Programa Comunitario del Equipo Scotiabank

Programa Comunitario del Equipo Scotiabank

Programa Comunitario del Equipo
Scotiabank - Pautas
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¿En qué consiste el aporte equivalente al total de fondos recaudados del Programa Comunitario del Equipo Scotiabank?
¿Quién pueden solicitar fondos para programas?
¿Cómo puedo calificar?
¿Qué organizaciones son admisible para recibir fondos?
¿Qué organizaciones NO son admisibles para recibir fondos?
¿Cómo pueden utilizarse los fondos del programa?
¿Qué restricciones se aplican para el uso de los fondos?
¿Cómo se evaluará la solicitud?
¿Cómo puede solicitar y recibir apoyo del Programa Comunitario del Equipo Scotiabank?
Formularios:
o Formulario de Solicitud del Empleado o Equipo (Parte 1)
o Formulario de Aprobación de Eventos (Parte 2)
o Formulario de Evaluación Posterior al Evento (Parte 3)
1. ¿En qué consiste el aporte equivalente al total de fondos recaudados del Programa
Comunitario del Equipo Scotiabank?
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Conforme al Programa Comunitario del Equipo Scotiabank, el Banco aportará un monto equivalente a los fondos
recaudados por dos o más empleados de Scotiabank para ayudar a las organizaciones comunitarias que cumplan los
criterios de selección. Tenga en cuenta que si los empleados de Scotiabank participan en una actividad que involucra a
otros participantes o empresas, el Banco hará una donación correspondiente únicamente a los fondos recaudados
exclusivamente por el equipo de Scotiabankers.
Los fondos que se recauden se igualan con un aporte equivalente hasta un máximo de CAN$ 5,000 (o su equivalente en
moneda nacional), por cada iniciativa aprobada de recaudación de fondos por año, no por asociación de beneficencia por
año.
En el caso de equipos formados por 2 a 29 personas, la donación correspondiente al equivalente del monto recaudado
dependerá de la participación. Por ejemplo, los equipos de dos personas recibirán un máximo de CAN$ 2,000; tres
personas, un máximo de CAN$ 3,000, 4 miembros del equipo, $4,000 y 5 Scotiabankers, CAN$ 5,000. Los equipos de 6
a 29 Scotiabankers recibirán un máximo de $5,000.
Los equipos que reúnan las condiciones que cuenten con 30 integrantes o más, que recauden CAN$ 15,000 o más,
recibirán una contribución equivalente máxima de CAN$ 15,000.
Los equipos que 30 Scotiabankers o más que recauden menos de CAN$ 15,000 recibirán una suma equivalente.
2. ¿Quién puede solicitar fondos para programas?
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Cualquier equipo compuesto por dos o más empleados a tiempo completo o permanentes a tiempo parcial de
Scotiabank puede solicitar fondos según el Programa Comunitario del Equipo Scotiabank. Todos los empleados deberán
participar activamente en la recaudación de fondos. Este programa no incluye a los empleados jubilados.
Scotiabank comprende el Banco y todas sus subsidiarias en el mundo, donde el Banco posee un mínimo de participación
del 50%.
No todos los empleados del equipo deben necesariamente trabajar en la misma sucursal u oficina, pero sí deben articipar
en la misma actividad de recaudación de fondos a favor de la misma organización beneficiaria.
No son admisibles equipos múltiples de la misma sucursal o línea de negocios. Todos los grupos deberán unir sus
esfuerzos en un solo equipo y así podrán hacerse acreedores a una donación máxima de CAN$ 5,000 por actividad
benéfica.
Si el Banco tiene más de un (1) equipo (integrado por un mínimo de 30 Scotiabankers que participan en la misma
actividad de recaudación de fondos para la misma organización), el monto máximo que donará el Banco será de CAN$
15,000 por actividad y por año. Asimismo, en aquellas actividades en las que el Banco sea el patrocinador principal, la
donación equivalente al monto recaudado se limitará a CAN$ 15,000 por región del Banco.
Todos los miembros del equipo deben participar activamente en la labor de recaudación de fondos en el evento. Si un
equipo se compone de 5 integrantes, todos ellos deben recaudar fondos para reunir las condiciones que les permitan
acceder a $ 5,000 de fondos donados por el Banco.
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3. ¿Cómo puedo calificar?
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Los empleados deben PARTICIPAR ACTIVAMENTE, y en forma personal en una iniciativa de recaudación de fondos para la
comunidad para el beneficio de la organización.
Participación activa significa que usted está trabajando en la recaudación de fondos en beneficio de la organización (no
simplemente donando su propio dinero o recolectándolo de sus colegas. Los fondos sobre los que se pretende obtener la
donación equivalente deberán provenir de fuentes externas). La recaudación puede efectuarse a través de diversas
actividades como lavado de carros, venta de pasteles o demás actividades donde se dé notoriedad al equipo de
Scotiabank en la comunidad.
La participación activa no deberá limitarse a ofrecer su tiempo. Su participación deberá ser visiblemente activa en la
recaudación de fondos; por ejemplo, vendiendo boletos en la sucursal antes de la actividad o en el mismo lugar de la
actividad, si es posible, y no únicamente recolectando los boletos, fondos, pagos de inscripción o de ingreso en el lugar
de entrada el día del evento. En el caso de subastas, se espera que el personal solicite artículos donados para la venta, y el
importe total recaudado será considerado para establecer la donación equivalente del Banco.
4. ¿Qué organizaciones son admisibles para recibir fondos?
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En Canadá, puede ser aceptada cualquier organización benéfica comunitaria, sin fines de lucro o registrada.
Fuera de Canadá, puede ser aceptada cualquier organización benéfica que desempeñe una función similar.
También puede ser aceptada cualquier organización que ya esté recibiendo un monto de fondos sustancial o anual del
Banco, pero su solicitud será considerada después de las solicitudes de las organizaciones nuevas.
Cuando complete el formulario de solicitud, cerciórese de brindar la información de contacto de la organización sin fines
de lucro. Necesitamos que indique el nombre de la organización que recibe la donación, y no el nombre de la actividad
para recaudar los fondos (como Torneo de Golf en beneficio de la Fundación John Smith). Lo mismo para el nombre que
aparece en el giro bancario o cheque bancario.
5. ¿Qué organizaciones NO son admisibles para recibir fondos?
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No se hará ningún tipo de donación a particulares. La apertura de cuentas o la recaudación de fondos para individuos no
son admisibles a recibir la donación de contrapartida que ofrece el Banco. Dicha donación deberá entregarse a una
organización benéfica sin fines de lucro o registrada.
No se aceptan grupos políticos o defensores.
No se aceptan organizaciones religiosas, si los fondos van a ser destinados a la promoción de una fe o creencia religiosa
en particular. No obstante, las organizaciones religiosas cuyas actividades sean de naturaleza social, benéfica o no sectaria
podrán tener derecho a la asistencia que ofrece el Programa Comunitario del Equipo Scotiabank. Por ejemplo: el
programa Meals on Wheels (Comidas sobre Ruedas) o programas de guarderías infantiles dirigidos por organizaciones
religiosas, entre otros.
No se aceptan las hermandades, logias, programas de 12 pasos, sociedades “toastmaster” (de capacitación para hablar
en público), y demás organizaciones de recreación o mejoramiento personal, cuyo propósito sea fundamentalmente el
progreso o beneficio personal del participante no serán consideradas aptas para recibir la donación del Banco.
6. ¿Cómo pueden utilizarse los fondos del programa?
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Los fondos pueden utilizarse para el beneficio de la organización tal como lo especifica la solicitud aprobada del
Programa Comunitario del Equipo Scotiabank.
Los fondos se basan en el monto neto que se dirige a la organización.
Los fondos serán una donación directa a la causa por la cual se requiere un recibo completo.
7. ¿Qué restricciones se aplican para el uso de los fondos?
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Los fondos no pueden utilizarse para cubrir comisiones por registro, requisitos de donación mínima para participar en un
evento o para cubrir los costos de patrocinio de un evento.
Los fondos recolectados por la venta de artículos en forma interna o donaciones exclusivamente por otros Scotiabankers
no son admisibles (por ejemplo, día de vestimenta informal, venta de pasteles interna, almuerzos en los que cada
participante aporta un plato, etc.).
8. ¿Cómo se evaluará la solicitud?
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Los administradores de Scotiabank en sus respectivas unidades de negocios evaluarán las solicitudes de los empleados
que reúnan las condiciones, conforme a las pautas estipuladas en el presente. Es de su responsabilidad aprobar y
autorizar la naturaleza del evento, la organización sin fines de lucro que será beneficiaria, verificar los fondos recaudados
y autorizar el monto de los fondos equivalentes que serán otorgados a la organización sin fines de lucro.
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9. ¿Cómo puede solicitar y recibir apoyo del Programa Comunitario del Equipo?
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El Programa Comunitario del Equipo Scotiabank se aprobará localmente y se procesará a través de Donaciones,
Patrocinios y Proyectos Ejecutivos.
Antes del evento, los empleados admisibles completarán el Formulario de Solicitud del Empleado o Equipo (Parte 1) y lo
enviarán a su evaluador local autorizado (gerente de sucursal / jefe de departamento / Portavoz del Programa Scotiabank
Iluminando el Mañana / Director Nacional).
El evaluador local autorizado determinará posteriormente la admisibilidad del proyecto y (si está aprobado) devolverá el
formulario (Parte 1) con una sección de Aprobación de Eventos completa (Parte 2) al empleado o líder del equipo.
Asegúrese de que alguien, fuera de los miembros del equipo apruebe la solicitud.
Después de la iniciativa de recaudación de fondos, el evaluador local autorizado debe completar el Formulario de
Evaluación Posterior al Evento (Parte 3) para confirmar y aprobar el mondo de fondos recaudados. Los fondos recaudados
deberán ser remitidos a la organización sin fines de lucro. El aporte equivalente del Banco podrá ser procesado de la
siguiente manera:
Mediante la presentación de un formulario 250A :
Al finalizar el evento, el evaluador local autorizado aprobará, preparará y presentará un giro bancario o cheque a favor de
la organización benéfica por el monto del aporte equivalente del Banco.
El evaluador local autorizado enviará los formularios completados (parte 1, 2 y 3) al departamento de Donaciones,
Patrocinios y Proyectos Ejecutivos a: 40 King St. W., Piso 63, Toronto, ON, M5H 1H1, acompañado de un formulario 250A
correspondiente al aporte equivalente del Banco, así como una copia del cheque o giro bancario a favor de la
organización benéfico para fines de reembolso. El monto que aparece en el formulario 250A y el monto del cheque o giro
bancario deberá ser el mismo. Donaciones y Patrocinios aprobará el formulario 250A para el reembolso de su sucursal o
departamento.
Por favor, envíe un formulario con cada solicitud.
Sin la presentación de un formulario 250A:
Después del evento, el evaluador local autorizado enviará los formularios completados (partes 1, 2 y 3) al departamento
de Donaciones, Patrocinios y Proyectos Ejecutivos a: 40 King St. W., Piso 63, Toronto, ON, M5H 1H1.
El departamento de Donaciones, Patrocinios y Proyectos Ejecutivos emitirá un cheque para la organización benéfica por el
monto que corresponde al aporte equivalente del Banco, según fue aprobado por el evaluador local y será devuelto al
líder del equipo para que concrete la entrega a la organización benéfica.
Asegúrese de que el monto solicitado aprobado por el evaluador local, sea igual a los fondos recaudados exclusivamente
por los empleados de Scotiabank. El Banco no donará la suma igual a los fondos recaudados por voluntarios externos.
Por favor, complete UNA sola Parte 1 por organización benéfica.
Si divide los fondos recaudados de un evento entre varias organizaciones benéficas, asegúrese de que el número de
participantes y las horas de equipo no se dupliquen.
Cerciórese de que todas las solicitudes tengan los datos completos para evitar retrasos en su procesamiento y devuelva la
solicitud y el formulario 250A para la cancelación.
Le informamos que para fines tributarios se requieren los recibos de pago para impuestos de todas las donaciones
corporativas equivalentes entregadas a organizaciones benéficas; por tanto, deberá completar debidamente la
información de contacto de la organización benéfica sin fines de lucro. Sírvase brindar el nombre legal de la organización
que recibe la donación y no el nombre de la actividad benéfica (como por ejemplo, el Torneo de Golf en beneficio de la
Fundación John Smith). Asegúrese de incluir el número de cheque o giro bancario o número de formulario 250A en los
recibos para impuestos.
Debido a la popularidad de la actividad benéfica de Relay for Life (Carrera de Relevos por la Vida) de la Sociedad
Canadiense contra el Cáncer, Aga Khan Foundation, se fijará un monto máximo anual. Sírvase consultar con el
Departamento de Donaciones, Patrocinios y Proyectos Ejecutivos sobre las pautas anuales.
Si desea formular alguna pregunta, sírvase comunicarse con el departamento de Donaciones, Patrocinios y Proyectos
Ejecutivos a la siguiente dirección electrónica: [email protected]
Ahora que ha solicitado la donación de una suma de fondos equivalente a la recaudada, sírvase compartir su
historia y sus fotos en:
www.scotiabankbrightfuture.com/community
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Formulario de solicitud
Instrucciones
1. Sírvase escribir sus respuestas en el siguiente formulario,
todos los campos son obligatorios.
2. Enviarlo al Gerente de sucursal, Jefe de departamento,
Portavoz del Programa Scotiabank Iluminando el Mañana
para su aprobación y autorización.
3. Una vez completado el evento, enviar el formulario del
Programa Comunitario del Equipo Scotiabank con todas las
secciones completadas en su totalidad – Solicitud inicial del
empleado o equipo, Aprobación del Evento y Evaluación
posterior al evento, así como una copia del giro– para el
pago del monto equivalente a la porción de fondos
recaudados.
4. Enviar la solicitud y en Canadá, el 250A por organización
benéfica, por evento contra el número de sucursal 73668. Si
no puede enviar un formulario 250A, emitiremos un cheque
pagadero a la Organización benéfica o sin fin de lucro por
este monto siempre que presente toda la información
requerida.
5. Conserve una copia firmada en su registro.
6. Envíe documentos originales, no se aceptan copias ni faxes.
7. Envíe recibos comerciales o recibos de pago para impuestos
al departamento de Procesamiento del Programa
Comunitario del Equipo Scotiabank.
Enviar la solicitud a:
Donaciones, Patrocinios y Proyectos Ejecutivos
40 King Street West, Piso 63
Toronto, ON, M5H 1H1
Número de sucursal: 93468
Atención: STCP Processing
Tel.: (416) 933-1827 Fax: (416) 866-5705
Correo electrónico: [email protected]
Parte I - Solicitud del Empleado o Equipo
En caso de varias organizaciones benéficas o eventos: Sírvase completar 1 formulario por
organización benéfica o evento.
Para
FECHA (AAAA/MM/DD)
GERENTE DE SUCURSAL/JEFE DE DEPARTAMENTO/PORTAVOZ DEL PROGRAMA SCOTIABANK ILUMINANDO EL MAÑANA/DIRECTOR NACIONAL
De
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
CIUDAD
PROVINCIA / ESTADO
Country
NOMBRE DEL EMPLEADO O LÍDER DEL EQUIPO
TELÉFONO
Fax
NÚMERO DE SUCURSAL
CIUDAD
PROVINCIA / ESTADO
PAÍS
Detalles del evento
FECHA DEL EVENTO (AAAA/MM/DD)
DESCRIPCIÓN DEL EVENTO/NOMBRE DEL EVENTO (¿De qué forma los empleados de Scotiabank recaudaron los fondos? Sírvase notar que los fondos deben
recaudarse de fuentes externas).
Información sobre la organización benéfica o sin fines de lucro
Sírvase notar que - Si presenta la solicitud para un equipo deportivo, incluya el nombre y la dirección de la liga o
asociación, así como la información del equipo.
RAZÓN SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN BENÉFICA
DIRECCIÓN
CIUDAD
CÓDIGO POSTAL
PROVINCIA / ESTADO
NÚMERO DE REGISTRO DE ORGANIZACIONES BENÉFICAS (si corresponde) O NÚMERO DE EMPRESA SIN
FIN DE LUCRO.
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TELÉFONO
FAX
MONTO ESTIMADO A RECAUDAR
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USO DE LOS FONDOS SOLICITADOS
SI SCOTIABANK HA FINANCIADO A ESTA ORGANIZACIÓN BENÉFICA EN OTRAS FORMAS, SÍRVASE DESCRIBIR E
INFORMAR EL MONTO.
RECIBOS DE INGRESOS FISCALES O RECIBO COMERCIAL CONFECCIONADOS A SCOTIABANK.
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AGENCIA CANADIENSE DE INGRESOS (O EL EQUIVALENTE EXTRANJERO) RECIBO DE INGRESO FISCAL PARA ORGANIZACIONES BENÉFICAS REGISTRADAS.
RECIBO COMERCIAL DE LAS ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO
Sírvase notar que - el Banco requiere un recibo por el monto total del aporte equivalente a los fondos recaudados con motivo de esta iniciativa que se
suministraron a la organización. La opción “No aplicable” es posible, por eso, por favor solicite un recibo.
Voluntarios
CANTIDAD TOTAL (Si hay más de 5 voluntarios, adjunte una lista.)
NOMBRE
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
PAÍS
N.° DE SUCURSAL
NOMBRE
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
PAÍS
N.° DE SUCURSAL
NOMBRE
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
PAÍS
N.° DE SUCURSAL
NOMBRE
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
PAÍS
N.° DE SUCURSAL
NOMBRE
SUCURSAL O DEPARTAMENTO
PAÍS
N.° DE SUCURSAL
Recomendación (Incluya los beneficios recibidos por la participación de Scotiabank)
Iniciales del Líder del Equipo______________________
Parte II - Aprobación del evento
Para : Gerente de sucursal, Jefe de departamento de Scotiabank, Portavoz del Programa
Scotiabank Iluminando el Mañana / Director Nacional
Sírvase
notar que -
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FECHA (AAAA/MM/DD)
La dirección local debe aprobar o rechazar la solicitud del empleado o del equipo utilizando parte de
este formulario autorizando el tipo de evento y la organización benéfica beneficiaria. Sírvase firmarlo
y devolverlo al líder del equipo.
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EMPLEADO /LÍDER DE EQUIPO
ESTADO
■
■
APROBADO - Devolver el formulario al empleado / Líder del equipo.
RECHAZADO - Gerente de sucursal, Jefe de departamento de Scotiabank, Portavoz del Programa Scotiabank Iluminando el Mañana, o Director
Nacional debe enviar memorando de rechazo al empleado / Líder de equipo.
Comentarios (opcional)
GERENTE DE SUCURSAL, JEFE DE DEPARTAMENTO, O PORTAVOZ
DEL PROGRAMA SCOTIABANK ILUMINANDO EL MAÑANA
(ESCRIBA EL NOMBRE)
FIRMA DEL GERENTE DE SUCURSAL, JEFE DE DEPARTAMENTO, O PORTAVOZ DEL
PROGRAMA SCOTIABANK ILUMINANDO EL MAÑANA
Asegúrese de obtener la aprobación de una persona independiente del equipo acerca
de la iniciativa y de la organización beneficiaria.
Parte III - Evaluación posterior al evento
Para: Gerente de sucursal, Jefe de departamento de Scotiabank, Portavoz del Programa Scotiabank Iluminando el
Mañana, o Director Nacional
NOMBRE
CIUDAD
PROVINCIA / ESTADO
PAÍS
FECHA (AAAA/MM/DD)
MONTO RECAUDADO TOTAL POR LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE SCOTIABANK SOLAMENTE (Esta cifra no debe incluir los fondos que se solicitan al
Banco o los fondos recaudados por personas que no son empleados de Scotiabank) $
MONTO RECAUDADO TOTAL POR EL EVENTO EN TOTAL (es decir, por todos los participantes). Este monto no debe incluirse en el aporte equivalente otorgado por
el Banco.
NÚMERO TOTAL DE LOS PARTICIPANTES DE SCOTIABANK (CAMPO OBLIGATORIO,
ESPECIFICAR EL NÚMERO EXACTO DE EMPLEADOS QUE PARTICIPARON)
CANTIDAD DE HORAS QUE LOS SCOTIABANKERS RECAUDARON FONDOS (es
decir, - 5 empleados de Scotiabank x 5 horas = 25 horas) CAMPO OBLIGATORIO,
ESPECIFICAR LA CANTIDAD EXACTA DE HORA QUE PASARON RECAUDANDO
FONDOS
MONTO DEL APORTE DE FONDOS EQUIVALENTES SOLICITADOS (este monto debe reflejar sólo los fondos recaudados por los Scotiabankers para los que solicita el
aporte equivalente pero NO debe incluir la porción aportada por el Banco). Debería ser la misma cantidad que aparece en el formulario 250A
$
Comentarios (opcional)
El Gerente de sucursal, Jefe de departamento, o Portavoz del programa Scotiabank Iluminando el
Mañana o el Director Nacional confirman el monto de fondos recaudados y autorizan el pago a la
organización benéfica.
Iniciales _____________________________________
LA PERSONA QUE AUTORIZA ES RESPONSABLE DE VERIFICAR QUE SE APRUEBE LA NATURALEZA DEL EVENTO, LA
ORGANIZACIÓN BENEFICIARIA, ASÍ COMO EL MONTO DEL APORTE EQUIVALENTE OTORGADO POR EL BANCO.
LISTA DE VERIFICACIÓN
✓ VERIFIQUE QUE LAS TRES PARTES DEL FORMULARIO ESTÉN COMPLETAS PARA SU ENVÍO.
✓ TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS. EN LOS CAMPOS CORRESPONDIENTES A LA CANTIDAD DE HORAS Y
EL TOTAL DE VOLUNTARIOS DEBERÍA APARECER UN SOLO DATO INGRESADO.
✓ SE HA SOLICITADO UN RECIBO COMERCIAL O PARA IMPUESTOS A LA ORGANIZACIÓN BENÉFICA.
✓ ASEGÚRESE DE QUE ESTÁ INCLUYENDO EL FORMULARIO 250A DEBIDAMENTE COMPLETADO (LAS TRES
PARTES), CON LAS FIRMAS DE AUTORIZACIÓN NECESARIAS Y UNA COPIA DEL GIRO PAGADERO A LA
ORGANIZACIÓN BENÉFICA INDICANDO EL MONTO DE APORTE EQUIVALENTE DEL BANCO QUE HA SIDO
APROBADO.
✓ NO APROBAMOS SOLICITUDES, SOLO NOS COMUNICAREMOS CON USTED EN CASO DE QUE HAYA ALGÚN
ERROR EN EL FORMULARIO.
✓ LOS FORMULARIOS INCORRECTOS SERÁN DEVUELTOS AL DEPARTAMENTO DE ORIGEN PARA SU CANCELACIÓN
Y CORRECCIÓN.
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