Vivir de acuerdo con nuestros valores para

Transcripción

Vivir de acuerdo con nuestros
valores para conseguir el éxito
Nuestro Código de Ética
y Conducta Empresarial
Mensaje de BILL Meaney, Consejero Delegado
Estimados Montañero:
Desde hace más de seis décadas nuestra empresa goza de la confianza de nuestros clientes,
asociados y accionistas debido a nuestro compromiso para con una serie de Valores básicos. Estos
valores guían nuestra conducta y representan los ideales que consideramos más importantes.
Pretendemos vivir de acuerdo con
nuestros Valores básicos y los
ponemos en acción todos los
días y dondequiera que estemos
presentes.
Por este motivo hemos ampliado nuestros valores con el objeto de que reflejen el permanente
compromiso de nuestra organización para con la seguridad. Lo haremos a través de la adopción de
un nuevo Valor básico combinado de Seguridad y protección. Hemos combinado intencionadamente
ambos principios para que nos recuerden la importancia de la protección, tanto si se trata de la
protección de nuestro equipo como de la información de nuestros clientes. Aunque la seguridad ha
estado siempre implícita en nuestra cultura, por ser un principio fundamental de nuestros equipos
operativos, en nuestra cultura la seguridad merece el mismo nivel de importancia que la protección.
El Código de Ética y Conducta Empresarial de Iron Mountain, Vivir de acuerdo con nuestros valores
para conseguir el éxito, es una extensión de dichos valores que nos aporta orientación y recursos
para ayudarnos a tomar las decisiones legales y éticas correctas, incluso en las circunstancias más
difíciles. Nuestras obligaciones éticas van más allá de cumplir las leyes, reglamentos y normas
aplicables a nuestras actividades. Cuando nos enfrentamos a decisiones difíciles buscamos
resolverlas de una forma equitativa y honesta que incorpore nuestros Valores básicos: Honestidad,
Seguridad, Protección, Satisfacción total del cliente, Sinceridad, Rendición de cuentas, Orientación
hacia la acción y Trabajo en equipo. Así es como actuamos. Nuestro Código y nuestros Valores
básicos son elementos fundamentales de la promesa que hacemos a nuestros clientes, a nuestros
inversores y el uno al otro.
Nunca debe dudar en comunicar a su superior o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo
global cuando considere que no se está cumpliendo nuestro Código o en caso de duda sobre cómo
actuar en una determinada situación. No toleraremos las represalias contra ninguna persona que
plantee estas inquietudes.
Nuestro éxito, así como la reputación individual de cada uno, dependen de que todos asumamos la
responsabilidad de llevar a la práctica el Código. En nombre del Consejo de Administración y del equipo
ejecutivo, les agradezco su dedicación a nuestros Valores básicos y su compromiso de cumplir el Código.
Atentamente,
www.IMEthicsLine.com | 1
ÍNDICE
Mensaje de Bill Meaney, Consejero Delegado
1
Índice2
Nuestros Valores básicos
Vivir de acuerdo con nuestros valores para alcanzar
el éxito con nuestro Código

¿Quién debe cumplir el código?

Responsabilidades especiales de los directivos y líderes
Plantee sus inquietudes: Todos tienen voz en Iron Mountain

Tolerancia cero a las represalias

Investigaciones y medidas disciplinarias

La Línea ética de Iron Mountain
5
6
8
Vivir de acuerdo con nuestros valores para conseguir
el éxito con Nuestra gente11
el éxito con Nuestra promesa27

Uso responsable de la tecnología y de los recursos informáticos

Evitación de conflictos de intereses

Prevención de sobornos y corrupción

Intercambio correcto de regalos y hospitalidad

Cumplimiento de sanciones internacionales y de reglamentos comerciales

Contratación con las administraciones públicas

Competencia leal

Ventas y marketing con honestidad

Obtención de inteligencia competitiva
el éxito con Nuestras comunidades47

Protección del medio ambiente y promoción de la sostenibilidad

Aportación a nuestras comunidades

Respeto de los derechos humanos

Protección de nuestros vehículos e instalaciones

Promoción de un entorno de trabajo seguro y protegido

Respeto de la privacidad

Valoración de la inclusión y la diversidad

Uso eficaz y responsable de las redes sociales

Prevención del acoso y la discriminación

Prevención de uso indebido de información privilegiada

Protección de nuestra información confidencial y reservada

Participación en asuntos gubernamentales y política

Gestión adecuada de nuestros registros

Mantenimiento y divulgación de registros financieros veraces

Respuestas a consultas e inversores, analistas y prensa
2 | Vivir de acuerdo con nuestros valores para conseguir el éxito
Vivir de acuerdo con nuestros valores para conseguir el éxito
64
65
Nuestros Valores básicos definen el carácter de
nuestra empresa y guían la forma en que los Montañero
pensamos y actuamos.
Vivir de acuerdo con nuestros valores no
Nuestros
valores
básicos
Integridad
Somos honestos en todas las circunstancias y nunca comprometemos
nuestros Valores básicos.
Seguridad y Protección
Nos protegemos entre nosotros contra cualquier perjuicio, y protegemos la
información y los activos de nuestros clientes como si fuesen nuestros.
Satisfacción total del cliente
Cumplimos las expectativas de nuestros clientes, de forma puntual.
solamente significa cumplir la ley y proteger a la
Sinceridad
empresa contra cualquier perjuicio, sino también
Nos comunicamos de manera abierta y veraz, constructiva y respetuosa.
la manera que tenemos de alcanzar el éxito.
Rendición de cuentas
Nuestra sólida cultura ética y nuestra reputación
de honestidad nos ayudan a atraer y a retener al mejor
Asumimos personalmente la responsabilidad de nuestras acciones,
compromisos y resultados.
Orientación hacia la acción
personal, a ganarnos la confianza del mercado y a
Estamos alerta a de oportunidades y problemas, y actuamos con la
máxima diligencia.
abrirnos nuevas puertas.
Trabajo en equipo
Trabajamos en equipo para lograr mucho más juntos de lo que
conseguiríamos individualmente.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
para conseguir el éxito con nuestro
código
Como Montañero contribuimos al éxito de nuestra empresa
actuando de acuerdo con nuestros Valores básicos y
cumpliendo el Código.
Vivir de acuerdo con nuestros valores para alcanzar el éxito, el Código de Ética y Conducta Empresarial
de Iron Mountain, presenta orientación y recursos que ayudan a adoptar decisiones legales y éticas,
incluso en las circunstancias más complejas. Aunque es imposible que un único documento contemple
todas las situaciones a las que podemos enfrentarnos en Iron Mountain, el Código aborda muchas de
ellas, y también indica a quién dirigirnos en caso de necesitar más información o asesoramiento.
¿Quién debe cumplir el código?
Todas las personas que realicen actividades para Iron Mountain deben cumplir el código. Esto incluye
a empleados, directivos, agentes e integrantes del Consejo de Administración. Sin excepciones.
Responsabilidades especiales de los
directivos y líderes
Además de conocer el Código y ser ejemplos de nuestros Valores básicos,
es importante que promovamos que nuestros equipos hagan lo propio.
Esto supone:

Debatir acerca del Código y de los Valores básicos en las reuniones de equipos y las
reseñas de rendimiento individuales

Reconocer y premiar actuaciones de liderazgo ético, y destacar cómo estas conductas
están vinculadas a nuestro éxito financiero

Dar el ejemplo a nuestros equipos cursando cuanto antes las actividades de formación
en cumplimiento normativo

Asegurarnos de que nuestros equipos conozcan las diferentes maneras de comunicar
sus inquietudes, y que sepan que no se tolerarán represalias

Asegurarnos de que el personal que no esté en plantilla (consultores, trabajadores
temporales y eventuales) actúen de manera coherente con el Código y con nuestros
“Nuestro Código refuerza
el compromiso de cada
Montañero para con un
entorno de trabajo
ético. Poniendo en
práctica nuestras
políticas y valores
empoderamos a los
empleados para que
adopten decisiones
correctas. Esa es la base
de nuestro éxito”
Presidente de Iron Mountain
Internacional
Valores básicos
El Código de Ética y Conducta Empresarial es aplicable a todas las unidades de negocio, personas
jurídicas, sociedades mixtas controladas, filiales y asociaciones de Iron Mountain en todo el mundo.
Nuestro Código de conducta para proveedores y nuestros estrictos procesos de contratación
contribuyen a asegurar que proveedores, suministradores, consultores, personal temporal,
trabajadores eventuales y toda persona que preste servicios a Iron Mountain se atengan a nuestras
normas de conducta.
Tolerancia cero a las represalias
Iron Mountain prohíbe estrictamente las represalias. Todo quien plantee una inquietud de buena fe no
sufrirá represalias de ningún tipo, incluyendo amenazas, acoso, reducción de horas, despido u otras
consecuencias negativas. Las represalias son contrarias a nuestros Valores básicos y minan la
confianza que nos permite triunfar. Iron Mountain considera las represalias como actos graves de
Plantee sus inquietudes: Todos tienen
voz en Iron Mountain
indisciplina, sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.
Investigaciones y medidas disciplinarias
LÍNEA ÉTICA
DE IRON MOUNTAIN
24 horas al día/365 días del año
www.IMEthicsLine.com
Todas las denuncias de conducta impropia serán investigadas exhaustiva y objetivamente, y a la
mayor brevedad. En la medida de lo posible se mantendrá la confidencialidad.
Si tiene dudas acerca de una situación o considera que no se están observando nuestros valores,
como Montañero es su obligación denunciarlo.
Denunciar una conducta impropia o plantear una inquietud por una situación con la que no se siente
cómodo puede resultar difícil. Pero si lo plantea, la empresa podrá investigar y abordar el problema
para que no vuelva a suceder.
No se tolerará ninguna vulneración. Si se trata de un suceso de carácter penal, Iron Mountain
involucrará a las autoridades pertinentes y colaborará plenamente en los procedimientos judiciales.
Una vez concluida una investigación, Iron Mountain adoptará las medidas disciplinarias pertinentes y
realizará los cambios necesarios para evitar que vuelvan a repetirse problemas similares.
Existen diversos modos de plantear un problema o inquietud en materia de ética o cumplimiento.
Podrá comunicarlo a:
La Línea ética permite plantear inquietudes de manera confidencial, y anónimamente allí donde ello

Su manager o supervisor
sea legal. Los Montañero pueden contactar con la Línea ética para realizar una denuncia o para

Recursos Humanos
formular preguntas las 24 horas del día de los 365 días del año. Las denuncias son recogidas por una

El Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global

Seguridad, Riesgos y Protección global

El Asesor Jurídico de Iron Mountain

empresa independiente, y posteriormente enviadas a Iron Mountain para su evaluación, investigación
y, si procede, adopción de medidas.
Para denunciar por teléfono: Llame al número gratuito correspondiente a su país, que
encontrará en el interior de la contraportada.
Para denunciar por Internet: Cumplimente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com
www.IMEthicsLine.com
www.IMEthicsLine.com | | 00
9
el éxito con Nuestra gente
Favorecemos que todos los Montañero
alcancen su máximo potencial, no
solamente como individuos sino
también como parte de nuestro equipo.
Cuando nuestra gente progresa,
nuestros clientes se benefician y
nuestra empresa tiene éxito.
00 | Código de Ética y Conducta Empresarial
NUESTRA GENTE
NUESTRA GENTE
¡La seguridad empieza
por USTED!
DETÉNGASE. Preste la
máxima atención a su trabajo
y reduzca al mínimo las
distracciones.
PIENSE. Considere cómo
pueden afectar sus acciones a
su seguridad y a la protección
de los demás.
ACTÚE. Exprese la
Orientación a la acción para
reducir o eliminar riesgos.
Plantee sus inquietudes cuando
observe algo incorrecto.
Nada en Iron Mountain es más importante que nuestra salud,
seguridad y protección.
Qué implica, cada día
En Iron Mountain, la seguridad es innegociable. Velamos por la salud, seguridad y protección de
todos los que nos rodean no tomando atajos y planteando inmediatamente cualquier inquietud.
Mantenimiento de la seguridad física
Cumpla siempre nuestras políticas y procedimiento, tanto dentro como fuera de las
instalaciones de Iron Mountain.

Obedezca todas las normas de tráfico mientras circule.

Siempre cierre los vehículos con llave, active las alarmas y proteja los equipos de Iron
Mountain (como, por ejemplo, ordenadores portátiles).
Consecución del éxito

Nos esforzamos para garantizar un entorno de trabajo seguro, protegido y sano para los Montañero, sus
prestadores de servicios y visitantes. Un empleado sano y seguro es más dedicado, más productivo y más
propenso a mantener las altas normas que hemos establecido para nuestras actividades.
Nunca deje las puertas de nuestras instalaciones abiertas ni permita que nadie le siga al
entrar a las mismas.

Cuestione a cualquier persona presente en instalaciones de Iron Mountain sin lucir una
tarjeta de identificación adecuada.

Participe en todas las actividades de formación en materia de higiene, seguridad y
protección.

Comunique condiciones de inseguridad, lesiones o incidentes de tráfico a un supervisor.

Asegúrese de que los prestadores de servicios y visitantes conozcan (y cumplan) nuestros
protocolos de seguridad.
Aunque las carretillas elevadoras, las trituradoras y la presencia de personal no autorizado en nuestras
instalaciones suponen riesgos obvios para nuestro Valor básico de Seguridad y protección, cuando
trabajamos consideramos todas las posibilidades para prevenir, detectar y reducir los riesgos de lesiones y
daños. Cada uno de nosotros es responsable de seguir los procedimientos y de señalar cuando algo
suponga un riesgo. Ningún objetivo o parámetro operativo es más importante que la seguridad y protección
de un integrante de la empresa.
Prevención de la violencia en el entorno del trabajo
Realice comprobaciones de antecedentes de candidatos a un puesto de trabajo de
prestadores de servicios (allí donde sea lícito hacerlo).

Denuncie toda amenaza de violencia a su superior, a Seguridad, Riesgos y Protección global;
o a la Línea ética de Iron Mountain (incluyendo las amenazas fuera del lugar de trabajo o en
redes sociales).

Denuncie la presencia de armas a su superior o a Seguridad, Riesgos y Protección global.

Llame a las autoridades locales en caso de peligro inminente y, seguidamente, denuncie la
situación a su superior o a Seguridad, Riesgos y Protección global.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Uno de mis
compañeros de trabajo es
conductor y me dijo que sufría de
insomnio, por lo que estaba
tomando medicamentos para
dormir bajo receta. Observé que se
comportaba con cierta falta de
reflejos y embotamiento en el
trabajo. Posiblemente sea porque
no duerme lo suficiente o porque la
medicación sigue actuando cuando
llega a trabajar. Me preocupa que
pueda provocar un accidente. ¿Qué
debería hacer?
QUÉ HACER. Su compañero podría
estar poniendo en peligro su salud y
su seguridad, así como la de los
demás. Haga realidad nuestro Valor
básico Sinceridad comunicándole
su preocupación y sugiriéndole que
solicite ayuda a su superior o a
Recursos Humanos. Si no lo hace (y
si la situación persiste), su
obligación será denunciar la
situación.
UN LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS Y ALCOHOL
Comunique a su superior o a Recursos Humanos si tiene problemas con las drogas o el
alcohol. La empresa tiene recursos para ayudarle.

Venga a trabajar libre de la influencia de cualquier sustancia que pudiese afectar a su buen
juicio o amenazar la seguridad.

Si ve a un compañero de trabajo bajo la influencia de drogas o alcohol en el lugar de trabajo,
comuníquelo.
NUESTRA GENTE
CONOZCA
EL CÓDIGO
Promoción de un entorno de trabajo
seguro y protegido
en nuestros debates ayuda a maximizar la aportación de cada empleado, y nos permite
Una de nuestras mejores decisiones ha sido promover la
diversidad de nuestros talentos, orígenes y perspectivas.
En Iron Mountain fomentamos un espacio de trabajo creativo en el que valoramos nuestras
adoptar las decisiones correctas a la primera.
diferencias y aprendemos de las mismas. Esto supone:

Buscar activamente enfoques y puntos de vista alternativos

Escuchar respetuosamente la opinión de los demás
Atraer, desarrollar y empoderar personas con una gran variedad de experiencias, capacidades y

Considerar la importancia de la diversidad al contratar personal y crear equipos
puntos de vista es un componente fundamental de nuestro éxito. Combinando las características y

Compartir abiertamente los conocimientos con quienes pueden sacar provecho de los
orígenes singulares de cada uno enriquecemos el lugar de trabajo, resolvemos problemas de manera
mismos
más creativa y entendemos mejor las necesidades de nuestros clientes. Incluir y respetar la diversidad
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. En ocasiones siento que
no puedo aportar todo lo que sería capaz
porque mi superior no comparte suficiente
información. Me preocupa que no confíe en
mí. ¿Debería hablarlo con ella?
QUÉ HACER. Sí. Ejercite nuestro Valor
básico de Sinceridad y háblelo con su
superior. Es posible que no se haya dado
cuenta de que le trata de manera diferente
de los demás y que no le aporta la
información que usted necesita para adoptar
las mejores decisiones. Los directivos son
responsables de mantener a los empleados
informados acerca de la empresa y sus
actividades, y de fomentar un entorno
abierto y de confianza dentro de sus equipos.
“Crear un equipo
humano incluyente y
diversificado es de
fundamental
importancia para el
éxito de nuestra
empresa. Todos nos
beneficiamos de contar
con empleados de
diferentes orígenes y
perspectivas. Al crear
un entorno propicio y de
confianza, la gente se
siente valorada y
respetada, e impulsada
a expresar sus ideas
libremente”
Vicepresidente Sénior de
Responsabilidad Corporativa
y Director de Diversidad de
Iron Mountain
NUESTRA GENTE
Valoración de la inclusión y la diversidad
Iron Mountain promueve un entorno de trabajo respetuoso
en el que no tienen lugar el acoso ni la discriminación. Se
trata de una parte fundamental de cómo llevamos a la
práctica nuestro Valor básico de Trabajo en equipo.
CONOZCA EL CÓDIGO
Tenemos el compromiso de mantener un entorno de trabajo libre de acoso y discriminación.
Esto supone:
¿QUÉ SE ENTIENDE POR
ACOSO?

Tratarnos siempre con dignidad y respeto

Nunca comportarnos de forma abusiva u ofensiva

Adoptar decisiones en materia de empleo basadas en los méritos, y nunca en sexo,
raza, religión, origen étnico, edad, discapacidad u orientación sexual

Denunciar inmediatamente todo acto de acoso o discriminación a nuestros superiores,
a Recursos Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain
El acoso y la discriminación no son solamente ilegales, sino que además bajan la moral y generan una
atmósfera de desconfianza y falta de respeto que no impide desarrollar plenamente nuestro potencial.
NECESITO SABER. Mi superior me pidió ser
amigo suyo en las redes sociales, y acepté
porque sentí que podría ofenderlo si decía que
no. Desde entonces me parece que ha
encontrado muchos más motivos para criticar
mi rendimiento. Estoy seguro de que ha visto
algo que no le ha gustado en mi cuenta en las
redes sociales, y que por eso me hace la vida
difícil. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Aunque las conexiones a través
de las redes sociales son un excelente medio
para fomentar nuestro Valor básico de Trabajo
en equipo, hay que tener cuidado. Cuando
otorgamos a alguien el estatus de “amigo”, es
posible que vea cosas suyas que querría
mantener confidenciales (por ejemplo, sus
opiniones políticas o cómo pasa su tiempo de
ocio). No obstante, es contrario a la política de
Iron Mountain que alguien le trate de manera

Puede ser algo que
expresemos — como contar un
chiste ofensivo o hacer un
comentario racista

Puede ser algo que
hagamos — como una
insinuación sexual o impedir el
paso de una persona

Puede ser algo que
mostremos — como una foto
subida de tono en la pared o
pegatinas ofensivas en un
vehículo
VALORES EN ACCIÓN
Impidiendo el acoso y la discriminación contribuimos a propiciar un entorno de trabajo en el que todos
nos sentimos seguros e impulsados para triunfar.
Tanto personalmente como por
Internet, el acoso no es lo que
pretendemos con nuestras
palabras o acciones, sino cómo
las perciben los demás.
diferente por sus creencias religiosas, su
orientación sexual u otro factor protegido,
tanto si lo descubren personalmente como por
Internet. Si se diera un caso como el descrito,
debe denunciarlo a la dirección, a Recursos
Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain.
Los directivos deben pensárselo detenidamente
antes de pedir a sus empleados que sean sus
amigos en las redes sociales, ya que ello podría
tener consecuencias indeseadas. No podrán
adoptarse represalias contra los empleados por
rechazar una petición de conexión a través de
las redes sociales, y las peticiones repetidas
podrían considerarse acoso.
NUESTRA GENTE
Prevención del acoso y la discriminación
Nuestra información comercial confidencial y propiedad
intelectual son activos vitales que nos diferencian en el mercado.
Compartimos la importante obligación de protegerlas contra uso
indebido o divulgación no autorizada.
Para mantener nuestra ventaja competitiva debemos innovar continuamente perfeccionando nuestros
actuales servicios y desarrollando otros nuevos, con el objeto de ampliar nuestra empresa y prestar un
mejor servicio a nuestros clientes. Esto no sería posible sin una cuidadosa protección de la propiedad
intelectual y de los conocimientos confidenciales que nos ha llevado décadas desarrollar. Todos jugamos
un papel en la seguridad de estos activos y su protección contra uso indebido.
Más información
Consulte más información en
la Política de uso
aceptable de Iron Mountain,
Apreciamos el valor de la información confidencial y reservada de Iron Mountain, y la protegemos de
manera diligente. Esto supone:

de conocerla
o bien póngase en contacto
con el Grupo de Privacidad y

Asegurarse de que se han formalizado acuerdos de no divulgación antes de permitir la salida
de información confidencial o reservada fuera de la empresa
cumplimiento normativo
global.
Compartir información solamente con personas autorizadas con una legítima necesidad comercial

Asegurarnos de que la documentación, los datos y los dispositivos se ajustan a nuestras políticas
de seguridad

18 | Living Values, Building Success
Antes del vertido de documentación en papel se la procesará en las bandejas de trituración seguras

Se evitará tratar información confidencial en público, y no se permitirá a la gente verla
CONOZCA EL CÓDIGO
en nuestros dispositivos móviles

Se acompañará a los visitantes dentro de nuestras instalaciones, y no se les permitirá entrar
en áreas restringidas

Se denunciará a la dirección, al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o a
Seguridad, Riesgos y Protección global todo uso indebido o toda divulgación no autorizada
de propiedad intelectual
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. El último año hemos
desarrollado una tecnología puntera de control
de existencias, y acabamos de implementarla
satisfactoriamente en todo el mundo. Me
encantaría compartir parte de los materiales de
formación y de las conclusiones extraídas con
mis colegas del sector en la reunión de la
asociación del mes que viene. ¿Hay algún
problema?
QUÉ HACER. Aunque es correcto compartir
información general acerca de Iron Mountain
con colegas en una reunión de la asociación
industrial, hay que tener cuidado de no divulgar
secretos comerciales u otra información
confidencial. En esta situación, ya que los
materiales describen una tecnología patentada
nuestra, su divulgación podría perjudicar
nuestra ventaja competitiva y nuestra
capacidad de ofrecer Satisfacción total del
cliente.
Si no está seguro sobre si conviene o no
compartir determinados contenidos en un foro
público como una asociación industrial,
consulte a su superior o al Departamento
Jurídico.
NECESITO SABER.
Estamos colaborando con una agencia
consultora para conseguir que nuestros
procesos sean más eficientes. Para entender
mejor cómo hacemos las cosas actualmente,
nos han pedido que les enviemos copias de
todas nuestras políticas y procedimientos.
¿Hay algún problema?
QUÉ HACER. Depende. En primer lugar,
ajustarnos a nuestro Valor básico de Seguridad
y Protección implica que es importante realizar
una exhaustiva investigación del proveedor
externo. Seguidamente se formalizará un
acuerdo de no divulgación que cubra toda la
información que se compartirá. Incluso en ese
caso, se compartirá el mínimo de información
que sea necesario para alcanzar el objetivo, y
habrá que asegurarse que el contrato exija que,
al concluir el proyecto, todas las copias de la
información sean devueltas a Iron Mountain o
destruidas de manera segura.
¿Qué es la información
confidencial y reservada?
Una amplia variedad de
información o de propiedad
intelectual de Iron Mountain está
considerada información
confidencial y reservada,
incluyendo:

Documentos de estrategia

Contratos

Listas de clientes

Listas de precios

Protocolos de cadena de
custodia

Diagramas de sistemas
técnicos

Planes de marketing

Información o proyecciones
financieras no públicas

Información acerca de
propuestas de actividades
de fusiones y adquisiciones

Materiales de investigación
o auditorías

Información en materia de
empleo
NUESTRA GENTE
Protección de nuestra información
confidencial y reservada
Iron Mountain marca pautas globales en materia de gestión
de registros. Y esa especialización también la aplicamos a
nuestros propios registros.
Miles de empresas confían en Iron Mountain para gestionar sus registros y datos vitales. Entendemos,
mucho mejor que cualquier otra empresa, en qué medida un programa eficaz de gestión de registros
puede incrementar la eficacia, reducir los riesgos y aportar valor a toda la organización.
Una gestión correcta de registros requiere Orientación hacia la acción: prestar atención a qué
queremos conservar y, una vez concluido el período de retención, se procederá a la destrucción de los
registros. Como líderes del sector, nuestra reputación en el mercado está directamente vinculada a la
implementación de nuestro propio programa de gestión de registros.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Mientras examinaba mis
archivos encontré algunas cartas antiguas
entre Iron Mountain y un ex cliente. Al revisar
los documentos para ver si podía triturarlos, vi
una nota adjunta que indicaba “RETENER POR
MOTIVOS JURÍDICOS”. Nunca había tenido
conocimiento de este caso, y los documentos
habían pasado su período de retención legal.
¿Puedo triturarlos?
QUÉ HACER. No. Vivir de acuerdo con nuestro
Valor básico de Rendición de cuentas significa
que somos responsables de conservar estos
documentos hasta que se dictamine
oficialmente que se ha levantado la retención
legal. Llegado el momento, recibirá una
notificación del Departamento Jurídico. Si no
está seguro acerca de las características de
órdenes de retención, consulte al Departamento
Jurídico.
Como Montañero demostramos continuamente las más altas normas en gestión de
registros y datos. Esto supone:

Identificar, clasificar y conservar todos los registros oficiales, sea cual fuere su formato

Mantener los registros en un entorno protegido y organizado, para que sea posible
recuperarlos fácil y fiablemente

Nunca destruir registros antes de que sus períodos de retención caduquen

Destruir los papeles de manera segura, utilizando nuestras bandejas de trituración

Cumplir plenamente las órdenes de retención legal
Más información
Consulte más información en la Política de Gestión de registros de Iron Mountain, o bien
póngase en contacto con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
NUESTRA GENTE
Gestión adecuada de nuestros registros
Todos los Montañero son responsables de garantizar la fidelidad e integridad de nuestros
informes y registros. Esto supone:

Cumplir los principios contables generalmente aceptados, los controles financieros internos
y todas las obligaciones legales correspondientes

Mantener los libros y registros de tal manera que reflejen fiel y correctamente nuestras
transacciones financieras

Presentar los informes de gastos, planillas de horarios y facturas de ventas a la mayor
brevedad y dentro de los plazos estipulados

Asegurarnos de que los datos facilitados a auditores o reguladores internos y externos sean
exactos, puntuales y completos

Denunciar cualquier inquietud o sospecha de registros falsos, engañosos o erróneos al
Departamento de Auditoría Interna o a la Línea ética del Iron Mountain
Mantenemos registros financieros completos y veraces, y los
publicamos puntualmente, no solamente porque lo exige la
ley sino también porque nuestra reputación de Sinceridad
y Honestidad depende de ello.
Como sociedad cotizada, las normas nos obligan a mantener y divulgar registros financieros veraces.
Y aunque es una obligación legal, también es fundamental para nuestras actividades, para la gestión y
para el crecimiento de la empresa. La divulgación pública de esta información es expresión de nuestro
compromiso de rendir cuentas, y nos ayuda a mantener la confianza de nuestros inversores, clientes
y otros involucrados.
El peor enemigo del fraude: La ética de los empleados de
Iron Mountain
El fraude, la generación de residuos y el abuso pueden presentarse en diferentes formas. Pero el
compromiso de los empleados de Iron Mountain de vivir de acuerdo con nuestros Valores
básicos es la manera más segura de impedirlo, detectarlo y, si se produjese, corregirlo.
Podemos ayudar a proteger a la empresa contra el fraude, la generación de residuos y el abuso:

Describiendo plena y verazmente los gastos de desplazamientos, entretenimiento y otros en
nuestros libros y registros

Clasificar y contabilizar correctamente las transacciones financieras

Facturar exclusivamente por los servicios prestados, dentro de los plazos requeridos

Ofrecer los descuentos que nos hayamos comprometido a aplicar

Cumplir todas las políticas de compras y contratación, y encargar únicamente los productos y
servicios que necesitemos

No utilizar nunca fondos de la sociedad para fines no vinculados a la empresa

Solicitar aclaraciones si no estamos seguros acerca de procedimientos contables u
obligaciones legales

Comunicar inmediatamente cualquier inquietud por actividades inadecuadas o sospechosas
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. En los últimos
meses, nuestro equipo ha realizado
un duro esfuerzo para cumplir los
objetivos de facturación del
trimestre, aunque lamentablemente
me parece que no lo conseguiremos
por poco. Sé que justo después del
cierre del trimestre va entrar un
pedido importante. ¿Hay algún
problema que lo agregue a los
resultados de este trimestre?
QUÉ HACER. Sí. Nuestras políticas
contables, y la ley, exigen que los
ingresos se contabilicen cuando se
presten los servicios, y no antes.
Rendición de cuentas implica que
cada uno de nosotros asume la
responsabilidad de garantizar que
nuestros registros financieros no
sean distorsionados ni manipulados
de ningún modo. Agregar la
facturación a los resultados de este
trimestre supondría la creación de
un asiento contable falso, lo cual
podría exponer a la empresa a un
importante riesgo legal.
NUESTRA GENTE
Mantenimiento y divulgación de registros
financieros veraces
Ser honestos y transparentes en nuestras comunicaciones
oficiales es una de las maneras más importantes para
ganarnos la confianza de las comunidades en las que
estamos presentes.
NUESTRA GENTE
Respuestas a consultas de inversores,
analistas y prensa
Vivir de acuerdo con nuestro Valor básico de Honestidad supone proporcionar información
honesta y clara acerca de Iron Mountain a todos quienes se relacionan con nosotros.
Significa también representar a nuestra empresa con una voz homogénea y positiva. Esto
refuerza la confianza que se nos tiene, y nos ayuda a proteger nuestra duramente ganada
reputación.
Ese es el motivo por el que solamente unos pocos Montañero han sido oficialmente
designados para hablar en nombre de Iron Mountain. El dirigir las consultas de los
inversores, analistas y prensa a estas personas específicamente formadas y capacitadas,
nos ayuda a que se publique solamente la información más exacta y correcta.
Aunque deben evitarse situaciones en las que nuestras opiniones o creencias personales
puedan ser confundidas con los puntos de vista oficiales de la empresa, si personalmente o
por Internet contacta con nosotros un inversor, un analista o un miembro de la prensa, es
importante:

No divulgar nunca información confidencial

Mantener siempre un tono cortés y respetuoso

Derivar las consultas al equipo de Comunicaciones Corporativas para obtener una
respuesta oficial
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy por irme a casa al
final del día y observe que se ha instalado un
equipo de TV en el aparcamiento. No sé por
qué están allí, pero creo que tiene que ver
con una crónica acerca de Iron Mountain que
escuché en las noticias de la mañana. ¿Qué
hago si me preguntan sobre el particular?
QUÉ HACER. Aunque la Sinceridad es un
Valor básico, ofrecer información que no está
autorizado para proporcionar podría poner en
entredicho otro Valor básico: Seguridad y
Protección. En esta situación, lo primero que
tendría que hacer es comunicar a su superior
la presencia del equipo de TV. Si le formulan
alguna pregunta, responda cortésmente que
no está autorizado a hablar en nombre de la
empresa, y que deberían contactar con el
equipo de Comunicaciones corporativas.
Vivir de acuerdo con nuestros valores para conseguir el
éxito con Nuestra promesa
El éxito de Iron Mountain depende de
nuestra promesa de vivir de acuerdo
con nuestros Valores básicos.
Tenemos el compromiso de elegir las
opciones adecuadas para nuestra
gente y nuestras comunidades.
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Código
| Código
de Ética
de yÉtica
Conducta
y Conducta
Empresarial
Empresarial
NUESTRA PROMESA
NUESTRA PROMESA
Nuestros sistemas tecnológicos e informáticos juegan un papel
fundamental en permitirnos alcanzar nuestros objetivos y
materializar nuestro potencial, aunque somos responsables de
utilizar siempre estos activos de manera segura y adecuada.
Conseguir la Satisfacción total del cliente no sería posible sin los sistemas y tecnologías que
empleamos todos los días. Los ordenadores portátiles, teléfonos y dispositivos móviles, así como las
infraestructuras sobre las que están basados, nos ayudan a trabajar de manera más productiva, a
comunicarnos más eficazmente y a servir mejor a nuestros clientes. Nos permiten acceder a la
información –y compartirla– que necesitamos para innovar y crecer. Sin embargo, un uso
inadecuado puede agotar nuestros recursos, comprometer nuestra seguridad y provocar
duraderos daños en nuestra marca y reputación.
Dado que nuestros sistemas almacenan y transmiten datos sensibles y confidenciales, y que están
conectados a las redes de la empresa y a Internet, el uso inadecuado o el incumplimiento de nuestras
políticas y procedimientos pueden provocar serios perjuicios, como robo de datos y quebrantamiento
de las normas de privacidad. Para evitarlo:

Se permitirá el acceso al sistema solamente a las personas autorizadas, y dicho acceso se
retirará una vez que deje de ser necesario.

No se descargará software no autorizado ni se abrirán datos adjuntos sospechosos.

La información confidencial se mantendrá fuera de sitios de Internet o de redes sociales no
autorizados.

Deberán considerarse las implicaciones en materia de seguridad al seleccionar e implementar
nuevos sistemas.

Se conectarán solamente dispositivos personales autorizados a las redes de Iron Mountain.

Se adoptarán medidas para proteger al hardware contra pérdidas, daños o robos.

Se seguirán los procedimientos prescritos para asegurar de que los datos sean correctamente
borrados antes de deshacernos de los equipos.

Nunca se enviarán mensajes con contenidos acosadores u ofensivos.

Se evitarán las visitas a sitios web inadecuados, y el uso personal de los equipos se reducirá
al mínimo.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Hoy estoy
trabajando a distancia, pero la
conexión a la red de la oficina no
parece estar funcionando
correctamente. Necesito que un
compañero me envíe un archivo por
correo electrónico para atender a la
petición urgente de un cliente. ¿Sería
posible que me lo envíe a mi cuenta
de correo personal?
QUÉ HACER. No. Vivir de acuerdo
con nuestro Valor básico de
Seguridad y Protección exige no
enviar información confidencial fuera
de la red de Iron Mountain. Hacerlo
es contrario a nuestra Política de
Uso Aceptable, ya que podría poner
en peligro los datos de nuestros
clientes, empleados o proveedores.
Además, podría quebrantar cláusulas
contractuales o vulnerar la
legislación de privacidad. En esta
situación debe ponerse en contacto
con su superior y con Soporte de
sistemas, con el objeto de que le
ayuden a resolver el problema
manteniendo protegidos y seguros
nuestros datos.
Más información
Consulte más información en la Política de Uso Aceptable y en las Directrices de Redes sociales
de Iron Mountain.
NUESTRA PROMESA
Uso responsable de la tecnología y de los
recursos informáticos
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Tengo un sobrino
que, en mi opinión, podría ser un
excelente coordinador de
transportes. Si lo contratásemos no
sería subordinado mío. ¿Puedo
recomendarlo para el cargo?
QUÉ HACER. Algunos de nuestras
mejores contrataciones proceden de
recomendaciones de empleados, pero
en esta situación es importante que
su sobrino sea considerado
solamente por sus cualificaciones y
no porque es familiar suyo. Para
evitar la apariencia de un conflicto
de intereses, comunique su
parentesco al encargado de
contratación y a Recurso Humanos,
y no participe en el proceso de
contratación.
Como Montañero, nuestra obligación es que la compañía esté
primera. Así es como sabremos que ofrecemos las mejores
opciones a nuestros clientes, compañeros de trabajo y
accionistas.
Para vivir de acuerdo con nuestro Valor básico de Trabajo en equipo, confiamos en que cada Montañero
mantendrá separados sus intereses y relaciones personales de sus decisiones profesionales. Incluso la
apariencia de conflicto de intereses podría provocar que otros duden acerca de nuestra Honestidad, lo cual
es susceptible de bajar la moral y de afectar a nuestra capacidad de cumplir nuestros compromisos. Cuando
nuestros compañeros, clientes y demás personas o entidades relacionadas nos ven actuar de manera leal y
objetiva se refuerzan los valores que constituyen la base de nuestro éxito.
Debe evitarse toda situación que cree, o parezca crear, un conflicto entre los intereses personales y los de la
empresa, además de comunicarse a la dirección para que se adopte una resolución. Si tiene conocimiento de
un conflicto de intereses, su obligación es comunicarlo. Si prefiere no hablarlo con su superior, póngase en
contacto con Recursos Humanos, con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o con la
Línea ética de Iron Mountain.
Los conflictos de intereses pueden presentarse de diversas maneras. A continuación enumeramos algunas
sobre las que hay que estar vigilante:
no debería afectar a esta responsabilidad fundamental. Por consiguiente, deberíamos evitar:

Empleo en otra empresa o trabajo de consultoría que interfiera con el tiempo que necesitamos
para cumplir nuestras responsabilidades en Iron Mountain

Trabajar para competidores, clientes o proveedores de Iron Mountain

Tener una participación financiera significativa en una empresa relacionada con Iron Mountain

Actuar como proveedor que suministra productos o servicios a Iron Mountain
Relaciones personales
Las decisiones en materia de selección, ascenso o contratación pueden resultar difíciles si implican a
familiares o amigos. Es por eso que:

Mantenemos a amigos próximos y a familiares fuera de nuestras líneas jerárquicas

Delegamos en otros la gestión de asuntos relacionados con el empleo en los que estén implicados
amigos o familiares (como contratación, reseñas de rendimiento y ascensos)

Adoptamos medidas para garantizar la transparencia e independencia a la hora de considerar a
familiares o amigos como prestadores de servicios a Iron Mountain

Evaluamos detenidamente las decisiones de recurrir a ex empleados de Iron Mountain como
consultores, proveedores o contratistas
PARTICIPACIÓN EN UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Es posible que en alguna ocasión se nos invite a incorporarnos al Consejo de Administración de otra
empresa. Por cuanto ello es posible causa de conflictos de intereses, debemos:

Determinar si existe alguna relación entre Iron Mountain y la empresa

Asegurarnos de que ello no perjudicará nuestra capacidad de cumplir nuestras
responsabilidades para con Iron Mountain

Obtener la previa autorización por escrito del Asesor Jurídico
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo
necesita contratar a un proveedor
que le ayude a recoger y entregar las
cintas de copia de seguridad de los
clientes. Mi vecino es propietario de
una empresa de transportes con una
gran flota de camiones, y que tiene
una muy buena reputación. ¿Podría
contratarle?
QUÉ HACER. Un proceso de
contratación objetivo y sin sesgos
garantiza la captación de los mejores
proveedores como socios
comerciales. Aunque puede
recomendar la empresa a su superior
o al Departamento de Compras, no
podrá contratarla usted mismo. Las
decisiones acerca del establecimiento
de relaciones comerciales con Iron
Mountain deben estar basadas en lo
más conveniente para la empresa, y
no en las relaciones personales que
usted pueda tener. Para actuar de
acuerdo con nuestros Valores básicos
de Orientación hacia la acción y
Sinceridad, debe comunicar la
existencia de la relación y no
participar en el proceso de toma de
decisiones.
Intereses de empleo o financieros fuera de la empresa
Como Montañero, nuestra lealtad fundamental es para la empresa: apoyar a nuestros compañeros de trabajo
y conseguir la Satisfacción total del cliente. Los intereses de empleo o financieros fuera de Iron Mountain
NUESTRA PROMESA
Evitación de conflictos de intereses
QUÉ EVITAR
¿QUÉ ES EL SOBORNO?
El soborno consiste en ofrecer
algo de valor para influir en la
manera en que alguien, sea del
sector público o del privado,
cumpla sus obligaciones, o bien
para obtener una ventaja
comercial impropia. Incluso si el
soborno no es aceptado, es ilegal
y contrario a la política de Iron
Mountain.
Iron Mountain consigue clientes y negocios por la calidad y el
valor de sus servicios, no por pagar sobornos ni implicarse en
otras prácticas corruptas.
La corrupción y el soborno perjudican directamente nuestros Valores básicos, y no los toleraremos de
ninguna manera. Estas prácticas dañan a las comunidades, ponen en peligro nuestra reputación y
pueden conllevar sustanciales penalizaciones e incluso condenas de cárcel. Independientemente de las
costumbres locales o de las prácticas de otras empresas, tenemos el compromiso de evitar incluso la
apariencia de estar cometiendo un acto ilícito, en especial cuando negociamos con funcionarios
públicos.
Como empresa global, debemos cumplir las leyes contra el soborno y la corrupción de todos los
países en los que estamos presentes. Esto incluye la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de
Estados Unidos (Foreign Corrupt Practices Act), la Ley de Sobornos del Reino Unido (Bribery Act)
y la Ley de Empresas Limpias de Brasil (Clean Companies Act).
Actuar en todo momento con Honestidad es lo que nos hace fuertes y sólidos y, en última
instancia, es el secreto de nuestro éxito a largo plazo. Ese es el motivo por el cual Iron Mountain
siempre preferirá perder un negocio antes que pagar un soborno para obtenerlo.
Iron Mountain se opone a la corrupción y sostiene el compromiso de obtener negocios y
contratos de manera ética y legal. Esto supone:

Nunca ofrecer, prometer o dar nada de valor a cambio de un negocio, o de obtener una
ventaja impropia sobre nuestros competidores
Indicadores de alerta de

Mantener libros y registros que reflejen fiel e íntegramente todos los pagos y gastos
vigilar al trabajar con terceros
También exigimos que nuestros socios, proveedores, representantes y agentes compartan
nuestro compromiso de cumplimiento de las leyes contra el soborno y la corrupción. Esto
supone:

Someter a todos nuestros prestadores de servicios a un procedimiento de debida diligencia

Asegurarnos de que los prestadores de servicios tienen las aptitudes y capacidades
necesarias para realizar su cometido

Pagar solamente precios justos de mercado

Nunca pedir a terceros que realicen actividades que nosotros no realizaríamos
corrupción: Cuestiones a

Proveedores

Resistirse a adoptar las cláusulas
contractuales contra el soborno y
la corrupción
Mantener estrechos lazos con
funcionarios públicos

Solicitar comisiones inusualmente
altas, pagos en efectivo o pagos
en cuentas a nombre de otra
persona

VALORES EN ACCIÓN
Negativa a aceptar nuestro
Código de Conducta de

Más información
Consulte más información en la Política global anticorrupción y antisoborno y la Política
global sobre regalos, hospitalidad y aportaciones filantrópicas de Iron Mountain.
Ofrecer cualificaciones
cuestionables para prestar los
servicios requeridos
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando
una oferta para un importante proyecto de
gestión de registros para un organismo público.
Aunque no necesitamos un socio para prestar el
servicio, el funcionario de contratación nos
recomienda enfáticamente reunirnos con una
empresa de transporte local para que sea
nuestra subcontratista. Todos saben que el
Consejero Delegado de la empresa es muy
amigo del funcionario. ¿Tendríamos que seguir
adelante?
CONOZCA EL CÓDIGO
QUÉ HACER. Posiblemente no. Existen varios
indicadores de alerta de corrupción. Uno es la
sugerencia de que obtendremos el contrato a
cambio de subcontratar a la empresa del amigo
del funcionario. Y otro, el hecho de que no
necesitamos ningún subcontratista para prestar
el servicio al cliente.

Tener reputación de pedir
sobornos o de tener prácticas
comerciales no éticas.
El soborno y la corrupción pueden adoptar
numerosas formas, y no necesariamente se
trata del pago directo a un funcionario público.
En caso de producirse una situación así,
póngase en contacto con el Grupo de Privacidad
y Cumplimiento Normativo global para solicitar
asesoramiento.
NUESTRA PROMESA
Prevención de sobornos y corrupción
CONOZCA EL CÓDIGO
¿Qué se entiende por
“regalos y hospitalidad”?
Puede ser cualquier cosa de
valor, incluyendo:

Comidas y bebidas

Entradas para espectáculos
artístico y deportivos

Dinero en efectivo, certificados
de regalo y billetes de lotería

Cestas de regalos, flores y
chocolates

Viajes y alojamientos

Donaciones filantrópicas
Creemos en el establecimiento de sólidas relaciones empresariales,
pero nunca ofreceremos ni aceptaremos regalos u hospitalidad
como método para influir en las decisiones.
El éxito de Iron Mountain está basado en la calidad de nuestros servicios, la solidez de nuestra
reputación y el compromiso de todos los Montañero con nuestros Valores básicos. Pero también el
establecer sólidas relaciones con nuestros clientes y socios comerciales es muy importante. Como los
regalos y la hospitalidad tienen el potencial de influir indebidamente en las decisiones empresariales,
siempre serán razonables, modestos y acordes con la política de la empresa.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Nuestro equipo prepara la
oferta para un contrato importante y esperamos
saber pronto si van a contratarnos. Asisto a
una conferencia, donde me encuentro con uno
de los responsables de la toma de decisiones
importantes de la otra empresa. ¿Puedo
invitarlo a cenar para presentar el último
alegato en favor de Iron Mountain?
QUÉ HACER. Podría ser. Actuar con Honestidad
significa que los clientes tendrían que elegirnos
por la calidad de nuestras soluciones y por
cómo destacan por encima de las de la
competencia, no porque les hayamos hecho un
regalo valioso u ofrecido En esta situación
puede ser adecuada una comida de negocios
modesta y razonable, como modo de aclarar las
dudas que el potencial cliente pueda tener
acerca de Iron Mountain. Siempre y cuando el
valor no exceda de los límites especificados en
nuestra Política global sobre regalos,
hospitalidad y aportaciones filantrópicas. Sin
embargo, como la cena está tan próxima a la
decisión de contratación del cliente, una cena
extravagante podría ser interpretada fácilmente
como un intento de influir indebidamente en una
decisión empresarial, lo cual está estrictamente
prohibido.
CONOZCA EL CÓDIGO
En el caso de ofrecer regalos u hospitalidad, las condiciones son:

Tendrá un motivo legítimo (como ayudar a demostrar un servicio), sin intención de conseguir
una ventaja empresarial impropia

Estará permitido por nuestras políticas y por las políticas del beneficiario

Se ajustará a las leyes locales (en caso de duda, consulte al Grupo de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global)

Será de un valor razonable, y adecuado en función de las circunstancias

Se contabilizará fielmente en nuestros libros y registros
Al aceptar regalos u hospitalidad, es importante evitar incluso la apariencia de algo indebido.
Esto supone:

Nunca pedir regalos a los proveedores

Rechazar regalos de proveedores ofrecidos en torno al momento de adoptarse una decisión
de contratación

Rechazar regalos en efectivo o equivalente (por ejemplo, certificados de regalo)

Solamente se aceptará regalos que no exceda de 100 $, u hospitalidad de no más de 250 $
Acerca de los
funcionarios públicos
Las normas relativas a regalos y
hospitalidad con funcionarios
públicos son más estrictas y
complejas que las relacionadas
con empresas comerciales o
particulares. Lo más importante
que debe recordarse es que
siempre se obtendrá la
autorización del Grupo de
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global antes de
ofrecer algo de valor a un
funcionario público.
NUESTRA PROMESA
Intercambio correcto de regalos
y hospitalidad
¿Quién es un “funcionario
público”?
Referencia rápida: regalos y hospitalidad
Dar
Regalos
Hospitalidad
Se trata de una categoría
amplia que incluye a:

Oficiales gubernamentales, ya
sean elegidos o nombrados (a
cualquier nivel, incluso si
trabajan a tiempo parcial)

Empleados de agencias
gubernamentales

Empleados de empresas e
instituciones de propiedad (o
parcialmente de propiedad) del
Estado (como bancos,
hospitales o universidades)

Candidatos a cargos políticos

Miembros de una familia real

Empleados de organismos
internacionales (como
Naciones Unidas o el Banco
Mundial)
A un
funcionario
público
A un cliente o
posible cliente
de Iron
Mountain
Siempre requiere
autorización
(no importa el valor)
Siempre requiere
autorización
(no importa el valor)
Requiere autorización si es
más de $100 por destinatario
Requiere autorización si es
más de $250 por destinatario
Ejemplos de
Regalos razonables
Ejemplos de
Hospitalidad razonable
Regalos con la marca de la
empresa, como bolígrafos o
las tazas con el logotipo de
Iron Mountain
Comidas/cenas económicas,
no extravagantes
Expresiones de gratitud
modestas, como flores o
chocolates
Desplazamientos y
alojamiento limitados
directamente relacionados
con la demostración de los
servicios de Iron Mountain
Los ejemplos más habituales
Cumplimiento de sanciones
internacionales y de reglamentos
comerciales
Al ser una empresa que opera en tantos países del mundo,
hemos asumido el compromiso de cumplir todas las normas
y restricciones comerciales aplicables.
Muchos países imponen controles sobre la importación y exportación de datos y equipos sensibles
(como hardware informático y tecnología de cifrado), o bien restringen los negocios con
determinados grupos, individuos o países. Nuestros clientes confían en que reconozcamos y
compartamos el compromiso para con una mayor Seguridad y protección del comercio
internacional, cumpliendo con todas las leyes y reglamentos mercantiles.
Prestamos la máxima atención a la manera de interactuar como personas físicas y jurídicas, y con
países, para asegurarnos de que no quebrantan sanciones o reglamentos comerciales. Esto supone:

No vender, comerciar ni asociarnos con personas físicas o jurídicas incluidas en listas de
sancionados o de embargados
Más información

Cumplir todas las restricciones legales y contractuales sobre quién puede acceder a determinada
información del cliente
compleja y varía en función de

Evitar entrar en áreas de almacenamiento restringidas a menos que estemos autorizados
para ello
incluyen:
Alcaldes, gobernadores,
miembros de un congreso o
parlamento
Más información

Policías y bomberos
aportaciones filantrópicas y la Política global anticorrupción y antisoborno de Iron Mountain.

Funcionarios de zonificación,
licencias yautorizaciones

Consultar a nuestros clientes y al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global para
asegurarnos de estar debidamente autorizados para transmitir la información fuera del país

Inspectores de incendios y de
edificios

Comunicar a quien proceda si consideramos que pueden estar exportándose datos sensibles o
equipos impropios

Consulte información más detallada en la Política global sobre regalos, hospitalidad y
NUESTRA PROMESA
CONOZCA
EL CÓDIGO
La legislación en este terreno es
cada país. Consulte cualquier
duda al Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo global.
Los Montañero que comercializan, venden o prestan servicios a las administraciones públicas son
responsables de entender y de cumplir las leyes, reglamentos, políticas y procesos asociados con
dichos proyectos. Es fundamental a Rendición de cuentas en el cumplimiento de estas
responsabilidades especiales. Esto supone:
Los gobiernos generan enormes cantidades de registros
sensibles, e Iron Mountain asume el compromiso de cumplir las
obligaciones especiales exigidas para prestar servicios a estos
importantes clientes.

Vender servicios o aceptar solamente términos y condiciones que estemos plenamente en
condiciones de suministrar o prestar de manera continua

Expresarnos con total Honestidad y Sinceridad al comunicarnos con, y facturar a, nuestros
clientes del sector público

Obtener todas las autorizaciones de seguridad necesarias para los empleados que trabajan
en contratos para las administraciones públicas

Nunca ofrecer nada a funcionarios públicos sin previa autorización
Los gobiernos de todo el mundo confían en nosotros para gestionar sus registros vitales. Los
reglamentos y requisitos contractuales implica que, al prestar servicios a las administraciones públicas,
ofrecemos niveles de servicio y de seguridad diferentes y más estrictos que a nuestros clientes comerciales.
También es posible que adoptemos medidas administrativas adicionales para garantizar que los fondos
públicos se manipulen debidamente. En Iron Mountain reconocemos las obligaciones que implica conseguir
la Satisfacción total del cliente de las administraciones públicas, y nos enorgullecemos de estar a la altura
del reto.
Consulte más información en la
Norma de conducta para
servicios a las administraciones
públicas de Iron Mountain o bien
póngase en contacto con el
Departamento Jurídico.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy trabajando en el turno
nocturno de un centro de registros que contiene
tanto registros comerciales como
gubernamentales, y llegó un pedido urgente de
recuperación de parte de un organismo público.
Tengo que actuar con rapidez, pero no estoy
autorizado a manejar registros de la
administración pública. Tampoco hay nadie aquí
que pueda hacerlo. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Prestar servicios a las
administraciones públicas es un privilegio para
Iron Mountain, y hacerlo debidamente implica
una capacitación específica y niveles de
Más información
servicio especiales, diferentes de los ofrecidos a
los demás clientes. Aunque lo instintivo es vivir
de acuerdo con nuestros Valores básicos de
Orientación hacia la acción y Satisfacción total
del cliente atendiendo el pedido de inmediato, si
lo hiciésemos en este caso estaríamos
quebrantando nuestras obligaciones
contractuales. En esta situación, póngase en
contacto inmediatamente con su superior o con
el gerente general del centro para que la
cuestión sea resuelta de una manera que no
quebrante ninguno de nuestros compromisos.
NUESTRA PROMESA
Contratación con las administraciones
públicas
Competimos con vigor, pero lealmente. Ganamos clientes y
negocios demostrando un valor superior y, al mismo tiempo,
mantenemos las más altas normas de ética y conducta profesional.
Más información
Iron Mountain considera que un mercado libre y competitivo nos ofrece oportunidades óptimas para triunfar.
Política Antimonopolio y de
competencia leal de Iron
Mountain. Para cualquier
consulta, contacte con el Grupo
Superamos a la competencia ofreciendo valor y el mejor nivel de servicio, y establecemos duraderas
relaciones de confianza con nuestros clientes. Reconocemos que incluso la apariencia de deslealtad o engaño
en nuestras prácticas competitivas puede perjudicar directamente nuestras probabilidades de éxito.
de Privacidad y Cumplimiento
Las leyes de competencia son complejas y varían según el país. Son implementadas enérgicamente, y los
Normativo global
quebrantamientos pueden conllevar importantes multas, perjuicios duraderos para la marca y la
reputación, e incluso penas de prisión para los implicados.

Cobrar determinados precios por determinados servicios (fijación de precios)

Manipular las licitaciones (fraude en las licitaciones)

Dividirnos los mercados por geografía o cliente (reparto de mercados).
También supone:

Evitar comentarios despreciativos acerca de nuestros competidores o sus servicios

Expresar solamente aspectos honestos, veraces y no exagerados acerca de nuestros propios
servicios

Nunca interferir indebidamente con los contratos comerciales existentes de nuestros clientes
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Recientemente asistía a una
reunión de la asociación de empresarial, y
durante un descanso estuve charlando con
representantes de varios competidores. Uno de
ellos trajo a colación la cuestión de los precios,
que sé que es un tema sensible. Me excusé
cortésmente y volví a nuestro stand. ¿Hay algo
más que hubiese podido hacer?
QUÉ HACER. Excusándose hizo lo correcto Sin
embargo, todavía mejor hubiese sido decir en
voz alta los motivos por los que se retiraba de
la conversación, para que no cupiesen dudas de
que Iron Mountain consideraba que se estaba
tratando un tema indebido y que no quería ser
parte de ello.
Recuerde que incluso la apariencia de conducta
anticompetencia podría conllevar
investigaciones, trastornos de las actividades y
un serio perjuicio para nuestra marca y
reputación.
QUÉ EVITAR
Conseguimos negocios y contratos de manera correcta. Esto supone evitar acuerdos formales o
informales con la competencia para:
Guardar las formas con
la competencia
A menos que lo haya debatido
previamente con el Grupo de
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global, no debe hablar
sobre ninguno de los siguientes
temas con los competidores:

Precios y costes

Términos y condiciones
contractuales
NECESITO SABER. Mi equipo ha estado
esforzándose para la adquisición de una
empresa documentacion que opera en otra
parte del país. Al parecer, la operación va salir
adelante. ¿Hay algo que tendríamos que evaluar
desde el punto de vista de las leyes de la
competencia?

Licitaciones

Mercados y territorios

Clientes

Capacidad de almacenamiento
QUÉ HACER. Manejamos de manera
responsable nuestra estrategia de crecimiento
y adquisiciones. Al considerar una adquisición,
es importante consultar al Grupo de Privacidad
y Cumplimiento Normativo global en una fase
temprana, con el objeto de evaluar si es
necesario obtener o no la aprobación de las
autoridades. También es importante consultar
al Departamento Jurídico acerca de la
planificación de la integración y evitar ejercitar
el control sobre otra empresa hasta formalizar
oficialmente el acuerdo.
NUESTRA PROMESA
Competencia leal
Como Montañeros, estamos orgullosos de nuestros servicios
y del valor que proporcionamos a nuestros clientes.
Transmitiendo esta realidad con honestidad y sin
exageraciones promovemos la confianza de los mercados en
nuestra marca.
Además de seguridad y confianza, la marca Iron Mountain representa lo más avanzado en
innovación y soluciones globales. Sea donde fuere que operemos, los clientes pretenden de nosotros
algo más que gestión de registros e información: buscan tranquilidad. Como Montañero se la
garantizamos no apartándonos nunca de nuestros Valores básicos, y cumpliendo siempre nuestros
compromisos. Tanto si tiene o no funciones de ventas o marketing, recuerde que toda interacción fuera
de la empresa es una oportunidad de transmitir una impresión positiva y duradera de Iron Mountain.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy trabajando en una gran oportunidad con un
cliente que tiene delegaciones en todo el país. Dado que algunas de
ellas están situadas en zonas rurales, al cliente le preocupan mucho
nuestros plazos de entrega. Francamente, no estoy seguro de que
podamos satisfacer los requisitos del cliente en todo momento. Como
no están pidiendo un compromiso escrito en el contrato, ¿podríamos
decirle que haremos todo lo que podamos?
NECESITO SABER. Hay un cliente en mi mercado que trabaja con un
competidor, y sé que si pudiese informarle acerca de las bondades de
nuestros servicios acabaríamos ganándolo. Tengo la dirección de
correo electrónico de su Jefe de Compras, aunque veo que está
incluido en nuestra lista “No contactar por correo electrónico”.
¿Podría contactar con él a través de mi cuenta de correo personal en
lugar de a través de mi cuenta de Iron Mountain?
QUÉ HACER. Solamente podemos comprometernos a prestar
servicios que sepamos que podremos cumplir de manera continua y
fiable. Hacer promesas de difícil cumplimiento en cuanto plazos de
entrega puede suponer una carga indebida para el personal de
operaciones, así como provocar disputas con el cliente. Aunque podría
ser una baza para ganar un cliente, hacer una promesa que no
podamos cumplir puede resultar peor a largo plazo. En esta situación,
lo mejor es ser totalmente transparentes incorporando el texto
habitual sobre niveles de servicio al contrato con el cliente.
Consideramos que los niveles de servicio de Iron Mountain son los
mejores del sector, y tenemos que educar a nuestros clientes acerca
de ellos y compararlos con los de la competencia.
QUÉ HACER. Posiblemente no. Aunque existen algunas excepciones a
las restricciones de “No contactar” (por ejemplo, si la comunicación
tiene que ver con una transacción específica con un cliente actual),
en general debemos cumplir al pie de la letra las preferencias de
marketing de nuestros clientes o potenciales clientes. En este caso,
no importa si la comunicación procede de nuestra cuenta de correo
personal o profesional, de un sistema de marketing directo o de un
proveedor de servicios. Si el objeto del mensaje es vender o promover
servicios de Iron Mountain, no podrá enviar el correo electrónico.
Consulte al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global
sobre otras maneras de contactar con esa persona de manera legal.
Nos ganamos la confianza del mercado y superamos a la competencia comunicándonos con
Honestidad y ofreciendoSatisfacción total del cliente todos los días. Abrir las puertas a posibles
clientes puede ser difícil, motivo por el cual necesitamos ser creativos en nuestra aproximación, y
nunca quebrantar nuestras normas ni comprometer nuestros Valores básicos. Esto supone:

Destacar nuestras virtudes, en lugar de criticar a nuestros competidores

No recurrir nunca a rumores, información falsa o documentación ilícita en nuestra interacción con
los clientes

No tergiversar ni exagerar los atributos de nuestros servicios

Prometer solamente aquellos términos y condiciones que sabemos que podremos cumplir

Respetar los derechos de autor, logotipos y demás propiedad intelectual en nuestra publicidad

Cumplir todas las leyes de marketing aplicables y las políticas de la empresa en materia de
comunicaciones con los clientes
NUESTRA PROMESA
Ventas y marketing con honestidad
CONOZCA EL CÓDIGO
Somos cuidadosos y honestos al recoger, recibir y utilizar inteligencia competitiva. Esto supone:

Nunca ocultar ni disfrazar nuestra identidad para obtener información
Fuentes de inteligencia
Reunir correctamente información sobre las tendencias del
mercado y las necesidades de nuestros clientes nos permite
afinar nuestras soluciones y competir de manera más eficaz.

No recurrir a terceros para realizar actividades que nosotros no realizaríamos
competitiva

Evitar pedir a los empleados (o potenciales empleados) que revelen información confidencial
Aceptables
acerca de sus ex empleadores

un cliente durante negociaciones o conversaciones

Estar atentos a la evolución del sector y conocer el panorama competitivo es de vital importancia para la
Aceptar comentarios sobre precios u otras condiciones de la competencia solamente si los aporta
Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global en caso de dudas sobre si
Sitios web y redes sociales

Prensa y publicaciones
especializadas

obtener o utilizar información sensible de la competencia
continuidad de nuestro éxito. Sin embargo, ninguna información sobre la competencia vale el poner en
entredicho la reputación de Honestidad de Iron Mountain. Para obtener inteligencia competitiva debemos
Más información
cumplir nuestros Valores básicos y tratar a los competidores con la misma lealtad que pretendemos que nos
Consulte más información en la Política Antimonopolio y de Libre competencia y en las
traten a nosotros.
Directrices sobre inteligencia competitiva de Iron Mountain.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando una
licitación para una nueva oportunidad de negocio.
En respuesta a una de nuestras preguntas, el
potencial cliente envió accidentalmente
documentación de la oferta de la competencia, con
la leyenda “CONFIDENCIAL”. Más tarde, el cliente
llamó, nos comentó el error y nos pidió que
destruyéramos el documento. Como nosotros no
hicimos nada malo, ¿podemos utilizar la
información que encontramos ahí para mejorar
nuestra oferta?

QUÉ HACER. No. A pesar de que no la buscamos
ni la pedimos, la información no deja de ser
confidencial, y no sería ético tomar decisiones
basándonos en la misma. Si la situación fuese
inversa y nuestra documentación hubiese caído en
manos de la competencia, consideraríamos
impropio que la utilizasen para conseguir una
ventaja injusta.
Nuestro Valor básico de Sinceridad nos obliga a
comunicar la incidencia. Si cae en sus manos
información confidencial de otra empresa,
consulte confidencialmente la situación al Grupo
de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
Declaraciones financieras
públicas

Materiales de marketing

Estudios y análisis de mercados
de terceros
No usar sin consultar
antes al Grupo de Privacidad
y Cumplimiento Normativo
global

Correos electrónicos dirigidos a
otros

Documentos “encontrados”

Documentos confidenciales,
como:
•
Licitaciones o propuestas
•
Listas de precios
•
Documentos de estrategia
NUESTRA PROMESA
Obtención de inteligencia competitiva
Vivir de acuerdo con nuestros valores para conseguir el
éxito con Nuestras comunidades
Iron Mountain es una fuerza que
promueve el cambio positivo en las
comunidades en las que estamos
presentes y vivimos.
Para marcar la diferencia somos
capaces de mover montañas.
Nuestras comunidades
NUESTRAS COMUNIDADES
Hemos adquirido el compromiso de reducir nuestro impacto
ambiental y de promover operaciones comerciales
sostenibles. Esto nos convierte en mejores ciudadanos de
nuestras comunidades, así como en una opción más
responsable para nuestros clientes.
Nuestro compromiso de crecer de manera responsable y sostenible es fundamental para el éxito de
Iron Mountain. Además de reducir nuestro impacto sobre el medio ambiente, nos inspira para innovar
y buscar nuevas formas de ser más eficientes. A medida que nos expandimos por el mundo, nuestras
prácticas sostenibles continuarán diferenciándonos de nuestros competidores, y proporcionarán a los
clientes otra buena razón para elegir Iron Mountain.
Protección del medio ambiente y
promoción de la sostenibilidad
Vivir de acuerdo con nuestro Valor básico de Rendición de cuentas supone asumir la responsabilidad
de proteger y conservar el medio ambiente. Ese es el motivo por el que estamos dedicados a reducir el
consumo de energía y a minimizar los residuos y la contaminación en todas nuestras actividades.
También hemos adoptado el compromiso de cumplir todas las leyes y reglamentos medioambientales
dondequiera que estemos presentes.
A continuación, algunas de las cosas que cada Montañero puede hacer para proteger el medio
ambiente y contribuir a la sostenibilidad.
Sobre el terreno:
Apagar los motores al realizar recogidas o entregas.
Circular siempre por los trayectos más eficientes para ahorrar tiempo y combustible.
Verter de manera segura los residuos peligrosos (como aceites de motor).
Reciclar las cajas usadas y otros equipos.
En la oficina:
Imprimir los documentos solamente cuando sea necesario.
Verter el papel en nuestras bandejas de triturado seguro.
Reciclar o reutilizar siempre que sea posible.
Apagar las luces y los equipos electrónicos cuando no los estemos utilizando.
Verter los equipos electrónicos de manera segura y responsable.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi equipo está evaluando a
varios proveedores, y una propuesta es un 10%
más económica que la de su competidor más
cercano. Sin embargo, recientemente he leído
crónicas que informaban que esa empresa
vulneraba las leyes de protección del medio
ambiente en una de sus fábricas. ¿Qué hago?
QUÉ HACER. Aunque el precio es un factor
importante a la hora de elegir un proveedor
adecuado, no es el único factor. Demuestre
nuestros Valores básicos de Sinceridad y
Orientación hacia la acción planteando
directamente sus inquietudes al potencial
proveedor. Si no queda convencido de que pueda
satisfacer nuestras expectativas de
responsabilidad medioambiental, posiblemente no
sea un buen colaborador comercial.
Más información
Consulte información más
detallada en la Política global
sobre regalos, hospitalidad y
aportaciones filantrópicas y en
el Informe de responsabilidad
corporativa.
La solidez de Iron Mountain está basada en nuestra
interacción con las comunidades locales y nuestro
compromiso de ayudarlas a prosperar.
Tanto a nivel de empresa como individual, los Montañeros nos esforzamos por mejorar nuestras
comunidades y convertirlas en mejores lugares para trabajar y vivir. El apoyo y las contribuciones
Apoyamos activamente a los Montañeros en sus actuaciones positivas y significativas en las
comunidades en las que estamos presentes. Esto supone:
“Tuvimos el honor de
ofrecer nuestros recursos
y especialización al

Promover que los empleados reserven tiempo para actividades de voluntariado

Ayudar a planificar y organizar actividades de servicio comunitario y voluntariado
ayuntamiento de Boston

Ofrecer los recursos y especialización de Iron Mountain para ayudar a las comunidades a
conservar su legado cultural
de abril de 2013. Nos
tras los trágicos eventos
Iron Mountain en la comunidad
permitió la oportunidad
Los Montañero en todo el mundo aportan su talento y recursos para apoyar una gran variedad de
iniciativas filantrópicas. La especialización de Iron Mountain en gestión y almacenamiento seguro de
la información ayudan a conservar y proteger nuestro legado cultural.
que está arraigada en los

a buenas causas a través del voluntariado y otras actividades sociales enriquece nuestras vidas,
refuerza los lazos con los vecinos y mejora nuestra reputación como compañía socialmente
responsable.

La Biblioteca Presidencial John F. Kennedy de Boston, Massachusetts aloja documentos inéditos,
fotos, películas y otros registros de la época en que el presidente ocupó su cargo. Iron Mountain
creó un archivo digital de estos registros y mantiene los datos protegidos en instalaciones
subterráneas. El archivo digital está disponible en el sitio web de la biblioteca, de modo que
gente de todo el mundo puede disfrutarlo y aprender.
Después del ataque terrorista de la Maratón de Boston de 2013, en las proximidades de la línea
de meta, la plaza Copley, fue creciendo un monumento recordatorio. Iron Mountain tuvo el
privilegio de colaborar con la ciudad en la conservación permanente de artículos del monumento
guardando muchos de los objetos dejados por los visitantes, y digitalizando centenares de cartas
de condolencia.
principios de Iron
Mountain desde su
fundación hace más de
sesenta años: proteger,
conservar y permitir el
acceso a algunas de las
ideas, datos y memorias
más valiosos del mundo.
Estos preciosos artículos
están a salvo con
nosotros”
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Me gustaría que la empresa
hiciera un donativo a un torneo de golf de
beneficencia patrocinado por uno de nuestros
clientes. Es para una buena causa. ¿Hay algo de lo
que tuviésemos que preocuparnos?
QUÉ HACER. Iron Mountain está orgullosa de
apoyar a organizaciones filantrópicas locales, y es
muy probable que podamos hacer esta donación.
Sin embargo, es necesario adoptar medidas para
asegurarnos de que los fondos no se utilicen para
influir indebidamente en decisiones económicas. El
valor de la aportación debe ser razonable y
adecuado según las circunstancias, y deberá ser
aprobada de acuerdo con la Política global sobre
regalos, hospitalidad y aportaciones filantrópicas.
Bill Meaney,
Consejero Delegado de
Iron Mountain
Aportación a nuestras comunidades
Más información
detallada en el Informe de
Responsabilidad corporativa y
en el Código de Conducta de
Proveedores de Iron Mountain.
Tratamos a los demás como nos gustaría ser tratados, y adoptamos medidas significativas para asegurarnos
de que defendemos y protegemos los derechos humanos en todas nuestras actividades empresariales. Este
El apoyo y respeto de los derechos humanos es parte de la
promesa que hacemos a nuestra gente y a todas las
comunidades del mundo en las que estamos presentes. Es un
compromiso fundamental de Iron Mountain, que esperamos
también de nuestros aliados comerciales.
compromiso se extiende también a nuestros asociados. No trabajaremos con empresas o personas que no
compartan el mismo compromiso para con los derechos humanos que nosotros.
Esto supone:

Ofrecer adecuadas condiciones, horarios y remuneración a todos los Montañero

Nunca utilizar mano de obra infantil, esclava o reclusa

Exigir a nuestros prestadores de servicios externos que acepten y cumplan nuestro Código de
Conducta de Proveedores

Creemos que todas las personas tienen derecho a ser tratadas con dignidad y respeto, y que los
métodos de trabajo injustos o inseguros no tienen lugar en nuestra sociedad. Ser un ciudadano
corporativo responsable implica vivir de acuerdo con nuestros Valores básicos, y el Trabajo en equipo
supone respetar y proteger los derechos humanos, no solamente dentro de la empresa, sino también
en todas las comunidades en que estamos presentes y en toda nuestra cadena de suministro. Es uno de
los motivos por los cuales los clientes nos eligen: hacemos lo que es justo, no solo lo que es legal.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Soy un mensajero que trabaja
en un mercado emergente de rápido crecimiento.
Hago recogidas periódicas en la fábrica de un
proveedor y, en mi opinión, algunos de sus
empleados me parecen demasiado jóvenes. No
tengo pruebas de que sean menores de edad, pero
me da muy mala espina.
¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Así como nos consideramos
personalmente responsables por nuestras
acciones, compromisos y resultados, exigimos que
nuestros asociados comerciales hagan lo propio.
Iron Mountain no hará negocios con organizaciones
que utilicen el trabajo infantil. La Orientación hacia la
acción obliga a alertar de inmediato a nuestro
proveedor o al Departamento de Compras. Esta
inquietud también puede canalizarse a través de la
Línea ética de Iron Mountain.
Objetar en caso de ser testigos de quebrantamientos, reales o presuntos, de los derechos humanos
Respeto de los derechos humanos

Asegurándonos de que todos los equipos de protección contra incendios y de seguridad sean debidamente
inspeccionados y estén en buenas condiciones de funcionamiento.

Respondemos a la mayor brevedad a todas las alarmas (incluso después del horario de trabajo normal).

Impedimos que personas no autorizadas entren a nuestras instalaciones, y contactamos con nuestro
superior o con Seguridad, Riesgos y Protección global en caso de detectar algún intruso.

En todo momento llevamos visible la etiqueta identificativa de Iron Mountain, y nos aseguramos de que los
demás también lo hagan.

No dejamos abiertas las puertas de nuestras instalaciones, ni permitimos que nadie nos siga al entrar a las
mismas.

No dejamos a nadie nuestras llaves, etiqueta identificativa ni códigos de alarma.

Cerramos con llave la puerta de nuestro despacho o vehículo.

Sobre nuestro Valor básico de Seguridad y protección se apoya el compromiso para con nuestros
clientes. Manteniendo nuestras instalaciones, vehículos y equipos seguros y libres de daños ayudamos
a reforzar la confianza que tienen en nosotros y a cumplir nuestras promesas.
Comunicamos a nuestros superiores, a la mayor brevedad, fugas, averías en equipos u otros problemas de
mantenimiento.

Llamamos a la policía o a los bomberos en caso de peligro inminente.
La protección de la valiosa información de nuestros clientes
depende de que mantengamos nuestros vehículos, instalaciones
y demás propiedades protegidos contra todo daño.
En Iron Mountain evaluamos continuamente los riesgos y mejoramos la protección de nuestros activos
físicos. Como Montañero existen varias maneras de contribuir a ello:
Protección de nuestros vehículos e
instalaciones
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Todos los días, cuando mi
compañero de trabajo sale a hacer su ruta, enciende
un cigarrillo. Le he dicho que me parece mala idea,
porque tarde o temprano provocará un incendio, o se
distraerá y sufrirá un accidente. Siempre se ríe y me
dice que me meta en mis asuntos. Sé que es algo que
debería denunciar, pero es un empleado veterano y es
amigo del gerente general. ¿Qué debería hacer?
QUÉ HACER. Aún cuando hasta el momento no se
han producido daños, es posible que no tenga tanta
suerte en el futuro. Hablarlo con su compañero fue lo
correcto, pero si sigue en sus treces deberá
denunciar una condición insegura. Fumar en un
vehículo de la empresa pone en peligro a nuestro
personal y la información de los clientes, e incluso al
público. En esta situación, la Orientación hacia la
acción es la mejor manera de poner coto a este
comportamiento peligroso, y para ayudar a proteger
la seguridad de nuestro personal y de nuestros
activos.
NECESITO SABER. l otro día, un supervisor permitió
que un amigo entrase en el centro de registros sin
hacerle firmar. Fue una visita breve y no pareció
ocurrir nada raro. ¿Tendría que informar sobre ello?
QUÉ HACER. Sí. Iron Mountain necesita tener
constancia de toda persona que entre a nuestras
instalaciones, de modo que si más adelante se
descubre que algo falta o se ha dañado dispondremos
de la información necesaria para determinar qué ha
ocurrido. Si le resulta incómodo denunciar el hecho a
sus superiores, hágalo a través de la Línea ética de
Iron Mountain.
Más información
Política de Seguridad física
global de Iron Mountain.
La protección y privacidad de los datos es parte integral de
nuestra cultura y actividades. Tanto si es de los empleados, de
los clientes o de proveedores, los tratamos con el máximo
cuidado y respeto, y nunca nos desviamos de nuestras
obligaciones legales y éticas.
La privacidad y protección de los datos constituye la base de la reputación de confianza de Iron Mountain.
Reconocemos y apreciamos que proteger los datos que custodiamos es fundamental para quienes somos
como empresa y para nuestro valor en el mercado. Ese es el motivo de nuestro compromiso de garantizar
que todos los datos personales, sea cual fuere su formato, esté protegidos de acuerdo con las más altas
normas del sector, en cumplimiento de todas las obligaciones legales y contractuales pertinentes.
En el mundo existen numerosas leyes que regulan la recogida y procesamiento de datos personales, motivo
por el cual su manipulación y protección requieren vigilancia y atención constantes.
Esto supone:

Informar claramente a las personas por qué recogemos sus datos personales y cómo los utilizaremos

Recoger y utilizar datos personales solamente para motivos comerciales legítimos (como, por ejemplo,
prestar servicios a clientes u otorgar prestaciones a los empleados)

Asegurarnos siempre de atenernos a los compromisos contractuales cuando manipulamos datos de
clientes

Divulgar datos personales solamente a las personas que tengan necesidad de conocerlos

Guardar y transmitir siempre los datos personales de manera segura y responsable

Destruir o devolver los datos personales cuando ya no los necesitemos (según lo establezcan las leyes
o políticas aplicables)

Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global antes de transferir datos personales
a través de fronteras

Denunciar de inmediato todo uso indebido o pérdida de datos personales a un superior y a Seguridad,
Riesgos y Protección global, o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento normativo global
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. Trabajo en Marketing y se me ha
asignado un proyecto que implica analizar las
transacciones de los clientes. El objetivo es mejorar
nuestros servicios y nuestra capacidad de conseguir
la Satisfacción total del cliente. Para que el proyecto
sea un éxito es necesario agregar cookies de
seguimiento a uno de nuestros sistemas, con el
objeto de obtener un panorama más detallado del
comportamiento de nuestros clientes. ¿Hay algún
problema?
QUÉ HACER. En esta situación, la clave es poner en
práctica nuestro Valor básico de Sinceridad. Uno de
los motivos por los que los clientes optan por Iron
Mountain en lugar de hacerlo por nuestros
competidores es porque confían en que seremos
abiertos y honestos acerca del uso que damos a la
información. Aunque la aplicación de cookies de
seguimiento al sistema es legal y está permitido por
nuestras políticas y condiciones contractuales con
los clientes, debemos informarles acerca del cambio.
Esto refuerza la relación de confianza que
mantenemos con nuestros clientes y refuerza el
espíritu de nuestros Valores básicos.
NECESITO SABER. Recientemente adquirimos una
empresa en Europa y quisiéramos realizar
investigaciones de antecedentes de todos los
empleados. ¿Podemos enviar por correo electrónico
copias escaneadas de las tarjetas de identificación de
los empleados a nuestro proveedor de investigaciones
de EE.UU.?
QUÉ HACER. La Seguridad y protección de nuestros
empleados y de nuestros datos es absolutamente
prioritaria, y la realización de investigaciones de
antecedentes es una manera importante de
garantizarlo. Sin embargo, antes de poner manos a la
obra debemos determinar si el tipo de comprobación
de antecedentes y el método de recogida y
transmisión de este tipo de datos son posibles según
la ley y nuestras políticas.
Se trata de una cuestión compleja que requiere la
consideración de diversos factores. Consulte al Grupo
de Privacidad y Cumplimiento Normativo global la
mejor manera de cumplir el objetivo de manera legal
y correcta.
Para confirmar si un método de recogida o
procesamiento de datos es o no legal, consulte al
Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo
global.
Más información
Consulte información más detallada en la Política Global de Privacidad, la Política de HIPAA y las
CONOZCA EL CÓDIGO
¿Qué son los datos
personales?
La definición jurídica de “información
personal” o de “datos personales”
varía entre los diversos países,
aunque en general se los considera
datos relacionados con una persona
identificada o identificable.
Esto puede incluir los siguientes
datos de una persona:
Nombre completo
Dirección particular
Dirección de correo electrónico
Número de documento de
identidad
Dirección IP
Número de permiso de conducir
Fotografía
Número de tarjeta de crédito
Información genética
Número de teléfono
ID de inicio de sesión o nombre de
pantalla
ID de inicio de sesión o nombre de
pantalla. Dado que las leyes de
privacidad son complejas y varían en
función de la jurisdicción, consulte al
Grupo de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global para asegurarse de
que estemos procesando datos
personales de acuerdo con los
requisitos legales, contractuales y
normativos.
Directrices europeas de protección de datos relativos al empleo de Iron Mountain.
Respeto de la privacidad
Las redes sociales son una potente herramienta para mejorar la
comunicación y la colaboración. Al promover su uso contribuimos
a estructurar equipos más sólidos y a fomentar conexiones más
significativas con nuestros clientes y comunidades. Sin embargo,
su uso indebido puede perjudicar a nuestra gente, nuestra
información y nuestra reputación.
Más información
Directrices de redes sociales y
la Política de uso aceptable de
Dado que las redes sociales juegan un papel cada vez más vital en Iron
Mountain, es importante ser conscientes de los riesgos y anticiparse a los
mismos. Los contenidos que compartimos en las redes sociales pueden ser
malinterpretados o descontextualizados, así como llegar a un público mucho
más amplio del que pretendíamos, incluyendo compañeros de trabajo,
clientes y prensa. Una vez publicada en Internet, la información puede
resultar muy difícil de eliminar. Así pues, antes de expresarnos en las redes
sociales, es importante reflexionar y considerar todas las posibles
consecuencias.
Para utilizar las redes sociales de manera eficiente y responsable,
debemos:

Consulte más información en las
Identificarnos como empleados de Iron Mountain cuando
publiquemos opiniones acerca de la empresa o de nuestros servicios

Dejar claro que las opiniones que expresamos son nuestras y no de
la empresa

Mantener la información confidencial (de la empresa o de nuestros
clientes u otros asociados comerciales) protegida y segura

Ser corteses y profesionales en nuestras interacciones por Internet

Evitar implicarnos en actividades ilegales, como hostigamiento o
ciberacoso

Reconocer a los clientes cuando contacten con nosotros a través de
una red social, pero derivarles al servicio de Atención al cliente para
resolver problemas específicos

Evitar utilizar las redes sociales para adoptar decisiones en materia
de contratación, a menos que sea usted integrante de Recursos
Humanos y dicho uso se ajuste a la ley y a las normas
Las redes sociales han cambiado nuestra manera de trabajar, permitiéndonos compartir la información
de manera más eficiente, interactuar más eficazmente con nuestros clientes y expresar mejor nuestro
valor en el mercado. Tanto a través de continentes, sectores o jerarquías corporativas, las redes sociales
facilitan el intercambio de ideas y ayudan a maximizar la aportación de cada uno de los integrantes de
la empresa a nuestro éxito.
Iron Mountain. Para cualquier
consulta adicional póngase en
contacto con el equipo de
Comunicaciones corporativas o
con el Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo global.
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. He leído un artículo en Internet
que cita a un competidor manifestando que su
empresa ofrece un servicio superior al de Iron
Mountain. El sitio web permite a los lectores
publicar comentarios. Como yo sé que nuestro
servicio es mejor, ¿puedo responder?
QUÉ HACER. Sí. Sin embargo, si opta por expresar
una opinión acerca de Iron Mountain por Internet,
deberá indicar que es usted empleado de la
empresa y dejar claro que los puntos de vista
expresados son suyos y no la opinión oficial de
Iron Mountain. También deberá asegurarse de que
la información que aporte sea totalmente exacta, y
de no exagerar ningún aspecto de nuestra empresa
o nuestros servicios. Siempre es conveniente
insertar un enlace a nuestro sitio web o hacia los
sitios oficiales de la empresa en las redes sociales.
Uso eficaz y responsable de las redes sociales
los clientes, sino también tener el mismo cuidado con la información privilegiada. Su manejo
El uso indebido de información privilegiada quebrantará la
confianza de nuestros inversores y del mercado. Ese es el
motivo por el cual es vitalmente importante que evitemos el
uso impropio o la divulgación de información no pública
sensible.
adecuado impedirá su uso indebido.
CONOZCA EL CÓDIGO
Como empleados tenemos acceso a información que puede emplearse para influir en las
decisiones de inversión, tanto en el caso de Iron Mountain como de otras empresas. Nuestro Valor
básico de Seguridad y Protección implica no solamente que debemos proteger la información de
importante no pública

Posibles planes de fusiones o
adquisiciones

personal, o bien la comparte con otros para que puedan hacer lo propio. Incluso si esa información no
Proyecciones de beneficios o
pérdidas
El uso indebido de la información privilegiada se produce cuando alguien la utiliza para su beneficio

Lanzamiento de productos o
servicios importantes
se utiliza, el solo hecho de poseerla a la hora de tomar una decisión en materia de inversiones puede
ser considerada un quebrantamiento. Esto puede conllevar serias consecuencias legales y poner en

Cambios en la dirección ejecutiva
entredicho la confianza que nos tienen los inversores.

Pleitos o acuerdos extrajudiciales
Evitamos el uso indebido o la divulgación de la información privilegiada:

Protegiéndola, tanto si se trata de guardarla en un cajón con llave o impidiendo el acceso a
ordenadores y dispositivos móviles
significativos

Cambios en las políticas de
dividendos o tributarias

Compartiéndola solamente con quienes necesiten conocerla
Más información

No hablando acerca de la misma con familiares o amigos

No mencionándola nunca en público o en redes sociales
NECESITO SABER. Mi suegro me preguntó si sería
buena idea comprar acciones de Iron Mountain. En
este momento estamos a punto de adquirir una gran
empresa, y cuando se conozca la noticia
posiblemente la cotización de las acciones se dispare.
¿Qué debería decirle?
detallada en la Política de uso
indebido de información
privilegiada de Iron Mountain.
VALORES EN ACCIÓN
Ejemplos de información
QUÉ HACER. La que usted conoce es información
privilegiada. Divulgarla va en contra de la política de
la empresa, e incluso podría ser ilegal. Proporcionar a
su suegro un dato susceptible de influir en su
decisión de comprar o de vender acciones de Iron
Mountain podría conllevar graves consecuencias,
incluyendo investigaciones de las autoridades,
demandas y penalizaciones.
Prevención de uso indebido de
información privilegiada
Participar en procesos políticos puede beneficiar a nuestra
empresa y contribuir a cambios positivos en nuestras
comunidades, pero es importante no hacer política en el
lugar de trabajo.
Participación en asuntos
gubernamentales y política
Creemos que un proceso político abierto y sólido posibilita una sociedad más justa y productiva.
También creemos que todos tienen derecho de expresar sus creencias y participar en la vida
cívica. Es una de las maneras en que ponemos en práctica nuestro Valor básico de Orientación
hacia la acción. Sin embargo, en el lugar de trabajo los Montañero deben evitar propagar sus
ideas políticas personales.
Los recursos de la empresa, incluyendo el tiempo de trabajo y los fondos de Iron Mountain, no deben
utilizarse para causas políticas personales. Incluso fuera del trabajo tenemos que tomar medidas para
asegurarnos de que nuestras ideas políticas no sean percibidas como la posición oficial de la empresa.
Esto supone:

No hacer campaña, no captar fondos ni promover candidatos o causas políticas en el trabajo

Denunciar si alguien usa el nombre de Iron Mountain para promover un cargo político personal

Evitar utilizar prendas con marcas de Iron Mountain al asistir eventos políticos

Utilizar datos de contacto personales (no de Iron Mountain) al contribuir a una causa o candidato
político
VALORES EN ACCIÓN
NECESITO SABER. El alcalde de mi ciudad
organiza una cena de captación de fondos para su
reelección, y me preguntó si Iron Mountain podría
ser un patrocinador. El ayuntamiento es uno de
nuestros mayores clientes en este mercado, y nos
convendría bastante participar. ¿Puedo patrocinar
el evento en nombre de Iron Mountain, y solicitar
el reintegro de los gastos?
QUÉ HACER. No, en general no se pueden utilizar
recursos de la empresa para actividades de
recaudación de fondos con fines políticos. Aunque
patrocinar la cena parece una buena idea, podría
considerarse un intento de influir indebidamente
en nuestras relaciones comerciales con el
ayuntamiento. Esto podría perjudicar gravemente
a nuestra marca y a nuestra reputación, y
exponernos a imputaciones legales. En caso de
duda acerca de si una donación es correcta,
consulte al Grupo Asuntos Gubernamentales
Globales.
Vivir de acuerdo con nuestros valores para
conseguir el éxito
Como Montañero tenemos un interés personal en cumplir el Código y vivir de acuerdo con nuestros
Valores básicos. La manera en que interactuamos con Nuestra gente y Nuestras comunidades, y en
que cumplimos Nuestra promesa a nuestros clientes y accionistas, nos ha permitido alcanzar el éxito
del que disfrutamos hoy, y nos garantiza que seguirá en el futuro.
En el curso de nuestro trabajo en Iron Mountain nos enfrentamos a complejos dilemas éticos. Si no
Podrá denunciar quebrantamientos de las normas éticas y formular
consultas las 24 horas del día y los 365 días del año llamando a la Línea
ética de Iron Mountain. La Línea ética está operada por una empresa
independiente y (donde la ley lo permita) podrá optar por mantener su
anonimato.
Para denunciar por teléfono: llame al número gratuito correspondiente a su país, que figura
encontramos las respuestas en el Código existen diversos recursos adicionales a nuestra disposición
a continuación.
para proporcionarnos orientación y asesoramiento.
Para denunciar por Internet: Cumplimente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com.
Si tiene una duda o inquietud, plantéela. Le prestaremos atención y le ayudaremos. Si denuncia un
quebrantamiento, esté seguro que lo investigaremos a fondo, y que no toleraremos represalias por
denuncias presentadas de buena fe.
Argentina0.800.555.0906
México (M1.M5)
001.8008407907
Argentina0.800.444.8084
México (NUEVO) 001.866.737.6850
Australia1.800.339276
Países Bajos
0800.0226174
Austria0800.291870
Noruega800.15654
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Bélgica0800.77004
Perú0800.52116
El Código de Ética y Conducta Empresarial proporciona orientación sobre muchos de los dilemas éticos y de
Brasil0800.8911667
Polonia0.0.800.1211571
cumplimiento normativo a los que se verá enfrentado como empleado de Iron Mountain. Además de leer el
Canadá866.668.3837
Rumania*+1.503.726.2429
Código, recomendamos consultar las políticas y procedimientos de la empresa, donde encontrará
Chile1230.020.5771
Rusia8.10.8002.6053011
información más detallada.
China (norte)
10.800.712.1239
Serbia*+1.503.726.2429
China (sur)
10.800.120.1239
Eslovaquia0800.001.544
Colombia01800.9.155860
España900.991498
República Checa 800.142.550
Suiza0800.562907
Francia0800.902500
Turquía*+1.503.726.2429
Alemania0800.1016582
Ucrania* +1.503.726.2429
Las autoridades estadounidenses podrán exigir que las dispensas otorgadas a integrantes del Consejo
Grecia00800.12.6576
Reino Unido
0800.032.8483
de Administración y otras personas de Iron Mountain sean comunicadas a la Securities and Exchange
Hong Kong
Estados Unidos
+1.866.668.3837
Commission (la Comisión del Mercado de Valores de EE.UU.) o a algún otro organismo regulador.
Hungría06.800.17199
Estados Unidos
+1.503.726.2429
DISPENSAS
Habrá circunstancias en las que considere que no es posible cumplir una cláusula del Código. En muy
raros casos podrá obtener una dispensa solicitándola a la Oficina del Asesor Jurídico.
800.964214
India000.800.100.1071
Irlanda1.800615403
*Llamada a cobro revertido
para conseguir el éxito
One Federal Street
Boston, MA 02110
+1.800.899.4766
ironmountain.com
© 2015 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el diseño de la montaña son marcas registradas de Iron Mountain en
Estados Unidos y otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas son propiedad de sus respectivos titulares.
US-CODE-EXT-BR-032515-001

Vivir de acuerdo con nuestros valores para

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