para el servicio de monitoreo externo de los proyectos del xii

para el servicio de monitoreo externo de los proyectos del xii

TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA EL SERVICIO DE MONITOREO EXTERNO DE LOS PROYECTOS DEL
XII CONCURSO DE FONDOEMPLEO
I.
ANTECEDENTES
El Fondo Nacional de Capacitación Laboral y de Promoción del Empleo FONDOEMPLEO, fue creado por el Decreto Legislativo Nº 892, modificado por las Leyes
Nº 27564, Nº 28464 y Nº 28756, reglamentada por el Decreto Supremo Nº 017-2011-TR,
tiene como misión institucional:
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Promover la capacitación laboral y formación profesional, con énfasis en la población
vulnerable.
Promover el empleo digno y productivo.
Promover proyectos que permitan la mejora o incremento de ingresos o
remuneraciones.
Fortalecer y desarrollar de manera permanente las capacidades de los trabajadores.
Para contribuir al cumplimiento de dicho mandato institucional, desde 1998,
FONDOEMPLEO selecciona y financia los mejores proyectos en cuanto a calidad en su
formulación y viabilidad en la consecución de mejoras apreciables en empleabilidad,
productividad y empleo.
En el marco de sus roles, FONDOEMPLEO efectúa el Monitoreo regular sobre los
proyectos que financia, para el efecto como parte de su staff FONDOEMPLEO cuenta
con diez Monitores Internos, la distribución de la carga de proyectos por monitor, resulta
alta teniendo en cuenta las actividades conexas al cumplimiento de sus funciones que
implican la programación de viajes así como el seguimiento pormenorizado al
cumplimiento de actividades propuestas en los proyectos en ejecución, aún más en el
marco de los arreglos institucionales recientes se incorpora el concepto de gestor y
supervisor de proyectos lo que supone un concepto de monitoreo de mayor amplitud.
Existe la necesidad institucional de cumplir con el adecuado proceso de monitoreo y
supervisión de proyectos lo que demanda la contratación de Monitores Supervisores
Externos, personas que por su nivel de especialización y expertise realicen la función de
MONITOREO y SUPERVISION a los proyectos que les fueren asignados con el objeto
de conocer los avances en la implementación de los proyectos y contar con información
oportuna y veraz, que facilite la toma de decisiones respecto a la gestión de los mismos,
prevenir la existencia de factores o situaciones que pongan en riesgo el cumplimiento de
metas, obligaciones y la consecución de los objetivos del proyecto, comparando lo
planificado y lo realmente alcanzado, así como documentar procesos y contribuir a la
mejora del desempeño y la administración de los proyectos.
Por tanto, FONDOEMPLEO, ha previsto encomendar el monitoreo y la supervisión de
estos proyectos a profesionales especializados, que garanticen un seguimiento riguroso a
través del control y supervisión adecuado, haciéndolo de manera imparcial y
transparente.
II.
OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA
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Realizar el monitoreo y la supervisión de las actividades programadas y medir los
logros obtenidos en la gestión de los proyectos del XII concurso de proyectos
convocado por FONDOEMPLEO, que permitan tomar decisiones y optimizar
procesos.
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Identificar desvíos existentes respecto a lo programado y proponer acciones que
faciliten el accionar de las Instituciones Ejecutoras para el cumplimiento de las metas
previstas en el proyecto.
III.
ROLES DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
Los servicios prestados por los profesionales integrarán acciones de monitoreo y
supervisión, en un trabajo articulado de los siguientes actores:
FONDOEMPLEO (FE): Institución convocante que, por encargo de su Consejo Directivo,
seleccionará y contratará los servicios de profesionales de trayectoria y experiencia
reconocida, los cuales se encargarán del monitoreo y supervisión de los proyectos.
A través de su área de Monitoreo, proporcionará la información necesaria y velará por el
cumplimiento de los objetivos de la presente convocatoria y sus respectivos Términos de
Referencia (TDR). Durante la realización del monitoreo y supervisión en sí, revisará los
informes que emitan los Supervisores y emitirá opinión para su aprobación
correspondiente.
Institución Ejecutora (IE): Es la institución responsable de la implementación del
proyecto, facilitará la información necesaria para un adecuado y oportuno monitoreo y
supervisión, siendo el nexo entre el supervisor y los beneficiarios.
Monitores Internos (MI): profesionales pertenecientes a FONDOEMPLEO, a cargo del
monitoreo de un grupo de proyectos en ejecución. Serán los responsables de planificar,
coordinar, controlar y supervisar las acciones desarrolladas por el Monitor Externo (ME),
brindando las orientaciones y facilidades de programación necesarias para un trabajo
ordenado.
Monitores Supervisores Externos (MSE): profesionales que serán contratados por
FONDOEMPLEO para apoyar a los Monitores Internos en la supervisión técnica y
financiera de los proyectos que le sean asignados, quién prestará los servicios en base a
los lineamientos, procedimientos y alcances establecidos y aprobados por
FONDOEMPLEO.
IV.
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PRINCIPALES ACTIVIDADES
Verificar la información proporcionada por las IE en relación a los proyectos
asignados.
Proponer ajustes, según sea necesario, a la estrategia de Monitoreo y Seguimiento de
proyectos, establecida por FONDOEMPLEO.
Elaborar el Plan de Supervisión de los proyectos asignados
Asesorar y brindar asistencia técnica a las IE, en la formulación de los Planes
Operativos Anuales (POA), identificación de productos verificables o entregables, la
reformulación de los indicadores de impacto y efecto de los proyectos asignados, en
cualquier etapa de ejecución de los mismos, de acuerdo a los lineamientos
establecidos por FONDOEMPLEO.
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V.
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VI.
Llevar a cabo el seguimiento, control y supervisión de la ejecución técnico –
administrativa de los proyectos asignados, según lo establecido por FONDOEMPLEO,
a través de visitas periódicas (cuando menos, 2 veces al año) al ámbito de ejecución
del proyecto, poniendo especial énfasis en el nivel de cumplimiento de los productos
verificables o entregables (hitos) y su concordancia con la ejecución de las partidas
presupuestales.
Verificar y asesorar el cumplimiento de los convenios de gestión por parte de las IE.
Proponer, de ser necesario, recomendaciones de carácter técnico y de gestión de
recursos para mejorar la ejecución de las iniciativas a cargo de las IE y los aliados del
proyecto.
Participar en reuniones de trabajo con las IE, beneficiarios y demás actores de
importancia involucrados en el proyecto.
Elaborar los informes de monitoreo y supervisión, según las características y
exigencias establecidas por FONDOEMPLEO, absolviendo prolijamente las consultas
y observaciones que se deriven de la revisión de los MI.
Apoyar en la evaluación de la calidad de los servicios de capacitación, asistencia
técnica y asesoría brindados por las IE a favor de los beneficiarios.
Participar en las reuniones que sean convocadas por FONDOEMPLEO.
ENTREGABLES
Plan de Trabajo para las visitas de Monitoreo y Supervisión de los proyectos
asignados.
Informes de Monitoreo y supervisión periódicas y de acuerdo a las visitas efectuadas,
según formato aprobado por FONDOEMPLEO, conteniendo: avances técnicos y
presupuestales logrados por las IE, factores limitantes y facilitadores presentes y el
nivel de influencia en los avances logrados, recomendaciones útiles para mejorar la
gestión de los proyectos, calificación de la ejecución de los proyectos durante el
periodo de monitoreo y supervisión, acervo fotográfico, entre otros, en versión final
impresa y digital (en CD Rom).
Informes de Absolución de las observaciones e implementación de recomendaciones
emitidas por los MI, según sea el caso.
Reporte de Evaluaciones de la calidad de los servicios de capacitación, asistencia
técnica brindados a los beneficiarios.
Informe Final de Monitoreo y Supervisión del Proyecto, según formato aprobado por
FONDOEMPLEO, conteniendo: balance de los resultados obtenidos por el proyecto,
principales factores limitantes y facilitadores y lecciones aprendidas del proceso.
INSTRUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO
De consulta
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Documento de proyecto.
POA de los proyectos, aprobados por FONDOEMPLEO.
Informes periódicos de avance de los proyectos, presentados por las IE.
Informes finales de los proyectos, presentados por las IE.
Estudios de Evaluación relativas al proyecto
Operativas
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Convocatoria para las acciones de monitoreo de proyectos.
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Términos de Referencia (TDR) para la contratación de ME
Relación de Proyectos que requieren Monitoreo Externos pertenecientes al XII
concurso de Proyectos
Propuesta técnica de Monitoreo y Supervisión, aprobada por FONDOEMPLEO.
Contrato: conteniendo actividades, productos, plazos, montos, penalidades y
obligaciones de las partes.
VII.
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CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DEL MONITOR SUPERVISOR EXTERNO
Generales:
Persona natural.
Experiencia demostrable en Monitoreo y/o Supervisión de proyectos en las líneas
requeridas por FONDOEMPLEO (al menos en 4 proyectos).
No tener contratos de monitoreo o estudios de línea de base o evaluación vigentes
con FONDOEMPLEO.
No haber sido observado o inhabilitado por FONDOEMPLEO.
RUC vigente.
Contar con seguro contra accidentes, seguro de vida y/o de salud vigente, cuya ficha
de afiliación deberá ser adjuntado previa a la suscripción del contrato.
No tener vinculación directa, ni indirecta con las IE de los proyectos a los cuales
postule como ME, sea como directivo o como prestador de servicios profesionales.
No tener vínculo familiar, hasta el tercer grado de consanguinidad y/o segundo grado
de afinidad, con personal de las IE de los proyectos a los cuales postule como ME.
No haber mantenido compromisos laborales con las IE de los proyectos a los cuales
postule como ME, en los últimos 3 años previos al año de la presente convocatoria.
En caso resulte seleccionado, el ME no podrá asumir compromisos laborales con las
IE de los proyectos que le sean asignados.
De presentarse algunas de dichas situaciones, FONDOEMPLEO se reservará el
derecho de tomar las acciones necesarias para evitar situaciones de conflictos de
interés.
A los profesionales que resulten seleccionados se les asignará un máximo de tres
proyectos (03) relativos a su especialidad o experiencia.
VIII.
PROCEDIMIENTOS DEL MONITOREO EXTERNO
Las visitas de monitoreo y supervisión serán 2 por año, como mínimo. Cada visita tendrá
una duración mínima de 6 días, contabilizándose a partir del día en que se realiza el viaje
a la zona de ejecución del proyecto (oficina del proyecto). El tiempo de permanencia
mínima en la zona debe ser 4 días, debiendo destinarse 3 para visitas de campo y uno
para reuniones con el equipo técnico del proyecto, los beneficiarios y/o representantes de
los grupos organizados y demás actores involucrados. Las visitas de monitoreo y
supervisión serán programadas por el MI en coordinación con el ME, según la naturaleza
del proyecto y los hitos o productos intermedios fijados con la IE y eventualmente en
algunas urgencias que FONDOEMPLEO así lo determine.
Luego de realizada la visita, el ME tendrá un máximo de 05 días hábiles para la
presentación del informe respectivo. La revisión de dicha versión preliminar y emisión de
observaciones y recomendaciones (o eventual conformidad) por parte del MI, tendrá un
plazo no mayor a 05 días hábiles.
El informe de levantamiento de observaciones e implementación de recomendaciones
será presentado por el ME en un plazo no mayor a 03 días hábiles, luego de recibir el
informe de revisión por parte del MI.
La revisión de dicho informe y emisión de observaciones y recomendaciones adicionales
o eventual conformidad por parte de FONDOEMPLEO, tendrá un plazo no mayor a 03
días hábiles.
IX.
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X.
PERSONAS DE INTERACCIÓN
Coordinador del área de Monitoreo de FONDOEMPLEO.
Monitores Internos
Equipo técnico de IE del proyecto.
DURACIÓN DE LA CONVOCATORIA
16 días calendarios, según lo consignado en el siguiente cronograma:
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE MONITORES EXTERNOS
DEL XII CONCURSO DE PROYECTOS DE FONDOEMPLEO
Monitoreo
Actividad
Fecha inicio
Fecha término
Convocatoria, Difusión y Selección de la IF
Convocatoria y difusión
24 Febrero
25 Febrero
Presentación de CV
25 Febrero
27 Febrero
Evaluación y preselección de Monitores
Externos
28 Febrero
1 Marzo
Notificación de los preseleccionados y
programación de entrevistas
4 Marzo
4 Marzo
Entrevistas
6 Marzo
8 Marzo
Publicación de resultados
11 Marzo
11 Marzo
La presentación de los CV debe especificar los proyectos a los que postula el
profesional según la relación de proyectos adjunta.
XI.
MONTO Y MODALIDAD DE PAGO
Los honorarios profesionales de Monitoreo y Supervisión para las 02 visitadas previstas,
incluyendo los productos o entregables indicados en los presentes términos de
referencias son 10000 nuevos soles a todo costo:
Tipos de Monitoreo Externo según Duración del Proyecto
S/.
Proyecto - 2 visitas de monitoreo por año
1 profesional x S/. 590/día x 6 días x 2 visitas de monitoreo
10,000.00
Estos honorarios incluyen los impuestos de Ley.
Los desembolsos serán efectuados en 2 momentos, por cada visita:
A la autorización de la visita y la aprobación del plan de trabajo: 50%
A la aprobación del informe de monitoreo y supervisión: 50%
XII.
DOCUMENTACION REQUERIDA
Los Curriculums Vitae (según el formato establecido por FONDOEMPLEO, Anexo 1 del
TDR) debidamente documentados, así como la declaración jurada (Anexo 2), deberán ser
presentados en un CD en sobre cerrado, en la oficina de FONDOEMPLEO, con el
siguiente rótulo:
FONDO NACIONAL DE CAPACITACIÓN LABORAL Y DE PROMOCIÓN DEL EMPLEO
Av. Tejada 173 Miraflores, Lima.
Convocatoria para Monitoreo Externo de Proyectos
Nombre del profesional postulante
XIII.
EVALUACIÓN DE POSTULACIONES
Estará a cargo de un Comité Interno de FONDOEMPLEO y constará de la evaluación
curricular y la entrevista personal. La evaluación curricular tendrá un peso máximo de 50
puntos y la entrevista personal de 50 puntos. Serán seleccionados los candidatos que
obtengan los mayores puntajes y logren asignación de la cartera de proyectos que
FONDOEMEPLEO destine para supervisar.
Los resultados finales serán publicados a través de la página web institucional
(www.fondoempleo.com.pe) y comunicados formalmente a los profesionales
seleccionados.
XIV.
PROPIEDAD INTELECTUAL Y DIFUSIÓN DE RESULTADOS Y PRODUCTOS
La propiedad intelectual de los productos generados durante la consultoría, sin perjuicio
del reconocimiento de autoría, corresponderá a FONDOEMPLEO. Por tanto, la difusión
de los resultados y productos generados deberán regirse y respetar las políticas y
directrices establecidas por FONDOEMPLEO.
XV.
ANEXOS
Anexo 1.Curriculum Vitae
Anexo 2.Declaraciòn Jurada