GUÍA DE EXPEDIENTES

GUÍA DE EXPEDIENTES
OrfeoGob2
INTRODUCCIÓN
Cuando se pronuncia Expediente la primera imagen que se asocia es la de una carpeta. Pues
dentro del aplicativo ORFEO se pueden crear este tipo de carpetas, las cuales se rigen por unas
normas específicas y no precisamente se pueden ver como una carpeta personal en la sección
de bandejas.
Los expedientes en Orfeo permiten organizar la información por fecha de ingreso asunto,
remitente y tipificación. La tipificación es la que me permite ubicar un expediente en el
aplicativo debido a que ella es la que indica si los documentos clasificados son significativos
para su gestión, consulta y conservación.
En esta guía se explicará todo lo relacionado a los expedientes virtuales que se conforman
dentro del aplicativo Sistema de Gestión Documental Orfeo. Se debe tener en cuenta que
como existe un gran porcentaje de la documentación digitalizada de algunos de estos
expedientes virtuales no tendrán soporte físico, pero de igual forma que un expediente físico
estos expedientes tienen validez documental, cumpliendo con los tiempos determinados para
su conservación. Esta guía está dirigida a todos los usuarios de Orfeo.
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la administración del Sistema de
Gestión Documental Orfeo, para ingreso al aplicativo usando el árbol de usuario del LDAP de
la entidad, en conjunto con el área de sistemas o informática encargada con previa
alimentación de información la cual permita consultar en esa base de información y así
corroborar que existe.
ACCIONES SOBRE LOS EXPEDIENTES
Orfeo permite siempre realizar acciones de expedientes sobre los radicados.
COMO CREAR UN EXPEDIENTE
Para crear expedientes se debe seguir los siguientes pasos:
1. Se puede ingresar al radicado por medio de la fecha normalmente.
2. Se ingresa a la pestaña de “EXPEDIENTES” de forma satisfactoria.
3. Se visualiza de manera correcta la Información General del Radicado en la parte
superior de la ventana.
4. En la pestaña de expedientes si tiene permisos para crear expedientes le aparecen el
menú para incluir y crear expediente
5. Al abrir el enlace "Crear" se abre una nueva ventana Titulada Tipificar Expediente. Se
aplica la TRD al expediente de manera satisfactoria
6. Para crear un expediente nuevo se debe crear con 16 dígitos:
AAAA-DEP-Cons.
2014900999900003 y al final una E
7. Se puede seleccionar la opción “Consecutivo del expediente manual” cuando se asigna
numeración manual sólo se deja digitar el número seleccionado en la última caja de
texto, el sistema verifica la codificación del expediente y en caso de error la ajusta. El
sistema verifica que tenga los 16 dígitos con E. De lo contrario completa el número
con ceros.
8. Se puede colocar cualquier fecha de la opción “Fecha de inicio del proceso”.
9. Se selecciona a un usuario responsable del proceso mostrando únicamente los
usuarios de la dependencia por omisión de manera
10. Si se encuentra diligenciada la información de la TRD y el campo del responsable
del proceso se habilita el botón "Crear Expediente".
11. Cuando el número del expediente se encuentra correcto el sistema envía la solicitud
de confirmación: “Está a punto de crear el Expediente No. xxxxxxx ¿Está seguro?
Con los botones habilitados de Confirmar y Cerrar.
12. Al dar clic en el botón “Confirmar Creación de Expediente” se crea expediente
adicionándole la letra E.
13. En la bandeja de la carpeta donde se creó el expediente aparece adicionar al icono
que traía, el icono del correspondiente expediente.
COMO INCLUIR UN RADICADO A UN EXPEDIENTE
Para incluir expedientes se debe seguir los siguientes pasos:
1. Se puede ingresar al radicado por medio de la fecha normalmente.
2. Se ingresa a la pestaña de “EXPEDIENTES” de forma satisfactoria.
3. Se visualiza de manera correcta la Información General del Radicado en la parte
superior de la ventana.
4. En la pestaña de expedientes si tiene permisos para crear expedientes le aparecen el
menú para incluir y crear expediente
5. Al abrir el enlace “Incluir en” se abre una nueva ventana Titulada “Incluir en el
expediente”
6. El sistema verifica que el número de expediente que se está ingresando existe, de lo
contrario genera el mensaje: NO HAY RESULTADOS. El nombre del expediente en el
que desea incluir este radicado no existe en el sistema por favor verifique e intente
de nuevo y aparece el botón Aceptar.
7. Cuando verifica el expediente y se encuentra correcto al grabar el expediente el
sistema envía el mensaje: ESTÁ SEGURO DE INCLUIR ESTE RADICADO EN EL
EXPEDIENTE: ######### y los botones habilitados “Confirmar” y “Cerrar
8. Al dar clic en el botón confirmar el sistema despliega la lista de los radicados con sus
respectivos anexos que pertenezcan al digitado. Si se selecciona “Cerrar” se vuelve a
la vista de Expedientes y se cancela la creación del expediente.
9. Ahora el enlace CREAR que aparece en la parte superior derecha de la pestaña
expediente.
CÓMO VERIFICAR UN EXPEDIENTE
Para verificar un expediente deben seguir los siguientes pasos:
1. Se puede ingresar al radicado por medio de la fecha normalmente.
2. Se ingresa a la pestaña de “EXPEDIENTES” de forma satisfactoria.
3. Se visualiza de manera correcta la Información General del Radicado en la parte
superior de la ventana.
4. Se visualiza en los expedientes en los cuales está incluido el radicado, al seleccionar
el expediente de la lista se actualiza la información correspondiente al expediente
seleccionado y toda la información correspondiente.
5. También Se visualiza la información correspondiente a la TRD asignada al Expediente, la
información correspondiente al proceso del expediente la información correspondiente al
estado la información correspondiente al historial, la opción de Ver Borrados funciona del
expediente de manera correcta. Los archivos anexos de cada radicado Los archivos anexos
borrados de cada radicado por el tema de trazabilidad La opción: INCLUIR DOCUMENTOS EN
EXPEDIENTE funciona correctamente se puede ordenar por el número de radicado por la fecha
de radicación del documento. Se puede organizar por el tipo de documento (TRD), por el
asunto. La opción de cambiar responsable funciona correctamente. La opción Cerrar opción
cambiar responsable expediente función correctamente. También muestra el total anexos del
expediente y el total de folios digitalizados de todos los documentos en PDF.
CÓMO EXCLUIR UN EXPEDIENTE
Para excluir un expediente se deben seguir los siguientes pasos:
Se debe acceder a un radicado que muestre el icono que indica que se encuentre
incluidos dentro de un expediente:
1. Se puede ingresar al radicado por medio de la fecha normalmente.
2. Se ingresa a la pestaña de “EXPEDIENTES” de forma satisfactoria.
3. Se visualiza de manera correcta la Información General del Radicado en la parte superior de la
ventana.
4. Se visualiza en los expedientes en los cuales está incluido el radicado, al seleccionar el expediente de la lista
se actualiza la información correspondiente al expediente seleccionado y toda la información
correspondiente.
5. El link “EXCLUIR DE” de la parte superior derecha de la pestaña de expedientes
6. Al ingresar el link se despliega la ventana "Excluir de Expediente" donde se muestra todos los expedientes
en donde se encuentra incluido en radicado se puede seleccionar uno, varios o todos los expedientes de
los cuales se puede excluir el radicado.
7. Cuando pulsa el botón “EXCLUIR” y no se ha elegido ningún expediente se muestra
el siguiente mensaje: “Debe seleccionar un expediente”
8. Cuando se pulsa el botón excluir previa selección de un expediente, aparece el
siguiente mensaje “Va excluir este documento del(os) Expediente(s) seleccionado(s).
Esta seguro?”. Después de dar clic en aceptar el radicado es excluido del expediente
de manera satisfactoria.