G-GI-9 Guía operativa novedades

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G-GI-9 Guía operativa novedades
GUÍA OPERATIVA NOVEDADES
PROGRAMA - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social
Bogotá, 2016
Guía Operativa Novedades
Más Familias en Acción
CÓDIGO: G-GI-9
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
VERSIÓN: 2
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3
2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3
3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 4
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE NOVEDADES....................................................... 4
5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4
5.1.1
Objetivo ............................................................................................................... 4
5.1.2
Alcance del proceso ........................................................................................ 4
5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 5
5.2.1
Actores que generan novedades ................................................................ 5
5.2.2
Tipos de novedades ........................................................................................ 5
5.2.2.1 Novedades tipo 1 ......................................................................................... 5
5.2.2.2 Novedades Tipo 2. .................................................................................... 10
5.2.3
Procedimiento para el trámite de las novedades .............................. 12
5.2.4
Términos para la decisión del trámite ................................................... 13
5.3 Resultados esperados del proceso novedades .............................................. 13
6 SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 14
Anexo 1. Formulario de novedades .................................................................................. 15
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Prosperidad Social
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Más Familias en Acción
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PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
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INTRODUCCIÓN
Las novedades se constituyen en uno de los procesos del ciclo operativo del programa Más
Familias en Acción-MFA, por medio del cual se efectúan cambios o modificaciones de los datos
de las familias inscritas en MFA o de la información asociada a éstas, ocurridos a lo largo de
su permanencia en el programa. Estas novedades se realizan de conformidad con las
solicitudes presentadas, según los criterios, requisitos y procedimientos definidos en la
presente guía.
1. OBJETIVO DE LA GUIA
La guía operativa desarrolla el proceso de novedades establecido en el Manual Operativo-MO
del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología y especificar las tipologías,
mecanismos, procedimientos y responsables para realizar éste proceso y su difusión a los
diferentes actores participantes del programa.
2. ALCANCE DE LA GUIA
La guía está dirigida a las diferentes entidades, actores y familias participantes del programa
y en especial, a los responsables directos de realizar el proceso de novedades de las familias
inscritas en MFA.
3. SIGLAS
ANSPE
CCC
CCD
CMC
DIS
EI
EM
ICBF
IPS
MFA
MO
MSPS
NNA
PQyR
RUV
SIFA
SIMAT
SISBEN
SIUNIDOS
Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema
Comité Corregimental de Certificación
Control de Crecimiento y Desarrollo
Comité Municipal de Certificación
Dirección de Ingreso Social
Enlace Indígena
Enlace Municipal
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
Más Familias en Acción
Manual Operativo
Ministerio de Salud y Protección Social
Niños, Niñas y Adolescentes
Peticiones, Quejas y Reclamos
Registro Único de Víctimas
Sistema de Información de Mas Familias en Acción
Sistema de Matrícula Estudiantil de Educación Básica y Media
Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios para Programas Sociales
Sistema de Información de la Red Unidos
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4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se
regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción.
Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el Código de Infancia y Adolescencia.
Ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición
y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso
administrativo.
Resolución 4134 de 2015, por la cual se adopta el Manual Operativo del Programa Más
Familias en Acción - versión 3.
Resolución 3629 de 2015, por la cual se establece el Reglamento Interno para el
trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos del Departamento Administrativo para la
Prosperidad Social y el Fondo de Inversión para la Paz-FIP y se adoptan otras
disposiciones.
Resolución 412 de 2000-MSPS, por la cual se establecen las actividades,
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se
adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de
protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés
en salud pública,
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE NOVEDADES
En esta sección se describe el objetivo, alcance, presentación y procedimiento de las
novedades, así como los resultados esperados con su aplicación.
5.1
Presentación del proceso
Las novedades se clasifican en dos tipos según su incidencia en los procesos operativos:
Tipo 1: novedades que inciden directamente en la información registrada en el proceso
de inscripción de las familias al programa.
Tipo 2: novedades que inciden en los procesos de verificación de compromisos en
salud y educación.
Otras novedades generadas son las relacionadas con los casos especiales o situaciones
inesperadas de la operación del programa, no reglamentadas en el manual operativo ni en los
documentos soportes que rigen el funcionamiento de MFA.
5.1.1 Objetivo
El objetivo del proceso novedades es atender los requerimientos e implementar los
mecanismos técnicos para actualizar y/o corregir los datos o registros de las familias inscritas
en MFA, con el fin de contar con información actualizada y veraz sobre la cual se realicen los
diferentes procesos del ciclo operativo del programa, en especial la liquidación y entrega de
los incentivos de salud y educación.
5.1.2 Alcance del proceso
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El proceso de novedades se inicia con la identificación o solicitud de actualización o corrección
de los datos y registros de las familias inscritas en el programa y concluye con la aprobación
y ajustes en el Sistema de Información de MFA-SIFA o el rechazo de la solicitud. Este proceso
se realiza de forma permanente para las novedades de tipo 1 y según cronograma definido
por el programa para las novedades tipo 2.
5.2
Estructura del proceso
El proceso de novedades se desarrolla según tipología y causa de la novedad, de conformidad
a los criterios y requisitos definidos en la presente sección.
5.2.1 Actores que generan novedades
Las personas o instancias que pueden solicitar la generación de novedades son:






La persona titular del grupo familiar o en ausencia de ésta otro miembro de la familia
inscrita con los soportes que respaldan la ausencia del titular.
El Comité Municipal de Certificación-CMC y el Comité Corregimental de CertificaciónCCC.
Las entidades de los sectores de educación, salud e inclusión social y reconciliación del
nivel nacional y/o territorial.
El ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar.
Las autoridades judiciales.
El programa MFA, en el marco de sus procesos.
5.2.2 Tipos de novedades
Las novedades según su tipología son:
Cuadro No. 1. Tipos de novedades
Tipo 1
Cambio de titular
Cambio de residencia o traslado
de municipio
Cambios de datos personales
de los participantes del
programa
Entrada o retiro de NNA o
familias
Cambio de grupo poblacional
5.2.2.1
Responsable:
Equipo
regional MFA
Tipo 2
Modificaciones a la
actualización, asistencia
escolar o asistencia a los CCD
Cambio de grado escolar o
establecimiento educativo
Graduación bachiller
Responsable:
Comité de
certificación
(Municipal o
Corregimental,
según el caso)
Priorización escolar
Asignación o cambio de IPS
Novedades tipo 1
Para la aplicación de las novedades se utilizan las bases de información actualizadas a la fecha
de generación del trámite del proceso correspondiente.
a. Cambio de titular
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Se realiza cuando algún miembro de la familia solicita modificar la persona originalmente
reportada como titular de la familia en el sistema de información del programa y tiene efecto
en la entrega de los incentivos. La modificación puede conllevar a: i) la inclusión de una
persona no inscrita en el núcleo familiar o ii) el traslado de la titular a otro miembro del núcleo
familiar.
Las causas que conducen a este procedimiento, así como los requisitos documentales
necesarios para realizarlo son:
Cuadro No. 2. Cambio de titular: causas y requisitos
Tipo de
Novedad
Cambio de
titular
Causa
1. Por fallecimiento
2. Por enfermedad grave o invalidez
3. Por privación de la libertad
4. Por desaparición
Requisitos*
Certificado de defunción
Certificado médico
Constancia de la institución Carcelaria o
sentencia judicial
Sentencia judicial
5. Por abandono
Documento de custodia y cuidado personal
6. Por solicitud de la madre o padre Registro civil con parentesco
biológico
*Los documentos incluidos en la base de datos de imágenes del programa no deben ser requeridos a las familias.
En todos los casos se debe presentar el documento de identidad de la nueva titular y el
documento de custodia y cuidado personal del NNA cuando la nueva titular sea una persona
diferente a la madre o padre biológico:

El documento de custodia y cuidado personal del NNA debe ser expedido por las
autoridades competentes de conformidad con establecido en el artículo 98 de la Ley
1098 de 2006 Código de Infancia y Adolescencia “En los municipios donde no haya
Defensor de Familia, las funciones que este Código le atribuye serán cumplidas por el
comisario de familia. En ausencia de este último, las funciones asignadas al defensor
y al comisario de familia corresponderán al inspector de policía”.

Para el caso de la población indígena, se debe presentar el documento de custodia y
cuidado personal del NNA expedido por el cabildo indígena y demás autoridades
tradicionales indígenas, de conformidad con el artículo 246 de la Constitución Política
de Colombia “Las autoridades de los pueblos indígenas podrán ejercer funciones
jurisdiccionales dentro de su ámbito territorial, de conformidad con sus propias normas
y procedimientos, siempre que no sean contrarios a la Constitución y leyes de la
República. La ley establecerá las formas de coordinación de esta jurisdicción especial
con el sistema judicial nacional”.
El nuevo titular debe cumplir con los criterios de focalización, según grupo de intervención
poblacional al que pertenece:
Cuadro No. 3. Cambio de titular: criterios de selección por grupo poblacional
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Grupo Poblacional
Sisbén
Red Unidos
Cambio de
titular
Víctimas del
desplazamiento
forzado
Indígenas
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Criterios
Estar incluida en el Sisbén actualizado y cumplir con los
puntos de corte según ubicación geográfica.1
Estar registrada en el sistema de información de la
estrategia Unidos- SIUNIDOS.
Estar registrada en el Registro Único de Víctimas – RUV y se
encuentre en estado “incluida”.
Estar registrada en el listado censal suministrado por las
autoridades tradicionales indígenas. A partir del año 2016,
la fuente de información para la vinculación de las familias
indígenas al programa será la entregada de manera oficial
por el Ministerio del Interior.
Cuando la nueva titular pertenece a un grupo poblacional diferente al de la familia inscrita, la
familia asume el grupo poblacional al cual pertenece la nueva titular.
En ningún caso la nueva titular puede ser menor de 14 años. Se autoriza cambios de titular a
personas entre 14 y 18 años de edad cuando la nueva titular es la madre biológica de los
niños o es única participante del núcleo familiar, en los otros casos la titular debe ser mayor
a 18 años.
Una vez aprobado el cambio de titular, la nueva titular recibirá los incentivos mediante giro
por medio de la entidad financiera que opera en el municipio en donde reside, mientras se
realiza el proceso de bancarización respectivo.
En los casos en que la antigua titular contara con recursos de los incentivos entregados por el
programa en la cuenta de ahorro o monedero electrónico, éstos NO se trasladan a la nueva
titular. La cancelación de la cuenta de ahorro o monedero electrónico o el reintegro de recursos
de la cuenta de la antigua titular NO la realiza el programa, en éste caso aplica la legislación
vigente que regula a las entidades bancarias.
b. Cambio de residencia, traslado de municipio o área
Consiste en el traslado del lugar de la residencia de la familia participante a otro distinto al
registrado inicialmente en la base de datos del SIFA. En caso de cambio de residencia dentro
del mismo municipio, la actualización de la información puede ser por solicitud verbal.
En el cuadro No. 3, se detalla el tipo, la clasificación y los requisitos necesarios para realizar
este procedimiento.
Cuadro No. 4. Traslado de municipio
Tipo de Novedad
Grupo Poblacional
Sisbén
Cambio de
Red Unidos
Requisitos
Solicitud de la titular, con la nueva dirección de residencia. El
valor de los incentivos de educación y salud se ajustarán a
los definidos para el nuevo municipio
1
Ver Guía operativa de focalización y cobertura territorial. Departamento Administrativo para la Prosperidad SocialDIS 2015
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Tipo de Novedad
Grupo Poblacional
residencia,
traslado de
municipio o área
Víctimas de
desplazamiento
forzado
Indígenas
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Requisitos
Solicitud de la titular, con la nueva dirección de residencia. El
valor de los incentivos no varía
Solicitud de la titular. El traslado de familias inscritas, sólo se
realiza entre resguardos o cabildos indígenas. El valor de los
incentivos no varía
Para el caso de las familias Sisbén e Indígenas, la novedad de traslado de municipio se hace
efectiva cuando en las bases actualizadas de focalización la familia se encuentre registrada en
el nuevo municipio, resguardo o cabildo de residencia, según el caso. Para el caso de las
familias de la Red Unidos la novedad se aplica con la información disponible en el último corte
de la base de datos certificada por la ANSPE. No aplica para las familias víctimas de
desplazamiento forzado por contar con registro nacional.
Una vez aprobado el traslado de municipio se procede a revisar el medio para la entrega de
los incentivos en la entidad financiera designada para la ciudad o municipio a donde se traslada
la familia. Si la entidad financiera es la misma que operaba en el municipio de origen, es decir
antes del traslado, los incentivos se siguen entregando por intermedio de esta entidad, sin
requerir ningún trámite adicional. En los casos en que la entidad financiera sea diferente, la
titular recibirá los incentivos mediante giro por medio de la entidad financiera que opere en el
municipio a donde se traslada, mientras se realiza el proceso de bancarización a la nueva
entidad.
c. Cambio en datos personales de los participantes
Son aquellos cambios de la información personal registrada originalmente en el SIFA, como
consecuencia de errores o por cambios realizados con posterioridad a la captura de los datos.
Se presenta en los siguientes casos:
Cuadro No. 5. Cambio en datos personales
Tipo de Novedad
Cambio
fecha
de
nacimiento
Cambio de número
y/o
tipo
de
documento
de
identidad.
Clasificación
Requisitos
Corrección
Documento de identidad según edad
Actualización por edad
Documento de identidad según la edad
Corrección
Documento de identidad según edad
Error en Registraduria
Certificado de la Registraduria
Corrección
Documento de identidad según edad
Cambio de nombres
Cambio de nombres o apellidos Documento de identidad según edad
Cambio
datos
de Actualización de datos de
Solicitud titular
contacto
contacto
Cuando el cambio afecte a la titular de la familia, el programa procede a enviar la información
a la entidad financiera correspondiente, antes de iniciar el siguiente proceso de liquidación de
los incentivos, con el fin de actualizar la base de datos de la entidad financiera para la entrega
de incentivos a las titulares de las familias participantes.
d. Entrada y/o retiro de NNA o familia
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Consiste en:
Ingresar al núcleo familiar a un NNA que:
 No estaba originalmente entre los inscritos.
 No adjuntó la documentación en el proceso de inscripción de la familia al
programa.
 Nació después del proceso de inscripción de la familia al programa.
Retirar del núcleo familiar a un NNA que estaba inscrito en el programa.
Retirar a una familia del programa.
Reingreso o activación de NNA o familia.
Cuadro No.6. Entrada y/o Retiro de NNA
Tipo
Clasificación
NNA no hijo de la titular, registrado en el núcleo
familiar de la base de focalización según grupo
poblacional al que pertenece la familia.
NNA hijo de la titular registrado o no en el núcleo
familiar de la base de focalización según grupo
poblacional al que pertenece la familia.
Requisito
Registro civil y tarjeta de identidad o
cédula/según la edad. Documento de
custodia y cuidado personal.
Registro civil con parentesco y
tarjeta de identidad o cédula/según
la edad.
Entrada
de NNA
NNA no hijo de la titular que NO se encuentra
registrado en la base de focalización según grupo
poblacional.
Registro civil, tarjeta de identidad o
cédula/según la edad y documento
de custodia y cuidado personal.
NN hijo de la titular y nacido después del proceso
de inscripción de la familia al programa.
Registro civil con parentesco.
Nuevo miembro de la familia para cambio de
titular.
Cumplimiento de los requisitos según
grupo poblacional definidos en la
novedad de cambio de titular.
Por solicitud de la titular.
Solicitud de la titular justificada.
Reingreso o
activación
de NNA o
Familia
Retiro de
NNA
o Familia
Por solicitud de i) la titular; ii) de la persona que
tiene la custodia del NNA; iii) del CMC/CCC; iv)
del ICBF.
Solicitud justificada
La entrada al programa de un NN menor de 7 años debe ser soportada con el certificado de
CCD por medio del cual se identifica el cumplimiento a los CCD según lo estipulado en la norma
técnica de la Resolución 412 de 2000 del MSPS y debe contar con la afiliación a una IPS.
El reingreso de la familia procede cuando la familia se inscribió y fue retirada por error dentro
de los procesos operativos del programa.
La familia se activa: i) de manera automática producto del proceso de liquidación; ii) por pasar
de preinscritas a inscripción en el SIFA; iii) por levantamiento de suspensión preventiva,
medida tomada como producto de inconsistencias identificadas en los registros del SIFA (ver
guía operativa condiciones de salida).
e. Cambio de grupo poblacional
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Es el cambio realizado como consecuencia de modificaciones al grupo poblacional por el cual
fue inicialmente inscrita la familia. Se puede presentar por solicitud de la familia o por
procedimientos operativos internos del programa.
Para su aprobación, la titular de la familia debe encontrarse registrada en la base de datos
actualizada del grupo de focalización al cual solicita traslado y cumplir con los requisitos de
focalización del programa.
Cuadro No. 7. Cambio de grupo poblacional
Tipo de Novedad
Clasificación
Requisito
Sisbén a Desplazados
Unidos a Desplazados
Titular registrada en el RUV, en estado “incluida”.
Indígenas a Desplazados
Desplazados a Indígenas
Cambio
de
grupo
poblacional
Unidos a Indígenas
Titular registrada en el listado censal y/o bases de
datos del Ministerio del Interior.
Sisbén a Indígenas
Sisbén a Unidos
Desplazados a Unidos
Titular registrada en SIUNIDOS.
Indígenas a Unidos
Desplazados a Sisbén
Unidos a Sisbén
Titular registrada en Sisbén y cumplir con los puntos
de corte según ubicación geográfica.
Indígenas a Sisbén
5.2.2.2
Novedades Tipo 2.
Corresponden a las modificaciones o actualizaciones realizadas a la información relacionada
con los registros de educación y/o salud de los NNA inscritos en el programa.
a. Novedades en educación
Este tipo de novedad consiste en actualizar o modificar la información escolar de los NNA
registrada en el sistema de información. Puede originarse en los procesos de: i) actualización
escolar y verificación de la asistencia escolar; ii) cambio de establecimiento educativo al cual
asisten los NNA, cambio de sede, jornada o grado, graduación de bachiller; iii) Retiro o
deserción del sistema educativo de un NNA.
Tipo de Novedad
Clasificación
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Requisito
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En educación
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Actualización o asistencia escolar
Modificaciones de grado
Cambio de establecimiento educativo, Los descritos en la guía de
Verificación en educación
sede o jornada
Graduación
Retiro o deserción del sistema educativo
Cuadro No.8. Novedades en educación
En todos los casos las novedades en educación se realizan de conformidad a los
procedimientos descritos en la guía operativa de verificación en educación.
Una vez, se marque en el SIFA a un NNA como graduado de bachiller, el sistema actualiza el
estado a retirado.
Novedades de priorización en educación
Las novedades de priorización en educación consisten en la selección de los NNA potenciales
del incentivo de educación que realiza la titular a fin de cumplir el techo máximo de 3
incentivos escolares por familia (sin incluir a los NNA del grado transición, ni a los NNA en
condición de discapacidad). El cambio de priorización de NNA en educación, se realiza en los
siguientes casos:
Cuadro No. 9. Priorización en educación
Tipo de Novedad
Priorización en
Educación
Clasificación
Por fallecimiento de NNA priorizado
Por graduación de joven priorizado
Por enfermedad grave permanente o
invalidez de NNA priorizado
Por reclutamiento forzoso o desaparición
Por retiro de NNA del programa: i) cumplir
edad máxima del grado escolar que
cursa; ii) repetir más de 2 años escolares
desde su ingreso a MFA
Por retiro o deserción del sistema escolar
Requisito
Certificado de defunción
SIMAT avalado por nivel territorial
Certificado médico
Denuncia penal ante Fiscalía
Se realiza en forma automática por
el SIFA
Registro
territorio
SIMAT,
validado
en
Una vez el joven priorizado sea desmarcado de la priorización en el SIFA por cualquiera de las
causas anteriores, la familia puede solicitar la priorización de otro NNA.
b. Novedades en Salud
Son los cambios en: i) la información suministrada originalmente en relación con las
Instituciones de salud que atienen a los niños potenciales de recibir el incentivo de salud; ii)
cambios en la asistencia a los controles de crecimiento y desarrollo-CCD.
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Cuadro No. 10. Novedad en Salud
Tipo
Clasificación
Cambio de IPS
Novedad en Salud
Asistencia a CCD
Requisito
Carnet nueva IPS
Descritos en la guía operativa de verificación
en salud
Los procedimientos para la aplicación de las novedades en salud se describen en la guía
operativa de verificación en salud.
5.2.3 Procedimiento para el trámite de las novedades
Es el procedimiento mediante el cual se atienden las solicitudes realizadas por los diferentes
actores generadores de novedades a fin de actualizar la información que reposa en las bases
de datos del programa.
En general, todas las novedades son creadas por el EM o EI y aprobadas por: i) las tipo 1 por
el nivel regional de MFA y ii) las novedades tipo 2 por el CMC/CCC.
Cuadro No. 11. Trámite solicitud novedades Tipo 1
Fuente de la solicitud
Trámite
de la
solicitud
Procedimiento
Presentada ante EM o EI, según el caso, quien la crea en
Por la titular u otro miembro de
el SIFA para ser aprobada por el equipo regional de MFA,
la familia
previa validación del cumplimiento de requisitos.
Presentada al programa y aprobada por el equipo regional
CMC/CCC
de MFA.
Por una entidad del sector de
Presentada al programa y aprobada por el equipo
educación, salud e inclusión
regional o el nivel nacional de MFA.
social y reconciliación
Las novedades presentadas por las familias participantes deben ser originadas y firmadas por
la persona titular. En ausencia de la titular, la presenta otro miembro de la familia inscrito con
los soportes que respalden la ausencia del titular. La novedad del cambio de titular es
presentada por el nuevo titular.
El EM o EI o el equipo del nivel regional de MFA, según el caso, procede a digitar la novedad
y digitalizar los documentos soporte de conformidad al tipo de novedad, en el módulo de
novedades del SIFA.
El procedimiento para el trámite de las novedades Tipo 2 se describe en las guías de
verificación de compromisos en salud y educación.
Cuadro No. 12. Creación y aprobación de la Novedad
Nivel
Responsable
EM/EI
Procedimiento
a.
b.
c.
d.
e.
Crea la novedad en el sistema de información y digitaliza los soportes
Imprime y firma el formulario de la novedad
Entrega el formulario de novedad a la titular o solicitante para su firma
Digitaliza la novedad firmada y los documentos soporte
Entrega copia del formulario de la novedad a la titular
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Nivel
Responsable
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Procedimiento
f.
Equipo regional
MFA
Revisa la aprobación o rechazo de la novedad e imprime respuesta y
entrega a la titular o solicitante.
a. Revisa los documentos anexos a la novedad
b. Aprueba o rechaza la novedad
Aprueba: si los documentos soporte son los requeridos y cumple la totalidad
de los requisitos según sea el caso.
Rechaza: si no se cumple con los requisitos y hace una descripción de las
razones del rechazo en las observaciones.
5.2.4 Términos para la decisión del trámite
El término para resolver la solicitud de las novedades es el establecido en el artículo 14 de la
Ley 1755 de 2015, es decir 15 días siguientes a su recepción.
Cuando excepcionalmente la novedad no puede ser resuelta dentro del primer plazo, la
solución debe ser efectiva dentro de los 30 días siguientes a su recepción. En éste caso, el EM
o EI debe informar al solicitante, dentro de los primeros 15 días, sobre el motivo de la demora
y el tiempo en el que se resolverá la solicitud.
Rechazo de la novedad
Cuando la solicitud sea rechazada se entrega la respuesta a la familia interesada en los
términos de ley, explicando: i) las razones del rechazo, ii) los requisitos necesarios para su
aprobación, o iii) razones por las cuales no procede la novedad de acuerdo con los
requerimientos descritos en la presente guía.
5.3
Resultados esperados del proceso novedades
Los principales indicadores del proceso de novedades pueden ser calculados por grupo
poblacional, grupo de municipios y municipio, así como acumulados o por período de
liquidación:
Cuadro No. 13. Indicadores proceso de liquidación de incentivos
Nombre del Indicador
Novedades presentadas al
programa por categoría o tipo
Estado de las novedades
Tiempo
promedio
de
aprobación o rechazo de la
novedad
Medida
%
%
%
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Cálculo del Indicador
Número de novedades presentadas al programa por
categoría o tipo/número total de novedades presentadas
Novedades aprobadas, en proceso de aprobación o
rechazadas/ total novedades presentadas al programa
Fecha de aprobación o rechazo de la novedad – fecha de
creación de la novedad. Sumatoria días de duración de
respuesta/número de novedades resueltas
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SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO
Mediante el seguimiento el programa monitorea la información obtenida durante la ejecución
de los diferentes procesos operativos. Este seguimiento es permanente y cubre la totalidad de
los municipios y familias participantes del programa.
La responsabilidad de realizar el seguimiento recae en los diferentes grupos de trabajo de la
Dirección de Ingreso Social del Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social, en
los equipos regionales de MFA y en las entidades y enlaces municipales e indígenas de sus
respectivos territorios.
El seguimiento se realiza a partir de los indicadores y reportes generados por el SIFA, los
cuales se resumen en las fichas de seguimiento. Con base en estos instrumentos la DIS
elabora informes cuantitativos y cualitativos en cada cierre de proceso o períodos liquidados
e informes acumulativos semestrales y anuales que identifican el comportamiento de los
procesos en diferentes periodos para el análisis comparativo de las variables e indicadores.
Con esta información se evalúa la gestión realizada en los municipios y departamentos y en
general en el nivel nacional. Para cada proceso se han definido diferentes indicadores que
miden el avance alcanzado.
Entre los reportes que el SIFA genera para el seguimiento al proceso de novedades se tienen:
Número de novedades por aprobar
Es un reporte que cuantifica las novedades creadas por municipio y que se encuentran
pendiente de aprobación.
Detalle de novedades por municipio
Reporte que identifica una a una las novedades por tipo o categoría y su estado: por aprobar,
aprobadas y rechazadas. Permite conocer la fecha y el responsable de la creación y la fecha y
el responsable de la aprobación o rechazo, con la causal del rechazo. El reporte permite
identificar la cantidad de novedades que se tramitan y se aprueban o rechazan en cada
municipio y generar alarmas para la definición de acciones correctivas oportunamente.
Las fechas de creación y aprobación o rechazo de la novedad permiten cuantificar los tiempos
en los que se ejecuta cada una de las novedades, así como generar alarmas en caso de
retrasos en los términos de respuesta. A su vez, permite identificar las novedades por periodo
verificado.
Este reporte se constituye en la fuente de información para la difusión del estado de las
novedades en cada uno de los municipios del país.
G-GI-9: Novedades Más Familias en Acción
Prosperidad Social
14
Guía Operativa Novedades
Más Familias en Acción
CÓDIGO: G-GI-9
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
VERSIÓN: 2
PÁGINA: 15 de 16
Anexo 1. Formulario de novedades
G-GI-9: Novedades Más Familias en Acción
Prosperidad Social
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Guía Operativa Novedades
Más Familias en Acción
CÓDIGO: G-GI-9
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
VERSIÓN: 2
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CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15/12/2015
Creación del documento
2
10/02/2016
Cambio de código y proceso
REVISÓ:
Nombre:
Ruth Milady Castañeda
Cargo:
Profesional especializado
GIT. Familias en Acción
G-GI-9: Novedades Más Familias en Acción
APROBÓ:
Nombre:
Francisco Alejandro Espinosa Espinosa
Cargo:
Director de Ingreso Social
Prosperidad Social
16

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