MINITUTORIAL SOBRE EL PROGRAMA GESFINCAS

MINITUTORIAL SOBRE EL PROGRAMA GESFINCAS

MINITUTORIAL SOBRE EL PROGRAMA
GESFINCAS
El objeto de este tutorial es enseñar como funciona el programa GESFINCAS
en el ámbito de Administraciones de Fincas. Lógicamente sólo trata de unas
cosas básicas. Al principio voy a explicar como se da de alta comunidades y los
propietarios de las mismas. Después creo las cuentas para la contabilidad y un
presupuesto.
Judith Maga
ALTA DE UNA COMUNIDAD
Para empezar con el programa abrimos el módulo HORIZONTAL. Vamos a
COMUNIDADES en el menú y elegimos MANTENIMIENTO DE
COMUNIDADES. Tocamos la pequeña carpeta abajo para agregar una nueva
comunidad.
En DATOS GENERALES podemos introducir los datos básicos de la
comunidad como dirección, inicio del ejercicio económico y las cuentas
bancarias.
Muy útil es la ficha ampliada. Allí se pueden introducir más datos de interés
como el nombre del Presidente y su piso, las diversas empresas de
mantenimiento, el seguro etc. Para cambiar la descripción de las líneas hay
que ir al icono LISTADO DE FICHA AMPLIADA. Allí se pueden introducir otras
líneas según necesidad. Muchas veces los clientes preguntan al teléfono estos
datos y si se encuentran en esta ficha se puede evitar la búsqueda innecesaria
en las carpetas de la comunidad.
Nunca olvidar guardar los cambios realizados después dando al pequeño icono
de un diskette abajo.
Después de haber introducido los datos de todas las comunidades, estas
aparecerán en COMUNIDADES, ACCESO DIRECTO con su código, nombre,
número CIF etc.
Cuando se busca una Comunidad se va a la pequeña ventana marcada con
una flecha verde y se introduce el código. Si no se sabe, en la ventana al lado
izquierdo se puede elegir la opción LOCALIZAR POR NOMBRE. Si entonces
introduzco el nombre, me buscará la comunidad deseada.
Es recomendable crear también una tabla de idiomas si se trata de
comunidades con propietarios extranjeros. Para esto hay que volver a
COMUNIDADES, CONCEPTOS DE RECIBOS. Allí puedo introducir los
idiomas que quiero.
ALTA DE PROPIETARIOS
Tenemos creadas las fichas de las comunidades, ahora hay que introducir
todos los propietarios que las habitan. Para hacer esto voy a PROPIETARIOS
en el menú de arriba y elijo DATOS GENERALES.
Voy al icono de la pequeña carpeta de abajo (AGREGAR) y elijo en el campo
marcado con la flecha roja la comunidad. El programa automáticamente
empieza con el código “1” de los propietarios si no está puesto todavía ninguno.
Introduzco los datos en los campos, por ejemplo la denominación del piso o de
la casa, el nombre, número teléfono y el coeficiente. En el campo marcado con
la
flecha
verde
puede
elegir
entre
NORMAL,
PRESIDENTE,
VICEPRESIDENTE etc. En caso de mandar correspondencia por el mismo
programa puede ser interesante.
En el campo marcado con una flecha azul se puede introducir el idioma del
propietario. Como ya hemos metido los idiomas anteriormente, si toco ahora la
pequeña flechita negra me aparece la tabla y sólo tengo que elegir el idioma
que quiero.
Si el propietario quiere domiciliar el pago de sus cuotas, en los campos
marcado con una flecha morada puedo introducir sus datos bancarios. Y, si el
no vive habitualmente en el piso se puede introducir una segunda dirección de
correspondencia.
Nunca olvidar guardar los cambios realizados.
Estos son los datos básicos de un propietario, sin embargo quedan muchas
opciones más. Hay un BLOC DE NOTAS donde puede indicar cualquier
cambio por venta, también se puede indicar en PAGADORES si otra persona
paga los recibos y quien es.
El programa, por defecto, ya asigna una clave de acceso a Internet. El
programa GESFINCAS ofrece accesorio para exponer en el Internet todos los
datos relativos a la Comunidad, sean cierres, actas, convocatorias y estados de
cuentas de propietarios. Con la clave el propietario puede acceder a todos sus
datos.
Ya tenemos creadas las comunidades y las fichas de propietarios. Ahora
veremos como se empieza con la contabilidad.
CREAR CUENTAS PARA LA CONTABILIDAD
Para crear un Plan de Cuentas para una comunidad tengo que ir al módulo de
CONTABILIDAD y selecciono la comunidad que necesito. Voy a CUENTAS y
elijo COPIAR CUENTAS DE OTRO PLAN. Primero elijo que tipo de cuentas
quiero obtener, elijo las del PLAN GENERAL. Abajo introduzco la comunidad y
selecciono TODAS LAS CUENTAS. Acepto y ya tengo las cuentas creadas.
En esta pantalla se ve muy bien las cuentas de los propietarios. Falta ahora
personalizar las cuentas y asignarlas a unos grupos. Con el cursor bajo a las
cuentas de los gastos y abro una por una con el icono de MODIFICAR.
Allí se puede asignar un grupo a las cuentas.
En nuestro caso indico “1” que significa que todos los propietarios participan en
este gasto. También se podría introducir el nombre de la empresa o
suministradora. Nunca olvidar aceptar.
Ahora bien, ¿qué son los “grupos”? Vamos al módulo HORIZONTAL y en
SALDOS Y CUENTAS creamos los grupos de propietarios. Elegimos la opción
GRUPOS DE REPARTO Y COEFICIENTES. Buscamos la comunidad que
deseamos y vamos a GRUPOS.
El grupo uno recoge todas las propiedades, es decir los gastos que pertenecen
al grupo uno están pagados por todos los propietarios. Introduzco GASTOS
GENERALES DE TODOS y le indico las formas de reparto que me facilitan los
estatutos. En mi caso, los gastos están repartidos según el coeficiente. Toco la
pequeña flecha negra y elijo SUMA COEFICIENTE.
Tenemos entonces todo preparado para empezar con la gestión y la
contabilidad. Ahora vamos a crear un presupuesto. Para hacerlo volvemos al
módulo de HORIZONTAL.
Vamos a PRESUPUESTOS y elegimos ELABORACION Y MANTENIMIENTO
DEL PRESUPUESTO.
Indicamos la comunidad que deseamos y aparecen las cuentas creadas. En la
columna PRESUPUESTO se pueden introducir las cantidades que se prevén
para el ejercicio. Guardar (ver flecha verde).
Para comprobar los conceptos y cantidades puedo sacar el presupuesto por
pantalla o impresora. Voy a PRESUPUESTOS y elijo IMPRESION DEL
PRESUPUESTO. Indico la comunidad que deseo y PRESUPUESTO
PROPUESTO. Acepto.
El único que falta todavía es el reparto de los gastos presupuestados entre los
propietarios para poder comunicar la cuota a pagar, en nuestro caso
mensualmente.
Vamos a PRESUPUESTOS y CALCULO DEL REPARTO. Indicamos la
comunidad y la cantidad de pagos (12). Aceptamos.
En PRESUPUESTOS y VISUALIZACION DEL REPARTO podemos ver el
reparto.
Pues, aquí termina mi exposición. Ahora haría falta facturar las cuotas
mensuales para que aparezcan en las cuentas de los propietarios y otras cosas
más.
Creo que el programa de GESFINCAS es bastante útil, pero tiene muchas
cosas que una oficina normal y corriente nunca utilizará. Una versión “delgada”
sería totalmente suficiente.
Espero que se entienda mis explicaciones, si hay problemas, por la mañana
estoy en mi oficina y me podéis llamar. Mi número de teléfono es .........
Un saludo
Judith