Ayudamos a Exelon a reducir costes cada año aumentando la

Ayudamos a Exelon a reducir costes cada año aumentando la

Exelon Corporation
Recursos
Caso práctico
Ayudamos a Exelon a reducir costes
cada año aumentando la eficiencia
y sostenibilidad.
“Xerox está trabajando en numerosos
sectores de la empresa para ayudarnos
a ser una compañía más eficiente.”
– Joseph Lasky
Vicepresidente
IT Infrastructure and Operations
Exelon
Antecedentes
El reto
Una división importante de Exelon, una de
las compañías eléctricas más importantes
de EE.UU, se planteó un reto muy común a
tantas empresas en la actualidad. Quería tener
más control sobre su extensa infraestructura
de oficinas, reducir gastos y aportar más a la
sostenibilidad medioambiental.
La división contaba en sus oficinas con más de
2.700 equipos destinados a documentación
de 35 fabricantes distintos. Las tareas de
mantenimiento y de suministro requerían
mucho tiempo. Los directivos de la división no
encontraban la manera de calcular y controlar
el coste total, pues las adquisiciones no estaban
centralizadas.
En 2003, Exelon se unió voluntariamente al
programa "Climate Leaders" de la Agencia
de protección medioambiental (EPA) de
Estados Unidos y se comprometió a reducir
las emisiones. En 2008 comenzó el programa
Exelon 2020, con el que la familia de empresas
Exelon trazaba la ruta hacia un futuro con
menos carbón. El plan, que tuvo mucho éxito
en el sector, era disminuir drásticamente su
impacto ecológico con la reducción de más de
15 millones de toneladas métricas de emisiones
de gas invernadero anuales para 2020.
La dirección de la división decidió afrontar la
situación para poder aumentar la eficiencia y
reducir costes. Pero no tenían experiencia de
gestión documental interna para poder analizar
la infraestructura y desarrollar un plan de
optimización eficaz. Así que llamaron a expertos
de Xerox para que realizaran una evaluación de
documentos de oficina (ODA, por sus siglas en
inglés) basada en Lean Six Sigma.
Este fue el primer paso en el desarrollo de una
alianza estratégica a largo plazo que ayudaría a
Exelon a realizar ahorros sustanciales, a mejorar
su enfoque de sostenibilidad y a transformar los
procesos de negocio más importantes en toda
la empresa.
Optimización de la oficina.
Transformación de los procesos empresariales.
La solución
Los resultados
Analizamos detalladamente las necesidades
de servicios documentales de la división, y
evaluamos todos los costes implicados: equipos,
servicios, asistencia y suministros.
El proyecto de optimización inicial del entorno
de oficinas de la división redujo el número total
de dispositivos para documentación en un 80%.
También se redujo el número de modelos
y fabricantes, y mejoró la proporción
de empleados por dispositivo hasta
aproximadamente un 12:1.
El resultado de este análisis dejó al descubierto
grandes posibilidades de mejora.
La proporción de empleados por dispositivo
señalaba la ineficacia de la distribución
existente de los equipos de oficina.
Además, algunos de los dispositivos de
documentación en las oficinas no contaban
con las funciones de escaneado avanzadas
necesarias en los flujos de trabajo digitales más
eficientes.
Después de un estudio exhaustivo de los
resultados de la ODA, comenzamos a preparar
con el cliente un plan eficaz de optimización,
específico para reducir costes, aumentar la
eficiencia y productividad y reducir el impacto
medioambiental de la división. Un componente
clave del plan era la sustitución de los equipos
más antiguos y poco eficientes por modernos
sistemas multifunción en red.
Una vez realizada la implementación,
comenzamos a ayudar a otra división de Exelon
a evaluar y optimizar la infraestructura de sus
oficinas. En ese caso, proporcionamos servicios
de gestión completos, pero externalizados.
Estos servicios cubrían el equipo, la asistencia
al usuario final y un enfoque previsor de
mantenimiento in situ y suministros de las
oficinas.
También desarrollamos una serie de soluciones
innovadoras para mejorar los procesos de
negocio claves, basados en documentos de los
departamentos jurídico y de contabilidad, así
como de otras áreas de operaciones.
Las mejoras de eficiencia permitieron a la
división ahorrar aproximadamente un 20% a
lo largo del primer año, y seguir aumentando el
ahorro con las mejoras continuas año tras año.
Una vez finalizado el proceso de optimización de
oficinas en toda la empresa, Exelon vio reducido
el coste total por empleado de los servicios
documentales (otra cifra clave de eficiencia en
la metodología Lean Six Sigma) en un 48%.
La mejora de la calidad de los equipos
destinados a la documentación, de su
mantenimiento y asistencia, supuso también
para el cliente un aumento del aprovechamiento
de los equipos del 98%.
Además, el esfuerzo de optimización de oficinas
en toda la empresa tuvo una contribución
importante en el ambicioso programa de
sostenibilidad de Exelon.
• La instalación de sistemas multifunción
avanzados equipados con funciones
de escaneado facilitó un mayor uso de
documentos digitales en la empresa con la
consecuente reducción de consumo de papel.
• El uso generalizado de tecnologías
energéticamente eficientes redujo las
emisiones de gas invernadero y el consumo
energético.
• La práctica inteligente de las “oficinas verdes”
como la impresión a dos caras o el reciclaje
de cartuchos de tóner también contribuyeron
a disminuir el impacto medioambiental de
la compañía.
Otra mejora de procesos, como el de la división
nuclear, fuertemente regulada, ayudó a agilizar
la incorporación de contratistas externos y
supuso un significativo ahorro económico anual
para Exelon.
Acerca de Xerox Services. Xerox Corporation es líder mundial en procesos de negocio, tecnología
de la información y servicios de externalización de documentos. Nuestra exclusiva combinación
de experiencia y capacidad de prestación de servicios globales permite reducir costes, agilizar
los procesos operativos y aumentar los ingresos, facilitando el camino para que pueda ocuparse
exclusivamente de lo que mejor sabe hacer: su auténtico negocio.
Para obtener más información sobre cómo ayudamos a las empresas energéticas y de
recursos, visite www.xerox.com/utilities o llame al 1-800-ASK-XEROX.
©2012 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. XEROX®, y XEROX y Design® son marcas comerciales de Xerox Corporation
en los Estados Unidos y en otros países. 06/12 D233
Resumen del caso
El reto
• Proporción empleado/dispositivos poco
eficaz
• Procesos empresariales demasiado
lentos
• Necesidad de mejoras de sostenibilidad
La solución
• Evaluación de documentos de oficina
basada en Lean Six Sigma
• Plan completo de optimización de
oficinas
• Sistemas multifunción en red con
funciones avanzadas de escaneado
• Gestión previsora de servicios de
mantenimiento, suministros y
asistencia
• Transformación de procesos
empresariales basada en flujos de
trabajo de documentación digitales
• Tecnología energéticamente eficiente y
prácticas documentales más ecológicas
Los resultados
• Reducción del 80% de dispositivos de
documentación
• Reducción del 48% de los costes por
empleado en toda la empresa
• Aumento del 98% del tiempo de
actividad de los equipos
• Procesos empresariales más rápidos y
eficientes
• Ahorro anual significativo
• Eliminación de 55 toneladas de gases
de efecto invernadero
• Ahorro de 727 millones de unidades
BTU
• Reducción del consumo de papel