1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la disponibilidad y

1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la disponibilidad y

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
62-105.0.3.P6
Nit: 830.507.387-3
1. OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la disponibilidad y apropiación de recursos
financieros garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa
de conformidad con la normatividad vigente y el trámite que afectan el presupuesto de
vigencias futuras, con el fin de gestionar los procesos de contratación y compras.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del Certificado de disponibilidad presupuestal y culmina con la
expedición del registro presupuestal definitivo.
3. DEFINICIONES
Estudios Previos: Es el análisis que realiza cada área solicitante con el fin de
justificar la adquisición de un bien o prestación de un servicio.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento con el cual
se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para asumir los compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva
vigencia fiscal.
Registro Presupuestal (RP): Es el documento mediante el cual se afecta en forma
definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que esta solo se utilizará para
ese fin.
4. GUIAS GENERALES
 Para la iniciación de trámites contractuales al interior de la empresa, se debe contar
inicialmente con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y
posteriormente, una vez formalizado el compromiso, el respectivo Registro
Presupuestal (RP).
5. DESARROLLO
5.1. EXPEDICIÒN DEL CDP
1. Profesional de presupuesto debe Analizar el objeto del gasto e identificar el rubro
a ejecutar y verificar que se cuente con la disponibilidad suficiente para cubrir el
compromiso; si no existe disponibilidad.- Formato Solicitud de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal - 62-20.1.1.F2
Paso 1: se devuelve la solicitud de disponibilidad.
Paso 2: si el gasto es inaplazable necesidad se debe presentar al gerente un
traslado presupuestal.
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Pasó 3: si existe disponibilidad el Profesional Especializado de presupuesto debe
expedir certificado de disponibilidad presupuestal – CDP generado por medio del
sistema SYSMAN y entregarlo junto con los demás documentos a quien solicito el
certificado de disponibilidad presupuestal y dejar una copia en el archivo de gestión.
5.2. REGISTRO PRESUPUESTAL.
1. La oficina asesora jurídica y Secretaria General, deben solicitar al Profesional
Especializado de presupuesto el registro presupuestal generado por medio del
sistema SYSMAN; una vez se llenen los requerimientos contractuales de
acuerdo a lo establecido en el manual de contratación – 32-28.0.1.M3.
2. El Profesional Especializado de Presupuesto, debe expedir el registro
presupuestal y entregarlo junto con los demás documentos, a la dirección
solicitante.
3. El Profesional Especializado de Presupuesto debe guardar la copia del Registro
Presupuestal - RP, en el archivo de los consecutivos.
6. REFERENCIA DOCUMENTAL
Decreto 111 de 1996; Decreto 115 de 1996; Decreto 1786 de 2001; Ley 715 de 2001;
Ley 179 de 1994; Ley 819 del 2003, Estatuto orgánico de presupuesto.
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CUADRO DE APROBACION
CARGOS
NOMBRE
PE Presupuesto
Oviel Mendoza
20/01/2014
PUI Calidad
María Paula Cárdenas
20/01/2014
Director Financiero
Luis Ignacio Macías
20/01/2014
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
FECHA
VERSIÓN
FECHA DE
REVISIÓN
00
26/05/06
FIRMA
CONTROL DE CAMBIOS
SOLICITUD
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
NO.
---
01
20/02/07
48
02
30/09/07
76
Emisión inicial.
En la actividad No. 5 se modificó como responsable a los
directores del área por los líderes de proceso y funcionarios
encargados de cajas menores. Igualmente, se ajustó el
procedimiento dado que el profesional de presupuesto
entrega copias y archiva los originales de los CDP y RP. En
la actividad 18 se incluyó el formato de solicitud de anulación
y liberación de CDP.
En la actividad N° 12 se modificó la acción de firmar y
entregar copia del RP porque en este paso solo se tramite la
solicitad de disponibilidad presupuestal.
En la actividad N° 13 se eliminó solicitar el visto bueno por el
Jefe de Control, debido a que esa acción por orden se debe
realizar en la Actividad N° 15. De igual forma se modificó el
responsable, porque el encargado de solicitar el RP es
Secretaría General y no el Director de Área solicitante.
En la actividad N° 16 se hace entrega del RP a Contabilidad
y no al área interesada, para que efectúe el pago
inmediatamente si no se debe entregar a Secretaria General.
También se incluyó el registro del recibido de los
documentos para el RP en el formato “Control de recepción
de contratos y resoluciones para el registro presupuestal y
SICE”.
En la actividad N° 17 se eliminó el CDP debido a que en éste
paso sólo se debe guardar copia el RP en el archivo de
consecutivos.
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En la actividad N° 18, se modificó el responsable quedando
el funcionario interventor del proyecto.
Se modificó el encabezado del documento, dejando en el pie
de página la fecha, la versión y numeración del mismo.
Ajustar el procedimiento a las actividades actuales que se
realizan en el proceso. En especial las actividades 13, 14 y
15 relacionadas con la gestión de los certificados de
disponibilidad presupuestal y registros presupuestales.
03
12/02/2008
133
04
14/05/2008
197
Se eliminó el formato anulación o liberación de saldos de
certificado de disponibilidad presupuestal
Se ajusta el procedimiento incorporando como paso previo a
la solicitud de la Disponibilidad Presupuestal, el certificado
de inclusión en el plan de compras o en el plan de
adquisiciones, se cambia el logo.
05
13/12/10
433
06
21/11/13
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Se ajusta procedimiento de acuerdo a la norma NTC
GP1000 de calidad.
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