Presentación de PowerPoint - Alcaldía del Municipio Sucre

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
INCORPORACION Y DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
INCORPORACION DE BIENES MUEBLES
JEFE DE COMPRAS
JEFE DE ALMACEN
1
Si
INICIO
Recibe del proveedor el bien
adquirido, junto con factura.
Realiza
control
perceptivo,
revisando el bien y verificando
información de factura vs Orden
de Compra.
Conforme?
No
Devuelve al proveedor, el bien
adquirido,
junto
con
comunicación y copia de
factura.
Genera copia de factura y O/Compra
y hace entrega del bien adquirido,
junto con copia de la factura y
O/Compra al Jefe de Almacén;
remite original de factura y
O/Compra
al
Gerente
de
Administración para el registro
contable y registrar el bien en
Sistema de Activos.
Recibe del Jefe de Compras,
bien adquirido junto con copia
de Factura y Orden de Compra.
Realiza el ingreso del bien en el
Almacén.
GERENTE DE
ADMINISTRACION
Ingresa información del activo en
el Sistema de Almacén. Recibe
información del Registrador de
Bienes Muebles sobre el N° de
Bien Municipal adquirido y
registrado en Sistema de Activos.
Pág.
1
de 4
Realiza despacho de Activo a la Unidad
Solicitante, a través de Acta de Entrega
indicando descripción de Activo Fijo, N° de
Bien Municipal, N° de Orden de Compra y
Precio del Activo Fijo. Archiva copia del
acta y remite original al Gerente de
Administración para el registro contable.
Recibe original del Acta de Entrega,
debidamente firmada y sellada por la
dependencia
solicitante.
Genera
copia, entrega original al Registrador
de Bienes Muebles y copia al
Contador.
2
Vigente: Septiembre 2012
PROCEDIMIENTO:
INCORPORACION DE BIENES MUEBLES
REGISTRADOR DE
BIENES MUEBLES
2
Pág.
2
de 4
Recibe original del Acta de Entrega. Genera
formularios en original y copia BM-I
“Inventario de Bienes Municipales”, BM-II
“Movimiento de Bienes Municipales” y “BM-IV
“Resumen Mensual de la Cuenta de Bienes
Municipales”. Archiva original del Acta de
entrega y Formularios y envía copia de
formularios al Gerente de Administración.
GERENTE DE
ADMINISTRACION
Recibe copias de formularios,
verifica y devuelve al Registrador
de Bienes Muebles.
Fin
PROCEDIMIENTO:
DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
REGISTRADOR DE
BIENES
GERENTE DE
ADMINISTRACION
GERENTE DE
ADMINISTRACION
1
Recibe
solicitud
de
desincorporación de Bienes
de parte de Gerentes y otras
dependencias
de
la
Fundación y entrega al
Registrador
de
Bienes
Muebles y al Contador.
Inicio
2
Recibe solicitud y ubica
Bienes a desincorporar y
registra
información
en
Formularios BM-II “Relación
de Movimiento de Bienes
Municipales”
y
BM-IV
“Movimiento
de
Bienes
Municipales”.
Elabora dos (2) originales de oficio
de desincorporación del Bien y
genera 2 juegos de formularios BM-II
“Relación de Movimiento de Bienes
Municipales” y BM-IV “Movimiento
de Bienes Municipales”. y entrega al
Gerente de Administración.
Recibe y revisa oficio y
formularios BM-II “Relación de
Movimiento
de
Bienes
Municipales”
y
BM-IV
“Movimiento
de
Bienes
Municipales”.
PRESIDENTE
Si
Si
Conforme?
Conforme?
Firma, oficio y formularios en
señal de conformidad y envía al
Presidente para su aprobación.
No
Devuelve al Registrador de
Bienes
Muebles
con
observaciones,
para
su
corrección.
Pág.
3
de 4
Recibe y revisa oficio y formularios
que apliquen conforme a la
desincorporación de Bienes.
1
3
No
Devuelve
al
Gerente
Administración
observaciones,
para
corrección o ajuste.
de
con
su
2
PROCEDIMIENTO:
DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES
PRESIDENTE
REGISTRADOR DE
BIENES
GERENTE DE
ADMINISTRACION
4
Firma y sella en señal de
aprobación y devuelve al
Gerente de Administración.
3
Recibe oficio y formularios aprobados.
Prepara documentación y anexa formularios
para enviar a la Junta Directiva/Comisión de
Desincorporación. Posteriormente recibe de
la Comisión oficio con decisión. Envía
originales de formularios y soportes del bien
desincorporado al Registrador de Bienes
Muebles para su registro en Sistema.
Si
Posteriormente,
recibe
de
Contador,
Formulario
BM-I
“Inventario
de
Bienes
Municipales” con comunicación
informando el destalle del
registro con la desincorporación
en sistema contable.
Pág.
4
de 4
Observaciones?
Informa
al
Administración
Recibe soportes y decisión del
activo
desincorporado
Comunica vía memorando a la
Gerencia de Operaciones para
la movilización del bien a
desincorporar.
Gerente
de
La Gerencia de Administración
elabora memorando dirigido a
Contador
indicando
las
observaciones.
No
Informa a la dependencia solicitante
la desincorporación del Bien y
archiva.
Genera Formulario BM-I
“Inventario
de
Bienes
Municipales” a final de mes
y lo envía a la Gerencia de
Administración para hacer el
registro a nivel contable.
4
Fin

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