Fecha - Instituto de Desarrollo Urbano

Transcripción

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
MANUAL DE DERECHOS DE PETICIÓN
Acto Administrativo:
Versión Fecha de
Manual Oficialización
1
2
3
Sección
Descripción de la Modificación
Modificada
Marzo 25 de
Todas
1998
Diciembre 30
VI
de 2003
Febrero 27
de 2004
Fecha: 27 de febrero de 2004
IV
Versión
sección
Instituto
DESARROLLO URBANO
Nº Folios
Total Folios Total Folios
Modificados
Manual
Adopción del Manual
No Aplica
No aplica
No aplica
26
Proceso de Respuesta a las peticiones
No Aplica
No Aplica
No Aplica
30
Folio 2 de 10 de la Sección IV relacionada con la estandarización de los
plazos de respuesta a los derechos de
petición.
2
1
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30
Ultima Actualización / Modificación
REVISÓ
Iván Eduardo López Salgado
Subdirector Técnico de
Desarrollo de la
Organización
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ADOPTO
René Mauricio Rojas Tapias
Director Técnico de Planeación
VALIDO Y APROBO
Leonardo Sandoval Fonseca
Margarita Isabel Córdoba
Director Técnico de Apoyo
García
Corporativo
Jefe Oficina De Gestión Social
Fecha:
Instituto
DESARROLLO URBANO
Instituto
DESARROLLO URBANO
DIRECCION TÉCNICA DE PLANEACION
Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización
MANUAL DE
DERECHOS DE PETICIÓN
2003
REVISÓ
Desarrollo de la
Organización
VALIDO Y APROBO
García
Corporativo
Fecha:
Instituto
DESARROLLO URBANO
Contenido
REFERENCIA NORMATIVA, JURISPRUDENCIALY ANALÍTICA
INTRODUCCIÓN
I. MARCO LEGAL
1.1. Principios orientadores de la Función Administrativa
1.2. Requisitos para las partes
1.3. Requisitos para presentar la petición
II. MARCO CONCEPTUAL
2.1. Carácter general o particular de las peticiones
2.2. Clases de peticiones
III. CÓMO FORMULAR UNA PETICIÓN
3.1. Peticiones verbales
3.2. Peticiones por escrito
IV. RESPUESTA A LAS PETICIONES
4.1. Respuestas por escrito
4.2. Control al trámite de derechos de petición
4.3. Parámetros de respuesta
V. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS
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Adopción del Manual
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Nº Folios
Total Folios Total Folios
Modificados
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No Aplica
No aplica
No aplica
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No Aplica
No Aplica
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Proceso de Respuesta a las peticiones
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REFERENCIA NORMATIVA, JURISPRUDENCIALY
ANALÍTICA
•
•
•
•
Principios orientadores de la actuación administrativa. Constitución Política,
art.209; Código Contencioso Administrativo (D. 01/84) art. 3º; Ley 58/82, arts. 2º y
3º.
Derecho de Petición.
Fundamento Constitucional, Constitución Política, art.23.
Desatención del, Código Contencioso Administrativo, art.7º.
Desistimiento, Código Contencioso Administrativo, arts. 8º y 13º.
Peticiones Incompletas, Código Contencioso Administrativo, art. 11; Consejo de
Estado, Sent. de noviembre 22/84.
Obligación de darle trámite, Código Contencioso Administrativo, art. 11.
Requisitos Especiales, Código Contencioso Administrativo, art. 10.
Sanciones que genera al funcionario no cumplirlo, Constitución Política, arts. 6º, 91;
Ley 200/95; Ley 734/02; Código Contencioso Administrativo, art. 7º y 76; Ley 57/85,
art. 29.
En interés general, Código Contencioso Administrativo., art. 5º al 8º.
En interés particular, Código Contencioso Administrativo, art. 9º al 16.
Por quejas y reclamos, Ley 190/95 arts. 49 y 53 al 55.
De consulta, arts 25 y 26 del Código Contencioso Administrativo.
De informaciones, Código Contencioso Administrativo, art.17.
De información, Decreto 2150/95.
Costo de las copias, Código Contencioso Administrativo, art. 24, Resolución Nº 376
del 21 de marzo de 2001.
Solicitud de Documentos Adicionales, Código Contencioso Administrativo, art. 12.
Horario de Consulta de documentos, Código Contencioso Administrativo, art.21.
Límites al derecho de acceso a documentos públicos, Corte Const., Sent. T-473 de
julio 28/92.
Reserva legal cesa a los 30 años, Ley 57/85, art. 13.
Trámite preferencial a periodistas o representantes de los medios de comunicación,
Ley 57/85, art.23; CSJ, Sentencia de junio 12/86
Sólo puede ser restringido por la Ley, Consejo de Estado, auto de abril 18/86.
De consulta, Negativa al derecho, Ley 57/85, art. 21.
Revelación de Secreto, Código Penal, art. 154; D.Ley2400/68, art. 6º
Silencio Administrativo
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Negativo, Código Contencioso Administrativo, art. 40; Corte Constitucional, Sentencia T-481 de agosto 10/92.
Positivo, Código Contencioso Administrativo, art. 41 y 42; Consejo de Estado, Sección Cuarta, Sent. Octubre 20/77.
Trámite Interno, Resolución 234 del 25 de marzo de 1998, por la cual se reglamenta
el derecho de petición y otras solicitudes en Instituto de Desarrollo Urbano.
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INTRODUCCIÓN
C
on la promulgación de la Constitución de 1821 se consagra en el ordenamiento
jurídico colombiano el derecho de petición, a través del cual todas las personas
pueden acceder a un mecanismo de comunicación y de control a la Administración
pública, obteniendo una pronta respuesta a su requerimiento. Hoy por hoy, las peticiones, consultas, solicitudes de información, quejas y reclamos de los ciudadanos forman parte esencial en el desarrollo del esquema de democracia participativa.
Tal es la importancia de los derechos de petición, que a partir de la Constitución de
1991 sus alcances se extienden a las organizaciones privadas, previa existencia de una
reglamentación de Ley.
Hoy en día, los avances tecnológicos han permitido ampliar las posibilidades de ejercer este derecho, desde los medios convencionales hasta los medios masivos de comunicación, líneas telefónicas e Internet; esto ha derivado en un cambio de actitud de
la Administración, orientada hacia un compromiso de gestión y respuesta pronta y satisfactoria a los requerimientos, no solo los denominados derechos de petición, sino de
todas aquellas comunicaciones ciudadanas, bien sea de entidades o de particulares.
A través del “Manual de Derechos de Petición”, el Instituto de Desarrollo Urbano presenta a sus funcionarios y a todas las personas interesadas la importancia que estos
tienen dentro de su gestión. Este manual se convierte en una herramienta de consulta
permanente para el trámite de los derechos de petición, tanto para su solicitud como
para su gestión y respuesta dentro de los lineamientos legales y de productividad que
caracterizan a la entidad.
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I. MARCO LEGAL
E
l derecho de petición constituye un
mecanismo que permite a cualquier
persona, independientemente de su
nacionalidad y ciudadanía, requerir a la
Administración pública, garantizando la
obtención de la información solicitada,
la atención a sus inquietudes, quejas o
reclamos, y el conocimiento de las razones por las cuales las autoridades
toman sus decisiones. Este derecho
configura otro mecanismo de participación y, por tanto, es una poderosa herramienta a través de la cual se ejerce
control sobre los actos de la Administración pública.
La Constitución Política de Colombia en
su artículo 23 establece que “toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y
a obtener pronta resolución”. Nuestra
Carta Política ha consagrado este derecho como fundamental y de aplicación
inmediata, es decir, que si éste no es
resuelto, se puede recurrir a la acción
de tutela para obligar a la autoridad
renuente a responder1.
Así mismo, el Código Contencioso Administrativo (D. 01/84) en su artículo 5º
1
El derecho de petición fue reconocido en Colombia por primera vez
en la Constitución de 1821, la cual expresa en su artículo 157 que
“la libertad que tienen los ciudadanos de reclamar sus derechos
ante los depositarios de la autoridad pública, con la moderación y el
respeto debidos, en ningún tiempo será impedida ni limitada”.
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Organización
contempla la posibilidad de dirigirse a
las autoridades, en ejercicio del derecho de petición, en forma verbal o escrita e inclusive a través de cualquier
medio masivo (periódico, revistas, etc.).
Las principales características de un
derecho de petición son:
•
Cualquier persona lo puede presentar, independientemente de las
condiciones de sexo, edad, nacionalidad, estado civil, etc.
•
La petición debe dirigirse al funcionario competente, es decir al jefe de
la dependencia o sencillamente a la
razón social de la entidad (Código
Contencioso Administrativo, art. 33)
•
Puede ser dirigido a través de cualquier medio, incluso aquellos de
comunicación masiva. La autoridad
puede responder por el mismo medio en que se presentó la solicitud,
así no tenga en concreto una dirección donde remitir su respuesta
(Corte Constitucional, Sentencia de
marzo 11/98, Expediente T-139.747).
•
Es un derecho fundamental no de
audiencia sino de información, lo
cual significa que no admite limitaPágina 1 de 5
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ción alguna que no sea de carácter
procedimental y que pueda ser corregida por el interesado bajo las
indicaciones dadas por la misma
Ley. La Administración no tiene otro
camino que resolverlo, no es optativo.
•
Este derecho lleva implícito los conceptos de decisión material, real,
verdadera y concreta. Por tanto, su
respuesta no solo debe ser oportuna sino también íntegra y veraz.
•
De acuerdo a la facultad consagrada en el artículo 17 de la Ley 57 de
1985, para cobrar las solicitudes de
expedición de copias, la expedición
de copias debe ser sufragada por el
peticionario, siempre y cuando la
cantidad solicitada lo justifique y de
acuerdo a lo estipulado en el Parágrafo 2º del artículo 9º de la Resolución Nº 376 del 21 de marzo del
2001.
Las peticiones son presentadas a las
autoridades para que éstas den comienzo a una actuación administrativa,
permitan el acceso a los documentos
no reservados, expidan copias de los
mismos, se pronuncien acerca de la
legalidad de una decisión o de una actuación, o inicien investigaciones, según el caso.
Por otra parte, es importante resaltar las
responsabilidades y consecuencias
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derivadas de la inobservancia de los
términos para resolver o contestar los
derechos de petición:
•
Falta gravísima sancionable con
destitución por no responder la petición, dando lugar a la configuración
del silencio administrativo positivo
(núm. 35 art. 48 Ley 734 de 2002).
•
La inobservancia de los términos
para resolver o contestar o incumplir
los principios del art. 3 del C.C.A. da
lugar a causal de mala conducta
(art. 7 C.C.A.) y de acuerdo con el
numeral 49 del art. 48 de la Ley 734
de 2002, las que se consideran como causales de mala conducta,
constituyen faltas gravísimas.
•
Puede configurarse falta grave, por
el incumplimiento a lo contemplado
en el numeral 8 art. 35 Ley 734 de
2002.
1.1. Principios orientadores de
la Función Administrativa
Nuestra Constitución consagra en su
artículo 209 que: “la función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celebridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.”. A su vez, el Código Contencioso
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Administrativo, que regula lo concerniente al derecho de petición, en su
artículo 3º enuncia los siguientes principios orientadores de las actuaciones
administrativas:
•
•
ECONOMÍA: Se tendrá en cuenta
que las normas de procedimiento se
utilicen para agilizar las decisiones,
que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes
intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que
los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la Ley lo
ordene en forma expresa2.
CELERIDAD. Las autoridades tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites
innecesarios, utilizarán formularios
para actuaciones en serie cuando la
naturaleza de ellas lo haga posible y
sin que ello releve a las autoridades
de la obligación de considerar todos
los argumentos y pruebas de los
interesados.
•
EFICACIA. Los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo
de oficio los obstáculos puramente
formales y evitando decisiones inhibitorias.
2
El Decreto que suprime trámites innecesarios en la Administración
pública (D. 2150/95), ampara en su articulado el espíritu de este valioso principio.
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•
IMPARCIALIDAD. La finalidad de
todos los procedimientos consiste
en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas, sin discriminación alguna, dándoles igualdad de tratamiento.
•
PUBLICIDAD. Las autoridades darán
a conocer sus decisiones mediante
las comunicaciones, notificaciones
o publicaciones, teniendo en cuenta
el medio que ordene la Ley.
•
CONTRADICCIÓN. Los interesados
tendrán la oportunidad de conocer y
controvertir las decisiones que tomen las autoridades, utilizando los
medios legales.
1.2. Requisitos para las partes
Cuando un ciudadano hace uso del
derecho de petición debe hacerlo en
términos respetuosos; al momento de
presentar solicitudes a las autoridades,
se debe mostrar acatamiento y consideración por el patrimonio moral de aquellos a quienes se dirige; lo anterior no
impide que el peticionario utilice términos severos, enérgicos, críticos o
apremiantes, mientras se mantenga en
los límites de la cívica moderación. De
allí que el primer requisito debe acatarlo
el peticionario: la petición debe ser respetuosa.
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El segundo requisito hace referencia a
la eficacia del derecho: que el peticionario pueda exigir una respuesta rápida
y oportuna, es decir: la Administración
debe responder con prontitud. Por ello,
las dilaciones indebidas en la tramitación y respuesta de una solicitud constituyen una vulneración de este derecho
y constituye causal de mala conducta
para el funcionario.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 75 del Código Contencioso Administrativo corresponderá a los funcionarios del Ministerio Público velar por el
ejercicio y la efectividad del derecho de
petición. El Personero Distrital como
agente del Ministerio Público, tendrá a
su cargo:
•
Instruir debidamente a toda persona
que, por manifestación propia, desee o deba formular alguna petición.
•
Escribir la petición si la persona no
pudiere hacerlo por sí misma.
•
Recibir y hacer tramitar las peticiones o recursos que las autoridades
no hayan querido recibir.
•
Aplicar las medidas disciplinarias o
solicitar su aplicación al que sea
competente, a los funcionarios que,
sin causa justificada, dificulten o
hagan ineficaz el ejercicio del derecho de petición.
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1.3. Requisitos para presentar
la petición
Mediante Sentencia T-021/98, la Corte
Constitucional ha expresado su posición sobre la presentación del derecho
de petición:
“Para tener derecho a la pronta contestación, no es requisito indispensable
que se invoque expresamente el derecho de petición, ni que se mencione el
artículo 23 de la Carta Política, ni tampoco que se enumeren las normas del
Código Contencioso Administrativo que
desarrollan las reglas aplicables, es
suficiente que del escrito correspondiente o del acta de la exposición verbal, en su caso pueda extraerse que el
deseo de la persona es el de formular
una petición, en interés general o particular, para que al asunto se le deba dar
el trámite propicio a la satisfacción del
indicado derecho fundamental, y para
que inicien a correr los términos legales
para la pronta resolución. Desde luego,
también en el entendido de que se generará responsabilidad disciplinaria
para los servidores públicos que, so
pretexto de no haber encontrado en la
solicitud una expresa fórmula sacramental, se abstienen de decidir o lo
hacen extemporáneamente”.
1.3.1. Peticiones verbales
Cuando el peticionario dirige un derecho de petición de manera verbal, el
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cual se puede realizar vía telefónica o
mediante la comparecencia personal,
tiene que llenar unos requisitos mínimos para que su solicitud sea recibida:
•
•
•
•
•
Comparecencia o presentación personal ante el funcionario o autoridad
a donde se dirige la solicitud.
Comunicación telefónica a las líneas
que se destinen para tal fin.
Identificación personal.
Constancia expresa, que expedirá
de inmediato el funcionario que recibe la solicitud si el peticionario
afirma no saber firmar, y pide constancia de haberla presentado.
Datos generales (identificación, dirección, teléfono, etc.).
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•
•
•
Nombre y apellidos completos del
peticionario y del representante legal o apoderado, si es del caso, con
indicación del documento de identidad, dirección de correo electrónico, el domicilio y la firma.
El objeto y las razones en que apoya la solicitud.
La relación de los documentos que
se anexan, si es del caso.
El funcionario consignará el interés de
la petición, sea ésta de carácter general
o particular, y las razones y consideraciones de la misma. De ser el caso, se
relacionarán los documentos que anexe.
1.3.2. Peticiones escritas
Para presentar una petición escrita ante
la autoridad administrativa, la comunicación podrá ser enviada por correo,
fax o entregada en la ventanilla de correspondencia, o también se puede
formular en la dirección electrónica del
IDU y en cualquiera de los casos, ésta
deberá contener:
•
La designación de la autoridad a la
cual se dirige (destinatario).
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II. MARCO CONCEPTUAL
C
on base en lo anterior, las personas
ejercen su derecho de conocer las
actuaciones de las autoridades, de solicitar la aclaración de las inquietudes
que puedan tener y de presentar las
quejas y reclamos que consideren pertinentes a través de peticiones.
Genéricamente, una petición es una
solicitud, bien sea verbal o escrita, que
se presenta ante un funcionario, para
que se manifieste mediante una actuación institucional.
2.1. Carácter general o particular de las peticiones
El derecho de petición tiene aplicación
individual o colectiva, es decir, que esté
involucrado el interés y bienestar general de la comunidad o el interés y bienestar del propio solicitante. Así las
cosas, el derecho de petición puede
tener dos manifestaciones:
•
•
Petición en interés general, cuando
la solicitud se hace sobre derechos
generales de la colectividad. Por
ello también se le denomina de interés social, colectivo o comunitario.
Petición en interés particular, el cual
corresponde a las solicitudes que
afecten o sean de interés de índole
personal.
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2.2. Clases de peticiones
Las peticiones se clasifican de acuerdo
con el tipo de requerimiento que el solicitante exprese ante la autoridad. Se
han categorizado a fin de simplificar
tanto la solicitud como el trámite y respuesta de las mismas.
2.2.1. Quejas
Las quejas son manifestaciones escritas o verbales que se hacen a las autoridades sobre conductas, acciones o
procederes irregulares de servidores
públicos o de particulares a quienes se
ha atribuido o adjudicado la prestación
de un servicio público. La actuación
que genera para el funcionario es la
investigación disciplinaria.
2.2.2. Reclamos
Los reclamos consisten en poner en
conocimiento de las autoridades una
irregularidad o la suspensión injustificada en la prestación de un servicio o
su deficiente atención por parte de una
autoridad administrativa.
2.2.3. Peticiones de información
Las peticiones de información son solicitudes a la Institución de documentos
no reservados, ya sea por interés perPágina 1 de 2
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sonal, por ejercer control o vigilancia o
por el solo hecho de estar actualizado.
Toda persona tiene derecho a consultar
los documentos que reposen en las
entidades públicas y a que se les expida copia de los mismos. La expedición
de copias dará lugar al pago de las
mismas cuando la cantidad solicitada lo
justifique, pero en ningún momento
podrá superar el costo de la reproducción.
El derecho de petición de informaciones no sólo recae sobre impresos o
escritos, sino que también se extiende
sobre cualquier objeto mueble de índole representativo o declarativo, tales
como planos, dibujos, fotografías, cintas cinematográficas o fonópticas, radiografías, grabaciones magnetofónicas, etc., mientras la Constitución o la
Ley no le otorgue el carácter de reservado3.
En cuanto a la reserva, la publicidad de
la actuación de los órganos del Estado
no puede ser un principio absoluto
“porque existen razones de seguridad
nacional, de alta conveniencia pública o
social, de eficacia del servicio, que impiden dar a conocer un documento; es
así como se ha instituido la reserva en
asuntos tributarios, en los relacionados
con la defensa nacional, con la seguridad del Estado, con el manejo de las
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relaciones exteriores”4. En igual sentido, los funcionarios están autorizados
para no permitir el acceso a los documentos relacionados con investigaciones de carácter penal, fiscal, aduanero
o cambiario, los secretos comerciales e
industriales, y las pruebas aplicadas o a
utilizarse en los procesos de selección5.
Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario estarán sometidas a reserva; los fallos serán públicos.
2.2.4. Consultas
Una consulta sucede cuando ante las
autoridades se presenta una solicitud,
bien sea verbal o escrita, para que exprese su opinión o su criterio sobre
determinada materia relacionada con
sus funciones o con situaciones en las
que tenga competencia.
Las consultas deberán hacerse en el
horario de despacho al público que
tenga la entidad correspondiente y, en
caso necesario, acompañado por un
funcionario de la misma. En el Instituto,
este horario es de lunes a viernes hábiles de 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
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4
3
De conformidad con el artículo 251 del Código de Procedimiento
Civil son considerados documentos además de los enumerados: los
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
5
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Pueden consultarse las sentencias del Consejo de Estado de mayo
26/76 y de la Corte Constitucional T-473 de julio 28/92.
La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30)
años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere el
carácter de histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
Ley 443/98, art. 25
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III. CÓMO FORMULAR UNA PETICIÓN
Como se enunció anteriormente, una
petición puede ser formulada de manera verbal o en forma escrita.
el trámite pertinente, de acuerdo con la
naturaleza de la petición.
3.1.2. Solicitudes personales
3.1. Peticiones verbales
Como su nombre lo indica una petición
verbal es aquella que se solicita sin el
uso de medios escritos. Puede efectuarse en dos formas, por vía telefónica
o personalmente, teniendo siempre en
cuenta lo expresado en el numeral 1.3.1
de este manual.
La petición se registrara de igual manera que lo anunciado en el numeral 3.1.1.
de este manual.
3.1.1. Peticiones telefónicas
Para realizar una petición telefónica, las
personas pueden comunicarse con los
conmutadores del Instituto y expresar
tal intención; su llamada será transferida a la Oficina Asesora de Gestión Social, o a quien haga sus veces, la cual
es la encargada de atender tales solicitudes; o bien puede comunicarse directamente con dicha Oficina, actualmente a los teléfonos 3387555 o
3412214, la cual registrará la petición
en el sistema respectivo e imprimirá el
reporte, con el correspondiente número
consecutivo, el cual se informa al peticionario para facilitar su seguimiento.
Este reporte será radicado a través de
la gestión de correspondencia y seguirá
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Todos los funcionarios del Instituto están en la obligación de remitir o si es
del caso acompañar a las personas que
desean interponer una Queja, Reclamo,
Solicitud o Sugerencia a la Oficina
Asesora de Gestión Social o quien haga
sus veces, teniendo en cuenta que es la
única oficina autorizada para atender
estos tramites de la comunidad.
3.2. Peticiones por escrito
Una petición por escrito puede ser formulada por diferentes mecanismos,
teniendo siempre en cuenta lo expresado en el numeral 1.3.2 de este manual:
• Comunicación enviada por correo,
fax o entregada en la ventanilla de
correspondencia.
• Correo electrónico: las personas
pueden formular sus peticiones en
la dirección electrónica del IDU
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(actualmente,
[email protected].
co), las cuales se imprimen cuatro veces al día y se tramitan a través de la
gestión de correspondencia. La respuesta a estas peticiones puede ser
enviada por el mismo medio.
• Vía Internet: las personas pueden
ingresar a la página web del IDU
(actualmente, www.idu.gov.co) y a
través del módulo “Buzón de Sugerencias” formular su respectiva petición, la cual tendrá el mismo tratamiento que las enviadas por correo
electrónico directamente.
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•
Medios masivos de comunicación:
otra labor de la Oficina Asesora de
Gestión Social (área de comunicaciones) o quien haga sus veces, es
la de revisar los medios de comunicación, especialmente los escritos,
para identificar las posibles Quejas
o Reclamos competencia del Instituto.
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IV. RESPUESTA A LAS PETICIONES
Las peticiones escritas, por fax, correo
electrónico, internet , por medios de
comunicación, y las recibidas en la Oficina Asesora de Gestión Social (telefónicas y personales), se les debe dar
respuesta por escrito. Las peticiones
verbales, pueden ser resueltas de la
misma manera por los funcionarios del
Instituto.
Ahora bien, es preciso señalar el deber
establecido para todos los servidores
públicos en el numeral 12 del articulo
34 de la Ley 734 de 2002, que a la letra
dispone: "resolver los asuntos en el
orden en que hayan ingresado al despacho, salvo prelación legal o urgencia
manifiesta".
4.1. Respuestas por escrito
Inicialmente, a través de la gestión de
correspondencia, cuya responsabilidad
actualmente corresponde a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos,
los documentos recibidos son radicados, clasificados, direccionados y entregados a la dependencia respectiva a
través del correo interno.
Así mismo se deberá tener en cuenta
que para que cada ciudadano pueda
realizar el seguimiento a su derecho de
petición las personas que lo reciben
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deben proceder de la siguiente forma
de acuerdo al medio donde se reciba:
• Ventanilla: La Subdirección técnica
de Recursos Físicos en la gestión
de correspondencia deberá hacer
entrega inmediata al ciudadano del
número de radicado con el cual fue
registrado el documento en el SISCORRES comunicándole a la vez
que podrá consultar el estado de su
derecho de petición directamente
en la página de Internet del Instituto
ingresando el número que se le ha
suministrado.
• Telefónicamente: La OAGS y personas a cargo de dicha labor deberán
inmediatamente están recibiendo la
solicitud por teléfono indicarle al
ciudadano el número de radicado
con el que fue registrado el documento en el SISCORRES, comunicándole a la vez que podrá consultar el estado de su derecho de petición directamente en la página de
Internet del Instituto ingresando el
número que se le ha suministrado.
• Correo Electrónico: El área de Recursos Físicos deberá mediante un
correo electrónico cumplir igualmente los procedimientos establecidos anteriormente para la recepción de Derechos de Petición
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En la recepción, deberá tenerse en
cuenta lo expresado en el artículo 33
del Código Contencioso Administrativo6
y el término para emitir la respuesta, de
acuerdo con la siguiente tabla:
Tipo de derecho de
petición
Tiempo de respuesta
(días hábiles)
Peticiones de información
10
Derechos de Petición de
Interés general o particular
15
Quejas y reclamos
15
Solicitudes o consultas en
materia de ejecución Contractual*
3 meses
Consultas
30
Otras comunicaciones**
20
Honorables Representantes del Congreso, organismos de control, entidades jurisdiccionales y representantes de los medios de comunicación**
5
•
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incluyen un término de respuesta determinado, el
Instituto deberá dar respuesta en cinco (5) días
hábiles.
De igual manera, en virtud del trámite preferente a
las peticiones provenientes de los Honorables representantes del Congreso de la República o de
periodistas acreditados, representantes de medios de comunicación, si éstas no incluyen un
término de respuesta determinado, el Instituto
deberá dar respuesta en cinco (5) días hábiles.
Esquemáticamente, el trámite de derechos de petición se presenta en la figura 1.
De acuerdo con la figura, existe una
tabla maestra de “navegación” para la
asignación de responsables en el trámite de los derechos de petición (ver
modelo anexo 1), la cual será actualizada en Comités de Dirección, por los
Jefes de Oficina o por los Gerentes de
Proyecto, según corresponda.
En relación con los derechos de petición en materia de ejecución contractual, éstos se encuentran
regulados en el numeral 16 del artículo 25 de la
Ley 80 de 1993 y en el artículo 15 del Decreto 679
de 1994, normas que establecen un plazo de 3
meses para su obtención.
** Las dos últimas categorías se incluyen a fin de
estandarizar los tiempos para todas los documentos que ingresan al Instituto. En caso de comunicaciones provenientes de organismos de
control y entidades jurisdiccionales, si éstas no
6
“Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien cumple
el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no
es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si éste
actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de
la recepción si obró por escrito; en este último caso el funcionario a
quien se hizo la petición deberá enviar el escrito (...) al competente,
y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10)
días”.
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Desarrollo de la
Organización
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García
Corporativo
Fecha:
2
Gestión de
Correspondencia
2
Instituto
DESARROLLO URBANO
2
Gestión de
Correspondencia
2
Funcionario
Funcionario Responsable
Delegado
de dar respuesta
Entrega al ciudadano
Envía el derecho de
Número de radicado
petición al funcionario
responsable de acuerdo
Comunica que puede
responsable de la D/T,
con el tema (software)
Consultar en internet
O/A o GP
Envía la respuesta al
derecho de petición
2
Secretaria
Dependencia
Jefe D/T, O/A,
G/P
Alimenta el software
y envía por correo interno
Elabora la respuesta al
Solicita conceptos
VoBo Jefe Inmediato
2
2
Gestión de
Correspondencia
Asigna al funcionario
Obtiene otros VoBos
Obtiene Anexos
Firma la respuesta al
Figura 1. Trámite de derechos de petición
•
•
•
La Gestión de Correspondencia registrará los derechos de petición en
el Siscorres y le entregara al ciudadano dicho número comunicándole
que podrá consultar el estado de su
derecho de petición en la página de
Internet.
La Gestión de Correspondencia enrutará los derechos de petición directamente al funcionario delegado
para direccionarlos en cada dependencia.
El funcionario delegado asignará al
responsable de proyectar la respuesta al derecho de petición, de
acuerdo con el tema. Estos funcionarios responsables también serán
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Desarrollo de la
Organización
actualizados en la misma forma que
los delegados. El funcionario delegado ingresará al software la asignación realizada y efectuará el seguimiento pertinente a la oportunidad en la respuesta.
•
El funcionario responsable de proyectar la respuesta debe efectivamente hacerlo, solicitando todos los
conceptos necesarios, obteniendo
los VoBos requeridos y anexando
los documentos soporte que respalden la respuesta. A fin de evitar
los memorandos de solicitud de
concepto, estos podrá obtenerlos
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Corporativo
Fecha:
de manera verbal, telefónicamente o
vía e-mail. En primer lugar, el jefe
inmediato avalará la respuesta y, en
segundo lugar, quienes emitieron
conceptos los avalarán con el VoBo
del jefe de la Subdirección u oficina
correspondiente.
•
El jefe de dependencia con autorización para enviar oficios continuará firmando la respuesta definitiva.
•
La secretaria, alimentará en el software la fecha de salida del documento, permitiendo que el funcionario delegado haga el seguimiento a
la oportunidad de las respuestas,
adicionalmente es necesario que las
respuestas originadas en solicitudes realizadas por los entes de
control, se envíen con copia a la
Oficina Asesora de Control Interno,
para su control y archivo.
•
•
En caso de que el Derecho de Petición se deba remitir a otra área para
dar respuesta, el área que lo remite
será responsable de registrar en el
SISCORRES el traslado de área, con
el fin de que el ciudadano pueda tener actualizada la información sobre
el estado de su derecho de petición.
La gestión de correspondencia enviará las respuestas a los derechos
de petición vía correo o mensajero,
alimentando el software de manera
tal que permita a la Oficina Asesora
de Gestión Social, o a quien haga
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Organización
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sus veces, controlar el trámite total
de estos documentos.
Ningún derecho de petición debe ser
atendido superando los términos establecidos para ello. Los funcionarios
deben estar en capacidad de determinar desde el momento de su recepción
si no es posible la atención al requerimiento en los tiempos establecidos, por
ejemplo por:
•
•
•
Requerir conceptos de otras entidades.
Requerir de práctica de pruebas,
estudios, cálculos, análisis, investigaciones, etc.
Requerir de información no disponible o no existente en el momento.
Por tanto, este tipo de respuestas deben ser priorizadas, justificando plenamente las causas por las cuales no es
posible atender el requerimiento de
manera inmediata e informando al peticionario el momento en que será atendida íntegramente la solicitud.
4.1.1. Suspensión de términos
Cuando no fuere posible dar respuesta
concreta dentro de los términos legales
establecidos, el funcionario responsable debe informar al peticionario antes
del término estipulado, las causas por
las cuales la solicitud no puede ser
atendida, las cuales pueden ser, práctiPágina 4 de10
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Corporativo
Fecha:
cas de pruebas, estudios, cálculos, investigaciones, entre otros, adicionalmente deberá informar la fecha exacta
en la cual se dará una respuesta definitiva y satisfactoria.
4.1.2. Solicitud de información o documentos adicionales
En el caso, en que la información o documentos aportados por el peticionario
no sean suficientes para resolver lo
solicitado, el funcionario responsable
requerirá por una sola vez y con toda
precisión y en la misma forma (escrita),
el aporte de lo que haga falta (planos,
documentos, pruebas, etc.). se interrumpirán los términos para que el funcionario decida. Desde el momento en
que el peticionario aporte los nuevos
documentos o informaciones, comenzaran a correr de nuevo los términos, pero
en adelante no se podrá pedir nuevas
pruebas y el funcionario deberá actuar
con base en aquello de que disponga.
Instituto
DESARROLLO URBANO
emitidas oportunamente. De su gestión
mensual deberá elaborar un informe
para la Oficina Asesora de Gestión Social, o a quien haga sus veces, explicando las causas de demoras y las
oportunidades de mejoramiento detectadas.
La Oficina Asesora de Gestión Social, o
quien haga sus veces, consolidará la
información del Instituto, tanto la oportunidad en el trámite como las mejoras
propuestas.
4.2. Control al trámite de derechos de petición
El esquema general de control al trámite de derechos de petición se presenta en la figura 2.
En consecuencia, en cada dependencia
existirá el funcionario delegado, quien
será el responsable de asegurar que
todas las respuestas de su área sean
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Organización
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Fecha:
2
Seguimiento al software
Oportunidad de respuestas
Archivo de derechos de
petición
Funcionario
Delegado
Elabora informe de gestión
mensual
2
Oficina Asesora de
Control Disciplinario
En caso necesario, abre
proceso disciplinario por el
incumplimiento de funciones
Instituto
DESARROLLO URBANO
2
Oficina Asesora
de Gestión Social
Consolida informes de
gestión de todas las
dependencias
2
2
Oficina Asesora
de Control Interno
Realiza el seguimiento al
cumplimiento de los
planes de mejoramiento
STDO y áreas
que incumplen
Diseñar planes de
mejoramiento para lograr
Respuesta oportuna a los
derechos de petición
Figura 2. Control al trámite de los derechos de petición.
Cuando las observaciones al proceso
y/o las necesidades de mejorar o actualizar el trámite de derechos de petición así lo requieran, se realizará una
reunión convocada por el Jefe de la
Oficina Asesora de Gestión Social,
quien haga sus veces, o su delegado, a
la cual asistirán los funcionarios delegados de las dependencias, los delegados de la Oficina Asesora de Control
Interno, o quien haga sus veces, los
delegados de la Subdirección Técnica
de Desarrollo de la Organización, o
quien haga sus veces, y los delegados
de la Subdirección Técnica de RecurREVISÓ
Desarrollo de la
Organización
sos Físicos (grupo de correspondencia), o quien haga sus veces.
La Subdirección Técnica de Desarrollo
de la Organización, o quien haga sus
veces, en conjunto con las áreas involucradas, deberá diseñar planes de
mejoramiento para el trámite en general
y para las dependencias que así lo requieran. La Oficina Asesora de Control
Interno, o quien haga sus veces, efectuará el seguimiento al cumplimiento de
estos planes por parte de las áreas resPágina 6 de 10
VALIDO Y APROBO
García
Corporativo
Fecha:
pectivas. En los casos requeridos, deberán abrirse los procesos disciplinarios a los funcionarios que incumplan
sus funciones relativas a este trámite.
Finalmente, la Oficina Asesora de Gestión Social, o quien haga sus veces,
realizará sondeos telefónicos mensuales, a fin de medir la satisfacción de los
peticionarios en relación con las respuestas recibidas por parte del Instituto.
4.3. Parámetros de respuesta
La respuesta a los derechos de petición
se debe regir por tres aspectos básicos,
a saber7:
•
•
•
Claridad:
Hacer distinción en cada una de las
ideas que se comunican.
Concisión
Brevedad en el modo de expresar
los conceptos.
Precisión:
Explicación detallada de algo, a partir de un lenguaje conciso y rigurosamente exacto.
Por otra parte, este tipo de comunicaciones debe ser cordial pero directa,
exacta en la exposición de los contenidos, correcta en su redacción, debe
limitarse a la información indispensable,
y evitar la vaguedad, los rodeos, el ex7
Instituto
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ceso de formulismos, lo coloquial y el
abuso de formalismos administrativos.
Debido a las anteriores consideraciones, es preciso establecer los lineamientos a los cuales se ceñirán las repuestas a los derechos de petición.
La forma de elaborar las respuestas,
consta de tres partes fundamentales:
encabezamiento, texto y despedida, ver
figura 3.
4.3.1. Encabezamiento
•
•
•
•
•
•
Ciudad, seguido de la fecha en que
se toma el número consecutivo de
radicación, así, "Bogotá, D.C., noviembre 27 de 2003".
En la siguiente línea, con alineación
hacia el margen derecho, se debe
relacionar la sigla del Instituto, junto
con el número de consecutivo de
radicación y la sigla y código del
área que proyecta la respuesta, así,
IDU-193917 STDO-1400.
Tres (3) espacios (mínimo)
Destinatario. Doctor/a, Señor/a, Ingeniero/a, etc. (solo la primera con
mayúscula y se cierra con dos puntos)
Nombre, JOSÉ ANTONIO JAIME
ESCOBAR (todo en mayúscula)
Cargo. Director Técnico de Planeación (solo las primeras con mayúscula)
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SALAZAR PULIDO, William Angel, Alta Redacción Informes Técnicos y
Administrativos, Avanzar Capacitación Empresarial, Bogotá D.C., 2001.
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Organización
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Corporativo
•
•
•
•
•
•
•
•
Fecha:
Entidad. Instituto de Desarrollo Urbano (solo las primeras con mayúscula)
Dirección. Dirección de Correspondencia del Destinatario.
Ciudad. Bogotá D.C. (se escribirá el
nombre propio de la ciudad)
Dos (2) espacios (mínimo)
Referencia. (se debe citar el número
de radicación IDU y fecha del (los)
documento (s) a los cuales se da
respuesta)
Dos (2) espacios (mínimo)
Saludo. Doctor/a, Señor/a, Ingeniero/a, etc. y el apellido (solo la primera en mayúscula), Honorable (para
Senador y Magistrados)
Un (1) espacio.
Instituto
DESARROLLO URBANO
dar al escrito; es decir, cordial,
amable, crítico, serio, persuasivo,
estimulante, etc.
4.3.2.2. Estructura Interna
•
•
•
4.3.2. Estructura del Texto
Previo a la elaboración del texto debe
determinarse la estructura interna y externa del mismo.
4.3.3. Recomendaciones Generales
•
8
4.3.2.1.Estructura Externa
•
•
•
8
Se debe trazar un plan buscando
precisar la introducción, el cuerpo y
conclusión del texto.
Así mismo, es necesario escoger las
formas del lenguaje adecuadas que
permitan que el texto guarde concordancia, coherencia, cohesión,
precisión y claridad.
Igualmente, se tendrá observancia
del tono intencional que se quiere
Ibidem.
REVISÓ
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Fijar el objetivo del texto: Informar,
comentar, analizar, recomendar,
aclarar, guiar, convencer, persuadir.
Determinar quién será el destinatario: Público Especializado (Entidades Públicas y de Control, Contratistas, Interventores, Agremiaciones)
o público en general.
Elección de los temas generales
con sus subtemas: Lugar, tiempo,
circunstancias, causas, consecuencias, estadísticas, resultados y observaciones técnicas, económicas,
ambientales, sociales, políticas, jurídicas.
•
•
Redacte el texto en el menor tiempo
posible, evitando interrupciones que
afecten el sentido del texto.
El texto debe dar respuesta puntual
a todos y cada uno de los tópicos
relacionados en la solicitud.
Las correcciones de texto y estilo
deben ser un proceso final.
4.3.4. Despedida
•
•
Despedida. Atentamente, cordialmente (se cierra con coma)
Tres (3) espacios.
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
Fecha:
Nombre y firma. MARIA ISABEL PATIÑO OSORIO (todo en mayúsculas)
Cargo. Directora General (solo las
primeras con mayúsculas)
Un (1) espacio.
Anexo, tipo de anexo y cantidad.
Anexo:
Un (1) folio.
Un (1) Diskette.
Un (1) espacio.
Copia. Nombre de las entidades y/o
dependencias que deban tener conocimiento del documento, teniendo
en cuenta, que en todos los casos
una copia debe ir a Archivo y Correspondencia.
Un (1) espacio.
Vistos Buenos (Vo Bo). Las comunicaciones que se proyecten para firma de la Dirección General o las
Subdirecciones Generales, deberán
llevar únicamente aprobación del Director Técnico y/o Subdirector Técnico; en caso de que el documento
sea preparado con el concurso de
varias áreas, se requerirá la aprobación de los Directores Técnicos que
intervinieron.
Instituto
DESARROLLO URBANO
Si la comunicación que se proyecte
es para firma del Subdirector Técnico y/o Jefe de Oficina Asesora, deberán llevar únicamente el nombre
del funcionario que elaboró.
En ambos casos deberá aparecer el
nombre del funcionario que elaboró
el documento.
Las comunicaciones que se proyecten para firma de los Directores
Técnicos, deberán llevar únicamente
la aprobación de los Subdirectores
Técnicos y el nombre del funcionario que elaboró.
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Fecha:
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Bogotá, D.C., noviembre 27 de 2003
ENCABEZADO
3 Espacios
IDU-193917
STDO-1400
Doctora
MARÍA ELVIRA PÉREZ FRANCO
Coordinadora Programa Servimos al Ciudadano
Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá
Carrera 8ª Nº 10-65
Bogotá D.C.
2 Espacios
Ref..:
Radicado IDU # 50491 del 9 de julio de 2002, listado de servidoras y
servidores de contacto con el ciudadano (a).
2 Espacios
Doctora Pérez:
TEXTO
1 Espacio
En atención al asunto de la referencia, de manera atenta me permito remitirle, en dos (2) folios el listado que
valida la información enviada por ustedes en días anteriores.
En espera de sus comentarios.
Cordialmente,
DESPEDIDA
3 Espacios
JOSE ANTONIO JAIME ESCOBAR
Directora Técnico de Planeación
1 Espacio
Anexo:
1 Espacio
Copia:
Dos (2) folios.
Archivo y Correspondencia
1 Espacio
Elaboró:
Aprobó:
Dorian Piedrahita Fernández, Técnico Administrativo.
Gerardo Duque Gutiérrez, Subdirector Técnica de Desarrollo de la Organización.
Calle 22# 6-27 - PBX: 3367700 – 3368055 – 3386660 – www.idu.gov.co
Figura 3. Formato Respuesta Derechos de Petición
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Fecha:
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V. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS
Ø Acción de tutela. Mecanismo por el
cual las personas naturales o jurídicas, en ejercicio de un derecho
preferencial, tienen la facultad de
exigir ante cualquier Juez de la República, la protección inmediata de
sus derechos fundamentales, cuando quiera que se presente una vulneración o amenaza a los mismos
por la acción o la omisión de las
autoridades públicas o de los particulares en determinadas circunstancias consagradas en la Constitución Política.
Ø Actuación administrativa. Conjunto
de decisiones y operaciones que
emanan de las autoridades estatales, cuando se ocupan, mediante el
ejercicio de su potestad de mando,
de cumplir con los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los
servicios a su cargo y hacer efectivos los derechos e intereses legalmente reconocidos a los administrados.
Ø Desistimiento. Es la renuncia de
obtener la respuesta previamente
solicitada. Puede darse por renun-
ciar expresamente a la petición (expreso) o por dejar vencer los términos para completar información que
la autoridad haya solicitado (tácito).
Ø Notificación. Acto solemne mediante
el cual el Estado entera al particular
de una determinación unilateral,
respaldada por la supremacía que le
confiere la autoridad soberana que
le distingue y le separa de los administrados.
Ø Petición. Solicitud dirigida a una
entidad estatal o a las autoridades,
de forma verbal o escrita sobre temas concernientes al objeto de la
entidad.
Ø Secreto o reservado. Cualquier cosa, conocimiento o noticia que deba
mantenerse oculta e inviolable.
Ø Silencio administrativo. Mecanismo
legal para evitar que la falta de respuesta de la Administración impida
al peticionario defender sus derechos e intereses. Puede ser positivo
o negativo
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Corporativo

Fecha - Instituto de Desarrollo Urbano

Transcripción

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