No. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO

No. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO

No.
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
CAUSA DEL HALLAZGO
1
SELECCIÓN CONTRATISTA PARA AVAL
GUARDADORES. Con la suscripción del
Contrato C-001-2013, Fogafín no tuvo en
cuenta criterios de Idoneidad y Experiencia
del Contratista.
En la selección del contratista, Fogafín no
tuvo en cuenta los criterios de idoneidad
y experiencia del contratista, que son
criterios fundamentales para garantizar la
eficiencia y la eficacia del resultado y el
cumplimiento del objeto contractual.
ACCIONES DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
Ajustar el Manual de Contratación del Fondo, en el sentido de incluir que en
Incluir
en
el
Manual
de
todos los procesos de contratación de prestación de servicios que adelante el
Manual de Contratación ajustado.
Contratación del Fondo, que en
Fondo, siempre se deberán tener en cuenta, por parte del jefe interesado, los
todos los procesos de contratación
criterios de idoneidad y experiencia del contratista.
de prestación de servicios que
adelante la entidad, siempre se
deberán tener en cuenta los
criterios de idoneidad y experiencia
del contratista.
Divulgar la nueva versión del Manual de Contratación
Documento
2
2014-02-17
2014-03-31
6
1
2014-04-01
2014-04-30
4
1
2014-05-02
2014-05-30
4
Solicitar a la Contraloría General
de la República, capacitación en el
Sistema de Rendición Electrónica
de la Cuenta e Informes SIRECI, a Recibir la capacitación brindada por la Contraloría a cuatro abogados del
Certificado de asistencia a la capacitación
fin de reforzar el talento humano Departamento Jurídico del Fondo.
disponible
para
realizar
la
transmisión de la información en
forma oportuna y diligente.
4
2013-07-11
2013-08-13
5
Elaborar un documento de trabajo
en el cual se detalla el
procedimiento a seguir para la
transmisión de los informes a Elaborar un documento con el detalle del procedimiento a seguir para la
Documento con el procedimiento
través de SIRECI y hacer un transmisión de los informes a través de SIRECI, y adoptar el formato de
Formato de conocimiento
formato de conocimiento del conocimiento del procedimiento.
referido procedimiento, por parte
de los funcionarios que realicen la
transmisión de la información.
2
2013-07-19
2014-03-31
36
1
2014-03-03
2014-03-31
4
1
2014-02-17
2014-03-31
6
3
SEGUIMIENTO LIQUIDACIONES. En la
evaluación realizada a cuatro entidades en
liquidación, se evidencia que Fogafín
presenta debilidades en el seguimiento a las
liquidaciones.
1
2013-12-18
2013-12-27
1.285714286
1
2013-12-18
2014-02-28
10.28571429
1
2013-12-18
2014-04-30
19
Listado de asistencia a la capacitación
En SIRECI el Fondo debía transmitir 18
formatos electrónicos y 4 documentos
electrónicos.
Los
primeros
fueron
rendidos el 5 de abril de 2013 y los
segundos (4 documentos electrónicos),
fueron presentados el 14 de junio de
2013.
Establecer
formalmente
la
obligación
de
elaborar
un
documento
suscrito
por
el
Secretario General, el Jefe del
Departamento Jurídico y por los
Establecer formalmente la obligación de informar al Director del Fondo sobre la
funcionarios que transmiten, en el
transmisión exitosa de la información y del acuse de aceptación definitiva de la Documento
cual se informe al Director del
rendición.
Fondo sobre la transmisión exitosa
de la información y del acuse de
aceptación
definitivo
de
la
rendición, una vez efectuada la
transmisión de la información.
El Departamento de Liquidaciones y
Gestión de Activos no verifica las
respuestas brindadas por los liquidadores
a los acreedores, sobre las peticiones
trasladadas por el Departamento de
Comunicación Institucional y Atención al
Usuario. Los Liquidadores no cumplen
con los plazos establecidos en la Circular
de Seguimiento para la remisión de los
informes mensuales. El formato No. 9
"Informe de contratos suscritos por la
Liquidación" remitido por Proyectar
Valores, presenta inconsistencias. Se
eliminó el "Comité de Seguimiento a las
Liquidaciones"
sin
evidencias
de
reemplazo.
ACTIVIDADES
/
ACTIVIDADES / ACTIVIDADES /
CANTIDADES DE
PLAZO
EN
FECHA
DE FECHA
DE
UNIDADES
DE
SEMANAS
INICIO
TERMINACIÓN
MEDIDA
1
Capacitar a los jefes interesados
OPORTUNIDAD
Y
CUMPLIMIENTO
RENDICIÓN DE LA CUENTA. La cuenta
rendida por Fogafín a 31 de diciembre de
2012, a través del Sistema de Rendición
Electrónica de la Cuenta e Informes SIRECI,
fue presentada parcialmente el 5 de abril de
2013 y se complementó hasta el 14 de junio
del mismo año.
ACTIVIDADES / UNIDADES DE MEDIDA
Implementar
una
política
encaminada
a
que
el
Departamento de Liquidaciones y
Gestión de Activos, conozca de las
peticiones recibidas en el Fondo
así como de las respuestas que
brindan los liquidadores, producto
de los traslados efectuados por el
Departamento de Comunicación
Institucional y Atención al Usuario.
Elaborar una política según la cual las comunicaciones recibidas de los
peticionarios relacionadas con entidades en liquidación vigentes, el traslado de Protocolo
las mismas a los liquidadores y las respuestas que brinden los liquidadores, ajustado
sean notificadas al Departamento de Liquidaciones y Gestión de Activos.
de
comunicaciones
Revisar los procesos, manuales y documentos actuales.
Presentación
Rediseñar el proceso de
seguimiento a las entidades en
liquidación, que permita realizar el
seguimiento a la gestión del
Establecer el nuevo diseño del proceso de seguimiento a las entidades en
Presentación
liquidador y adoptar las medidas a liquidación.
que haya lugar.
Elaborar y publicar la circular de seguimiento a las entidades en liquidación.
Circular publicada
del
Fondo
No.
4
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
GESTIÓN LIQUIDACIÓN BANPACÍFICO. Se
considera que el seguimiento del Fondo se
ha limitado a la descripción del grado de
avance en los resultados y no ha contribuído
al cierre de la liquidación, la cual se mantiene
abierta, generando gastos, a la espera de un
proceso en el que no se evidencia un posible
fallo que ponga fin al pleito.
CAUSA DEL HALLAZGO
No se evidencia una evaluación sobre
libros,
papeles
de
la
sociedad,
documentos, presupuestos, informes de
ejecución
y
demás
documentos
relacionados con el proceso, por parte del
Fondo. Se han efectuado prórrogas al
proceso de liquidación del Banco del
Pacífico, en razón a la existencia de un
proceso judicial en contra del Estado
Ecuatoriano,
que implican mayores
recursos para el mantenimiento del
proceso de liquidación, sin que se
evidencie un posible fallo que ponga fin al
pleito jurídico.
LIQUIDACIÓN INTERBOLSA. Se considera
que Fogafín cumplió con todas las funciones
asignadas en el marco del Comité de
5
Coordinación para el Seguimiento al Sistema
Financiero, pero se encuentran debilidades en
la implementación de señales de alerta.
Según la Contraloría no se evidencian
señales de alerta para que de forma
oportuna se logren frenar situaciones de
riesgo
en
el
sistema
financiero
colombiano.
CONSTITUCIÓN DE CAUCIÓN. En la
liquidación de Mercancías y Valores, y
fundamentalmente por iliquidez de la
6
Compañía, no se constituyó la caución de que
trata el parágrafo del numeral 4 del artículo
295 del EOSF.
El Liquidador de la comisionista actuó y
desempeñó sus funciones sin el amparo
que debió constituir en cumplimiento de la
norma, dada la situación de iliquidez de la
Sociedad.
ACCIONES DE MEJORA
Rediseñar
el
proceso
de
seguimiento a las entidades en
liquidación, que permita realizar un
seguimiento a la gestión del
liquidador y adoptar las medidas a
que haya lugar. Para todos los
efectos se debe tener en cuenta
que esta
acción de mejora
corresponde a la misma acción de
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
1
2013-12-18
2013-12-27
1.285714286
Establecer el nuevo diseño del proceso de seguimiento a las entidades en
Presentación
liquidación.
1
2013-12-18
2014-02-28
10.28571429
Elaborar y publicar la circular de seguimiento a las entidades en liquidación.
1
2013-12-18
2014-04-30
19
1
2014-02-03
2014-04-30
12.28571429
1
2014-02-03
2014-04-30
12.28571429
1
2014-03-01
2014-05-30
12.85714286
1
2014-02-04
2014-11-30
43
1
2013-12-18
2014-04-30
19
Proceso modificado.
1
2012-05-16
2012-05-28
2
SUIF ajustado.
1
2012-05-16
2012-05-28
1.714285714
7
Circular Interna No. 21 de 2012
1
2012-05-16
2012-12-21
31.28571429
1
2013-11-08
2014-09-30
46.57142857
1
2014-01-15
2014-04-30
15
1
2014-02-03
2014-05-30
16.57142857
Circular publicada
Realizar una auditoría judicial junto con el respectivo apoderado al proceso
Realizar un informe de costo - adelantado en la ciudad de Quito - Ecuador, con el fin de evaluar las piezas Documento
beneficio que contemple la posible procesales y establecer una proyección de la duración del proceso y la
duración del proceso que se probabilidad de éxito del mismo.
adelanta en el Ecuador frente a los
costos que implica mantener el Elaborar un documento con el estudio de los costos y gastos asociados al Documento
proceso
liquidatorio
y
la proceso liquidatorio.
recuperación de recursos para el Elaborar un documento en el que se efectúe el análisis costo -beneficio,
pago a los acreedores.
teniendo en cuenta la auditoría judicial y el documento de estudio de costos y
Documento
gastos, el cual constituye un elemento para tomar una decisión frente a
mantener vigente el proceso de liquidación del Banco.
Revisar el alcance del objetivo
estratégico vinculado al área clave
No.1:
Riesgos
y
Alertas
Tempranas
y
las
prácticas
internacionales, en cuanto a las
Revisar el objetivo estratégico, las prácticas internacionales y la operatividad
alertas tempranas, dentro de la red
Documento
del área.
de
seguridad
del
sistema
financiero. Se propondrán cambios
o mejoras a la forma como se
trabaja este tema actualmente en
el Fondo.
Reglamentar
internamente
el
artículo
295-4
del
Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero,
con el fin de establecer las
directrices a los liquidadores frente
a la constitución de la caución.
Determinar en la circular de seguimiento a las entidades en liquidación, las
directrices para el otorgamiento de caución a favor de la entidad que se liquida,
Circular publicada
teniendo en cuenta los casos excepcionales que se puedan presentar en las
liquidaciones.
Ajustar el SUIF en la opción de
cierre de balance para que se
incluyera un conjunto más amplio
de cuentas del estado de Ajustar el SUIF en la opción de cierre de balance.
resultados para que la detección de
cierres contables de las entidades
En el proceso de devolución de primas se inscritas sea más robusta.
presentó una inconsistencia en relación
Revisar la Circular Interna No. 17 e
con la liquidación de la devolución de una
incluir un proceso de validación de
entidad.
cierres
contables
con
la
Superintendencia Financiera de Revisar la Circular Interna No. 17. de 2011
Colombia, complementando los
mecanismos de comprobación
existentes.
Evaluar la posibilidad de incluir en
la página de Internet del Fondo, en
el módulo "Consulta prima seguro
Implementar un módulo en la página del Fondo en donde las entidades inscritas
de depósitos", información sobre
podrán consultar los valores de los indicadores, la calificación de estos y la Página web modificada
los valores de los indicadores
calificación total.
CAMEL
y
sus
respectivas
calificaciones obtenidas por las
entidades inscritas.
8
DEPURACIÓN DE PASIVOS. El Fondo no
cuenta con un procedimiento administrativo o
política que evidencie el trámite a seguir
respecto al registro por concepto de los
pasivos mencionados en el informe de la
Contraloría.
La situación administrativa evidenciada
está relacionada con la falta de un
procedimiento, política o instrumento que
establezca el manejo, registro y
generación de pago de los pasivos que
actualmente se registran.
ACTIVIDADES
/
ACTIVIDADES / ACTIVIDADES /
CANTIDADES DE
PLAZO
EN
FECHA
DE FECHA
DE
UNIDADES
DE
SEMANAS
INICIO
TERMINACIÓN
MEDIDA
Presentación
Revisar los procesos, manuales y documentos actuales.
Modificar el proceso de cargue de
balances en el SUIF, escalando la
responsabilidad de ejecutar el
Modificar el proceso de cargue de balances.
cierre contable al profesional senior
y al jefe del Departamento de
Evaluación y Control de Riesgos.
DEVOLUCIÓN PRIMA DE SEGURO DE
DEPÓSITO. Durante las vigencias auditadas,
el Fondo no contaba con procedimientos para
el control y monitoreo que permitieran
detectar inconsistencias en la liquidación de
la devolución de primas.
ACTIVIDADES / UNIDADES DE MEDIDA
Elaborar la política contable para el registro y cancelación de los pasivos Política contable elaborada
Establecer una política contable mencionados en el informe de la Contraloría.
con los procedimientos para el
registro y cancelación de los
pasivos mencionados en el informe
Presentar al Comité de Sostenibilidad Contable la política contable que se
Acta de Comité
de la Contraloría.
elabore.