aprodescom - Contraloría General de Cuentas

Transcripción

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS
ASOCIACION PRO-DESARROLLO DE LA COMUNIDAD -APRODESCOMINFORME DE AUDITORIA
A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008
GUATEMALA, MAYO DE 2009
Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
RESUMEN GERENCIAL
ANTECEDENTES
La Asociación Pro Desarrollo de la Comunidad -APRODESCOM-, se constituyó según Escritura de Constitución
No. 30 de fecha 3 de junio de 2002, inscrita en el Registro Civil de la Municipalidad de Guatemala, según libro de
Personas Jurídicas No. 49, folio No. 79, partida No. 79 de fecha 13 de junio de 2002, inscrita en la Contraloría
General de Cuentas con cuentadancia número A5-151.
Su objetivo principal es promover acciones en las comunidades del país y desarrollar proyectos de infraestructura
municipal en toda la república.
El saldo inicial registrado en la caja fiscal al 01 de febrero de 2008 fue de DOS MILLONES SETECIENTOS
OCHENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y SEIS QUETZALES CON OCHENTA Y UN CENTAVOS(Q.
2,787,676.81) y durante el período auditado APRODESCOM percibió ingresos de las diferentes fuentes de
financiamiento, por valor de OCHO MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL TRESCIENTOS
SETENTA Y DOS QUETZALES CON VEINTIDOS CENTAVOS (Q.8,666,372.22), para un total disponible de
ONCE MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL CUARENTA Y NUEVE QUETZALES CON
TRES CENTAVOS (Q. 11.454,049.03), de los cuales fueron ejecutados DIEZ MILLONES NOVENTA Y CUATRO
MIL CUATROCIENTOS OCHENTA QUETZALES CON CUARENTA Y CINCO CENTAVOS (Q.10,094,480.45), es
decir el 88%.
DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES
ASOCIACION PRO-DESARROLLO DE LA COMUNIDAD (APRODESCOM)
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OBJETIVOS DE AUDITORÍA
Practicar Auditoría Gubernamental integrada con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis
institucional y de procesos para identificar situaciones críticas, así como promover y mejorar los controles en la
obtención de resultados.
Verificar que todos los recursos económicos y financieros administrados por la Asociación, sean ejecutados de
forma adecuada y registrados oportunamente.
Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las
actividades financieras y administrativas, son confiables y que proporcionen seguridad razonable para el logro de
objetivos.
Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y
el personal de la Asociación, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos del
Convenio.
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ALCANCE DE AUDITORÍA
El examen comprendió la revisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo de las
operaciones realizadas por la Asociación Pro Desarrollo de la Comunidad -APRODESCOM-, por el período
comprendido del 01 de febrero al 31 de diciembre de 2008, con énfasis en los rubros de caja y bancos, ingresos
y egresos, expedientes de obras de infraestructura ejecutadas por la Asociación, de conformidad con Normas de
Auditoría Gubernamental, Normas de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de
Cuentas y las que son compatibles con las de aceptación general para el ejercicio profesional, con el objeto de
verificar si todos los fondos de los proyectos son utilizados de acuerdo con las cláusulas de los correspondientes
convenios de financiamiento, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia, y solamente para los
propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento.
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INFORME DE CONTROL INTERNO
HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1
PAGOS IRREGULARES DE DEUDA
Condición
Se constató que la Asociación no emite cheques con la descripción NO NEGOCIABLE. Durante el examen
realizado se comprobó que la Asociación elabora dos o más cheques por cada factura que extiende la empresa
constructora.
Criterio
El artículo 3, del Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la
Contraloría General de Cuentas, establece dentro de sus objetivos, a través del control gubernamental, y dentro
de su campo de competencia, determinar si la gestión institucional se realiza bajo criterios de probidad, eficacia,
eficiencia, transparencia, economía y equidad.
El Acuerdo Interno No. 09-03, del Contralor General de Cuentas, de fecha 8 de julio 2003 que aprueban las
Normas Generales de Control Interno Gubernamental, modificado por el Acuerdo Número A-57-2006 de fecha 8
de junio de 2006, numeral 1.6 Normas de Aplicación General, establece los tipos de controles que debe llevar la
autoridad máxima, a efecto de establecer e implementar los diferentes tipos de control que se relacionan con los
sistemas administrativos y financieros.
Dentro del marco conceptual de control interno, se tipifica el Control Interno Financiero como: Los mecanismos,
procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud,
veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan,
sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional.
Causa
Falta de implementación de controles internos para la emisión de cheques emitidos a las empresas
constructoras.
Efecto
Cobro indebido de cheques y en consecuencia la posible pérdida de recursos financieros del Estado.
Recomendación
Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, gire instrucciones a donde corresponda a efecto que
todos los cheques que se emitan para pago a las constructoras contenga la descripción de NO NEGOCIABLE.
Comentarios de la administración
En oficio s/n de fecha 16 de marzo de 2009, la Administración de la Asociación, expresa lo siguiente: En vista de
las instrucciones giradas respecto a este hallazgo, se toma nota y se comunica que ya se ha instruido tanto a
Tesorería como al Departamento de Contabilidad, a efecto de que los cheques que se giren para pago de
proyectos lleven la anotación NO NEGOCIABLE, a fin de cumplir con esta recomendación.
Comentarios de auditoría
Los comentarios efectuados por las autoridades de la Asociación, confirman el hallazgo.
Acción Correctiva
Se solicitó sanción económica para el señor Manuel Estuardo Casasola Pineda, Presidente y Representante
Legal por la cantidad de DIEZ MIL QUETZALES (Q 10,000.00), por el período comprendido del 01 de febrero al
31 de diciembre de 2008, de conformidad con lo que establece el artículo 39, numeral 18 del Decreto 31-2002 del
Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
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INFORME DE CUMPLIMIENTO
HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1
ÓRDENES DE CAMBIO, ÓRDENES DE TRABAJO SUPLEMENTARIO Y ACUERDOS DE TRABAJO EXTRA
NO APROBADAS POR LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR
Condición
La Asociación no presentó las órdenes de cambio, órdenes de trabajos suplementarios, acuerdos de trabajo extra
y documentos que respaldan la cantidad pagada de más por DIEZ MIL SEISCIENTOS OCHENTA QUETZALES
CON NOVENTA CENTAVOS (Q.10,680.90) para la realización del proyecto REMODELACION
ALCANTARILLADO CALZADA EDIN ROBERTO NOVA.
Criterio
La cláusula cuarta del Contrato de Obra CDDJ-001-2007 de fecha 08/02/2007, establece que el objeto del
contrato consiste en la ejecución del proyecto denominado: REMODELACION ALCANTARILLADO CALZADA
EDIN ROBERTO NOVA, en la Cabecera Municipal de Monjas, Departamento de Jalapa y se obliga a construir la
obra mencionada, conforme las especificaciones técnicas y planos proporcionados, aprobados y aceptados por
las partes, de conformidad con los renglones y cantidades de trabajo y cronograma propuestos por el contratista.
La cláusula quinta del mismo contrato establece el costo de la obra que asciende a la cantidad de DOS
MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA MIL CUATROCIENTOS OCHENTA UN QUETZALES CON SETENTA
CENTAVOS(Q 2,290,481.70). El procedimiento para modificar los términos y condiciones del contrato, incluido el
alcance de los trabajos o el valor del contrato, debió formalizarse mediante la suscripción del addendum
correspondiente y no entrará en vigencia hasta que el Consejo haya expresado su conformidad con el mismo, de
acuerdo a lo que indica la cláusula décima del mismo cuerpo legal.
Causa
No se contemplaron las cláusulas que establecen el procedimiento para modificar los términos y condiciones del
contrato.
Efecto
Pagos no autorizados e ilegítimos a las empresas constructoras.
Recomendación
Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación gire instrucciones a donde corresponda a efecto de
soportar adecuadamente los egresos que realicen para la ejecución de los proyectos, cumpliendo con lo
establecido en los convenios y contratos suscritos.
La Administración de la Asociación, no se pronunció al respecto.
Se confirma el hallazgo, debido que no fueron presentados los addendum, documentos de soporte y
autorizaciones que respalden los trabajos realizados durante la ejecución del proyecto, que autoricen la cantidad
pagada de más por: DIEZ MIL SEISCIENTOS OCHENTA QUETZALES CON NOVENTA CENTAVOS
(Q.10,680.90), toda vez que el monto del contrato fue por la cantidad de: DOS MILLONES DOSCIENTOS
NOVENTA MIL CUATROCIENTOS OCHENTA UN QUETZALES CON SETENTA CENTAVOS (Q.2,290,481.70)
y el valor desembolsado asciende a: DOS MILLONES TRESCIENTOS UN MIL CIENTO SESENTA Y DOS
QUETZALES CON SESENTA CENTAVOS (Q, 2,301,162.60).
Acción Correctiva
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LIBRO DE BANCOS NO AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Condición
La Asociación elabora en hojas movibles no autorizados por la Contraloría General de Cuentas, los libros de
bancos de algunos proyectos que se ejecutan con fondos del Estado.
Criterio
De acuerdo a este criterio, la Asociación debió autorizar los libros de bancos ante la Contraloría General de
Cuentas, de conformidad con el artículo 4, inciso k) del referido Decreto: Autorizar y verificar la correcta
utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por
otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.
Causa
Falta de implementación de controles adecuados para el registro de las operaciones bancarias, por medio de
libros debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
Efecto
Falta de confiabilidad de las operaciones asentadas en libros de bancos.
Recomendación
Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación gire instrucciones a donde corresponda a efecto de
solicitar de manera inmediata la autorización de libros de bancos autorizados por la Contraloría General de
Cuentas.
En oficio s/n de fecha 16 de marzo de 2009, las autoridades de la Asociación expresan el siguiente comentario:
En relación a este hallazgo le informo que entre los procedimientos implementados desde hace algún tiempo, se
encuentra el de elaborar en hojas movibles los libros de Bancos, los cuales se someten a autorización de la
Contraloría General de Cuentas. En el presente caso, se acompañan las solicitudes de autorización de libros
presentadas con fecha 23 y 28 de enero y 3 de marzo del presente año, con lo cual hemos completado la
autorización de libro de Bancos de la totalidad de proyectos a nuestro cargo.
Después de analizar los documentos aportados y los comentarios presentados por la Asociación; la Comisión de
Auditoría concluye en lo siguiente: Que a la fecha de la auditoría, la Asociación presentó hojas movibles del libros
de bancos en formas no autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, mismos que no están firmados por
las personas que elaboraron, revisaron o autorizaron dichas operaciones, y que no obstante fueron solicitados
los libros ante la Contraloría General de Cuentas, aún no se habían asentado las operaciones de registro del
período auditado. Por lo anterior, se confirma el hallazgo.
Acción Correctiva
Legal por la cantidad de CINCO MIL QUETZALES (Q 5,000.00), por el período comprendido del 01 de febrero al
31 de diciembre de 2008, de conformidad con lo que establece el artículo 39, numeral 18 del Decreto 31-2002
del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
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SALDO DE CAJA DE EJERCICIOS ANTERIORES NO TRASLADADO AL FONDO COMÚN
Condición
La Asociación no documentó el depósito de intereses efectuados al fondo común por la cantidad CINCO MIL
OCHOCIENTOS CINCUENTA QUETZALES CON VEINTINUEVE CENTAVOS (Q.5,850.29), correspondientes
de febrero a diciembre de 2008.
Criterio
El Decreto 92-2005, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio fiscal 2006,
vigente para el ejercicio fiscal 2007, por medio del Decreto 11-2007 del Congreso de la República y Decreto 702007, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio fiscal 2008, artículos 25 y
33, último párrafo, indican que las Entidades de la Administración Central deberán trasladar de oficio a la cuenta
Gobierno de la República-Fondo Común-, los intereses que se generen por los depósitos de las cuentas
aperturadas en el sistema bancario nacional, exceptuándose de esta disposición los generados por recursos
externos, cuando así lo establezcan los convenios respectivos, una estipulación expresa en los contratos de
fideicomiso del Estado o de una ley específica. Asimismo el Acuerdo Ministerial No. 66-2007 de fecha 20 de
diciembre de 2007, que aprueba el Manual de Procedimientos para la Ejecución Presupuestaria mediante
Convenios con Organizaciones no Gubernamentales y Organismos Internacionales, establecen como normativa
incluir dentro de los convenios y contratos suscritos, el requisito de depositar mensualmente los intereses y otros
productos financieros, generados por los fondos trasladados en las cuentas bancarias.
Causa
La administración de la Asociación no depósito al fondo común, los intereses que se perciben de las diferentes
cuentas monetarias.
Efecto
Pérdida o utilización inadecuada de los recursos financieros del Estado.
Recomendación
Que el Presidente y Representante Legal de la Asociación, gire instrucciones para que procedan de manera
inmediata a depositar a la cuenta del fondo común, los intereses correspondiente al período auditado y en lo
sucesivo a depositar mensualmente al fondo común o a donde corresponda, los intereses que generen las
cuentas bancarias, mediante las cuales se administran fondos públicos.
En oficio s/n de fecha 16 de marzo de 2009, la Administración de la Asociación, expresa lo siguiente: En cuanto al
total que aparece indicado en este hallazgo, que corresponde a la no documentación de intereses depositados al
fondo común, le informo que si se realizaron tales depósitos, lo cual acredito parcialmente con los comprobantes
de depósito por las sumas de Q.2,741.46 y Q. 686.73, con lo cual dicho saldo queda reducido a la suma de Q.
2,421.80, que estaremos desvaneciendo a la brevedad posible, o en su caso depositando en el fondo común, a
efecto de tener actualizado el depósito de saldos mensuales que aparecen en las cuentas bancarias de los
proyectos asignados para lo cual se han girado también las instrucciones precisas a Tesorería y Departamento de
Contabilidad de la Asociación.
Analizada la documentación presentada por la Asociación, la Comisión de Auditoría confirma el hallazgo, por
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cuanto no satisfice el requerimiento normativo para que los intereses se trasladen de oficio a la cuenta del fondo
común, entiéndase total y no parcialmente.
Acción Correctiva
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RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES
Las recomendaciones formuladas en la auditoría practicada al 31/01/2008, se encontraban en proceso de
implementación.
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PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
No.
Nombre
Cargo
Del
Al
1 MANUEL ESTUARDO CASASOLA PINEDA PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL
01/01/2008 31/12/2008
2 MARTIN JOSE MARINO ROCA ARMESTO TESORERO
01/01/2008 31/12/2008
3 LUIS DAVID JIMENEZ MORALES
01/01/2008 31/12/2008
CONTADOR GENERAL

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