Data Entry Errors - MC-21
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Data Entry Errors - MC-21
Programa de Control de Calidad Serie Informativa Volumen 23 - JULIO 2014 MD14-039 Identificación y Reducción de Errores en Medicación “Data Entry Errors” En esta edición de la Serie Informativa Identificación y Reducción de Errores en Medicación discutiremos los “Data Entry Errors”. Probablemente muchos de ustedes al ver este título se preguntaran… ¿Cuál es la relación de un “Data Entry Error” con un Error en Medicación? Primero, debemos definir un “Data Entry Error” como un error que ocasiona que la receta que estamos trabajando no sea adjudicada exitosamente generando un rechazo innecesario que muchas veces resulta en que el paciente cubra el costo del medicamento, esto es, si cuenta con los recursos económicos para ello. De lo contrario, este paciente no se llevará sus medicamentos y no comenzará o continuará con su terapia. Segundo, cuando repasamos la definición de un Error en Medicación vemos que puede definirse como cualquier evento prevenible que puede causar el uso inapropiado o daño al paciente, mientras el medicamento está bajo el control del profesional de la salud, paciente o consumidor.1 Si regresamos a la pregunta inicial - ¿cuál es la relación de un “Data Entry Error” con un Error en Medicación? – podríamos decir que un Error en Medicación puede ocurrir cuando el proveedor falla en proveerle el medicamento al paciente. “Data Entry Errors” Sin temor a equivocarnos podemos decir que todos los que trabajamos dispensando medicamentos nos encontramos múltiples veces al día con mensajes de rechazo que no están asociados a que el producto no lo cubre el plan de nuestro paciente o con que el producto está sujeto a una pre-autorización o a una terapia escalonada. Por el contrario, vemos rechazos asociados con Data Entry Errors. 1 A continuación les presentamos los errores relacionados a ‘data entry’ que más vemos en nuestra data de reclamaciones: Mensaje o Código de Rechazo Qué debemos hacer… Prescription Information Rx Origin Code cannot be “0” on All Clm 33 – M/I Rx Origin Code Date written cannot = 0 Written date cannot be > fill date Verifique que entro en su sistema el origin code. Los valores aceptados son: 1 = Written prescription, 2 = Telephone prescription, 3 = Electronic prescription, 4 = Facimile prescription Verifique que entró en su sistema la fecha de la receta; asegúrese de que la fecha de la receta no tenga una fecha posterior a la fecha de servicio. Patient Information 07 – M/I Cardholder ID Number Minimum Identification Length is XX 52 – Non-Matched Cardholder ID 09 – M/I Birthdate 10 – M/I Patient Gender Code Verifique que el número de identificación del paciente sometido vs. el número de identificación que aparece en la tarjeta de del paciente Verifique que la fecha de nacimiento y el género del paciente que ha sometido sean correctos; estos se utilizan para asegurar que estamos dando el servicio al paciente correcto, para identificar interacciones droga-paciente y para enviar alertas de dosis por edad. Provider Information Valid Pharmacy NPI is Required Invalid NPI per algorithm requirements EZ – M/I Prescriber ID Qual Verifique que el NPI de la farmacia y del médico que prescribe sea válido Asegúrese de que incluye en la transacción el calificador del ID de médico y que el mismo esté correcto. Drug Information NDC not on file Qty Dispensed must be multiple of XX 19 – M/I Days Supply Verifique el NDC sometido vs. el frasco de medicamento que tiene en inventario. Verifique el tamaño del frasco sometido vs. el tamaño de frasco que tiene en inventario. Ejemplo, si va a despachar un pen de insulina cantidad a entrar debe ser en múltiplos de 3 no en múltiplos de 10. El múltiplo de 10 es correcto para los vials de insulina. Verifique que ha calculado los días de suplido correctamente de acuerdo a la cantidad a dispensar y las instrucciones de administración. Recuerde que usted puede contribuir a prevenir un error en medicación y que para dudas sobre reclamaciones de farmacia puede comunicarse con nuestro Centro de Ayuda a Farmacias a través del 1-888-311-6001. Referencia: 1. Concilio Coordinado Nacional para Reportar y Prevenir Errores en Medicamentos (NCC MERP, por sus siglas en inglés) 2