asistente de presidencia

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MANUAL
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
AREA: ASISTENTE DE PRESIDENCIA
Mayo, 2004
ASISTENTE DE PRESIDENCIA
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MANUAL
ADMINISTRATIVOS
12.1.-PROCEDIMIENTO: Supervisión de
Coordinaciones o Unidades de la fundación.
las
Mayo, 2004
actividades
asignadas
a
las
OBJETIVO: Gerenciar y supervisar las labores administrativas de la Presidencia y su
relación con todas las dependencias de la Fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- Los responsables de cada una de las Coordinaciones y Unidades deben ejecutar y
rendir cuenta de las actividades asignadas, según lo exigido y planificado por la
Presidencia de FUNDACITE-Mérida.
Responsable
Presidente
Asistente de Presidencia.
Acción
1. Envía los lineamientos y directrices de cómo se va a
aplicar el control en las diferentes Coordinaciones o
Unidades de la Fundación.
2. Analiza los lineamientos y directrices suministrados
por el Presidente, para determinar los mecanismos
de control que se van a aplicar en las Coordinaciones
y Unidades de la Fundación.
3. Diseña los formatos necesarios para aplicar los
mecanismos de control, si es necesario.
4. Establece la frec uencia
mecanismos de control.
de
aplicación
de
los
5. Aplica los mecanismos de control.
6. Recopila y clasifica la información de los controles
aplicados.
7. Envía la información de los controles aplicados al
Presidente.
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Mayo, 2004
12.2.- PROCEDIMIENTO: Préstamo del Vehículo.
OBJETIVO: Mantener control acerca del préstamo del vehículo a las Gerencias,
Coordinaciones o Unidades que lo soliciten.
NORMA ESPECIFICA:
- El vehículo prestado debe permanecer bajo la responsabilidad de la Gerencia,
Coordinación o Unidad solicitante.
Responsable
Asistente de Presidencia
Gerencia, Coordinación o
Unidad solicitante
Acción
1. Recibe a la Gerencia, Coordinación o Unidad
que solicita el uso del vehículo.
2. Determina la disponibilidad del vehículo, si esta
disponible se le informa al solicitante para que
realice el llenado del respectivo formato; si no
esta disponible, se indica al solicitante.
3. Anota los datos de solicitud del vehículo, fecha,
hora y lugar donde lo necesita llevar, en el
respectivo formato.
4. Saca una (1) copia al formato.
5. Envía el formato junto con la copia a la
Asistente de Presidencia, para su firma.
6. Envía el formato original y la copia a la
Gerencia de Gestión Interna para que firme,
autorizando el préstamo del vehículo.
7. Entrega las llaves del vehículo a la Gerencia,
Coordinación o Unidad solicitante.
8. Posterior al uso del vehículo.
9. Recibe las llaves del vehículo y se realiza en el
formato las observaciones pertinentes.
10. Entrega la copia a la Gerencia, Coordinación o
Unidad solicitante y se archiva la original.
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12.3.- PROCEDIMIENTO: Concertación de entrevistas o reuniones importantes para el
Presidente.
OBJETIVO: Brindar apoyo al Presidente en relación a las entrevistas o reuniones que
se presenten.
NORMA ESPECIFICA:
- La Asistente de Presidencia debe preparar los requerimientos de la solicitud como:
Organizar la reunión, elaborar las agendas para el Consejo General, Junta Directiva
entre otras cosas.
Responsable
Presidente
Acción
1. Recibe la solicitud para dar apoyo en la
concertación de entrevistas o reuniones
importantes del Presidente.
2.
Analiza los requerimientos de la solicitud.
3.
Prepara todo lo necesario, esto dependerá de los
requerimientos de la solicitud.
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Mayo, 2004
12.4.- PROCEDIMIENTO: Organización y Coordinación del proceso para la ejecución
del Consejo General.
OBJETIVO: Organizar y Coordinar el proceso para que se lleve a cabo el Consejo
General en la Fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- La Asistente de Presidencia debe elaborar una agenda preliminar a ser discutida por el
Consejo General.
- Se debe elaborar y confirmar la convocatoria para cada uno de los miembros que van
a asistir al Consejo General.
Responsable
Presidente
Presidente
Presidente
Acción
1. Recibe la solicitud para organizar y coordinar el
proceso para la ejecución del Consejo General
2. Elabora una agenda preliminar a discutir en el
Consejo General (está dependerá de los puntos
que no se discutieron en él ultimo Consejo General
y demás puntos que el Presidente considere
importante, deberá contener además el Acta del
Consejo General Anterior).
3. Envía al Presidente la agenda preliminar.
4. Revisa y se organizan los puntos según el grado de
importancia (se podrá agregar o modificar puntos a
la misma).
5. Envía a la Asistente de Presidencia.
6. Elabora la agenda definitiva a discutir en Consejo
General.
7. Imprime una (1) agenda para cada uno de los
miembros del Consejo General.
8. Elabora una convocatoria para cada uno de los
miembros del Consejo General (esta deberá
contener la fecha, lugar y hora del mismo).
9. Envía las convocatorias al Presidente para su
respectiva firma.
10. Revisa si las convocatorias están correctas, se
firman las convocatorias, si presentan alguna falla
se regresan a la Asistente de Presidencia para que
realice las correcciones pertinentes.
11. Recibe las convocatorias firmadas y se saca una
(1) copia a cada una de las convocatorias.
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Responsable
Presidente
Mayo, 2004
Acción
12. Envía las agendas y las convocatorias con sus
copias, quince (15) días hábiles antes del Consejo
General, a cada uno de los miembros, esto
dependerá del Acta constitutiva de la Fundación
(Ver procedimiento: ”Envío de correspondencia
externa” Pág. 322).
13. Confirma la llegada de las agendas y la asistencia
de cada uno de los miembros del Consejo General,
esto podrá realizarse por cualquier medio formal
que la fundación posea.
14. Elabora una lista de los requerimientos necesarios
para que se de el Consejo General.
15. Envía la lista de los requerimientos a la Unidad de
Servicios Generales (Ver procedimiento: “Manejo
del Fondo de Trabajo” Pág. 340)
16. Solicita la llave de la sala de reuniones a la
Secretaria
Ejecutiva
(Ver
proce dimiento:
“Préstamo de llaves ” Pág. 317).
17. Graba lo discutido en el Consejo General.
18. Entrega la llave a la Secretaria Ejecutiva.
19. Desgrava los respectivos casetes.
20. Levanta un acta preliminar (deberá contener los
puntos que se dis cutieron y la decisión que se tomó
en cada punto).
21. Envía el acta preliminar al Presidente.
22. Corrige el acta preliminar.
23. Envía el acta preliminar con sus respectivas
correcciones a la Asistente de Presidencia.
24. Elabora el Acta definitiva.
25. Saca el número de copias del acta definitiva
equivalentes a los miembros del Consejo General.
26. Envía las copias del acta a los miembros del
Consejo General para que elaboren sus
respectivas observaciones, indicando la fecha,
lugar y horas de entrega de las correcciones (Ver
procedimiento: “Envío de correspondencia
externa” Pág. 322 en caso de ser necesario”).
27. Recibe las observaciones del contenido del acta
realizada por cada uno de los miembros del
Consejo General.
28. Corrige el acta si es necesario, con las
observaciones que los miembros del Consejo
General enviaron.
29. Transcribe el acta en el libro denominado:
“Consejos Generales”.
30. Notifica a cada miembro del Consejo General.
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12.5.- PROCEDIMIENTO: Organización y Coordinac ión del proceso para la ejecución
de la Junta Directiva.
OBJETIVO: Organizar y Coordinar el proceso para que se lleve a cabo la Junta
Directiva en la Fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- La Asistente de Presidencia debe elaborar una agenda preliminar a ser discutida por la
Junta Directiva.
a asistir a la Junta Directiva.
Responsable
Presidente
Presidente
Presidente
Acción
proceso para la ejecución de la Junta Directiva.
2. Elabora una agenda preliminar a discutir en la Junta
Directiva (esta dependerá de los puntos que no se
discutieron en la última Junta Directiva y demás
puntos que el Presidente considere importante,
deberá contener además el acta de la Junta Directiva
anterior).
importancia (se podrá agregar o modificar puntos a la
misma).
6. Elabora la agenda definitiva a discutir en Junta
Directiva.
miembros de la Junta Directiva.
miembros de la Junta Directiva (esta deberá contener
la fecha, lugar y hora del mismo).
9. Envía las convocatorias al Presidente para su
respectiva firma.
10. Revisa si las convocatorias están correctas, se
firman las convocatorias, si presentan algunas fallas
se regresan a la Asistente de Presidencia para que
realice las correcciones pertinentes.
11. Recibe las convocatorias firmadas y se saca una (1)
copia a cada una de las convocatorias.
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MANUAL
ADMINISTRATIVOS
Responsable
Presidente
Mayo, 2004
Acción
12. Envía las agendas y las convocatorias con sus
copias de la misma, cinco (5) días hábiles antes de la
Junta Directiva, a cada uno de los miembros, esto
dependerá del Acta constitutiva de la Fundación (Ver
procedimiento: “Envío de correspondencia externa”
Pág. 322).
13. Confirma la llegada de las agendas y la asistencia de
cada uno de los miembros de la Junta Directiva, esto
podrá realizarse por cualquier medio formal que la
fundación posea.
para que se de la Junta Directiva.
del Fondo de Trabajo” Pág. 340)
Secretaria Ejecutiva (Ver procedimiento: “Préstamo
de llaves” Pág. 317).
17. Graba lo discutido en la Junta Directiva.
18. Entrega la llave a la Secretaria Ejecutiva.
19. Desgrava los respectivos casete.
puntos que se discutieron y la decisión que se tomo
en cada punto).
correcciones a la Asistente de Presidencia.
equivalentes a los miembros de la Junta Directiva.
26. Envía las copias del acta a los miembros de la Junta
Directiva para que elaboren sus respectivas
observaciones, indicando la fecha, lugar y horas de
entrega de las correcciones (ver procedimiento
denominado: “Envío de correspondencia externa”
Pág. 4 en caso de ser necesario”).
realizado por cada uno de los miembros de la Junta
Directiva.
observaciones que los miembros de la Junta
Directiva enviaron.
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MANUAL
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Responsable
Mayo, 2004
Acción
29. Transcribe el acta en el libro denominado: “Juntas
Directivas”.
30. Notifica a cada miembro de la Junta Directiva para
que firme el acta definitiva.
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MANUAL
ADMINISTRATIVOS
Mayo, 2004
12.6.- PROCEDIMIENTO: Organización y Coordinación del proceso para la ejecución
del Consejo Consultivo.
OBJETIVO: Organizar y Coordinar el proceso para que se lleve a cabo el Consejo
Consultivo en la Fundación.
NORMA ESPECIFICA:
- La Asistente de Presidencia debe elaborar una agenda preliminar a ser discutida por el
Consejo Consultivo.
a asistir al Consejo Consultivo.
Responsable
Presidente
Presidente
Acción
proceso para la ejecución del Consejo Consultivo.
2. Elabora una agenda preliminar a discutir en el
Consejo Consultivo (está dependerá de los puntos
que no se discutieron en él último Consejo Consultivo
y demás puntos que el Presidente considere
importante, deberá contener además el acta del
Consejo Consultivo anterior).
importancia (se podrá agregar o modificar puntos a la
misma).
6. Elabora la agenda definitiva a discutir en Consejo
Consultivo.
miembros del Consejo Consultivo.
miembros del Consejo Consultivo (esta deberá
contener la fecha, lugar y hora del mismo).
9. Envía las agendas con sus respectivas convocatorias
y las copias de la misma, cinco (5) días hábiles antes
del Consejo Consultivo, a cada uno de los miembros,
esto dependerá del Acta Constitutiva de la Fundación
y se podrá enviar por cualquier medio formal que la
fundación posea.
para que se dé el Consejo Consultivo.
del Fondo de Trabajo” Pág. 340).
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ADMINISTRATIVOS
Responsable
Presidente
Mayo, 2004
Acción
Secretaria Ejecutiva (Ver procedimiento: “Préstamo
de llaves ” Pág. 317).
13. Graba lo discutido en el Consejo Consultivo.
14. Entrega las llaves a la Secretaria Ejecutiva.
15. Desgrava los respectivos casete.
puntos que se discutieron y la decisión que se tomo
en cada punto).
correcciones a la Asistente de Presidencia
equivalentes a los miembros del Consejo Consultivo.
22. Envía las copias del acta a los miembros del Consejo
Consultivo para que elaboren sus respectivas
observaciones , indicando la fecha, lugar y horas de
entrega de las correcciones, esto se podrá enviar por
cualquier medio formal que la fundación posea.
realizado por cada uno de los miembros del Consejo
Consultivo.
observaciones que los miembros del Consejo
Consultivo enviaron.
25. Transcribe el acta en el libro denominado: Consejos
Consultivos.
26. Notifica a cada miembro del Consejo para que firme
el acta definitiva del Consejo Consultivo realizado.

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