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TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO-00027-2015 EVENTOS BIENESTAR LABORAL MARZO DEL 2015 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 EMTELCO S.A. CONVOCA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA EJERCER CONTROL SOCIAL SOBRE ESTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA Mayores informes: Teléfono: Dirección: Página Web: Correo electrónico: 3897000 Extensión: 6412-6508-6002 Medellín Calle 14 No. 52 A - 174 28, Sede Olaya, Medellín. http://www.emtelco.com.co [email protected] [email protected] – Felipe Blandón R INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES I. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE EMTELCO S.A.S. que en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA se denominará EMTELCO, adelanta un proceso de selección en virtud de lo establecido en sus SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL, en consonancia con el MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN expedido por la Juntad Directiva de la Compañía, conforme a lo establecido en los artículos 13 y 14 (de la Ley 1150, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011) y el numeral 18 del artículo vigésimo cuarto de los Estatutos Sociales. En tal sentido, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios a adquirir, se ha determinado proceder con presente proceso contractual mediante la Selección de Ofertas. II. INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES Podrán participar aquellas empresas que no habiendo sido invitados directamente por la entidad, previamente se inscriban a través de los correos electrónicos [email protected] y [email protected] hasta la fecha de cierre de la presente Selección de Ofertas. En el correo electrónico se debe indicar: - Nombre de la empresa: Nombre del Representante Legal: Nombre de la persona contacto: Teléfono, dirección electrónica: III. CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Los TÉRMINOS DE REFERENCIA podrán consultarse gratuitamente desde la fecha de apertura y hasta la fecha de cierre del presente proceso de selección, en la página web www.emtelco.com.co. IV CONTENIDO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES 1.1. OBJETO. 1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. 1.3. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 1.4. APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. 1.5. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. 1.6. REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. 1.7. FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS 1.8. TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. 1.9. INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS. 1.10. PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA. 1.11. NEGOCIACIÓN DIRECTA 1.12. INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO 1.13. ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES 1.13.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES 1.13.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR 1.13.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. 1.13.4. IDIOMA 1.13.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 1.13.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES 1.14. CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS 2.1. CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR 2.2. VALOR DE LA PROPUESTA 2.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA 2.3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 2.3.2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES DEBAN PRESENTAR CONTRAOFERTA) 2.3.3. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA 2.3.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 2.3.5. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL 2.3.6. RESPUESTA PUNTO A PUNTO 2.3.7. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT 2.3.8. CERTIFICACIÓN BANCARIA Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 2 6 6 7 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 11 12 12 13 13 13 14 15 15 15 15 18 18 19 19 19 20 20 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 2.3.9. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES 2.3.10. DOCUMENTOS FINANCIEROS 2.3.11. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 2.3.12. FORMATOS. 2.3.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. 2.4. DOCUMENTOS SANEABLES 2.5. VALIDEZ DE LA OFERTA CAPÍTULO III - ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 3.1. ANÁLISIS DE LA OFERTA 3.2. EVALUACIÓN DE LA OFERTA 3.2.1. EVALUACIÓN CONTRACTUAL 3.2.2. EVALUACIÓN FINANCIERA 3.2.3 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA, TÉCNICA Y ECONÓMICA 3.2.3.1 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (CUMPLE) 3.2.4 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA 3.2.4.1 CALIFICACIÓN DE PRECIO (PR) (700 PUNTOS) 3.2.4.2 CALIFICACIÓN DE DISEÑO GRÁFICO (DG) (300 PUNTOS) CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES 4.1. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN 4.2. CONFIDENCIALIDAD. 4.3. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO. 4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN. 4.5. VALOR Y FORMA DE PAGO. 4.6. GARANTÍAS 4.6.1 GARANTÍA ÚNICA. 4.7. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. 4.8. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 4.9. AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL. 4.10. INDEMNIDAD. 4.11. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. 4.12. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO. 4.13. RETENCIÓN DE PAGOS. 4.14. COMPENSACIONES 4.15. SANCIONES. 4.16. MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES. 4.17. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. 4.18. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA. 4.19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. 4.20. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. 4.21. GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO. 4.22. APORTES PARAFISCALES. 4.23. DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES. 4.24. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 20 20 21 21 21 22 22 23 23 23 23 23 25 25 26 26 27 29 29 29 30 30 31 33 33 35 35 36 36 36 37 37 37 38 38 39 39 39 39 40 40 40 41 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 FORMATO III 63 FORMATO IV 64 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CAPÍTULO I - INFORMACIÓN AL OFERENTE 1.1. OBJETO. EMTELCO S.A.S que en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA se denominará EMTELCO requiere contratar un proveedor para el objeto que se indica a continuación: El contratista se obliga para con EMTELCO a entera satisfacción de este a prestar bajo la modalidad de contrato marco, por medio del sistema de valores unitarios, la prestación de servicios de operador logístico para la conceptualización estratégica, diseño, producción y ejecución de los eventos: LOS MAS, JORNADAS DEPORTIVAS, VACACIONES RECREATIVAS, FIESTA DE LA FAMILIA en el 2015. Todas las órdenes de suministro o servicio, según corresponda deberán contener la descripción de las siguientes características: cantidad, valor y, precios y demás condiciones de los bienes y/o servicios que se consideren necesarias para el cumplimiento de la orden. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO.- EL CONTRATISTA entiende y acepta que el contrato a suscribir corresponde a un suministro que se desarrollará a través de un CONTRATO MARCO de carácter indeterminado, en el cual se plasman, entre otros, los parámetros y condiciones generales del objeto a contratar y que se concreta en cada una de las órdenes de suministro que solicite EMTELCO al CONTRATISTA, las cuales formarán parte integral del CONTRATO MARCO. Sin embargo, EL CONTRATISTA debe tener en cuenta que EMTELCO podrá no solicitar requerimientos durante el tiempo de ejecución del contrato, sin que por este último evento se generen el pago de indemnizaciones o perjuicios. 1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. La presente SELECCIÓN DE OFERTAS, así como el negocio jurídico que surja como resultado de la misma, en caso de escogencia del CONTRATISTA, están sometidos a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por el régimen contractual de EMTELCO, aprobado mediante Junta Directiva de fecha 29 de octubre de 2014 y su Sistema de Gestión Integral, y demás normas que lo modifiquen o deroguen el cual puede ser consultada en la página web www.emtelco.com.co, y demás normas civiles y comerciales aplicables a la materia, en conjunto con las reglas previstas en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, sus modificaciones, y documentos que se expidan con ocasión de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS, que hacen parte integrante de la misma, y las demás disposiciones que por la naturaleza del objeto de esta SELECCIÓN DE OFERTAS y del contrato, le sean aplicables. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 1.3. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO El presupuesto oficial estimado para este proceso es de QUINIENTOS SEIS MILLONES DE PESOS M/CTE. ($506.000.000) antes de IVA. 1.4. APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. El presente proceso se abrirá el día cinco (05) de Marzo de 2015, fecha en la que empieza a correr el plazo para la presentación de la OFERTA. 1.5. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. EL OFERENTE está en la obligación de examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir en el costo o el tiempo de ejecución del contrato. Si un OFERENTE encontrare discrepancias u omisiones en los TÉRMINOS DE REFERENCIA, en las especificaciones o en los demás documentos o dudas sobre ellos, deberá solicitar por escrito, en forma física o por correo electrónico a EMTELCO, las consultas o aclaraciones necesarias, las cuales requieren ser recibidas por ésta, por lo menos dos (2) días hábiles antes a la fecha de entrega de la OFERTA. Las solicitudes de aclaración presentadas después de este plazo se tendrán como no presentadas y será potestad de EMTELCO dar o no respuesta a las mismas. Las dudas y aclaraciones enviadas por los oferentes inscritos, así como las respuestas proporcionadas por EMTELCO y los cambios que la entidad realice a los TÉRMINOS DE REFERENCIA, se remitirán por correo electrónico con copia a todos los oferentes inscritos o invitados dentro de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS hasta un (1) día hábil antes de la fecha de entrega de la OFERTA. La OFERTA y toda la correspondencia relacionada con la presentación de la OFERTA, deberá ser dirigida a EMTELCO a los correos electrónicos informados en los presentes Términos de Referencia, o a la sede administrativa de EMTELCO ubicada en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede Olaya, Medellín. EMTELCO por su parte dirigirá las comunicaciones pertinentes a las direcciones electrónicas o físicas que hayan informado al momento de su inscripción en el proceso. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Todas las solicitudes de aclaración, respuestas a las mismas, modificaciones y avisos que envíe EMTELCO con relación a los TÉRMINOS DE REFERENCIA, pasarán a formar parte del mismo y se integrarán al expediente de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS. 1.6. REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. En cualquier momento, hasta antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas, EMTELCO podrá, por el mismo medio que realizó la invitación, revocar el proceso Selección de Ofertas, sin que ello implique derecho alguno de reclamación, para quienes hayan manifestado interés, hayan sido invitados o hayan enviado su oferta antes del plazo límite. En este último evento, el oferente podrá reclamar la oferta entregada. EMTELCO no responderá por la devolución de aquellas ofertas que no sean reclamadas dentro de los 5 días siguientes a la revocatoria del proceso de selección de ofertas. 1.7. FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS LAS OFERTAS deberán ser entregadas por el OFERENTE en la sede administrativa de EMTELCO ubicadas en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede Olaya, Medellín, hasta el (Dieciocho (18) de Marzo del 2015 hasta las 10:00 am LAS OFERTAS deberán ser presentadas en original y copia debidamente foliadas, las cuales serán puestas dentro de sobres o paquetes separados, debidamente cerrados y marcados con el número de la contratación, objeto de la misma, nombre del OFERENTE e identificación del original y copia. Igualmente, EL OFERENTE deberá entregar al menos una copia de su OFERTA en formato digital (CD-ROM, DVD o memoria USB), y compatible con las herramientas MS Word y MS Excel. Si el oferente decide incluir los formatos de evaluación en PDF, también deberá acompañarlos en formatos que permitan el copiado de la información para poder realizar la comparación de las ofertas. En caso que las ofertas no estén debidamente foliadas, EMTELCO procederá a foliar la propuesta en aquellos folios que no estén numerados, y será responsabilidad del OFERENTE que cualquier documento de la misma se traspapele en desarrollo de dicha corrección. Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar, EMTELCO no asumirá responsabilidad alguna en caso de que la OFERTA sea traspapelada o abierta prematuramente. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Si la OFERTA es enviada por correo, debe hacerse con suficiente antelación para que sea recibida en la dirección mencionada anteriormente, a más tardar en la hora y fecha indicada para la entrega de OFERTAS de la convocatoria. En todo caso, EMTELCO no será responsable del retardo o extravío que se derive de esta forma de presentación; las OFERTAS que se reciben después del plazo fijado para la entrega de OFERTAS no serán tenidas en cuenta y podrán reclamarse por OFERENTE directamente ante la Oficina de Compras y Logística. EL OFERENTE sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de LA OFERTA. EMTELCO no será responsable, en ningún caso, de dichos costos, cualquiera que sea el resultado de la contratación. Cualquier omisión o mala interpretación de los TÉRMINOS DE REFERENCIA, es responsabilidad exclusiva del OFERENTE. 1.8. TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. EMTELCO realizará el estudio jurídico – contractual, técnico y financiero, y la evaluación económica para la evaluación de las OFERTAS, dentro de un término de hasta cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de la entrega de las OFERTAS. EMTELCO podrá, a partir de esta etapa y hasta el momento selección del contratista, solicitar por escrito al OFERENTE, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, de cara a sustentar y aclarar el alcance de los ofrecimientos. 1.9. INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS. Una vez realizada la revisión preliminar de las ofertas, se comunicará a los oferentes el informe ejecutivo de evaluación preliminar, el cual contendrá de forma resumida las evaluaciones técnicas, contractuales, financieras y todas aquellas que de conformidad con la naturaleza del objeto a contratar hayan sido establecidas en los términos de referencia. De igual manera, se consignará el orden de evaluación preliminar, el cual no tiene carácter vinculante ni otorga derecho alguno al oferente calificado en primer lugar, y permite a los oferentes mejorar los ofrecimientos realizados a EMTELCO en la etapa de contraoferta y negociación. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 1.10. PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA. Una vez puesto en conocimiento el informe preliminar de evaluación de ofertas, a aquellos oferentes cuya oferta no haya sido eliminada o rechazada, de conformidad con los términos de referencia, se les solicitará la presentación o formulación de mejoras a la oferta inicialmente presentada, las cuales serán nuevamente calificadas en las condiciones indicadas en los términos de referencia. La contraoferta sólo podrá versar sobre aspectos técnicos y/o económicos. La contraoferta deberá presentarse en el formato establecido para tal propósito en el capítulo segundo de los términos de referencia y a ésta sólo deberán acompañarse los formatos que correspondan a los ofrecimientos mejorados. Durante el plazo que se determine para la presentación de contraoferta, podrán presentarse observaciones a la evaluación preliminar. Tratándose de proponentes cuya oferta haya sido eliminada o rechazada, éstos podrán presentar simultáneamente con las observaciones que tengan frente a las razones de su eliminación, la contraoferta correspondiente, la cual sólo será tenida en cuenta en el evento en que la entidad modifique el informe preliminar en lo referente a la eliminación o rechazo. En caso que el oferente eliminado presente observaciones a su eliminación, sin contraoferta y se modificare la decisión sobre la eliminación o rechazo, se tendrá únicamente en cuenta la primera oferta presentada, sin que exista oportunidad distinta para que presente contraoferta. El agotamiento de la etapa de presentación de contraoferta no implica aceptación de la misma ni otorga derechos de perfeccionar el contrato a quien la presente. 1.11. NEGOCIACIÓN DIRECTA EMTELCO podrá proceder a la negociación y ajuste de las condiciones ofertadas con quienes hayan obtenido los dos mejores puntajes después de agotar la etapa de contraoferta. En esta etapa no podrá haber cambios que desmejoren las condiciones técnicas ni incremento en los precios inicialmente ofrecidos por el proponente. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 El agotamiento de la etapa de negociación con cualquiera de los oferentes no implica aceptación de su oferta ni otorga derecho de perfeccionar el contrato. 1.12. INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO El informe definitivo de evaluación de Ofertas consiste en la decisión definitiva respecto a la selección de alguna de las ofertas presentadas durante las etapas indicadas, o respecto a la desestimación de las mismas; esta decisión será notificada a los oferentes por el mismo medio empleado durante la Selección de Ofertas para comunicar las demás actuaciones del proceso. Cuando la decisión definitiva corresponda a la selección del Contratista, se procederá a la formalización del contrato en los términos de la Resolución JD-032-2013. EMTELCO podrá proceder a la desestimación de las ofertas cuando a su juicio existan motivos que impidan la selección de alguna de las ofertas. EMTELCO especificará las razones que conduzcan a tal decisión. 1.13. ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES 1.13.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES Al preparar su OFERTA, los OFERENTES deben tener en cuenta todos los impuestos, tasas y contribuciones que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, el valor que ocasione la constitución de las garantías, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley. Serán por cuenta del OFERENTE todos los impuestos, tasas, contribuciones, retenciones, constitución de garantías y en general, cualquier gravamen asociado al objeto del contrato. Es entendido que EMTELCO no está obligado a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro documento destinado a que el OFERENTE obtenga exención del pago de impuestos o derechos a su cargo, y derivados del contrato. EMTELCO descontará del valor del contrato todas las retenciones a que haya lugar en el momento de hacer los pagos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, sin dar lugar a reclamaciones por parte del OFERENTE. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 1.13.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR EL OFERENTE debe garantizar en la carta de presentación de la OFERTA, en forma escrita y expresamente, que no se haya incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con EMTELCO, de acuerdo con la Ley 80 de 1.993, la Ley 1474 de 2011 y las demás normas legales vigentes; afirmación que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento. La comunicación deberá ser suscrita por el representante legal del oferente. Además, acepta con la presentación de su oferta, que si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste tiene la obligación de exponerla y de ceder el contrato, previa autorización escrita de EMTELCO, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un OFERENTE dentro de una contratación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo. La contravención de las anteriores prohibiciones, obligará al Representante Legal de EMTELCO a dar por terminado el contrato y proceder a su Liquidación en el estado en que se encuentre si a ello hubiere lugar, sin que haya lugar a reconocimiento o pago de indemnización alguna por parte de EMTELCO a EL CONTRATISTA. Así mismo, quienes deseen participar, no deben encontrarse reportados en el Boletín de Responsables Fiscales publicado por la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 o de lo contrario, EMTELCO descalificará la OFERTA. 1.13.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) 587 0555; vía fax al número telefónico: (1) 565 8671; la línea transparente del programa, al número telefónico: 01 8000 913040; o mediante el diligenciamiento del formato de denuncia publicado en la página web: www.anticorrupcion.gov.co el cual deberá ser enviado por correo electrónico, a la dirección: [email protected]; enviada en forma física a la Calle 14 No. 7-19, piso 9 , Bogotá, D.C. En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA y el contrato que forma parte del mismo, el OFERENTE obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 En el caso que EMTELCO comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un OFERENTE durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, podrá rechazar la respectiva OFERTA. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar durante la ejecución del contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato, de conformidad con las reglas previstas para el efecto en la ley y en los presentes Términos de Referencia. 1.13.4. IDIOMA Las OFERTAS, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso se hará en idioma castellano. 1.13.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Si los documentos presentados incorporan información confidencial o privada, de acuerdo con la ley colombiana, debe indicarse claramente tal circunstancia en un anexo a la carta de presentación y el documento considerado confidencial. En el caso de calificar una información como confidencial, el OFERENTE debe señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación. EMTELCO se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios y asesores con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos. EMTELCO, sus funcionarios y asesores, están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información, y sólo responderá por los perjuicios derivados de revelar la información confidencial o privada que contenga las OFERTAS, en caso de dolo o culpa grave de sus funcionarios o asesores. Los OFERENTES únicamente podrán hacer uso de la información contenida en estos términos, para efectos de la elaboración de sus OFERTAS. En el evento en que se llegare a causar perjuicios a EMTELCO con ocasión del manejo de la información aquí contenida, los OFERENTES deberán indemnizarlas por tal concepto. La información que contiene estos términos de referencia es de uso exclusivo de EMTELCO S.A y sólo podrá ser utilizada con el fin de presentar oferta para este proceso de contratación, por consiguiente, queda absolutamente prohibido al proponente usarla para cualquier otro propósito diferente. 1.13.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES Para el cómputo de los días y horas hábiles a los que se refiere el presente proceso de Selección, se entiende por días y horas hábiles los días lunes a viernes no festivos en el horario comprendido entre las siete de la mañana (7:00 AM) y las seis de la tarde (6:00 PM) del correspondiente día. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 1.14. CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS Habrá lugar a la eliminación o rechazo de las OFERTAS en los siguientes casos, y por ende no serán evaluadas: A.) Cuando se presente dos o más OFERTAS por un mismo OFERENTE. B.) Cuando no se acredite legalmente la existencia o representación legal. C.) Cuando el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad establecidas en la ley 80 de 1993, articulo 8, así como en las demás normas legales vigentes. D.) Cuando no se aporte con la oferta la carta de presentación de la oferta. E.) Cuando la carta de presentación de la oferta o la comunicación de la correspondiente contraoferta NO SE PRESENTE EN EL FORMATO indicado en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, esto implica la inclusión de cualquier texto o manifestación distintas a las allí expresadas o la inclusión de textos adicionales. F.) Cuando la OFERTA o Contraoferta, según sea el caso, sea presentada por el OFERENTE en forma extemporánea. G.)Cuando la oferta se presente en moneda extranjera. H.) Cuando el OFERENTE no se encuentre inscrito ó no haya sido invitado previamente a participar. I.) Si el OFERENTE no constituye la garantía de seriedad de la OFERTA. J.) Capacidad Financiera: El no cumplimiento de los parámetros mínimos establecidos por EMTELCO. K.) El no cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios. L.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra reportado en la lista CLINTON. M.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra embargada. N.) Cuando haya algún condicionamiento o no aceptación a algún punto de los términos de referencia, y a juicio de EMTELCO, aquellos afecten la ejecución del contrato en los términos requeridos por la entidad. Se entiende incluida dentro de estas condiciones, cualquier aceptación condicionada de las condiciones contractuales del Capítulo IV de los presentes Términos de Referencia. O.)Cuando habiéndose solicitado una aclaración a la OFERTA, EL OFERENTE no hubiese dado respuesta, o la misma no sea satisfactoria respecto de la aclaración, o haya sido extemporánea respecto del término preclusivo indicado por EMTELCO. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CAPÍTULO II – INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA 2. 2.1. CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR Podrán participar personas jurídicas cuyo objeto social deberá ser prestación de servicios de operador logístico para la conceptualización estratégica, diseño, producción y ejecución de eventos iguales o similares a los del objeto de la presente solicitud de cotización. Los proponentes deberán participar individualmente, es decir, que no se permiten ni consorcios ni uniones temporales. Los demás requisitos exigidos a los oferentes en los TÉRMINOS DE REFERENCIA deben acreditarse mediante los documentos expedidos por la entidad y/o autoridad competente conforme a la ley colombiana, y deberán cumplir con los siguientes requisitos generales a efectos de considerar la validez de la participación en la presente SELECCIÓN DE OFERTAS. 2.2. VALOR DE LA PROPUESTA Se deberá cotizar con precios únicamente en pesos colombianos, y los precios cotizados se mantendrán fijos y firmes durante el plazo de ejecución del contrato, de conformidad con las condiciones contractuales establecidas en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA. 2.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA La OFERTA deberá contener claramente el nombre y la dirección comercial del OFERENTE y deberá estar firmada por el OFERENTE. Para presentar su OFERTA, EL OFERENTE debe anexar la siguiente documentación: 2.3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2015 Señores EMTELCO Medellín Asunto: Carta de Presentación de la Propuesta SO-00027-2015 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 De acuerdo con lo que se estipula en la solicitud de OFERTA, el suscrito habiendo examinado cuidadosamente los términos de la misma, y bajo la manifestación de que toda modificación a la solicitud de OFERTA está expresamente indicada en nuestra OFERTA, declaro que: No tenemos pleitos pendientes o reclamación judicial o extrajudicial alguna contra EMTELCO S.A.S por ningún concepto. Con la presentación de nuestra oferta manifestamos aceptar, sin condicionamiento, las condiciones contractuales del capítulo IV de los Términos de Referencia. Mantendremos vigente nuestra OFERTA durante el término establecido por la solicitud de OFERTA. Declaramos conocer y acatar todas las normas que regulan la contratación de EMTELCO S.A.S, manifestamos bajo la gravedad del juramento que no estamos incursos en inhabilidades o incompatibilidades para contratar con EMTELCO S.A.S y que de sobrevenir alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, siendo contratista de EMTELCO S.A.S, cederemos el contrato, previa autorización escrita de EMTELCO S.A.S y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar su ejecución. Con la presentación de nuestra oferta autorizamos expresamente a EMTELCO a consultar en las bases de datos públicas o privadas, toda la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos dentro del proceso de contratación. Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones comerciales con EMTELCO S.A., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con EMTELCO S.A.S, siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la persona. Conocemos que EMTELCO S.A.S se ha adherido voluntariamente al Pacto Mundial de las Naciones Unidas comprometiéndose con la protección de los Derechos Humanos, del medio ambiente, manteniendo altos estándares laborales, y luchando contra la corrupción, y que encamina sus esfuerzos en el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio. Igualmente que tenemos pleno conocimiento que EMTELCO S.A.S excluye de sus políticas de contratación, cualquier pago, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse dará lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las acciones legales que haya a lugar. Conocemos que EMTELCO S.A.S rechaza cualquier forma de trabajo infantil o cualquier forma de trabajo forzado y no apoya ninguna actividad que ponga en riesgo la integridad física y psicológica de ningún menor. Tratamos a nuestros empleados y contratistas con dignidad y respeto, evitando cualquier forma de discriminación o violencia, asegurando la igualdad de oportunidades entre nuestros empleados y declaramos que durante la vigencia de la relación con EMTELCO estaremos al día en nuestras obligaciones de salarios y prestaciones sociales a nuestros empleados así como de los parafiscales correspondientes y nos comprometemos a estarlo durante toda la vigencia de las relaciones con EMTELCO S.A.S Garantizamos procurar por tener identificados y controlados los potenciales riesgos ambientales y de salud ocupacional que puedan generarse por el normal desarrollo de nuestras actividades y que cumplimiento con la normatividad ambiental y de salud ocupacional que nos es aplicable. Manifestamos haber leído y entendido todas y cada una de las condiciones indicadas en los presentes términos de referencia, de igual manera manifestamos aceptar totalmente y sin condicionamientos dichas estipulaciones, así como el contenido de los demás anexos y formatos que se acompañan a los Términos de Referencia Con la presentación de la presente oferta manifestamos conocer íntegramente la normatividad que regula la actividad económica de nuestro objeto social, así como aquella que particularmente se ocupa de los bienes y servicios relacionados con el contrato. En tal sentido y en caso de que se nos seleccione como contratista, nos comprometemos a indemnizar cualquier daño, directo, indirecto o consecuencial que llegare a sufrir EMTELCO S.A.S como consecuencia de la ejecución del contrato. Atentamente, Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 - Nombre del OFERENTE Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal Garantía de Seriedad No. Vigencia de la Garantía: Valores asegurados: 2.3.2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES DEBAN PRESENTAR CONTRAOFERTA) OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2015 Señores EMTELCO Medellín Asunto: Presentación de contraoferta. En atención de la solicitud de contraoferta realizada por EMTELCO, anexo a la presente las nuevas condiciones técnicas y económicas aplicables a nuestra oferta inicialmente presentada dentro del proceso de Solicitud de Oferta No.__________________, en fecha _________. Atentamente, - Nombre del OFERENTE Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal Garantía de Seriedad No. Vigencia de la Garantía: Valores asegurados: 2.3.3. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA Debe ser expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y estar debidamente suscrito por el Representante Legal del OFERENTE (firmado por el representante legal). El Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Formato único de hoja de vida puede obtenerse http://www.dafp.gov.co/dmdocuments/hvidapersonajuridica.pdf en la siguiente dirección: 2.3.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EL OFERENTE deberá anexar el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio, en el que se indique el objeto de la sociedad y las facultades del Representante Legal o Gerente, según sea el caso. La anterior certificación deberá haber sido expedida con fecha no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de entrega de la OFERTA y en él deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y tres (3) años más. 2.3.5. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL Si el Representante Legal del OFERENTE tiene limitaciones para realizar contrataciones de determinada cuantía, deberá adjuntar la autorización del órgano social competente para presentar OFERTA y así perfeccionar el contrato a que hace alusión la OFERTA. 2.3.6. RESPUESTA PUNTO A PUNTO Para efectos de garantizar la adhesión del contratista que se seleccione, a las exigencias establecidas por EMTELCO e instauradas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, los OFERENTES deberán responder PUNTO POR PUNTO, en documento aparte y en forma separada, todos y cada uno de los numerales de estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, en lo solicitado en cada numeral, dándose por enterado y aceptándolos sin condicionamiento ó no aceptándolos, caso en el cual EMTELCO decidirá según su conveniencia, rechazar o no la OFERTA o solicitar las aclaraciones que estime convenientes para esos mismos efectos. Igualmente, incluirá con la OFERTA, toda la información técnica disponible de acuerdo con lo solicitado en el Capítulo V de estos Términos de Referencia y la información financiera solicitada. En caso de no hacer esta manifestación en la forma solicitada en este numeral, se entenderá que el OFERENTE acepta sin condicionamientos todos y cada uno de los numerales, formatos y anexos de los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA y los documentos que los aclaren y modifiquen, de conformidad con la manifestación hecha en la carta de presentación. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 EMTELCO no admitirá aceptaciones condicionadas respecto de las condiciones contractuales del Capítulo IV de los presentes términos de referencia. 2.3.7. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT EL OFERENTE deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN. 2.3.8. CERTIFICACIÓN BANCARIA EL OFERENTE deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria. 2.3.9. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES EL OFERENTE deberá anexar correctamente diligenciado el formato de registro de proveedores que se encuentra publicado en el siguiente link http://www.EMTELCO.com.co/images/normatividad/matricula_proveedores.xls 2.3.10. DOCUMENTOS FINANCIEROS Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a cuatro (4) dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del Revisor Fiscal o Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos 1 años de cierre contable y fiscal , debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como del revisor fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de origen, los OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de su país Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o Auditor Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y en PESOS COLOMBIANOS. Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2) últimos años. 1 Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados contablemente al 31 de Diciembre y de los cuales se hallan presentado su respectiva declaración de renta Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 2.3.11. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 EL OFERENTE, deberá anexar la certificación expedida por el revisor fiscal cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante legal en la cual se acredite el pago de los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA cuando de ello haya lugar, de los últimos seis (6) meses lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002. Dicha certificación deberá ser expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la ley, o por el representante legal de la sociedad. En este caso, el OFERENTE deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por no menos de seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de su OFERTA. En el evento de que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. La mencionada certificación deberá estar firmada autógrafamente por quien corresponda. 2.3.12. FORMATOS. EL OFERENTE deberá aportar diligenciados los formatos para la presentación de su OFERTA incluidos en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, así como toda la documentación que acredite la información consignada en los mismos. 2.3.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. La OFERTA deberá estar acompañada de una Garantía de Seriedad A FAVOR DE COMPAÑÍAS PARTICULARES figurando como afianzado o beneficiario EMTELCO. En la elaboración de las pólizas, el contratista deberá vigilar que el nombre de EMTELCO figure como EMTELCO S.A.S. acompañado de su NIT 800.237.456-5. Igualmente, el número del NIT y del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la firma contratista, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de persona natural. Dicha garantía será respaldada con la firma del afianzado, el sello de cancelado o comprobante de pago por parte del asegurador, por una cuantía del Diez por ciento (10%) del valor total de Presupuesto oficial estimado. La vigencia de esta garantía será igual a la validez de la OFERTA (75 días calendario), contada a partir de la fecha de entrega de las OFERTAS. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 La garantía de seriedad de la OFERTA cubrirá todos los riesgos indicados por EMTELCO. En cualquier caso que EMTELCO decida ampliar el plazo para la adjudicación, EL OFERENTE deberá ampliar la vigencia de la póliza de seriedad en un término igual a la ampliación. 2.4. DOCUMENTOS SANEABLES En caso que algunos de los documentos solicitados en este capítulo, salvo la carta de presentación, los formatos referentes a la oferta y la póliza de seriedad de la OFERTA, no sean allegados con la OFERTA, EMTELCO podrá solicitarlos. En este evento el OFERENTE deberá allegar los documentos en los términos establecidos por EMTELCO o de lo contrario descalificará la OFERTA. Tratándose de defectos de los documentos que tengan que ver con la debida forma en que los mismos deban presentarse, o con la omisión de requisitos para su existencia y validez, pero que hayan sido aportados sin el cumplimiento pleno de tales requisitos, se podrá solicitar por una única vez en la misma oportunidad para solicitar aclaraciones a las ofertas, la subsanación de sus defectos. Si alguno de los documentos no se anexa a la OFERTA en la forma establecida por EMTELCO en los presentes términos, EMTELCO podrá solicitar su corrección, para lo cual el OFERENTE deberá sanearlos en el término que EMTELCO determine o de lo contrario se descalificará la OFERTA. 2.5. VALIDEZ DE LA OFERTA EL OFERENTE se obliga a mantener su OFERTA sin modificación de ninguna índole por un término de SETENTA Y CINCO (75) días calendarios contados a partir de la fecha de recibo y apertura de la OFERTA. Durante dicho lapso EMTELCO comunicará la selección del contratista o informará la decisión de no contratar, según corresponda. Si EMTELCO decide ampliar el plazo para la selección del contratista, EL OFERENTE deberá ampliar la validez de ésta por el término requerido. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CAPÍTULO III - ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 3. 3.1. ANÁLISIS DE LA OFERTA Después del recibo de la OFERTA, EMTELCO determinará si está completa, si hay errores aritméticos, si está se ajusta sustancialmente a los documentos de la solicitud, si la Garantía de Seriedad ha sido correctamente constituida, si los documentos están debidamente presentados y si la OFERTA reúne las condiciones requeridas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA. 3.2. EVALUACIÓN DE LA OFERTA Una vez que EMTELCO haya determinado que la OFERTA se ajusta a los documentos de la solicitud, procederá a su evaluación, teniendo en cuenta criterios contractuales, técnicos y económicos en el siguiente orden: 3.2.1. EVALUACIÓN CONTRACTUAL Se verificará que la OFERTA presente todos los documentos exigidos en el CAPÍTULO II INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA, y que éstos cumplan con los requisitos establecidos. 3.2.2. EVALUACIÓN FINANCIERA Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a cuatro (4) dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del Revisor Fiscal o Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos 2 años de cierre contable y fiscal , debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como del revisor fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de origen, los OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de su país Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o Auditor Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y cifras en PESOS COLOMBIANOS. 2 Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados de forma contable a 31 de Diciembre, y de los cuales se haya presentado su respectiva declaración de renta. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2) últimos años. Con el fin de verificar la solidez financiera, EL OFERENTE deberá cumplir con los siguientes indicadores financieros: 3.2.2.1. Índice de Liquidez: Para participar se requiere que EL OFERENTE se encuentre en un margen igual o mayor a 1,1 según EMTELCO verifique en los Estados Financieros solicitados. Será medida como Activo Corriente sobre Pasivo Corriente para cada año, sumando el resultado de cada uno de los años y promediando su resultado. En caso contrario, la OFERTA será descalificada. Razón corriente = Activos Corrientes Pasivos Corrientes 3.2.2.2. Índice de Endeudamiento: Para participar en la contratación, se requiere un índice de endeudamiento no superior al Ochenta por Ciento (80%) según estados financieros solicitados, sumando el resultado de cada uno de los años y obteniendo un resultado promedio. En caso contrario, la OFERTA será descalificada. Endeudamiento Total = Pasivo Total Activo Total x 100 3.2.2.3. Capital de trabajo: Para participar en la contratación, se requiere que el capital de trabajo del oferente sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO, medido como "Activo Corriente – Pasivo Corriente” y se obtiene un promedio sumando el resultado de los dos años suministrados y dividiéndolo por dos. En caso contrario, la OFERTA será descalificada. 3.2.2.4. Crecimiento EBITDA Para participar en la contratación, se requiere que el crecimiento EBITDA del oferente sea igual o superior a (1), medido como "EBITDA del último año / EBITDA del año anterior”. En caso contrario, la OFERTA será descalificada. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Crecimiento EBITDA = EBITDA del último año EBITDA del año anterior EBITDA = Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones Nota: Presentar información financiera en archivo de Excel Adjunto 3.2.3 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA, TÉCNICA Y ECONÓMICA 3.2.3.1 EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (CUMPLE) El proponente deberá certificar una experiencia que corresponda como mínimo a una cuantía igual o superior a la de la presente Solicitud de Ofertas Para tal efecto podrá aportar máximo hasta (3) contratos celebrados con entidades públicas o privadas en Colombia, los cuales deberán reunir las siguientes características: Objeto igual o similar al de la presente solicitud de cotización, Contratos suscritos o ejecutados desde el año 2010 hasta la fecha. Ningún contrato podrá ser inferior al veinte (20%) por ciento del presupuesto oficial estimado de la presente solicitud de cotización. Valor Ejecutado para los contratos que se encuentran vigentes El análisis de la experiencia, se realizará teniendo en cuenta para efectos de determinar tanto la mayor experiencia como la experiencia analizada, la sumatoria del valor antes de IVA de todos los contratos aportados o certificados por el oferente. Para la evaluación de la experiencia, el oferente deberá diligenciar el formato respectivo y aportar las certificaciones correspondientes las cuales deberán especificar los siguientes datos: Nombre del contratista Nombre del contratante Fecha de expedición del certificado Objeto del contrato Valor del contrato Fecha de inicio Fecha de terminación Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Porcentaje de participación si fue ejecutado con alguna forma de asociación 3.2.4 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA Se revisará el cumplimiento de las especificaciones y la presentación de los documentos solicitados para lo cual el proponente deberá entregarlos con la oferta para que sea revisada por el personal negociador de EMTELCO. Los contratos se adjudicaran por ciudad, los oferentes pueden cotizar por tantas ciudades como su capacidad operativa se los permita, siempre y cuando se coticen todos los eventos de la ciudad. Gana aquel proveedor que obtenga la mayor puntuación en la sumatoria de Precio y Diseño Gráfico por cada ciudad, a un mismo proveedor se le puede adjudicar varias ciudades. Cualquier incumplimiento de las características básicas obligatorias será motivo de descalificación y no se procederá a realizar las evaluaciones subsiguientes. Las propuestas se evaluarán según los siguientes criterios: FACTOR SÍMBOLO Precio Diseño Gráfico TOTAL (PR) (DG) CALIFICACIÓN MÁXIMA 700 300 1000 3.2.4.1 CALIFICACIÓN DE PRECIO (PR) (700 PUNTOS) La calificación económica otorga un total de 700 PUNTOS y en la misma se analizarán los precios totales por evento ofrecidos por cada oferente, en razón de su sumatoria de valores unitarios para los insumos o servicios requeridos para cada evento, como se muestra a continuación. DESCRIPCIÓN EVENTO EVENTO: LOS MAS VACACIONES RECREATIVAS JORNADAS DEPORTIVAS FIESTA DE LA FAMILIA PONDERACIÓN 200 100 100 300 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 El puntaje para cada uno de los factores se obtiene al aplicar la siguiente metodología: 3.2.4.2 CALIFICACIÓN DE DISEÑO GRÁFICO (DG) (300 PUNTOS) Se deben adjuntar los diseños gráficos (Randers) de las propuestas para los eventos Fiesta de La Familia y Evento LOS MAS, al igual que fotos de las locaciones donde se realizaran los 4 eventos, la calificación se asignara de acuerdo a los siguientes criterios: Estrategia Originalidad Artístico Novedad Comunicación Estética Se realizara una encuesta a 10 personas pertenecientes al público objetivo sobre la percepción de las propuestas gráficas por cada evento, ésta será tabulada por cada una para otorgarle a cada participante un puntaje total, el cual surge de la sumatoria de cada evento. ENCUESTA: Califique de 1 a 5, siendo 1 la calificación menor y 5 la calificación mayor, cada una de las siguientes preguntas a) ¿La estrategia propuesta está alineada con la campaña interna 2015 de Emtelco: Juntos hacemos sueños realidad? b) ¿Es una propuesta novedosa y original? ¿Se ha realizado en la Compañía anteriormente?, ¿Llama la atención del público objetivo? ¿Se conecta emocionalmente con el público objetivo?, ¿Genera experiencias memorables y duraderas? Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 c) ¿La línea gráfica propuesta está alineada con el manual de identidad de Emtelco? d) ¿Considera que es estética la propuesta? Se adjunta información de eventos anteriores como fotos para que sirva de referencia para Diseño Gráfico propuesto Se comparte material de la Campaña Interna: Juntos hacemos sueños realidad Se comparte manual de identidad de Emtelco CRITERIOS DE DESEMPATE: Si dos (2) propuestas o más se encuentran empatadas en puntaje, EMTELCO tendrá en cuenta para seleccionar la propuesta que obtenga el mayor puntaje en los siguientes factores y en el siguiente orden: 1. Factor Diseño Gráfico: El oferente con el diseño que más guste al grupo negociador tendrá prelación sobre los participantes que se encuentren empatados 2. Factor de Precio: El precio será el segundo factor que ayude a desempatar a aquello oferentes que se encuentren con el mismo puntaje y además de esto su diseño sea aceptado por el grupo negociador Si aplicados los anteriores factores se llegara a presentar empate, se premiará a la oferta que primero hubiese presentado la mejor opción de acuerdo con el factor que otorga más puntos en la Presente Solicitud de Ofertas. Es así que para tal caso se debe aplicar lo dispuesto en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997. POR SORTEO: en el evento de persistir el empate se citarán las empresas que su calificación genere empate entre ellas, en cuya presencia se realizará el sorteo como se indica a continuación: se colocarán en una bolsa no transparente un numero de balotas de color azul igual al número de empresas que presentan empates, y adicional se colocará una balota de color rojo. Los representantes de las empresas citadas sacarán una balota, y aquel representante de la empresa que saque de la bolsa la balota roja, será a quien se seleccione como contratista. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES Los siguientes numerales serán aplicables integralmente a la relación contractual de EMTELCO con EL CONTRATISTA una vez sea seleccionado. 4.1. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN Forman parte del contrato los documentos que se indican a continuación: A) Los TÉRMINOS DE REFERENCIA contractuales, así como las aclaraciones y las modificaciones a los mismos, con base en los cuales el OFERENTE presentó su OFERTA. B) Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal C) La OFERTA del CONTRATISTA cuando haya sido aceptada por EMTELCO con todos sus anexos y aclaraciones. D) Las modificaciones contractuales, aclaraciones o cambios a la relación contractual que convengan por escrito las partes durante la ejecución del contrato. E) Las normas vigentes aplicables, tanto las legales como las internas de EMTELCO. F) Las garantías solicitadas. Los términos de referencia, así como cualquier otro documento que suscriban las partes por escrito, tienen prelación sobre la oferta del contratista, la cual estará en todo momento subordinada en su interpretación a los documentos ya indicados. 4.2. CONFIDENCIALIDAD. Toda la información recibida por EL CONTRATISTA que sea conocida en la ejecución del contrato, tendrá carácter confidencial; obligación esta que será amparada por la cláusula de INDEMNIDAD. EL CONTRATISTA reconoce que durante la ejecución del contrato tendrá acceso a información de carácter confidencial de EMTELCO, por lo tanto, se obliga para con EMTELCO a mantener la confidencialidad de la información que llegue a conocer. En virtud de esta cláusula, EL CONTRATISTA se compromete a garantizar por todos los medios a su alcance, que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respetarán la obligación de secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida en las investigaciones, estudios y análisis que adelanten durante el tiempo que dura la ejecución del contrato y un (1) año más. EL CONTRATISTA mantendrá y hará que sus empleados y todas aquellas personas que con su consentimiento hayan participado en la ejecución del contrato, mantengan la confidencialidad y no divulguen, vendan, concedan copias, transfieran o enajenen de otro modo la documentación o la Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 información recogida durante el proceso de ejecución del contrato de un modo que no sea el permitido por parte de EMTELCO. 4.3. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO. EL CONTRATISTA entiende y acepta que el contrato a ejecutar corresponde a un prestación de servicio que se desarrollará a través de un CONTRATO MARCO de carácter indeterminado, en el cual se plasman, entre otros, los parámetros y condiciones generales del objeto a contratar y que se concreta en cada una de las órdenes de prestación de servicio que solicite EMTELCO al CONTRATISTA, las cuales formarán parte integral del CONTRATO MARCO. Sin embargo, EL CONTRATISTA debe tener en cuenta que EMTELCO podrá no solicitar requerimientos durante el tiempo de ejecución del contrato, sin que por este último evento se genere el pago de indemnizaciones o perjuicios Todas las órdenes de prestación de servicio deberán contener la descripción de las siguientes características: cantidad y especificaciones de los servicios, precios y demás condiciones que se consideren necesarias para el cumplimiento de cada orden de servicio. 4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2015 Fecha de inicio del plazo de ejecución: El plazo de cada contrato comenzará a regir una vez se firme el Acta de Inicio de cada uno de los contratos Plazos específicos: EVENTOS LOS MÁS: MEDELLÍN BOGOTÁ PEREIRA CALI BARRANQUILLA 1er Semestre 10-abr-15 16-abr-15 23-abr-15 30-abr-15 07-may-15 2do Semestre 05-nov-15 12-nov-15 19-nov-15 26-nov-15 03-dic-15 JORNADAS DEPORTIVAS: TORNEO DE BOLOS Y VIDEOJUEGOS MEDELLÍN BOGOTÁ PEREIRA CALI BARRANQUILLA Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 VACACIONES RECREATIVAS MEDELLÍN 11 junio 2015 12 junio 2015 BOGOTÁ 2 julio 2015 3 julio 2015 PEREIRA 18 junio 2015 19 junio 2015 CALI 9 julio 2015 10 julio 2015 BARRANQUILLA 25 junio 2015 26 junio 2015 FIESTA DE LA FAMILIA MEDELLÍN 24 octubre 2015 BOGOTÁ 22 agosto 2015 PEREIRA 4 octubre 2015 CALI 13 septiembre 2015 BARRANQUILLA 17 octubre 2015 BUCARAMANGA 1 octubre 2015 VIGENCIA: La vigencia del contrato corresponde al término adicional al plazo de ejecución con que cuentan las partes para adelantar las actividades tendientes a la liquidación y finiquito de cuentas del contrato, cuando a ello hay lugar. La vigencia se determina en cuatro (4) meses, contados a partir de la terminación del plazo de ejecución y durante la misma no podrán ejecutarse por EL CONTRATISTA ninguna de las obligaciones a su cargo. Con la presentación de su oferta, EL CONTRATISTA entiende y acepa que EMTELCO podrá dar por terminado el contrato en cualquier momento y dará aviso con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de terminación del mismo, sin que por este hecho se genere a favor suyo la posibilidad de reclamar ningún tipo de perjuicios. DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. EL CONTRATISTA se compromete a entregar los documentos correspondientes para la ejecución y legalización del contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la remisión de la orden de compra correspondiente y en ningún caso después de los quince (15) días hábiles siguientes a aquel en que se le notifique su selección como CONTRATISTA. Una vez recibida a conformidad la póliza de Garantía Única, EMTELCO expedirá el acta de aprobación de la dicha garantía.. 4.5. VALOR Y FORMA DE PAGO. El contrato a suscribir corresponde a un contrato MARCO de cuantía indeterminada, sin embargo el valor final será el que resulte de sumar todos los valores de las órdenes de servicio requeridas por EMTELCO durante el plazo de ejecución del contrato. Así mismo y para efectos de la legalización del contrato o contratos a celebrarse se tomarán los siguientes valores: Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 El presupuesto total oficial estimado para la vigencia del contrato corresponde a la suma de QUINIENTOS SEIS MILLONES DE PESOS M/cte ANTES DE IVA ($ 506.000.000), dado que se adjudicara por ciudades, la siguiente información es el Presupuesto por cada una de ellas: Almuerzo Bucaramanga $ 10.000.000 Barranquilla $ 73.300.000 Bogotá $ 95.800.000 Cali $ 66.900.000 Medellín $ 192.700.000 Pereira $ 67.300.000 Para efectos de legalización, esto es, pólizas, multas y cláusula penal pecuniaria, el presupuesto oficial estimado para será por ciudades, en caso de salir favorecido con más de una ciudad, el presupuesto será la sumatoria que se obtengan del presupuesto de cada una de las ciudades adjudicadas FORMA DE PAGO: El valor del contrato se pagará al finalizar cada evento por ciudad a satisfacción del supervisor, en caso contrario se harán efectivas las compensaciones detalladas en el punto 4.14 PLAZOS PARA EL PAGO DE LAS FACTURAS: EMTELCO pagará dentro de los sesenta (60) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura. CONDICIONES APLICABLES AL PAGO DE LAS FACTURAS: EL CONTRATISTA manifiesta desde la presentación de su oferta, conocer, entender y aceptar las demás condiciones para el pago de sus facturas, las cuales están publicadas en la página Web de EMTELCO en el siguiente Link http://www.emtelco.com.co/images/normatividad/condiciones_pago.pdf. De igual manera, manifiesta conocer entender y aceptar, cualquier cambio que se haga en dichas condiciones durante el plazo y vigencia del contrato. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 4.6. GARANTÍAS 4.6.1 GARANTÍA ÚNICA. El CONTRATISTA constituirá a favor de EMTELCO, las garantías bancarias o pólizas de seguro a favor de ENTIDADES PARTICULARES, para amparar los riesgos señalados a continuación, las cuales deberán ser otorgadas según sea el caso por un Banco o Compañía de Seguros debidamente establecido y autorizado por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia. En la elaboración de las pólizas, el contratista deberá vigilar que el nombre de EMTELCO figure como EMTELCO S.A.S. acompañado de su NIT 800.237.456-5. Igualmente, el número del NIT y del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la firma contratista, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de persona natural. Cuando las compañías aseguradoras decidan ejecutar la obligación incumplida, deberán hacerlo a través de una persona que reúna los requisitos que EMTELCO hubiera exigido en el proceso de selección del contratista afianzado. EMTELCO se reserva el derecho de revisar el clausulado de las condiciones generales de la póliza, para que en caso de que existan cláusulas que se consideren inaceptables, se solicite la modificación o eliminación de las mismas según corresponda. El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el contratista. Las garantías deberán estar firmadas por la compañía aseguradora y deberán acompañarse de sus respectivos recibos de pago de prima. Cuando haya modificaciones del plazo y/o valor del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar las garantías para conservar el monto porcentual y las vigencias aquí pactadas. A) CUMPLIMIENTO: Para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones contractuales que adquiere EL CONTRATISTA, así como también para responder por el pago de los perjuicios causados a EMTELCO o por sanciones o indemnizaciones que le imponga EMTELCO ó que a ésta le sean impuestas por su culpa, así como también para responder por el pago de las sanciones, indemnizaciones y la cláusula penal pecuniaria a que se pueda hacer Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 acreedor. Dicha garantía deberá ser igual al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado sin incluir IVA. Este amparo tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución total del contrato y cuatro (4) meses más. B) CALIDAD DE LOS SERVICIOS: Para garantizar la calidad de los servicios, deberá constituirse este amparo, por una cuantía igual al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado sin incluir IVA establecido en la cláusula tercera. Este amparo tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. Si dentro de estos periodos, EL CONTRATISTA no cumpliere con lo anterior o retardare la prestación de los servicios, EMTELCO procederá a efectuar las modificaciones requeridas y su costo será deducido de cualquier pago debido al CONTRATISTA o hará efectiva la presente garantía de calidad. EL CONTRATISTA deberá ajustar el valor y la vigencia de este amparo en lo que sea requerido para completar el valor pactado para este amparo, y entregarla a EMTELCO. C) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES Y COMPENSACIONES: Mediante dicha garantía, EL CONTRATISTA deberá garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del personal empleado para la ejecución del contrato. Para tal efecto, se deberá constituir por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado, sin incluir el I.V.A., y con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. 4.6.2 RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. EL CONTRATISTA deberá constituir como amparo autónomo, una póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, que deberá ser establecida para con EMTELCO o terceros, con motivo de la ejecución del contrato. Esta garantía deberá amparar una suma equivalente a 300 slmv, sin incluir el IVA., y la vigencia de este amparo deberá ser la del contrato y cuatro (4) meses adicionales. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del CONTRATISTA de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de obtener su renovación o de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, EMTELCO podrá imponer las multas por retardo en la legalización del contrato ó la cláusula penal pecuniaria, ambas establecidas en el presente contrato. NOTA: Por favor tenga presente, que deberá presentar 20 dias antes de la realización de los eventos en cada ciudad, La Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual del lugar donde se realice la actividad. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 4.7. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. EMTELCO ejercerá la supervisión funcional del contrato a través del funcionario BEDOYA COSSIO SANDRA CECILIA identificada con cédula de ciudadanía número 32.160.481 Si el supervisor designado para el presente contrato no pudiere ejercer o cumplir con su función, EMTELCO designará a un nuevo supervisor. 4.8. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA EL CONTRATISTA queda obligado para con EMTELCO, adicionalmente a las obligaciones contempladas a lo largo de los TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA SO-00025-, a lo siguiente: A) A cumplir el contrato en las condiciones pactadas. B) A responder por las reclamaciones de orden laboral que pueda originarse por él, por el personal a su cargo o los subcontratistas, en contra de EMTELCO por la ocasión y/o como consecuencia del presente contrato, y por tanto reconoce que el presente contrato no establece ningún vínculo laboral entre EL CONTRATISTA y/o sus subcontratistas con EMTELCO, liberando a EMTELCO de cualquier responsabilidad laboral. C) A no subcontratar en forma total, ni ceder total o parcialmente el contrato sin el consentimiento previo, escrito y expreso de EMTELCO, pudiendo este reservarse las razones que tenga para negarla. D) A cumplir el contrato con sus propios medios, bajo su exclusiva responsabilidad, con autonomía administrativa, dando por conocidos la extensión y necesidades que deberá satisfacer y bajo las cuales se cumplirá el contrato. E) A dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 100 de 1993, sobre afiliación al Sistema de Seguridad Social a sí mismos y a todo el personal que por el desarrollo del presente contrato pueda tener relación laboral directa o indirecta con EL CONTRATISTA. F) A responder por la idoneidad, calidad y trato del personal que, a su servicio, desarrolle o intervenga en la ejecución del contrato. G) A responder en los términos de ley por la ejecución de las obligaciones contractuales. H) A declarar y mantener indemne a EMTELCO S.A.S frente a cualquier posible reclamación laboral que pueda originarse por el presente contrato. I) A conocer, respetar y acatar las políticas de seguridad informática de EMTELCO, en la medida que resulten aplicables. J) A no modificar el presente contrato sin que medie un documento formal y firmado por los representantes legales de EMTELCO y EL CONTRATISTA. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 4.9. AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL. Este contrato no genera ninguna relación de tipo laboral y por consiguiente, ni EL CONTRATISTA ni su personal o subcontratistas pueden reclamar la terminación del mismo, ningún tipo de prestaciones laborales; pues los dineros pagados son emolumentos por los bienes o servicios entregados autónomamente. De otra parte, EMTELCO no adquiere compromisos ni obligaciones con persona alguna, empleados o subordinados del CONTRATISTA, que por cualquier concepto emplee en razón de los trabajos contratados, esto es, no asume ningún tipo de responsabilidad solidaria. Por su parte, EMTELCO tendrá derecho a supervisar y comprobar las actividades desplegadas en cumplimiento de este convenio; al efecto podrá solicitar informes verbales o por escrito de la ejecución de los quehaceres y los documentos que considere pertinentes. 4.10. INDEMNIDAD. INDEMNIDAD.- Si por la actuación u omisión de EL CONTRATISTA o sus subordinados se generaren perjuicios u obligaciones avaluables patrimonialmente en contra de EMTELCO, aquel responderá por la totalidad del monto de los daños directos, reconocimientos e indemnizaciones a que haya lugar. Para hacer efectiva esta indemnización, EMTELCO, notificará por escrito, en cualquier tiempo, a EL CONTRATISTA de los detalles de cualquier siniestro, reclamo, demanda, pleito, acción legal, o cobranza de cualquier género o naturaleza, debiendo éste acudir de manera inmediata a la sustitución, cubrimiento y aseguramiento de EMTELCO quien en todo momento se entenderá y tendrá como indemne y ajeno a dichos eventos, los cuales constituyen única y exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA. PARÁGRAFO.- EMTELCO podrá hacer uso de la retención de pagos que garantice la protección contra los perjuicios de que trata la presente cláusula. De la misma manera, conocidos los perjuicios comunicará al CONTRATISTA el monto de los mismos para emitir la correspondiente Nota Crédito. De no emitirse la Nota Crédito por parte del CONTRATISTA, EMTELCO podrá compensar directamente el valor de los perjuicios informados en el pago de cualquier factura que adeude al CONTRATISTA 4.11. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. El plazo de ejecución solo podrá ser suspendido por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito comprobadas ante EMTELCO, mediante acta suscrita por las partes, para lo cual EL CONTRATISTA deberá prorrogar por el término de tiempo que sea necesario las pólizas de garantías que se hayan constituido a favor de EMTELCO, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del documento respectivo; vencido el término de la suspensión continuará corriendo el plazo constituido para la ejecución del contrato. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 4.12. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO. EL CONTRATISTA quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobada, por fuera del control del CONTRATISTA y que no impliquen su falta o negligencia, de acuerdo con lo establecido por la Ley. 4.13. RETENCIÓN DE PAGOS. EMTELCO podrá retener, total o parcialmente, de cualquiera de los pagos pendientes a favor del CONTRATISTA la suma que considere necesaria para protegerse de los perjuicios que pueda sufrir como consecuencia de trabajos, entregas o prestaciones defectuosas o tardías por EL CONTRATISTA, así como para asegurar el pago de sanciones, compensaciones o la cláusula penal pecuniaria y en general para protegerse de reclamos, pleitos, acciones legales, o de las indemnizaciones a su cargo o perjuicios imputables al CONTRATISTA. EMTELCO hará la devolución de los pagos retenidos, si es del caso, una vez subsanados los problemas que generaron tal situación, siempre y cuando no correspondan a compensaciones, sanciones, cláusula penal o indemnizaciones cobradas por ella, o a la compensación derivada de perjuicios sufridos por EMTELCO, en estos últimos eventos, las sumas retenidas podrán ser compensadas de manera definitiva por EMTELCO para el cubrimiento parcial o total de los mismos 4.14. COMPENSACIONES EL CONTRATISTA acepta que EMTELCO compense directamente en cada periodo de facturación y sobre el total de la factura del periodo correspondiente, las sumas que se indican a continuación, las cuales se descontarán automáticamente, por los incumplimientos presentados durante la ejecución del contrato, de conformidad con la tabla que se indica a continuación: INCUMPLIMIENTO COMPENSACIÓN APLICABLE No cumplimiento de las características de las 1% de La Facturacion del Evento actividades y o servicios contratados para el día del evento Entrega de los resultados de las jornadas deportivas 0.2% por cada día de retraso de la Facturacion del evento Incumplimiento en las fechas contratadas para los 0.5% en la facturación del evento eventos Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 PARÁGRAFO PRIMERO.- Para la aplicación de lo dispuesto en la presente cláusula, el Supervisor del Contrato de EMTELCO informará al CONTRATISTA el detalle de los incumplimientos presentados durante el periodo de facturación así como el cálculo de la compensación aplicable, para que EL CONTRATISTA emita la correspondiente Nota Crédito. De no emitirse la Nota Crédito por EL CONTRATISTA, EMTELCO podrá hacer uso de su facultad de Retención de Pagos y compensar directamente el valor de las compensaciones en el pago de cualquier factura que adeude al CONTRATISTA. PARÁGRAFO SEGUNDO.- EMTELCO podrá realizar revisiones de periodos de facturación anteriores, por lo que la no aplicación de compensaciones en un periodo determinado no implica renuncia a la posterior revisión de los incumplimientos presentados en el mismo 4.15. SANCIONES. EL CONTRATISTA conviene y acepta pagar a EMTELCO a título de sanción las sumas que se indican a continuación en los siguientes casos: a) POR RETARDO EN LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: Reconocerá el valor del cero punto cinco por ciento (0.5%) del presupuesto oficial estimado del contrato, establecido en la cláusula tercera del presente contrato y hasta un tope del diez por ciento (10%) por cada día calendario que retarde la presentación de los documentos para iniciar la ejecución y legalización de este contrato. b) POR ATRASO GRAVE EN EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES: En caso que por un hecho imputable al CONTRATISTA, aún por culpa leve, se produzca mora o simple retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones que asume en virtud del presente contrato distintas de aquellas donde se apliquen compensaciones periódicas y que puedan implicar de no corregirse, la paralización del contrato y la terminación del mismo, le serán aplicables sanciones diarias, sucesivas a favor de EMTELCO por un valor igual al cero punto cinco por ciento (0.5%) del presupuesto oficial estimado del contrato, establecido en la cláusula tercera del presente contrato y hasta un tope del diez por ciento (10%) del mismo. De superar el tope anteriormente indicado, EMTELCO podrá proceder a la terminación del contrato y a la aplicación de la cláusula penal establecida en el mismo. 4.16. MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES. Las partes convienen en reconocer mérito ejecutivo a la presente cláusula y al documento que EMTELCO expida para dar efectividad a las sanciones que sean procedentes. Para hacer efectiva las sanciones de que trata el numeral anterior, EMTELCO, requerirá al CONTRATISTA por cualquier medio hábil para ello, para efectos que en el término de tres (3) días hábiles entregue las explicaciones correspondientes del retardo o la mora y, en caso de no encontrarse justificada la Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 mora o retardo, se le comunicará aplicación de la sanción, ésta se podrá hacer efectiva desde ese mismo día. PAGO DE LAS SANCIONES.- Comunicada de la sanción aplicable, EL CONTRATISTA deberá emitir la correspondiente Nota Crédito. De no emitirse la Nota Crédito por parte del CONTRATISTA, EMTELCO podrá hacer uso de su facultad de Retención de Pagos y compensar directamente el valor de sanciones en el pago de cualquier factura que adeude al CONTRATISTA, es entendido que EL CONTRATISTA autoriza con la firma del presente contrato a que EMTELCO descuente las sanciones anteriormente indicadas de cualquier saldo a favor que tenga, o de la Garantía Única en el amparo que corresponda. 4.17. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. Sin perjuicio de la posibilidad de perseguir la totalidad de los perjuicios ocasionados con la terminación del contrato por el incumplimiento o por la imposibilidad de cumplir con la prestación por parte de EL CONTRATISTA, EMTELCO cobrará a éste, como sanción pecuniaria independiente de cualquier otra sanción o compensación establecida en el presente contrato, una suma equivalente a un veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial estimado del contrato, establecido en la cláusula tercera del presente contrato. EL CONTRATISTA autoriza el descuento de esta sanción, de las sumas que se hayan retenido a éste, o de los valores pendientes de pago, como también de la aplicación de la garantía vigente en el momento. Esta disposición reconoce mérito ejecutivo al documento que EMTELCO expida para dar efectividad a esta cláusula contractual. 4.18. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA. El CONTRATISTA será responsable por que los bienes y servicios contratados sean entregados en la forma, calidad y oportunidad establecida por EMTELCO. Así mismo será responsable, en los términos de Ley, por la ejecución de las obligaciones contractuales y por todos los daños que la no ejecución o ejecución tardía o defectuosa originen para EMTELCO. 4.19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. Para la solución de las controversias que surjan, que sean susceptibles de transacción, las partes podrán celebrar contratos de transacción o adelantarán los trámites previstos en la ley sobre conciliación administrativa prejudicial. 4.20. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. De conformidad con su naturaleza, el presente contrato debe ser objeto de liquidación Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 4.21. GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO. Se entiende que EL CONTRATISTA incluye en los precios indicados en su oferta, todos los gastos e impuestos que se causen para cumplir con el objeto contractual y su prestación en los sitios que indique EMTELCO. Por disposición legal EL CONTRATISTA pagará todos los impuestos que se causen. De cada pago a efectuarse, se ordenará descontar el correspondiente porcentaje de retención en la fuente y los demás impuestos que ordene la Ley. EL CONTRATISTA no podrá alegar el desconocimiento de la Legislación Colombiana en materia tributaria, por tal razón acepta cualquier deducción que deba aplicar EMTELCO en razón de la naturaleza, cuantía, forma de ejecución y demás aspectos que incidan en la validación tributaria del contrato, con sujeción a la normatividad vigente que regula la materia. 4.22. APORTES PARAFISCALES. EL CONTRATISTA presentará a EMTELCO los pagos de aportes parafiscales a partir del acta de inicio y durante el plazo de ejecución del contrato mediante una certificación expedida por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante legal, en la cual se acredite el pago de los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA cuando a ello haya lugar. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 así como al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 41 de la Ley 80 de 1993. En caso de incumplimiento por parte del CONTRATISTA, EMTELCO puede dar por terminado el contrato unilateralmente. 4.23. DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES. El contrato se regirá por la Ley Colombiana. Para todos los efectos del contrato se entenderá que el domicilio contractual será la ciudad de Medellín. Cualquier comunicación que se derive de este contrato, deberá ser dirigida CONTRATISTA a EMTELCO a la dirección que en adelante se indica: EMTELCO Calle 14 No. 52 A – 174 Sede Olaya Medellín-Antioquia Teléfono: 389-70-00 Fax No. : 389-70-70 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 por EL TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 E mail: [email protected] EL CONTRATISTA deberá informar dentro de los cinco (5) días siguientes la dirección, teléfono, fax, y correo electrónico a la que se deberá dirigir cualquier comunicación. Es responsabilidad de cada una de las partes informar al otro cualquier cambio que se suscite en las direcciones, fax, teléfono o e-mail, previamente informadas. 4.24. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EL CONTRATISTA declara que tanto los recursos utilizados para dar cumplimiento a este contrato, como sus ingresos, provienen de actividades lícitas; que ni ellas, ni los subcontratistas utilizados para el desarrollo del objeto contractual, cuando a ello hubiere lugar, se encuentran con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni incurren en los supuestos de financiación del terrorismo ni en una de las dos categorías de lavado de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia se obligan a responder frente a la otra parte, por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de esta afirmación. Conforme a lo anterior, será justa causa de terminación del contrato la inclusión de las partes o sus socios en los listados de la OFAC o de cualquier otra autoridad local, extranjera o internacional como sospechoso de actividades de lavado de activos al igual que el hecho de que EL CONTRATISTA sea condenado por parte de las autoridades competentes por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo, administración de recursos relacionados con dichas actividades o en cualquier tipo de proceso judicial relacionado con la comisión de los anteriores delitos. En igual sentido, la Parte que incumpla lo establecido en la presente cláusula responderá ante la otra Parte o algún tercero afectado por los perjuicios causados. El CONTRATISTA declara igualmente, que sus conductas se ajustan a la ley y a la ética. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CAPÍTULO V - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 5.1 PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO: EVENTO LOS MAS Emtelco en el marco de los programas de gestión del desempeño y bienestar laboral, realiza un evento de reconocimiento a sus colaboradores de alto desempeño para lograr un impacto favorable en los niveles de motivación y contribuir a la disminución de indicadores como el de rotación dos veces al año. La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ciudad. 5.1.1 Instalaciones Se requiere un proveedor de prestación de servicios para realizar el evento de Reconocimiento LOS MÁS. El proveedor deberá suministrar un salón, auditorio o espacio al aire libre en la ciudad donde se realice el evento con la capacidad para la cantidad de invitados solicitados. El espacio debe de estar dotado de: Tarima principal Silletería cómoda Aire acondicionado Mesa central con silla (mínimo 4) Mesa auxiliar Atril 2 micrófonos 2 porta pendones (en caso de necesitarse) Equipo de alta tecnología en iluminación, audio y video en pantalla. Disponibilidad de zona de parqueadero Hall para realizar un coctel El lugar del evento deberá tener camerino Presentación de fotografías del lugar del evento (exterior e interior del mismo) 5.1.2 Decoración del Evento El proveedor deberá suministrar propuesta gráfica y escrita de su oferta. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Decoración para el salón, utilizando la imagen de LOS MÁS y la temática del evento Decoración para el hall, utilizando la imagen de LOS MÁS y la temática del evento 5.1.3 Evento Central Para el evento de reconocimiento deberá suministrarse por parte del proveedor propuestas para el Show Central así: Intervención de máximo 15 minutos El proveedor debe presentar la ficha técnica del show, indicando tipo de show, el nombre del grupo o persona y su trayectoria. Se requiere realizar una ambientación musical en vivo (Músico Solista, o Grupal) para el momento del ingreso al evento y durante el coctel, en este sentido la propuesta musical debe ir acorde con la temática del evento. El proveedor debe presentar la hoja de vida del músico y su trayectoria. De acuerdo a las ciudades se evaluara en que ciudades se llevara a cabo este evento, 5.1.4 Alimentación Para el evento de reconocimiento el proveedor deberá entregar propuestas para los canapés y los cocteles que se ofrecerán Propuesta de varios tipos de coctel sin licor, de donde se escogerán mínimo 2 clases de coctel Propuesta de varios tipos de canapés, de donde se escogerán mínimo 2 clases de canapés Servicio de meseros para el coctel El proveedor deberá presentar las propuestas de los canapés y de cocteles, en una reunión de degustación para que Emtelco los seleccione, 10 días antes del evento. 5.1.5 Temáticas de Evento Este evento se ha caracterizado por la temática con que se ha realizado a través de los años, en este sentido por favor base su propuesta sobre los siguientes aspectos en cuanto a diseño se refiere: Propuesta temática: Noche Blanca Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Propuesta temática: Tipo premiación de los Oscar Propuesta adicional a libre elección del proveedor para el evento Cantidad de Propuestas a Presentar: 3 5.1.6 Generalidades del Evento Emtelco visitará los lugares propuestos para el evento antes de su aval para la realización del mismo El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador del evento que sea el responsable de velar por el cumplimiento del mismo Emtelco hará uso del lugar del evento el día de su realización de 2:00 p.m. a 9:00 p.m. La hora de inicio del evento es a las 5:00 p.m., es decir, hora de citación de invitados El músico que amenizara el evento, deberá iniciar su intervención previo a la llegada de los invitados al evento 5.1.7 Fechas y Ciudades para el Evento A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización del evento de Reconocimiento de los MÁS a nivel nacional. 1er Semestre 2do Semestre MEDELLÍN BOGOTÁ PEREIRA CALI BARRANQUILLA 23-abr-15 05-nov-15 14-mayo-15 12-nov-15 21-mayo-15 19-nov-15 30-abr-15 26-nov-15 07-may-15 03-dic-15 NOTA: En caso extremo que se deba cambiar la fecha de los eventos, estos solo pueden ser realizados los días jueves y viernes 5.1.8 Cantidad de Invitados al Evento A continuación se presenta la cantidad de invitados al evento de reconocimiento de LOS MÁS a nivel nacional, donde se debe tener en cuenta: La cantidad de invitados podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la cantidad de invitados Por cada invitado se servirá un coctel Por cada invitado se servirán dos canapés Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 MEDELLÍN 350 5.2 BOGOTÁ 90 PEREIRA 50 CALI 70 BARRANQUILLA 35 PROGRAMA RECREATIVO: JORNADAS DEPORTIVAS El objeto de la compra es la celebración de las jornadas deportivas de los empleados de la organización, contribuyendo con las jornadas al aprovechamiento del tiempo libre, al desarrollo físico y mental, integración de los colaboradores, mejoramiento de su calidad de vida y la de sus familias. La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ciudad. 5.2.1 Deportes y Juegos a Realizar A continuación se presenta el listado de deportes o juegos a realizar en la Organización, y que debe cotizarse a nivel nacional por parte del proveedor: 5.2.2 Torneo de Bolos Torneo de Videojuegos: Campeonato de futbol Descripción del Torneo de Bolos Para este torneo el proveedor deberá cotizar de acuerdo a las siguientes necesidades: Torneo de tres (3) rondas, es decir, tres fechas para jugar Juego de tres (3) líneas por cada jugador, con un máximo de 4 jugadores por equipo, para la cotización de las líneas. Equipos conformados por máximo 6 jugadores Reunión preliminar para explicar el reglamento del juego Entrega del reglamento del torneo de manera electrónica Entrega de la programación anticipada de los encuentros deportivos al área de Bienestar Laboral todos los martes, durante la duración del torneo Entrega de resultados de la última fecha jugada al área de Bienestar Laboral todos los martes, durante la duración del torneo Los escenarios deportivos deberán contar con servicio de baños, cafetería y silletería para los acompañantes de los participantes al torneo Los escenarios deportivos deberán estar ubicados en zonas que brinden la respectiva seguridad física a los empleados participantes y sus familias Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.2.3 5.2.4 Los escenarios deportivos deben contar con la reglamentación técnica para el desarrollo de los encuentros deportivos Se requieren veedores (personas encargadas del calentamiento y acompañamiento en el torneo) durante todas las fechas y todo el tiempo del encuentro deportivo Generalidades del Torneo de Bolos El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador de las jornadas deportivas que sea el responsable de velar por el cumplimiento de las mismas En caso que Emtelco por fuerza mayor lo requiera podrá realizar la solicitud de aplazamiento de un encuentro deportivo Los encuentros deportivos se realizaran los días sábados después de las 2:00 p.m. y máximo con fecha de terminación del encuentro a las 9:00 p.m. Adjuntar la programación del torneo por cada ciudad Premiación del Torneo Bolos Para la premiación del torneo el proveedor deberá presentar propuesta de la siguiente manera: 5.2.5 Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el mejor puntaje Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el segundo mejor puntaje Trofeo y medallas (6 medallas) para el equipo que haya acumulado el tercer mejor puntaje Medalla para la mayor acumulación de puntos sexo femenino Medalla para la mayor acumulación de puntos sexo masculino Se debe presentar propuestas para escoger el diseño de los trofeos y medallas por parte del proveedor, y respectiva aprobación de Emtelco antes de comenzar el torneo Fechas y Ciudades para Torneo de Bolos A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de las jornadas deportivas a nivel nacional en bolos y torneo de video juego: campeonato de futbol. MEDELLÍN BOGOTÁ PEREIRA CALI BARRANQUILLA Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Abril a Julio Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.2.6 Cantidad de Equipos para el Torneo de Bolos y Torneo de video juego: Campeonato de futbol A continuación se presenta la cantidad de equipos para las jornadas deportivas a nivel nacional, donde se debe tener en cuenta: La cantidad de equipos podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la cantidad DEPORTE MEDELLÍN BOGOTÁ PEREIRA CALI BARRANQUILLA Cantidad de Equipos bolos Cantidad torneo de video juego: campeonato de futbol 72 150 34 90 10 36 10 36 10 36 5.2.7 Descripción y Generalidades del Torneo de Videojuego: Campeonato de Futbol Para este deporte el proveedor deberá cotizar de acuerdo a las siguientes necesidades: Equipos conformados por máximo 4 jugadores Cada cuarteto deberá tener un equipo de futbol (nación o club) para que los represente durante todo el torneo. No se podrá tener dos equipos con el mismo nombre por ciudad Entrega del reglamento del torneo de manera electrónica Los escenarios deportivos deberán contar con servicio de baños Los escenarios deportivos deberán estar ubicados en zonas que brinden la respectiva seguridad física a los empleados participantes y sus familias Los escenarios para realizar los juegos deben ser cómodos, y prestar las debidas comodidades para este tipo de encuentros El proveedor deberá poner a disposición de Emtelco un coordinador del juego En caso que Emtelco por fuerza mayor lo requiera podrá realizar la solicitud de aplazamiento de un encuentro El torneo se realizaran los días sábados después de las 2:00 p.m. y máximo con fecha de terminación del encuentro deportivo las 9:00 p.m. o El torneo se realizaran los días domingos después de las 12:00 p.m. y máximo con fecha de terminación del encuentro deportivo las 7:00 p.m Seguimiento a los participantes, con el fin de premiar al goleador y la malla menos vencida, se realizará seguimiento a todos los participantes que permita obtener los goles hechos y los goles en contra. Entrega de la programación anticipada de los encuentros deportivos al área de Bienestar Laboral todos los martes, durante la duración del torneo Entrega de resultados de la última fecha jugada al área de Bienestar Laboral todos los martes, durante la duración del torneo Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.2.8 Esquema de juego: Se efectuará una competencia estilo mundial con la cantidad de equipos respectivos por ciudad, en donde en un principio se realizará una fase de grupos y enfrentamientos para determinar los equipos con mayor puntaje, luego se realizarán encuentros directos (play-off) para avanzar en forma piramidal hasta la final. El diseño de la malla de competencia está sujeto al número de equipos inscritos. Cada grupo estará conformado por 20 equipos (sujeto al cambio de este número en la cantidad de equipos inscritos) y se realizarán 19 enfrentamientos internos (sujeto el cambio de este número en la cantidad de equipos inscritos) para consolidarlos en posiciones de 1 al 20 (sujeto el cambio de este número en la cantidad de equipos inscritos). Cada participante debe jugar 4 partidos en un día con rivales de otros grupos. Puntaje: Se efectuarán los estándares conocidos en competencias de Futbol reales, en los cuales al ganar un partido se otorgan tres (3) puntos, al empatar un (1) punto y al perder cero (0) puntos. Pasarán a la segunda ronda un total de 32 equipos, generando dos grupos s de 16 equipos cada uno, para un enfrentamiento play-off uno a uno. El torneo debe programarse de acuerdo a la cantidad de equipos de cada ciudad. Adjuntar la programación del torneo por cada ciudad Duración del Torneo de videojuego: Campeonato de futbol El campeonato se debe desarrollar de la siguiente manera: Las primeras eliminatorias se deben realizar en cinco (5) fechas Los Play-off hasta cuartos de final se efectuarán en una sola fecha Semifinal, final y tercer puesto en una sola fecha Partidos con una duración de 10 minutos reales, 90 minutos virtuales y la posibilidad de alargue y penales en Play-off. 5.2.9 5.2.9 Equipos y o Dispositivos Electrónicos del Torneo de videojuego: Campeonato de Futbol 5.2.10 Consolas de video juego 2 D Juego PES- Pro Evolution Soccer 2015, películas originales Televisores de mínimo de 32’’ Premiación del Torneo de videojuego: Campeonato de Futbol Para la premiación del torneo el proveedor deberá presentar propuesta de la siguiente manera: Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.3 Trofeo y medallas (4 medallas) para el campeón Trofeo y medallas (4 medallas) para el subcampeón Trofeo y medallas (4 medallas) para el tercer puesto Trofeo para la valla menos vencida Trofeo para el goleador Se debe presentar propuestas para escoger el diseño de los trofeos por parte del proveedor, y respetiva aprobación de Emtelco VACACIONES RECREATIVAS El objeto de esta actividad es la celebración de las vacaciones recreativas de los hijos de los empleados de la Organización a nivel nacional, motivando el sentido de pertenencia de los colaboradores y su grupo familiar. La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem y ciudad. 5.3.1 Generalidades Las vacaciones recreativas de los niños deberán planearse teniendo en cuenta: 5.3.2 Los niños que participaran de las vacaciones recreativas comprenden edades entre los 5 y 12 años, para esta presentación de ofertas no se tiene cantidad de niños por edades Las vacaciones recreativas tienen una duración de dos (2) días Las vacaciones recreativas se realizaran los días jueves y viernes en cada una de las ciudades Si el proveedor requiere diligenciamiento de algún formulario y/o documento por parte de los padres de los niños, deberán informarlo al presentar su oferta de cotizaciones, de lo contrario los mismo no podrán ser diligenciados. El proveedor deberá entregar escarapelas a cada uno de los niños asistentes al evento, entregando las mismas en paquete sellado por edades un día antes del evento a la persona designada por el área de Bienestar Laboral. Los listados de los niños que asistirán a las vacaciones recreativas con nombres, restricciones medicas si aplica, edades de los niños, entre otros datos que se puedan requerir, se entregaran 8 días calendario previo al evento al proveedor Exclusiones de Lugares La cotización de las vacaciones recreativas, no podrán tener propuestas para los siguientes sitios en cada ciudad, dado que en estos lugares ya se realizaron vacaciones recreativas en los dos últimos años: Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 MEDELLÍN Parque Arvi BOGOTÁ Parque Jaime Duque Divercity Teatro Colsubsidio PEREIRA Parque Comfamiliar Galicia CALI Zoológico de Cali Museo La Tertulia Batallón San Mateo Parque Explora Cine Colombia 5.3.3 5.3.4 Lugares de las Vacaciones Recreativas y Recreadores Se deben presentar como mínimo cuatro (4) propuesta (sitios) para celebrar las vacaciones recreativas en cada ciudad. No se podrán presentar propuestas que se encuentren asociadas al ingreso a piscinas La propuesta de las salidas a cada uno de los lugares, debe contar con personal debidamente calificado como recreacionistas para el cuidado y recreación de los niños El personal de recreación deberá estar uniformado, dentro de dicho uniforme, no se podrá tener color rojo en las prendas a utilizar. Alimentación Para las vacaciones recreativas se requiere de servicio de alimentación de la siguiente manera: 5.3.5 Refrigerio en horas de la mañana Almuerzo Refrigerio en horas de la tarde Ninguna de las propuestas de alimentación, podrá ofrecer el consumo de gaseosas. Transporte Para las vacaciones recreativas se requiere de servicio de transporte con los siguientes requerimientos: Servicio de Transporte Especial para recoger los niños en cada una de las sedes indicadas por Emtelco, llevarlos al lugar de las vacaciones recreativas- Regreso a sedes de Emtelco Los horarios de recogida de los niños en las sedes de Emtelco y el lugar de las vacaciones recreativas, se confirmara 8 días calendario antes del evento, y estarán sujetas a las propuestas presentadas para los lugares a visitar en las vacaciones recreativas Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.3.6 Las direcciones de recogida de los niños en las sedes de Emtelco y los lugares del evento, se comunicaran al proveedor 8 días calendario previo al evento El servicio de buses suministrados por el proveedor debe ser modelo 2008 hacia adelante El servicio de buses suministrado por el proveedor deben tener servicio de aire acondicionado en buen funcionamiento, de lo contrario el bus podrá ser rechazado a la hora de prestar el servicio en la hora y fecha indicada, y deberá ser cambiada en forma inmediata El servicio de buses suministrado por el proveedor deberá contar con seguros y pólizas al día El área de Seguridad y Salud en el Trabajo de Emtelco, realizara la respectivas pruebas de alcoholemia, previo al inicio del servicio de transporte los días de las vacaciones recreativas, y revisión de SOAT y demás documentación como pase de conducción, revisión técnico mecánica, entre otras. Fechas y Ciudades para las Vacaciones Recreativas A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de las vacaciones recreativas a nivel nacional, dichas fechas no serán modificables, debido a que corresponden a los calendarios académicos de cada una de las secretarias de educación del departamento. MEDELLÍN 11 junio 2015 12 junio 2015 BOGOTÁ 2 julio 2015 3 julio 2015 PEREIRA 18 junio 2015 19 junio 2015 CALI 9 julio 2015 10 julio 2015 BARRANQUILLA 25 junio 2015 26 junio 2015 Cada jornada ira de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 5.3.7 Cantidad de niños y adultos para las Vacaciones Recreativas A continuación se presenta la cantidad de niños y adultos a invitar a las vacaciones recreativas en cada ciudad. La cantidad de niños y adultos invitados a las vacaciones podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la cantidad de invitados INVITADOS Niños Adultos MEDELLÍN 200 10 BOGOTÁ 100 3 PEREIRA 100 3 CALI 100 3 BARRANQUILLA 100 3 El listado con edades de los niños se entregaran 8 días antes de la realización de las vacaciones recreativas Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.4 FIESTA DE LA FAMILIA EMTELCO El objetivo de la actividad es realizar una celebración al personal de la Organización durante un día, enmarcado en el compartir, descansar y disfrutar, motivando su sentido de pertenencia por la Empresa, y la unión con sus compañeros de trabajo. La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem y ciudad. 5.4.1 Generalidades La propuesta de esta fiesta se deberá cotizar teniendo en cuenta: En caso de presentarse niños a la realización del evento el proveedor deberá dejar por escrito hasta que edad y/o estatura los niños estarán exentos de pago por el ingreso al lugar de la fiesta, y si aplica cobro de este El lugar de la fiesta deberá contar con servicio de parqueadero para carros y motos, gratuito para los colaboradores En caso de requerirse puesta de brazaletes para ingresar al lugar de la fiesta, será el proveedor el encargado de la puesta de los mismos, así como de su control, debido a que Emtelco reconocerá el pago de los ingresos de acuerdo a la recolección de invitaciones entregadas por los empleados que asistan a la fiesta. Las invitaciones para la fiesta de los colaboradores tendrá un desprendible para realizar la rifa de obsequios por parte de la Empresa, dichos desprendibles deberá ser recogidos por el personal dispuesto para poner los brazaletes al ingreso del lugar de la fiesta, y deberán ser entregados a Emtelco, en el momento que la persona responsable de coordinar el evento los solicite. El lugar de la fiesta debe contar con un salón y/o espacio con seguridad, donde 24 o 48 horas antes del evento, dependiendo de las necesidades de Emtelco, se realizara el bodegaje de los obsequios a rifar al personal de la Empresa. La fiesta debe ser cotizada en un lugar que cumple con la normatividad nacional (Ley 1209 y 1225 de 2008) El lugar donde se realizara la fiesta debe contar con plan de emergencia y brigadistas para la atención de incidentes, dicho plan de emergencia se debe presentar por escrito, 20 días calendario antes del evento a la persona responsable del mismo. Se debe enviar 1 mes antes de la fiesta, las pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual con el que cuenta el lugar del evento Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.4.2 Actividades y Necesidades Específicas a Cotizar para la Fiesta Las actividades a cotizar para la realización de la fiesta son: 5.4.3 Eucaristía como acción de gracias para dar inicio a la fiesta de la familia Emtelco (Esta cotización debe incluir la ofrenda para el sacerdote, la cual es de $400.000, se debe entregar el soporte firmado por el sacerdote) Solista o coro para la realización de la eucaristía Arreglo floral para la decoración de la mesa para la eucaristía Montaje de tarima principal, para la realización de las actividades en los casos necesarios, rifa de obsequios, celebración de la eucaristía, entre otros. Recreacionistas y personal de logística para acompañar el evento y coordinar a los invitados en los casos necesarios. Show central, máximo de una hora, el cual debe ser propuesto por el proveedor Paquete de actividades recreativas dirigida a niños menores de 12 años Orquesta para amenizar el evento, la propuesta de la orquesta corre por parte del proveedor Sillas para el espacio donde estará la tarima Carpa Un bingo para 100 personas Hora loca con DJ para el cierre de la fiesta Materiales para la hora loca correspondiente al 30% de invitados de cada ciudad Alimentación para la Fiesta La alimentación que deberá cotizarse para la realización de la fiesta es la siguiente, tomando en cuenta que Emtelco en común acuerdo con el proveedor definirá las cantidades de cada ítem a cotizar previo al evento: 5.4.4 Cotizar refrigerio para las horas de la mañana, para todos los invitados Para el almuerzo se quisiera realizar un picnic, por tal motivo por favor incluir en la cotización todos los elementos que son característicos de esta actividad; ejemplo, canasta, mantel, platos etc, para todos los invitados Cotizar el almuerzo solo en caso que no se decida realizar la actividad del picnic Cotizar hidratación, 50 unidades Cotizar Refrigerio para las horas de la tarde, 20 unidades Decoración de la Fiesta Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 El proveedor deberá suministrar propuesta por escrito, y con las imágenes de diseño que den cuenta de su propuesta, para la presentación de la oferta económica Decoración de la tarima principal y zonas cercanas, acorde a la temática de la fiesta 5.4.5 Temáticas de la Fiesta Se debe presentar propuesta para una temática tipo picnic Se deben presentar otras dos (2) propuestas a elección del proveedor para la fiesta 5.4.6 Fechas y Ciudades para la Fiesta A continuación se presentan las fechas requeridas para la realización de la Fiesta de la Familia Emtelco. MEDELLÍN 24 octubre 2015 5.4.7 BOGOTÁ 22 agosto 2015 PEREIRA 4 octubre 2015 CALI 13 septiembre 2015 BARRANQUILLA 17 octubre 2015 Cantidad Invitados a la Fiesta de la Familia Emtelco A continuación se presenta la cantidad de invitados a la fiesta de la familia Emtelco en cada ciudad. La cantidad invitados a la fiesta podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la cantidad de invitados MEDELLÍN 8.000 personas 5.4.8 BOGOTÁ 1.300 personas PEREIRA 900 personas CALI 1.200 personas BARRANQUILLA 900 personas ALMUERZO DE LA FAMILIA EMTELCO REGIONAL SANTANDER El objetivo de la actividad es realizar un almuerzo al personal de la regional de Santander, motivando su sentido de pertenencia por la Empresa, y la unión con sus compañeros de trabajo. La cotización del presente evento, deberá realizarse de forma unitaria por cada ítem. 5.4.8.1 Generalidades Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 La propuesta de este almuerzo se deberá cotizarse tomando en cuenta lo siguiente: El lugar del almuerzo deberá contar con servicio de parqueadero para carros y motos, gratuito para los colaboradores En caso de requerirse puesta de brazaletes para ingresar al lugar del almuerzo, será el proveedor el encargado de la puesta de los mismos. Las invitaciones para el almuerzo de los colaboradores tendrá un desprendible para realizar la rifa de obsequios por parte de la empresa, dichos desprendibles deberán ser recogidos por el personal dispuesta para poner los brazaletes al ingreso del lugar del almuerzo, y deberán ser entregados a Emtelco, en el momento que la persona responsable de coordinar el evento los solicite. El lugar del almuerzo debe contar con un salón y/o espacio con seguridad, donde 24 o 48 horas antes del evento, dependiendo de las necesidades de Emtelco, se realizara el bodegaje de los obsequios a rifar al personal de la Empresa. El almuerzo debe ser cotizado en lugar que cumple con la normatividad nacional (Ley 1209 y 1225 de 2008) El lugar del almuerzo debe contar con plan de emergencia y brigadistas para la atención de incidentes, dicho plan de emergencia se debe presentar por escrito, 20 días calendario antes del evento a la persona responsable del evento Cotizar un show central como animación al evento 5.4.8.2 Alimentación Cotizar almuerzo (entrada, plato fuerte, postre, bebida no alcohólica) 5.4.8.3 Decoración El proveedor deberá suministrar propuesta por escrito, y con las imágenes de diseño que den cuenta de su propuesta, para la presentación de la oferta económica: Decoración de la zona de almuerzo 5.4.8.4 Fecha y Ciudad del almuerzo A continuación se presentan la fecha requeridas para la realización del almuerzo BUCARAMANGA 1 agosto 2015 Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 5.4.8.5 Cantidad Invitados al almuerzo A continuación se presenta la cantidad de invitados: La cantidad invitados a al almuerzo podrá modificarse 8 días antes del evento, para aumentar o disminuir la cantidad de invitados BUCARAMANGA 190 personas Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 FORMATO I EVALUACIÓN FINANCIERA EVALUACIÓN FINANCIERA SPC_0xx_2015 Cia.:"" NOMBRE DE LA EMPRESA: XX/ XX / 2015 FECHA: Balance General Cifras en miles de pesos colombianos 2.013 2.012 variación % ACTIVO Total Activo Corriente - - 0% Efectivo 0% Inversiones 0% Deudores 0% Inventarios 0% Otros Activos 0% Total Activo NO Corriente - - 0% Inversiones 0% Propiedad, Planta y Equipo 0% Diferidos 0% Valorizaciones 0% Otros Activos 0% TOTAL ACTIVO - - Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 0% TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 PASIVO Total Pasivo Corriente - - 0% Obligaciones Financieras CP Proveedores 0% 0% Cuentas Por Pagar 0% Impuestos Por Pagar 0% Obligaciones Laborales 0% Pasivos Estimados 0% Otros Pasivos 0% Total Pasivo NO Corriente - - 0% Obligaciones Financieras LP 0% Cuentas Por Pagar 0% Impuestos Por Pagar 0% Obligaciones Laborales 0% Pasivos Estimados 0% Otros Pasivos 0% TOTAL PASIVO - - 0% PATRIMONIO Capital 0% Superavit de Capital 0% Reservas 0% Resultado del Ejercicio 0% Resultado de Ejercicios Anteriores 0% Revalorización del Patrimonio 0% Superavit por Valorización 0% TOTAL PATRIMONIO - - 0% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO - - 0% Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Cia.:"" Estado de Resultados Cifras en miles de pesos colombianos 2.013 2.012 variación % Ingresos operacionales Ventas Netas 0% 0 0 Costo de Ventas Utilidad Bruta 0,00% 0% 0 0 Gastos de Admon. y ventas 0,00% 0% Ebitda Depreciaciones, amortizaciones y provisiones 0 Utilidad Operacional 0 0 0,00% 0% 0 0,00% Ingresos no Operacionales 0% Egresos no Operacionales 0% Utilidad Antes Imp.y Ajustes 0 0 Impuestos Utilidad Neta 0,00% 0% 0 0 NOTA: Se adjunta formato de evaluación financiera en formato EXCEL. 120913 Formato evaluación financiera - Compras.xlsx Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 0,00% TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 FORMATO II EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA Señor oferente por favor diligencie un formato por cada ciudad que vaya a cotizar, en caso de requerir ítems o servicios que no se encuentren detallados en el formato, por favor inclúyalos manteniendo la forma del mismo e identificando la adición. Para los casos de los ítems que se vean afectados por impuestos diferentes al IVA, incluirlos dentro del costo (Ejm en el caso de la alimentación). Las cantidades que se relacionan son las únicas que hasta el momento se conocen como requerimiento fijo. CIUDAD: EVENTO DESCRIPCIÓN COSTO COSTO UNITARIO (antes TOTAL CANTIDADES (Cantidades de IVA, APLICABLES Aplicables, Ipoconsumo IVA Incluido) incluido) Tarima Silletería Aire acondicionado Mesa central con silla 4 Mesa auxiliar Atril EVENTOS LOS MAS micrófonos 2 porta pendones (en caso de necesitarse) 2 Equipo de alta tecnología en iluminación, audio y video en pantalla. Parqueadero Localidad para el Evento Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Camerino Coctel Canapé Show Central Grupo Musical Meseros Decoración Temática 3 Fechas, 3 líneas de Juego cada Fecha, para 4 Jugadores TORNEO Trofeo DE BOLOS Medallas 3 (1 Puesto, 2 Puesto, 3 Puesto, Mayor Puntos Femenino, Mayor Puntos Masculino) JORNADAS DEPORTIVAS 20 Valor Equipo TORNEO DE VIDEO JUEGOS Trofeo (Campeon, Subcampeon, Tercer puesto, Valla menos vencida y goleador 5 Medallas (1 Puesto, Puesto, 3 Puesto) 12 2 Localidad Día 1 Localidad Día 2 Refrigerio AM Refrigerio PM VACACIONES RECREATIVAS Almuerzo Bus Actividad Recreativa día 1 Actividad Recreativa día 2 Personal Logístico FIESTA DE LA FAMILIA Valor entrada persona Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 Eucaristía Tarima Recreacionistas Personal Logística y/o Show Central Paquete Recreativas Actividades Grupo Musical Sillas Carpa Juego Bingo Hora Loca con DJ Material Hora Loca 30% de los invitados Refrigerio AM Almuerzo Picnic Almuerzo No Picnic Hidratación Refrigerio PM 50 20 Decoración Impuestos Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 FORMATO III FORMATO DE EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA Este formato es común a todas las categorías y deberá ser diligenciado por todos los oferentes. EXPERIENCIA CONTRATOS QUE ACREDITEN LA EXPERIENCIA REQUERIDA ENTIDAD NIT OBJETO DEL CONTRATO DURACIÓN DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO El OFERENTE deberá usar tantos campos como sea necesario, para relacionar sus contratos, sin perjuicio que sólo sean tenidos en cuenta el máximo de contratos indicados en los términos de referencia y deberá entregar las certificaciones correspondientes. El contenido y autenticidad de las certificaciones podrán ser verificados por EMTELCO. En caso de relacionar más de 3 contratos, EMTELCO tendrá en cuenta para determinar la experiencia los 3 de mayor valor. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 FORMATO IV FORMULARIO GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD A continuación se presentan una serie de preguntas que deben ser respondidas ubicando una X en la respuesta que más se acondicione a la realidad de la empresa, adicionalmente se debe anexar la documentación que sustente dicha respuesta en los casos que aplique. CRITERIOS AMBIENTALES 1 La empresa posee una política ambiental y está disponible al público ¿La empresa posee una política La empresa posee una política ambiental y no está disponible al ambiental definida y socializada? público Anexar documentos La empresa no posee una política ambiental 2 Existe un departamento encargado de los asuntos de HSE ¿En la empresa existe un encargado de los asuntos de salud ocupacional, Existe una persona encargada de los asuntos de gestión ambiental seguridad industrial y salud Existe un encargado para los asuntos de salud ocupacional y ocupacional y responsabilidad seguridad industrial pero no considera los ambientales social? No existe un encargado de los asuntos 3 ¿La empresa cuenta con un sistema La empresa cuenta con un sistema de gestión ambiental pero no de gestión ambiental? está certificado La empresa cuenta con un sistema de gestión ambiental certificado La empresa no cuenta con un sistema de gestión ambiental 4 5 ¿La empresa cuenta con un Procedimiento para la selección, evaluación, seguimiento y control de proveedores y contratistas con criterios de salud ocupacional y seguridad industrial, ambiental y responsabilidad social? Anexar documentos ¿La empresa cuenta con Capacitación a los empleados en asuntos ambientales, salud ocupacional y seguridad industrial? Anexar documentos La empresa si cuenta con el procedimiento La empresa cuenta con el procedimiento pero no tiene incorporado los criterios de HSE No existe procedimiento La empresa cuenta con capacitaciones en asuntos de HSE La empresa cuenta con capacitaciones en asuntos de salud ocupacional y seguridad industrial pero no ambientales No existen capacitaciones para empleados en asuntos de HSE Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CRITERIOS AMBIENTALES 6 ¿La empresa cuenta con certificaciones tales como ISO9001, ISO14001, OSHAS18001, RUC, ecolabels, etc.? Cuenta con dos o más certificaciones Cuenta con una certificación Se encuentra en proceso de certificación No cuenta con certificaciones Cambio climático 7 ¿La empresa tiene calculada su Si, y es revisada por una empresa auditora huella de carbono (inventario de Sí, pero no es revisada por una empresa auditora emisiones de gases efecto invernadero)? Anexar documentos No tiene calculada su huella de carbono Si, y gracias a estas iniciativas han disminuido en más del 5% su huella de carbono según la línea base. 8 ¿La empresa ha implementado iniciativas para disminuir las Sí, pero no se conoce el % de reducción de la huella de carbono emisiones de gases de efecto invernadero? Anexar documentos No, la empresa no ha implementado planes de reducción de emisiones de gases efecto invernadero Si, la empresa ha compensado del 70% al 100% de su huella de carbono 9 ¿La empresa ha desarrollado programas para retribuir sus emisiones de gases de efecto invernadero? Anexar documentos Si, la empresa ha compensado entre 30% y el 70% de su huella de carbono Si, la empresa ha compensado su huella de carbono en menos del 30% No. La empresa no ha compensado su huella de carbono y no tiene planes de hacerlo Desempeño ambiental 10 11 12 Si, la empresa cuenta con un plan de manejo integral de residuos ¿Tiene la empresa cuenta con un sólidos. plan de manejo integral de residuos sólidos? Anexar documentos No, se cuenta con un plan de manejo integral de residuos sólidos ¿La empresa efectúa periódicamente una caracterización de sus residuos sólidos y ha identificado sus residuos peligrosos y los gestiona de una forma apropiada? Anexar documentos ¿La empresa ha implementado un programa de separación y reciclaje Si, periódicamente se realiza una caracterización de residuos sólidos No se realiza una caracterización de residuos sólidos Si, y gracias a este programa se recicla más del 30% de sus residuos reciclables Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CRITERIOS AMBIENTALES de residuos sólidos? Si, y gracias a este programa se recicla menos del 30% de sus residuos reciclables Sí, pero no cuenta con una medición del % de reciclaje de residuos No cuenta con un programa de separación y reciclaje de residuos La empresa cuenta con un procedimiento para la identificación y valoración de los impactos ambientales, los ha evaluado e implementa acciones para mitigarlos 13 ¿La empresa conoce sus impactos La empresa cuenta con un procedimiento para la identificación y ambientales más relevantes? Anexar valoración de los impactos ambientales y los ha evaluado documentos La empresa no ha hecho una evaluación de impactos ambientales y desconoce sus problemáticas ambientales Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido más del 20% de su consumo de agua Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el 20% de su consumo de agua 14 ¿Cuenta la empresa con un Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el programa de uso racional y eficiente 10% de su consumo de agua del agua? Anexar documentos Sí. La empresa cuenta con un programa de uso racional del agua pero no ha medido la reducción en el consumo del agua No. La empresa no posee un programa de uso racional y eficiente del agua Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido más del 20% de su consumo de energía Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el 20% de su consumo de energía 15 16 ¿La empresa cuenta con un Si, y gracias a este programa la empresa ha disminuido hasta el programa de uso racional y eficiente 10% de su consumo de energía de la energía? Anexar documentos Sí. La empresa cuenta con un programa de uso racional de la energía pero no ha medido la reducción en el consumo de la energía No. La empresa no tiene un programa de uso racional y eficiente de la energía ¿La empresa cuenta con procedimiento para la permanente identificación de los requisitos legales y de otra índole y mantiene Cuenta con procedimiento y matriz integrando todos los asuntos de HSE Cuenta con procedimiento y matriz pero no contempla todos los elementos de HSE Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CRITERIOS AMBIENTALES una matriz legal actualizada? Anexar Cuenta con la Matriz pero no con procedimiento documentos Cuenta con procedimiento pero no se tiene la matriz 17 18 19 No existen ni matriz legal ni procedimiento para la identificación y no se han identificado en la empresas los requerimientos legales de HSE ¿La empresa cuenta con un sistema Si, la empresa cuenta con un sistema de seguimiento de programas de seguimiento de sus programas ambientales ambientales basado en indicadores de gestión e impacto? Anexar No cuenta con un sistema de seguimiento de programas ambientales documentos ¿La empresa cuenta con sellos o certificaciones que acrediten la responsabilidad socio ambiental de la compañía o de sus productos? Anexar documentos La empresa cuenta con sellos o certificaciones ambientales La empresa está en proceso de obtención de un sello o certificación ambiental La empresa no cuenta con ningún sello ni certificación ambiental ¿En los últimos 2 años, se ha No impuesto a la compañía alguna 1 sanción sanción por parte de la autoridad Más de 1 sanción ambiental? Anexar documentos CRITERIOS SOCIALES Ética y derechos humanos 20 Si, cuenta con un código de ética/conducta donde refleja el respeto ¿Cuenta la empresa con un código de los Derechos Humanos. de ética/conducta donde refleje el Si, cuenta con un código de ética/conducta pero no refleja los respeto de los Derechos Humanos? derechos humanos Anexar documentos La empresa no cuenta con un código de ética/conducta. Si, y esta difusión involucra públicos internos y externos de la organización 21 22 ¿La empresa posee mecanismos periódicos para la difusión del Si, y esta difusión involucra el público interno de la organización código de ética y conducta? No cuenta con mecanismos de difusión de su código de ética/conducta La empresa cuenta con una política antidiscriminación ¿La empresa cuenta con una Política documentada y comunicada. de antidiscrimación para el vínculo La empresa cuenta con una política antidiscriminación pero no se de sus empleados que se encuentre documentada y comunicada? ha comunicado Anexar documentos La empresa no tiene política antidiscriminación Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CRITERIOS SOCIALES 23 24 25 ¿La empresa cuenta con una Política contra el trabajo infantil que se encuentre documentada y comunicada? Anexar documentos La empresa cuenta con una política contra el trabajo infantil documentada y comunicada. La empresa cuenta con una política contra el trabajo infantil pero no se ha comunicado La empresa tiene mecanismos de interlocución con sus clientes para recibir retroalimentación? (sugerencias, quejas y reclamos) ¿La empresa posee personal con algún tipo de discapacidad? Si posee mecanismos de interlocución con sus clientes La empresa no tiene política contra el trabajo infantil No posee mecanismos de interlocución con sus clientes Si No Política e institucionalidad de responsabilidad social de la organización 25 26 27 Se tienen programas de voluntariado y realizan donaciones ¿La empresa cuenta con programas Se tiene un programa de voluntariado donde los empleados de voluntariado o ayuda a la participan con su tiempo comunidad ya sea en dinero, especie Se tiene un programa de donaciones o tiempo? No se realiza ninguna actividad para ayudar a la comunidad Si, la empresa tiene una estrategia de inclusión social y hace sus aportes sociales a través de su propia fundación ¿La empresa tiene un compromiso Si, la empresa tiene una estrategia de inclusión social y hace sus continuo en el tiempo con el aporte aportes de manera organizada a través entidades independientes a la sociedad? La empresa realiza aportes puntuales pero no hacen parte de una estrategia La empresa no realiza aportes sociales ¿La empresa socializa con sus grupos de interés internos y externos sus actividades de responsabilidad social? Si, la empresa socializa sus iniciativas de responsabilidad social con sus diferentes grupos de interés internos. La empresa no tiene mecanismos de socialización de sus iniciativas con sus grupos de interés internos. Seguridad industrial y salud ocupacional La empresa con un programa de salud ocupacional documentado e implementado 28 ¿La empresa cuenta con un La empresa con un programa de salud ocupacional pero no se programa de salud y seguridad encuentra implementado ocupacional? Anexar documentos No cuenta con un programa de salud ocupacional 29 ¿La empresa tiene una política de Si, la empresa cuenta con una política de seguridad industrial y seguridad industrial y salud salud ocupacional para reducir riesgos ocupacionales. Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500 TÉRMINOS DE REFERENCIA SO – 00027-2015 CRITERIOS SOCIALES ocupacional para reducir riesgos No cuenta con una política de seguridad industrial y salud ocupacionales? Anexar documentos ocupacional para reducir riesgos ocupacionales 30 ¿La empresa cuenta con un Si ,la empresa cuenta con un subprograma de Higiene Industrial subprograma de Higiene Industrial? Anexar documentos No cuenta con un subprograma de Higiene Industrial 31 ¿La empresa cuenta con programas Si, la empresa cuenta con programas para sus riesgos prioritarios para sus riesgos prioritarios? Anexar documentos No cuenta con programas para sus riesgos prioritarios 32 Las directrices sociales y éticas de la empresa contienen las actividades y Si decisiones relacionadas con: selección y evaluación de proveedores y contratistas. Anexar No documentos Bienestar de sus empleados Se cuenta con beneficios extralegales para sus empleados y sus familias 33 ¿La empresa cuenta con ayudas extralegales para sus empleados y Se cuenta con beneficios legales para los empleados sus familias? No se cuenta con ningún tipo de beneficio extralegal para los empleados y sus familias Sede Medellín Calle 14 Nº 52 A 174 / Teléfono: +57 (4) 389 7000 Sede Bogotá Carrera 69 Nº 98 A - 11 Piso 2 / C.C. Floresta Outlet - Teléfono: + 57 (1) 486 3500