a FRx® Report Designer: esta guía ayuda a los nuevos usuarios a
comprender cómo configurar Report Designer para que interactúe con los datos
específicos del libro mayor de su empresa.
z
Guía del usuario de FRx® Report Designer 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a aplicar
los componentes de Report Designer para diseñar y generar informes.
z
Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7: esta guía sirve de referencia a
los administradores del sistema FRx que configuran y administran Report Designer o
que mantienen la base de datos de los tipos de conversión de monedas.
z
Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7: esta guía
ayuda a los usuarios a mostrar, imprimir y exportar los informes financieros FRx a
FRx DrillDown Viewer e iniciar informes desde FRx Report Launcher.
z
Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a gestionar
los informes que se ejecutan en el FRx Report Server y a usar el programa para crear,
revisar y gestionar los programas y excepciones de los informes.
z
Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a
generar, mostrar, imprimir, abonarse, exportar, guardar y enviar informes creados y
guardados utilizando Report Designer.
z
Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7: esta guía ayuda a los usuarios
autorizados a enviar un informe FRx al repositorio FRx WebPort y a ver los informes
mediante un navegador web. También ayuda a los administradores de WebPort a
gestionar los archivos y carpetas de informes y a controlar el acceso de usuarios a
WebPort.
z
Informes de ejemplo de FRx 6.7: esta guía proporciona ejemplos de los principales
informes a los usuarios utilizando una base de datos de demostraciones y Report
Designer.
Otra documentación
Algunos componentes de FRx incluyen la ayuda en pantalla de dicho componente. Hay
disponibles los siguientes volúmenes de ayuda:
z
Ayuda en pantalla de FRx® Report Designer
z
Ayuda en pantalla de FRx® DrillDown ViewerTM
z
Ayuda en pantalla de FRx® Report Launcher
z
Ayuda en pantalla de FRx® Report Server
z
Ayuda en pantalla de FRx® Report Manager
z
Ayuda en pantalla de FRx® WebPort
x
Prefacio
Convenciones utilizadas en esta guía
En esta guía se utilizan las siguientes convenciones.
Convención
Descripción
Negrita
Se usa en los procedimientos para indicar un elemento
en pantalla, como un nombre de botón.
Cursiva
Se utiliza para enfatizar.
Comando
Se utiliza para indicar un comando, nombre de archivo o
ruta.
N o ta
Se utiliza para indicar información que complementa al
texto principal.
Sugerencia
Se utiliza para indicar información sobre cómo utilizar la
aplicación de forma distinta.
Atención
Se utiliza para indicar que la realización o no de una
acción específica puede dar lugar a una pérdida de datos.
Se utiliza para indicar que la realización o no de una
acción específica puede dar lugar a daños físicos en el
equipo o servidor.
Advertencia
Contacto con FRx Software
Dirección postal:
Teléfono de servicio técnico de software:
FRx Software Corporation
1-800-FRx-SOLV
4700 South Syracuse Parkway, Suite 150 (1-800-379-7658)
Denver, Colorado 80237
(+1) 303-741-8000
Sitio web:
Gratuito
Principal
http://www.frxsoftware.com
Correo electrónico:
Documentación:
Formación:
Información general:
Sugerencias de productos:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Licencia del software
El software FRx ha sido autorizado para nuestros clientes con configuraciones específicas
y capacidades para cada instalación. La licencia de software controla el número de
usuarios simultáneos autorizados, las fechas de vencimiento y las características
específicas de la versión disponibles bajo los términos de su contrato de licencia. Póngase
en contacto con su distribuidor para obtener más información sobre la adición de
funciones en el contrato de licencia de FRx Software.
xi
Bienvenido a FRx Report Designer
Capítulo 1
Uso de esta guía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Requisitos del sistema . . . . . . . . . . . . . . . 4
Instalación e inicio de Report Designer . . 4
Report Designer: descripción general . . . 5
Navegando en Report Designer . . . . . . 10
Comandos disponibles en todos los menús
de Report Designer . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Bienvenido a Microsoft® Business Solutions
for Analytics–FRx®. FRx elimina las
limitaciones tradicionales de la generación de
informes, permitiéndole ser más creativo y
productivo a la hora de generar informes
financieros de su libro mayor.
FRx extiende la potencia de su sistema
contable, simplificando y mejorando la
generación y administración de informes
financieros. FRx® Report Designerextrae la
información de su libro mayor y la combina, de
manera opcional, con la información de Lotus
1-2-3 o con las hojas de cálculo de Microsoft
ExcelMicrosoft®. A continuación, utiliza tanto
sus formatos de informes como su jerarquía de
administración del informe que tenga
personalizado para producir los informes. Estos
informes pueden visualizarse, imprimirse,
enviarse como correo electrónico o exportarse a
un archivo de texto o de hoja de cálculo.
1
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía
Figura 1-1: Flujo de información en FRx
Uso de esta guía
Las siguientes páginas describen las convenciones utilizadas en esta guía del usuario.
z
Comandos del teclado
z
Comandos del mouse
z
Convenciones tipográficas
z
Notas y mensajes de advertencia
Comandos del teclado
Esta guía utiliza los comandos de teclado, como escribir, introducir, seleccionar y pulsar.
z
Escribir significa escribir los datos especificados en las instrucciones.
z
Introducir significa escribir los datos y luego pulsar la tecla ENTRAR
z
Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y
elegir opciones de menús desplegables.
z
Pulsar significa pulsar una tecla o una combinación de teclas del teclado.
Si necesita pulsar una combinación de teclas simultáneamente, las teclas aparecerán
con el signo más (+) entre ellas. Por ejemplo:
Ctrl+D significa mantener presionada la tecla Ctrl y luego pulsar la tecla D.
En algunos casos, deberá pulsar una tecla, soltarla, y luego pulsar otra. Cuando éste
sea el caso, las teclas aparecerán con una coma (,) entre ellas. Por ejemplo:
Pulsar Alt, F, N es el acceso directo para abrir el menú Archivo y luego
seleccionar Nuevo.
Algunas veces, una tecla existe en más de un lugar del teclado. Generalmente, es
mejor utilizar las teclas del panel numérico cuando tenga activada la tecla NumLock.
2
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía
Comandos del mouse
Los comandos del mouse utilizados en esta guía son “hacer clic”, “hacer doble clic”, “hacer
clic con el botón secundario” y “seleccionar”.
z
Hacer clic significa pulsar el botón izquierdo del mouse. En esta guía del usuario hará
clic sobre botones, casillas de verificación, cuadros dentro de ventanas y cuadros de
diálogo.
z
Hacer doble clic significa presionar rápidamente el botón del mouse dos veces, sin
mover el mouse.
z
Hacer clic con el botón secundario significa pulsar el botón secundario del mouse.
z
Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y
seleccionar las opciones de los menús desplegables.
Convenciones tipográficas
En los pasos de este manual, encontrará en negrita las opciones de pantallas (como por
ejemplo, menús, cuadros y botones) y la información que debe escribir. Por ejemplo:
En el cuadro Descripción, escriba Balance General Tabulado.
El tipo cursiva indica énfasis. Por ejemplo:
Este código define la fila base para las columnas que calculan un porcentaje de la fila
base.
Notas y mensajes de advertencia
Las notas y advertencias indican información adicional en los siguientes formatos: Se
indican en los siguientes formatos:
N o ta
Esta nota indica una información adicional en las secciones de descripción general
que puede ser importante.
Nota: Esta nota indica una información adicional en los pasos de procedimiento que
puede ser importante.
Advertencia
Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica en las secciones
de descripción general.
Advertencia: Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica
en las secciones de descripción general.
3
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Requisitos del sistema
Requisitos del sistema
Los requisitos para instalar y ejecutar FRx se definen en las Directrices de instalación y
requisitos del sistema incluidas en el CD-Rom de Microsoft® Business Solutions for
Analytics–FRx®.
Instalación e inicio de Report Designer
El programa de instalación despliega varios indicadores utilizados para configurar el
Report Designer en el entorno que esté utilizando. Por ejemplo, aparecerá un directorio y
subdirectorio predeterminados donde se instalará FRx. Consulte las Directrices de
instalación y requisitos del sistema en el CD-ROM Microsoft® Business Solutions for
Analytics–FRx® Para obtener más información sobre cómo instalar Report Designer.
Puede anular los valores predeterminados durante la instalación. Para obtener más
información, consulte Guía de introducción a FRx® Report Designer.
El archivo README.TXT
FRx se proporciona con un archivo Readme que describe información de último momento
no descrita en esta guía Puede abrir este documento desde el CD-ROM de instalación de
FRx o después de la instalación, en la carpeta de programa FRx 6.7.
Compañías de ejemplo FRx
FRx incluye datos e informes de ejemplo de dos compañías ficticias: Fabrikam Works, Inc.
(FW) y Fabrikam Works Canada, Inc. (FWC). Para obtener más información sobre el uso
de estos datos de ejemplo, abra el archivo READSAMP.PDF ubicado en el CD-ROM de
instalación de FRx.
Inicio de Report Designer
Report Designer siempre debe iniciarse desde Windows.
Para iniciar Report Designer en Windows
1
Haga clic en Inicio, seleccione Programas y luego FRx 6.7 y haga clic en el icono
Report Designer para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía con que
trabajar.
2
Seleccione una de las compañías de ejemplo de FRx, FW o FWC y haga clic en
Aceptar.
4
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general
Report Designer: descripción general
En Report Designer, se mantiene el diseño de los informes completamente independiente
del libro mayor. Por consiguiente, puede cambiar fácilmente un informe sin modificar el
libro mayor de su sistema contable.
A medida que utiliza Report Designer, verá que cada parte del sistema se ha diseñado
teniendo presente la flexibilidad. Dispone de muchas opciones y de varias formas distintas
de lograr los resultados deseados. Puede usar la configuración predefinida de Report
Designer para crear rápidamente informes o puede personalizar sus informes y cambiar las
definiciones en todo Report Designer.
Esta sección contiene información e instrucciones sobre:
z
Construcción del informe
z
Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades
seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el
formato de filas y la disposición de columnas que utilice.
z
Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede
limitar a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan
acceso únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx
funciona conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente.
z
Informes de presentación profesional
z
FRx® DrillDown ViewerTM
z
Códigos contables
La filosofía del diseño que subyace en Report Designer es simple: todos los elementos se
pueden separar hasta llegar al más mínimo componente y luego se combinan y asocian
según sea necesario.
Con el planteamiento de las construcciones del informe puede combinar fácilmente texto,
cantidades, cálculos y resúmenes de forma ilimitada. Este método le ayuda a crear los
informes que necesite. E igualmente importante, el sistema fomenta la creatividad al
facilitar que sus operaciones puedan verse de formas distintas.
La construcción del informe individual de un informe funciona de forma parecida a una
hoja de cálculo tridimensional pero con más alcance.
z
Formato de filas. Se trata de líneas descriptivas (por ejemplo, salarios o ventas) en un
informe.
5
z
Disposición de columnas. Se trata de los importes monetarios y cálculos reales, más
los períodos de informes y códigos de libros.
z
Árbol de informes. Son similares a un gráfico de organización. Contiene unidades de
informes individuales que representan cada cuadro del gráfico. Estas unidades pueden
ser los departamentos individuales del libro mayor o las unidades más altas que
resumen datos de otras unidades de informes.
El siguiente informe de ejemplo ilustra la forma en que se combinan las construcciones del
informe para crear un informe.
Esta unidad de
informe se definió en
la construcción del
informe Árbol de
informes.
Estas columnas se
definieron en la
construcción del
informe Disposición
de columnas.
Estas filas se
definieron en la
construcción del
informe Formato de
filas.
Figura 1-2: Informe de ejemplo
6
z
Catálogo de informes. Los informes de FRx se guardan en el Catálogo de
informes.FRx Cada entrada de catálogo se compone de una fila, una columna y un
árbol (elemento opcional) que definen el informe. Una vez que se definan estos
elementos podrá ejecutar un informe.
En el catálogo de informes también puede especificar el tipo de informe que desea
imprimir:
z
Informes financieros
z
Informes de detalles de cuenta
z
Informes de detalles de transacciones
z
Cualquier combinación de estos tipos de informes
Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades
seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el
formato de filas y la disposición de columnas que utilice.
Seguridad de usuario
Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede limitar
a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan acceso
únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx funciona
conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente.
Conjuntos de especificaciones de informes
Todas las especificaciones de los informes de FRx (formatos de filas, disposiciones de
columnas, árboles de informes y catálogos) se guardan en bases de datos relacionales
denominadas conjuntos de especificaciones. En los sistemas cliente/servidor, guarde los
conjuntos de especificaciones en la red para que varios usuarios puedan tener acceso a los
informes de cada compañía.
Si desea obtener más información, consulte “Creación de conjuntos de especificaciones”
en el Capítulo 2 de Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
7
Informes de presentación profesional
Con el uso de los potentes controles de impresión y de formato de FRx, puede producir
informes con una presentación profesional. Mediante los controles de impresión y de
formato incorporados de FRx, puede:
z
Usar fuentes, colores, sombreados, cuadros y líneas en sus informes
z
Formatear filas y columnas en forma independiente
z
Formatear encabezados individuales de columna, títulos y pies de página
z
Reducir, ampliar o ajustar automáticamente el tamaño de página.
z
Enviar informes a través del correo electrónico directamente desde Report Designer o
desde DrillDown Viewer
z
Generar grupos de informes utilizando FRx® Report Launcher sin abrir Report
Designer
z
Publicar informes en un servidor Web
Fabrikam Works, Inc.
Tabular Balance Sheet
For the Five Months Ending May 31, 2004
ASSETS
Cash - Checking
Cash - Money Market
Total Cash
Accounts Receivable
Allowance For Bad Debts
Intl Corp Receivable
$134,111.13
46,751.00
180,862.13
166,164.00
(2,184.00)
271,213.00
Net Accounts Receivable
435,193.00
Total Inventories
779,026.00
Prepaid Assets
3,289.00
Current Assets
Leasehold Improvements
Office Furniture And Fixtures
Office Equipment
Less Accumulated Depreciation
1,398,370.13
69,600.00
34,500.00
37,700.00
(40,635.00)
Net Fixed Assets
101,165.00
Total Assets
$1,499,535.13
LIABILITIES AND SHAREHOLDERS' EQUITY
Accounts Payable
Accrued Liabilities
Total Current Liabilities
Leases Payable
Notes Payable
Long-Term Liabilities
$84,253.00
137,867.00
222,120.00
10,100.00
142,794.00
152,894.00
Total Liabilities
Capital Stock
Additional Paid-In Capital
Year-to Date Income
Retained Earnings
Shareholders' Equity
Liabilities and Equity
375,014.00
50,000.00
500,269.00
377,152.13
197,100.00
1,124,521.13
$1,499,535.13
Figura 1-3: Balance general tabular
8
FRx® DrillDown ViewerTM
Con el sistema independiente denominado DrillDown Viewer, los usuarios en su compañía
pueden visualizar informes de FRx incluso cuando no tengan acceso a Report Designer. A
través de este programa, los usuarios pueden seleccionar las unidades de informe del árbol
de informes, y luego visualizar e imprimir los estados financieros y los informes de cuentas
fundamentales y de transacciones detalladas.
También puede utilizar DrillDown Viewer para enviar informes a otros usuarios a través del
correo electrónico, borrarlos, imprimirlos y exportarlos a un archivo de hoja de cálculo con
fórmulas. Si desea obtener más información sobre DrillDown Viewer, consulte Guía del
usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7.
Códigos contables
Aunque los sistemas contables tratan normalmente los códigos contables del libro mayor
como unidades indivisibles únicas, Report Designer los trata de forma que la flexibilidad
en la generación de informes es mayor.
La mayoría de las empresas tienen algún tipo de estructura que clasifica a sus operaciones
en categorías diferentes. Un código de cuentas tipo de libro mayor contiene al menos un
segmento de código contable que describe el tipo de cuenta (como por ejemplo, metálico o
ventas). A este segmento de código del libro mayor (denominado generalmente en sistemas
contables como el código de objeto, cuenta principal, o cuenta primaria) se le denomina
segmento del código de la cuenta principal en Report Designer.
El resto de los códigos del libro mayor definen por lo general el departamento, la división,
la ubicación, el área, la tarea, el proyecto y otras categorías dentro de la estructura general
de la empresa. En Report Designer, estos segmentos de código de libro mayor se
denominan segmentos de códigos contables de responsabilidad.
Cash
1100
Natural
Denver
1000
Division
Código contable
completo del libro mayor
Corporate
000
Department
Segmento de responsabilidad
.
Figura 1-4: Código contable de libro mayor
N o ta
Esta diferencia entre los segmentos principales y los de responsabilidad es crítica para
el uso satisfactorio de FRx. Por lo general los usuarios definen el segmento principal
en un formato de filas y los segmentos de responsabilidad en un árbol de informes
administrativo. Estos códigos se combinan de diversas maneras cuando se imprimen
los informes. Cuando el proceso de creación automática de Report Designer genera los
formatos de filas y los árboles de informes, se separan las partes de los segmentos
principales y de responsabilidad del código contable.
9
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Navegando en Report Designer
Report Designer usa el concepto de año base y período base en lugar de año o período
actual. Esto le permite diseñar disposiciones de columnas que se adaptan fácilmente a sus
diversas necesidades de generación de informes. Si usara el período actual para imprimir
un informe para el período anterior (o cualquier otro período), tendría que modificar la
disposición de columnas. Con el concepto base, una vez que especifica el período base en
la disposición de columnas, lo único que necesita hacer después es indicar a Report
Designer el período base con el que desea generar el informe en el catálogo de informes.
El período base, en el Catálogo de Informes, está predefinido como el período actual. De
manera que cuando diseñe las disposiciones de columnas, trate al período y año base como
el período y año actual. Luego, cuando inicie la impresión de informes, puede generar el
mismo informe con años y períodos bases distintos.
Navegando en Report Designer
FRx es una aplicación de Microsoft® Windows® que aprovecha plenamente los entornos de
Microsoft Windows 9x y Microsoft Windows XP. Si no está familiarizado con los menús,
ventanas, teclas, ventanas múltiples o con otras características de Windows, consulte su
documentación Windows.
z
Panel de control de Report Designer
z
Barra de herramientas
z
Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado
z
Cuadros de control de registros
Panel de control de Report Designer
Cuando inicia Report Designer y selecciona la compañía predeterminada, el Panel de
control aparece en pantalla.
Figura 1-5: Panel de control de Report Designer
10
Esta es la ventana principal de Report Designer. Las tres construcciones del informe
(Formato de filas, Disposición de columnas y Árboles de informes) se encuentran en el
nivel superior. Debajo de estas construcciones del informe se encuentra el Catálogo de
Informes, que combina los distintos bloques de construcción de cada uno de ellos.
Desde la ventana principal de Report Designer, podrá acceder a cada función de Report
Designer. También podrá modificar cualquier construcción del informe y el Catálogo de
Informes, utilizando el mouse o las teclas de flechas para seleccionar la parte que
corresponda del panel de control.
z
Para seleccionar cualquiera de estas construcciones del informe de Report Designer
(filas, columnas, árbol de informes) o el Catálogo de informes, haga clic sobre el
icono correspondiente. Si desea obtener más información sobre filas, columnas y
árboles de informes, consulte el Capítulo 3, “Creación de formatos de filas”; el
Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información” y el Capítulo 6, “Creación de
un árbol de informes”.
z
Para tener acceso a las funciones que están relacionadas con la configuración de
Report Designer y con sus compañías, use los comandos del menú Compañía. Si
desea obtener más información sobre estas funciones, consulte el Capítulo 2, Agregar
información de la compañía, en Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
z
Para tener acceso a las funciones del Administrador del Sistema, incluyendo la
configuración de seguridad y mantenimiento, use el menú Administración. Para
obtener más información sobre estas funciones, consulte el Capítulo 1, Realización de
tareas administrativas, de Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
z
Para crear rápidamente informes para su propia compañía, consulte el Capítulo 2,
“Creación de informes básicos con FRx Report Designer”.
Todas las ventanas principales despliegan una barra de herramientas bajo la barra de menú.
Los siguientes botones de la barra de herramientas son comunes en todas las ventanas
principales. Los botones específicos de ciertas ventanas se explican en los capítulos
respectivos.
Botón de barra de
herramientas
Descripción
Crea un nuevo Formato de filas, una disposición de columnas
o un árbol de informes. O, en el menú Archivo, haga clic en
Nuevo.
Abre un formato de filas, una disposición de columnas o un
árbol de informes existente. O, en el menú Archivo, haga clic
en Abrir.
Guarda el formato de filas, disposición de columnas, árbol de
informes o el registro de catálogo actual. O, en el menú
Archivo, haga clic en Guardar.
Tabla 1-1: Botones de la barra de herramientas
11
Botón de barra de
herramientas
Descripción
Imprime el formato de filas, la disposición de columnas o el
árbol de informes actual. O, en el menú Archivo, haga clic en
Imprimir.
Corta el texto seleccionado y lo coloca en el portapapeles de
Windows. O, en el menú Editar, haga clic en Cortar.
Copia el texto seleccionado y lo coloca en el portapapeles de
Windows. O, en el menú Editar, haga clic en Copiar.
Pega el contenido del portapapeles de Windows en la posición
del cursor. O, en el menú Editar, haga clic en Pegar.
Bloquea cualquier elemento de Report Designer (formato de
filas, disposición de columnas, árbol de informes o cualquier
ID de catálogo) ante cambios accidentales.
Abre la construcción del informe de Catálogo de informes.
Cuando selecciona este botón de la barra de herramientas, se
abre la ventana Catálogo de informes. Cuando cierra esta
ventana, el sistema regresa al Panel de control de Report
Designer.
Tabla 1-1: Botones de la barra de herramientas (continúa)
Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado
Puede usar estas teclas y estas técnicas en todo el sistema Report Designer.
z
Acceso a la ayuda de desde Report Designer
z
Uso de los menús
z
Navegación en las ventanas de Report Designer
z
Navegación sin mouse u otro dispositivo indicador
z
Edición de un campo (F2)
z
Seleccionar filas o columnas
z
Despliegue de una lista de entradas disponibles (F3)
z
Utilización del botón secundario del mouse
Acceso a la ayuda de desde Report Designer
z
Pulse F1 para obtener ayuda relacionada con la tarea actual.
z
O en el menú Ayuda, haga clic en Contenido.
z
Seleccione el botón Ayuda de la barra de herramientas.
12
Uso de los menús
Para desplegar un menú
z
Señale uno de los menús con el indicador del mouse y haga clic.
z
Pulse la tecla Alt y la tecla que corresponda a la letra subrayada. Por ejemplo, para
seleccionar el menú Archivo, pulse Alt+F.
Para seleccionar un comando del menú
z
Señale el comando y haga clic.
z
Pulse la tecla que corresponda a la letra subrayada. Por ejemplo, para seleccionar el
comando Nuevo del menú Archivo, pulse N.
Para salir del menú sin seleccionar nada
z
Pulse Esc dos veces o haga clic en la ventana principal fuera del menú.
Los menús que son iguales para todas las ventanas principales de Report Designer se
describen en “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la
página 19. Los menús que se utilizan en construcción del informe específicos de
Report Designer (Formato de Filas, Disposición de Columnas, Árbol de Informes o
Catálogo de Informes) se describen en el capítulo respectivo de esa construcción del
informe.
N o ta
Navegación en las ventanas de Report Designer
z
Para abrir una construcción del informe sin cerrar el actual, en el menú Archivo,
seleccione Nuevo y haga clic en Columna.
En cada construcción del informe puede tener abiertas hasta cuatro hojas de cálculo a
la vez.
N o ta
z
Para cerrar una construcción del informe abierta, en el menú Archivo, haga clic en
Cerrar.
z
Si está en una ventana, seleccione el botón Cancelar para regresar a la ventana
principal. Para ejecutar sus selecciones, haga clic en Aceptar.
z
Para salir de Report Designer, en el menú Archivo, haga clic en Salir.
Navegación sin mouse u otro dispositivo indicador
Cada ventana tiene un cuadro de control a la izquierda de la barra de títulos.
z
Para tener acceso al cuadro de control de menú de la ventana en que se encuentra (es
decir, una ventana desde la que no puede obtener acceso a la ventana principal), pulse
y mantenga pulsada la tecla Alt y luego pulse la barra espaciadora.
z
Para acceder al cuadro de control de menús de una ventana hija (es decir, una ventana
desde la que puede obtener acceso a la ventana principal), active la ventana,
seleccionando la barra de títulos, pulse y mantenga pulsada la tecla Alt y luego pulse
la tecla (-) de guión.
13
Edición de un campo (F2)
Puede usar la tecla F2 para editar cuadros en el Formato de filas, Disposición de columnas
o en el Árbol de informes.
z
Pulse F2 para editar el contenido de un cuadro.
z
Durante la edición, el sistema tomará como predeterminado el modo de inserción (si
escribe caracteres se insertarán en la posición del cursor). Para pasar al modo de
sobrescritura (es decir, para que los caracteres que escriba vayan reemplazando a los
existentes), pulse la tecla Insertar (Insert).
z
Si está editando un cuadro (después de pulsar la tecla F2), y desea restablecer el
contenido del cuadro original, pulse la tecla Esc.
Seleccionar filas o columnas
Puede seleccionar una fila o columna entera en la construcción del informe resaltándola.
z
Para resaltar una fila con el teclado, pulse y mantenga pulsada la tecla Mayús mientras
pulsa la barra espaciadora.
z
Para resaltar una fila con el mouse, haga clic sobre el cuadro izquierdo de la celda
Número de fila.
z
Para resaltar una columna con el teclado, pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl
mientras pulsa la barra espaciadora.
z
Para resaltar una columna con el mouse, haga clic sobre el cuadro que se encuentra en
la parte superior de la columna.
Despliegue de una lista de entradas disponibles (F3)
Los cuadros que despliegan listas tienen un botón de flecha abajo en el lado derecho. Si
hace clic en este botón, se desplegará una lista con las entradas disponibles.
En algunos de estos cuadros, como los de la ventana Disposición de columnas, la tecla
de flecha abajo sólo aparece cuando selecciona la celda (cuando mueva el cursor a esa
celda).
N o ta
Existen cuatro formas de desplegar una lista de opciones disponibles:
z
Haga clic en la flecha abajo
z
Haga doble clic en la celda que tiene una flecha abajo
z
Coloque el cursor en la celda y luego pulse F3
z
Coloque el cursor en la celda y luego en el menú Editar, haga clic en Zoom.
14
Utilización del botón secundario del mouse
Puede hacer clic con el botón secundario del mouse para abrir el menú contextual Editar
desde cualquiera de las construcciones del informe Report Designer. El siguiente menú
aparece cuando hace clic con el botón secundario del mouse en una celda de formato de
filas, disposición de columnas o árbol de informes.
Figura 1-6: Menú Editar Abreviado
Puede editar el cuadro utilizando las siguientes opciones.
Selección del menú
contextual
Descripción y pasos
Cortar
Utilice el comando Cortar para eliminar la información de
una celda de una construcción del informe:
1 Resalte la información que desee cortar.
2 Haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione
Cortar.
Copiar
Utilice el comando Copiar para copiar información de la
celda de una construcción del informe:
1 Resalte la información que desee copiar.
Copiar.
Pegar
Utilice el comando Pegar para pegar información en la celda
de una construcción del informe:
1 Seleccione el cuadro en el que desee pegar la información.
2 Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione
Pegar.
Borrar
Utilice el comando Eliminar para borrar información de la
celda de una construcción del informe:
1 Resalte la información que desee eliminar
2 Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la celda
de la fila, columna o unidad.
3 Seleccione el comando Eliminar.
Tabla 1-2: Selecciones del menú contextual Editar
15
Selección del menú
contextual
Descripción y pasos
Buscar
Use el comando Buscar para localizar información contenida
en la celda de una construcción del informe:
Consulte las instrucciones Para encontrar texto a
continuación en este capítulo.
Reemplazar
Utilice el comando Reemplazar para localizar y reemplazar
información en un cuadro de una construcción del informe:
Consulte las instrucciones Para reemplazar texto a
continuación en este capítulo.
Eliminar fila,
columna, unidad
Utilice el comando Eliminar para borrar toda una fila,
columna o unidad de informe:
1 Seleccione la fila, columna o unidad que desee borrar y
luego haga clic con el botón secundario del mouse.
2 En el menú, seleccione Eliminar fila, Eliminar columna o
Eliminar unidad.
Insertar fila,
columna, unidad
Utilice el comando Insertar para insertar toda una fila,
columna o unidad de informe:
1 Para insertar una fila o unidad, coloque el cursor en la
celda directamente debajo de donde desee efectuar esta
opción.
2 Para insertar una columna, seleccione la columna anterior
donde desee colocar la nueva columna.
Insertar fila, Insertar columna o Insertar unidad.
Report Designer inserta la fila, columna o unidad encima de la
fila, columna o unidad resaltada.
Tabla 1-2: Selecciones del menú contextual Editar (continúa)
16
Para buscar un texto
1
Haga clic con el botón secundario en la construcción del informe donde desee efectuar
la búsqueda
2
Seleccione Buscar para acceder al cuadro de diálogo Buscar.
3
En el campo Buscar, introduzca el texto que desee encontrar.
4
Haga clic en el botón Siguiente.
5
Para realizar una búsqueda más específica, seleccione una o más de las opciones del
cuadro de diálogo Opciones de búsqueda.
Una vez que haya localizado el texto, lo puede sustituir por otro con el botón
Reemplazar.
Para reemplazar un texto
1
Haga clic con el botón secundario en la construcción del informe donde desee efectuar
la búsqueda
2
Seleccione Reemplazar para acceder al cuadro de diálogo Reemplazar.
Use estas opciones para
modificar su búsqueda.
3
En el cuadro Buscar, introduzca el texto que desea encontrar.
4
En el cuadro Reemplazar por, introduzca el texto por el que desea reemplazarlo.
5
Haga clic en Reemplazar para reemplazar una instancia del texto, o en Reemplazar
todo para cambiar todas las repeticiones del texto.
17
Cuadros de sólo despliegue
Los cuadros de despliegue indican información que puede ser útil para usted en la función
que esté efectuando. La información de estos cuadros es de sólo lectura.
Este es un ejemplo de un cuadro de despliegue. Aquí se
indica la descripción del formato de filas seleccionado.
Figura 1-7: Cuadro de sólo despliegue
Algunas ventanas en FRx contienen cuadros de control de registros. Este tipo de cuadro es
similar a la siguiente figura.
Figura 1-8: Cuadro de control de registros
Control de registros
Descripción
Botones de flechas
Haga clic sobre los botones de las flechas derecha o izquierda
para pasar del primer al último registro, clasificados en orden
alfabético (por ejemplo, la última compañía o el último
catálogo).
Haga clic sobre la tecla de la flecha interior para pasar al
registro anterior o al siguiente registro.
Buscar
Haga clic en Buscar para acceder al cuadro de diálogo que
enumera todos los registros relacionados en orden alfabético.
A medida que empiece a introducir el nombre del registro en
el campo Buscar, el cursor se traslada al primer registro que
empieza por esas letras. También puede seleccionar un
registro de la lista directamente a través del mouse.
Nuevo
Haga clic en Nuevo para introducir un nuevo registro en
Report Designer. En algunos casos, encontrará valores
predeterminados por el sistema.
Duplicar
Haga clic en Duplicar para eliminar las claves principales
(únicas) de un formulario y conservar el resto de la
información. Puede usar este botón para copiar la información
de un registro existente a uno nuevo que desee crear.
Tabla 1-3: Selecciones de cuadros de control de registros
18
Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Comandos disponibles en todos los menús de Report
Designer
Control de registros
Descripción
Guardar
Haga clic en Guardar para guardar cualquier modificación
que haya efectuado en el registro actual.
Eliminar
Haga clic en Eliminar para borrar permanentemente el
registro actual de Report Designer. El sistema le pedirá que
confirme si desea realmente borrar este registro.
Tabla 1-3: Selecciones de cuadros de control de registros (continúa)
z
z
Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer
Cada formato de filas, disposición de columnas, árbol de informes y ventana de catálogo
de Report Designer tiene una barra de menú en el área superior de la ventana. Cada sistema
de menú contiene a su vez varios menús. Algunos de ellos, como el menú Archivo,
contienen muchos de los mismos comandos de todas las ventanas de Report Designer.
Otros menús se utilizan en varias ventanas de Report Designer pero no en otras. Por
ejemplo el menú Árbol, sólo es accesible desde la ventana Árbol Informes.
Esta sección describe los menús y las opciones estándar de todas las ventanas principales
de Report Designer. Los menús que aparecen únicamente en ventanas específicas y en las
opciones de construcción del informe (por ejemplo la ventana Formato de Filas) se
describen en los capítulos respectivos.
Utilice la tabla siguiente como una lista de referencia rápida para usar los menús estándares.
Para
Use este menú y comando
Abrir una nueva fila,
una columna o un
árbol
En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
Abrir una fila,
columna, árbol o ID
de catálogo existente
En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
Cerrar una ventana
abierta
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Cerrar todas las
ventanas abiertas
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar todo.
Guardar la hoja de
cálculo actual
En el menú Archivo, haga clic en Guardar (o pulse Ctrl+S).
Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer
19
Designer
Para
Guardar la hoja de
cálculo actual con un
nuevo nombre
En el menú Archivo, haga clic en Guardar como (o pulse
Ctrl+A).
Cambiar la
configuración de la
impresora
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
Reparar el conjunto de
especificaciones o la
base de datos del
sistema FRx
En el menú Archivo, haga clic en Compactar base de datos
Salir de Report
Designer
En el menú Archivo, haga clic en Salir.
Visualizar la
información de la
compañía
En el menú Compañía, haga clic en Información.
Cambiar la compañía
predeterminada
En el menú Compañía, haga clic en Seleccionar
Editar el formato de
cantidades y de fechas
En el menú Compañía, haga clic en Formatos
Editar grupos de
especificaciones
En el menú Compañía, haga clic en Conjunto de
Activar o desactivar la
barra de herramientas
En el menú Opciones, haga clic en Barra de herramientas.
barra de estado
En el menú Opciones, haga clic en Barra de estado.
barra de edición
En el menú Opciones, haga clic en Barra de edición.
Acceder al panel de
control de Report
Designer
En el menú Ventana, haga clic en Panel de control (o pulse
F6).
Desplegar todas las
ventanas abiertas de
arriba a abajo
En el menú Ventana, haga clic en Mosaico horizontal.
Desplegar todas las
ventanas abiertas una
sobre otra
En el menú Ventana, haga clic en Mosaico vertical.
deFRx.
predeterminada.
internacionales.
especificaciones.
Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer (continúa)
20
Designer
Para
Desplegar todas las
ventanas abiertas de
derecha a izquierda
En el menú Ventana, haga clic en Cascada.
Obtener ayuda sobre
Report Designer
O en el menú Ayuda, haga clic en Contenido.
Obtener ayuda sobre
un cuadro en Report
Designer
En el menú Ayuda, haga clic en Sensible al contexto.
Obtener el número de
versión de Report
Designer y los
recursos del sistema
disponibles
En el menú Ayuda, haga clic en Acerca de.
Tabla 1-4: Menús estándar de Report Designer (continúa)
21
Creación de informes básicos con FRx
Report Designer
Capítulo 2
Crear una compañía . . . . . . . . . . . . . 23
Creación de un informe de ejemplo . . 26
Creación de un formato de filas a partir
del plan de cuentas . . . . . . . . . . . . . . 27
Modificación del formato de fila . . . . . 29
Guardar el archivo de formato de fila. 43
Creación de una disposición de
columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Trabajo con árboles de informes . . . . 47
Creación de un nuevo ID de Catálogo51
Generación y visualización de un
informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Cómo completar su configuración . . . 57
Este capítulo describe cómo crear un informe
básico en FRx® Report Designer. En este
capítulo, aprenderá paso a paso cómo generar,
guardar y ver un informe.
Para que pueda utilizar el sistema rápidamente,
lea este capítulo antes de utilizar Report
Designer. Para obtener ejemplos de varios tipos
específicos de informes, consulte Informes de
ejemplo de FRx® 6.7.
Aunque existen muchas características y
opciones disponibles en Report Designer, no
necesita conocerlas todas para producir
informes excelentes. Muchos usuarios pueden
mejorar de modo significativo sus capacidades
de generación de informes utilizando tan solo
las características básicas que se describen en
este capítulo.
A medida que se familiariza con Microsoft®
Business Solutions for Analytics–FRx®, querrá
hacer uso de algunas de sus características más
avanzadas. En este momento, consulte los
capítulos restantes de esta guía para obtener
explicaciones más detalladas de todas las
funciones de FRx.
Las secciones que se describen a continuación
son mucho más fáciles de comprender si tiene
Report Designer en pantalla. Por lo tanto, antes
de continuar, asegúrese de haber instalado FRx
y de que esté listo para utilizarse.
22
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Crear una compañía
Crear una compañía
Cuando empiece a utilizar FRx, deberá proporcionarle a Report Designer información
específica sobre su compañía o compañías.
Para crear una compañía
1
Inicie Report Designer para acceder al panel de control de FRx.
2
En el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo
Información de la compañía.
Aparece el cuadro de diálogo Información de la compañía y muestra el registro de
información de la compañía.
3
Haga clic en el icono Nuevo para borrar los cuadros en el cuadro de diálogo
4
En el cuadro Código de compañía FRx, escriba un código único que describa esta
compañía y que corresponda con el nombre de su libro mayor.
Atención: FRx no reconoce los siguientes símbolos como caracteres de código de
compañía válidos: ‘ ” | / \ : ? * < >.
23
5
En el cuadro Nombre de compañía, escriba una descripción que se corresponda con el
nombre de la compañía de FRx.
Este nombre también aparecerá en sus informes de forma predeterminada, por lo que
se aconseja seleccionar y escribir la descripción teniendo en cuenta esta situación.
6
Haga clic en el cuadro Sistema contable y seleccione el sistema contable de la lista.
7
Haga clic en la ficha Información del sistema FRx.
8
En el cuadro Conjunto de especificaciones, deje seleccionada la opción
Predeterminada.
Si creó anteriormente un conjunto de especificaciones para trabajar con su sistema
contable, podrá seleccionarlo aquí.
Nota: Este es el nombre de la base de datos en la que FRx guarda las construcciones
de los informes del informe de la compañía (los formatos de filas, la disposición
de las columnas, los árboles de informes y los ID de catálogo).
9
En el cuadro Importar y exportar ruta, realice una de las siguientes operaciones:
z
Deje el subdirectorio IO_Data predeterminado.
z
Escriba una nueva ruta para los archivos importados o exportados.
Esta ruta identifica el lugar donde FRx guarda y busca los archivos FRx® DrillDown
ViewerTM (.frd, .frb, y .frz), XML, Microsoft® Excel (.xls) y Lotus 1-2-3 (.wk1).
10 En el cuadro Formato de importe y fecha, realice una de las siguientes operaciones:
Seleccione un formato internacional de la lista.
z
Deje este cuadro en blanco para tener FRx predeterminado en la configuración del
equipo.
Esta definición se aplica solamente a esta compañía y los informes se vinculan a esta
compañía. Puede anular esta configuración de las columnas en la ventana de
disposición de columnas o para las unidades de informe individuales en un árbol de
informe.
z
11 En el cuadro Moneda funcional, seleccione un código de moneda de la lista.
Generalmente, debe configurar la moneda funcional de manera que sea la misma que
su moneda base en su libro mayor. Esta es la moneda que será el punto de partida para
todas las conversiones de monedas.
12 El cuadro Ruta de base de datos de tipos de cambio se utiliza junto con la función
Conversión de monedas de FRx®. Vea el Capítulo 9, “Utilización de la conversión de
moneda de FRx” para más información.
24
13 En el cuadro Descripción del período realice una de las siguientes operaciones:
Si los períodos contables
Entonces
Son meses completos
Deje un mes hasta el predeterminado.
No son meses completos
Escriba el fin del período.
Nota: Esta descripción se utiliza en los encabezados del informe.
14 En el cuadro Descripción plural realice una de las siguientes operaciones:
Si los períodos contables
Entonces
Son meses completos
Deje un mes hasta el predeterminado.
No son meses completos
Escriba el fin de los períodos.
El texto que usted introduzca en este cuadro se utiliza en los encabezados de sus
informes. Por ejemplo, si escribe mes hasta el en este cuadro, el encabezado para el
informe generado para marzo de 2004 dirá Para el mes hasta el 31 de marzo de
2004.
15 Haga clic en la ficha Información específica del sistema.
16 Consulte la Guía de introducción a FRx® Report Designer enviada con FRx para
completar esta ficha.
25
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un informe de ejemplo
Creación de un informe de ejemplo
Los siguientes temas de páginas muestran cómo crear el estado de resultados de ejemplo
que se muestra en Figura 2-1. Este informe está basado en Fabrikam Works datos de
ejemplo. Use datos de ejemplo para seguir los pasos y crear el informe de ejemplo. También
puede modificar las instrucciones para usar su propia compañía, plan de cuentas y
estructura corporativa.
Figura 2-1: Estado de resultados
26
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un formato de filas a
partir del plan de cuentas
Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas
FRx está diseñado para ser flexible y fácil de utilizar. Una de las maneras en que se logran
estos objetivos es proporcionándole características de interfaz conocidas que posiblemente
esté utilizando en los programas de hojas de cálculo basados en Windows como Microsoft
Excel.
La flexibilidad de Report Designer hace que cada formato de filas sea útil en una cantidad
de situaciones diferentes. Tenga en cuenta que si desea usar el mismo formato para más de
un departamento, no necesitará repetir este procedimiento en cada departamento.
En esta sección aprenderá a generar un nuevo formato de fila obteniendo datos
automáticamente de la base de datos de ejemplo de Fabrikam Works, Inc. Cuando haya
generado este formato de filas, contendrá códigos de fila que identifican cada fila,
descripción de fila, código de LM y otra información extraída del plan de cuentas de
Fabrikam Works.
Para crear un formato de filas
1
En el Panel de control de FRx, en el menú Compañía, haga clic en Seleccionar
predeterminada para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía
predeterminada.
2
En el cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada, seleccione FW.
3
Haga clic en Aceptar para volver al Panel de control de FRx.
4
En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila.
Nota: El nombre del formato de filas en la parte superior de la ventana es Sin título 1,
lo que significa que está trabajando con un archivo nuevo que no se ha
guardado.
27
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un formato de filas a
partir del plan de cuentas
5
En el menú Editar, haga clic en Agregar filas del plan de cuentas para acceder al
cuadro de diálogo Agregar filas del plan de cuentas.
Para obtener más información sobre cómo utilizar el segmento de código de cuenta
principal, consulte “Códigos contables” en la página 9 en el capítulo 1.
6
A continuación, realice las siguientes operaciones:
z
En el primer cuadro Inicio del intervalo de cuentas, escriba 4100.
z
En el primer cuadro Fin del intervalo de cuentas, escriba 5500.
Nota: Cuando escriba un segmento, Report Designer sólo despliega los códigos
únicos para ese segmento en el formato de filas. Por ejemplo, el segmento
natural 4100 puede estar incluido en cientos de cuentas del libro mayor pero
sólo aparecerá una vez en el formato de filas.
7
El cuadro Código de fila inicial tiene el valor predeterminado de la fila 100,
Este valor predeterminado muestra la fila 100 como la primera fila cuando abre la
ventana formato de fila.
8
El cuadro Incrementar cada fila en tiene el valor 30 de forma predeterminada.
Este valor incrementa el código de fila en la ventana de formato de fila por 30. Por
ejemplo, la primera fila tiene el número 100, la segunda el 130, etc.
28
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Modificación del formato de fila
9
Haga clic en Aceptar para ver las cuentas 4100 a 5500 en la ventana de formato de
filas.
Sugerencia: No intente crear un formato que contenga todas las combinaciones de
cuentas y subcuentas del libro mayor de su compañía. Report Designer
opera con varios formatos pequeños y posteriormente usa el árbol de
informes y otras técnicas para ejecutar informes de múltiples
departamentos. Si su selección da como resultado varios cientos de filas
en un informe, divida el formato en secciones de informe más pequeñas.
Modificación del formato de fila
Esta sección describe los pasos necesarios para formatear filas de informes para un estado
de resultados de ejemplo donde se incluye:
z
Filas de ingresos
z
Filas de gastos de explotación
z
Filas de ingresos
29
Filas de ingresos
Los Códigos de fila 25-259 que se utilizan a continuación en la Figura 2-2 representan las
filas con formato para un estado de resultados de ejemplo. Las filas de ingresos de este
estado de resultados de ejemplo incluyen la descripción de los ingresos, ventas, ventas
netas, coste de los bienes vendidos (COGS), margen bruto y filas para crear una separación
de gastos.
Beneficios
Ventas
Ventas netas
COGS
Margen bruto
Separar
beneficios
de gastos
Figura 2-2: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 25-259
Los códigos de fila que crea en el informe de ejemplo pueden ser distintos a los que se
muestran en la Figura 2-2.
N o ta
Agregar una descripción de ingresos
Puede modificar el formato de fila de ejemplo creado en “Creación de un formato de filas
a partir del plan de cuentas” en la página 27 para incluir filas adicionales y luego designar
las filas como Ingresos utilizando el código de formato DES. Puede agregar filas de
informe de ingresos en la ventana de formato de filas, con las filas mostradas. Los Códigos
de filas de ingresos 25-75 en la Figura 2-2 están basados en las siguientes instrucciones.
Para agregar filas de informe de descripción de ingresos
1
Mire en la parte superior del formato de fila de ejemplo (código de fila 100) creado
en la sección anterior.
2
A partir de la fila 100, seleccione tres filas.
3
En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar tres filas nuevas.
30
4
Realice las siguientes operaciones:
En:
Haga
La primera fila nueva
1 Haga clic en la columna Cód. fmto.,
seleccione DES de la lista.
2 Haga clic en Aceptar para regresar a la
ventana Formato de filas.
La segunda fila nueva
Haga clic en la columna Descripción y en la
barra de edición escriba Ingresos.
La tercera fila nueva
1 Haga clic en la columna Cód. fmto. y
seleccione DES de la lista.
2 Haga clic en Aceptar para regresar a la
Ahora ha agregado un encabezado ingresos y espacio alrededor del encabezado
utilizando el código de formato DES (Descripción).
Modificación de las filas de informes de ventas
Puede realizar modificaciones en los valores de las columnas, cambiar los códigos de filas
y agregar o eliminar filas. Los Códigos de filas de ventas 100-199 en la Figura 2-2 en la
página 30 se modificaron con las siguientes instrucciones.
Para modificar filas de informes de ventas
1
Vaya a la fila Ventas del formato de filas de ejemplo.
En nuestro ejemplo, esta fila tiene el código de fila 100.
2
Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor.
3
A continuación, en la barra de edición, cambie 4100 por 410?-(4109).
Nota: En la fila 100, aparece una C en la columna Saldo normal. Esto invierte el
signo del saldo normal de la cuenta de crédito y lo hace aparecer como una
cantidad positiva en el informe.
31
4
Seleccione la fila Ventas (Eliminación).
5
En el menú Editar, haga clic en Eliminar fila.
Esto retira la fila eliminación del informe.
6
A partir de la fila COGS, seleccione tres filas.
7
En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar tres filas nuevas.
8
En la fila siguiente a la fila Descuentos de ventas, haga clic en la columna Cód.
fmto. y seleccione --- Cód. fmto. de la lista.
Esta acción hace que se subraye la fila Descuentos de ventas.
9
Revise la fila Ventas formateada.
Adición de una fila de ventas netas que incluye una fórmula
Puede modificar una fila para incluir las ventas netas cambiando el código de formato a
TOT (total) y agregando una fórmula para calcular las ventas netas. Se agregó el código de
fila 206 en la Figura 2-2 en la página 30 siguiendo estas instrucciones.
Para agregar una fila de ventas netas que incluya una fórmula
1
Vaya a la fila que sigue el formato creado para los descuentos de ventas.
En nuestro formato de fila de ejemplo, este es el código de fila 206.
2
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT de la lista.
Report Designer calcula el total cuando se selecciona este código.
3
Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados y escriba los
códigos de fila para la siguiente fórmula:
<Código de fila Ventas>- (menos) <Código de fila Devolución de ventas>(menos) <Código de fila Descuento de ventas>.
En nuestro formato de fila de ejemplo, la fórmula de ventas netas es 100-160-190.
32
4
Revise la fila Ventas netas formateada.
Modificación de las filas de informe COGS
Puede aplicar las funciones de formato utilizadas en las secciones anteriores para modificar
las filas de informes COGS. Los Códigos de filas de ventas 213-231 COGS en la
Figura 2-2 en la página 30 se modificaron utilizando las siguientes instrucciones.
Para modificar filas de informes COGS
1
Vaya a la fila siguiente a la fila Ventas netas.
2
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES en la lista.
3
En la fila COGS, haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor y en la barra de
edición, cambie 4500 a 450? -(4509). El comodín (?) indica a Report Designer que
incluya todas las cuentas principales de 4500 a 4509.
4
Seleccione la fila COGS (Eliminación).
5
En el menú Editar, haga clic en Eliminar fila.
6
A partir de la fila Gastos de salarios, seleccione siete filas.
7
En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para agregar las siete filas nuevas.
8
En la fila siguiente a COGS, seleccione el código de formato --.
33
9
Revise las filas COGS formateadas.
Adición de una fila de margen bruto que incluye una fórmula
Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio relacionados/filas/unidad que
calcule el margen bruto agregando la fila Ventas netas y la fila COGS. El Código de fila
238 de margen bruto en la Figura 2-2 en la página 30 se agregó basándose en las
siguientes instrucciones.
Para agregar una fila de margen bruto que incluye una fórmula
1
Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de COGS.
2
Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Margen bruto.
3
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT en la lista.
4
En la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, escriba los códigos
de filas para la siguiente fórmula:
<Código de fila de Ventas netas >- (menos) <Código de fila COGS >.
En nuestro formato de fila de ejemplo, la fórmula de la fila de margen bruto
es 206-220.
5
En la fila siguiente a la fila Margen bruto, haga clic en la columna Cód. fmto. y
seleccione --- Cód. fmto. en la lista.
Esto inserta un subrayado en la fila anterior.
34
6
Revise las filas de margen bruto formateadas.
Separación de las filas de ingresos de las filas de gastos de
explotación
Puede separar la parte de ingresos del estado de resultados de ejemplo de los gastos de
explotación utilizando las opciones de formato de filas. Los códigos de filas 252 a 259 de
separación de filas de ingresos de filas de gastos en la Figura 2-2 en la página 30 se
basan en las siguientes instrucciones.
Para separar las filas de ingresos de las filas de gastos de explotación
1
Vaya a la fila que hay después de la fila subrayada de formato de Margen bruto.
2
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES de la lista.
3
En la siguiente fila, repita el paso 2.
35
4
Revise el formato para separar las filas de ingresos de las de gastos de explotación.
Filas de gastos de explotación
Ahora que se le ha dado formato a la parte de ingresos del estado de resultados, está
preparado para modificar las filas de gastos de explotación del formato de fila de
ejemplo. Los códigos de filas 226-565 que se muestran a continuación en la Figura 2-3
representan filas de gastos con formato.
Gastos de
explotación
Gastos
Gastos
totales de
explotación
Figura 2-3: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 266-565.
N o ta
Los códigos de fila que se crean en el informe de ejemplo pueden ser distintos de los
que se muestran en este ejemplo.
Adición de fila de gastos de explotación
Al igual que con los ingresos, puede modificar el formato de fila de ejemplo para designar
una fila como Gastos de explotación utilizando el código de formato DES. Los Códigos
de fila 266 y 273 de gastos de explotación en la Figura 2-3 están basados en las
siguientes instrucciones.
36
Para agregar una fila de explotación
1
Vaya a la fila siguiente a las filas de separación de ingresos.
2
Haga clic en la columna Descripción.
3
En la barra de edición, escriba Gastos de explotación.
4
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione DES de la lista.
5
Revise la fila de gastos de explotación formateada.
Modificación de las filas de informes de gastos
Puede aceptar las filas de gastos como están o aplicar modificaciones con las funciones
utilizadas en las secciones anteriores. Los Códigos de filas de gastos 280 a 555 en la
Figura 2-3 en la página 36 se modificaron basándose en las siguientes instrucciones.
Para modificar las filas de informes de gastos
1
Vaya a la fila de gastos del formato de filas de ejemplo.
37
2
Deje las siguientes filas como se encuentran: Gastos de sueldos (Salary Expenses),
Compensaciones (Officers Comp), Gastos por depreciación (Depreciation
Expenses), Gastos de oficina (Office Expense), Gastos - servicio de
abastecimientos (Supplies Expense - Service), Gastos - servicio de
mantenimiento (Maintenance Expense - Service), Gastos de alquiler (Rent
Expense), Gastos de viajes (Travel Expense) y Gastos de publicidad
(Advertising Expense).
3
En la fila Gasto de comisiones, haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor.
4
A continuación, en la barra de edición, cambie 5400 por 54?? para incluir todas las
cuentas principales que empiecen por 54 en esta fila de informes.
5
A partir de la fila Gastos de renta, seleccione cinco filas.
6
En el menú Editar, haga clic en Insertar fila.
7
En la siguiente fila debajo de Gastos de comisiones, haga clic en la columna --Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista.
8
Revise las filas de gastos formateadas.
Adición de una fila de gastos totales de explotación utilizando una
fórmula
Puede incluir una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados
que calcule los gastos totales de explotación. El Código de fila 560 de gastos totales de
explotación que se muestra en la Figura 2-3 en la página 36 está basado en las siguientes
instrucciones.
38
Para agregar una fila de gastos totales de explotación utilizando una fórmula
1
Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos de comisiones.
2
3
A continuación, en la barra de edición, escriba Gastos totales de explotación.
4
5
Haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados
6
En la barra de edición, use el rango de códigos de filas para la fórmula:
<código de fila de gastos de sueldos> TO <código de fila de gastos de
comisiones >.
En nuestro ejemplo de formato de filas, la fórmula de gastos totales de explotación es
280 A 550.
7
En la siguiente fila columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista.
Esto coloca un subrayado debajo de la fila de gastos totales de exploración en el
informe.
8
Revise las filas de gastos totales de exploración formateada.
39
Filas de ingresos
Tras modificar las filas de gastos de exploración y de beneficios en el formato de filas de
ejemplo, puede completar el formato de filas con categorías de ingresos. Los códigos de
filas 570-640, que se muestran en la Figura 2-4 representan filas de ingresos formateadas.
Ingresos de
operaciones
Ingresos por intereses
Ingresos antes de
impuestos
Gastos de renta
Ganancias netas
Figura 2-4: Ventana cuentas en formatos de fila, códigos de fila 570-640
Los códigos de fila que crea en el informe de ejemplo pueden ser distintos a los que se
muestran en este ejemplo.
N o ta
Adición de una fila de ingresos de operaciones utilizando una
fórmula
que calcule los ingresos de operaciones. La fila de informe 570 de Ingresos de
operaciones en la Figura 2-4 se agregó siguiendo estas instrucciones.
Para agregar una fila de ingresos de operaciones utilizando una fórmula
1
Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos totales de explotación.
2
Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Ingresos de
operaciones.
3
4
5
A continuación, en la barra de edición, utilice la fórmula <código de fila de margen
bruto>-(menos)<código de fila de gastos totales de explotación> para calcular los
ingresos de operaciones.
En nuestro formato de filas de ejemplo, la fórmula es 238-560.
6
En la fila siguiente a la fila Ingresos de operaciones, haga clic en la columna Cód.
y seleccione --- Cód. fmto. de la lista.
Esto coloca un subrayado debajo de la fila de ingresos de operaciones.
fmto.
7
Revise las filas de ingresos de operaciones formateadas.
40
Adición de filas de ingresos por intereses
Puede insertar y modificar filas de ingresos aplicando las funciones de formato utilizadas
en las secciones anteriores. Los códigos de fila 575 a 578 de ingresos por intereses en
la Figura 2-4 están basados en las siguientes instrucciones.
Para agregar filas de ingresos por intereses
1
Vaya a la fila de gastos de renta.
2
A partir de la fila Gastos de renta, seleccione tres filas.
3
En el menú Editar, haga clic en Insertar fila para insertar tres filas nuevas.
4
En la primera fila insertada, haga clic en la columna Descripción y en la barra de
edición, escriba Ingresos por intereses (Gastos).
5
Haga clic en la columna Saldo normal y seleccione C en la lista.
6
Haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor y en la barra de edición, escriba
5650+7000.
7
En la siguiente fila columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en la lista.
Esto coloca un subrayado debajo de la fila de ingresos de por intereses (gastos).
8
Revise las filas de ingresos por intereses (gastos) formateadas.
Adición de una fila de ingresos antes de impuestos utilizando una
fórmula
que calcule los ingresos antes de impuestos. El Código de fila 579 de ingresos antes de
impuestos en la Figura 2-4 en la página 40 está basado en las siguientes instrucciones.
Para agregar una fila de ingresos antes de impuestos utilizando una fórmula
1
Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de ingresos por intereses
(gastos).
En nuestro formato de fila de ejemplo, este es el código de fila 579.
2
3
A continuación, en la barra de edición escriba Ingresos antes de impuestos.
4
Haga clic en la columna Cód. fmto. y seleccione TOT de la lista.
5
41
6
A continuación, en la barra de edición, use la fórmula de rango de códigos de filas:
<código de filas Ingresos de operaciones> A <código de fila Ingresos por
intereses> para calcular los ingresos antes de impuestos.
En nuestro ejemplo, hemos utilizado la fórmula 570 A 578.
7
Deje la fila de gastos de impuestos como está.
8
En la siguiente fila, haga clic en la columna Cód. fmto y seleccione --- Cód. fmto. en
la lista.
Esto coloca un subrayado debajo de la fila de gastos de impuestos.
9
Revise las filas de ingresos antes de impuestos formateadas.
Adición de una fila de ingresos netos utilizando una fórmula
que calcule los ingresos netos. La fila de informe 640 de Ingresos netos en la Figura 2-4
en la página 40 está basada en las siguientes instrucciones.
Para agregar una fila de ingresos utilizando una fórmula
1
Vaya a la fila siguiente a la fila subrayada de formato de gastos de impuestos.
1
Haga clic en la columna Descripción y en la barra de edición escriba Ingresos
netos.
2
3
4
En la barra de edición, escriba la siguiente fórmula: <código de fila Ingresos antes
de impuestos>- (menos) <código de fila gastos de impuestos>.
En nuestro formato de fila de ejemplo, se ha utilizado la fórmula 580-610.
5
Haga clic en la columna Control de impresión, y en la barra de edición escriba CS
para incluir un símbolo de moneda para esta fila.
42
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Guardar el archivo de formato de fila
6
Revise la fila Ingresos netos formateada.
Guardar el archivo de formato de fila
Una vez creado y modificado un nuevo formato de fila, puede guardar el archivo que se va
a utilizar como informe de ejemplo. Ahora puede utilizar el mismo formato para más de un
departamento con Report Designer. La flexibilidad de Report Designer utiliza cada formato
de fila para más de una situación. Report Designer también utiliza el árbol de informe y
otras técnicas para ejecutar informes para varios departamentos. Consulte “Para ver un
árbol existente” en la página 48.
Para guardar el archivo de formato de fila
1
Revise el formato de fila completado del estado de ingresos de ejemplo.
43
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de una disposición de
columnas
2
En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo
Formato de filas.
3
En el cuadro de diálogo Formato de filas realice las siguientes operaciones:
z
En el cuadro Nombre, escriba un nombre original para el formato de filas.
z
En el cuadro Descripción, escriba una descripción del formato de filas.
4
Haga clic en Aceptar para guardar el archivo y volver a la ventana formato de filas.
Creación de una disposición de columnas
Puede definir la disposición de las columnas del informe. La información en una
disposición de columnas se combina con la información del formato de fila (y cualquier
información del árbol de informes) y se guarda en el catálogo de informes.
Para crear una disposición de columnas
1
En la ventana del panel de control de Report Designer, haga clic en Disposición de
columnas para acceder al cuadro de diálogo Abrir columna.
2
Haga clic en Nuevo para acceder a una ventana de disposición de columna en blanco.
3
En la primera fila Encabezados de columnas, en la columna B, haga doble clic para
acceder al cuadro de diálogo Opciones de encabezado.
44
columnas
4
Haga clic en Insertar código para acceder al cuadro de diálog Seleccione el
encabezado de columna.
5
Seleccione @Mes.
6
Haga clic en Aceptar para aceptar y volver al cuadro de diálogo Opciones de
encabezado.
7
En el cuadro de diálogo Opciones de encabezado, haga clic en Aceptar para volver
a la ventana Disposición de columnas.
8
En la primera fila de Encabezados de columna, en la columna C, escriba YTD.
45
columnas
9
En la fila Tipo de detalle de columna, haga doble clic en la columna A para acceder al
cuadro Zoom (Seleccione el tipo de columna).
10 Seleccione DESC en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana
Disposición de columnas.
Esto coloca las descripciones de su formato de filas en esta columna.
11 En la fila Ancho de columna de detalles de columna, haga doble clic en la columna A
y en la barra de edición escriba 40.
Esto hace que la primera columna tenga un ancho de 40 caracteres.
12 En la fila TIPO de detalle de columna, haga doble clic en la columna B para acceder al
13 Seleccione LM en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición
de columnas.
Report Designer inserta los siguientes valores predefinidos:
z
z
z
z
Celda actual o presupuestario: ACTUAL
Celda Año fiscal: BASE
Celda Código de período: BASE
Celda Período actual/ADA: CUR (período actual)
14 En la fila tIPO de detalle de columna, haga doble clic en la columna C para acceder al
15 Seleccione LM en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana Disposición
de columnas.
46
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Trabajo con árboles de informes
16 En la fila Período actual/ADA, haga doble clic en la columna C para acceder al
cuadro Zoom (Seleccione el importe para usar).
Nota: Varios códigos de libros o códigos ADA no son compatibles en el nivel de
transacciones en Report Designer.
17 Seleccione YTD (acumulado del año) y haga clic en Aceptar para volver a la ventana
18 En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo
19 En el cuadro de diálogo Disposición de columnas realice las siguientes operaciones:
z
z
En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para la nueva disposición de
columnas.
En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la disposición de columnas.
20 Haga clic en Aceptar para guardar el archivo y volver a la ventana Disposición de
columnas.
Trabajo con árboles de informes
El árbol de informes es una representación visual de los departamentos, sucursales y
centros de beneficio dentro de su compañía. Puede crear automáticamente un árbol de
informes con la información de su plan de cuentas. Para obtener información adicional
sobre los árboles de informes, incluido cómo agregar texto adicional o direcciones de
correo electrónico, consulte Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes”.
Aunque el árbol de informes ofrece mucha potencia y flexibilidad, también puede
crear un informe sin él.
N o ta
z
Visualización de un árbol existente
z
Creación de un nuevo árbol de informes
47
Visualización de un árbol existente
Para ver un árbol existente
1
En el panel de control de FRx, haga clic en Árboles de informe para acceder al
cuadro de diálogo Abrir árbol.
2
Seleccione cualquier árbol de informe de ejemplo.
3
Haga clic en Aceptar para ver el árbol de informes en la ventana de árboles de
informes.
La estructura de árbol se despliega gráficamente a la izquierda de la ventana, con la
hoja de cálculo a la derecha. Este diseño hace que la jerarquía del árbol de informes se
pueda observar fácilmente mientras trabaja en el detalle del árbol de informes.
4
Repita el paso 2 para otros árboles de informes para familiarizarse con la forma en que
se muestran los árboles en Report Designer.
5
Cuando haya finalizado de revisar el árbol, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Temas relacionados
48
Ahora que ha visto un árbol de informes de ejemplo, puede crear uno nuevo según la base
de datos de muestra Fabrikam Works, Inc.
Para crear un nuevo árbol de informes
1
En la ventana del panel de control de FRx, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a
continuación, haga clic en Árbol para acceder a la ventana de árbol de informes en
blanco.
2
En el menú Editar, haga clic en Agregar unidades de informes del plan de cuentas
para acceder al cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de
cuentas.
El segmento
de cuenta usa
ganchos (&)
para el
segmento
natural
Cuadros de edición
3
En el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas podrá
definir los segmentos de cuenta que desea que FRx incluya desde el plan de
cuentas.FRx Cada segmento de cuenta se presenta en un cuadro de edición. De forma
predeterminada, el segmento natural contiene ganchos (&).
4
En el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas, realice
las siguientes operaciones:
En
Haga
Rangos de segmentos, en la
1 En el cuadro De cuenta, escriba 1100.
primera fila
2 En el cuadro de edición A cuenta, escriba
2200.
Rangos de segmentos, en la
segunda fila
1 En el cuadro de edición De cuenta, escriba
001
2 En el cuadro de edición A cuenta, escriba
004.
49
5
Haga clic en Aceptar para generar un nuevo árbol de informes desde el plan de
cuentas y verlo en la hoja de cálculo.
6
En el menú Archivo, haga clic en Guardar para acceder al cuadro de diálogo Árbol
de informe.
7
En el cuadro de diálogo Árbol de informe realice las siguientes operaciones:
z
En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para el nuevo árbol de informes.
z
En el cuadro Descripción, escriba una descripción del árbol de informes.
8
Haga clic en Aceptar para guardar el árbol de informes y volver a la ventana de árbol
de informes.
50
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Creación de un nuevo ID de
Catálogo
Creación de un nuevo ID de Catálogo
En el catálogo de informes puede juntar el formato de fila, la disposición de columnas y los
árboles de informes y asignarles un nombre de ID de catálogo.
Para crear un ID de catálogo
1
En la ventana del panel de control de Report Designer, en el menú Archivo, haga clic
en Catálogo de informes para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar catálogo
para presentar.
2
Haga clic en Nuevo para abrir la ventana del catálogo de informes con la
configuración predeterminada.
3
En el cuadro ID de catálogo (ID de catál.), escriba un código para describir este
informe de ejemplo. Por ejemplo, escriba IncStmt.
Nota: El ID de catálogo es un nombre definido por el usuario. El nombre puede tener
hasta 16 caracteres de longitud pero no debe tener ninguno de los siguientes
caracteres: ‘ ” | / \ : ? * < >.
51
Catálogo
4
En el cuadro Compañía, haga clic en la flecha para mostrar el cuadro de diálogo
Seleccionar compañía para este registro.
5
Seleccione FW en la lista y haga clic en Aceptar para volver a la ventana del catálogo
de informes.
6
En el cuadro de lista Detalle, seleccione una de las siguientes opciones:
7
Seleccione
Para crear
Informe financiero
Un informe de resumen de alto nivel
Sólo de cuenta
Un informe que contiene únicamente saldos
detallados de cuenta
Financiero y de cuenta
Dos informes: un informe de resumen de alto
nivel y un informe detallado de cuenta
Sólo de transacciones
Un informe que contiene detalles de
transacciones
Financiero y de
transacciones
Dos informes: un informe de resumen de alto
nivel y un informe detallado de transacciones
En el cuadro de lista Provisional, opte por una de las siguientes acciones:
Seleccione
Para incluir
Usar sólo saldos
contabilizados
Sólo las transacciones y los saldos
contabilizados en el libro mayor
Provisional: Activid. contab.
+ no contab.
Todas las transacciones y los saldos
introducidos y contabilizados en el libro mayor
Incluir sólo la actividad no
contabilizada
Sólo las transacciones introducidas pero aún sin
contabilizar en el libro mayor
52
Catálogo
8
Haga clic en la flecha Fecha del informe para acceder al cuadro de diálogo Períodos
y fechas.
9
En el cuadro Año base, escriba 2003.
10 Haga clic en Aceptar para confirmar y volver a la ventana del catálogo de informes.
Nota: Para obtener más información sobre la Fecha de informe, consulte
“Especificación de fechas y períodos de informes” en la página 239
11 En la ficha Construcción del informe:
12
En el cuadro Formato de filas, haga clic en la flecha para acceder al cuadro Elegir
formato de filas.
13 Seleccione el formato de fila que haya creado (o el formato de fila de ejemplo,
IncStmt) y haga clic en Aceptar.
53
Catálogo
14 En el cuadro Disposición de columnas, haga clic en la flecha para acceder al cuadro
Elegir disposición de columnas.
15 A continuación, opte por una de las siguientes operaciones:
z
z
Seleccione la disposición de columnas que haya creado
Seleccione Curr_YTD (la disposición de columnas de ejemplo).
16 Haga clic en Aceptar.
17 En Árbol de informe, seleccione la casilla de verificación Usar árbol de informe.
Nota: Para el informe de ejemplo de estado de resultados no necesita un árbol de
informes. Para crear un informe sin un árbol de informe, deje en blanco la
casilla de verificación Usar árbol de informe.
18 En el cuadro Árbol de informe, haga clic en la flecha para acceder al cuadro Elegir
árbol de informe.
19 Seleccione el árbol de informe que creó o FabrkWrkA (el árbol de informe de
ejemplo) y haga clic en Aceptar.
20 Haga clic en Guardar.
54
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Generación y visualización de un
informe
Generación y visualización de un informe
Al generar este informe de ejemplo, se procesa con la configuración predeterminada de
FRx de las fichas Salida, Opciones de página y Opciones de informe.
Para generar el informe
1
Haga clic en el icono Generar informe o pulse F9 para acceder al cuadro de diálogo
Seleccione las unidades de informe para imprimir.
Nota: Si no ha utilizado un árbol de informe, Report Designer comenzará a procesar el
informe y lo mostrará en DrillDown Viewer como se muestra tras el paso 3.
2
En el cuadro de diálogo Seleccione las unidades de informe para imprimir, realice
una de las siguientes operaciones:
z
Pulse la tecla Ctrl y seleccione las unidades que desea incluir.
z
Haga clic en Seleccionar todas.
55
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Generación y visualización de un
informe
N o ta
3
Haga clic en Aceptar para procesar el informe y verlo en DrillDown Viewer.
4
Para ver información adicional puede realizar las siguientes operaciones:
Para ver
Haga
Una fila de informe dividida
por unidades de informe, a
partir de la unidad de informe
actual
Haga doble clic en una fila de informe.
Otras unidades de informe, a
partir del árbol de informe
En el árbol de informe, haga doble clic en la
unidad de informe.
Consulte la Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher
6.7 para obtener más información sobre la visualización, impresión y exportación de
sus informes utilizando DrillDown Viewer.
56
Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer - Cómo completar su configuración
Cómo completar su configuración
¡Enhorabuena! Ya sabe cómo crear informes en Report Designer. Ahora, puede terminar de
editar su formato de filas, crear un nuevo formato de filas o un árbol de informes si así lo
desea. Para obtener más información, consulte las guías y capítulos siguientes:
Para más
información sobre...
Vea
Formatos de filas
Capítulo 3, “Creación de formatos de filas”
Enlaces
Capítulo 4, “Enlaces con otras fuentes de información”.
Disposición de
columnas
Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas”
Árbol de informes
Capítulo 6, “Creación de un árbol de informes”
Informes
Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes”
Compañías, formatos
internacionales
Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
FRx Administración y
seguridad
FRx Report Server
Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7
DrillDown Viewer y
Report Launcher
Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report
Launcher 6.7
FRx Report Manager
Guía del usuario de FRx® Report Manager 6.7
FRx WebPort
Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7
Tabla 2-1: Guías y capítulos de FRx relacionados
57
Creación de formatos de filas
Capítulo 3
Funciones del menú de Formato de filas. . 59
Barra de herramientas de formato de filas. 67
Segmentos de código contable . . . . . . . . . 68
Un formato de filas es una plantilla que
especifica la estructura de cada línea de un
informe de FRx. Por ejemplo, los formatos de
filas especifican:
z
Filas o líneas descriptivas para un informe
(por ejemplo, Metálico e Ingreso total)
z
Todos los cálculos de totales y entre filas
z
Los códigos del libro mayor (o enlaces a
formatos de filas u hojas de cálculo
externas)
Generación de formato de filas . . . . . . . . . 69
Modificar un formato de filas . . . . . . . . . . . 73
Totales y cálculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Códigos contables del libro mayor. . . . . . . 95
Asignación de códigos de monedas . . . . 112
Este capítulo describe cómo crear formatos de
fila y utilizar las funciones de este bloque de
construcción de FRx® Report Designer.
Redondeo automático de balances
generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
58
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Funciones del menú de Formato de filas
Funciones del menú de Formato de filas
Las funciones de menú que se describen en este capítulo son específicas a la ventana
Formato de filas. Para más información sobre los menús que aparecen en todas las ventanas
principales de FRx, vea el apartado “Comandos disponibles en todos los menús de Report
Designer” en la página 19.
z
Menú Archivo
z
Menú Editar
z
Menú Formato
z
Menú Enlace
Menú Archivo
Los siguientes comandos del menú Archivo son específicos para el bloque de construcción
del formato de filas.
Figura 3-1: Formato de filas: menú Archivo
Comandos del menú
Archivo
Descripción
Cambiar nombre
Permite cambiar el nombre y la descripción de la fila.
Eliminar
Elimina una fila, columna, árbol o catálogo.
Imprimir formato de
filas
Imprime el formato de filas.
Tabla 3-1: Opciones del menú Archivo para formato de filas
59
Menú Editar
El menú Editar proporciona funciones estándar de Windows como copiar y pegar así como
funciones específicas de Report Designer.
Figura 3-2: Menú Editar del Formato de filas:
Comandos del menú
Editar
Descripción
Cortar (Ctrl+X)
Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el
portapapeles de Microsoft® Windows®.
Copiar (Ctrl+C)
Copia la selección actual al portapapeles de Windows.
Pegar (Ctrl+V)
Copia el contenido del portapapeles de Windows en la
posición del cursor. Si el portapapeles está vacío, este
comando no está disponible y aparece atenuado. Puede
utilizar la función Pegar para pegar información copiada
desde otras aplicaciones basadas en Windows o desde otras
hojas de cálculo de FRx en esta hoja de cálculo.
Borrar
Elimina (borra) todas las celdas seleccionadas.
Buscar (Ctrl+F)
Localiza la información contenida en el formato de filas.
Reemplazar (Ctrl+R)
Localiza y sustituye la información que se encuentra en el
formato de filas.
Tabla 3-2: Comandos del menú Editar del Formato
60
Comandos del menú
Editar
Descripción
Agregar filas del plan
de cuentas
Este comando permite crear un formato de filas nuevo (con
cuentas del libro mayor) utilizando datos del plan de
cuentas actual. Se transfiere un subconjunto seleccionado
de información de cuentas del libro mayor al formato de
filas nuevo.
Para obtener más información sobre el uso de este
comando, consulte consulte “Creación de un formato de
filas a partir del plan de cuentas” en la página 69.
Volver a numerar filas
Este comando permite definir los códigos de fila iniciales y
un número a razón del cual se deben incrementar los
códigos de fila que siguen.
Descripción (Ctrl+D)
Abre un cuadro de diálogo desde el que puede editar la
descripción de un formato de filas.
Ajustes de redondeo
Vea “Redondeo automático de balances generales” en la
página 113.
Conjuntos de cuentas
FRx permite crear un juego de cuentas asignando un
nombre a un grupo de cuentas. Luego el nombre del juego
de cuentas se puede utilizar en varios formatos de filas. Vea
“Conjuntos de cuentas” en la página 102.
Eliminar fila
Este comando borra una o más filas.
Insertar fila
Este comando inserta una o más filas nuevas.
Zoom (F3)
Abre una ventana que muestra los valores específicos para
ese cuadro. Es lo mismo que hacer doble clic en una celda.
Tabla 3-2: Comandos del menú Editar del Formato (continúa)
Para obtener más información e instrucciones sobre los comandos definidos en la tabla
anterior, consulte los siguientes temas:
z
Cortar (Ctrl+X)
z
Buscar (Ctrl +F)
z
Reemplazar (Ctrl+R)
z
z
z
Eliminar fila
z
Insertar fila
61
Cortar (Ctrl+X)
Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el portapapeles de Microsoft®
Windows®:
1
Seleccione la celda que desee cortar.
2
En el menú Editar, haga clic en Cortar.
El texto desaparecerá de la celda.
3
Pegue la selección del portapapeles de Microsoft® Windows® en otra celda de FRx o
en otra aplicación de Windows.
Buscar (Ctrl+F)
Para buscar un texto
1
Haga clic en Buscar para abrir el cuadro de diálogo Buscar.
1
Introduzca en el campo Buscar el texto que desee localizar.
2
Haga clic en el botón Siguiente.
3
Para realizar una búsqueda más específica, seleccione una o más de las opciones del
cuadro de diálogo Opciones de búsqueda.
Reemplazar (Ctrl+R)
Para reemplazar un texto
1
En el campo Buscar, introduzca el texto que desee encontrar.
2
Haga clic en Reemplazar para abrir el cuadro de diálogo Reemplazar.
3
En el cuadro Reemplazar por, introduzca el texto por el cual desea sustituirlo.
4
Haga clic en Reemplazar para reemplazar una instancia del texto, o en Reemplazar
todo para cambiar todas las repeticiones del texto.
62
Este comando permite definir los números de fila iniciales y un número a razón del cual se
deben incrementar los números de fila que siguen. Los números de fila en blanco y los de
etiqueta no se ven afectados por la renumeración.
Figura 3-3: Cuadro de diálogo Volver a numerar filas
Abre un cuadro de diálogo desde el cual se puede editar la descripción de un formato de
filas.
Figura 3-4: Cuadro de diálogo Formato de filas
Los cuadros Nombre y Conjunto de especificaciones son sólo de visualización. No
puede acceder a ellos ni cambiarlos.
Introduzca el texto que desee utilizar para describir el formato de filas en el cuadro
Descripción; puede usar una combinación de mayúsculas y minúsculas, así como números
y espacios.
Debe guardar el formato de filas para guardar el cambio efectuado en la descripción.
N o ta
Eliminar fila
Para eliminar una fila
1
Haga clic en el cuadro gris que se encuentra a la izquierda del número de fila que va a
eliminar.
2
Seleccione el comando Eliminar fila.
Para eliminar una o más filas consecutivas
1
Resalte el cuadro gris de las filas.
2
Seleccione el comando Eliminar fila. Aparecerá una ventana solicitando que confirme
la eliminación.
63
Insertar fila
Para insertar una fila
1
Haga clic en el cuadro gris a la izquierda del código de fila de la fila siguiente a donde
desea insertar la fila nueva.
2
Seleccione el comando Insertar fila.
Para insertar más de una fila
1
Resalte los cuadros grises de la cantidad de filas a insertar.
2
Seleccione el comando Insertar fila.
Cuando se inserta una fila nueva, FRx asigna un número de fila nuevo. Normalmente este
número está a mitad del número de fila que se encuentra antes y el que se encuentra después
de la fila que acaba de agregar. Por ejemplo, se asignaría el código de fila 145 a una fila que
se insertase entre las filas 130 y 160.
Menú Formato
Use el menú Formato para controlar los estilos de fuentes y el ancho de columna en un
informe.
Figura 3-5: Formato de filas: menú Formato
Estilos de fuentes
Use este comando para crear y editar distintos estilos de fuente y sombreados para el
informe. Las fuentes se pueden aplicar de forma global al informe o a una fila específica
dentro de un informe.
Para crear o editar un estilo de fuente antes de utilizarlo
1
En el menú Formato, haga clic en Estilos de fuente para acceder al cuadro de
diálogo Estilos de fuente.
64
2
Elija una de las siguientes opciones:
Para
Haga
Crear un nuevo estilo de fuente
1 Haga clic en Nuevo.
2 En el cuadro Nombre del estilo de fuente,
introduzca un nombre para el nuevo estilo de
fuente.
1 Haga clic en Buscar.
Editar un estilo de fuente ya
existente
2 En el cuadro de diálogo Seleccionar estilo
de fuente, seleccione la fuente que desee
editar y haga clic en Aceptar.
3
Elija una de las siguientes opciones:
Para
Haga
Aplicar una fuente, un estilo de
fuente o un tamaño
1 Haga clic en Fuente.
2 Seleccione las opciones que correspondan y
luego haga clic en Aceptar.
Aplicar un sombreado al estilo
1 Haga clic en Sombreado.
2 Seleccione o defina el color de fondo que
desee usar y haga clic en Aceptar.
4
Haga clic en Guardar.
5
Haga clic en Cerrar.
Ancho de columna
Este comando abre el cuadro de diálogo Ancho de columna. Utilice este cuadro para
especificar el ancho de una columna en pantalla, así como para ocultar o mostrar una
columna.
Figura 3-6: Cuadro de diálogo Ancho de columna
También puede cambiar el ancho de las columnas de FRx con el mouse, utilizando la misma
técnica que se emplea en las hojas de cálculo basadas en Windows, como Microsoft® Excel.
Arrastre el borde de la columna hasta que la columna sea del tamaño deseado.
Para modificar el ancho de columna al imprimir el informe, debe ajustarlo en la disposición
de columnas. Para obtener más información, consulte “Ancho de columna” en la
página 161.
65
Para cambiar el ancho de una columna en el formato de fila
1
Introduzca un número distinto en el cuadro Ancho de columna.
2
Haga clic en Aceptar.
Es posible ocultar una o más columnas de manera que no sean visibles en la hoja de cálculo.
Para ocultar una o más columnas
1
Seleccione las columnas.
2
En el menú Formato, haga clic en Ancho de columna... para acceder al cuadro de
diálogo Ancho de columna.
3
Haga clic en Ocultar.
4
Para mostrar todas las columnas ocultas
Haga clic en Mostrar en el cuadro de diálogo Ancho de columna.
Menú Enlace
Aunque la mayoría de los formatos de filas contienen sólo códigos contables del libro
mayor como origen de la información, cualquier formato de filas puede también contener
enlaces con otros formatos de filas de FRx con otros años fiscales, archivos de taxonomía
XBRL o con hojas de cálculo Lotus 1-2-3 u hojas de cálculo de Microsoft® Excel.
Cualquier formato puede contener enlaces con varios orígenes distintos.
El comando Abrir ventana de enlaces abre el cuadro de diálogo Enlaces. Para obtener
más información sobre cómo establecer enlaces consulte el capítulo 4.
66
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Barra de herramientas de formato de filas
Barra de herramientas de formato de filas
En la barra de herramientas que está debajo de los menús aparece un conjunto de botones
específicos para la ventana Formato de filas. Los botones comunes de la barra de
herramientas se describen en “Navegando en Report Designer” en la página 10 en el
capítulo 1. Los botones que se describen a continuación pertenecen exclusivamente a la
Botón de barra de
herramientas
Descripción
Abre el cuadro de diálogo Enlaces. Tiene el mismo efecto
que seleccionar Abrir ventana de enlaces en el menú
Enlaces. Para obtener más información, vea “Menú Enlace”
en la página 66.
Aplica un estilo de fuente a una o más filas consecutivas:
1 Seleccione la celda Descripción (columna B).
2 Haga clic en el cuadro Estilo de fuente para ver una lista
de estilos de fuente.
Para editar un estilo de fuente o agregar un estilo nuevo, abra
el cuadro de diálogo Estilos de fuente seleccionando Estilos
de fuente en el menú Formato. Para obtener información
detallada sobre cómo crear y editar formatos de estilo,
consulte “Estilos de fuentes” en la página 64.
Tabla 3-3: Botones de la barra de herramientas de formato de filas
67
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Segmentos de código contable
Segmentos de código contable
El código contable completo son todos los segmentos que existen en la estructura de plan
de cuentas. El código contable completo se puede dividir en el segmento principal (o
natural) y los segmentos responsables del código contable.
El segmento principal o natural del código contable es el elemento fundamental del código
contable completo del libro mayor. El segmento contable principal representa el objetivo
primario de la cuenta, por ejemplo ventas, gastos de viaje y dinero en efectivo. La mayoría
de las organizaciones crean su código contable completo a través de varios segmentos
responsables que se basan en el mismo segmento contable principal.
Los segmentos responsables del código contable suelen representar responsabilidades,
como lugares, departamentos, áreas, divisiones, tareas, proyectos, productos y otras
categorías dentro de la estructura general de la organización. Los segmentos contables
responsables incluyen todos los segmentos del libro mayor excepto el segmento contable
principal.
Aunque un formato de filas puede contener cualquier parte del código contable completo,
los formatos de filas más adaptables contienen sólo el segmento contable principal. Con un
formato de filas de este tipo, es posible utilizar varias disposiciones de columnas y árboles
de informes distintos. Para utilizar un formato de filas sin un árbol de informes (al generar
el informe), el formato de filas debe contener el segmento contable principal o bien el
código contable completo. Cuando define un informe que incluye un formato de filas que
sólo contiene el segmento contable natural y una disposición de columnas, FRx crea un
informe financiero que define la información del segmento contable principal resumida
para toda la organización.
Sin embargo, es posible que a veces desee generar múltiples informes financieros, uno para
cada valor de segmento responsable (por ejemplo, para lugares, divisiones y
departamentos). Si orienta el árbol de informes hacia los segmentos responsables del
código contable completo, tendrá un mayor grado de flexibilidad a la hora de extraer la
información del libro mayor.
El árbol de informes no sólo identifica cada uno de los valores del segmento responsable
acerca de los cuales se desea generar un informe, sino también la relación que cada
segmento responsable guarda con los demás segmentos responsable dentro de la
organización. Los informes que emplean un árbol de informes combinan la información de
los códigos contables del libro mayor que se encuentran en el formato de filas con la
información de los códigos contables que se encuentran en el árbol, para crear múltiples
informes financieros. Para obtener más información sobre los árboles de informes, consulte
“Creación de un árbol de informes” en la página 182.
68
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Generación de formato de filas
Generación de formato de filas
Aunque FRx admite hasta 8.000 filas en el libro mayor, le sugerimos que diseñe los
formatos de filas como un resumen de alto nivel (de 500 filas o menos), empleando las
técnicas que se describen en las secciones siguientes. Esta manera de proceder, facilita la
creación de los formatos de filas y permite generar informes detallados que muestran toda
la información sobre las cuentas.
Existen dos maneras de crear un formato de filas:
z
De forma manual, introduciendo la información para las filas en la ventana Formato
de filas.
z
De forma automática, creando formatos básicos directamente a partir del plan de
cuentas del libro mayor como se describe en las secciones siguientes.
z
z
Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila
z
Apertura de un formato de fila
Un formato de filas maestro contiene todas las cuentas principales exclusivas de todos los
departamentos. Este formato puede contener un número de cuentas superior al de las
cuentas que se emplean en un determinado departamento. FRx suprime de forma
predeterminada la impresión de cualquier fila que no tenga un saldo correspondiente en el
libro mayor. Esto permite utilizar el formato maestro para todos los departamentos, pero
sigue siendo posible generar informes personalizados para cada departamento.
Cuando se crea un formato de filas a partir del plan de cuentas, FRx examina todo el plan
de cuentas o el rango de cuentas que se haya especificado. A continuación, FRx crea un
formato maestro con el segmento del código contable especificado en el formato de filas.
Normalmente, el segmento del código contable seleccionado es el segmento principal del
código contable.
Para crear un formato de filas maestro
1
En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila para abrir una ventana de
formato de filas sin título.
69
2
Los campos Descripción contienen descripciones de los segmentos del código
contable. Estas descripciones varían según la forma en que se configuró el código
contable en el libro mayor.
La Máscara de cuenta determina qué segmentos contables se deben almacenar en el
formato de filas. Si usa un árbol de informes, la máscara contable también determina
qué segmentos contables se extraen del árbol de informes.
z
z
El símbolo # le indica a FRx que no debe incluir ese carácter en el proceso de
construcción de filas.
El gancho & le indica a FRx que debe incluir ese carácter en el formato de filas.
Nota: Los símbolos # y & funcionan para caracteres individuales, aunque típicamente
se utilizaría el mismo símbolo dentro de un segmento.
En la máscara predeterminada, definida a partir del libro mayor, se emplean los
símbolos & en el segmento natural y los símbolos # en los segmentos responsables.
3
Para crear un formato maestro, haga clic en Aceptar para usar la máscara
predeterminada.
Nota: Recuerde que si piensa utilizar el mismo formato para más de un departamento,
no necesita repetir este procedimiento por cada departamento.
Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila
Para definir los segmentos contables en un formato de filas
1
En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Fila para abrir una ventana de
formato de filas sin título.
2
3
Seleccione un símbolo & para cada posición de cuenta que se debe transferir al
formato de filas. Puede también hacer clic en el botón En &&& para cambiar todos los
signos ### dentro de un segmento a &&&.
70
4
Si desea incluir un rango específico de cuentas, introduzca el número de la cuenta
inicial en el cuadro Inicio del intervalo de cuentas y el de la cuenta final en el cuadro
Fin de intervalo de cuentas.
Si desea incluir todos los códigos del libro mayor para el segmento seleccionado, deje
estos cuadros en blanco.
Nota: No es necesario introducir la cuenta entera en los cuadros Inicio del intervalo
de cuentas y Fin del intervalo de cuentas. Por ejemplo, para limitar un
formato a los códigos principales 4100 a 5400, introduzca dichos códigos en el
cuadro de código contable Principal.
5
Introduzca valores en los cuadros Código de fila inicial e Incrementar cada fila en.
Esto proporciona a FRx el número de fila para la primera fila del nuevo formato de
filas y el intervalo entre los números. Si acepta los ajustes predeterminados, el primer
número de fila será 100 y se incrementará el número para cada fila a razón de 30. Por
ejemplo, 100, 130, 160, 190, 220 y así sucesivamente.
Nota: No intente crear un formato de filas que contenga todas las combinaciones de
cuentas del libro mayor de la compañía. Report Designer funciona mejor
cuando se utilizan muchos formatos pequeños y emplea el árbol de informes y
otras técnicas para generar informes para varios departamentos. Si lo que
selecciona crea más que unos cientos de filas en el informe, debería utilizar la
función de rango de cuentas que se describe en la próxima sección para
subdividir el formato en secciones más pequeñas del informe.
6
Haga clic en Aceptar para construir el formato de filas.
Una vez que haya construido el formato de filas, aparecerá la ventana Formato de
filas, en la cual cada fila se identifica mediante un número de fila, una descripción de
71
la fila y un código de cuenta del libro mayor. La figura que aparece a continuación
muestra las cuentas de activos de un formato de filas maestro.
Si el código contable incluye espacios como parte de la estructura de cuentas, FRx
inserta automáticamente un signo de subrayado (_) en lugar del espacio. Si desea usar
un carácter distinto, debe cambiarlo en el cuadro de diálogo Preferencias del sistema
de FRx. Para obtener más información, consulte la Guía del administrador de FRx®
Report Designer 6.7.
N o ta
Un formato de filas creado a partir del plan de cuentas proporciona una base en la cual se
pueden agregar:
z
Totales
z
Cálculos
z
Formato
Apertura de un formato de fila
Para abrir un nuevo formato de fila
1
Desde el Panel de control de FRx, seleccione el bloque de construcción del informe
Formatos de filas.
2
Seleccione una de las siguientes opciones:
z
Seleccione un formato de filas del cuadro de diálogo Abrir formato de filas y haga
clic en Aceptar.
z
Haga clic en Nuevo para crear un formato de filas nuevo.
72
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Modificar un formato de filas
Modificar un formato de filas
Cada columna de formato de filas contiene códigos específicos, enlaces, texto, datos del
libro mayor u otra información que se puede modificar para controlar la forma en que la fila
genera la salida en el informe FRx resultante. Los temas de esta sección describen las
funciones, características y opciones disponibles de cada columna en el formato de filas.
z
Columna de código de filas
z
Columna Descripción
z
Columna Cód. fmto.
z
Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados
z
Columna Saldo normal
z
Columna Control de impresión
z
Columna G
z
Columna Enlace
Columna de código de filas
Los números o etiquetas que aparecen en la columna Número de fila identifican cada fila
de la hoja de cálculo. El número de fila se emplea en cálculos y totales, al establecer el
formato y para establecer enlaces con otros formatos de filas.
Se requiere un número de fila cuando una fila hace referencia a otras filas (por ejemplo,
para calcular un total). En un formato de filas se pueden combinar números de filas
numéricos, alfanuméricos y en blanco.
El número de fila puede ser cualquier número o una etiqueta descriptiva que identifique esa
fila en particular. Las etiquetas:
z
Pueden contener cualquier combinación de números y letras hasta un máximo de 16
caracteres.
z
Deben empezar por un carácter alfabético (de la 'a' a la 'z').
z
Pueden incluir el signo de subrayado (_), pero ningún otro carácter especial.
A continuación se muestran algunos ejemplos de números de fila válidos: 320,
TL_NET_INCOME y TL_NET_94.
Para cambiar el número de códigos de fila, seleccione el menú Editar y haga clic en Volver
a numerar filas para volver a numerar los códigos numéricos.
Es posible volver a numerar un formato de filas que combine números de filas y etiquetas
de filas. FRx cambia los números de filas que comienzan con un dígito (por ejemplo, 130
ó 246) y pasa por alto las filas que comienzan con una letra (por ejemplo, INGRESO_93,
TP0693).
N o ta
Al volver a numerar las filas, FRx actualiza automáticamente las referencias TOT y
CAL. Por ejemplo, si el rango de filas de una fila TOT es de 100 a 160 y se vuelve a
numerar a partir de 90, el rango TOT inicial cambiará de 100 a 90.
73
Columna Descripción
Introduzca la descripción exactamente como debe aparecer impresa en el informe. El ancho
de la columna de descripción se define en la disposición de columnas; esto es
particularmente importante si se trata de una descripción larga que podría quedar truncada
en un informe. Para obtener más información sobre las disposiciones de columnas, vea el
apartado “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139.
Para identificar la unidad de informe al generar informes para múltiples unidades de un
árbol de informes, escriba el código @UNIT en la celda Descripción. Cuando genere el
informe, FRx insertará el Título/Descripción de la unidad de informe. Para obtener
información sobre los árboles de informes y las unidades de informe, vea el apartado
“Creación de un árbol de informes” en la página 182.
Puede incluir un código de Texto adicional para entradas de texto adicionales, desde un
árbol de informes en un formato de filas. Introduzca el código de Texto adicional en el
formato @UNITT[#], donde [#] es el número de entrada de texto adicional para la unidad
de informe. Por ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la
unidad de informe. Cuando se genera el informe, la fila del informe mostrará el texto
adicional.
Para obtener más información sobre la creación de entradas de texto adicionales en un árbol
de informes, vea la “Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol” en
la página 219.
Para usar texto adicional en el formato de filas
1
En la ventana Formato de filas, seleccione la celda Descripción de la fila en la que
desea añadir el código de Texto adicional. (Inserte filas si es necesario.)
2
Para
Haga
Aplicar un estilo de fuente al
texto adicional
Haga clic en la flecha Estilo de fuente y
seleccione un estilo de fuente en la lista.
Restringir el texto adicional a
una unidad de informe
específica:
1 Seleccione la celda Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados de la fila de texto
adicional.
2 Haga clic en la flecha Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados para abrir el
cuadro de diálogo Seleccionar árbol para
consultar.
3 Haga doble clic en el árbol de informes que
desea usar.
4 Cuando el cuadro de diálogo Seleccionar
unidad de informes de restricción
aparezca, haga doble clic en la unidad de
informe en la que se debe restringir la fila.
3
En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar el formato de fila.
74
4
Escriba @UNITT[#], sustituyendo el número de unidad de texto por [#].
Nota: Por ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la
unidad de informe de la Columna Z del árbol.
5
Para
Haga
Aplicar un estilo de fuente al
texto adicional
Haga clic en la flecha Estilo de fuente y
seleccione un estilo de fuente de la lista.
Restringir el texto adicional a
una unidad de informe
específica:
1 Seleccione la celda Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados de la fila de texto
adicional.
2 Haga clic en la flecha Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados para abrir el
cuadro de diálogo Seleccionar árbol para
consultar.
3 Haga doble clic en el árbol de informes que
desea usar.
4 Cuando el cuadro de diálogo Seleccionar
unidad de informes de restricción
aparezca, haga doble clic en la unidad de
informe en la que se debe restringir la fila.
Columna Cód. fmto.
Los códigos de formato controlan el contenido de una fila. A menos que haya un código en
la columna Cód. fmto., se interpreta cada fila como una fila de detalle del libro mayor.
Haga doble clic en la columna Cód. fmto. para ver una lista de los códigos disponibles.
75
TOT
Este código permite usar operadores matemáticos sencillos (+ o -) entre las cantidades o
números de filas que especifique en la columna Tipos de cambio/filas/unidades
relacionados. Para obtener más información sobre este código de formato, consulte
“Totales y cálculos” en la página 87.
CAL
Este código permite usar operadores matemáticos complejos (+, -, *, / y sentencias IF/
THEN/ELSE) entre las cantidades o números de filas que especifique en la columna Tipos
de cambio/filas/unidades relacionados. Para obtener más información sobre los
cálculos, consulte “Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL)” en la página 88
DES
El código DES inserta encabezados y líneas en blanco en los informes. Por ejemplo, la fila
95 de la figura que aparece más adelante utiliza el código DES para insertar una línea en
blanco. La fila 98 emplea DES para insertar la descripción “Revenue” (Utilidades).
N o ta
Si un informe contiene filas con título o filas subrayadas en las que se han suprimido
todas las filas de detalle (por ejemplo, debido a saldos cero), se puede suprimir la
impresión de las filas de formato mediante la columna Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados. Para obtener más información, vea “Relacionar una fila de
formato a una fila de importe” en la página 84.
LFT, RGT, CEN
Estos códigos colocan la columna Descripción del formato de filas a la izquierda, a la
derecha o en el centro de la línea del informe, independientemente de dónde aparezca en la
disposición de columnas.
CBR
El código CBR (cambiar fila base) define la fila base para las columnas que calculan un
porcentaje de la fila base para cada fila del informe. Puede tener varios CBR en un formato
de fila como uno con ventas netas, uno con ventas brutas y uno con los gastos totales.
Normalmente, el CBR se utiliza para crear un porcentaje para las cuentas comparado con
una línea de total. Por ejemplo, puede comparar cuentas como porcentajes de salario y
salarios de director como porcentajes de ventas netas.
Introduzca el código de asignación de fila base en la columna Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados. Esta fila base se empleará para cálculos porcentuales y seguirá en
efecto hasta que se defina otra fila CBR.
Las figuras que siguen incluyen un ejemplo del uso del código de formato CBR. En el
formato de filas, el código CBR se encuentra en la fila 45. La columna Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados de la fila 45 muestra la fila 140, que es la fila Ventas netas.
76
La fórmula de cálculo de la columna C es B/BASE e incluye una máscara de formato
especial. Esto le indica a FRx que debe dividir la cantidad de la columna B entre la cantidad
de la columna B de la fila base (la fila 140) y colocar el resultado en la columna C de esa
fila. De esta manera, cada importe en la columna C representará el importe de la columna
B como porcentaje de las ventas netas. De manera análoga, cada importe de la columna E
es el importe de la columna D, expresado como porcentaje de las ventas netas.
El código de formato CBR
(fila 45) calcula un
porcentaje de la fila base
para cada fila del informe. La
fila base se identifica en la
columna Tipos de cambio/
filas/unidades
relacionados (fila 140, la fila
Ventas netas, en este
ejemplo). La fila Net Sales se
utilizará para calcular los
porcentajes hasta que se
defina otra fila CBR. Vea la
disposición de columnas que
sigue.
Figura 3-7: Uso de la fila base en la ventana Formato de filas
B/BASE indica a FRx que
debe dividir la cantidad de la
columna B entre la fila base
(fila 140 en el formato de filas
anterior) y colocar el resultado
de la columna C en esa fila.
Ésta es la máscara de formato
especial; utilizando este
formato, en este informe los
números se muestran como
porcentaje con un decimal y los
números negativos están entre
paréntesis.
Figura 3-8: Uso de la fila base en la ventana Disposición de columnas
Si desea obtener más información, consulte la Guía del usuario de FRx® DrillDown
Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7.
PB
Este código se utiliza para informes que contienen tanto un balance general como un estado
de resultados. El código PB:
z
Inicia una nueva página en el informe.
z
Le informa a FRx que la página es un balance general (o un anexo de apoyo del
balance general).
77
z
Coloca el título de la columna Descripción (en esta fila) en el encabezado del
informe. Para activar esta función se debe también usar la opción @ROW en el
encabezado del informe (en el Catálogo de informes). Para obtener más información,
vea “Descripción del catálogo de informes” en la página 227.
z
Suprime la impresión de todas las columnas menos la columna BS si la disposición de
columnas contiene múltiples columnas de cantidades y la opción BS está seleccionada
en la sección Control de impresión de una columna en la disposición de columnas. De
esta manera, un informe puede contener tanto un estado de resultados de varias
columnas (por ejemplo, Período actual y Acumulado del año) y un balance general de
una sola columna (por ejemplo, sólo Acumulado del año). Para obtener más
información, vea “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139.
Utilice la distinción entre balance general y estado de resultados sólo si el informe
incluye un balance general y un estado de resultados y si la visualización de la
columna debe ser distinta para cada tipo de informe.
N o ta
PI
Este código empieza una nueva página para un estado de resultados. Funciona como el
código PB, excepto que indica a FRx que la página es un estado de resultados. Puede usar
este código para forzar un salto de página en cualquier informe.
En un estado de resultados se imprimen todas las columnas de la disposición de columnas,
incluyendo aquellas que utilizan un código de control de impresión BS (columna balance
general).
---
Este código coloca una línea debajo de todas las columnas que contengan cantidades. Si
fuera necesario también puede suprimir la línea para algunas columnas (por ejemplo, en las
columnas de porcentaje). Para obtener más información, consulte “Adición de restricciones
de columna” en la página 168.
Si un informe contiene filas con título o filas subrayadas en las cuales se han
suprimido todas las filas de detalle (por ejemplo, debido a saldos cero), se puede
suprimir la impresión de las filas de formato mediante la columna Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados. Para obtener más información, vea “Relacionar una fila
de formato a una fila de importe” en la página 84.
N o ta
===
Este código coloca un subrayado doble debajo de todas las columnas de cantidades.
LNE
Este código imprime una línea a lo ancho de la página. Después de elegir esta opción de
Cód. fmto., se puede también introducir una de las siguientes descripciones de línea en la
columna Descripción:
z
Tipo = 1: línea delgada (predeterminado)
z
Tipo = 2: línea gruesa
78
z
Tipo = 3: línea punteada
z
Tipo = 4: dos líneas, una línea gruesa seguida de una línea delgada
z
Tipo = 5: dos líneas, una línea delgada seguida de una línea gruesa
Nota: Debido a la forma en que se definen las líneas en HTML, sólo se admiten los
tipos de línea sencillo 1, 2 y 3 para los informes que se producen en formatos
HTML, incluidos los archivos XML mejorado (.frd) y XML estándar (.xml) de
DrillDown Viewer, cuando se visualizan en FRx WebPort.
Esta figura ilustra un ejemplo de un formato de filas que emplea líneas de tipo 1 y 2. Luego
se muestra el informe generado por este formato de filas. Fíjese en la línea gruesa (tipo 2)
impresa encima de la unidad de informe (Consolidated) y en las líneas delgadas (tipo 1) que
aparecen debajo de Payables y Cost of Goods Sold.
Figura 3-9: Ejemplos de formato en la ventana Formato de filas
Sample FRx Report
For the Three Months Ending March 31, 2002
(Dollars in Thousands)
Monthly Activity
Tipo de Línea
=2
Tipo de Línea
=1
January
February
March
Year To Date
Actual
Current Year
Budget
Variance
Last Year
Actual
% Change
Consolidated
Cash
Payables
Net Sales
Cost of Goods Sold
Gross Profit
Operating Expenses
Provision for Taxes
Other Income (Expenses)
$2,471
(8,365)
505,607
311,722
193,885
167,944
6,910
(352)
$2,522
1,254
513,951
318,268
195,683
169,374
7,012
(339)
$5,429
(13,956)
1,090,500
798,339
292,161
170,822
7,111
(325)
$10,422
(21,067)
2,110,058
1,428,329
681,729
508,140
21,033
(1,016)
787,002
490,304
296,698
277,883
4,659
(1,940)
($10,422)
(21,067)
1,323,056
(938,025)
(385,031)
(230,257)
(16,374)
924
$129,009
322,633
2,764,416
2,015,147
749,269
450,754
79,873
(2,688)
91.90%
(106.50%)
(23.70%)
29.10%
9.00%
(12.70%)
73.70%
(62.20%)
Net Income
18,679
18,958
113,903
151,540
12,216
(139,324)
215,954
29.80%
Figura 3-10: Ejemplo de un informe que muestra modelos de tipos de línea
BXB y BXC
Estos códigos indican el principio y el final de un recuadro. FRx traza un recuadro
alrededor de las filas del informe empezando en la fila BXB y terminando en la fila BXC.
79
REM
Este código indica que se trata de una fila de comentario solamente, que no se debe
imprimir en el informe. Utilice REM en el formato de filas para explicar sus técnicas de
formato.
SORT y ASORT
Estos códigos permiten clasificar gastos o ingresos, establecer la secuencia de un informe
real o de desviación del presupuesto según la desviación mayor, o poner las descripciones
de la fila en orden alfabético.
El código SORT clasifica el informe en orden ascendente o descendente, según el valor de
la columna seleccionada.
Para usar el código SORT
1
Seleccione el código de formato SORT.
2
Introduzca el rango de filas que hay que clasificar en la columna Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados.
3
Introduzca la letra de la columna que debe usar para la clasificación en la columna
Columna.
El informe se clasificará automáticamente en orden ascendente. Para clasificarlo en orden
descendente, introduzca un signo menos (-) antes de la letra de la columna.
El código ASORT clasifica el informe por el valor absoluto que aparece en la columna
seleccionada. Dicho de otro modo, el signo del valor no se tiene en cuenta para la
clasificación. Este código de formato muestra los valores en secuencia de acuerdo con la
magnitud de la varianza, ya sea positiva o negativa.
Para usar el código ASORT
1
Seleccione el código de formato ASORT.
2
Introduzca el rango de filas que se debe clasificar en la columna Tipos de cambio/
filas/unidades relacionados.
3
Introduzca la letra de la columna que se debe usar para la clasificación en la columna
Columna.
El informe se clasificará automáticamente en orden ascendente. Para clasificarlo en orden
descendente, introduzca un signo menos (-) antes de la letra de la columna.
Nota: No incluya filas de formato o de total en un cálculo de clasificación. Si incluye
filas de formato o de total, FRx clasificará estas filas junto con las filas del libro
mayor.
80
El formato de filas que aparece en la siguiente figura ofrece un ejemplo del uso de los
códigos de formato SORT y ASORT. Luego se muestra el informe generado por este
formato de filas.
El código de formato Sort
clasifica el informe en orden
ascendente o descendente en
función de los valores de la
columna seleccionada.
El código de formato Asort
clasifica el informe por los
valores absolutos de la
columna seleccionada.
Figura 3-11: SORT y ASORT en la ventana Formato de filas
Variance Analysis (Sorted by Variance)
Service Division-San Francisco
For the Four Months Ending April 30, 2002
Esta sección del informe ha
sido clasificada en orden
ascendente.
Esta sección del informe ha
sido clasificada en orden
descendente.
April
Actual
Sorted by Monthly Variance in Ascending Order
Salary Expense
Rent Expense
Travel Expense
Sales
Sorted by YTD Absolute Variance in Descending Order
Sales
Salary Expense
Rent Expense
Travel Expense
Budget
YTD
Variance
Actual
Budget
Variance
$16,566
2,251
670
39,219
$11,007
1,495
444
26,057
($5,559)
(756)
(226)
13,162
$64,035
8,699
2,589
151,587
$42,564
5,782
1,722
100,766
($21,471)
(2,917)
(867)
50,821
39,219
16,566
2,251
670
26,057
11,007
1,495
444
13,162
(5,559)
(756)
(226)
151,587
64,035
8,699
2,589
100,766
42,564
5,782
1,722
50,821
(21,471)
(2,917)
(867)
Figura 3-12: Ejemplo de un informe clasificado
N o ta
Use los siguientes códigos de formato con el módulo Conversión de monedas de FRx®
que se licencia por separado. La licencia de software determina si Conversión de
monedas está disponible con la instalación. Póngase en contacto con su proveedor para
obtener más información sobre la licencia de conversión de moneda.
CCHIST
Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando una tasa de cambio
histórica de la tabla de conversión de divisas. La tasa histórica se usa generalmente en filas
que muestran activos no corrientes, como activos fijos, inventario o acciones de capital.
Cuando utiliza el código de fila CCHIST, debe seleccionar también un ID de tipo de
cambio histórico, como el tipo que corresponde a la columna D de la fila.
CCAVG
Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando una tasa de cambio
promedio de la tabla de conversión de divisas. El tipo de cambio promedio se utiliza
comúnmente para filas de ingresos en el informe. Cuando utilice el código de fila CCAVG,
debe también seleccionar un tipo de promedio (AVGDAILY, AVGWEEKLY o
AVGMONTHLY) como el tipo de cambio que corresponde a la Columna D de la fila.
81
CCSPOT
Este código le dice a FRx que ejecute la conversión de divisas usando un tipo de cambio
del momento (actual) de la tabla de conversión de divisas. La tasa de cambio del momento
se utiliza comúnmente para las cuentas de efectivo.
CCX
Este código elimina cualquier conversión que haya en esta fila y lo deja vigente hasta que
se encuentre un código de conversión distinto.
Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados
Esta columna permite:
z
Indicar a FRx que una fila de descripción o subrayada está enlazada con una fila de
cantidad. Por consiguiente, el título y el subrayado sólo se imprimen cuando se
imprime la cantidad relacionada. Para obtener más información, vea “Relacionar una
fila de formato a una fila de importe” en la página 84.
z
Definir las filas que se deben incluir en un cálculo cuando se utilice un código de
formato TOT o CAL. Para obtener más información, vea “Totales y cálculos” en la
página 87.
z
Restringir una fila a una unidad de informe específica. Para obtener más información,
vea “Restringir una fila a una unidad de informe” en la página 83.
z
Indicar a FRx el ID de tipo de cambio histórico que debe utilizar como el tipo de
cambio relacionado cuando se utiliza el código de formato CCHIST o el tipo de
promedio que se debe calcular (diario, semanal, mensual, etc.) cuando se utiliza el
código de formato CCAVG.
z
Definir las filas que se deben clasificar cuando se utiliza el código de formato SORT o
ASORT.
z
Definir la fila base para cálculos de porcentaje cuando se utilice el código de formato
CBR.
Es posible diseñar un único formato de filas que se utilizará con todos los segmentos
responsables de la organización, como lugares, divisiones y departamentos. FRx permite
construir un árbol de informes para definir todos los segmentos responsables diversos de
detalle y de resumen, que se conocen como unidades de informe.
82
Sin embargo, a veces puede resultar conveniente asignar una fila a un informe para aplicarla
a una unidad de informe específica del árbol de informes. Por ejemplo, podría crear una fila
individual que detalle el coste operativo total de un determinado departamento. Para
hacerlo, utilice la función de zoom en la celda Tipos de cambio/filas/unidades
relacionados del formato de filas y seleccione un árbol de informes y una unidad de
informe. FRx restringirá esta fila a esta unidad de informe específica.
Resulta particularmente importante restringir una fila a una unidad de informe
específica si se utiliza el código contable completo en el formato de filas. Cuando se
utiliza el código contable completo, se informa a cada unidad del árbol de informes
acerca del importe de la fila, lo que puede crear un grado de duplicidad considerable
de esa cantidad, a medida que se acumula en el árbol. Para evitar la duplicidad,
restrinja la fila a una unidad de informe.
N o ta
Restringir una fila a una unidad de informe
Para restringir una fila a una unidad de informe
1
En la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, haga doble clic para
abrir el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar.
2
Haga doble clic en el árbol de informes que desea usar.
3
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Seleccionar unidad de informes de
restricción, haga doble clic en la unidad de informe en la que se debe restringir la fila.
La unidad de informe que seleccione aparecerá en la columna Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados.
FRx emplea las reglas siguientes para acumular las cantidades en las unidades padres
de un árbol de informes:
z
z
z
Las unidades de informe que usan una máscara contable en el árbol de informes,
reflejan la cantidad de la fila en el informe de la unidad de informe, y no la
duplican en el informe de la unidad de informe padre. Las unidades no duplican el
importe en el informe de la unidad padre.
Las unidades de informe que no usan una máscara contable en el árbol de informes
(es decir, las unidades padre), reflejan el importe de la fila en el informe de la
unidad de informe hija y acumulan la cantidad hasta la unidad padre especificada.
Si la unidad padre tiene cinco unidades hijas, la fila aparece cinco veces en el
informe de la unidad padre (una vez por cada unidad hija).
Las unidades de informe que incluyen el código contable completo se restringen
basándose en la regla anterior. Por tanto, cuando restrinja una fila con un código
contable completo a una unidad que contenga una máscara contable, FRx incluye
la cantidad de la fila sin que se dupliquen ni esa unidad ni sus unidades padre.
Nota: Si una unidad padre también emplea una plantilla de cuentas del libro mayor se
incorpora la cuenta en la unidad padre, provocando así la duplicidad de los
datos.
4
Introduzca un código del libro mayor en la columna Enlazar a Libro mayor.
83
Relacionar una fila de formato a una fila de importe
Para relacionar una fila de informe a una fila de importe
Cuando crea un formato de filas, es posible definir filas de formato o sin monto, utilizando
los Códigos de Fmt, como DES, LFT, RGT, CEN, --- y ===.
Para no imprimir los títulos o subrayados cuando no hay importes, relacione las filas de
formato con las filas de importe correspondientes. Para relacionar una fila de formato con
una fila de importe, introduzca el código de la fila de importe en la columna Tipos de
cambio/filas/unidades relacionados de la fila de formato.
La figura 3-13 muestra un formato de filas que relaciona las filas 150 y 170 con el importe
de la fila 160, Si no hay ningún valor que se pueda presentar en la fila 160, FRx suprime
las filas 150 y 170.
Figura 3-13: Relacionar filas en la ventana Formato de filas
He aquí otro ejemplo. Supongamos que ha introducido una fila para el título descriptivo
Gastos Operativos, seguido de una lista de cuentas de gastos y una fila para el total de esas
cuentas. Si genera un informe para un departamento que no ha registrado ninguna cuenta
de gastos operativos (y ha suprimido la impresión de las cuentas de saldo cero en el
Catálogo de informes), el título “Gastos Operativos” aparecerá en el informe sin ningún
importe justificado.
Para evitar este problema, introduzca el código de fila que corresponde a la fila de importe
Gastos totales de explotación en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados
de la fila descriptiva Gastos de explotación. El título Gastos Operativos no aparecerá si el
total para los gastos operativos es cero. Use la misma técnica para las líneas subrayadas y
otras filas sólo para formato.
Columna Saldo normal
Si desea invertir el signo de una fila, o si el saldo normal de una cuenta es un crédito,
introduzca el código C en la columna Saldo normal. Cuando se incorporen las cantidades
del libro mayor en un formato de filas, FRx invertirá el signo en todas las cuentas que tienen
un saldo acreedor. Cuando FRx convierte estas cuentas, quita la característica de débito/
crédito de todas las cantidades y hace que calcular los totales sea muy sencillo. Por ejemplo,
para calcular el resultado neto, simplemente se restan gastos de ingresos.
84
Las filas calculadas y con totales no se ven afectadas generalmente por la presencia de un
código C, a menos que seleccione la opción de control de impresión XCR en la disposición
de columnas relacionada. Cuando selecciona XCR en la disposición de columnas, se
invierte el signo de cualquier fila que contiene el código C en la columna Saldo normal.
Esto resulta particularmente importante si desea mostrar todas las variantes desfavorables
como importes negativos. Si una cantidad calculada o de total aparece con el signo
incorrecto, añada el código C a la columna Saldo normal del formato de filas para invertir
el signo. Para obtener más información sobre el Control de impresión en la disposición de
columnas, consulte “Códigos de control de impresión” en la página 163
Columna Control de impresión
La columna Control de impresión del formato de filas controla las características de
formato de la fila actual. Estos códigos de control de impresión sólo se aplican a las filas
de cantidades.
No imprimible
Indica que se trata de una fila no imprimible. Esta fila no se imprime en el informe, pero se
puede utilizar para todos los cálculos.
CS
Incluye un símbolo de moneda (por ejemplo, $) en todas las columnas de cantidades, salvo
en el caso de columnas de porcentaje a las que nunca se les asigna un símbolo de moneda.
En el menú Compañía, haga clic en Formatos internacionales para configurar los
formatos de moneda.
XD
Suprime la visualización de las cuentas en los informes de detalles de cuenta o de
transacciones. Esta función resulta útil cuando una fila incluye múltiples cuentas que no
deben aparecer en el informe de detalles de cuenta o de transacciones.
X0
Suprime la visualización de la fila si todos los importes son cero. Esto sólo es significativo
si la opción para suprimir los saldos cero no está seleccionada en el catálogo de informes.
B0
Deja en blanco las columnas en cero.
DR
Muestra las cantidades deudoras de las cuentas para el período seleccionado.
CR
Muestra las cantidades acreedoras de las cuentas para el período seleccionado.
85
XR
Suprime la acumulación de las cantidades de una unidad hija a la unidad padre.
N o ta
Es posible utilizar varios códigos en la misma fila. Para hacerlo, separe los códigos
con comas o selecciónelos con el mouse.
SR
Evita que se redondee una columna.
Columna G
Use esta columna para crear un balance general en forma de tabla (consulte figura 3-14) o
para restringir una fila a determinadas columnas de un informe. Para designar una columna
específica del informe para que contenga la cantidad de una fila, se puede introducir la letra
de esa columna (por ejemplo, A, B, C) en Columna. Este código sólo se aplicará a la
columna seleccionada. Esta columna se utiliza también con los códigos de formato SORT
o ASORT. Para obtener más información sobre cómo clasificar los valores de las columnas,
vea “SORT y ASORT” en la página 80.
ASSETS
Cash - Checking
Cash - Money Market
$134,111.13
46,751.00
Total Cash
180,862.13
Accounts Receivable
166,164.00
(2,184.00)
271,213.00
435,193.00
Total Inventories
779,026.00
Prepaid Assets
3,289.00
Current Assets
1,398,370.13
Office Equipment
69,600.00
34,500.00
37,700.00
(40,635.00)
Net Fixed Assets
101,165.00
Total Assets
$1,499,535.13
Accounts Payable
Accrued Liabilities
$84,253.00
137,867.00
222,120.00
Leases Payable
Notes Payable
10,100.00
142,794.00
152,894.00
Total Liabilities
375,014.00
Capital Stock
Year-to Date Income
Retained Earnings
50,000.00
500,269.00
377,152.13
197,100.00
1,124,521.13
$1,499,535.13
86
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Totales y cálculos
Columna Enlace
Esta columna identifica el origen de los números que componen la fila. Los importes de esta
columna contiene códigos contables del libro mayor.
Normalmente, los importes en esta columna contienen códigos contables del libro mayor,
pero también puede enlazar con:
z
Otros formatos de filas
z
Taxonomía XBRL
z
Microsoft® Hojas de cálculo de Excel o Lotus 1-2-3
Cuando este tipo de
enlace está
seleccionado
La descripción en
la columna Enlace cambia a
CG (todos los años)
Enlazar a Libro mayor
CG (un año
específico)
Enlazar a Libro mayor Año fiscal = año de LM
Formato de filas
Enlazar con Formato de filas
Hoja de cálculo
externa
Enlazar con Hoja de cálculo
CG + Hoja de cálculo
Enlazar con CG + Hoja de cálculo
Taxonomía XBRL
Taxonomía XBRL us-gaap-ci-2003-07-07.xsd
Tabla 3-4: Tipos y descripciones de enlaces
La descripción de la columna cambia en función del tipo de enlace que se utilice.
Para obtener información sobre cómo introducir los códigos contables en el libro mayor,
vea “Códigos contables del libro mayor” en la página 95.
Si desea obtener más información sobre cómo enlazar a formatos de fila y hojas de cálculo,
consulte “Enlaces con otras fuentes de información” en la página 115.
Totales y cálculos
z
Método estándar de calcular totales (TOT)
z
Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL)
z
Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT y CAL
87
Método estándar de calcular totales (TOT)
El código de formato de totales (TOT) añade o resta los importes de otras filas. Una fórmula
de total puede contener cualquier combinación de rangos y números de fila individuales de
hasta 256 caracteres. Consulte la figura 3-15 para obtener ejemplos de fórmulas de totales
en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. Con el código de formato
TOT, puede realizar las siguientes operaciones:
z
Introduzca números de filas individuales separados por un signo más (+) o menos (-),
como en la fila 610.
z
Introduzca números de filas descriptivas separados por un signo más (+) o menos (-).
Por ejemplo, una afirmación TOT podría tener el siguiente aspecto:
DEUDAS+PATRIMONIO (vea la fila 566).
z
Introduzca un rango de números de fila separados por la palabra TO (vea la fila 548).
z
Combine rangos y números de fila individuales.
Cálculo sencillo
con +.
Puede usar un
rango de totales.
Puede usar
etiquetas
descriptivas en
los cálculos.
Figura 3-15: Totales estándar en la ventana Formato de filas
Se pueden recuperar los datos de las filas de cualquier parte del formato de filas actual,
independientemente de su posición o de que ya se las haya incluido en otro total. Las filas
de total o de detalle se pueden combinar de cualquier forma.
N o ta
Se excluyen automáticamente todas las filas TOT que se encuentren dentro del rango.
Esto permite especificar todo el rango de filas para crear un total general,
independientemente de cualquier subtotal intermedio que exista. La única excepción
es cuando el TOT está en la primera fila del rango.
Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL)
A diferencia del código de formato TOT, que está orientado hacia la generación de informes
financieros tradicionales, el código de formato para cálculos (CAL) es parecido a una
fórmula de hoja de cálculo. El código CAL permite realizar cálculos que implican celdas
individuales, multiplicación y división o importes absolutos (se incluyen los números reales
en la fórmula).
88
Para utilizar el código de formato CAL, introduzca CAL como Código de fmto. y coloque
una fórmula en la columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados. La fórmula
puede incluir cualquier combinación de números, operadores matemáticos (+, -, / y *) y
paréntesis ( ).
Las fórmulas TOT sólo se pueden exportar a hojas de cálculo Lotus o Microsoft®
Excel; las fórmulas CAL no se pueden exportar.
N o ta
Indicación de todas las columnas o ciertas columnas específicas
Cuando se introduce un número de fila, se debe también introducir la letra de una columna
(por ejemplo, A120 para la columna A y el número de fila 120) o usar el carácter @ para
indicar todas las columnas (por ejemplo, @120 para todas las columnas de la fila 120).
Cualquier número que no incluya la letra de columna o el signo @ se considera como un
número real. Vea la figura siguiente en la que se ofrecen ejemplos de estas reglas.
z
En una fila, la cantidad de números de fila y paréntesis tiene un límite de 256
caracteres. Por ejemplo, la fórmula de la fila 480 es válida.
z
Si hace referencia a una fila identificada por un número de fila, debe separar la letra de
la columna de la etiqueta con un punto (.). Consulte la fila 680.
z
El carácter @ no necesita el punto de separación. Vea la fila 720.
Figura 3-16: Cálculos en la ventana Formato de filas
Modificación de un número en determinadas columnas
El formato CAL puede resultar muy útil para modificar un número en una columna de una
fila en particular, sin afectar a las demás columnas del informe.
La siguiente figura ilustra algunos cálculos que colocan los resultados de los cálculos de la
fila en columnas específicas del informe.
z
Para realizar un cálculo en todas las columnas del informe (GL), no es necesario
introducir ninguna asignación de columnas. Por ejemplo, si introduce @130*.75, FRx
multiplicará cada columna de la fila 130 por .75 y colocará el resultado en la fila
actual. Vea la fila 190.
z
Para restringir una fórmula a determinadas columnas, introduzca la letra de la
columna seguida por un signo de igual (=) y luego la fórmula. Si introduce
B=@130*.75, el cálculo se realizará sólo en la columna B, como se muestra en la fila
220.
89
z
Se pueden especificar múltiples columnas de la manera indicada en la fila 250. Si
utiliza @ con una posición de columna específica, el signo @ se refiere a la columna
de restricción. La fila 250 se convierte en lo siguiente:
A=(A100/A130)*.75
B=(B100/B130)*.75
C=(C100/C130)*.75
z
Se pueden introducir rangos, como se muestra en la fila 280.
z
Se pueden introducir múltiples fórmulas de columna en una fila separándolas con
comas, como se muestra en la fila 310.
Figura 3-17: Cálculo aplicado a columnas específicas del informe
Creación de múltiples columnas de descripción
El código de formato CAL se puede utilizar para crear informes con múltiples
descripciones, como el balance general impreso en formato paralelo que sigue.
Side by Side Balance Sheet
For the Four Months Ending April 30, 2004
ASSETS
Cash - Checking
Cash - Money Market
Total Cash
Accounts Receivable
$109,267
46,518
---------------------155,785
162,906
(2,142)
268,528
---------------------429,292
Accounts Payable
Accrued Taxes
Accrued Liabilities
Suspense Account
Leases Payable
Notes Payable
Total Inventories
698,075
Total Liabilities
Prepaid Assets
Current Assets
Office Equipment
Net Fixed Assets
Total Assets
$86,742
108,689
---------------------195,431
10,100
144,178
---------------------154,278
---------------------349,709
3,462
---------------------1,286,614
69,600
34,500
37,700
(35,780)
---------------------106,020
$1,392,634
Capital Stock
Year-to Date Income
Retained Earnings
Treasury Stock
50,000
500,269
295,556
197,100
---------------------1,042,925
$1,392,634
Figura 3-18: Balance general impreso en formato paralelo
Las ventanas de las figuras que aparecen más adelante muestran partes del formato de filas
usado para crear el balance general impreso en formato paralelo. Las filas 130 a 280 y 1030
a 1180 extraen la información del libro mayor, pero el código de control de impresión NP
impide su impresión.
Las filas 1870 a 2020 muestran la forma de utilizar el código de formato CAL para dar
formato a la información de las filas no imprimibles. Por ejemplo, la fila 1930 se interpreta
de la siguiente manera:
z
Colocar los resultados de las columnas A y B de la fila 190 (Cash - Checking; es decir
Efectivo - Cuenta corriente) en las columnas A y B de la fila actual.
90
z
Colocar los resultados de las columnas A y B de la fila 1090 (Accounts Payable; es
decir, Cuentas a pagar) en las columnas C y D de la fila actual.
Estos dos conjuntos de filas extraen los datos
del libro mayor. El código de control de
impresión NP impide la impresión de estas
filas en el informe.
Estas filas utilizan el código de formato CAL para extraer la
información de las filas no imprimibles y colocarla en el
informe paralelo.
Figura 3-19: Ventanas del Formato de filas para un balance general paralelo
Uso de los códigos CAL
Los códigos CAL deben utilizarse en filas que no incluyen enlaces al libro mayor. Sin
embargo, es posible colocar códigos CAL en filas consecutivas, suprimir la impresión de
esas filas y usar el comando TOT para combinarlos con el fin de generar informes. Para ver
un ejemplo, vea las filas 340 a 400 de la figura siguiente.
Figura 3-20: Códigos CAL en la ventana de Formato de filas
91
Formatos especiales para importes
Se puede especificar el formato de impresión exacto para un resultado CAL, añadiendo
formatos especiales para las cantidades al final de una fórmula. Este formato para
cantidades se emplea independientemente de lo que se haya introducido en la ventana del
Catálogo de informes o en el cuadro de diálogo Formatos internacionales.
En la figura siguiente, la fila 160 muestra cómo dividir el importe de la celda B100 entre la
cantidad de C130 y luego imprimir el resultado con tres decimales.
Figura 3-21: Formato de cantidades en la ventana Formato de filas
N o ta
Si se especifica un formato, éste sustituye cualquier redondeo que se haya
seleccionado para el informe. Si desea obtener más información sobre los formatos,
consulte “Ficha de formato” en la página 261, así como “Introducción de formatos de
importes y fechas internacionales” en la Guía del administrador de FRx® Report
Designer 6.7.
Introducción de las sentencias IF/THEN/ELSE
Se pueden agregar sentencias IF/THEN/ELSE a cualquier cálculo que sea válido para el
formato CAL. Introduzca las fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE en la celda Tipos de
cambio/filas/unidades relacionados con el siguiente formato:
IF <sentencia verdadero/falso> THEN <fórmula> ELSE <fórmula>
El componente ELSE <fórmula> es opcional.
Sentencias IF
La sentencia que sigue a IF puede ser cualquier sentencia que se pueda evaluar como
verdadero o falso. Puede ser una evaluación sencilla:
IF A200>0
o una sentencia compleja que contiene varias expresiones, como la siguiente:
IF A200>10000 OR ((A340/B1200)*2 <1200)
Fórmulas THEN y ELSE
Las fórmulas THEN y ELSE pueden ser cualquier cálculo válido, desde las más simples
asignaciones de valores hasta las fórmulas más complejas. Observe las fórmulas de la
ventana siguiente.
IF A200>0 THEN A=B200
92
z
Esta sentencia especifica que si (sentencia IF) el valor de la columna A de la fila 200
es mayor que cero, entonces (sentencia THEN) se debe colocar el valor de la columna
B y fila 200 en la columna A de la fila actual. Vea la fila 300.
z
En esta sentencia se puede también utilizar el carácter @ en evaluaciones verdadero/
falso o en la fórmula para representar todas las columnas. Por ejemplo, la fórmula
descrita en la sentencia IF/THEN anterior coloca un valor en una columna de la fila
actual.
z
En la fila 400, se coloca el valor de B200 en cada columna de la fila actual.
z
En la fila 500, se coloca el valor de cada columna en la fila 200 en la columna
correspondiente de la fila actual.
z
La fórmula de la fila 600 indica a FRx que debe evaluar cada columna de la fila
200 y, si el resultado es mayor que 0, colocar el valor correspondiente en la misma
columna de la fila actual.
Figura 3-22: Sentencias IF/THEN/ELSE en la ventana Formato de filas
Uso de @UNIT
Para restringir una fila a una única unidad de informe. Para hacerlo, se especifica la
restricción en una fila que contiene un código de formato de cálculo (CAL). El importe
resultante no se acumula a una unidad del nivel superior.
La fila de cálculo puede también hacer referencia a una fila del libro mayor, como se
describe en este ejemplo. El cálculo se registra en la celda Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados del formato de filas de la misma manera que con la restricción de
tipo libro mayor. El cálculo debe empezar de forma condicional, con IF @UNIT, de la
siguiente manera:
IF @UNIT(SALES) THEN @100, ELSE 0
Este cálculo coloca la cantidad de la fila 100 en cada columna del informe, pero sólo para
la unidad SALES (Ventas). Si hubiera varias unidades denominadas "sales", la cantidad
aparecería en cada una de ellas.
Además, la fila 100 podría ser una fila del libro mayor con un código contable completo y,
además, haber sido definida como fila no imprimible. De esta manera, la cantidad no puede
aparecer en todas las unidades del árbol. También se puede limitar la cantidad a una sola
columna del informe usando la letra de referencia de una columna en lugar del signo @
delante del número de fila.
Existen tres maneras de especificar una unidad en una restricción de tipo de cálculo.
Consulte los ejemplos en figura 3-23.
z
Introduzca un código de unidad para incluir las unidades que coinciden. Por ejemplo,
IF @UNIT(SALES) permite realizar el cálculo para cualquier unidad llamada
SALES, incluso si hay varias unidades llamadas SALES en el árbol. Vea la fila 130.
93
z
Introduzca el código de compañía y de unidad para restringir el cálculo a las unidades
SALES de la compañía ACME. Vea la fila 160.
z
Introduzca el código de jerarquía completa del árbol de informes para restringir el
cálculo a una unidad específica. Vea la fila 190.
Figura 3-23: @UNIT en la ventana Formato de filas
Puede hacer doble clic en la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados para
acceder a una lista de árboles de informes. Una vez que haya seleccionado un árbol de
informes, verá una lista de las unidades de informe de ese árbol. Seleccione la unidad que
desee utilizar y luego complete la fórmula de cálculo.
Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT
y CAL
Es posible usar el para seleccionar varias filas consecutivas o no consecutivas y dejar que
FRx inserte automáticamente dicho rango de filas en una fila TOT o CAL. Se pueden
utilizar las teclas de flecha o el mouse para resaltar las filas que desea incluir en las
fórmulas.
Para crear una fórmula con el mouse
1
En la fila TOT o CAL, haga clic en la columna Tipos de cambio/filas/unidades
relacionados.
2
Haga clic en el botón ∑ (suma) de la barra de herramientas.
De forma predeterminada, FRx selecciona el grupo de celdas que comprende las filas
entre la fila inmediatamente anterior a la fila TOT o CAL seleccionada y la fila TOT o
CAL que la precede.
3
Use las teclas de flecha para resaltar la primera fila que desee utilizar en el cálculo.
4
Pulse la tecla que corresponde al operador que desee utilizar.
Nota: Se pueden añadir o restar los valores de las filas incluidas en una fila TOT. Se
pueden añadir, restar, multiplicar o dividir los valores de las filas incluidas en
una fila CAL.
5
Resalte la fila siguiente que desee que aparezca en el cálculo.
6
Repita los pasos del 3 al 5 para cada fila que desee incluir en la fórmula.
7
Cuando haya terminado, repase la fórmula y elija entre las siguientes opciones:
z
Si desea aceptar la fórmula, pulse Enter.
z
Si desea volver a la fórmula original, pulse Esc.
Puede seleccionar un rango de filas con el mouse. Para hacerlo, haga clic en cualquier lugar
de la fila inicial y arrastre para seleccionar el rango que desea incluir en la fórmula. Puede
también usar las teclas de flecha junto con las teclas Mayús para modificar el rango.
94
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Códigos contables del libro mayor
Para seleccionar un rango
1
En la fila TOT o CAL, haga clic en la celda Tipos de cambio/filas/unidades
relacionados.
2
Haga clic en el botón ∑ (suma) de la barra de herramientas.
De forma predeterminada, FRx selecciona el grupo de celdas que comprende las filas
entre la fila inmediatamente anterior a la fila TOT o CAL seleccionada y la fila TOT o
CAL que la precede.
3
Acepte el rango predeterminado, o bien pulse la tecla Shift (Mayús) y luego
seleccione un rango con las teclas de flecha; también puede hacer clic y mantener
pulsado el botón del mouse para resaltar el rango de filas.
Nota: Si escribe un rango manualmente en la columna Tipos de cambio/filas/
unidades relacionados de una fila CAL, debe añadir el símbolo @ antes de
cada número de fila. Si no lo hace, FRx interpretará los números de fila como
números reales.
4
Cuando haya terminado, repase la fórmula y elija entre las siguientes opciones:
z
Si desea aceptar la fórmula, pulse Enter (Intro).
z
Si desea volver a la fórmula original, pulse Esc.
Nota: Mientras haya un borde alrededor de la celda que contenga la fórmula, puede
pulsar la tecla Esc y volver a la fórmula anterior.
Códigos contables del libro mayor
En la columna Enlazar a Libro mayor se especifican los códigos contables del libro mayor
que se deben incluir en cada fila de un informe.
Esta sección incluye información e instrucciones sobre:
z
Cuentas de saldo cero
z
Definición de un código contable
z
Definición del código principal solamente
z
Definición del código contable completo
z
Introducción de los códigos del libro mayor
z
Uso de comodines y rangos
z
Enlaces con tipos de cuentas
z
z
Uso de modificadores de cuentas
z
Restricción de filas con códigos de libros
z
Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas
95
Cuentas de saldo cero
De manera predeterminada, FRx suprime la impresión de cualquier fila que no tenga un
saldo correspondiente en el libro mayor. Esto le permite definir todos los segmentos
principales del código contable en el formato de filas del informe y luego usar ese único
formato de filas para cualquiera de los departamentos.
Definición de un código contable
En la celda Enlazar a Libro mayor podrá introducir una cuenta de libro mayor con el
segmento principal de código contable, el código contable completo o una combinación del
segmento principal y uno o más segmentos responsables.
N o ta
Si el código contable incluye espacios como parte de la estructura de cuentas, FRx
inserta de forma predeterminada un signo de subrayado (_) en lugar del espacio. Si
desea usar un carácter distinto, debe cambiarlo en el cuadro de diálogo Preferencias
del sistema. Para obtener más información, consulte la Guía del administrador de
FRx® Report Designer 6.7.
Definición del código principal solamente
El formato de filas más flexible contiene sólo el segmento principal del código contable.
Por ejemplo, podría utilizar el segmento principal 6010 del código contable como el código
de gastos publicitarios para todos los departamentos. Después podría definir 6010 en el
formato de filas del informe y especificar los segmentos responsables asociados en las
unidades de informe del árbol de informes.
Se crea el código contable completo cuando FRx combina el formato de filas con el árbol
de informes a la hora de generar el informe.
N o ta
Aunque los formatos de filas que contienen el segmento principal del código contable
brindan un mayor grado de flexibilidad en cuanto a su uso, es posible crear formatos
de filas que contengan un subconjunto del código contable completo. Esto proporciona
buenos resultados siempre que la máscara contable de cada unidad del árbol de
informes contenga la misma cantidad de ganchos &. Para obtener más información,
consulte “Segmentos y estructura de la máscara de cuenta” en la página 185.
Definición del código contable completo
Si define el código contable completo, se verán enormemente reducidas sus opciones en
cuanto al formato de filas. Por ejemplo, si utiliza el código contable completo para generar
informes departamentales detallados, es posible que no pueda generar informes del nivel
superior.
Si introduce el código contable completo en el formato de filas, esa cuenta se utilizará
siempre que se genere un informe. El formato de filas buscará los segmentos responsables
en otros lugares sólo si no se han introducido segmentos responsables en la definición del
código contable del formato de filas. Sin embargo, se pueden enlazar los datos de un
formato de filas con otro, con el fin de crear informes de resumen.
96
Se puede combinar el código contable completo con los segmentos principales de un único
formato de filas. Esta técnica puede resultar útil si desea poder utilizar la plantilla contable
del árbol de informes para la mayoría de las cuentas, pero también incluye cuentas de otros
segmentos responsables, como departamentos o divisiones. Esto puede también ayudar a
generar información para toda la empresa (como ingresos totales por ventas) en una fila y
luego calcular la proporción del total del departamento con relación al total de la compañía.
Cuando se utiliza un código contable completo que contiene comodines para cada posición
externa al código principal, se incluyen todas las cuentas con ese segmento principal para
la totalidad de la compañía.
Cualquier fila que contenga el código contable completo se incluye en cada unidad del
árbol de informes, independientemente de los segmentos responsables que pueda
contener el árbol. Esto puede causar una enorme exageración de las cantidades en los
informes de las unidades de resumen.
N o ta
Existen dos maneras de evitar este problema. Puede restringir la fila a una unidad de
informe concreta. Vea “Restringir una fila a una unidad de informe” en la página 83.
También puede utilizar el código de control de impresión XR (suprimir acumulación).
Vea “Columna Control de impresión” en la página 85.
Figura 3-24: El código contable completo en la ventana Formato de filas
Introducción de los códigos del libro mayor
Para introducir los códigos de libro mayor
1
Haga doble clic en la columna Enlazar a Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo
Enlaces de cuentas de LM.
2
Haga doble clic en una celda de la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual
o Conjunto de cuentas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de libro mayor. Este cuadro de
diálogo permite ver o buscar todas las cuentas o conjuntos de cuentas del libro mayor.
97
3
En el cuadro Buscar, introduzca los primeros dígitos de un código contable.
4
Seleccione una cuenta y haga clic en Aceptar.
5
Cuando haya terminado de crear el enlace, haga clic en Aceptar.
Si tiene alguna pregunta específica sobre cualquiera de las opciones o cuadros del cuadro
de diálogo Enlaces de cuentas de LM consulte las secciones siguientes.
Para hacer zoom en un segmento de cuenta de un formato de filas
1
En un formato de filas, haga doble clic en la celda Enlazar a Libro mayor.
2
Haga clic en la opción Código de cuenta.
3
Haga doble clic en la celda Segmento de cuenta para acceder al cuadro de diálogo
Seleccione el segmento para ampliar.
4
En el cuadro de diálogo Seleccione el segmento para ampliar, seleccione un
segmento de cuenta y haga clic en Aceptar.
5
Haga doble clic en una celda en la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual
o Conjunto de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de
libro mayor.
La lista que aparece la filtra el segmento de cuenta que especificó.
6
En la celda De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas,
escriba o seleccione una cuenta y haga clic en Aceptar.
7
Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Formato de filas.
98
Uso de comodines y rangos
Introducción de comodines
Cuando se introducen códigos contables principales o completos en el cuadro de diálogo
Enlaces de cuentas de LM, se puede poner un comodín, que en este caso es el signo de
interrogación (?), en cualquier lugar del código contable. FRx obtendrá todos los códigos
contables para los números definidos, sin tener en cuenta los números indicados por el
comodín. Por ejemplo, si el formato de filas contiene sólo los segmentos principales (dando
por sentado un código principal de cuatro caracteres), al introducir 6??? en una fila, se
indica a FRx que debe incluir todas las cuentas cuyo código principal empiece por un 6.
Sólo se agregan ganchos & a los formatos de filas si se utiliza la función Agregar
filas del plan de cuentas. Para obtener más información, vea “Generación de
N o ta
formato de filas” en la página 69.
Introducir un intervalo de cuentas
Si desea que una fila contenga las cantidades de un rango de cuentas del libro mayor, puede
introducir un rango de cuentas.
Para introducir un rango de cuentas
1
2
Introduzca el número de cuenta inicial en la celda De cuenta (rango) -o- Cuenta
individual o Conjunto de cuentas del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de
LM.
3
Introduzca el número de cuenta final en el cuadro A la cuenta (rango).
La entrada que aparece en el cuadro Fórmula (en la parte superior del cuadro de
diálogo Enlaces de cuentas de CG) podría tener datos parecidos a estos:
+(6100 TO 6900)
Esto indica a FRx que debe extraer los datos de las cuentas 6100 a 6900 inclusive, y
que los debe colocar en el importe de la fila.
Introducir rangos mediante un código contable de varios segmentos
Cuando se introduce un rango usando un código contable completo, se realiza la
comparación del rango en base a cada segmento individual. Por ejemplo, el rango 50001000-00 TO 6000-2000-00 incluye sólo las cuentas que coinciden con cada segmento. En
este caso, el primer segmento debe estar entre 5000 y 6000, el segundo debe estar entre
1000 y 2000 y el último debe ser 00.
Por ejemplo, la cuenta 5100-1100-01 no se incluiría en el informe, ya que el último
segmento está fuera de rango.
Utilización de operadores en las cuentas
Es posible añadir o restar cuentas de otras cuentas con los signos más (+) y menos (-).
Para utilizar los operadores en las cuentas
1
99
2
En el cuadro Op +/- del cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en el
cuadro hasta que aparezca el operador que desee utilizar.
3
En el cuadro De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas,
introduzca o seleccione un número de cuenta.
Esta tabla muestra los formatos aceptables para añadir y restar los códigos del libro mayor.
Para
Utilice este formato
Añadir códigos contables
completos
1205-2000-000+1205-2100-000
Añadir códigos contables parciales
1205+1210
Añadir cuentas con comodines
120?+11??
Añadir un rango de códigos
contables completos
+(1205-1000-000 TO 1205-2000-000)
Añadir un rango de códigos
contables parciales
+(1200 TO 1205)
Añadir un rango de cuentas con
comodines
+(120? TO 130?)
Restar un código contable
completo
1205-2100-000-(1205-2000-000)
Restar un código contable parcial
1210-(1205)
Restar una cuenta con comodines
1100-(120?)
Restar un rango de códigos
contables completos
-(1205-1000-000 TO 1205-2000-000)
Restar un rango de códigos
contables parciales
-(1200 TO 1205)
Restar un rango de cuentas con
comodines
-(120? TO 130?)
Tabla 3-5: Formatos aceptables para añadir y restar códigos contables
Aunque es posible editar las cuentas en el cuadro de edición normal de la hoja de cálculo,
utilice el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM para aplicar el formato correcto a
los enlaces con las cuentas. Cualquiera de las cuentas puede incluir comodines (?).
N o ta
Si desea restar cuentas, debe poner dichas cuentas entre paréntesis. Por ejemplo, si
introduce 450?-(4509) está indicando a FRx que debe restar la cuenta 4509 de
cualquier cuenta que comience con 450.
100
El cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM muestra cómo restar la cuenta 4509 de
las cuentas 450?.
Figura 3-25: Cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM: introducir cuentas
Segmento de cuenta
Especifique el tipo de segmento de cuenta (Completo o Principal), o un segmento de cuenta
específico de su libro mayor para filtrar la lista mostrada en la celda De cuenta (rango) o- Cuenta individual o Conjunto de cuentas.
Combinación de cuentas y rangos
Es posible combinar cuentas específicas, rangos de cuentas y comodines en una fila. El
ejemplo que aparece a continuación supone que se utiliza un código principal de cuatro
caracteres:
6210+6220+(6420 TO 7999)-(71??)
Figura 3-26: Cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM: Combinación de cuentas y
comodines
Enlaces con tipos de cuentas
Los tipos de cuentas son nombres de categorías o grupos que se han definido en el libro
mayor que pueden combinar o relacionar varios códigos contables. Por ejemplo, el tipo de
cuenta Activos podría incluir todas las cuentas de dinero en efectivo y las cuentas por
cobrar. Los tipos de cuenta permiten reducir el trabajo de mantenimiento de los informes y
obtener una perspectiva más “global”.
Para establecer un enlace con un tipo de cuenta
1
Desde la fila que desee enlazar, haga doble clic en la celda Enlazar a Libro mayor.
101
2
En el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, la opción Código de cuenta
está seleccionada de forma predeterminada; seleccione Tipo de cuenta.
Nota: Cuando seleccione Tipo de cuenta, en el cuadro de diálogo Enlaces de
cuentas de CG aparecen campos para tipos de cuenta específicos.
3
Haga doble clic en la celda Tipo de cuenta.
4
En el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de Libro mayor aparecerán los tipos de
cuenta que están disponibles en el libro mayor; seleccione un tipo de cuenta y haga
clic en Aceptar.
El tipo de cuenta aparecerá en la celda Tipo de cuenta y en el cuadro Fórmula.
5
En el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en Aceptar.
En la celda Enlazar a Libro mayor aparecerá el nuevo enlace de tipo de cuenta.
FRx muestra los símbolos ,/A detrás del enlace de tipo de cuenta.
Se puede crear un juego de cuentas asignando un nombre a un grupo de cuentas. Luego el
nombre del juego de cuentas se puede utilizar en varios formatos de filas. Cuando debido a
una modificación en el libro mayor el juego de cuentas debe cambiar, se podrá modificar
dicho juego en un único lugar. Por ejemplo, si indica con frecuencia que se debe enlazar un
rango de cuentas con el libro mayor, como las cuentas 5100 a 5600, podría asignar ese
rango a un juego de cuentas llamado Viajes y gastos relacionados.
Una vez creado un juego de cuentas, puede seleccionarlo como enlace con el libro mayor.
Puede también agrupar juegos de cuentas existentes en otros juegos de cuentas, una
operación que se denomina anidar juegos de cuentas. Por ejemplo, después de haber creado
el juego de cuentas Viajes y gastos relacionados, podría crear otro llamado Gastos de
ventas. Este juego podría contener el juego de cuentas llamado Viajes y gastos relacionados
y otras cuentas afines.
z
Creación de un conjunto de cuentas desde la columna Enlazar a Libro mayor
z
Creación de un conjunto de cuentas utilizando el menú Editar
z
Enlace de un conjunto de cuentas al libro mayor
z
Edición de un conjunto de cuentas
102
Creación de un conjunto de cuentas desde la columna Enlazar a Libro
mayor
Para crear un juego de cuentas desde la columna Enlazar a Libro mayor
1
Haga doble clic en la columna Libro mayor para abrir el cuadro de diálogo Enlaces
de cuentas de LM.
2
Cree un enlace con el libro mayor. Encontrará las instrucciones detalladas en
“Introducción de los códigos del libro mayor” en la página 97.
3
Haga clic en el botón Guardar como que se encuentra en las opciones de Conjuntos
de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Guardar como conjunto de cuentas.
4
Introduzca un nombre y una descripción para el juego de cuentas y luego haga clic en
Aceptar.
Cuando vuelva al cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, verá la palabra SET
(es decir, juego) seguida por el nombre del juego de cuentas, entre paréntesis. Por
ejemplo, +SET(Expense).
103
Creación de un conjunto de cuentas utilizando el menú Editar
Para crear un juego de cuentas desde el menú Editar o haciendo clic con el botón
derecho del mouse
1
En el menú Editar, haga clic en Conjuntos de cuentas o haga clic con el botón
secundario para seleccionar Conjuntos de cuentas para acceder al cuadro de diálogo
Conjuntos de cuentas.
Si hay juegos de cuentas existentes, haga clic en Nuevo después de que aparezca el
cuadro de diálogo Conjuntos de cuentas.
2
Cree un enlace con el libro mayor. Encontrará las instrucciones detalladas en
“Introducción de los códigos del libro mayor” en la página 97.
3
Haga clic en el cuadro de la celda Conjunto cntas. para seleccionar Sí.
4
Haga clic en el cuadro Nombre conj. de cuentas e introduzca un nombre para el
juego de cuentas.
El nombre que introduzca en este cuadro para el juego de cuentas aparecerá en la
columna Enlazar a Libro mayor de la ventana Formato de filas.
5
Si desea añadir un nombre alternativo o una descripción detallada del conjunto de
cuentas, haga clic en el cuadro Descripción y escriba un nombre o una descripción en
este cuadro opcional.
La descripción que introduzca aquí aparecerá en la columna Descripción de la
ventana de Formato de filas.
6
Desde el cuadro de control Conjuntos de cuentas, haga clic en Guardar.
7
Cuando haya terminado de crear el juego de cuentas, haga clic en Cerrar.
Una vez que haya creado el juego de cuentas, necesitará enlazarlo con el libro mayor.
Enlace de un conjunto de cuentas al libro mayor
Para enlazar un juego de cuentas con el libro mayor
1
2
Haga clic en el cuadro Conjunto cntas. para cambiar el indicador del juego de
cuentas a Sí.
3
Haga doble clic en una celda de la columna De cuenta (rango) -o- Cuenta individual
o Juego de cuentas.
104
4
En el cuadro de diálogo Seleccionar conjunto de cuentas, seleccione un juego de
cuentas y haga clic en Aceptar.
El juego de cuentas seleccionado aparecerá en la columna Enlazar a Libro mayor y la
descripción correspondiente aparecerá en la columna Descripción.
Si en algún momento se producen cambios en la estructura de las cuentas, necesitará
modificar los juegos de cuentas existentes.
Edición de un conjunto de cuentas
Para editar un conjunto de cuentas
1
Haga clic en el nombre del juego de cuentas para resaltarlo.
2
En los botones Conjuntos de cuentas, haga clic en Editar para acceder al cuadro de
diálogo Enlaces de cuentas de LM.
3
Haga los cambios necesarios en el juego de cuentas.
4
Cuando haya terminado de hacer los cambios, haga clic en Guardar en el cuadro de
control de registros Conjuntos de cuentas.
5
6
Uso de modificadores de cuentas
Típicamente, cuando se selecciona una cuenta específica, FRx combina la cuenta con los
años fiscales, períodos y demás información que se ha especificado en la disposición de
columnas. Sin embargo, existe la posibilidad de que se necesite usar otra información
(como un período fiscal distinto) para determinadas filas específicas. Es posible modificar
la naturaleza o el uso de las cuentas especificadas, añadiendo modificadores de cuentas que
se aplican a cada cuenta de la fila.
Para utilizar los Modificadores de cuentas
1
En el cuadro de diálogo Enlaces de cuenta de LM, haga clic en la flecha
Modificador de fila para acceder al cuadro de diálogo Modificador de fila.
105
2
En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga clic en la flecha Modificador de
cuenta para acceder al cuadro de zoom Seleccione un modificador de cuenta.
3
Para imprimir un saldo inicial de una cuenta, seleccione /BB.
Por ejemplo, si introduce 1420 en el cuadro De cuenta (rango) -o- Cuenta individual
o Conjunto de cuentas y /BB en el cuadro Modificador cuentas, el enlace con el
libro mayor presentará lo siguiente:
1420, /BB
Cuando genere el informe, el saldo al comienzo del período aparecerá en la columna
del período actual, mientras que el saldo para el comienzo del año aparecerá en la
columna para los importes acumulados del año.
4
Para especificar un período distinto para cada columna de una fila, introduzca una
barra inclinada (/) en el cuadro Modificador cuentas (por ejemplo, /-1 o /+3). Si la
disposición de columnas compensa cada período de acuerdo con la cantidad asignada
al modificador y usted desea que los informes se generen y se ajusten por período,
necesitará agregar este modificador de cuentas.
Por ejemplo, el modificador de cuentas /-1 extrae los datos para el período 10 de una
disposición de columnas que está obteniendo los datos para el período 11. Esto se
aplica sólo a la fila actual.
5
Para cambiar de Curr (actual) a YTD (acumulado del año), o viceversa, para cada
columna de una fila, introduzca C o Y.
106
Por ejemplo, el formato de filas y cantidades de informe que aparecen a continuación
muestran el uso del modificador de cuentas /Y para enumerar los saldos acumulados del año
debajo de los saldos actuales.
El modificador de cuentas /Y enumera los saldos
acumulados del año debajo de los saldos actuales
en el informe que aparece a continuación.
Figura 3-27: La ventana Formato de filas con el modificador cuentas /Y
Este informe ilustra el uso del código de formato /Y.
Gross Profit Per Unit Sold
For the Month Ending June 30, 2004
Denver
Retail
Combined
San Francisco
Wholesale
Retail
Wholesale
Retail
Wholesale
Total Sales
CURRENT PERIOD ACTIVITY
Sales
Cost of Goods Sold
Gross Profit
Total Units Sold
Los totales acumulados
del año aparecen
debajo de la actividad
del período actual.
Gross Profit / Unit Sold
$135,293
105,698
$48,248
33,101
$122,666
95,711
$46,857
35,008
15,147
26,955
11,849
$257,959
201,409
56,550
$95,105
68,109
26,996
$353,064
269,518
29,595
25,230
9,884
28,704
11,413
53,934
21,297
75,231
1.173
1.533
0.939
1.038
1.049
1.268
83,546
1.111
YEAR TO DATE ACTIVITY
Sales
Cost of Goods Sold
Gross Profit
Total Units Sold
Gross Profit / Unit Sold
$766,930
$273,503
$695,354
$265,617
599,164
187,636
542,553
198,449
85,867
152,801
67,168
$1,462,284
1,141,717
320,567
$539,120
386,085
153,035
$2,001,404
1,527,802
167,766
147,715
61,253
167,959
67,294
315,674
128,547
444,221
1.136
1.402
0.91
0.998
1.016
1.191
473,602
1.066
Figura 3-28: Totales acumulados del año debajo de la actividad del período actual
Combinación de varios modificadores de cuentas
Es posible combinar el modificador de cuentas compensación del período con los
modificadores actual y acumulado del año. Por ejemplo, si utiliza el código
/C-2, FRx utiliza el saldo actual del período que es dos períodos anteriores que el período
especificado en la disposición de columnas. Sin embargo, si utiliza el código /Y-1, FRx
obligará al saldo de cada columna a utilizar el saldo acumulado del año que corresponde a
un período antes que a las demás filas.
107
figura 3-29 muestra el efecto de los distintos modificadores de cuenta.
Fabrikam
FilmWorkWorks,
Demo Inc.
Modificadores
Example Modifiersde
April
Account
4100
4100
4???+5???
4??? +(5???)
4100 TO 4999
(4100 TO 4999)
1100 - Cash
1100
Current
(979,053)
May
YTD
Current
(3,841,539)
(996,275)
June
YTD
Current
(4,837,814)
(1,019,266)
YTD
(5,857,080)
(79,371)
(294,638)
(81,363)
(376,001)
(82,615)
(458,616)
(258,172)
(1,007,441)
(263,252)
(1,270,693)
(269,347)
(1,540,040)
26,545
109,267
24,844
134,111
14,278
148,389
Account Modifier (G/L)
/Y (YTD Numbers in a current column)
4100, /Y
(3,841,539)
(3,841,539)
(4,837,814)
(4,837,814)
(5,857,080)
(5,857,080)
Can look at Previous periods for YTD (Y-1)
4100, /Y-1
(2,862,486)
(2,862,486)
(3,841,539)
(3,841,539)
(4,837,814)
(4,837,814)
Can look at next periods for YTD (Y+2)
4??? +(5???), /Y+2
(458,616)
(458,616)
(543,441)
(543,441)
(629,681)
(629,681)
/C (Current Numbers in a YTD Column)
4100, /C
(979,053)
(979,053)
(996,275)
(996,275)
(1,019,266)
(1,019,266)
Can look at Previous periods for Cur (C-2)
4100, /C-2
(955,055)
(955,055)
(965,452)
(965,452)
(979,053)
(979,053)
Can look at next periods for both Cur + YTD
(4100 TO 4999), +1
(263,252)
(1,270,693)
(269,347)
(1,540,040)
(275,078)
(1,815,118)
/BB (Beg balance for the period or Year )
(4100 TO 4999), /BB
(749,269)
0
(1,007,441)
0
(1,270,693)
0
Used for Cash Flow statements
1100, /BB
82,722
44,600
109,267
44,600
134,111
44,600
Figura 3-29: Informe con los resultados creados por modificadores de cuentas
Restricción de filas con códigos de libros
Puede limitar una fila a un código de libro existente. No obstante, deberá haber creado una
disposición de columnas que incluya al menos una columna de tipo GL con un código de
libro contable. Para que sus informes restrinjan los datos correctos, deberá asociar el
formato de filas restringido con la disposición de columnas adecuada en el catálogo de
informe.
Cualquier restricción de código de libro que introduzca en una fila anulará aquellas
restricciones seleccionadas en la disposición de columnas de esa fila en particular.
N o ta
Puede seleccionar una restricción de código del libro contable en el cuadro de diálogo
Enlaces de cuentas de LM, o si conoce el código del libro, añádalo directamente en la
columna Enlazar a Libro mayor.
Para añadir una restricción de código de libro contable con el cuadro de diálogo
Enlaces de Cuentas de LM
1
108
2
3
Desde el cuadro de diálogo Modificador fila, haga clic en la flecha Modificador
cuenta y seleccione /B para anular el código del libro contable en la disposición de
columna.
4
Haga clic en la flecha Código de libro y seleccione la restricción de código del libro
que desea usar en esa fila.
Nota: Solamente podrá especificar una restricción de código de libro en cada fila.
5
Al terminar, haga clic en Aceptar.
6
Haga clic en Aceptar para aceptar sus cambios y salir del cuadro de diálogo Enlaces
de cuentas de LM.
Para añadir una restricción de código de libro en la columna Enlazar a Libro mayor
1
Abra el formato de filas que contenga la restricción del código de libro.
2
Identifique la fila en el libro mayor que desea restringir.
3
Haga clic en la columna Enlazar a Libro mayor de la fila y escriba el texto siguiente
en la celda, sustituyendo el código de libro correcto por <BoookCode> (corchetes
angulares incluidos):
/B:<BookCode>
Nota: Sólo podrá especificar una restricción de código de libro en cada fila.
Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas
Algunos sistemas de contabilidad soportan atributos de cuenta y atributos de transacción en
el libro mayor. Estos atributos funcionan como un segmento de cuenta virtual y pueden
portar datos adicionales sobre la cuenta o la transacción, como ID de cuenta, ID de lote,
códigos postales u otros atributos de la cuenta o transacción.
Si su sistema de contabilidad admite atributos, podrá usar los atributos de cuenta y los
atributos de transacción como modificadores de fila en el detalle Enlazar a Libro mayor del
formato de filas.
109
Si desea obtener información sobre la utilización de atributos de cuenta y de transacción en
la disposición de columnas, consulte los tipos de columna A_ATTR y T_ATTR en
“Especificación de los tipos de columna” en la página 150. Si desea obtener información
sobre la utilización de filtros de atributos en la disposición de columnas, consulte “Filtros
atributos” en la página 174.
Para añadir atributos de cuenta o transacción usando el cuadro de diálogo Enlaces
de Cuentas de LM
1
2
3
En la sección Atributos del cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en
la celda en la columna Tipo para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un tipo de
atributo.
4
Desde el cuadro de diálogo Seleccione un tipo de atributo, escoja el tipo de atributo
y seguidamente haga clic en Aceptar.
110
5
En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga doble clic en la celda de la columna
Categoría para acceder al cuadro de diálogo Seleccione una categoría de
atributos.
Nota: Las categorías de atributos mostradas en la lista dependerán del tipo de sistema
de contabilidad y atributo que haya seleccionado en el paso anterior.
6
Desde el cuadro de diálogo Seleccione una categoría de atributo, seleccione una
categoría de atributo y seguidamente haga clic en Aceptar.
7
De para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo.
Nota: Los valores de atributo mostrados en la lista dependerán del tipo de sistema de
contabilidad y atributo que haya seleccionado en el paso anterior.
Es probable que algunas categorías de atributos, como la fecha o la cantidad, no
desplieguen una lista de valores. Puede escribir los valores correspondientes a la
fecha o la cantidad en las celdas Desde y Hasta para definir el rango de valores
de atributos.
8
Desde el cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo, seleccione el valor de
atributo inicial en el rango de valores y seguidamente haga clic en Aceptar.
9
Hasta para acceder al cuadro de diálogo Seleccione un valor de atributo.
10 Desde el cuadro de diálogo Seleccionar valor de atributo, seleccione el valor de
atributo final en el rango de valores y seguidamente haga clic en Aceptar.
111
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Asignación de códigos de monedas
11 En el cuadro de diálogo Modificador de fila, haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM con los atributos de
cuenta o atributos de transacción en el cuadro Modificador de fila y se muestran en el
cuadro Fórmula.
12 Desde el cuadro de diálogo Enlaces de cuentas de LM, haga clic en Aceptar para
reincorporar sus selecciones a la ventana Formato de filas.
Asignación de códigos de monedas
Para generar informes internacionales, puede asignar monedas en el formato de filas y en
la disposición de columnas. Para obtener un mejor rendimiento, se recomienda asignar los
códigos de moneda en la disposición de columnas. Los códigos de monedas en el formato
de filas anulan las selecciones de códigos de monedas en la disposición de columnas.
Cuando sucede esto, se logra un mayor grado de flexibilidad, pero reduce el rendimiento
de FRx. Para obtener más información sobre cómo asignar los códigos de moneda en la
disposición de columnas, vea “Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar
tres funciones en la disposición de columnas.” en la página 170.
Para asignar monedas en el formato de filas
1
En el menú Archivo, seleccione Abrir y haga clic en Fila.
2
En el cuadro de diálogo Abrir formato de filas, haga doble clic en el formato de filas
al que desee asignar monedas.
3
Busque la fila a la que desee asignar una moneda distinta y haga clic en la celda
Enlazar a Libro mayor de esa fila.
Las fórmulas y los códigos contables empleados para esta fila aparecerán en la barra
de edición.
112
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Redondeo automático de balances generales
4
En la barra de edición, haga clic en el final de la fórmula e introduzca el texto
siguiente:
, /{CÓDIGO_MONEDA}
Sustitución de CURRENCY_CODE con un código de moneda específico o ? para
incluir todos los códigos de moneda que existen para las cuentas.
5
Repita los pasos 3 y 4 para todas las filas a las que desee asignar una moneda distinta.
Redondeo automático de balances generales
Cuando se redondean las cantidades a dólares enteros, o a miles o millones, es posible que
los totales no sean exactos. Consulte esta tabla para ver cómo se redondean las cantidades
en las filas.
Código de
fila
Importe no redondeado
Importe con redondeo a miles
completos
100
3,600
4
200
3,700
4
TOTAL
7,300
8
Tabla 3-6: Redondeo en balances generales
En la Tabla 3-6, el total de las filas 100 y 200 difiere cuando la opción de redondeo está
activa. Si utiliza dicha opción en un informe de balance general, puede utilizar la función
de ajuste de redondeo en el formato de filas. Con esta función, los balances generales
coinciden cuando se selecciona el redondeo de informes en la ventana del Catálogo de
informes.
Con la función ajuste de redondeo se identifican números de fila específicos en el cuadro
de diálogo Ajustes de redondeo que FRx utiliza para ajustar el balance en el informe.
Estos números de fila se deben enlazar directamente con el libro mayor. Dicho de otro
modo, la fila debe tener un código contable en su columna Enlazar a Libro mayor. No haga
referencia a una columna de descripción, calculada o de total.
Para ajustar el redondeo en informes de balance general
1
Abra el formato de filas que desee ajustar.
113
Capítulo 3: Creación de formatos de filas - Redondeo automático de balances generales
2
En el menú Editar, haga clic en Ajustes de redondeo para acceder al cuadro de
diálogo Ajustes de redondeo.
3
En el cuadro Redondeando la fila de ajuste, introduzca el número de la fila que
desee ajustar para equilibrar el balance general.
Nota: Puede introducir en este cuadro de diálogo números de fila descriptivos (por
ejemplo, ACTIVO_TOTAL) o numéricos (por ejemplo, 110). Sin embargo,
para que el ajuste de redondeo funcione, los números de fila que introduzca
deben ser números de fila válidos.
4
En el cuadro Fila de activos totales, introduzca el número de fila de total activos.
5
En el cuadro Fila de pasivos y activo neto totales, introduzca el número de fila para
el total de débitos y capital.
6
En el cuadro Límite de cantidad de ajuste introduzca el límite (expresado como
número entero positivo) que desee colocar en los ajustes automáticos. FRx compara
esta cantidad con el valor absoluto de la diferencia real en el redondeo.
Cuando genere el informe, si el valor de la Redondeando la fila de ajuste disminuye
o aumenta en exceso del Límite de cantidad de ajuste definido, aparecerá un
mensaje informándole al respecto.
Nota: FRx aplica el límite de ajuste basándose en la opción de Redondeo de
cantidades que haya seleccionado en el Catálogo de informes. Por ejemplo, si
eligió la opción para redondear el informe a miles e introduce 2 para el Límite
de cantidad de ajuste, FRx presentará un mensaje de advertencia si el valor de
la Redondeando la fila de ajuste disminuye o aumenta a más de $2.000.
7
Los importes del balance general coincidirán incluso si está activada la función de
redondeo.
Para obtener más información sobre el redondeo, vea “Redondeo de importes” en la
página 274.
114
Enlaces con otras fuentes de
información
Capítulo 4
Creación de informes resumidos a través de
enlaces de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Establecimiento de enlaces . . . . . . . . . 121
Enlaces a hojas de cálculo externas . . 125
El método de enlaces aumenta la flexibilidad de
generar informes ya que le permite enlazar con
otras fuentes de información dentro del mismo
formato de filas o a través de múltiples
formatos de filas. Puede realizar enlaces a
varias fuentes de información en los informes
como:
z
Cuentas del libro mayor
z
Otros formatos de filas
z
Hojas de cálculo externas como
Lotus 1-2-3 o Microsoft® Excel
z
Cambios de año a año en códigos de
cuentas
Este capítulo contiene instrucciones completas
para crear estos enlaces.
115
Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Creación de informes resumidos a través de
enlaces de filas
Puede crear un formato de filas que extraiga información de otro formato de filas, el cual a
la vez utilice códigos contables del libro mayor para obtener datos de su sistema contable.
Cuando se utiliza en conjunto con un árbol de informes, el método de enlace permite que
cada unidad en el árbol utilice un formato de filas diferente. Esto significa que cada unidad
puede extraer diferentes estructuras de códigos contables o fuentes de información (libro
mayor u hoja de cálculo externa), como también presentar el árbol en diferentes maneras
(resumida, detallada o fuentes únicas).
Los informes se pueden resumir y desplegar en formas ilimitadas.
El árbol de informes le permite crear hasta nueve niveles de informes.
Además de enlazar a otros formatos de filas y hojas de cálculo, también puede definir
enlaces a otros años fiscales. Esto es particularmente útil en la generación de informes de
comparación si las convenciones de códigos de su libro mayor cambian de año a año.
z
Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas
z
Establecimiento de enlaces
z
Enlaces a hojas de cálculo externas
Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas
Una de las características más potentes de FRx® Report Designer es su habilidad de resumir
datos de un formato de filas a otro. Esto le permite crear informes detallados directamente
de los datos de cuentas en su libro mayor y luego combinar o resumir los detalles en
diferentes informes de resumen.
Puede crear un formato de filas maestro y luego utilizarlo como una fuente de datos en otros
informes. Los enlaces de filas reducen el tiempo de definición y mantenimiento para
informes de nivel de resumen o detalle. Por ejemplo, puede:
1
Crear un formato de filas maestro con enlaces al libro mayor.
2
Crear un nuevo formato de filas para un balance general y estado de cuentas que se
enlace al formato de filas maestro.
3
Crear un formato de filas para un balance general resumido que se enlace a un balance
general detallado.
116
enlaces de filas
Figura 4-1 muestra estos enlaces de libro mayor, balance general detallado-estado de
resultado y balances generales resumidos.
Informe:
Balance de
prueba
Formato de filas:
Informe detallado
Balance general
resumido
DetlBSIS
SummryBS
Principal
Enlazado a:
Libro mayor
Formato de filas
NATURAL
Formato de filas Detl
BSIS
Figura 4-1: Creación de informes resumidos utilizando enlaces
z
Formato de filas principal
z
Formato de filas DetlBSIS
z
Formato de filas SummryBS
z
Disposición de columnas
z
Árbol de informe
117
enlaces de filas
Formato de filas principal
El formato de filas principal que se muestra en la Figura 4-2 enlaza a las cuentas de activos
del libro mayor.
Figura 4-2: Cuentas de activos en el formato de filas principal
Formato de filas DetlBSIS
El formato de filas DetllBSIS se enlaza con el formato de filas principal. La siguiente figura
muestra cómo los balances de las cuentas de activos de la fila 100 a la 799 del formato de
filas principal se incorporan en la parte de activos del balance general detallado. El enlace
se define cuando selecciona la opción de formato de filas en el cuadro Tipo de enlace del
cuadro de diálogo Enlaces.
118
enlaces de filas
En la siguiente figura la fila 100 del formato de filas DetlBSIS se enlaza con las filas de la
100 a la 199 del formato de filas principal. Report Designer agrega los valores que se
acumularon desde la fila 100 a la 199 del formato de filas Natural y coloca el total en la fila
100 del formato de filas DetlBSIS.
Cuando utiliza los códigos de formato de fila PB (nueva página:
balance general), debe utilizar la opción de control de impresión de
disposición de columnas BS (La columna es el balance general en
el informe mixto IS/BS) en la columna YTD de forma que el balance
general se imprima correctamente.
La información del
importe se obtiene del
formato de fila
NATURAL.
Estas filas se enlazan con un rango de filas,
agregando los valores y colocándolos aquí.
Figura 4-3: Datos del balance general detallado en el formato de filas
Formato de filas SummryBS
Finalmente, el formato de filas SummryBS del balance general resumido se enlaza con el
formato de filas DetaillBSIS, nuevamente utilizando la opción de formato de filas en el
cuadro Tipo de enlace del cuadro de diálogo Enlaces.
En la siguiente figura la fila 100 del formato de filas SummryBS tiene el mismo valor que
la fila 490 del formato de filas DetlBSIS.
La información del importe se obtiene
del formato de fila DetlBSIS.
Esta fila 100 tiene el mismo valor que
la fila 490 en el formato de fila DetlBSIS.
Figura 4-4: Datos del balance general resumido en el formato de filas SmmaryBS
119
enlaces de filas
Los tres informes deben utilizar la misma disposición de columnas como la disposición de
columnas Curr_YTD que se muestra en la Figura 4-5.
Figura 4-5: Ventana Disposiciones de columnas Acumulados del año actual (Current
Year-to-date)
Además, el formato de fila DetlBSIS requiere que se utilice la opción de control de
impresión BS (la columna es la columna de Balance general en informe IS/BS mezclado)
en la columna YTD. Esta opción es necesaria porque el formato de fila DetlBSIS utiliza PB
(salto de página) como código de formato. La utilización de estos dos códigos indica a
Report Designer que imprima el balance general consolidado.
Árbol de informe
Los tres informes pueden utilizar un árbol de informe como el que se muestra en la
Figura 4-6.
Summary B/S - FilmWorks
utiliza el formato de filas
SummryBS que se enlaza con
el formato de filas DetlBSIS.
Detail B/S & I/S utilizan el formato de filas
DetlBSIS que se enlaza con el formato de
filas Natural.
Fabrikam Works Natural utiliza el formato
de filas Natural que se enlaza con el libro
mayor. Observe la máscara contable.
Figura 4-6: Enlaces de filas en la ventana árboles de informes
120
Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Establecimiento de enlaces
Observe los siguientes puntos de importancia sobre el árbol de informes:
z
La máscara contable se utiliza solamente en el nivel más bajo del árbol porque la
unidad Natural es la única que utiliza un formato de filas (Natural) que extrae
información del libro mayor.
z
La jerarquía de las unidades de informe en el árbol de informes debe coincidir con los
enlaces dentro de los formatos de filas.
z
La unidad en medio del árbol (Detail B/S & I/S) utiliza el formato de filas DetlBSIS,
el cual está enlazado al formato de filas Natural. Esto quiere decir que esta unidad
obtiene información del formato de filas Natural en lugar de obtenerla del libro mayor.
z
La unidad más alta del árbol (Summary B/S) utiliza el formato de filas SummryBS, el
cual esta enlazado al formato de filas DetlBSIS. Esta unidad obtiene información del
formato de filas DetlBSIS en lugar de obtenerla del libro mayor.
Si las unidades de informes en el árbol no coinciden correctamente con los formatos de
filas, es probable que aparezca el siguiente error.
Figura 4-7: Mensaje de error del Report Designer Reporting Engine
Cuando genere el informe del catálogo de informes utilizando el formato de filas, la
disposición de columnas y el árbol de informes, obtendrá tres informes distintos a pesar de
que estará accediendo al libro mayor una vez. Consulte Figura 4-1 en la página 117.
Establecimiento de enlaces
Todos los enlaces se definen en la ventana de formatos de filas. La mayoría de estos
formatos que utilizan códigos contables del libro mayor se crean a través de una
transferencia automática del plan de cuentas. También puede crear un nuevo formato de fila
seleccionando Nuevo en el menú Archivo. En ambos casos, Report Designer crea
automáticamente un enlace con el libro mayor de forma predeterminada. Puede tener un
máximo de 19 columnas de enlace en un formato de fila.
Para crear enlaces en la ventana de formato de fila, utilice el cuadro de diálogo Enlaces
que se muestra en la Figura 4-8.
Figura 4-8: Cuadro de diálogo Enlaces
121
En el cuadro Tipo de enlace, seleccione el tipo de enlace que desea crear, como formato
de fila, hoja de cálculo externa o XBRL. Para obtener más información sobre enlaces a
hojas de cálculo, consulte “Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada” en la
página 129 y “Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo” en la página 132.
Use el cuadro Año del libro mayor para crear varias columnas de enlaces al libro mayor
para el año correspondiente. Las columnas de enlaces al libro mayor son útiles a la hora de
crear informes comparativos interanuales y la codificación de cuentas del libro mayor
cambia de un año a otro. Report Designer utiliza dicho enlace para ese año fiscal, como
también cualquier año anterior, a menos que ya exista un enlace para un año anterior.
z
Creación de enlaces de formato de filas
z
Enlazar filas a un informe resumido
Creación de enlaces de formato de filas
Para crear enlaces
1
En el panel de control de FRx, abra un formato de fila o seleccione uno nuevo.
2
En el menú Enlace, haga clic en Abrir ventana de enlaces para acceder al cuadro de
diálogo Enlaces.
Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo Enlaces si hace clic en el icono
Formulario de enlaces o si hace doble clic en el encabezado de una columna
de Enlazar a Libro mayor.
122
3
Haga clic en la flecha Tipo de enlace y seleccione uno de los siguientes enlaces:
z
Libro mayor (Tipo G)
z
Formato de filas (Tipo R)
z
Hoja de cálculo externa (por ejemplo, Lotus 1-2-3 o Microsoft Excel); (Enlace
tipo W)
Nota: Report Designer puede importar archivos .xls de Microsoft Excel y archivos
Lotus .wks, .wk1 o .wk3.
z
LM + Hoja de cálculo (Enlace tipo B)
z
Archivos de taxonomía XBRL (Enlace tipo X)
4
En el cuadro Nombre de enlace, acepte el nombre asignado por Report Designer o
introduzca otro nombre que identifique el enlace. (Report Designer asigna nombres
secuencialmente, como por ejemplo, GL1, FILA1, GL2, FILA2.)
5
A continuación, utilice una de las siguientes opciones:
Si
Entonces
Ha seleccionado Libro mayor
en el cuadro Tipo de enlace
Vaya al paso 6.
Ha seleccionado Formato de
fila en el cuadro Tipo de
Haga clic en la flecha Formato de fila de
origen y seleccione un formato de fila para el
enlace
enlace.
Ha seleccionado Hoja de
cálculo externa en el cuadro
Tipo de enlace
Vaya al paso 6.
Ha seleccionado Hoja de
cálculo + LM en el cuadro Tipo
de enlace
Haga clic en la flecha Nombre de archivo de
hoja de cálculo y escriba o seleccione el
nombre de la hoja de cálculo.
Ha seleccionado XBRL en el
cuadro Tipo de enlace
Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía
XBRL y escriba o seleccione el archivo XBRL.
Para obtener más información, vea “Utilización
del lenguaje extensible de presentación de
informes comerciales (XBRL)” en la
página 298.
6
En el cuadro Descripción opcional, puede introducir, si así lo necesita, una
descripción del enlace.
Esta información aparece en la descripción de la columna Enlace.
123
7
Si ha seleccionado un enlace al libro mayor, use una de las siguientes opciones:
Para
Haga
Crear un enlace al libro mayor
interanual
Escriba un año en el cuadro Año del libro
mayor.
Use los mismos códigos
contables para todos los años
Deje el cuadro Año del libro mayor en blanco.
8
Haga clic en Guardar para guardar la nueva información del enlace.
9
Puede hacer clic en Eliminar para eliminar el enlace que esté desplegado, Nuevo para
crear un nuevo enlace o Buscar para seleccionar otro enlace para editarlo.
10 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Enlaces.
Enlazar filas a un informe resumido
Para enlazar filas a un informe resumido
1
Cree los formatos de fila necesario como se describe en “Creación de enlaces de
formato de filas” en la página 122.
2
En el panel de control de FRx, abra un árbol en el menú Archivo.
3
En la columna Formato de filas (I) del árbol de informe, seleccione el formato de fila
que desea utilizar para el enlace.
Nota: Si especifica un formato de fila para cada rama del árbol, debe especificar un
formato de fila para todas las ramas del árbol.
4
Para enlazar filas específicas del formato de filas con un informe resumido, introduzca
los números de filas en la columna Enlace a fila (Q).
Cuando introduzca estos códigos de fila, especifique un rango de filas (100 A 300) o
filas individuales (100+120-130) pero no ambos.
5
Haga clic en Guardar para enlazar las filas.
6
En la ficha Construcción del informe del catálogo de informes, seleccione la casilla
de verificación Usar formato de filas y enlaces de hojas de cálculo del árbol de
informes para este informe.
124
Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información - Enlaces a hojas de cálculo externas
Enlaces a hojas de cálculo externas
Report Designer permite ampliar las capacidades de generación de informes financieros
con Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Puede importar datos desde uno de estos programas y
combinar los datos con los datos del libro mayor. Por ejemplo, puede importar cantidades
de presupuestos de una hoja de cálculo y luego crear un informe que compare estas
cantidades del libro mayor con las cantidades de presupuestos de la hoja de cálculo.
Puede acceder a los datos de la hoja de cálculo externa de dos maneras: a través de un enlace
de hoja de cálculo combinado o de un enlace de hoja de cálculo separado.
z
El método más fácil es el enlace de hoja de cálculo combinada, que combina las
referencias de celdas de la hoja de cálculo externa en la misma columna de enlace
como los códigos contables de su libro mayor. Si sigue este método, algunas de las
filas de una columna específica de su informe tendrán datos del libro mayor mientras
otras filas de esa misma columna tendrán datos de la hoja de cálculo. Esta es la forma
preferida cuando tenga que importar cantidades limitadas de datos (como por ejemplo
horas de trabajo, gastos generales o unidades vendidas) y cuando no sea necesario
asociar los datos con una unidad particular del árbol de informes.
z
Puede utilizar un enlace de la hoja de cálculo separado para acceder a múltiples filas
y columnas de los datos de la hoja de cálculo y asociar una o mas hojas electrónicas
externas con una o más unidades de informes del árbol de informes. Puede crear una
columna especial en el formato de filas que se enlace con la dirección de celda de la
hoja de cálculo y que luego agregue los nombres de archivos de estas hojas en el árbol
de informes.
Los enlaces a las hojas de cálculo que tengan formatos idénticos reducen el número de
columnas requeridas en el formato de filas y el tiempo de mantenimiento.
N o ta
z
Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa
z
Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual
z
Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período actual
z
Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada
z
Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo
Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa
Debido a que la disposición de columnas se define de forma separada del formato de filas,
debe determinar las columnas Report Designer que recibirán los datos de la hoja de cálculo.
Deberá tener una copia de la disposición de columnas que vaya a utilizar así como la hoja
de cálculo a la que haya hecho referencia en el formato de filas.
N o ta
Las columnas Report Designer que aceptan datos de la hoja de cálculo externa son las
que se identifican en la disposición de columnas como GL o WKS. Si coloca una celda
de una hoja de cálculo en una columna CALC, DESC, o FILL, el valor no se tendrá en
cuenta.
125
Cuando se hace referencia a una hoja de cálculo concreta en un libro de trabajo, asegúrese
de que el nombre de la hoja de cálculo tiene al menos dos caracteres, por ejemplo, [libro de
trabajo.xls]AA.
Cuando haga referencia a una dirección de celda de la hoja de cálculo, utilice la letra de la
columna y el número de la fila, como por ejemplo C10 (columna C, fila 10). Report
Designer no admite etiquetas de rangos. Cuando haga referencia a una hoja específica en la
hoja de cálculo de Lotus, utilice también la letra de la hoja en la letra de la columna y
número de fila. Por ejemplo, utilice A:C10, donde A: representa la letra de la hoja.
Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual
En el formato de filas, puede especificar una serie de direcciones de celdas de hoja de
cálculo para colocar datos en las columnas especificas. En función de la forma en que esté
organizada la hoja de cálculo, especifique estas direcciones utilizando uno de los siguientes
métodos:
z
Referencias directas
z
Colocación de valor
z
Colocación de columna directa
Referencias directas
La forma más directa de hacer referencia a una celda de una hoja de cálculo externa
consiste en introducir @WKS seguido del código de la columna para recibir la celda y
seguida por el signo (=) y la celda de la hoja de cálculo. Las referencias a celdas deben
estar entre paréntesis. Consulte “Convenciones de formatos” en la página 131 para
obtener algunos ejemplos.
Por ejemplo, para colocar la información de la celda B10 de su hoja de cálculo en la
columna D de su informe, el enlace sería
@WKS (D=B10).
También puede colocar celdas de una hoja de cálculo externa en diferentes columnas
de Report Designer si escribe varias referencias de celdas de columnas/hojas de
cálculo de Report Designer, como el siguiente ejemplo:
@WKS (D=B10, E=B11, F=B12)
N o ta
No se pueden combinar celdas de la hoja de cálculo a través de una fórmula y luego
colocar los resultados en un informe. Sin embargo, puede colocar referencias de celdas
diferentes en las filas consecutivas de Report Designer y presentar el total en un
informe.
126
Colocación de valor
Este método le permite introducir una lista de direcciones de celdas que se colocan
automáticamente en columnas válidas (columnas GL o WKS) y pasa por alto las no
válidas. Simplemente especifique las direcciones de celdas y sepárelas con espacios.
Por ejemplo, las cantidades que corresponden a la dirección de la celda en la lista
A12 A13 B23 C118
se colocan en las primeras columnas que son GL o WKS.
Colocación de columnas directa (método habitual)
Utilice este método si la hoja de cálculo se ordena exactamente como el informe
Report Designer propuesto. Especifique la columna para recibir datos indicando las
celdas de la hoja de cálculo separada por comas. Por ejemplo, suponga que está
utilizando una disposición de columnas de Report Designer que tenga seis columnas:
las columna de la A a la F, donde C es una columna de descripción y E es una
columna de cálculos. Para colocar cuatro celdas de la hoja de cálculo en las columnas
que quedan, deberá introducir las direcciones de celdas de la siguiente manera:
A12, A13,, B23,, C118
Observe las comas extras en la lista anterior. Cada coma corresponde a una columna
de Report Designer. En este ejemplo, las celdas se asociarán de la siguiente manera:
Columna de
Report Designer
Celda de la hoja de
cálculo
A
B
C
D
E
F
A12
A13
-
B23
-
C118
Después de codificar las direcciones de las celdas de la hoja de cálculo en un formato
de filas, trate de no insertar o eliminar las filas o columnas en la hoja de cálculo
externa. Si lo hace, las referencias de celdas de la hoja de cálculo cambiarán y sus
enlaces de Report Designer serán incorrectos.
N o ta
Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período
actual
Use uno de los siguientes métodos para enlazar las hojas de cálculo que cubren varios
períodos de informes:
z
Compensación del período de columna (CPO)
z
Compensación del período de fila (RPO)
Compensación del período de columna (CPO)
Si la hoja de cálculo con la que está haciendo el enlace tiene varias columnas que
representan períodos distintos (como una hoja de cálculo con una proyección
presupuestaria de 12 meses), puede utilizar el código /CPO (Compensación del período de
columna). Esto le comunica a Report Designer que asocie los períodos contables en la
disposición de columnas con las columnas apropiadas en la hoja de cálculo. También puede
utilizar este código con el método de enlaces de la hoja de cálculo.
127
Para utilizar el código /CPO, introduzca la dirección de la celda que señale a una columna
a la izquierda del primer período (columna) en la hoja de cálculo para dicha fila; luego,
agregue el código /CPO al final de la dirección de la celda.
Ejemplo de enlace a varias columnas con el código CPO
La hoja de cálculo que se muestra en Figura 4-9 se utiliza para enlazar un formato de fila
en Figura 4-10 para crear un informe de beneficio bruto por unidad. Esta hoja de cálculo
cuenta con estadísticas mensuales en las columnas B a la M.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
A
Fa brika m Works, Inc.
Units Sold
Units Sold
Denver
Wholesa le
Reta il
Sa n Fra ncisco
Wholesa le
Reta il
Tota l Units
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AUG
SEP
OCT
NOV
DEC
TOTAL
9,000
23,000
9,500
24,250
11,475
25,000
9,690
24,735
11,705
25,500
9,884
25,230
11,939
26,010
10,081
25,734
12,177
26,530
10,283
26,249
12,421
27,061
10,489
26,774
128,644
306,073
11,000
25,000
68,000
10,970
27,589
72,309
11,248
28,973
76,696
11,189
28,141
73,755
11,473
29,552
78,230
11,413
28,704
75,230
11,702
30,144
79,795
11,641
29,278
76,735
11,936
30,746
81,390
11,874
29,863
78,270
12,175
31,361
83,018
12,112
30,460
79,835
138,735
349,811
923,263
9,000
23,000
18,500
47,250
29,975
72,250
39,665 51,370 61,253 73,192 83,273 95,451 105,734 118,155 128,644
96,985 122,485 147,715 173,725 199,459 225,989 252,238 279,299 306,073
128,644
306,073
11,000 21,970 33,218
25,000 52,589 81,562
68,000 140,309 217,005
44,407 55,880 67,294 78,996 90,637 102,574 114,448 126,623 138,735
109,703 139,255 167,959 198,102 227,380 258,126 287,990 319,351 349,811
290,760 368,990 444,220 524,015 600,750 682,140 760,410 843,428 923,263
138,735
349,811
923,263
Yea r to Da te
Units Sold
Denver
Wholesa le
Reta il
Sa n Fra ncisco
Wholesa le
Reta il
Tota l Units
Figura 4-9: Hoja de cálculo con estadísticas mensuales
La fila 430 en Figura 4-10 muestra cómo utilizar el código /CPO para enlazar las columnas
de la hoja de cálculo.
Figura 4-10: Código CPO en el formato de filas
Cuando genere un informe para el período 1, Report Designer utiliza los valores de la
columna B de la hoja de cálculo (Enero); para el período 2, los valores en la columna C de
la hoja de cálculo (Febrero), y así sucesivamente.
Tenga en cuenta que todas las celdas con referencia (A7, A6, etc.) son una columna a la
izquierda de los importes reales que desea introducir en el informe.
N o ta
Si hace referencia a más de una celda de la hoja de cálculo, el código /CPO (o /RPO
descrito a continuación) se desplegará solamente una vez al final de la lista de celdas
de la hoja de cálculo. Consulte la fila 430 en Figura 4-10 como ejemplo.
128
Compensación del período de fila (RPO)
Si la hoja de cálculo a la que se está enlazando tiene varias filas que representan períodos
distintos, puede utilizar el código /RPO para asociar los períodos contables de la
disposición de columnas con las filas correspondientes de la hoja de cálculo. También
puede utilizar este código con el método de enlaces de la hoja de cálculo. Para utilizar
el código /RPO, introduzca la dirección de la celda que señale a una fila sobre el primer
período (fila) de una columna en particular de la hoja de cálculo; luego, agregue el código
/RPO al final de la dirección de la celda.
Uso de múltiples columnas WKS
Si utiliza el código /CPO o /RPO y especifica varias columnas WKS en la disposición de
columnas, Report Designer asocia la columna de la hoja de cálculo externa con cada
columna WKS. En este caso, debe colocar un valor en la celda del período de cada columna
WKS de FRx. También puede utilizar un período específico (como 6) o un período relativo
(como B+2).
Para obtener más información sobre la adición de valores a una celda del período, consulte
“Código de período” en la página 155.
Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada
Puede incluir las referencias de celdas de la hoja de cálculo en la columna Enlazar a Libro
mayor del formato de filas si:
z
Necesita importar solamente cantidades limitadas de datos de la hoja de cálculo desde
una sola fila
z
No necesita utilizar un árbol de informes
Para incluir las direcciones de una hoja de cálculo en el mismo enlace que sus códigos de
libro mayor, debe cambiar el tipo de enlace en primer lugar.
Para cambiar el tipo de enlace
1
En el menú Enlace de la hoja de cálculo de formato de fila, seleccione Abrir ventana
de enlaces o haga clic en el icono Formulario de enlaces de la barra de
herramientas para acceder al cuadro de diálogo Enlaces.
2
En el cuadro Tipo de enlace, cambie el libro mayor a LM + Hoja de cálculo.
3
Acepte el nombre predeterminado de Report Designer en el cuadro de Nombre de
enlace o si desea utilizar su propio sistema de enlaces, introduzca un nuevo nombre.
4
En el cuadro Nombre de archivo, haga clic en la flecha.
129
5
En el cuadro de diálogo Archivo de la hoja de cálculo, seleccione la hoja de cálculo
que desee usar y haga clic en Abrir.
6
Para especificar una hoja de cálculo concreta, seleccione una de las siguientes
opciones:
Para
Haga
Especificar una hoja de cálculo
de un libro de trabajo de
Microsoft Excel
Escriba el nombre del libro de trabajo entre
corchetes seguido del nombre de la hoja de
cálculo, por ejemplo:
[COMPBUDG.XLS]DENVER
Especificar una hoja dentro de
una hoja de cálculo de Lotus 12-3 WK1
Escriba el nombre de la hoja de cálculo entre
corchetes seguido de la letra de la hoja.
Nota: Report Designer importa únicamente la primera hoja de la hoja de cálculo Lotus
1-2-3 WK3. Para seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja como un archivo
WK3 distinto.
Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso total, Report Designer usa la ruta
preconfigurada definida en el directorio IO_Data que se encuentra en el cuadro de
diálogo Información de compañía. El nombre de archivo aparece de forma
predeterminada en la descripción del encabezado Enlace a LM + Hoja de cálculo.
7
En el cuadro Descripción opcional, puede introducir si desea una descripción para el
enlace.
8
9
Introducción de las direcciones de celdas de la hoja de cálculo
Introduzca las direcciones de celdas de la hoja de cálculo en la columna Enlace a LM +
Hoja de cálculo con el indicador de fórmula @WKS(x=) de la hoja de cálculo, por
ejemplo:
@WKS (B=A12,C=A13,D=A14)
El formato de filasque se muestra en Figura 4-10 en la página 128 ilustra cómo utilizar el
enlace de una hoja de cálculo combinada.
z
La fila 370 calcula las ganancias brutas.
z
La fila 430 importa el total de unidades vendidas de la hoja de cálculo que se indicó
anteriormente.
z
La fila 490 calcula las ganancias brutas por unidad vendida si divide la fila 370 entre
la fila 430.
130
Convenciones de formatos
Tenga en cuenta las siguientes reglas cuando utilice el método de enlace combinado:
z
Especifique siempre el nombre de la hoja de cálculo en el enlace del formato de filas.
z
Inicie siempre la referencia de celda con el indicador @WKS de hoja de cálculo; esto
le indica a Report Designer que se trata de una referencia para una hoja de cálculo
externa y no de una cuenta del libro mayor.
z
Incluya siempre la referencia de la celda entre paréntesis ( ).
z
Introduzca la letra de la columna específica de Report Designer antes de la dirección
de la celda, para asegurar la ubicación apropiada de los datos en su informe.
z
Si no utiliza comas o referencias de columnas en la fórmula, Report Designer utiliza el
método de valores y coloca los datos de la hoja de cálculo en las columnas
consecutivas GL o WKS. Se ignora cualquier columna de texto o cálculo.
La siguiente tabla describe qué método de referencia utiliza cada formato.
Para este método de
referencia
Utilice este formato
Directo
@WKS (B=B5)
@WKS (B=B5, C=C5, D=D5)
@WKS (B=B5 C=C5 D=D5)
Colocación de
columna directa
@WKS (B5, C5, D5)
(Método de coma)
(La técnica de comas obtiene datos en las primeras tres
columnas de Report Designer)
Método de valores
@WKS (B5 C5 D5)
Tabla 4-1: Convenciones de formato en las ventanas de disposiciones de columnas
Algunos ejemplos de formatos incorrectos incluyen:
Formatos
incorrectos
Razón del error
B=B5
Falta @WKS; cambie el formato a @WKS (B=B5).
@WKS B=B5
Falta el paréntesis; cambie el formato a @WKS (B=B5).
Tabla 4-2: Ejemplos de formatos incorrectos en la disposición de columnas
Para obtener más información sobre los métodos de ubicación de columna, vea “Cómo
identificar las celdas de la hoja de cálculo individual” en la página 126.
131
Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo
Si tiene grandes cantidades de datos de hoja de cálculo en múltiples hojas de cálculo para
diferentes unidades de su compañía, cree una columna con un enlace separado que
contenga solamente las direcciones de celdas de la hoja de cálculo. Este método (descrito
en la siguiente sección) requiere que utilice un árbol de informes.
z
Definición de tipos de enlaces
z
z
Identificación de la hoja de cálculo en el árbol de informes
z
Configuración de ID del catálogo
Definición de tipos de enlaces
Este método requiere crear una nueva columna de enlaces en el formato de filas.
Para definir un enlace de hoja de cálculo separado
1
En el menú Enlace de la hoja de cálculo de formato de fila, seleccione Abrir ventana
de enlaces o haga clic en el icono Formulario de enlaces para acceder al cuadro de
diálogo Enlaces.
2
Haga clic en Nuevo para crear un nuevo enlace.
3
En el cuadro Tipo de enlace, cambie Libro mayor a Hoja de cálculo externa.
4
Acepte el nombre predeterminado que le ofrece Report Designer en el cuadro de
Nombre de enlace, o si desea utilizar su propio sistema de nombres de enlaces,
introduzca otro nombre.
5
En el cuadro Descripción opcional, puede introducir si desea una descripción para el
enlace.
Esta descripción aparece en la columna de Enlaces del formato de filas y en la
columna Enlace ext del árbol de informes.
6
7
132
Los pasos para introducir las direcciones de celdas de la hoja de cálculo para un enlace
separado son los mismos que se describen en la sección de “Introducción de las direcciones
de celdas de la hoja de cálculo” en la página 130 con una excepción. Cuando utilice una
columna Enlazar con hoja de cálculo, no necesitará introducir @WKS antes de las
referencias de celdas ya que la columna se refiere a la hoja de cálculo solamente.
133
Ejemplo de enlace a hoja de cálculo separada
Las hojas de cálculo de previsión de presupuesto para San Francisco, Denver y la sede
corporativa que se muestra en Figura 4-11, Figura 4-12 y Figura 4-13 están enlazadas al
formato de filas en Figura 4-14 para notificar los gastos totales de compensaciones.
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
1 Fabrikam Works, Inc.
2 Budget Forecast: San Francisco
3
4
5 Sales
6 Sales Returns
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
202,941
207,000
211,140
215,363
219,670
224,063
228,545
233,115
237,778
242,533
247,384
252,332
(3,521)
(3,591)
(3,663)
(3,737)
(3,811)
(3,887)
(3,965)
(4,045)
(4,125)
(4,208)
(4,292)
Total
(4,378)
2,721,864
(47,223)
7 Sales Discounts
(11,737)
(11,972)
(12,211)
(12,455)
(12,705)
(12,959)
(13,218)
(13,482)
(13,752)
(14,027)
(14,307)
(14,593)
8 Total Sales
187,683
191,437
195,265
199,171
203,154
207,217
211,362
215,589
219,901
224,299
228,785
233,360
2,517,223
(157,418)
116,500
118,830
121,207
123,631
126,103
128,625
131,198
133,822
136,498
139,228
142,013
144,853
1,562,508
71,183
72,607
74,059
75,540
77,051
78,592
80,164
81,767
83,402
85,070
86,772
88,507
954,714
13 Salary Expense
30,910
31,528
30,000
30,000
30,000
30,000
30,000
30,000
31,000
31,000
31,000
31,000
366,438
14 Commissions Expense
11,524
11,754
10,000
10,000
10,000
10,000
10,000
10,000
11,000
11,000
11,000
11,000
127,278
15 Total Compensation
42,434
43,282
40,000
40,000
40,000
40,000
40,000
40,000
42,000
42,000
42,000
42,000
493,716
9
10 Cost of Goods Sold
11 Gross Profit
12
16
17 Depreciation
2,500
2,550
2,601
2,653
2,706
2,760
2,815
2,872
2,929
2,988
3,047
3,108
33,529
18 Office Expense
1,841
1,878
1,915
1,954
1,993
2,033
2,073
2,115
2,157
2,200
2,244
2,289
24,692
315
321
328
334
341
348
355
362
369
376
384
392
19 Supplies
20 Maintainence
4,225
620
632
645
658
671
685
698
712
726
741
756
771
8,315
21 Rent
4,500
4,590
4,682
4,775
4,871
4,968
5,068
5,169
5,272
5,378
5,485
5,595
60,353
22 Travel
4,075
4,157
4,240
4,324
4,411
4,499
4,589
4,681
4,775
4,870
4,967
5,067
54,655
23 Advertising
3,359
3,426
3,495
3,565
3,636
3,709
3,783
3,858
3,936
4,014
4,095
4,176
45,052
24 Total Other G&A
17,210
17,554
17,906
18,263
18,629
19,002
19,381
19,769
20,164
20,567
20,978
21,398
230,821
11,539
11,770
12,005
12,245
12,490
12,740
12,995
13,255
13,520
13,790
14,066
14,347
143,223
L
M
25
26 Before Tax Income
Figura 4-11: Previsión de presupuesto de San Francisco
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
N
2 Budget Forecast: Denver
3
4
Jan
5 Sales
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Total
230008
234608
239300
244086
248968
253947
259026
264207
269491
274881
280378
285986
-3850
-3927
-4006
-4086
-4167
-4251
-4336
-4422
-4511
-4601
-4693
-4787
7 Sales Discounts
-12832
-13089
-13350
-13617
-13890
-14168
-14451
-14740
-15035
-15335
-15642
-15955
-172104
8 Total Sales
213326
217593
221944
226383
230911
235529
240240
245045
249945
254944
260043
265244
2861147
123700
126174
128697
131271
133897
136575
139306
142092
144934
147833
150790
153805
1659075
89626
91419
93247
95112
97014
98954
100934
102953
105011
107111
109253
111439
1202073
6 Sales Returns
3084886
-51637
9
10 Cost of Goods Sold
11 Gross Profit
12
13 Salary Expense
35800
36516
35000
35000
35000
35000
35000
36000
36000
36000
36000
36000
427316
14 Commissions Expense
13972
14251
12000
12000
12000
12000
12000
13000
13000
13000
13000
13000
153223
15 Total Compensation
580539
49772
50767
47000
47000
47000
47000
47000
49000
49000
49000
49000
49000
17 Depreciation
2355
2402
2450
2499
2549
2600
2652
2705
2759
2814
2871
2928
31584
18 Office Expense
1782
1818
1854
1891
1929
1967
2007
2047
2088
2130
2172
2216
23901
350
357
364
371
379
386
394
402
410
418
427
435
16
19 Supplies
20 Maintenance
21 Rent
22 Travel
561
572
584
595
607
619
632
644
657
670
684
7375
4769
4864
4961
5060
5162
5265
5370
5478
5587
5699
5813
62703
3700
23 Advertising
24 Total Other G&A
4693
550
4675
3774
3849
3926
4005
4085
4167
4250
4335
4422
4510
4600
49623
3666
3739
3814
3890
3968
4048
4129
4211
4295
4381
4469
4558
49168
17078
17420
17767
18122
18485
18855
19233
19617
20009
20409
20818
21234
229047
22776
23231
23696
24170
24653
25146
25649
26162
26686
27219
27764
28320
305472
J
K
L
25
26 Before Tax Income
Figura 4-12: Previsión de presupuesto de Denver
A
B
C
D
E
F
G
H
I
M
N
2 Budget Forecast: Headquarters
3
4
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AUG
SEP
OCT
NOV
DEC
TOTAL
5 Officers' Comp
25,000
25,250
25,503
25,758
26,015
26,275
26,538
26,803
27,071
27,342
27,616
27,892
317,063
2,000
2,020
2,040
2,061
2,081
2,102
2,123
2,144
2,166
2,187
2,209
2,231
25,364
6
7 Other G&A Expense
8
9 Interest Income
10 Interest Expense
11 Total Other Inc/(Exp)
228
230
233
235
237
240
242
244
247
249
252
1,125
1,136
1,148
1,159
1,171
1,182
1,194
1,206
1,218
1,230
1,243
(897)
(906)
(915)
(924)
(934)
(942)
(952)
(962)
(971)
(981)
(991)
(27,897)
(28,176)
(28,458)
(28,742)
(29,030)
(29,320)
(29,613)
(29,909)
(30,208)
(30,511)
(30,816)
24,000
25,000
25,000
25,000
27,000
27,000
27,000
29,000
29,000
29,000
30,000
(28,944)
(29,233)
(29,526)
(29,821)
(30,119)
(30,420)
(30,725)
(31,032)
(31,342)
(31,656)
(31,972)
254
2,891
1,255
14,267
(1,001)
(11,376)
12
13 Net Inc Before Tax
(31,124) (353,804)
14
15 Income Tax Expense
30,000
327,000
16
17 Net Income/(Loss)
(32,292) (367,082)
Figura 4-13: Previsión de presupuesto de la sede corporativa
134
La Figura 4-14 muestra el formato de filas enlazado con las hojas de cálculo de San
Francisco, Denver, y Corporate (sede corporativa).
Figura 4-14: Formato de filas enlazado con hojas de cálculo de San Francisco, Denver y
sede corporativa
En este formato de filas, la columna I se enlaza con las hojas de cálculo de San Francisco y
Denver; y la columna J se enlaza con la hoja de cálculo Corporate. En las figuras anteriores,
la fila 370 (Compensation Expense (Gastos de compensación)) del formato de filas se
enlaza con la fila 15 (Total Comp) de las hojas de cálculo de San Francisco y Denver y con
la fila 5 (Officers’ Comp) de la hoja de cálculo de Corporate. Solamente se requiere una
columna de enlaces en las hojas de cálculo de San Francisco y Denver, ya que éstas tienen
disposiciones idénticas. Se necesita una columna de enlace separada para la hoja de cálculo
Corporate ya que tiene una disposición diferente.
Identificación de la hoja de cálculo en el árbol de informes
Una vez que haya creado una columna Enlazar con hoja de cálculo en el formato de filas
y haya especificado las celdas que se deben incluir en el informe, deberá identificar la
columna enlazada y la hoja de cálculo externa en el árbol de informes. Una hoja de cálculo
externa puede ser importada en cualquier unidad del árbol.
Para identificar el enlace de la hoja de cálculo en el árbol de informes
1
En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder
al cuadro de diálogo Abrir árbol.
2
En el cuadro de diálogo Abrir árbol, seleccione el árbol de informes que desee editar.
135
3
Haga clic sobre la unidad de informe que vaya a importar los datos de la hoja de
cálculo y luego pulse F8 (o haga clic en Formulario de árbol de la barra de
herramientas) para abrir el cuadro de diálogo Unidades de informe.
4
En Formatos de filas y enlaces opcionales, haga clic en la flecha Nombre fmto. de
filas para acceder al cuadro de diálogo Elegir formato de filas.
5
En el cuadro de diálogo Elegir formato de filas, seleccione el formato de filas con la
información del enlace de la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
6
Haga clic en la flecha Enlace a Wks para acceder al cuadro de diálogo Enlaces de:.
7
Seleccione el enlace a la hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.
136
8
Haga clic en Nombre de archivo Wks para acceder al cuadro de diálogo Seleccione
un archivo de importación.
9
En el cuadro de diálogo Seleccione un archivo de importación, introduzca o
seleccione la hoja de cálculo que se va a importar en esta unidad y haga clic en Abrir.
10 Para especificar una hoja de cálculo concreta, seleccione una de las siguientes
opciones:
Para
Haga
Especificar una hoja de cálculo
de un libro de trabajo de
Microsoft Excel
cálculo, por ejemplo:
Especificar una hoja dentro de
una hoja de cálculo de Lotus 12-3 WK1
corchetes seguido de la letra de la hoja.
Nota: Report Designer importa únicamente la primera hoja de la hoja de cálculo Lotus
1-2-3 WK3. Para seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja como un archivo
WK3 distinto.
Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso total, Report Designer usa la ruta
preconfigurada definida en el directorio IO_Data que se encuentra en el cuadro de
diálogo Información de compañía. El nombre de archivo aparece en forma
predeterminada en la descripción del encabezado Enlace a LM + Hoja de cálculo.
11 Repita los pasos del 3 al 10 para cada unidad de informe donde desee recibir datos de
la hoja de cálculo. Asegúrese de que los nombres de las hojas de cálculo se
introduzcan en la unidad correspondiente del árbol de informes para evitar la
importación de datos incorrectos en su informe.
137
12 En el cuadro de diálogo Unidades de informe, haga clic en Aceptar para aceptar los
cambios y volver a la ventana del árbol de informes.
Nota: Recuerde que debe especificar un formato de filas para cada unidad de informe.
Las hojas de cálculo se indican en las columnas Archivo externo (T) y
Enlace externo (W) del árbol de informe.
Configuración de ID del catálogo
Una vez que haya creado el árbol de informes, estará listo para configurar y generar su
informe.
Para configurar el ID de catálogo
N o ta
1
En el Panel de control de FRx, abra el Catálogo de informes.
2
En la ventana del catálogo de Informes, seleccione la casilla de verificación Usar
formato de fila y enlaces de la hoja de cálculo del árbol de informe (en la sección
Formato de filas). Esto le indica a Report Designer que deberá extraer los formatos
de filas (y los nombres de archivos de las hojas de cálculo) del árbol de informes.
3
Genere el informe.
Si no especifica un formato de filas para cada unidad de informes en el árbol, Report
Designer utilizará el formato de filas identificado (el cual aparece atenuado en el
cuadro Formato de filas) para las unidades predeterminadas.
138
Creación de disposiciones de
columnas
Capítulo 5
Abrir la ventana Disposición de
columnas . . . . . . . . . . . . . . 140
Funciones de los menús de
disposición de columnas . . 141
Adición de encabezados de
columna . . . . . . . . . . . . . . . 144
Adición de detalles de
columnas . . . . . . . . . . . . . . 149
Informes de detalles de
transacciones. . . . . . . . . . . 177
Creación de informes
tabulados . . . . . . . . . . . . . . 180
La disposición de columnas se utiliza para
definir el contenido de las columnas de los
informes, los cálculos específicos para las
columnas y los encabezados de las columnas
del informe. La información de la disposición
de columnas se combina con la del formato de
filas (y, en forma opcional, con la información
del árbol de informes) que se especifica y
almacena en el catálogo de informes. Puede
combinar cada disposición de columnas que
cree con uno o más formatos de filas.
Una disposición de columnas puede incluir un
máximo de 255 columnas individuales que
pueden contener texto descriptivo, datos y
cálculos de libro mayor o de una hoja de
cálculo.
FRx® Report Designer emplea la misma técnica
de hoja de cálculo en la disposición de
columnas que en el formato de filas. Introduzca
las columnas a través de la página como desee
que aparezcan en sus informes.
139
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Abrir la ventana Disposición de columnas
Abrir la ventana Disposición de columnas
Puede crear una nueva disposición de columnas y diseñarla desde el comienzo, o bien abrir
una disposición de columnas existente (por ejemplo, una que haya creado previamente o
que haya creado con los datos de muestra) y modificar la información en la columna con el
fin de crear una disposición de columnas nueva.
Report Designer admite hasta 255 columnas con un formato de columna. Por ejemplo, las
columnas de la A a la Z están seguidas de las columnas de la AA a la AZ, y así
sucesivamente.
Para iniciar una nueva disposición de columnas
1
En el menú Archivo, seleccione Nuevo y a continuación haga clic en Columna para
acceder a una ventana de Disposición de columnas en blanco.
Para abrir una disposición de columnas ya existente
1
En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Disposición de columnas para
ver una lista de las disposiciones de columnas disponibles en el cuadro de diálogo
Abrir columna.
140
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Funciones de los menús de disposición de columnas
2
Haga doble clic en una disposición de columna para acceder a la ventana Disposición
de columna.
La disposición de columna seleccionada se muestra en la ventana.
Funciones de los menús de disposición de columnas
En la ventana Disposición de columnas, los menús Archivo y Editar proporcionan
funciones adicionales.
N o ta
z
Menú Archivo
z
Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la
siguiente tabla.
Los menús que se describen en este capítulo son específicos para la ventana
Disposición de columnas. Para obtener más información sobre los menús que aparecen
en todas las ventanas principales de Report Designer, vea el apartado “Comandos
disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19.
141
Menú Archivo
El menú Archivo de la ventana Disposición de columnas es como sigue:
Figura 5-1: Menú Archivo de la disposición de columnas
Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la siguiente
tabla.
Comandos del menú Archivo
Descripción
Cambiar nombre
Cambia el nombre y la descripción de la columna.
Eliminar
Elimina una fila, una columna o un árbol.
Imprimir disposición de
columnas
Imprime la disposición de columnas.
Tabla 5-1: Opciones del menú para la disposición de columnas
Figura 5-2: Menú Editar de la disposición de columnas
142
Las opciones que son específicas a las disposiciones de columnas se definen en la siguiente
tabla.
Comando del menú
Editar
Descripción
Descripción
Se utiliza para editar la descripción de una disposición de
columnas. Puede utilizar letras en mayúsculas o minúsculas,
números y espacios.
Los cuadros Nombre y Grupo de especificaciones son
cuadros de sólo despliegue. No puede acceder a ellos ni
cambiarlos.
Nota: Debe guardar la disposición de columnas para
conservar el cambio en la descripción.
Eliminar columna
Elimina una o más columnas según se describe en los pasos
que siguen a esta tabla.
Insertar columna
Inserta una o más columnas según se describe en los pasos
que siguen a esta tabla.
Selección
Abre un cuadro de diálogo específico para cada cuadro que
contiene valores válidos.
Para desplegar la lista Zoom, haga clic en la flecha de la celda
o utilice el teclado, coloque el puntero del mouse en la celda y
pulse F3.
Tabla 5-2: Opciones del menú Editar de la disposición de columnas
Eliminar columna
Para eliminar una o más columnas, realice las siguientes operaciones:
1
Seleccione el cuadro gris del encabezado de la columna que desee borrar.
2
Seleccione Eliminar columna.
Para eliminar una o más columnas consecutivas, resáltelas y luego seleccione el
comando Eliminar columna.
Aparecerá una ventana solicitando que confirme la eliminación.
Insertar columna
Para insertar una o más columnas, realice las siguientes operaciones:
1
Seleccione el cuadro gris encima de la columna después de la cual desee insertar una
nueva columna.
2
Seleccione Insertar columna.
Para insertar más de una columna, resalte la cantidad de columnas que desee insertar y
luego seleccione el comando Insertar columna.
Report Designer añadirá las columnas.
143
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de encabezados de columna
Adición de encabezados de columna
Utilice la parte Encabezados de columnas de la ventana Disposición de columnas para
introducir los encabezados que correspondan a tal columna. Introduzca cada encabezado de
columna exactamente como desea que aparezca en la parte superior de la columna en el
informe impreso. Report Designer centra y subraya de forma predeterminada la descripción
sobre la columna.
El ancho predeterminado de la columna descripción es de 30 caracteres, mientras que el
ancho predeterminado de una columna importe, incluyendo céntimos, comas y paréntesis,
es de 14 caracteres. Para dar cabida a un encabezado largo, Report Designer permite un
máximo de 20 filas de encabezados de columnas.
Los encabezados de columna son distintos e independientes de los encabezados del informe
definidos en la ventana Catálogo de informes. Los encabezados de columna se aplican a
cada columna de datos del informe. Los encabezados del informe se aplican al informe
completo.
z
Creación de encabezados comunes
z
Creación de encabezados dinámicos (condicionales)
Creación de encabezados comunes
Haga doble clic en una celda en la fila Encabezados de columnas para acceder al cuadro
de diálogo Opciones de encabezado (que se muestra en la Figura 5-3) y luego defina los
encabezados de columna.
Figura 5-3: Cuadro de diálogo Opciones de encabezado
Cuando utilice el cuadro de diálogo Opciones de encabezado, verá las siguientes
selecciones.
z
Texto de celda
Introduzca el texto en este cuadro o haga clic en Insertar código para seleccionar los
códigos especiales.
144
z
Insertar código
Use uno de los siguientes códigos que se muestran en Tabla 5-3 para especificar la
información variable (como la fecha o número de período) en cualquier
encabezado.También puede combinar más de un código de variable en la misma celda.
Debido a que los códigos dependen de la información de calendario de la sección
Detalles de columnas, los códigos sólo funcionan en las columnas GL, CALC y
WKS. Cuando utiliza estos códigos para las columnas CALC, debe completar los
cambios Año base o Período.
Opción de
encabezado
Descripción
@Month
Este código imprime el nombre del mes actual en el
encabezado. El nombre aparece con la primera letra en
mayúscula y las demás en minúsculas a menos que introduzca
el código de otra manera, como por ejemplo: @MONTH, en
cuyo caso el mes aparecerá con todas las letras en mayúsculas.
El nombre del mes se abrevia a tres caracteres en el informe si
elige redondear los importes a miles, millones o billones, o
bien si asigna a la columna un ancho inferior a nueve
caracteres. En caso contrario, el mes se muestra de forma
predeterminada en el formato de nombre completo.
@PER
Este código imprime la forma numérica del período fiscal
identificado para esa columna. Si la columna abarca múltiples
períodos, se imprimirá el último período del rango.
@PERDESC
Este código imprime la descripción del período fiscal
identificado en el libro mayor.
@YR
Este código imprime el año fiscal de la columna en forma
numérica.
@EDATE
Este código imprime la fecha final de la columna en el
formato de fecha corta especificado en el cuadro Formato
de importe y de fecha del cuadro de diálogo Información de
la compañía.
Si desea obtener más información sobre cómo configurar el
formato de fecha corta, consulte “Introducción y edición de la
información de compañía” en la Guía del administrador de
FRx® Report Designer 6.7.
Tabla 5-3: Códigos de encabezados de columna
145
Opción de
encabezado
Descripción
@SDATE
Este código imprime la fecha inicial de la columna en el
formato de fecha corta especificado en el cuadro Formato
de importe y de fecha del cuadro de diálogo Información de
la compañía.
Si desea obtener más información sobre cómo configurar el
formato de fecha corta, consulte “Introducción y edición de la
información de compañía” en Guía del administrador de FRx®
@MON
Este código imprime el mes abreviado para el período fiscal
seleccionado. La abreviatura puede aparecer en letras
mayúsculas o minúsculas; simplemente modifique el código
para reflejar la combinación de letras mayúsculas y
minúsculas que desee utilizar. Por ejemplo, si genera un
informe para el período fiscal que termina en febrero y utiliza
@MON como encabezado de columna, el título será FEB; si
utiliza @Mon, el título será Feb.
Tabla 5-3: Códigos de encabezados de columna (continúa)
z
Estilos de fuente
Use este cuadro para aplicar un estilo de fuente diferente al encabezado de columna.
Si desea obtener más información sobre el formato de estilos de fuentes, consulte
“Estilos de fuente” en la página 270 del Capítulo 7.
z
Op. de formato
Utilice esta opción para subrayar el texto o añadir un cuadro alrededor del texto del
encabezado.
z
Expandir desde/a
Utilice estos cuadros para definir las columnas sobre las que desea centrar el texto.
Introduzca la letra de la columna inicial en el cuadro Expandir desde y la letra de la
columna final en el cuadro A. Report Designer centrará el texto sobre este rango de
columnas.
z
Justificación
Use estas opciones para alinear los encabezados en la columna o extenderlos.
Para crear encabezados de columnas
1
Haga doble clic en la celda sobre la columna que desea describir para acceder al
cuadro de diálogo Opciones de encabezado.
146
2
En el cuadro Texto de celda, realice una de las siguientes operaciones:
z
Escriba el texto.
z
Haga clic en Insertar código y seleccione el código adecuado. Consulte la
Tabla 5-3 en la página 145 para obtener descripciones de código detalladas.
3
Haga clic en la flecha del cuadro Estilos de fuente y luego haga doble clic en el estilo
de la fuente que desee utilizar en el encabezado de la columna.
4
Para aplicar estilos de fuentes en distintas columnas (por ejemplo, de las columnas B a
la G), realice las siguientes operaciones:
z
Seleccione las filas de encabezados de columnas.
z
A continuación, en la barra de herramientas de la ventana Disposición de
columnas, haga clic en el menú desplegable Estilos de fuente de la barra de
herramientas.
z
Seleccione el estilo.
5
En el cuadro Expandir desde, escriba la letra de la columna inicial; y en el cuadro A,
escriba la letra de la columna final.
Report Designer centrará el texto sobre este rango de columnas.
Para utilizar varios códigos de encabezado
1
Haga clic en Insertar código.
2
Seleccione un código de la lista.
3
4
Haga clic otra vez en Insertar código y luego seleccione otro código de la lista.
Se pueden también combinar los códigos con el texto. Por ejemplo, si introduce
Period @PER-@YR from @SDATE to @EDATE, se traducirá en un encabezado impreso
que será parecido al siguiente:
Período 1-02 de 01.01.97 a 31.01.97
Creación de encabezados dinámicos (condicionales)
Es posible crear un informe en el que el encabezado de columna cambie dinámicamente.
Por ejemplo, si utiliza las opciones condicionales (P>B, P<B, etc.) podrá diseñar opciones
de encabezados que reflejen estos cambios. Por ejemplo, puede introducir A TO BASE para
centrar el encabezado de la columna A sobre la columna que corresponde al período base a
la hora de generar el informe. A continuación se presentan ejemplos utilizando Y, donde Y
es la última columna del archivo de disposición de columnas.
z
BASE TO Y
z
BASE+1 to Y
147
La disposición de columnas en la Figura 5-4 utiliza una columna de período base para
ilustrar los encabezados dinámicos.
Figura 5-4: Encabezados dinámicos en la ventana Disposición de columnas
Encontrará una descripción de las columnas condicionales en “Control de impresión para
columnas condicionales” en la página 166.
La siguiente figura muestra estos encabezados dinámicos de la forma en que aparecen en
el informe resultante.
Film Works Inc. - All Locations
Dynamic Full Year Actual - Forecast
For the Month Ending April 30, 2002
Actuals
January
February
March
Forecast
April
May
June
July
August
September
October
November
Figura 5-5: Encabezados dinámicos en informe de FRx
148
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Adición de detalles de columnas
Adición de detalles de columnas
Las filas que quedan de la ventana disposición de columnas se denominan filas de detalles
de columnas. Estas filas definen la información de detalles de columnas como:
z
Tipo de columna (por ejemplo, libro mayor, hoja de cálculo o cálculos)
z
Código de libro (por ejemplo, real o para presupuesto)
z
Año fiscal
z
Período Actual/ADA
z
Fórmulas de cálculo
z
Despliegue de moneda
z
Formato especial y control de impresión
z
Fechas de inicio y de fin de transacciones
Figura 5-6 muestra y describe las filas de Detalles de columnas.
Filas de detalles de columna
Use para definir cada
columna del informe
Use estas filas para los
tipos de columna de LM
Use para fórmulas de
cálculo en las columnas
Calc
Restringe la
visualización de datos
Opciones de formato
especial
Restringir la visualización
de unidades de informe
Formato de moneda
Use con libro mayor y
unidades de informe
Use para restringir los
datos de LM
Restrinja los datos de LM a
fechas específicas
Justifica las
descripciones
de columnas
Use para informes OLAP
Figura 5-6: Filas de detalles de columna
Si prefiere utilizar comandos de teclado en vez del mouse, puede pulsar Alt+Av Pág
para desplazarse por las filas de encabezado de columnas hasta las filas de detalles de
columnas. Pulse las teclas Alt+Re Pág para pasar de las filas de detalles de columnas a
las filas de encabezados.
N o ta
z
Especificación de los tipos de columna
z
Definición de las columnas de libro mayor
z
Adición de fórmulas de cálculo
149
z
Adición de opciones especiales de formato
z
Adición de restricciones de columna
z
Selección de una unidad de informe
z
Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la
disposición de columnas.Filtros de cuentas
z
Filtros atributos
z
Restricción de columnas a fechas específicass
z
Justificación
z
Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas
Especificación de los tipos de columna
La primera fila de detalles de columna sirve para especificar el tipo de columna. Haga doble
clic en la celda de la fila de detalles de columna para acceder al cuadro de diálogo
Seleccione el tipo de columna que aparece en Figura 5-7, y a continuación, seleccione un
tipo de columna.
Figura 5-7: Cuadro de diálogo Tipo de columna
A continuación se describe cada tipo de columna.
150
z
LM
Seleccione el código LM para desplegar los datos del libro mayor. Una columna LM
también puede mostrar datos de una hoja de cálculo externa cuando utiliza la columna
Enlace a LM + Hoja de cálculo o Enlace a hoja de cálculo en el formato de filas.
Si selecciona LM, el sistema colocará valores predeterminados en las cuatro celdas
siguientes.
Figura 5-8: Detalles de columnas para TIPO: LM
Puede cambiar estos valores predeterminados según lo necesite.
z
CALC
Seleccione este código para desplegar el resultado de un cálculo sencillo o complejo.
Vea “Adición de fórmulas de cálculo” en la página 158.
z
DESC
Seleccione este código para colocar la descripción de las filas que introdujo en el
formato de filas. Aunque esta columna es frecuentemente la primera del informe,
puede colocarla donde desee.
z
ROW
Seleccione este código para desplegar los números individuales de las filas de la
columna Número de fila del formato de filas.
z
ACCT
Seleccione este código para desplegar los códigos contables del libro mayor que se
apliquen a cada fila. En los informes de detalles de cuentas y de transacciones, se
imprimen los códigos contables completos. En los informes financieros y de alto nivel
(que pueden ser una combinación de varias cuentas), se imprime el enlace LM del
formato de filas (por ejemplo, 1100 TO 1200).
z
FILL
Seleccione este código para rellenar la celda con el carácter que aparece entre comillas
simples. Si no introduce un carácter, Report Designer dejará la columna en blanco. Por
ejemplo, para llenar una columna con puntos (...), introduzca FILL ‘.’.
WKS
Seleccione este código para ver los datos extraídos de una hoja de trabajo externa (por
ejemplo, Lotus 1-2-3 o Microsoft® Excel).
151
z
A_ATTR
Seleccione este código para mostrar el Atributos de cuenta en la columna. El
atributo de cuenta debe aplicarse a una cuenta completa única y sus fragmentos que
señalan los datos de la cuenta del libro mayor, como ID, Estado o Código postal. Su
sistema de contabilidad debe admitir la función Atributos de cuenta. Para obtener
más información sobre cómo usar el Atributos de cuenta en el formato de filas,
consulte “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la
página 109.
Cuando selecciona A_ATTR como el tipo de columna, debe especificar también la
Categoría de atributos en la fila de detalle Código de libro/Categoría de atributos
de la disposición de columna.
z
T_ATTR
Seleccione este código para mostrar el Atributo de transacción en la columna. Los
atributos de transacción pueden incluir datos como el Número de ID del grupo de
transacción. La función Atributo de transacción extrae atributos de datos del libro
mayor, su sistema de contabilidad debe admitir esta función. Para obtener más
información sobre cómo usar el Atributo de transacción en el formato de filas,
consulte “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la
página 109.
Cuando selecciona T_ATTR como el tipo de columna, debe especificar también la
Categoría de atributos en la fila de detalle Código de libro/Categoría de atributos
de la disposición de columna.
z
XBRL_TAG
Seleccione este código para ver la etiqueta de elemento XBRL que se ha encontrado
en el formato de fila para un informe que se produce como un archivo .frd (XML
mejorado de DrillDown Viewer). XBRL_TAG no se pasará de la disposición de
columnas al documento de instancias XBRL.
152
z
Códigos de detalles de transacciones
Utilice los códigos de detalles de transacciones para presentar el detalle apropiado en
los informes de ese tipo. Si especifica un valor en la celda de TIPO de columna, podrá
crear una disposición de columnas que contendrá una columna aparte para cada tipo
de datos de transacción. Estos códigos se utilizan siempre en conjunto con las
columnas LM. Debe incluir una columna LM actual y acumulada del año para crear
informes de detalles de transacciones. La Figura 5-9 muestra ejemplos de códigos de
detalles de transacciones.
Figura 5-9: Detalles de transacciones en la ventana Disposición de columnas
Los códigos que se visualizan en la ventana de selección TIPO no necesariamente se
aplican en todos los sistemas contables. La Guía de introducción a FRx® Report
Designer incluye información acerca de los tipos específicos para su sistema contable.
Si selecciona un tipo que no es válido para su sistema contable, la columna aparecerá
vacía en el informe. Para obtener más información sobre cómo crear informes de
detalles de transacciones, consulte “Informes de detalles de transacciones” en la
página 177.
N o ta
Para especificar un tipo de columna
1
En la ventana Disposiciones de columna, haga doble clic en la celda de detalles de
columna Tipo de la columna para ver el cuadro de diálogo Seleccione el tipo de
columna.
2
Seleccione un tipo de columna.
3
Haga clic en Aceptar para regresar a la ventana Disposición de columnas.
Definición de las columnas de libro mayor
Las siguientes cuatro categorías en Detalles de columna definen las columnas de libro
mayor (definidas como GL (libro mayor) en la celda TIPO) como se muestra en la
Figura 5-10.
153
Figura 5-10: Detalle de columna GL (libro mayor)
Estas filas de detalle de columnas incluyen:
z
Código de libro/Categoría de atributo
z
Año fiscal
z
Código de período
z
Período actual/ADA (acumulado del año)
Código de libro/Categoría de atributos
El detalle de columna Código de libro/Categoría de atributos permite seleccionar las
opciones real, presupuesto y no financieros (estadísticos) como se muestra en Figura 5-11.
Una disposición de columnas puede contener múltiples columnas contables,
presupuestarias y estadísticas para mostrar diferentes períodos (actual o acumulado del
año) y cantidades.
Figura 5-11: Selecciones del código de libro
La lista que aparece refleja las opciones contables, presupuestarias y estadísticas (no
financieras) que se han establecido en el libro mayor. Para obtener más información sobre
los importes reales y presupuestados disponibles en su libro mayor, consulte Guía de
introducción a FRx® Report Designer.
Para especificar un código de libro/categoría de atributos
1
En la ventana de Disposición de columnas, haga doble clic en la celda Código de
libro/Categoría de atributos de la columna para acceder al cuadro de diálogo
Seleccionar un código de libro.
2
Seleccione un código de libro.
3
154
Año fiscal
Use el detalle de la columna Año fiscal para especificar un año fiscal. Introduzca BASE
para utilizar el año base especificado a la hora de generar el informe. Para usar otros años,
especifique el número de años en relación al año base (usando el signo + o -). Report
Designer admite hasta 10 años de datos históricos. Por ejemplo, para especificar
z
el año anterior, introduzca BASE-1 o -1
z
el séptimo año anterior, introduzca BASE-7
z
el año después del año base, introduzca BASE+1
También puede hacer doble clic en la celda de Año fiscal y seleccionarlo en una lista de
opciones como se muestra en la Figura 5-12, aunque es posible que tenga que editar la
entrada resultante.
Figura 5-12: Opciones de año fiscal
Así, si selecciona BASE-#, deberá cambiar el signo # por el número correspondiente de
años, antes del año base. Aunque no se recomienda, también puede indicar un año fiscal
introduciendo los cuatro dígitos del año.
Código de período
Introduzca un código de período base para indicar los períodos fiscales que se van a incluir
en esta columna. Revise las siguientes opciones de tipos de período que puede utilizar para
los detalles de columnas.
z
Número de período actual
Escriba el número de período. Se trata de un método fácil pero hay que usarlo con
moderación (por ejemplo, para presentar un informe de 12 períodos que incluya una
columna para cada período).
z
Número de período relativo
Para la generación de informes regulares, recomendamos que utilice un período
relativo (vea las próximas dos opciones) para no tener que cambiar la disposición de
columnas en cada período.
Utilice los signos + y - para introducir el número del período en relación al período
base (especificado a la hora de generar el informe). Para el período inmediatamente
anterior al período base, introduzca BASE-1 ó -1; para los dos períodos anteriores, use
BASE-2, etc. Para especificar el período base, use BASE.
155
z
Rango de períodos.
Introduzca un rango de períodos utilizando TO (el indicador de rangos estándar de
Report Designer). Puede utilizarlo con números de período absolutos (por ejemplo,
los períodos 3 TO 6) o con períodos relativos (por ejemplo, -3 TO -1). Este último
ejemplo especifica un rango de 3 períodos antes del período base hasta 1 período antes
del período base. Para incluir el período base en un rango de este tipo, utilice B o
BASE para representar la base, (por ejemplo, -3 TO BASE). También puede
especificar un rango que abarque el período base (por ejemplo, -3 TO +2).
También puede hacer doble clic en la celda de Código de período y seleccionarlo en
una lista de opciones como se muestra en la Figura 5-13, aunque es posible que tenga
que editar la entrada resultante.
Figura 5-13: Opciones de período
Por ejemplo, si selecciona BASE-#, deberá cambiar el signo # por el número
apropiado de períodos antes del período base.
z
Informes de detalles de transacciones.
Escriba el rango de períodos en esta celda para incluir los detalles de transacciones
acumulados del año en una columna (o cualquier rango que no sea el período actual).
Vea “Informes de detalles de transacciones” en la página 177.
N o ta
Aunque puede exceder los límites del año fiscal en cualquiera de las especificaciones
del período, Report Designer no permite incluir años dentro de un rango de períodos.
Por ejemplo, si especifica los períodos -5 TO BASE (para representar los 6 períodos
anteriores) y ejecuta el informe con un período base de 2, el informe no funcionará
correctamente. Si lo ejecuta con un período base de 6, el informe se generará
correctamente.
Para acceder a años diferentes, utilice rangos separados en columnas separadas dentro
del mismo informe. Por ejemplo, si el período base es 3, puede utilizar los rangos (-2
TO BASE) y (-5 TO -3), ya que no se cruza el límite de un año dentro de un rango. Si
traspasa regularmente los límites del año, evite el uso de rangos, utilice una columna
para cada período relativo e imprima el total. Suprima la impresión de las otras
columnas en la celda de Control de impresión.
156
Período actual/ADA (acumulado del año)
Use el detalle de columna Período actual/ADA para ver los importes del período o
acumulados del año.
Para especificar un importe de período actual/ADA
1
En la ventana Disposición de columnas, haga doble clic en la celda Período actual/
ADA de la columna para acceder al cuadro de diálogo Seleccione el importe para
usar.
2
z
CUR, para hacer que la columna refleje la actividad del período actual.
Este tipo de columna no incluye los saldos iniciales.
z
YTD, para hacer que la columna refleje las cantidades acumuladas del año.
Este tipo de columna incluye los saldos iniciales.
Atención: Si ejecuta un informe al nivel de transacciones con dos columnas YTD,
recibirá un mensaje de fuera de balance. La ejecución de dos columnas
YTD no es compatible con Report Designer.
z
CUR/BB, para reflejar el saldo inicial del período especificado.
z
YTD/BB, para reflejar el saldo inicial del año especificado.
157
3
El código CUR hace que
esta columna refleje la
actividad del período
actual.
El código YTD/BB hace que
esta columna refleje el saldo
inicial del año base.
El código YTD hace que esta
columna refleje las cantidades
acumuladas del año.
La ventana Disposición de columnas muestra períodos de ejemplo actuales y de
acumulado hasta la fecha.
Adición de fórmulas de cálculo
Cuando las cantidades en una columna son el resultado de un cálculo, debe introducir
CALC en la celda TIPO e introducir la fórmula en la celda Fórmula de cálculo de la
ventana Disposición de columnas. Puede sumar, restar, multiplicar o dividir columnas.
También puede ejecutar cualquier tipo de cálculo complejo y utilizar las sentencias IF/
THEN/ELSE en la fórmula.
Sumas y restas
Para sumar o restar cantidades de las columnas, especifique la letra de la columna y el signo
más (+) y/o menos (-). Por ejemplo: A+B o A-B+C.
Puede usar también el separador TO (Hasta) para sumar un rango de columnas
consecutivas; por ejemplo: A TO D.
158
La siguiente ventana de disposición de columnas muestra una columna de cálculos y una
fórmula.
Este ejemplo
suma todas las
cantidades de
las columnas
dentro del rango
de la columna B
a la columna Y, y
coloca el total en
la columna Z.
Figura 5-14: Calcular cantidades en la ventana Disposición de columnas
Los cálculos de una columna pueden hacer referencia a cualquier otra columna, incluyendo
las columnas posteriores. Report Designer resuelve primero las columnas dependientes. Si
una columna hace referencia a otra que, a su vez, hace referencia a la columna actual, se
produce un error de referencia circular.
Multiplicación y división
Para multiplicar y dividir columnas, introduzca las letras de las columnas en el orden en el
que se deben calcular, separando cada una con el signo de operación apropiado (* para la
multiplicación, / para la división). Por ejemplo, si introduce B*D, Report Designer
multiplicará la columna B por la columna D.
Es también posible hacer referencia a una celda específica del informe introduciendo la
letra de una columna y el número de una fila. Por ejemplo, B100 hace referencia a la
columna B, número de fila 100.
Se puede dividir la totalidad de una columna entre la cantidad de una celda específica del
informe de la misma columna. Por ejemplo, si introduce B/B100, Report Designer dividirá
la totalidad de la columna B entre el valor de la columna B, número de fila 100.
N o ta
Esta operación arrojará un resultado incorrecto si cambia la prioridad de cálculo del
informe a Calcular primero las columnas en la ficha Avanzado de Opciones del
informe del Catálogo de informes.
Utilice una máscara de formato especial para formatear el número como porcentaje. Para
obtener más información, vea “Máscara de formato especial” en la página 162.
159
Cálculos complejos
Un cálculo complejo puede contener cualquier combinación de referencias a celdas, de
signos de operación y de valores. Por ejemplo, para calcular un promedio de las columnas
A y B, deberá introducir ((A+B)/2).
No hay límite al número de paréntesis anidados que puede utilizar, como se muestra en el
ejemplo: (A+((B+C/2)+(C*.8)/2))+(F TO H).
Multiplicación o división entre la fila base
Es posible crear una columna que muestre todos los valores de una columna específica
como porcentaje de un número base. Esta característica proporciona una manera de mostrar
las relaciones que existen entre las filas, como por ejemplo una fila de porcentaje de ventas
o de porcentaje de gastos totales.
Para multiplicar o dividir cada fila de una columna en particular entre una fila base,
introduzca la columna que va a usar en el cálculo y *BASE o /BASE (por ejemplo, C*BASE
o C/BASE).
Si utiliza un cálculo de la fila base, asegúrese de que cada formato de filas utilizado con esta
disposición de columnas contenga por lo menos una fila con un código de formato CBR
(Change Base Row, es decir, cambiar fila base). El código CBR identifica la fila utilizada
en el cálculo.
Para multiplicar o dividir entre la fila base
1
Abra la ventana Formato de filas relacionada.
2
En la celda Código de Fmt de una fila por encima de las filas que van a utilizar el
cálculo, introduzca CBR.
3
En la celda Tipos de cambio/filas/unidades relacionados, introduzca el código de
fila de la fila base que se va a utilizar como denominador.
4
Regrese a la ventana Disposición de columnas y cree una columna de tipo Calc.
5
En el cuadro Fórmula de cálculo, introduzca la letra de la columna a utilizar en el
cálculo, seguida por el operador y la palabra BASE (por ejemplo, escriba B/BASE).
De esta manera, cada número de la columna B se dividirá entre el número de la fila
base especificada y el porcentaje resultante se colocará en la columna de cálculo.
Nota: Utilice una máscara de formato especial para formatear el número como
porcentaje. Para obtener más información, vea “Máscara de formato especial”
en la página 162.
160
Sentencias IF/THEN/ELSE
Mediante las sentencias IF/THEN/ELSE cualquier cálculo se puede condicionar a los
resultados de cualquier otra columna. Puede remitirse a otras columnas, pero no a una celda
de informe en la instrucción IF (SI); por lo tanto, cualquier cálculo se deberá aplicar a la
columna completa.
Introduzca el cálculo en la sección Fórmula de cálculo de la columna que recibirá los
resultados del cálculo.
Nota: No puede colocar los resultados de un cálculo en cualquier otra columna; deben
estar en la columna que contiene la fórmula.
Por ejemplo: la fórmula IF B>100 THEN B ELSE C*1.25 significa que si la cantidad de la
columna B es mayor que 100, se debe colocar el valor de la columna B en la columna
CALC. Si este valor no es mayor que 100, se multiplica el valor de la columna C por 1,25
y se colocan los resultados en la columna CALC.
La sentencia IF (SI) siempre va seguida de una instrucción lógica que se puede evaluar
como verdadera o falsa. La fórmula utilizada en las sentencias THEN y ELSE pueden
contener referencias a cualquier número de columnas y pueden ser tan complejas como sea
necesario, y pueden incluir múltiples cálculos anidados. Por ejemplo:
IF (sentencia) THEN H+(G*((C+D+E-F)/.25))
Adición de opciones especiales de formato
Las siguientes filas de detalle de columna aplican un formato especial a las columnas
seleccionadas. Aunque algunas de las opciones Control de impresión y Restricciones de
columna son relevantes sólo para las columnas de LM, la mayoría de las opciones se
aplican a todos los tipos de columna.
Ancho de columna
Utilice esta opción para especificar el número de caracteres para el ancho de esta columna
en el informe impreso. El ancho de columna es especialmente importante para las columnas
de tipo Importe (CALC, WKS y GL), Desc- y Fill-. Si no se especifica el ancho de columna,
Report Designer utiliza los anchos predeterminados de 30 caracteres para las columnas de
descripción, 14 caracteres (incluidos céntimos, comas y paréntesis) para las columnas de
importe y 10 caracteres para una columna del tipo Fill.
Espacios extra antes de la columna
Utilice esta opción también para separar grupos de columnas o para agregar algunos
espacios antes de la descripción (de esta manera la columna de descripción estará indentada
respecto de los títulos justificados a la izquierda del informe). De forma predeterminada,
hay dos espacios entre cada columna, como queda definido en la ventana Formato del
separador Opciones de informe del Catálogo de informes. Para cambiar el valor
predeterminado, introduzca el número de espacios extra que desee colocar antes de una
determinada columna.
161
Máscara de formato especial
Utilice una máscara de formato especial para asignar el formato decimal, monetario y
porcentual a las cantidades de columnas.
Para asignar una máscara de formato especial a las cantidades de las columnas
1
En la columna que desea asignar la máscara, haga doble clic en la celda Máscara de
formato especial en la sección Detalles de columnas para acceder al cuadro de
diálogo Seleccione un formato.
2
Seleccione un formato y haga clic en Aceptar.
3
Haga cualquier modificación necesaria en la máscara de formato especial en la Barra
de Edición.
Nota: Por ejemplo, una máscara de #,###, redondeará las cantidades a millares.
Cuando genere su informe, se usará este formato para esta columna. Si no especifica ningún
formato, se utilizará el formato predeterminado identificado en el cuadro Formato de cant
& fecha, en el cuadro de diálogo Información de compañía.
Si definió formatos especiales en un cálculo de fila y en la columna, el formato de fila
sustituye al formato de columna. Para obtener más información sobre máscaras de formato,
consulte “Formatos de importes” en el Capítulo 2 de la Guía del administrador de FRx®
162
Códigos de control de impresión
Los códigos de control de impresión permiten ajustar las características de visualización o
impresión de la columna. Para seleccionar una opción de impresión, use el siguiente cuadro
de diálogo.
Figura 5-15: Opciones especiales de control de impresión
La siguiente tabla describe cada código de control de impresión habitual:
Código de control de
impresión
NP
Descripción
Seleccione este código si las cantidades de esta columna
forman parte de un cálculo únicamente y no se deben
imprimir en el informe.
Si utiliza una columna no imprimible en un cálculo, tendrá
que remitirse en la fórmula directamente a esa columna para
incluirla. Por ejemplo, el siguiente cálculo sí incluye la
columna no imprimible C: B+C+D
Sin embargo, la columna no imprimible C no se incluye en el
siguiente cálculo: B TO D
BS
Seleccione este código para definir una columna como
columna de Balance General que se imprimirá en un
informe combinado de balance general/estado de resultados.
Ya que se utiliza la misma disposición de columnas tanto para
el balance general como para el estado de resultados, este
código se necesita para identificar las columnas que serán
aplicables en el balance general.
Tabla 5-4: Códigos de control de impresión
163
Código de control de
impresión
XCR
Descripción
Seleccione este código para crear un presupuesto o un
informe comparativo en el que una variante no favorable es
siempre negativa (como un déficit en las entradas o gastos
superiores a lo previsto), aplique el código XCR a una
columna CALC.
Seleccione este código para invertir el signo de cantidad de
una columna CALC si el saldo normal de una fila dada es un
crédito (identificado por una “C” en la columna Saldo
Normal del formato de filas).
Nota: Asegúrese de codificar las filas apropiadas (en el
formato de filas) de la columna Saldo Normal con una “C”
para las filas TOT y CAL que normalmente llevarían un saldo
acreedor.
X0
Seleccione este código para suprimir una columna LM si
todas las cantidades son espacios en blanco y ceros.
SR
Seleccione este código para suprimir el redondeo de una
columna.
P<B
Seleccione este código para ver esta columna únicamente si
el período es inferior al período base.
P>B
el período es superior al período base.
P=B
el período es igual al período base.
P<=B
el período es menor o igual al período base.
P>=B
el período es mayor o igual al período base.
Tabla 5-4: Códigos de control de impresión (continúa)
164
Las figuras que aparecen a continuación proporcionan ejemplos de una disposición de
columnas que hace uso del código XCR, de un formato de filas correspondiente con
los signos de los valores acreedores invertidos y del informe resultante.
El control de impresión XCR invierte el símbolo del cálculo.
Vea el informe correspondiente a continuación.
Figura 5-16: Invertir el valor de crédito en la ventana Disposición de columnas
Fíjese en lo códigos C de la columna
Saldo Normal. Esto le indica a
Report Designer que debe invertir los
signos de las cantidades de las
columnas XCR.
Figura 5-17: Formato de filas con los créditos invertidos en el saldo normal
165
Income Statement
For the Three Months Ending March 31, 2002
Actual
Net Revenue
COGS
Gross profit
Gross Margin %
Operating Expenses
Salaries and Wages
Office Expense
Advertising Expense
Total Operating Expenses
Net Income from Operations
Budget
$ Variance
(Unfavorable)
% Variance
(Unfavorable)
$2,136,207
$1,034,335
$1,101,872
51.58%
1,444,056
644,131
(799,925)
(55.39%)
692,151
390,204
301,947
43.62%
32.4%
37.7%
(5.3%)
399,824
52,455
48,135
270,851
36,814
39,687
(128,973)
(15,641)
(8,448)
(32.26%)
(29.82%)
(17.55%)
500,414
347,352
(153,062)
(30.59%)
$191,737
$42,852
$148,885
77.65%
Figura 5-18: Resultado de invertir los valores de crédito en el informe
Al exportar un informe a un formato de Excel a través de OLE, no seleccione la opción
Exportar fórmulas. Si selecciona esta opción por error, Microsoft Excel no tendrá en
cuenta los valores acreedores invertidos y es posible que sus informes sean
incorrectos.
N o ta
Para agregar códigos de Control de impresión
1
Haga doble clic en la celda Control de impresión en la columna para acceder al
cuadro de diálogo Seleccione las opciones especiales de control de impresión.
2
Seleccione uno o más códigos relacionados con las características especiales de
impresión:
Control de impresión para columnas condicionales
Cuando utilice las opciones de columnas condicionales, puede mostrar cualquier columna
u omitirla si el período fiscal de la columna se encuentra antes o después del período base
del informe.
Por ejemplo, esta característica permite crear un informe que muestre 12 períodos
diferentes en los que las cantidades contables se imprimen para el período base y todos los
períodos anteriores. visualización de los importes de presupuesto (o importes previstos
desde una hoja de cálculo externa) para todos los períodos futuros.
Un informe de este tipo deriva dinámicamente los datos correctos de las cantidades
contables o presupuestarias (o de predicción), según el período base para el que se debe
generar el informe.
166
Utilice el siguiente cuadro de diálogo para seleccionar una opción de impresión para las
columnas condicionales.
Figura 5-19: Opciones especiales de control de impresión
La siguiente disposición de columnas es un ejemplo de disposición de columnas con
selecciones de impresión para las columnas condicionales.
Estas columnas sólo se imprimen
cuando el período base es 2 o
menos.
Estas columnas sólo se imprimen
cuando el período base es mayor
que 2.
Figura 5-20: Columnas condicionales en la ventana Disposición de columnas
En la Figura 5-20, cuando el período base es 3, los importes reales se imprimen para los
períodos del 1 al 3, y los importes de presupuesto (o importes previstos de una hoja de
cálculo externa) se imprimen para los períodos 4 a 12.
Para configurar un informe condicional
1
Cree una disposición de columnas con dos columnas para cada período.
La primera columna contiene las cantidades contables y la segunda contiene las
cantidades presupuestarias.
2
Para la columna actual, en la fila Control de impresión, introduzca el operador
condicional P<=B.
167
3
Para la columna actual, en la fila Control de impresión, introduzca el operador
condicional P>B.
Nota: Cuando una columna queda suprimida por una opción condicional no se incluye
ésta en ningún cálculo
4
Se puede también añadir una columna de totales que sume todos los periodos del año. Sin
embargo, si especifica un rango de columnas en el total, Report Designer incluirá sólo las
columnas que se despliegan realmente.
Adición de restricciones de columna
Los siguientes códigos opcionales restringen la visualización de ciertos tipos de datos en
una columna.
Figura 5-21: Selecciones de restricción de columnas
La siguiente tabla describe cada selección de restricción de columna.
Código de
restricciones
de columnas
Descripción
SU
Si introdujo un comando de subrayado simple o doble (-- o ===) en el
formato de filas, seleccione SU en una columna para suprimir el
subrayado sólo en esa columna. Por ejemplo, es probable que no desee
subrayar cantidades que resulten de un cálculo de porcentaje.
ST
Suprime totales y muestra únicamente detalles en esta columna (por
ejemplo, en columnas estadísticas).
SD
Suprime detalles y muestra únicamente las filas TOT (del formato de
filas) en esta columna.
DR
Restringe las cantidades de la columna a cantidades deudoras.
CR
Restringe las cantidades de la columna a cantidades acreedoras.
Tabla 5-5: Códigos de restricción de columnas
168
Código de
restricciones
de columnas
Descripción
ADJ
Restringe las cantidades de la columna a cantidades de ajustes de
períodos (si están disponibles).
XAD
Restringe las cantidades de la columna para excluir las cantidades de
ajustes de períodos (si están disponibles).
PT
Restringe las cantidades de la columna para incluir las transacciones
contabilizadas solamente.
UPT
Restringe los importes de la columna para incluir únicamente las
transacciones no contabilizadas (si están disponibles).
Tabla 5-5: Códigos de restricción de columnas (continúa)
Para agregar restricciones de columna
1
Haga doble clic en la celda Restricciones de columna.
2
Seleccione un código para las características especiales de impresión.
Si es necesario, es posible utilizar varios códigos en una columna.
Nota: Cuando se utiliza un código de restricción de columna, se anula cualquier
configuración que cause conflicto asignada en el formato de filas.
3
Selección de una unidad de informe
Si el tipo de columna es LM (libro mayor), seleccione un código de unidad de árbol en esta
celda para restringir la columna a una unidad de informe en particular. Realice la selección
utilizando el cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar que se muestra en la
Figura 5-22.
Figura 5-22: Cuadro de diálogo Seleccionar árbol para consultar
Esta característica es útil cuando la información es aplicable únicamente a una cierta unidad
o cuando desee desplegar las unidades de informe lado a lado, como en los informes
departamentales de comparación en paralelo.
169
Para seleccionar una unidad de informe de una lista:
1
Haga doble clic en la celda Unidad de informe para ver una lista de árboles.
2
Seleccione el árbol que desee utilizar junto con esta disposición de columnas.
3
Cuando aparezca la lista de unidades de informe, seleccione una de ellas de la lista.
4
Vuelva a la ventana de disposición de columnas.
La disposición de columnas muestra la utilización de unidades de informe y las
restricciones.
Nota: Si introduce una unidad de informe en la disposición de columnas, asegúrese de
usar el mismo árbol cuando emplee esta disposición de columnas en un
informe. Si no lo hace, las unidades del árbol no coincidirán y las columnas
aparecerán vacías en el informe.
Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres funciones en la disposición
de columnas.
z
Código de moneda
z
z
ID de subtipo de cambio
Código de moneda permite restringir una columna a una determinada moneda.
Presentación de moneda permite especificar si se debe visualizar el importe en la moneda
de origen o si se debe mostrar una cantidad “funcional” convertida en el informe. Utilice el
Código de moneda NAT junto con el Código de moneda para imprimir las cantidades en
la moneda natural (original). El Código de moneda FUNCT imprime las cantidades
convertidas en la moneda funcional (o local) para esa compañía.
N o ta
Si la conversión de monedas DAX está activa, tanto las listas de selección de Código
de moneda y Presentación de moneda muestran los códigos de moneda ISO de tres
letras.
170
Si el sistema contable admite más de un tipo de cambio por moneda, el código de ID de
subtipo de cambio permite que Report Designer lea la información correspondiente del
libro mayor. Este código se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación de
monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX.
Código de moneda
Para restringir la columna a las transacciones que se crean en una moneda
específica
1
Haga doble clic en la celda Código de moneda para abrir el cuadro de diálogo
Seleccione el código de moneda.
2
Seleccione una moneda de la lista como se define en el libro mayor.
3
Para mostrar la moneda seleccionada en su formato original o en una cantidad
convertida
1
Haga doble clic en la celda Presentación de moneda para acceder el cuadro de
diálogo Seleccione el tipo de moneda para presentar.
2
Si es necesario, seleccione una moneda para mostrar la conversión:
z
NAT para desplegar el importe en la moneda original (natural)
z
FUNCT para desplegar el importe convertido a la moneda funcional para esta
compañía
z
Otras para desplegar otras moneda de informe (si están disponibles)
3
Ejemplo de combinación de código de moneda con presentación de moneda
Por ejemplo, si utiliza el Código de moneda BP con el de Presentación de moneda NAT,
en el informe aparecerán los importes en la moneda local o natural. Si utiliza el Código de
moneda BP con el de Presentación de moneda FUNCT (o predeterminado), los importes
aparecerán convertidos a la moneda local o primaria de informes (por ejemplo, US$).
171
Las siguientes combinaciones de Representación de moneda y Código de moneda
producen los resultados indicados a continuación en un informe (supone que USD es la
moneda funcional):
Despliegue
de moneda
Código de
moneda
Resultado
del informe
NAT
YEN
Y6.000
FUNCT
YEN
$60*
FUNCT
en blanco
$2.310**
NAT
USD
$2.250
Tabla 5-6: Combinación de representación de moneda y código de moneda con US$
como moneda funcional
*El tipo de cambio actual es de aproximadamente 100 yen por dólar.
**La representación de moneda FUNCT con código de moneda Blank muestra la suma de
las transacciones originadas en USD y YEN, mostrada en US $.
ID de subtipo de cambio
Si el sistema contable admite más de un tipo de cambio por moneda, el código de ID de
subtipo de cambio permite que Report Designer lea la información correspondiente del
libro mayor. Este código se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación de
monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX.
Para utilizar un ID de subtipo de cambio de moneda ID en una disposición de
columnas LM o TCURX
1
Haga doble clic en la celda Presentación de moneda en una columna LM o TCURX
para acceder al cuadro de diálogo Tipo de moneda para presentar.
2
Seleccione un código de moneda de la lista y haga clic en Aceptar.
3
En la celda ID de subtipo de cambio, escriba el ID.
4
172
Filtros de cuentas
Para las columnas de TIPO LM, la celda Filtro de cuentas puede restringir una columna a
cuentas específicas del libro mayor. El filtro de cuentas puede contener una o varias cuentas
del mismo tamaño exacto que el código de cuentas completo de la compañía actual. Puede
utilizar este filtro independientemente de que se utilice o no un árbol.
Puede utilizar caracteres comodín (?) en cualquiera o todas las posiciones. Si especifica
varias cuentas separe las cuentas con comas:
????-1200-???, ????-1100-???
N o ta
Para introducir un filtro de cuentas, haga doble clic para abrir el cuadro de diálogo
Enlaces de cuentas de LM. Luego, introduzca un número de cuenta o haga doble clic
para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar cuenta de libro mayor. Introduzca
siempre el mismo número de caracteres que en la máscara contable completa o la
columna aparecerá en blanco cuando se ejecute el informe.
Uso de filtros de cuentas con unidades de informe
La celda Filtro de cuentas se puede usar en lugar de la celda Unidad de informe o en
conjunto con la misma, lo cual restringe una columna a una unidad de informe específica.
Por ejemplo, la celda Unidad de informe puede restringir la columna a un determinado
departamento, como Retail, a diferencia de la celda Filtro de cuentas, que puede restringir
las columnas a cuentas específicas (4???-????-001 Sales for Retail) dentro de un
departamento.
Figura 5-23: Filtros de cuentas en la ventana Disposición de columnas
173
Filtros atributos
La celda Filtro de atributos trabaja en combinación con los tipos de columna A-ATTR o
T_ATTR y las Categorías de atributos. Los atributos trabajan como segmentos contables
virtuales y deben ser admitidos por su sistema de contabilidad. Para obtener más
información sobre cómo usar atributos de cuenta y atributos de transacción en el formato
de filas, vea “Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas” en la
página 109.
La celda Filtro de atributos restringe los datos en las columnas LM a valores o rangos
específicos que se aplican a las categorías de Atributo de cuenta o Atributo de
transacción. Cuando usted selecciona A-ATTR o T_ATTR como tipo de columna, y asigna
una categoría de atributo en la fila Categoría de atributo, puede usar la celda Filtro de
atributo en las columnas LM para restringir las cuentas que no quiere incluir en el informe.
La Figura 5-24 muestra el Atributo de cuenta con la categoría Código postal en la
columna F. El Filtro de atributo en la columna F tipo LM señala el rango de valores que se
debe incluir en el informe.
Figura 5-24: Filtros atributos en Disposición de Columnas
Restricción de columnas a fechas específicas
Las celdas Fecha de inicio y Fecha final restringen los datos en las columnas LM (libro
mayor) a fechas específicas. Este método es útil para generar informes de ventas diarios o
semanales, para realizar análisis de efectivo y para generar otros informes sensibles a
fechas. Puede introducir una fecha utilizando el día del mes o la fecha completa.
Día del mes
Puede introducir un número de día o un rango de días. El número del día no indica la fecha
actual de calendario, sino la cantidad de días después del inicio del período fiscal. Por
ejemplo, si un período empieza el 15 de mayo:
día 1 = 15 de mayo, día 2 = 16 de mayo, etc.
174
Para introducir un solo día:
1
Introduzca el día del período fiscal en la celda Fecha inicial. Por ejemplo:
12
Cuando se utiliza un solo día, se incluyen en la columna sólo las transacciones introducidas
en ese día. Por ejemplo, el día definido en el paso anterior incluye sólo el día 12 del período
fiscal.
Para introducir un rango de días
1
Introduzca en la celda Fecha inicial el día de inicio del rango que abarca el período
fiscal. Por ejemplo:
12
2
Introduzca en la celda Fecha final el día final del rango que abarca el período fiscal.
Por ejemplo:
18
Cuando se utiliza un rango de días, se incluyen en la columna todas las transacciones
introducidas en este rango de días. Por ejemplo, el rango de días definido en los pasos
anteriores comienza 12 días y termina 18 días después del comienzo del período fiscal.
Report Designer utiliza el mes y el año especificados para la columna en las celdas Año
fiscal y Código de período.
Fecha completa
Puede introducir una fecha o un rango de fechas. Se recomienda que introduzca la fecha en
el formato MM/DD/AAAA. Sin embargo, también puede escribir la fecha en el formato
MM/DD/AA. Si para el año introduce un valor de dos dígitos mayor que 30, Report
Designer asignará la fecha al siglo XX (19xx). Si para el año introduce un valor menor que
o igual a 30, Report Designer asignará la fecha al siglo XXI (20xx).
Para introducir una sola fecha
Escriba la fecha inicial en la celda Fecha inicial (por ejemplo, 4/03/02)
Cuando se utiliza una sola fecha, se incluyen en la columna sólo las transacciones
introducidas en esa fecha. Por ejemplo, la fecha definida en el paso anterior incluye sólo el
día 4 de marzo de 2002.
Para introducir un rango de fechas:
1
Escriba una fecha inicial en la celda Fecha inicial (por ejemplo, 12/04/02)
2
Escriba una fecha final en la celda Fecha final (por ejemplo, 15/01/04)
Cuando se utiliza un rango de fechas, se incluyen en la columna todas las
transacciones introducidas en este rango de fechas. Por ejemplo, el rango de fechas
definido en los pasos anteriores comienza el 4 de diciembre de 2002 y termina el 15 de
enero de 2004.
Nota: Cualquier fecha o rango de fechas que especifique en el formato de fecha
completa anulará el período y año para Año fiscal y Código de período de
esta columna.
175
Justificación
La celda Justificación formatea la columna de descripción de acuerdo con la opción que
seleccione. Esta opción afecta únicamente a las descripciones de columna y no a los valores
en sí.
Para aplicar el formato de justificación a una columna de descripción
1
Haga doble clic en la celda Justificación en una columna de descripción para acceder
al cuadro de diálogo Seleccione la justificación.
2
z
Justificación general: aplica en la columna de descripción cualquier formato
que haya definido en el formato de filas.
z
Justificación a la izquierda:justifica a la izquierda las descripciones de la
columna.
3
z
Justificación al centro:centra las descripciones de la columna.
z
Justificación a la derecha:justifica a la derecha las descripciones de columna.
Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas
Si tiene la intención de enviar los resultados de un informe a un cubo OLAP usando FRx®
Instant!OLAP®, deberá incluir una Descripción OLAP en la disposición de columnas. La
Descripción OLAP consiste en la Descripción del período/año y la Descripción del
Código de libro. Estos elementos descriptivos, junto con la descripción de formato de filas
y la unidad de informe, identifican una celda de datos original en el cubo OLAP. La fila
Descripción OLAP se encuentra disponible únicamente para los tipos de columna LM,
WKS o CALC.
Puede escribir directamente en la celda Descripciones OLAP en la disposición de
columnas o puede hacer doble clic en la celda e introducir los datos en el cuadro de diálogo
Descripciones OLAP. El cuadro de diálogo Descripciones OLAP es el método de
introducción de datos recomendado.
No necesita introducir una descripción OLAP a menos que esté enviando los resultados de
un informe a un cubo OLAP.
Para añadir la Descripción OLAP a las disposiciones de columnas
1
Desde la ventana Disposición de columna, desplácese hacia abajo hacia la fila
Descripciones OLAP.
176
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Informes de detalles de transacciones
2
Para los tipos de columnas LM, CALC o WKS, haga doble clic en la celda de la
columna en la fila Descripciones OLAP para acceder al cuadro de diálogo
Descripciones OLAP.
Nota: Si trata de introducir una descripción OLAP en un tipo de columna, una que no
sea LM, CALC o WKS, el programa presentará un mensaje de error y pondrá en
blanco la celda Descripciones OLAP.
3
En el cuadro Descripción del período/año, introduzca su descripción del período o
año.
4
En el cuadro Descripción del código de libro, introduzca la descripción de su libro
contable.
5
Nota: No use el carácter punto y coma (;) en la descripción de período/año o en la
descripción de libro contable. El punto y coma ha sido reservado como un
separador de caracteres de campo.
Informes de detalles de transacciones
Si piensa generar un informe de detalles de transacciones, cree primero una disposición de
columnas personalizada específicamente para ese tipo de informe. Varias de las
disposiciones de columnas que se incluyen con Report Designer utilizan los tipos de
columna que se indican a continuación.
Dependiendo de su libro mayor, estarán disponibles distintos códigos de TIPO de detalle de
transacciones. El siguiente cuadro de diálogo presenta todas las posibles opciones de
detalles de transacciones:
Figura 5-25: Cuadro de diálogo Seleccione el tipo de columna
177
Cuando prepare la disposición de columnas para los informes de detalles de transacciones,
debe dejar por lo menos una columna para los importes del libro mayor correspondientes
al período en curso (CUR) y al menos una columna para los importes del libro mayor
acumulados del año (YTD). Los importes de las transacciones aparecerán en la columna
CUR y los saldos del período en la columna YTD. Puede también incluir cualquier código
de detalles de transacciones que sea específico para su sistema contable. Si desea obtener
más información consulte la Guía de introducción a FRx® Report Designer.
Recuerde que cuando genere el informe de detalles de transacciones deberá seleccionar la
opción Sólo de transacciones o Financiero y de transacciones en el cuadro Detalles
de la ventana Catálogo de informes.
Las cuentas con detalles de transacciones con saldo de cero y sin ninguna actividad
durante el período se suprimen en el informe, a menos que se haya seleccionado la
opción Mostrar filas sin importes en la ficha Formato dentro de la ficha Opciones
de informe en la ventana Catálogo de informes.
N o ta
z
Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos
z
Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año
z
Creación de informes de débito/crédito
Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos
Report Designer introduce los importes de detalles de transacciones sólo en las columnas
que tienen el código CUR (actual) en la celda Período Actual /ADA (acumulado del año).
Si el informe debe cubrir más de un período, introduzca el rango de períodos en la celda
Código de período de la columna en la que introdujo CUR. Por ejemplo, para ejecutar un
informe que cubra los tres últimos períodos, habría que introducir BASE-2 TO BASE como
Código de período en la columna CUR.
178
Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año
Para ejecutar un informe detallado de transacciones para todo el año, escriba
1 TO BASE en la celda de Código de período de la columna CUR y BASE en la columna
YTD como se muestra en el siguiente ejemplo.
Figura 5-26: Disposición de columnas con detalle de transacciones acumuladas del año
N o ta
Los informes de transacciones que cubren varios años fiscales no son compatibles con
la mayoría de las interfaces de LM.
Creación de informes de débito/crédito
Para crear informes que clasifiquen las transacciones por débito y crédito, debe haber dos
columnas con el código CUR, para los débitos y créditos, y una columna YTD (ADAacumulado del año) para los totales del período. Introduzca el código de débito (DR) en la
celda Restricciones de columna de una de las columnas CUR y el código de crédito (CR)
en la otra. Vea el siguiente ejemplo.
Figura 5-27: Disposición de columnas para un informe de débito y crédito
179
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Creación de informes tabulados
Como es el caso con otros informes de transacciones, si desea mostrar los detalles para
múltiples períodos, debe introducir un rango (por ejemplo, 1 TO BASE) en la celda Código
de período.
Si utiliza un código de Restricciones de columna anula cualquier valor asignado en
el formato de filas que causa un conflicto.
N o ta
Creación de informes tabulados
Puede diseñar un informe en el cual las cantidades de un período se extienden a través de
la página (en múltiples columnas de impresión). El uso de múltiples columnas de
visualización puede resaltar totales específicos.
Para crear un informe tabulado
1
Cree una disposición de columnas parecida a la del siguiente ejemplo.
2
En el formato de filas, introduzca la columna en la que desea que se visualice el
resultado. Para ello, introduzca la letra de la columna en la columna de restricción
(columna G).
180
Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas - Creación de informes tabulados
Ejemplo de disposición de columnas para crear un informe tabulado
En el ejemplo del formato de filas que aparece a continuación, observe la información
detallada [para Current Assets (activos actuales) y Net Fixed Assets (Activos fijos
netos)] de la columna B, en el código de formato total (TOT) de la columna C (filas 625 y
850) y en la fórmula para los activos totales combinados de la columna D (fila 910).
Al generar el informe del balance general basándose en la disposición de columnas, el
balance general se muestra como en la Figura 5-28.
ASSETS
Cash - Checking
Cash - Money Market
$134,111.13
46,751.00
Total Cash
180,862.13
Accounts Receivable
166,164.00
(2,184.00)
271,213.00
435,193.00
Total Inventories
779,026.00
Prepaid Assets
3,289.00
Current Assets
Office Equipment
1,398,370.13
69,600.00
34,500.00
37,700.00
(40,635.00)
Net Fixed Assets
101,165.00
Total Assets
$1,499,535.13
Accounts Payable
Accrued Liabilities
$84,253.00
137,867.00
222,120.00
Leases Payable
Notes Payable
10,100.00
142,794.00
152,894.00
Total Liabilities
Capital Stock
Year-to Date Income
Retained Earnings
375,014.00
50,000.00
500,269.00
377,152.13
197,100.00
1,124,521.13
$1,499,535.13
181
Creación de un árbol de informes
Capítulo 6
Descripción de los árboles de
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Ventana árbol de informes . . . . . . 188
Menús de árbol de informe e icono de
barra de herramientas . . . . . . . . . 191
Descripción de la creación de árboles
de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Descripción de la creación manual de
árboles de informes . . . . . . . . . . . 205
Creación manual de árboles de
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Creación automática de árboles de
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Adición de texto y enlaces de correo
electrónico a un árbol de informe. 219
Seguridad de unidades de árbol de
informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
La función Árbol de informes es la clave de la
potencia y la flexibilidad del sistema FRx®
Report Designer. Aunque el formato de filas y
la disposición de columnas son los
componentes esenciales del diseño y la
funcionalidad de los informes financieros, es el
árbol de informes el que aumenta la potencia de
estos componentes.
Aunque es posible crear informes financieros
sin la ayuda del árbol de informes, estaría
utilizando sólo una mera fracción de las
capacidades de FRx. El árbol de informes le
permite utilizar como modelo una estructura de
generación de informes extremadamente
sofisticada, y considerar su organización de
muchas maneras distintas con sólo hacer clic en
un botón. Mientras que la estructura
corporativa de algunas compañías puede ser
jerárquicamente muy compleja, hasta el punto
de necesitar el uso de cientos de unidades de
árbol, otras tienen estructuras jerárquicas que
requieren una cantidad mucho menor de
unidades de árbol.
182
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de los árboles de informes
Descripción de los árboles de informes
La mayoría de las organizaciones tienen una estructura jerárquica en la cual los
departamentos (u otras unidades de negocio) informan a una o a varias unidades del nivel
superior. En un organigrama tradicional, las unidades de nivel inferior (representadas con
cuadros) generalmente informan a unidades de nivel superior.
FRx utiliza el término “unidad de informe” para designar cada uno de los cuadros de un
organigrama. Una unidad de informe puede ser un departamento individual del libro mayor
o una unidad de nivel superior (de resumen) que combina la información de otras unidades
de informe. Cada unidad de informe representa un informe individual que contiene filas de
un formato de filas y columnas de una disposición de columnas.
El árbol de informes contiene un grupo de unidades de informe. FRx permite añadir o
cambiar fácilmente las unidades de informe, sin necesidad de alterar el libro mayor.
z
Estructura de la unidad de informe
z
Múltiples árboles de informes
z
Máscaras de cuenta
z
Segmentos y estructura de la máscara de cuenta
Estructura de la unidad de informe
Las unidades de informe se clasifican en unidades de detalle (que extraen información
directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo externa) y en unidades de resumen
(que resumen los datos de las unidades de nivel inferior).
El árbol de informes de FRx consiste en unidades de informe padre y en unidades de
informe hijas:
Las unidades de informe padre son unidades de resumen que extraen información resumida
de las unidades de detalle. Las unidades de resumen pueden ser tanto una unidad de detalle
como una unidad de resumen; es decir, pueden extraer información de las unidades de nivel
inferior, así como directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo externa. Por lo
tanto, una unidad padre también puede ser una unidad hija de una unidad de nivel más alto.
Las unidades de informe hijas pueden ser las unidades de detalle que obtienen información
directamente del libro mayor o de una hoja de cálculo, o pueden ser unidades de resumen
intermedias (unidades padres de unidades de nivel inferior e hijas de unidades de resumen
de nivel superior).
183
A continuación se muestra un diagrama de flujo que muestra las unidades de informe padre
e hija y su relación jerárquica para el árbol de informes resumido de Fabrikam Works, Inc.
Figura 6-1: Diagrama de flujo: árbol de informes resumido de Fabrikam Works, Inc.
Tenga en cuenta la siguiente estructura de unidades de informe en la figura anterior:
z
La unidad de informe “Sucursal de Denver” es la unidad padre de las divisiones
“Sucursal de Denver” y “Denver Servicios”.
z
La división “Denver Ventas” es tanto la unidad hija de la sucursal de Denver como la
unidad padre de los departamentos “Ventas al por menor” y “Ventas al por mayor”.
z
Las unidades de informe de menor nivel (Ventas al por menor, al por mayor y Estudio)
representan departamentos del libro mayor.
z
Las unidades de informe de los niveles más altos (de resumen) simplemente acumulan
(resumen) la información de las unidades departamentales (de detalle).
Múltiples árboles de informes
Debido a que toda empresa puede ser visualizada de distintas maneras, FRx permite crear
un número ilimitado de árboles de informes distintos. Cada árbol es completamente
independiente, de modo que puede contener cualquier combinación de departamentos y
unidades de resumen.
Con simplemente cambiar la estructura entre las unidades de informe, se pueden crear
árboles totalmente distintos. Esto permite utilizar el mismo formato de filas y la misma
disposición de columnas, seleccionar un árbol de informes diferente e imprimir un informe
financiero totalmente distinto en tan sólo minutos.
Por ejemplo, la figura que aparece a continuación es básicamente el mismo árbol de
informes que se mostró en la figura anterior, pero con la estructura de informes diferente
para desarrollar una organización por función de negocio en lugar de ubicación. Estos dos
árboles ofrecen perspectivas drásticamente diferentes de las operaciones de la empresa.
184
Si crea varios de estos árboles, puede imprimir una serie de estados financieros todos los
meses para analizar y presentar las operaciones de su empresa en diversas maneras.
Figura 6-2: Diagrama de flujo: Resumen de todos los árboles de unidades de informes
Máscaras de cuenta
Al crear un árbol de informe, se puede utilizar el mismo formato de filas una y otra vez,
tanto si se genera un estado de resultados departamental o un estado de resultados de
resumen consolidado. FRx brinda gran versatilidad al separar del segmento padre los
segmentos de responsabilidad de la estructura contable.
Debido a que el formato de filas define únicamente una porción de la estructura contable,
debe funcionar junto con el árbol de informes, donde se controla el resto de la cuenta. Esto
se consigue mediante el uso de una máscara contable, la cual utiliza símbolos para
identificar para FRx la parte del plan de cuentas que se encuentra en el formato de filas o
en el árbol de informes.
La máscara de cuenta determina la cantidad de información detallada que se debe obtener
del libro mayor. Cada unidad de informe debe ser ya sea una unidad hija que tiene una
máscara contable para obtener los datos del libro mayor o una unidad padre que acumula la
información de detalle de las unidades inferiores.
Segmentos y estructura de la máscara de cuenta
Por lo general, las unidades de detalle tienen una máscara contable del libro mayor. Las
unidades de resumen a menudo resumen los datos de sus unidades hijas, por lo que
generalmente no necesitan una máscara. Sin embargo, cualquier unidad en el árbol de
informes puede contener una máscara contable y obtener datos directamente del libro
mayor.
185
Por ejemplo, la máscara de cuenta para Fabrikam Works, Inc. se muestra en la siguiente
figura.
Account Mask
XXXX
XXXX
XXX
Natural Account Code
Locations:
0 = Corporate HQ
1 = Denver
2 = San Francisco
Divisions:
000 = Corporate
100 = Sales
200 = Service
Departments:
001 = Retail
002 = Wholesale
003 = Lab
004 = Studio
012 = Intercompany
Figura 6-3: Estructura de segmentos de máscara de Fabrikam Works, Inc.
En el ejemplo anterior, cada posición de un segmento se representa con un símbolo X para
ayudar a ver la estructura de formato de una máscara de cuenta. Las máscaras de cuenta
creadas contienen un signo de suma (+), un gancho & o un comodín? en vez de esta X. Estos
símbolos (+,&,?) en la máscara de cuenta indican a FRx la cantidad de información que se
debe obtener del libro mayor.
N o ta
El número de símbolos (+, &, ?) en el árbol de informe debe coincidir con el número
de caracteres o dígitos en el formato de filas. Por ejemplo, un formato de filas puede
tener siete dígitos en la columna Enlazar a Libro mayor, lo que representa los
segmentos naturales más un segmento de responsabilidad. En este caso deben haber
siete ganchos &&&&&&& en el árbol de informes que representan la información de
responsabilidad y natural.
Ejemplo de máscara de cuenta
En la siguiente figura puede ver la máscara de cuenta para la unidad de informe SalesDenver del árbol de informes de Fabrikam Works, Inc.
Máscara de
cuenta
Figura 6-4: Máscaras de cuentas en la ventana árbol de informes
186
FRx crea esta máscara de cuenta (&&&&-1100-???) al crear el árbol de informes y ahora la
muestra en la columna Máscara de cuenta para la unidad de informes Sales-Denver.
N o ta
FRx crea la máscara de cuenta específica de la unidad de informe Sales-Denver
(&&&&-1100-???) a partir de la máscara de cuenta introducida (&&&&-++++-???) al
crear el árbol de informe. Los símbolos de suma (+) en la posición de ubicación/
División de la máscara de cuenta original indican a FRx que cree una unidad en el
árbol para cada ubicación/división en el libro mayor, incluida la unidad de informes
Sales-Denver. FRx asigna a continuación una máscara de cuenta específica a cada
unidad de informe y sustituye los símbolos de suma (+) con los códigos de ubicación/
división del libro mayor.
Si desea obtener más información sobre el efecto que los símbolos de suma (+),
ganchos & y los comodines (?) tienen en máscaras de cuenta específicas, consulte
Tabla 6-8, “Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas,” en la
página 204.
El primer segmento de la máscara de cuenta de la unidad de informes Sales-Denver
(&&&&-1100-???) es el código de cuenta principal. El código de cuenta principal se indica
mediante cuatro ganchos &. Estos ganchos se corresponden a los cuatro dígitos en la
columna Enlazar a Libro mayor del formato de filas que se muestra en la Figura 6-5.
Los cuatro ganchos &&&& en la máscara de
cuenta de la unidad de informe Sales-Denver
hacen referencia a estos cuatro dígitos.
Figura 6-5: Formato de filas con enlace a LM
El segundo segmento de la máscara de la unidad de informe Sales-Denver (&&&&-1100???) es 1100. Este segmento representa la ubicación y división, donde 1 = Denver
(ubicación) y 100 = Sales (Ventas, división).
187
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Ventana árbol de informes
Por último, en el tercer segmento (departamento) de la máscara de cuenta (&&&&-1100???), se indican los comodines para las unidades de informe Sales y Service (Ventas y
servicio, departamentos). Los comodines en este segmento indican a FRx que evite los
detalles de construcción en el árbol a partir del formato de filas. Los ganchos & en el
segmento principal ya indican enlaces en el libro mayor en el formato de la que obtendrá la
información detallada de las cuentas que se indican en la columna Enlazar a Libro mayor.
Si no restringe la fila con estos comodines, el árbol utiliza los mismos datos para cada
unidad. Esto da lugar a unidades de resumen que contienen totales duplicados e incorrectos.
Si ha utilizado un código de cuenta completo en el formato de fila, deberá utilizar una
restricción de unidad de informe en la misma fila para evitar la utilización de fechas
duplicadas para las unidades de informe
N o ta
Ventana árbol de informes
Cuando abre un árbol de informes, se muestra a la izquierda de la ventana Árbol de
informes como un árbol gráfico y como una hoja de cálculo a la derecha. Cuando se
selecciona una unidad de informe en un lado de la ventana, ésta también queda seleccionada
en el otro lado.
Use la ventana de árbol de informes para ver la jerarquía de las unidades de informe padre/
hija y las máscaras de cuenta de las unidades de informe.
z
Árbol de informes gráfico
z
Hoja de cálculo de árbol de informe
El árbol gráfico (a la izquierda de la ventana del árbol de informes) muestra las unidades
de informe en “ramas de árbol” que le ayudan a visualizar fácilmente la relación de
jerarquía entre la unidad padre e hija.
Puede utilizar el menú Formato del árbol de informes para controlar la apariencia del árbol
gráfico con distintos estilos de presentación. Por ejemplo, cuando selecciona la opción
Líneas de árbol, gráficos y texto, se mostrarán tres iconos a la izquierda de cada unidad y
se indica si la unidad de informe es una unidad padre o una unidad detallada.
Icono de
árbol
Descripción
Este símbolo indica las unidades padre que
tienen unidades que les informan.
Este símbolo indica las unidades de detalle.
Tabla 6-1: Iconos del árbol de informes
188
Otras vistas de esquema incluyen o excluyen las indentaciones y las líneas de conexión. Si
desea obtener más información sobre cómo seleccionar una vista de esquema para el árbol
gráfico, consulte “Menú Formato” en la página 194.
También puede ser útil ampliar o contraer el árbol de informe gráfico para las distintas
vistas de la jerarquía. Si desea obtener información sobre cómo ampliar o contraer el árbol
gráfico, consulte el paso 4 en “Para ver un árbol de informes” en la página 190.
La siguiente figura muestra el árbol de informe gráfico de Fabrikam Works, Inc. Este árbol
gráfico muestra la jerarquía de informes y la relación entre cada unidad de informe padre y
sus unidades hijas.
Figura 6-6: Árbol de informes gráfico
En este ejemplo, el árbol de informe gráfico muestra que la unidad de informe Corporate
es la unidad padre de la unidad de informe Corp-Detail. Las unidades de informe Denver
y San Francisco son las unidades padres de las unidades hijas Sales y Service (es decir,
ventas y servicio). Las tres unidades padres (Corporate, Denver y San Francisco) son las
unidades hijas de la unidad padre Fabrikam Works.
Hoja de cálculo de árbol de informe
También puede ver las unidades de informe padre e hijas y su orden en la hoja de cálculo
de árbol de informes (que se encuentra en la parte derecha de la ventana Árbol de informes).
Formato de columna fácil de leer
Figura 6-7: Hoja de cálculo de árbol de informe
La hoja de cálculo muestra cada unidad de informe en una fila separada en el orden de la
jerarquía del árbol de informes. Gracias a su formato de columnas fácil de leer, también
puede ver la máscara de cuenta (normalmente, de unidades detalladas), texto adicional y
cualquier otra información sobre la unidad de informe. Básicamente, la hoja de cálculo
contiene toda la información que también se encuentra en el cuadro de diálogo Unidades
de informe para una unidad de informe individual. Sin embargo, la hoja de cálculo de árbol
de informe permite ver todas las unidades de informe juntas.
189
Si desea obtener más información sobre el cuadro de diálogo Unidades de informe,
consulte “Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe”
en la página 208.
Para ver un árbol de informes
Puede ver la hoja de cálculo del árbol de informes y el árbol de informes gráfico en la
ventana Árbol de informes.
1
En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para acceder
al cuadro de diálogo Abrir árbol.
2
Seleccione un árbol de la lista y haga clic en Aceptar para verlo en la ventana Árbol
de informe.
Árbol de informe de hoja de cálculo
El árbol se muestra con las unidades de informe padre e hijas en un árbol de informe
gráfico a la izquierda de la ventana y una hoja de cálculo a la derecha.
3
En el árbol gráfico de la izquierda, se puede ver la relación jerárquica entre las
unidades de informe padre e hijas.
4
Para expandir y contraer la rama del árbol, realice una de las siguientes operaciones:
z
En el árbol gráfico, haga doble clic en la unidad padre. Las unidades padre se
identifican por las carpetas amarillas que aparecen en el área de presentación
gráfica del árbol.
z
En el menú Árbol, seleccione Expandir rama o Contraer rama.
Nota: Las ramas del árbol se expanden o contraen para fines de visualización
únicamente. Estas ramas (o unidades) continuarán apareciendo en el informe
final generado.
5
En el árbol de hoja de cálculo de la derecha, se ve las unidades de informe y las
máscaras de cuenta.
6
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la ventana de árbol de informe.
190
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Menús de árbol de informe e icono de barra de
herramientas
Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas
FRx proporciona menú y un icono de barra de herramientas para ayudarle a desplazarse en
la ventana Árbol de informe y poder acceder fácilmente a los comandos de árbol de
informe.
Los menús y el icono de la barra de herramientas descritos en este capítulo son específicos
a la ventana del Árbol de informes. Para obtener más información sobre los menús que
aparecen en todas las ventanas principales de FRx, vea el apartado “Comandos disponibles
en todos los menús de Report Designer” en la página 19. Los botones comunes de la barra
de herramientas se explican en “Barra de herramientas” en la página 11.
z
Menús del árbol de informe
z
Icono de la barra de herramientas del árbol de informes
Menús del árbol de informe
La ventana Árbol de informes contiene los siguientes menús con funciones de árbol
específicas que serán útiles cuando trabaje con árboles de informe:
z
Menú Archivo
z
Menú Editar
z
Menú Formato
z
Menú Árbol
En las tablas que aparecen a continuación se proporcionan descripciones de los comandos
de menú de cada uno de los menús del árbol de informe.
Menú Archivo
El menú Archivo se muestra en la siguiente figura.
Figura 6-8: Menú Archivo del árbol de informes
191
herramientas
Los comandos del menú Archivo incluyen funciones comunes dentro del árbol de
informes, como cambio de nombre, eliminación, impresión, etc.
Comando del menú
Archivo
Descripción
Cambiar nombre
Abre el cuadro de diálogo Cambiar nombre de árbol que
permite cambiar el nombre del árbol.
Eliminar
Elimina una fila, columna, árbol o catálogo.
Imprimir árbol de
informes
Abre el cuadro de diálogo Imprimir árbol donde puede
seleccionar Vista de hoja de cálculo (para imprimir la hoja
de cálculo) o Listado de árbol (para imprimir el árbol).
Tabla 6-2: Comandos del menú Archivo del árbol de informes
Menú Editar
El menú Editar se muestra en la siguiente figura.
Figura 6-9: Árbol de informes: menú Editar
Puede utilizar los siguientes comandos del menú Editar para editar el árbol de informe.
Comando del menú
Editar
Descripción
Cortar
(Ctrl + X)
Elimina la selección de la posición actual y la coloca en el
portapapeles de Microsoft® Windows®.
Copiar
(Ctrl + C)
Copia la selección actual al portapapeles de Windows.
Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes
192
herramientas
Comando del menú
Editar
Descripción
Pegar
(Ctrl + V)
Copia el contenido del portapapeles de Windows en la
posición del cursor. Si el portapapeles está vacío, este
comando no está disponible (atenuado). Puede utilizar la
función Pegar para pegar información copiada desde otras
aplicaciones basadas en Windows o desde otras hojas de
cálculo de FRx en esta hoja de cálculo.
Borrar
Borra todas las celdas seleccionadas (las deja en blanco).
Buscar
(Ctrl + F)
Abre el cuadro de diálogo Buscar de forma que pueda
localizar la información contenida en la hoja de cálculo.
Reemplazar
(Ctrl + R)
Abre el cuadro de diálogo Reemplazar de forma que pueda
localizar y reemplazar la información contenida en la hoja de
cálculo.
Agregar unidades de
informe del plan de
cuentas
Abre el cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del
plan de cuentas. Use este cuadro de diálogo para crear un
nuevo árbol de informes utilizando los datos del plan de
cuentas actual.
Para obtener más información sobre este comando, vea
“Descripción de la creación automática de árboles de
informes” en la página 199.
Descripción
(Ctrl + D)
Abre un cuadro de diálogo en el cual se puede editar la
descripción de un árbol de informes. En el cuadro
Descripción, escriba el texto que desea para describir la
unidad de informe. Puede utilizar letras en mayúsculas o
minúsculas, números y espacios.
Los cuadros Conjunto de especificaciones y Nombre son
cuadros de sólo despliegue. No puede acceder a ellos ni
cambiarlos.
Nota: Debe guardar el árbol de informes para guardar el
cambio en la descripción.
Eliminar unidad
Elimina la unidad de informe que se encuentra en la posición
actual del cursor.
Haga clic en la casilla gris delante de la fila que desea
eliminar y haga clic en Eliminar unidad.
A continuación, puede confirmar la eliminación en la ventana
de confirmación.
Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes (continúa)
193
herramientas
Comando del menú
Editar
Descripción
Insertar unidad
Inserta una nueva unidad de informe en la posición actual del
cursor.
Haga clic en la casilla gris delante de la unidad de informe
antes de la que desea insertar una nueva unidad de informe y
haga clic en Insertar unidad o un árbol existente.
Nota: No se puede insertar una fila antes de la primera fila
(fila de resumen).
Selección
(F3)
En las celdas que admiten esta función, abre un cuadro de
diálogo con una lista de los valores válidos que se pueden
utilizar; si esta función no está disponible, aparece atenuada.
Tabla 6-3: Comandos del menú Editar del árbol de informes (continúa)
Menú Formato
El menú Formato se muestra en la siguiente figura.
Figura 6-10: Árbol de informes: menú Formato
194
herramientas
Puede utilizar los comandos del menú Formato para ajustar los anchos de las columnas en
la hoja de cálculo del árbol de informe y para controlar la apariencia del árbol de informes
gráfico.
Comando del menú
Formato
Descripción
Ancho de columna
Abre el cuadro de diálogo Ancho de columna. Use este
cuadro para especificar el ancho de una columna, así como
para ocultar o mostrarla de la siguiente manera:
z
z
z
Para cambiar el ancho de la columna, escriba un número
nuevo en el cuadro Ancho de columna.
Para ocultar una o más columnas de forma que no estén
visibles en la hoja de cálculo, seleccione las columnas y
haga clic en Ocultar.
Para mostrar las columnas ocultas, haga clic en Mostrar.
Nota: También puede cambiar el ancho de las columnas de
FRx con el mouse, utilizando la misma técnica que se emplea
en las hojas de cálculo basadas en Windows, como Microsoft®
Excel. Arrastre el borde de la columna hasta que la columna
sea del tamaño deseado.
Estilo del esquema
Controla la apariencia del árbol gráfico en la izquierda de la
ventana del árbol de informes. Cuando selecciona este
comando del menú Formato, puede seleccionar uno de los
siguientes estilos de esquema:
z
z
z
z
Líneas de árbol y texto
Líneas de árbol, gráfico y texto
Gráficos y texto
Más/menos, gráficos y texto
Delante del comando que se encuentre seleccionado aparecerá
una marca de comprobación.
Líneas de árbol y
texto
Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe.
Las líneas de conexión muestran la relación entre las
unidades; las unidades hijas se alinean desde la izquierda.
Líneas de árbol,
gráfico y texto
Muestra el árbol con los nombres de las unidades de informe,
las alineaciones, las líneas de conexión y un gráfico
descriptivo antes de cada unidad.
Este símbolo indica las unidades padre que tienen
unidades que les informan a ellas.
Este símbolo indica las unidades de detalle.
Tabla 6-4: Comandos del menú Formato del árbol de informes
195
herramientas
Comando del menú
Formato
Descripción
Gráficos y texto
las alineaciones y los símbolos, pero sin las líneas de
conexión.
Más/menos, gráficos
y texto
las alineaciones y los símbolos, pero sin las líneas de
conexión.
Adicionalmente, este comando identifica cada rama con el
signo más (+) o menos (-). El signo más indica que hay
niveles que se pueden desplegar debajo de esta rama; el signo
menos indica que cualquier nivel que existe debajo de esta
rama se ha expandido.
Tabla 6-4: Comandos del menú Formato del árbol de informes (continúa)
Menú Árbol
Utilice el menú Árbol que se muestra en la siguiente figura para realizar modificaciones en
el árbol gráfico y mostrar la información de la unidad de informe a partir del árbol gráfico.
También puede utilizar el menú Árbol para “congelar” o “descongelar” la columna
Descripción en la hoja de cálculo del árbol de informes.
Figura 6-11: Árbol de informes: menú Árbol
196
herramientas
En el árbol gráfico o en la hoja de cálculo, seleccione una unidad de informe (o rama, si
procede) y haga clic en uno de los siguientes comandos del menú Árbol.
Comando del menú
Árbol
Descripción
Ver formulario
Abre el cuadro de diálogo Unidades de informe y muestra la
información de la unidad de informe seleccionada.
Utilice este cuadro de diálogo para introducir, eliminar o
cambiar la información sobre la unidad de informe
seleccionada.
Para obtener más información sobre cómo añadir texto
adicional en las unidades de informe, consulte “Descripción
de la creación manual de árboles de informes” en la
página 205.
Ascender unidad
Asciende la unidad seleccionada al siguiente nivel más alto
del árbol de informes.
Descender unidad
Desciende la unidad seleccionada al siguiente nivel más bajo
Expandir todo
Expande todo el detalle del árbol.
Expandir rama
Expande una rama seleccionada en un nivel en el árbol de
informe para mostrar detalles adicionales.
Se mostrarán las unidades hijas de la unidad. Si existen
múltiples niveles en la rama, se expandirá un nivel cada vez
que ejecute este comando.
Contraer rama
Comprime o cierra un nivel de la rama seleccionada del árbol
de informes.
Desaparecerán las unidades hijas de la unidad. Si existen
múltiples niveles en la rama, se cerrarán a razón de un nivel
cada vez que ejecute este comando.
Tabla 6-5: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Unidad de árbol gráfico
seleccionada
Además, el menú Árbol contiene opciones de comandos que no requieren seleccionar una
unidad de informe en el árbol de informe.
Comandos del menú
Árbol
Descripción
Expandir todo
Expande todo el detalle del árbol.
Tabla 6-6: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Opciones
197
herramientas
Comandos del menú
Árbol
Descripción
Comenzar desde
descripción
"Activa" o "desactiva" la columna Descripción que está a la
izquierda de la hoja de cálculo del árbol de informes. Cuando
se activa la hoja de cálculo, la columna Descripción
permanece a la izquierda de la hoja de cálculo,
independientemente de la cantidad de columnas que se
desplazan a la derecha.
Este comando es un cambio. Si Congelar en descripción
está activo, el elemento del menú muestra el símbolo √ al
lado. Para borrarlo, haga clic de nuevo en Congelar en
descripción, hasta que √ desaparezca.
Tabla 6-6: (Árbol de informe) Comandos del menú Árbol - Opciones
Icono de la barra de herramientas del árbol de informes
La ventana del árbol de informes cuenta con un icono de barra de herramientas (Formulario
de árbol) específico para los árboles de informes.
En “Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer” en la página 19 se
explican otros iconos comunes de la barra de herramientas.
Icono de la barra de
herramientas
Descripción
El icono Formulario de árbol abre el cuadro de diálogo
Unidades de informe.
Esto tiene el mismo efecto que pulsar F8 o seleccionar Ver
formulario en el menú Árbol.
Tabla 6-7: Icono de la barra de herramientas del árbol de informes
198
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Descripción de la creación de árboles de informes
Descripción de la creación de árboles de informes
Antes de crear un árbol de informes, deberá determinar las diversas estructuras de informe
requeridas por su compañía.
Para esto, recomendamos que considere detenidamente la estructura contable de su libro
mayor. Una vez que haya realizado esta operación, deberá trazar un gráfico de organización
de su empresa. Use los departamentos de libro mayor, proyectos, etc, como el nivel de
detalle más bajo. Agregue a estos niveles tantos cuadros como necesite para mostrar
divisiones o regiones de mayor nivel. Recuerde que cada cuadro representa una unidad de
informe potencial en cualquiera de los árboles de informe.
Este gráfico de organización le ayudará visualmente a crear los diagramas de flujo de los
árboles de informes que agrupan varios cuadros (unidades de informe) para crear un árbol
de informe.
Necesitará también tener en cuenta la mejor manera de crear los árboles. Con FRx podrá
crear árboles mediante un proceso automatizado o un proceso manual. Es importante que
entienda ambos métodos antes de proceder a diseñar un árbol.
z
Descripción de la creación automática de árboles de informes
z
Descripción de la creación manual de árboles de informes
Descripción de la creación automática de árboles de informes
FRx puede ayudarle a crear el árbol de informe con sus capacidades de creación automática.
Antes de empezar deberá comprender cómo utilizar el cuadro de diálogo Agregar
unidades de informe del plan de cuentas. A continuación, se examinarán algunos
ejemplos para mostrarle cómo completar los cuadros y utilizar los iconos. Además, se
estudiarán con detalle las máscaras de cuenta introducidas en esta ventana.
199
La siguiente figura proporciona descripciones de cada sección en el cuadro de diálogo
Agregar unidades de informe del plan de cuentas.
Estos campos definen
cómo se creará el árbol
de informes modificando
la máscara contable.
El icono Combinar
cambia el tamaño de
cualquiera de los
segmentos desplegados.
El campo Jerarquía de segmentos
muestra los segmentos de forma gráfica.
Los segmentos se pueden arrastrar para
cambiar el orden de informe.
El icono Dividir (con la
cuchilla) permite dividir
los caracteres del
segmento.
Los cuadros Rangos de
segmentos se puede utilizar
para especificar un rango de
códigos en cada segmento.
Figura 6-12: Cuadro de diálogo Agregar unidades de informe del plan de cuentas
El aspecto de este cuadro de diálogo cambia a medida que se realicen las modificaciones
en sus opciones y cuadros. Puede realizar las siguientes modificaciones:
z
Limitar la ubicación o la división
z
Limitar el departamento
z
Invertir la jerarquía de segmentos para el árbol
z
Dividir los segmentos en componentes más funcionales
z
Combinar los distintos segmentos
Para comprender estas modificaciones se muestran a continuación algunos ejemplos.
200
Ejemplo 1: Rangos de cuenta limitados por ubicación y departamento
En el cuadro de diálogo que se muestra en Figura 6-13, se han limitado lo rangos de cuentas
por ubicación y departamento.
En este ejemplo hemos
especificado un rango
de códigos para los
segmentos de ubicación
y departamento.
Figura 6-13: Limitar las cuentas en el árbol de informes por rango de segmentos
La Figura 6-14 muestra el árbol de informes regional resultante para Fabrikam Works.
Figura 6-14: Árbol de informes con ubicaciones y departamentos específicos
201
Ejemplo 2: División de la máscara de cuenta y cambio de jerarquía
En este ejemplo, se han dividido las máscaras de cuenta y se ha cambiado la jerarquía de
los segmentos. La Figura 6-15 muestra cómo se ha utilizado en primer lugar el icono
Dividir (cuchilla) para separar la ubicación del segmento. A continuación, se ha arrastrado
el Nuevo segmento a la posición superior en la jerarquía de segmentos gráficos. Por
último, se han utilizado los cuadros de rango de segmentos para limitar los departamentos
y los rangos de segmentos de cuentas.
En este ejemplo se ha utilizado el icono Dividir para separar los
códigos de Ubicación/división y agregar un segmento nuevo.
Figura 6-15: Dividir y limitar los segmentos de ubicación
En la Figura 6-16 se muestra el árbol de informes funcional resultante, ordenado por
ubicación
Figura 6-16: Árbol de informes funcional por ubicación
Las máscaras de cuenta se pueden incluir al crear un árbol automáticamente. Para obtener
más información sobre las máscaras de cuenta y los símbolos consulte los siguientes temas:
202
Inclusión de una máscara de cuenta al crear un árbol
automáticamente
La máscara de cuenta se crea con los siguientes segmentos: el código de cuenta principal,
seguido de la ubicación, las divisiones y los departamentos. El número de posiciones en un
segmento varía con el número actual de caracteres o dígitos del libro mayor.
Los símbolos (+,&,?) en la máscara de cuenta indican a FRx la cantidad de información que
se debe obtener del libro mayor, como se detalla en el formato de fila, frente a la
información que se debe obtener del árbol de informe.
Para obtener más información sobre las máscaras específicas que se aplican a las unidades
de informe cuando crea el árbol de informe, consulte “Segmentos y estructura de la máscara
de cuenta” en la página 185.
Símbolos de máscara de cuenta
Antes de poder crear una máscara de cuenta, debe comprender los símbolos que se utilizan
y lo que cada símbolo indica a FRx cuando se crea un árbol de informe.
z
Signo más(+): este signo le indica a FRx que debe crear unidades en el árbol de
informes, basándose en los detalles de ese segmento en particular. Dicho de otro modo
el signo “+” indica que si desea podrá desplegar o ver un estado financiero separado
para cada unidad de este segmento. Por ejemplo, los signos más de Location/Division
informan a FRx que debe crear una unidad en el árbol para cada ubicación/división del
libro mayor. De forma predeterminada, FRx coloca un signo “+” en todos los
segmentos contables responsables (o no principales).
z
Ganchos (&): indican a FRx que debe buscar este segmento en el formato de filas.
Los ganchos suelen utilizarse para el segmento contable principal de la máscara
contable, aunque pueden aparecer en cualquier lugar en dicha máscara.
El número de ganchos que introduzca debe ser igual al número de caracteres o de
dígitos que utilizó en el formato de filas. La posición de los ganchos en el segmento
contable no tiene que ser idéntica a la posición de los caracteres o dígitos en el formato
de filas. Por ejemplo, un formato de filas podría incluir dígitos en el segmento
contable principal y en la primera posición del tercer segmento (ubicación). En el
formato de filas, los dígitos se introducen en forma secuencial.
N o ta
z
Comodines (?): ordenan a FRx que evite crear los detalles en el árbol para ese
segmento. A diferencia del signo más, un comodín indica que no se desea disponer de
la opción de desplegar o ver un estado financiero aparte para cada unidad de este
segmento.
203
La siguiente tabla ilustra el efecto de los signos más (+), ganchos (&) y comodines (?)
cuando se crean los árboles de informes para Fabrikam Works, Inc.
Si utiliza esta
máscara
contable...
Para estas unidades de
informe...
FRx crea estas máscaras
contables específicas...
&&&& ++++ +++
Corporativo
&&&&-0000-000
Denver Corporativo
&&&&-1000-000
Denver Ventas al por menor
&&&&-1100-001
Denver Ventas al por mayor
&&&&-1100-002
Denver Ventas
Intercompañías
&&&&-1100-012
Denver Servicios
Laboratorio
&&&&-1200-003
Denver Servicios Estudio
&&&&-1200-004
San Francisco Corporativo
&&&&-2000-000
San Francisco Ventas al por
menor
&&&&-2100-001
San Francisco Ventas al por
mayor
&&&&-2100-002
San Francisco Ventas
intercompañías
&&&&-2100-012
San Francisco Servicios
laboratorio
&&&&-2200-003
estudio
&&&&-2200-004
Corporativo
&&&&-0000-???
Denver Corporativo
&&&&-1000-???
Denver Ventas
&&&&-1100-???
Denver Servicios
&&&&-1200-???
San Francisco Corporativo
&&&&-2000-???
San Francisco Ventas
&&&&-2100-???
&&&& ++++ ???
Tabla 6-8: Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas
204
Si utiliza esta
máscara
contable...
&&&& ???? +++
&&&& ???? ???
Para estas unidades de
informe...
FRx crea estas máscaras
contables específicas...
&&&&-2200-???
Corporativo
&&&&-????
Ventas al por menor
&&&&-????
Ventas al por mayor
&&&&-????
Laboratorio
&&&&-????
Estudio
&&&&-????
Intercompañía
&&&&-????
Todas las ubicaciones, todas
las divisiones y todos los
departamentos
&&&&-????
Tabla 6-8: Máscaras de cuenta originales y máscaras de cuenta específicas (continúa)
El siguiente tema describe la creación de un árbol de informe manualmente. Le será de
utilidad consultar la siguiente sección tanto si decide crear un árbol de informe con las
capacidades de creación automática o si decide crear manualmente el árbol de informe.
Además, encontrará útil la información de creación manual si desea afinar o editar un árbol
de informe que ha creado automáticamente.
Cuando esté listo para crear un árbol de informe automáticamente, vaya a “Creación
automática de árboles de informes” en la página 217 para obtener instrucciones detalladas.
Descripción de la creación manual de árboles de informes
Esta sección contiene información necesaria para comprender la creación manual de
árboles de informes. También utilizará esta información para afinar o editar un árbol de
informe que haya creado automáticamente a partir del plan de cuentas del libro mayor.
Puede crear un árbol de informe manualmente utilizando el cuadro de diálogo Unidades
de informe o utilizando la hoja de cálculo Árbol de informe.
Cuando utiliza el cuadro de diálogo Unidades de informe, agrega una unidad de informe
cada vez en un cuadro de diálogo Unidades de informe nuevo (en blanco).
Cuando utiliza la hoja de cálculo Árbol de informe, puede agregar una nueva unidad de
informe a la ventana de árbol de informes donde también puede ver la información de las
unidades introducidas anteriormente. La hoja de cálculo Árbol de informes también
facilita la adición de información parecida a las unidades nuevas.
Puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo Árbol de
informe para afinar o editar las unidades de informe, incluido los árboles de informe y las
unidades de informe creadas con las capacidades de creación automática.
205
Cuando crea un árbol de informes manualmente, también tiene que definir las relaciones
entre padres e hijos de las unidades del árbol de informe. Los siguientes temas presentan la
información necesaria para realizar esta operación.
Una vez creado un árbol de informe manualmente, debe definir las relaciones entre padres
e hijos de la estructura de informes del árbol. La forma más fácil de realizar esta operación
es definir todas las unidades hijas de menor nivel y a continuación, definir cada nivel
sucesivo de unidades padre. Luego podrá enlazar cada unidad padre con sus unidades hijas
apropiadas.
N o ta
Las relaciones entre padres e hijas ya se han definido si crea un árbol de informe
utilizando los procedimientos descritos en “Creación automática de árboles de
informes” en la página 217. Sólo necesitará definir estas relaciones si utiliza el método
descrito en “Creación manual de árboles de informes” en la página 207.
Combinaciones de jerarquía de resumen y de detalle
El tipo más común de árbol está compuesto de unidades padre que recogen la información
resumida de las unidades de detalle y las unidades hijas que contienen unidades de detalle
de información contable. Sin embargo, se pueden crear muchas combinaciones de jerarquía
detalle/resumen. Una unidad hija puede ser a la vez hija de una unidad superior y padre de
una unidad inferior. Consulte “Estructura de la unidad de informe” en la página 183 para
obtener más información sobre la estructura de unidades de informe.
Puede crear esta estructura de jerarquía padre/hija moviendo unidades de informe
individuales o una rama entera (unidad padre y todas las unidades hijas) a niveles
superiores o inferiores del árbol gráfico. Esto se llama ascender y degradar de categoría a
las unidades. Cuando se asciende una unidad, se le hace subir a un nivel más alto en el árbol.
Si se degrada, la unidad desciende a un nivel inferior. Cuando crea un árbol manualmente,
puede ascender o descender unidades de informe mediante una operación de arrastrar y
soltar o utilizando el menú Árbol. Consulte “Para ascender o descender las unidades de
informe con el método de arrastrar y colocar” en la página 215 o “Para ascender y
descender unidades de informe desde el menú árbol” en la página 215 para obtener las
instrucciones correspondientes.
Ventana unidades de informe
También puede definir una unidad como unidad padre o asignar una hija a una unidad padre
específica en la ventana Unidades de informe. Vea “Para asignar una relación padre-hija
en el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 216.
Tras completar la estructura de informes del árbol, puede verificar que se han seleccionado
unidades padre para cada hija. Si desea obtener instrucciones específicas sobre la manera
de verificar las unidades padre, consulte “Para comprobar una unidad padre de una unidad”
en la página 216.
Cuando esté preparado para iniciar la construcción de un árbol de informes manualmente,
continúe en la siguiente sección “Creación manual de árboles de informes” en la
página 207.
206
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación manual de árboles de informes
Creación manual de árboles de informes
Puede crear el árbol de informes manualmente en la hoja de cálculo Árbol de informe
como se muestra a continuación. O puede crear un árbol de informe manualmente
utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe. Consulte “Para crear un árbol de
informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 208.También
puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo en la ventana
Árbol de informe para afinar o editar un árbol de informe existente.
z
Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe
z
Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe
z
Definición de las relaciones padre-hija
z
Comprobación de la unidad padre de una unidad
Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe
Para crear un árbol de informe utilizando la hoja de cálculo de árbol de informe
1
2
Realice una de las siguientes operaciones:
Si está
Haga
Creando un nuevo árbol de
informes
En el menúFRx Archivo, seleccione Nuevo y
haga clic en Árbol para acceder a una ventana
de árbol de informe en blanco.
Afinando o editando un árbol
de informe existente
1 Elija una de las siguientes opciones para
mostrar el cuadro de diálogo Abrir árbol:
z
En el Panel de control de FRx, haga clic en el
icono Árboles de informes.
z
En el menú Archivo, seleccione Abrir.. y
haga clic en Árbol...
2 Seleccione un árbol de la lista y para verlo en
la ventana Árbol de informe.
En la hoja de cálculo de la derecha de la ventana de Árbol de informe, introduzca la
información de cada unidad de informe en una fila separada y en la columna
correspondiente.
Comenzando en el paso 3, use los pasos y la información que se indica en la sección
“Para crear un árbol de informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe”
para ayudarle a completar la hoja de cálculo.
207
Los cuadros en la hoja de cálculo de árbol de informe son básicamente los mismos
que los cuadros en el cuadro de diálogo de Unidades de informe que se muestra en
las instrucciones. Cuando los nombres que identifican estos campos en la hoja de
trabajo sean diferentes de los del cuadro de diálogo unidades de informe, el nombre
que corresponde a la hoja de trabajo se indicará entre paréntesis después del nombre
utilizado en el cuadro de diálogo.
Nota: Para acelerar la entrada de información que es igual para alguna o todas las
unidades, puede utilizar los comandos Copiar y Pegar del menú Editar.
Una vez creado un árbol de informe nuevo (o realizar cambios en uno existente) en la hoja
de cálculo, deberá definir las unidades padre. Vea “Definición de las relaciones padre-hija”
en la página 214.
Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de
informe
Antes de comenzar, asegúrese de que ha revisado todo el tema “Creación de árboles de
informes”, incluida la información sobre la creación automática y manual de árboles. Vea
“Descripción de la creación de árboles de informes” en la página 199.
Las instrucciones siguientes le guiarán a través del proceso de creación manual de un árbol
de informes. Esta sección también contiene información que necesitará para afinar y editar
un árbol de informe que ya haya creado.
Deberá especificar al menos una unidad de detalle cuando crea un árbol de informe.
No se puede crear un árbol de informes compuesto únicamente de unidades padre.
N o ta
Los siguientes pasos tratan del cuadro de diálogo Unidades de informe. Los cuadros en la
hoja de cálculo de árbol de informe son básicamente los mismos que los cuadros en este
cuadro de diálogo. Cuando los nombres que identifican estos campos en la hoja de trabajo
sean diferentes de los del cuadro de diálogo unidades de informe, el nombre que
corresponde a la hoja de trabajo se indicará entre paréntesis después del nombre utilizado
en el cuadro de diálogo.
Para crear un árbol de informe utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe
1
Si está
Haga
informes
En el menúFRx Archivo, seleccione Nuevo y
haga clic en Árbol para acceder a una ventana
de árbol de informe en blanco.
208
2
Si está
Haga
1 En el panel de control de FRx, haga clic en el
icono Árboles de informe para acceder al
cuadro de diálogo Abrir árbol.
2 Seleccione un árbol de la lista y para verlo en
la ventana Árbol de informe.
3 En el árbol gráfico, seleccione la unidad de
informe que desea editar.
Realice una de las siguientes opciones para ver el cuadro de diálogo Unidades de
informe:
z
z
Haga clic en el icono Formulario de árbol.
En el menú Árbol, seleccione Ver formulario.
Aparecerá un cuadro de diálogo en blanco si está creando un nuevo árbol de informe.
Si está trabajando con un árbol de informe existente, la información para la unidad de
informe seleccionada en el paso 1 aparece en el cuadro de diálogo.
3
Si está
Haga
informes
Complete los pasos 4-21.
1 Complete los siguientes pasos según sea
necesario para afinar o editar el árbol de
informe.
2 Haga clic en Aceptar para guardar los
cambios en el árbol de informe.
209
4
En el cuadro Código de unidad, introduzca un código (16 caracteres como máximo)
para identificar esta unidad de informe en el árbol de informe gráfico. Recomendamos
que establezca un sistema de codificación que sea coherente y fácil de comprender
para los usuarios.
Nota: También puede utilizar el código @RUNIT en los encabezados y los pies de
página del informe para desplegar el código de la unidad en dicho informe. Vea
“Selección de la unidad de informe” en la página 281.
5
En el cuadro % de asignación a padre, introduzca un porcentaje de esta unidad
asignada (acumulada) a su unidad padre. Puede introducir el porcentaje con o sin una
coma decimal. Por ejemplo, escriba ,25 o 25 para un 25% acumulado en la unidad
padre.
Nota: Si utiliza un porcentaje inferior al 1%, debe seleccionar la opción Permitir
acumulación <1% en el catálogo de informes. La opción Permitir
acumulación <1% se encuentra en Opciones de informe en la ficha
Opciones de árbol.
El porcentaje que introduzca en este cuadro se aplicará a cada fila del formato de filas
antes de su inclusión en el informe padre. Por ejemplo, si se debe dividir una unidad
hija en forma equitativa entre dos departamentos, se multiplicarán las cantidades de
cada fila por 50% antes de incluirlas en el informe departamental.
Nota: Las unidades de informe no pueden tener dos padres. Para esto, necesitaría crear
otra unidad de informe con los mismos códigos de máscara contable para
acumular el 50% adicional.
6
En el cuadro Compañía, realice una de las siguientes acciones:
Para crear un árbol de
informes para
Haga
Una compañía en concreto
Seleccione el código de compañía de la lista.
Varias compañías con una
codificación de cuentas similar
Seleccione @ANY en la lista de forma que este
árbol lo puedan utilizar todas las compañías.
Nota: Si utiliza @ANY, FRx obtiene la
información de la compañía del catálogo de
informes. Normalmente, la compañía @ANY se
configura únicamente para el nivel superior
(resumen) del árbol. Todas las ramas hijas tienen
una compañía asignada.
210
Para crear un árbol de
informes para
Haga
Informes consolidados
Seleccione el código de compañía adecuado de
cada unidad de la lista para incluirlo en el árbol
de informes. Esto dirige a FRx a la ubicación y
el formato apropiados de los datos del libro
mayor de esa compañía.
Nota: Esta información se define en el cuadro de
diálogo Información de la compañía al cual se
accede desde el menú Compañía.
7
En el cuadro Título/descr, escriba un título adecuado para esta unidad de informe para
verla en las ventanas de selección de unidades de informe.
Nota: El título de la unidad de informe también se muestra en el encabezado o pie de
página si introduce @TITLE cómo código en Opciones de página, en la ficha
Encabezado/pies de página en el catálogo de informes. También se muestra
en la descripción de la fila de informe si introduce @UNIT en el cuadro de
descripción del formato de fila.
8
En el cuadro Descr. informal, escriba una descripción informal opcional que se
utilizará únicamente con fines de referencia. No se muestra en ninguno de los listados
de ventana ni se imprime en ningún informe.
9
Si está introduciendo una unidad de detalle (una que obtenga los datos del libro
mayor, un formato de fila o una hoja de cálculo externa), en el cuadro Máscara de
cuenta, debe escribir una máscara de cuenta utilizando los siguientes tipos de carácter
de máscara de cuenta:
z
El gancho ( &) , representado con un carácter de y comercial, para ir a los códigos
de cuenta de formato de fila en el momento de generar el informe.
z
El comodín (?), representado con un símbolo de interrogación, para evitar la
creación de una unidad de detalle específica en el árbol.
También puede colocar una máscara contable en una unidad de resumen (por ejemplo,
para gastos directamente relacionados con esa unidad):
Nota: Si coloca una máscara de cuenta en una unidad de resumen, las cuentas que se
utilizan en las unidades padre no deben utilizarse en unidades hijas porque esto
provocaría que los importes se dupliquen.
Consulte la Figura 6-4, “Máscaras de cuentas en la ventana árbol de informes,” en la
página 186 para obtener una estructura de máscara de cuenta de ejemplo.
211
10 Realice una de las siguientes operaciones:
Para
Haga
Aplicar un estilo de formato
relacionado con importes de
unidades de informe específicos
En el cuadro Formato internacional,
seleccione un estilo de formato de la lista.
Mantenga el formato
especificado para la compañía
de la unidad (como se indica en
el cuadro Compañía)
Deje el cuadro Formato internacional en
blanco.
Si desea obtener más información sobre la utilización de formatos internacionales,
consulte Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
11 Para iniciar el informe de esta unidad de informe en una página nueva, realice las
siguientes operaciones:
z
Seleccione Salto de página antes de la unidad.
z
En el catálogo de informes, en la ficha Opciones de árbol, seleccione Usar árbol
de informe en Opciones de informe para utilizar los saltos de página definidos en
el árbol de informe.
12 En la sección Formatos de filas y enlaces opcionales (que se muestra a
continuación), puede introducir información que especifica los enlaces de la unidad al
libro mayor, hoja de cálculo externa o formato de fila.
Nota: Para obtener más información, vea “Enlaces a hojas de cálculo externas” en la
página 125.
212
13 Si ha introducido un nuevo formato de filas, utilice el cuadro Enlaces a LM o filas
para seleccionar el enlace (en el formato de filas) que se debe utilizar para esta unidad
de informe.
Use este cuadro cuando tenga múltiples enlaces del mismo tipo en el formato de filas.
Nota: Introducir un enlace al LM es opcional y debe evitarlo a menos que exista un
motivo específico para hacerlo. FRx determina automáticamente el enlace que
debe utilizar en cada informe. Si define un enlace en este campo, anulará dicho
proceso de selección.
Por ejemplo, si tiene múltiples enlaces al libro mayor para diferentes años, FRx
determinará el enlace que se debe utilizar con cada año. Si especifica un enlace
en este cuadro, FRx no intentará llevar a cabo este proceso de correspondencia
de años.
14 Si el formato de fila seleccionado contiene más de un enlace, haga clic en la flecha
Enlace a WKS para mostrar una lista de enlaces a hojas de cálculo en el formato de
filas y seleccionar el enlace que desea utilizar en esta unidad de informe.
15 Si se ha establecido un enlace separado a una hoja de cálculo externa en el formato de
filas, especifique el archivo Lotus 1-2-3 o Microsoft Excel que desea importar en la
unidad en el cuadro Nombre arch. WKS:
16 Para especificar una hoja de cálculo, realice una de las siguientes operaciones:
Para especificar
Haga
Una hoja de cálculo dentro de
un libro de trabajo de Microsoft
Excel
cálculo. Por ejemplo: escriba
Una hoja de cálculo de Lotus
1-2-3 WK1
corchetes seguido por el nombre del libro.
Nota: importa únicamente la primera hoja de la
hoja de cálculo de Lotus 1-2-3 WK3. Para
seleccionar una hoja distinta, guarde la hoja
como un archivo WK3 distinto.
Nota: Si entra en un archivo sin seguir la ruta de acceso completa, FRx usa la ruta
predeterminada del directorio IO_Data en el cuadro de diálogo Información de
la compañía. Una hoja de cálculo externa puede importarse a cualquier unidad
17 Haga clic en Aceptar para agregar la unidad de informe al árbol y volver a la ventana
Árbol de informes.
18 Repita los pasos 2-19 para cada registro de unidad hasta agregar todas las unidades de
detalles del árbol de informes.
213
Vaya a la sección siguiente, “Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214, para
definir las relaciones padre-hija en el árbol de informes.
Definición de las relaciones padre-hija
Siga estas instrucciones sólo si genera un árbol de informes manualmente. Las relaciones
padre-hija ya están definidas cuando genera un árbol de informes utilizando los
procedimientos que se describen en “Creación automática de árboles de informes” en la
página 217.
Después de generar un árbol de informes manualmente, debe definir la relación padre-hija
de la unidad de informe. Puede realizar la definición ascendiendo o descendiendo las
unidades de informes en el árbol de informes gráfico, utilizando uno de los siguientes
métodos:
z
El método arrastrar y colocar - Consulte “Para ascender o descender las unidades
de informe con el método de arrastrar y colocar” en la página 215.
z
El menú Árbol - Consulte“Para ascender y descender unidades de informe desde el
menú árbol” en la página 215.
También puede utilizar el cuadro de diálogo Unidades de informe para asignar una unidad
hija a una unidad padre o para designar una unidad como padre. Consulte “Para asignar una
relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe” en la página 216 para
obtener instrucciones.
Si desea obtener más información acerca de la definición de unidades padre, consulte
“Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214.
Después de definir la relación padre-hija, puede comprobar una unidad de informe
específica de la unidad padre. Consulte “Para comprobar una unidad padre de una unidad”
en la página 216 para obtener instrucciones.
Esta sección contiene información e instrucciones acerca de:
z
Ascenso y descenso de las unidades de informe con el método de arrastrar y colocar
z
Ascenso y descenso de las unidades de informe desde el menú Árbol
z
Asignación de una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe
214
Ascenso y descenso de las unidades de informe con el método de
arrastrar y colocar
Para ascender o descender las unidades de informe con el método de arrastrar y
colocar
Puede cambiar la estructura de organización del árbol de informes arrastrando y colocando
la unidad de informe en una nueva posición. Cuando arrastra una unidad de informe, el
icono gráfico del puntero del mouse cambia para indicar la posición actual de la unidad de
informe. Los diferentes iconos gráficos del puntero del mouse para el árbol se muestran en
la siguiente tabla.
Puntero del
mouse para el
árbol
Descripción
Utilice este puntero para que la unidad seleccionada sea hija de la
unidad de destino.
Utilice este puntero para que la unidad seleccionada sea hija de la
unidad de destino.
Tabla 6-9: Puntero del mouse para el árbol
1
En la ventana Árbol de informe, en el árbol gráfico, haga clic en la unidad de
informe.
2
Arrastre y coloque la unidad en una nueva posición.
Ascenso y descenso de las unidades de informe desde el menú Árbol
Para ascender y descender unidades de informe desde el menú árbol
1
En la ventana Árbol de informe, en el árbol gráfico, haga clic en la unidad de
informe.
2
En el menú Árbol de informe, seleccione una de las siguientes opciones:
Para desplazar la unidad de
un nivel
Seleccionar
Subir en el árbol
Asciende la unidad
Bajar en el árbol
Desciende la unidad
215
Asignación de una relación padre-hija en el cuadro de diálogo
Unidades de informe
Para asignar una relación padre-hija en el cuadro de diálogo Unidades de informe
Pude asignar una unidad hija a una unidad padre o designar una unidad como unidad padre,
en el cuadro de diálogo Unidades de informe.
1
En la ventana Árbol de informe, haga clic en el icono Formulario de árbol para
mostrar el cuadro de diálogo Unidades de informe.
2
Utilice las flechas Código de unidad para seleccionar la unidad hija.
3
En el cuadro Unidad padre, haga clic en la flecha para mostrar la lista de las unidades
de informe y seleccione una unidad para designar como unidad padre.
4
Haga clic en Aceptar para validar la selección y volver a la ventana Árbol de informe.
Para obtener más información, vea “Icono de la barra de herramientas del árbol de
Si desea obtener más información sobre la definición de unidades padre, consulte
“Definición de las relaciones padre-hija” en la página 214.
Después de definir la relación padre-hija, puede comprobar una unidad de informe
específica de la unidad padre. Vea “Para comprobar una unidad padre de una unidad” en la
página 216.
Comprobación de la unidad padre de una unidad
Para comprobar una unidad padre de una unidad
Después de finalizar la estructura del árbol de informe, puede comprobar si todas las
unidades hija tienen una unidad padre asignada utilizando el cuadro de diálogo Unidades
de informe.
1
2
En la ventana del árbol de informe, elija una unidad hija.
Utilice una de las siguientes opciones para ver el cuadro de diálogo Unidades de
informe:
z
z
z
3
Pulse la tecla F8.
Haga clic en el icono Formulario de árbol.
En el menú Árbol, haga clic en Ver formulario.
En el cuadro Unidad padre, se muestra la unidad padre para la unidad hija.
se ha agregado un árbol al cuadro
216
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación automática de árboles de informes
Creación automática de árboles de informes
Antes de empezar, asegúrese de que ha revisado todo el tema “Creación de árboles de
informes”, incluida la información sobre la creación automática y manual de árboles.
Consulte “Descripción de la creación de árboles de informes” en la página 199.
Tras crear el nuevo árbol de informe en la ventana Árbol de informe, puede agregar
unidades de informe al árbol de informes automáticamente utilizando el cuadro de diálogo
Agregar unidades de informe del plan de cuentas. Puede utilizar este cuadro de diálogo
para:
z
Agregar unidades de informe del plan de cuentas
z
Definir la máscara de cuenta
z
Definir otras jerarquías y rangos de unidades de informe
También puede afinar o editar un árbol de informe que haya creado automáticamente
utilizando el cuadro de diálogo Unidades de informe o la hoja de cálculo Árbol de
informe. Vea “Creación manual de árboles de informes” en la página 207.
Las siguientes instrucciones le ayudarán a completar cada una de las tareas necesarias para
crear un árbol automáticamente.
Para crear un árbol de informe automáticamente
Los siguientes pasos indican cómo crear un árbol de informe automáticamente. Es posible
que encuentre útil consultar “Descripción de la creación automática de árboles de
informes” en la página 199 si es necesario mientras completa estos pasos.
1
En el menú de FRx Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Árbol para acceder a
una hoja de cálculo de árbol de informe en blanco.
2
En el menú Editar del árbol de informe, haga clic en Agregar unidades de informe
del plan de cuentas para acceder al cuadro de diálogo Agregar unidades de
informe del plan de cuentas.
217
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Creación automática de árboles de informes
3
En Segmentación de cuentas para informe, en el cuadro Segmento principal,
escriba un gancho (&) para cada número del segmento de cuenta principal para que
FRx vaya al formato de filas.
Por ejemplo, use &&&& para un segmento de cuenta principal de cuatro dígitos.
4
En Segmentación de cuentas para informe, en cada cuadro de segmento, escriba
una máscara de cuenta utilizando uno de los siguientes tipos de caracteres de máscara
de cuenta.
Tipo de carácter de máscara
de cuenta
Indica a FRx que
Signo de suma (+)
Cree una unidad en el árbol para este
información de segmento en el libro mayor.
Nota: De forma
predeterminada, FRx coloca un
símbolo + en todos los
segmentos de cuenta de
responsabilidad (o no
principales).
El gancho (&), representando
por la y comercial
Vaya al formato de fila para obtener la
información de este segmento.
Comodín (?)
Evite los detalles de construcción en el árbol
para la información de este segmento.
5
Para cambiar el tamaño de cualquiera de los segmentos desplegados, haga clic en el
botón Combinar y luego en el segmento. En caso contrario, vaya al paso 7.
6
Con el separador de segmentos seleccionado, use las flechas dobles para cambiar el
tamaño del cuadro.
7
Para dividir un segmento (como la ubicación/división), haga clic en Dividir y a
continuación haga clic en la parte del segmento donde desea dividir los caracteres para
crear un segmento nuevo.
8
Para cambiar la jerarquía de los segmentos en el cuadro Jerarquía de segmentos,
haga clic en el segmento que desea mover y arrástrelo hasta el segmento al que debe
hacer referencia.
Nota: Aquí puede definir la forma en que los segmentos se informan unos a otros y
definir rangos para cada segmento si así lo desea.
9
Para especificar un rango de números de cuenta que se desean llevar al nuevo árbol de
informe, en el cuadro Jerarquía de segmentos seleccione el segmento para el que
desea definir los rangos y complete los pasos 10-11. En caso contrario, vaya
al paso 12.
Nota: Cuando selecciona el segmento en el cuadro Jerarquía de segmentos, el
cursor se desplaza desde el cuadro De cuenta a este segmento.
218
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol
de informe
10 En el cuadro De cuenta de dicho segmento, escriba el primer número de la cuenta en
el rango y pulse la tecla TAB para mover el cursor al cuadro A cuenta.
11 En el cuadro A cuenta, escriba el último número de cuenta que desea utilizar para este
segmento.
12 En el cuadro Jerarquía de segmentos, seleccione un segmento y en Obtener el
nombre de unidad de, seleccione una de las siguientes opciones:
Opción Obtener el nombre de
la unidad
Para asignar al segmento de árbol
Una descripción de
segmento
Un nombre descriptivo basado en la
información del segmento del libro mayor.
Un código del segmento
Un nombre corto es el valor del segmento del
código de cuenta real.
13 Repita los pasos 4-12 para cada segmento del cuadro Jerarquía de segmentos.
14 Una vez definidos los segmentos de cuenta, las jerarquías y los rangos de la forma que
desea que se introduzcan en el árbol de informes a partir del plan de cuentas, haga clic
en Aceptar para crear un árbol de informe y mostrarlo en la hoja de cálculo Árbol de
informe.
15 Cuando haya terminado de editar las nuevas unidades de informe del árbol, en el menú
Archivo del árbol de informes haga clic en Guardar para guardar el nuevo árbol.
Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe
Una vez que haya creado el árbol de informe, ya sea manual o automáticamente, puede
agregar entradas de texto o un enlace de correo electrónico a las unidades de informe del
árbol. La siguiente sección, “Para añadir texto adicional en las unidades de informe en un
árbol” muestra cómo agregar entradas de texto. Consulte “Para añadir direcciones de correo
electrónico a un árbol de informes” en la página 222 cuando desea agregar enlaces de
correo electrónico.
z
Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol
z
Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes
Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol
Puede crear hasta diez entradas de texto adicionales por cada unidad de informe en el árbol
de informes. Cada entrada de texto puede contener un máximo de 255 caracteres.
Una vez creadas las entradas de texto adicionales en el árbol de informes, podrá añadir las
entradas adicionales a formatos de filas o a la sección encabezado/pie de página en los
informes. Si desea obtener más información sobre cómo agregar texto adicional a los
formatos de filas, consulte “Para usar texto adicional en el formato de filas” en la página 74.
Si desea obtener más información sobre cómo agregar texto adicional a los encabezados y
pies de página de los informes, consulte “Inclusión de texto adicional en un informe” en la
página 296.
219
de informe
Para añadir texto adicional en las unidades de informe en un árbol
1
En la ventana Árbol de informes, seleccione la fila de la unidad de informe en la que
desea añadir el texto.
2
Desplácese hacia la derecha en la hoja de cálculo y haga clic en la celda Texto
adicional de la unidad de informe.
3
Haga clic en la flecha Texto adicional para acceder al cuadro de diálogo Texto
adicional.
220
de informe
4
En el cuadro de diálogo Texto adicional, puede realizar las siguientes operaciones:
Para
Haga
Agregar texto adicional a una
unidad de informe
1 En la primera fila en blanco, escriba el texto
Eliminar una entrada de texto
de una unidad de informe
1 Seleccione la entrada que desea eliminar.
Cerrar el cuadro de diálogo
Haga clic en Cancelar.
(hasta 255 caracteres).
2 Para agregar entradas de texto adicionales
para esta unidad de informe, escriba el texto
en una fila en blanco nueva.
2 Haga clic en Borrar.
Texto adicional sin guardar los
cambios
Nota: El cuadro Texto adicional cuenta con diez filas disponibles para las entradas de
texto. Puede incluir dos entradas en un cuadro de Texto adicional separadas
por un punto y coma (;). Por ejemplo, en el primer cuadro Texto adicional,
escriba Ajustado tras adquisición(;)Sin ajustar.
Para usar un punto y coma como carácter en la entrada de texto, coloque el
punto y coma entre comillas simples (‘;’).
Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes
Puede introducir direcciones de correo electrónico en la ventana Árbol de informes, en el
Catálogo de informes, o en ambos. Se deben preparar en el árbol de informes las
direcciones de los correos electrónicos para que las opciones Usar árbol y Catálogo y
árbol combinados estén disponibles en el Catálogo de informes. Puede seleccionar un
catálogo combinado y seguridad de árbol de correo electrónico para enviar a los usuarios
en el catálogo un correo electrónico con un archivo adjunto que contenga solamente las
unidades que están disponibles para ellos en el árbol. Para obtener más información sobre
cómo seleccionar la opción Usar correo electrónico del árbol, en el Catálogo de informes,
consulte “Opciones de Activar correo electrónico” en la página 264.
221
de informe
Para añadir direcciones de correo electrónico a un árbol de informes
1
En el panel de control de FRx, haga clic en el icono Árboles de informe para
acceder al cuadro de diálogo Abrir árbol.
2
Seleccione un árbol de informes
3
Haga clic en Aceptar para ver el árbol de informe en la ventana Árbol de informe.
4
En el árbol gráfico, seleccione una unidad de informe. Se resaltará la fila
correspondiente a la derecha en la hoja de cálculo.
5
En la hoja de cálculo, desplácese hacia la derecha para ver la columna Seguridad/
6
En la fila de la unidad de informe seleccionada, haga clic en la flecha Seguridad/
correo electrónico para acceder al cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo
electrónico.
222
de informe
7
Para incluir unidades de informe de menor nivel (hijas) en la vista del informe del
destinatario del correo electrónico, seleccione la casilla de verificación Agregar a
hijos.
8
Para agregar usuarios al cuadro de lista Acceso otorgado, realice una de las siguientes
operaciones:
Para agregar
Haga
Usuarios de las libretas de
direcciones de correo
electrónico
1 En el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y
correo electrónico, haga clic en Correo
electrónico
para acceder al cuadro de diálogo
libreta de direcciones de correo electrónico.
2 En el cuadro Mostrar nombres de, seleccione
una libreta de direcciones de la lista para ver
una lista de direcciones de correo electrónico de
usuarios.
3 En la lista de direcciones de correo electrónico
de la izquierda, seleccione una dirección de
correo electrónico de usuario de la lista.
Nota: Para seleccionar varias direcciones de
usuarios de correo electrónico, pulse la tecla Ctrl y
seleccione las direcciones de correo que desea
incluir.
4 Haga clic en A-> para agregar las direcciones de
correo electrónico de los usuarios seleccionados
a la lista de la derecha.
Usuarios de la lista Usuarios
Nota: La lista de Usuarios de FRx está disponible
de FRx
únicamente si Seguridad FRx se encuentra
activada. Los perfiles de usuario deben incluir una
dirección de correo electrónico para que esta
selección funcione correctamente. Consulte la
Guía del administrador de FRx® Report Designer
6.7 para obtener más información.
correo electrónico, haga clic en Usuarios
FRx para acceder al cuadro de diálogo
Seleccionar usuario.
2 Seleccione en la lista los nombres de usuario
que desea incluir.
Nota: Para seleccionar varios nombres de usuario,
pulse la tecla Ctrl y seleccione los usuarios que
desea incluir.
223
de informe
Para agregar
Haga
Usuarios de la lista Grupos
Nota: La lista de Grupos de FRx está disponible
de FRx
únicamente si Seguridad FRx se encuentra
activada. Los perfiles de usuario de todos los
miembros del grupo deben incluir las direcciones
de correo electrónico individuales para que esta
selección funcione correctamente. Consulte Guía
del administrador de FRx® Report Designer 6.7
para obtener más información.
correo electrónico, haga clic en Grupos de
FRx para acceder al cuadro de diálogo
Seleccionar grupo.
2 Seleccione en la lista los nombres de grupo que
desea incluir.
Nota: Para seleccionar varios nombres de usuario,
pulse la tecla Ctrl y seleccione los usuarios que
desea incluir.
1 En el cuadro Agregar usuarios individuales,
Usuarios individuales
escriba la dirección de correo electrónico del
usuario.
2 Haga clic en Agregar.
9
Para eliminar un usuario (o grupo) de la lista Acceso otorgado, realice una de las
Para eliminar
Haga
Usuarios específicos (o grupos)
1 En el cuadro de lista Acceso otorgado,
seleccione la dirección de correo electrónico
del usuario que desea eliminar.
Nota: Para seleccionar varias direcciones de
usuarios de correo electrónico, pulse la tecla Ctrl
y seleccione las direcciones de correo que desea
eliminar.
2 Haga clic en Quitar.
Todos los usuarios y borrar toda
la lista
Haga clic en Quitar todo.
11 En el menú Archivo del árbol de informes, haga clic en Guardar para guardar el
árbol.
224
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Seguridad de unidades de árbol de informe
Seguridad de unidades de árbol de informe
Si la seguridad de FRx está activa, puede restringir el acceso a unidades de informe
individuales del árbol a partir de la columna Seguridad/correo electrónico en la hoja de
cálculo del árbol de informe. Sólo los usuarios y grupos que tengan acceso podrán ver el
detalle de informe de las unidades de informe aseguradas en los informes FRx resultantes.
Para asegurar las unidades de árbol de informe
1
Abra un árbol de informe en Report Designer.
2
Seleccione la unidad de informe que desea asegurar en el árbol de informe gráfico o
seleccione la fila de la unidad de informe en la hoja de cálculo.
La fila de la unidad de informe seleccionada se resalta. Esto ayuda a seguir la fila a
medida que se desplaza hacia la derecha para ver la columna P.
3
Haga doble clic en la celda Seguridad/correo electrónico (columna P) en la fila
seleccionada para abrir el cuadro de diálogo Seguridad del árbol y correo
electrónico.
225
Capítulo 6: Creación de un árbol de informes - Seguridad de unidades de árbol de informe
4
Para otorgar acceso a
Haga
Usuarios de FRx específicos
1 Haga clic en Usuarios de FRx para mostrar
el cuadro de diálogo Seleccionar usuario.
2 Seleccione la fila del ID de usuario y del
nombre de usuario de la lista.
3 Haga clic en Aceptar para agregar el usuario
seleccionado a la lista Acceso otorgado.
4 Repita los pasos 1 a 4 para agregar otros
usuarios.
1 Haga clic en Grupos de FRx para abrir el
Miembros de grupos de FRx
cuadro de diálogo Seleccionar grupo.
2 Seleccione la fila del ID de grupo y del
nombre de grupo de la lista.
3 Haga clic en Aceptar para agregar el grupo
seleccionado a la lista Acceso otorgado.
4 Repita los pasos 1 a 4 para agregar otros
grupos.
Nota: Puede otorgar acceso a usuarios y grupos en la misma celda de Seguridad/
correo electrónico de la unidad de informe.
5
Para eliminar un usuario (o grupo) de la lista Acceso otorgado, realice una de las
Para eliminar
Haga
Usuarios específicos (o grupos)
1 En el cuadro de lista Acceso otorgado,
seleccione la dirección de correo electrónico
del usuario que desea eliminar.
2 Haga clic en Quitar.
Todos los usuarios y borrar toda
la lista
Haga clic en Quitar todo.
6
7
En el menú Archivo del árbol de informes, haga clic en Guardar para guardar el
árbol.
226
Descripción del catálogo de informes
Capítulo 7
Cuando abre el Catálogo de informes,
la ventana aparece como se muestra en
la Figura 7-1. . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Barra de herramientas del Catálogo de
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
En la ventana Catálogo de informes, puede
combinar el Formato de filas, la Disposición de
columnas y el Árbol de informes para crear un
informe. Esta ventana permite asignar al nuevo
informe un identificador (ID) de catálogo,
perfeccionar el formato y luego visualizarlo,
imprimirlo o exportarlo a un archivo que se
puede abrir con Microsoft Excel o Lotus
1-2-3.Microsoft®
Identificación de catálogo . . . . . . . 236
En este capítulo, se explican los siguientes
conceptos:
Barra de menú del Catálogo de
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Fichas para crear y dar formato a los
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Ficha Construcción del informe . . . 244
z
Cada opción y ficha de la ventana
Catálogo de informes.
z
Cómo crear, generar, encadenar y duplicar
informes.
Ficha Salida . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Ficha Opciones de página . . . . . . . 267
Ficha Opciones de informe . . . . . . 272
Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Programación del procesamiento de los
informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
227
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de menú del Catálogo de informes
Cuando abre el Catálogo de informes, la ventana aparece como se muestra en
la Figura 7-1.
Barra de
menú
Barra de
herramientas
Cuando abre el
identificador de un
catálogo existente, su
nombre aparece
aquí.
Opciones de ficha
para dar formato a
los informes
Figura 7-1: Ventana Catálogo de informes
Los elementos principales de la ventana Catálogo de informes son:
z
Barra de menú del Catálogo de informes
z
Barra de herramientas del Catálogo de informes
z
Identificación de catálogo
z
Fichas para crear y dar formato a los informes
Barra de menú del Catálogo de informes
El Catálogo de informes incluye los siguientes menús con las exclusivas funciones del
Catálogo de informes:
z
Menú Archivo
z
Menú Edición
z
Menú Catálogo
z
Menú Ventana
228
Menú Archivo
El menú Archivo del Catálogo de informes incluye las opciones comunes de las ventanas
así como una configuración de página y de impresora, así como opciones de creación de
informes, como se muestra en la Figura 7-2.
Figura 7-2: Menú Archivo del Catálogo de informes
El menú Archivo contiene los siguientes comandos específicos al informe.
Comandos del menú
Archivo
Descripción
Configurar página...
Modifica la configuración de la página del informe.
Generar...
Genera el informe y establece o modifica la salida
predeterminada del informe. Consulte “Generación de un
informe” en la página 289.
Imprimir catálogo
Imprime la información del catálogo seleccionado. Consulte
“Impresión de la información del catálogo” en la página 292.
Tabla 7-1: Comandos del menú Archivo del Catálogo de informes
229
Menú Edición
El menú Editar del Catálogo de informes, que se muestra en Figura 7-3, permite editar la
construcción del informe: el formato de filas, la disposición de columnas y el árbol de
informe.
Figura 7-3: Menú Editar del Catálogo de informes
N o ta
Las funciones Cortar, Copiar, Pegar y Borrar no están disponibles en el
menú Edición cuando el Catálogo de informes está abierto.
El menú Editar del Catálogo de informes contiene los siguientes comandos.
Comando del menú
Edición
Descripción
Estilos de fuente
Aplica distintos estilos de fuentes y sombreados al informe.
Puede aplicar las fuentes en forma global o a una fila, una
columna o un encabezado específico del informe. Con la
variedad de opciones de fuentes a su disposición podrá crear
informes personalizados para presentar datos financieros con
estilo. Consulte “Estilos de fuente” en la página 270.
Formato de filas
Abre el formato de filas del ID del catálogo abierto.
Disposición de
columnas
Abre la disposición de columnas del ID del catálogo abierto.
Árbol de informe
Abre el árbol de informe del ID del catálogo abierto.
Zoom...
(F3)
Muestra el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para
presentar y una lista de ID de catálogo para seleccionar.
Tabla 7-2: Comandos del menú Editar
230
Menú Catálogo
El menú Catálogo, que se muestra en Figura 7-4, corresponde a las opciones de ficha de la
ventana Catálogo de informes que se utiliza para generar y dar formato a los informes.
Figura 7-4: Menú Catálogo del Catálogo de informes
El menú Catálogo permite mostrar y acceder a las siguientes fichas y selecciones de menú
de la ventana Catálogo de informes.
Comando del menú Catálogo
Descripción
Muestra la ficha Construcción del informe.
Salida y haga clic en
Opciones de salida.
Muestra los comandos:
z
Opciones de salida para mostrar las opciones de
salida del informe.
z
z
Programas
Correo electrónico para mostrar la ficha
Opciones de correo electrónico.
Publicación en web para mostrar la ficha
Publicación en web.
Muestra el cuadro de diálogo Programador.
Este comando sólo está disponible si FRx® Report
Server se está ejecutando y está disponible.
Opciones de página
z
z
Configurar página para mostrar la ficha
Configurar página.
Encabezados/pies de página para mostrar la
ficha Encabezados/pies de página.
Tabla 7-3: Comandos del menú Catálogo
231
Comando del menú Catálogo
Descripción
Opciones de informe
z
z
z
z
z
Usar predeterm.
Formato para mostrar la ficha Formato.
Detalles de cuentas/transacciones... para
mostrar la ficha Cnta/Trans.
Opciones de árbol para mostrar la ficha
Opciones de árbol.
Avanzadas para mostrar la ficha Avanzadas.
Conversión de monedas para mostrar la ficha
Conversión de monedas.
Sustituye la configuración por la configuración
predeterminada del ID del catálogo
Tabla 7-3: Comandos del menú Catálogo
Menú Ventana
El menú Ventana del catálogo de informes, como se muestra en Figura 7-5, permite
acceder a Report Server y al Programador.
Figura 7-5: Menú Ventana del Catálogo de informes
232
El menú Ventana incluye los siguientes comandos en el catálogo de informes.
Comando del menú
Ventana
Descripción
Estado de Report
Server
Muestra el cuadro de diálogo Estado de Report Server
donde puede comprobar el estado de un informe.
Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo,
consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7.
Nota: Esta opción no está disponible (atenuada) si no ha
adquirido o instalado este componente de software.
Programa
Muestra el cuadro de diálogo Programador donde puede
comprobar el programa de un informe.
Para obtener más información sobre este comando, consulte
Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7.
Nota: Esta opción no está disponible (atenuada) si no ha
adquirido o instalado este componente de aplicación de
Report Server
Tabla 7-4: Comandos del menú Ventana
233
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de herramientas del Catálogo de informes
Barra de herramientas del Catálogo de informes
La ventana del Catálogo de informes presenta algunos botones adicionales que no forman
parte de la barra de herramientas principal. Para obtener descripciones de los botones de la
barra de herramientas principal, consulte “Barra de herramientas” en la página 11 de esta
guía.
Botón de barra de
herramientas
Descripción
Abre el formato de filas asociado con el ID de catálogo
visualizado. Para obtener más información, vea “Menú
Edición” en la página 230.
Abre la disposición de columnas asociada con el ID de
catálogo visualizado. Para obtener más información, vea
“Menú Edición” en la página 230.
Abre el árbol de informes asociado con el ID de catálogo
visualizado. Para obtener más información, vea “Menú
Edición” en la página 230.
Abre el formato de filas, la disposición de columnas y el árbol
de informes asociados con el ID de catálogo visualizado.
Abre FRx® DrillDown ViewerTM si ya se ha generado un
archivo con destino a DrillDown Viewer para el ID de
catálogo desplegado.
Abre el programador de informes sólo si ha instalado Report
Server.
Nota: el programador es una función de Report Server. Esta
opción no está disponible (atenuada) si no ha adquirido
o instalado el componente de software Report Server.
Tabla 7-5: Selecciones de la barra de herramientas del Catálogo de informes
234
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Barra de herramientas del Catálogo de informes
Botón de barra de
herramientas
Descripción
Genera el informe seleccionado. Si ha instalado Report
Server, FRx enviará el informe de forma predeterminada a la
cola de Report Server. Si Report Server no está instalado, se
procesarán todos los informes en la estación de trabajo local.
Si desea obtener más información sobre Report Server,
consulte Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7.
Para definir o cambiar el lugar de procesamiento
predeterminado para los informes seleccione en el menú
Archivo Generar... y luego, en el cuadro de diálogo
Generar informe, establezca el valor predeterminado.
Nota: Cuando genera un informe para una de las compañías
de ejemplo (Fabrikam Works, Inc.o Fabrikam Works
Canada), FRx procesa el informe localmente de forma
predeterminada.
Tabla 7-5: Selecciones de la barra de herramientas del Catálogo de informes (continúa)
N o ta
Para obtener descripciones de los botones de la barra de herramientas principal,
consulte “Barra de herramientas” en la página 11 de esta guía.
235
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Identificación de catálogo
Identificación de catálogo
Use la ventana de Catálogo de informes para identificar, fechar, crear y dar formato a los
informes.
Identificación de
informes del
Catálogo de
informes
Fichas del
Catálogo de
informes.
Figura 7-6: Ventana del Catálogo de informes: identificación de informes y fichas
La parte superior de la ventana del Catálogo de informes se utiliza para la identificación,
los períodos y las fechas de informes.
z
Identificación de un nuevo informe
z
Especificación de fechas y períodos de informes
z
Identificación de un nuevo informe
La parte superior de la ventana del Catálogo de informes se utiliza para la identificación
de informes. La siguiente lista describe las opciones del catálogo y de compañía que se
utilizan para identificar un informe.
z
ID de catálogo
Utilícelo para crear un nombre de ID de catálogo único.
z
Descripción del identificador de catálogo
Utilícela para la descripción del catálogo.
236
z
Compañía
FRx usa la información del calendario contable (año y períodos fiscales) de la
compañía que seleccione para generar un informe. Si selecciona el código de
compañía @ANY, FRx utilizará la compañía actualmente establecida como
predeterminada.
Para obtener más información sobre la creación de una nueva compañía, consulte
Para identificar un nuevo informe
1
Abra la ventana Catálogo de informes.
2
En el cuadro ID de catálogo, escriba un nombre de ID de catálogo único, con un
máximo de 16 caracteres de longitud.
Atención: FRx no reconoce los siguientes símbolos como caracteres de ID de
catálogo válidos: ‘ ” | / \ : ? * < > .
3
En el cuadro Descripción de ID de catálogo escriba una descripción del catálogo,
que puede tener un máximo de 50 caracteres de longitud.
4
En el cuadro Compañía, use la compañía predeterminada o seleccione una compañía
distinta de la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
Nota: Si selecciona la compañía @ANY, el informe se ejecuta para la compañía
predeterminada o las compañías identificadas en el árbol de informes asociado.
5
El cuadro Descripción de la compañía muestra automáticamente una descripción
basada en la selección de la compañía.
237
6
En el cuadro de lista desplegable Nivel de detalle, seleccione uno de los siguientes
niveles de detalle de informe:
Para
Seleccione
Crear un informe de resumen de
alto nivel
Informe financiero
Crear un informe que contiene
únicamente saldos detallados de
cuenta
Sólo de cuenta
Crear un informe que contenga
un resumen de alto nivel así
como detalles de cuenta
sólo detalles de transacciones
un resumen de alto nivel así
como detalles de transacciones
Financiero y de transacciones
Para ver y profundizar en la
información de detalle de la
cuenta
Sólo de cuenta o Financiero y de cuenta
Para ver los detalles de
transacciones o los detalles de
transacción y cuenta
Sólo de transacciones o Financiero y de
transacciones
Normalmente, las cuentas con saldos cero y sin
actividad en el período no se incluyen en los
informes de detalles de transacciones.
Nota: La diferencia entre un informe Sólo de cuenta y un informe Financiero y de
cuenta se puede apreciar plenamente cuando se imprime un informe. Si
selecciona el nivel de detalles Financiero y de cuenta, FRx imprime un
resumen del informe financiero y un informe con los detalles de cuentas. Sin
embargo, si selecciona el nivel de detalle Sólo de cuenta, se imprime
únicamente el informe de detalles de cuentas.
238
7
En el cuadro de lista desplegable Provisional, seleccione una de las siguientes
opciones de saldo para incluir en el informe:
Para
Seleccione
Incluir sólo las transacciones y
los saldos contabilizados en el
libro mayor
Usar sólo saldos contabilizados
Incluir todas las transacciones y
los saldos introducidos y
contabilizados en el libro mayor
Provisional: Activid. contab. + no contab.
Incluir sólo las transacciones
introducidas pero aún sin
contabilizar en el libro mayor
Incluir sólo la actividad no contabilizada
Nota: FRx puede crear informes basándose en los saldos contabilizados o informes
que incluyan importes de balances sin contabilizar para crear informes
provisionales (pro-forma).
Especificación de fechas y períodos de informes
Use el cuadro Períodos y fechas que se muestra en la Figura 7-7 para indicar el período
base, el año base y la fecha del informe.
Figura 7-7: Períodos y fechas
Tiene a su disposición las siguientes selecciones de períodos y fechas:
z
Período base
Los cambios realizados en el período base no se guardan con el identificador del
catálogo. Para guardar el período base, debe asignar un período base predeterminado
en el cuadro Período predeter.. El cuadro Período predeter. determina el valor
inicial del cuadro Período base.
Aunque es posible programar los números de los períodos en la disposición de
columnas, las disposiciones de columnas hacen referencia por lo general al período
base que se haya establecido aquí. Normalmente, en la disposición de columnas se
establece el período con referencia al período base y luego se define ese período
específico aquí, en el Catálogo de informes. Si opta por introducir un número de
período específico en la disposición de columnas, ese número anulará este valor de
período base.
z
Año base
239
Introduzca el año fiscal que desea utilizar en el informe. Puede guardar un período y año
base con el informe. Para obtener más información, consulte “Período base
predeterminado” en la página 241
z
Regenerar índices de LM de FRx
Active esta casilla de verificación para regenerar el índice de LM local antes de
procesar el informe.
z
Período cubierto
Esta cuadro combina automáticamente el Período base en formato de texto con la
Descripción del período o la Descripción plural (que se utiliza para múltiples
períodos) del cuadro de diálogo Información de compañía. Para obtener más
información sobre la configuración de Información de la compañía, consulte la Guía
del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
Este texto se puede editar en forma manual si resulta necesario; sin embargo, los
cambios no se guardan cuando se guarda el proyecto.
La descripción en este cuadro aparece en los encabezados de informe de forma
predeterminada. Use los códigos @TXTPER y @TXTP+D en la ficha Encabezados/
Pies de página para incluir la descripción Período cubierto en el informe. Para
obtener más información sobre el uso de las descripciones de períodos en los
encabezados y pies de página, consulte la Ficha “Encabezados/pies de página” en la
página 268,
z
Fecha del informe
Esta descripción cambia de acuerdo con las fechas seleccionadas anteriormente para
el informe. Esta descripción aparece automáticamente en los encabezados del
informe.
Esta descripción se utiliza en los códigos @TXTDATE y @TXTP+D de la ficha
Encabezados/Pies de página. Para obtener más información sobre el uso de las
fechas de informe en los encabezados y pies de página, consulte la Ficha
“Encabezados/pies de página” en la página 268,
240
z
Período base predeterminado
Esta configuración determina la configuración inicial del Año base y el Período
base. Esta es la única configuración que se ha guardado con el ID de catálogo. Para
cambiar una configuración, haga clic en el cuadro Período base predeterminado y
seleccione una de las siguientes opciones en la lista:
Lista de
períodos
predeterminados
Use
Sys
Define el período base como período actual del sistema
FRx utiliza los valores de la Configuración regional del equipo
para determinar la fecha actual del sistema y luego la aplica a la
configuración del período actual del sistema contable para definir
el período actual del sistema. Supongamos, por ejemplo, que la
fecha actual del sistema es el 8/21/00 y que el sistema contable
utiliza 12 períodos mensuales; el período actual del sistema
terminaría el 8/31/00.
S-1
Define el período base como un período anterior al período actual
del sistema
S-2
Define el período base como dos períodos anteriores al período
actual del sistema
S+1
Define el período base como un período posterior al período actual
del sistema
CUR
Define el período base como el período de procesamiento actual
según se define en el libro mayor
C-1
Define el período base como un período anterior al período actual
del libro mayor
C-2
Define el período base como dos períodos anteriores al período
actual del libro mayor
C+1
Define el período base como un período posterior al período actual
del libro mayor
01
Para programar un número de períodos específicos.
Tabla 7-6: Selecciones para el período base predeterminado
241
Para identificar períodos y fechas de informe
1
Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Fecha de informe para acceder al
cuadro de diálogo Períodos y fechas.
2
En el cuadro Período base, escriba el número de período base del informe que se va a
utilizar.
Para guardar un período y año base con el informe, consulte la Período base
predeterminado en la página 241, que comenta la configuración del período base
predeterminado.
3
Seleccione la casilla de verificación Regenerar índice de LM de FRx para volver a
generar el índice de LM local antes de procesar el informe.
4
En el cuadro Período cubierto, edite el texto según sea necesario.
5
En el cuadro Fecha de informe, edite el texto según sea necesario.
6
Para cambiar el período base predeterminado, haga clic en el cuadro Periodo base
predeterminado y seleccione uno de la lista.
Para editar uno de estos códigos, selecciónelo y modifique el número del período para
que refleje el período base correcto. Por ejemplo, para especificar el período base
como los cinco períodos anteriores al período actual del libro mayor, haga clic en la
flecha del cuadro Período base, seleccione C-1 y luego cámbielo manualmente a C-5.
7
Haga clic en Aceptar para rellenar el cuadro Fecha de informe en la ventana
catálogo de informes.
FRx calcula una fecha utilizando la información introducida en el cuadro de diálogo
Períodos y fechas.
242
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Fichas para crear y dar formato a los informes
Las fichas en la ventana del catálogo de informes contienen opciones para crear y dar
formato a los informes. Algunas fichas secundarias del catálogo de informes, como
Publicación en Web y Conversión de moneda, sólo están disponibles si la instalación de
FRx incluye estas funciones licenciadas por separado. Las ventanas de FRx pueden diferir
del conjunto de ejemplos y descripciones incluidos en esta guía.
La siguiente tabla describe cada ficha principal y la ficha secundaria asociada disponible en
la ventana catálogo de informes.
Ficha principal
Ficha secundaria
Construcción
del informe
Ninguno
Salida
z
z
Opciones de salida: Use esta ficha para especificar el tipo de
salida de informe. Por ejemplo, podría imprimir el informe o
exportarlo como archivo de Microsoft Excel.
Opciones de correo electrónico: Use esta ficha para indicar
la lista de distribución y el método de distribución de archivos
para el envío automático de los informes por correo
electrónico.
z
Publicación en web: Los usuarios autorizados pueden utilizar
esta ficha para enviar el informe a FRx® WebPort.
Opciones de
página
z
de la página del informe.
z
Opciones de
informe
Configurar página: Use esta ficha para especificar el diseño
z
z
Encabezados / Pies de página: Use esta ficha para
especificar los encabezados y pies de página del informe.
Formato: Use esta ficha para controlar el redondeo y el
formato de importes en el informe.
Detalle de cnta./trans.: Use esta ficha para seleccionar las
opciones para mostrar los detalles de transacción y cuenta en
los informes.
z
Opciones de árbol: Use esta ficha para especificar las
unidades de informe incluidas en un informe.
z
z
Avanzadas: Use esta ficha para establecer la base de
acumulación, prioridad de cálculo y procesamiento y los
informes de excepción de un informe.
Conversión de monedas: Use esta ficha para establecer las
opciones de conversión de los informes de monedas.
Tabla 7-7: Fichas para crear y dar formato a los informes
243
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Construcción del informe
Ficha Construcción del informe
Use las opciones de formato de fila, disposición de columnas y de árbol de informes en la
ficha Construcción del informe para generar el informe.
Opciones de
formato de fila
Opciones de
disposición de
columnas
Opciones de
árbol de
informes
Figura 7-8: Catálogo de informes: ficha Construcción del informe
z
Selección de formatos de fila
z
Selección de disposiciones de columnas
z
Selección de un árbol de informes
Selección de formatos de fila
Opciones de formato de fila
Use las siguientes opciones para el formato de fila:
z
Formato de filas
Use para seleccionar el formato de fila del informe. Para obtener más información
sobre los formatos de filas, consulte Capítulo 3, “Creación de formatos de filas’’..
z
Fechas de vigencia
Esta opción para cambiar la presentación del informe basándose en un momento
específico. Para asignar al informe múltiples formatos de filas vinculados a una fecha
o a un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe,
FRx seleccionará el formato de filas usando la información de Fecha de informe.
244
z
Usar formatos de filas y enlaces a hojas de cálculo del árbol de informes
Si especifica en el árbol de informes los formatos de filas o las hojas de cálculo que se
deben usar en el informe, seleccione esta opción. Si no activa esta casilla, FRx
utilizará el formato de filas seleccionado anteriormente en el campo Formato de filas
para cada unidad del árbol de informes.
Nota: Si selecciona esta opción y no todas las unidades de informe hacen referencia a
un formato de filas, FRx utilizará automáticamente el formato de filas
identificado (que aparece atenuado en el cuadro Formato de filas) para esas
unidades.
Para obtener más información sobre los árboles de informe y asignar formatos de fila
y hojas de cálculo en el árbol de informe, consulte “Descripción de la creación manual
de árboles de informes” en la página 205.
Para seleccionar un formato de filas
1
2
Haga clic en la flecha de la derecha del cuadro Formato de filas para acceder al
cuadro de diálogo Elegir formato de filas.
Seleccione un formato de fila y haga clic en Aceptar para volver a la ventana del
Catálogo de informes.
El cuadro de lista Formato de filas muestra automáticamente una descripción
3
A continuación, haga clic en la casilla de verificación Fechas de vigencia, que se
encuentra en la parte derecha de Formato de filas, para acceder al cuadro de diálogo
Fechas de vigencia.
245
4
En el cuadro de diálogo Fechas de vigencia, seleccione una de las siguientes
opciones:
z
Usar números de períodos, para hacer que un formato de filas entre en vigor en
un período específico.
z
Usar fechas, para hacer que un formato de filas entre en vigor en la fecha
seleccionada.
5
Haga doble clic en el cuadro Nombre del formato para acceder al cuadro de diálogo
Elegir formato de filas.
6
Seleccione un formato de filas y haga clic en Aceptar.
7
Haga doble clic en el cuadro Período de fecha o Fecha inicial y seleccione o
introduzca el número del período o la fecha para el formato de fecha seleccionado.
El formato de filas entrará en vigor en la fecha o el período que seleccione.
8
Repita los pasos del 5 al 7 para cada formato de fila según sea necesario.
Nota: Si ejecuta el informe para un período o fecha que no esté cubierto en la lista de
Fechas de vigencia, el informe se ejecutará utilizando el formato de fila que se
seleccionó originalmente (que se muestra atenuado en el cuadro Formato de
filas).
9
Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes.
Selección de disposiciones de columnas
Opciones de disposición de columnas
Use las siguientes opciones para la disposición de columnas:
z
Use para seleccionar la disposición de filas del informe. Para obtener más información
sobre las disposiciones de columnas, consulte el Capítulo 5, “Creación de
disposiciones de columnas’’.
z
Fechas de vigencia
Esta opción sirve para cambiar la presentación del informe basándose en un momento
o un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe,
FRx seleccionará la disposición de columnas usando la información de Fecha de
informe.
246
Para seleccionar una disposición de columnas
1
Haga clic en la flecha de la derecha del cuadro Disposición de columnas para
acceder al cuadro de diálogo Elegir disposición de columnas.
2
En el cuadro de diálogo Elegir disposición de columnas, seleccione una disposición
de columnas y haga clic en Aceptar.
El cuadro de lista Disposición de columnas muestra automáticamente una
descripción
3
encuentra en la parte derecha de la Formato de filas Descripción, para acceder al
cuadro de diálogo Fechas de vigencia.
4
opciones:
z
z
seleccionada.
5
Elegir disposición de columnas.
6
Seleccione una disposición de columnas y haga clic en Aceptar.
7
247
8
Repita los pasos del 5 al 7 para cada disposición de columnas que desea incluir.
Nota: Si ejecuta el informe para un período o fecha que no esté cubierto en la lista de
Fechas de vigencia, el informe se ejecutará utilizando el formato de fila que se
seleccionó originalmente (que se muestra atenuado en el cuadro Formato de
filas).
9
Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes.
Selección de un árbol de informes
Opciones de árbol de informes
Use las opciones del árbol de informe para incluir un árbol en el informe. Sin embargo, no
se necesita un árbol de informes para crear un informe. Si opta por no utilizar un árbol de
informes, el formato de filas debe emplear segmentos contables principales, códigos
contables completos o alguna combinación de ellos.
Use las siguientes opciones para el árbol de informes:
z
Árbol de informe
Selecciónelo para incluir un árbol de informes en el informe. Para obtener más
información sobre los árboles de informes, consulte el Capítulo 6, “Creación de un
árbol de informes’’.
z
Fechas de vigencia
Use esta opción para cambiar la presentación del informe basándose en un momento
o un período de informe efectivo, seleccione esta opción. Cuando genere el informe,
seleccionará el árbol de informes usando la información de Fecha de informe.
z
Unidad de inicio
Esta opción para árboles de informes permite seleccionar los niveles hasta la unidad
inicial en la ficha Opciones de árbol.
Nota: Si selecciona la Unidad inicial se limita las ramas del árbol que aparecerán
cuando genere el informe. Para ejecutar el informe para todo el árbol, haga clic
en Ninguno en el cuadro de selección Unidades del árbol para eliminar esta
Unidad inicial.
248
Para seleccionar un árbol de informes
1
Seleccione la casilla de verificación Usar árbol de informe.
2
Haga clic en la flecha Árbol de informe para acceder al cuadro de diálogo Elegir
árbol de informe.
3
En el cuadro de diálogo Elegir árbol de informe, seleccione un árbol de informes y
haga clic en Aceptar.
El cuadro de lista Árbol de informe muestra automáticamente una descripción
4
encuentra en la parte derecha de la Formato de filas Descripción, para acceder al
cuadro de diálogo Fechas de vigencia.
5
opciones:
z
z
seleccionada.
6
Elegir árbol de informe.
7
Seleccione un árbol de informes y haga clic en Aceptar.
8
249
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Salida
9
Repita los pasos 6-8 para cada unidad de informe que desea incluir.
10 Haga clic en Aceptar para volver la ventana Catálogo de informes.
11 Para especificar una unidad inicial, haga clic en la flecha Unidad inicial para acceder
al cuadro de diálogo Unidades del árbol.
12 En el cuadro de diálogo Unidades del árbol, seleccione la unidad de informe de
inicio y haga clic en Aceptar.
Nota: Deje este cuadro vacío para generar el árbol de informes en su totalidad. Para
obtener más información sobre la ficha Opciones del árbol consulte “Ficha
Opciones de árbol” en la página 281.
Ficha Salida
Use la ficha Salida para cambiar la salida del informe. En la ficha Salida se encuentran tres
fichas secundarias, la ficha Opciones de salida, la ficha Opciones de correo electrónico
y la ficha Publicación en web. Use estas fichas para cambiar la salida del informe, para
especificar las opciones de correo electrónico o para publicar un informe en un repositorio
web.
Ficha Salida
La ficha
Opciones de
salida de la
ventana del
catálogo de
informes está
activa de forma
predeterminada.
Figura 7-9: Ficha Opciones de salida en el catálogo de informes
250
z
Selección de opciones de salida de informe
z
Envío de informes por correo electrónico
z
Publicación de informe en la web
Selección de opciones de salida de informe
Utilice la ficha Opciones de salida para seleccionar las siguientes opciones y
configuración específicas de salida de informe:
Opciones de salida de informe
Utilice esta opción para seleccionar el método de salida de un informe.
Para seleccionar el método de salida del informe, utilice la lista desplegable Salida de la
Figura 7-10.
Figura 7-10: Lista de opciones de salida
Las descripciones y usos de estas opciones se describen a continuación.
z
Impresora
Utilice esta opción para imprimir el informe en la impresora predeterminada.
z
FRx DrillDown Viewer (XML mejorado)
Use la configuración predeterminada para enviar un informe a DrillDown Viewer para
visualizarlo en un equipo que utilice Microsoft® Windows® 2000 y Windows XP. Si
selecciona esta opción, FRx guarda este archivo con una extensión .frd de forma
predeterminada. La ruta predeterminada donde FRx guarda este archivo está
determinada por la Ruta de importación/exportación seleccionada en el cuadro de
diálogo Información de la compañía.
Cuando abre el archivo en DrillDown Viewer, puede ver el informe en la pantalla,
imprimirlo, exportarlo a otras aplicaciones, enviarlo mediante correo electrónico y
guardarlo con otro nombre. Para obtener más información sobre DrillDown Viewer,
consulte Guía del usuario de FRx® DrillDown Viewer™ y FRx® Report Launcher 6.7.
z
HTML (mediante Excel 2000 o posterior)
Esta opción produce el informe como un archivo HTML. Cuando selecciona esta
opción, FRx guarda el archivo con una extensión .htm. Si no tiene la aplicación de
Excel 2000 en su estación de trabajo, FRx mostrará un mensaje de error en su pantalla.
Cuando utiliza esta opción, debe seleccionar la opción Activar navegador en
Opciones HTML para ver el informe HTML generado en un navegador web
inmediatamente.
251
z
XML
Use esta opción para exportar el informe como un archivo XML. El archivo de salida
es en el formato XML estándar y se puede importar en otras aplicaciones compatibles
con XML o mostrarse en un navegador web.
z
XBRL
Utilice esta opción para generar documentos de instancia XBRL que incluyan
elementos y sintaxis XBRL. La salida XBRL requiere que el formato de filas incluya
etiquetas de elementos XBRL aplicadas a las filas GL Link, CAL y TOT. Sólo las filas
que tienen etiquetas de elementos XBRL se pasarán al documento de instancias.
z
Excel 5 o superior (mediante OLE)
Use esta opción para exportar el informe a un libro de trabajo de Microsoft Excel 5
mediante OLE. Para realizar esta operación, debe tener instalado Microsoft Excel 5.0
(o superior) en la estación de trabajo o en Report Server (si coloca en cola el informe
para procesarlo). Si selecciona esta opción, aparecerán las siguientes opciones en la
ficha Opciones de salida.
Estas opciones se describen en la siguiente tabla.
Opciones OLE para
Excel
Descripción
Activar libro de
trabajo
Use esta opción para abrir un libro de trabajo de
Microsoft Excel tras generar un informe. Si no selecciona
esta opción, el informe se guardará como un archivo .xls y
Microsoft Excel no se abrirá automáticamente.
Formatear según
esquema de Excel
Si genera un informe de detalles de cuentas o de
transacciones, puede usar las funciones de control de
formatos incorporadas en Microsoft Excel para permitir
ocultar o mostrar los detalles de las filas. Active esta
casilla de verificación para activar esta función.
Contras.
Para asignar una contraseña al archivo de Microsoft Excel
(.xls) y protegerlo contra el acceso no autorizado, escriba
una contraseña en este cuadro.
Tabla 7-8: Opciones de salida de Excel con formato
252
Opciones OLE para
Excel
Descripción
Imprimir
encabezados
Utilice esta opción para incluir los encabezados de
informe y de columna definidos en el archivo de hoja de
cálculo
Imprimir filas de
formato
Active esta casilla de verificación para incluir las filas de
formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN) en el archivo
de hoja de cálculo. Si no selecciona esta opción, sólo se
exportarán a la hoja de cálculo las filas de cantidad.
Imprimir filas
subrayadas
Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado) en
los archivos de hoja de cálculo
Exportar fórmulas
Use esta opción únicamente con las hojas de cálculo para
exportar fórmulas a partir del formato de fila (TOT) y
disposición de columnas a la hoja de cálculo.
Tabla 7-8: Opciones de salida de Excel con formato (continúa)
z
Opciones de hoja de cálculo
Están disponibles las siguientes opciones de salida de Excel y Lotus en la ficha
Opciones de salida:
z
Exportar a Lotus (WK1), para exportar el informe a un archivo WK1 de Lotus 1-
2-3.
z
Exportar a Excel (XLS), para exportar su informe a un archivo en Microsoft Excel
XLS. Este archivo puede ser leído (sin necesidad de fuentes especiales) por
cualquier versión de Microsoft Excel.
Cuando selecciona una de estas opciones de hoja de cálculo, las siguientes opciones de
salida se muestran en la ficha Opciones de salida.
253
Estas opciones se describen en la siguiente tabla.
Opciones de hoja de cálculo
Descripción
Imprimir encabezados
informe y de columna definidos en el archivo de hoja
de cálculo
Imprimir filas de formato
Active esta casilla de verificación para incluir las
filas de formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN)
en el archivo de hoja de cálculo. Si no selecciona esta
opción, sólo se exportarán a la hoja de cálculo las
filas de cantidad.
Imprimir filas subrayadas
Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado)
en los archivos de hoja de cálculo
Exportar fórmulas
Use esta opción únicamente con las hojas de cálculo
para exportar fórmulas a partir del formato de fila
(TOT) y disposición de columnas a la hoja de
cálculo.
Tabla 7-9: Opciones de formato de hoja de cálculo
z
Opciones ASCII
Están disponibles las siguientes opciones de salida ASCII en la ficha Opciones de
salida:
z
Exportar a ASCII (delimitado por comas), para exportar el informe a un archivo
de texto ASCII.
z
Exportar a ASCII (Texto formateado), para exportar el informe a un archivo de
texto ASCII formateado. Este tipo de archivo presenta los datos en columnas
alineadas, separados por espacios. Use esta opción para ver los informes en
equipos y terminales que no utilicen Windows.
254
Cuando selecciona una de estas opciones ASCII, las siguientes opciones de salida se
muestran en la ficha Opciones de salida.
Opciones ASCII
Descripción
Máximo de líneas por página
Utilice únicamente el texto con formato ASCII para
determinar el número de líneas de informe que desea
imprimir por página. La opción ASCII (delimitado
por comas) crea un informe continuo sin saltos de
página y esta opción no estará disponible o atenuada.
Imprimir encabezados
informe y de columna definidos en el archivo de hoja
de cálculo
Imprimir filas de formato
Active esta casilla de verificación para incluir las
filas de formato definidas (DES, LFT, RGT y CEN)
en el archivo de hoja de cálculo. Si no selecciona esta
opción, sólo se exportarán a la hoja de cálculo las
filas de cantidad.
Imprimir filas subrayadas
Para incluir filas subrayadas (y con doble subrayado)
en los archivos de hoja de cálculo
Tabla 7-10: Opciones de formato ASCII
z
N o ta
Opciones de FRx instant!OLAP - Cubo de servidor de Microsoft
Sólo los administradores (usuarios incluidos en el grupo de administradores de OLAP
en el servidor NT) tienen autorización para seleccionar la opción Cubo FRx
instant!OLAP de servidor de Microsoft.
255
Cuando selecciona esta opción, las siguientes selecciones se muestran en la ficha Opciones
de salida en la parte derecha de la pantalla.
En la siguiente tabla se muestran algunas selecciones de cubo OLAP.
Opciones de cubo
de servidor de
Microsoft
Descripción
Nombre del Cubo
Escriba el nombre del archivo de cubo de FRx instant!OLAP
en el servidor.
Descr. del Cubo
Muestra la descripción del cubo OLAP.
Utilizar seguridad
integrada de NT
Use esta opción para utilizar la identificación de usuario y
contraseña de su red NT. Si utiliza la opción de seguridad de
NT integrada, no necesitará utilizar los cuadros ID de usuario
y contraseña en la configuración de FRx instant!OLAP Cubo de servidor de Microsoft.
Id de usuario
Si no seleccionó la opción Utilizar seguridad integrada de
NT, introduzca en este cuadro su identificación de usuario
para el servidor Cubo OLAP.
Contraseña
Si no seleccionó la opción Utilizar seguridad integrada de
NT, introduzca en este cuadro su contraseña para el servidor
Cubo OLAP.
Serv. cubo
Escriba o seleccione el nombre del servidor donde se
encuentra el cubo OLAP.
BD del cubo
Escriba o seleccione la base de datos de cubo OLAP
Tabla 7-11: Configuración de Cubo FRx instant!OLAP de servidor de Microsoft
256
Opciones de cubo
de servidor de
Microsoft
Descripción
Servidor Fact
Escriba o seleccione el nombre del servidor donde se
encuentran las tablas FACT del cubo OLAP.
Nota: Las tablas FACT son una representación correlativa de
los archivos de informes creados en XML. Ellos representan
una compilación temporal de los datos de informes que
soportan la generación del cubo OLAP. Para los servidores de
cubo, las tablas FACT se guardan permanentemente en una
ubicación definida por el usuario en un Servidor/Base de
datos SQL.
Base de datos Fact
Escriba o seleccione el nombre de la base de datos donde se
encuentran las tablas FACT del cubo OLAP de Microsoft
SQL.
Tabla 7-11: Configuración de Cubo FRx instant!OLAP de servidor de Microsoft (continúa)
z
Opciones de FRx instant!OLAP - Cubo local de Microsoft
En la siguiente tabla se muestran algunas de estas selecciones.
Opciones de cubo
local de Microsoft
Descripción
Nombre del Cubo
Escriba el nombre del archivo del cubo OLAP.
Descr. del Cubo
Introduzca la descripción del Cubo OLAP.
Tabla 7-12: Opciones de cubo local de Microsoft
257
z
Gráfico dinámico de Excel
Opciones de gráfico
dinámico de Excel
Descripción
Nombre del Cubo
Escriba el nombre del archivo de cubo del gráfico dinámico
de Excel.
Descr. del Cubo
Escriba la descripción del cubo de gráfico dinámico de Excel.
Tabla 7-13: Opciones de gráfico dinámico de Excel
z
Tabla dinámica de Excel
258
Opciones de tabla
dinámica de Excel
Descripción
Nombre del Cubo
Escriba el nombre del archivo de cubo de la tabla dinámica de
Excel.
Descr. del Cubo
Escriba la descripción del cubo de tabla dinámica de Excel.
Tabla 7-14: Opciones de tabla dinámica de Excel
Nombre del archivo
El cuadro de lista Nombre de archivo muestra el nombre del archivo de informe. Para
cambiar el nombre de archivo o la ruta, seleccione el nombre de archivo en el cuadro
desplegable. En el cuadro de diálogo Nombre de archivo de salida, puede seleccionar una
unidad, un directorio y un nombre de archivo distinto para el informe.
Si no selecciona una vía de acceso, se guardará el archivo en Importar/exportar vía de
acceso que haya seleccionado en el cuadro de diálogo Información de compañía.
El cuadro Nombre de archivo aparece atenuado cuando se selecciona Impresora en el
cuadro Salida.
Nota: Si selecciona la opción Enviar como enlace al archivo en la ficha Correo
electrónico, deberá especificar un directorio de red compartido o utilizar
Convenciones de denominación uniforme (UNC); por ejemplo:
\\nombre equipo\nombre compartido\nombre directorio\nombre archivo.
Reemplazar archivo sin generar advertencia
Si guarda un nuevo informe bajo un nombre que ya ha sido asignado a un archivo, aparecerá
un mensaje de advertencia informándole que ese archivo ya existe. Active esta casilla para
desactivar este mensaje de advertencia y dejar que FRx sobrescriba el archivo
automáticamente.
Requerir tipo de salida a la hora de ejecución
Si desea que el sistema le pida que seleccione el método que se debe emplear para generar
la salida del informe, active esta casilla de verificación.
Borrar archivo después de Imprimir/Ver/Enviar
Active esta casilla para eliminar automáticamente el archivo del informe FRx después de
haberlo impreso, visualizado o enviado. Esta opción es útil si la seguridad o el espacio en
disco es un factor de consideración. Si no selecciona esta opción, el archivo de salida
permanecerá en disco para ser visualizado, impreso o enviado posteriormente.
Imprimir inmediat.
Active esta casilla de verificación para generar el informe usando el método de salida
seleccionado y enviarlo directamente a la impresora predeterminada. La casilla estará en
gris claro si ha seleccionado Impresora en el cuadro Salida.
259
Cadena a ID de catálogo
Para ejecutar otro informe automáticamente una vez que se haya generado el informe
actual, seleccione el ID de catálogo aquí. Para realizar esta operación, haga clic en la flecha
Cadena a ID de catálogo. En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar,
seleccione el ID de catálogo que desea ejecutar tras este y haga clic en Aceptar. Se pueden
encadenar varios informes de esta manera.
Para obtener más información sobre cómo encadenar informes, consulte “Encadenar
Reiniciar numeración de páginas
Active esta casilla para utilizar la numeración de páginas individuales de cada informe
encadenado. Por ejemplo, si el informe A tiene números de páginas del 1 al 5 y el informe
B tiene números de páginas del 1 al 8, con esta opción se conservará la numeración de cada
informe. Sin seleccionar esta opción se generarían las páginas del 1 al 5 para el informe A
y del 6 al 13 para el informe B.
Impresión de informes
Si está instalada la aplicación Report Server, esta versión de Report Designer permite
seleccionar una impresora local o de servidor en el Catálogo de informes. Esta
característica brinda una mayor flexibilidad a la hora de imprimir informes. Las selecciones
de impresora local se aplican a la sesión en curso en Report Designer. La configuración de
una impresora de servidor válida sigue vigente hasta que se cambie a otra impresora de
servidor válida.
Cuando se encuentra instalado Report Server y se selecciona Impresora como la opción
de salida en el Catálogo de informes, Report Designer muestra en forma dinámica el botón
Definir impresoras en la ficha Opciones de salida.
Si Report Server no está instalado y está generando informes en forma local, elija la
opción Imprimir en el menú Archivo y seleccione una impresora válida en el cuadro
de diálogo Imprimir.
N o ta
Para las demás opciones de salida, como la opción predeterminada FRx DrillDown Viewer
(XML mejorado), Report Designer muestra en forma dinámica el botón Seleccionar
impresora cuando se encuentra seleccionada la casilla de verificación Imprimir
inmediatamente.
Si se selecciona Impresora como opción de salida, la casilla de verificación Imprimir
inmediatamente estará desactivada (en gris).
N o ta
Esta sección incluye información e instrucciones acerca de:
z
Selección de una impresora en las opciones de salida del Catálogo de informes
z
Selección de una impresora en la opción Imprimir inmediatamente
260
Selección de una impresora en las opciones de salida del Catálogo
de informes
Para seleccionar una impresora en las opciones de salida del Catálogo de
informes
1
Abra el registro del informe en el Catálogo de informes.
2
Seleccione la ficha Salida.
3
Desde la ficha Salida, seleccione la ficha Opciones de salida.
4
Haga clic en la flecha de Opciones de salida y seleccione Impresora en la lista.
Si está instalado FRx Report Server, en la ficha Opciones de salida aparecerá el
botón Def. impresoras.
5
Haga clic en Def. impresoras para acceder al cuadro de diálogo Selecciones de
impresora.
261
6
En el cuadro de diálogo Selecciones de impresora, elija una de las siguientes
opciones:
z
Para seleccionar una impresora local para la sesión actual, haga clic en la flecha de
Selección de impresora local y elija de la lista una impresora local válida e
instalada.
z
Para seleccionar una impresora de servidor como impresora predeterminada para el
informe, haga clic en la flecha de Selección de impresora de servidor y elija una
impresora de la lista.
Nota: La selección de impresora de servidor se guardará en el catálogo y afectará la
salida de todas las impresoras hasta que se seleccione otra impresora de
servidor.
7
Haga clic en Aceptar para dar por válida la selección de impresora y cerrar el cuadro
de diálogo Selecciones de impresora.
8
Haga clic en Guardar para guardar el registro del informe en el Catálogo de informes.
Selección de una impresora en la opción Imprimir inmediatamente
Para seleccionar una impresora en la opción Imprimir inmediatamente
1
Abra el registro del informe en el Catálogo de informes.
2
Seleccione la ficha Salida.
3
Desde la ficha Salida, seleccione la ficha Opciones de salida.
4
Haga clic en la casilla de verificación Imprimir inmediatamente.
Nota: Si está generando informes en forma local, el informe se imprimirá en la
impresora local predeterminada de la estación de trabajo.
Si está instalado FRx Report Server, en la ficha Opciones de salida aparecerá el
botón Seleccionar impresora.
5
Haga clic en Seleccionar impresoras para acceder al cuadro de diálogo Selecciones
de impresora.
262
6
En el cuadro de diálogo Selecciones de impresora, elija una de las siguientes
opciones:
z
Para imprimir inmediatamente en una impresora local, haga clic en la flecha de
Selección de impresora local y elija una impresora de la lista.
z
Para imprimir inmediatamente en una impresora de servidor, haga clic en la flecha
de Selección de impresora de servidor y elija una impresora de la lista.
7
Haga clic en Aceptar para dar por válida la selección de impresora y cerrar el cuadro
de diálogo Selecciones de impresora.
Envío de informes por correo electrónico
Puede enviar un informe a otra persona mediante un sistema de correo electrónico
compatible con MAPI utilizando la ficha Opciones de correo electrónico.
Con las opciones de correo electrónico de FRx, usted puede enviar cualquier tipo de salida
de informe con excepción de archivos cubos OLAP.
Puede introducir direcciones de correo electrónico en la ventana Árbol de informes, en el
Catálogo de informes, o en ambos. Puede seleccionar un catálogo combinado y seguridad
de árbol de correo electrónico para enviar a los usuarios en el catálogo un correo electrónico
con un archivo adjunto que contenga solamente las unidades que están disponibles para
ellos en el árbol. Los destinatarios deben tener el componente DrillDown Viewer para ver
los archivos de informe .frd.
Si selecciona la ficha Opciones de correo electrónico, en la ventana del catálogo de
informe se muestran las selecciones de correo electrónico.
Ficha Opciones de
correo electrónico
Figura 7-11: Ficha Opciones de correo electrónico
Estas opciones se describen a continuación.
263
Opciones de Activar correo electrónico
Active esta casilla de verificación para enviar un informe por correo electrónico. Una vez
que selecciona esta opción, use una de las siguientes opciones para adjuntar informes:
z
Enviar como datos adjuntos
Seleccione esta opción para adjuntar el informe a un mensaje de correo electrónico. El
envío de un archivo de informe DrillDown Viewer como un adjunto selecciona
automáticamente la casilla de verificación Comprimir archivo XML en la ficha
Opciones de salida.
z
Enviar como enlace a archivo
Si selecciona Enviar como enlace a archivo, el informe no se adjunta al mensaje. En
su lugar, se adjunta un “acceso directo” al archivo. Cuando el usuario hace clic en el
acceso directo, DrillDown Viewer recupera únicamente la información que el usuario
seleccione específicamente del archivo de informe compartido. De este modo se
generan las páginas “a petición”, y se minimiza el tráfico en la red. Esto resulta
particularmente útil cuando se trata de informes grandes que contienen muchos
registros de detalles de transacciones.
Si selecciona Enviar como enlace a archivo, debe introducir un directorio
compartido en la red en el cuadro Nombre de archivo o usar el formato UNC
(convención universal de asignación de nombres); por ejemplo:
\\nombre equipo\unidad compart\nombre dir\nombre arch
Opciones de destinatario
Seleccione esta opción para designar los destinatarios que reciben determinados informes
o unidades de informe. Una vez que selecciona esta opción, use uno de las siguientes
opciones del catálogo o árbol:
z
Usar catálogo
Seleccione esta opción para enviar el informe completo a los destinatarios de correo
electrónico que se encuentran en el catálogo.
z
Usar árbol
Seleccione esta opción para enviar unidades de informe designadas por destinatarios
en el árbol. Para que esta opción se encuentre disponible, los destinatarios de correo
electrónico deberán estar presentes en el árbol de informes.
z
Combinar Catálogo y Árbol
Seleccione esta opción para enviar informes a aquellos usuarios que estén organizados
en el catálogo, únicamente las unidades de informe a las que pueden disponer en el
árbol. Se debe configurar un destinatario en el catálogo y en el árbol o no se enviará
ningún informe.
264
Domicilio
Este cuadro muestra los destinatarios del informe. Esta información se obtiene del
programa de correo electrónico que usted usa de manera predeterminada. Aplique
cualquiera de las siguientes funciones para asignar una dirección a los destinatarios:
z
Agregar
Haga clic en este botón para seleccionar un nombre de su sistema de administración
de correo electrónico o introduzca un nombre y la correspondiente dirección de correo
electrónico.
z
Quitar
Para eliminar una dirección del cuadro Domicilio, haga clic en la dirección que desee
eliminar y luego haga clic en este botón.
z
Borrar
Para borrar todas las direcciones, haga clic en este botón.
Asunto
Escriba aquí una descripción del tema para el mensaje de correo electrónico.
Mensaje
Para enviar un mensaje por correo electrónico, escriba aquí el mensaje.
Publicación de informe en la web
FRx® WebPort permite guardar, gestionar y presentar informes de FRx e informes no
elaborados con FRx (incluyendo documentos en Microsoft® Word y hojas de cálculo en MS
Excel) para visualizarlos con un navegador Web. La interfaz le permite explorar informes
y profundizar en informes específicos con todos los detalles a disposición.WebPort
Hay dos formas de agregar informes a WebPort. En primer lugar, los usuarios de FRx
autorizados pueden enviar la salida del informe a WebPort desde Report Designer y desde
FRx® Report Launcher. Segundo, los Administradores de FRx pueden usar la función
Administrador de WebPort para agregar, cambiar o suprimir informes, carpetas y usuarios.
Si desea obtener más información sobre la utilización de las funciones de Administrador de
WebPort, consulte Guía del administrador y usuario de FRx® WebPort 6.7.
265
Si tiene autorización para realizar estas operaciones en la seguridad de FRx, puede enviar
la salida del informe a WebPort desde el Report Designer catálogo de informes o las Report
Launcher propiedades de ejecución del catálogo. La opción Publicación en web se
encuentra disponible únicamente con los tipos de salida XML y XML mejorado.
Ficha Publicación
en web
Figura 7-12: Ventana de Catálogos de informes: Separador Publicación Web
Seleccione la ficha Publicación en web para publicar el informe en la web. Use las
siguientes opciones para especificar una ubicación web, nombre de carpeta y nombre de
informe:
z
Ubicación web
Para especificar la ubicación web en su servidor, introduzca la ruta de WebPort en este
cuadro o haga clic en la flecha y seleccione el archivo de repositorio de WebPort
(repository.xml).
z
Nombre de carpeta
Para seleccionar el nombre de la carpeta en la que desea guardar el informe,
introduzca el nombre de la misma en este cuadro. Si escribe el nombre de una carpeta
no existente, FRx creará una nueva carpeta en el Puerto Web.
z
Nombre del informe
Para nombrar el informe en el Puerto Web, introduzca el nombre del informe en este
cuadro. El ID de catálogo se utiliza como el nombre de informe de forma
predeterminada.
266
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de página
Ficha Opciones de página
La ficha Opciones de página presenta otras dos fichas secundarias: Configurar página y
Encabezados/Pies de página. Puede utilizar estas fichas para cambiar el formato de
página para el informe.
Ficha Opciones
de página
En esta parte de la
ventana Catálogo
de informes, se
muestra la ficha
Configurar
página de forma
predeterminada.
Figura 7-13: Ventana del Catálogo de informes: ficha Opciones de página
Ficha Configurar página
La ficha Configurar página contiene las opciones de configuración de página para el
informe. Estas opciones se describen a continuación.
Márgenes
Los cuadros de margen Izquierdo, Derecho, Superior e Inferior muestran los márgenes
de página para el informe. El valor de margen predeterminado es .75.
Para cambiar los márgenes, seleccione el valor de margen que desee modificar e introduzca
el nuevo valor.
Orientación
Esta sección muestra la orientación de página para el informe. Para cambiar la orientación,
seleccione una de las siguientes opciones:
z
Vertical
Muestra el informe de forma vertical en la página.
z
Horizontal
Muestra el informe de forma horizontal en la página.
Escala
Esta opción muestra la proporción de reducción o ampliación para el informe. Para cambiar
la escala, seleccione una de las siguientes opciones:
z
Reducir/ampliar a
Cambia el tamaño del informe al porcentaje introducido en el cuadro %. El valor
predeterminado es el 100%.
z
Reducir a ancho de página
Ajusta las columnas del informe al ancho de la página.
267
z
Intercalar
Intercala varias copias del informe.
z
Copias
Indica el número de copias de informe que desea imprimir.
Estilo de fuente predeterminado
Este campo muestra la fuente predeterminada que se utilizará para imprimir el informe.
FRx usará esta fuente donde no se haya seleccionado una fuente específica en el formato
de filas, en la disposición de columnas o en los encabezados y pies de página del Catálogo
de informes. Para cambiar el estilo de fuente predeterminado, seleccione una fuente en la
lista Estilo de fuente predeterminado.
Ficha “Encabezados/pies de página”
La ficha Encabezados/pies de página permite definir y formatear los encabezados y pies
de página del informe.
Ficha
Encabezados/
pies de página
Figura 7-14: Ventana de Catálogo de informes: Ficha Encabezados/pies de página
Encabezados/pies de página
Las siguientes opciones le permiten agregar y alinear encabezados y pies de página en el
informe:
z
Izquierdo, Centrado o Derecho
Introduce el texto o códigos en estas celdas para que la información quede alineada a
la derecha, al centro o a la izquierda en el encabezado o en el pie de página.
z
Centrar encabezados y pies de pág.
Centra los encabezados y pies de página horizontalmente en la página de informe. Si
no selecciona esta opción, los encabezados y pies de página se centrarán sobre los
datos del informe.
z
Encabezados de página
Use o cambie los encabezados de informe.
z
Pies de página
Use o cambie los pies de página del informe.
268
Códigos
Estos códigos colocan datos variables en los encabezados y pies de página del informe. Use
las opciones de formato Izquierdo, Centro o Derecho para definir la alineación del código.
Con la siguiente tabla, seleccione uno de los siguientes códigos de la lista desplegable:
Código
FRx incluye la información proveniente de...
@COMP
Cuadro de diálogo Información de la compañía, cuadro
Nombre de la compañía
@TITLE
Ventana del Árbol de informes, columna D, Título/
Descripción
@ROW
Descripción del formato de filas
@COL
Descripción de la disposición de columnas
@TXTDATE
Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro Fecha de
informe
@NUMDTE
Ventana del Catálogo de informes, cuadro Fecha de informe
formateada como mm/dd/aa
@TXTPER
Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro de texto
Período cubierto
@TXTP+D
Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadros Período
cubierto y Fecha de informe
@TXTPER#
Cuadro de diálogo Períodos y fechas, cuadro Período base
formateado como texto
@PAGE
Imprimir número de páginas
@RUNIT
Ventana del Árbol de informes, columna B, Compañía y
columna C, código de unidad de informe
@PDATE
Fecha actual del sistema durante el procesamiento
@PTIME
Hora actual del sistema durante el procesamiento
@CAT
Ventana del Catálogo de informes, cuadro ID de catálogo
@BLANK
Para forzar la introducción de una línea en blanco
@CATDESC
Ventana del Catálogo de informes, cuadro Descripción del
catálogo
@ROUND
Ficha Formato, cuadro Redondeo de importes
@FNAME
Opciones de salida, cuadro Nombre de archivo
Tabla 7-15: Códigos de encabezado/pies de página
269
Código
FRx incluye la información proveniente de...
@TREE
Para utilizar el encabezado de informe del formato de árbol
@FILTER
Para utilizar un filtro de cuenta
@UNITT[#]
Entrada de texto adicional desde el árbol de informe
Tabla 7-15: Códigos de encabezado/pies de página (continúa)
Estilos de fuente
Esta opción establece los estilos de fuentes para las celdas seleccionadas en Encabezados/
pies de página. Para cambiar el estilo de fuente de encabezado o pie de página del informe,
seleccione el texto. A continuación, seleccione un estilo de fuente de la lista Estilos de
fuente.
Puede crear estilos de fuentes nuevos o editar estilos ya existentes y luego utilizarlos en sus
informes.
Use esta opción para crear y editar fuentes y aplicar un sombreado a la fuente utilizada en
los encabezados y pies de página del informe.
Para crear o editar un estilo de fuente
1
en la ficha Encabezados/pies de página, haga clic en Editar est. fuentes... o
seleccione Estilos de fuente del menú Editar para ver el cuadro de diálogo Estilos
de fuente.
2
Use una de las siguientes opciones de estilo de fuente:
Para
Haga
Crear un nuevo estilo de fuente
1 Haga clic en Nuevo.
2 En el cuadro Nombre, introduzca un nombre
para el nuevo estilo de fuente.
270
Para
Haga
Editar un estilo de fuente ya
existente
1 En el cuadro de diálogo Estilos de fuente,
Aplicar una fuente, un estilo de
fuente o un tamaño
1 Haga clic en Fuente.
seleccione una fuente.
2 Haga clic en Fuente... para acceder al cuadro
de diálogo Fuente.
3 Realice los cambios necesarios a la fuente,
estilo de fuente, tamaño, efectos o atributos
de color y haga clic en Aceptar.
2 Seleccione las opciones que correspondan y
luego haga clic en Aceptar.
Aplicar un sombreado al estilo
1 Haga clic en Sombrear.
2 Seleccione o defina el color del fondo y haga
clic en Aceptar.
3
4
Borrar
Use la opción Borrar para borrar el texto o códigos de Encabezados de página de las
celdas Izquierdo, Centrado o Derecho.
Para borrar el texto
1
Seleccione el texto o código a eliminar.
2
Haga clic en Borrar.
271
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Ficha Opciones de informe
Ficha Opciones de informe
La ficha Opciones de informe contiene opciones como formato y redondeo de importes,
formato de importes de detalle, cálculo de subtotal y filtrado de detalles de cuenta, formato
de árboles de informe, generación de un informe de excepción y conversión de moneda.
Para acceder a estas opciones, se utilizan cinco fichas secundarias en la ficha Opciones de
informe.
Ficha Opciones
de informe
La ficha Formato
está activa de
forma
predeterminada
Figura 7-15: Ventana catálogo de informes: Ficha Opciones de informe
Esta sección contiene información e instrucciones sobre las cinco fichas secundarias de
Opciones de informe incluidas
z
Ficha Formato
z
Ficha Detalle de cnta./trans.
z
Ficha Opciones de árbol
z
Ficha Avanzadas
z
Ficha Conversión de monedas
Ficha Formato
La ficha Formato permite controlar el formato de los importes y el redondeo a nivel de
informe.
Opciones generales
Use las opciones generales para ver las siguientes opciones de formato:
z
Utilizar ( ) para los números negativos
Active esta casilla (valor predeterminado) para utilizar paréntesis ( ) con el fin de
indicar números negativos. Si no selecciona esta opción, el informe identificará los
números negativos con el signo menos.
z
Mostrar comas en los importes
Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir los separadores de millar en las
cantidades de moneda que introdujo en el cuadro Separador de 1000 del cuadro de
diálogo Formatos internacionales.
272
z
Utilizar signos % en los porcentajes
Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir el signo de porcentaje (%) en
todas las columnas de porcentajes.
z
Símbolo de moneda en la 1ª fila
Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar un símbolo de moneda en la
primera fila de cada página para todas las columnas de cantidades. Si selecciona esta
casilla, no tendrá que introducir el código de control de impresión CS en la primera
fila del formato de filas. El formato realmente utilizado se especifica en el campo
Importe con símbolo de moneda del cuadro de diálogo Formatos internacionales.
z
Mostrar espacios para los importes iguales a cero
Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar espacios en blanco en lugar de
ceros en todos los saldos de cero del informe.
z
Mostrar filas sin importes
Active esta casilla para mostrar las filas con saldos de cero. FRx suprime de forma
predeterminada las filas con saldos de cero en todas las columnas de importes.
z
Mostrar informes sin filas activas
Active esta casilla para generar un informe para cada unidad del árbol de informes,
incluso si no muestra ninguna cantidad.
Es posible que todavía se visualice un informe vacío si contiene filas de títulos u otras
filas con formato. Para evitar que se impriman títulos en un informe sin cantidades,
asocie cada fila de cantidad con una fila descriptiva. Para obtener más información las
filas relacionadas, consulte “Relacionar una fila de formato a una fila de importe” en
la página 84.
z
Permitir desbordamiento de texto de columnas
Active esta casilla (valor predeterminado) para permitir que un campo con demasiado
texto para el ancho de una columna se desborde a la siguiente columna vacía.
z
Líneas adicionales entre filas
Introduzca en este campo el número de líneas que se deben imprimir entre las filas del
informe.
z
Espacios entre columnas
Introduzca en este campo el número de espacios que se deben imprimir entre las
columnas del informe.
Se puede también especificar el número de espacios que se deben imprimir antes de
una columna en el campo Espacios antes de la col. de la disposición de columnas.
273
Redondeo de importes
Opciones de
redondeo
Figura 7-16: Opciones de redondeo de la ficha Formato
Las opciones en esta sección de la pantalla le permiten seleccionar el nivel de redondeo
utilizado en el informe, redondear los valores de la fila antes de generar el total del informe
y redondear los valores de la unidad de informe antes de contabilizarla en la unidad de
resumen.
Redondeado de importes
Este cuadro muestra el tipo de redondeo que se utilizará en el informe. Para cambiar el nivel
de redondeo para el informe, haga clic en la flecha Redondeo de cantidades y seleccione
una de estas opciones:
Seleccione esta opción...
para redondear $1,117,691,600.48 a...
Sin redondeo
$1,117,691,600.48
Dólares enteros
$1,117,691,600
Miles (000,0)
$1,117,691.6
Miles enteros (000)
$1,117,692
Millones
$1,117.7
Millones enteros
$1,118
Millardos
$1.1
Millardos enteros
$1
Tabla 7-16: Opciones de redondeo
274
Aunque la opción de redondeo por definición produce diferencias (o “errores de
redondeo”), es posible modificar cómo y cuándo se redondearán los importes para llegar a
un equilibrio entre la necesidad de lograr un determinado grado de precisión y la de
mantener la integridad interna de los informes. Las dos opciones de redondeo que se
describen a continuación producen cambios en los totales y en los informes de resumen.
Para ver algunos ejemplos específicos de los resultados que se obtienen con las distintas
combinaciones de estas opciones, vea “Ejemplos de combinación de opciones de
redondeo” en la página 276.
Usar valores redondeados para cálculos y totales
Para redondear los valores de las filas antes de calcular el total para el informe, active esta
casilla de verificación (valor predeterminado). Si prefiere realizar los cálculos y luego
redondear el resultado, borre la marca de esta casilla.
Vea la Tabla 7-19 en la página 277 y la Tabla 7-20 en la página 277, donde se ofrecen
ejemplos de cómo sus informes se verán afectados por esta opción.
Acumular los valores redondeados en el árbol
Si el informe emplea un árbol de informes, active esta casilla para redondear los valores en
las unidades de informe y luego acumular los resultados en la unidad de resumen. Para
acumular primero los valores reales y luego redondear los resultados, quite la marca de la
casilla.
Cuando se utiliza esta opción, el total de cada informe del árbol es correcto. Sin embargo,
es posible que los totales del informe de resumen no coincidan con un informe de resumen
similar que no emplea un árbol de informes.
Si desactiva esta opción, los totales de cada informe en el árbol coinciden y no se producen
errores de aproximación en la unidad de resumen debido al redondeo. No obstante, es
posible que los totales de las unidades de informe individuales no coincidan con el total de
resumen (equivalencia cruzada).
N o ta
Nota: Si selecciona tanto la opción Usar valores redondeados para cálculos y
totales como la opción Acumular los valores redondeados en el árbol, es posible
que se produzcan errores considerables de redondeo.
275
Ejemplos de combinación de opciones de redondeo
Cuando se redondea un informe, se puede optar por redondear los valores del informe antes
o después de calcular el total, así como por redondear las unidades de informe antes o
después de acumular a la unidad padre. En la tabla que sigue se identifican las distintas
combinaciones posibles de las opciones de redondeo y el efecto que producen en cuanto a
errores de redondeo.
Por “equivalencia” de los totales se entiende calcular el total hacia abajo hasta el
cálculo de fila; por “equivalencia cruzada” se entiende calcular el total a lo largo de la
fila, acumulando las unidades hijas en las unidades padre.
Opciones de redondeo seleccionadas
Significante
Redondeo
Diferencias
N o ta
Ninguno
¿Equivalencia en
este
informe?
¿Equivalencia cruzada
en este
informe?
Sí
Sí
Sí
No
No
Sí
No
No
Sin redondeo
Sí
Sí
Tabla 7-17: Opciones de redondeo seleccionadas y errores de aproximación
En esta sección se ofrecen varios ejemplos de cómo se realizan los totales y las
acumulaciones usando las distintas combinaciones de opciones de redondeo. En todos los
casos, FRx es coherente en calcular el total de las filas de las unidades padre después de
haber acumulado las unidades hijas.
Esta tabla muestra los valores de informe que no se han redondeado. Todos los informes
(EE.UU. y Canadá) presentan equivalencia y equivalencia cruzada en el informe
Combinado.
Cuentas
EE.UU.
Canadá
Combinado
Efectivo
1413.48
1201.20
2614.68
Cuentas por cobrar
287.37
100.40
387.77
Gastos prepagados
112.47
200.05
312.52
Activo corriente total
1813.32
1501.65
3314.97
Tabla 7-18: Sin redondeo
276
Los siguientes dos ejemplos usan valores redondeados en los cálculos y los totales. El
ejemplo 1 también acumula los valores redondeados en el árbol de informes. En el ejemplo
2 no se ha redondeado antes de la acumulación.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Usar valores redondeados para
cálculos y totales
Acumular los valores
redondeados en el árbol
Cuentas
Efectivo
EE.UU.
Canadá Combinado
cálculos y totales
EE.UU.
Canadá Combinado
1413
1201
2614
1413
1201
2615
Cuentas por cobrar
287
100
387
287
100
388
Gastos prepagados
112
200
312
112
200
313
1812
1501
3313
1812
1501
3316
Activo corriente total
Tabla 7-19: Usando valores redondeados en cálculos y totales
En la Tabla 7-19, se calculan los totales de fila después de haber redondeado las cifras, de
modo que los totales de cada informe individual coinciden correctamente. Si selecciona
Acumular los valores redondeados en el árbol, cada fila de las unidades hijas (EE.UU.
y Canadá) también presenta una equivalencia cruzada con la unidad padre (Combinado). Si
desactiva la opción Acumular los valores redondeados en el árbol, las unidades hijas
no presentan una equivalencia cruzada con la unidad padre (1812+1501 no equivale a
3316).
La tabla que aparece a continuación muestra dos ejemplos que no usan valores redondeados
en los cálculos y los totales. El ejemplo 3 acumula los valores redondeados en el árbol de
informes. El ejemplo 4 no redondea antes de realizar la acumulación.
Cuentas
Efectivo
Ejemplo 3
Ejemplo 4
cálculos y totales
cálculos y totales
EE.UU.
EE.UU.
Canadá Combinado
Canadá Combinado
1413
1201
2614
1413
1201
2615
Cuentas por cobrar
287
100
387
287
100
388
Gastos prepagados
112
200
312
112
200
313
1813
1502
3313
1813
1502
3315
Activo corriente
total
Tabla 7-20: Sin usar valores redondeados en cálculos y totales
277
En la Tabla 7-20, se redondea después de haber calculado los totales en cada informe. De
este modo, los totales del informe pueden parecer incorrectos. En el informe EE.UU. del
ejemplo 3, el total de la suma 1413+287+112 no es 1813. En el ejemplo 4, los informes no
presentan una equivalencia ni una equivalencia cruzada con el elemento padre. Pese a que
este último ejemplo genera un informe que parece ser absolutamente incorrecto, el importe
del resumen combinado final, 3315 (el valor Combinado para Activo corriente total) es el
único importe de resumen de los cuatro ejemplos de redondeo que es exacto frente al
importe original no redondeado (3314.97=3315).
Ficha Detalle de cnta./trans.
La ficha Detalle de cnta./trans. contiene varias opciones para formatear informes de
detalles, como se muestra en la Figura 7-17.
Ficha Detalle de
cnta./trans.
Figura 7-17: Ventana Catálogo de informes: Ficha Detalle de cnta./trans
Opciones de informes de detalles de cuentas
La siguiente lista explica las opciones disponibles:
z
Mostrar código de cuenta de LM
Active esta casilla para incluir los códigos contables del libro mayor en su informe.
FRx coloca el número de cuenta del libro mayor en la columna de descripción del
informe (DESC), al nivel de detalle de cuenta y de transacciones.
z
Mostrar descripción de cuenta del plan de cuentas
Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir descripciones de cuentas del
plan de cuentas en el informe de detalles de cuenta y de transacciones. FRx incluye
todo el texto de la descripción de la cuenta que cabe en la columna de descripción del
informe (DESC).
z
Mostrar código de fila
Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar los números de fila del
formato de filas en el informe de detalles de cuenta y de transacciones.
z
Combinar importes contabilizados y sin contabilizar
Active esta casilla (valor predeterminado) para combinar saldos contabilizados y no
contabilizados en el informe de detalles de cuenta y de transacciones. Si no selecciona
esta opción, FRx mostrará las cantidades contabilizadas y no contabilizadas en líneas
de detalles de cuenta aparte, para cada cuenta que incluya movimientos no
contabilizados.
278
z
Mostrar subrayado antes de los totales
Active esta casilla (valor predeterminado) para presentar una línea de subrayados
antes del total de cada fila en los informes de detalles de cuentas.
Para los informes de detalles de transacciones, active esta casilla para imprimir un
signo de subrayado antes y después del total de cada período, de cada cuenta y de cada
fila.
z
Marcar cuentas sin contabilizar con *
Active esta casilla (valor predeterminado) para indicar los saldos no contabilizados
con un asterisco (*). Si selecciona la opción Combinar importes contabilizados y
sin contabilizars, aparecerá un asterisco en el nivel de detalles de transacciones para
cada transacción no contabilizada. Si no selecciona esta opción, aparecerá un
asterisco a nivel de detalles de cuenta para el saldo de cuenta no contabilizado y a
nivel de detalles de transacciones para todas las transacciones no contabilizadas.
z
Incluir detalle de filas no imprimibles
Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir las filas no imprimibles que
definió en el formato de filas (Control de impresión NP).
z
Ordenar cuentas de LM por código natural
Active esta casilla para clasificar las cuentas por sus segmentos de códigos contables
principales.
z
Suprimir cálculo CBR
Si la disposición de columnas incluye un cálculo de fila BASE, debe especificar una
fila CBR en el formato de filas. Con esta configuración, FRx intentará realizar los
cálculos apropiados en cada fila del estado financiero, independientemente del nivel
de detalle. La opción Suprimir cálculo CBR determina si el cálculo se debe realizar
cuando se selecciona un informe de nivel de detalle de cuenta o de transacciones. Esta
casilla está activada de forma predeterminada, porque puede llevar más tiempo
procesar un informe que abarca muchas cuentas.
Opciones de detalle Subtotal/Filtro de cuenta
Si selecciona Informe financiero en Nivel de detalle, las opciones Subtotal/Filtro de detalle
de cuenta no estarán disponibles. La siguiente lista de opciones están disponibles si
selecciona Sólo cuenta, Financiero y cuenta, Sólo transacción o Financiero y transacción
como el nivel de detalle del informe:
z
Subtotal en segmento
Para realizar un subtotal en un segmento de la cuenta, en el informe de detalles de
cuenta, seleccione este cuadro y seguidamente, introduzca o seleccione el número de
segmento de cuenta en el cuadro debajo de esta casilla de verificación. Los subtotales
sólo afectan la sección detalles de cuenta de un informe.
Cuando usted usa subtotales del Catálogo de informes, puede imprimir el subtotal del
detalle de cuenta o exportar estos datos sin usar el FRx DrillDown Viewer.
279
z
Utilizar filtro de cuentas
Para usar un filtro de subtotal de cuenta, seleccione esta casilla de verificación y
seguidamente introduzca el filtro de cuenta en el cuadro debajo de la casilla de
verificación.
Este filtro se aplica a cada fila, columna e intersección de árbol y le permite ejecutar
un informe de unidades específicas usando un filtro sin cambiar el árbol. O, sin
necesidad de crear un árbol, puede ejecutar un informe para una unidad específica.
Cuando recupera el detalle de cuenta, la aplicación encuentra todos los hijos y nietos y
luego recobra las cuentas de todas estas unidades relacionadas.
Al realizar los subtotales en el catálogo con un árbol, los informes financieros se
exportan por cada nivel del árbol; sin embargo, en lugar de mostrar los detalles de
cuenta de la unidad más baja, los detalles de cuenta se imprimen o exportan desde el
nivel resumen.
Nota: Si genera un informe con un filtro de cuenta, cuando visualice el informe con el
DrillDown Viewer, la opción de subtotales Utilizar filtro de cuentas no estará
disponible.
z
Etiqueta de encabezado
Introduzca un encabezado en su informe que defina el filtro de cuenta que usted usa
para sus subtotales.
Este rótulo de encabezado es muy importante ya que cuando ejecute su informe usando
varios filtros distintos, el rótulo de encabezado identifica el filtro utilizado para elaborar
cada informe.
Opciones de informes de detalles de transacciones
Las siguientes opciones están disponibles para los informes detallados de transacciones:
z
Subtotal por período
Active esta casilla de verificación (valor predeterminado) para imprimir el saldo
inicial, los subtotales del período y el total YTD (ADA-acumulado del año) en la
columna YTD. Si no selecciona esta opción, en el informe se imprimirán sólo el saldo
inicial y el total de YTD.
z
Redondeo de transacción
Active esta casilla para redondear cada transacción en el informe de detalles de
transacciones. Para poder utilizar esta opción, debe seleccionar la opción Redondear
a dólares enteros en la ficha Formato.
280
Ficha Opciones de árbol
Si el informe incluye un árbol de informes, puede controlar la manera en que se presente el
informe con la ficha Opciones de árbol.
Ficha Opciones de
árbol
Figura 7-18: Ventana del Catálogo de informes: Ficha Opciones de árbol
Selección de la unidad de informe
La selección de la unidad de informe permite seleccionar las siguientes opciones:
z
Seleccionar unidades durante la ejecución
Seleccione esta opción para desplegar el árbol de informes (antes de la generación de
informes) para que pueda marcar las unidades de informe que desee incluir en el
informe.
z
Incluir todas las unidades
Use esta opción para incluir automáticamente todas las unidades de un árbol de
informe.
Si especifica una unidad de inicio en la ficha Construcción del informe, FRx
incluirá la unidad de inicio y todas las unidades hijas. Esto genera el mismo resultado
que se obtiene marcando las unidades de inicio y las unidades debajo de ellas cuando
se selecciona la opción Seleccionar unidades durante la ejecución.
z
Incluir número específico de niveles
Use esta opción para indicar el número de niveles que se deben procesar a partir de la
unidad inicial.
z
Niveles inferiores a la unidad inicial
Escriba la cantidad de niveles que desea incluir en el informe. Un nivel representa una
relación padre/hija y dos niveles representa una relación padre/hija/hija.
Este cuadro no aparece atenuado, pero no se puede acceder a él a menos que
seleccione la opción Incluir número específico de niveles.
281
Cortes de página
Existen las siguientes opciones para los saltos de página:
z
Antes de cada unidad de informe
Active esta casilla (valor predeterminado) para comenzar una nueva página en el
informe con cada unidad de informe.
z
No hay saltos de página entre las unidades
Seleccione esta opción para imprimir las unidades de informe sin ningún corte de
página entre las unidades.
z
Usar árbol de informe
Seleccione esta opción para utilizar los cortes de página tal como están definidos en el
de árbol de informes.
z
Reiniciar numeración con cada unidad
Active esta casilla para reiniciar la numeración de páginas en cada unidad de informe
del árbol, dentro de un informe. Si desea numerar todas las unidades de informes
seleccionadas consecutivamente, no seleccione esta opción.
z
Permitir acumulación <1%
Active esta casilla para permitir la acumulación de un importe inferior al 1 por ciento.
Si no selecciona esta opción, una entrada de .25 en la celda Acum.% del árbol de
informes indica que se debe acumular en el padre el 25% de cada fila. Si esta casilla
está activada, una entrada de 0,25 limitaría la acumulación a hasta el 0,25% (un cuarto
del uno por ciento). Para obtener más información, consulte “Creación manual de
árboles de informes” en la página 207.
z
Desactivar seguridad del árbol
Seleccione esta casilla de verificación, para permitir a todos los usuarios visualizar
(drill down) todos los niveles de detalles.
282
Ficha Avanzadas
La ficha Avanzadas contiene varias configuraciones avanzadas. Puede utilizar estas
configuraciones para:
z
Generar un informe de excepciones con el informe
z
Acumular períodos por número o fecha
z
Cambiar las prioridades de procesamiento de los informes
z
Cambiar las prioridades de cálculo
Ficha Avanzadas
Figura 7-19: Ventana Catálogo de informes: Ficha Avanzadas
Informe de excepciones
Hay disponibles las siguientes selecciones:
z
Informar de cuentas que faltan
Active esta casilla para generar un informe de excepciones que muestre los saldos de
la cuenta del libro mayor que no se incluyeron en el informe financiero. FRx utiliza
los números de cuenta más bajos y más altos del formato de filas para determinar las
cuentas ausentes, y luego presenta una lista de aquellas cuentas que no forman parte
del formato de filas pero que sí existen en el libro mayor.
Nota: Si una cuenta ausente es mayor o menor que todas las cuentas en el formato de
filas, no se la incluye en el informe de excepciones.
z
Informar de cuentas duplicadas
Active esta casilla para generar un informe de excepciones que muestre cualquier
cuenta que se haya incluido más de una vez en el informe original. FRx utiliza los
números de cuenta del formato de filas para identificar las cuentas duplicadas.
283
Base de acumulación
Use las siguientes opciones de acumulación:
z
Números de período
Seleccione esta opción (valor predeterminado) para acumular las cuentas por los
números de período en los árboles de informes de múltiples compañías.
z
Fechas del período
Seleccione esta opción para acumular las cuentas por las fechas de período en los
árboles de informes de varias compañías.
Las opciones de Base de acumulación son especialmente útiles para aquellas
compañías que tienen fechas de inicio y fin de períodos y años fiscales diferentes.
N o ta
Cola del informe
Nivel de prioridad
Para cambiar el nivel de prioridad para el procesamiento del informe en el Report Server,
haga clic en la flecha del cuadro Nivel de prioridad y seleccione Alto, Medio o Bajo.
Esta es una función de Report Server y no está disponible en la edición Desktop.
N o ta
Prioridad de cálculos
Están disponibles las siguientes opciones de cálculo:
z
Calcular primero las columnas
Seleccione esta opción para calcular las columnas antes de calcular las filas. Puede
resultar necesario utilizar esta opción si una columna (CALC) se cruza con una fila de
total (TOT) o de cálculo (CAL) y si desea que el cálculo de fila sobrescriba el cálculo
de columna.
z
Calcular primero las filas
Seleccione esta opción (valor predeterminado) para calcular las filas antes de las
columnas. Esta opción funciona mejor con:
z
z
informes con una columna CALC o cálculos sencillos;
formatos de filas y disposiciones de columnas que sólo utilizan operadores
matemáticos sencillos (+ y -).
Otras opciones
Hay disponibles las siguientes opciones:
z
Incluir importes en períodos futuros
Active esta casilla (valor predeterminado) para incluir en las columnas cantidades que
especifican períodos mayores al período base (según se define en el cuadro Fecha de
informe). Si no desea que las cantidades de los períodos futuros aparezcan en el
informe, quite la marca de esta casilla.
284
z
Mostar estado de procesamiento del informe
Active esta casilla (valor predeterminado) para mostrar la ventana de estado de FRx
Reporting Engine durante la generación de informes.
Figura 7-20: Ventana Estado FRx Reporting Engine
z
Advertencia de falta de una unidad
Si esta casilla está activada (valor predeterminado), aparece un mensaje de
advertencia durante el procesamiento de los informes si una columna o fila está
restringida a una unidad de informe y dicha unidad no existe o no estaba seleccionada
en el árbol. Quite la marca de la casilla si desea usar una columna o fila restringida en
otros informes y no quiere ver este mensaje de advertencia.
z
Excluir cuentas inactivas (si está disponible)
Si su sistema OFSI (Open Financial System Interface, interfaz abierta de sistema
financiero) soporta la exclusión de las cuentas inactivas, active esta casilla para
generar informes que excluyan las cuentas inactivas. Como opción predeterminada,
esta casilla está desactivada. Si activa esta casilla y su sistema OFSI no soporta las
cuentas inactivas, sus informes no se verán afectados.
z
Desactivar renovación del libro mayor
Esta opción no está disponible (atenuada) para las interfaces OFSI del libro mayor.
285
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Informes
Ficha Conversión de monedas
Si el informe incluye más de una moneda, use la ficha Conversión de moneda para
establecer las opciones de conversión.
Ficha Conversión
de moneda
Figura 7-21: Ventana Catálogo de informes: ficha Conversión de monedas
Hay disponibles las siguientes opciones de moneda DAX:
z
Origen de tipos de cambio del momento
Este cuadro identifica la base de datos desde donde se toma el tipo de cambio
monetario del momento (diario). Seleccione FRx para utilizar las tablas de conversión
DAX; seleccione OFSI (libro mayor) para extraer los datos de tipo de cambio
monetario del libro mayor.
z
Fuente de tipo de cambio histórico
Este cuadro identifica la base de datos desde donde se toma el tipo de cambio
monetario histórico. FRx es la única opción disponible para Fuente de tipo de
cambio histórico, ya que los tipos de cambio de conversión históricos y los importes
de moneda base se leen en la tabla de tipos de cambio DAX de FRx.
z
Cambiar los cambios promedio
Seleccione esta casilla de verificación para calcular los promedios del tipo de cambio
como (Suma de tipos de cambio / Número de tipos introducidos * Saldo).
Deje esta casilla de verificación en blanco para calcular el promedio de Suma de tipos
de cambio/Nº. de días * Importe).
Informes
Cuando crea un nuevo informe, se seleccionan o se completan automáticamente algunos de
los cuadros, casillas y opciones de la ventana del Catálogo de informes. Si genera un
informe utilizando las configuraciones predeterminadas, el informe mostrará únicamente la
información de resumen para los saldos contabilizados de la fecha del sistema menos un
período (S-1). De forma predeterminada, el informe se genera como archivo de FRx
DrillDown Viewer (XML Mejorado) que se puede visualizar en DrillDown Viewer.
z
Creación de un informe
z
Generación de un informe
z
Impresión de la información del catálogo
286
z
Encadenar informes
z
Duplicación de informes
z
Inclusión de texto adicional en un informe
Creación de un informe
Para crear un informe
1
En Panel de control de FRx haga clic en Catálogo de informes para ver el cuadro
de diálogo Seleccionar catálogo para presentar.
2
Haga clic en Nuevo para ver una ventana nueva de Catálogo de informes.
3
En el cuadro ID Catálogo, introduzca el nombre que desee asignar al informe.
4
En el cuadro que está a la derecha del cuadro ID Catálogo, introduzca una descripción
del informe.
287
5
Observe el código de compañía que aparece en el campo Compañía; ésta es la
compañía predeterminada.
Si
Entonces
El código que se muestra es
para la compañía del informe
Vaya al paso 6.
Si el código que aparece no es
para la compañía del informe:
1 Haga clic en la flecha del cuadro Compañía.
2 En el cuadro de diálogo Seleccionar
compañía para este registro, seleccione el
código de la compañía actual y haga clic en
Aceptar.
3 Vaya al paso 6.
6
7
Haga clic en la flecha de Nivel de detalle y elija una de las siguientes opciones de
detalle para el informe:
Para
Seleccione
Crear un informe financiero
Informe financiero
Crear un informe detallado de
cuenta
Sólo de cuenta
Crear un informe de cuenta y
detallado de cuenta
Crear un informe detallado de
transacción
Crear un informe financiero que
incluya detalles de cuenta y de
transacciones
Financiero y de transacciones
Haga clic en la ficha Provisional y seleccione una de las siguientes opciones de datos
provisionales:
Para
Seleccione
Incluir sólo transacciones y
saldos contabilizados
Usar sólo saldos contabilizados
Incluir todas las transacciones y
saldos contabilizados y no
contabilizados
Provisional: Activid. contab. + no contab.
Incluir transacciones que no se
han contabilizado
Incluir sólo la actividad no contabilizada
288
8
Para cambiar la fecha del informe, haga clic en la flecha Fecha de informe para
acceder al cuadro de diálogo Períodos y fechas.
9
En el cuadro Período base, introduzca el período que desea que utilice el informe.
z
En el campo Año base, introduzca el año fiscal para el informe.
z
Las descripciones Período cubierto y Fecha del informe cambiarán de acuerdo
con las selecciones realizadas anteriormente; puede hacer clic en los cuadros y
editar el texto si es necesario. Este texto aparecerá en el encabezado del informe.
z
Si desea guardar un período base con este informe, haga clic en la flecha del
cuadro Período base predeterminado y seleccione o modifique las opciones que
están disponibles. Para obtener más información, vea Especificación de fechas y
períodos de informes en la página 239.
10 Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Catálogo de informes.
11 En la ficha Construcción del informe, realice las siguientes operaciones:
z
z
En el cuadro de diálogo Formato de filas, elija un formato de filas y haga clic en
Aceptar.
En el cuadro de lista Disposición de columnas, seleccione una disposición de
columnas y haga clic en Aceptar.
12 Para generar el informe con un árbol, seleccione un árbol de informe del cuadro de
lista Árbol de informe y haga clic en Aceptar.
13 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Generación de un informe
Puede generar un informe de dos maneras: en Report Server o localmente en una estación
de trabajo.
Generación de un informe con Report Server
Para generar un informe con Report Server
1
En el menú Archivo, haga clic en Generar... para abrir el cuadro de diálogo Selección
de salida.
289
2
En el cuadro de diálogo Selección de salida realice las siguientes operaciones:
Para
Seleccione
Generar un informe en la
estación de trabajo local
Generar informe localmente
Generar un informe en Report
Server
Generar informe en la cola
Nota: Esta opción sólo está disponible si se ha
instalado el producto Report Server.
3
Para seleccionar la opción de generación predeterminada, seleccione la casilla de
verificación Establecer como predeterminado
4
5
Si el informe incluye un árbol de informes, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccione
las unidades de informe para imprimir.
6
Para seleccionar las unidades de informe que desea generar, realice una de las
z
Pulse la tecla Ctrl mientras selecciona las unidades.
z
Haga clic en Sel. todas
7
290
8
El procesamiento del informe se realiza de acuerdo con la selección de salida del paso
1, de la siguiente manera:
z
Si ha seleccionado generar el informe de forma local, el cuadro de diálogo Estado
del informe muestra un resumen del progreso del informe. Para detener el
procesamiento, haga clic en Cancelar.
Cuando FRx termine de procesar el informe, se abrirá el DrillDown Viewer para
mostrarlo.
z
9
Si ha seleccionado generar el informe en Report Server, aparece el cuadro de
mensaje Catálogos colocados en cola con éxito.
Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana del mensaje y continuar procesando el
informe en Report Server.
Para obtener más información sobre Report Server, consulte la Guía del usuario de
FRx® Report Server 6.7.
Generación de un informe localmente
Para obtener más información sobre Report Server, consulte Guía del usuario de FRx®
Report Server 6.7.
Para generar un informe localmente
1
En la barra de herramientas del catálogo de informes, haga clic en Generar informe
para acceder al cuadro de diálogo Selección de salida.
La opción Generar informe localmente aparece porque Report Server no está
instalado.
2
3
Si el informe incluye un árbol de informes, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccione
las unidades de informe para imprimir.
4
Para seleccionar las unidades de informe a generar, mantenga pulsada la tecla Ctrl
mientras selecciona las unidades, o bien haga clic en Marcar todo.
5
291
6
El cuadro de diálogo Estado del informe aparece con un resumen del progreso del
informe. Para detener el procesamiento, haga clic en Cancelar.
Cuando FRx termine de procesar el informe, se abrirá el DrillDown Viewer para
mostrarlo.
Impresión de la información del catálogo
Para imprimir la información del catálogo
1
En el menú Archivo, haga clic en Imprimir catálogo... para acceder al cuadro de
diálogo Imprimir información de catálogo.
2
3
Para imprimir información
sobre
Haga
Varios informes
Pulse y mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras
selecciona los informes.
Todos los informes
Haga clic en Seleccionar todo.
Seleccione una de las siguientes opciones
z
Para imprimir información de resumen, haga clic en Imprimir resumen.
El informe se imprime en el siguiente formato:
Información del catálogo
ID de catálogo
Fila
Descripción del catálogo
Descripción de la fila
Código de compañía
Columna
Descripción de la columna
Árbol
Descripción del árbol
292
z
Para imprimir información detallada, haga clic en Imprimir detalles.
Los informes se imprimen de forma detallada con el siguiente formato:
Información del
catálogo
Construcción
del informe
Información del
informe
Formato del
informe
ID de catálogo
Fila
Período base
Margen izquierdo
Descripción del
catálogo
Descripción de la
fila
Nivel de detalles
Margen derecho
Código de
compañía
Columna
Provisional
Margen superior
Descripción de la
columna
Tipo de salida
Margen inferior
Árbol
Nombre del
archivo
Orientación
Descripción del
árbol
Encadenado al
catálogo
Escala
Informes de
excepciones
Prioridad de
cálculos
Redondeo
Imprimir
selección
4
Verificar la configuración de impresión.
5
Encadenar informes
Cuando desee generar varios informes a la vez, encadénelos para que se generen uno
después del otro.
Para encadenar informes
1
En Panel de control deFRx haga clic en Catálogo de informes para ver el cuadro de
diálogo Seleccionar catálogo para presentar.
2
En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el ID de
catálogo que desee generar y haga clic en Aceptar.
3
Haga clic en la ficha Salida.
4
Haga clic en la flecha del cuadro Cadena a ID de catálogo.
293
5
En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el ID del
catálogo que desee ejecutar después del informe actual y haga clic en Aceptar.
El ID de catálogo que seleccione aparecerá en el campo Cadena a ID de catálogo.
Siempre que se ejecute el ID de catálogo actual, se ejecutará este informe
inmediatamente después.
En este ejemplo, el
informe CashFlow se
genera
inmediatamente tras
Tran_Dept
6
En la ficha Salida, desactive la casilla Solicitar tipo de salida durante la ejecución.
Esto permite que el informe se procese sin interrupción.
7
Haga clic en la ficha Construcción del informe y seleccione una de las siguientes
opciones:
Si
Entonces
El ID de catálogo actual no
incluye un árbol de informes
Vaya al paso 8.
294
Si
Entonces
El ID de catálogo incluye un
árbol de informes:
1 Haga clic en la ficha Opciones de informe.
2 Haga clic en la ficha Opciones de árbol.
3 En la sección Selección de unidades de
z
z
informe, seleccione una de las siguientes
opciones:
Para procesar todas las unidades del árbol de
informes, haga clic en la casilla de
verificación Incluir todas las unidades.
Para proceder con los niveles de árbol de
informe específicos, haga lo siguiente:
1. Seleccione el cuadro Incluir número
específico de niveles.
2. Introduzca un valor en el cuadro Niveles
inferiores a la unidad inicial.
3. En la ficha Construcción del informe,
seleccione una Unidad de inicio.
Esto permite que el informe se procese sin
interrupción.
z
Para seleccionar unidades específicas antes
de procesar el informe, seleccione el cuadro
Seleccionar unidades durante la
ejecución.
8
9
Haga clic en Buscar.
10 En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el último
informe unido y haga clic en Aceptar.
11 Elija una de las siguientes opciones:
Para
Haga
Agregar otro informe a la
cadena
Repita los pasos 3 a 10 para cada informe que
desee encadenar.
Complete la cadena y ejecute
los informes:
2 Seleccione Generar informe.
3 En el cuadro de mensaje de confirmación,
haga clic en Sí.
Los ID de catálogo se ejecutarán, uno después del otro, en el orden en que se
encadenaron.
295
Duplicación de informes
Configurar un informe exactamente como se desea conlleva mucha dedicación. Sin
embargo, es posible simplificar el proceso duplicando los identificadores de catálogo para
volver a utilizarlos. Si duplica los identificadores de catálogo, podrá utilizar sus propias
definiciones de informes como configuración predeterminada para crear definiciones
nuevas.
Para duplicar un identificador de catálogo
1
En el Panel de control de FRx, haga clic en Catálogo de informes.
2
En el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar, seleccione el informe
que quiere duplicar y haga clic en Aceptar.
3
En el cuadro de control de registros Registros de catálogos, haga clic en Duplicar.
Al hacerlo, se borra el contenido de dos campos de la ficha Salida: ID de catálogo y
Nombre de archivo. Se conservan todas los demás configuraciones del informe
original.
4
En el campo ID de catálogo, introduzca el nuevo nombre para el ID de catálogo.
Cuando introduce un nuevo ID de catálogo, el Nombre de archivo en la ficha Salida
utiliza automáticamente los primeros ocho caracteres del nuevo nombre del ID de
catálogo para generar el nombre de archivo predeterminado.
5
En el campo Descripción del identificador de catálogo, sustituya la descripción
existente por una nueva.
6
Compruebe el código de compañía que aparece en el campo Compañía; ésta es la
compañía predeterminada.
Si
Entonces
El código que se muestra es
para la compañía del informe
Vaya al paso 7.
Si el código que aparece no es
para la compañía del informe:
1 Haga clic en la flecha del cuadro Compañía.
2 En el cuadro de diálogo Seleccionar
compañía para este registro, seleccione el
código de la compañía actual y haga clic en
Aceptar.
7
Revise las definiciones del informe y efectúe los cambios que sean necesarios.
8
Para generar el informe, consulte consulte “Generación de un informe” en la página 289
Inclusión de texto adicional en un informe
La característica Texto adicional le permite agregar entradas de texto adicional en la
columna Texto adicional de la ventana Árboles de informes en la sección encabezados/
pies de página de los informes. Para información sobre cómo crear entradas de Texto
adicional en los árboles de informes, consulte “Adición de texto adicional en las unidades
de informe de un árbol” en la página 219.
296
Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes - Programación del procesamiento de los informes
Para incluir texto adicional en el encabezado o pie de página del informe
1
En la ventana Catálogo de informes, haga clic en la ficha Opciones de página.
2
Haga clic en la ficha Encabezados/pies de página.
3
Seleccione la opción Encabezados de página o Pies de página.
4
Haga clic en la celda Izquierdo, Centro o Derecho para seleccionar la alineación del
texto.
5
Haga clic en la flecha Códigos y seleccione Text[#] en la Unidad de informe
(@UNITT[#]).
Nota: Seleccione la entrada de la unidad de texto indicada con el símbolo #. Por
ejemplo, @UNITT4 indica la cuarta entrada de texto adicional para la unidad de
informe.
6
7
Programación del procesamiento de los informes
Si ha instalado Report Server, puede utilizar la función de programación para programar
los informes para que se procesen una vez o cada hora, día, semana, mes o año. El icono
Programador está disponible en las barras de herramientas de todas las ventanas de Report
Designer. Para obtener información completa sobre la función de programación, consulte
el Capítulo 2 de la Guía del usuario de FRx® Report Server 6.7.
Report Server, que se describe más detalladamente en Guía del usuario de FRx® Report
Server 6.7, es un producto independiente que cumple las funciones de un procesador de
informes de alto rendimiento. Tras instalar Report Server, puede utilizarlos para generar
informes. Esto significa que podrá seguir trabajando en su estación de trabajo local
mientras el Report Server se encarga de ejecutar los informes.
297
Utilización del lenguaje extensible de
presentación de informes comerciales
Capítulo 8
Descripción general del lenguaje extensible
de presentación de informes comerciales
(XBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Cómo incluir elementos XBRL en el formato
de filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Cómo incluir elementos XBRL en la
disposición de columnas . . . . . . . . . . . 305
Selección del tipo de salida XBRL en el
Catálogo de informes. . . . . . . . . . . . . . 307
Definiciones de XBRL . . . . . . . . . . . . . 310
(XBRL)
Microsoft® Business Solutions for Analytics–
FRx® admite la generación de informes
financieros basados en XML utilizando las
especificaciones y taxonomías del lenguaje
extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL) versión 2.0. Pueden
incluirse enlaces de taxonomía XBRL en
formato de filas y crear documentos de
instancia XBRL utilizando FRx® Report
Designer.
Este capítulo incluye una descripción general
del XBRL y explica:
z
Cómo incluir elementos XBRL en el
formato de filas
z
Cómo incluir tipos de columnas de
etiquetas XBRL en las disposiciones de
columnas
z
Cómo seleccionar el tipo de salida XBRL
en el Catálogo de informes
Los términos del lenguaje XBRL comunes se
definen al final del capítulo.
298
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL)
Descripción general del lenguaje extensible de presentación de
informes comerciales (XBRL)
El 15 de noviembre de 2002, el comité de XBRL publicó la especificación y taxonomía del
XBRL 2.0 para la presentación de informes financieros de compañías comerciales e
industriales bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en EE.UU.(US
GAAP). XBRL está diseñado para proporcionar un marco basado en XML que la
comunidad global de información comercial pueda utilizar para crear, intercambiar y
analizar la información de informes financieros, incluida la presentación reglamentaria de
documentos, como los estados financieros anuales y trimestrales, información de libro
mayor y fechas programadas de auditoría. XBRL es un lenguaje de distribución gratuita y
facilita el intercambio automático y la extracción confiable de la información financiera
entre las diversas aplicaciones y tecnologías, incluido Internet.
Con la versión 6.7 de Report Designer, puede incluir etiquetas de elementos XBRL en el
formato de filas enlazando con la taxonomía XBRL versión 2.0 (us-gaap-ci-2003-0707.xsd o una taxonomía personalizada que cumpla con el estándar XBRL versión 2.0 ) y
seleccionando la etiqueta de elemento XBRL adecuada para filas de tipo Enlace a LM, CAL
y TOT. Sólo las filas que están etiquetadas con una etiqueta de elemento XBRL se pasarán
al documento de instancia XBRL. Si la descripción de la fila está en blanco, FRx utiliza la
etiqueta de elemento XBRL de la taxonomía como descripción.
En la disposición de columnas, el tipo de columna XBRL_TAG permite que las etiquetas de
elemento XBRL que se encuentran en el formato de fila se presenten en una columna del
archivo de salida FRx® DrillDown ViewerTM (XML mejorado) .frd. Consulte la Figura 8-1
en la página 309 para ver un ejemplo.
No se han incorporado cambios a la construcción de informe del árbol de informes FRx; no
obstante, para los informes que generan datos basados en los árboles de informes, al
seleccionar el tipo de salida XBRL se crearán documentos de instancias separados para
cada unidad de informe seleccionada en el árbol. Si utiliza el código @ANY de la columna
Compañía del árbol, Report Designer utiliza el nombre de compañía que se especifica en
el Catálogo de informes como la entidad Compañía en el informe XBRL.
El Catálogo de informes incluye el documento de instancia XBRL como selección del tipo
de salida. Cuando XBRL está seleccionado como tipo de salida, cuenta con la opción de
activar o desactivar la función Advertencia de ausencia de etiqueta de elemento cuando el
informe se genera. Cuando se selecciona XBRL como tipo de salida, Report Designer
genera documentos de instancia que incluyen elementos y sintaxis XML.
299
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL)
A continuación, se muestra un ejemplo de salida de documento de instancia XBRL.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
- <group xmlns="http://www.xbrl.org/2001/instance" xmlns:xbrli="http://www.xbrl.org"
xmlns:link="http://www.xbrl.org/2001/XLink/xbrllinkbase"
xmlns:xbrll="http://www.xbrl.org/2001/XLink/xbrllinkbase" xmlns:xsi="http://
www.xbrl.org"
xmlns:XBRL1="C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\us-gaap-ci-200307-07.xsd\XBRL1"
xsi:schemaLocation="C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\us-gaapci-2003-07-07.xsd\XBRL1 C:\Archivos de programa\FRx 6.7\IO_Data\Taxonomy Files\usgaap-ci-2003-07-07.xsd">
- <numericContext id="P1M/2003-02-28/2" precision="18" cwa="false">
- <entity>
<identifier scheme="">Fabrikam Works, Inc.</identifier>
</entity>
- <period>
<startDate>2003-02-01</startDate>
<endDate>2003-02-28</endDate>
</period>
- <unit>
<measure>USD</measure>
</unit>
<scenario>ACTUAL</scenario>
</numericContext>
- <numericContext id="P1M/2003-02-28/3" precision="18"cwa="false">
- <entity>
</entity>
- <period>
<startDate>2003-02-01</startDate>
<endDate>2003-02-28</endDate>
</period>
- <unit>
</unit>
<scenario>Budget_Best</scenario>
</numericContext>
- <numericContext id="YTD/2003-02-28/4" precision="18" cwa="false">
- <entity>
</entity>
- <period>
<instant>2003-02-28</instant>
</period>
- <unit>
</unit>
<scenario>ACTUAL</scenario>
</numericContext>
- <numericContext id="YTD/2003-02-28/5" precision="18" cwa="false">
- <entity>
</entity>
- <period>
<instant>2003-02-28</instant>
</period>
- <unit>
300
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) - Cómo
incluir elementos XBRL en el formato de filas
</unit>
<scenario>Budget_Best</scenario>
</numericContext>
<XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfr-pt_SalesRevenueGrossServices
id="P1M/2003-02-28/2">556272</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices>
id="P1M/2003-02-28/3">486935.55</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices>
id="YTD/2003-02-28/4">1103330</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices>
id="YTD/2003-02-28/5">956676.22</XBRL1:usfr-pt_SalesRevenueGross.usfrpt_SalesRevenueGrossServices></group>
Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas
Para crear un informe para la salida XBRL, es necesario incluir los elementos XBRL en el
formato de filas. Esto implica las siguientes tareas:
z
Crear un enlace con la taxonomía XBRL. La taxonomía US GAAP CI (us-gaap-ci2003-07-07.xsd), es una taxonomía de sólo lectura publicada por el comité de XBRL
y está instalada en el directorio IO_Data\Taxonomy Files con FRx.
z
Agregar etiquetas de elementos XBRL a cada fila de tipo Enlace a LM, CAL y TOT
que se desea incluir en el documento de instancias XBRL. Sólo las filas con etiquetas
de elementos XBRL se incluirán en el documento de instancias.
Recuerde que la salida XBRL no admite la utilización de modificadores de fila FRx en el
formato de filas.
Los formatos de filas que se crean para XBRL versión 1.0 deben actualizarse para
enlazar con la taxonomía de XBRL versión 2.0 para que puedan funcionar
correctamente. Consulte “Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL
2.0” en la página 304.
N o ta
Esta sección incluye información e instrucciones acerca de:
z
Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL
z
Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas
z
Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0
301
Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL
Para crear un enlace con la taxonomía XBRL
1
En el menú Enlace del formato de filas, haga clic en Abrir ventana de enlaces para
mostrar el cuadro de diálogo Enlaces.
2
En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Nuevo.
3
Haga clic en la flecha de Tipo de enlace y seleccione XBRL como el tipo de enlace.
4
En el cuadro Nombre de enlace, escriba el nombre del enlace.
5
Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía XBRL y seleccione el archivo de
taxonomía de us-gaap-ci-2003-07-07.xsd para utilizar la taxonomía estándar.
6
Haga clic en Abrir.
Nota: Los archivos de taxonomía XBRL cuentan con una extensión de archivo .xsd y
el directorio IO_Data\Taxonomy Files contiene un conjunto de archivos de
taxonomía relacionados. Compruebe que selecciona el archivo de taxonomía
principal (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd) o una taxonomía personalizada
compatible con el XBRL versión 2.0. Consulte las notas de versión de service
pack para determinar cuál es el nombre de archivo más actual en caso de que se
haya actualizado el archivo de taxonomía con posterioridad a la creación de
este manual.
7
En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Guardar.
8
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de control de registros Enlaces y volver a la
Aparecerá la nueva columna de enlace, mostrando el nombre del enlace y de la
taxonomía, en la ventana de formatos de filas.
9
Repita los pasos del 1 al 8 para cada taxonomía que desee incluir en el formato de
filas. Cada columna XBRL Link corresponde a un archivo de taxonomía.
Nota: Además de la taxonomía us-gaap-ci estándar, puede incluir una o más
taxonomías personalizadas en el formato de filas. Sólo puede enlazar a una
taxonomía desde una fila determinada.
10 Cuando termine de agregar los enlaces XBRL, haga clic en Cerrar.
302
Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas
Una vez ha seleccionado la taxonomías necesarias, puede agregar etiquetas de elementos
XBRL a las filas. Las etiquetas de elementos XBRL se pueden aplicar a las filas de tipo
Enlace a LM, CAL y TOT. Sólo las filas con una etiqueta de elemento XBRL se pasarán al
documento de instancias, de modo que es importante etiquetar todas las filas necesarias.
Si la celda Descripción de la fila está en blanco, se utilizará el rótulo de la etiqueta de
elemento XBRL procedente de la taxonomía para la descripción; sin embargo, si ya existe
una Descripción, permanecerá tal cual.
Al hacer doble clic en la celda Enlazar a taxonomía XBRL de la fila, se abre el cuadro de
diálogo de zoom Etiqueta de elemento XBRL. La taxonomía presenta un árbol que
muestra tanto el rótulo del elemento XBRL como la etiqueta de elemento XBRL. Para
expandir los nodos del árbol de taxonomía y profundizar en el mismo hasta la etiqueta de
elemento XBRL adecuada, haga clic en el símbolo de expansión (+). A medida que vaya
pasando de una fila a otra en la columna XBRL Link, el árbol enfocará con zoom en el
último nodo resaltado antes de que se cerrara el árbol, de modo que pueda seleccionar la
siguiente etiqueta sin tener que volver a profundizar en el árbol de la taxonomía.
El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por cada fila Enlace a LM,
CAL o TOT. Si intenta introducir más de una etiqueta en una fila, FRx generará un mensaje.
Puede elegir sobrescribir la etiqueta existente con la nueva o cancelar la nueva entrada de
etiqueta.
Nota: para utilizar una etiqueta de elemento XBRL en una fila CAL o TOT, seleccione
primero el formato CAL o TOT (código de formato) y agregue la etiqueta de elemento
N o ta
XBRL.
Para agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas
1
En la ventana Formato de filas, haga doble clic en la celda de la columna Enlazar a
taxonomía XBRL para mostrar el zoom Etiqueta de elemento XBRL.
2
Haga clic en el símbolo de expansión (+) del rótulo del elemento XBRL para expandir
el nodo del árbol.
3
Seleccione la etiqueta de elemento XBRL de la fila y haga clic en Aceptar.
303
4
Repita los pasos del 1 al 3 para cada fila que requiera una etiqueta de elemento XBRL.
Nota: El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por fila. Si
intenta agregar una segunda etiqueta, el sistema mostrará el mensaje: “Esta fila
ya contiene una etiqueta XBRL. ¿Desea sobrescribirla?” Haga clic en Sí para
sobrescribir la etiqueta antigua con la nueva. Haga clic en No o en Cancelar
para dejar intacta la etiqueta anterior.
Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL 2.0
Cualquier formato de fila que cree en FRx® Financial Reporter 6.5 con enlaces a la
taxonomía de XBRL versión 1.0 necesita una actualización antes de utilizar el archivo de
taxonomía nuevo, las etiquetas de elemento y el esquema de datos de XBRL 2.0.
Para actualizar enlaces XBRL en formatos de filas existentes
1
En la ventana Formato de filas, abra un formato de fila existente que contenga enlaces
XBRL.
2
En el menú Enlace del formato de filas, haga clic en Abrir ventana de enlaces para
mostrar el cuadro de diálogo Enlaces.
3
En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Buscar y localice el enlace
XBRL actual en el cuadro de diálogo Buscar enlace.
4
En el cuadro Nombre de enlace, acepte el nombre asignado por FRx o introduzca
otro nombre que identifique el enlace.
5
Haga clic en la flecha Archivos de taxonomía XBRL y seleccione el archivo de
taxonomía de XBRL versión 2.0 (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd).
Nota: Los archivos de taxonomía XBRL cuentan con una extensión de archivo .xsd y
el directorio IO_Data\Taxonomy Files contiene un conjunto de archivos de
taxonomía relacionados. Compruebe que ha seleccionado el archivo de
taxonomía principal (us-gaap-ci-2003-07-07.xsd). Consulte las notas de versión
de service pack para determinar cuál es el nombre de archivo más actual en
caso de que se haya actualizado el archivo de taxonomía con posterioridad a la
creación de este manual.
6
En el cuadro de control de registros Enlaces, haga clic en Guardar.
7
Repita los pasos del 1 al 6 para cada taxonomía que desee incluir en el formato de
filas. Cada columna XBRL Link corresponde a un archivo de taxonomía.
304
incluir elementos XBRL en la disposición de columnas
8
En la ventana Formato de fila, haga doble clic en la celda de la columna Enlazar a
taxonomía XBRL para mostrar el zoom Etiqueta de elemento XBRL.
9
Haga clic en el símbolo de expansión (+) del título del elemento XBRL para expandir
el nodo del árbol.
10 Seleccione la etiqueta de elemento XBRL de la fila y haga clic en Aceptar.
11 Repita los pasos del 8 al 10 para cada fila que requiera una etiqueta de elemento
XBRL.
Nota: El formato de filas sólo admite una etiqueta de elemento XBRL por fila. Si
intenta agregar una segunda etiqueta, el sistema mostrará el mensaje: “Esta fila
ya contiene una etiqueta XBRL. ¿Desea sobrescribirla?” Haga clic en Sí para
sobrescribir la etiqueta antigua con la nueva.
Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas
En los informes XBRL, puede diseñar la disposición de columnas como se describe en el
Capítulo 5, “Creación de disposiciones de columnas” en la página 139 teniendo en cuenta
las siguientes limitaciones:
z
Se admiten únicamente las columnas LM y FRx Forecaster (presupuesto) en los datos
financieros en la disposición de columna de los informes XBRL.
Atención: Si utiliza columnas Forecaster en un informe FRx, estas columnas no
tendrán fechas válidas en la salida XBRL.
z
La configuración de moneda en las filas de detalles Código de moneda y
Presentación de moneda sustituye la moneda funcional para la compañía
seleccionada en el Catálogo de informes. Si no se especifica moneda en la disposición
de columnas y no se ha definido la moneda funcional para la compañía seleccionada,
la unidad de medida de la moneda aparecerá en blanco en el documento de instancia
XBRL. Si desea obtener información acerca de la moneda funcional para una
compañía, consulte “Introducción y edición de la información de compañía” en la
305
incluir elementos XBRL en la disposición de columnas
En la disposición de columnas se puede incluir el tipo de columna XBRL_TAG para mostrar
la etiqueta de elemento XBRL que se incluye en el formato de filas de un informe que se
genera como archivo .frd (XML mejorado de DrillDown Viewer). XBRL_TAG no se
pasará de la disposición de columnas al documento de instancias XBRL.
Para incluir el tipo de columna XBRL_TAG en la disposición de columnas
1
En la ventana Disposición de columnas, haga doble clic en la fila Detalles de columna
Tipo de la columna para la que desea que tenga el tipo de columna XBRL_TAG, para
mostrar el zoom Seleccione el tipo de columna.
2
Seleccione el tipo de columna XBRL_TAG en la lista.
3
Se agregará el tipo de columna XBRL_TAG a la disposición de columnas.
mrk
4
Guarde la disposición de columnas con un nombre y descripción exclusivos.
306
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes
Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes
En el Catálogo de informes se puede seleccionar XBRL como un tipo de salida. Si se ha
rellenado correctamente el formato de filas con los tipos Enlace a LM, CAL o TOT y las
etiquetas de elementos XBRL, y si el informe produce datos, FRx generará un documento
de instancias XBRL con la extensión de archivo .xml
Las opciones XBRL del Catálogo de informes permiten seleccionar o deseleccionar la
opción Etiqueta de advertencia de falta de un elemento. Cuando se selecciona esta
opción, FRx genera un mensaje de advertencia cada vez que se encuentra una fila Enlace
a LM, CAL o TOT que no contiene una etiqueta de elemento XBRL. Desde el cuadro de
mensaje de la advertencia, es posible desactivar la presentación de otras advertencias.
En el Catálogo de informes, compruebe que aparecen el código de compañía y el nombre
de compañía en los cuadros Compañía. La compañía predeterminada aparece en este lugar,
como se haya configurado en el cuadro de diálogo Información de la compañía, salvo que
se haya seleccionado una compañía diferente. Si no aparece ningún nombre de compañía
en este espacio, el nombre de la compañía (entidad del identificador) aparecerá en blanco
en el documento de instancia XBRL.
Debe seleccionar Sin redondeo en la ficha Opciones de informe, Formato del Catálogo
de informes.
Los documentos de instancias XBRL se generan en forma diferente para informes con o sin
árboles, tal como se describe en las siguientes situaciones:
z
Si un informe que no dispone de árbol produce datos, se creará un documento de
instancia utilizando el nombre del archivo indicado en el campo Nombre del archivo
del Catálogo de informes.
z
Si un informe con un árbol produce datos, se creará un documento de instancia
separado para cada unidad seleccionada para la presentación de informes. Para los
nombres de archivo de los documentos de instancias se utilizará el nombre indicado
en el campo Nombre del archivo del Catálogo de informes, además del título o
descripción de la unidad procedente del árbol. Si existe más de una unidad con el
mismo título o descripción en un árbol, se incrementará el nombre con un número para
cada caso, creándose así nombres de archivo exclusivos. Por ejemplo, Denver-Ventas,
Denver-Ventas1, Denver-Ventas2 y así sucesivamente.
z
Si se genera un informe con un árbol y existe al menos una unidad seleccionada en el
árbol que produce datos, se creará un documento de instancia para cada unidad
seleccionada, independientemente de que la unidad produzca o no datos. Los
documentos de instancia para las unidades que no producen datos se generarán con
importes de valor cero en las etiquetas de elementos.
z
Si se genera un informe con o sin un árbol y no produce datos, no se creará ningún
documento de instancias y FRx mostrará el mensaje “Este informe no ha producido
datos. No se creará el documento de instancias.”
z
Si se genera un informe con o sin un árbol y produce datos, para cualquier fila que
tenga una etiqueta de elemento XBRL, pero que no tenga asignado el tipo de filas
Enlace a LM, CAL o TOT, aparecerá un importe de cero en el documento de instancia.
307
z
z
Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL
Para seleccionar el tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes
1
En el cuadro Compañía, seleccione el código de la compañía para el informe.
El nombre de la compañía seleccionada aparece en el cuadro a la derecha del código
de la compañía. Se trata del nombre de la compañía que aparece en el documento de
instancia XBRL.
Nombre de compañía que aparece en el documento de instancia XBRL
2
En la ventana Catálogo de informes, haga clic en la ficha Salida.
3
En la ficha Opciones de salida, haga clic en la flecha de Salida y seleccione XBRL
de la lista de opciones de salida.
4
En las Opciones XBRL, seleccione Etiqueta de advertencia de falta de un
elemento para mostrar un mensaje de advertencia cada vez que se encuentre una fila
Enlace a LM, CAL o TOT que no contenga una etiqueta de elemento XBRL.
Nota: La opción Etiqueta de advertencia de falta de un elemento está activada de
forma predeterminada. Para que no se muestren las advertencias de ausencia de
etiqueta de elemento durante la ejecución del informe XBRL, desactive la
casilla de verificación.
5
Haga clic en el separador Opciones de informe.
6
En la ficha Opciones de informe, haga clic en la ficha Formato.
7
En Redondeo de importes, seleccione Sin redondeo.
8
En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
308
Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL
Los documentos de instancia no se pueden presentar en DrillDown Viewer; sin embargo,
se pueden mostrar las etiquetas de elemento XBRL del formato de filas en los informes que
se generan en formato de archivo .frd (XML mejorado de DrillDown Viewer). Para que las
etiquetas de elementos XBRL se muestren satisfactoriamente en DrillDown Viewer, el
formato de filas y la disposición de columnas deben ajustarse a los siguientes requisitos:
z
El formato de filas debe contener filas de tipo Enlace a LM, CAL o TOT con etiquetas
de elementos XBRL.
z
La disposición de columnas debe contener el tipo de columna XBRL_TAG.
Cuando se selecciona FRx DrillDown Viewer (XML mejorado) como tipo de salida en el
Catálogo de informes, FRx crea un archivo con la extensión .frd, que se puede presentar en
DrillDown Viewer.
Mostrar un ejemplo
El siguiente ejemplo (Figura 8-1:), basado en la disposición de columnas en página 306,
muestra las Descripciones, los Importes de LM y las etiquetas de elementos XBRL como
aparecen en el archivo .frd en DrillDown Viewer. La salida .frd corresponde al ejemplo de
salida de documento de instancia XBRL en página 300.
Figura 8-1: Etiquetas de elementos XBRL en DrillDown Viewer
309
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Definiciones de XBRL
Definiciones de XBRL
Término XBRL
Definición
XBRL
Lenguaje extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL), que es una especificación abierta que
utiliza las etiquetas de datos basadas en XML para describir
los estados financieros de compañías públicas y privadas.
Documento de
taxonomía XBRL
Un documento de taxonomía XBRL es un archivo de
esquema XML que describe un conjunto de conceptos
utilizados en la preparación de un documento de instancia
XBRL. Un documento de taxonomía puede ser una
taxonomía XBRL (p. ej., US GAAP CI) o una taxonomía
personalizada que se crea conforme a las especificaciones
XBRL. Las taxonomías personalizadas permiten extender
las taxonomías XBRL para abarcar los aspectos específicos
de una compañía o industria que no están contemplados en
las taxonomías XBRL.
Taxonomía
La taxonomía XBRL es un sistema de clasificación de los
elementos de datos para la presentación de informes
comerciales y financieros. Las taxonomías XBRL se
pueden considerar extensiones del esquema XML.
Documentos de
instancias
Los documentos de instancias contienen datos. Un
documento de instancias XBRL contiene datos contables,
financieros u otros datos relacionados con los negocios (por
ejemplo, un estado financiero emitido por una compañía),
expresados mediante la sintaxis y taxonomía XBRL. Son
ejemplos de documentos de instancias los estados
financieros de una compañía o cualquier parte de ellos,
expresados en XBRL, y un archivo HTML con varios
elementos XBRL incrustados.
Elemento
El elemento hace referencia a un elemento XML, pero
también a un “hecho” o parte de información que la
taxonomía describe. Por ejemplo,
“activoNoActual.bienesEquipoPlantaNeto” constituye un
elemento.
Tabla 8-1: Términos y definiciones de XBRL
310
Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Definiciones de XBRL
Término XBRL
Definición
Nombres de elementos
Los nombres de elementos constan de dos partes separadas
por un punto, utilizando las convenciones camel de
mayúsculas (UCC) y minúsculas (LCC) de un máximo de
80 caracteres. La lógica para crear nombres de elementos
de esta manera se explica en la especificación XBRL 2.0
con fecha 15 de noviembre de 2002. Por ejemplo,“usfrpt_balanceSheet.usfr-pt_assets” es el nombre de un
elemento.
Tabla 8-1: Términos y definiciones de XBRL (continúa)
311
Utilización de la conversión de
moneda de FRx
Capítulo 9
Administración de conversión de moneda de
FRx: descripción general . . . . . . . . . . . 313
Conversión de monedas de FRx® es una
función de FRx® Report Designerque se
licencia por separado.
Configuración del sistema FRx para la
conversión de monedas. . . . . . . . . . . . 314
Este capítulo describe cómo:
z
Configurar Report Designer para activar la
función Conversión de monedas e incluir
la especificación de la ubicación de
archivo de la base de datos DAX de tipo de
cambio
z
Diseño de informes Conversión de
monedas
z
Ajuste de la configuración Conversión de
monedasen el catálogo de informes
Diseño de informes de conversión de
monedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Para obtener información sobre la
administración de Conversión de monedas,
consulte Guía del administrador de FRx®
312
Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Administración de conversión de moneda de
FRx: descripción general
Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general
Mientras que muchos libros mayores anfitriones proporcionan algún tipo de conversión de
moneda, pocos ofrecen la compleja conversión de monedas que necesitan las empresas.
Microsoft® Business Solutions for Analytics–FRx®ofrece un método completamente nuevo
de realizar conversiones de moneda de forma automática y dinámica a través de una o más
entidades, monedas y sistemas de libro mayor. Este nuevo método recibe el nombre de
DAX (Sistema de Conversión de Moneda Dinámico Automático).
DAX trabaja con varios sistemas que son anfitriones, todos con varios niveles de
complejidad. Mientras que algunos sistemas de contabilidad almacenan los tipos de cambio
monetario que utiliza FRx, otros sistemas no ponen a disposición ninguna tasa de
conversión, por lo que es necesario guardar las tasas en tablas de FRx. DAX puede extraer
la información tanto del libro mayor (a través de OFSI) como de las tablas que se mantienen
dentro de FRx.
FRx usa un servidor OLE para proporcionar interfaces estándar de FRx a los datos del
sistema financiero. El FRx Open Financial Systems Interface (OFSI) proporciona una
interfaz común a los datos del sistema financiero independientemente del sistema
financiero subyacente.
N o ta
Los objetivos principales de la conversión de moneda en FRx son:
z
Consolidación de una filial extranjera: si una compañía tiene una filial que mantiene
sus registros financieros en una moneda distinta a la moneda principal de la empresa
madre, los datos financieros de la filial deben convertirse a la moneda de la empresa
madre antes de poder consolidar las cantidades. Por ello, si una unidad padre de un
árbol de FRx utiliza una moneda distinta que la de uno de sus hijos, todas las
cantidades del informe del hijo deberán convertirse a la moneda del padre antes de
poder resumir las cantidades al padre.
z
Cambio a una moneda diferente: si se necesita que un estado financiero se presente en
una moneda distinta a la principal de una unidad de informe, las cantidades deberán
convertirse a la moneda alternativa.
FRx incluye una tabla de definición de moneda que está poblada con todas las monedas
definidas por el estándar ISO (4217:1995). La tabla contiene la precisión numérica de cada
moneda. La lista de códigos ISO predeterminada tiene fecha de 9/10/03. Compruebe las
notas de versión del producto FRx para obtener información sobre las actualizaciones
disponibles para esta tabla.
Los usuarios pueden mantener tipos de cambio monetario en las tablas de Mantenimiento
de tasas de FRx si el sistema contable de una compañía no contiene la información
apropiada. Las tablas de Mantenimiento de tasas contienen las tasas de cambio entre un
número ilimitado de monedas y una única moneda base/fundamento. Esta moneda base/
fundamento es la moneda en la que se basan todas las demás monedas. Para las empresas
con sede en EE.UU. la moneda base será el dólar norteamericano; para las compañías
europeas se utilizará el euro. Muchas empresas querrán mantener dos tablas de tasas de
cambio si utilizan el euro como base para todas las conversiones europeas y el dólar para
las conversiones no europeas. Para obtener más información acerca del mantenimiento de
los tipos de cambio monetario, consulte el Capítulo 3, “Administración de la conversión de
monedas” de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
313
Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Configuración del sistema FRx para la
conversión de monedas
Es necesario configurar el sistema FRx antes de poder utilizar la función de conversión de
monedas para generar informes.
Una vez que haya preparado los valores del sistema, puede activar la Conversión de
monedas DAX y luego utilizar los códigos de conversión de sus formatos de filas y
disposiciones de columnas para generar informes de FRx. En el catálogo de informes,
puede seleccionar estos formatos de filas y disposiciones de columnas como las
construcciones de los informes para los informes de conversión de moneda, seleccionar las
tablas DAX que hay que utilizar y definir el método para calcular el promedio de los tipos
de cambio de moneda. Para obtener más información sobre el cálculo de los promedios de
los tipos de cambio, consulte “Selección del método de cálculo del tipo de cambio
promedio” del Capítulo 3 de la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas
El Administrador de FRx debe configurar algunos parámetros del sistema para la función
de conversión de monedas. Compruebe si se han establecido los siguientes elementos antes
de utilizar la función de conversión de monedas para generar informes de FRx:
z
Establezca la Moneda funcional en el cuadro de diálogo Información de compañía.
z
Establezca la ruta de acceso al archivo de conversión de monedas DAX en el cuadro
de diálogo Información de la compañía.
z
Establezca la ruta de acceso al archivo de conversión de monedas DAX en el cuadro
de diálogo Preferencias del sistema.
z
Introduzca los tipos de cambio monetario en la ventana Mantenimiento de
Conversión de Monedas FRx.
N o ta
Si la licencia FRx incluye la función de conversión de moneda, los cuadros de diálogo
Información de la compañía y Preferencias del sistema cuentan con campos
adicionales para la selección de la ruta al archivo de conversión de monedas DAX.
Para obtener instrucciones detalladas sobre la configuración de Report Designer para la
conversión de monedas, consulte el Capítulo 3 de la Guía del administrador de FRx®
314
Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx - Diseño de informes de conversión de
monedas
Diseño de informes de conversión de monedas
Para incorporar la conversión de monedas en los informes FRx:
z
Seleccione los códigos de formato de conversión de monedas en la ventana Formato
de filas
z
Identifique las monedas para mostrar en la ventana Disposición de columnas
z
Especifique la fuente del tipo de cambio monetario en la ficha Conversión de
monedas de la ventana Catálogo de informes
Esta sección explica cómo utilizar selecciones de conversión de monedas en cada uno de
las construcciones de los informes del informe.
z
Activación de la conversión de monedas DAX
z
Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas
z
Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas
z
Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas
z
Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes
Activación de la conversión de monedas DAX
Active la conversión de monedas DAX desde el menú Disposición de columnas antes de
utilizar las funciones de conversión de monedas en la disposición de columnas. También
deberá activar DAX antes de ejecutar un informe de conversión de monedas.
Para activar la conversión de monedas DAX en la disposición de columnas
1
En la barra de menú de la ventana Disposición de columnas, seleccione Conversión
de monedas.
2
Haga clic en Activar conversión de monedas DAX para activar la casilla de
verificación.
Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas
Al introducir la información del formato de filas, deberá seleccionar los códigos de
conversión de moneda adecuados para las filas del informe que requieran convertir la
moneda de la transacción a la moneda del informe. La siguiente figura muestra los códigos
de formato disponibles en la columna Cód. fmto. de la ventana Formato de filas.
Figura 9-1: Códigos del formato de filas
315
monedas
Una vez haya seleccionado un código de formato de conversión de moneda, FRx utiliza este
código para todas las filas siguientes, hasta que se encuentre un código de formato distinto.
Por ejemplo, si tiene 10 cuentas de activos que se van a convertir utilizando el tipo de
cambio del momento, sólo tendrá que seleccionar CCSPOT en la primera fila, y todas las
filas siguientes aplicarán el código de formato CCSPOT.
Los siguientes códigos de formato de filas de conversión de moneda están disponibles si la
licencia de FRx incluye la función de conversión de monedas:
CCHIST - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda
utilizando la tasa histórica de la tabla de conversión de monedas. La tasa histórica se suele
utilizar para filas que muestran activos no corrientes, como activos fijos, inventario o
acciones de capital. Cuando utiliza el código de formato CCHIST, también debe especificar
un ID de tasa histórica como el tipo que corresponde a la columna D del formato de filas.
El nombre de la carpeta Tasa histórica de la ventana Mantenimiento de conversión de
monedas FRx es el ID de la tasa histórica. Cuando utiliza tipos de cambio históricos en el
formato de filas, FRx compara las sumas en las tablas de conversión histórica con los datos
correspondientes del libro mayor para la cuenta de LM y muestra un error de "Fuera de
balance" si los importes no coinciden.
CCAVG - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda
utilizando el tipo de cambio promedio para un rango de fechas de la tabla de conversión de
monedas. El tipo de cambio promedio se utiliza por lo general para filas de ingresos en el
informe. Cuando utiliza el código de formato de filas CCAVG, también debe especificar un
tipo de promedio (AVGDAILY, AVGWEEKLY o AVGMONTHLY) como el tipo que
corresponde a la columna D de la fila. El administrador de FRx debe seleccionar el método
de cálculo de los promedios del tipo de cambio en la tabla FRxRates.DAX. Para obtener
más información sobre el cálculo del promedio del tipo de cambio, consulte “Selección del
método de cálculo de tipo de cambio promedio” en el Capítulo 3 de la Guía del
administrador de FRx® Report Designer 6.7.
CCSPOT - Este código le indica a FRx que debe realizar una conversión de moneda
utilizando la tipo de cambio del momento (diario) de la tabla de conversión de monedas. Si
no existe fecha actual que se corresponda con la fecha del informe, FRx utiliza la fecha más
cercana anterior a la fecha del informe. La tasa de cambio del momento se utiliza por lo
general para las cuentas de efectivo.
CCX - Este código suprime cualquier conversión para esta fila y mantiene su validez hasta
que se encuentre un código de moneda diferente.
316
monedas
La siguiente figura muestra un ejemplo de códigos de formato de conversión de moneda en
un formato de filas. Observe que el código de tasa histórica (CCHIST) necesita un ID de
tasa histórica para identificar la tasa relacionada en la columna D.
Código de tipo
de cambio del
momento
Códigos de tasa
histórica
Figura 9-2: Ventana Formato de filas con códigos de tipos de cambio histórico y actual
En la figura siguiente, el código de formato de filas promedio (CCAVG) en la fila 1540
requiere la selección de la tasa promedio en la columna D.
Código de tipo de
cambio promedio
Figura 9-3: Ventana Formato de filas con códigos de tasas históricas y promedios
317
monedas
Ajustes de conversión de monedas
Un ajuste de conversión de monedas es necesario cuando algunos saldos se conviertan a
una tipo de cambio del momento y otros a un tipo de cambio histórico o promedio.
En la fila 1720 de la Figura 9-3, la fórmula de la fila de ajuste de conversión de monedas
corregirá el estado de fuera de balance entre los activos, débitos y capital. La fórmula
sustrae el total de los Activos fijos netos de la fila 910 (como se muestra en Figura 9-2) de
la suma del capital social de la fila 1660 y de los débitos totales de la fila 1420.
Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas
Puede incluir importes en moneda internacional en los informes de FRx especificando el
código de moneda en la disposición de columnas. Los importes de LM que se muestran en
el informe se pueden mostrar en la moneda de transacción original o en una moneda
convertida, según se registren las transacciones de monedas internacionales en su libro
mayor.
Cuando se activa la conversión de monedas DAX, la fila de detalles Presentación de
moneda de la Disposición de columnas se puede utilizar de dos formas:
N o ta
z
En las columnas de tipo LM, utilice la fila de detalles Presentación de moneda para
especificar si debe mostrarse el importe de origen o el importe convertido en el
informe.
z
En las columnas de tipo TCURX, utilice la fila de detalles Presentación de moneda
para mostrar el tipo de cambio para una determinada moneda del informe.
La fila de detalles Presentación de moneda funciona de manera diferente cuando la
conversión de monedas DAX no esta activada. Para un informe multimoneda FRx
normal, consulte “Cuando cree informes con varias monedas, puede utilizar tres
funciones en la disposición de columnas.” en la página 170.
El ejemplo en Figura 9-4 muestra el código para los euros (EUR), tipo TCURX en la
columna C. El informe resultante muestra el tipo de cambio para los euros en esa columna.
El ejemplo utiliza el código para los euros, tipo LM de la columna D. El informe resultante
muestra los importes en euros en esa columna.
318
monedas
Figura 9-4: Códigos de moneda en la ventana Disposición de columnas
Active la Conversión de monedas DAX desde el menú Disposición de columnas antes
de utilizar las funciones de conversión de monedas en el formato de filas o la
disposición de columnas. También deberá activar DAX antes de generar un informe
que incluya la función de conversión de monedas.
N o ta
Para seleccionar la moneda que aparece en la disposición de columnas
1
Desde el Panel de control de Report Designer, haga clic en el icono Disposiciones
de columnas.
Aparecerá una lista de las disposiciones de columnas disponibles, en el cuadro de
diálogo Abrir columna.
2
Haga doble clic en una disposición de columnas para ver la disposición de columnas
seleccionada en la ventana Disposición de columnas.
3
En el menú Conversión de monedas de la Disposición de columnas, seleccione
Activar conversión de monedas DAX.
Nota: Para que FRx reconozca los códigos de moneda en la disposición de columnas y
el formato de filas, es necesario activar la conversión de monedas en el
correspondiente menú de la ventana Disposición de columnas.
4
Para mostrar los importes de LM en la moneda convertida, haga doble clic en la celda
de la fila de detalles Presentación de moneda de la columna de tipo LM y seleccione
el código de moneda en la lista que aparece.
5
Para mostrar los tipos de cambio monetario en el informe, haga doble clic en la fila de
detalles Presentación de moneda de la columna de tipo TCURX y seleccione el
código de moneda en la lista que aparece.
6
En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar los cambios en la disposición
de columnas actual o haga clic en Guardar como para guardar la disposición de
columnas modificada con un nombre nuevo.
319
monedas
Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas
En los sistemas contables que admiten más de un tipo de cambio por moneda, FRx se utiliza
la ID de subtipo de cambio de la Disposición de columnas para leer la información del tipo
de cambio correspondiente del libro mayor.
La ID de subtipo de cambio se puede utilizar conjuntamente con un código de presentación
de monedas en las columnas LM o en las que tengan el código de conversión TCURX.
Si el sistema contable acepta más de un tipo de cambio por moneda, siga estos pasos para
incluir los datos de subtipo de cambio en la disposición de columnas.
Para utilizar una ID de subtipo de cambio en la disposición de columnas
1
Desde el Panel de control de Report Designer, haga clic en el icono Disposiciones
de columnas.
Aparecerá una lista de las disposiciones de columnas disponibles, en el cuadro de
diálogo Abrir columna.
2
Haga doble clic en una disposición de columnas para ver la disposición de columnas
seleccionada en la ventana Disposición de columnas.
3
En el menú Conversión de monedas de la Disposición de columnas, seleccione
Activar conversión de monedas DAX.
Nota: Para que FRx reconozca los códigos de moneda en la disposición de columnas y
el formato de filas, debe activar la conversión de monedas en el menú
correspondiente de la ventana Disposición de columnas.
320
monedas
4
Para
Haga
Utilizar el ID de subtipo
de cambio en una
columna de tipo LM
1 Haga doble clic en la celda en la fila de
detalles Presentación de moneda de
la columna de tipo LM y seleccione el
código de moneda de la lista que
aparece.
2 Introduzca la ID de subtipo de cambio
en la fila ID de subtipo de cambio.
Nota: El código identifica la ID de
subtipo de cambio que se debe leer del
libro mayor.
Utilizar el ID de subtipo
de cambio en una
columna de código de
detalles de
transacciones TCURX
1 Haga doble clic en la celda en la fila de
detalles Presentación de moneda de
la columna de tipo TCURX y
seleccione el código de moneda de la
lista que aparece.
2 Introduzca la ID de subtipo de cambio
en la fila ID de subtipo de cambio.
Nota: El código identifica la ID de
subtipo de cambio que se debe leer en el
libro mayor, con objeto de incluir el tipo
de cambio monetario en la disposición de
columnas.
5
En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes
En la ventana Catálogo de informes, puede seleccionar las construcciones de los informes
para su informes que utilizarán la función de conversión de monedas. Al utilizar formatos
de filas y disposiciones de columnas que incluyan selecciones de conversión de monedas,
puede generar un informe que muestre los importes en una moneda extranjera, la moneda
base de los informes, o ambas monedas. Las demás selecciones que haga desde las fichas
del Catálogo de informes afectarán a la precisión de los cálculos del promedio del tipo de
cambio Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo trabajar con el Catálogo de
informes, consulte el Capítulo 7, “Descripción del catálogo de informes,” en la Guía del
usuario de FRx® Report Designer 6.7. Para obtener una explicación detallada de los
métodos de cálculo de los tipos de cambio promedio, consulte el Capítulo 3,
“Administración de la conversión de monedas,” en la Guía del administrador de FRx®
321
monedas
Mostrar un ejemplo
Figura 9-5 muestra la ficha Conversión de monedas de la ventana Catálogo de informes.
Figura 9-5: Ventana Catálogo de informes: ficha Conversión de monedas
Selección de las fuentes de tipo de cambio
Si su licencia de FRx incluye la función de conversión de monedas, la ficha Opciones de
informe incluye una subficha llamada Conversión monetaria. Desde la ficha Conversión
monetaria, puede indicarle a FRx qué origen de tipos de cambio del momento e históricos
debe utilizar para la conversión de moneda. La fuente que seleccione dependerá de su
sistema contable.
Dispone de dos opciones de Origen de tipos de cambio del momento: FRx y OFSI.
z
Si el libro mayor almacena un tipo de conversión junto con los importes y la interfaz
FRx del libro mayor puede leer los datos de tipo de conversión, seleccione OFSI como
Origen de tipos de cambio del momento. A continuación, FRx leerá los tipos de
conversión del libro mayor para calcular las conversiones de moneda.
z
Si el libro mayor no almacena tipos de conversión o si FRx no puede extraer datos de
tipo de conversión, seleccione FRx como Origen de tipos de cambio del momento
para obtener los tipos de cambio de la tabla de tipo de cambio DAX de FRx.
FRx es la única opción disponible para Fuente de tipo de cambio histórico, ya que los
tipos de cambio de conversión históricos y los importes de moneda base se leen en la tabla
de tipos de cambio DAX de FRx.
Selección del método de cálculo de tipo de cambio promedio
Si el formato de filas del informe utiliza un código de formato de filas CCAVG, especifique
uno de los siguientes métodos para calcular el tipo de cambio promedio:
z
Para utilizar el número de tipos de cambio como el denominador para calcular los
promedios, seleccione la casilla de verificación Usar (Suma de tipos de cambio/
Número de tipos introducidos * saldo) para los cálculos promedio mensuales.
z
Para utilizar el número de días como el denominador para calcular los promedios,
desactive la casilla de verificación Usar (Suma de tipos de cambio/ Número de
tipos introducidos * saldo) para los cálculos promedio mensuales.
322
monedas
Para obtener una explicación detallada de los métodos de cálculo de tipos de cambio
promedio y los resultados de los cálculos, consulte el Capítulo 3, “Administración de la
conversión de monedas,” en la Guía del administrador de FRx® Report Designer 6.7.
Debe activar DAX desde el menú de Disposición de columnas para convertir
correctamente las monedas internacionales a la moneda base que se utiliza en el libro
mayor. Asegúrese de activar DAX antes de ejecutar un informe que incluya
conversión de monedas.
N o ta
Supresión de ajustes de redondeo
Cuando las cantidades se redondean a dólares enteros, miles o millones, los totales
probablemente no cuadren. Sin embargo, los informes de cambio monetario no deben
utilizar redondeo ya que los tipos de cambio monetario se calculan normalmente con cuatro
o cinco decimales. Un redondeo invalidaría estos cálculos.
Para desactivar la función de redondeo, seleccione la opción Sin redondeo en el cuadro
Redondeo de cantidades en la ficha Opciones de informe, subficha Formato en la
ventana Catálogo de informes.
Para desactivar el redondeo de cantidades
1
Desde el Panel de control de FRx, haga clic en Catálogo de informes.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar catálogo para presentar.
2
Seleccione un ID de catálogo de la lista que aparece y haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Catálogo de informes.
3
Seleccione la subficha Opciones de informe.
4
En la ficha Opciones de informe, seleccione la subficha Formato.
5
Seleccione Sin redondeo en el cuadro Redondeado de importes.
323
Respuestas a las preguntas
más comunes
Apéndice A
Preguntas más frecuentes (FAQ) . . . . 325
Mensajes de error . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Información del sistema FRx . . . . . . . . 335
Este apéndice proporciona respuestas y ayuda
a la resolución de problemas de las preguntas
más frecuentes (FAQ) y a los mensajes de error
del sistema.
También se proporciona información general
del sistema Microsoft® Business Solutions for
Analytics–FRx®. Esta información incluye
consejos sobre la instalación, permisos y evitar
que los archivos se dañen.
324
Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Preguntas más frecuentes (FAQ)
Preguntas más frecuentes (FAQ)
Salida incompleta del informe
P:
He creado un formato de filas con códigos del libro mayor, pero cuando imprimo el informe
utilizando el formato de filas, en el informe no aparece ningún número. Solamente veo los
encabezados y algunos filas de títulos. ¿En qué me equivoqué?
R:
Existen varias razones que causan la ausencia de números en un informe. La causa más
probable es el uso de un código de libro mayor incorrecto. Para verificar si esto es cierto,
todo depende si ha utilizado un árbol de informes o no.
El informe utiliza un árbol de informes
Si el informe utiliza un árbol de informes y está utilizando el código contable principal en
el formato de filas, desactive el cuadro Usar árbol de informes y genere nuevamente el
informe.
Compruebe los siguientes asuntos de numeración del formato de filas.
1
Si aparecen cantidades en su informe, el problema está en el árbol de informes.
z
¿Coincide la longitud del código contable, utilizado en el formato de filas, con el
número de ganchos ” &” utilizados en cada unidad del árbol de informes?
Si la máscara del código contable y los ganchos "&" no pueden coincidir con la
estructura del código contable, FRx® Report Designer no puede regresar los datos.
z
¿El árbol incluye unidades de detalles y estas unidades utilizan una máscara de
cuenta completa con los ganchos "&"?
Sin las unidades de detalles y los ganchos "&" en la máscara de cuenta, Report
Designer no se podrá conectar con el formato de filas ni con el libro mayor. Los
ganchos "&" son necesarios para los segmentos que se definirán mediante el
formato de filas. El resto de segmentos pueden utilizar números o caracteres
comodines.
2
Si las cantidades no aparecen, revise el formato de filas y la disposición de columnas.
z
¿Está utilizando los códigos correctos del libro mayor en el formato de filas?
Report Designer debe tener los códigos correctos para extraer los datos del libro
mayor.
z
¿Existen ganchos "&" en el formato de filas?
Use los ganchos "&" solamente en el árbol de informes. No existe ninguna función
para los ganchos "&" en el formato de filas o en la disposición de columnas.
z
¿Existe la columna CG en la disposición de columnas?
Report Designer debe tener una columna para colocar los valores del libro mayor.
El informe no utiliza un árbol de informe
Compruebe los siguientes temas de formato de fila y las causas.
325
1
¿Tiene una columna Enlazar a libro mayor en el formato de filas?
z
z
2
Si tiene múltiples columnas Enlazar a libro mayor, ¿aparece un año en cada enlace
del libro mayor excepto en el enlace del año actual?
Si no tiene una columna Enlazar a Libro mayor, Report Designer no tendrá los datos
de conexión. Debe utilizar un árbol de informes o agregar la columna LM en el
formato de filas.
¿Está utilizando los códigos correctos del libro mayor en el formato de filas?
Report Designer debe tener los códigos correctos para extraer los datos del libro
mayor.
3
¿Ha seleccionado la casilla Usar árbol de informes en el catálogo de informes?
Es probable que Report Designer esté buscando el árbol de informes cuando no lo
necesite.
4
¿Utiliza su compañía una estructura de código departamental para los estados de
resultados diferentes a los que utiliza para el balance general?
Cree formatos de filas diferentes para los balances generales y estados de resultados.
En el formato de filas del balance general, use el código contable completo.
5
¿Está restringido el formato de filas o la disposición de columnas a las unidades de
informes?
Sin un árbol de informes, Report Designer suprime los datos de las unidades de
informes ausentes.
6
¿Existe por lo menos una columna de libro mayor en la disposición de columnas?
Una columna de LM es necesaria para ver los números del libro mayor.
Informes que utilizan árboles de informes con números exagerados
P:
Cuando genero un informe utilizando un árbol de informes, ciertos números aparecen
drásticamente exagerados. ¿Qué está sucediendo en este caso?
R:
Existen dos posibilidades:
z
Si algunas filas utilizan el código contable completo (en lugar del código contable
natural), los datos relacionados pueden incluirse en cada unidad de informe (con una
máscara contable).
z
Si las unidades resumidas del árbol de informes utilizan las máscaras de cuenta del
libro mayor, esto puede causar que los datos se dupliquen.
Algunas filas utilizan el código de cuenta completo en el formato de fila
Si algunas filas utilizan el código contable completo (en lugar del código contable
natural), los datos relacionados pueden incluirse en cada unidad de informe (con una
máscara contable). Debe restringir estas filas a una unidad de informe particular.
Para restringir una fila a una unidad de informe
1
Desde el formato de filas, haga doble clic en la celda Tipos de cambio/filas/
unidades relacionadas de la fila que esté utilizando el código de cuenta completo.
2
Seleccione un árbol de informes y haga clic en Aceptar.
3
Seleccione una unidad de informe y haga clic en Aceptar.
Report Designer restringe esta fila a la unidad de informe seleccionada.
326
Las unidades de resumen en el árbol de informes tienen máscaras de cuenta de
libro mayor
Si las unidades resumidas del árbol de informes utilizan las máscaras contables del libro
mayor, esto puede causar que los datos se dupliquen. Use las máscaras contables
solamente en unidades detalladas. Las unidades más altas no deberán utilizar una máscara;
Estas se utilizan sólo con propósitos de resumir. Sin embargo, el uso de la máscara de
cuenta en las unidades de resumen puede ser apropiado para representar los gastos del
nivel corporativo dirigidos a las unidades de resumen.
Cuando tenga problemas con un informe que incluya un árbol de informes, ejecute el
informe nuevamente sin el árbol. Si los números son correctos, sabrá entonces que el
problema está en el diseño del árbol.
Datos de la hoja de cálculo externa que no se despliegan
P:
Cuando enlazo un formato de filas con el libro mayor y una hoja de cálculo externa, sólo la
información del libro mayor aparece en el informe. ¿Porqué no aparecen los datos de la hoja
de cálculo?
R:
La ruta de los datos, definida en el árbol de informes o en el formato de filas, puede que sea
incorrecta o que el ID del catálogo no esté extrayendo la información de la fuente correcta.
Report Designer debe tener la ruta de acceso correcta a la hoja de cálculo para extraer los
datos de la hoja de cálculo externa. La ruta de hoja de cálculo correcta depende de si tiene
una o dos columnas de enlaces.
Dos columnas de enlace: enlace a hoja de cálculo y enlace al libro mayor
Si tiene dos columnas de enlace, Enlazar con hoja de cálculo y Enlazar a Libro mayor, debe
definir las celdas de la hoja de cálculo en el formato de filas y la ruta de acceso de la hoja
de cálculo en el árbol de informes.
Para comprobar la ruta de la hoja de cálculo en el árbol de informes
1
En el formato de filas, revise cada dirección de celda de la hoja de cálculo en la
columna enlazar con la hoja de cálculo. Compare la dirección con la celda de la
hoja de cálculo externa.
2
En el árbol de informes, abra cada unidad de informe en el cuadro de diálogo
Unidades de informe seleccionando Ver formulario en el menú Árbol.
3
Revise lo siguiente:
z
El cuadro Nombre de archivo Wks debe contener la ruta completa a la hoja de
cálculo. Por ejemplo, C:\123\CASHFLOW.XLS o el libro de trabajo,
C:\123\[CASHFLOW.XLS]DENVER, donde Denver es el nombre de la hoja de
cálculo.
z
En el cuadro Enlace a Wks, seleccione la columna de hoja de cálculo.
z
Debe escribir un nombre en el cuadro Nombre formato de filas.
z
El cuadro Enlace a LM/ fila debe estar vacío.
Nota: Si el mismo archivo de la hoja de cálculo (y el enlace) se encuentra en más de
una unidad de informe, los datos se importan varias veces, posiblemente
exagerando resultados.
327
4
En el ID de catálogo, el cuadro Usar formato de filas del árbol de informes debe
estar seleccionado.
Esto le indica a Report Designer que utilice la vía de acceso de la hoja de cálculo
externa y el formato de filas según se definió en el árbol de informes para cada unidad
de informe. Si no tiene seleccionado Usar formato de fila del árbol de informes,
Report Designer no puede ubicar los datos de la hoja de cálculo externa
Una columna de enlaces: Enlace a LM + Hoja de cálculo
Si usted tiene una columna de Enlaces, Enlazar a LM + Hoja de cálculo, debe definir la
vía de acceso de la hoja de cálculo y las celdas del formato de filas.
En el formato de filas, compare cada dirección de celda de la hoja de cálculo de la
columna Enlazar con hoja de cálculo con la hoja de cálculo externa.
Cambio de descripciones del informe
P:
Deseo cambiar la descripción Para los meses XXX terminando en xxx del catálogo de
informes, pero no permanecen modificados. ¿Cómo puedo cambiarlo permanentemente?
R:
El menú Compañía permite acceder a esta configuración. Realice los siguientes pasos para
cambiar esta configuración:
1
En la ventana del catálogo de informes, seleccione el menú Compañía y haga clic en
Información para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía.
2
En la Descripción del período y en la Descripción plural, cambie el texto.
Títulos específicos para disposiciones de columnas específicas
P:
Deseo un encabezado específico para imprimirlo cada vez que utilice una disposición de
columnas específica (por ejemplo, Informe de presupuestos trimestral). ¿Cómo puedo
definir este encabezado?
R:
Siga estos pasos para crear un encabezado de informe específico para una disposición de
columnas:
1
En la ventana Disposición de columnas, seleccione el menú Editar y haga clic en
Descripción para acceder al cuadro de diálogo Disposición de columnas.
2
En el cuadro Descripción, escriba una descripción para la columna y haga clic en
Aceptar.
3
4
Abra el ID del catálogo y haga clic en la ficha Opciones de página, y luego en la
ficha Encabezados/pies de página.
5
Seleccione la ubicación del encabezado y seleccione @COL en el cuadro Códigos.
6
Este proceso coloca la descripción de la disposición de columnas en el encabezado del
informe.
328
Balance general: Totales y números redondeados
P:
Cuando selecciono la opción de redondeo a Dólares enteros, mi balance general no cuadra
correctamente. ¿Cómo puedo solucionar esto?
R:
Cualquier técnica de redondeo ocasionará diferencias de redondeo en su total, haciendo
imposible un balance verdadero. Para solucionar este problema, agregue un ajuste de
redondeo automático a su informe.
Para ajustar el redondeo automáticamente:
1
En la ventana Formato de fila, seleccione el menú Editar y haga clic en Ajustes de
redondeo para acceder al cuadro de diálogo Ajustes de redondeo.
2
En los cuadros Fila de activos totales y Fila de pasivos y activo neto totales,
introduzca los códigos de las filas.
3
En el cuadro Redondeando la fila de ajuste, introduzca el código de fila (éste debe
contener la cuenta de libro mayor) en donde desee que se incluya el ajuste.
4
En el cuadro de Límite de cantidad de ajuste, introduzca la cantidad del ajuste
máximo permitida.
Nota: Cuando es necesario un ajuste de redondeo, Report Designer ajusta la fila
seleccionada y luego genera los totales del informe nuevamente para que éstos
reflejen los nuevos saldos.
Restricción de las cuentas del estado de resultados en el informe de
detalles de cuentas
P:
Cuando calculo mis ingresos actuales para un balance general, ¿cómo puedo excluir todas
esas cuentas del estado de resultados, que parecen en la fila Year-to-Date Income (Ingresos
acumulados del año), del informe de detalles de cuentas?
R:
Abra la ventana Formato de filas. En el formato de filas, en cada fila donde desee eliminar
estos datos, haga doble clic en la columna Control de impresión, seleccione XD y haga clic
en Aceptar. Esto elimina los detalles de esta fila cuando se imprime un informe de detalles
de cuentas. Cualquier técnica de redondeo ocasionará diferencias de redondeo en su total,
haciendo imposible un balance verdadero. Para solucionar este problema, agregue un ajuste
de redondeo automático a su informe.
Mensaje Fuera de balance cuando se profundiza en los detalles de
transacciones
P:
Al profundizar en el detalle de transacción con FRx® DrillDown ViewerTM, recibo el
mensaje:
“Es posible que uno de los saldos del informe de detalles de transacciones sea incorrecto.
La disposición de columnas empleada con un informe de detalles de transacciones debe
contener una columna actual (CUR) y una columna YTD (acumulado del año). Este error
puede también indicar que los detalles de transacciones no coinciden con los registros de
saldos del período en el libro mayor.”
329
R:
Report Designer no admite más de una columna YTD en un informe de detalle de
transacciones. La utilización de más de una columna YTD puede provocar mensajes de
fuera de balance cuando se profundiza en el detalle de transacción del informe. Los
informes que cruzan años fiscales en el nivel de transacción tampoco son compatibles. Si
bien este mensaje no aparece en todos los informes, esta configuración no garantiza que
produzca informes de detalles de transacciones fiables y no debería utilizarse.
Resoluciones
Para evitar la aparición del mensaje fuera de balance, use cualquiera de las siguientes
soluciones:
1
Cambie la disposición de columnas para incluir sólo una columna YTD.
2
Genere el informe sólo para detalle financiero y de cuenta.
3
Cambie las columnas YTD adicionales a columnas CUR con un código de período de
1 a 12.
Este mensaje también puede aparecer en un informe que utiliza el redondeo si no
selecciona la opción Redondeo de transacciones. Para resolver el error en este escenario:
1
Verifique que ninguna de las soluciones mencionadas anteriormente resuelven el
mensaje de error.
2
Abra el catálogo del informe problemático.
3
Haga clic en la ficha Opciones de informe y a continuación, haga clic en la ficha
Detalle de cnta./trans..
4
Seleccione la casilla de verificación Redondeo de transacción.
5
Vuelva a generar el informe.
Restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito
Para restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito
1
Los usuarios deben cerrar Report Designer y FRx® Report Launcher.
2
En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al
cuadro de diálogo Conjunto de especificaciones.
3
Tenga en cuenta la ubicación del conjunto de especificaciones donde se guarda la
construcción del informe.
4
Si ha hecho un amplio diseño de informe (por ejemplo, modificado informes
existentes o creado uno nuevo) desde la última copia de seguridad y necesita guardar
este trabajo, vaya al paso 5. En caso contrario, vaya al paso 6.
Nota: Si decide restaurar el archivo desde la copia de seguridad sin completar el paso
5 se eliminarán los cambios o nuevos informes creados desde la copia de
seguridad. Tendrá que volver a realizar algunos cambios e informes que se
hayan realizado tras la copia de seguridad.
5
Cambie el nombre de archivo que se indica en la ruta que anotó en el paso 3.
6
Restaure el archivo .f32 desde la última copia de seguridad.
330
Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Mensajes de error
7
Inicie Report Designer.
8
En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al
9
Haga clic en Exportar para acceder al cuadro de diálogo Exportar selección.
Se mostrarán las fichas para catálogos, filas, columnas y árboles.
10 Seleccione la construcción del informe que necesite restaurar.
11 Haga clic en Exportar.
12 Anote la ubicación del archivo de exportación (.tdb).
13 Cierre Report Designer.
14 Elimine el archivo .f32 restaurado.
15 Vuelva a nombrar el archivo con el nombre original cambiado en el paso 5.
16 Inicie Report Designer.
17 En el menú Compañía, haga clic en Conjuntos de especificaciones para acceder al
18 Haga clic en Importar para importar las construcciones de informe eliminadas o
sobrescritas.
19 Si el sistema le solicita si desea sobrescribir la construcción del informe con el mismo
nombre, haga clic en Sí.
Nota: Tenga cuidado al restaurar las construcciones de informe desde la copia de
seguridad. Asegúrese de que selecciona los catálogos, filas, columnas y árboles
correctos.
Mensajes de error
Error de usuario de construcción del informe
P:
Recibo el mensaje de error “<Construcción del informe> bloqueado por <Usuario>” o
“<Construcción del informe> está siendo utilizado por <Usuario>” al abrir una fila,
columna o árbol.
En el error, <Construcción del informe> es un formato de fila, una disposición de
columnas o un árbol de informes; el <Usuario> es un nombre de usuario.
R:
Las causas posibles de estos errores son:
z
La construcción del informe está abierta por el usuario especificado en otro equipo.
z
El bloque de usuario estaba abierto por el usuario especificado cuando la aplicación
tuvo el fallo, con lo que Report Designer se cerró antes deliminar el nombre del
usuario del registro.
331
Resolución
1
Verifique que la construcción del informe no está abierta en otro equipo. Si está
abierto, espere a que el usuario finalice o haga que el usuario cierre la construcción del
informe.
2
Si la construcción del informe no está abierta en ninguna estación de trabajo, haga que
todos los usuarios cierren Report Designer.
3
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar todo.
Esta acción cierra todas las filas, columnas, árboles y catálogos abiertos.
4
En el menú Archivo, señale Compactar base de datos FRx y haga clic en Base de
datos del conjunto de especif. actual.
5
z
Si el conjunto de especificaciones se compacta con éxito, abra la construcción del
informe problemática de nuevo.
z
Si el conjunto de especificaciones no se compacta, verifique que todos los usuarios
no están en Report Designer e intente compactarlo de nuevo.
Error de disco o de red
P:
Recibo el mensaje de error “Runtime error 3043: Disk or Network Error” al iniciar Report
Designer, al crear un índice o al generar un informe. ¿Qué provoca este mensaje?
R:
Puede recibir este error al iniciar Report Designer, crear un índice o generar un informe. Las
causas posibles de este error son:
z
Ruta de unidad de trabajo, ruta de importación/exportación o ruta de salida no
validas.
z
Permisos Insuficientes para un directorio o recurso de red.
z
Un recurso de red no está disponible.
Para resolver este error siga estos pasos:
Si no puede abrir Report Designer
1
Haga clic en Inicio y a continuación en Ejecutar.
2
Escriba frx.ini y a continuación haga clic en Aceptar.
3
Busque la línea LastCompany=.
4
Si esta línea contiene un valor tras el signo de igual, elimine el texto tras el signo =.
5
A continuación, guardel archivo y ciérrelo.
6
Inicie Report Designer.
7
Si la ventana de selección de compañía se muestra antes de recibir un error, vaya a
“Para localizar las rutas necesarias en Report Designer” en la página 333. En caso
contrario, vaya al paso 8.
8
Abra de nuevo el archivo frx.ini.
9
Busque la línea WorkDrive= y apunte la ruta que se indica tras el signo =.
Esta es la ruta de la unidad de trabajo.
332
10 Vaya a “Pasos para la resolución” en la página 333.
Para localizar las rutas necesarias en Report Designer
1
Si se le solicita que seleccione una compañía, haga clic en Cancelar.
Localice la ruta de la unidad de trabajo
1
En el menú Admin, haga clic en Opciones de procesamiento para acceder al cuadro
de diálogo Opciones de procesamiento.
2
Apunte la ruta que se muestra en el cuadro Unidad de trabajo opcional.
Esta es la ruta de la unidad de trabajo.
3
Haga clic en Cancelar para cerrar la ventana Opciones de procesamiento.
Localice la ruta de importación/exportación
1
2
En el menú Compañía, haga clic en Información para acceder al cuadro de diálogo
Apunte la ruta que se muestra en el cuadro de lista Ruta de importación/
exportación.
Esta es la ruta de importación/exportación.
3
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía.
Localice la ruta de salida de informe
1
Si se produce un error durante la generación de un informe, abra el catálogo del
informe problemático.
2
Haga clic en el separador Salida.
3
Si aparece una ruta completa en el cuadro Nombre de archivo, apúntela porque es la
ruta de salida.
4
Si sólo aparece un nombre, la ruta de salida y la ruta de importación/exportación son
la misma.
5
Cierre el catálogo y vaya a “Pasos para la resolución.”
Pasos para la resolución
1
Si una o más de las rutas que se han obtenido en los pasos anteriores se encuentran en
un servidor de red, compruebe que el servidor está activo y funcionando sin
problemas.
2
Si una o más de las rutas que se han obtenido en los pasos anteriores se encuentran en
un servidor de red, compruebe que se puede acceder al servidor desde el equipo que
recibe error.
3
Verifique que la ruta de la unidad de trabajo es válida y correcta.
4
Si la ruta de la unidad de trabajo no es correcta, actualice la ruta.
La ruta se puede actualizar desde el cuadro de diálogo Opciones de procesamiento
o modificando el archivo frx.ini. Vea “Para localizar las rutas necesarias en Report
Designer” en la página 333.
333
5
Verifique que las rutas de importación/exportación y de salida son válidas y correctas.
Si una o más de estas rutas no son válidas o son incorrectas, localícelas y actualícelas
según corresponda. Vea “Para localizar las rutas necesarias en Report Designer” en la
página 333.
Repita la tarea que provocó el error.
6
Si el error ya no se produce, no realice los pasos que quedan. En caso contrario, vaya
al paso 8.
7
Inicie sesión en el equipo problemático con una cuenta con derechos de administrador
en el dominio.
8
Repita la tarea que provocó el error. Si error no se produce, vaya al paso 10. En caso
contrario, vaya al paso 12.
9
Cierre sesión en el equipo y vuelva a iniciar la sesión como el usuario.
Si el error se produce, el usuario no tiene suficientes para una o más de las rutas
indicadas.
10 Compruebe los permisos de cada directorio y concédalos según sea necesario.
Los usuarios deben tener permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y de
cambio para las rutas de importación/exportación y de salida. Una vez que haya
concedido los permisos, el usuario no recibirá más errores.
11 Si el error persiste, deberá reiniciar el servidor.
12 Reinicie el servidor para resolver el problema.
La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no
coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32.
P:
Recibo el mensaje de error “La seguridad de la base de datos del conjunto de
especificaciones no coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys32.” ¿Qué
provoca este mensaje?
R:
Este mensaje se produce cuando se configura una compañía como predeterminada. Las
causas posibles de este error son:
z
Cambios en la configuración de seguridad almacenada en el archivo FRxSys32.mdb.
z
Configuración regional incorrecta.
Cambios en la configuración de seguridad
La configuración de seguridad, junto con otras configuraciones de FRx, se guarda en
FRxSys32.mdb, una base de datos protegida que se encuentra en la carpeta SysData de
FRx. No puede modificar el archivo FRxSys32.mdb directamente, pero las selecciones de
configuración que realice en Report Designer se guardan en este archivo y determinan
cómo FRx funciona.
Si el mensaje de error está provocado por la configuración de seguridad del archivo
FRxSys32.mdb, realice los siguientes pasos para eliminar el error.
1
Solicite al resto de usuarios que cierren Report Designer y Report Launcher.
334
Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes - Información del sistema FRx
2
En el menú Report Designer Admin, haga clic en Organización para acceder al
cuadro de diálogo Información de organización.
3
Haga clic en el botón Seguridad de FRx para ver el cuadro de diálogo Información
de seguridad de FRx.
4
Si
Entonces
La casilla de verificación Usar
seguridad de FRx está
seleccionada
Desactívela.
La casilla de verificación Usar
seguridad de FRx no está
1 Selecciónela.
seleccionada
5
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de organización.
6
Repita los pasos 2-5.
La casilla de verificación Usar seguridad de FRx debería encontrarse en su estado
original. Ha activado y desactivado de forma eficaz la seguridad.
7
Cierre Report Designer e inícielo de nuevo.
8
A continuación, seleccione la compañía problemática como la compañía
predeterminada.
El error debería haberse resuelto.
Configuración regional incorrecta.
Si el mensaje de error está provocado por una configuración regional incorrecta, cambie la
configuración regional de Windows en la estación de trabajo problemática. La
configuración regional debería coincidir con la de las estaciones de trabajo funcionales.
Información del sistema FRx
Esta sección contiene información e instrucciones acerca:
z
Tipos de instalaciones clientes
z
Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor
z
Permisos necesarios para los usuarios de FRx
z
Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen
Tipos de instalaciones clientes
FRx permite dos tipos de instalación de clientes, cliente local y cliente en red.
Instalación de cliente local
cuando realiza una instalación en cliente local , se producen las siguientes acciones:
335
z
Todos los archivos de programa de FRx se instalan en la unidad local del equipo.
Report Designer Los archivos se instalan en C:\Archivos de programa\FRx
Software\FRx 6.7\ de forma predeterminada, pero puede instalarlos en cualquier
directorio que especifique durante la instalación.
z
Los archivos de sistema se instalan el directorio Sistema de Windows.
z
Normalmente, se accede a los archivos de datos de FRx desde un directorio de red
compartido.
z
Los informes se pueden generar a la unidad local o a una unidad de red compartida.
Ventajas
Este tipo de instalación permite que los usuarios puedan operar de forma local sin
necesidad de acceder a la red siempre que accedan a un directorio SysData local y no a un
directorio compartido. Los usuarios consideran este tipo de instalación útil para realizar
demostraciones o para diseñar informes fuera de la oficina.
No recomendamos este tipo de instalación para entornos vivos.
Desventajas
Las desventajas de este tipo de instalación incluyen:
z
Mayor mantenimiento y esfuerzo de TI.
z
Es más fácil cometer errores durante la instalación (por ejemplo, los usuarios pueden
acabar mirando a directorios SysData incorrectos o distintos).
z
Instalación manual de los service packs en cada equipo.
Este esfuerzo de instalación puede requerir tiempo si dispone de entornos con muchos
usuarios.
z
Requiere más espacio en el disco duro.
Instalación de cliente en red (o instalación compacta)
Cuando realiza este tipo de instalación, se obtienen los siguientes resultados:
z
Todos los archivos de programa de Report Designer se instalan en un directorio de red
compartido.
Los usuarios inician la mayoría de las aplicaciones de FRx desde un servidor
compartido. Durante la instalación, se crean accesos directos a los archivos
ejecutables en la red.
z
Los archivos de sistema se instalan el directorio Sistema de Windows.
z
Normalmente, se accede a los archivos de datos de FRx desde un directorio de red
compartido.
z
Los informes se pueden generar a la unidad local o a una directorio de red compartida.
336
Ventajas
Las ventajas de este tipo de instalación son:
z
Fácil mantenimiento.
Tras la instalación de cliente inicial, no es necesario realizar más operaciones en las
máquinas cliente.
z
Una única instalación de los service packs
Los service packs se aplican en loe archivos de programa de FRx en el directorio de
red compartido.
z
Requiere una pequeña cantidad de espacio en el disco duro, suficiente para los
archivos de sistema.
z
Fácil instalación
z
En FRx 6.7, los usuarios pueden instalar el cliente en su equipo utilizando un
ejecutable de despliegue de cliente.
La configuración del ejecutable de despliegue de cliente se crea utilizando las
opciones especificadas durante la primera instalación. Cuando los usuarios realizan la
instalación, la llevan a cabo desde un directorio de red compartido y no es necesario
un CD. No se solicita a los usuarios ninguna opción de instalación, simplemente hacen
clic en Finalizar al término de la instalación.
z
Todos los usuarios acceden a un servidor de archivos para utilizar FRx.
z
La resolución de problemas de FRx es normalmente una operación única, de forma
que no es necesario resolver problemas en varios equipos.
Desventajas
Este tipo de instalación facilita que un usuario afecte a los demás. Por ejemplo, si un
usuario elimina un archivo, esta acción afecta a todos los usuarios.
Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor
En ocasiones necesita cambiar FRx a un nuevo servidor o a una ubicación distinta de una
red. Cuando realiza este cambio, debe modificar las rutas en Report Designer para permitir
la utilización de los archivos de datos existentes y para permitir que las estaciones de
trabajo cliente puedan continuar utilizando FRx.
Para configurar un cliente local
En un entorno de clientes local, no es necesario volver a instalar FRx en las máquinas
cliente.
1
Indique a todos los usuarios que cierren todas las aplicaciones de FRx.
2
Cree el nuevo directorio SysData en su nueva ubicación.
Advertencia: Asegúrese de dejar el directorio Sysdata existente intacto
3
Copie todos los archivos del directorio SysData existente al nuevo directorio SysData.
4
Inicie Report Designer en una estación de trabajo o equipo de usuario.
5
En Report Designer, en el menú Administración, seleccione Organización.
337
6
Haga clic en el botón SYSDATA para acceder al cuadro de diálogo Cambiar
directorio SYSDATA.
7
En el cuadro Nuevo directorio, introduzca la nueva ruta de Sysdata.
8
Para
Haga
Cambiar el directorio SysData de cada
usuario a una nueva ubicación.
Haga clic en Actualizar usuarios
automáticamente.
A medida que cada usuario inicia Report
Designer, FRx detecta esta opción y
cambia el directorio SysData del usuario
a la nueva ubicación. Esta opción coloca
una entrada MOVETO en el archivo
Sytem.cfg que se encuentra en el
directorio SysData existente.
Cambie el directorio SysData sólo para
el usuario actual.
Haga clic en Actualizar sólo al
usuario actual.
Seleccione esta opción si tiene previsto
cambiar manualmente el directorio para
cada usuario. Puede realizar esta
operación si desea eliminar el directorio
SysData existente inmediatamente tras
completar estos pasos.
9
Aparecerá un mensaje que indica que Report Designer se cerrará cuando se realice el
cambio.
10 Haga clic en Aceptar de nuevo.
11 Inicie Report Designer.
12 Si no es necesario cambiar las rutas de importación/exportación de las compañías,
vaya al paso 17. En caso contrario, en el menú Compañía, haga clic en Información
para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía.
13 Seleccione la primera compañía.
14 Escriba o seleccione la nueva ruta de importación/exportación y a continuación, haga
clic en Guardar.
15 Repita el paso 14 para el resto de compañías.
16 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía.
18 Seleccione el primer conjunto de especificaciones.
338
19 En el cuadro Ubicación, introduzca la nueva ubicación.
Advertencia: Deje el nombre de archivo intacto.
21 Si se muestra un mensaje en el que se indica que el conjunto de especificaciones existe
en la nueva ubicación y si desea sobrescribirlo, haga clic en No.
22 Repita los pasos 18-20 para el resto de conjuntos de especificaciones.
23 Si ha seleccionado la opción Actualizar sólo usuario actual en el paso 8, repita los
pasos 4-10 para el resto de equipos o estaciones de trabajo.
Para configurar un cliente en red
1
Indique a todos los usuarios que cierren todas las aplicaciones de FRx.
2
Instale FRx en la nueva ubicación de red y aplique el último service pack
inmediatamente después de la instalación.
3
Con el Explorador de Microsoft Windows, busque el nuevo directorio SysData.
4
Mueva todos los archivos del NUEVO directorio SysData a una directorio de copia de
seguridad.
5
Copie todos los archivos desde el directorio SysData antiguo en un nuevo directorio
SysData.
Advertencia: Deje el directorio de instalación y SysData intactos
6
En una estación de trabajo de usuario, busque el nuevo directorio de FRx.
7
Haga doble clic en el archivo FRxReg.exe para registrar todos los archivos DLL que
se hayan encontrado en el directorio FRx.
8
Inicie Report Designer en la estación de trabajo del usuario.
9
Si no es necesario cambiar las rutas de importación/exportación de las compañías,
vaya al paso 13. En caso contrario, en el menú Compañía, haga clic en Información
para acceder al cuadro de diálogo Información de la compañía.
10 Seleccione la primera compañía.
11 Escriba o seleccione la nueva ruta de importación/exportación y a continuación, haga
clic en Guardar.
12 Repita el paso 11 para el resto de compañías.
13 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Información de compañía.
15 Seleccione el primer conjunto de especificaciones.
16 En el cuadro Ubicación, introduzca la nueva ubicación.
Advertencia: Deje el nombre de archivo intacto.
339
18 Si se muestra un mensaje en el que se indica que el conjunto de especificaciones existe
en la nueva ubicación y si desea sobrescribirlo, haga clic en No.
19 Repita los pasos 16-18 para el resto de conjuntos de especificaciones.
20 Repita los pasos 6-8 para el resto de estaciones de trabajo.
Permisos necesarios para los usuarios de FRx
Son necesarios determinados permisos de usuario para cada módulo de FRx.
Usuario Report Designer
Los siguientes permisos de usuario son necesarios:
z
Todos los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y
modificación para el directorio de programas de FRx, el directorio IO_Data y el
directorio Sysdata.
z
Si utiliza directorios distintos al directorio IO_Data para la salida de informes, los
usuarios también tienen que tener estos permisos para estos directorios adicionales.
Si los usuarios están restringidos a compañías específicas, puede conceder permisos
sólo para los directorios de compañía que utilicen.
z
Si está utilizando FRx® Report Server, los usuarios también tienen que tener estos
permisos para el directorio Queue. Normalmente, este directorio es el mismo que el
directorio SysData.
z
Si la compañía utiliza FRx® WebPort, los usuarios que publiquen informes deben
tener los mismos permisos citados anteriormente para el directorio WebPort Data en el
servidor Web.
UsuariosReport Launcher
Los siguientes permisos de usuario son necesarios:
z
Todos los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y
modificación para el directorio de programas de FRx, el directorio IO_Data y el
directorio Sysdata.
z
Usuario DrillDown Viewer
z
Los usuarios de DrillDown Viewer locales requieren permisos de lectura y lectura y
ejecución para el directorio de programas de FRx y el directorio IO_Data.
z
z
Para utilizar la función de subtotal en DrillDown Viewer, estos permisos también son
necesarios para el directorio SysData.
340
z
Los usuarios de DrillDown Viewer remotos (los que utilizan DrillDown Viewer sólo
en su estación de trabajo) no requieren ningún tipo de permiso para los directorios de
FRx en la red.
Report Server
z
Report Server debe ejecutarse en un perfil que haya iniciado sesión en un servidor; no
se puede ejecutar como un servicio. El usuario que inicia Report Server debe tener los
permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y modificación para los directorios
IO_Data y SysData.
z
usuarios que hayan iniciado sesión también tienen que tener estos permisos para estos
directorios adicionales.
z
Si utiliza un directorio Queue distinto (normalmente el directorio Queue y SysData
son el mismo), el usuario debe tener estos permisos para el directorio Queue.
z
Si Report Server publica informes en WebPort, el usuario debe tener estos permisos
para el directorio WebPort Data en el servidor Web.
UsuariosWebPort
Debido a que WebPort es una aplicación Web, los usuarios no requieren ningún permiso
para ningún directorio. Sin embargo, la cuenta de invitado de Internet para servicios de
información de Internet (normalmente IUSR_COMPUTERNAME) y la cuenta de inicio
de procesos IIS (normalmente IWAM_COMPUTERNAME) deben contar con estos
permisos para el directorio WebPort Data y todos los subdirectorios.
Usuarios administradores Web
z
Los usuarios requieren permisos de lectura, lectura y ejecución, escritura y
modificación para el directorio WebPort Data en el servidor Web así como permisos
de lectura y lectura y ejecución para el directorio SysData.
z
En la mayoría de los casos, los usuarios también requieren permisos de lectura y
lectura y ejecución para el directorio IO_Data para publicar los informes generados
anteriormente.
z
Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen
Para evitar que se dañen los archivos de datos de FRx, se recomienda:
z
Ejecutar y guardar copias de seguridad periódicas.
z
Compactar frecuentemente el sistema FRx y las bases de datos de conjuntos de
especificaciones.
z
Guardar siempre el catálogo de informes tras realizar modificaciones y antes de una
generación.
341
z
Excluir el directorio SysData de FRx de las exploraciones en busca de virus en la red.
Ejecutar y guardar copias de seguridad periódicas.
Este es el procedimiento más importante que puede seguir para aplicaciones de
software como FRx que almacenan datos. Debe ejecutar las copias de seguridad por la
noche si FRx se utiliza durante el día. En caso contrario, se deben ejecutar las copias
de seguridad al menos una vez por semana. Recomendamos copias de seguridad
frecuentes de todo el directorio SysData de FRx.
Si no realiza copias de seguridad de datos frecuentemente, puede perder informes y
otros datos valiosos de FRx. Aunque el grupo de servicio técnico de FRx puede
intentar reparar un archivo dañado, no podemos garantizar que el archivo se recupere
completamente.
Compactar frecuentemente el sistema FRx y las bases de datos de
conjuntos de especificaciones.
La base de datos del sistema FRx contiene compañías, información de registro,
información de seguridad de FRx, usuarios, estilos de fuentes y otra información de
funcionamiento de FRx. Los conjuntos de especificaciones contienen componentes de
informes como formatos de fila, disposiciones de columnas, árboles de informes y
catálogos.
Cuando compacta las bases de datos del sistema o de conjuntos de especificaciones,
Report Designer crea un nuevo archivo con la misma estructura elimina los registros
eliminados por el usuario y otra información innecesaria. La información restante se
mueve a un nuevo archivo. Cuando compacta estos archivos de forma periódica, estos
archivos tienen un tamaño reducido. Estos archivos compactados ayudan a reducir los
errores y la pérdida de datos.
En función de la frecuencia de uso de FRx, deberá compactar las bases de datos
semanalmente o dos veces por semana.
Para compactar las bases de datos del sistema o de conjuntos de especificaciones
1
Asegúrese de que todos los usuarios salen de Report Designer.
Nota: El usuario que compacta las bases de datos debe tener acceso exclusivo a los
archivos FRx.
2
En el menú Compañía, haga clic en Seleccionar predeterminada para acceder al
cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada.
3
Seleccione la compañía apropiada y haga clic en Aceptar.
4
datos del sistema FRx.
5
Haga clic en Aceptar para compactar la base de datos.
Sugerencia: Si todos los usuarios han salido de Report Designer, la base de datos
debería compactarse sin problemas.
Ahora puede cambiar a una compañía que no sea de ejemplo.
342
6
Vuelva al menú Compañía, haga clic en Seleccionar predeterminada para acceder
al cuadro de diálogo Seleccionar compañía predeterminada.
7
Seleccione la compañía y haga clic en Aceptar.
8
datos del conjunto de especif. actual.
9
Si utiliza más de un conjunto de especificaciones, repita los pasos 6-8 para compañía
que utiliza un conjunto de especificaciones distinto.
Advertencia: Si el resto de usuarios están fuera de Report Designer y recibe errores al
compactar, póngase en contacto con su proveedor de servicio técnico
del software de FRx.
Guardar siempre el catálogo de informes tras realizar modificaciones
y antes de una generación.
Cuando realice cambios en un catálogo, guárdelo antes de generar un informe. Si no
guarda los cambios, Report Designer debe crear un nuevo registro para almacenar
estos cambios antes de pasar el informe al motor de generación de informes de FRx.
Estos registros se acumulan en el tiempo y dan lugar a archivos de datos de mayor
extensión. Estos archivos tienen una mayor tendencia a dañarse.
Excluir el directorio SysData de FRx de las exploraciones en busca de
virus en la red.
FRx guarda los informes y resto de información en archivos de bases de datos
Microsoft JET. Los programas de exploración de virus pueden dañar este tipo de
archivos.
343
Glosario
Activado
Barra de desplazamiento
Describe un comando o control que se encuentra
disponible para su uso. El comando o control
aparece en texto sólido (en lugar de estar
sombreado) cuando está activado.
Un componente de la ventana que informa a los
usuarios de que existe más información en la
ventana que puede visualizarse. Se puede
manipular la barra de desplazamiento para ver más
del contenido de la ventana.
Alfanumérico
Cualquier tipo de carácter alfabético o numérico,
normalmente se utiliza para hacer referencia a un
código, como el nombre de un informe, código de
fila o descripción.
Barra de menú
Aplicación
Base de datos
Un programa de software informático diseñado
para un uso específico. FRx se considera una
aplicación.
Un conjunto de unidades de información
almacenado en tablas. Por ejemplo, los conjuntos
de libros mayores. Imagínese a la base de datos
como un archivador que contiene toda la
información de una compañía.
Árbol de informe
Uno de los tres elementos de construcción del
informe de FRx. Los árboles de informe son
representaciones visuales de la estructura de una
organización que muestran niveles en la jerarquía
corporativa como, por ejemplo, compañías,
divisiones, departamentos, proyectos y tareas. Vea
también disposición de columnas, formato de filas.
Árbol
Vea árbol de informe.
Asiento
Un grupo lógico de transacciones al que se le
asigna la misma fecha de aplicación y que se
contabiliza como una unidad.
Atributo
El menú principal de la aplicación; también
denominado barra de acción en algunos entornos
de interfaces gráficas de usuario.
Botón de radio
El control que le permite seleccionar una opción
entre múltiples opciones. Un botón de radio
seleccionado indica que la opción está activada. Un
botón de radio no seleccionado indica que la
opción está desactivada. A diferencia de un grupo
de casillas de verificación, un grupo de botones de
radio representa una opción mutuamente exclusiva;
es decir si selecciona uno de los botones, los otros
se desactivan.
Campo
Una columna de una tabla de base de datos o celda
de una hoja de cálculo en la que se introducen o
guardan los datos.
Información adicional (financiera y no financiera)
que existe en la base de datos de LM. FRx admite
dos tipos de atributos: basados en cuentas y en
transacciones.
344
Glosario
Carácter comodín (?)
CBR
Un carácter especial que representa a uno o más
caracteres posibles; un marcador de posición. Por
ejemplo, el carácter ? es un comodín en los cuadros
de la máscara de cuenta.
Cambio de fila base. El código de formato CBR le
indica a FRx la fila que desea utilizar como fila
base para cualquier cálculo de porcentaje. Esta fila
base permanece en vigor hasta que otro código de
formato CBR se utilice dentro del mismo formato
de filas.
Carácter gancho &
Este carácter gancho se utiliza en el cuadro de la
máscara de cuenta del árbol de informe para definir
la conexión del informe con el formato de filas.
Estos caracteres se utilizan normalmente en los
segmentos de cuenta principales pero no se limitan
a ese segmento.
Caracteres de máscara numérica
Los caracteres de máscara definen las máscaras
que FRx utiliza para los importes.
z
0: Una máscara cero inserta un cero (0) en el
importe si el dígito no se utiliza. Vea el
siguiente ejemplo:
Máscara 000.00
Importe $010,53
z
#:
El signo de número no inserta un cero (0)
en el importe si el dígito no se utiliza. Vea el
siguiente ejemplo:
Máscara ##0.00
Importe $10,53
Casilla de verificación
El control que le permite seleccionar una opción.
Una casilla de verificación seleccionada indica que
la opción está activada. Una casilla de verificación
no seleccionada indica que la opción está
desactivada. Las casillas de verificación no son
exclusivas entre sí, lo cual significa que se puede
seleccionar más de una. Vea también botón de
radio.
Catálogo de informes
El componente de FRx en el que los formatos de
filas, las disposiciones de columnas y los árboles
de informe se combinan para crear un informe
financiero. Los elementos del informe, como los
encabezados, pies de pagina, presentación de
cantidades, formatos de salida, entre otros, se
definen en el catálogo de informes.
Código
Un nombre único o identificador definido por el
usuario, que se adjunta a un registro de
información para ser utilizado en la administración
de la base de datos. Un código es frecuentemente la
clave de un registro.
El identificador único de un registro que define los
datos de la compañía requeridos para procesar los
informes financieros.
Código de cuenta completa
Un código de cuenta definido en el libro mayor. La
cuenta completa incluye el segmento principal
junto con los segmentos secundarios, como
departamentos, ubicaciones y divisiones.
Código de cuenta
El único identificador de un registro que mantiene
el saldo relacionado con cualquier activo, pasivo y
activo neto del propietario o ingresos del negocio.
Código de fila
Un código, palabra o número que identifica una
fila en la primera columna del formato de filas.
Código de formato
Los códigos de formato controlan el aspecto de una
fila. Cada fila es interpretada como una fila
detallada del libro mayor a menos que aparezca un
código en la columna Cód. fmto. del formato de
filas. Haga doble clic en la columna Cód. fmto. para
desplegar la lista de códigos disponibles.
345
Glosario
Código de segmento
Conmutador
Una sección de un código de cuenta que representa
a un tipo de entidad de la cuenta. Por ejemplo, es
probable que haya dividido su código de cuenta en
cuentas principales, divisiones y departamentos.
En este ejemplo, se definiría un código de
segmento para cada cuenta principal, división y
departamento.
Una opción que puede ser activada o desactivada.
Por ejemplo, La barra de estado del menú Opciones
se puede activar o desactivar.
Construcciones del informe
FRx usa tres construcciones de informe básicas:
formato de filas, disposición de columnas y árbol
de informe.
Comando del menú
La selección de un menú que ejecuta
inmediatamente una acción, como el envío de
datos a una impresora, la apertura de un formulario
o cuadro de diálogo de manera que se puedan
especificar datos adicionales. Los comandos del
menú que abren cuadros de diálogo tienen tres
puntos suspensivos tras el nombre del comando.
Compañía predeterminada
La compañía seleccionada actualmente para el
procesamiento. El código de compañía aparece en
la barra de estado. Puede cambiar de compañías en
el menú Compañía.
Compensación del período de fila
Un interruptor utilizado en el formato de filas al
enlazar las hojas de cálculo externas. Use el
interruptor /RPO si la hoja de cálculo a la que se
está enlazando tiene varias filas que representan
distintos períodos. Cuando se utiliza este código,
FRx hace coincidir los períodos contables de la
disposición de columnas con las filas
correspondientes de la hoja de cálculo. También
puede utilizar esta técnica con enlaces de hojas de
cálculo combinadas o separadas.
Conjunto de especificaciones
Una base de datos que almacena formatos de filas,
disposiciones de columnas, árboles de informe e
ID de catálogos. Cada compañía de FRx puede
tener su propio conjunto de especificaciones o
varias compañías de FRx pueden compartir el
mismo conjunto de especificaciones.
Un grupo de cuentas al que se le asigna un nombre
(por ejemplo, el intervalo de cuentas de 5100 a
5600 titulado Viajes y ocio). Los conjuntos de
cuentas se crean en los formatos de filas.
Contabilización
La acción de transferir transacciones financieras
introducidas en el libro mayor para poder
actualizar los saldos de cuenta.
La contabilización actualiza las cuentas
controladas en el módulo del libro mayor con datos
financieros introducidos en otros módulos, como el
inventario y las cuentas por pagar, así como
también el libro mayor.
Control
Cualquier componente de la interfaz de usuario que
le permite seleccionar opciones o introducir
información; por ejemplo, un cuadro de entrada,
una casilla de verificación o un botón de radio.
Control de impresión
Una opción de la disposición de columnas que
permite a los usuarios indicar las características
especiales de impresión, como la no impresión y
los signos de crédito y débito invertidos al generar
los informes.
CPO
Compensación del período de columna. El
interruptor utilizado en el formato de filas al
enlazar las hojas de cálculo externas. Si las hojas
de cálculo a las que se ha enlazado tienen varias
columnas o filas que representan períodos
diferentes (como una hoja de cálculo con una
proyección de 12 meses detallados), el interruptor /
CPO (compensación del período de columna) le
indica a FRx que haga coincidir los períodos
contables en la disposición de columnas con las
columnas correspondientes en la hoja de cálculo.
También puede utilizar esta técnica con enlaces de
hojas de cálculo combinadas o separadas.
346
Glosario
Cuadro
Desactivado
El control en el cual se introducen o seleccionan
datos.
Describe un control o comando que no está
disponible para su uso. Cuando se desactivan los
controles y comandos, estos aparecen sombreados
en lugar de aparecer en colores sólidos. El sistema
desactiva los comandos y controles cuando su uso
no es necesario.
Cuadro de búsqueda
Un cuadro en el que puede abrir una ventana de
ampliación para ver y seleccionar los valores
posibles de un cuadro.
Cuadro de diálogo
Un tipo de ventana, de tamaño definido, que
requiere más información del usuario para poder
continuar con el procesamiento. Debe proporcionar
la información o responder a la consulta antes de
que el sistema continúe el procesamiento.
Cuadro de lista desplegable
Un tipo de control en el que se puede ver una lista
de opciones al desplegar el cuadro de lista.
La flecha hacia abajo en el lado derecho del cuadro
indica que un cuadro de lista está disponible.
Cuadro de lista
Un control que contiene una lista desde la cual
puede seleccionar las opciones disponibles.
Algunos cuadros de lista se fijan según el tamaño
de un formulario; otros se despliegan para
proporcionar listas de tamaño variable y otros se
despliegan a partir de una flecha hacia abajo que
aparece en la parte derecha del cuadro.
Cuadro del menú de control del documento
El símbolo situado en el extremo izquierdo de la
barra de título de una ventana de documento
(formulario, cuadro de diálogo o de mensaje). Al
hacer clic en este cuadro o pulsar Alt+guión, se
abrirá el menú Control del documento.
Cubo OLAP
Un modelo de datos tridimensional compuesto de
celdas que representan la intersección de una fila,
una columna y una unidad del informe. Los cubos
OLAP derivados de los informes FRx, restringen el
nivel de los datos financieros y no contienen
detalles de cuentas o transacciones.
informe de FRx. Las disposiciones de columnas
contienen los encabezados de las columnas de
informes, así como también los códigos para
definir el tipo de datos en la columna: los períodos
de informes, los cálculos, etc. Vea también
formato de filas, árbol de informe.
Documento de instancia
Los documentos de instancia contienen datos. Un
documento de instancia XBRL contiene datos
contables, financieros u otros datos relacionados
con los negocios (por ejemplo, un estado
financiero emitido por una compañía), expresados
mediante la sintaxis y taxonomía XBRL. Son
ejemplos de documentos de instancia los estados
financieros de una compañía o cualquier parte de
los mismos, expresados en XBRL y un archivo
HTML con varios elementos XBRL incrustados.
Documento de taxonomía XBRL
Archivo de esquema XML que describe un
conjunto de conceptos que se utilizan para preparar
un documento de instancia XBRL. Un documento
de taxonomía puede ser una taxonomía XBRL (p.
ej., US GAAP CI) o una taxonomía personalizada
que se crea conforme a las especificaciones XBRL.
Las taxonomías personalizadas permiten extender
las taxonomías XBRL para abarcar los aspectos
específicos de una compañía o sector que no están
contemplados en las taxonomías XBRL.
DrillDown Viewer
FRx® DrillDown ViewerTM permite ver, imprimir,
exportar, guardar y enviar los informes creados en
FRx® Report Designer.
347
Glosario
Encabezados dinámicos
Fecha de entrada
Encabezados en la disposición de columnas que se
configuran para que cambien en función de los
datos especificados al generar el informe, como el
período o año fiscal.
La fecha en la que se introdujo un registro. La
fecha de entrada predeterminada es la fecha del
sistema y no puede editarse. Vea también fecha de
aplicación, fecha del documento.
Encadenar informes
Fecha del documento
Proceso que permite ejecutar varios informes
conjuntamente. Cuando encadena informes, estos
se ejecutan uno detrás de otro.
La fecha que se asigna a un documento de
transacción, como una factura. Frecuentemente, la
fecha del documento es la fecha de creación del
documento. Vea también fecha de aplicación, fecha
de entrada.
Enfoque
El área visual de un cuadro o control seleccionado.
Hay varios tipos de enfoque, como un cuadro de
esquema sólido alrededor de un cuadro de entrada
o un cuadro de esquema de puntos alrededor del
título de un botón, casilla de verificación o botón
de radio.
Fechas de vigencia
La fecha o número de período en el que se utiliza
un formato de fila, disposición de columna o árbol
de informe específico. Estas fechas y períodos se
definen en el catálogo de informes.
Enlace
Filtro de cuentas
Una característica de FRx que conecta un formato
de filas con el libro mayor, una hoja de cálculo
externa, otro formato de filas o un año fiscal
específico.
La máscara de cuenta de libro mayor utilizada en la
disposición de columnas para que sólo aparezcan
en la columna determinadas cuentas del libro
mayor.
Enterprise Server
Fondo
FRx Enterprise Server es un servidor FRx Report
Server mejorado con hasta cuatro CPU y motores
de informes para procesar hasta cuatro informes
simultáneamente.
Describe una ventana que está abierta pero que no
está activa y en la que se está trabajando.
Extranet
Un tipo de intranet que ofrece un acceso parcial a
usuarios externos autorizados. Mientras que una
intranet utiliza un servidor de seguridad y sólo
pueden acceder a ella los miembros de la misma
compañía u organización, una extranet ofrece
varios niveles de acceso a los usuarios externos.
Puede acceder a una extranet únicamente si tiene
una ID de usuario y contraseña válidas y su
identidad determina las partes del extranet a las que
tiene acceso.
Fecha de aplicación
La fecha que determina el período contable del
libro mayor en el que se contabiliza una
transacción. Vea también fecha del documento,
fecha de entrada.
Formato de filas
informe de FRx. El formato de filas contiene
enlaces al libro mayor y/u hojas de cálculo
externas, así como otros formatos de filas. Estos
también contienen descripciones de la fila de
informes y cálculos. Vea también disposición de
columnas, árbol de informe.
Formulario
Una ventana secundaria desplegada en el área del
cliente de la ventana de aplicación y que tiene la
forma de un documento escrito o un formulario de
entrada de datos. La mayor parte de la información
se introduce y revisa a través de los formularios
específicos del módulo.
348
Glosario
Grupo
Intercambio dinámico de datos (DDE)
Cualquier informe o grupo de informes que se
definen a través del árbol de informe. El grupo
puede incluir una unidad de informe o el total de
unidades de informe del árbol.
Un proceso que soporta el enlace de información
entre aplicaciones (por ejemplo, un enlace directo
entre la celda de la hoja de cálculo y un cuadro de
programa).
Icono
Interfaz
Una representación gráfica de un objeto o una
selección. Los iconos pueden representar
formularios minimizados o ventanas de
aplicaciones o bien, aplicaciones residentes que no
se encuentran activas en el equipo en ese momento.
El límite común del programa entre dos módulos o
aplicaciones que permite la introducción de datos
en uno de ellos para ser utilizado en el otro. Las
interfaces eliminan la necesidad de duplicar los
datos entre módulos.
ID de catálogo
Interfaz gráfica del usuario (GUI)
Un código único que identifica un informe en el
catálogo de informes. La ID de catálogo puede
tener un máximo de 16 caracteres. Los siguientes
caracteres no están permitidos: - ‘ “ |
Una interfaz de la pantalla de la aplicación que
utiliza iconos e imágenes para representar objetos u
opciones de selección.
Impresora predeterminada
Un estilo de interfaz que permite a los usuarios
trabajar en varias ventanas al mismo tiempo o abrir
varias instancias de la misma ventana a la vez.
La impresora seleccionada como la predeterminada
a través del cuadro de diálogo Configurar
impresora. Si no se especifica otra impresora, el
sistema envía los trabajos de impresión a la
impresora predeterminada.
Índice del libro mayor (G32)
El índice del libro mayor, también conocido como
G32, es la extensión de los archivos de índice
creados y mantenidos por FRx. Existe un archivo
G32 que cada compañía de FRx mantiene y que se
encuentra en el directorio SYSDATA de FRx. Este
archivo contiene datos básicos sobre la compañía,
como la máscara de cuenta, la segmentación de
cuentas y la configuración del calendario. También
puede contener el plan de cuentas y las
transacciones no contabilizadas según el sistema
contable y la configuración de la compañía.
Informe provisional
Las opciones de los informes provisionales en el
catálogo de informes determinan si FRx incluye las
transacciones del libro mayor contabilizadas, no
contabilizadas o ambas en el informe. Las
transacciones contabilizadas incluyen la actividad
de cada módulo (cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, etc.) en las que se ha ejecutado la
actualización de un libro mayor.
Interfaz múltiple del documento (MDI)
Libro de informes
Un completo libro que contiene los informes de
FRx, así como otros documentos que pueden
publicarse para visualizarlos en DrillDown Viewer,
WebPort, en un directorio de Windows y en el
Libro mayor
El conjunto de cuentas que se incluyen en los
informes de los estados financieros.
La contabilización de transacciones actualiza las
cuentas en el libro mayor.
Máscara
Un formato que mantiene los códigos o números de
forma uniforme. La máscara puede requerir cierto
tipo de caracteres, como un número o una letra o
cierto número de caracteres o dígitos. Las máscaras
de cuenta se utilizan en el libro mayor para
mantener un formato uniforme de todos los
números de cuenta. Vea también Máscara de fecha
y Caracteres de máscara numérica.
Máscara de cuenta
Vea máscara.
349
Glosario
Máscara de fecha
Modo de edición
Un formato que estandariza la forma en la que las
fechas aparecen en el módulo. Las máscaras de
fecha suelen variar de un país a otro.
Un estado en el que el sistema acepta la
introducción o edición de datos en un cuadro. Un
cuadro se encuentra en modo de edición cuando
aparece el punto de inserción.
Máscara de formato
Un grupo de códigos utilizado en el formato de
filas, cálculos, etc. que define la manera en la que
las cantidades monetarias aparecen en los
informes. La máscara controla los símbolos, la
ubicación de los decimales y los separadores de
miles, así como también la presencia o ausencia de
los símbolos de moneda y de los ceros de las
divisas. Vea también Caracteres de máscara
numérica.
Módulo
Un subconjunto de una aplicación de software,
como las cuentas por cobrar, el libro mayor y el
inventario.
Moneda base
La moneda base para el resto de monedas. Para las
empresas con sede en EE.UU., la moneda base será
el dólar norteamericano; para las compañías
europeas será el EURO.
Menú de control de documento
Un menú que es estándar en todas las ventanas del
documento, incluyendo formularios, cuadros de
diálogo y de mensaje que enumeran los comandos
que se ejecutan en las ventanas del documento
como maximizar, minimizar, definir tamaño y
mover. No todos los comandos están disponibles
en todos los tipos de ventanas del documento.
Modificador de cuenta
Un operador utilizado para compensar el período o
año de una fila específica, también se denomina
modificador de fila.
Modificador de fila
Consulte Modificador de cuenta.
Moneda de conversión
Una divisa cuyo valor se debe convertir a la
moneda base, usando el tipo de cambio monetario
durante un tiempo determinado.
Moneda de informe
Una moneda utilizada con fines de generación de
informes financieros. Puede ser la moneda
funcional o, normalmente, la moneda de la
compañía padre.
Moneda de origen
La moneda de una transacción (como una factura)
que puede ser distinta de la moneda funcional.
Moneda de triangulación
Normalmente, cuando una cuenta se especifica en
el formato de filas, FRx combina la cuenta con los
períodos y tipos de cuentas especificados en la
disposición de columnas. Sin embargo, se pueden
utilizar los códigos del modificador de cuenta en el
formato de filas para utilizar datos diferentes
(como diferentes períodos fiscales) para filas
específicas. Los modificadores se aplican a cada
cuenta de la fila.
Una moneda cuyos tipos de cambio se mantienen
en FRx tanto para la moneda base como para la
moneda de conversión. Si una tabla de tipos de
cambio no se mantiene entre dos monedas, pero sí
para una tercera, la moneda común se encuentra
disponible con el tipo de cambio para ambas
monedas. La primera moneda puede convertirse en
moneda común (triangulación) y, a continuación, la
moneda común puede convertirse en una segunda
moneda.
Modificador
Moneda funcional
Vea modificador de cuenta.
La moneda principal con la que una compañía
suele realizar sus operaciones comerciales, también
conocida como moneda base. Consulte Moneda
base.
Modificador del período
350
Glosario
Nivel de detalle
Punto de inserción
Una selección del catálogo de informes que hace
referencia al nivel de detalle en un informe. Las
opciones consisten en un informe financiero
(normalmente un resumen de alto nivel basado en
el formato de filas), el informe de detalles de
cuentas (muestra los saldos detallados de cuenta
que componen el informe financiero) y el informe
de detalles de transacciones (proporciona la
mayoría de los detalles hasta llegar al nivel de las
transacciones).
La barra vertical intermitente que indica la
ubicación donde se introducirá el texto.
OLAP
Procesamiento analítico en línea. Un sistema para
la presentación de datos financieros resumidos en
un formato de modelo comercial que facilita el
análisis comercial en línea. Los datos financieros
se presentan en una estructura multidimensional
llamada cubo.
Report Designer extrae la información del libro
mayor y la combina, de manera opcional, con la
información de Lotus 1-2-3 o con las hojas de
cálculo de Microsoft® Excel. A continuación,
utiliza tanto sus formatos de informes como su
jerarquía de administración de informes
personalizados para producir los informes.
OLE
Report Launcher
Enlace e incrustación de objetos. Una característica
de Windows que permite a FRx enlazarse
directamente con una hoja de cálculo de Microsoft
Excel 2000 o superior.
Período base
El código utilizado en las disposiciones de
columnas para representar un período contable que
es relativo al período actual definido cuando se
genera un informe. Por ejemplo, si la disposición
de columnas especifica BASE en el cuadro Código
del período, el período real se define en el Catálogo
de informes a la hora que se genera el informe.
Período contable
Un período de tiempo, como un mes, trimestre o
año durante el cual se preparan los estados
financieros que miden el flujo de un estado de
resultados. Al final de cada período contable, todas
las cuentas de LM deben cuadrar. Los períodos
contables se definen en el libro mayor.
Predeterminado
Los datos que el sistema introduce
automáticamente en un cuadro. Para los cuadros
que pueden editarse, el sistema introduce la
información más común. Para los cuadros que no
pueden editarse, el sistema introduce la
información requerida.
Registro
Colección de campos relacionados lógicamente en
la base de datos; es decir un conjunto de datos. Un
ejemplo de registro es un formulario en papel que
contiene información sobre un tema, como un
cliente o una orden de compra.
Report Designer
FRx® Report Launcher permite generar informes
guardados anteriormente en el catálogo de
informes de Report Designer.
Report Manager
FRx® Report Manager es un módulo opcional que
unifica los informes de FRx y otros archivos, como
documentos de Microsoft Office para facilitar la
visualización, impresión y distribución.
Report Server
FRx® Report Server es un producto independiente
de FRx que se ejecuta en una plataforma de
servidores dedicada a la generación y a la
programación de informes. Con Report Server
instalado y configurado en la red, los usuarios de
FRx pueden continuar trabajando en sus estaciones
de trabajo mientras se generan los informes en
Report Server.
Saldos iniciales
Los saldos iniciales de un período o año.
Segmento de responsabilidad
El segmento o segmentos del código de cuenta del
libro mayor que hace referencia a la estructura
general de una organización. Algunos ejemplos son
los departamentos, divisiones, proyectos, tareas,
etc.
351
Glosario
Segmento principal
Tipo de cambio del momento
Un código de cuenta del libro mayor que contiene
al menos un segmento de código de cuenta que
describe el tipo de cuenta (como por ejemplo, caja
o ventas). Este segmento del libro mayor es
considerado como el segmento del código de
cuenta principal del sistema FRx.
El tipo de cambio monetario actual (diario). En los
informes puede haber un tipo de cambio actual
distinto por cada fecha del balance general.
Seleccionar
Escoger una opción. Las selecciones se realizan
haciendo clic sobre la opción o resaltando la
opción y pulsando la barra espaciadora.
Sistema de administración de la base de datos
Una aplicación que permite la definición,
manipulación y el control de la base de datos.
SYSDATA
El botón SYSDATA del cuadro de diálogo
Información de la organización en el menú
Administración, define la ruta de acceso y el
directorio en el que se guardan los archivos del
sistema FRx.
Tabla
Estructura que contiene una colección de registros
relacionados en la base de datos. Las tablas
consisten en columnas y filas de información.
Taxonomía
La taxonomía XBRL es un sistema de clasificación
de los elementos de datos para la presentación de
informes comerciales y financieros. Las
taxonomías XBRL se pueden considerar
extensiones del esquema XML.
Tipo de cambio diario
El tipo de cambio monetario actual (al contado).
En los informes, puede haber un tipo de cambio
actual distinto por cada fecha del balance general.
Tipo de cambio histórico
El tipo de cambio monetario vigente en el
momento de iniciar una actividad en la cuenta
(como la compra de un activo). Este tipo de cambio
suele aplicarse generalmente a los activos no
monetarios (por ejemplo, inventarios, activos fijos,
pasivos a largo plazo y activos netos).
Tipo de cambio promedio
Es el promedio de todos los tipos de cambio
monetario en un período del estado financiero. Este
tipo de cambio se utiliza casi siempre en las
cuentas del estado de resultados. El período entre
mediciones para determinar el promedio (diario,
semanal, mensual y trimestral) puede variar según
el tipo de informe. Por ejemplo, los informes de
administración internos generalmente usan
intervalos diarios, pero algunos informes de
carácter legal pueden requerir el promedio de las
tasas de inicio y tasas finales durante el período.
Transacción
En general, se trata de un evento de negocios que
puede medirse en divisas e introducirse en los
registros contables.
Teclas abreviadas
Unidad de detalle
Una tecla (por ejemplo, F3) o una combinación de
teclas (Alt+H) que proporcionan un método rápido
para utilizar un comando sin abrir un menú.
La unidad de informe que extrae datos
directamente del libro mayor. Vea también unidad
hija, unidad de informe, unidad de resumen.
Teclas de dirección
Las flechas Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda se
utilizan para trasladar el punto de inserción o
enfoque o para seleccionar de una lista de
opciones.
352
Glosario
Unidad de informe
XML
Una unidad dentro del árbol de informe de FRx que
representa un departamento individual que extrae
los datos directamente del libro mayor o bien, una
unidad de resumen. Una compañía puede crear
varios árboles de informe para facilitar informes
financieros diferentes sin afectar al libro mayor.
Vea también unidad de detalle, unidad de resumen.
eXtensible markup Language. El XML ofrece un
esquema de formato generalizado que representa la
estructura lógica del documento mediante un
sistema y una plataforma independientes. Los
archivos XML pueden publicarse en Internet o en
un repositorio Web basado en servidor y pueden
visualizarse con un navegador web.
Unidad de resumen
XML mejorado
Una unidad de informe que resume datos de las
unidades de nivel inferior. Las unidades de nivel
inferior pueden ser las unidades de detalle u otras
unidades de resumen. Vea también unidad de
informe, unidad de detalle.
Un formato de archivo Extensible Markup
Language (XML) personalizado que preserva la
función de profundización en los informes de FRx
guardados en un repositorio Web. El formato XML
mejorado se puede leer únicamente con el FRx
DrillDown Viewer.
Unidad hija
Una unidad en un árbol de informe FRx que es
subsidiaria de una unidad de nivel superior que se
denomina padre. FRx puede acumular datos de las
unidades hijas en las unidades padre con el
propósito de crear informes resumidos.
Unidad padre
Una unidad en un árbol de informe FRx que tiene
una unidad subsidiaria o unidades hijas. FRx puede
acumular datos de las unidades hijas en las
unidades padres con el propósito de crear informes
resumidos.
WebPort
El producto FRx® WebPort permite que los
usuarios publiquen informes FRx en un entorno de
repositorio Web que admita tanto los informes FRx
como los objetos que no sean FRx; por ejemplo,
los documentos de Word, las hojas de cálculo
Excel o los archivos de cubo OLAP. Este producto
permite que los archivos se puedan ver en Internet
o en una intranet.
XBRL
Lenguaje extensible de presentación de informes
comerciales (XBRL), que es una especificación
abierta que utiliza las etiquetas de datos basadas en
XML para describir los estados financieros de
compañías públicas y privadas.
353
Índice
Símbolos
% de asignación a padre, cuadro 210
&, caracteres
uso de ganchos 187
&, gancho
usar en un formato de filas 70, 99
&, ganchos
uso en máscaras de cuenta 185
uso en un árbol de informes 187
&, símbolo
árboles de informe 203
+, signo en árboles de informe 203, 204
,/A, código 102
/ funciones
/CPO 128
modificadores de cuentas 105
?, carácter
uso de comodines 173
?, signo
árboles de informe 203
@ carácter
código @UNITT# 74, 297
uso 89
@, carácter
código @UNIT 74
A
Abrir árbol, cuadro de diálogo 48
Abrir Columna, cuadro de diálogo 44, 140
Abrir formato de filas, cuadro de diálogo 72
Activar correo electrónico, cuadro 264
Activid. contab. + no contab., opción 52, 239
Actual/YTD, celda 157
Actual/YTD, período 157
acumulación de porcentaje de asignación 210
Acumular los valores redondeados en el árbol,
opción 275
adición de la descripción OLAP a la disposición de
columnas 176
Advertencia de falta de una unidad, opción 285
Agregar filas del plan de cuentas, cuadro de
diálogo 70
Agregar unidades de informe del plan de cuentas,
comando 193
Agregar unidades de informe del plan de cuentas,
cuadro de diálogo 199, 200
Ajustes de redondeo, cuadro de diálogo 114
Ancho de columna, comando 195
Ancho de columna, cuadro de diálogo 65
ancho, asignación a columnas 161
año
inclusión en encabezados de columna 146
año base
introducción en disposición de columnas 155
Año base, cuadro 53
introducción 289
Año del libro mayor, cuadro 124
año fiscal
asignación en la disposición de columnas 155
códigos de encabezado de columna 146
enlazar año a año 122
uso de la base 155
Antes de cada unidad de informe, opción 282
Árbol de informe, comando 230
Árbol de informe, cuadro 249
árboles de informe
adición de direcciones de correo
electrónico 222
apertura 190
cambio
acumulación hasta la unidad padre 210
desplazamiento de unidades 206
caracteres &, +, ?, uso 203
creación
del plan de cuentas 47
354
Índice
manualmente 208
menús
Árbol 196
Archivo 191
Edición 192
Formato 194
planificación de la estructura 199
árboles de informes
conexión al libro mayor 185
Archivo README.TXT 4
Archivo, comandos de menú
formato de filas 59
Archivo, comandos del menú
árbol de informe 191
catálogo de informes 229
disposición de columnas 142
Ascender unidad, comando 197, 215
ASCII, exportación de informes 254
asdfasdf 325
asdfasdfas 325
asdfasdfasdf 325
asdfsadf 325
asdfsdf 325
asfdasdf 325
Asunto, cuadro 265
Avanzadas, ficha 243, 283
Ayuda, abrir 12
B
barra de herramientas
formato de filas 67
principal 11
Borrar, comando 15, 193
Borrar, opción
encabezados/pies de página 271
Botón Buscar, cuadro de control de registro 18
Botón Duplicar, cuadro de control de registro 18,
296
Botón Eliminar, cuadro de control de registro 19
Botón Guardar, cuadro de control de registro 19
Botón Nuevo, cuadro de control de registro 18
Buscar, comando 16, 193
Buscar, cuadro 17, 62
Buscar, cuadro de diálogo 62
C
Cadena a ID de catálogo, cuadro 260, 293
CAL, código de formato 76
Calcular primero las columnas, opción 284
Calcular primero las filas, opción 284
cálculos
aplicación a columnas específicas 89
disposición de columnas
CALC 151
sentencias IF/THEN/ELSE 161
formato de filas
CAL 88
función de señalar y hacer clic 94
sentencias IF/THEN/ELSE 92
TOT y CAL 88
multiplicación y división 159
uso de operadores 89
Cambiar de nombre, comando 142, 192
cantidad deudora
restricción de una columna 168
Catálogo de informes
menú Archivo 229
menú Catálogo 231
menú Edición 230
menú Ventana 232
Catálogo de informes, icono 7
CBR, código de formato 76
CCAVG, código de moneda 316
CCHIST, código de moneda 316
CCSPOT, código de moneda 316
CCX, código de moneda 316
cero, supresión de filas 85
Cnta, tipo de columna 151
Código de compañía FRx, cuadro 23
código de cuenta
inclusión en el informe 151
máscara
creación de un formato de filas 96
definición en el árbol 185
segmento principal
definición 96
uso en el árbol de informe 219
uso de la cuenta completa 97
uso en FRx 9
Código de cuenta completa
restricción de filas a una unidad de informe 83
código de cuenta completo
combinación con el principal 97
introducción en formato de filas 96
355
Índice
código de cuenta de responsabilidad
combinación con código de cuenta completo 97
segmento 68
uso en FRx 9
código de cuenta principal
combinación con código de cuenta completo 97
uso en FRx 9, 68
código de cuenta principal, segmento 68
Código de fila inicial, cuadro 71
Código de moneda, celda 171
Código de período 155
Código de período, celda 178
Código de texto adicional
en formato de filas 74
Código de unidad, cuadro 210
Código fmto., selección 75
códigos de fila
especificación en la disposición de
columnas 151
introducción 73
volver a numerar 73
Códigos de libros
restricción de filas 108
códigos de moneda, asignación en formato de
filas 112
Códigos, cuadro 269
colocación de columna con referencia directa 126
colocación de columna directa 127
columna
coincidencia de la colocación con la hoja de
cálculo (/CPO) 127
definición de ancho 65
definición de posición 86
edición 144
encabezados
códigos, combinación con texto 147
formato 146
introducción de detalles 149
introducción de encabezados 146
restricción a fechas específicas 174
uso en cálculos 158
Columna de LM, opción 151, 173
Combinar importes contabilizados y sin
contabilizar, opción 278
Combinar, botón 218
comodines
en la máscara de cuenta del árbol de
informes 185
uso en disposiciones de columnas 173
compañía
introducción 23
Compañía, cuadro 52, 210
Compensación del período de columna, opción 127
Compensación del período de fila, opción 129
configuración de FRx 11
Configurar página, comando 229
Configurar página, ficha 243, 267
conjuntos de cuentas
creación 102
edición 105
conjuntos de especificaciones del informe 7
Construcción del informe, ficha 243
Contraer rama, comando 190
Control de impresión, celda de la disposición de
columnas 163
Control de impresión, celda, uso de 85
conversión de monedas
fuente de tipo de cambio histórico 286
origen de tipos de cambio del momento 286
Conversión de monedas, ficha 315, 322
conversión de monedas, finalidad 313
conversión de monedas, informes 315
Copiar, comando 15, 192
correo electrónico
direcciones en árbol de informe 222
envío 264
Cortar, comando 15, 192
créditos
restricción en la columna seleccionada 168
uso del saldo normal 84
Cuadro de control de registros, utilización 18
D
datos estadísticos, inclusión en la disposición de
columnas 154
datos presupuestarios, inclusión en la disposición
de columnas 154
DAX (Dynamic Automatic Currency
Translation) 313
De cuenta (rango) -o- Cuenta individual o conjunto
de cuentas, celda 97, 98
De cuenta, cuadro 218, 219
Descender unidad, comando 197, 215
Descr. informal, cuadro 211
Descripción del código de libro, cuadro 177
356
Índice
Descripción del formato de filas, cuadro 245,
247, 249
Descripción del período, cuadro 25
Descripción del período/año, cuadro 177
Descripción Opcional, cuadro 123, 130, 132
Descripción plural, cuadro 25, 240
Descripción, cuadro 70
descripciones
asignación en la fila 76
asignación múltiple 90
definición en disposición de columnas 151
introducción 74
supresión 76, 78
Descripciones OLAP, cuadro de diálogo 177
Detalle de cnta./trans., ficha 243, 278
detalle de cuenta, supresión 85
detalles
supresión en columnas 168
supresión en la fila 85
Disposición de columnas, comando 230
Disposición de columnas, cuadro 54
disposiciones de columnas
abrir 140
creación 44
obtención de datos 154
Dividir, botón (separador) 218
Dividir, icono 202
Documento de taxonomía XBRL 310
Documentos de instancias (XBRL) 310
documentos de instancias XBRL
reglas para los árboles de informe 307
Domicilio, cuadro 265
DrillDown Viewer ( XML mejorado), opción 251
DrillDown Viewer (XML mejorado), tipo de salida
para los informes XBRL 309
E
edición
formato de filas 72
unidad de informe 209
Edición, comando de menú
formato de filas 60
Edición, comandos del menú
Elegir árbol de informe, cuadro de diálogo 249
Elegir formato de filas, cuadro de diálogo 136, 245
Elementos XBRL
definición 310
en el formato de filas 301, 303
en la disposición de columnas 305
eliminación
columnas de la disposición de columnas 143
informes
después de imprimir, visualización o
envío 259
eliminar
formato de filas 59
Eliminar archivo tras la impresión, visualización o
envío, cuadro 259
Eliminar columna, comando 143
Eliminar unidad, comando 193
Eliminar, comando 142, 192
encabezados
combinación de códigos en columnas 145
creación de columnas dinámicas 147
introducción columnas 146
uso de varios códigos en 147
Encabezados/pies de página, ficha 243, 268
enlace
con hoja de cálculo separada 125
con hojas de cálculo externas 125
con otros formatos de fila 116
LM y hojas de calculo externas
combinadas 129
métodos de colocación de columnas 126
tipos de cuentas 101
Enlace a Wks, cuadro 136
enlace Wks, combinado con enlace LM 125, 129
Enlace, comandos del menú 66
enlaces
formato a enlaces combinados 131
identificación
celdas de la hoja de cálculo 126
hojas de cálculos en el árbol de
informes 135
introducción
hoja de cálculo separada 132
referencia a las hojas de cálculo externas 125
Enlaces de cuentas de LM, cuadro de diálogo 97
Enlazar a Libro mayor, celda 97
Enlazar a Libro mayor, columna, introducción 95
357
Índice
Enviar como enlace a archivo, opción 259
Espacios entre columnas, opción 273
Estado de Report Server, comando 233
Estilo de fuente predeterminado, cuadro 268
Estilo del esquema, comando 195
estilo, creación y edición estilos de fuente 64
Estilos de fuente, comando 230
estilos de fuente, creación y edición 270
Estilos de fuente, cuadro de diálogo 64
Etiqueta de advertencia de falta de un
elemento 307, 308
Etiqueta de encabezado, opción 280
Etiquetas de elementos XBRL 303
Excluir cuentas inactivas (si está disponible),
opción 285
Expandir rama, comando 190, 197
Expandir todo, comando 197
F
fecha
en encabezados de columna 145
restricción de una columna 174
fecha del informe, configuración 289
Fecha inicial, celda 246, 247, 249
fecha, configuración del informe 289
Fechas del período, opción 284
fila base, cambia o uso en cálculos 160
Fila de activos totales, cuadro 114
Fila de pasivos y activo neto totales, cuadro 114
filas
eliminación e introducción 61
volver a numerar 63
Filas/Unidad relacionadas, celda
formato 76
introducción de cálculos 89
Filas/unidad relacionadas, celda
restricción a una unidad de informe 83
utilización 82
Filas/unidades relacionadas, celda
introducción de sentencias condicionales 92
filtros de cuentas, uso 173
Fin del intervalo de cuentas, cuadro 28, 71
Financiero y de cuenta, opción 52, 238
Financiero y de transacciones, opción 52, 238
formato
cantidades
internacional 212
valores negativos 162, 272
enlace de hoja de cálculo combinada 131
formatos de filas
Cód. fmto. 75
colocación de valores en columnas 86
filas relacionadas 84
fuentes y sombreado. Consulte estilos de
fuentes, creación y edición.
importes
fila por fila 92
visualización 85
informes 272
Formato de fila original, cuadro 123
formato de filas maestro, creación 69
Formato de filas, comando 230
Formato de filas, cuadro de diálogo 63
Formato de importe y fecha, cuadro 24
Formato de multidivisa 170
Formato internacional, cuadro 212
Formato, ficha 243, 272
formatos de fila
enlace
año a año 122
enlacer
otro formato de filas 116
formatos de filas
abrir 72
botones de la barra de herramientas 11
códigos de conversión de monedas 315
creación de maestro 69
edición de códigos de cuenta 70
enlace
hoja de cálculo externa 125
libro mayor 87, 95, 129
LM y hoja de cálculo combinada 125
flexibilidad en 68
introducción de cálculos 88
introducción de totales 88
menús
Archivo 59
Edición 60
Enlace 66
Formato 64
texto adicional 74
formatos internacionales, aplicación a las unidades
de informe 212
Fórmula de cálculo, cuadro 160
Formulario de árbol, botón 136, 216
FRD, tipo de salida para los informes XBRL 309
frecuentes 325
358
Índice
FRx instant!OLAP-Cubo de servidor de Microsoft,
opción 255
FRx Reporting Engine, ventana de estado 285
fuente de tipo de cambio 322
Fuente de tipo de cambio histórico 286
G
Generar informe, cuadro de diálogo 235
Generar informe, icono 55
Generar..., comando 229
Gráficos y texto, comando 196
guardar
árbol de informe 219, 224, 226
disposición de columnas 47, 50
informes 289
H
hoja de cálculo
uso de un enlace separado 132
hojas de cálculo
combinación de enlaces 129
HTML (Via Excel 2000), opción 251
I
ID de catálogo
creación 51
duplicación 296
encadenamiento 293
ID de catálogo, cuadro 51, 287
ID de subtipo de cambio en disposiciones de
columnas 320
IF/THEN/ELSE, sentencias
uso en formatos de filas 92
importación
hoja de cálculo externa
creación de un enlace 132
creación de un enlace LM y WKS 129
Importar formato WKS, comando 59
Importar y exportar ruta, cuadro 24
Importe con símbolo de moneda, cuadro 273
importe deudor
inclusión del saldo normal 84
impresión
Catálogo de informes 229
filas en blanco con saldo cero 85
formato de filas 59
Impresora, opción 251
imprimesión
informes 251
imprimir
Imprimir detalles, opción 293
Imprimir información de catálogo, cuadro de
diálogo 292
Imprimir inmediatamente, cuadro 259
Incluir detalle de filas no imprimibles, opción 279
Incluir importes en períodos futuros, opción 284
Incluir número específico de niveles, opción 281
Incluir sólo la actividad no contabilizada, opción 52
Incluir sólo las cuentas no contabilizadas,
opción 239
Incluir todas las unidades, casilla de
verificación 281, 295
Incrementar cada fila en, cuadro 71
Información de la compañía, cuadro de diálogo 23
Información específica del sistema, ficha 25
Informar de cuentas duplicadas, opción 283
Informar de cuentas que faltan, opción 283
Informe financiero, opción 52, 238
informe tabulado, creación 180
informes
creación 287
duplicación 296
encadenamiento 293
generación
excepciones 283
múltiples 293
programación 297
informes de débito/crédito, creación 179
informes de detalles de transacciones
acumulados del año 179
códigos disponibles 153
creación, débito/crédito 179
inclusión de varios períodos 178
opciones 278
personalización 177
informes de excepciones, generación 283
Inicio del intervalo de cuentas, cuadro 28, 71
Inmovilizar columna Descripción, comando 198
inserción
columnas 143
unidades de informe 194
Insertar columna, comando 143
Insertar unidad, comando 194
359
Índice
Insertar, comando 16
Instalación de Report Designer 4
intervalo de cuentas, introducción en formato de
filas 99
introducción
filas 61
J
Jerarquía de segmentos, sección 218
K
kjhkjhkljh 324
L
libro mayor
conexión al árbol de informes 183
enlaces
creación de enlace LM/hoja de cálculo 125
uso de LM/hojas de cálculo
combinadas 129
introducción de códigos en el formato de
filas 95
mostrar en la disposición de columnas 151
Límite de cantidad de ajuste, cuadro 114
Líneas adicionales entre filas, opción 273
Líneas de árbol y texto, comando 195
Líneas de árbol, gráficos y texto, comando 195
Lotus 1-2-3
enlace con 125
exportación de informes 253
M
Marcar cuentas sin contabilizar con *, opción 279
márgenes, cambio 267
Más/menos, gráficos y texto, comando 195, 196
máscara de cuenta
definición 185
Máscara de cuenta, cuadro 70
máscara, definición de una máscara de cuenta 185
Máximo de dígitos a la izquierda del decimal,
opción 278
Mensaje, cuadro 265
menús
Árbol 196
árbol de informes 191
Archivo
Catálogo 231
comandos disponibles 19
Edición
formato de filas 60, 62
Enlace 66
Formato
formato de filas 64
formato de filas 59
Ventana 232
método de colocación de valores, colocación de
columna 127
método de coma, colocación de columna 127
Microsoft Excel
enlace con 125
exportación de informes 252
modificadores de cuentas
enlace con hojas de cálculo 127, 129
introducción 106
modificadores, uso de modificadores de
cuentas 105
Moneda funcional, cuadro 24
moneda, definición en formato de filas 113
Mostrar código de cuenta de LM, opción 278
Mostrar código de fila, opción 278
Mostrar comas en los importes, opción 272
Mostrar descripción de cuenta del plan de cuentas,
opción 278
Mostrar espacios para los importes iguales a cero,
opción 273
Mostrar estado de procesamiento del informe,
opción 285
Mostrar filas sin importes, opción 273
Mostrar informes sin filas activas, opción 273
Mostrar subrayado antes de los totales, opción 279
N
Nivel de detalle, cuadro 52
Nivel de prioridad, cuadro 284
Niveles inferiores a la unidad inicial, opción 281
No hay saltos de página entre las unidades,
opción 282
360
Índice
Nombre archivo Wks, cuadro 137
Nombre de archivo Wks (archivo externo),
cuadro 213
Nombre de archivo, cuadro 123, 129, 259
Nombre de compañía, cuadro 24
Nombre de enlace, cuadro 123
Nombre de estilo de fuente, cuadro 65, 270
Nombre del archivo de salida, cuadro de
diálogo 259
Nombre del formato, cuadro 246, 247, 249
Nombre formato de filas, cuadro 136
Nombres de elementos (XBRL) 311
Nombres de elementos XBRL 311
Números de período, opción 284
O
Opciones de árbol, ficha 243, 281
Opciones de búsqueda, sección 62
Opciones de correo electrónico, ficha 243, 250, 263
Opciones de encabezado, cuadro de diálogo
44, 146
Opciones de informe, ficha 243, 272
Opciones de página, ficha 243, 267
Opciones de salida, ficha 243, 250
opciones especiales de formato, disposición de
columnas 161
Ordenar cuentas de LM por código natural,
opción 279
orientación, cambio para el informe 267
Origen de tipos de cambio del momento 286
P
Pegar, comando 15, 193
período
asignación de un rango de 156
uso de modificadores de cuentas 105
Período actual /YTD, celda 178
período base
concepto 10
introducción en la disposición de columnas 155
período base predeterminado, códigos 241
Período base predeterminado, cuadro 239, 241
Período base, cuadro
acerca de 239, 242
Período base,cuadro
introducción 289
Período de fechas, celda 246, 247, 249
Períodos y fechas, cuadro de diálogo 242, 289
Permitir acumulación 210, 282
Permitir desbordamiento de texto de columna,
cuadro 273
plan de cuentas, generación de un formato de
filas 69
preguntas más frecuentes
producción de informe incompleta 325
Procedimiento
Agregar etiquetas de elementos XBRL al
formato de filas 303
Crear un enlace con la taxonomía XBRL 302
Incluir el tipo de columna XBRL_TAG en la
Seleccionar el tipo de salida XBRL en el
Seleccionar una impresora con la opción
Imprimir inmediatamente 262
Seleccionar una impresora en las opciones de
salida del Catálogo de informes 261
Utilizar una ID de subtipo de cambio en la
Programador, comando 233
Provisional, cuadro 52
Publicación en web, ficha 250, 265
R
rango de períodos, introducción 156
Redondeado de importes, opciones 114
Redondeando la fila de ajuste, cuadro, formato de
filas 114
redondeo
automático en balance general 113
código de formato de filas CAL 92
combinación de opciones 276
gestión de errores de redondeo 275
unidades de informe 275
Redondeo de transacción, opción 280
Reemplazar archivo sin advertencia, cuadro 259
Reemplazar por, cuadro 17, 62
Reemplazar, comando 16, 193
Reiniciar numeración con cada unidad, opción 282
Reiniciar numeración de página, cuadro 260
requisitos del sistema para instalar FRx 4
Restricción de columna, código 180
restricción de filas con códigos de libros 108
resumen, unidad de informe
descripción general 183
361
Índice
S
T
Saldo normal, celda, introducción 84
Salida, cuadro 251
Salto de página antes de la unidad, cuadro 212
seguridad
usuario 7
Seguridad del árbol y correo electrónico, cuadro de
diálogo 222
Selección de una impresora local desde el catálogo
de informes 260
Seleccionar catálogo para presentar, cuadro de
diálogo 51, 287, 293, 294
Seleccionar compañía con que trabajar, cuadro de
diálogo 4
Seleccionar compañía para este registro, cuadro de
diálogo 288, 296
Seleccionar cuenta de libro mayor, cuadro de
diálogo 97, 98, 102
Seleccionar estilo de fuente, cuadro de diálogo 65,
271
Seleccionar unidades durante la ejecución, casilla
de verificación 295
Seleccionar unidades durante la ejecución,
opción 281
Seleccione el encabezado de columna, cuadro de
diálogo 45
Seleccione las unidades de informe para imprimir,
cuadro de diálogo 55, 291
Seleccione un archivo de importación, cuadro de
diálogo 137
señalar y hacer clic para calcular totales 94
Sentencias IF/THEN/ELSE
utilización en disposiciones de columnas 161
Símbolo de moneda en la 1ª fila, opción 273
Sistema contable, cuadro 24
Solicitar tipo de salida durante la ejecución,
cuadro 259, 294
Sólo de cuenta, opción 52, 238
Sólo de transacciones, opción 52, 238
Sombreado, opciones 271
Subtotal en segmento, opción 279
Subtotal por período, opción 280
supresión
detalles de cuentas/transacciones 85
detalles en columnas 168
impresión de filas 85
totales en columnas 168
Suprimir cálculo CBR, opción 279
Taxonomía 310
texto
combinación con códigos en encabezados de
columnas 147
texto adicional
en encabezados y pies de página del
informe 297
en formato de filas 74
introducción en árboles de informe 220
Texto adicional, código 297
Tipo de cuenta, opción 102
Tipo de enlace, cuadro 123, 132
Tipo de salida XBRL en el Catálogo de
informes 307
tipos de cuentas, uso 101
Título/descr., cuadro 211
TOT, código de formato de fila 76, 88
totales
con señalar y hacer clic 94
supresión en columnas 168
uso en formatos de filas 88
transacciones contabilizadas, restricción en la
columna 169
transacciones no contabilizadas, inclusión en
informes 169
U
unidad de informe padre
definición de máscara de cuenta 185
unidad de informe padre, descripción general 183
unidades de informe
ascender y descender 206
definición 183
edición 189, 190, 209
hijas
estructura 183
inserción 194
relación padre-hijo 206
restricción
columnas 169
filas 82
Unidades de informe, cuadro de diálogo 136
unidades de informes
hijas
definición de máscaras de cuentas 185
Unidades del árbol, cuadro de diálogo 250
Usar árbol de informe, cuadro 212
362
Índice
Usar árbol de informe, opción 282
Usar fechas, opción 246, 247, 249
Usar formatos de fila y enlaces de la hoja de cálculo
del árbol de informe, cuadro 245
Usar números de períodos, opción 246, 247, 249
Usar sólo saldos contabilizados, opción 52, 239
Usar valores redondeados para cálculos y totales,
opción 275, 277
Utilizar ( ) para los números negativos, opción 272
Utilizar filtro de cuentas, opción 280
Utilizar signos % en los porcentajes, opción 273
V
W
WKS, tipo de columna 151
X
XBRL, definiciones 310
XBRL_TAG, tipo de columna 306
XML, opción 252
Z
Zoom, comando 14, 143, 194, 230
ZXczxcZxcZxc 325
Ver formulario, comando 197
Volver a numerar filas, cuadro de diálogo 63
363

Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7

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