Caso de éxito Baggio

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Mejorar Para Continuar Creciendo: El Caso RPB
RPB (www.baggio.com.ar) es una empresa que lleva más de 50 años en el mercado alimenticio. Sus jugos
listos Baggio ocupan los principales lugares en los distintos rankings de familias de productos. La
compañía, en plena etapa de expansión, necesitaba dar un paso cualitativo en cuanto al manejo
de información y control de sus procesos de
negocio y encontró en Crystalis
Consulting (www.crystalisconsulting.com ) - Chanel Partner de SAP-, el equipo ideal para llevar adelante
un proyecto para mejorar la información y control de sus procesos de negocio.
El trabajo se presentaba como un gran desafío si se tiene en cuenta la dimensión de RPB como empresa.
RPB es una compañía que tiene marcas que lideran distintas categorías de bebidas como los Jugos listos
Baggio Pronto, Baggio LLight y Baggio Fresh, concentrados y gaseosas Mocoretá, edulcorantes líquidos Si
Diet, salsas y puré de tomates De la Huerta y otras de gran prestigio y distribución a nivel nacional en los
más variados rubros : Lácteos, snacks, jugos en polvos, aguas, soda, aguas saborizadas, amargos y aceite
de oliva. En el rubro vinos produce y comercializa marcas de gran penetración en el retail como Uvita, entre
otras seis marcas de vinos envasadas en Tetra Brik y botellas.
La empresa inició sus operaciones en la ciudad de Gualeguaychú y se trasladó al Parque Industrial de la
Ciudad en el año 1983 a una planta de 3800 m2 cubierto.
Hoy cuenta con 60.000 metros cubiertos en Gualeguaychú, con plantas en la Ciudad de Concordia Entre
Ríos, y en varias ciudades de Mendoza donde se procesan distintos tipos de frutas, tomates y uvas, y
donde se destaca la elaboración y fraccionamiento de vinos comunes y finos.
Cuenta con una organizada y consistente red de distribución en todo el país y desde hace unos años
incursiona en los negocios de exportación a todo el mundo lo que alcanza casi el 12 % de su facturación.
Todas sus plantas se encuentran certificadas con normas de calidad ISO 9001 y se han implementados
procesos tendientes al aseguramiento de la calidad de sus productos, materias primas e insumos.
Desde el año 1999 sus operaciones se encontraban insertas en una Solución de Negocios SAP, lo que le
ha dado una vasta experiencia en el uso de esta herramienta.
En Busca De Soluciones
La compañía, ya con un crecimiento consolidado y fiel a su filosofía de continuar desarrollándose, necesitaba dar un paso
cualitativo en cuanto al manejo de información y control de sus procesos de negocio y encontró en Crystalis Consulting - Chanel
Partner de SAP-, el equipo ideal para llevar adelante un proyecto para mejorar la información y control de sus procesos de negocio
El software usado hasta el momento no brindaba la simultaneidad en el registro de operaciones ni la interrelación de los distintos
sectores de la compañía. Ese fue el motivo que llevó a la empresa a decidirse por una solución del tipo ERP.
“El éxito de RPB depende en gran parte de la calidad de su información y de la velocidad con la que dicha información pueda ser
comunicada y analizada, de esta forma la compañía pudo adaptarse, responder a la dinámica de los cambios en forma oportuna,
y encontrar soluciones para mejorar la gestión de su organización”, explica Osvaldo Daniel Lazo, Coordinador responsable de la
migración y reimplementación de SAP versión ECC 6.0.
Lazo indica que SAP no compitió con otros proveedores, dado que ya tenían experiencia con la versión 4.0B de SAP.
“A los módulos tradicionales que ya teníamos de la versión anterior como son MM, PP, SD y FICO, se agregaron los módulos de
QM (Quality Management) y HR Human Resources (Gestión de Recursos Humanos). Además se trabajo desde cero con la
seguridad realizando un nuevo modelo de autorizaciones que incluyo la totalidad de los usuarios. La metodología de
implementación se vio soportada y registrada con Solution Manager (SOLMAN), herramienta que permite realizar el seguimiento,
control y administración de todos los procesos y su estado de ejecución y finalización”, enumera el coordinador de la migración.
El objetivo principal del proyecto consistió en la reimplementación de la solución SAP ERP. Durante esta etapa se buscó eliminar
vicios de los procesos implementados y optimizar los procesos de negocios basándose en la experiencia adquirida con la anterior
versión.
Entre otras metas, se buscó:
-
No trasladar “vicios” de la versión actual a la nueva versión
Capitalizar el conocimiento que la empresa tiene de la herramienta
Definición de alcance de acuerdo al status de los proceso
Existen mejoras detectadas: se rediseña el proceso “Rediseñar"
Proceso no implementado: que son necesarios para el negocio “Implementar”
Según Osvaldo Lazo, no hubo dificultades insalvables
en relación
a
esta
reimplementación.
“El
equipo
conformado cumplió satisfactoriamente con
todos los
procesos encarados, logrando los objetivos impuestos,
demostrando gran capacidad de trabajo y sobre todo,
profesionalidad”.
Por su parte, el valioso aporte del Partner, Crystalis
Consulting, no solo se enmarcó dentro de los alcances
definidos en el contrato suscripto, sino que supo, con gran
idoneidad, sumar su vasta experiencia para la conformación
de un gran equipo de trabajo.
“La asociación operativa de ambas organizaciones, Crystalis y
RPB fue muy sólida y de gran eficacia. La colaboración y
relación sinérgica de ambas estructuras fueron, sin dudas, los
factores que influyeron mas significativamente en el logro de los
objetivos propuestos”, subraya Osvaldo Lazo.
La elección de Crystalis Consulting no fue azarosa. RPB
ya había confiado en esta compañía en 1999 y diez años
después volvió a elegirla. Crystalis Consulting integra un
grupo de empresas orientadas a proveer asesoramiento y
soluciones para mejorar los procesos de negocios de sus
clientes sobre plataforma SAP.
Sus servicios están focalizados en ofrecer soluciones que
potencien el negocio a través de la experiencia y el conocimiento
de las mejores prácticas en la implementación de sistemas
integrados y rediseño de procesos. Tiene presencia en los
principales países latinoamericanos: Argentina, Brasil,
Chile,Costa Rica, Guatemala, México, Paraguay y Perú.
Actualmente forma parte del Grupo Seidor, uno de los
principales socios de negocios de SAP a nivel mundial, con
sede en España y oficinas en Francia, Inglaterra y Portugal.
Su experiencia abarca más de 25 años brindando soluciones
integrales en Tecnologías de la Información (TI).
Superar Las Trabas
Entre los obstáculos con que se encontró el equipo de trabajo a la hora de implementar la nueva solución, figura en primer lugar la
dificultad de adaptarse a los cambios.
“Generalmente los cambios generan incertidumbres y, mucho más, cuando se sabe que se verá afectada la habitualidad operativa
con la que se trabaja – subraya Lazo- Si bien en general el proyecto de reimplementación tuvo muy buena acogida por la mayoría
de los usuarios, la forma en que se comunicó el proyecto, sus alcances e impacto, seguramente debió haber requerido mayor
focalización. Posicionados en la problemática del proyecto, se debió haber dimensionado mas adecuadamente este punto, de
manera de poder “embarcar” a todos los usuarios, en el menor tiempo posible en la causa común que fue la reimplementación”.
La Hora De Los Beneficios
La mayoría de los procesos de la compañía se vieron afectados por la reimplementación. A diferencia de un proyecto tradicional,
RPB eligió un modelo que permitiera capitalizar la experiencia y realizar una reingeniería de los procesos contables, de las cuentas
a pagar y cobrar, tesorería, control de gestión, gestión de abastecimiento e inventarios, incluyendo los procesos productivos, de
ventas y distribución.
Algunos de los beneficios de este trabajo conjunto fueron:
-
-
Disponer de un único sistema de gestión integrado como única fuente de información confiable (los datos se
ingresan 1 sola vez al sistema) lográndose una reducción de costos por mantenimiento de interfaces
y redundancia de datos.
Utilizar SAP ERP para la estandarización de los principales procesos de negocios de la compañía y
homogeneizar los sistemas de información entre las diferentes unidades.
Generar indicadores que permitan controlar las variables claves del negocio.
Minimizar los costos en desarrollo de sistemas. Reducir la necesidad de desarrollos posteriores, dado
que incluye mejores prácticas y evolución de los procesos de negocios.
Disminuir la mano de obra directa por alto grado de automatización.
Eliminar controles manuales y tareas sin valor agregado y reducir el esfuerzo requerido.
Eliminar papeles optimizando los procesos y flujos de información.
Aumentar la productividad y obtener mejores resultados.
Disponer de información en línea permanentemente.
Qué Cambió
“Los cambios son fácilmente cuantificables”, explica Lazo. Y enumera algunos que considera verdaderas mejoras obtenidas con
la implementación de la nueva versión como la “Reclasificación de cheques diferidos”.
La funcionalidad clasificar en forma automática los Cheques Diferidos a Cheques al día. “En el sistema anterior este proceso era
realizado por una persona en forma manual, lo que daba como resultado que, por el volumen de cheques diferidos que emite RPB
por mes, se debía hacer una tarea monótona y repetitiva insumiendo 3 días al mes y con alta probabilidad de errores.
La nueva funcionalidad permite realizar en forma automática por día la reclasificación, brindando también la posibilidad de emitir
listados de los documentos de pago utilizados, bajando considerablemente el tiempo insumido en esta tarea a solo una hora en
total al mes”, explica y agrega, entre las mejoras, la “Contabilización de asientos de sueldos y jornales + control de
pagos originados por RRHH”
“En la versión anterior el asiento se realizaba en forma manual dado que no había integración entre el sistema de liquidación de
sueldos y Jornales y SAP. A partir de la implementación de RRHH, el asiento se realiza en forma automática luego de realizada
la liquidación. Esto incluye las tres sociedades del grupo, bajando considerablemente los tiempos de ejecución y control de las
imputaciones contables. Si bien se está en una etapa de estabilización del modulo, se puede estimar que lo que se ganó en
eficiencia y seguridad ronda entre los 3 y 5 días, entre lo que se hacía antes y lo que lleva realizarlo ahora.”
Por último, con el nuevo modelo logístico de Producción y Distribución, se logró mejorar la Interrelación entre Ventas y Producción,
un eficiente manejo de Stocks Colectivos, mejora en la visualización de la capacidad de las líneas de producción, optimización del
uso de materiales y optimización del abastecimiento de cada uno de los centros de distribución.
FICHA TÉCNICA
Por política de la empresa no difunden datos de facturación
ni cantidad de empleados.
Cantidad de usuarios 227
Soluciones SAP y módulos: R3: MM, PP, FICO, SD, RRHH, QM.
Hardware servidor: SUN
Sistema Operativo: Solaris 10
Base de Datos: Oracle 10G
Crystalis Consulting
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