Protocolo de comunicaciones SIN 2012

Protocolo de comunicaciones ante eventos de Demanda No Atendida
En el Sistema Interconectado Nacional colombiano
Grupo de comunicaciones Consejo Nacional de Operación
Flujo de comunicación pública
M
E
N
S
A
J
E
S
CND
Ing. de Turno
D
E
1
Gerente Gral
XM
Gerente Gral
XM
PRIMER FLUJO
Garantizar que el Ministro MME este informado
oportunamente como vocero del sector
2
Dir.
Coordinación
de la operación
Llamada telefónica
T
E
X
T
O
Ministerio
MME
3
Comunicador
XM
Comunicador(s)
Agente
y MME
SEGUNDO FLUJO
Garantizar que la información a los medios sea
única y oportuna
Juan Carlos Restrepo
- ISA
M
E
N
S
A
J
E
U
N
I
F
I
C
A
D
O
Medios
Medios
C
O
M
U
N
I
D
A
D
Min. Defensa
Fuerza pública
TERCER FLUJO
Aportar información para los esquemas de seguridad del SIN
En caso de apagón nacional el mensaje de texto se
reemplazará por el mensaje de texto genérico “Apagón
Nacional” enviado desde la sala CND
2
Mensajes estándar
MENSAJE DE PRIMER MINUTO POR OPORTUNIDAD
1. Ha ocurrido un evento en el Sistema Interconectado Nacional, en la red que alimenta la ciudad o ciudades
de:________________
2. Actualmente se están realizando maniobras para la recuperación del servicio de energía eléctrica.
3. Estamos analizando la situación sobre (3) posibles hipótesis:
• Un falla técnica
• Una sobrecarga
• Un atentado sobre una de las líneas
4. Estaremos atentos a entregarles más detalles durante el desarrollo del evento.
MENSAJE CON MAYOR INFORMACIÓN
Avances en la recuperación del servicio
Demanda no atendida presentada en forma porcentual
Identificar la causa
Poblaciones afectadas
Emitir comunicado de prensa por parte de XM y el agente propietario de la red que atienda al sector afectado.
XM dará cuenta de la operación y el agente dará cuenta de los usuarios afectados. La causa será informada por
ambas partes, citando a la otra en el caso preciso.
3
Roles - El papel del comunicador
El comunicador de la empresa:
• Recibir los requerimientos de información de los periodistas.
• Entregar la información que esté a su alcance.
• Informar que canalizará el requerimiento a una instancia superior, en caso
de ser necesario.
• Redireccionar a otras fuentes, en caso de ser necesario.
• Hablar ante los medios en casos eventuales por delegación del vocero.
• Coordinar las acciones de comunicación con las empresas involucradas para
informar oportunamente y correctamente al vocero de su compañía antes
de salir a medios o emitir comunicados de prensa.
• Monitorear medios para retroalimentar al vocero de la compañía y
redireccionar la estrategia de comunicación en caso de ser necesario.
Roles – Operadores CND
Un ingeniero encargado de la información del CND realizará el envío de un mensaje de texto
dirigido al personal operativo de los agentes, quiénes se deberán encargarán de remitir a los
comunicadores de su compañía la información. El mensaje se enviará solo en caso de ocurrencia de
eventos en los que se presente demanda no atendida, de manera simultánea en las capitales de los
departamentos del país. Es decir de impacto nacional, solo en caso de apagones o cuando actué el
esquema de Desconexión Automática de Carga –EDAC- a partir de la segunda etapa.
Este mensaje indicará:
• El tipo de evento que se presenta en el sistema.
• La dimensión (localización de la Demanda No Atendida).
• El tiempo aproximado de recuperación.
El mensaje que se entregue a los medios de comunicación se debe basar en la información
suministrada por XM, citándola siempre como fuente. La información de XM deberá tener un
tratamiento y elaboración previa por parte del comunicador de la empresa antes de ser transmitido
a la opinión pública teniendo precaución al mencionar las causas para no afectar las empresas
particulares
Roles – esquema de comunicación frente a un
evento nacional
Para establecer información con mayor oportunidad y obtener un mayor detalle
de la información se manejará tipo escala formando una red informativa como
en el siguiente esquema. Los comunicadores de los agentes podrán llamar al
comunicador de XM para establecer contacto.
Roles - Voceros
Cuando es un evento nacional:
la vocería es de XM y los comunicadores de los agentes suministrarán la información de usuarios
afectados al comunicador de XM para consolidar mayor información para la prensa.
La información suministrada por XM no habilita a los voceros de las empresas locales para actuar
como voceros de XM , pero deberán atender la prensa local y en todo caso citarán a XM como
fuente de información y se referirán a la empresa como XM, la empresa que opera el sistema
eléctrico colombiano.
Los comunicadores ratifican lo acordado en el protocolo de comunicaciones según el cual será el
gerente general de XM la única fuente de información oficial al Ministerio de Minas y Energía.
Adicionalmente se acuerda remitirle al Ministro copia del mensaje de texto que recibirán los
operadores.
Será potestad del Ministro de Minas determinar el momento en que asuma la vocería del sector,
dependiendo de la magnitud del evento.
Cuando el evento es regional o local: la vocería es de cada agente, transportador o distribuidor y
será responsabilidad informar a la opinión pública sobre los eventos que afecten la atención de la
demanda en sus respectivas áreas de atención
Actividades para fortalecer el protocolo
Bases de datos periodistas: las áreas de comunicaciones compartirán las bases de datos
con el fin de mantener actualizada la información de contacto de los periodistas que
cubren el sector.
Tipificación fallas o eventos: XM realizará un trabajo de tipificación fallas o eventos con
el fin es suministrar información relacionada con el tipo de evento, tiempos aproximados
de recuperación de servicio, vocabulario que se debe usar para nombrara correctamente
cada evento, entre otras
Estructura interna para el trabajo de vocería: las compañías deberán habilitar voceros
dentro de su estructura interna para actuar con mayor oportunidad frente a las
necesidades de información de los medios.