Gestión de facturación- proceso de check out [Modo de

Gestión de facturación- proceso de check out [Modo de

GESTIÓN DE FACTURACIÓN
MAIN COURANTE
Tareas de Back Office
Funciones del back office
Control de gastos de los huéspedes
Control de pagos realizados por los huéspedes
Otros movimientos de cuentas
Generalmente no hay un sector exclusivo dedicado al control.
Funciones cumplidas por los recepcionistas
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SISTEMA PUNTO DE VENTA SPV
Es un sistema computarizado que permite los posteos de
cargos directamente desde el sector que se realiza
Cada sector del hotel donde se origine un cargo (punto de
venta) está conectado en red a la Recepción del hotel
Desde cada terminal se ingresa a la cuenta de cada huésped a
través de una tarjeta de check in o identificación
PUNTOS DE VENTA
PRINCIPAL: Alojamiento
(Recepción)
Restaurante
COMPLEMENTARIOS:
Restaurante
Telefonía
Telefonía
Recepción
Frigo Bar
Lavandería
Frigo Bar
Room Service
Room
Service
Otros puntos
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FOLIO DE PRODUCCION
Se lo denomina simplemente folio y se procede a su
apertura una vez finalizado el proceso de check in, con
los datos que se ingresan al sistema
Se debe abrir como mínimo un folio por cada habitación
ocupada
Se vuelca en el mismo todos los movimientos en las
cuentas de cada habitación
Clasificación de folios
Master Folio con extras para carga de alojamiento y gastos
complementarios
Master Folio para carga de alojamiento exclusivamente
Folio Extras para carga de gastos complementarios en los
casos en que exista un Master Folio para alojamiento
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FOLIO PAGA PAX
Se abre un folio por habitación para toda persona alojada que
se haga cargo de todos sus gastos, independientemente de la
tarifa otorgada
MASTER FOLIO con Extras
FOLIOS EMPRESA
Se abre uno o dos folios según los siguientes casos
1- Alojamiento o Alojamiento y algunos gastos
complementarios a cargo de la empresa (2 folios)
MASTER FOLIO para la empresa y FOLIO EXTRAS para el
pax
2-Alojamiento y extras a cargo de la empresa -Full Credit-
MASTER FOLIO
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FOLIOS PARA AGT VIAJES
Se debe abrir 2 folios –1 folio para la agencia con el cargo de
alojamiento exclusivamente y 1 folio por habitación para el
huésped con los gastos extras que efectúe MASTER FOLIO para la agencia de viajes
FOLIO EXTRAS POR HABITACIÓN para el pax
FOLIOS PARA GRUPOS
a- 1 FOLIO POR CADA HABITACION OCUPADA
CON ALOJAMIENTO Y EXTRAS – VARIOS MASTER
FOLIOS
b- MASTER FOLIO CON EL ALOJAMIENTO TOTAL
Y 1 FOLIO EXTRAS POR CADA HABITACION QUE
COMPONE EL GRUPO –
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Datos para la apertura del folio
Apellido y Nombre - Nombre de la Empresa o Agencia –
Nombre del Grupo
Nº de habitación
Fecha In y Fecha Out
Precio acordado
Contenido de un folio
Fecha
Concepto
Cargos, Débitos y Transferencias
Créditos, Pagos y Transferencias
Saldos Deudor o Acreedor
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Ejemplo de folio- estado de cuenta-
FECHA
Debe figurar la fecha que se origine el cargo, el sistema lo
coloca de acuerdo al día que se esté trabajando
Ejemplo: Si un cargo se originó el día 1 y se carga el día 2, va
a figurar el segundo ya que es el día en que se ingresó al
sistema
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CONCEPTO
Se debe ingresar un cargo a través de un código
identificatorio
El sistema registra el código (numérico o alfa numérico) y
carga en el folio el gasto realizado identificando el punto de
venta.
CARGOS
CONSUMOS: figuran todos los cargos que realicen los
huéspedes en moneda local por alojamiento y/o extras
según tipo de folio
CARGOS DE ALOJAMIENTO AUTOMÁTICO
CARGOS EXTRAS MANUALES Y AUTOMÁTICOS
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Carga de alojamiento
Punto de venta común para todas las habitaciones
ocupadas
Se carga en forma automática a la cuenta del cliente a
partir de la información brindada al sistema en el
proceso de check in: Nº de habitación, fecha in y fecha
out, precio correspondiente
Se carga al finalizar el día (Cierre hotelero) o cuando el
establecimiento lo indique
Cargos extras
MANUALES: Son los
que se cargan
directamente a partir de
una comanda con dos
opciones:
directamente desde el
punto de venta
desde Recepción, a partir
de la información
brindada por los puntos
de venta que no tengan
terminal
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Cargos extras automáticos
Son los que se cargan de manera automática a través de
información brindada al sistema.
Ejemplos:
CARGOS REITERATIVOS: Son todos aquellos cargos que tienen
un importe fijo todos los días. Ejemplo: Estacionamiento,
desayuno, etc.
TELEFONIA: Toda llamada que realicen los huéspedes desde la
habitación
Programación de carga automática de
llamadas
A través de una central o conmutador conectado al PMS (Property
Management Systems) y que a su vez se conecta con todos los
Internos ubicados en todos los sectores del hotel y en cada una
de las habitaciones.
Se debe ingresar al sistema el tarifario de llamadas según el destino
(Por país, provincia, región, etc)
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Ejemplo de tarifario telefónico
Programación de llamadas desde una
habitación
Se habilita en el check in, la categoría de la habitación para la
toma de línea externa: Solamente llamadas locales o todo
tipo de llamadas
Se puede bloquear en caso de exceso de crédito o falta de
garantía
Se carga en forma automática una vez finalizada la llamada
según la programación
En el folio va a figurar la fecha, el número de teléfono y el
precio de la llamada según tarifario
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Otros Servicios prestados por el Sector
de telefonía o Dto de Comunicaciones
Servicio de fax
Internet – Alquiler de Laptops
Alquiler de telefonía celular, algunos hoteles lo brindan sin
cargo
Mensaje en espera
Servicio de despierte Wake up call service
Facturación de llamadas realizadas fuera de una habitación o
desde una habitación cliente cash (sin habilitación de línea)
DEBITOS
Es todo importe que se agrega a los folios a favor del hotel.
cargo ingresado de menos,
cargo que deba ingresarse en forma manual por alojamiento
o extras
Todos los débitos suman en la cuenta del cliente
Se aplican al punto de venta que corresponda
Tienen fecha de emisión, nombre del huésped, número de
habitación, importe y motivo del mismo
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CREDITOS
Es todo importe que se carga a favor del cliente:
Se debe realizar para anular un cargo
Cuando se ingresó un importe de más
Restan en la cuenta del cliente
Deben estar justificadas
Se aplican al punto de venta que corresponda
Tienen fecha de emisión, nombre del huésped, número
de habitación, importe y motivo del mismo
PAGOS
Se ingresan todos los pagos que realicen los
huéspedes en todas las formas posibles
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Formas de pago
Efectivo pesos
Efectivo moneda extranjera aceptada
Tarjetas de crédito y débitos aceptadas por el
establecimiento
Otras formas aceptadas por cada establecimiento.
Ejemplos: cheques de viajero
Cheques no se aceptan como forma corriente de pago,
salvo autorización
Tipología de pagos
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Podemos encontrar cuatro tipos de pagos:
Depósito de reserva
Pago por adelantado
Pago parcial
Pago final
DEPÓSITO DE RESERVAS
Es el primer pago que puede efectuar un cliente por el cual es
imprescindible la emisión de un recibo oficial
Se puede ingresar al folio automaticamente en el check in o no se
ingresa y se realiza una nota de crédito en el check out
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PAGO POR ADELANTADO
Es todo pago que realice una persona en el momento del check in.
Incluye la totalidad de las noches que comprende la estadía,
restando depósito de reserva en el caso de haberse efectuado el
mismo
Se debe ingresar a la cuenta en ese momento, constituyendo el
primer movimiento en la cuenta
PAGO PARCIAL
Es todo pago que realice un huésped durante la estadía.
Generalmente se cobra lo acumulado hasta el momento
Se debe ingresarlo a la cuenta del huésped en el instante en que se
realice, emitiendo un recibo por el mismo
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PAGO FINAL
Todo pago que cancela un folio
En caso de cancelación previa no existe este pago
Es el pago que habilita la emisión de factura
Siempre que haya un saldo en la cuenta al momento del check out,
ese saldo se debe cancelar a través de un pago final
Saldos
Es el monto que muestra la diferencia entre débitos y
créditos
Deudor: Es toda suma acumulada en el folio a favor del
hotel, los débitos superan a los créditos
Acreedor: Es todo importe en negativo que me indica
que los pagos o créditos realizados superan a los débitos
o cargos
Si en el momento de la cancelación figura saldo negativo
se puede autorizar un Reintegro
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Transferencias
Se utiliza para transferir un saldo a otra cuenta
Transferencia a cuenta corriente: Se debe transferir a la
cuenta corriente de empresas o agencias de viajes el saldo
acumulado
Transferencia a otra habitación: Permite transferir un saldo o
cargo desde una habitación a otra. Débito en una cuenta y
crédito en la otra
Características
Cada establecimiento debe determinar el horario de salida,
generalmente entre las 10 y 12 hs
El check out comienza a partir de la solicitud por parte del
huésped de la liquidación de su cuenta.
Los hoteles modernos de alta categoría permiten realizar el check
out desde la habitación
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Check out según horario de salida
Dentro del horario de salida: Check out normal
Después del horario de salida: Late check out
Pueden darse tres posibilidades
a)Autorización de late check out sin cargo
b) Late check out con cargo Medio día adicional
c) Late check out con cargo Día completo (Day rate)El day rate
casi siempre se cobra con tarifa rack (salvo autorización) y se debe
realizar una nota de débito por alojamiento
Tratamiento de los Day Use y Understays
Pasos a seguir en un check out
Bloqueo de línea telefónica:
Chequeo de los últimos cargos
Presentación de resumen de cuenta
Facturación
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Chequeo de cargos
Modificaciones –débitos o créditos Resúmen de cuenta
Facturación
Facturación – tipo de factura Factura “A”: Responsable Inscripto a Responsable Inscripto, debe
discriminarse el IVA
Factura “B”: Responsable Inscripto a Consumidor Final, se factura
con precio final
Factura “C”: Emitida exclusivamente por Monotributistas. En el
caso de establecimientos hoteleros, solamente algunos muy
pequeños y funcionamiento por temporada pueden presentar
dicha facturación
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Check out empresas
Se debe presentar al pax los dos folios
Debe firmar el folio a cargo de la empresa
Cancelación del folio paga pax y Transferencia del folio
empresa
Emisión de factura para el pax
Check out full credit: Un solo folio – no se emite factura
Check out agencias
Antes de comenzar el check out, verificar el voucher con el
folio de la agencia
Presentación al pax del folio a su cargo (Folio de agencia con
tarifa confidencial)
Emisión de factura en caso de que tenga cargos extras
Transferencia del folio a la cuenta corriente de la agencia
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Check out de grupos
En el caso de tener folio maestro es conveniente que el mismo sea
cancelado antes del check out (Muchos hoteles establecen como
norma la cancelación del mismo en el check in). Si es un folio
maestro de una agencia se transfiere a la cuenta corriente
Facturación individual de cada habitación por extras
Hasta que no se cancelaron todas las habitaciones, no se autoriza el
check out del grupo
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