A continuación se presenta los pasos a seguir para la planificación

Transcripción

Curso de Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos
FCE – UN L 2008
A continuación se presenta los pasos a seguir para la planificación y control de un proyecto. En
relación al tiempo disponible se hacen las siguientes aclaraciones:
 Se ha marcado con resaltado aquellos pasos necesarios.
 Se ha incorporado una sencilla actividad asociada a los pasos necesarios, la cual se
presenta en recuadro y letra cursiva.
1.
Configurar un proyecto
1.1. Crear un nuevo archivo (proyecto). Puede especificar la fecha de comienzo o la de fin
(pero no ambas).

Archivo / Nuevo / Información del Proyecto / Fecha comienzo / fecha fin (completar)...


Ver / Diagrama de Gantt +
Archivo / Propiedades / Resumen (completar)...
1.2. Introducir información clave
 Tareas, personas, objetivos, etc información relevante
1.3. Configurar el calendario del proyecto
 Calendario del proyecto / especificar períodos (días no laborables) más adelante se
hará un calendario por recurso (de ser necesario)
 Ver / Diagrama de Gantt + 
 Herramientas / Cambiar Calendario Laboral / 
Comience un proyecto nuevo cuya fecha de inicio será el primer día hábil de febrero de
2009.
2. Introducir lista de tareas
 Un proyecto normal se compone de un conjunto de tareas relacionadas. Una tarea
representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga
para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.
 Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Después realice una estimación del
tiempo que llevará realizar cada tarea e introdúzcala como duración. MS Project utiliza las
duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
2.1. Especificar las tareas y sus duraciones
 tarea / duración / resultados (tangibles, mensurables para su control)
 Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duración ...(completar)
2.2. Crear un hito
 Tarea de importancia dentro de la planificación
 Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duración ó
 Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Marcar la Tarea como Hito (tildar)
2.3. Crear tarea repetitiva
 tarea que se repite con cierta periodicidad
 Ver / Diagrama de Gantt / +
 Insertar / Tarea Repetitiva / Nombre de la Tarea /Duración / Patrón de Repetición... 
2.4. Estructurar las tareas con un esquema lógico
 es estructurar jerárquicamente las tareas
 Ver / Diagrama de Gantt / Insertar / Nueva Tarea / Nombre de la Tarea / Aplicar Sangría...
 Ver / Diagrama de Gantt / 
 Nombre de la Tarea / Quitar Sangría ... 
2.5. Modificar una lista de tareas
 Dividir una tarea en muchas pequeñas, copiar, eliminar o mover


Ver / Diagrama de Gantt
Edición / Cortar, copiar, pegar .....(simil excel) ó pararse en la celda y botón derecho ...
En el proyecto incorpore 5 tareas con duraciones estimadas. La cuarta
debe tener
características de Hito. Las duraciones serán: 3, 4, 5 y 8 días para las tareas 1, 2, 3y 5
respectivamente.
3. Programar las Tareas
 Creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las
tareas entre sí y con fechas concretas
3.1. Establecer relaciones entre Tareas
08-apoyo para proj.doc
Ing. Lucila Grand
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


Establecer a priori las relaciones entre las tareas, predecesora y sucesora (con los 4
posibles vínculos: FC, CC, FF y CF)
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Vincular Tarea ... ó ícono de cadena
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Desvincular Tarea ... ó ícono de cadena cortada
3.2. Superponer tareas o agregar tiempos de superposición entre ellas
 Permite además de la relación anterior superponer tareas o establecer posposición de
tareas (-3d o +3d respectivamente).

Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Predecesoras / Pos ...
(negativo si se adelanta –3 días a otra ó +3 si se pospone a otra)
3.3. Establecer una fecha de comienzo o fin específica
 Fija una fecha de comienzo o de fin para una tarea, son denominadas delimitaciones
inflexibles

Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Tipo de
delimitación / Fecha de delimitación....
3.4. Agregar fecha límite a una tarea
 La fecha límite no afecta a la programación, pero sí muestra si la tarea termina en tiempo
después de la fecha límite. Podría acotar el “pulmón de tiempo” o revancha (se muestra
como una flecha blanca hacia abajo).

Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Delimitar
Tarea / Fecha límite....
3.5. Dividir tareas en segmentos
 Se puede dividir una tarea para reanudarla más tarde, se la puede dividir tantas veces
como sea necesario. No es lo mismo que tarea repetitiva.


Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Dividir tarea....ó (ícono de tarea cortada).
Sobre la barra, cuando el cursor se transforma en una flecha de 4 puntas es posible
arrastrar los segmentos y volver a unirlos.
Incorporar las relaciones entre las tareas: FC entre 1 y 2, CC entre 3 y5, a 4 prográmelo para
5 días después de finalizada la tarea 3.
4. Asignar Recursos
4.1. Crear una lista de recursos
 Se puede realizar una lista de personas, equipamiento y recursos materiales que se
usarán a lo largo del proyecto.


Ver / Hoja de Recursos +
Ver /Tabla / Entrada / Nombre del Recurso ....


Ver / Hoja de recursos / Nombre del Recurso / Información del Recurso / Horario de Trabajo ....
Proyecto / Información del recurso / Horario del trabajo (ficha).

Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Asignar Recursos... (unidades)
Allí especificar: Nombre del recurso, Grupo (si lo tiene), Tipo de Recurso (trabajo
(personas o equipamiento) o material), Capacidad máxima (200% equivale a 2 unidades
tiempo completo), Etiqueta del material (unidades para el recurso material: tn, m3)
 La creación de Grupos permite realizar algunas operaciones de ordenamiento, filtrado o
agrupación de recursos.
4.2. Cambiar la programación de trabajo de un recurso
 Las horas laborables y los días no laborables definidos en el calendario del proyecto son
los predeterminados de cada recurso, pero cada Recurso individual puede tener su
calendario.

4.3. Asignar Recursos a las tareas
 Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación. Puede asignar
cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.
También se puede asignar más de un recurso a una tarea y si se sobrepasa el total de
recurso disponible, éste se presentará como sobreasignado (Gráfico de Recursos).
4.4. Fijar la duración de una tarea
 A medida que se asigna más recursos a una tarea, automáticamente se reduce la
duración. Con la Programación Condicionada por el Esfuerzo, la duración de una tarea
se reduce o se prolonga si se agregan o quitan recursos, es decir el volumen de esfuerzo
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

permanece inalterado. (al agregar recursos, corrijo la duración, o cambio la condición de
la tarea).
Ver / Diagrama de Gantt +
Nombre de la Tarea / Información de la Tarea / Avanzado (Ficha) Condicionada por el esfuerzo
(activar / desactivar).
4.5. Comprobar y verificar la asignación de recursos
 La vista Gráfico de los Recursos muestra los recursos destacando en rojo aquellos que
se encuentran sobreasignados. La vista Uso de los Recursos presenta los recursos por
tareas, También se puede conocer el tiempo disponible para asignarle trabajo adicional.


Ver / Uso de Recursos / .....el botón derecho sobre Detalles permite ver mucha información:
costos, trabajo, disponibilidades, etc.
Ver / Gráfico de Recursos / ....el botón derecho permite ver mucha información: costos, trabajo,
disponibilidades, etc.
Incorpore 3 recursos: Juan, Pedro y María. Además una maquinaria y un insumo.
5. Introducir Costos
5.1. Asignar costos a los recursos
 Se puede asignar costos a recursos de trabajo (personal y equipos) o materiales
(suministros).Existen 3 formas posibles para la acumulación de los costos: prorrateo, fin o
comienzo. Un recurso puede tener además de tasa, un costo fijo asociado. Se lo adiciona
a todas las tareas en las que el recurso participa.


Ver / Tabla / Entrada / Nombre del Recurso / ... (completar: tipo, capacidad, tasas, costo, forma de
acumular, etc.)
5.2. Establecer costo fijo por tarea
 Cuando se conozca el costo exacto asociado a una tarea (no depende de la duración).


Ver / Diagrama de Gantt +
Ver / Tabla / Costo / Nombre de la Tarea / Costo Fijo (completar)


Tabla / Entrada / Acumular (marcar la correspondiente)
5.3. Definir cuándo se han de acumular costos por recurso
 MS Project permite prorratear los costos de 3 formas: Comienzo, Fin o Prorrateado,
según el costo de la tarea se acumule al comienzo, al final o en forma proporcional al %
de finalización.
5.4. Comprobar el costo de las tareas o recursos
 Una vez asignadas las tasas a los recursos, puede comprobar si se ajusta a sus
expectativas.

Ver / Más vistas / Hoja de tareas +
 Ver / Tablas / Costos ... (para ver costos por tarea)
 Ver / Hoja de Recursos / Ver / Tablas / Costos ... (para ver costos por recurso)
5.5. Comprobar el costo del proyecto completo
 Se puede ver los costos previstos, reales y restantes. MS Project los calcula y actualiza
cada vez que se recalcula el proyecto.

Proyecto / Información del Proyecto / Estadísticas ...(Duración, trabajo y costo, actual, previsto,
real y restante).
5a) Incorporar con 10, 13 y 15 $/hs para los RRHH. Para la maquinaria tiene un costo de
7$/hs. María requiere un costo extra de 800$. Los insumos tienen un costo de 1000$.
5b) Cargar los recursos necesarios para cada tarea: Juan y Pedro para la tarea 1, Juan y
Pedro y 150% de uso de maquinaria para la tarea 2, María (al50%) para la tarea 2, Juan ,
María y el insumo 1 para la tarea 4. Por último María para la tarea 5.
5c) Calcular, tiempo y costo total (antes de la reasignación).
5d) Reconocer la planilla de Uso de Recursos.
5e) Reconocer la planilla de Uso de tareas
5f) Revisar posibles sobreasignaciones.
5g) Reasignar los recursos
5h) Estime el costo de reasignar los recursos.
6. Ver la programación
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6.1. Ver en pantalla el proyecto completo.

Ver / Diagrama de Gantt / Zoom / Proyecto completo
6.2. Comprobar las fechas de comienzo y final de proyecto

Proyecto / Información del Proyecto / Estadísticas (Fechas de comienzo, fin, variación...).


Ver / Diagrama de Gantt / Asistente para Diagramas de Gantt / +
Formato / Asistente para Diagrama de Gantt / ...
6.3. Identificar la Ruta Crítica
 La ruta crítica es aquella que no se puede retrasar, es decir una retraso en la misma
alarga el proyecto. Muchas tareas poseen un margen de demora (al retrasarse no
alargan el proyecto). Las tareas que no se pueden retrasar se denominan críticas y se
vuelven de color rojo. Grafica los tiempos de demora.
6.4. Estimar la duración de las tareas utilizando el análisis PERT
 Puede realizar un análisis PERT (Técnica de Revisión de Evaluación del Programa) para
estimar la duración de una tarea. Una vez que ha especificado las duraciones optimista,
pesimista y esperada de las tareas de la programación, MS calcula una media ponderada
de las tres duraciones. También puede utilizar las duraciones optimista, pesimista y
esperada de una tarea por separado para determinar la fecha de fin más corta, más larga
y más probable del proyecto. Los pesos predeterminados para las duraciones optimista,
esperada y pesimista son 1, 4 y 1 respectivamente.


Ver / elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis PERT.
Para ingresar los datos:
 Ver / Más Tablas / Ap Tablas Hoja de Entrada PERT. Allí cargar las duraciones en cada
casillero: Formulario de Entrada PERT
 Introducir los pesos para cada situación, o aceptar la predeterminada. El botón de Pesos

PERT: Establecer los pesos. (1,4 y1 predeterminados).
Calcular PERT: calcula las duraciones de las tareas y las programaciones optimista, esperada
y pesimista del proyecto.
Permite ver las fechas de comienzo y finalización en los tres escenarios: pesimista,
optimista y esperado.
6.5. Cambiar a una vista diferente
 Es posible mostrar las tareas y /o recursos de formas variadas. Algunas vistas muestran
la información como una hoja de cálculo (con campos –columnas- y registros –filas-).
 Entre las vistas de tareas incluyen tres formularios de tareas y las siguientes vistas:
Informe de barras, Calendario, Gantt detallado, Diagrama de Gantt, Gantt de
redistribución, Informe de fechas de hitos, Informe de hitos, AP_Gantt esperado,
AP_Gantt optimista, AP_Hoja de entradas PERT, AP_Gantt pesimista, Diagrama de red,
Entrada de tarea, Diagrama de relaciones, Hoja de tareas, Uso de tareas, Gantt de
seguimiento
 Entre las vistas de recursos se incluyen las vistas Hoja de recursos, Gráfico de recursos,
Uso de recursos y los formularios de recursos.



Ver / Más Vistas / ... (cambiar a la vista deseada y aplicar)
Ver / Más Tablas / ... (cambiar a la tabla deseada y aplicar)

Proyecto / Filtro para ... / ... más filtros o ícono de embudito.
6.6. Mostrar información específica mediante un filtro
 A veces es necesario seleccionar las tareas en función de una característica, Filtrando,
por ej. “las tareas críticas”, entonces sólo se muestran aquellas tareas que son críticas

Si aplica un filtro interactivo debe escribir o seleccionar los valores necesarios (similar al
Excel) y Aceptar.
 Para desactivar un filtro, se debe aplicar el filtro nuevamente con la consigna “todas las
tareas” o “todos los recursos”.
6.7. Ordenar información en una vista


Ver / Diagrama de Gantt / Proyecto / Ordenar / ... determine los criterios que requiera.
Para volver a la vista anterior siga el mismo camino y haga clic en Restablecer, u ordene por ID
(código internoque se visualiza en la primera columna).
6.8. Agrupar información en una vista
 Es posible que desee agrupar información, por ej. Aquellas tareas de duración similar.
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

Ver / Más vistas / Hojas de tareas ....(para agrupar información de tareas) +
Ver / Hojas de Recursos / Proyecto / Agrupar por... (para desagrupar: marcar Agrupar: “sin
agrupar”)
7. Ajustar la programación
7.1. Comprobar y ajustar una dependencia de tareas
 Se puede cambiar la relación entre las tareas.

Ver / Diagrama de Gantt / (doble clik sobre las flechas de dependencia)
7.2. Superponer tareas
 Si hay tareas que pueden comenzar antes de lo previsto es posible adelantar las tareas.


Ver / Diagrama de Gantt / Información de la Tarea / Predecesoras / Pos (ficha)... o
Proyecto / Información de la Tarea / Predecesora (Ficha) / Pos... (adelantar 2 días: -2d)
7.3. Comprobar y ajustar delimitaciones en tareas
 Las delimitaciones de fecha permiten ajustar más una tarea incorporando las
propiedades de: No comenzar antes del..., Finalizar el ..., Debe comenzar el ...., etc.



Doble clic sobre la tarea, Información de la tarea / Avanzado ... (completar) o
Ver / Diagrama de Gantt / +
Ver / Tablas / Más Tablas / Fechas de Delimitación (seleccionar tipo y fecha) / Aplicar

Ver / Diagrama de Gantt / Información de la Tarea / Asignar Recursos...
7.4. Reducir la duración de las tareas agregando más recursos
 Una vez que ha asignado recursos a una tarea, MS Project vuelve a calcular su duración
cada vez que agregue o quite recursos. Pe, si agrega otro recurso a una tarea
condicionada por el esfuerzo de 4d (días) de duración que tiene asignado un recurso, la
tarea se reducirá a 2d. Si se tiene más flexibilidad con las asignaciones de recursos que
con las fechas límite de programación, agregar recursos puede ser una forma eficaz de
reducir la programación.
7.5. Dividir una tarea en segmentos
 La división de una tarea en segmentos puede ayudar a mejorar la programación. (No es
lo mismo que la repetitiva).

Ver / Diagrama de Gantt / Dividir Tarea... o al pasar el cursor sobre la tarea ..
8. Guardar el Plan
8.1. Guardar el plan previsto
 Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté
preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la
información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de
base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede
realizar las correcciones que estime necesarias.
 Si se ha empezado a cargar la información del proyecto, pero no se ha completado, es
posible guardar el proyecto “sin línea de base”.
 Si se ha completado, revisado y corregido:

Herramientas / Seguimiento / Guardar Línea de Base (elija: Proyecto completo o Tareas
Seleccionadas).
8.2. Guardar un plan provisional
 Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar
hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.

Herramientas / Seguimiento / Guardar Línea de Base / Guardar Plan Provisional (elija: Proyecto
completo o Tareas Seleccionadas)...
8a) Guardar el proyecto con línea de base.
9. Hacer Seguimientos de la programación
 Para realizar un seguimiento del proyecto es necesario reconocer el progreso de las
actividades, evalúe el estado de cada tarea y realice la actualización de las mismas. Hay
2 tipos de seguimiento: uno de mínima, considerando sólo por ejemplo las fechas de
comienzo y final de las tareas y otro detallado en el cual se controlan (todas o algunas de
las siguientes variables) fechas de comienzo y final, % completado, duración, etc.
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9.1. Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo al plan
 Es necesario conocer las fechas de comienzo de las actividades y para ver la variación
es necesario haber guardado la Línea de Base.
 Ver / Gantt de Seguimiento /... muestra gráficamente
 Ver / Tabla / Variación ... presenta la variación en días y en negritas las tareas completadas y/ o
empezadas.
 Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar Tareas ...
9.2. Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea
 Las tareas que comienzan / finalizan fuera de la fecha programada liberan o consumen
recursos fuera de lo programado. MS Project utiliza los valores reales para reprogramar.
 Ver / Diagrama de Gantt / ...
 Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Estado Real
(coloque las fechas, si es la de finalización, debe estar completa 100%) / Aceptar
9.3. Escribir la duración real de una tarea
 Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba
planeado, realice un seguimiento especificando la duración durante la cual el recurso ha
estado trabajando en la tarea.
 Cuando se especifica la duración real de la tarea, MS Project actualiza la fecha de
comienzo real, el porcentaje de conclusión de la tarea y la duración de lo que resta de
tarea en la programación
 Ver / Diagrama de Gantt / ...
 Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Duración
Real / Aceptar
9.4. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje
 Si la tarea es relativamente larga es conveniente poder controlar los % de avances
logrados.
 Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Información de la Tarea / General / Porcentaje

Completado (completar) / Aceptar
Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Porcentaje
Completado (completar) / Aceptar
9.5. Actualizar el trabajo real por período de tiempo
 El seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el
proyecto periódicamente, dado que puede introducir información para un día particular de
la programación.
 Ver / Usos de tareas / Formato / Detalles / Trabajo Real
9.6. Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado
 Es necesario conocer si las tareas completan en tiempo las tareas, para saber si hay
recursos con más disponibilidad de la esperada.
 Ver / Diagrama de Gantt /+
 Ver / Tabla / Trabajo ... compare los campos Previsto y Real.
9.7. Comparar la información real de la tarea con la Línea de Base
 Cuando se guarda un plan previsto y después se actualiza la programación, es posible
comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones.
Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando
como estaba planeado.
 Ver / Gantt de Seguimiento / +
 Ver / Tablas / Variación
9a) Suponga que es 16 de febrero de 2009. Se ha comenzado el proyecto y se tienen los
siguientes grados de avance: 100%, 30% de tareas 1 y 2.
9b) Actualizar las actividades a partir de la fecha actual (16/2/09).
9c) Determine costo y tiempo actual y restante.
Ing. Lucila Grand
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A continuación se presenta los pasos a seguir para la planificación

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