2 Instalación de GFI Archiver
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2 Instalación de GFI Archiver
Guía del administrador Descubra cómo puede configurar GFI Archiver para que se ajuste a sus requisitos y a su entorno. La información y contenido de este documento se proporciona solo para fines informativos y se proporciona «tal cual», sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluidas, pero no limitadas a ellas, las garantías de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software renuncia y no será responsable en ningún caso de las pérdidas o daños de cualquier tipo, incluidos los daños resultantes o fortuitos relacionados con el mobiliario, rendimiento o uso de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no garantiza ni promete la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información que contiene este documento y no es responsable de errores tipográficos, información desactualizada o errores. GFI se reserva el derecho a revisar o actualizar sus productos, software o documentación sin avisar. El usuario asumirá toda la responsabilidad por el uso y aplicación de cualquier producto o servicio de GFI. Este documento no se podrá reproducir total ni parcialmente en ninguna forma sin el consentimiento por escrito de GFI Software. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. GFI y GFI Archiver son marcas comerciales o marcas registradas de GFI Software o de sus filiales en Estados Unidos y en otros países. Cualquier otra marca comercial que figure en este documento es propiedad de su respectivo dueño. GFI Archiver es propiedad de GFI Software Ltd. - 1999-2016 GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: 2.3.1 Última actualización (mes/día/año): 09/26/2016 Tabla de contenido 1 Acerca de GFI Archiver 1.1 Funcionamiento de GFI Archiver 1.2 Integración con GFI FaxMaker 1.3 Licencias de GFI Archiver 1.4 Cumplimiento de la legislación 1.5 Términos y convenciones que se usan en esta guía 2 Instalación de GFI Archiver 2.1 Antes de la instalación 2.2 Requisitos del sistema 2.2.1 Requisitos de software 2.2.2 Requisitos de hardware 2.2.3 Conexiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver 2.2.4 Exclusión de carpetas de la exploración antivirus 2.2.5 Configuración de base de datos 2.2.6 Configuración de ASP.NET® 2.2.7 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2008 R2 o en una versión posterior 2.2.8 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2012 2.2.9 Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2 2.3 ¿Dónde se debe instalar GFI Archiver? 2.4 Cómo configurar un buzón de correo de registro en diario en el servidor de correo 2.5 Integración con Microsoft® Office 365 2.6 Elección y preparación de una base de datos 2.6.1 Elección del tipo de base de datos 2.6.2 Uso de la base de datos de GFI Archiver 2.6.3 Uso de SQL Server® Express 2.6.4 Uso de Microsoft® SQL Server 2.7 Instalación de GFI Archiver 2.8 Asistente de postinstalación 2.8.1 Configuración de licencia 2.8.2 Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación 2.8.3 Configuración de método de archivado 2.9 Probar la configuración 2.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange 2.11 Actualización a la última versión 3 Uso de GFI Archiver 3.1 Utilización de la ficha Página de inicio 3.1.1 Información general del estado 3.1.2 Servidores 3.1.3 Almacenes de archivo 3.1.4 Flujo de correo electrónico 3.1.5 Visor de sucesos 3.2 Inicio de sesión en GFI Archiver 3.3 Exploración de elementos archivados 3.4 Trabajar con elementos archivados 6 6 8 8 8 9 10 10 11 11 13 13 14 15 15 15 16 16 17 18 18 18 19 19 20 21 22 24 24 24 31 35 36 37 39 39 41 41 42 42 43 43 43 45 3.5 Búsqueda de elementos archivados 3.5.1 Uso de Búsqueda simple 3.5.2 Uso de Búsqueda avanzada 3.5.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones 3.6 Acceso a varios buzones 3.7 Cambiar las preferencias de usuario 3.8 Herramientas del cliente 3.9 Outlook Connector 3.9.1 Funcionamiento de GFI Archiver Outlook® Connector 3.9.2 Cambio de la disponibilidad de la pestaña Outlook® Connector 3.10 Archive Assistant 3.10.1 Funcionamiento de Archive Assistant 3.10.2 Habilitación y deshabilitación del almacenamiento manual 3.10.3 Cambio de la disponibilidad de la pestañaArchive Assistant 3.11 File Archive Assistant 3.11.1 Cambio de la disponibilidad de la pestaña File Archive Assistant 3.11.2 Descarga del paquete MSI de File Archive Assistant 3.11.3 Configuración de roles y permisos para el archivado de archivos 3.12 GFI MailInsights® 3.12.1 Requisitos de GFI MailInsights® 3.12.2 Generación de informes de MailInsights 3.12.3 Programación de informes de MailInsights 3.12.4 Flujo de comunicación 3.12.5 Uso de correo web 3.12.6 Respuesta de correo electrónico 3.12.7 Uso del almacenamiento 3.12.8 Cuentas inactivas 3.12.9 Palabras inapropiadas 3.12.10 Spammers internos 3.12.11 Fuera de las horas de oficina 3.12.12 Detección de pérdida de datos 3.12.13 Búsqueda de trabajo 3.12.14 Búsqueda de frase 3.12.15 Informe de trafico de usuarios 3.12.16 Informe de temas de correo electrónico 3.12.17 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico 3.12.18 Informe de mensajes de correo electrónico grandes 4 Configuración de GFI Archiver 4.1 Archivar orígenes 4.1.1 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar 4.1.2 Configuración de reglas de archivado 4.1.3 Configuración de restricciones de almacenamiento 4.1.4 Administración del ámbito del archivado 4.1.5 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant 4.1.7 Configuración de los parámetros predeterminados de File Archive Assistant 4.2 Archivar operaciones 4.2.1 Administración de Almacenes de archivo 48 48 51 52 54 55 56 56 57 57 58 58 59 60 61 61 62 62 62 63 63 64 65 66 67 69 70 71 72 73 76 77 79 81 82 84 86 88 89 90 94 98 103 103 110 115 119 119 4.2.2 Configuración de roles y permisos 4.2.3 Control de acceso 4.2.4 Configuración de un servidor IMAP 4.3 Directivas 4.3.1 Directivas de retención 4.3.2 Configuración de directivas de retención de historial de archivo 4.3.3 Reglas de clasificación 4.3.4 Configuración de auditorías 4.3.5 Configuración de la eliminación de elementos archivados 4.4 Configuración general 4.4.1 Visualización y edición de claves de licencia 4.4.2 Cambio de la configuración general 4.4.3 Cambio de configuración de comprobación de versión 4.4.4 Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes 4.4.5 Configuración de notificación de estado de archivado 4.4.6 Configuración de GFI Directory Service 4.5 Herramientas de administrador 4.5.1 Uso de la herramienta de importación y exportación 4.5.2 Restauración de buzones 4.5.3 Uso de GFI Archiver DB Split Tool 4.5.4 Uso de la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL 4.5.5 Uso de la herramienta para cambiar puertos 4.5.6 Uso de GFI Archiver Authentication Tool 4.6 Información de desinstalación 5 Solución de problemas y soporte técnico 5.1 Introducción 5.2 Base de conocimientos de GFI 5.3 Foro en la red 5.4 Solicitud de soporte técnico 5.5 Documentación 5.6 Problemas en la instalación 5.7 Problemas generales 5.8 Problemas de importación o exportación 5.9 Problemas de Outlook® Connector 5.10 Problemas de Archive Assistant 5.11 Problemas con File Archive Assistant 140 148 149 152 152 159 161 163 167 169 169 169 171 172 172 173 173 173 196 197 199 201 201 202 203 203 203 203 203 203 204 205 210 212 214 215 6 Glosario 216 7 Índice 221 1 Acerca de GFI Archiver GFI Archiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los mensajes de correo electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la configuración basada en Web de GFI Archiver. También puede permitir que los usuarios examinen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través de una interfaz basada en Web. GFI Archiver se puede integrar con Microsoft Outlook®. 1.1 Funcionamiento de GFI Archiver Las operaciones de GFI Archiver se pueden clasificar en tres fases, como se describe a continuación: Captura de pantalla 1: Diagrama de una instalación típica de GFI Archiver. Fase 1: Recuperar los elementos que se archivan GFI Archiver recupera mensajes de correo electrónico, elementos de calendario o archivos en función del método de archivado configurado según lo descrito en la tabla siguiente: GFI Archiver 1 Acerca de GFI Archiver | 6 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Archivado manual Este método de almacenamiento no requiere Microsoft® Exchange. Las empresas que usen Microsoft® Outlook pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté hospedado su correo electrónico. Seleccione esta opción cuando quiera hacer lo siguiente: Permitir que los usuarios seleccionen manualmente los correos electrónicos que se van a archivar desde sus apli caciones Microsoft Outlook® con Archive Assistant. Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al archivar manualmente los correos electrónicos para facilitar las búsquedas. Para obtener más información, consulte Archive Assistant (página 58). Importe automáticamente los elementos de los buzones de los usuarios mediante Archive Assistant con la con figuración de importación automática. En este tipo de implementación, GFI Archiver no se conecta al servidor de correo y recupera los elementos para el archivado directamente de los equipos cliente. Para obtener más infor mación, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant (página 110). Archivado automático (registro en diario) Cuando se selecciona, GFI Archiver se conecta automáticamente al servidor de correo configurado, descarga los elementos almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Para obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 90). Si se selecciona el método Archivado automático (registro en diario), seleccione una de las siguientes opciones: Todos los mensajes de correo electrónico: Seleccione esta opción para archivar todos los elementos des cargados del buzón de correo de registro en diario. Almacenamiento basado en reglas: Archive solo los elementos descargados del buzón de correo de registro en diario. Cuando se selecciona esta opción, debe configurar las reglas de almacenamiento que determinan qué ele mentos se almacenan y cuáles se ignoran. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archi vado (página 94). IMPORTANTE Cuando se selecciona el almacenamiento basado en reglas, debe configurar las reglas de almacenamiento para que GFI Archiver empiece a archivar. Además de estos métodos de archivado, GFI Archiver ofrece estas opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN File Archive Assistant File Archive Assistant permite a los usuarios archivar archivos, tales como documentos o imágenes. Esto se puede hacer manualmente desde cualquier ubicación en su equipo o automáticamente mediante la colocación de los archi vos que necesitan archivar en una carpeta sincronizada con GFI Archiver. Para obtener más información, consulte File Archive Assistant (página 61). Herramienta Import Export Los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario también se pueden importar a GFI Archiver mediante Herramienta Import Export. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta de importación y exportación (página 173). Fase 2: Archivar elementos recuperados GFI Archiver almacena elementos recopilados en Almacenes de archivo creados automáticamente según las opciones de Almacén de archivo nuevo configuradas. Los elementos se almacenan en función de la fecha de recepción. Si un Almacén de archivo no existe para el periodo que coincide con la fecha del elemento, se crea automáticamente uno. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121). NOTA Cuando se ha seleccionado el método de archivado basado en reglas, GFI Archiver solo archiva elementos que coinciden con los criterios especificados en las reglas de archivado configuradas. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 94). Fase 3: Examinar y analizar los elementos almacenados Los usuarios pueden explorar, buscar y analizar los elementos almacenados a través de la GFI Archiver interfaz web o desde el propio Microsoft Outlook® utilizando Outlook Connector. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 43). GFI Archiver 1 Acerca de GFI Archiver | 7 Además, use GFI MailInsights para analizar la información relativa al uso y tendencias del correo. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. Para obtener más información, consulte GFI MailInsights® (página 62). 1.2 Integración con GFI FaxMaker Los faxes y SMS que envíe o reciba GFI FaxMaker se pueden archivar en GFI Archiver. Los faxes y SMS archivados se pueden buscar y recuperar mediante GFI Archiver. GFI Archiver también ofrece una opción de búsqueda adicional en la función Búsqueda simple para buscar fácilmente los elementos que ha archivado GFI FaxMaker en el almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes (página 172). Para configurar la integración en GFI FaxMaker, consulte el siguiente tema: http://go.gfi.com/?pageid=FMhelp&lang=en#cshid=1031 NOTA Cuando se configura una lista de inclusión o de exclusión, es posible que no se archiven los faxes y SMS. Por ejemplo, si configura GFI Archiver para que excluya buzones concretos del almacenamiento, los SMS y los faxes que se envíen a ese buzón no se archivarán. Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones de almacenamiento (página 98). 1.3 Licencias de GFI Archiver GFI Archiver requiere una licencia por cada buzón. Cada licencia de GFI Archiver se compone de lo siguiente: Licencia de archivado Licencia de File Archive Assistant (FAA) Un usuario puede utilizar cada licencia para archivar elementos desde el servidor de correo y para archivar archivos desde el equipo cliente mediante File Archive Assistant. Por ejemplo, al compara una licencia para 75 usuarios, puede habilitar el archivado para 75 buzones diferentes. Además, por cada uno de esos usuarios, puede instalar File Archive Assistant en sus equipos. Un usuario con varios equipos en los que se haya instalado File Archive Assistant seguirá contando como una licencia de File Archive Assistant. Para liberar licencias de File Archive Assistant, solo tiene que desinstalar File Archive Assistant de los equipos de cliente de su red. Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede lograr configurando las restricciones de almacenamiento de buzones y determina el número de buzones con licencia que cuenta el producto. Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones de almacenamiento (página 98). Para obtener información general acerca de las licencias de GFI Archiver, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ Licensing 1.4 Cumplimiento de la legislación Asegúrese de que, al habilitar el método de archivado basado en reglas o la característica Eliminación de mensajes, no incumple las directivas de la empresa ni la legislación o las normativas relacionadas con el almacenamiento de mensajes de correo electrónico en la jurisdicción. Para obtener más información, consulte los capítulos Configuración de reglas de archivado y Eliminación de mensajes. GFI Archiver 1 Acerca de GFI Archiver | 8 1.5 Términos y convenciones que se usan en esta guía Término Descripción Nota Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI Archiver. Importante Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir. > Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta. Texto en negrita Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando. Texto en cursiva Parámetros y valores que debe sustituir por los valores aplicables, como rutas de acceso personalizadas y nombres de archivo. Código Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones. GFI Archiver 1 Acerca de GFI Archiver | 9 2 Instalación de GFI Archiver Las siguientes secciones ofrecen información sobre cómo implementar correctamente una instancia plenamente funcional de GFI Archiver: SECCIÓN DESCRIPCIÓN Notas de instalación Siga una lista de comprobación detallada para asegurarse de que el entorno cumple todos los requisitos necesarios. Requisitos del sistema Busque información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros ajustes impor tantes, como la configuración de los puertos, de ASP.NET y de la base de datos. Consideraciones ambien tales Busque información sobre el entorno en el que va a instalar GFI Archiver. Configuración de un buzón de registro en diario Cree un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange de donde GFI Archiver recupera los ele mentos que se archivan. Elección y preparación de una base de datos Configure la infraestructura de la base de datos para asegurarse un rendimiento óptimo de los procesos de almacenamiento y recuperación de datos. Procedimiento de ins talación Siga los pasos para instalar GFI Archiver. Eliminación de mensajes de correo electrónico de Micro soft Exchange Server Una vez queGFI Archiver está configurado y los elementos se almacenan correctamente, cree una directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange eliminando el correo electrónico que se ha almacenado. Tareas posteriores a la ins talación Después de que GFI Archiver se haya instalado correctamente, siga el Asistente de postinstalación, que le ayudará a configurar GFI Archiver . 2.1 Antes de la instalación La siguiente lista de comprobación le garantiza que cumple los requisitos necesarios antes de iniciar el proceso de instalación: 1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. 2. Instale .NET Framework 4.0 o 4.5. 3. Configure IIS (servicios SMTP/World Wide Web). Para obtener más información, consulte Configuración de ASP.NET® (página 15). 4. Habilite .NET Framework 3.5. Para obtener más información, consulte Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Win dows Server 2008 R2 (página 16). 5. Si usa Microsoft Exchange Server como servidor de correo, instale Microsoft Exchange Server MAPI Client y Colla boration Data Objects. 6. Asegúrese de que la resolución de pantalla es 1024 x 768, o superior. 7. Asegúrese de que los puertos que usa GFI Archiver están libres. Para obtener más información, consulte Cone xiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver (página 13). 8. Compruebe que el equipo en el que está instalando GFI Archiver cumple los requisitos del sistema y de hardware especificados en Requisitos del sistema. 9. Asegúrese de habilitar IMAP si la instalación se realiza en el rol de acceso de clientes de Microsoft® Exchange Server 2007/2010. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 10 10. (Opcional) Instale Microsoft SQL Server® o Microsoft SQL Server® Express. Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 19). 11. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo. 12. Ejecute el instalador de GFI Archiver para instalar GFI Archiver y los requisitos previos que falten. Para obtener más información, consulte Instalación de GFI Archiver (página 22). 13. Siga el Asistente de postinstalación para configurar GFI Archiver y su entorno operativo. Para obtener más infor mación, consulte Asistente de postinstalación (página 24). NOTA Asegúrese de que los campos Nombre para mostrar y Correo electrónico de Active Directory® o GFI Directory contienen datos válidos. 2.2 Requisitos del sistema Utilice los siguientes vínculos para buscar información relacionada con los requisitos de software y hardware, y otros ajustes importantes para garantizar que GFI Archiver se implementa correctamente. Requisitos de software Sistemas operativos compatibles Servidores de correo compatibles Bases de datos compatibles Otros componentes necesarios Requisitos de hardware Procesador Memoria Almacenamiento físico Configuración importante Software antivirus Configuración del puerto del cortafuegos Configuración de base de datos Configuración de ASP.NET ® Habilitación de .Net 3.5 en Windows Server 2008 R2 NOTA Las especificaciones de software y hardware recomendadas dependen del número de usuarios, configuración habilitada, flujo de correo y tamaños de los mensajes. 2.2.1 Requisitos de software Sistemas operativos compatibles GFI Archiver se puede instalar en todos los sistemas operativos que se muestran a continuación: VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE 32 BITS Windows® SBS 2003 Windows® 2003 Standard y Enterprise con SP2 Windows® 2008 Standard y Enterprise GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 11 VERSIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE 64 BITS Windows® SBS 2008 y SBS 2011 Standard y Premium Windows® 2003 Standard y Enterprise con SP2 Entornos Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre y Hyper-V® Entornos Windows® Server 2008 R2 Enterprise y Hyper-V® Windows® Server 2012 Standard, Enterprise e Hyper-V Windows® Server 2012 R2 Standard, Enterprise e Hyper-V Servidores de correo compatibles Servidores de correo compatibles Microsoft® Exchange Server 2003 o posterior Servidores de correo compatibles con IMAP (con una característica similar al registro en diario) Microsoft® Office 365. Para obtener más información, consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Office365. Kerio Connect Google Apps for Business™ Bases de datos compatibles GFI Archiver admite los back-ends de bases de datos que se indican a continuación: BASE DE DATOS COMPATIBLE DESCRIPCIÓN SQL Server® 2005 o posterior (incluidas las ediciones de Server® Express) Microsoft SQL Server o Microsoft SQL Server Express se recomiendan para todas las organizaciones. Microsoft SQL Server (o Microsoft SQL Server Express) no se incluye en la instalación de GFI Archiver y se tiene que instalar como un proceso independiente. Para obtener más información, consulte: Uso de Microsoft SQL Server y Uso de Microsoft SQL Express. Firebird solo con fines de eva luación Una base de datos de código abierto que se usa con fines de evaluación agrupada con GFI Archiver. Se recomienda únicamente con fines de evaluación para organizaciones con menos de 50 usuarios de correo electrónico y con un flujo medio de hasta 2.500 correos diarios. Otros componentes necesarios OTROS COMPONENTES Microsoft .NET ® Framework 4.0 o 4.5. Descargue .NET Framework 4.5 de http://go.gfi.com/?pageid=mar_visualstudio NOTA Microsoft .NET ® Framework 4.5 no es compatible con Microsoft Server 2003. ASP.NET ® 4.0 o 4.5 Servicios de Internet Information Server (IIS ®) 6.0 o posterior: servicios SMTP y World Wide Web Internet Explorer ® 8 o posterior, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari ® Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 o posterior GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 12 OTROS COMPONENTES Microsoft® Exchange Server MAPI Client and Collaboration Data Objects 1.2.1: necesario (a menos que Outlook® 2003 de 32 bits o pos terior esté instalado o bien a menos que GFI Archiver esté instalado con Microsoft® Exchange Server 2003). Haga clic aquí para des cargarlo. Nivel funcional de dominio: 2003 y posterior NOTA La resolución de pantalla mínima que se admite es 1024 x 768. IMPORTANTE Después de instalar Microsoft .NET ® Framework 4.0 o 4.5 reinicie el equipo. 2.2.2 Requisitos de hardware Procesador REQUISITO DESCRIPCIÓN Mínimo Procesador Intel Pentium o compatible a 2 GHz de 32 bits. Recomendado Servidor basado en arquitectura x64 con arquitectura Intel 64 o plataforma AMD64. Memoria REQUISITO DESCRIPCIÓN Mínimo 1 GB de RAM (dedicada a GFI Archiver) Recomendado 3 GB de RAM (dedicada a GFI Archiver) Almacenamiento físico REQUISITO DESCRIPCIÓN Mínimo 400 MB de espacio en disco físico (NTFS) para la instalación de GFI Archiver. Se requiere más espacio para la base de datos (Firebird o Microsoft® SQL Server). El espacio de almacenamiento depende del volumen de correo que se archive. Recomendado Servidor con 4 unidades físicas, con capacidad para aumentar el espacio de almacenamiento a petición cuando sea necesario. Para obtener más información sobre cómo configurar bases de datos, consulte el apartado Configuración de base de datos. NOTA Se recomienda encarecidamente almacenar las bases de datos y los archivos de Índices en discos duros independientes del tamaño adecuado. Se recomienda encarecidamente usar discos duros SAS. 2.2.3 Conexiones establecidas desde el servidor de GFI Archiver PUERTO DESCRIPCIÓN PROTOCOLO 25 GFI Archiver lo usa cuando hay que restaurar un correo electrónico al buzón de un usuario o cuando hay que enviar una notificación al Administrador de GFI Archiver. SMTP GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 13 PUERTO DESCRIPCIÓN PROTOCOLO 80 Lo usan la interfaz de usuario y los servicios web de GFI Archiver. Es necesario para que los clientes accedan al servidor de GFI Archiver. HTTP 80 Habilite este puerto si GFI Archiver no está instalado con Microsoft Exchange Server. GFI Archiver requiere este puerto para acceder a Microsoft Exchange y para recuperar correos electrónicos desde el buzón de diario mediante EWS. HTTP 135 Habilite este puerto cuando GFI Archiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft® Exchange Server y se ha configurado para que use ExOLEDB para recuperar correos electrónicos. MAPI/RPC 143 Habilite este puerto para recuperar correos electrónicos cuando GFI Archiver no esté instalado en el mismo servidor que Microsoft® Exchange Server al utilizar IMAP. IMAP 1443 Habilite este puerto cuando GFI Archiver está configurado para archivar mensajes de correo elec trónico en una base de datos SQL Server ®. Microsoft SQL Server ® 3268 Se usa para las conexiones que se realizan del servidor de GFI Archiver al controlador de dominio que almacena el Catálogo global de Microsoft®. Microsoft Glo bal Catalog 8017, 8018, 8019, 8020, 8022 Se usa para la comunicación entre los componentes y servicios de GFI Archiver. Asegúrese de que estos puertos están disponibles y libres. 44143 Puerto predeterminado asignado al servicio IMAP de GFI Archiver. El servicio IMAP permite a los usuarios acceder a mensajes de correo electrónico archivados desde clientes de correo de terceros como Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS y otros. IMAP NOTA Use la herramienta de cambio de puerto para cambiar fácilmente los números de los puertos. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta para cambiar puertos (página 201). 2.2.4 Exclusión de carpetas de la exploración antivirus El software antivirus puede provocar que GFI Archiver no funcione correctamente. Esto sucede cuando dicho software deniega el acceso a ciertos archivos que GFI Archiver necesita. Se recomienda excluir las siguientes carpetas y subcarpetas del software antivirus (al acceder y a petición) que se ejecuta en el servidor de GFI Archiver: CARPETAS DE GFI Archiver <Carpeta de instalación de GFI Archiver> y subcarpetas. <..\Archivos de programa\Archivos comunes\GFI> Excluya también las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo de las exploraciones del antivirus. Las ubicaciones predeterminadas del Índice y del Almacén de archivo son: UBICACIONES PREDETERMINADAS DEL ÍNDICE Y DEL ALMACÉN DE ARCHIVO DE GFI Archiver <Carpeta de instalación de GFI Archiver>\Indexes\default <GFI Archiver Installation folder>\Bases de datos\predeterminado GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 14 NOTA Tras instalar GFI Archiver es posible cambiar las ubicaciones del índice y del Almacén de archivo. Para obtener información, consulte los apartados Configurar los almacenes de archivo nuevos y Configurar índices de búsqueda de este manual. 2.2.5 Configuración de base de datos GFI Archiver requiere que se instale SQL Server® (si se usa como base de datos para archivar) en modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas. Ésta es la configuración de instalación predeterminada de SQL Server®. Los modos de intercalación de SQL Server® se aplican a todos los objetos de SQL Server®, incluyendo los nombres de inicio de sesión. Si un usuario cambia el nombre de una propiedad y no coinciden EXACTAMENTE las mayúsculas y minúsculas, se producirá un error en GFI Archiver, ya que no encontrará los recursos necesarios. Una vez instalado, el modo de intercalación de SQL Server® no se cambia con facilidad. Exige que se reconstruya la base de datos maestra utilizando herramientas o métodos avanzados de Microsoft® SQL. La mejor solución es instalar otra instancia de SQL Server® (configurada para operar en modo de intercalación que no diferencia mayúsculas de minúsculas). IMPORTANTE Asegúrese de que SQL Server® se instala en modo de no distinción entre mayúsculas y minúsculas si SQL Server® se usa como base de datos para archivar. 2.2.6 Configuración de ASP.NET® Como GFI Archiver usa una configuración basada en la web, registre y habilite ASP.NET® con el servidor web IIS® para que GFI Archiver funcione. Si ASP.NET no está registrado y habilitado, puede ocurrir lo siguiente: Se mostrará código HTML en el explorador Aparece una página en blanco en el explorador Recibirá instrucciones para descargar la página aspx 2.2.7 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2008 R2 o en una versión posterior Si Microsoft® .NET Framework se instala después de que se instale IIS, éste se registra automáticamente. De lo contrario, registre ASP.NET ® con IIS® siguiendo estos pasos: 1. En el símbolo del sistema, desplácese hasta: <DirectorioWindows>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ NOTA Reemplace <v4.0.xxxxx> por el nombre de la carpeta del número de versión de Microsoft® .NET Framework. Por ejemplo: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\ GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 15 Captura de pantalla 2: Registro de ASP.NET con IIS 2. Escriba aspnet_regiis.exe -i y pulse Intro. Habilitar ASP.NET® desde IIS® NOTA Asegúrese de que el Administrador de Internet Information Services (IIS®) permite ASP.NET ®. IIS 6 1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Expanda el nodo del equipo local y seleccione Extensiones de servicio web. 3. En el panel derecho, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir. IIS 7 1. Vaya a Panel de control > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Seleccione el nodo del equipo local y en el panel Vista Características, inicie Restricciones de ISAPI y CGI. 3. En el panel Vista Características, haga clic con el botón secundario en ASP.NET v4.0.xxxxx y seleccione Permitir. 2.2.8 Registro de ASP.NET con IIS en Microsoft Windows Server 2012 1. Abra un símbolo de sistema elevado y ejecute los siguientes comandos: dism /online /enable-feature /featurename:IISASPNET45. o 1. Inicie Server Manager. 2. Active «IIS-ASPNET45» en el área Web Server (IIS) > servidor web > Desarrollo de aplicaciones > ASP.NET 4.5. 2.2.9 Cómo instalar/habilitar .Net 3.5 SP1 en Windows Server 2008 R2 .NET Framework 3.5 SP1 es un requisito para SQL Server 2008. En Windows Server 2008 R2, .NET Framework es una característica que se puede habilitar como se indica a continuación: GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 16 1. Haga clic en Inicio > Herramientas administrativas y seleccione Server Manager. 2. En la interfaz de Server Manager, haga clic en Características y aparecerán en el panel derecho todas las carac terísticas instaladas. 3. Si la característica .NET Framework 3.5.1 no aparece en la lista, haga clic en Agregar características. 4. Busque las características de .NET Framework 3.5.1 y seleccinoe la casilla. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Confirme las opciones seleccionadas en la instalación y haga clic en Instalar. NOTA En la configuración de SQL Server 2008 para instancias independientes se instalará .NET Framework 3.5 SP1, en caso de que no esté instalado. 2.3 ¿Dónde se debe instalar GFI Archiver? Instale GFI Archiver en cualquier equipo que cumpla los requisitos del sistema y que forme parte de un dominio. Antes de continuar con la instalación, tenga en cuenta los detalles que se enumeran a continuación: CONSIDERACIÓN DESCRIPCIÓN Volumen de correo electrónico de los ser vidores La instalación de GFI Archiver en un servidor de correo en el que se recibe y envía un alto volumen de mensajes de correo electrónico pondrá invariablemente más carga en los recursos del servidor. Esto puede provocar que estos servidores dejen de responder y no procesen el correo de manera puntual. Especificaciones de hardware y software de los servidores Se debe considerar que las especificaciones de hardware y software que aparecen en el apartado Requi sitos del sistema anterior están por encima de los requisitos de otro software instalado en el mismo ser vidor. Los servidores que se acerquen a su capacidad, en términos de recursos, no se deben usar para instalar GFI Archiver. Se necesita archivar correo electrónico de varios orígenes con currentemente La instalación de GFI Archiver en un servidor al que no se ha concedido acceso a varios orígenes crea un problema en los esfuerzos de centralización del archivado de datos de los correos electrónicos. Si se considera que todos los detalles anteriores no son problemas importantes, puede plantearse la instalación de GFI Archiver en el servidor de correo. Por ejemplo: Si necesita archivar elementos de un servidor con Microsoft® Exchange Server y dicho servidor gestiona el flujo de correo electrónico de la red y, aun así, le sobra capacidad de procesamiento, puede plantearse la posibilidad de instalar GFI Archiver directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server. Si desea archivar elementos de varios servidores con Microsoft® Exchange Server que usan IMAP, es aconsejable que instale GFI Archiver en un servidor independiente. GFI Archiver no necesita una máquina dedicada cuando no se instala en el servidor de correo. GFI Archiver se puede instalar en los siguientes entornos virtuales: VMware® Microsoft Hyper-V® Server Microsoft Virtual Server® (instalado en un sistema operativo invitado de 32 bits) GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 17 IMPORTANTE Asegúrese de que el acceso al servidor donde están almacenados los datos de GFI Archiver esté restringido solo a personal autorizado. 2.4 Cómo configurar un buzón de correo de registro en diario en el servidor de correo El registro en diario es una función que permite la grabación del correo electrónico de una organización. Por medio del registro en diario, el servidor de correo puede canalizar los elementos que se van a archivar en un único buzón. GFI Archiver se conecta al servidor de correo y recupera los elementos para el archivado del buzón de correo de registro en diario. En GFI Archiver, se puede crear automáticamente un buzón de correo de registro en diario si el servidor de correo utilizado es Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Creación de un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de postinstalación (página 33). Para obtener más información sobre cómo preparar y configurar un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange, consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange. Si utiliza otro de servidor de correo, el buzón de correo de registro en diario debe crearse manualmente en el servidor de correo. Una vez que se ha creado el buzón de correo de registro en diario, GFI Archiver tiene que conectarse a él para empezar el archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 33). IMPORTANTE Si el registro en diario no se configura correctamente, el almacenamiento automático NO funcionará. 2.5 Integración con Microsoft® Office 365 Microsoft® Office 365 es un conjunto de aplicaciones de productividad en línea en el que los servicios hospedados complementan o sustituyen los servidores y aplicaciones internos. Las implementaciones de Microsoft® Office 365 típicas usan Exchange Online y los usuarios se conectan a ellas a través de la aplicación Microsoft Outlook nativa o la versión hospedada de Microsoft Outlook. Para obtener información sobre cómo configurar GFI Archiver para que archive correo electrónico de Exchange Online, consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=o365guide. 2.6 Elección y preparación de una base de datos Como solución de archivado, GFI Archiver depende mucho de la configuración de la infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento en procesos de archivado y recuperación. Las siguientes secciones le ayudarán a conocer mejor las siguientes opciones: Elección del tipo de base de datos Base de datos de GFI Archiver (con fines de evaluación) Microsoft SQL Server Express (recomendado) Microsoft SQL Server GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 18 NOTA Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI Archiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación. 2.6.1 Elección del tipo de base de datos GFI Archiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario y del flujo de correo electrónico diario. RECOMENDADO PARA TIPO DE BASE DE DATOS RECOMENDADA DÓNDE SE ALMACENA CADA COMPONENTE Organizaciones que requieren una solución muy escalable: 500 buzones, o más Promedio de almacenamiento de más de 8000 elementos al día SQL Server ® con alma cenamiento de archivos Encabezados de correo elec trónico: SQL Server ® Metadatos: SQL Server ® Datos de correos electrónicos – En disco Organizaciones que requieren una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos: 50 buzones, o más Promedio de almacenamiento de más de 8000 elementos al día SQL Server ® Encabezados de correo elec trónico: SQL Server ® Metadatos: SQL Server ® Datos de correo electrónico: SQL Server ® Organizaciones pequeñas y medianas: 150 buzones o menos Promedio de almacenamiento de hasta 6000 elementos al día SQL Server ® Express con almacenamiento de archi vos Encabezados de correo elec trónico: SQL Server ® Express Metadatos: SQL Server ® Express Datos de correos electrónicos – En disco Únicamente con fines de evaluación y demostración: 50 buzones, o menos Promedio de almacenamiento de hasta 2500 elementos al día. Base de datos de GFI Archi ver Encabezados de correos elec trónicos – Base de datos Firebird Metadatos – Base de datos Firebird Datos de correos electrónicos – En disco NOTA Los metadatos de los correos electrónicos ofrecen la información relativa a los correos electrónicos archivados en GFI Archiver. NOTA Se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server Express o Microsoft® SQL Server como base de datos. La base de datos de Firebird incluida en la instalación de GFI Archiver está destinada exclusivamente a fines de evaluación. 2.6.2 Uso de la base de datos de GFI Archiver GFI Archiver se comercializa con una base de datos de Firebird recomendada para fines de evaluación. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 19 NOTA Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera en ningún caso los 2 GB. Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la siguiente configuración cuando se use la base de datos Firebird: HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI Archiver. HDD físico 2: almacén de datos de base de datos de Firebird. HDD físico 3: índices de base de datos de correo. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. IMPORTANTE Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse considerablemente. NOTA La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server®. No se admite Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. 2.6.3 Uso de SQL Server® Express SQL Server® Express se recomienda para las organizaciones de tamaño medio (aproximadamente de entre 1 y 100 usuarios de correo electrónico) con un flujo medio de hasta 6000 correos electrónicos diarios. Esta es la configuración recomendada si GFI Archiver usa una base de datos de SQL Server® Express 2005/2008/2012/2014: HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI Archiver. HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf). HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf) HDD físico 4: índices de base de datos de correo. IMPORTANTE Asegúrese de que los archivos .mdf y .ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio raíz. Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde, donde los metadatos del correo electrónico (información sobre el correo electrónico) se almacenan en la base de datos, mientras que el contenido real del correo electrónico reside en forma de archivos en un disco independiente. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. Para obtener más información sobre cómo instalar diferentes versiones de Microsoft SQL Server Express, visite el sitio web de Microsoft SQL Server. NOTA La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en SQL Server®. No se admite Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. No obstante, hay varias limitaciones de SQL Server® Express que se deben tener en cuenta: GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 20 El tamaño de la base de datos tiene un límite de 10 GB (en SQL Server® Express 2008 R2 o posterior). Esto no afecta a la cantidad de datos que se pueden almacenar en una base de datos. Usa sólo 1 CPU. Usa un máximo de 1 GB de RAM. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente que: OPCIÓN DESCRIPCIÓN SQL Server Express y el sistema de archi vos se usan como base de datos backend. Este método usa SQL Server ® Express como base de datos back-end y una ubicación separada (no una base de datos) para los archivos fuente binarios. Así se ahorra el espacio que SQL Server ® Express requiere para el almacenamiento. Por ejemplo, un correo electrónico de 5 MB se almacena guardando el encabezado del correo electrónico (con un tamaño de 60 kb) en la base de datos y el contenido real del correo electrónico (5MB) en la ubicación independiente. Use solo pro gramaciones men suales o bimensuales en fun ción del volumen de correo elec trónico GFI Archiver creará automáticamente almacenes de archivo en función de la programación predefinida. En el caso de SQL Express, cada base de datos debería tener menos de 0,5 millones de correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Programación de Almacenes de archivo (página 130). NOTA Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI Archiver crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server® Express. IMPORTANTE Configurar Microsoft® SQL Server® Express para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI Archiver. 2.6.4 Uso de Microsoft® SQL Server Microsoft® SQL Server se recomienda para organizaciones grandes (más de 100 usuarios de correo electrónico) donde se necesita archivar un gran volumen de correos electrónicos (más de 6.000 al día). Para las organizaciones que deben archivar los correos de más de 500 usuarios (o más de 8.000 correos electrónicos al día), se recomienda encarecidamente utilizar Microsoft® SQL Server con la opción de almacenamiento de archivos. De esta manera, aumenta considerablemente la capacidad de archivado de GFI Archiver. NOTA La característica de auditoría Archivar correo electrónico sólo está disponible si los correos se archivan en Microsoft® SQL Server. Para Microsoft® SQL Server con la opción Almacenamiento de archivos puede usar las funciones de auditoría de GFI Archiver en su lugar. Para obtener más información, consulte Configuración de auditorías (página 163). Ésta es la configuración recomendada si GFI Archiver usa una base de datos Microsoft® SQL Server 2000/2005/2008: HDD físico 1: instalación del sistema operativo y de GFI Archiver. HDD físico 2: Archivo de datos de Microsoft® SQL Server (.mdf). GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 21 HDD físico 3: Archivo de registro de Microsoft® SQL Server (.ldf) HDD físico 4: índices de base de datos de correo. IMPORTANTE Asegúrese de que los archivos .mdf y .ldf se almacenan en una carpeta de la unidad de destino, no en el directorio raíz. Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. NOTA Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de administración de Almacenes de archivo de GFI Archiver. IMPORTANTE Configurar Microsoft® SQL Server para que use el modo Autenticación mixta para su uso con GFI Archiver. Para cambiar al modo Autenticación mixta: 1. Haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades del Administrador corporativo. 2. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación. 3. Guarde la configuración. 2.7 Instalación de GFI Archiver Para instalar GFI Archiver: 1. Haga clic con el botón secundario en el instalador de GFI Archiver y seleccione Propiedades. En la pestaña General, haga clic en Desbloquear y, a continuación, en Aplicar. Este paso es necesario para evitar que el sistema operativo bloquee algunas acciones del instalador. 2. Inicie el instalador: Archiver.exe para instalar GFI Archiver en sistemas de 32 bits Archiver_x64.exe para instalar GFI Archiver en sistemas de 64 bits 3. En el cuadro de diálogo Elegir idioma de instalación, seleccione el idioma que quiera usar en la instalación y haga clic en Aceptar. 4. En la página de bienvenida, haga clic en Siguiente. 5. (Opcional) Si el asistente para instalación detecta que falta algún componente necesario, los requisitos se mostrarán en la ventana Requisitos de instalación. Haga clic en Instalar componentes para que el asistente instale los com ponentes automáticamente, o bien haga clic en Cancelar para instalarlos manualmente. Haga clic en Siguiente. NOTA Si se cumplen todos los requisitos de la instalación, este paso se omite. Para obtener más información, consulte Requisitos del sistema (página 11). GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 22 6. Si quiere que GFI Archiver compruebe si hay alguna versión más reciente que la que se está instalando, seleccione Comprobar si hay nuevas actualizaciones de GFI Archiver en el sitio web de GFI y haga clic en Siguiente. De lo contrario, seleccione No comprobar si hay una nueva actualización y haga clic en Siguiente. NOTA La comprobación de una nueva actualización requiere una conexión a Internet activa. 7. Lea el acuerdo de licencia y seleccione la opción Acepto los términos del acuerdo de licencia. Haga clic en Siguiente para continuar. 8. Elija el servicio de directorio de usuarios que quiera usar con GFI Archiver. GFI Archiver es compatible con Active Direc tory de Microsoft y con los servicios de GFI Directory. Se recomienda el uso de Active Directory de Microsoft siempre que esté disponible. Seleccione una las opciones siguientes, en función del tipo de entorno y de escenario de imple mentación: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Utilizar el servicio Active Directory de Microsoft detec tado en su red Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo vinculado a una ins tancia de Active Directory de Microsoft. Se recomienda usar este servicio de directorio de usuarios siempre que esté disponible, ya que se podría centrar la gestión de usuarios en Active Directory sin tener que ins talar GFI Directory. Instalar y utilizar el servicio de GFI Directory en este equipo Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo vinculado a una ins tancia de Active Directory de Microsoft. Elija esta opción para gestionar los usuarios en GFI Directory, no en Active Directory. No es la opción recomendada. Utilizar el servicio Active Directory de Microsoft/servicio de GFI Directory detectado en su red Estas opciones se muestran con las nuevas instalaciones de GFI Archiver en un equipo que incluya GFI Direc tory y que esté vinculado a una instancia de Active Directory de Microsoft. Elija el servicio de directorio de usuarios que quiera usar. Actualizar el ser vicio local de GFI Directory (reco mendado) Esta opción está disponible con las nuevas instalaciones o actualizaciones en un equipo en el que se ha ins talado una versión anterior de GFI Directory. Elija esta opción para actualizar el servicio de GFI Directory ins talado a la versión más reciente. A continuación, reanude la instalación de GFI Archiver. También puede elegir Omitir proceso de actualización para conservar la versión instalada de GFI Directory y continuar con la instalación de GFI Archiver. NOTA Al instalar una nueva instancia de GFI Archiver en un equipo que no se haya vinculado a una instancia de Active Directory y que no incluya GFI Directory, haga clic en Instalar para implementar GFI Directory. Cuando la instalación se haya completado, la instalación de GFI Archiver se reanudará automáticamente. 9. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación de GFI Archiver en la carpeta predeterminada. Si desea ele gir una ubicación alternativa, haga clic en Cambiar y seleccione una ruta de instalación alternativa. 10. Si desea modificar los valores predeterminados para el sitio web y el alias de directorio virtual, hágalo en los campos Sitio web y Alias de directorio virtual. Estos valores definen la URL que se utiliza para acceder a GFI Archiver. Haga clic en Siguiente. 11. (Opcional) Si Control de cuentas de usuario (UAC) está habilitado en el servidor en el que va a instalar GFI Archiver, el asistente para instalación le avisará de que debe deshabilitar UAC o iniciar Internet Explorer con la opción «Ejecutar como administrador». Para obtener más información, consulte el siguiente artículo de la base de conocimientos: http:// go.gfi.com/?pageid=MAR_UserAccountsControl. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 23 12. Haga clic en Instalar. 13. Al terminar, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente para instalación. 2.8 Asistente de postinstalación Una vez que GFI Archiver se ha instalado correctamente, se muestra la pantalla Enhorabuena. Haga clic en Configurar para instalar el Asistente postinstalación que sirve de ayuda en la configuración de GFI Archiver. El Asistente de postinstalación le ayudará a realizar las siguientes acciones: TAREA DESCRIPCIÓN Escriba una clave de licencia válida Se necesita una clave de licencia válida para utilizar GFI Archiver una vez instalado el producto. Utilice la clave de licencia adquirida o introduzca una clave de usuario de evaluación si está evaluando GFI Archiver. Se puede solicitar una clave de usuario de evaluación en http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm. Configurar Almacén de archivo Configure un Almacén de archivo que defina propiedades como el nombre, el tipo de base de datos y las ubicaciones de índices. GFI Archiver utiliza esta configuración como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo. Seleccionar un método de archi vado El método de almacenamiento define cómo se recopilan y se archivan los elementos en los almacenes de archivo de GFI Archiver. Elija el método de archivado que prefiera de las opciones disponibles. Haga clic en Siguiente para configurar GFI Archiver para su primer uso. Confirme que la configuración de Licencias, los ajustes del almacén de archivo y el método de almacenamiento están marcados como completados y haga clic en Finalizar. Una vez que se cumplan los requisitos del asistente de postinstalación, podrá empezar a usar GFI Archiver. 2.8.1 Configuración de licencia En la pantalla Configuración de licencia, escriba la clave de licencia obtenida al adquirir el producto GFI Archiver. Haga clic en Verificar clave de licencia y, a continuación, en Siguiente para continuar. NOTA Para evaluar GFI Archiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm. 2.8.2 Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de pos tinstalación En GFI Archiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo constan de varios componentes, como: Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos elec trónicos Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico. Los almacenes de archivo se crean en función de un perfil de Almacén de archivo que define detalles como la convención de nomenclatura del Almacén de archivo, el tipo de bases de datos y las ubicaciones de archivos de bases GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 24 de datos, archivos de correo electrónico e índices. Utilice el Asistente de Almacén de archivo para crear la configuración del Almacén de archivo nuevo que se utilizará como plantilla para crear automáticamente Almacenes de archivo futuros. Para configurar los almacenes de archivo nuevos: 1. En el Asistente de postinstalación, haga clic en Siguiente después de introducir una clave de licencia válida. 2. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son: TIPO DE BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN Microsoft SQL Server con alma cenamiento de archivos Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a 8.000 correos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® (página 27). NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ®. Microsoft SQL Server Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000 correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® (página 27). NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ®. SQL Server Express con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos electrónicos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use una base de datos SQL Server ® Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® (página 27). NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ® Express. Se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Microsoft®. Base de datos de GFI Archiver Se recomienda únicamente con fines de evaluación. Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco que especifique. Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI Archiver (página 26). NOTA Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI Archiver creará automáticamente una base de datos. 3. Para continuar con la instalación, haga clic en Siguiente y siga el Asistente de postinstalación. 4. (Opcional) Seleccione Crear un almacén de archivo ahora para queGFI Archiver cree el primer almacén de archivo y haga clic en Siguiente. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 25 Configuración de almacén de archivo: base de datos de GFI Archiver Si ha decidido utilizar una base de datos de GFI Archiver, recibirá orientación para crear la Configuración de Almacén de archivo nuevo que GFI Archiver utiliza como plantilla para crear nuevos Almacenes de archivo. Captura de pantalla 3: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 1. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y base de datos y del índice de búsqueda que se van a usar en la base de datos de GFI Archiver. Especifique también todas las credenciales necesarias para acceder a las ubicaciones indicadas. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de archivo de base de datos Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de datos Firebird. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA No se permiten rutas de acceso UNC. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 26 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de archivo de correo elec trónico Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de los mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA Se permiten rutas de acceso UNC. Ubicación de índice de búsqueda Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA Se permiten rutas de acceso UNC. Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 128). Usar el inicio de sesión y la contraseña siguientes para acceder a la ruta de acceso a UNC anterior Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriben se usan para acceder a las rutas UNC seleccionadas. 2. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 3. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI Archiver cree el primer Almacén de archivo. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 4. Haga clic en Finalizar. Configuración de Almacén de archivo: SQL Server® Si ha elegido usar Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server con almacenamiento de archivos o SQL Server® Express con almacenamiento de archivos, ahora se le orientará para que configure un Almacén de archivo nuevo. NOTA Asegúrese de que SQL Server® se ha instalado con autenticación en modo misto y que se ha habilitado TCP IP. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 27 Captura de pantalla 4: Creación de Almacén de archivo: seleccionar base de datos 1. En la pantalla Detalles del servidor de la base de datos, elija un servidor SQL Server® de la lista de servidores detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Seleccione el servidor de bases de datos que va a usar para almacenar los correos electrónicos archivados. Permite seleccionar un servidor SQL Server ® en la lista de servidores Microsoft® SQL Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para volver a comprobar si algún servidor se ha conectado desde que se cargó la página. Especifique manualmente el servidor de bases de datos que va a usar para archi var los correos electrónicos. Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft® SQL Server detectados y especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de archivo. 2. Haga clic en Siguiente para continuar. 3. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en el almacenamiento de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre de la base de datos Microsoft® SQL Server en el campo Servidor de base de datos. Si se seleccionó un servidor de bases de datos, continúe con el paso siguiente. 4. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server® seleccionado. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 28 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Autenticación de Win dows integrada Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder a SQL Server ®. No es necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña. Autenticación de Micro soft SQL Server Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario y Contraseña para acceder a SQL Server ®. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. 6. Proporcione las rutas de acceso para los datos (.mdf) y los archivos de registro (.ldf) de SQL Server®. Si se ha seleccionado una base de datos existente, omita el paso siguiente. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Utilice la ruta de acceso predeterminada definida en el servidor con Microsoft SQL Server Indica a GFI Archiver que use las rutas de acceso predeterminadas configuradas en SQL Server ®. Desactive esta opción para configurar rutas de acceso alternativas. Ubicación del archivo de datos Define la ubicación que usa GFI Archiver para almacenar archivos de datos. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso. Usar la misma ruta de acceso para el archivo de datos y el de registro. Indica a GFI Archiver que use la ruta de acceso del cuadro de texto Ubicación de los datos y del archivo de registro como ubicación para el archivo de registro. Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo de registro. Ubicación del archivo de registro Define la ubicación que usa GFI Archiver para almacenar los archivos de registro. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso. 7. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 29 Captura de pantalla 5: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 8. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor SQL Server® seleccionado. NOTA Dependiendo del tipo de servidor SQL Server® elegido, algunas opciones no están disponibles. Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos, se deshabilitan las opciones Ubicación de archivo de base de datos y Ubicación de archivo de correo electrónico. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de archivo de correo electrónico Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA Se permiten rutas de acceso UNC. Usar el inicio de sesión y la contra seña siguientes para acceder a la ruta de acceso a UNC anterior GFI Archiver Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las rutas UNC seleccionadas. 2 Instalación de GFI Archiver | 30 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de índice de búsqueda Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA Las rutas de acceso UNC se permiten, siempre que el servicio de búsqueda tenga acceso de lectura/escritura a la ubicación. Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 128). 9. Haga clic en Siguiente para continuar. IMPORTANTE Para obtener más información, consulte Elección del tipo de base de datos (página 19). 10. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI Archiver cree el primer Almacén de archivo. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 11. Haga clic en Finalizar. 2.8.3 Configuración de método de archivado GFI Archiver ofrece varias opciones de archivado. Dependiendo de los objetivos de su infraestructura y de la organización, puede utilizar el método de almacenamiento para definir cómo recopila GFI Archiver los elementos para su almacenamiento en los almacenes de archivo. NOTA Para incluir o excluir buzones concretos del almacenamiento, use la función Restricciones de archivado de los buzones. Para obtener más información, consulte Configuración de restricciones de almacenamiento (página 98). IMPORTANTE Los elementos no se archivan si no se configura un método de almacenamiento. Para configurar el método de archivado: 1. Seleccione la ficha Configuración y, en las fuentes del archivado, haga clic en Método de archivado. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 31 Captura de pantalla 6: Configuración de método de archivado 2. Haga clic en Configurar método de archivado. 3. En la página Asistente del método de archivado, seleccione entre las opciones siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Archivado manual Este método de almacenamiento no requiere Microsoft® Exchange. Las empresas que usen Microsoft® Outlook pueden almacenar manualmente los mensajes de correo electrónico, independientemente del lugar en que esté hospedado su correo electrónico. Seleccione esta opción cuando quiera hacer lo siguiente: Permitir que los usuarios seleccionen manualmente los correos electrónicos que se van a archivar desde sus apli caciones Microsoft Outlook® con Archive Assistant. Los usuarios también pueden definir una estructura de carpetas al archivar manualmente los correos electrónicos para facilitar las búsquedas. Para obtener más información, consulte Archive Assistant (página 58). Importe automáticamente los elementos de los buzones de los usuarios mediante Archive Assistant con la con figuración de importación automática. En este tipo de implementación, GFI Archiver no se conecta al servidor de correo y recupera los elementos para el archivado directamente de los equipos cliente. Para obtener más infor mación, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant (página 110). GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 32 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Archivado automático (registro en diario) Cuando se selecciona, GFI Archiver se conecta automáticamente al servidor de correo configurado, descarga los elementos almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Para obtener más información, consulte Administración de los servidores de correo electrónico para archivar (página 90). Si se selecciona el método Archivado automático (registro en diario), seleccione una de las siguientes opciones: Todos los mensajes de correo electrónico: Seleccione esta opción para archivar todos los elementos des cargados del buzón de correo de registro en diario. Almacenamiento basado en reglas: Archive solo los elementos descargados del buzón de correo de registro en diario. Cuando se selecciona esta opción, debe configurar las reglas de almacenamiento que determinan qué ele mentos se almacenan y cuáles se ignoran. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archi vado (página 94). IMPORTANTE Cuando se selecciona el almacenamiento basado en reglas, debe configurar las reglas de almacenamiento para que GFI Archiver empiece a archivar. NOTA Se puede seleccionar más de un método de archivado. Por ejemplo, puede habilitar Archivado manual y Archivado automático (registro en diario) para Todos los mensajes de correo electrónico al mismo tiempo. 4. Haga clic en Guardar. Configuración de un buzón de registro en diario Si ha seleccionado el método de archivado Archivado automático (registro en diario), tendrá que crear un buzón de correo de registro en diario en el servidor de correo. El registro en diario es una función que permite la grabación del correo electrónico de una organización. Por medio del registro en diario, el servidor de correo puede canalizar los elementos que se van a archivar en un único buzón. GFI Archiver se conecta al servidor de correo y recupera los elementos para el archivado del buzón de correo de registro en diario. En GFI Archiver, se puede crear automáticamente un buzón de correo de registro en diario si el servidor de correo utilizado es Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Creación de un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de postinstalación (página 33). Si utiliza otro de servidor de correo, el buzón de correo de registro en diario debe crearse manualmente en el servidor de correo. Una vez que se ha creado el buzón de correo de registro en diario, GFI Archiver tiene que conectarse a él para empezar el archivado. Para crear un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange Server de forma manual, consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange. IMPORTANTE Si el registro en diario no se configura correctamente, el método de archivado Archivado automático (registro en diario) NO funcionará. Creación de un buzón de correo de registro en diario en Microsoft Exchange con el asistente de pos tinstalación Para configurar el registro en diario para Microsoft Exchange Server 2007 con el Asistente de postinstalación: 1. En el Asistente de configuración que se abre después de crear el Perfil de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 33 Captura de pantalla 7: Asistente de buzón de diario 2. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos. Seleccione esta opción para crear automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de correo de registro en diario se creará en el servidor de Microsoft® Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados. NOTA Esta característica sólo funciona en Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores. i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos y haga clic en Siguiente. ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de correo de registro en diario. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Dejar que GFI Archiver cree un nuevo usuario de registro en dia rio al que asociar los buzones. Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzo nes a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados. Utilizar usuario de registro de dia rio existente para asociar buzo nes. Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados". GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 34 iii. Haga clic en Siguiente. iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas. 3. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar. 2.9 Probar la configuración En función del método de archivado elegido durante las tareas de postinstalación, pruebe la configuración para asegurarse de que los mensajes de correo electrónico se archivan correctamente. Prueba de archivado manual 1. Abra una instalación de Microsoft Outlook® en la que se haya implementado Archive Assistant. NOTA Para obtener más información, consulte Archive Assistant (página 58). 2. Seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Archivar. 3. En GFI Archiver, vaya a la ficha Archivar. 4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado utilizando Archive Assistant se muestra en el panel Conversación. Prueba de archivado de archivado automático (registro en diario) de todos los mensajes de correo elec trónico 1. Cree un correo electrónico y envíelo a una dirección de correo electrónico que pertenezca a un buzón que se está archivando. 2. En GFI Archiver, vaya a la ficha Archivar. GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 35 Captura de pantalla 8: Buscar correo electrónico 3. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación. Prueba de archivado basado en reglas 1. Asegúrese de que se han configurado reglas de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de reglas de archivado (página 94). 2. Cree un correo electrónico en función de los criterios configurados en las reglas de archivado y envíelo a una dirección de correo electrónico válida. 3. En GFI Archiver, vaya a la ficha Archivar. 4. Asegúrese de que se ha seleccionado el Almacén de archivo correcto y verifique que el mensaje de correo electrónico archivado se muestra en el panel Conversación. NOTA Cuando constate que GFI Archiver almacena correctamente los mensajes de correo electrónico, puede configurar las directivas de administración de buzones que quitan correo electrónico del servidor de Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulte Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange (página 36). 2.10 Eliminación de correo electrónico de Microsoft® Exchange Una vez queGFI Archiver está configurado y el correo electrónico de la organización se almacena correctamente, puede crear una directiva de administración de buzones para liberar espacio en el servidor de Microsoft Exchange eliminando GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 36 el correo electrónico que se ha almacenado. Esto se puede lograr con Archive Assistant o con la directiva de retención de Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre cómo quitar correos de Microsoft Exchange de forma manual, consulte http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=removexchemails. 2.11 Actualización a la última versión En esta sección se describe cómo actualizar una instalación de GFI Archiver a la última versión y mantener la misma configuración. NOTA Las actualizaciones directas de la versión 2011 o de versiones anteriores no son compatibles y se recomienda desinstalar GFI Archiver y volver a configurarlo. Notas importantes al actualizar La actualización no es reversible; no se puede retornar a la versión anterior que estaba instalada. Realice copia de seguridad de los almacenes de archivo de GFI Archiver antes de la actualización. Esta copia de segu ridad podría ser útil si se produce un error durante la actualización. Para obtener más información, consulte Copias de seguridad de Almacenes de archivo (página 130). Inicie sesión en el área de clientes de GFI para conseguir una nueva clave de licencia. Haga clic en el icono de llave azul que se encuentra a la derecha y seleccione Actualizar clave de licencia o haga clic en Renovación para ampliar el acuerdo de mantenimiento. Compruebe todos los requisitos del sistema antes de continuar con la actualización. Para obtener más información, consulte Requisitos del sistema (página 11). Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. Antes de comenzar la instalación, guarde y cierre todas las aplicaciones abiertas en el equipo. Deshabilite cualquier software antivirus que se esté ejecutando en el servidor en el que se ha instalado GFI Archiver. Procedimiento de actualización 1. Descargue la última versión de GFI Archiver en el servidor en el que esté instalado GFI Archiver. Vaya a http:// go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm, haga clic en Inicio de sesión e introduzca las credenciales de su cuenta de GFI. 2. Haga clic con el botón secundario en el instalador recién descargado y seleccione Propiedades. En la pestaña General, haga clic en Desbloquear y, a continuación, en Aplicar. Este paso es necesario para evitar que el sistema operativo bloquee algunas acciones del instalador. 3. Inicie el instalador recién descargado y siga las instrucciones que aparezcan en pantalla para instalar la última versión. 4. Utilice la clave de licencia obtenida en el área de clientes de GFI. 5. Si durante la instalación se le pide que actualice los esquemas de base de datos existentes al nuevo esquema de GFI Archiver, haga clic en Actualizar. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Cuando finalice la actualización: Actualice cualquier herramienta del cliente que esté en uso con GFI Archiver (Asistente para almacenamiento, Asis tente para almacenamiento de archivos o Outlook Connector) para asegurarse de que la integración es perfecta. Use los archivos de instalación de la carpeta de instalación de GFI Archiver para reinstalar las herramientas del cliente: GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 37 \GFI\Archiver\Client Tools\ Pruebe la configuración actualizada. Para obtener más información, consulte Probar la configuración (página 35). GFI Archiver 2 Instalación de GFI Archiver | 38 3 Uso de GFI Archiver GFI Archiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementos de calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de eDiscovery. Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de MailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos legales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa en su archivo. En las siguientes secciones encontrará información relativa a: 3.1 Utilización de la ficha Página de inicio 39 3.2 Inicio de sesión en GFI Archiver 43 3.3 Exploración de elementos archivados 43 3.4 Trabajar con elementos archivados 45 3.5 Búsqueda de elementos archivados 48 3.6 Acceso a varios buzones 54 3.7 Cambiar las preferencias de usuario 55 3.8 Herramientas del cliente 56 3.9 Outlook Connector 56 3.10 Archive Assistant 58 3.11 File Archive Assistant 61 3.12 GFI MailInsights® 62 3.1 Utilización de la ficha Página de inicio Use la pestaña Página de inicio de GFI Archiver para supervisar fácilmente la instalación. La información gráfica y estadística proporciona información general en tiempo real de los parámetros operativos generales de GFI Archiver. También ayuda a identificar los problemas antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 39 Captura de pantalla 9: El panel de GFI Archiver En la interfaz de GFI Archiver, seleccione la pestaña Página de inicio. La información se muestra en varios elementos de la pantalla agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen cada una de estas secciones y cómo interpretar los datos que presentan: Información general del estado Servidores Almacenes de archivo Flujo de correo electrónico Visor de eventos GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 40 3.1.1 Información general del estado Captura de pantalla 10: Latido de GFI Archiver El área "Información general del estado" muestra información que permite identificar rápidamente problemas relacionados con varios componentes de GFI Archiver, como por ejemplo, que algún servidor no responda. Para investigar cualquier interrupción en el servicio diríjase a las siguientes pestañas: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Servicios Muestra el estado actual de los servicios de fondo que usa GFI Archiver. Buzones de diario Muestra una lista de los buzones de registro en diario configurados. Para obtener más información, consulte Con figuración de un buzón de correo de registro en diario (página 91). Servidores SQL Ser ver Muestra los servidores SQL Server configurados para almacenar correo electrónico. Para obtener más información, con sulte Elección y preparación de una base de datos (página 18). Licencias La pestaña Licencia muestra si la licencia actual es válida y si se ha instalado la versión de evaluación o una versión con licencia completa. También indica el número de usuarios con licencia, el número de usuarios habilitados y el tiempo que lleva funcionando el producto. 3.1.2 Servidores Captura de pantalla 11: Área Servidores GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 41 En el área ‘Servidores’ encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el servidor en el que se ha instalado GFI Archiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer un seguimiento de los servidores que se estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas antes de que el espacio se agote totalmente. 3.1.3 Almacenes de archivo Captura de pantalla 12: Área Almacenes de archivo El área ‘Almacenes de archivo’ proporciona información sobre el número total de mensajes de correo electrónico almacenados en GFI Archiver y sobre el número de Almacenes de archivo utilizados. Esta información le permite comprobar si los correos electrónicos se están archivando correctamente. NOTA Si Conservación por razones legales está habilitado, se muestra un mensaje en esta ventana. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157). 3.1.4 Flujo de correo electrónico Captura de pantalla 13: Área Flujo de correo electrónico de GFI Archiver GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 42 El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ proporciona una visión general gráfica de la cantidad de mensajes de correo electrónico que GFI Archiver está archivando. Los picos o valles de mensajes que no se encuentren dentro del flujo normal de correo electrónico deben investigarse, ya que pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico no funciona correctamente. Personalice el gráfico "Flujo de correo electrónico" para ver el flujo de todos los buzones de diario, un solo buzón o un periodo específico. Para personalizar la vista, use los controles proporcionados y haga clic en Actualizar. 3.1.5 Visor de sucesos Captura de pantalla 14: Ficha Visor de sucesos La ventana "Visor de eventos" proporciona información acerca de los eventos de GFI Archiver. Los mensajes que se muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos del sistema que el administrador del sistema no suele ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su atención. 3.2 Inicio de sesión en GFI Archiver Para iniciar sesión en GFI Archiver, seleccione una de las siguientes opciones: Vaya a Inicio > GFI Archiver > GFI Archiver. La aplicación se carga en el explorador de Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows®) cuando se le soliciten. También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet: http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI Archiver> Por ejemplo: http://mydomain.com/Archiver De manera predeterminada, GFI Archiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI Archiver. NOTA Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Windows®. NOTA Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI Archiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI Archiver está instalado. 3.3 Exploración de elementos archivados 1. En GFI Archiver, seleccione la ficha Archivar. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 43 Captura de pantalla 15: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que encontrará a continuación. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos elec trónicos. Oculta el panel de vista previa de correo. Muestra el panel de vista previa de correo. En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista de correos electrónicos. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón. Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario archi vados GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 44 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Cambie a la vista del historial de archivos y muestre una lista de archivos archivados por File Archive Assistant. Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión ini ciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas. Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. NOTA No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. NOTA De manera predeterminada, GFI Archiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar. 3.4 Trabajar con elementos archivados En la pestaña Archivo de GFI Archiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y realizar acciones en ellos. Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los controles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 43). Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de mensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en cualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista de correo electrónico. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 45 Captura de pantalla 16: Trabajo con elementos archivados en GFI Archiver Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el elemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de calendario. En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al ver su contenido: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario. Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Ver hilo de conversación Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 46 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales) Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta “Importante”. Para agregar una etiqueta: 1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente. 2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico. Para quitar una etiqueta asignada previamente: 1. Seleccione una etiqueta asignada previamente. 2. Haga clic en Quitar etiqueta. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. NOTA Las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico. Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Guardar correo en el disco (formato EML) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Descargar elemento de calendario Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Imprimir correo electrónico/elemento de calendario. Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador. Mostrar imágenes en correo electrónico Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico. Marcar como no SPAM Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM. Eliminar correo electrónico/elemento de calendario Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. NOTA No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. Mostrar eventos de elemento de calendario Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de correo electrónico. Descargar GFI Archiver Al ver los archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco. 3 Uso de GFI Archiver | 47 3.5 Búsqueda de elementos archivados Al buscar elementos archivados, tales como mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o faxes,GFI Archiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos los elementos que coincidan, con sus respectivos archivos adjuntos. En GFI Archiver, puede buscar por: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Búsqueda rápida Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar todos los mensajes de correo electrónico archivados del usuario seleccionado en todos los almacenes de archivo. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar los siguientes comodines: ? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s". Búsqueda simple Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 48). Búsqueda avanzada Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más infor mación, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. GFI Archiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI Archiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente. 3.5.1 Uso de Búsqueda simple Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes de fax/SMS en todos los almacenes de archivo. Para usar Búsqueda simple : 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Buscar. Captura de pantalla 17: Opciones de Búsqueda simple 2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 48 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Contiene Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines: ? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Asunto Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto. Fecha de envío Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. De Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remitente del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. Para Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. Adjunto Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos. Opciones avanzadas Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obte ner más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. 3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de archivo Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes como dines: ? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Tipo de archivo Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor predeterminado). Fecha de última modi ficación Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los con troles de calendario. Opciones avan zadas Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 49 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Contiene Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes como dines: ? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Organizador Especifique el nombre del organizador del evento. Asunto Busque elementos de calendario con un asunto concreto. Asistentes invitados Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento. Inicio del evento Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los con troles de calendario. Ubicación Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento. Opciones avanzadas Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obte ner más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/SMS almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Contiene Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes como dines: ? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Tipo Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable. Fecha de envío Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS. De Especifique la dirección del remitente que se va a buscar. Para Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar. Opciones avanzadas Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obte ner más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. NOTA La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes la habilita el administrador de GFI Archiver. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 50 3.5.2 Uso de Búsqueda avanzada Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia gama de criterios de búsqueda al buscar elementos archivados. Para usar Búsqueda avanzada 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable y seleccione Opciones avanzadas. que hay al lado del cuadro de texto Búsqueda rápida Captura de pantalla 18: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Buscar en los correos elec trónicos Seleccione el usuario en la lista disponible. Almacén de archivos Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. Fecha de envío Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Incluye todo s/cualquiera Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 51 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remitente del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. Destinatario: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. CCO: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del destinatario cuya direc ción se ha escrito en el campo CCO. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exac tamente. Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha especificada. Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo - Permite buscar mensajes de correo electrónico que tengan contenido específico en el cuerpo del correo o sus adjuntos. Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los datos adjuntos. Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos. Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. NOTA Haga clic en Excluye todas estas con diciones , que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad. NOTA Haga clic en , que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la búsqueda. Volver a opcio nes básicas Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 48). Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Buscar Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. 3.5.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones En GFI Archiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 52 NOTA Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+ Para realizar una búsqueda simple: 1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre GFI Archiver con el siguiente formato: http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI Archiver> Por ejemplo: http://mydomain.com/Archiver 2. Inicie sesión con sus credenciales. NOTA La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI Archiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario (página 55). 3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar. 4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican por fecha en orden descendente. NOTA La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es 5000. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 53 Captura de pantalla 19: Vista de conversación en smartphone 5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados. NOTA La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI Archiver desde el equipo. NOTA La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón. 3.6 Acceso a varios buzones Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros usuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde la característica Control de acceso de GFI Archiver. NOTA La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 54 Captura de pantalla 20: Acceso a varios buzones Para ver los elementos archivados de otro buzón: 1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos mensajes tiene acceso). 2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda. 3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar. 4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. 3.7 Cambiar las preferencias de usuario 1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se muestran por página. 4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión como administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría. 5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horaria correcta. La fecha y la hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI Archiver se mostrarán según este parámetro. 6. Haga clic en Guardar. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 55 3.8 Herramientas del cliente GFI Archiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que los usuarios puedan acceder a sus datos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la oficina o durante los desplazamientos. Utilice la página Acceso del cliente para descargar y configurar cualquiera de los siguientes elementos: OPCIÓN DESCRIPCIÓN GFI Archiver Outlook Connector Un complemento de Microsoft Outlook® que permite a los usuarios ver elementos archivados desde su cliente Microsoft Outlook. Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Outlook Connector, consultehttp://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide. GFI Archiver Archive Assistant Una herramienta que permite a los usuarios archivar de forma manual mensajes de correo electrónico, archivos y elementos de calendario que se encuentren en el programa Microsoft Outlook®. Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Archive Assistant, consulte http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide. File Archive Assistant de GFI Archiver Un agente que permite a los usuarios almacenar archivos automáticamente desde una carpeta sincronizada o manualmente desde cualquier ubicación de su equipo. Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar File Archive Assistant, consulte http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide. GFI Archiver Touch App para Windows 8/RT Una aplicación que permite a los usuarios buscar datos archivados directamente desde Windows 8 o Win dows RT. Acceso a IMAP Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar elementos archivados en buzones a los que pueda acceder. 3.9 Outlook Connector Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook® con los datos archivados por GFI Archiver. Este conector se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o a través de la instalación manual. Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Outlook Connector, consulte http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide. Cuando Outlook Connector está instalado, se registra automáticamente en Microsoft Outlook®. Microsoft Outlook® intentará conectarse a GFI Archiver con la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con GFI Archiver se realiza automáticamente en el intervalo de tiempo especificado, o bien manualmente con la barra de herramientas de estado de Outlook Connector. Outlook Connector agregará la carpeta Buzón de GFI Archiver a la lista de carpetas de Microsoft Outlook®. De manera predeterminada, solo estará disponible un buzón (el buzón del usuario que haya iniciado sesión); sin embargo, se podrán agregar otros buzones más adelante. Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de GFI Archiver. NOTA De forma predeterminada, Outlook Connector sincroniza y muestra los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en los últimos 365 días. Para obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se sincronizan, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_OutlookConnectorSyncronisation GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 56 3.9.1 Funcionamiento de GFI Archiver Outlook® Connector Captura de pantalla 21: ¿Cómo funciona GFI Archiver Outlook® Connector? 1. Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud Microsoft Outlook® con GFI Archiver. de sincronización de las carpetas de 2. GFI Archiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del almacén de archivo de GFI Archiver . ® 3. GFI Archiver envía los datos relativos al correo electrónico a los equipos cliente de Microsoft Outlook . 3.9.2 Cambio de la disponibilidad de la pestaña Outlook® Connector De forma predeterminada, la ficha Outlook® Connector está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verla: 1. En la página Acceso del cliente , haga clic en en la pestaña Outlook Connector. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 57 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Sólo administradores La ficha Outlook® Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. Todos los usuarios y admi nistradores La ficha Outlook® Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión. 3.10 Archive Assistant Archive Assistant permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo electrónico, elementos de calendario y archivos (como documentos o imágenes) desde Microsoft Outlook®. Archive Assistant se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory® o de forma manual. Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar Archive Assistant, consulte http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide. Archive Assistant es un complemento instalado en Microsoft Outlook® que permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del cliente Microsoft Outlook en GFI Archiver. De forma predeterminada, los elementos almacenados en GFI Archiver se organizan en una estructura de carpetas idéntica a la del buzón del usuario en Microsoft Outlook. NOTA El archivado manual debe estar habilitado en GFI Archiver para que Archive Assistant funcione. NOTA Archive Assistant se puede instalar en Microsoft Outlook® 2003, 2007, 2010 y 2013. IMPORTANTE Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas. 3.10.1 Funcionamiento de Archive Assistant 1. En Microsoft Outlook®, el usuario selecciona un mensaje de correo electrónico, un grupo de mensajes, elementos de calendario, un archivo o una serie de archivos, o bien una carpeta y utiliza los comandos de archivo en la barra de herramientas adicional que se instala cuando se implementa Archive Assistant. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 58 Captura de pantalla 22: Cómo funciona Asistente para almacenamiento con GFI Archiver NOTA Utilizando la característica Archivado de archivos de Archive Assistant, podrá archivar con facilidad en GFI Archiver archivos desde cualquier ubicación de su equipo (incluyendo documentos de Microsoft Office). Esta característica está diseñada para proporcionar una ubicación centralizada de los datos de usuario. 2. Archive Assistant (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud de sincronización de los elementos de calendario seleccionados con GFI Archiver. 3.10.2 Habilitación y deshabilitación del almacenamiento manual El método manual de archivado debe habilitarse para que Archive Assistant funcione. Para habilitar o deshabilitar el archivado manual: 1. Inicie sesión en GFI Archiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos. 2. En la página Configuración, seleccione Método de archivado. 3. Haga clic en Configurar método de archivado. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 59 Captura de pantalla 23: Habilitar o deshabilitar archivado manual 4. Realice una de las acciones siguientes: Para habilitarlo, marque la casilla de verificación Archivado manual. Para deshabilitarlo, quite la marca de la casilla de verificación Archivado manual. 5. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. 3.10.3 Cambio de la disponibilidad de la pestañaArchive Assistant De forma predeterminada, la ficha Archive Assistant está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verlo: 1. En la página Acceso del cliente , haga clic en en la pestaña Archive Assistant. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Sólo administradores La ficha Archive Assistant sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. Todos los usuarios y admi nistradores La pestaña Archive Assistant estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 60 3.11 File Archive Assistant File Archive Assistant permite que los usuarios sincronicen archivos entre su equipo y GFI Archiver. Se puede acceder a todos los archivos que ha archivado File Archive Assistant a través de la interfaz web de GFI Archiver y GFI Archiver Touch App para Windows 8 y Windows RT. File Archive Assistant se puede utilizar de 2 formas: Uso Descripción Archivar archivos manualmente desde cualquier ubicación de su equipo Cuando File Archive Assistant se ha instalado en el equipo, se agrega un nuevo elemento del menú contextual para realizar el archivado manual al menú contextual predeterminado de Windows. Para archivar las carpetas o los archivos seleccionados, haga clic con el botón secundario en cualquier carpeta, archivo, selección de carpetas o selección de archivos y haga clic en Archivar archivos. Utilizar una carpeta sincronizada para archivar archivos auto máticamente File Archive Assistant permite crear carpetas sincronizadas. Los archivos guardados en estas car petas se cargarán automáticamente a GFI Archiver. File Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory®. Notas que tiene que tener en cuenta el administrador antes de instalar File Archive Assistant: Para usar File Archive Assistant, el administrador de GFI Archiver tiene que configurar los roles y los permisos para el archivado de archivos. Para obtener más información, consulte Configuración de roles y permisos para el archivado de archivos (página 62). Los elementos que se archiven con File Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas. Ajuste la configuración predeterminada de File Archive Assistant para que los clientes de su red hereden los pará metros de configuración del servidor. Para obtener más información, consulte Configuración de los parámetros pre determinados de File Archive Assistant (página 115). Para obtener más información sobre cómo instalar y configurar File Archive Assistant, consulte http:// manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide. 3.11.1 Cambio de la disponibilidad de la pestaña File Archive Assistant De forma predeterminada, la ficha File Archive Assistant está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI Archiver. Para que los usuarios no puedan verlo: 1. En la página Acceso del cliente , haga clic en en la pestaña File Archive Assistant. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Sólo administradores La ficha File Archive Assistant sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. Todos los usuarios y admi nistradores La pestaña File Archive Assistant estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 61 3.11.2 Descarga del paquete MSI de File Archive Assistant File Archive Assistant se puede descargar en http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadMSI11.0 como paquete MSI. El archivo MSI se puede utilizar entonces para instalar File Archive Assistant a través de GPO. NOTA Guarde el paquete MSI de File Archive Assistant descargado en una carpeta compartida de su red. Asegúrese de que el recurso compartido tiene propiedades de lectura. Anote la ruta de la carpeta para usarla más adelante. 3.11.3 Configuración de roles y permisos para el archivado de archivos Para configurar los roles y permisos necesarios para el archivado de archivos: 1. Inicie sesión en GFI Archiver con un usuario que disponga de privilegios administrativos. 2. En la página Configuración, seleccione Roles y permisos. 3. Seleccione un rol de la lista disponible que sea pertinente para los usuarios configurados y haga clic en Configurar rol. Si no encuentra el adecuado, cree uno nuevo haciendo clic en Agregar rol nuevo. 4. Asegúrese de que el rol seleccionado tenga habilitado el permiso Archivado de File Archive Assistant. 5. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. 3.12 GFI MailInsights® GFI MailInsights ® es una utilidad para la generación de informes incluida en GFI Archiver que utiliza los elementos archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. NOTA GFI MailInsights® solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos de acceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN Flujo de comu nicación Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Uso de correo web Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con ser vicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Respuesta de correo electrónico Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Uso del alma cenamiento Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Cuentas inactivas Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 62 NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN Palabras ina propiadas Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Spammers internos Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Fuera de las horas de oficina Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Detección de pérdida de datos Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Búsqueda de trabajo Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Tráfico de usuarios Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Temas de correo elec trónico Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Indicadores del ren dimiento del correo electrónico Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Informe de mensajes de correo electrónico grandes Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías. 3.12.1 Requisitos de GFI MailInsights® GFI MailInsights® requiere las siguientes configuraciones: Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Cambio de la configuración general (página 169). Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización (página 126). Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente. 3.12.2 Generación de informes de MailInsights Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un usuario que se especifique en el campo Reenviar a. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Para generar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. (Opcional) En el campoReenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario. NOTA Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 63 NOTA Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';' 4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe. 3.12.3 Programación de informes de MailInsights Todos los informes de MailInsights® pueden programarse para que se ejecuten automáticamente. Para programar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. Haga clic en Programación. Captura de pantalla 24: Programación de informes de MailInsights® 4. En el campo Nombre de informe , introduzca un nombre significativo para el informe. 5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario (o destinatarios). 6. En la lista desplegable Programar informe , seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente. 7. En el campo A, especifique la hora. 8. Haga clic en Guardar y programar informe . GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 64 3.12.4 Flujo de comunicación El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos. Captura de pantalla 25: Flujo de comunicación de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Destinatarios Seleccione Internos, Externos o Todos. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado es los 20 primeros. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de un gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 65 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correo electrónico de contacto Dirección de correo electrónico de contacto. Mensajes de correo electrónico enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Mensajes de correo electrónico recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Total de mensajes de correo electrónico Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Última comunicación Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido. 3.12.5 Uso de correo web El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios internos con las cuentas de correo electrónico web. Captura de pantalla 26: Uso de correo web de MailInsights El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los 20 primeros. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 66 El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor. La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usuario Dirección de correo electrónico del usuario. Total de mensajes de correo electrónico Número total de contactos internos. Mensajes de correo electrónico enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Mensajes de correo electrónico recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Promedio/día Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día. Porcentaje total Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web. NOTA El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com 3.12.6 Respuesta de correo electrónico El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los empleados en responder a los mensajes de correo electrónico. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 67 Captura de pantalla 27: Respuesta de correo electrónico de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es Todos. Clasificar por Especifique el método de clasificación. Las opciones son: Por nombre (predeterminado) Por capacidad de respuesta Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en horas, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usuario Nombre o dirección de correo electrónico del usuario. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 68 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Media de respuestas Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas). Media de respuestas internas Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas). Media de respuestas externas Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas). 3.12.7 Uso del almacenamiento El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos adjuntos. Captura de pantalla 28: Uso del almacenamiento de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden selec cionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory® Tipo de ele mento Seleccione una las siguientes opciones disponibles: Mensajes de correo electrónico, Archivos o Correos elec trónicos y archivos. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 69 NOTA Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha Fecha de la recepción de correo electrónico. Tamaño total Tamaño total del archivo adjunto. Imágenes Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes. Documentos Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos. Música Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música. Vídeos Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos. Otros Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros. 3.12.8 Cuentas inactivas El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas. Captura de pantalla 29: Cuentas inactivas de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 70 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). NOTA Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado. El informe devuelve una lista de cuentas inactivas. 3.12.9 Palabras inapropiadas El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes. Captura de pantalla 30: Palabras inapropiadas de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 71 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Destinatarios Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). NOTA Para agregar palabras a la lista Palabras inadecuadas, ejecute el archivo InappropriateWordsEditor.exe desde C:\Archivos de programa\GFI\Archiver\core\bin. Tenga en cuenta que este archivo contiene palabras vulgares que pueden ser ofensivas. El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha y hora Fecha y hora del correo electrónico Remitente Dirección de correo electrónico del remitente Asunto Asunto del correo electrónico 3.12.10 Spammers internos El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO. Captura de pantalla 31: Spammers internos MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 72 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Incluir Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de usuario Nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Promedio de des tinatarios Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado. 3.12.11 Fuera de las horas de oficina Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 73 Captura de pantalla 32: Fuera de las horas de oficina de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo. Incluir Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado es 50. Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 74 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Horas de oficina Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización. Semana laborable Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal. Días no laborables Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la empresa. IMPORTANTE La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración. NOTA Si se usa el botón Borrar todo, se borrarán las fechas configuradas en todos los años. En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos: Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo. Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m. En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal. Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche; los miércoles son festivos. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 75 Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las horas de oficina. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correo electrónico Dirección de correo electrónico del usuario Número de correos electrónicos enviados Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina 3.12.12 Detección de pérdida de datos Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos que contengan: Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Números de la seguridad social de los EE.UU. Documentos e información confidenciales NOTA El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuario seleccionado. Captura de pantalla 33: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 76 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario. Destinatarios Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales remitentes. La tabla contiene la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Remitente Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto Asunto del correo electrónico. NOTA Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. Tipo de pér dida El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales, información médica, NOTA Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera. 3.12.13 Búsqueda de trabajo Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y recibidos que contengan currículos. NOTA El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuario seleccionado. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 77 Captura de pantalla 34: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario. Dominios La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en . Para quitar un dominio, haga clic en . Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista. La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo. La tabla contiene la siguiente información: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 78 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Remitente Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto Asunto del correo electrónico. NOTA Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. 3.12.14 Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos electrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas. NOTA El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o grupo seleccionado. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 79 Captura de pantalla 35: Informe de búsqueda de frase de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario. Tipo de gráfico Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de correos elec trónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos elec trónicos enviados por día. Frases Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 80 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de correos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase. La tabla contiene la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Remitente Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. Frase La frase que se encontró en el correo electrónico. 3.12.15 Informe de trafico de usuarios El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido. Captura de pantalla 36: Tráfico de usuarios de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 81 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Las direcciones de correo electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicaciones intercambiados entre la dirección de correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Dirección de correo elec trónico Dirección de correo electrónico de contacto. Enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Interna Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos. Entrante Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la organización. Saliente Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direcciones de fuera de la organización. 3.12.16 Informe de temas de correo electrónico Este informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabras más comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índices de búsqueda para identificar los términos más usados. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 82 Captura de pantalla 37: Temas de correo electrónico de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) al principio del informe. Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuario seleccionado y el número total de mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráfico de barras apiladas muestra las 10 palabras clave más usadas en el eje x, mientras que en el eje y muestra el número de veces que se encuentran dichas palabras. Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación: TABLA DESCRIPCIÓN Palabras clave más usadas en la organización Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cada palabra clave. Temas de correo electrónico Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajes de correo electrónico encontrados y la frase que se busca. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 83 NOTA La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los almacenes de archivo que abarcan el período de tiempo solicitado parcial o completamente. La tabla Temas de correo electrónico muestra sólo información de los mensajes de correo electrónicos recibidos en el periodo seleccionado. 3.12.17 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico El informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando las tendencias de uso del correo electrónico del usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Los resultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de personas cuya descripción del trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico similares. Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Los resultados se muestran de acuerdo con los siguientes indicadores: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Sociable Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros. Toma la iniciativa Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente. Expresivo Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz. Organizado Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que se le asignen. Responsable Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función. Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar los irrelevantes, como los boletines o las notificaciones automáticas. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 84 Captura de pantalla 38: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights® Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Seleccione Últimos 6 meses o Últimos 12 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Mensajes de correo elec trónico excluidos Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluir los boletines o las noti ficaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@newsletters.com. Ponderación Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con un rol concreto. Por ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe, mientras que en el caso de un director contable cabe esperar todo lo contrario. Seleccione una las opciones siguientes: Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico similar. Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe. Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los que envía. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 85 El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La información del buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetas situadas debajo del gráfico. La tabla consta de la siguiente información: TABLA DESCRIPCIÓN Factores Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si el informe se genera para un grupo). Estadísticas reco piladas Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informe se genera para un grupo) o por mes. Dirección de correo electrónico (usuario)/mes Total enviados Total recibidos Total de respuestas enviadas Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados Archivos adjuntos enviados Archivos adjuntos recibidos 3.12.18 Informe de mensajes de correo electrónico grandes El informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño sea superior al especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). Captura de pantalla 39: Correos electrónicos grandes de MailInsights® GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 86 Filtre el informe usando los siguientes criterios: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione un usuario o grupo. Tamaño Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informe se muestran todos los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. El tamaño mínimo es 5 MB y es el configurado de manera predeterminada. El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Un resumen del informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correo electrónico del periodo especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño de los mensajes de correo electrónicos enviados de forma porcentual, uno es para los principales usuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos. Por ejemplo, si el usuario A envía 5 mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B enviar 4 mensajes de correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentaje superior en el gráfico. Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación: TABLA DESCRIPCIÓN Fecha Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Remitente Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. Número de des tinatarios Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado. Categoría de archivos adjun tos Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). Tamaño Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos. GFI Archiver 3 Uso de GFI Archiver | 87 4 Configuración de GFI Archiver La página Configuración permite personalizar y configurar diversos aspectos de GFI Archiver, incluidas las fuentes de almacenamiento, la administración de los almacenes de archivo, la conexión a GFI Archiver y las directivas que ayudan a administrar mejor los archivos. Esta página también ofrece una descripción general completa de la configuración actual de GFI Archiver. Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración actual. NOTA Utilice los botones situados en la esquina superior derecha de la página Configuración para alternar entre las vistas de lista y mosaico. Captura de pantalla 40: Página de configuración de GFI Archiver La siguiente tabla describe la información disponible. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 88 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Método de archi vado Muestra el método de archivado habilitado actualmente. Se debe especificar un método de archivado para que GFI Archiver comience a archivar mensajes de correo electrónico. Servidores de correo a archivar Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI Archiver. Reglas de archi vado Si se ha habilitado el archivado basado en reglas, se muestra el número de reglas configuradas. Buzones para archivar Muestra si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones de archivo del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan. Ámbito del archi vado Muestra si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si se archivan los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación de ellos). Recuperación de estructura de car petas de buzón Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de estructura de carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft® Exchange Server con GFI Archiver. Almacenes de archivo Muestra el número de Almacenes de archivo configurados con esta instalación de GFI Archiver. Roles y permisos Asignar roles a usuarios seleccionados para concederles los permisos necesarios para acceder a funciones con cretas de GFI Archiver. Control de acceso El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón. Servidor IMAP Muestra si el servidor IMAP está habilitado. Si está habilitado, los usuarios pueden recuperar mensajes de correo electrónico archivados utilizando clientes de correo IMAP compatibles. Directivas de reten ción y spam Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI Archiver. Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden eliminar de inmediato o después de un periodo de tiempo concreto. Reglas de cla sificación Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos electrónicos a través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan determinados criterios se pueden clasificar automáticamente. Auditoría Muestra y define si la auditoría de GFI Archiver está activa. Eliminación de mensajes Muestra si la eliminación de mensajes está habilitada. Si está habilitada, los usuarios pueden eliminar per manentemente mensajes de correo electrónico archivados de los buzones a los que tienen acceso. Cambio de la clave de licencia Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI Archiver Configuración general Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI Archiver 4.1 Archivar orígenes GFI Archiver ofrece varias opciones de archivado. En función de los objetivos de su infraestructura y de la organización, puede utilizar el método de almacenamiento para definir el método de recopilación de elementos que emplea GFI Archiver para su almacenamiento en los almacenes de archivo. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 31). Este tema contiene información sobre: 4.1.1 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar GFI Archiver 90 4 Configuración de GFI Archiver | 89 4.1.2 Configuración de reglas de archivado 94 4.1.3 Configuración de restricciones de almacenamiento 98 4.1.4 Administración del ámbito del archivado 103 4.1.5 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 103 4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant 110 4.1.7 Configuración de los parámetros predeterminados de File Archive Assistant 115 4.1.1 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar En función del método de archivado seleccionado, GFI Archiver se puede configurar para que se conecte a servidores de correo electrónico para recuperar mensajes de correo electrónico para el archivado. Encontrará una lista de servidores de correo compatibles en la sección de requisitos del sistema. Sin embargo, también puede configurar otros servidores de correo que cumplan los siguientes requisitos: Un servidor de correo con IMAP activado Función de registro en diario o de duplicado en el servidor de correo GFI Archiver usa el registro en diario para centralizar todos los correos electrónicos para que se archiven en un solo buzón. Se configura un buzón de correo de registro en diario inicial con el asistente de postinstalación de GFI Archiver. Un buzón de correo de registro en diario es un tipo de buzón que almacena una copia de todos los correos de una organización. GFI Archiver se conecta al servidor de correo, descarga los mensajes de correo electrónico almacenados en el buzón de correo de registro en diario y los almacena en almacenes de archivo. Una vez que los mensajes de correo electrónico se descargan del servidor de correo, se eliminan del buzón de correo de registro en diario para liberar recursos en el servidor de correo. Para obtener más información, consulte Funcionamiento de GFI Archiver (página 6). NOTA Algunas funciones de GFI Archiver están diseñadas para que solo funcionen con Microsoft Exchange Server. Algunas funciones del producto como la recuperación de la estructura de carpetas del buzón, la importación del buzón de Exchange a través de la herramienta de importación y exportación y la herramienta Mailbox Restore no están disponibles si se utilizan otros servidores de correo. En esta sección se proporciona información sobre cómo: Ver servidores de correo configurados Crear buzones de registro en diario en Microsoft® Exchange Server (o en otros servidores de correo) Editar los detalles de los buzones de registro en diario existentes Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes Eliminar los detalles de los buzones de registro en diario existentes IMPORTANTE Para correos electrónicos registrados que se van a archivar en GFI Archiver, se debe habilitar el método de archivado Archivado automático (registro en diario). Una vez que los mensajes de correo electrónico se descargan del servidor de correo, se eliminan del buzón de registro en diario. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 31). GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 90 Cómo ver servidores de correo configurados Para ver servidores de correo configurados desde los que GFI Archiver archiva correos electrónicos, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. Captura de pantalla 41: Pantalla Administrar buzones de diario La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Buzón de regis tro en diario Define el nombre del buzón de diario que se ha instalado en el servidor de correo y que se ha configurado para su uso en GFI Archiver. Activa Indica si el buzón de diario está activo. Servidor de buzo nes Nombre de equipo del servidor en el que se ha configurado el buzón de diario. Almacén de buzones Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario configurado. Tipo de cone xión Define el tipo de conexión que GFI Archiver utilizará para recuperar correos electrónicos de los servidores de correo de origen de los correos electrónicos archivados. Configuración de un buzón de correo de registro en diario Al realizar el archivado desde un servidor de correo, GFI Archiver tiene que conectarse a un buzón de correo de registro en diario desde el que recuperará los elementos. Este tema describe cómo crear un buzón de correo de registro en diario nuevo desde la interfaz de usuario de GFI Archiver y cómo conectarlo a los buzones de registro en diario existentes: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Haga clic en Agregar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 91 Captura de pantalla 42: Elija cómo desea que el asistente configure GFI Archiver para que use un buzón de diario. 3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, seleccione cualquiera de las siguientes opciones: a. Seleccionar un buzón de diario en la lista de buzones inferior. Seleccione esta opción si ya ha creado y configurado un buzón de correo de registro en diario. Seleccione un buzón en la lista de buzones detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de un buzón de registro en diario (página 33). i. Seleccione uno de los buzones detectados y haga clic en Siguiente. ii. En la ventana Credenciales del buzón de diario, vuelva a hacer clic en Siguiente para finalizar la configuración. iii. Cuando reciba el mensaje Servidor de correo electrónico que se va a archivar configurado correctamente, haga clic en Finalizar. b. Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos elec trónicos Seleccione esta opción para crear automáticamente un buzón de registro en diario con el asistente. El nuevo buzón de registro en diario se creará en el servidor de Microsoft® Exchange seleccionado en la lista de servidores detectados. NOTA Esta característica sólo funciona en Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 y en las versiones posteriores. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 92 i. Seleccione Dejar al asistente crear un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivo de correos electrónicos y haga clic en Siguiente. ii. Cuando se le solicite, escriba los detalles requeridos para el buzón de registro en diario. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Dejar que GFI Archiver cree un nuevo usuario de registro de dia rio al que asociar buzones. Seleccione esta opción si ya ha configurado un buzón de correo de registro en diario en un servidor de correo. En el campo Buzones detectados, seleccione la base de datos de buzo nes a la que desea conectarse de la lista de buzones detectados. Utilizar usuario de registro de diario existente para asociar buzones. Esta opción se habilita si se detecta un usuario de registro en diario. Si esta opción aparece habilitada, el usuario de registro en diario detectado se asociará a "Buzones detectados". iii. Haga clic en Siguiente. iv. Para finalizar la configuración, introduzca las credenciales administrativas requeridas. c. Introducir manualmente los detalles de los buzones de diario Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados y las credenciales. i. Si se conecta a través de IMAP, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Conectar mediante IMAP Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. IMAP: Solo está disponible si GFI Archiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007. Servidor de correo Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario. Puerto IMAP El valor predeterminado es 143. Si SSL no está habilitado, la conexión no será cifrada. Usar SSL Haga clic para usar SSL y obligar que se realice el cifrado. El número de puerto IMAP cambia auto máticamente a 993. Inicio de sesió n/Contraseña: Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. NOTA No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. Carpeta Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. ii. Si realiza la conexión a través de EWS, escriba los siguientes datos requeridos para el buzón de registro en diario: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Conectar por medio de EWS Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. Exchange Web Services (EWS) solo está disponible para Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010. Inicio de sesió n:/Contraseña: Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. NOTA No se permiten nombres de inicio de sesión que contengan espacios. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 93 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Carpeta Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correo electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. Carpeta pública Marque la carpeta como pública. Exchange Server Host Seleccione una las opciones siguientes: Detección automática (se recomienda) Host a Exchange manual/Office 365 CAS: escriba la dirección IP del servidor Exchange o el nombre de host del servidor de acceso de cliente (CAS). El CAS es un rol de servidor que gestiona todas las cone xiones de cliente con un servidor Exchange. Si realiza la conexión a través de EWS para Office 365, escriba el nombre de host de Office 365. iii. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 4. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario. Edición de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en . 3. En la página Asistente del servidor de correo de archivado, los parámetros siguiendo las instrucciones que se definen del apartado Cómo añadir buzones de diario nuevos. Desactivación y activación de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de registro en diario que desea editar y haga clic en registro en diario existente, o bien en para desactivar un buzón de para activar un buzón que se haya desactivado anteriormente. Eliminación de buzones de registro en diario existentes 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione los buzones de registro en diario que desea eliminar y haga clic en . IMPORTANTE La eliminación de un buzón de registro en diario en GFI Archiver es un procedimiento irreversible. Los mensajes de correo electrónico del buzón de registro en diario no se pueden recuperar si se han eliminado. IMPORTANTE La eliminación de un buzón de diario de GFI Archiver no elimina ni deja inoperativos los buzones de diario existentes en el servidor de correo. 4.1.2 Configuración de reglas de archivado IMPORTANTE Esta característica se deshabilita si Archivado basado en reglas no está habilitado en el Asistente del método de archivado. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 31). GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 94 Se puede configurar una serie de reglas de archivado para determinar los mensajes de correo electrónico que se archivan. Las reglas se crean en función de distintos criterios y GFI Archiver aplica cada regla a los correos electrónicos entrantes y salientes que coinciden con las reglas configuradas. Si una regla coincide, el correo electrónico se archiva y se traslada a la carpeta configurada. IMPORTANTE La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico. Captura de pantalla 43: Configuración de reglas de archivado NOTA GFI Archiver aplica reglas a la lista en orden descendente. Las reglas se pueden desplazar arriba/abajo por la lista utilizando las flechas proporcionadas. IMPORTANTE Los correos electrónicos o elementos de calendario que se archiven con Archive Assistant quedarán archivados independientemente de las reglas que se hayan establecido en Archivado basado en reglas. Adición de reglas de archivado Para agregar una regla de archivado: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado. 2. Haga clic en Agregar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 95 Captura de pantalla 44: Adición de una nueva regla de almacenamiento 3. En el campo Nombre de regla, especifique un nombre significativo para la regla de archivado. 4. En la sección Criterios de correo electrónico, especifique condiciones de regla a partir de las opciones disponibles descritas en la tabla siguiente. Haga clic en para agregar más condiciones. CONDICIÓN DESCRIPCIÓN Asunto Los correos electrónicos que coinciden con el asunto especificado se archivan. Cuerpo Los correos electrónicos que son una coincidencia exacta con una palabra o una frase especificada en estos criterios se archivan. Remitente Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba el nombre del usuario. NOTA Se mostrará una lista de usuarios de Active Directory cuando comience a escribir las primeras letras de una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 96 CONDICIÓN DESCRIPCIÓN Destinatario Seleccione Correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico o seleccione Usuario y escriba el nombre del usuario. NOTA Se mostrará una lista de usuarios de AD cuando comience a escribir las primeras letras de una dirección de correo electrónico o de un nombre de usuario. Tamaño total del correo electrónico Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de correo electrónico en MB. Tamaño del archivo adjunto Seleccione un filtro de las opciones disponibles (Igual que, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que) y especifique un tamaño de archivo adjunto en MB. Tipo de archivo adjunto Seleccione un filtro de las opciones disponibles: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos, Personalizado NOTA Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. 5. En el campo Colocar correo electrónico coincidente en la carpeta, especifique la carpeta en la que se archiva el correo electrónico. NOTA Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta La ruta de acceso de la carpeta se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada mediante las convenciones siguientes: \ (barra diagonal inversa) se representa con /\ / (barra diagonal) se representa con // Por ejemplo: Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas: Introduzca la siguiente ruta de acceso: Bandeja de entrada\Dirección//Presidente\Solicitudes/\Consultas NOTA Si la carpeta especificada por el usuario no existe, se crea automáticamente. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Haga clic en Finalizar. Edición de reglas de archivado Para editar una regla de archivado: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Reglas de archivado. 2. Haga clic en Editar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 97 3. Utilice el Asistente de regla de archivado para modificar los campos obligatorios. 4. Haga clic en Finalizar. Eliminación de reglas de archivado 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de archivado. 2. Seleccione las reglas que desea eliminar y haga clic en . 4.1.3 Configuración de restricciones de almacenamiento GFI Archiver requiere una licencia por cada buzón. Es posible que tenga que excluir ciertos buzones del almacenamiento e incluir sólo algunos concretos. Esto se puede lograr configurando las restricciones de archivado de los buzones. Con una lista de restricción de archivo compuesta por nombres de usuario de Active Directory o de GFI Directory y direcciones de correo electrónico (llamada lista de inclusión o lista de exclusión, en función del método de restricción seleccionado), puede determinar el número de buzones con licencia que ha contado el producto con uno de los siguientes métodos: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 98 MÉTODO DE RESTRICCIÓN DESCRIPCIÓN Restricción por exclusión Active Restricciones de archivado seleccionando una de las siguientes opciones de Uso de una lista de exclusión: NO archivar ningún elemento si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricciones: GFI Archiver no almacena elementos si alguna de las direcciones del correo electrónico apa rece en la lista de restricción de archivo. Archive el elemento para los usuarios de su organización. Los usuarios de la lista de restricciones no podrán verlo: Al usar esta opción, las direcciones de correo electrónico se comparan con la lista de exclusión. Si el remitente o alguno de los destinatarios no están en la lista, se archiva el correo electrónico (incluso aunque algunos destinatarios estén en la lista de exclusión). Sin embargo, solo los usuarios que no se hayan excluido podrán ver el correo electrónico. Los elementos no se archivan en estos casos: El remitente y todos los destinatarios se encuentran en la lista de exclusión. El remitente y todos los destinatarios no se encuentran en Active Directory ni en GFI Direc tory. Estas son algunas situaciones habituales: Ejemplo 1: Un remitente externo envía un correo electrónico a 1 destinatario interno que se encuentra en la lista de exclusión: No se guarda el elemento, ya que el remitente no está en Active Directory o GFI Directory y el destinatario interno está en la lista de exclusión. Ejemplo 2: Un remitente externo envía un correo electrónico a 2 destinatarios internos. Uno se encuentra en la lista de exclusión, el otro no: Se archiva el elemento, pero el destinatario interno que se encuentra en la lista de exclusión no puede ver el correo electrónico archivado. Ejemplo 3: Un remitente interno envía un correo electrónico a 1 grupo de distribución interno. Solo un miembro del grupo se encuentra en la lista de exclusión: Se archiva el ele mento, pero el miembro que se encuentra en la lista de exclusión no puede ver el correo elec trónico archivado. Si GFI Archiver está configurado para usar una lista de exclusión, el módulo de licencias resta el número de usuarios de Active Directory de o de GFI Directory de la lista de restricción de archivo configurada del número total de usuarios de la organización. NOTA Las direcciones de correo electrónico de la lista de restricción de archivo no se restan. Ejemplo 1: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios de Active Directory o GFI Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 4 usuarios. Ejemplo 2: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de exclusión de 6 usuarios de Active Directory o GFI Directory, pero la lista de exclusión también contiene otra entrada para una dirección de correo electrónico (no un usuario). En este caso, la licencia necesaria sigue siendo para 4 usuarios, ya que las direcciones de correo electrónico se ignoran. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 99 MÉTODO DE RESTRICCIÓN DESCRIPCIÓN Restricción por inclusión Active Restricciones de archivado seleccionando una de las opciones de Uso de una lista de inclusión: Esta acción permite archivar los elementos: Archivar siempre elementos si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricciones: Si cualquier dirección está en la lista de restricción de archivo configurada. Archivar el elemento solo si todos los destinatarios y remitentes aparecen en la lista de restricciones: Si todas las direcciones (en los campos de destinatarios y remitentes) figuran en la lista de restricción de archivo. En ambos casos, la lista de inclusión limita la licencia al número de usuarios de Active Directory o de GFI Directory de la lista. NOTA Si una de las entradas de la lista de inclusión es una dirección de correo electrónico, la licencia cuenta el número de usuarios que se encuentran en Active Directory o GFI Directory. Esto garantiza la consistencia, ya que un usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico. Ejemplo 1: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios y una lista de inclusión de 6 usuarios de Active Directory o GFI Directory. La licencia que se necesita en este escenario es para 6 usuarios. Ejemplo 2: Piense en Active Directory o GFI Directory con 10 usuarios, una lista de inclusión de 6 usuarios de Active Directory o GFI Directory y otra entrada para una dirección de correo electrónico. En este caso, la licencia necesaria es de 10 usuarios. La entrada de correo electrónico provocará que el módulo de licencias cuente todos los usuarios de Active Directory o GFI Directory. Habilitación de las restricciones de archivado de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Restricciones de almacenamiento. 2. Haga clic en Cambiar configuración. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 100 Captura de pantalla 45: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado 3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija una de las siguientes opciones: EXCLUSIÓN / INCLUSIÓN OPCIÓN Uso de una lista de exclu sión NO archivar ningún elemento si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de res tricciones Archive el elemento para los usuarios de su organización. Los usuarios que se encuentren en la lista de res tricción no podrán visualizarlo NOTA Cuando el archivado manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de exclusión no pueden archivar manualmente correos electrónicos con Archive Assistant si está habilitada alguna de estas opciones. Uso de una lista de inclu sión Archivar siempre mensajes si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de res tricciones Archivar el elemento solo si todos los destinatarios y remitentes aparecen en la lista de restricciones NOTA Cuando Almacenamiento manual está configurado, los usuarios que se encuentran en una lista de inclusión pueden archivar manualmente elementos con Archive Assistant si está habilitada alguna de estas opciones. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 101 IMPORTANTE Después de habilitar Restricciones de archivado, haga clic en Gestionar restricciones para crear la lista de usuarios, grupos o buzones que se van a restringir. Las restricciones configuradas no entrarán en vigor si no se crea la lista. 4. Haga clic en Guardar. Captura de pantalla 46: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios 5. Haga clic en y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o usuarios y escriba el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que se restringirá. 6. Haga clic en Guardar. Deshabilitación de las restricciones de archivado de los buzones Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones: 1. Seleccione la ficha Configuración. 2. Haga clic en Buzones para archivar. 3. Haga clic en Cambiar configuración. 4. Anule la selección de la casilla de verificación Habilitar restricciones de archivado. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 102 5. Haga clic en Guardar. 4.1.4 Administración del ámbito del archivado El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a archivar. Por medio de esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI Archiver que excluya el archivado de mensajes de correo electrónico interno o que incluya todos los mensajes de correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos los salientes. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Ámbito del archivado. Captura de pantalla 47: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico. 2. Seleccione Configurar ámbito del archivado y en la lista mostrada anule la selección de los mensajes de correo electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente tabla: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correos elec trónicos entrantes Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico que provengan de fuera del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Correos elec trónicos salien tes Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se encuentren dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Correos elec trónicos inter nos Define si GFI Archiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. 3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 4.1.5 Configuración de Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones De forma predeterminada, GFI Archiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de acuerdo con la estructura de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen. Para replicar la estructura de carpetas de los buzones originales, habilite la característica Recuperación de estructura de carpetas de buzón de GFI Archiver. IMPORTANTE La característica Recuperación de estructura de carpetas de GFI Archiver añade una sobrecarga de procesamiento y de acceso a la red al proceso de archivado y puede ralentizar el sistema. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 103 Notas importantes: Para que funcione la característica Recuperación de la estructura de carpetas de buzones, asegúrese de que el usuario configurado cumple los siguientes requisitos: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Acceso de usuarios Asegúrese de que el usuario de Recuperación de la estructura de carpetas tiene acceso a los buzones de los usua rios en el almacén de Microsoft Exchange. El acceso es necesario para recuperar la estructura de carpetas. No utilice una cuenta de administrador existente. Existen permisos predeterminados de negación en Exchange que dificultan el uso de una cuenta de administración en comparación con una nueva cuenta de usuario. GFI Archiver puede crear esta cuenta automáticamente. Asignación de derechos de inicio de sesión El usuario de la recuperación de la estructura de carpetas necesita tener derechos de inicio de sesión en el equipo de GFI Archiver. Sin perfil de usuario de itinerancia El usuario configurado en la configuración de Sincronización de buzones deGFI Archiver no puede usar un perfil de itinerancia. Derechos de control total Asegúrese de que el usuario configurado en la configuración de de Sincronización de buzones de GFI Archiver tiene derechos de control total en la carpeta de GFI Archiver. Cliente MAPI y Objetos para cola boración de datos [solo MAPI] Es preciso instalar el cliente MAPI y Objetos para colaboración de datos (MAPI/CDO) de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange Server si GFI Archiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange 2003. No hay alma cenes de archivo de solo lectura Asegúrese de que los almacenes de archivo están marcados como de sólo lectura. GFI Archiver tiene que modificar el almacén de archivo cuando encuentra un correo electrónico coincidente y tiene que asignarlo a la carpeta correcta. Para obtener más información, consulte Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente (página 125). IMPORTANTE Para obtener más información, consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FolderStructureRetrieval. Habilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Seleccione Cambiar configuración. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 104 Captura de pantalla 48: Habilitar recuperación de estructura de carpetas 3. Seleccione Habilitar recuperación de estructura de carpetas. 4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta de usuario existente. Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura de carpetas se va a replicar. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Crear una cuenta de usua rio Indica a GFI Archiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos Conectarse por medio de, Nombre de usuario y Contraseña. Usar una cuenta exis tente Indica a GFI Archiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 105 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Conectarse por medio de Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Microsoft® Exchange Server para acceder a la estructura de buzones que se recupera. Opciones disponibles: Exchange Web Services (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI) tradicional: se recomienda para ser vidores de correo que NO usan Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010. Inicio de sesión Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la cuenta creada previamente. Contraseña Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado Crear una cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de administrador de dominio que tenga los derechos necesarios para crear la cuenta. 5. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar. Deshabilitación de la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de estructura de carpetas. IMPORTANTE La deshabilitación de Recuperación de estructura de carpetas no elimina ni deshabilita la cuenta de usuario que se creó previamente para esta característica. Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de carpetas. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Haga clic en Agregar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 106 Captura de pantalla 49: Agregar directiva de exclusión 3. Escriba un nombre para la directiva de carpetas excluidas y active la casilla de verificación Habilitar directiva de carpetas excluidas para aplicar la directiva inmediatamente. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 107 Captura de pantalla 50: Agregar carpetas que se excluyen 4. Escriba el nombre de la carpeta raíz o de las carpetas que desea excluir. Solo se pueden excluir carpetas de nivel superior. Por ejemplo, para excluir la carpeta «Elementos enviados», escriba lo siguiente: Elementos enviados. Haga clic en Agregar. NOTA Para excluir usuarios de la Recuperación de estructura de carpetas, especifique * como nombre de carpeta. El * es una palabra clave especial que representa todas las carpetas. Para obtener más información, consulte el siguiente artículo de la base de conocimientos: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 108 Captura de pantalla 51: Seleccionar los usuarios que se excluyen 6. Para excluir las carpetas especificadas en la pantalla anterior para usuarios específicos, seleccione Solo los usuarios seleccionados:. 7. En la lista desplegable, seleccione Usuario o Correo electrónico y escriba el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico correspondientes. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios. NOTA Si Sólo los usuarios seleccionados: no está habilitado, las carpetas especificadas en la pantalla interior se excluyen para todos los usuarios. 8. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar. Eliminación de directivas de exclusión de carpetas 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Recuperación de estructura de carpetas de buzón. 2. Seleccione la directiva de carpetas excluidas que desea quitar y haga clic en Quitar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 109 4.1.6 Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant Gracias a la funcionalidad que ofrece Archive Assistant, puede importar automáticamente mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de los buzones de los usuarios. El proceso se puede programar y es transparente para los usuarios. Para configurar el proceso de importación, siga estos pasos: Paso 1: Implemente Archive Assistant en los equipos de sus usuarios. Para obtener más información, consulte Archive Assistant (página 58). Paso 2: Habilite el método de almacenamiento manual. Para obtener más información, consulte Configuración de método de archivado (página 31). Paso 3: En el área Roles y permisos, asegúrese de que el usuario disponga de los permisos relevantes para archivar: Mensajes de correo electrónico de almacenamiento de Archive Assistant (en el buzón propio) Mensajes de correo electrónico de almacenamiento de Archive Assistant (en buzones definidos en el control de acceso) Archivos de almacenamiento de Archive Assistant Paso 4: Configure los ajustes necesarios para importar automáticamente los elementos de los buzones de los usua rios. Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 111). GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 110 Paso 5: Asignar configuración de importación a los usuarios detectados. Para obtener más información, consulte Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados (página 114). NOTA 1. Si Archive Assistant no está instalado en el equipo cliente, no se pueden importar elementos. 2. La importación comienza cuando Microsoft Outlook se está ejecutando en el equipo cliente. 3. Si Microsoft Outlook está cerrado, el proceso de importación se detiene temporalmente y se reanuda una vez que Microsoft Outlook se haya vuelto a abrir. Configuración de los ajustes predeterminados de importación Configurar los ajustes de importación automática de mensajes de correo electrónico y los elementos del calendario de los buzones de los usuarios: 1. Vaya a Configuración > Archive Assistant. 2. Haga clic en Nueva configuración de importación predeterminada. NOTA Una vez que se definen las opciones de importación predeterminada, el nombre del botón cambia a Actualizar configuración de importación predeterminada. Captura de pantalla 52: Configuración de ajustes predeterminados de importación GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 111 3. En el área Procesar mensajes de correo electrónico, seleccione una las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Una vez Selecciónela para ejecutar el proceso de importación sólo una vez. Puede programar el proceso en la siguiente pantalla que aparece cuando se selecciona esta opción de importación. Comprobar si hay men sajes de correo elec trónico cada Selecciónela para ejecutar el proceso de importación periódicamente. Especifique el intervalo en el campo que se proporciona para tal fin. Si se selecciona esta opción de importación, se omite la pantalla de programación. 4. En Fecha de correo electrónico, seleccione una de las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Todo el tiempo Selecciónela para ejecutar el proceso de importación de forma indefinida. Antes de Esta opción permite conservar el correo electrónico más reciente en el servidor de correo y almacenar sólo los mensajes de correo electrónico antiguos. Por ejemplo, si desea que los usuarios conserven en sus buzones úni camente los mensajes de correo electrónico recibidos los 30 últimos días y el servidor de correo no conserve los que tengan una antigüedad superior a 30 días, en el campo Antes de elija 30 y seleccione Eliminar per manentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato. Personalizado Selecciónela para ejecutar el proceso de importación durante un periodo de tiempo limitado. Especifique las fecha de inicio y finalización en los campos proporcionados 5. En Tipos de archivo, seleccione uno o los dos siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Mensajes de correo electrónico Selecciónela para importar mensajes de correo electrónico. Elementos de calendario Selecciónela para importar elementos de calendario de Microsoft Outlook. 6. (Opcional) En Almacenar mensajes de correo electrónico en carpeta (opcional), especifique el nombre de la carpeta de la que desea importar los mensajes de correo electrónico, por ejemplo, Buzón de entrada. NOTA Uso de caracteres especiales en nombres de carpeta La ruta de acceso de la carpeta se puede sobrescribir con la ruta de acceso de la carpeta deseada mediante las convenciones siguientes: \ (barra diagonal inversa) se representa con /\ / (barra diagonal) se representa con // Por ejemplo: Para introducir una ruta de acceso de carpeta para la siguiente estructura de carpetas: Introduzca la siguiente ruta de acceso: Bandeja de entrada\Dirección//Presidente\Solicitudes/\Consultas 7. En Tamaño máximo de correo electrónico, defina el tamaño máximo de los mensajes de correo electrónico que se va a importar. El valor predeterminado se establece en 2 MB. 8. Haga clic en Siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 112 9. Si en el paso 3 ha seleccionado ejecutar el proceso de importación Una vez, se muestra la ventana de programación. La pantalla de programación se omite si se selecciona la opción de importación Comprobar si hay mensajes de correo electrónico cada: Captura de pantalla 53: Configurar la programación de importación 10. En los ajustes de Programación, configure: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Programar importación Seleccione la frecuencia del proceso de importación marcando los días que desee. Hora de inicio Defina la hora del día en la que comenzará el proceso. Hora de finalización Escriba la hora día en que se detendrá el proceso. 11. Haga clic en Siguiente. 12. En el área Directiva de eliminación de correo electrónico, seleccione una de las opciones siguientes: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 113 OPCIÓN DESCRIPCIÓN No eliminar mensajes de correo electrónico almacenados Seleccione esta opción para que ningún mensaje de correo electrónico sea eli minado tras ser almacenado. Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados de inmediato Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico se eliminan en cuanto se archivan. Eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico almacenados des pués de n días Especifique el número de días que se conservarán copias locales de los mensajes de correo electrónico después de que hayan sido archivados (el valor pre determinado es 30 días). 13. En el área Directiva de eliminación de elementos de calendario, seleccione una de las opciones siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN No eliminar elementos de calendario archivados Seleccione esta opción para que ningún elemento del calendario sea eliminado tras ser almacenado. Eliminar elementos de calendario archi vados de forma permanente y de inme diato Cuando está seleccionada, los elementos de calendario se eliminarán en cuanto se archiven. Eliminar elementos de calendario archi vados de forma permanente después de n días Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los elementos de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminado es 30 días). 14. Haga clic en Finalizar. Configuración de opciones de importación de los usuarios detectados La primera vez que Archive Assistant se implementa en un equipo cliente, GFI Archiver detecta el usuario nuevo y lo agrega a la lista de usuarios detectados de la página Importar mensajes de correo electrónico. El administrador necesita asignar manualmente las opciones de importación a todos los usuarios nuevos para poder importar automáticamente los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de los buzones de los usuarios. Para asignar opciones de importación: 1. Vaya a Configuración > Archive Assistant. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 114 Captura de pantalla 54: Importe la configuración para los nuevos usuarios de Archive Assistant. 2. En la lista de usuarios detectados, haga clic para resaltar el nuevo usuario. 3. Seleccione una de las opciones de importación siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Continuar con la importación Haga clic para reanudar un proceso de importación pausado. Poner la impor tación en pausa Resalte un usuario de la lista de usuarios detectados y haga clic en Poner la importación en pausa para dete ner temporalmente un proceso de importación. Por ejemplo, use esta opción cuando realice el mantenimiento de un servidor de correo. Volver a impor tar Esta opción se usa cuando un proceso de importación no se ha realizado de forma totalmente correcta. GFI Archi ver usa Almacenamiento de instancia individual, un método que garantiza que no se archivan mensajes de correo electrónico duplicados en los almacenes de archivo. Eliminar Seleccione un usuario en la lista de usuarios detectados y haga clic en él para eliminarlo. Usar con figuración pre determinada Haga clic aquí para asignar al usuario la configuración de importación predeterminada.Para obtener más infor mación, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 111). Personalizar configuración Si desea asignar una configuración diferente a algún usuario concreto, seleccione Personalizar configuración y defina la configuración como se describe en Para obtener más información, consulte Configuración de los ajustes predeterminados de importación (página 111). 4.1.7 Configuración de los parámetros predeterminados de File Archive Assistant File Archive Assistant es un agente de cliente de tamaño reducido que permite a los usuarios almacenar archivos desde cualquier ubicación de su equipo. Los usuarios también pueden configurar carpetas sincronizadas desde las que GFI Archiver puede almacenar archivos automáticamente. Modifique la Configuración de File Archive Assistant predeterminada para permitir que los clientes de File Archive Assistant instalados en su red hereden los ajustes de configuración. El Resumen de la configuración de File Archive Assistant predeterminada que se encuentra en Configuración > File Archive Assistant muestra los ajustes configurados actualmente. Para configurar o actualizar la configuración de File Archive Assistant predeterminada: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 115 1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > File Archive Assistant. 2. Haga clic en Actualizar la configuración de File Archive Assistant predeterminada. 3. Configure los siguientes detalles: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Intervalo de sondeo Defina el intervalo en minutos en el que los sondeos de GFI Archiver sincronizaron las carpetas en los equipos cliente para recuperar archivos para su almacenamiento. Habilitar car peta sin cronizada predeterminada Si se habilita, la carpeta especificada en el campo Carpeta sincronizada predeterminada se transfiere a todos los equipos cliente donde esté instalado File Archive Assistant. Si la carpeta no existe en el equipo cliente, se crea automáticamente. Cualquier archivo ubicado en esta carpeta se sincronizará con GFI Archiver. Esta función tiene como objetivo automatizar el proceso de configuración para File Archive Assistant. Ruta de buzón de destino pre determinada La ruta establecida en el campo Ruta de buzón de destino predeterminada determina la estructura que ve el usuario e la pestaña Archivo de la interfaz de usuario web de GFI Archiver. El nombre de carpeta pre determinado se establece como Archivos sincronizados. Tamaño de archivo máximo Define el tamaño máximo de los archivos que se van a archivar. Los archivos que superen el tamaño máximo no se almacenarán. Incluir/excluir extensiones Utilice este campo para gestionar la lista existente de tipos de archivos. Habilitación de la colaboración de archivos con File Archive Assistant Mediante File Archive Assistant (FAA), GFI Archiver puede almacenar copias de archivos y carpetas importantes que se hayan recuperado de equipos cliente. Este proceso se puede realizar automáticamente, sin que un usuario tenga que participar y sin interrumpir los flujos de trabajo existentes. Con File Archive Assistant, los usuarios también pueden compartir archivos y carpetas entre sus propios equipos, asó como con otros usuarios. Esto permite la colaboración y el control de versiones. Los equipos y los empleados internacionales pueden trabajar con documentos compartidos sin depender del almacenamiento de archivos en línea de terceros. Todos los datos importantes de la compañía se almacenarán en un archivo seguro, conforme y en el que se puedan realizar búsquedas. Cuando se establece la colaboración, File Archive Assistant archiva todos los cambios guardados por los usuarios y crea un historial de archivos al que se puede acceder desde la interfaz de GFI Archiver. Los usuarios pueden recuperar archivos con el estado anterior y resolver conflictos cuando dos o más usuarios cambian un archivo de forma simultánea. Vea el vídeo: Recorrido por File Archive Assistant de GFI Archiver Para habilitar la colaboración entre archivos, se deben seguir estos pasos: Paso 1: Cree un usuario público en Active Directory . GFI Archiver usará el buzón de este nuevo usuario como repositorio compartido. Paso 2: Use la función Control de acceso de GFI Archiver para garantizar el acceso de usuarios al buzón del nuevo usuario público. Los archivos de colaboración se archivarán en este buzón compartido. Paso 3: En File Archive Assistant, configure el buzón de destino para que apunte a este buzón compartido. Paso 4: En File Archive Assistant, configure una carpeta de sincronización por cada usuario. Creación de un usuario público en Active Directory 1. Vaya a Inicio > Herramientas administrativas > Usuarios y equipos de Active Directory. 2. Expanda el nodo de dominio en el panel derecho y seleccione Usuarios. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 116 Captura de pantalla 55: Creación de un nuevo usuario en Active Directory 3. Haga clic derecho en el panel de la izquierda y seleccione Nuevo > Usuario en el menú contextual. Captura de pantalla 56: Introducción de los detalles del nuevo usuario 4. Introduzca los detalles necesarios y haga clic en Siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 117 Captura de pantalla 57: Configuración de contraseña del nuevo usuario 5. Introduzca la contraseña en el campo disponible. Vuelva a escribir la contraseña en el campo Confirmar contraseña. 6. Seleccione La contraseña nunca expira. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Finalizar. Resolución de un conflicto entre archivos Cuando dos usuarios tiene acceso a una carpeta ubicada en un buzón compartido y actualizan el mismo archivo a la vez, File Archive Assistant detecta un conflicto al intentar sincronizar el archivo guardado. Se alerta a cada usuario sobre el conflicto en la pantalla Resumen. Para resolver un conflicto, realice las siguientes acciones: 1. Haga doble clic en el icono de File Archive Assistant en la bandeja del sistema. 2. Haga clic en la pestaña Resumen. 3. En el campo Estado de conflicto, haga clic en Resolver conflicto. 4. En la ventana Resolver conflictos, elija cualquiera de las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de archivo Haga clic en el nombre de archivo para abrir el archivo almacenado localmente en su equipo. Copia del ser vidor Haga clic en Abrir suyos para abrir el archivo en el servidor de GFI Archiver. El archivo tendrá _theirs después del nombre de archivo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 118 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Acción Mantener mío: Haga clic en esta opción para mantener el archivo local y eliminar el archivo con la extensión _ theirs. Se mostrará un mensaje para confirmar la acción. En la próxima sincronización, el archivo se eliminará del ser vidor. Mantener suyos: Haga clic para mantener la copia del servidor y eliminar la copia local. Se mostrará un mensaje para confirmar la acción. El archivo que se mantenga tendrá el nombre original. 4.2 Archivar operaciones Este tema contiene información sobre: 4.2.1 Administración de Almacenes de archivo 119 4.2.2 Configuración de roles y permisos 140 4.2.3 Control de acceso 148 4.2.4 Configuración de un servidor IMAP 149 4.2.1 Administración de Almacenes de archivo En GFI Archiver, los Almacenes de archivo son los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo incluyen varios componentes, como: Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos elec trónicos Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico. GFI Archiver crea automáticamente Almacenes de archivo en función de un perfil de Almacén de archivo que define su nombre, tipo de bases de datos y ubicaciones de archivo. IMPORTANTE Si Configuración de Almacén de archivo nuevo no está configurado, los correos electrónicos no se archivan. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121). Visualización de los Almacenes de archivo configurados Para ver almacenes de archivo configurados, seleccione la pestaña Configuración y, en el área Archivo, haga clic en Almacenes de archivo. El resumen del Almacén de archivo se puede expandir para mostrar la configuración del Almacén de archivo nuevo. Todos los almacenes de archivo recién creados heredarán esta configuración. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 119 Captura de pantalla 58: Visualización de Almacenes de archivo De manera predeterminada, los almacenes de archivo configurados aparecen agrupados por año y se enumeran en tablas con el más reciente en la parte superior. Esta vista se puede cambiar con las opciones de clasificación Agrupar por y Ordenar. En la tabla siguiente se muestran los campos de Almacén de archivo disponibles: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Almacén de archivos Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente. Fecha de inicio La fecha de inicio indica el primer día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo. Fecha de finalización La fecha de finalización es el último día del período para los correos electrónicos contenidos en el Almacén de archivo. Los correos electrónicos que se encuentran fuera de este rango se archivan en otro Almacén de archivo. Estado Define el estado del Almacén de archivo en cuestión. Los estados disponibles son: Almacén de archivo lleno: Se muestra cuando No archivar más mensajes de correo electrónico en este Almacén de archivo está activado (cuando se editan las opciones de Almacén de archivo existentes) o cuando un Almacén de archivo que se ejecuta en una base de datos de Microsoft SQL Express ha alcanzado el límite de 4 GB. Indica que no es posible almacenar más. En línea: Indica que el Almacén de archivo está actualmente en uso. Indización normal: Indica que el Almacén de archivo se ha usado en el pasado, pero ya no se utiliza. Indización en pausa: Se muestra cuando la indexación se pone en pausa Indización pendiente: Se muestra temporalmente mientras GFI Archiver reconstruye un índice. Sólo lectura: Es posible acceder a un Almacén de archivo de sólo lectura y está disponible para realizar bús quedas, pero los nuevos mensajes de correo electrónico no se pueden archivar en el mismo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 120 Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de archivo. para ver más Configuración de Almacén de archivo nuevo La configuración de Almacén de archivo nuevo permite a GFI Archiver usar un conjunto de parámetros introducidos previamente para crear nuevos Almacenes de archivo automáticamente. Para ver un resumen de la configuración actual de Almacén de archivo nuevo: 1. Seleccione la ficha Configuración. 2. Haga clic en Almacenes de archivo. 3. Haga clic en junto a Resumen de configuración de Almacén de archivo. NOTA Tras la instalación de GFI Archiver, el asistente postinstalación le pedirá que ajuste la configuración de Almacén de archivo nuevo. Para obtener más información, consulte Configuración de almacén de archivo nuevo mediante el Asistente de postinstalación (página 24). Para editar la configuración de Almacén de archivo nuevo: 1. Seleccione la ficha Configuración y después haga clic en Almacenes de archivo. 2. En la ventana Almacenes de archivo, haga clic en Configuración de Almacén de archivo nuevo. 3. (Opcional) Para deshabilitar la exploración y la búsqueda de funciones en los Almacenes de archivo, desactive Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivos (habilitado de forma predeterminada). Haga clic en Siguiente para continuar. 4. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas para editar el patrón de nombres de los Almacenes de archivo nuevos. Seleccione una opción de la lista predefinida, o bien seleccione Patrón personalizado para personalizar la convención de nomenclatura. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 121 Captura de pantalla 59: Asistente postinstalación (seleccionar tipo de base de datos). 5. Seleccione dónde se van a almacenar los mensajes de correo electrónico archivados. Las opciones disponibles son: TIPO DE BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN Microsoft SQL Ser ver con alma cenamiento de archivos Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio de correo superior a 8.000 correos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ®. Microsoft SQL Server Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000 correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use un servidor SQL Server ® para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ®. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 122 TIPO DE BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN SQL Server Express con alma cenamiento de archivos Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos electrónicos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI Archiver que use una base de datos SQL Server ® Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. NOTA Esta opción requiere una instalación de SQL Server ® Express. Se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Microsoft®. GFI ArchiverBase de datos de Se recomienda únicamente con fines de evaluación. Seleccione esta opción para almacenar los encabezados/metadatos de todos los mensajes de correo electrónico en una base de datos Firebird y los datos de los correos electrónicos en la ubicación de disco que especifique. NOTA Esta opción NO requiere que se instale la base de datos Firebird. GFI Archiver creará automáticamente una base de datos. 6. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 7. (Opcional) Seleccione Cree un Almacén de archivo ahora para que GFI Archiver cree el primer Almacén de archivo. GFI Archiver envía un correo electrónico de bienvenida para confirmar que se ha creado el Almacén de archivo. 8. Haga clic en Finalizar. Cómo adjuntar un Almacén de archivo Los Almacenes de archivo de GFI Archiver se pueden desasociar y volver a adjuntar, por ejemplo al desplazar GFI Archiver a un nuevo servidor. Para obtener información sobre cómo desasociar un Almacén de archivo, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente. 1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Haga clic en Adjuntar archivo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 123 Captura de pantalla 60: Cómo adjuntar un Almacén de archivo 3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de almacén de archivo Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual. Permitir a los usuarios ver y buscar el almacén de archivos Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto. Acceso de sólo lectura Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo selec cionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 124 OPCIÓN DESCRIPCIÓN No archivar más men sajes de correo elec trónico en este Alma cén de archivo Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Seleccione el tipo de base de datos en la que desea almacenar los correos electrónicos archivados y haga clic en Siguiente. 6. Especifique los valores de Ubicación de archivo de base de datos, Ubicación de archivo de correo electrónico y Ubicación de índice de búsqueda, y haga clic en Siguiente. 7. Revise el Resumen de Almacén de archivos y haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Finalizar. Edición de los detalles de un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en . 3. En la pantalla Configuración, realice una de las acciones siguientes: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de almacén de archivo Lleve el cursor a este campo y escriba para editar el nombre actual. Permitir a los usuarios ver y buscar el almacén de archivos Selecciónelo para permitir que los usuarios busquen en este Almacén de archivo concreto. Acceso de sólo lectura Active esta opción para impedir que se eliminan mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo selec cionado (cuando Eliminación de correo electrónico está activado). Aunque los mensajes de correo electrónico se pueden ver, los mensajes nuevos no se almacenan. Además, también se evita que los usuarios agreguen etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. No archivar más men sajes de correo elec trónico en este Alma cén de archivo Cuando esta opción está habilitada, no se archivan más mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo seleccionado y se marca como «Lleno». Si la opción Eliminación de correo electrónico está activada, los usuarios podrán eliminar mensajes de correo electrónico de este Almacén de archivo. Además, los usuarios pueden agregar etiquetas a los mensajes de correo electrónico almacenados. Se creará un Almacén de archivo nuevo cuando los mensajes de correo electrónico nuevos tengan que almacenarse en un intervalo de fechas concreto. 4. Haga clic en Finalizar para guardar los cambios y salir del asistente o en Siguiente para editar los detalles adicionales relacionados con el Almacén de archivo existente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 125 Cómo desasociar un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Desasociar. IMPORTANTE La desasociación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos electrónicos archivados. 3. Cuando se le solicite, haga clic en Aceptar. Indización En GFI Archiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta búsqueda permanentemente actualizada permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y rápidas. Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI Archiver indexará los correos electrónicos recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre cómo forzar una indexación completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no es válido. Notas importantes 1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará disponible si la ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC. 2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de: Microsoft® Exchange Server está instalado GFI Archiver está instalado La base de datos de SQL Server®/Firebird se ha localizado. 3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos electrónicos recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de que los correos electrónicos estén o no indexados. Configuración de la frecuencia de indización 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 126 Captura de pantalla 61: Administración de índice de búsqueda 3. Configure una programación de indización con las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Indizar correos electrónicos archi vados cada Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un intervalo establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc. Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el equilibrio correcto entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento. NOTA Si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos se indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta forma se garantiza el índice más actualizado; los usuarios podrán hacer búsquedas y encontrar los correos electrónicos más recientemente archivados. NOTA Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico archivados. Indizar correos electrónicos archi vados todos los días a las GFI Archiver El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida. Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se podrán hacer búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24 horas, ya que no estarán indexados aún. 4 Configuración de GFI Archiver | 127 4. Configure el analizador de idioma. Para obtener más información, consulte Configuración del separador de palabras (página 128). 5. Configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice . Para obtener más información, consulte Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: (página 128). 6. Haga clic en Guardar. Configuración del separador de palabras La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos idiomas, especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de palabras (como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras, frases y párrafos. Los separadores de palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que proporcione resultados fiables y precisos. La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en los alfabetos basados en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por el contexto. Un separador de palabras es vital para conseguir una correcta indización de la mayoría de los idiomas asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y otros idiomas. Configuración del analizador de idioma 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. 3. Configure una de las siguientes opciones de análisis de idioma: Opción Descripción Habilitar separador de palabras inte grado (reco mendado) El analizador de idioma de GFI Archiver está habilitado de forma predeterminada. Para conseguir un ren dimiento óptimo de la indización se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo. Habilitar separador de palabras de Microsoft Windows Seleccione esta opción para deshabilitar el separador de palabras integrado deGFI Archiver y utilizar el separador de palabras de su sistema operativo Windows. Utilice la lista desplegable Idioma predeterminado para especificar el idioma que se utilizará para indizar datos archivados. NOTA Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado, agréguelo en la opción Configuración regional del Panel de control de Windows®. Asimismo, también puede marcar la casilla de verificaciónHabilitar la detección de idioma automática para que Windows detecte el idioma automáticamente. Configuración de las credenciales de Ubicación de archivo de índice: Cuando configure las credenciales de Ubicación de archivo de índice podrá indicar las rutas de acceso de UNC al especificar la ubicación en que GFI Archiver almacena los archivos de índice de todos los almacenes de archivo. NOTA Asegúrese de que las credenciales que usa tienen acceso de lectura/escritura al servidor local. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índices. 3. Seleccione la casilla de verificación Utilice el siguiente nombre de inicio de sesión y contraseña para acceder a la ubicación de archivo de índice. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 128 4. Escriba las credenciales de administrador. Haga clic en Guardar. Reconstrucción de un índice de búsqueda La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no devuelven los resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados. Notas importantes La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo. Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata de una operación con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este procedimiento se lleve a cabo fuera de las horas de mayor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente, los índices se deben reconstruir de uno en uno. Reconstrucción de un índice de búsqueda 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice . Pausar y reanudar la indexación La indización se puede poner en pausa y reiniciar a través de y Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante las horas de mayor actividad y continuar durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. . NOTA Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una reconstrucción permite a los usuarios emplear el almacén de archivo. Estados del índice de búsqueda Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI Archiver: ESTADO DESCRIPCIÓN Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en este estado más de 10 minutos. No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado. Combinándose: GFI Archiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal. Dichos subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un Almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices o automáticamente a las 2:00 am. En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI Archiver. El índice permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice. En línea: el índice de búsqueda está en línea. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 129 ESTADO DESCRIPCIÓN Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto. Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la regeneración de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza. Programación de Almacenes de archivo La programación de Almacenes de archivo permite establecer la frecuencia con la que GFI Archiver empezará a archivar automáticamente correos electrónicos en un nuevo Almacén de archivo. IMPORTANTE Al cambiar la configuración, el rendimiento se puede ver afectado. Se recomienda configurar los Almacenes de archivo para que se sustituyan con una periodicidad bimensual. De esta forma, las bases de datos conservan un tamaño más manejable, lo cual es ventajoso si es necesario trasladar la base de datos o reconstruir el índice de búsqueda. Un Almacén de archivo bimensual también debería ofrecer ciertas ganancias de rendimiento durante las búsquedas. Por ejemplo, para buscar un correo electrónico con fecha de febrero de 2012, GFI Archiver busca en una base de datos bimensual pequeña en lugar de en una base de datos anual grande, lo que proporciona una recuperación más rápida. GFI Archiver cambia el Almacén de archivo en función de una programación específicamente configurada. Esta característica está disponible para todos los tipos de bases de datos que se usan con Almacenes de archivo. Las opciones disponibles son: Mensualmente Bimensualmente (predeterminada) Trimestralmente Semestralmente Anualmente NOTA Si un Almacén de archivo supera el tamaño máximo de base de datos, GFI Archiver crea automáticamente un nuevo Almacén de archivo en la Configuración de Almacén de archivo nuevo configurada. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos SQL Server® Express. Para cambiar la programación de Almacenes de archivo: 1. En la ficha Configuración, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Programar archivado. 3. Seleccione una de las opciones disponibles y haga clic en Guardar. Copias de seguridad de Almacenes de archivo Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI Archiver en los procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor. Copia de seguridad en línea Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice copias de seguridad de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI Archiver. Para obtener más información, consulte GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 130 http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores. Copia de seguridad sin conexión Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar copias de seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de archivo los servicios de GFI Archiver se deben detener temporalmente. Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión: Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI Archiver (Firebird) y en el sistema de archivos Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en SQL Server® En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de SQL Server®. Origen binario de correo electrónico comprimido: se almacena en la base de datos de SQL Server®. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta de acceso al índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI Archiver. 5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente la carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 131 Captura de pantalla 62: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 6. En SQL Server®, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 7. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad… NOTA Se puede crear un plan de mantenimiento en SQL Server® para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Regrese al servidor de GFI Archiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver. Copias de seguridad de Almacenes de archivo basados en Microsoft ® SQL Server y en el sistema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos Microsoft® SQL Server. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 132 1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda NOTA Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI Archiver. 5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de los mensajes de correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad. Captura de pantalla 63: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 133 6. En Microsoft® SQL Server, inicie Microsoft® SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad… NOTA Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft® SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Regrese al servidor de GFI Archiver y en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver. Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en una base de datos de GFI Archiver (Firebird) y en el sis tema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI Archiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en . 2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida: Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda NOTA Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI Archiver. 5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver. Restauración de un Almacén de archivo agregado a GFI Archiver 1. En GFI Archiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para tener una referencia rápida: TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO Microsoft® SQL Server GFI Archiver PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO Servidor Base de datos Ruta de acceso al índice de búsqueda 4 Configuración de GFI Archiver | 134 TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO Microsoft® SQL Server y sistema de archivos Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda Base de datos Firebird Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI Archiver. 5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén de archivo por los archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de seguridad de dicha base de datos. Base de datos SQL: en Microsoft® SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de seguridad de dicha car peta. Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia de seguridad de dicha carpeta. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI Archiver. Restauración de un Almacén de archivo que no se ha agregado a GFI Archiver 1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de seguridad de los datos aplicable como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco. Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco. Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco. Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos. 2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI Archiver asegurándose de que todas las rutas de acceso configuradas en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos SQL, son las de los datos restaurados. Traspaso de mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra GFI Archiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra o a muchas otras bases de datos. NOTA Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de correo electrónicos originales almacenado en disco de una base de datos Firebird o de un sistema de archivos SQL Server®. Los mensajes de correo electrónico no se pueden mover de una base de datos de SQL Server® cuando el origen está almacenado en la base de datos SQL Server®. Ejemplos: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 135 El tamaño de una base de datos Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos se ralentiza, por lo que el administrador decide cambiar a una base de datos SQL Server®. Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un año completo. Se recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de datos, por ejemplo una base de datos para cada mes. Notas importantes 1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes de mover mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad de Almacenes de archivo de este manual. 2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI Archiver. 3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes de correo electrónico; sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente. 4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo electrónico se agrega en los Almacenes de archivo de GFI Archiver. Este proceso se describe en el capítulo Administración de almacenes de archivo. 5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de correo electrónico. Configurar el servicio de importación de GFI Archiver. El servicio de importación de GFI Archiver se usa para analizar los archivos binarios de la base de datos de origen y mover dichos archivos al almacén de archivo pertinente. Adición de almacenes nuevos 1. Seleccione Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramientas de importación > Configuración del servicio de importación de GFI Archiver. 2. Haga clic en Cambiar configuración para acceder a los almacenes de archivo. 3. Haga clic en Agregar almacén para abrir el cuadro de diálogo Agregar almacén nuevo. 4. En la lista desplegable Nombre seleccione el almacén de archivo al que se van a mover los mensajes de correo electrónico. 5. Especifique el intervalo de fechas del almacén de archivo con los calendarios de Desde y Hasta. NOTA Las fechas especificadas no se deben solapar con las fechas especificadas en otros almacenes de archivo. 6. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo almacén de archivo. 7. Para agregar otros almacenes de archivo que abarquen distintos intervalos de fechas, repita los pasos 3 a 6. 8. Cuando todos los almacenes de archivo estén configurados, haga clic en Aplicar configuración y en Cerrar para guardar la configuración. Quitar almacenes de archivo de origen de GFI Archiver Quite los almacenes de archivo de origen de GFI Archiver antes de la migración para evitar que se dañen los datos. Para ello: 1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > Almacenes de archivo. 2. Haga clic en el botón Suprimir, que está al lado de la base de datos de origen. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 136 NOTA Se recomienda almacenar la ruta de acceso binaria de la base de datos para usarla en el próximo paso, antes de la eliminación del almacén de archivo. Mover archivos binarios al Servicio de importación de GFI Archiver GFI Archiver incluye una herramienta de línea de comandos que mueve todos los archivos binarios de una base de datos a la carpeta de recogida del Servicio de importación deGFI Archiver. Para mover los archivos binarios: 1. Inicie el símbolo del sistema de Microsoft Windows y cambie el directorio a <GFI Archiver installation path>\MAIS\bin. 2. Ejecute movebix.exe como se indica a continuación: movebix.exe “<source binary path>” “<GFI Archiver pickup folder>” Donde: Source binary path es la carpeta binaria de la base de datos Firebird de GFI Archiver. La carpeta de recogida de GFI Archiver es la carpeta desde la que el servicio de importación de GFI Archiver toma los mensajes de correo electrónico y los almacena en el almacén de archivo pertinente. La ruta de acceso pre determinada de la carpeta de recogida es <GFI Archiver installation path>\MAIS\Pickup. Ejemplo: movebix.exe “c:\Archivos de programa\GFI\Archiver\Databases\Default\Binary” “c:\Archivos de programa\GFI\Archiver\MAIS\Pickup” NOTA Los archivos binarios también se pueden copiar, en lugar de moverlos, con copybix.exe, en lugar de movebix.exe. 3. Repita este comando para todas las bases de datos que vaya a mover. 4. Los archivos binarios de correo electrónico se mueven a la carpeta de recogida de GFI Archiver y los procesa el servicio de importación de GFI Archiver. Cómo mover mensajes de correo electrónico a almacenes de archivo de GFI Archiver Después de mover los archivos binarios a la carpeta de recogida del servicio de importación de GFI Archiver se procesan como sigue: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de archivo apropiado. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio de importación moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son: CARPETA RUTA PREDETERMINADA Carpeta de recogida <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Pickup Carpeta de cola <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Queue Carpeta de sin clasificar <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\Unclassified Mensajes de correo electrónico sin clasificar GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 137 El servicio de importación deGFI Archiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo. En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, Import Service de GFI Archiver creará cuatro archivos en la carpeta Sin clasificar, por ejemplo: 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió el mensaje de correo electrónico. Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo tal como se indica a continuación: 1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los mensajes de correo electrónico que se van a almacenar. 2. Navegue hasta Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios para detener el servicio de importación de GFI Archiver. 3. Haga clic con el botón secundario en GFI ArchiverServicio de importación de GFI Archiver y haga clic en Detener. 4. Vaya a la carpeta Unclassified . 5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue . 6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI Archiver y seleccione Iniciar. Restauración de la estructura de carpetas del buzón de los mensajes de correo electrónico movidos Cuando los mensajes de correo electrónico se mueven o copian de una base de datos a otra, se pierde la estructura de carpetas del buzón. El proceso de sincronización de las carpetas del buzón tiene que reiniciarse para importar la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos NOTA La resincronización de la estructura de carpetas del buzón requiere una gran cantidad de recursos de pro cesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI Archiver. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico movidos que se han eliminado del buzón de Microsoft Exchange se pierde permanentemente. Para resincronizar la estructura de carpetas: 1. En el servidor de GFI Archiver, desplácese a <GFI Archiver installation folder>\Core\UMPolling\. 2. Elimine todos los archivos con la extensión .dat. 3. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc. 4. Haga clic con el botón secundario en GFI Archiver Core Service y seleccione Reiniciar. Actualización del esquema de la base de datos Es importante que todos los esquemas de base de datos se actualicen al esquema más reciente para asegurarse que GFI Archiver funciona correctamente. Este proceso se puede llevar a cabo durante el proceso de actualización de (por parte del Asistente de instalación) o en una etapa posterior utilizando el Actualizador de esquemas en masa. Use el Actualizador de esquemas en masa para: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 138 Actualizar el esquema de base de datos de GFI Archiver o Verificar que está usando el esquema de bases de datos más reciente Para iniciar el Actualizador de esquemas en masa: 1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver, abra la carpeta BulkSchemaUpgrader y haga clic en BulkSchemaUpgrader.exe. Captura de pantalla 64: El Actualizador de esquemas en masa 2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar. NOTA Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, especifique las credenciales del administrador del sistema, el usuario AS o el propietario de la base de datos (función dbo) cuando se le solicite. Cómo adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 IMPORTANTE Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en SQL Server®. No se admiten bases de datos de Microsoft® Access. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 139 IMPORTANTE Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que únicamente se pueden utilizar para examinar y realizar búsquedas. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Almacenes de archivo. Haga clic en . 2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el Almacén de archivo nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 65: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 4. Seleccione Adjuntar una base de datos de versión 3 y seleccione la base de datos que se va a adjuntar. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. 4.2.2 Configuración de roles y permisos GFI Archiver se comercializa con un conjunto de roles que se pueden asignar a determinados usuarios para concederles los permisos necesarios para acceder a funciones concretas de GFI Archiver. Uno de estos roles se configura como el predeterminado y no se puede eliminar ni modificar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 140 Tras instalar (o actualizar) GFI Archiver, el acceso se controla en función de los permisos de Active Directory o de GFI Directory. Después de asignar el primer rol con el permiso Administrar configuración de acceso a un usuario o grupo (con la función Roles y permisos de GFI Archiver), los permisos de Active Directory o de GFI Directory se sobrescriben con los roles asignados en GFI Archiver. NOTA A los usuarios de Active Directory o de GFI Directory a los que no se ha asignado un rol y que no forman parte de ningún grupo se les asigna automáticamente el rol predeterminado. Para obtener más información, consulte Rol predeterminado (página 146). El conjunto de roles inicial configurado que se incluye en GFI Archiver son: Administrador Auditor Acceso total y Administrador Acceso total Usuario (predeterminado) Estos roles se pueden personalizar tanto como sea necesario o eliminar (excepto el rol predeterminado). Visualización de roles y permisos configurados En la pestaña Configuración y haga clic en Roles y permisos. Captura de pantalla 66: Visualización de roles y permisos configurados La página Roles y permisos se divide en dos ventanas. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 141 Administrar roles y permisos: crear, configurar o eliminar roles y permisos La ventana superior muestra los roles configurados actualmente. Haga clic en cada uno de los roles para ver los permisos configurados para dicho rol. Use los controles de esta ventana para: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Añadir rol nuevo Haga clic para agregar un rol nuevo. Configurar permisos de rol Resalte un rol existente y haga clic para editar los permisos del mismo. Eliminar rol Seleccione un rol existente y haga clic para eliminarlo. A los usuarios a los que se ha asignado dicho rol se les devuelve al rol predeterminado. Para obtener más información, consulte Rol predeterminado (página 146). Administrar asignaciones de rol: Asigne, edite o quite roles de usuarios o grupos. La ventana inferior muestra una lista de usuarios y grupos y sus roles asignados. Use los controles de esta ventana para: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Asignar Haga clic para asignar un rol a un usuario o grupo. Editar Resalte un usuario o grupo existente y haga clic para editar la asignación del rol. Quitar Seleccione un usuario o grupo existente y haga clic para eliminar la asignación del rol. A los usuarios a los que se ha asig nado dicho rol se les devuelve al rol predeterminado. Cambiar prioridad Haga clic para abrir la ventana Cambiar prioridad de grupo y cambie el orden en que GFI Archiver comprueba los permisos asignados a los usuarios. Seleccione la asignación de rol de algún grupo existente y haga clic para aumentar o reducir su prioridad. GFI Archiver primero comprueba si al usuario tiene asignado algún rol. En ese caso, la asignación de rol individual tiene la máxima prioridad. Si el usuario no está asignado a ningún rol, GFI Archiver comprueba si forma parte de algún grupo y le concede los permisos asignados al grupo. El usuario puede formar parte de más de un grupo. En ese caso, se coloca primero el grupo que tenga la prioridad máxima. NOTA Solo se permite cambiar las prioridades de los grupos. Filtrar por Filtrar por Usuario o por Grupo. Buscar rol Use el botón Buscar rol para introducir cualquier usuario o grupo en un cuadro de diálogo y ver los roles y permisos de dicho usuario o grupo. Todos los roles Para filtrar la vista por Rol, seleccione un rol en la lista desplegable. Adición de roles nuevos Cree roles en función de los requisitos de la organización. Cada uno de estos roles se define mediante un nombre único y un conjunto de permisos. Para agregar un rol nuevo: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 142 2. Haga clic en Agregar rol nuevo. 3. En el campo Nombre de rol, escriba un nombre que defina al rol nuevo. 4. Seleccione los permisos asignados al nuevo rol en el siguiente conjunto de valores: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ver todos los elementos El usuario puede ver todos los elementos archivados de todos los usuarios de GFI Archiver. Administrar configuración general Este permiso otorga al usuario acceso a la mayoría de nodos de configuración (excepto a los nodos Control de acceso, Roles y permisos y Auditorías) Administrar configuración de acceso Selecciónelo para otorgar permisos a la configuración de Roles y permisos y Control de acceso. Administrar configuración de auditoría El usuario puede acceder y configurar las auditorías. Ver auditoría El usuario puede ver todos los informes de auditoría. GFI Archiver IMPORTANTE Si un usuario con derechos administrativos se revoca este permiso a sí mismo o al grupo del que forma parte, no podrá acceder a Roles y permisos y Control de acceso. 4 Configuración de GFI Archiver | 143 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Conectar mediante IMAP Haga clic para conceder permiso para conectarse a GFI Archiver mediante IMAP. Para obtener más información, consulte Configuración de un servidor IMAP (página 149). Generar informes de Mai lInsights (todos) El usuario puede generar informes de MailInsights de todos los usuarios de GFI Archiver. Generar informes de Mai lInsights (de los buzones defi nidos en Control de acceso) Selecciónelo para conceder permiso para generar informes de MailInsights de los buzones defi nidos en Control de acceso. Los usuarios no pueden ver los mensajes de correo electrónico de otros usuarios, a menos que se configure el permiso Ver todos los mensajes de correo elec trónico. Elementos de archivo de Archive Assistant (en el buzón) El usuario puede almacenar manualmente mensajes de correo electrónico en el buzón propio con Archive Assistant. Elementos de archivo de Archive Assistant (en los buzones definidos en el con trol de acceso) Almacenar mensajes de correo electrónico en buzones a los que los usuarios tienen acceso. Para obtener más información, consulte Control de acceso (página 148). Archivos de almacenamiento de Archive Assistant Almacenar archivos manualmente en el buzón propio con Archive Assistant. Eliminar elementos (del buzón) El usuario puede eliminar elementos archivados del buzón propio. Se pueden eliminar elementos de la interfaz web de GFI Archiver, de Outlook Connector y de los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP. NOTA El usuario solo puede eliminar elementos si se ha habilitado Eliminación. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados (página 167). Eliminar elementos Se le concede permiso al usuario para eliminar elementos archivados de todos los buzones a los que tiene acceso. Se pueden eliminar elementos de la interfaz web de GFI Archiver, de Outlook Connector y de los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP. NOTA El usuario solo puede eliminar elementos si se ha habilitado Eliminación. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados (página 167). Cambiar nombre de carpetas El usuario puede cambiar el nombre de las carpetas de la interfaz web de GFI Archiver, de Outlook Connector y de los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP. Crear/asignar etiquetas Seleccione la opción para conceder permiso al usuario para crear etiquetas personales y asignarlas a elementos archivados en la ventana de visualización del correo electrónico. Para obtener más información, consulte Trabajar con elementos archivados (página 45). Archivado de File Archive Assistant El usuario puede almacenar los archivos de su equipo mediante File Archive Assistant. 5. Haga clic en Guardar. Asignación de roles A un usuario o grupo se le puede asignar un rol. A ningún usuario o grupo se le pueden asignar dos roles. Sin embargo, dado que un usuario puede pertenecer a más de un grupo, tendrán prioridad todos los grupos a los que se haya asignado algún rol. Esto se realiza en aras de solventar los problemas de elementos heredados. A los usuarios se les asignarán automáticamente prioridades mayores que a los grupos. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 144 Para asignar un rol: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. 2. Haga clic en Asignar rol. 3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario o grupo. 4. En el campo Rol, seleccione un rol en la lista desplegable y haga clic en Agregar. 5. El usuario o grupo seleccionado se agrega a la lista. Para quitar una entrada, haga clic en . 6. Haga clic en Guardar. Configuración de un rol de acceso total GFI Archiver se comercializa con cinco roles predefinidos, dos de los cuales ofrecen distintos niveles de acceso total. En función de sus requisitos, asigne un rol de acceso total tal como se indica a continuación: 1. Seleccione Configuración y haga clic en Roles y permisos. 2. En el área Administrar asignaciones de rol, haga clic en Asignar rol. 3. En el campo Usuario/grupo, seleccione un usuario. 4. En el campo Rol, seleccione: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 145 ROL DESCRIPCIÓN Acceso total Seleccione el rol Acceso total para los usuarios que necesiten acceder a buzones que pertenezcan a otros usua rios. Este rol otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI Archiver y a los informes de MailInsights. Los usuarios a los que se asigne este rol no tendrán acceso a las áreas Configuración y Auditoría. Acceso total y Administrador El rol Acceso total y Administrador se asigna a los administradores de GFI Archiver que necesiten acceder al área de configuración. Este rol también otorga a los usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico almacenados en GFI Archiver, así como a Auditoría y a los informes de MailInsights. 5. Haga clic en Agregar. 6. El usuario seleccionado se agrega a la lista. 7. Haga clic en Guardar. Eliminación de roles Para eliminar un rol: 1. Vaya a Configuración > Roles y permisos. 2. Seleccione un rol y haga clic en Eliminar rol. Rol predeterminado El rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios a los que no se ha asignado ningún rol. Este proceso lo lleva a cabo GFI Archiver cuando se agregan nuevos buzones de usuario. El rol predeterminado se asigna después de que GFI Archiver comprueba: 1. Si el usuario tiene asignado algún rol 2. Si el usuario forma parte de un grupo al que se ha asignado un rol Si no se confirman ambos pasos, el rol predeterminado se asigna automáticamente a los usuarios. El rol predeterminado es de solo lectura y no se puede eliminar ni modificar. El rol predeterminado se configura con los siguientes permisos: OPCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO DEL PERMISO PREDETERMINADO Ver todos los mensajes de correo electrónico Los usuarios con estos permisos pueden ver todos los mensajes de correo electrónico en los buzones a los que tengan acceso. DESHABILITADO Administrar configuración general Este permiso otorga acceso al área de configuración de GFI Archiver. Para obtener más información, consulte Configuración de GFI Archiver (página 88). DESHABILITADO Administrar configuración de auditoría Permitir a un usuario cambiar la configuración de auditorías. Para obte ner más información, consulte Configuración de auditorías (página 163). DESHABILITADO Administrar configuración de acceso Otorga permiso para configurar administradores de grupo y el acceso a nivel de usuario en determinados buzones. Para obtener más infor mación, consulte Control de acceso (página 148). DESHABILITADO Ver auditoría Permite al usuario ver informes de auditoría en la pestaña Auditoría. Para obtener más información, consulte Informes de auditoría (página 165). DESHABILITADO GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 146 OPCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO DEL PERMISO PREDETERMINADO Conectar mediante IMAP Permite que un usuario se conecte a GFI Archiver mediante IMAP. Para obtener más información, consulte Configuración de un servidor IMAP (página 149). HABILITADO Generar informes de Mai lInsights (todos) Los usuarios con este permiso pueden generar informes de MailInsights de todos los usuarios de GFI Archiver. DESHABILITADO Generar informes de Mai lInsights (de los buzones defi nidos en Control de acceso) Permite al usuarios generar informes de MailInsights para usuarios deter minados definidos en el control de acceso. DESHABILITADO Mensajes de correo elec trónico de almacenamiento de Archive Assistant (en el buzón propio) Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para archivar mensajes de correo electrónico desde dentro de Microsoft Outlook a su propio alma cén en GFI Archiver. HABILITADO Mensajes de correo elec trónico de almacenamiento de Archive Assistant (en buzo nes definidos en el control de acceso) Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para archivar mensajes de correo electrónico desde dentro de Microsoft Outlook a buzones deter minados definidos en el control de acceso. HABILITADO Archivos de almacenamiento de Archive Assistant Otorga permiso para utilizar Archive Assistant para almacenar archivos guardados desde dentro de Microsoft Outlook a su propio almacén en GFI Archiver. HABILITADO Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón pro pio) Los usuarios con estos permisos pueden eliminar los mensajes de correo electrónico desde su propio almacén en GFI Archiver. HABILITADO Eliminar mensajes de correo electrónico Los usuarios con estos permisos pueden eliminar los mensajes de correo electrónico desde los buzones de otros usuarios definidos en el control de acceso. Para obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados (página 167). HABILITADO Crear/asignar etiquetas a men sajes de correo electrónico Permite a los usuarios clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Para obtener más información, consulte Trabajar con elementos archivados (página 45). HABILITADO Cambiar nombre de carpetas Concede permiso de usuario para cambiar el nombre a las carpetas de la interfaz de usuario de GFI Archiver e IMAP. DESHABILITADO NOTA Cuando se utiliza el permiso Cambiar nombre de carpetas junto con la sincronización de carpetas, puede experimentar algunos problemas en los casos en que la carpeta renombrada recupera su nombre original. Esto ocurre cuando la carpeta antigua sigue en Exchange. Archivado de File Archive Assistant GFI Archiver Asegúrese de que este permiso esté habilitado para los usuarios que necesitan almacenar archivos mediante File Archive Assistant. Para obte ner más información, consulte File Archive Assistant (página 61). HABILITADO 4 Configuración de GFI Archiver | 147 NOTA En el caso de los permisos Eliminar mensajes de correo electrónico (del buzón propio) y Eliminar mensajes de correo electrónico (de los buzones definidos en Control de acceso), el usuario solo puede eliminar mensajes de correo electrónico si Eliminación de mensajes está activado. Se pueden seguir configurando permisos, pero la funcionalidad de eliminación no estará disponible. Para obtener más información, consulte Configuración de la eliminación de elementos archivados (página 167). 4.2.3 Control de acceso De forma predeterminada, los usuarios pueden examinar y buscar únicamente en sus elementos archivados. El control de acceso permite agrupar a usuarios y otorgarles acceso a los elementos archivados de otros usuarios. Los grupos preconfigurados se muestran en la tabla siguiente. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Administradores de grupo Permite que los usuarios que disponen de una rol de administración o supervisión en la organización examinen y realicen búsquedas en los elementos archivados de todos los usuarios que forman parte de dicho grupo. Control de cuentas de usuario Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los elementos archivados de otros usuarios. Por ejemplo, se puede usar esta función para conceder acceso de usuario a los elementos archivados de otro usuario que ya no esté en la empresa y cuya cuenta de se haya eliminado. Buzones com partidos Permite a un grupo acceder a los elementos archivados en un buzón específico. Por ejemplo, permite a todos los comerciales tener acceso a [email protected]. Adición de usuarios al acceso al almacén de administrador de grupo Cuando se agrega un usuario al acceso al archivo de administrador de grupo, se concede acceso a todos los elementos archivados en GFI Archiver a un grupo determinado de usuarios. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar administradores de grupo. 3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo al que se concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. NOTA Se puede añadir un usuario a varios grupos. Para ello, seleccione el mismo usuario y un grupo diferente. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. Definir el control de acceso de usuarios El control de acceso de usuarios permite otorgar a usuarios determinados acceso a los elementos archivados de otros usuarios. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario. 3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se concederá acceso al buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 148 NOTA Un usuario puede agregarse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un usuario diferente al que se otorgará acceso a los elementos archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. Configuración de buzones compartidos Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un grupo. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar buzones compartidos. 3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá acceso en el campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros grupos a diferentes buzones. NOTA El mismo grupo puede agregarse a diferentes buzones. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un buzón diferente para otorgar acceso a los elementos archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. 4.2.4 Configuración de un servidor IMAP El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la recuperación de correo electrónico. Distintos clientes de correo electrónico y servidores de correo utilizan IMAP para transferir mensajes de correo electrónico desde un servidor a un cliente. El servicio IMAP se utiliza para recuperar identificadores de correo electrónico y estructuras de carpetas de correo electrónico de usuarios desde Almacenes de archivo de GFI Archiver. Los datos se almacenan en una base de datos Firebird en el equipo del servidor IMAP. NOTA La base de datos Firebird del back-end del servidor IMAP se almacena en Data\IMAPDB.FDB y contiene la estructura de carpetas del buzón de cada usuario. Esta base de datos NO contiene datos de mensaje (asunto, encabezados, contenido del cuerpo, etc.). Dicha información se recupera directamente desde el servicio de Almacén de GFI Archiver cuando se solicita. El servicio IMAP crea esta base de datos al inicio (si no se encuentra) y la sincronización comenzará tan pronto como haya elementos disponibles en los Almacenes de archivo. El servidor IMAP no devolverá elementos a los usuarios hasta que se sincronicen los datos. Cuando un cliente realiza una solicitud, el servidor IMAP busca en la base de datos local los identificadores de correo electrónico y realiza las acciones siguientes: Nombres de carpeta: envía los datos directamente Detalles del mensaje: se pone en contacto con el servicio de almacén antes de devolver los datos. Los clientes se conectan al servicio IMAP utilizando una autenticación válida. NOTA Cuando GFI Archiver se instala (no se actualiza) y se habilita IMAP por primera vez, el servidor IMAP tarda bastante tiempo en sincronizarse con el almacén. La sincronización es un proceso en segundo plano transparente para el usuario. Para configurar el servidor IMAP: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 149 1. En la página Configuración, seleccione Servidor IMAP. 2. Haga clic en Configurar servidor IMAP. Captura de pantalla 67: Configuración de servidor IMAP 3. Active la casilla de verificación Habilitar servidor IMAP. 4. (Opcional) En el campo Número del puerto, introduzca un valor y haga clic en Comprobar disponibilidad . NOTA El número de puerto predeterminado es 44143. El cambio del número de puerto afecta a los clientes que se han configurado para utilizar este puerto. 5. En el campo Interfaz de red , seleccione la tarjeta de red de escucha entre las opciones disponibles. GFI Archiver examina el sistema y enumera las tarjetas de interfaz de red detectadas como posibles opciones. Sin embargo, se recomienda conservar la configuración predeterminada (Todas las interfaces de red ). 6. En el campo URL de servidor, introduzca la dirección del servidor IMAP que van a utilizar los clientes de correo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 150 NOTA El servidor IMAP se reinicia siempre que se producen cambios en la configuración del servidor IMAP relacionada con la interfaz de tarjeta de red o con el número de puerto de escucha. Todos los clientes se desconectan cuando se reinicia el servidor IMAP. 7. Utilice el campo Máximo de meses que se mostrarán en los clientes de correo para establecer el período de tiempo (en meses) que GFI Archiver retrocede para recuperar mensajes de correo electrónico (la configuración predeterminada es 12 meses). 8. (Opcional) Active la casilla de verificación Habilitar seguridad SSL para habilitar la transmisión segura de información. Para obtener más información, consulte Trabajo con certificados (página 151). NOTA Si se selecciona Forzar certificado SSL, los clientes de correo electrónico se autenticarán utilizando un certificado válido. La autenticación se rechaza si el cliente intenta conectarse sin cifrar. 9. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. Trabajo con certificados Capa de sockets seguros (SSL) es un protocolo diseñado para permitir que las aplicaciones transmitan información entrante y saliente de forma segura. Las aplicaciones que utilizan SSL intercambian claves de cifrado con otras aplicaciones y están diseñadas para cifrar y descifrar los datos enviados entre ambas. Las aplicaciones configuradas para ejecutar SSL (por ejemplo, exploradores web como Microsoft® Internet Explorer y Firefox y programas de correo electrónico como Microsoft Outlook®, Mozilla Thunderbird y Apple Mail) pueden recibir automáticamente conexiones SSL. Para establecer una conexión SSL segura, la aplicación primero debe tener una clave de cifrado asignada por una autoridad de certificación en formato de certificado. IMAP admite el cifrado mediante certificados. Los certificados se pueden: Comprar a un proveedor en línea como Verisign Generado desde IIS® (consulte el artículo de la base de conocimiento http://go.gfi.com/?pageid=mar_crea tecertificate) Para habilitar SSL y configurar un certificado de seguridad: 1. En el asistente de configuración del servidor IMAP, active la casilla de verificación Habilitar SSL. 2. En el campo Certificado SSL, seleccione el certificado que se va a cargar. 3. En el campo Contraseña de certificado SSL, escriba la contraseña del certificado. Se validará al hacer clic en Guardar. 4. (Opcional) Active la casilla de verificación Forzar certificado SSL para forzar el cifrado de los datos transmitidos. IMPORTANTE Cuando se habilita Forzar certificado SSL, el cifrado se «fuerza», lo que significa que los clientes que utilizan el servicio IMAP no podrán conectarse a menos que configuren el cifrado en su lado. Si Forzar certificado SSL no está habilitado, los clientes pueden conectar con el servidor IMAP tanto en modo cifrado como no cifrado. 5. Haga clic en Guardar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 151 4.3 Directivas Este tema contiene información sobre: 4.3.1 Directivas de retención 152 4.3.2 Configuración de directivas de retención de historial de archivo 159 4.3.3 Reglas de clasificación 161 4.3.4 Configuración de auditorías 163 4.3.5 Configuración de la eliminación de elementos archivados 167 4.3.1 Directivas de retención Las directivas de retención definen el tiempo durante el que se conservan los elementos archivados en el almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI Archiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’. GFI Archiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente (poner en espera) las directivas de retención. Esto impide que los elementos archivados se eliminen. Por ejemplo, puede suspender las directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En este caso, los elementos archivados se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión temporal. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157). Conservación retroactiva es una función que permite aplicar las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI Archiver haya almacenado un elemento en un almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Uso de la conservación retroactiva (página 158). ¿Cómo se aplican las directivas de retención? OPCIÓN DESCRIPCIÓN Cuando se han con figurado directivas de retención: GFI Archiver comprobará el contenido de los elementos con las directivas de retención existentes en el momento del almacenamiento. Las directivas se aplican en función de la prioridad. Si el elemento cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención. El proceso se repetirá hasta que el elemento coincida con una directiva de retención o hasta que no haya más directivas de retención. Al aplicar las directivas de conservación de forma retroactiva: Cuando Retención retroactiva se ejecute a petición, GFI Archiver comprobará el contenido del elemento con las directivas de retención configuradas, actualizando las opciones de retención asignadas a un elemento después de que se haya almacenado. Si un elemento almacenado no coincide con ninguna directiva de retención, GFI Archiver lo almacena de forma indefinida. Notas importantes: Un elemento archivado solo puede coincidir con una directiva de retención. Las prioridades que asigne a las direc tivas de retención son muy importantes. Todos los elementos archivados que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada sea «eliminar elemento de inmediato» se descartarán inmediatamente sin guardarse en el almacén de archivo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 152 Todos los elementos que coincidan con una directiva de retención en la que la acción configurada se haya esta blecido para la eliminación después de varios días se almacenarán en un almacén de archivo. GFI Archiver quitará el ele mento archivado del almacén de archivo cuando transcurra el tiempo preconfigurado. Visualización de directivas de retención Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. Las directivas de retención se muestran en la tabla, clasificadas por el orden de ejecución. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de direc tiva Muestra el nombre de la directiva de retención. Activa Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales. Acción Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos durante 2 años. Adición de directivas de retención nuevas 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Haga clic en . 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo electrónico y haga clic en Siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 153 Captura de pantalla 68: Detalles de directiva de retención 4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de direc tiva Define el nombre de la directiva que se va a crear. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 154 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Criterios Define las condiciones que identificarán que un elemento forma parte de esta directiva de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier elemento para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar una condición escrita. Seleccione: Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el for mato dominio\nombre de usuario Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario NOTA Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. Tamaño total del correo electrónico: Seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo electrónico, en MB. Estos son los parámetros que se pueden usar: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo electrónico, en MB. Los pará metros que se pueden usar son: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la lista desplegable de valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de archivo, consulte el apartado Tipos de archivo de retención en esta misma sección. Manual/archivo: Seleccione esta opción para incluir todos los elementos archivados manualmente en la directiva de retención. Tipo de elemento: Seleccione una de las opciones disponibles. Estos son los parámetros que se pueden usar: Calendario o solicitudes de reunión Archivos Mensajes de correo electrónico Habilitar directiva Cuando se selecciona esta opción, la nueva directiva entra en vigor inmediatamente. Defina también si los elementos archivados se van a eliminar inmediatamente o si se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: NO conservar los elementos que coincidan con las condiciones anteriores, eliminarlos de inmediato. NO conservar los elementos que coincidan con las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días. NOTA Para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para conservar los mensajes de correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días. 5. Haga clic en Finalizar. Tipos de archivos de retención La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 155 CATEGORÍA TIPO DE ARCHIVO Imágenes *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Documentos *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Música *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Vídeo *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Cambio de orden de las directivas de retención El orden de aplicación de las directivas de retención es muy importante en GFI Archiver. GFI Archiver comprueba primero el elemento archivado respecto a la directiva de retención de máxima prioridad. Si el elemento cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la prioridad. Para cambiar el orden de las directivas de retención: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en Subir o Bajar para subirla o bajarla, respectivamente. Adición de directivas de retención de SPAM De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con los restantes mensajes y GFI Archiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico válidos y los marcados como SPAM por soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI Archiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que le permita eliminar el spam inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico. La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los mensajes de correo electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no spam. De esta forma, la directiva de retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo electrónico. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención. 2. Haga clic en . 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en Siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 156 Captura de pantalla 69: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM 4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y seleccione el periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de directiva Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba o edite el nombre en este campo de texto. Habilitar directiva Cuando se selecciona esta opción, la nueva directiva entra en vigor inmediatamente. NO conservar correos electrónicos marcados como SPAM, eliminarlos de inmediato Indica a GFI Archiver que elimine inmediatamente todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM. NO conservar los correos electrónicos que cum plan las condiciones anteriores, eliminarlos des pués de x días Indica a GFI Archiver que conserve todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM y que los elimine cuando haya transcurrido el tiempo configurado. 5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención. Configuración de la conservación por razones legales Conservación por razones legales indica a GFI Archiver que detenga temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta característica para detener GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 157 temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un litigio. La habilitación de esta característica hará que GFI Archiver marque los mensajes de correo electrónico archivados para su eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando desaparezca la conservación por razones legales. Para habilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione . NOTA Compruebe que la Conservación por razones legales está habilitada en la ficha Página de inicio, dentro de Acerca de GFI Archiver. Para deshabilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención y spam. 2. Seleccione . IMPORTANTE Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se eliminan de inmediato al deshabilitar Conservación por razones legales. Uso de la conservación retroactiva La conservación retroactiva le permite aplicar directivas de conservación de correo electrónico después de que el correo electrónico se haya almacenado. El proceso se ejecuta a petición y los mensajes de correo electrónico almacenados se pueden eliminar (o marcar para eliminación) de los almacenes de archivo seleccionados. El proceso se puede pausar o detener. IMPORTANTE La activación de Conservación por razones legales no detiene un trabajo de retención retroactiva, pero por razones legales los mensajes de correo electrónico no se eliminan hasta que Conservación por razones legales deja de tener vigencia. No se pueden crear directivas de conservación mientras se esté ejecutando un trabajo retroactivo. Para ejecutar la conservación retroactiva: 1. Haga clic en Ejecutar retroactiva. 2. En el campo Almacén de archivo, seleccione los almacenes de archivo en que se ejecutará la conservacióin retroactiva. 3. Haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Ejecutar retroactiva. 5. Use Resumen de la conservación retroactiva para supervisar el progreso del proceso de ejecución. 6. Haga clic en Pausar retroactiva para poner en pausa el trabajo actual o Detener retroactiva para cancelarlo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 158 NOTA La conservación retroactiva es un proceso largo que depende de la cantidad de mensajes de correos electrónicos que se procesan. Las instancias de conservación retroactiva se procesan a la vez. 4.3.2 Configuración de directivas de retención de historial de archivo Las directivas de retención definen el tiempo durante el que una versión archivada de un archivo se conserva en Almacén de archivo antes de que se elimine. NOTA Si Conservación por razones legales está habilitado, GFI Archiver suspenderá temporalmente las políticas de retención activas. Esto impide que los elementos archivados se eliminen. Los elementos se marcarán para su eliminación y se eliminarán una vez que desaparezca la suspensión temporal. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157). Las directivas de retención de historial de archivo se aplican de arriba a abajo. GFI Archiver comprueba las directivas configuradas durante la rutina de mantenimiento diaria y, si hay alguna coincidencia, se aplica la directiva de retención. Las prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes. Para obtener más información, consulte Cambio de orden de las directivas de retención de historial de archivo (página 161). Adición de una nueva directiva de retención de historial de archivo 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo. 2. Haga clic en Agregar. 3. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de direc tiva Define el nombre de la directiva que se va a crear. Criterios Define las condiciones que identificarán que un elemento forma parte de esta directiva de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier elemento para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar una condición escrita. Seleccione: Archivo más reciente más antiguo de: Si el último archivo archivado es más antiguo que el numero de días espe cificado, GFI Archiver quitará el archivo del historial (si se ha seleccionado NO conservar ningún historial de archivo) o conservará el número de versiones que se haya especificado en la opción para mantener cierto número de ver siones recientes de cada archivo en el historial de archivos. Tipo de extensión: Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles. Propietario: Defina el usuario o grupo que posee el archivo archivado. Habilitar directiva Define si una directiva está en vigor o no, y si los elementos se van a eliminar inmediatamente o cuántas versiones se van a conservar. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: NO conservar ningún historial de archivo: Cualquier archivo archivado que coincida con una directiva de reten ción con la configuración para «no conservar ningún historial de archivo» no contará con versiones archivadas. Si se selec ciona y se elimina el archivo del disco, se podría eliminar el archivo del archivo. Mantener N versiones recientes de cada archivo en el historial de archivos: Mantiene el número especificado de versiones en el almacén de archivo. Cuando se archive una nueva versión, GFI Archiver quitará una de las versiones anteriores. 4. Haga clic en Finalizar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 159 Tipos de archivos de retención La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto: CATEGORÍA TIPO DE ARCHIVO Imágenes *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Documentos *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Música *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Vídeo *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Edición de directivas de retención de historial de archivo Para editar una directiva de retención de historial de archivo existente: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo. 2. Seleccione la directiva que desee editar. Haga clic en Editar. 3. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de direc tiva Define el nombre de la directiva que se va a crear. Criterios Define las condiciones que identificarán que un elemento forma parte de esta directiva de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier elemento para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones o en para eliminar una condición escrita. Seleccione: Archivo más reciente más antiguo de Tipo de extensión Propietario: Defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el for mato dominio/nombre de usuario. Habilitar directiva Define si una directiva está en vigor o no, y si los elementos se van a eliminar inmediatamente o cuántas versiones se van a conservar. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: NO conservar ningún historial de archivo. Mantener N versiones recientes de cada archivo en el historial de archivos. 4. Haga clic en Finalizar. Visualización de directivas de retención de historial de archivo Para ver directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo. Las directivas de retención se muestran en la tabla de directivas de retención, clasificadas por el orden que se ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 160 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de direc tiva Muestra el nombre de la directiva de retención. Activa Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales. Acción Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos durante 2 años. Cambio de orden de las directivas de retención de historial de archivo El orden de aplicación de las directivas de retención es muy importante en GFI Archiver. GFI Archiver comprueba primero el elemento archivado respecto a la directiva de retención de máxima prioridad. Si el elemento cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asociará con el elemento. Si el elemento no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI Archiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la prioridad. Para cambiar el orden de las directivas de retención: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo. 2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en Subir o Bajar para subirla o bajarla, respectivamente. Eliminación de directivas de retención de historial de archivo Para quitar una directiva de retención de historial de archivo configurada: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Directivas de retención de historial de archivo. 2. Seleccione la directiva que desee quitar y haga clic en Quitar. 3. Cuando aparezca el mensaje ¿Está seguro de que desea eliminar las directivas de retención de historial de archivo seleccionadas?, haga clic en Aceptar. 4.3.3 Reglas de clasificación Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los elementos en función de su contenido. A partir del momento en que se habilite una regla de clasificación, se revisarán automáticamente los nuevos mensajes de correo electrónico de acuerdo con la regla de clasificación establecida y se etiquetarán en consecuencia en su Almacén de archivo respectivo. Con la funcionalidad Búsqueda avanzada de la ficha Archivo, los usuarios pueden buscar elementos archivados en función de una etiqueta concreta. También se puede guardar la búsqueda en la ventana Clasificaciones de la ficha Archivar para facilitar su uso. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 51). Esta sección le ayudará a: Agregar reglas de clasificación nuevas Editar reglas de clasificación existentes Quitar reglas de clasificación existentes Adición de reglas de clasificación 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Reglas de clasificación. 2. Haga clic en GFI Archiver . 4 Configuración de GFI Archiver | 161 Captura de pantalla 70: Detalles de Directiva de categorización 3. Escriba un nombre para la nueva regla y configure los criterios que tienen que cumplir los mensajes de correo electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las opciones disponibles son: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Asunto Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. Cuerpo Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. Remitente Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de usuario. Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. NOTA El signo ‘@’ siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Se admiten los siguientes caracteres comodín: ? : equivale a cualquier letra Por ejemplo: ???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a [email protected] como a [email protected]. : equivale a palabras completas Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico con la parte de dominio master-domain.com GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 162 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Destinatario Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. NOTA Ambos puertos, Remitente y Destinatario admiten comodines. Por ejemplo, si escribe '*@dominio.com', el valor mostrará todos los usuarios de 'dominio.com'. 4. Haga clic en para agregar más criterios de clasificación o en para eliminar criterios escritos con anterioridad. 5. En el área Acción de regla, seleccione Habilitar regla para activar la regla de clasificación nueva inmediatamente. 6. En el campo para etiquetar de un modo concreto los correos que coincidan, escriba el nombre de etiqueta que se aplicará a los correos electrónicos. 7. Haga clic en Siguiente para continuar. 8. En la página Resumen, revise los detalles de la regla de categorización y haga clic en Finalizar. Edición de reglas de clasificación 1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar. 2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del apartado Adición de directivas de clasificación. Eliminación de reglas de clasificación Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en forma automática. . La regla de clasificación se quitará de 4.3.4 Configuración de auditorías La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI Archiver utiliza las capacidades de seguimiento de SQL Server® para registrar todas las actividades que afectan a las bases de datos de archivo. NOTA No se puede habilitar la auditoría en almacenes de archivo basados en el sistema de archivos y la base de datos de GFI Archiver (Firebird). Para este entorno, es aconsejable utilizar la auditoría de configuración de usuarios y la traza de usuarios del sistema operativo propio. Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el usuario en el equipo con SQL Server®. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los datos de seguimiento de todos los Almacenes de archivo alojados en el servidor. El servicio de SQL Server® contiene un bloqueo exclusivo del archivo de seguimiento, lo que garantiza que no se puede alterar el archivo. En GFI Archiver se puede desencadenar el proceso de carga de los archivos de seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los informes de auditoría se pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola. IMPORTANTE La auditoría se puede habilitar para los almacenes de archivo basados en SQL Server® y SQL Server® con sistema de archivos. Sin embargo, si se proporciona acceso no autorizado en el servidor, un hacker podría eliminar o modificar datos archivados en la base de datos y todo esto NO se auditaría. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 163 Configuración de auditorías de actividades de bases de datos La auditoría de actividad de base de datos de GFI Archiver registra todas las actividades que afectan a las bases de datos de archivo y almacena los datos en un SQL Server. Siga estos pasos para habilitar la auditoría. 1. En la pestaña Configuración y haga clic en Auditoría. 2. Haga clic en Configurar. Captura de pantalla 71: Seleccionar un método de autenticación 3. Introduzca el nombre del servidor en el cuadro de texto y elija el método de autenticación que usará para conectarse con el servidor SQL Server®. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Autenticación de Windows integrada Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a SQL Server ®. Autenticación de Microsoft SQL Ser ver Utiliza las credenciales de los campos Nombre de inicio de sesión y Contraseña para conectarse a SQL Server ®. GFI Archiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría o para leerla. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 164 IMPORTANTE La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de propietario de la base de datos. 4. Para crear una base de datos en un servidor SQL Server® seleccionado con anterioridad, seleccione Nueva base de datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar una base de datos existente, en Seleccionar una existente:, elija una base de datos de auditoría en la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI Archiver. Seleccione Permitir realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de actividad de la base de datos y especifique la ruta de acceso del equipo con SQL Server® en el que se almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de usuario con la que se ejecuta el servicio de SQL Server® NOTA Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de SQL Server® a través de los permisos de NTFS, con el fin de que el servicio de SQL Server® sea el único que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo exclusivo que realiza el servicio de SQL Server®, garantiza que no se pueden alterar los datos de los archivos de seguimiento. 6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la actividad de la interfaz de usuario de GFI Archiver realizada por los usuarios. Para habilitarla, seleccione Habilitar la auditoría de interacción del usuario. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para finalizar la configuración. Edición de auditorías de actividades de bases de datos Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente, seleccione los valores que se configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las instrucciones que se indican en el apartado Configuración de auditorías de actividades de la base de datos para editar la configuración de la auditoría de las actividades de la base de datos existente. Informes de auditoría Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de datos y en la auditoría de interacción del usuario. Para acceder a informes de auditoría: 1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, uno de los siguientes informes: NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN Informe de auditoría de la administración de la configuración Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI Archiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios Los cambios efectuados NOTA Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se enumeran en la lista aparecerá una ventana con información más detallada. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 165 NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN Informe de auditoría de control de acceso Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de acceso de GFI Archiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios El usuario afectado por el cambio Los permisos que se han cambiado Informe de auditoría de elementos archivados Este informe se usa para mostrar el número de elementos archivados en los almacenes de archivo de GFI Archiver cada día. La información que aparece incluye: Fecha Nombre de Almacén de archivo Número de elementos archivados Informe de auditoría de importación en masa Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de elementos importados a los almacenes de archivo a través del servicio de importación masiva por cada importación. La información que aparece incluye: Fecha de importación Nombre de Almacén de archivo Cantidad de elementos importados Informe de auditoría de directivas de retención Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de elementos eliminados. La información que aparece incluye: Fecha en que se ejecutó la directiva Nombre de Almacén de archivo Nombre de la directiva de retención Cantidad de elementos eliminados Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada. Informe de auditoría de prevención contra la pér dida de datos Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La información que aparece incluye: El usuario que realizó la acción La acción realizada Cantidad de elementos afectados. Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz web de GFI Archiver. La información que aparece incluye: Nombre de usuario Acción realizada Fecha y hora en que se realizó la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la acción realizada. Informe de auditoría de integridad de datos Este informe muestra todos los cambios realizados en los almacenes de archivo y en las bases de datos de auditoría de GFI Archiver que no pasaron por los servicios de GFI Archiver. La información que aparece incluye: Tipo de evento El servidor Microsoft® SQL y la base de datos afectados Usuario de base de datos afectado Acción realizada Equipo del que partió la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista, aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 166 2. Realice las siguientes acciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Filtrar informes: Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y especificando los detalles que un registro tiene que cumplir para que aparezca en pantalla. El área Filtrar por: se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe. Imprimir informes: Haga clic en el botón Imprimir informe , que se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe, para imprimirlo. 4.3.5 Configuración de la eliminación de elementos archivados La función Eliminación permite que los usuarios eliminen elementos archivados de GFI Archiver de forma permanente. Si está habilitada, se muestra un botón de eliminación adicional en la barra de herramientas de la ficha Archivar y en la barra de herramientas Vista de buzón. Además, la eliminación se puede llevar a cabo desde Outlook Connector y desde los clientes de correo electrónico conectados a través de IMAP. Para poder eliminar elementos archivados, el usuario debe tener una función asignada con permiso para eliminar elementos. Para obtener más información, consulte Configuración de roles y permisos (página 140). IMPORTANTE La habilitación de esta característica puede infringir la política de la empresa o la normativa legal relativa a la conservación de correo electrónico. 1. En la ficha Configuración, seleccione Eliminación. 2. Haga clic en Habilitar eliminación. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 167 Captura de pantalla 72: Configuración de la eliminación 3. (Opcional) Si quiere conservar una copia del elemento eliminado en los almacenes de archivo, marque la opción para dejar una copia del elemento en los almacenes de archivo a la que solo podrá acceder un usuario con acceso total. Solo aquellos usuarios que dispongan de derechos de acceso total podrán acceder a los elementos conservados. Si la casilla de verificación se deja sin marcar, los elementos eliminados se borrarán permanentemente de los almacenes de archivo. 4. Active la casilla de verificación Acepto. 5. Haga clic en Aceptar. NOTA Los usuarios no pueden eliminar elementos de un almacén de archivo de solo lectura. Los usuarios reciben una notificación si la eliminación falla. IMPORTANTE Si se ha habilitado Conservación por razones legales, Eliminación queda deshabilitado hasta que se elimina la conservación por razones legales. Para obtener más información, consulte Configuración de la conservación por razones legales (página 157). GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 168 4.4 Configuración general Este tema contiene información sobre: 4.4.1 Visualización y edición de claves de licencia 169 4.4.2 Cambio de la configuración general 169 4.4.3 Cambio de configuración de comprobación de versión 171 4.4.4 Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes 172 4.4.5 Configuración de notificación de estado de archivado 172 4.4.6 Configuración de GFI Directory Service 173 4.4.1 Visualización y edición de claves de licencia Las versiones completas de GFI Archiver requieren una clave de licencia. Para obtener información acerca de las licencias de GFI Archiver, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing NOTA Para evaluar GFI Archiver, solicite una clave de evaluación gratuita a GFI Software Ltd http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm. Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI Archiver, seleccione la ficha Configuración y haga clic en la etiqueta Cambiar clave de licencia. Para cambiar la clave de licencia actual: 1. Haga clic en Editar clave de licencia. 2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar clave de licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta. 3. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. NOTA Después de la instalación de GFI Archiver, el Asistente de postinstalación le redirige automáticamente a esta página. 4.4.2 Cambio de la configuración general Especifique la dirección de correo electrónico del administrador y los datos del servidor de correo electrónico para notificaciones: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Configuración general. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 169 Captura de pantalla 73: Configuración general 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Dirección de correo electrónico del admi nistrador Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones importantes. Servidor SMTP Define el servidor SMTP que usa GFI Archiver para enviar notificaciones y restaurar mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo. Número del puerto Define el número de puerto a través del que GFI Archiver se comunicará con el servidor SMTP. Valor predeterminado: 25 Usar SSL Indica a GFI Archiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando SSL. El servidor SMTP requiere autenticación Indica a GFI Archiver que se conecte al servidor SMTP utilizando un nombre de usuario y una contraseña. Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se muestran automáticamente. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva. 5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 170 4.4.3 Cambio de configuración de comprobación de versión Habilitar, deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI Archiver. Esto permite que GFI Archiver compruebe si hay versiones nuevas de GFI Archiver y que le avise en ese caso. 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Ajustes adicionales. Captura de pantalla 74: Configuración de comprobación de la versión 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Habilitar com probación de ver sión Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI Archiver. Si desactiva esta opción, dejará de comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI Archiver. Habilitar servidor proxy Indica a GFI Archiver que utilice un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI Software Ltd y buscar versiones actualizadas. Servidor pro xy/puerto Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI Archiver para conectarse a los servidores de GFI para comprobar las versiones. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 171 OPCIÓN DESCRIPCIÓN El proxy requiere autenticación Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor proxy y Puerto requiere autenticación. Nombre de usua rio/contraseña Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI Archiver si el servidor proxy utiliza autenticación. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva. 4.4.4 Configurar la ficha Búsqueda de archivado de faxes GFI Archiver identifica los faxes y SMS que provienen de GFI FaxMaker. Se asigna una etiqueta al elemento recibido. Los faxes y SMS se almacenan en GFI Archiver como correo electrónico normal. Para habilitar o deshabilitar la opción Búsqueda de archivado de faxes: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Ajustes adicionales. 3. En el área Archivado de faxes y Configuración de notificaciones, realice todas las modificaciones necesarias en la lista de opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Mostrar la pestaña Bús queda de faxes en la página Archivo Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la herramienta de búsqueda simple de la página Archivo. Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI Archiver desde GFI FaxMaker. Enviar notificación de estado de archivado Si esta opción está habilitada, el administrador del sistema de GFI Archiver recibe una notificación cuando los mensajes de correo electrónico no se archiven en GFI Archiver. 3. Vaya a la pestaña Archivo y verifique que la opción Búsqueda de faxes aparece en la ventana Búsqueda simple. 4.4.5 Configuración de notificación de estado de archivado Habilite esta función para recibir una notificación si GFI Archiver deja de archivar. A continuación, puede ir a la ficha Página de inicio para seguir solucionando el problema e identificar el origen del problema. Para obtener más información, consulte Utilización de la ficha Página de inicio (página 39). Para habilitar o deshabilitar la opción de búsqueda de notificaciones: 1. Seleccione la ficha Configuración y haga clic en Configuración general. 2. Haga clic en Ajustes adicionales. 3. En el área Archivado de faxes y Configuración de notificaciones, realice todas las modificaciones necesarias en la lista de opciones disponibles. OPCIÓN DESCRIPCIÓN Mostrar la pestaña Búsqueda de faxes en la página Archivo Habilite esta función para mostrar la pestaña de búsqueda de fax adicional en la página Archivo. Los usuarios podrán buscar faxes o SMS archivados en GFI Archiver desde GFI FaxMaker. Enviar notificación de estado de archivado Si esta opción está habilitada, el administrador del sistema de GFI Archiver recibe una noti ficación cuando los mensajes de correo electrónico no se archiven en GFI Archiver. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 172 4.4.6 Configuración de GFI Directory Service GFI Directory es un directorio de usuarios y grupos que se integra con GFI Archiver en entornos en los que Microsoft Active Directory no está disponible. GFI Directory se puede descargar desde este vínculo: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Download. Para obtener información sobre cómo instalar y configurar GFI Directory, consulte la guía del administrador de GFI Directory: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Help_En. Instalación de GFI Archiver con GFI Directory Al instalar GFI Archiver con GFI Directory, el asistente para instalación detectará que GFI Directory está instalado. Si la versión instalada es más antigua que la que se incluye con GFI Archiver, tendrá que actualizar la versión instalada de GFI Directory o saltarse el proceso de actualización. Se recomienda encarecidamente actualizar a la versión más reciente de GFI Directory. NOTA Si GFI Archiver está instalado con GFI Directory, no se podrá cambiar a Microsoft Active Directory y tendrá que instalarGFI Archiver. Administración de usuarios y grupos en GFI Directory Con GFI Directory, puede crear nuevos usuarios y grupos, asignar derechos de administración a usuarios y restablecer contraseñas de usuarios. Para acceder a GFI Directory desde GFI Archiver: 1. En GFI Archiver, vaya a Configuración > GFI Directory Service . 2. Use las credenciales de administrador para iniciar sesión en GFI Directory. 4.5 Herramientas de administrador GFI Archiver ofrece un conjunto de servicios que permiten realizar tareas avanzadas en el servidor. 4.5.1 Uso de la herramienta de importación y exportación GFI Archiver permite extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario de varias bases de datos de correos electrónicos e importarlos en los almacenes de archivo con Herramienta Import Export. NOTA Herramienta Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En el caso de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar Archive Assistant. Para obtener más información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant (página 110). IMPORTANTE Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación: Importar desde archivos .pst La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI Archiver. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 173 Con GFI Archiver, puede exportar correos electrónicos desde los almacenes de archivo para restaurar correos electrónicos eliminados, por ejemplo. Herramienta Import Export puede exportar mensajes de correo electrónico: a una dirección de correo electrónico concreta a una carpeta del disco con formato .eml o .msg. a un archivo PST NOTA Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con MAPI/Outlook). Importar correos electrónicos desde buzones de Microsoft® Exchange La herramienta Herramienta Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft ® Exchange e importarlos a los almacenes de archivo de GFI Archiver. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 174 El proceso de agregar correo electrónico de buzones de Microsoft ® Exchange a GFI Archiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. Herramienta Import Export extrae mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft ® Exchange. 2. Herramienta Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI Archiver almacena los mensajes de correo electrónico en el almacén de archivo apropiado. Usar Herramienta Import Export se compone de un proceso de dos pasos: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 175 Paso 1: Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto IMPORTANTE Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que está instalado GFI Archiver, vaya a la sección Ejecución de la herramienta GFI Archiver Import Export de este manual. GFI Archiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a ejecutar Herramienta Import Export. Para compartir una carpeta: En Windows® Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta. En Windows® Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Herramienta Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. En Windows® Server 2012: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir con > Uso compartido avanzado b. En la pestaña Compartir, haga clic en Uso compartido avanzado. c. Marque la casilla de verificación Compartir esta carpeta. d. Haga clic en la pestaña permisos y especifique las credenciales de usuario con las que se ejecutará Herramienta Import Export. Asegúrese de que se ha seleccionado Control total para el usuario agregado y haga clic en Aceptar. 3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI Archiver y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 176 Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI Archiver Import Export Para exportar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft® Exchange e importarlos en GFI Archiver. 1. Inicie Herramienta Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI Archiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange. Captura de pantalla 75: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange 3. En el área Versión de Microsoft® Exchange, seleccione la opción aplicable: Microsoft® Exchange Server 2003 o 2007 Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 o 2010 Microsoft® Exchange Server 2013 4. En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los buzones de Microsoft® Exchange que va a importar. Configure: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Iniciar sesión como el usuario actual Inicie sesión en Microsoft® Exchange Server con las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 177 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usar otras credenciales Especifique el nombre de usuario (use el formato dominio\nombre de usuario) y la contraseña de un usuario con permisos de acceso total al buzón. Exchange Server Especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft® Exchange Server. Usar SSL Marque esta opción si Microsoft® Exchange Server requiere una conexión SSL. Extraer correos electrónicos de las carpetas públicas Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. Verificar credenciales Haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación con Microsoft®. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 76: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta 6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Todos los buzo nes y carpetas Importe todos los mensajes de correo electrónico de los buzones a los que tiene acceso el usuario con figurado. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 178 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Seleccione los buzones y car petas de los que extraer correos electrónicos Seleccione esta opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique un nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón ... para seleccionar el buzón que va a importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta, active Importar correos electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la carpeta. Exportar desde todas las carpetas Marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. Exportar ele mentos de calen dario Marque esta opción para extraer elementos de calendario históricos de las carpetas públicas. NOTA Herramienta Import Export se recomienda sólo cuando se importan elementos de calendario históricos. En el caso de los elementos de calendario actuales, se recomienda usar Archive Assistant. Para obtener más información, consulte Importación de mensajes de correo electrónico y elementos de calendario mediante GFI Archiver Archive Assistant (página 110). IMPORTANTE Para exportar elementos de calendario debe usar la opción Iniciar sesión como el usuario actual (con MAPI/Outlook). 7. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 77: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 179 8. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones: Importar a GFI Archiver: Importe correo electrónico a almacenes de archivo de GFI Archiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico a una ubi cación en el disco en formato .txt 9. En el área Hora límite , especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico enviados dentro de las fechas especificadas; los demás mensajes se ignoran. 10. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo electrónico importados se muestran bajo [email protected]. 11. (Opcional) Haga clic en Opciones avanzadas y seleccione una de las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ignorar mar cas de men sajes procesados Si está marcado, el proceso recorre todos los mensajes de correo electrónico del intervalo de fechas seleccionado, independientemente de si ya se había realizado un proceso de exportación antes y se habían exportado los mis mos mensajes. Si no está marcado, el proceso omite los mensajes de correo electrónico exportados del intervalo de fechas seleccionado y se reanuda con los no procesados. No marcar los mensajes de correo elec trónico pro cesados Seleccione esta opción si desea que Herramienta Import Export procese los mensajes de correo electrónico sin marcarlos como procesados. El resultado es que no habrá mensajes marcados que ignorar cuando los mensajes de correo electrónico se vuelven a procesar. Borrar marca de correo elec trónico antes de procesarlo Si en una exportación anterior ya se han marcado mensajes de correo electrónico, se quita la marca que indica el proceso. 12. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 13. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso depende de la cantidad de correos electrónicos para extraer. Permisos de acceso a los buzones de Microsoft ® Exchange: concesión de permisos El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de Herramienta Import Export usa las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el equipo de Microsoft® Exchange Server. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un equipo con Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una contraseña. Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’) de los que se extraerán los mensajes de correo electrónico. NOTA Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft® Exchange Server 2003 1. Abra Microsoft® Exchange System Manager. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 180 2. Vaya a Servidores > [Nombre de servidor] > [Grupo de almacenamiento], haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad . 4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos heredables…. 5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar. 6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén de buzones. 7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios. 8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como. 9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Microsoft® Exchange. 10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 11. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 1. Abra la consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda Configuración de destinatario en el panel izquierdo. 3. En el panel derecho, busque el nombre del usuario al que desea otorgar el permiso. Haga clic con el botón secundario en el nombre y seleccione Administrar permiso para enviar cómo.... 4. En el asistente, haga clic en Agregar. 5. Seleccione el nombre de usuario del propietario del buzón del que va a importar mensajes de correo electrónico y haga clic en Administrar. 6. Haga clic en Finalizar. 7. Vuelva a hacer clic con el botón secundario en el nombre y seleccione Administrar permiso de acceso total... 8. En el asistente, haga clic en Agregar. 9. Seleccione el mismo nombre de usuario que seleccionó en el paso 5 y haga clic en Administrar. 10. Haga clic en Finalizar. Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 SP1/SP2/SP3 1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server 2007. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 181 Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'domain\user' ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } Ejemplo: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'masterdomain\administrator' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } IMPORTANTE SI tiene más de un servidor con Microsoft Exchange en su dominio, ejecute el comando Importing mailboxes remotely en todos ellos antes de ejecutar Herramienta Import Export. Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2010 1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server. 2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation -user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" Ejemplo: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user «[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2013 1. Abra el «Shell de administración de Exchange» en Microsoft® Exchange Server. 2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Al finalizar, ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation -user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 182 Ejemplo: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user «[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" IMPORTANTE Asegúrese de que está instalada la última versión de MAPI en Exchange Server para que este procedimiento salga bien. Permisos de acceso a los buzones de Microsoft ® Exchange: revocación de permisos Si el Asistente de importación desde el buzón de Microsoft® Exchange se ejecutó en un equipo que no es el servidor Microsoft® Exchange Server 2003/2007/2010, se concedieron automáticamente permisos «Enviar como» y «Recibir como» a las credenciales del usuario. Se recomienda revocar dichos permisos tras la ejecución de Herramienta Import Export. NOTA Cuando Herramienta Import Export se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server, no existe ningún permiso para revocar. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003: a. Abra Exchange System Manager. b. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. c. Seleccione la ficha Seguridad . d. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador. e. En la lista Permisos, seleccione Denegar para Recibir como y Enviar como. f. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como para: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Exchange. g. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, seleccione la opción Permitir permisos heredables… y haga clic en Aceptar. h. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones. i. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde Microsoft® Exchange Server 2007 y versiones pos teriores: 1. Abra el Shell de administración de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows® PowerShell: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 183 Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de confianza" AccessRights GenericAll NOTA Sustituya ‘Almacén de buzones’ por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones de los usuarios y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concedió anteriormente acceso total al buzón. Ejemplo: Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "dominiomaestro/JohnSmith" -AccessRights GenericAll Importación de correos electrónicos desde archivos PST locales Herramienta Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de archivos PST. A continuación, los mensajes de correo electrónico se pueden importar a los almacenes de archivo de GFI Archiver. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 184 Captura de pantalla 78: Captura de pantalla 79: Cómo importar correos electrónicos desde archivos PST IMPORTANTE Si no se detecta Microsoft Outlook® en el equipo en el que se ejecute la herramienta, estarán deshabilitadas las siguientes opciones de importación: Importar desde archivos .pst La opción Descargar a PST al seleccionar Exportar datos desde GFI Archiver. El proceso de agregar mensajes de correo electrónico desde archivos PST a GFI Archiver conlleva el siguiente procedimiento: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 185 1. Herramienta Import Export extrae mensajes de correo electrónico de uno o varios archivos PST. 2. Herramienta Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación de GFI Archiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI Archiver almacena los mensajes de correo electrónico en el almacén de archivo apropiado. NOTA Microsoft Outlook® 2003 (32 bits) o posterior debe estar instalado en el equipo en que se ejecuta Herramienta Import Export. NOTA Durante la extracción, los mensajes de correo electrónico de los archivos PST se copian y dichos archivos permanecen en su estado original. Paso 1: Importación de elementos desde un equipo remoto IMPORTANTE Esta sección sólo es aplicable a la extracción de elementos de un buzón de un equipo remoto. Si se van a importar mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que está instalado GFI Archiver, vaya a la sección Ejecución de la herramienta GFI Archiver Import Export de este manual. GFI Archiver permite la extracción de buzones de mensajes de correo electrónico ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI Archiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI Archiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde el se va a ejecutar Herramienta Import Export. Para compartir una carpeta: En Windows® Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de recursos compartidos de propiedades de carpeta. En Windows® Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con las que se ejecutará Herramienta Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario agregado, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 186 En Windows® Server 2012: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir con > Uso compartido avanzado b. En la pestaña Compartir, haga clic en Uso compartido avanzado. c. Marque la casilla de verificación Compartir esta carpeta. d. Haga clic en la pestaña permisos y especifique las credenciales de usuario con las que se ejecutará Herramienta Import Export. Asegúrese de que se ha seleccionado Control total para el usuario agregado y haga clic en Aceptar. 3. Vuelva a la ubicación donde esté instalado GFI Archiver y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe. Paso 2: Ejecución de la Utilidad GFI Archiver Import Export para importar desde archivos PST Ejecute Herramienta Import Export para extraer mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del archivo PST. 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI Archiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde archivos .pst. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 187 Captura de pantalla 80: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook® 3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la operación en cada archivo PST que desee agregar. 4. Haga clic en Siguiente cuando se hayan agregado todos los archivos PST. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 188 Captura de pantalla 81: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 5. En el área Destino de la importación, seleccione una de las siguientes opciones: Importar a GFI Archiver: Importe los elementos a almacenes de archivo de GFI Archiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los elementos a una ubicación en el disco en for mato .txt. 6. En el área Hora límite , especifique un intervalo de fechas. Se extraen los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario que se encuentran dentro de las fechas especificadas; todos los demás se ignoran. 7. En el área Propietario, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Propietario, los elementos importados se muestran bajo [email protected]. 8. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 9. Cuando haya finalizado el proceso, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso depende de la cantidad de elementos que se extraen. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 189 Exportación de mensajes de correo electrónico desde Almacenes de archivo de GFI Archiver La característica GFI Archiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico individuales a la dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o restaurar más de un mensaje de correo electrónico simultáneamente, utilice Herramienta Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una instalación de GFI Archiver, buscar los mensajes de correo electrónico que se exportan y exportar todos los mensajes de correo electrónico de una vez con las opciones siguientes: Restaurar una dirección de correo electrónico específica Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato .eml o .msg. Realizar la descarga a un archivo PST. La característica de exportación de Herramienta Import Export es útil para exportar un conjunto de correos electrónicos que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo, para proporcionar los correos electrónicos referentes a un litigio. NOTA El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los mensajes de correo electrónico originales de los Almacenes de archivo. Para exportar mensajes de correo electrónico con Herramienta Import Export: 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI Archiver > Herramienta GFI Archiver Import Export. 2. En el área Exportar datos desde GFI Archiver, haga clic en Descargar correos electrónicos desde GFI Archiver. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 190 Captura de pantalla 82: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI Archiver 3. En el área Credenciales de inicio de sesión: En el campo URL de GFI Archiver, especifique la dirección URL usada para conectarse con GFI Archiver. Seleccione Iniciar sesión como el usuario actual para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión o seleccione Usar otras credenciales para iniciar sesión utilizando otro nombre de usuario y contra seña. Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer una conexión con la dirección URL de GFI Archiver con las credenciales especificadas. 4. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 191 Captura de pantalla 83: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda 5. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN Buzón completo Buscar en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Correos electrónicos que con tienen palabras específicas Buscar mensajes de correo electrónico que incluyen determinadas palabras en el asunto, cuerpo o archivos adjuntos. Correos electrónicos con criterios de búsqueda específicos Buscar en los mensajes correos electrónicos almacenados en un Almacén de archivo concreto, en un buzón concreto o que contienen una etiqueta concreta. 6. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de búsqueda de la siguiente manera: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 192 TIPO DE BÚSQUEDA CRITERIOS DE BÚSQUEDA Buzón completo Búsqueda en buzón Todos los mensajes de correo electrónico de los buzones: haga clic en el botón … y agregue el buzón para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene. Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Correos elec trónicos que con tienen palabras específicas Búsqueda simple Buscar: Escriba los términos que se buscarán en el asunto y el cuerpo. Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda. Devolver sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón ... para especificar el buzón en el que quiere realizar la búsqueda. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 193 TIPO DE BÚSQUEDA CRITERIOS DE BÚSQUEDA Correos elec trónicos con cri terios de búsqueda espe cíficos Búsqueda avanzada Buscar en todos los Almacenes de archivo Restringir búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en determinados Alma cenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar los Almacenes de archivo en los que buscar. Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en buzones espe cíficos. Haga clic en el botón ... para seleccionar los buzones en los que buscar. Recuperar sólo los primeros 5000 resultados: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 correos electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda. En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y especifique la con dición. Haga clic en para agregar más criterios. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del remi tente del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. Destinatario: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar del des tinatario del correo electrónico cuyos mensajes está buscando. CCO: Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar para buscar los correos electrónicos. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exac tamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes o después de una fecha concreta o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es des pués o Es exactamente. Fecha de inicio: Busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha con creta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es des pués o Es exactamente. Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exac tamente. Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un con tenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los archivos adjuntos). Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Archivos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido espe cífico en los archivos adjuntos. Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/Subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta personal: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta espe cífica. Etiqueta global: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta global. Etiqueta de clasificación: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una eti queta de clasificación. Etiqueta de SPAM: busque los mensajes de correo electrónico clasificados como SPAM. Contiene documento: busque los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos de los siguientes tipos de archivo: .txt, .rtf, .htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott, .odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf, .eml, .mht, .xps, .zip. NOTA Haga clic en , que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. 8. Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para exportar los mensajes de correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 194 NOTA Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes de correo electrónico del conjunto de resultados para comprobar que realmente contienen lo que busca. Haga doble clic en el mensaje de correo electrónico para visualizarlo. La herramienta Exportación de gran capacidad de GFI Archiver carga el mensaje de correo electrónico en una ventana separada. Captura de pantalla 84: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación 9. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico: OPCIÓN DE EXPORTACIÓN CONFIGURACIÓN Restaurar las siguientes direc ciones de correo electrónico Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón. Especifique la dirección de correo electrónico y seleccione el método para enviar los mensajes de correo electrónico: Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados Enviar mensajes de correo electrónico como originales Ruta de la des carga Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Examinar para seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Seleccione el formato de exportación de los correos electrónicos: .eml o .msg. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 195 OPCIÓN DE EXPORTACIÓN CONFIGURACIÓN Descargar a PST Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook®. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Para mantener la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico exportados, active Mantener estructura de carpeta. 10. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 11. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar. 4.5.2 Restauración de buzones La herramienta Mailbox Restore le permite restaurar mensajes de correo electrónico archivados en Almacenes de archivo de GFI Archiver en un buzón de Microsoft® Exchange Server. Por ejemplo, utilice la función Mailbox Restore para restaurar mensajes de correo electrónico de buzones eliminados. NOTA La herramienta Mailbox Restore está disponible para las versiones de 32 bits y 64 bits. Si utiliza el MAPI Client/CDO o Microsoft Outlook de 32 bits, asegúrese de utilizar la versión de 32 bits de Mailbox Restore. Elija la versión de 64 bits de Mailbox Restoresi utiliza Microsoft Outlook de 64 bits. Para restaurar un buzón: 1. Inicie la herramienta Mailbox Restore desde el grupo de programas GFI Archiver (GFI Archiver > Mailbox Restore ). Captura de pantalla 85: Utilidad para restaurar buzones GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 196 2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón. Use el formato dominio/buzón en este campo, por ejemplo: 'MIDOMINIO\JSmith'. 3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una ‘fecha inicial’ y una ‘fecha final’ para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto. 4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo electrónico. Use en este campo solamente el alias del buzón, sin la parte del dominio, por ejemplo: 'JSmith'. 5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico. NOTA El usuario que ejecute la herramienta Mailbox Restore requiere los siguientes derechos: Acceso a los mensajes de correo electrónico en GFI Archiver (origen) Acceso de lectura/escritura al buzón de Microsoft® Exchange Server (destino); Derechos de ejecución en el servidor en el que se ha instalado GFI Archiver. Para obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions 4.5.3 Uso de GFI Archiver DB Split Tool Utilice GFI Archiver DB Split Tool para dividir una base de datos de GFI Archiver en varias bases de datos más pequeñas definidas en función de un rango de fechas específico. Requisitos del sistema GFI Archiver 2014 y las versiones posteriores Microsoft SQL Server® 2005 o las versiones posteriores (incluidas las ediciones de SQL Server® Express) Para utilizar la herramienta: 1. Descargue la herramienta de: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools 2. Haga clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 197 3. En la pestaña de configuración, configure las siguientes opciones: OPCIÓN DESCRIPCIÓN SQL Ser ver Seleccione el servidor Microsoft SQL Server donde se encuentra la base de datos de GFI Archiver. Base de datos Seleccione la base de datos que desea dividir en bases de datos más pequeñas. Al utilizar Microsoft SQL Server, las bases de datos nuevas se crean en el mismo lugar. Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, especifique las rutas de origen y destino en los campos disponibles. Ruta al sistema de archi vos Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, escriba la ruta de los archivos binarios de origen. Esta opción no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos. Destino de bina rios Si utiliza Microsoft SQL Server con un sistema de archivos, escriba la ruta de destino de la carpeta de destino de bina rios. Esta opción no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos. Dividir por: Seleccione una de las siguientes opciones: Mensualmente Bimestralmente Trimestralmente Semestralmente Anualmente GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 198 IMPORTANTE Asegúrese de que GFI Archiver no está conectado a la base de datos mientras se realiza la operación. También es aconsejable cerrar todas las herramientas y aplicaciones de base de datos que usen la base de datos durante el proceso. Para obtener más información, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente (página 126). 4. Haga clic en Iniciar. 5. La herramienta cambia automáticamente a la ficha Progreso detallado para proporcionar información de estado sobre las nuevas bases de datos que se están creando. 4.5.4 Uso de la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL Utilice la herramienta Exportar datos sin procesar de SQL para exportar datos sin procesar de Microsoft SQL a archivos .bix. Esta herramienta resulta útil al intentar restaurar los datos cuando una base de datos está dañada o al cambiar de Microsoft SQL Server a Microsoft SQL Server con bases de datos de sistema de archivos por motivos de rendimiento. La herramienta se conecta a una base de datos de Microsoft SQL Server existente y vuelca los datos sin procesar a un archivo .bix. NOTA La herramienta Exportar datos sin procesar de SQL no exporta la información de la carpeta. Requisitos del sistema GFI Archiver 2013 y versiones posteriores Microsoft SQL Server® 2005 o las versiones posteriores (incluidas las ediciones de SQL Server® Express) Exportar datos sin procesar desde GFI Archiver Para utilizar la herramienta: 1. Descargue la herramienta de: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools 2. Haga clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta. 3. En la pestaña de configuración, configure las siguientes opciones: GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 199 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Servidor selec cionado Haga clic en ... para seleccionar el servidor Microsoft SQL Server en el que se encuentra la base de datos de GFI Archiver. Indique también el nombre de usuario y la contraseña para conectarse a la base de datos seleccionada o seleccione Autenticación de Windows para utilizar las credenciales de Windows. Base de datos seleccionada Seleccione la base de datos que quiera exportar. Si utiliza Microsoft SQL Server con sistema de archivos, espe cifique la ruta de origen en el campo Carpeta del sistema de archivos de la base de datos. Carpeta del sis tema de archi vos de la base de datos Si utiliza Microsoft SQL Server con el sistema de archivos, escriba la ruta de los archivos binarios de origen. Esta opción no está disponible al utilizar Microsoft SQL Server sin un sistema de archivos. Carpeta de des tino para archi vos .bix Escriba la ruta de destino de los archivos .bix exportados. IMPORTANTE Asegúrese de que GFI Archiver no está conectado a la base de datos mientras se realiza la operación. También es aconsejable cerrar todas las herramientas y aplicaciones de base de datos que usen la base de datos durante el proceso. Para obtener más información, consulte Cómo desasociar un Almacén de archivo existente (página 126). 4. Haga clic en Exportar datos sin procesar. Vuelva a importar los datos exportados a GFI Archiver Para volver a importar los correos electrónicos a GFI Archiver, utilice el siguiente procedimiento: 1. Asegúrese de que la configuración del nuevo almacén de archivo se ha definido correctamente. Para obtener más información, consulte Configuración de Almacén de archivo nuevo (página 121). 2. Inicie movebix.exe como se indica a continuación: a. En la máquina de GFI Archiver, abra el símbolo del sistema y navegue hasta la carpeta ...\GFI\Archiver\MAIS\bin b. Ejecute el siguiente comando: movebix.exe "<source binary path>" "<MAIS pickup folder>" OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ruta de acceso binaria del origen La carpeta de binarios del almacén de archivos de origen (la carpeta donde la herramienta ha exportado los archivos binarios) Carpeta de recogida de MAIS La carpeta que supervisa el servicio de importación en busca de correos electrónicos. La ruta pre determinada es ..\Archiver\MAIS\Pickup Por ejemplo: movebix.exe "c:\Export\2014 Jan - Dec" "c:\Program Files\GFI\Archiver\MAIS\Pickup" NOTA Asegúrese de que la base de datos exportada anteriormente está desasociada o marcada como No archivar más elementos en este almacén de archivo. Para obtener más información, consulte Administración de Almacenes de archivo (página 119). GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 200 4.5.5 Uso de la herramienta para cambiar puertos La herramienta para cambiar puertos permite comprobar si hay conflictos de puertos en el servidor en que GFI Archiver está instalado y cambiar los puertos remotos rápida y fácilmente. IMPORTANTE Después de actualizar GFI Archiver desde una versión anterior, los números de puerto se devuelven a su configuración predeterminada original, por lo que tendrá que volver a ejecutar la herramienta para cambiar puertos. Captura de pantalla 86: Interfaz de usuario de la herramienta para cambiar puertos Para utilizar la herramienta para cambiar puertos: 1. Inicie la herramienta desde Archivos de programa > GFI\Archiver > Herramientas > PortChange y haga clic en PortChange.exe NOTA Los campos con un fondo amarillo denota que el contenido es de sólo lectura y no se puede cambiar. 2. Haga clic en Comprobar conflicto de puertos para identificar los puertos del equipo que esté usando otra aplicación. La herramienta se detiene y reinicia los servicios de GFI Archiver en este proceso. Si se identifica algún conflicto, el número de puerto conflictivo se marca en rojo. Los puertos sin conflicto se marcan en verde. 3. Escriba un valor nuevo en el campo Cambiar a del puerto que desea actualizar y haga clic en Aplicar cambios de puertos. La herramienta vuelve a comprobar si hay conflictos de puertos con el valor recién introducido y aplica el cambio. 4. (Opcional) Si necesita restaurar los números de puerto predeterminados en el equipo con GFI Archiver, haga clic en Restablecer y, a continuación, en Aplicar cambios de puertos. 4.5.6 Uso de GFI Archiver Authentication Tool De forma predeterminada, la interfaz web de GFI Archiver utiliza la autenticación de Windows para autenticar a los usuarios. GFI Archiver también es compatible con la autenticación basada en formularios. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 201 Al utilizar la autenticación de Windows, un usuario que abra la interfaz web inicia sesión automáticamente si está en un equipo que ya se ha autenticado con la red. Con la autenticación de formularios, el explorador de internet muestra una pantalla de inicio de sesión que pide al usuario que vuelva a introducir las credenciales cada vez. Este método de autenticación también muestra botón para cerrar sesión en la aplicación. La autenticación basada en formularios se suele utilizar cuando los usuarios se conectan a GFI Archiver fuera de su dominio local, como desde Internet. GFI Archiver Authentication Tool permite cambiar de la autenticación basada en Windows a la autenticación basada en formularios. NOTA GFI Archiver Authentication Tool solo está disponible en GFI Archiver 2013 o en versiones posteriores. En las versiones anteriores, puede utilizar un procedimiento manual para cambiar el método de autenticación. Para obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_AuthenticationTool. Para usar GFI Archiver Authentication Tool: 1. Vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver y busque este ejecutable en \Tools\ChangeAuthentication\: GFIChangeAuthenticationTool.exe 2. Haga doble clic en el archivo ejecutable para abrir la herramienta. 3. GFI Archiver Authentication Tool muestra el modo configurado actualmente. Haga clic en el botón Cambiar para cambiar a otro modo. 4. Cierre y vuelva a abrir el navegador de Internet cuando haya cambiado el modo de autenticación para borrar las cookies del navegador. 4.6 Información de desinstalación Para desinstalar GFI Archiver: 1. Haga clic en Inicio > Panel de control > Programas > Desinstalar un programa. 2. Seleccione GFI Archiver en la lista y haga clic en Desinstalar. 3. Cuando aparezca ¿Está seguro de que desea desinstalar GFI Archiver?, haga clic en Sí. 4. Al terminar, haga clic en Finalizar. GFI Archiver 4 Configuración de GFI Archiver | 202 5 Solución de problemas y soporte técnico 5.1 Introducción Esta sección contiene información que puede ayudarle a solucionar los problemas que pueden surgir al usar este producto. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son: Esta guía Artículos de la Base de conocimientos de GFI Foro en la red Contacto con el Centro de soporte de GFI 5.2 Base de conocimientos de GFI GFI Software Ltd mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas más habituales. La base de conocimientos de GFI tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y revisiones de asistencia técnica. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte la base de conocimientos de GFI. 5.3 Foro en la red La asistencia técnica de usuario a usuario está disponible a través del foro web de GFI. 5.4 Solicitud de soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Rellene el formulario de asistencia técnica y siga las instrucciones de esta página para enviar la solicitud de asistencia. Teléfono: Para obtener el número telefónico del servicio de asistencia técnica de su área geográfica, visite nuestro sitio web. NOTA Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia en el área de clientes de GFI. Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario. 5.5 Documentación Si esta guía no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: [email protected]. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 203 5.6 Problemas en la instalación PROBLEMA DESCRIPCIÓN Cuando se instala GFI Archiver se muestra uno de los siguientes mensajes de error: Error 1720. Hay un problema en este paquete de Windows® Installer. No se puede ejecutar un script necesario para completar la instalación. Pón gase en contacto con el personal de soporte téc nico o con el proveedor del paquete. No se pudo iniciar el motor de instalación: acceso denegado. Error al instalar Ikernel.exe, acceso denegado. 1. Deshabilite la exploración en tiempo real de los productos antivirus o cual quier otro software que explore el equipo en tiempo real. 2. Asegúrese de que no tiene software que quite automáticamente archivos del directorio TEMP. 3. Inicie sesión en el equipo con la cuenta del administrador de dominio. 4. Descargue e instale la última versión de Windows® Scripting Host y de Windows Installer para su sistema operativo desde: http://go.gfi.com/?pageid=mar_msdownloadcenter 5. Asegúrese de que las siguientes tecnologías de Windows® están instaladas correctamente y no están dañadas: Windows® Management Instrumentation (WMI) Windows® Installer Microsoft .Net Framework Microsoft Data Access Components (MDAC) 6. Asegúrese de que las siguientes bibliotecas, que se encuentran en <Windows\System32>, están correctamente registradas: Oleaut32.dll urlmon.dll ole32.dll Actxprxy.dll Scrrun.dll Browseui.dll Mshtml.dll Shdocvw.dll Shell32.dll Para registrar una biblioteca en el sistema operativo, siga estos pasos: 1. Haga clic en Inicio y seleccione Ejecutar. 2. Escriba cmd.exe y haga clic en Aceptar. 3. Escriba ‘regsvr32 <ruta y nombre del archivo dll>’ Ejemplo: ‘regsvr32 c:\windows\system32\urlmon.dll’. 4. Coloque el archivo de instalación en un archivo temporal (por ejemplo, C:\temp) del equipo en el que vaya a instalar el producto de GFI. 5. Compruebe también los permisos del Modelo de objetos componentes distribuido (DCOM) como se explica en: http://go.gfi.com/?pageid=mar_DCOMpermissions Durante la instalación aparece el siguiente error: El asistente se ha interrumpido antes de que GFI Archiver se haya instalado por completo. El sistema no se ha modificado. Para finalizar la instalación en otro momento, vuelva a ejecutar la configuración. El asistente se ha interrumpido antes de que GFI Archiver se haya instalado por completo. GFI Archiver Causa: Windows Scripting Host (WSH) está obsoleto o dañado. Solución: Instale la última versión de Windows® Scripting Host (WSH) y reinicie el equipo. WSH se puede descargar desde: http://go.gfi.com/?pageid=mar_wshdownload 5 Solución de problemas y soporte técnico | 204 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Al configurar un buzón de diario a través del Asis tente de positinstalación, aparece un error que indica que la detección automática no funciona Causa: NetBios sobre TCP (NetBT) está deshabilitado. Solución: 1. Abra Símbolo de sistema y ejecute los siguientes comandos: net view net view /domain:el nombre de su dominio 2. Si esta operación no produce los resultados deseados, es probable que Netbios sobre TCP esté deshabilitado en la tarjeta de red y/o en los restantes equipos de la red. 3. En el equipo de GFI Archiver realice las siguientes operaciones: Vaya a Propiedades de conexión de área local > Propiedades de TCP/IP > Botón Opciones avanzadas > Pestaña Wins y habilite Netbios sobre TCP/IP. Si está seleccionada la opción Predeterminado...desde DHCP... cámbiela a Habilitar... para realizar la prueba. 4. En el símbolo del sistema escriba el comando Net view Si sigue apareciendo el mensaje No hay entradas en la lista, vaya a otro equipo de la misma subred y habilite Netbios sobre TCP/IP de la misma forma que lo hizo en el equipo de GFI Archiver y repita la prueba. 5. Si esta solución funciona y la configuración de NetBios es Predeterminado...desde DHCP..., tendrá que cambiar la configuración del servidor DHCP para habilitarlo para otros equipos de la red. 6. Aunque esto funcione, puede darse cuenta de que solo puede resolver los hosts de la subred local en que está GFI Archiver. El motivo es que no hay ningún servidor de nombres WINS en la red. NetBT usará difusiones para la subred local, pero estas difusiones normalmente no atraviesan los enrutadores. Para eso hace falta un servidor de nombres WINS. Tras la actualización desde GFI MailArchiver 6.4, GFI Archiver no se carga La actualización desde GFI MailArchiver 6.4 es compatible, pero, durante la actualización, se indicará una ruta antigua que ya no se usa: */mai larchiver/main.aspx. Si se borra la caché del explorador, GFI Archiver se cargará sin problemas. Consulte el siguiente artículo: http://go.gfi.com/?pageid=mar_ upgrade_from_mar6.4 5.7 Problemas generales PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI Archiver no autentica los usuarios al cargar la interfaz web en Windows® Server 2008. Causa: Problema causado por el uso de la instalación del módulo Autenticación de formularios y Errores HTTP en IIS ®7. Solución 1: desinstale el módulo Errores HTTP. Solución 2:quite los errores HTTP del directorio virtual de GFI Archiver: 1. Desbloquee el módulo Errores personalizados del servidor. a. En Administrador de IIS ®, seleccione el servidor. b. Haga doble clic en el icono Módulos y seleccione CustomErrorModule. c. Haga clic en Desbloquear en el panel Acciones. 2. Quite el Módulo de errores personalizados del directorio virtual de GFI Archiver. a. Seleccione el directorio virtual de GFI Archiver b. Seleccione CustomErrorModule. c. Haga clic en Quitar en el panel Acciones y en SÍ para confirmar. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 205 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Al cargar GFI Archiver aparece una página en blanco/código HTML/instrucciones para des cargar aspx Causa: ASP.NET ® no está registrado en el servidor web de IIS ®. Solución: Registre ASP.NET ®: 1. En el símbolo del sistema, cambie el directorio de la siguiente forma: Equipos de 32 bits: <WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<número de ver sión>\ En equipos de 64 bits, cambie a: <Win dowsDir\Microsoft.NET\Framework64\<número de versión>\ 2. Escriba ‘aspnet_regiis.exe -i’ y pulse Entrar. GFI Archiver no autentica al cargar la interfaz web: Error 401. GFI Archiver Causa: Este error se produce cuando el método de autenticación de IIS ® no se ha configurado correctamente en el servidor de GFI Archiver. Solución: Verifique el método de autenticación de IIS ® usado. IIS® 6 1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS®). 2. Expanda <web server name> > Sitios web > Sitio web predeterminado, haga clic con el botón secundario en Archiver y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad del directorio y en Autenticación y control de acceso, haga clic en Editar. 4. Active la casilla Habilitar el acceso anónimo. 5. En el área Acceso autenticado, seleccione el método de autenticación que se va a usar. Se recomienda Autenticación de Windows integrada. 6. Haga clic en Aceptar dos veces y cierre Administrador de Internet Information Services (IIS ®). IIS® 7 1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS®). 2. Expanda <web server name> > Sitios web > Sitio web predeterminado y seleccione Archiver. 3. En la vista Características, haga doble clic en Autenticación. 4. Haga clic en Autenticación anónima y en el panel derecho seleccione Habilitar. 5. Seleccione el método de autenticación que se va a usar y en el panel derecho, haga clic en Habilitar. Se recomienda Autenticación de Windows. 6. Cierre Administrador de Internet Information Services (IIS ®). 5 Solución de problemas y soporte técnico | 206 PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI Archiver no autentica al cargar la interfaz web: Error 4000. Causa: Este error se produce cuando se instala otra aplicación en el servidor de GFI Archiver, que puede estar usando los mismos puertos que requiere GFI Archiver. Solución: Verifique que los puertos predeterminados que usa GFI Archiver no los usa otro software: 1. En el servidor de GFI Archiver, inicie el símbolo del sistema. 2. En la línea de comandos, escriba netstat -abn >C:\netstat.txt. Se crea un archivo de texto llamado netstat.txt en C:\. 3. Abra netstat.txt y busque las siguientes entradas en la columna Proto: TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe] TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe] TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe] Si alguno de los puertos no se corresponde con los archivos ejecutables, el archivo ejecutable de GFI Archiver se debe configurar para usar otro puerto. Para cambiar un puerto predeterminado: 1. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc. 2. Detenga todos los servicios de GFI Archiver. 3. Vaya a la carpeta de instalación de GFI Archiver y realice una copia de seguridad de los siguientes archivos: ..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config ..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config .. \Core\bin\Marc.Core.exe.config ..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.exe.config ..\ASPNET\remoting.config 4. Abra todos los archivos .config indicados en el paso 3 en un editor de texto, busque el número de puerto que se va a cambiar y sustitúyalo por otro número de puerto. Ejemplo: busque 8017 y sustitúyalo por 8117. NOTA: Asegúrese de que no hay otras aplicaciones que usen el número de puerto nuevo. 5. Cuando se realicen cambios en un archivo .config, guárdelo con la codificación establecida en UTF-8. 6. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios. 7. Cuando se hayan actualizado todos los archivos .config, reinicie los servicios de GFI Archiver detenidos en el paso 2. 8. Repita la prueba de netstat en el símbolo del sistema para confirmar que GFI Archiver está usando los nuevos puertos. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 207 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Al mover mensajes de correo electrónico de la carpeta Elementos enviados del buzón de Micro soft® Exchange a otra carpeta, el movimiento no se replica en la estructura de carpetas de GFI Archiver. Causa: Este comportamiento se produce cuando el modo caché de Exchange está habilitado en la configuración de la cuenta de Microsoft Outlook® del usuario. Para obtener más información sobre el modo caché de Exchange, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode Solución: Deshabilite el modo caché de Exchange de Microsoft Outlook® de la siguiente manera: Microsoft Outlook® 2003 1. Vaya a Herramientas > Cuentas de correo electrónico. 2. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la cuenta del buzón de Microsoft® Exchange Server y haga clic en Cambiar. 4. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente. 5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar. 6. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio. Microsoft Outlook® 2007 1. Vaya a Herramientas > Config. de cuenta. 2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la cuenta del buzón de Microsoft® Exchange Server y haga clic en Cambiar. 3. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en Aceptar y en Finalizar. 5. Reinicie Microsoft Outlook® para aplicar el cambio. NOTA: Esta solución sólo se aplica a los mensajes de correo electrónico que se archivan después de que el modo caché de Exchange se haya deshabilitado. Al abrir mensajes de correo electrónico o archivos adjuntos de dichos mensajes desde la interfaz de GFI Archiver, se encuentra uno de los siguientes errores: Un error de filtrado web que especifica que el archivo adjunto descargado está dañado. El archivo adjunto descargado se abre en Internet Explorer ®, en lugar de en su aplicación predeterminada. GFI Archiver Causa: Esto puede suceder cuando una herramienta de filtrado web está instalada entre el servidor de GFI Archiver y Outlook Connector, y está bloqueando solicitudes HTTP. Solución: Configure la herramienta de filtrado web para permitir todo el tráfico HTTP que genera el servidor de GFI Archiver. Asegúrese de que la dirección IP, el nombre NETBIOS o el nombre DNS del servidor de GFI Archiver no están bloqueados por el filtro web. Para obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering 5 Solución de problemas y soporte técnico | 208 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Los mensajes de correo electrónico no se alma cenan, están atascados en el buzón de registro en diario de Exchange o el resumen del Alma cén de archivo muestra que los mensajes de correo electrónico no se han almacenado. Causa: GFI Archiver no puede dejar de almacenar mensajes de correo electrónico por varios motivos, incluyendo, pero sin limitarse ellos: configuración incorrecta, esquema de base de datos obsoleto, bases de datos grandes, mensajes de correo electrónico grandes en el buzón de registro en diario o interferencia de software antivirus y de copia de seguridad de terceros. Solución: Solucione los problemas usando uno de los siguientes pasos: Paso 1: Para confirmar que los mensajes de correo electrónico no se están almacenando: 1. Vaya a Configuración > Almacenes de archivo 2. Haga clic en el Almacén de archivo activo para resaltarlo y haga clic en Resumen 3. Marque Último correo electrónico archivado el. Paso 2: confirmar que GFI Archiver puede conectarse al buzón de diario y que la conexión está activa 1. Vaya a Configuración > Servidores de correo para archivar 2. Seleccione el buzón de registro que se muestra y haga clic en Editar, y complete el asistente para constatar que el resultado de la prueba es satisfactorio. 3. Asegúrese de que el buzón de diario está configurado como Activo. Paso 3: confirmar que GFI Archiver puede conectarse a la base de datos backend 1. Vaya a Configuración > Almacenes de archivo 2. Seleccione un Almacén de archivo activo y haga clic en Editar. 3. Complete el asistente para constatar que el resultado de la prueba es satisfactorio. NOTA Si se usa MS SQL, es aconsejable utilizar la cuenta de SA Paso 4: comprobar que hay mensajes de correo electrónico en las carpetas Pickup y Queue 1. Vaya a ....\GFI\Archiver\Core\Pickup y compruebe si hay mensajes de correo electrónico pendientes. 2. Vaya a ....\GFI\Archiver\Core\Queue y compruebe si hay mensajes de correo electrónico pendientes. Paso 5: confirmar que el tamaño de la base de datos del Almacén de archivo activo no supera el límite de tamaño recomendado. 1. Vaya a Configuración > Almacenes de archivo 2. Haga clic en el Almacén de archivo activo para resaltarlo y haga clic en Resumen 3. Compruebe que el tamaño de la base de datos (en disco) no supera los siguientes valores: Base de datos de GFI Archiver (Firebird): 2 GB Microsoft SQL Server: 40 GB Microsoft SQL Express 2005: 4 GB Microsoft SQL Express 2008 R2: 10 GB Paso 6: Compruebe que el cortafuegos del equipo de GFI Archiver no bloquea Microsoft SQL Server. Para obtener más información, consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FirewallSettings GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 209 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Cuando un usuario intenta acceder a la interfaz web de GFI Archiver por primera vez, la carga inicial es lenta. Causa: Cuando un usuario intenta acceder a la interfaz web de GFI Archiver por primera vez mediante un explorador web, IIS carga GFI Archiver en segundo plano. Esta carga inicial puede tardar en completarse y el usuario podría interpretarlo como un problema de bajo rendimiento. Solución: Consulte el siguiente artículo para resolver el problema: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_SpeedUpWebUI 5.8 Problemas de importación o exportación PROBLEMA DESCRIPCIÓN 1. Al importar o exportar aparece: “El Ser vicio de importación de GFI Archiver no se está ejecutando” Causa: El Servicio de importación de GFI Archiver se ha detenido. Solución: Asegúrese de que el Servicio de importación de GFI Archiver se ha iniciado: 1. Seleccione Inicio > Ejecutar, escriba ‘services.msc’ y haga clic en Aceptar. 2. Asegúrese de que el ‘Servicio de importación de GFI Archiver’ se ha iniciado. Si no lo ha hacho, haga clic en él con el botón secundario y seleccione Iniciar. 2. Al importar o exportar aparece: “Los pro cesos de exportación están en pausa, ya que no se han configurado bases de datos para el Servicio de importación de GFI Archiver” Causa: No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de importación de GFI Archiver. Solución: Asegúrese de que el Almacén de archivo de GFI Archiver configurado en el Servicio de importación de GFI Archiver no es de sólo lectura: 1. En GFI Archiver, seleccione el nodo Almacenes de archivo. 2. Haga clic en el icono Editar configuración que se encuentra junto al Almacén de archivo configurado en el Servicio de importación de GFI Archiver. 3. Asegúrese de que la opción No permitir más archivado en este Almacén de archivo no está habilitada. 3. Al importar o exportar aparece: “El número de archivos en la cola de pro cesamiento está aumentando. Los procesos de exportación están en pausa para dar tiempo al Servicio de importación de GFI Archiver para que procese el retraso.” Causa: GFI Archiver no puede archivar los mensajes de correo electrónicos en las bases de datos. La consecuencia es que las copias de seguridad de los mensajes de correo electrónico se realizan en la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Pickup>. Cuando el número de mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 300, la herramienta GFI PST Export se pone en pausa. Solución: Compruebe si hay más de 300 mensajes de correo electrónico en la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Pickup>. En caso afirmativo, puede ser una indicación de que los mensajes de correo electrónico no se están almacenando en el Almacén de archivo. 1. Asegúrese de que el directorio de GFI Archiver está excluido de la copia de seguridad en tiempo real y/o del software de detección de virus. 2. Asegúrese de que GFI Archiver tiene una conexión estable con la base de datos y de que tiene suficientes recursos para soportar la carga. 3. En el caso de las bases de datos SQL Server ®, establezca la configuración de crecimiento automático tanto de los archivos de datos como de los archivos de registro de transacciones en un valor fijo en megabytes, en lugar de en un valor porcentual. Los valores recomendados son 10 Mb para los registros de transacciones y 100 MB para los archivos de datos. Además, asegúrese de que la opción Tamaño máximo de archivo tanto de los archivos de datos como de los archivos de transacciones se ha quedado en ‘Crecimiento de archivos sin restringir’. 4. Asegúrese de que hay suficiente espacio en disco en el servidor en que el Servicio de importación de GFI Archiver se está ejecutando. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 210 PROBLEMA DESCRIPCIÓN 4. Al importar o exportar aparece: “Un gran número de mensajes de correo electrónico tienen una fecha que no coincide con nin guno de los intervalos de fechas cubiertos por las bases de datos configuradas. Los pro cesos de exportación se han suspendido indefinidamente. Consulte el manual para la solución de problemas” Causa 1: No hay bases de datos configuradas en la Configuración del servicio de importación de GFI Archiver que abarquen la fecha de algunos mensajes de correo electrónico. Dichos mensajes no se pueden almacenar en ninguna base de datos, por lo que se almacenarán en la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Unclassified>. Cuando el número de mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 500, el Asistente de extracción de correo electrónico se pone en pausa. Solución 1: Vaya a la carpeta ‘Unclassified’. Si alguno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta no necesita archi varse, puede eliminarlo. El servicio de importación de GFI Archiver se reanudará automáticamente con el procesamiento de otros mensajes de correo electrónico. Si todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta necesitan archivarse: 1. Determine el intervalo de fechas de los mensajes de correo electrónico sin clasificar. NOTA: Para determinar la fecha exacta del mensaje de correo electrónico, abra el archivo .eml de la carpeta ‘Unclassified’ y vea el encabezado del mismo. 2. Modifique los intervalos de fechas de los Almacenes de archivo de la Configuración del servicio de importación de GFI Archiver o cree un Almacén de archivo que abarque el intervalo de fechas. NOTA: Para obtener instrucciones sobre cómo establecer las fechas de los almacenes de archivo, consulte la sección Configuración del servicio de importación de GFI Archiver en el apartado pertinente del capítulo Importación y exportación de mensajes de correo electrónico de este manual. 3. Mueva los mensajes de correo electrónico de la carpeta Unclassified a la carpeta <\GFI\Archiver\MAIS\Queue>. 4. El servicio de importación seguirá automáticamente archivando los mensajes de correo electrónico. NOTA: Para obtener más información e instrucciones sobre los mensajes de correo electrónico de la carpeta Unclassified, consulte el capítulo Mensajes de correo electrónico sin clasificar en uno de los escenarios pertinentes descritos en el capítulo Importar y exportar correos electrónicos de este manual. Para obtener más información sobre esta solución, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange Causa 2: Los mensajes de correo electrónico no deseados se suelen enviar con los encabezados dañados, lo que no permite que el Servicio de importación de GFI Archiver determine la fecha de recepción de los mismos. Estos mensajes de correo electrónico se encontrarán en la carpeta ‘Unclassified’ con una fecha incorrecta. Solución 2: Se recomienda eliminar dichos mensajes de correo electrónico de la carpeta ‘Unclassified’. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 211 PROBLEMA DESCRIPCIÓN 5. Al exportar archivos PST, aparece el siguiente error: “No hay cliente de correo predeterminado o el cliente actual no cum ple la petición de mensajería. Ejecute Micro soft Outlook® y establézcalo como cliente de correo predeterminado” Causa: Para exportar mensajes de correo electrónico desde un archivo PST utilizando la herramienta de exportación de correos electrónicos GFI PST-Exchange, Microsoft Outlook® versión 2003 o posterior debe estar instalado en el mismo equipo. Solución: Instale Microsoft® Office versión 2003 o posterior. NOTA Para que el rendimiento sea óptimo en el proceso de exportación, se recomienda utilizar la última versión de Microsoft Outlook, para lo que debe asegurarse de que tiene instalada el último Service Pack de Microsoft Office. 6. Al utilizar la herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI Archiver aparecen los siguientes errores: “El buzón no se pudo abrir con las cre denciales actuales.” “Acceso denegado.” “Error al enumerar carpetas.” “No se puede acceder al buzón seleccionado. Compruebe sus credenciales.” Causa: La herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI Archiver emplea las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el equipo con Microsoft® Exchange Server. Si la herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI Archiver se ejecuta en un equipo que no es Microsoft Exchange Server, tiene que especificar un nombre de usuario y una contraseña. En ambos casos, esta cuenta necesita tener permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’ en los buzones de los que se van a extraer los mensajes de correo electrónico. Solución: Consulte http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema. 5.9 Problemas de Outlook® Connector PROBLEMA DESCRIPCIÓN Outlook Connector muestra una señal de adver tencia en Microsoft Outlook® inmediatamente des pués de la instalación Causa: Este comportamiento es normal. Tras instalar Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI Archiver. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 212 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Causa: De forma predeterminada, Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Solución: El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml: 1. Cierre Microsoft Outlook® y vaya a: Windows® XP y versiones anteriores: <c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows® Vista: <c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365 (predeterminado) al número de días para los mensajes de correo electrónico desea ver en Outlook® Connector. Ejemplo: para ver los mensajes electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele ser un número largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo caché desea eliminar. 6. Abra Microsoft Outlook® y sincronice Outlook Connector con GFI Archiver para habilitar los cambios. Elimine este texto y sustitúyalo por su propio contenido. La página de búsqueda de GFI Archiver no aparece en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook® 2007 Causa: En Microsoft Outlook® 2007, la configuración de la página de inicio está deshabilitada para almacenes no predeterminados. El buzón de GFI Archiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta directiva. Solución: Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema, consulte el artículo de Microsoft KBase cuya dirección URL se indica a continuación: http://go.gfi.com/?pageid=mar_enablesearchpage Aparece uno de los siguientes problemas: » No se puede habilitar el acceso sin conexión desde el cua dro de diálogo de configuración » No se puede defi nir un número de días de acceso sin conexión que sea mayor que un número concreto. Posible causa Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta característica. Posible solución Consulte estos problemas al administrador del sistema. Outlook Connector no se sincroniza con GFI Archiver. Causa 1: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI Archiver. Solución 1: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI Archiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de Outlook Connector. Causa 2: Outlook Connector está deshabilitado Solución 2: Habilite Outlook Connector en Inicio > Programas > GFI Archiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook®. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 213 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Errores de sincronización: Errores HTTP Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors Errores de sincronización: Error HTTP 500 Posible causa: El servidor de GFI Archiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos. Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo de espera de la conexión de GFI Archiver Posible causa: El servidor de GFI Archiver está ocupado y no pudo enviar los datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado. Posible solución: Para aumentar el valor del tiempo de espera: 1. Vaya a: Windows® XP y versiones anteriores: <c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows® Vista: <c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor predeterminado de 120000. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5.10 Problemas de Archive Assistant PROBLEMA ENCONTRADO SOLUCIÓN El botón de archivar desaparece Causa: Este problema se puede producir cada vez que Archive Assistant (o su iniciador) provoque un error no controlado que se propague a Microsoft Outlook®. Solución: 1. En Microsoft Outlook®, vaya a Archivo > Opciones > Complementos. 2. Seleccione Administrar > Elementos deshabilitados y haga clic en [Ir...] 3. Habilite Archive Assistant. 4. Reinicie Outlook®. Archive Assistant Error_Manua lArchivingDisabledException. Causa: El archivado manual no está habilitado en el servidor de GFI Archiver. Solución: Contacte con su administrador de sistema para habilitar el archivado manual. Error_Ser verCertificateValidationException Causa: No se pudo validar el certificado SSL proporcionado por el servidor de GFI Archiver. Solución: Contacte con su administrador del sistema. Error_UpgradeRequiredException Causa: Archive Assistant se debe actualizar para que sea compatible con la versión actual del servidor de GFI Archiver. Solución: Contacte con su administrador del sistema. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 214 PROBLEMA ENCONTRADO SOLUCIÓN La dirección del servidor de GFI Archiver no está configurada correctamente. Causa: La dirección del servidor especificada en la página Configuración no es correcta. Solución 1: Contacte con su administrador del sistema. Solución 2: Si conoce la dirección en la que está instalado GFI Archiver: 1. En Microsoft Outlook®, vaya a la barra de herramientas de Archive Assistant y haga clic en Configuración. 2. Seleccione Personalizada y escriba la dirección del servidor en el campo que se proporciona. 3. Haga clic en Aceptar. 5.11 Problemas con File Archive Assistant PROBLEMA DESCRIPCIÓN Error de certificado SSL Causa 1: El certificado SSL ha caducado. Solución 1: Actualice su certificado SSL y reinicie File Archive Assistant. Solución 2: Deshabilite los ajustes de SSL en el Microsoft Exchange Server: 1. Abra la aplicación IIS Manager en Inicio > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. En su dominio, expanda Sitios y busque MailArchiver_Services. 3. Desactive la casilla Requerir SSL. 4. Establezca Certificados de cliente en Ignorar. 5. Cierre IIS Manager y reinicie File Archive Assistant. File Archive Assistant no se sincroniza con GFI Archiver. Causa: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI Archiver. Solución: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI Archiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de File Archive Assistant. Errores de sincronización: Errores HTTP Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors Errores de sincronización: Error HTTP 500 Posible causa: El servidor de GFI Archiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar File Archive Assistant en unos minutos. GFI Archiver 5 Solución de problemas y soporte técnico | 215 6 Glosario A Active Directory Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. AD Active Directory ADM Los archivos de ADM son archivos de plantilla utilizados por las directivas de grupo para describir dónde se almacenan los parámetros de directiva en el registro. Los archivos ADM también describen la interfaz de usuario que los administradores ven en el complemento editor de objeto de directiva de grupo. Administración de almacenes de archivo Tecnología GFI Archiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo. Administrador del sistema de Exchange Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange. Administradores de grupo Grupo de usuarios de GFI Archiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory. Almacenamiento de instancia individual Brinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entre varios usua rios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, ya que se reduce la canti dad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correo electrónico. Almacenes de archivo Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI Archiver. Archivo PST Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, con tactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. Auditoría de actividad de base de datos Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad den tro de una base de datos de archivo. Auditoría de interacción del usuario Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz web de GFI Archiver. GFI Archiver 6 Glosario | 216 B Base de datos Firebird Sistema de bases de datos relacionales de código abierto. Buzón Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo electrónico. C Carpetas públicas Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de infor mación. D Directivas de categorización Sistema de categorización de GFI Archiver que permite categorizar el correo electrónico según su eti queta. Directivas de retención Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los almacenes de archivo. E Encabezados Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario, asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc. Esquema de base de datos Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los campos y tablas. ExOLEDB Proveedor OLE DB de Exchange Extensiones multipropósito de correo Internet Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII. G GFI Archiver Outlook Connector Herramienta de GFI Archiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de correo electrónico archivados por GFI Archiver. GFI Archiver 6 Glosario | 217 GFI MailInsights Utilidad para la creación de informes incluida en GFI Archiver que aprovecha los mensajes de correo elec trónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. GPO Objetos de directiva de grupo H Hilo de conversación Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usuarios. I IMAP Protocolo de acceso a mensajes de Internet Índice de búsqueda Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Arquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónico desde una apli cación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico. M MAIS Servicio de importación de GFI Archiver MAPI Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Metadatos Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI Archiver. Microsoft SQL Server Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft. MIME Extensiones multipropósito de correo Internet Modo de autenticación mixta Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server. GFI Archiver 6 Glosario | 218 N Nivel funcional de dominio Los niveles funcionales del dominio proporcionan un método para habilitar las funciones presentes en todo el dominio en su entorno de servicios de dominio de Active Directory. Existen varios niveles de fun cionalidad de dominio, en función de su entorno de red. O Objetos de directiva de grupo Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los usuarios pue den y no pueden hacer en una red informática. OneClick Restore Un método sencillo para restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del usuario que también restaura los correos tal y como estaban en el momento de su eliminación, o bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico. Outlook Web Access Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, con tactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible. OWA Outlook Web Access P POP3 Protocolo de oficina de correos versión 3 Privilegios de acceso Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los men sajes de correo electrónico. Protocolo de acceso a mensajes de Internet Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo elec trónico, el otro es POP3. Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Proveedor OLE DB de Exchange Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO de Microsoft. PST Exporter Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los men sajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI GFI Archiver 6 Glosario | 219 Archiver. R Recuperación de estructura de carpetas de buzón Característica de GFI Archiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Micro soft Exchange con GFI Archiver. Registro en diario Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo. S Servicio de importación de GFI Archiver Herramienta de GFI Archiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI Archiver. Servicio GFI Directory GFI Directory es un directorio de usuarios y grupos que se integra con otros productos de GFI Software en entornos en los que Microsoft Active Directory no está disponible. GFI Archiver 6 Glosario | 220 7 Índice G A GFI MailInsights Active Directory 11, 23, 56, 58, 61, 69, 96, 98, 116, 141, 173 acuerdo de licencia 23 archivar 6-8, 14-15, 17-18, 20-21, 25, 28, 32-33, 35, 43, 49, 52, 56, 58-59, 61, 89-91, 94, 99, 101-103, 110, 116, 119-120, 122, 125, 130, 147, 161, 167, 172, 200, 209210, 214 Asistencia técnica 203 Auditoría de interacción del usuario 165 Generación de informes 8, 62 Glosario 216 I IIS 10, 12, 15, 151, 205, 215 IMAP 10, 12, 14, 17, 56, 89-90, 93, 144, 147, 149, 151, 167 Índice de búsqueda 26, 31, 125-127, 129-132, 134-135 Informe de auditoría de control de acceso 166 B Informe de auditoría de directivas de retención 166 Base de conocimientos 23, 108, 203 base de datos 18-19, 25, 123, 131, 133-135, 184, 198, 200, 209 Buzón de diario elección de un método de registro en diario 14, 34, 89, 91-92, 94, 205, 209 buzones 7-8, 10, 19, 25, 31, 34, 36, 41, 43-44, 52, 54, 56, 8991, 94, 98, 100, 102-104, 106, 110-111, 114, 122, 144, 146, 148-149, 174, 180, 183, 186, 193, 196, 212 Informe de auditoría de integridad de datos 166 Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos 166 Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario 166 Informes de auditoría 55, 143, 163, 165 Internet Explorer 12, 23, 151, 208 M C Microsoft Exchange 2003 104, 183 Clave de licencia 24-25, 37, 89, 169 Microsoft Exchange Server 10, 14, 33, 90, 104, 212, 215 Configuración de ASP.NET 11, 15 Microsoft SQL Server 11-12, 14, 18, 20, 25, 29, 122, 131, 140, 164, 197, 199, 209 Configuración de base de datos 11, 13, 15 Configuración del puerto del cortafuegos 11 O Configurar Almacén de archivo 24 OneClick 47, 190 Control de acceso 54, 89, 116, 143, 148-149 OneClick Restore 47, 190 control de cuentas de usuario 23, 148 Otro término subtérmino 11, 23, 98, 141, 173, 182 D destinatario 48-49, 52, 63-64, 97, 155, 163, 181, 194 P Directivas de retención 62, 89, 152-153, 156, 158-161, 166 PowerShell 181, 183 Documentación 203 Preferencias de usuario 55 E Procedimiento de instalación 10 encabezados 19, 25, 46, 122, 149, 194, 211 R exportar 173, 179, 185, 190, 199 Reconstrucción de un índice de búsqueda 129 F registro en diario 7, 10, 12, 18, 33, 35, 41, 43, 90-91, 94, 209 Firebird 12-13, 19, 25-26, 123, 126, 131, 134-135, 137, 149, 163, 209 Foro en la red 203 Requisitos del sistema Hardware 10-11, 17, 90, 197, 199 S Servicio de importación de GFI Archiver 138 GFI Archiver Índice | 221 SQL Server 11-16, 18-21, 25, 27, 41, 122, 126, 130-132, 134135, 139, 163-164, 197, 199, 209-210 X x64 13, 22 Z Zona horaria 55 GFI Archiver Índice | 222