La tarea de Mesa de Entradas, Despacho e Información al Público

La tarea de Mesa de Entradas, Despacho e Información al Público

Respuestas
La tarea de Mesa de Entradas, Despacho e Información al Público se rige por el
Decreto 1883/91, y sus modificatorios y complementarios, además de normas de uso
interno de cada jurisdicción.
Todavía falta mucho para que todas las Mesas de Entradas, Despachos y
Oficinas de Información al Público (los “mostradores”) estén unificados y en línea. Sin
embargo, algunas medidas prácticas resolverían cuestiones importantes que
diariamente torturan nuestra existencia. Sobre ellas queremos consultarle.
1) ¿Qué es un expediente? (Elija la opción que más les guste)
4
1
10
2
1) Una actuación que requiere de un acto (Disposición, Resolución, Decisión
Administrativa, Decreto o Proyecto de Ley) para su finalización iniciado por
cualquiera
2) Una actuación que requiere de un acto (Disposición, Resolución, Decisión
Administrativa, Decreto o Proyecto de Ley) para su finalización iniciado por
alguna autoridad
3) Una actuación que no requiere necesariamente un acto decisorio sino
alguna forma de intervención, decisoria o no, de la administración, sin
importar quién la inició
4) Ninguna de las anteriores
Aquello que no sea un expediente, será una actuación. Obviamente, no preguntaremos
qué es una actuación…
2. - ¿Qué número tiene un expediente/una actuación? En algunos mostradores se
respeta el de la jurisdicción iniciadora, en otros se recaratula y en un tercer grupo… se
registra la serie de los números naturales o se aplica la ley de los grandes números.
Deberíamos tener un sistema unificado de numeración para toda la administración que
pudiera ser utilizado también internamente.
Unificar la numeración
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1) Resultaría útil para ubicar el expediente/la actuación en cualquier
jurisdicción.
2) Resultaría indiferente
Si respondió 1) debe responder la siguiente.
Como Ud. sabe, criterios para unificar hay muchos. Uno podría ser el que identifica la
jurisdicción presupuestaria seguido de algunos otros números identificatorios en un
código sencillo, interpretable por cualquier equipo, incluso por el suyo. ¿Está de
acuerdo? (tachar)
Si
14
No
3
Si respondió que sí, coincidimos. Si respondió que no, caerá en manos de los
informáticos…
3) Ahora, es el momento de que discuta con su vecino: es preciso ponerse de acuerdo
sobre cuando se desglosa, cuando se refolia, cuando se inicia un expediente con
fojas desglosadas y quién es el responsable. La normativa interna, cuando existe,
difiere entre las jurisdicciones. Si la suya es mejor, convenza a su compañero.
Juntos pongan a continuación todo lo que se les ocurra que cambiarían. Así, la
próxima vez hablamos sobre eso.
Observaciones generales
- informatizar el interior del país
- unificar sistema informático con organismos del Estado
- respetar y unificar criterios con respecto a la ley de procedimientos administrativos
Observaciones específicas
1) Desglose
- Se desglosa cuando se requiere realizar una tramitación por separado, a solicitud de
autoridad competente, dejando constancia del desglose con sello y firma.
- Corresponde cuando se procedió a una incorporación errónea al expediente cabecera
- Cuando se requiere tratamiento por separado de actuaciones de un mismo causante a su
requerimiento o por disposición de la Superioridad, o temáticas similares con diferentes
resoluciones
- cuando se puede armar otra actuación, o está mal agregado o forma parte de una oferta
- cuando hay información que pasará con otra a formar parte de un Anexo, por ejemplo, pero se
caratula nuevamente y se lo relaciones con el anterior: “......en autos principales...
- cuando hay errores de numeración o corrección.
- se suele sacar copias de ciertas fojas de un expediente, certificadas por autoridad
competente
- Cuando se requiere agilizar o profundizar en un tema determinado.
- inicio del expediente con foja desglosada: el responsable es el que requiere el desglose,
siempre y cuando se encuentre avalado por el organismo con responsabilidad primaria sobre
el tema en cuestión. El responsable es el que el área que lo pide, cuando da lugar a otra
medida que no pueda coexistir en el mismo trámite (sumario, causa penal, licitación de
servicios, etc.)
- las fojas deglosadas son precedidas de una nota con la mención de las actuaciones de las
que proceden, cantidad de fojas y las razones para proceder al armado del expediente.
(Jefe/Gerente)
- en la actuación principal en hoja aparte se deja constancia de cantidad de fojas que
componen el expediente desglosado, causa, firma, fecha y aclaración(Jefe/Gerente). En su
defecto los elementos desglosados podrán ser reemplazados por una copia autenticada por
Encargado/Jefe/Gerente, haciendo constatar con una providencia el reemplazo.
- debería unificarse el criterio en cuanto a como debe quedar plasmado en el expediente en
aquellos casos en que se desglosen fojas (donde debe quedar la constancia del desglose,
qué foliatura debe llevar, su texto, etc.),
- debería precisarse con mayor exactitud cómo debe iniciarse un expediente con fojas
desglosadas, sobre todo el sentido de la constancia del inicio de ese expediente.
2) Refoliado
- Se refolia cuando se inicia un expediente nuevo, siempre hablando del expediente
desglosado. El responsable es la autoridad competente.
- cuando hay errores de numeración o corrección o tachado con sello de la institución.
- Cuando hay folio de otros (instituciones, organismos, prestadores por ofertas) no se refolia.
- Corresponde, cuando hay errores de numeración, corrección o tachado
-
-
se deja constancia en el reverso de la última foja refoliada fecha, firma y aclaración
(cualquiera puede refoliar. Al recibir el expediente hay que verificar su foliado, la refoliación la
realiza el área que advierte el error.)
debería unificarse el criterio para el refoliado de expedientes, quien debe efectuarlo, etc.
debería unificarse el criterio para la agregación de expedientes, quién debería hacerlo,
cuando, como debe quedar reflejado en los sistemas informáticos, etc.
Recuerde que “expediente” significa “aquello que va rápido”…Pero no se lo diga a
nadie.
5. - ¿Quién debería archivar los expedientes?
13
5
1)
2)
3)
4)
La Mesa de Entradas
La dependencia con responsabilidad primaria
Legal y Técnica
Nadie
Si respondió 4) necesita un psicólogo. Es demasiado realista.
6.- Estamos de acuerdo en que Legal y Técnica establece los plazos y requisitos para
aquellas cuestiones que requieren la intervención del Presidente o el Jefe de Gabinete
de Ministros. ¿Sería útil que esas disposiciones estuvieran unificadas en un Manual de
Procedimientos que pudiera ser conocido y aplicado por todas las dependencias?
(tachar)
Si
12
No
5
No tenía que elucubrar tanto. De todos modos, Legal y Técnica va a pensar que fue
una votación espontánea.
7.- Salvo las excepciones previstas, están prohibidos los pases de expedientes y
actuaciones. No se ría… Si no se cumple es porque no hay presupuesto para
fotocopias…¿Quién debería hacerse cargo de verificar el cumplimiento de los plazos?
10
5
4
1) La dependencia con responsabilidad primaria
2) La dependencia sobre la que se hizo la consulta
3) La Mesa de Entradas
Habrá notado que la opción “nadie” no figura. Confiese que la esperaba.
8.- Pasemos a esa obra maestra de la literatura fantástica, el Decreto N° 333/85. La
normativa vigente entorpece el desarrollo de las tareas por usted realizadas porque
10
8
9
1) Es demasiado rígida en cuestiones formales
2) Es demasiado anticuada
3) Registra vacíos legales que se interpretan en forma disímil en las
jurisdicciones
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15
4) No se respeta en todas las jurisdicciones con el mismo rigor
5) Para algunas cuestiones, no hay un criterio unificado en todas las
jurisdicciones
Si marcó todos los puntos, estamos ante un problema serio. Si sólo marcó algunos,
también. Discuta con su vecino qué cosas le cambiaría al 333/85. Ponga a
continuación, punto por punto, todo lo que le cambiaría (para mejorarlo, claro). Así, la
próxima vez hablamos sobre eso.
Observaciones generales
- Es necesario modernizar la comunicación
- El Decreto N° 333/85 es anticuado.
- No existe el mismo criterio de aplicación en las distintas jurisdicciones
Líneas generales para su reforma:
Debería revisarse:
- el exceso en formalidades
- exigencias de papel, tintas, máquinas, máxime si se tiene en cuenta los cambios informáticos
actuales.
- el sistema de sellos y firmas
- el cumplimiento de plazos.
Se debería:
- establecer parámetros a partir de los cuáles el trabajo se entienda elaborado correctamente
(tendiendo a hacerlo más informal en aquellos aspectos que no hacen al fondo del asunto de
que se trata).
- compatibilizarlo en su totalidad con las actuales tecnologías que se utilizan en la
Administración Pública,
- unificar las distintas normas que regulan las funciones de las áreas de Despacho y Mesa de
Entradas (normas de procedimientos administrativos, de redacción, de funcionamiento de las
Mesas de Entradas, etc.).
Observaciones específicas
- uso de mayúsculas: debería aclararse como se debe emplear en el caso de los cargos
- artículo de forma: cuando dice que “cuando se emplee más de 1 hoja en la confección de un
proyecto no deberá incluirse en la última el artículo de forma a solas, salvo que esté
precedido de alguna palabra del art. anterior o que haya comenzado en la hoja precedente”,
está segunda opción no es aceptada por Presidencia.
- se tendrían que agregar las D.A. y los DNU.
- revisar aspectos formales para modernizarlo y agilizarlo con vistas a la implementación de la
Firma Digital (decreto 2628/02).
- vigencias de los diferentes decretos, no queda claro cuando son derogados
- actualizar aspectos como la escritura a máquina de tipo corriente con cinta de color negro fijo
- eliminarse el punto 4.3.3. (Síntesis), dado que no se utiliza más.
Propuesta de discusión sobre la asignación de los Números de Decretos, Resoluciones,
Disposiciones:
La numeración se da correlativamente pero comienza de nuevo cuando se produce un cambio de
autoridades o termina el año. Es posible que existan dos o tres números repetidos de actos
administrativos en el mismo período, conforme a la cantidad de gobiernos que hayan existido.
¿Que pasaría si la numeración se modificara únicamente en cada cambio de ejercicio?.
9.- En su organismo, en lo relativo a la gestión de la documentación ¿se cumple con la
normativa vigente?
11
4
1) Mucho
2) Poco
1
1
3) Apenas
4) A veces
No le vamos a decir a nadie.
10.- ¿Ha construido distintos tipos de indicadores que le permitan medir la eficiencia,
eficacia y efectividad de la gestión del área a su cargo? (tachar)
Si
5
No
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Anótelos a continuación.
Call Center Atención al Público
Discriminación por tipo de reclamo, duración y tiempo de respuesta de la consulta.
Sistema de Expedientes
Cumplimiento de plazos en la resolución de los expedientes por área, detectando los cuellos de
botella en la gestión.
Control diario de documentación entrada y salida
Control diario de remitidos y recibidos por área
Estadística mensual
11.- La atención al público es
14
2
1
1) Una prioridad
2) Una tarea más
3) Una tarea residual
12.- Su personal y su espacio físico ¿están preparados para atender al público?
2
9
4
2
1)
2)
3)
4)
5)
Muy bien
Bien
Bastante
Poco
Nada
Cualquiera sea la respuesta ¿cree que su personal necesita capacitación para ello?
(tachar)
Si
14
No
3
Capacitación no terapia.
13.- ¿Tiene un sistema de seguimiento de expedientes? (tachar)
Si
15
No
2
14.- Si respondió que sí, tiene que hacer estos deberes para la próxima vez.
ð ¿Cuáles son las búsquedas más frecuentes que recibe?
- números de expedientes, fechas de ingreso de documentación, destinos y/o derivaciones de
los documentos; localización de documentación en general.
- En Despacho las consultas más frecuentes son: trámites de decretos, resoluciones,
resoluciones conjuntas y otras;
- Consultas por tema
ð ¿Qué inconvenientes tiene en la aplicación?
- en varios casos no hay inconvenientes
- la carga de datos para el ingreso, registro y alta de los documentos no permite una cómoda
y/o fácil búsqueda posterior, esto hace sumar diferentes criterios para el ingreso de datos en
las diferentes áreas que lo utilizan. además no tiene aplicaciones generales para
numeraciones de actuaciones por lo cual hay que realizar tramites de habilitación –
generalmente desconocidos- para la numeración de notas, etc. de esta manera el desinterés
por utilizar el sistema hace casi el mismo no sea mas que una tabla de expedientes de
ingreso.
el inconveniente depende del registro del trámite
- está dividido en dos módulos de “documentos simples” y “tramitación de expedientes con
inclusión de documentos simples” debería estar todo unido.
- Funciona independiente de otros sistemas de la APN
ð ¿Es de fácil comprensión?
- en varios casos se afirma que sí
- no por no poder ejecutarse como el windows
- Si, excepto las técnicas para realizar consultas.
ð ¿Puede hacer interfase con los sistemas de otros organismos?
- en la mayoría de los casos no se puede; una respuesta lo ignora y otra resalta la complejidad
para hacerlo;
- si es posible (por lo menos así lo informaron los responsables informáticos encargados del
sistema).
ð ¿Tiene un archivo histórico del sistema adecuado?
- la mayoría de los encuestados responde que lo tiene
ð ¿Es seguro?
- tiene aplicaciones de seguridad en cuanto al ingreso al sistema, ya que el usuario tiene una
clave personal que debe aplicar, además de una clave de área;
- si en cuanto al sistema informático y no por la inseguridad física del departamento;
- Un caso no; otros dos casos sí; un caso, sólo relativamente.
ð Cuando se cae el sistema ¿cómo suple la función?
- mediante memos o remitos internos del área que luego se deberán transcribir los datos al
sistema;
- no se suple, en dos casos
- por el recibo de giro de expedientes
- mediante números manuales otorgados por el área de informática
- es difícil suplirla
ð Su sistema ¿puede ser consultado desde afuera de la organización?
- siempre y cuando tengan instalados los emuladores del software del sistema, el software del
“tramix” esta en Economía que sería el nodo al que se conectan otras dependencias;
- el sistema Mesa no
- No en dos casos
- Solo parcialmente en dos casos
- En dos casos por Internet.