Presidencia de la República - Archivo Nacional de Costa Rica

Presidencia de la República - Archivo Nacional de Costa Rica

Ministerio de Cultura de España
Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
Fundación Pro-Rescate de Documentos
Nº de Formulario: 16
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos
Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción
detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción
para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales
que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de
Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Central Institucional de la Presidencia de la República
Formas Excluídas: _____________________________________________________________
Nombre Paralelo: ______________________________________________________________
(*) Acrónimo del Archivo: CR –PREP-AC
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X
Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial:
Provincia de:
X
San José
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central
(*) Municipio (Distrito): Zapote
Núcleo de Población Menor:
Calle: Nº 204, 25 m Norte de la Agencia del Banco Nacional
Código Postal: no tiene
1
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http://www.casapres.go.cr
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono(s):
1. 506-2207-9216
Fax:
1. 506-2253-6187 (Recursos Humanos)
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: L-V 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados
Horas semanales de apertura: 45
X
Acceso libre
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: Delgado / Brenes
Nombre: Gualberto
Cargo: Encargado del Archivo Central
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 02/08/06
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
X Público
Tipo de Archivo:
o Archivo General del Estado
o Archivo Notarial
o Archivo Municipal
o Archivo de Registros Públicos
2
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Archivo Diocesano
Archivo de Catedral o Colegiata
Archivo Parroquial
Archivo de Institución Penitenciaria
Archivo de Asociación
Archivo de Colegio Profesional
Archivo de Partido Político
Archivo Empresarial
Archivo Hospitalario
Archivo de Centro Benéfico
Archivo de Centro Docente
Archivo Universitario
Archivo de Institución Científica y de Investigación
Archivo de Medios de Comunicación
Archivo de Organización Sindical
Archivo de Organización Patronal
Archivo de Organismo Internacional
Archivo Bancario
Archivo de Cámara Agraria
Archivo de Derechos Humanos
Gestionado por:
X Administración Central
Administración Central: Ministerio de la Presidencia y Presidencia de la República
(*) Según el Ciclo Vital:
X
Archivo Central
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:
Se inició con la administración actual, el 2 de agosto del 2006, hasta esa fecha no se contaba
con Archivo Central en la Institución. Los primeros trabajos realizados fueron valoraciones
parciales con la documentación que se encontraba depositada allí y su debido tratamiento,
luego se solicitó asesoría al Archivo Nacional de Costa Rica y comenzaron a trabajar con los
Archivos de Gestión de cada oficina productora. Se diseñó el Cuadro de Clasificación de la
Institución, se crearon manuales de políticas y procedimientos del Archivo sobre
transferencias documentales y documentos electrónicos.
Se implementó una base de datos en Winisys y se han dado charlas a los encargados de los
Archivos de Gestión.
En este momento se encuentran en proceso de digitalización los expedientes de personal, en
procesos de remisión documental y construcción de bases de bases de datos. Además se
están haciendo prontuarios de expedientes de personal y se está en proceso de instalación de
Tablas de Plazos en los archivos de gestión.
3
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 2/08/06
Norma de Fundación (Día / Mes / Año): No se dispone de más información.
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
Se encuentra dentro de la Sede de la Presidencia. Cuenta con área de consulta,
administrativa y depósito.
Tiene piso cerámico, paredes de cemento, dos escritorios con computadora cada uno.
El depósito cuenta con estantería de madera temporal ya que será cambiada a mitad de año
por estantería metálica, también se van a instalar mapotecas, alarmas de incendios,
lámparas de emergencia, aire acondicionado, extintores y controles de humedad.
Se tiene una estantería compacta con los expedientes de personal.
Metros Cuadrados de Depósito: 40
(*) Metros lineales de estantería: 25
(*) Número de puestos de sala: 1
Facilidades para discapacitados:
X Si
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 15
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: No
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Estructura Administrativa:
4
5
SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Taller de restauración:
X No
REPRODUCCIÓN.
Servicios de reproducción documental
X No
Servicios de fotocopias
X
No
Servicios de fotografías
X
No
Servicios de microformas
X
No
Servicios de reproducciones digitales
X
No
BIBLIOTECA
Biblioteca auxiliar
X
No
Nº de monografías: ______________________________
Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________
INFORMATIZACIÓN
Funciones informatizadas:
X Si
Gestión de usuarios:
X Si
Descripción de fondos
X Sí
6
Lenguajes Documentales
X Si
Otra información:
Bases de datos en Winisis.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Orgánico
Agrupación Superior: Casa Presidencial
CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 25/03/08
Datos del informante:
Apellidos: Delgado / Brenes
Nombre: Gualberto
Cargo: Archivista
FUENTE EMPLEADA:
Entrevista realizada por Penélope Sánchez Saborío a Gualberto Delgado Brenes
OBSERVACIONES
Solamente se maneja la información administrativa ya que cada 4 años con motivo del cambio
de gobierno la mayor parte de la documentación del Presidente, Vicepresidente, Ministro y
Viceministros es transferida al Archivo Nacional de Costa Rica.
Dentro del fondo del Archivo de la Casa Presidencial se conserva el fondo de la Casa
de la Presidencia.
7
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
CUADRO CLASIFICACION DIRECCION GENERAL.
Subfondo nivel
2
Fondo 1/ para
Fondo 2/ para Admon
Admon
Pública.
Pública
Subfondo 2/ para
Subfondo 1/
Ministerio de la
para Direccion
Presidencia
General.
Adaptado por CRU2006
1
Subfondo 3/para Admon. Pública.
Subfondo 3/ para Ministerio de la
Presidencia
Subfondo 4/ para Ministerio de la
Presidencia
Serie
Ambito 1. DIRECCION GENERAL
FUNCIONES
ADVAS:
1. Dirigir (con
base
en normativa)
Normas y proced.
internos
Subserie
Formar expedientes de
normas por
función:(incluyen varios
tipos documentales,
normas, instructivos,
manuales y directrices
oficiales sobre cada
tema)
Circulares sobre
normativas a la Admon
Pública y sus
respuestas (si procede)
Administrativas
Convenios ordenados
alfabéticamente
Control de Activos.
Capacitaciones.
Crusa -2007
Decretos
Directrices.
Expedientes por asunto
que se norma
Expedientes de Personal.
Financiero - 2007
Leyes
Memorandos
Manuales
institucionales
Manual de procedimientos de
trabajo.
Procesos de trabajo.
Requisiciones.
Reglamentos
Reglamento Autónomo de
Servicio
Reglamento Ley de
Contratacion
Vacaciones.
Normas
(Cumplimiento de Ley
de Control Interno)
Código de Trabajo
Constitución Política
Estatuto del Servicio Civil
Resoluciones Servicio Civil
Ley de Protección del Exceso
de Trámites
Ley de Control Interno
Reglamento Autónomo de
Servicio
Reglamento Gastos de Viaje
2.
CONTROLAR
Controles
Correspondencia relacionada
c/control
De trabajos asignados
De uso de equipo y mobiliario
Disciplinarios
3.
COORDINAR
PROYECTOS
Proyectos
Asignación de funciones
Expediente por
proyecto, orden
alfabético
Correspondencia
Correspondencia
4. EVALUAR
E INFORMAR
Informes y
Evaluaciones
Correspondencia relacionada
con informes
Expedientes de desempeño
(confidencial)
Informes anuales Direcciones
Informes anuales
institucionales
Informes mensuales
Direcciones
Informes trimestrales
Direcciones
Informes de autoevaluación/
Ley de Control Interno.
Memorias anuales
Memorias
cuatrianuales
5.
PLANIFICAR
Planes
Correspondencia relacionada
con planes
Planes de gobierno
Planes operativos anuales
institucionales
Planes operativos anuales
Despacho con su presupuesto,
si está anexado.
6.
PRESUPUEST
AR
Presupuestos
Control presupuestario (rebajo
subpart.)
Correspondencia relacionada
con Presupuesto.
Diccionario imputaciones
presupuestarias
Comunicaciones de saldos
disponibles
Liquidaciones presupuestarias.
Modificaciones
presupuestarias
Presupuestos anuales
institucionales (si están
separados del PAO)
Presupuestos anuales
institucionales (si están
Presupuesto Nacional)
FUNCIONES
Sustantivas
1. Ejercer la
representación
oficial del país.
Discursos
Invitaciones
Salidas del País
Trámites de salidas
2. Recibir
criterios
técnicos, para
diirgir la
política.
Artículos de Prensa
Criterios técnicos
Investigaciones
(internas y externas
que no hayan dado
origen a un proyecto)
3. Dirigir la
polítíca
nacional.
* Buscar las directrices
en el ámbito
correspondiente.
Ambito 2. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
Primer Vicepresidente
Segundo Vicepresidente
Comisión Intersectorial
de Gobierno Digital
Convenios
Proyectos
Consejo de
Gobierno
Actas
Correspondencia
Informes
Proyectos
Despacho
Apoyo Social
Ministro de
Coordinación
Interinstitucio
nal
Proyectos
Ministro de la
Presidencia
Viceministro
de la
Presidencia
Asuntos
Políticos
Viceministro
Asuntos de
Seguridad
Asesoría
Jurídica
Dirección
General
Dirección
Administrativa
Archivo Central.
Departamento de Auditoria.
Departamento Becas
Cocina Presidencial.
Consultorio Medico.
Central Telefonica.
Departamento de Comunicación.
Deparatamento de Informatica.
Departamento de Monitoreo.
Departamento de Presupuesto.
Departamento de Proveeduria.
Exoneraciones-2007.
Departamento de Prensa.
Departamento Respuesta y Seguimiento.
Departamento de Recursos Humanos.
Departamento Servicios Generales.
Salud Ocupacional.
Dirección Gestión
Presidencial
Grupo de Apoyo
Comision de Etica.
Departamento Delegados Presidenciales
Escolta Presidencial.
Departamento de Giras.
Departamento Leyes y Decretos
Acuerdos
Decretos
Leyes
Departamento de Protocolo
Seguridad Presidencial.
Ambito 3. ADMINISTRACIÓN PUBLICA
PODER LEGISLATIVO
Asamblea
Legislativa
Contraloría General de
la República
Defensoría de los
Habitantes
PODER JUDICIAL
Corte
Suprema de
Justicia
Corte Plena
Juzgados (en orden
alfabético si los hay)
Ministerio Público
Organismo de
Investigación Judicial
ORGANISMO ELECTORAL
Tribunal
Supremo de
Elecciones
Registro Civil
PODER EJECUTIVO
Presidencia de
la República
Comisión Nacional de
Prevención de Riesgos y
Atención de
Emergencias
Consejo Nacional de la
Persona Adulta Mayor
Dirección General del
Servicio Civil
Secretaría Técnica de
Gobierno Digital
Instituto Costarricense
sobre Drogas
Consejos
Sectoriales
Rectoría Sector
Ambiente, Energía y
Tele-comunicaciones
Actas de sesiones
Correspondencia
Expedientes de actas
Rectoría Sector Ciencia
y Tecnología
Sector de Coordinación
Gubernamental
Rectoría Sector
Cultural
Rectoría Sector
Educativo
Rectoría Sector
Financiero
Rectoría sector
productivo
Rectoría Sector Salud
Rectoría Sector Social y
Lucha Contra la
Pobreza
Rectoría Sector de
Trabajo y Seguridad
Social
Rectoría Sector
Transportes
Rectoría Sector
Violencia y Seguridad
Ciudadana
MINISTERIO
S
Ministerio de
Agricultura y
Ganadería,
MAG
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Ambiente y
Energía
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Ciencia y
Tecnología
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Desarrollo Científico y
Tecnológico para la
Modernización
Productiva
Ministerio de
Comercio
Exterior
Despacho
Ministro
Tratados
Tratado de Libre
Comercio (TLC)
Agenda Complementaria TLC
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Cultura,
Juventud y
Deportes
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Economía,
Industria y
Comercio,
MEIC
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Educación
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Despacho
Viceministro
Informe Junta de Notables
sobre el TLC
Consejo Nacional de
Educación Superior
Consejo Superior de
Educación
Escuelas
Colegios
Liceos
Ministerio de
Gobernación
Policía y
Seguridad
Pública
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Dirección General de
Migración y Extranjería
Dirección Nacional de
Desarrollo de la
Comunidad
Ministerio de
Hacienda
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Autoridad
Presupuestaria
Contabilidad Nacional
Dirección General de
Aduanas
Dirección General de
Tributación Directa
Ministerio de
Justicia
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Dirección General de
Adaptación Social
Procuraduría General
de la República
Registro Nacional
Ministerio de
Obras Públicas
y Transportes
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Transportes
Despacho
Viceministro
de Obras
Públicas
Ministerio de
Planificación
Nacional y
Política
Económica
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Relaciones
Exteriores
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Embajadas de Costa
Rica
Consulados de Costa
Rica
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Salud
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Ministerio de
Trabajo y
Seguridad
Social
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
Consejo Nacional de
Salud Ocupacional
Dirección General de
Asignaciones Familiares
Dirección Nacional de
Pensiones
Ministerio de
Vivienda y
Asentamientos
Humanos
Despacho
Ministro
Despacho
Viceministro
INSTITUCIONES
Banco Central
de Costa Rica
Banco de
Costa Rica
Banco
Nacional de
Costa Rica
Banco Crédito
Agrícola de
Cartago
Banco Popular
y de Desarrollo
Comunal
Comisiòn
Nacional de
Préstamos
para la
Educación
PUBLICAS
FINANCIERAS
Instituto de
Fomento y
Asesoría
Municipal
Instituto
Nacional de
Seguros
Instituto
Nacional de
Vivienda
Instituto
Nacional de
Vivienda y
Urbanismo
INSTITUCIONES
Compañía
Nacional de
Fuerza y Luz
Consejo
Nacional de la
Producción
Instituto
Costarricense
de Acueductos
y
Alcantarillado
s
Instituto Costa
rricense de
Electricidad
PUBLICAS NO
FINANCIERAS
Instituto
Costarricense
de
Ferrocarriles
Instituto
Costarricense
de Puertos del
Pacífico
Junta
Administrativa
Desarrollo de
Vertiente
Atlántica
Junta
Administrativa
de Servicios
Eléctricos de
Cartago
Radiográfica
Costarricense
S.A
Refinadora
Costarricense
de Petróleo
INSTITUCIONES
Autoridad
Reguladora de
los Servicios
Públicos
PUBLICAS DE
SERVICIO.
Caja
Costarricense
de Seguro
Social
Consejo
Nacional de
Rehabiltación
Consejo
Nacional de
Rectores
Consejo
Nacional de
Ciencia y
Tecnología
Colegio
Universitario
de Alajuela
Colegio
Universitario
de Cartago
Colegio
Universitario
de Puntarenas
Escuela
Centroamerica
na de
Ganadería
Instituto
Costarricense
del Deporte y
la Recreación
Instituto
Costarricense
de Turismo
Instituto
Costarricense
de Pesca y
Acuacultura
Instituto de
Desarrollo
Agrario
Instituto Mixto
de Ayuda
Social
Instituto
Nacional de
Fomento
Cooperativo
Instituto
Nacional de
Aprendizaje
Instituto
Nacional de
Estadísticas y
Censos
Instituto
Nacional de las
Mujeres
Instituto
Tecnológico de
Costa Rica
Junta de
Desarrollo
Regional de la
Zona Sur
Junta de
Proteccción
Social de San
José
Oficina del
Arroz
Patronato
Nacional de
Ciegos
Patronato
Nacional de la
Infancia
Promotra de
Comercio
Exterior
Servicio
Nacional de
Aguas
Subterráneas
Riego y
Avenamiento
Universidad de
Costa Rica
Universidad
Estatal a
Distancia
Universidad
Nacional
GOBIERNOS LOCALES
PROVINCIA
ALAJUELA
Municipalidad
Alajuela
Municipalidad
Alfaro Ruiz
Municipalidad
Atenas
Municipalidad
Guatuso
Municipalidad
Grecia
Municipalidad
Los Chiles
Municipalidad
Naranjo
Municipalidad
Orotina
Municipalidad
Palmares
Municipalidad
San Carlos
Municipalidad
San Mateo
Municipalidad
San Ramón
Municipalidad
Upala
Municipalidad
Valverde Vega
PROVINCIA
CARTAGO
Municipalidad
Cartago
Municipalidad
Alvarado
Municipalidad
El Guarco
Municipalidad
Jiménez
Municipalidad
La Unión
Municipalidad
Oreamuno
Municipalidad
Paraíso
Municipalidad
Turrialba
PROVINCIA
GUANACAST
E
Municipalidad
Abangares
Municipalidad
Bagaces
Municipalidad
Cañas
Municipalidad
Carrillo
Municipalidad
Hojancha
Municipalidad
La Cruz
Municipalidad
Liberia
Municipalidad
Nandayure
Municipalidad
Nicoya
Municipalidad
Santa Cruz
Municipalidad
Tilarán
PROVINCIA
HEREDIA
Municipalidad
Barva
Municipalidad
Belén
Municipalidad
Flores
Municipalidad
Heredia
Municipalidad
San Isidro
Municipalidad
San Rafael
Municipalidad
San Pablo
Municipalidad
Santa Bárbara
Municipalidad
Santo
Domingo
Municipalidad
Sarapiquí
PROVINCIA
LIMÓN
Municipalidad
Gúacimo
Municipalidad
Limón
Municipalidad
Matina
Municipalidad
Pococí
Municipalidad
Siquirres
Municipalidad
Talamanca
PROVINCIA
PUNTARENA
S
Municipalidad
Aguirre
Municipalidad
Buenos Aires
Municipalidad
Corredores
Municipalidad
Coto Brus
Municipalidad
Esparza
Municipalidad
Garabito
Municipalidad
Golfito
Municipalidad
Montes de Oro
Municipalidad
Osa
Municipalidad
Parrita
Municipalidad
Puntarenas
PROVINCIA
SAN JOSÉ
Municipalidad
Acosta
Municipalidad
Alajuelita
Municipalidad
Aserrí
Municipalidad
Curridabat
Municipalidad
Desamparados
Municipalidad
Dota
Municipalidad
Escazú
Municipalidad
Goicoechea
Municipalidad
León Cortés
Municipalidad
Mora
Municipalidad
Moravia
Municipalidad
Montes de Oca
Municipalidad
Pérez Zeledón
Municipalidad
Puriscal
Municipalidad
Santa Ana
Municipalidad
Tarrazú
Municipalidad
Tibás
Municipalidad
Turrubares
Municipalidad
Vázquez de
Coronado
Correos de
Costa Rica
Sistema
Nacional de
Radio y
Televisión
INSTITUCIONES
PUBLICAS CON CAPITAL
PRIVADO.
AMBITO 4.
INSTITUCIONES
PRIVADAS
Asociación
Guías y Scouts
Cámara de
Comercio de
Costa Rica
Cooperativas
Colegio de
Periodistas
Cruz Roja
Costarricense
Iglesia
Católica
Iglesias no
católicas
Fundaciones
Medios de
Fundación Oscar Arias
Comunicaciòn
por la Paz
Prensa
Periódico "La Nación
Radio
Televisión
Sindicatos
Canal 7
Asociación Nacional de
Empleados Públicos
Confederación General
de Trabajadores
AMBITO 5. PARTICULARES
PARTICULARES
Expedientes de
solicitudes
Apellidos y nombre de personas,
por orden alfabético
Si son pocos documentos,
pueden unirse los de varias
personas de un mismo apellido o
letra
Banco
Centroamerica
no de
Integración
Económica
Banco
Interamerican
o de Desarrollo
Corte
Interamerican
a de Derechos
Humanos
Embajadas
extranjeras
Fondo de
Naciones
Unidas para la
Infancia,
UNICEF
Instituto
Interamerican
o de
Cooperación
para la
Agricultura,
IICA
Oficina
Panamericana
de la Salud
Organización
de Estados
Americanos
Organización
Naciones
Unidas