Especificaciones Técnicas

Transcripción

Adquisición e Implantación de un Sistema Integrado de Gestión
(ERP)
Especificaciones Técnicas
1
1
Antecedentes
1.1
Requerimientos
El LATU se orienta a adquirir una solución ‘llave en mano’: un sistema ya desarrollado
que cubra los requisitos de la convocatoria, no un desarrollo a medida. Los requisitos
mínimos de antecedentes son los siguientes:
1.1.1
Antecedentes del producto
La oferta deberá incluir un listado histórico de versiones del producto, así como al
menos una referencia de las empresas en la que el producto ofrecido para cubrir los
requerimientos mínimos exigidos esté implantado en su totalidad (se deberán incluir
datos de contacto de un referente en las empresas cliente).
1.1.2
Antecedentes del oferente
El oferente deberá contar con al menos una instalación en el Uruguay.
1.1.3
Interlocutor único
En el caso de propuestas que integren módulos de varios proveedores, la oferta deberá
ser presentada por una única empresa. Si bien el oferente podrá subcontratar a otros
proveedores, su responsabilidad comprenderá la totalidad de la oferta.
1.2
Oferta
La oferta deberá indicar el cumplimiento de los requisitos 1.1.1 y 1.1.2 incluyendo un
listado histórico de versiones del producto y referencias de instalaciones existentes. Se
deberán incluir datos de contacto de empresas cliente. Sólo se tomarán en cuenta
referencias a instalaciones en empresas con más de 200 empleados y que
comprendan un mínimo de 50 usuarios concurrentes.
En el caso de integrar módulos de varios proveedores se deberá describir la relación
entre el oferente y el subcontratista.
2
Aspectos Generales
2.1
Requerimientos
El ERP deberá cumplir con los siguientes requerimientos generales:
2.1.1
Idioma del Software
Todas las pantallas, ayudas y demás elementos de interacción con los usuarios
deberán estar en idioma español.
2
2.1.2
Idioma de la Capacitación y Documentación
Toda la capacitación a proporcionar así como los manuales de entrenamiento deberán
estar en idioma español.
2.1.3
Alto grado de integración
Todos los módulos de la solución deberán estar altamente integrados. Intercambiarán
información de manera automática y realizarán todos los registros contables
correspondientes en forma automática.
2.1.4
Multiempresa y multimoneda
El ERP deberá permitir la gestión de múltiples empresas y permitirá el uso de múltiples
monedas en todos sus módulos. Este requerimiento se detalla en los puntos 3.2.1 y
3.2.3.
2.1.5
Controles
El ERP deberá tener mecanismos de control que aseguren la integridad, oportunidad y
exactitud de la documentación emitida.
2.1.6
Trazas de auditoría
El ERP deberá registrar al menos los siguientes datos para cada cambio en la
información:
• Usuario.
• Fecha y hora.
• Valor anterior.
2.2
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento de los requerimientos 2.1.1 a 2.1.6. En el caso
que algún módulo no lo permita se deberá indicar especialmente.
3
Contabilidad
3.1
Situación actual
El sistema contable del LATU (AURUS de la empresa Ideasoft) procesa la información
de los módulos satélites y genera salidas que son utilizadas por sistemas periféricos de
reportes O3 (de la misma empresa).
Este sistema soporta una clasificación de la información para atender la contabilidad
analítica por centro de costos (gerencias-direcciones-departamentos) y por actividades
(programas-proyectos), a la vez que permite una distribución de costos predefinidos.
También permite el agrupamiento de procesos, por lo que trabaja con 3 niveles: Centro
3
de Costos – Procesos y Agrupamiento de Procesos.
El sistema actual dispone de un módulo de conversión monetaria, utilizando criterios
predefinidos de conversión de cada cuenta contable.
3.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Contabilidad que sustituya
completamente el sistema actual. Los requisitos mínimos que permiten dicha
implementación están resumidos en los siguientes requerimientos:
3.2.1
Multiempresa
El ERP permitirá trabajar con ‘n’ empresas y eventualmente ‘n’ ‘Planes de Cuenta’ por
cada una de las empresas definidas. A su vez, un ‘Plan de Cuentas tipo’ podrá ser
utilizado por más de una empresa.
3.2.2
Centros de costos
El ERP permitirá registrar por Centros de Costos, y por Procesos o Proyectos
permitiendo el análisis matricial de costos. También deberá permitir el ‘agrupamiento de
procesos’.
3.2.3
Multimoneda
El ERP permitirá manejar Moneda de Origen – que es la moneda en la cual se pactó la
operación, Moneda Legal – que es la moneda uruguaya (moneda en la cual se deben
registrar legalmente las operaciones) y Moneda de Reporte (Ej. Dólares Americanos)
que es la moneda en la cual se generan los Informes de Gestión.
3.2.4
Ajustes por inflación
El ERP permitirá manejar ajustes por inflación en forma automática.
3.2.5
Balances
El ERP permitirá emitir balances en moneda nacional y moneda extranjera.
3.2.6
Liquidación de impuestos
El ERP deberá incluir herramientas que faciliten la liquidación de impuestos
3.2.7
Conciliaciones bancarias
El ERP deberá realizar conciliaciones bancarias en forma automática.
3.3
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento del requerimiento 3.2.1 indicando si permite el
manejo de ‘esquemas contables’ y las facilidades para definir y gestionar planes de
cuenta.
4
La oferta debe indicar el cumplimiento del requerimiento 3.2.2 indicando las facilidades
para definir y gestionar centros de costos, procesos, agrupamientos y análisis matricial.
La oferta debe indicar el cumplimiento de los requerimientos 3.2.2 a 3.2.7.
4
Módulo de Activo Fijo
4.1
Situación actual
El sistema contable del LATU cuenta con un módulo para la gestión de activos fijos.
4.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Activo Fijo que sustituya
4.2.1
Gestión de Datos de Activos
El ERP permitirá definir los datos correspondientes a los activos fijos incluyendo
criterios de contabilización, criterios de amortización y de revaluación.
4.2.2
Interacción automática con la Contabilidad
El Módulo de Activo Fijo generará en forma automática los asientos contables
necesarios.
4.3
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento del requerimiento 4.2.1 describiendo las
facilidades incluidas por el ERP.
La oferta deberá indicar el cumplimiento del requerimiento 4.2.2.
5
Presupuesto
5.1
Situación actual
El LATU cuenta con el sistema de presupuesto integrado al AURUS que utiliza un plan
de cuentas similar al sistema contable. En este sistema se carga el Plan Aprobado
Anual y permite el control presupuestal a través del Sistema de Compras.
5.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Presupuesto que sustituya
5
5.2.1
Control presupuestario
El ERP permitirá solicitar el Control Presupuestario a nivel global de la Institución, a
nivel de Proyectos o incluso a nivel de Centros de Costos. El Control Presupuestario
permitirá las mismas aperturas y monedas que la Contabilidad.
5.2.2
Presupuesto de Operaciones y Presupuesto de Inversiones
El ERP permitirá efectuar un Control Presupuestario a nivel de las Inversiones de la
Institución, pudiendo llegar a la apertura por equipo presupuestado vs. equipo
adquirido.
Deberá permitir la administración de Contratos, pudiendo cargar los mismos e ir dando
de baja los costos en la medida en que se van ejecutando (honorarios, avance de
obra).
5.2.3
Manejo de versiones
El ERP permitirá manejar un ‘presupuesto madre’ con versiones derivadas.
5.3
Características Opcionales
5.3.1
Gestión de Proyectos
Se valorará que el ERP permita la integración con Microsoft Project Server permitiendo
el intercambio de información.
5.3.2
Alcance presupuestal
Se valorará que el ERP permita manejar presupuestos de duración mayor a un año (Ej.
quinquenal).
5.4
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento de los requerimientos 5.2.1 a 5.2.3 describiendo
brevemente las facilidades disponibles para su implementación.
En el caso de que el ERP no pueda integrase con Microsoft Project Server indicar
herramientas de gestión de proyectos alternativas especificando su precio.
La oferta deberá indicar si cumple con el ítem 5.3.2.
6
6
Tesorería y Cuentas a Pagar
6.1
Situación actual
El LATU cuenta con el sistema informático AURUS que utiliza los registros generados
en el módulo contable y con base en los comprobantes financieros aprobados, primero
programa los pagos atendiendo los vencimientos de las facturas de nuestros
proveedores y nuestra política actual de pagos (2 veces al mes).
Existe una mecánica de transferencias masivas con el BROU, incluyendo la generación
de archivos de datos y de control a ser enviados a la entidad bancaria.
6.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Tesorería que sustituya
6.2.1
Pago electrónico a través de Bancos
El ERP permitirá gestionar pagos electrónicos mediante servicios del BROU y otros
bancos.
6.2.2
Administración de retenciones
El ERP permitirá administrar retenciones de impuestos y otras retenciones (Ej.
retenciones judiciales).
6.2.3
Emisión de medios de pago
El ERP permitirá emitir y gestionar medios de pago.
6.2.4
Programación de pagos
El ERP permitirá gestionar la programación de pagos.
6.3
Características opcionales
6.3.1
Reprogramación de pagos
Se valorará que el ERP permita gestionar la reprogramación de pagos a partir de la
información disponible de los proveedores.
6.4
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento del requerimiento 6.2.1 incluyendo el listado de
Bancos para el que existan interfaces.
La oferta deberá indicar el cumplimiento de los requerimientos 6.2.2 a 6.2.4
describiendo brevemente las facilidades disponibles para su implementación.
7
La oferta deberá indicar si cuenta con facilidades para implementar el punto 6.3.1, se
valorarán herramientas automáticas para la programación y reprogramación de pagos.
7
Compras
7.1
Situación actual
El LATU cuenta con un sistema de compras basado en una herramienta de workflow.
7.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Compras que sustituya completamente
el sistema actual. Los requisitos mínimos que permiten dicha implementación están
resumidos en los siguientes requerimientos:
7.2.1
Workflow
El ERP deberá contar con una herramienta que permita definir y eventualmente
modificar el proceso de compras. Deberá contar con un subsistema de alertas
automático que gestione las fechas clave y/o vencimientos asociados a los procesos de
compras, tanto locales como realizadas en el exterior. Este subsistema manejará datos
de fechas clave en forma automática y también permitirá el ingreso de alarmas en
forma manual.
7.2.2
Gestión de solicitudes de compra
El ERP permitirá que los clientes internos realicen sus solicitudes de compra según su
nivel de autorización. Existirán diferentes tipos de pedidos a realizar según la
necesidad del usuario. Posteriormente, se deberá poder clasificar si se trata de una
compra local o en el exterior y establecer la modalidad de compra (fondo fijo, compra
abreviada, concurso, licitación pública).
7.2.3
Gestión de aprobación de las solicitudes de compras
El ERP permitirá definir y modificar niveles y permisos de aprobación de pedidos. Los
diferentes niveles de aprobación requeridos podrán variar en función del tipo de
solicitud, de las diferentes clasificaciones, el monto, etc.
7.2.4
Gestión de los pedidos de cotización a proveedores:
El ERP deberá permitir el envío y la recepción de pedidos de cotización vía correo
electrónico desde el propio sistema previendo la alternativa de que se ingresen también
en forma manual. El sistema debe permitir que los proveedores registrados ingresen
cotizaciones vía web.
El sistema deberá manejar y registrar la comunicación desde y hacia los proveedores
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en forma segura.
7.2.5
Emisión de órdenes de compra
Las solicitudes de compra deberán culminar en la emisión de una orden de compra
(salvo aquellas modalidades de compra que no la requieran explícitamente). Las
mismas serán emitidas en formato electrónico y enviadas por ese medio, previéndose
que el proveedor ingrese en forma remota al sistema a confirmar la recepción de la
misma. Se deberá contar con un eventual respaldo en papel para aquellos que no
puedan adaptarse a esta modalidad.
7.2.6
Administración de contratos de compras
El ERP deberá permitir la administración de los procesos tanto de Licitaciones Públicas
como de Concursos de Precios en función de los requerimientos que se establecen
para los mismos, culminando con el eventual depósito de la garantía previa a la firma
de los contratos.
7.2.7
Gestión de importaciones
El ERP deberá permitir la gestión de importaciones manejando el DUA y la
documentación correspondiente.
7.2.8
Trazabilidad del proceso las compras
El ERP deberá mantener la trazabilidad de los procesos de compras.
7.2.9
Gestión de Proveedores
El ERP permitirá el manejo de atributos específicos de los proveedores para la
operativa de compras. Asimismo permitirá la calificación de los proveedores
cumpliendo con el sistema de calidad del LATU.
7.2.10
Códigos genéricos y literales
El ERP deberá permitir la gestión de ‘compras infrecuentes’, utilizando códigos
genéricos o literales o mecanismos equivalentes.
7.3
Oferta
La oferta debe indicar el cumplimiento del requerimiento 7.2.1 incluyendo una
descripción de la herramienta de workflow incluida en la propuesta.
La oferta debe indicar el cumplimiento de los requerimientos 7.2.2 a 7.2.10 indicando
claramente la forma en la que se resuelve cada uno de ellos.
9
8
Gestión de inventario
8.1
Situación actual
El LATU cuenta con un sistema de administración de inventario.
8.2
Requerimientos
El nuevo sistema remplazará totalmente al sistema existente.
8.2.1
Administración de inventario
El ERP debe permitir administrar los diferentes productos que están en stock,
incluyendo la marca, el lote y la fecha de vencimiento. En ocasión de su recepción se
deberán afectar las facturas de los productos a las órdenes de compra previamente
emitidas.
Cada producto de stock tendrá su propia ficha en donde se podrán consultar todos los
movimientos registrados de entrada y salida así como su stock actual, stock mínimo,
lote óptimo de compra, capacidad límite de almacenamiento, modalidad de reposición,
si tiene proveedores predefinidos, cronograma de consumos estimados, etc.
8.2.2
Múltiples depósitos
El sistema permitirá el manejo de múltiples depósitos.
8.2.3
Gestión de Consumos
El ERP deberá permitir efectuar un control de los consumos en base a estándares preestablecidos de los consumos de los diferentes insumos que intervienen en el proceso
productivo y las magnitudes de las desviaciones, con una cuantificación monetaria de
las mismas. El sistema permitirá definir diferentes políticas de gestión de consumos, al
menos FIFO y LIFO.
8.2.4
Administración de solicitudes de mercadería
El ERP debe permitir la gestión de solicitudes de mercadería. Los procesos de
aprobación estarán definidos mediante un workflow.
8.2.5
Generación de solicitudes de compras
El ERP debe permitir la definición de diferentes políticas de reorden para los diferentes
ítems y originar solicitudes de compras de acuerdo al nivel de inventario y a la política
definida.
8.2.6
Colocación de pedidos de reposición
El ERP permitirá colocar pedidos vía correo electrónico previéndose que el proveedor
ingrese en forma remota al sistema a confirmar la recepción del pedido enviado por esa
vía. Se deberá poder visualizar la trazabilidad de ese pedido.
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8.2.7
Interacción con otros sistemas
El ERP deberá intercambiar información de inventario con otros sistemas de gestión.
En este caso particular la gestión de inventarios deberá interactuar con el sistema
STARLIMS que incluye una gestión de inventarios del laboratorio. Por ejemplo se
podría considerar dicho inventario como un depósito del sistema de inventario del ERP.
8.3
Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento de los requerimientos 8.2.1 a 8.2.7.
9
Facturación y Cobranzas
9.1
Situación actual
El LATU cuenta con un sistema de Facturación desarrollado internamente y un sistema
de Cobranzas asociado a la contabilidad.
9.2
Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Facturación y Cobranzas que sustituya
9.2.1
Emisión de los diferentes tipos de documentos
El ERP permitirá gestionar facturas de crédito, facturas de contado, notas de crédito o
devolución contado y recibos. La información podrá ingresarse en forma manual por el
Departamento de Facturación y Cobranzas o a través de los diferentes sistemas del
LATU.
9.2.2
Registración en el Módulo de Contabilidad
Una vez emitidos los documentos, se registrarán automáticamente en el Módulo de
Contabilidad.
9.2.3
Ajuste de tarifas
El ERP deberá contar con la posibilidad de realizar ajustes de precios de los servicios
según lo establecido en las cláusulas contractuales previstas con los clientes. A su vez
deberá prever ajustes globales de precios por ej.: por IPC a producirse periódicamente.
9.2.4
Múltiples listas de precios
El ERP deberá permitir el manejo de varias listas de precios para diferentes tipos de
clientes.
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9.2.5
Múltiples criterios de bonificaciones y descuentos
El ERP deberá permitir el manejo de múltiples criterios para asignar bonificaciones o
descuentos a diferentes tipos de clientes. Los descuentos podrán ser por tipo de
servicio.
9.2.6
Relacionamiento con el cliente con referencia a la Gestión de
cobranza
El ERP deberá manejar el historial de los diferentes contactos establecidos con el
cliente, poder agendar a futuro pagos u otros eventos, reprogramar fechas de pago,
confirmar pagos realizados, generar listados automáticos para el cobrador, estipular
modalidad de pago por cliente, asignar un responsable de cobranza por cliente,
gestionar la línea de crédito otorgado al cliente y mantener el saldo de la misma
actualizado.
9.2.7
Interacción con otros sistemas
El ERP deberá intercambiar información con otros sistemas de gestión o de pago tales
como el LIMS, los demás sistemas del LATU y el Gateway de pagos del Portal del
Estado Uruguayo.
9.2.8
Gestión de servicios internos
El ERP deberá manejar la facturación de servicios internos entre diferentes centros de
costo.
9.2.9
Factura electrónica
El ERP deberá permitir el manejo de ‘facturas electrónicas’.
9.2.10
Controles
En el ERP deberán existir controles que aseguren la integridad, oportunidad y exactitud
de la documentación emitida.
9.3
Oferta
El requerimiento 9.2.9 (factura electrónica) podrá ser completado por el oferente en la
fase de mantenimiento del ERP.
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10
Gestión de Capital Humano
10.1 Situación actual
El LATU cuenta con un sistema parcial de gestión de capital humano desarrollado en la
institución. Asimismo el LATU cuenta con el sistema de control de horarios Horlogium.
10.2 Requerimientos
El sistema ofertado deberá incluir un módulo de Gestión del Capital Humano que
sustituya completamente el sistema actual. Los requisitos mínimos que permiten dicha
10.2.1
Maestro de Empleados
El ERP deberá contar con un Maestro de Empleados donde sea posible cargar todos
los datos de los funcionarios, tanto efectivos como contratados en sus diferentes
modalidades).
10.2.2
Registro de Postulantes
El ERP deberá contar con una base de datos de los postulantes y candidatos que
envían sus CV a través de la web a los efectos de apelar a dicha base cuando llegan
solicitudes de personal. Este registro podrá ser depurado periódicamente y guardará
los resultados de las evaluaciones efectuadas.
10.2.3
Organigramas, Descripciones de Cargo y Mapas de Puestos
El ERP debe permitir el mantenimiento en la estructura organizacional, tanto en lo que
se refiere a organigramas como a mapa de puestos. Asimismo deberá permitir la
gestión de las Descripciones de Cargo.
10.2.4
Control de Horarios
El LATU cuenta con el sistema de registro HORLOGIUM, el ERP deberá tomar los
datos de dicho sistema.
10.2.5
Gestión de Horas Extra
Actualmente el propio funcionario las carga en el sistema, el Jefe las autoriza y
Personal gestiona el pago correspondiente, se pretende mantener un manejo
sofisticado de las horas extra permitiendo también definir la calidad de hora nocturna.
10.2.6
Viáticos
El sistema deberá permitir la gestión de viáticos para aquellos funcionarios que tengan
este rubro asignado.
10.2.7
Licencias
El sistema deberá permitir la gestión de las licencias incluyendo:
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•
•
•
•
•
Licencia reglamentaria para funcionarios efectivos y contratados. (Se permite
fraccionar la licencia pero el salario vacacional se paga hasta en dos pagos)
Licencia por estudio
Licencias médicas con acceso automático al BPS.
Interfase con CASELATU
Otras (BSE, Casamiento, Donación de Sangre, Pap, Mam, Fallecimientos,
Lactacia Especial, sin goce de sueldo, sindical, maternidad)
En todos los casos sería conveniente tener tanto el acumulado de licencias como el
detalle histórico de las mismas.
También en estos casos la posibilidad de carga debe estar disponible para todo tipo de
relación contractual.
10.2.8
Información para la Liquidación de Sueldos
El sistema permitirá generar toda la información necesaria para la liquidación en un
formato de intercambio con la empresa liquidadora. El LATU maneja varios tipos de
descuento tales como UCM, SEEM, ANDA, BROU, retenciones judiciales, etc.
10.2.9
Liquidación de Sueldos
El ERP deberá incluir un módulo que permita al LATU liquidar los sueldos
internamente, sin recurrir a los servicios de una empresa liquidadora.
10.2.10 Relaciones Laborales
Se debe prever que el sistema maneje mensuales, jornaleros, pasantes y cualquier otro
tipo de relación laboral.
10.2.11 Reclutamiento y Selección
El sistema permitirá la definición del proceso de solicitud de contratación (flujo) hasta la
aprobación por parte de la Gerencia de Gestión de Capital Humano.
Los llamados podrán ser de distinto tipo:
• Abierto: los postulantes debe hacer llegar su postulación a través de la web,
pudiéndose también incorporar postulantes de la base de postulantes.
• Cerrado: donde solamente podrán presentarse postulantes internos.
El sistema también podrá incluir otros mecanismos de reclutamiento.
El sistema deberá permitir el manejo de indicadores vinculados al tiempo transcurrido
entre la solicitud y el momento en que se cubre la vacante.
Asimismo permitirá medir la satisfacción de los jefes, directores y gerentes que solicitan
personal.
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10.2.12 Evaluación de Desempeño
El sistema permitirá gestionar el proceso de evaluación de desempeño.
El sistema permitirá el acceso a los evaluadores, y evaluados, mostrando las
competencias que se evalúan, los distintos grados en que las mismas se abren, y las
alternativas que los evaluadores tienen al llevar adelante la evaluación.
El proceso consta de varios pasos que son un ida y vuelta permanente entre los
participantes del proceso de evaluación.
El sistema deberá mantener un histórico de las evaluaciones realizadas y una apertura
ya sea por funcionario, sector, departamento, gerencia, etc.
10.2.13 Capacitación
El sistema permitirá la gestión de Planes de Capacitación.
El sistema permitirá el acceso a las siguientes funcionalidades:
• Estadísticas y gráficos e indicadores de capacitación.
• Evaluación de las capacitaciones.
El sistema deberá permitir la gestión del presupuesto de capacitación (presupuestado
comparado con efectivamente ejecutado) tanto a nivel global como desglosado por
Gerencia / Departamento. También es necesario que se pueda abrir por departamento
datos tales como capacitaciones pedidas, capacitaciones realizadas, costo de las
mismas y un acumulado, indicadores de cumplimiento entre lo pedido y lo realizado, un
detalle que permita ver para un determinado tipo de capacitación que personas ya la
realizaron o la están realizando.
10.2.14 Imputación de Horas a Centros de Costos
El módulo de gestión de capital humano deberá permitir que los funcionarios puedan
imputar las horas trabajadas a los Centros de Costos y/o a los procesos a los que han
estado dedicadas.
10.3 Características opcionales
10.3.1
Seguridad e Higiene Laboral
El módulo de gestión de capital humano deberá permitir gestionar los siguientes ítems:
• Registro e histórico de incidentes y accidentes.
• Registro de evaluación de necesidades de seguridad de equipos nuevos.
• Registro e histórico de capacitación en seguridad e higiene laboral.
• Registro e histórico de control de cumplimiento de Exámenes Ocupacionales, de
salud.
Módulo
de evaluación de riesgos de cada puesto de trabajo.
•
• Registro de control de vencimientos de extintores, vida útil de implementos de
15
•
•
seguridad (ej. Duchas, lavaojos).
Datos de mantenimiento de grupos de interés, como ser Brigadas de Incendio,
de manejo de equipos de resucitación, etc.
Gestión de informes de seguridad.
10.3.2
Sindicales
Se valorará que el sistema cuente con un módulo que gestione los siguientes aspectos
relacionados con las actividades sindicales:
• Solicitudes de licencia sindical.
• Horas de asamblea.
• Horas de paro gremial.
• Horas perdidas por reuniones sindicales.
• Lista de personal al cual se le hace el descuento de la cuota sindical.
• Convenios firmados.
• Actas de reuniones.
• Seguimiento de temas gremiales pendientes de cierre.
10.3.3
Interfase con la infraestructura informática
Se valorará que el sistema permita gestionar los siguientes ítems:
• Equipamiento asociado al funcionario.
• Licencias de software u otros recursos asignados al funcionario.
• Otros datos relacionados con la gestión de recursos informáticos.
10.4 Oferta
Se valorará que el ERP permita implementar los puntos 10.3.1 a 10.3.3. La oferta
deberá detallar las características de la solución propuesta.
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Gestión de clientes y contratos
El LATU cuenta con un sistema de gestión de clientes que incluye la gestión de
contratos.
11.2 Requerimientos
El Sistema ofertado deberá contar con las facilidades correspondientes a un CRM así
como facilidades para la gestión de contratos.
11.2.1
Clientes, proveedores y contactos
El ERP deberá incluir una base de datos para el registro de al menos las siguientes
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categorías: Clientes, Proveedores, Contactos. Cada una de las categorías deberá
permitir al menos un nivel adicional de clasificación.
Los datos asociados a los clientes, proveedores y contactos deberán ser flexibles de
acuerdo a cada categoría.
11.2.2
Seguimiento de Clientes
El ERP permitirá el registro de todas las interacciones con los clientes en un sistema
unificado.
11.2.3
Eventos
El sistema permitirá la emisión de convocatorias o invitaciones a eventos de acuerdo a
diferentes criterios, permitiendo la generación de mails u otros tipos de invitaciones.
El sistema deberá contar con facilidades para la gestión de campañas.
11.2.4
Gestión de Contratos
El ERP permitirá gestionar el proceso de elaboración de los contratos, desde su
elaboración hasta su firma tanto para clientes como para proveedores.
Los diferentes tipos de contratos con clientes se podrán vincular con el módulo de
facturación en parámetros como modalidad de los contratos (por monto, por cantidad
de ensayos), tarifas especiales etc.
Los contratos de compras se vincularán al módulo de compras.
11.2.5
Correspondencia
El CRM permitirá la administración de la correspondencia que ingresa al LATU.
11.3.1
Ajustes paramétricos de los contratos
El ERP deberá incluir ajustes paramétricos de los contratos.
11.4 Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento de los requerimientos 11.2.1 a 11.2.5
incluyendo una descripción de las principales características del CRM.
En el caso de cumplir con el ítem 11.3.1 la oferta deberá explicar cómo opera la
solución.
17
12
Reportes
Los diferentes sistemas del LATU informan sus resultados mediante reportes. Algunos
de ellos son generados en forma automática a partir de los datos, otros mediante
planillas y otros mediante procedimientos ad-hoc.
Algunos ejemplos de los reportes generados por el LATU se encuentran en el Anexo 1.
12.2 Requerimientos
El sistema ofertado debe contar con una herramienta de generación de reportes que
permita diseñar la totalidad de los reportes utilizados actualmente por la institución.
12.2.1
Herramienta de generación de reportes
El ERP debe contar con una potente herramienta de generación de reportes a partir de
los registros que se obtengan de interrogar (mediante ‘queries’) a la base de datos. La
herramienta debe permitir conversiones de unidades y uso de fórmulas sofisticadas.
12.2.2
Control de reportes
La herramienta de generación de reportes deberá ser capaz de generar ‘informes
controlados’ que incluyan una firma electrónica compatible con la regulación 21 “CFR
Part 11 Electronic Signatures” de manera de no permitir su edición fuera del ERP.
12.2.3
Formatos de exportación
La herramienta de generación de reportes deberá ser capaz de exportar resultados a
los siguientes formatos:
• PDF para todos los informes.
• CSV o TXT para los informes tipo tabla.
• JPG para imágenes.
Asimismo es deseable que también permita la exportación a los siguientes formatos:
• Archivos de Office XLS/XLSX, DOC/DOCX.
• Archivos de Open Office ODS, ODT.
• GIF, PNG, BMP, TIFF, RAW.
12.3.1
Data mining
Se valorará que el ERP cuente con una herramienta de Data Mining que facilite el
acceso a información histórica.
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12.3.2
Acceso a reportes ya emitidos
Se valorará que el ERP permita acceder a reportes ya emitidos aún luego de haberse
realizado un cambio de versión.
12.4 Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento del requerimiento 12.2.1 incluyendo una
descripción de las principales características del generador de reportes.
La oferta debe indicar si cumple con el requerimiento 12.2.2
La oferta debe detallar el cumplimiento del requerimiento 12.2.3 para cada uno de los
formatos listados.
En caso de cumplir el requerimiento 12.3.1, la oferta deberá incluir una descripción de
las principales características de la herramienta de Data Mining.
La oferta debe indicar si cumple con el ítem indicado en el punto 12.3.2.
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Módulo de Business Intelligence
El LATU cuenta con la herramienta O3 y ha construido un sistema de indicadores
sofisticado.
13.2 Requerimiento
El ERP deberá permitir la creación de ‘vistas’ u otros mecanismos sobre sus bases de
datos que hagan posible que los indicadores del LATU, generados mediante la
herramienta O3, se sigan utilizando.
13.3 Características Opcionales
La oferta podrá incluir un módulo de Business Intelligence alternativo a la interfaz con la
herramienta O3. En ese caso, el sistema BI deberá permitir la definición y el control de
al menos los indicadores de gestión existentes en todos los departamento del LATU.
Se valorará que la herramienta de BI permita el acceso a información histórica.
13.4 Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento del requerimiento 13.2. o 13.3.
El ítem 13.3 deberá cotizarse por separado.
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14
Gestión de usuarios
El LATU cuenta con un sistema de gestión de usuarios que maneja perfiles. El LATU
está migrando su gestión de usuarios incorporando Microsoft Active Directory.
14.2 Requerimientos
El sistema ofertado debe permitir una gestión de usuarios sofisticada incluyendo trazas
de auditoría para las operaciones que modifiquen información.
14.2.1
Administración de usuarios
El ERP debe gestionar los usuarios cumpliendo al menos con los siguientes
requerimientos:
• Seguridad por contraseña.
• Autorizaciones y perfiles.
• Firma Electrónica.
14.3.1
Microsoft Active Directory
Se valorará que la gestión de usuarios y grupos del ERP se lleve adelante utilizando
Microsoft Active Directory.
14.4 Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento del requerimiento 13.2.1, incluyendo una
descripción de las principales características del módulo de gestión de usuarios.
La oferta debe indicar si cumple con el ítem 13.3.1. En el caso de no cumplir deberá
indicar mecanismos de comunicación o compatibilidad.
15
Integración con sistemas existentes
El LATU cuenta con un sistema de gestión desarrollado internamente (SAS) y varios
sistemas de apoyo. Gran parte de sus módulos serán sustituidos por el ERP a
contratar.
Los módulos del SAS correspondientes a la gestión de Admisión Temporaria serán
mantenidos por el LATU y será necesaria la implementación de interfases.
Asimismo el LATU cuenta con un sistema de gestión de información de laboratorios
20
(STARLIMS) recientemente implantado. El ERP deberá facilitar la interfase con
STARLIMS.
El LATU cuenta con el software de auditoría ACL. El ERP deberá facilitar la interfase
con ACL o proponer una solución alternativa.
15.2 Requerimientos
El ERP deberá comunicarse con el SAS y el STARLIMS de varias formas, tanto
recibiendo como enviando información. Para ello se utilizarán Web Services.
15.2.1
Web Services
El ERP deberá ser capaz de comunicarse con otras aplicaciones utilizando Web
Services.
15.2.2
Interfase con Clientes
El STARLIMS y el SAS utilizarán la información de clientes gestionada por el ERP.
15.2.3
Interfase con Servicios de Laboratorio
El STARLIMS generará la información de los servicios prestados que será la entrada
para la facturación que tendrá lugar en el ERP.
15.2.4
Interfase con Admisión Temporaria
El módulo de Admisión Temporaria del SAS generará la información de los servicios
prestados que será la entrada para la facturación que tendrá lugar en el ERP.
15.2.5
Software de Auditoría
El ERP deberá facilitar la interacción con el software de auditoría ACL o proponer una
solución alternativa.
15.3 Oferta
Si el acceso a los datos del ERP por parte de otros sistemas o módulos de data mining
requiere herramientas o módulos adicionales, la oferta deberá detallarlos e incluir los
costos asociados.
La oferta debe indicar el cumplimiento de los requerimientos 15.2.1 y 15.2.2.
El Plan de implantación deberá incluir los recursos necesarios para la implementación
de las interfases 15.2.3 y 15.2.4.
En caso de no permitir la interacción con el software de auditoría ACL tal como indica el
requerimiento 15.2.5, la oferta deberá detallar el costo correspondiente a una solución
alternativa con prestaciones similares.
21
16
Software de base y acceso
El LATU utiliza una arquitectura virtualizada para su ambiente de producción, con el
siguiente software:
• Ambiente web de producción : Microsoft Internet Information Services (IIS)
• Software de virtualización : Microsoft Hyper-V – Server 2008 R2 SP1
• Base de datos : Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard
• Sistema Operativo de Aplicaciones : Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1
• Sistema Operativo de Base de Datos : Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1
Es importante precisar que las versiones del software deben ser tomadas como base
ya que se actualizan cuando corresponde por lo que el sistema debería ser soportado
por las futuras versiones y no estar restringido a las que tenemos actualmente.
Los usuarios internos del LATU utilizan el sistema operativo Microsoft Windows 7
Enterprise (32bits) con navegador Internet Explorer 9.
Actualmente no se ponen restricciones en cuanto al navegador a utilizar a los usuarios
externos.
16.2 Requerimientos
Para la evaluación de la oferta se tendrán en cuenta los costos directos del ERP y los
del proyecto de implantación, a los que se sumarán los costos adicionales que el LATU
debiera incurrir para poder instalar el nuevo sistema.
16.2.1
Tecnología
La aplicación ERP deberá ‘estar basada en la Web’ (Web based) y será accesible
desde un navegador sin que sea necesario instalar software adicional en las
‘computadoras cliente’.
16.2.2
Navegador
El ERP deberá poder utilizar por lo menos mediante el navegador predefinido
mencionado anteriormente (Internet Explorer 9) para los usuarios internos y además
con los navegadores y versiones de los mismos más difundidos (Chrome, FireFox, etc.)
para los usuarios externos. En otros casos en LATU deberá realizar inversiones
adicionas o imponer restricciones de uso no deseadas a sus clientes.
22
16.3.1
Manejador de Bases de Datos
Será preferible que el ERP sea instalado sobre la base instalada actualmente, en otros
casos el LATU deberá realizar inversiones adicionales.
16.3.2
Máquinas Virtuales
Será preferible que el ERP sea instalado sobre máquinas virtuales definidas utilizando
la arquitectura actual mencionada anteriormente. En otros casos el LATU deberá
realizar inversiones adicionales.
16.3.3
Navegador para dispositivos móviles
Es deseable que el ERP pueda correr utilizando los navegadores más populares en los
dispositivos móviles (celulares y tablets) con sistema operativo Android, IOS y
BlackBerry.
16.4 Oferta
La oferta debe detallar el cumplimiento de los requerimientos 16.2.1 y 16.2.2.
La oferta deberá indicar las características del manejador de bases de datos para que
el ERP corra adecuadamente. En caso de utilizar tecnología diferente de la indicada en
el punto 16.1, la oferta deberá detallar las características del manejador de bases de
datos propuesto, la información del fabricante, la información de su representante en
Uruguay, así como una estimación de su costo.
La oferta debe detallar las características de las máquinas virtuales requeridas para
que el ERP corra adecuadamente. En caso de utilizar tecnología diferente de la
indicada el punto 16.1, la oferta deberá detallar las características de la herramienta de
virtualización, la información del fabricante, la información de su representante en
Uruguay, así como una estimación de su costo.
La oferta deberá incluir una descripción detallada de la arquitectura técnica utilizada
tanto para su uso interno como para el acceso de los clientes desde Internet. Deberá
incluir una estimación de dimensionado del equipamiento requerido para poder operar
el sistema para los equipos, usuarios y muestras mencionados.
La oferta debe indicar cuáles navegadores son capaces de correr la aplicación.
En caso de requerirse cualquier software que no se esté utilizando actualmente en el
LATU se agregará en el comparativo de ofertas el costo correspondiente a la
instalación y mantenimiento del mismo, en modalidad de alta disponibilidad.
23
17
Licenciamiento
El LATU cuenta con usuarios internos (en general empleados de la institución) y
usuarios externos (en general clientes o proveedores).
Los usuarios externos acceden a informes de ensayos y trámites en los sistemas del
LATU y también están en condiciones de originar solicitudes en forma remota.
El LATU desea adquirir una licencia de tipo ‘site’ para toda la institución. También se
aceptarán otras propuestas que cumplan con los siguientes requerimientos:
17.2 Requerimientos
El esquema de licenciamiento deberá ser claro y contemplar el posible crecimiento de
la institución.
17.2.1
Cantidad de usuarios
Para el dimensionamiento del número de usuarios se manejaron cinco roles:
a) Administrador: usuario con derechos de administración sobre el sistema
b) Auditoría: usuarios con derechos de consulta de la información incluyendo
consulta de las trazas de auditoría
c) Intensivo: usuarios cuyo trabajo se realiza fundamentalmente utilizando las
pantallas y herramientas de un módulo del ERP. Por ejemplo un usuario que
analiza una solicitud de compras y la autoriza o le da curso.
d) Parcial: usuarios que esporádicamente ingresan información al sistema. Por
ejemplo un usuario que ingresa su solicitud de licencia, o que ingresa una
solicitud de compras.
e) Gerencial: usuarios que analizan información consolidada.
f) Remoto: usuarios externos, típicamente proveedores que ingresan por ejemplo
una oferta, o postulantes que ingresan un cv.
Las siguientes tablas incluyen los requerimientos por tipo de usuario (entre paréntesis
se muestra el numeral asociado en este documento):
Módulo
Contabilidad
Activo Fijo
Presupuesto
Tesorería
Compras
Facturación y Cobranza
Intensivos
Parciales
5
5
3
4
12
5
24
2
2
0
4
500
15
Capital Humano
Clientes y Contratos
Inventario
10
25
12
600
100
600
Se requieren licencias para 2 usuarios administradores.
Se requieren licencias para 5 usuarios de auditoría.
Se requieren licencias para 30 usuarios gerenciales.
Se requiere acceso para un número ilimitado de usuarios remotos.
17.3 Oferta
Se valorarán positivamente las ofertas de licencias de tipo ‘site’. Por otra parte también
se considerarán aceptables otras propuestas de licenciamiento que resulten claras. La
oferta deberá indicar el cumplimiento del requisito 17.2.1. Adicionalmente, las ofertas
que no sean de tipo ‘site’ deberán incluir precios de licencias adicionales para
crecimiento durante los próximos tres años.
18
Implantación
El LATU cuenta con personal experto en las áreas de Procesos, Calidad y Sistemas de
Información.
18.2 Requerimientos
Se requiere llevar adelante un proyecto de implantación controlado al máximo y que
cumpla con los siguientes aspectos:
18.2.1
Migración de datos
El proyecto incluirá la carga de los datos necesarios para permitir la operación de todos
los módulos del sistema.
No se requiere la migración de información histórica. Se requiere migrar toda la
información correspondiente a procesos que aún estén activos o sean necesarios para
cierres.
Los desarrollos que sean necesarios para extraer los datos de los sistemas actuales
correrán por cuenta del LATU. El proveedor deberá definir los formatos y especificar
eventuales algoritmos de conversión.
La carga efectiva de los datos formará parte del proyecto.
25
18.2.2
Plan de Implantación
El oferente deberá presentar la metodología de implantación propuesta. La oferta
deberá incluir ejemplos de planes de implantación de proyectos ya realizados.
La metodología deberá indicar la estrategia general de implantación (big bang o en
varias fases). En caso de indicarse fases, la oferta deberá indicar claramente los
entregables de cada una de ellas
18.3 Opcional
Se valorará especialmente que la oferta incluya muestras claras del compromiso de
cumplimiento de los plazos del proyecto de implantación, como por ejemplo descuentos
por incumplimiento de los plazos.
18.4 Oferta
La oferta deberá cumplir con los requerimientos 18.2.1 y 18.2.2 así como incluir un
proyecto de implantación que tenga en cuenta los siguientes puntos:
• metodología
• cronograma detallado
• estimación de recursos del LATU
• actividades de migración de datos
• hitos y etapas asociados a la forma de pago
• plan de testing
• actividades de capacitación
La oferta deberá incluir un listado completo y detallado de los roles necesarios para el
proyecto (tanto del LATU como del oferente).
La forma de pago debe identificar claramente los montos correspondientes a cada
entregable.
Los plazos indicados para el proyecto deben identificar claramente cada una de las
etapas.
La oferta deberá incluir al menos un ejemplo de un Plan de Implantación ya ejecutado.
19
Capacitación
19.1 Requerimientos
Se requiere un plan de capacitación que cumpla con los siguientes requerimientos:
26
19.1.1
Plazas
Se requiere que para cada módulo se capaciten todos los usuarios ‘intensivos’ (las
cantidades de usuarios de cada módulos están indicadas en la tabla de usuarios). La
capacitación de los usuarios ‘parciales’ estará a cargo de los usuarios ‘intensivos’.
19.1.2
Administradores
Se requiere la capacitación de al menos dos administradores. Estos usuarios deberán
estar en condiciones de administrar el ERP y realizar todas las tareas de sintonía fina
que sean necesarias.
19.2 Oferta
La oferta deberá indicar el cumplimiento de los requisitos 19.1.1 y 19.1.2.
20
Soporte y Mantenimiento
20.1 Requerimientos
20.1.1
Soporte post-producción
El soporte post-producción será de al menos dos meses para cada módulo y será
realizado en las oficinas del LATU.
20.1.2
Soporte Técnico y Mantenimiento
El soporte técnico, mantenimiento y la actualización de versiones deberá incluir todos
los ajustes correspondientes a eventuales cambios en la legislación del Uruguay.
Asimismo la corrección de los errores que sean detectados.
La oferta deberá incluir la metodología utilizada para las actualizaciones de versiones
indicando cómo se mitigan los impactos en sistemas que están en operación
20.1.3
Servicios adicionales
Se requiere la cotización discriminada de servicios adicionales.
20.2 Oferta
La oferta deberá indicar el cumplimiento del requisito 20.1.1 incluyendo una descripción
de los servicios de soporte post-producción.
La oferta deberá incluir el alcance de los servicios de mantenimiento, soporte técnico y
actualización de versiones. Estos servicios deberán cotizarse por separado en forma
anual.
La oferta deberá detallar los mecanismos de contratación de servicios adicionales
27
indicando costos unitarios de ‘consultor funcional’, ‘gerente de proyecto’, ‘técnico’ y
cualquier otra categoría que resulte necesaria.
FIN DEL DOCUMENTO
28
ANEXO 1 - Reportes y consultas
•
•
•
•
•
Estado de situación patrimonial
Estado de resultados
Estado de origen y aplicación de fondos
Cash flow
Forecast
Reportes y consultas que permiten analizar la operativa de compras y la gestión
integral de los productos de stock desde diferentes ópticas, por proveedor, por
solicitante, por centro de costo, por tipo, por producto etc.
Reportes de facturación y cobranzas desde distintas ópticas, por fecha, por cliente, por
documento, por quien gestiona cada cliente, por centro de costo, proyecto, etc.
Reportes de de capital humano:
• Histórico de carrera funcional de cada funcionario.
• Histórico de exámenes médicos de cada funcionario.
• Histórico de incidentes o accidentes de cada funcionario.
• Histórico de licencias discriminadas por tipo de cada funcionario.
• Histórico de horas extras por funcionario/sector/departamento/gerencia.
• Histórico de horas nocturnas por funcionario/sector/departamento/gerencia.
• Histórico de alteraciones horarias.
• Histórico de salarios percibidos por el funcionario.
• Histórico de elementos de protección entregados al funcionario.
• Listado de cumpleaños diario.
• Listado de funcionarios sin marca registrada diario.
• Listado de funcionarios en BSE diario.
• Listado de funcionarios en Fonasa diario.
• Listado de sueldos de funcionarios.
• Listado de beneficios por funcionario.
• Listado de funcionarios (total, efectivos, contratados, activos, jubilados, etc.);
dichos listados deberán tener la funcionalidad de ser armados a medida por el
usuario que lo necesite.
Listados
de vencimiento de contratos, tanto para contratados a término como por
•
arrendamiento de servicios.
Listado
diario de funcionarios con licencia médica.
•
• Listado diario de personal con licencia por maternidad, casamiento, Pap, Mam,
Donación de Sangre, fallecimiento de familiar.
29

Especificaciones Técnicas

Transcripción

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