Manual de Facturación

RODAS XXI sobre SQL
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FACTURACION
MANUAL DE
USUARIO
VERSIÓN 3.0
CITMATEL
Ave. 47 e/ 18 A y 20 Miramar
CP. 11300
E-mail: [email protected]
Telef. Directos (206-9307 al 9310)
ÍNDICE
CAPITULO 1...................................................................................................................................................................... - 5 INSTALACION DEL SISTEMA....................................................................................................................................... - 5 CAPITULO 2.................................................................................................................................................................... - 18 ACCESIBILIDAD .......................................................................................................................................................... - 18 CAPITULO 3.................................................................................................................................................................... - 19 INTERFAZ PARA EL USUARIO ................................................................................................................................. - 19 CAPITULO 4.................................................................................................................................................................... - 23 CLASIFICADORES DEL SISTEMA ............................................................................................................................. - 23 CAPITULO 5.................................................................................................................................................................... - 36 OPERACIONES ........................................................................................................................................................... - 37 CAPITULO 6.................................................................................................................................................................... - 44 INFORMES .................................................................................................................................................................. - 44 -
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INTRODUCCIÓN
Rodas XXI es un sistema abierto, seguro y que está en constante desarrollo, siempre se tiene
en cuenta la opinión de los usuarios que explotan el paquete para mejorarlo, perfeccionarlo y
hacer más viable y rápido su trabajo.
El módulo de Facturación para Windows pertenece al Sistema Integral Económico Administrativo Rodas XXI, desarrollado en el Centro de Tecnologías de la Información y
Servicios Telemáticos (CITMATEL), del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.
Rodas XXI está diseñado para trabajar como estación de trabajo así como en un entorno de
red, además, para recibir información tanto por correo electrónico como por dispositivos de
almacenamiento externo.
Este manual tiene como objetivo facilitar el trabajo del usuario con el modulo de la
Facturación de la serie Rodas XXI.
Facturación cuenta con un sistema de protección, consistente en la renovación anual de la
licencia para la utilización del mismo, mediante un disco que le será proporcionado por el
suministrador.
Pasos a seguir para trabajar con el sistema:
Después de instalado el módulo de Facturación primero que todo el sistema identifica el Tipo
de Seguridad que se seleccione en la instalación del Administrador de RODAS XXI pudiendo
ser esta de dos tipos: Seguridad de Dominio: y Seguridad SQL:, cada una de ellas con sus
particularidades inmediatamente. En el caso de la primera se escribe automáticamente el
Dominio y Usuario que estén logueados en la máquina en ese momento y que ser el que
entrar al sistema; en la segunda, el usuario debe introducir su Identificador y Clave para
acceder al sistema. Previamente se chequea la conexión con el Servidor SQL. Una vez
Chequeado el Acceso al servidor se verificar que el usuario tenga los permisos para
establecer la conexión a la Base de Datos y se activa la caja de texto donde se selecciona la
Entidad., luego se verifica que el usuario tenga los permisos para trabajar con la empresa
seleccionada, de no tenerlos pues se emitirán los mensajes correspondientes.
El nombre y la clave que ponga esta primera vez son sumamente importantes, este usuario
se convierte automáticamente en administrador del sistema, lo cual significa que tiene acceso
libre a todas las opciones que brinda el sistema as como a crear nuevos usuarios y darle los
permisos de accesos a las diferentes opciones del módulo.
Después de la pantalla inicial el sistema muestra una ventana en la cual visualiza el perodo o
mes que trabajar, parámetros estos primordiales para algunas operaciones importantes, tales
como: La Refacturación y la Exportación de Comprobantes, entre otros.
Una vez dentro de este, el administrador debe dirigirse a Utilidades /Accesos e incluir y darle
permiso a los usuarios que van a trabajar en la explotación del sistema.
Pueden establecerse claves que permitan el acceso para cada usuario del sistema y
restringen el uso de los diferentes elementos del menú considerando que quienes no la
conozcan, no podrán entrar al mismo. El hecho de utilizar claves de acceso proporcionar el
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control necesario para proteger la integridad de la información. Pueden crearse claves por
cada usuario y restringir el acceso únicamente a las reas de trabajo que a cada uno se le
asigne.
Accesos: Pueden establecerse claves que permitan el acceso para cada usuario del sistema,
considerando que quienes no las conozcan, no podrán entrar al mismo. El hecho de utilizar
claves de acceso proporcionar el control necesario para proteger la integridad de la
información.
Pueden crearse claves por cada usuario y restringir el acceso únicamente a las reas de
trabajo que se les asigne. Para ejecutar esta opción acúdase al menú Utilidades / Accesos.
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CAPITULO 1.
INSTALACION DEL SISTEMA
Para instalar el sistema Rodas XXI sobre SQL debe existir un servidor SQL en el que el
administrador de dicho servidor haya creado un usuario SQL al que se le asigne los
siguientes roles de administración:
- Administrador de seguridad (Security Administrators): Puede administrar los logines del
servidor.
- Creador de Bases de datos (Database Creators): Puede crear, modificar, borrar,
renombrar y restaurar Bases de datos.
Seguidamente se comenzará el proceso de instalación de la serie de Rodas XXI sobre la
nueva versión 3.0 SQL debe seguir los siguientes pasos:
1) Introducir en el lector de CD de su PC el disco de instalación
2) Al comenzar la lectura de este se levantará un autorun con el que podrá llamar a la
instalación
3) Se presentará una ventana (fig.1) de preparación para la instalación y que guiará al
usuario en todo el transcurso de la instalación
4) Si desea abandonar la instalación haga clic sobre el botón Cancelar
Figura 1.
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5) Seguidamente se presentará una ventana de bienvenida para comenzar la instalación
de dicho sistema (Fig.2). Presione el botón Siguiente
Figura 2.
6) Le continúa una nueva ventana en la que el usuario deberá seleccionar y activar o
desactivar los módulos que desee o no instalar para el trabajo con este sistema contable.
Presione el botón Siguiente. El botón Cancelar interrumpe el proceso de instalación.
(Fig. 3 )
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Figura 3.
7) El la siguiente ventana el usuario deberá seleccionar la carpeta en la que el programa de
instalación ubicará los archivos, aunque el instalador creará una carpeta de destino por
defecto \RodasXXI\, a través del botón EXAMINAR (Fig.4) el usuario tendrá la posibilidad
de crear una carpeta en cualquier sitio del disco duro y que será tomada como la raíz para
la instalación de todos los módulos según la configuración posterior. Presionando el botón
Siguiente continuará el proceso de instalación.
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Figura 4.
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8) Posteriormente aparecerá una nueva ventana en la que se irá mostrando el curso de la
instalación (Fig. 5). Si presiona el botón Cancelar se interrumpe la instalación en proceso.
Figura 5.
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9) Al ser concluido el proceso de instalación, esta ventana le indicará al usuario que se ha
concluido la instalación con éxito y le da la oportunidad al usuario de seleccionar si
desea reiniciar el equipo o no. Antes de dar por finalizada la instalación es necesario
retirar de su PC todos los discos de las unidades y a continuación presione el botón
Finalizar.
Figura 6.
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10) Una vez terminado todo el proceso de instalación. Diríjase a Inicio > Todos los
Programas > Rodas XXI presentará una nueva ventana en la que comenzará la
inicialización del sistema por primera vez y en la que el usuario deberá precisar los
diferentes parámetros para la conexión con el servidor SQL.
Pasos a seguir:
Antes que todo, debe instalar un servidor de la Red el SQL Server 2000 Enterprise Edition
y crear un usuario del tipo de seguridad que va a usar (Integrada de Windows NT o
Especificando el usuario y contraseña) con rol de servidor administrador de sistema
(system administrator)
a) Debe seleccionar o especificar el servidor SQL a usar.
b) Definir el tipo de autenticación que se utilizará para conectarse desde el sistema al
servidor SQL seleccionado. Esta puede ser de dos formas:
- Por seguridad integrada de Windows NT
- Especificando el usuario y contraseña.
Presione el botón Entrar.
Figura 7.
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11) Se mostrará la ventana principal del administrador de Rodas XXI. (Fig. 8)
Figura 8.
12) Al hacer clic en el botón Entidades, se presentará una ventana en la que se debe
especificar el servidor SQL a usar (Fig.10) y deberá acreditarse seleccionando una de las
opciones en el servidor SQL
- Seguridad integrada de Windows NT o Especificar usuario y contraseña. (Fig.9).
Haga clic sobre el botón Aceptar.
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Figura 9.
13) Seguidamente aparecerá una nueva ventana donde se visualizará las siglas, el
nombre de la empresa y el director de dicha empresa (Fig.10). En la misma se encuentran
los botones de:
Adicionar: Permite crear una nueva empresa.
Modificar: Ofrece la posibilidad de modificar datos particulares de una empresa ya
creada.
Eliminar: Facilita eliminar empresas anteriormente definidas.
Presione clic sobre el botón Adicionar.
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Figura 10.
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14) Se accederá entonces al Clasificador de la empresa en el que debe definir los datos
particulares de la empresa. Haga clic sobre el botón Aceptar. (Fig. 11)
Figura 11.
15) De este modo aparecerán los datos particulares de la empresa. (Fig. 12). Haga clic
sobre el botón Atrás.
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Figura 12.
16) Al haber terminado con dicho proceso de instalación diríjase a Inicio > Programas >
Rodas XXI y al hacer el llamado a dicho sistema se mostrará una nueva ventana de
administración que indica la inicialización del sistema. . (Fig. 13)
Figura 13.
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17) Seguidamente se accederá al administrador del sistema con cada uno de los módulos
activados, al hacer clic sobre cualquiera de ellos accederá a cada uno por independiente.
(Fig.14)
Figura 14.
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CAPITULO 2.
ACCESIBILIDAD
Pueden establecerse claves que permitan el acceso para cada usuario del sistema y
restringen el uso de los diferentes elementos del menú considerando que quienes no la
conozcan, no podrán entrar al mismo. El hecho de utilizar claves de acceso proporcionará el
control necesario para proteger la integridad de la información. Pueden crearse claves por
cada usuario y restringir el acceso únicamente a las áreas de trabajo que a cada uno se le
asigne.
Accesos: Pueden establecerse claves que permitan el acceso para cada usuario del sistema,
considerando que quienes no las conozcan, no podrán entrar al mismo. El hecho de utilizar
claves de acceso proporcionará el control necesario para proteger la integridad de la
información.
Pueden crearse claves por cada usuario y restringir el acceso únicamente a las áreas de
trabajo que se les asigne. Para ejecutar esta opción acúdase al menú Utilidades / Accesos.
Incluir Usuarios: Esta opción posibilita al administrador del sistema incluir a otros usuarios
para el trabajo del mismo.
Modificar Accesos: Modifica los permisos de accesos de los usuarios a las diferentes
opciones del sistema. Después de seleccionada la opción Accesos y mostrado el cuadro de
opciones, se oprime el clic izquierdo del ratón en esta opción, y en la lista de consulta que se
encuentra en la parte derecha se selecciona el usuario a modificar. Eligiendo el botón Aceptar
se mostrarán los diferentes cuadros de selección, los cuales se seleccionarán con el clic
izquierdo del ratón, según se desee. El botón Salir retorna a la pantalla inicial.
Modificar Nombre y/o Clave: Permite modificar Nombre y/o Clave de los usuarios existentes.
En esta opción se hará igual que en las anteriores; se marca en el cuadro de opciones como
se explicó anteriormente y se selecciona en la lista de consulta el usuario, confirmando la
operación con el botón Aceptar.
Eliminar Usuario: Elimina un usuario del sistema. Se puede seleccionar un usuario
determinado y eliminarlo del acceso al programa, en esta operación se hará una pregunta de
confirmación, la cual se responderá según se desee.
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CAPITULO 3.
INTERFAZ PARA EL USUARIO
Opciones del sistema:
La Facturación consta de un menú de opciones para el trabajo:
Para seleccionar una opción posicione el puntero del ratón en la opción deseada y pulse clic
izquierdo o la combinación ALT + Letra Subrayada correspondiente.
Aspectos básicos en la interacción con una aplicación Windows.
Utilice el mouse para interactuar con elementos de la pantalla como lo haría con las manos en
el mundo real. Puede desplegar un menú, abrir y cerrar ventanas, ejecutar opciones, etc.
El mouse tiene un botón primario (izquierdo) y otro secundario (derecho). Utilice el botón
izquierdo del mouse para seleccionar y hacer clic en elementos, situar el cursor en una zona
de la pantalla y arrastrar elementos.
Utilice el botón derecho del mouse para mostrar un menú de tareas u opciones que cambian
según donde haga clic. Este menú resulta útil para realizar las tareas con rapidez. Utilizar este
botón se denomina hacer clic con el botón derecho del mouse.
Sugerencias para el uso de los botones del mouse:
- Para hacer clic, seleccione un objeto de la pantalla y, rápidamente, presione y suelte el
botón izquierdo.
- Para hacer doble clic, seleccione un objeto de la pantalla y, rápidamente, presione y suelte
el botón izquierdo dos veces. Si encuentra problemas para hacer doble clic, puede realizar la
misma tarea haciendo clic con el botón derecho del mouse en el objeto y, a continuación,
haciendo clic en la primera opción que aparece del menú (Abrir).
- Para arrastrar un objeto, mueva el puntero sobre un objeto de la pantalla, presione y
mantenga presionado el botón izquierdo, mueva el objeto a una nueva ubicación y, a
continuación, suéltelo.
- Para mostrar los menús contextuales, seleccione un objeto de la pantalla y, después, haga
clic con el botón derecho.
El teclado es la forma principal de introducir información en un ordenador. La mayor parte de
las acciones que se realizan con el mouse, también pueden realizarse con el teclado.
Utilización de algunas teclas:
Inicio/Home: Coloca el cursor al inicio de un texto.
Fin/End: Coloca el cursor al final de un texto..
ALT + la letra subrayada de la opción: Activa la opción del menú correspondiente.
TAB: Mueve el cursor al siguiente elemento de la ventana.
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Shift +TAB: Mueve el cursor al elemento anterior.
Componentes de una aplicación Windows.
Ventana: Este es el elemento principal de una aplicación Windows. Es contenedora de todas
las partes necesarias para mostrar, editar y proporcionar información.
Cada desarrollador crea ventanas que responden a los requerimientos de su aplicación. Las
ventanas generalmente están formadas por:
La barra de título: Ubicada en el borde superior de la ventana contiene el nombre de la
aplicación (de forma habitual) y puede mostrar otros datos específicos.
Botones: Ubicados en la parte derecha de la barra de título permiten minimizar, maximizar y
cerrar la ventana.
El menú: Ubicado debajo de la barra de título muestra el conjunto de opciones disponibles
para el usuario.
Para desplegar el menú con el mouse coloque el cursor en la opción deseada y haga clic con
el botón izquierdo. Si la selección es con el teclado, se presiona la tecla ALT + la letra
subrayada.
Si alguna opción de submenú tiene opciones adicionales se verá una punta de flecha
indicándolo. Si posiciona el cursor del mouse sobre esta, inmediatamente se desplegará un
nuevo submenú sobre el que podrá moverse para seleccionar la opción que desea ejecutar.
y moverse
Si utiliza el teclado deberá posicionarse sobre la opción con punta de flecha
con flecha Derecha para desplegar el nuevo submenú o presionar la tecla de la letra
subrayada
El menú desplegado muestra todas las opciones disponibles. Para seleccionar una opción
con el mouse, posicione el cursor sobre la que desea ejecutar y haga clic. Para seleccionar
una opción con el teclado, utilice las teclas de flecha (Arriba / Abajo), para posicionarse y
luego presione la tecla ENTER o presione la tecla de la letra subrayada para ejecutar
inmediatamente la selección.
Con un clic del mouse fuera de la zona del menú o con la tecla ESC se sale de un menú
desplegado.
Una ventana puede contener otros elementos como:
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Cuadro de Texto: Es un cuadro donde normalmente el cursor aparece, de una manera
intermitente, para indicar su posición y en espera de que se teclee la información
requerida. Algunos cuadros de texto permiten teclear únicamente caracteres o letras
(campos alfabéticos), otros sólo dígitos o números (campos numéricos) y la mayoría de
ellos permiten teclear ambos tipos de datos (campos alfanuméricos). Backspace o tecla
de retroceso ( ) elimina el carácter a la izquierda del cursor. Supr/Delete borra el
carácter que se encuentre a la derecha del cursor y desplaza todos los caracteres de la
derecha una posición a la izquierda
Botón: Es un cuadro que ejecuta una acción cuando se hace clic sobre él. Tiene un texto
que generalmente describe, con brevedad, la acción que ejecuta.
Lista desplegable: Está formado por un cuadro de texto y un botón pequeño, al hacer
clic sobre el botón se despliega en la pantalla una lista de opciones de las que solo se
puede elegir una y una vez elegida se muestra en el cuadro de texto. Algunas listas
desplegables permiten escribir directamente en el cuadro de texto. Para desplegar la lista
utilizando el teclado presione ALT + flecha abajo, después presione flecha arriba o abajo
para ubicarse en el dato deseado y presione Enter para que la opción se copie en el
cuadro de texto.
Tabla de Datos: Es una cuadrícula con datos ordenados en filas y columnas.
Cuadro de Opciones: Se representa con un círculo blanco (vacío o con un punto oscuro)
y un texto. Generalmente se encuentran agrupados (dos o más) dentro de un recuadro
gris y de todas las agrupadas se puede seleccionar sólo una.
Cuadro de Selección: Se representa con una casilla de selección y un texto (no
modificable). Puede encontrarse en cualquier cantidad, agrupados o no. Se puede
seleccionar cualquier cantidad de ellos (uno, varios, todos, ninguno, etc.).
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Cuadro de Lista: Es un cuadro de texto que contiene una lista (conjunto de elementos
comunes, por Ej: nombres de personas) que no se puede editar, agregar o eliminar por el
usuario. Puede tener una casilla de selección como en el ejemplo siguiente.
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CAPITULO 4.
CLASIFICADORES DEL SISTEMA
Permite actualizar y visualizar los clasificadores del sistema. Está designado para la
actualización de diferentes datos que como regla se mantienen de forma constante; posibilita
Adicionar, Modificar, Eliminar y Buscar información en los diferentes clasificadores necesarios
para el funcionamiento del sistema.
Cuando usted. entra al sistema por primera vez estarán habilitados en el menú Clasificadores
las opciones de Productos, Servicios, Categorías, Clientes, Tipos de clientes, Gestores de
ventas, Tipos de Facturas, Cuentas Generales, Criterios de Análisis, Importar Clasificadores
de cuentas, Importar Clasificador de Productos
El primer paso que debe seguir es la creación de los Clasificadores de Cuenta para el
trabajo. Se pueden crear los Criterios de Análisis y las Cuentas Generales exportado desde la
Contabilidad o desde algún otro subsistema de la serie RODAS XXI.
Otra variante podría ser en caso de que usted solo tenga este módulo de Inventario tendría
que crear el Clasificador de Cuenta y los Criterios de Análisis.
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Almacenes
Muestra los almacenes del sistema de los Medios de Rotación en caso de que estén ambos
sistemas enlazados.
Productos
Se visualiza el Clasificador de todos los Productos a facturar mostrándose la información
necesaria de los mismos. Cuenta con los siguientes botones:
Cuenta de Crédito: Se definen las Cuentas de Créditos de los Producto.
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Adicionar: Para crear un nuevo producto se debe dar entrada por Código, Descripción, la
Unidad de Medida, la Categoría a la que pertenece y el Precio de Venta. En ambas monedas.
En la propia ventana podemos entrar varios Productos sin salir de esta solo utilizando el botón
"Nuevo" podemos ejecutar dicha acción.
Modificar: Permite modificar los datos particulares de cada Producto
Eliminar: Permite eliminar un producto seleccionado. El sistema siempre muestra una
pregunta de confirmación para ejecutar esta acción
Buscar: Se utiliza para realizar búsqueda de algún Producto por diferentes criterios (Código,
Descripción) puede ser por código o por descripción.
Listar: Muestra un listado íntegro de los Productos.
Salir: Abandona la ventana de los Productos.
Nota: En caso de que el sistema trabaje vinculado con al módulo de Inventario, en esta
pantalla no se podrá hacer las operaciones de Adicionar, Modificar y Eliminar debido a que
estos productos se Importaran directamente de los Medios de Rotación y será en ese módulo
donde tendrán lugar.
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Servicios
Se visualiza el los Servicios a facturar mostrándose la información necesaria de los mismos.
Se presentan con los siguientes botones:
Cuenta de Crédito: Se definen las Cuentas de Créditos de los Servicios.
Adicionar: Para crear un nuevo Servicio se debe dar entrada por Código, Descripción, la
Unidad de Medida, la Categoría a la que pertenece y el Precio de Venta. En ambas monedas.
En la propia ventana podemos entrar varios Servicio sin salir de esta, solo utilizando el botón
"Nuevo" podemos ejecutar dicha acción.
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Modificar: Permite modificar los datos particulares de cada Servicio
Eliminar: Permite eliminar un Servicio seleccionado. El sistema siempre muestra una
pregunta de confirmación para ejecutar esta acción.
Buscar: Se utiliza para realizar búsqueda de algún Servicio por diferentes criterios (Código,
Descripción)
Listar: Muestra un listado íntegro de los Servicios.
Salir: Abandona la ventana de los Servicios.
Categorías
Se definen los tipos de categorías para agruparlos por Productos o Servicios.
Adicionar: Permite crear una nueva categoría.
Modificar: Permite realizar cambios en una categoría ya creada.
Eliminar: Ofrece la posibilidad de eliminar una categoría existente.
Listar: Ofrece un listado de todas las categorías existentes por código y por descripción.
Salir: Abandona la pantalla en la que se encuentra.
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Clientes
A través de esta opción se llena el clasificador de clientes por medio de las operaciones
ALTA, Modificar y Eliminar, así como se pueden hacer operaciones de búsquedas con vistas
a agilizar el proceso de trabajo con dichos clientes.
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Como opciones adicionales brinda la posibilidad de ordenarlos por Códigos y Nombres.
Cuentas de Débitos: Se definen las Cuentas de Débito de los Clientes.
Adicionar: Permite adicionar un nuevo cliente.
Modificar: Permite modificar los datos particulares de cada Servicio.
Eliminar: Permite eliminar un producto seleccionado. El sistema siempre muestra una
pregunta de confirmación para ejecutar esta acción.
Buscar: Se utiliza para realizar búsqueda de algún Servicio por diferentes criterios (Código,
Descripción)
Listar: Muestra un listado íntegro de los Clientes. Ordenado por Código o Descripción y el
mismo puede ser Detallado o por Resumen.
Salir: Abandona la ventana de los Clientes.
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Listar Clientes sin Facturar
Tipos de clientes
En esta opción se declaran los Tipos de Clientes con sus respectivos Recargos y Descuentos
a realizar, automáticamente, en ambas monedas.
También esta ventana cuenta con una serie de botones entre los que se encuentran:
Cuentas: Esta ventana se utiliza para definir las cuentas de un tipo de cliente y luego poderle
asignar este tipo de cliente a uno o varios clientes en específico.
Adicionar: Permite adicionar un nuevo tipo de cliente.
Modificar: Modifica los datos del el Tipo de Cliente seleccionado.
Eliminar: Ofrece la posibilidad de eliminar un tipo de cliente creado.
Salir: Abandona la ventana en la que se encuentra posicionado.
Gestor de ventas
Vendedores: En esta opción presentan todos los vendedores por código, nombres y apellidos
ellos
son mas, que las personas que se encargan de facturar a los clientes.
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Comerciales Vendedores: Se muestra un listado de todos los comerciales de una empresa
determinada y dichos comerciales le hacen prefacturas a los clientes.
Esta ventana permite Adicionar, Modificar, Eliminar Vendedores y Comerciales Vendedores al
sistema de Facturación.
Tipos de Facturas
Los Tipos de Facturas son la posibilidad que brinda el sistema de poder agrupar por funciones
y/u objetivos las facturas que en el sistemas se hacen.
Los Tipos de Facturas, al igual que el resto de los clasificadores, permiten ejecutar las
operaciones básicas de Adicionar, Modificar, Eliminar y Listar los Tipos de Facturas.
Además, brinda la posibilidad de reiniciar el Consecutivo de la Factura, obviamente cuando se
cambie de año, de forma automática.
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Cuentas Generales
Cuentas Generales: Para poder trabajar con este Programa se debe declarar el Clasificador
de Cuentas o Plan de Cuentas; para ello es necesario acudir al menú Clasificadores, opción
Cuentas Generales.
Al ejecutar esta opción se mostrará una ventana con las cuentas definidas en el sistema y con
los botones de comandos en la parte inferior de la misma.
A continuación le explicamos las posibilidades que nos brindan estos botones:
Adicionar: Adiciona una nueva Cuenta.
Cuenta: Teclee la cuenta y la subcuenta. El sistema chequea que para introducir subcuentas
primero exista la cuenta principal (cuya subcuenta es 000), y si existen subcuentas esta
cuenta principal no puede tener análisis.
Naturaleza: Se indicará si la cuenta es Deudora o Acreedora marcando el cuadro de
opciones correspondiente.
Si el criterio de análisis ha sido definido previamente, se visualizan la identificación,
abreviatura y el formato del código.
Obligaciones: Indica que las operaciones con esta cuenta/subcuenta se registran como
una deuda por cobrar o pagar, para lo cual el sistema le pedirá datos adicionales, como son
el documento de referencia y la fecha de la obligación.
Moneda: Indica que en la cuenta/subcuenta se trabaja con varias monedas anotando a un
sub mayor por monedas y reflejando la anotación en la moneda contable. Al final del período
se revalorizarán las monedas donde deben aparecer las pérdidas o ganancias por la variación
de la tasa de cambio.
Submayor: Todas las cuentas/subcuentas que contienen análisis son automáticamente
incluidas en el sub mayor.
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Criterio de Análisis: Se definen los análisis que se incluirán en las cuentas. Cuando a una
cuenta se le asigna al menos un criterio de análisis la misma se considera Terminal y no
podrá ser desglosada posteriormente en subcuentas.
Cada Cuenta/Subcuenta puede tener hasta 3 criterios de análisis de 10 caracteres cada uno.
En el campo Clave se carga la letra o número que identifica el criterio de análisis.
Cuando un criterio de análisis no ha sido definido previamente pasamos al campo Descripción
y procedemos a introducir la identificación que se desea asignar al mismo. Seguidamente se
pasa al campo Abreviatura donde pondrá en 6 caracteres una identificación para este análisis
y que es la utilizada en el llenado de los comprobantes. Mediante el Formato se definirá la
estructura del análisis donde puede utilizar el dígito 9 para representar un carácter numérico,
la X para representar un carácter alfabético y opcionalmente un símbolo especial (guión o
punto). Esta secuencia refleja la longitud y estructura del código, por ejemplo un código
simple de 3 dígitos se representa por 999 y uno compuesto formado por 5 dígitos por 99-999
ó XX-999.
Modificar: Modifica la Cuenta.
Cuenta: Buscamos la cuenta a modificar.
Naturaleza: Se indicará si la cuenta es Deudora o Acreedora marcando el cuadro de
opciones correspondiente.
Si el criterio de análisis ha sido definido previamente, se visualizan la identificación,
abreviatura y el formato del código.
Obligación: Indica que las operaciones con esta cuenta/subcuenta se registran como una
deuda por cobrar o pagar, para lo cual el sistema le pedirá datos adicionales, como son el
documento de referencia y la fecha de la obligación.
Moneda: Indica que en la cuenta/subcuenta se trabaja con varias monedas anotando a un
submayor por monedas y reflejando la anotación en la moneda contable. Al final del período
se revalorizarán las monedas donde deben aparecer las pérdidas o ganancias por la variación
de la tasa de cambio.
Submayor: Todas las cuentas/subcuentas que contienen análisis son automáticamente
incluidas en el sub mayor.
Criterio Análisis: Se definen los análisis que se incluirán en las cuentas. Cuando a una
cuenta se le asigna al menos un criterio de análisis la misma se considera Terminal y no
podrá ser desglosada posteriormente en subcuentas.
Cada cuenta/subcuenta puede tener hasta 3 criterios de análisis de 10 caracteres cada uno.
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Luego seguimos los mismos pasos en cuanto a la clave, descripción, abreviatura y formato de
la cuenta.
Eliminar: Es para cuando queremos eliminar una cuenta no deseada.
Listar: Se puede solicitar el listado por código, por descripción o por código en la contabilidad
y el mismo puede ser detallado o por resumen.
Salir: Abandona la ventana en la que se encuentra posicionado.
Criterios de Análisis
En el sistema contable los Criterios de Análisis permiten detallar los asientos en un nivel
más bajo; Ejemplo de criterios son los Centros de Costo y los Elementos de Gasto en las
cuentas de gastos y los almacenes en las cuentas de inventario, etc. Esta opción permite
definir los criterios que se van a utilizar en el sistema Inventario asignándole una letra o
número como código.
Al ejecutar esta opción se presenta una pantalla donde se listan los Criterios de Análisis, y en
su parte inferior presenta los botones de comandos a los que se le agrega el botón
Actualizar, que será utilizado para llenar el clasificador correspondiente al criterio donde se
encuentre posicionado. Por ejemplo, si se seleccionó el criterio almacén, al hacer clic en el
botón Actualizar podrán incluirse todos los almacenes con los que va a trabajarse
asignándoles un código y una descripción. Los análisis pueden actualizarse también al tener
que utilizarlos en la confección de los comprobantes.
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Importar Clasificadores de Cuentas
Permite traer al sistema los clasificadores creados en otro de los subsistemas de la serie
Rodas XXI v3.0.
Al ejecutar esta opción se presenta una pantalla donde selecciona desde donde va a importar
(esto significa que la información a importar está en un disquete o se encuentra en un
subdirectorio o carpeta conocido del disco duro o un dispositivo de almacenamiento externo)
desde otra Entidad.
En el primer caso se debe seleccionar la unidad y subdirectorio donde se encuentran los
clasificadores y en el segundo caso escoger la Entidad desde donde se tomará la
información. En ambos casos se mostrará en el cuadro de la derecha un listado de los
clasificadores que pueden importarse, dando la posibilidad de seleccionar los Clasificadores a
Importar los que se desee.
Importar Clasificador de productos
Esta opción tiene como función importar el clasificador de productos del Inventario para la
Facturación.
CAPITULO 5.
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OPERACIONES
Elaborar Prefacturas
Tiene como función elaborar PreFacturas.
En esta ventana se muestra el número consecutivo de cada PreFactura dado
automáticamente por el sistema, además de la Fecha, el Cliente al que se le va a hacer la
prefactura, el Comercial Vendedor, la Referencia. Una vez definido estos datos se procede a
adicionar los Productos o Servicios por lo que se va a prefacturar.
El usuario puede auxiliarse de los botones con los que cuenta esta ventana ellos son:
Adicionar: Adiciona Servicio y/o Productos al documento.
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Eliminar: Elimina un Servicio y/o Producto del documento.
Convertir: Este botón tiene como función convertir una PreFactura en Factura logrando de
esta forma que el cliente no tenga que repetir el mismo documento dos veces.
Aceptar: Guarda los datos introducidos en la prefactura que se está elaborando.
Listar: Lista el documento oficial de la PreFactura.
Salir: Abandona la pantalla en la que se encuentra posicionado.
En el extremo superior derecho de esta ventana se presenta el botón Clientes que tiene como
función crear un nuevo cliente o modificar uno ya existente, estos pueden ser ordenados por
códigos, por nombres o por códigos de la contabilidad. Se presenta también en esta pantalla
los siguientes botones:
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Facturar
Tiene como función elaborar nuevas Facturas como documento principal del sistema.
En esta ventana se muestra el número Consecutivo, único e irrecuperable, de cada Factura
dado automáticamente por el sistema. Este número se conforma a partir del último dígito del
año en curso y con seis dígitos más que se van incrementando de factura en factura. Cuenta,
además, con la Fecha, el Cliente al que se le va facturar, el nombre del Comercial Vendedor,
la Referencia como texto explicativo u observación.
Una vez definido estos datos se procede a adicionar los Productos y/o Servicios a los cuales
el sistema dar la posibilidad de cambiar los Precios de Ventas en ambas monedas que del
clasificador se cargan. Por supuesto que estos nuevos valores no afectarán los precios
definidos cuando se cargaron los datos del sistema.
Hasta que la Factura no se liste o se acepten los datos que en ella se han captado, esta no
estar TERMINADA, o sea, que solo la factura se concluir correctamente cuando se Lista o se
Acepta por las opciones que brinda la pantalla.
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El usuario puede auxiliarse de los botones con los que cuenta esta ventana ellos son:
Adicionar: Adiciona Servicio y/o Productos al documento.
Eliminar: Elimina un Servicio y/o Producto del documento. Elimina prefacturas ya elaboradas.
Convertir: Este botón tiene como función convertir una PreFactura en Factura logrando de
esta forma que el cliente no tenga que repetir la misma factura el mismo documento dos
veces.
Aceptar: Guarda los datos introducidos en la nueva prefactura que se está elaborando.
Cancelar: Cancela los datos introducidos y no procede a guardar los cambios efectuados.
Listar: Lista el documento oficial de la PreFactura Lista todas las prefacturas efectuadas en el
año.
Salir: Abandona la pantalla en la que se encuentra posicionado.
Al igual que en las PreFacturtas, en el extremo superior derecho de esta ventana se presenta
el botón Clientes que tiene como función crear un nuevo cliente o modificar uno ya existente,
estos pueden ser ordenados por códigos, por nombres o por códigos de la contabilidad. Se
presenta también en esta pantalla los siguientes botones:
Refacturación
- Cliente por cliente
Se utiliza para los clientes que se le hace la facturación del mismo servicio cada cierto
período de tiempo. En caso de la refacturación esta puede estar sujeta a cambios o
modificaciones. La misma se puede convertir en Factura la cual asumirá un nuevo
consecutivo de factura. En esta ventana se puede hacer un filtro por cliente y por nombre,
también se pueden mostrar por los clientes que están en fecha, los retrasados y por todos los
clientes.
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Refacturar: Ejecuta la acción de refacturar la misma factura.
Eliminar: Permite eliminar prefacturas ya elaboradas.
Salir: Abandona la pantalla en la que se encuentra posicionado.
- Refacturar automáticamente
- Enviar factura por correo a los clientes
Esta opción ofrece la oportunidad de enviar automáticamente por correo electrónico las
facturas seleccionadas y definidas en un rango determinado por el usuario a los clientes que
han sido facturados. Dichas facturas serán enviadas a las direcciones de correos que están
definidas en las características de los clientes.
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Ver facturas
A través de esta opción es posible revisar todas las facturas que se han hecho en el
transcurso de todo un año. En esta ventana se muestran el Número de Factura para
seleccionar, as como, la Fecha, Cliente facturado, la Referencia, el Comercial Vendedor,
además en el título de la ventana se muestran datos generales referentes al Vendedor de la
factura en cuestión.
El usuario puede utilizar los botones que se presentan en esta ventana, ellos tienen las
siguientes funciones:
Cancelar factura: Tiene como función cancelar una factura ya creada.
Lista: Permite listar las facturas seleccionadas, en su formato y modelo oficial, estas pueden
ser enviadas por correo electrónico o ser impresas y entregarlas directamente al cliente.
Salir: Abandona la pantalla en la que se encuentra posicionado.
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Cerrar ventas
Esta opción se aplica para los usuarios que tengan instalado y que tengan en explotación el
módulo de Inventario, lo que significa que se exportarán a este todas las ventas echas en el
da con el objetivo de rebajar la existencia de los productos en dicho sistema.
Exportar Comprobantes
Se utiliza para enviar toda
Contabilidad.
la información referente a las facturas para el módulo de la
Opción de la exportación:
Usted podrá realizar la exportación de los comprobantes de 3 formas:
Todos los documentos del período: Exporta todos los documentos del mes.
Documentos no exportados: Exporta los documentos que aún no se han incluido en esta
operación
Repetir la última exportación: Esta opción es para cuando el usuario no esta seguro de los
documentos exportados, tiene la oportunidad de revisar y repetir la última exportación.
Al exportar los documentos:
Reemplazar los existentes: Reemplaza los comprobantes ya existentes.
Adicionar a los existentes: Si los comprobantes, previamente exportados, an no se han
importado en el módulo de la Contabilidad pues los nuevos que se exportarán se adicionarán
a los que ya existan.
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CAPITULO 6.
INFORMES
Facturas
Este informe ofrece la posibilidad al usuario de hacer una selección por criterios de búsqueda
de facturas según desee hacer la solicitud del listado por las opciones que muestra esta
ventana por detalles o resumen.
Es importante aclarar que toda la información que se muestra en la pantalla es referente a
datos reales facturados, o sea, los Clientes o Productos o Servicios o cualquiera de las otras
opciones que usted seleccione para ver el informe correspondiente, hace referencia a
información real que está archivada en la Base de Datos de la entidad.
Las opciones Detallado y Resumen tienen que ver con la forma en que se mostrar el informe,
en el primer caso lo hará en un formato diminuto del propio modelo de la factura y en el
segundo mostrar solo la información necesaria e importante, a nuestro criterio.
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Prefacturas
Este informe muestra las diferentes prefacturas que se han hecho por distintos criterios de
selección.
Productos más vendidos
Se muestra un informe de los Productos más Vendidos por la empresa en un rango de fecha
seleccionado por el usuario.
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Clientes que más compran
Ofrece la oportunidad de solicitar un listado de los clientes que más compran en un rango de
fecha previamente definido y por el Tipo de Moneda a ordenar.
Vendedores que más venden
Se muestra un informe con los vendedores que mas venden seleccionando un rango de
fechas y por el Tipo de Moneda a ordenar.
Niveles de facturación
En este informe se puede hacer un filtrado por rango de fecha o por período contable para
revisar los Niveles de Facturación totales en ambas monedas
Ventas por servicios
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Seleccionando un rango de fecha el usuario puede solicitar un listado para la revisión de las
ventas por servicios. Puede seleccionar uno o mas o todos los Servicios.
Ventas por productos
En un rango de fecha seleccionado el usuario puede hacer una revisión de todos los
productos vendidos por su empresa.
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Ventas por Centros de Costos
Seleccionando un rango de fecha consigue hacer una revisión de todas las ventas por centros
de costos en el transcurso de todo un año o un rango de fecha determinado.
Clientes sin facturar
Muestra un listado de todos los posibles clientes que no han sido facturados y que están
pendientes a facturar.
Brinda la posibilidad, además, de seleccionar el(los) Servicio(s) que se desea saber, en un
rango de fecha, que no se han facturado, en caso de que estos se facturen periódicamente.
.
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UTILIDADES
Salvar
Permite almacenar toda la información del programa en dispositivos de almacenamiento externo.
Restaurar
Permite realizar la Restaura de la información previamente salvada.
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UTILIDADES / SERVICIOS
Cambiar de período contable
Permite pasar para otro período de trabajo. Mediante botones de selección se escoge el mes
o período en el que se desea trabajar.
Cambio de Usuario
Posibilita cambiar de un usuario que se encuentre trabajando en ese momento a otro usuario
sin tener que salir del programa.
Cambio de Año
Puede trabajarse con la información de años anteriores, siempre y cuando esta información
exista en las bases de datos. Para esto debe teclear el año en el que desea ver la
información.
Abrir Empresa
Ofrece la posibilidad de abrir una nueva empresa sin tener que salir del programa. Al
seleccionar esta opción aparece una pantalla con una lista de selección donde escoger la
empresa. Al tener seguridad de la selección haga clic en el botón Aceptar; de lo contrario de
clic en el botón Cancelar.
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Configurar el sistema
En la configuración del sistema se deben especificar los una serie de aspectos que facilitarán
el trabajo del mismo.
En esta ventana se muestran varias pestañas en la que puede ir seleccionando los
parámetros que se necesitan para un mejor funcionamiento y rendimiento del mismo. Ellas
son:
Facturar: Puede seleccionar dos opciones como son Mostrar la ficha del producto y Rebajar
la existencia de los productos.
"Mostrar la ficha de productos primero": En caso de que solo se vayan a facturar
Productos o que simplemente estos sean los que más se facturen (Recuerdo que también se
puede facturar Servicios).
"Rebajar la existencia de los productos": En caso de que cuando se termine de hacer una
Factura esas cantidades se rebajen del inventario de la Facturación.
"Rebajar la Existencia de los Productos en las PreFacturas": En caso de que cuando se
termine de hacer una PreFactura esas cantidades se rebajen del inventario de la Facturación
Imprimir facturas: Debe definir los parámetros de cómo el usuario desea que salgan las
facturas a la hora de ser impresas.
"Mostrar la ventana Imprimir": Muestra una pantalla donde se definir si el modelo de la factura
se mostrar primero por pantalla o simplemente se enviar automáticamente por correo (A la
dirección de correo que tenga definido el cliente).
"Enviar por correo": Muestra la misma pantalla que "Mostrar la ventana Imprimir" pero con la
opción de "Enviar por correo" seleccionada por defecto.
"Hacer vista previa antes de imprimir": Significa que el modelo de la Factura o PreFactura se
mostrar primero por pantalla.
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"Poner el campo referencia en la factura": Determina si en la factura se escribir el campo de
Referencia.
Productos: Al seleccionar este parámetro se le solicita al sistema que le permita al usuario
modificar la casilla del producto al ser estos introducidos al sistema.
Clientes: Permite utilizar el código de la contabilidad obligatoriamente.
Enlace con la Facturación: Este enlace solo se utiliza para los usuarios que van a trabajar
directamente con el Inventario y la Facturación y que tienen instalados ambos sistemas. Para
utilizar dicho enlace debe ubicar el directorio donde se exportarán y captarán todos datos del
inventario, identificando de esta forma el criterio de análisis que define el almacén con el que
va a trabajar el inventario.
Accesos
Con esta opción podrá crear el Administrador del sistema y sus usuarios, así se establecen
los accesos al sistema.
Cuando el sistema es instalado, es necesario crear el Administrador del sistema que con su
clave podrá tener todos los accesos en el sistema y suministrarle los permisos y privilegios a
los usuarios que van a trabajar con el mismo; en caso contrario aparecerá el siguiente
mensaje:
"Sólo el Administrador podrá acceder a la pantalla de creación de nuevos usuarios y sus
niveles de acceso correspondientes."
Remítase al epígrafe Accesibilidad
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