Manual de Procedimientos para Montaje de Eventos de la DIGEIG

Manual de Procedimientos para Montaje de Eventos de la DIGEIG

Manual de Procedimientos para Montaje de Eventos de la DIGEIG
ÍNDICE
PAG.
PRESENTACION
1. ASPECTOS GENERALES: ........................................................................................... 1
1.1 Objetivo General: ................................................................................................................... 1
1.2 Alcance: ................................................................................................................................... 1
1.3 Finalidad: ................................................................................................................................. 1
1.4 Fines: ....................................................................................................................................... 1
1.5 Distribución del Manual:........................................................................................................ 2
1.6 Desarrollo: ............................................................................................................................... 2
1.7 Puesta en Vigencia:............................................................................................................... 2
2. INFORMACIONES GENERALES DE APLICACIÓN: ................................................... 2
2.1 Departamento Solicitante: .................................................................................................... 3
2.2 Autorización: ........................................................................................................................... 4
2.3 Número de Invitados Previstos: ........................................................................................... 4
2.4 Alcance del Evento/Tipo de Espacio Requerido: .............................................................. 5
2.5 Levantamiento de Información: ........................................................................................... 6
2.6 Elaboración Presupuesto: .................................................................................................... 7
2.7 Solicitud de Cotizaciones: .................................................................................................... 8
2.8 Distribución de Invitaciones/Formas/Vías: ......................................................................... 9
2.9 Programa: ............................................................................................................................. 10
2.10 Plazo: ................................................................................................................................... 11
2.11 Necesidad de Instalación y Equipos:.............................................................................. 11
2.12 Necesidades de Transportación y Viáticos: .................................................................. 11
2.13 Emisión de Cheques: ........................................................................................................ 12
2.14 Tipo de Brindis: .................................................................................................................. 12
2.15 Materiales para Diseminación: ........................................................................................ 13
2.16 Aspectos de Visibilidad e Imagen: ................................................................................. 13
2.17 Maestría de Ceremonia: .................................................................................................. 14
2.18 Fotografías: ....................................................................................................................... 14
2.19 Informe General de Resultados:..................................................................................... 14
3. EVENTOS COORDINADOS POR OFICINAS REGIONALES: .................................... 15
4. CONSIDERACIONES GENERALES: .......................................................................... 16
5. INOBSERVANCIAS. .................................................................................................... 16
ANEXO: (Formulario Solicitud Montaje de Eventos) ................................................... 17
PRESENTACIÓN
El presente manual de procedimientos, corresponde a definir los lineamientos a
seguirse en la aplicación de los pasos a seguir para el Montaje de Eventos de la
Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental, DIGEIG.
La elaboración de este documento, es el resultado de la coordinación y
socialización con el área de comunicaciones de la institución, la cual tiene a cargo
el manejo logístico de las actividades que desarrolla la misma. El formulario
utilizado para el montaje de eventos fue socializado con las principales áreas que
lo utilizan contando con aportes de las mismas.
El manual se desarrolla bajo el uso de un formulario elaborado para “Solicitud
Montaje de Eventos” en donde se describen los principales pasos a seguirse
reglamentando a la vez el período de aplicación para cada proceso del mismo.
En la medida que todo el personal de la institución se identifique con este manual
de procedimientos, el mismo se convertirá en una herramienta valiosa para el
logro del objetivo propuesto.
Valoramos que este documento aporte los beneficios esperados en procura de
eficientizar procesos internos en la DIGEIG.
El Dpto. de Planificación y Desarrollo de la institución, debe velar por la
actualización de este documento, en la medida que la dinámica de la institución
asi lo exija por lo cambios que pudieran presentarse.
En atención al párrafo anterior, en el mes de febrero 2013, este documento
presenta su primera revisión, debido al cambio de nombre y de funciones de la
institución, así como atendiendo a otras mejoras que se le han adicionado.
1. ASPECTOS GENERALES:
1.1 Objetivo General:
Dotar a la institución de una herramienta que le permita establecer los
procedimientos internos a seguirse en la aplicación y ejecución del formulario
elaborado para el Montaje de Eventos, a fin de que todo el personal que
labora en la misma pueda brindar un mejor servicio dentro del marco de la
calidad hacia la excelencia.
1.2 Alcance:
Este manual de procedimientos norma las operaciones internas para la
aplicación del Formulario Solicitud Montaje de Eventos en la DIGEIG.
1.3 Finalidad:
El presente manual de procedimientos Interno de Montaje de Eventos, tiene
como propósito definir los responsables y las acciones a seguir en la
aplicación del formulario, para que se permita la realización de un trabajo de
forma correcta para la organización, planificación y ejecución de todas las
actividades enmarcadas bajo la responsabilidad de la DIGEIG.
1.4 Fines:
Son fines del presente Manual:
Garantizar la eficiencia de la gestión de la DIGEIG en relación a la
ejecución de eventos.
Normar la aplicación del Formulario Solicitud de Montaje de Eventos.
1
1.5 Distribución del Manual:
Una copia completa de este manual será entregado al encargado de
comunicaciones responsable de la coordinación montaje de eventos, y será
puesto al conocimiento de todos los demás encargados de áreas a través de
una comunicación interna del Director Ejecutivo de la DIGEIG, instruyendo su
validación y puesta en ejecución.
Cada encargado de área será responsable de compartir este documento entre
todo su personal.
1.6 Desarrollo:
El presente documento será desarrollado definiendo los procedimientos a
seguirse según área temática descrita.
1.7 Puesta en Vigencia:
Este manual será puesto en vigencia tan pronto el mismo sea aprobado por el
Director Ejecutivo de la Institución.
2. INFORMACIONES GENERALES DE APLICACIÓN:
En procura de ejecutar dentro de los plazos oportunos el desarrollo de las
actividades que realiza la institución, se ha previsto la elaboración y puesta en
funcionamiento de un formulario para las autorizaciones de Solicitudes
Montaje de Eventos, con el cual se espera la fluidez y la eficiencia en todas las
actividades a desarrollar.
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A los fines de poder cumplir con el objetivo establecido en dicho formulario, se
procede a continuación a describir los procedimientos para su aplicación en
base a los componentes incluidos en dicho formulario:
2.1 Departamento Solicitante:
El área que solicita, remite al Director Ejecutivo el formulario debidamente
llenado en todas las casillas que entienda pertinente deberán ser tomadas en
cuenta para el montaje del evento. Lo requerido en el formulario deberá estar
contemplado en el plan de trabajo del año, en donde deberá indicarse la
referencia del proyecto y actividad contenido en dicho plan.
En el caso de solicitudes de eventos no programados, se deberá cumplir con
los procedimientos indicados en el formulario de Solicitud de Eventos, y el
Director Ejecutivo deberá emitir una autorización del mismo por la vía escrita
que considere oportuna. En estos casos el área solicitante deberá indicar en
el mismo renglón del formulario indicado como “Referencia Proyecto y
Actividad contenida en el Plan”, que la actividad no está programa, y justificar
la misma.
La solicitud para el montaje de un evento deberá tramitarse con un mínimo
de 30 días a los fines de que se disponga de tiempo para cumplir con el
proceso que se requiere. Como se dispone de cronogramas de trabajo
trimestrales este período mínimo establecido es factible de cumplimiento.
Existen excepciones de eventos que por su naturaleza requieren de más o de
menos de 30 días de anticipación para su montaje.
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2.2 Autorización:
El formulario se remite al Director Ejecutivo, el cual de tener alguna
observación a lo requerido y dentro de dos (2) días mínimo de la recepción,
procederá a comunicar al departamento solicitante y por la vía que considere
oportuno cualquier comentario a lo requerido. De no tener objeción a lo
solicitado procederá a remitirlo debidamente autorizado a la División de
Comunicaciones, cuya área tiene bajo su dependencia la coordinación de
eventos, a los fines de que la misma proceda según lo solicitado.
El encargado de comunicaciones pasa a la coordinara de eventos dicho
formulario para que el mismo sea evaluado y pueda emitir cualquier
observación que considere oportuna.
De tener la División de Comunicaciones alguna observación a lo autorizado y
dentro de dos (2) días mínimos a su recepción, procederá el encargado de
comunicaciones a comunicarlo a la Dirección Ejecutiva. De no presentar el
área de comunicaciones observación dentro del plazo establecido, se inicia la
fecha de monitoreo al cumplimiento del montaje del evento requerido.
2.3 Número de Invitados Previstos:
En base al número de invitados previstos en el formulario, la División de
Comunicaciones asegurará la cantidad de personas a considerar para los
fines de: Solicitud de cotizaciones, montaje de salón (sillas/mesas/otros),
siempre considerando que se estima la reducción de un 10% para la
contratación del servicio de “Alimentos y Bebidas”. El número final de
participantes se afina con las confirmaciones
al evento. En el caso de
actividades con picaderas, será evaluado por comunicaciones cuando aplica
dicha reducción.
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Será considerado entre un 30 a un 40% de invitados adicionales al universo
esperado, esto para garantizar la asistencia.
2.4 Alcance del Evento/Tipo de Espacio Requerido:
Se priorizara el uso del salón de actividades de la DIGEIG, y los salones
disponibles en instituciones del Estado e instituciones Privadas que lo faciliten,
para la celebración de las actividades.
Cuando se trate de eventos con participaciones reducidas (de 10 a 20
personas), se podrá considerar el uso de salones de conferencias o salas de
reuniones internas de la DIGEIG como de instituciones aliadas que facilitan
apoyo cediendo sus espacios.
La División de Comunicaciones, a través de la coordinación de Eventos y
Protocolo, dispondrá de una base de datos actualizada de los lugares que
pueden ser utilizados para la realización de las diferentes actividades
institucionales.
Ejemplo:
Hoteles
(salones:
capacidad),
Instituciones,
Universidades, etc.: Salones: capacidad y requisitos para disponer de ellos).
Conforme a la ley de compras debe existir el mayor número de opciones
posibles al momento de contratar personas y servicios. Se dará énfasis
especial a salones del propio gobierno cuyo costo sea bajo o no tenga costo
alguno.
Al momento de esta primera revisión al manual de procedimientos uso
formulario de eventos, se dispone de una base de datos de lugares que
pueden ser utilizados para la realización de las diferentes actividades
institucionales, la cual forma parte de los anexos de este manual.
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Es responsabilidad de la Coordinadora de Eventos: Distribuir a los
participantes en el espacio físico destinado a la celebración de la actividad, de
acuerdo al protocolo establecido.
2.5 Levantamiento de Información:
Cumplido los pasos anteriores, la División de Comunicaciones a través de la
Coordinadora
de
Eventos,
procederá
a
realizar
el
levantamiento
correspondiente dentro de los primeros 5 días después de aprobado el
formulario por el Director Ejecutivo y validado por la División de
Comunicaciones, para la ubicación del lugar a desarrollar la actividad.
Del levantamiento realizado, se elaborará un informe que describa los
resultados del monitoreo. Dicho informe deberá ser entregado al área
responsable del evento con copia a la Dirección Ejecutiva, dentro de las 48
horas (2 días) si es en el interior, y veinticuatro horas (1 día) si es en Santo
Domingo.
El área responsable de la actividad revisa y valida el informe, un día después
de haberlo recibido y de tener observación al mismo lo comunica vía email, de
igual forma, el Director Ejecutivo podrá dar sus observaciones en caso de
presentarse.
La División de Comunicaciones, determinara cuando se requiera traslado a los
lugares para fines del levantamiento de información, en este caso deberá
contar con la previa aprobación del Director Ejecutivo.
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2.6 Elaboración Presupuesto:
Con el informe validado, la División de Comunicaciones, a través de la
Coordinadora de Eventos, solicita reunión a la Enc. del Departamento de
Planificación y Desarrollo
para proceder en conjunto a la elaboración del
presupuesto estimado de gastos para cubrir el evento. Planificación y
Desarrollo elaborara dicho presupuesto dentro de los dos (2) días de recibo de
la solicitud. Se aclara que el presupuesto estimado puede elaborarse desde
dos visiones diferentes:
1ra. Con montos estimados de eventos anteriores. Para esto, la División de
Comunicaciones a través de la Coordinadora de Eventos presentara un
resumen que detalle las necesidades generales del evento, previamente
aprobadas en el formulario para los fines.
2do. Con cotizaciones previamente conseguidas durante el levantamiento
correspondiente.
En la elaboración del presupuesto estimado, se tratará de asegurar que el
mismo se elabore dentro del marco de la austeridad.
Cuando la solicitud de montaje de evento requiere de partidas no estimadas
en la proyección presupuestaria como en los planes de trabajo, se deberá
justificar la necesidad de dicho requerimiento.
Elaborado el presupuesto, se procede a recoger las aprobaciones
correspondientes internas y se deposita en el Dpto. Administrativo Financiero
para validación y firma y posterior envío a la aprobación del Director de la
DIGEIG.
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Es responsabilidad del Departamento
Administrativo y Financiero dar
seguimiento a dicho presupuesto y de inmediato este llega aprobado debe
pasar copia al área de eventos para los fines correspondientes.
2.7 Solicitud de Cotizaciones:
La División de Comunicaciones a través de la coordinadora de eventos, es
responsable de solicitar las cotizaciones para el suministro de alimentos y
bebidas. Para esto la solicitud de cotización indicara que los suplidores se
encuentren inscritos en el Registro Nacional de Proveedores del Estado, y
además que tengan al día el pago de impuestos (TSS/ITBIS/Impuestos sobre
la Renta) y de ser personas físicas su liquidación de pago anual al día.
Las solicitudes de cotizaciones se enmarcaran dentro de los siguientes
umbrales:
Un mínimo de seis (6) solicitudes de cotizaciones para eventos que superen
los RD$576,638.00
Un mínimo de tres (3) solicitudes de cotizaciones para eventos que superen
los RD$76,885.00 hasta los RD$576,638.00.
Un mínimo de dos (2) cotizaciones para eventos entre los montos de
RD$25,000.00 a RD$76,885.00.
Una cotización para eventos que se estimen hasta o menor de
RD$25,000.00.
Se aclara que los dos primeros umbrales están dentro de los procedimientos
de compras de la Ley 340-06, y los dos segundos umbrales corresponden a
normativas internas de la DIGEIG para una mayor transparencia en su
gestión.
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Es obligatorio que las cotizaciones contengan el mismo requerimiento para
todos los proveedores, por lo que la solicitud deberá hacerse por escrito.
Recibidas las cotizaciones, las remitirá con copia del informe de monitoreo de
levantamiento de información, al Dpto. Administrativo Financiero a los fines de
que se proceda a preparar el análisis de cotizaciones para la selección del
proveedor. El análisis realizado seleccionara aquel proveedor que se
enmarque dentro del requerimiento y con las mejores ofertas en precio y
calidad.
El Dpto. Administrativo Financiero, deberá preparar dicho análisis dentro de
los dos (2) días de haber recibido el mismo. Tan pronto sea seleccionado el
proveedor deberá notificarlo a la División de Comunicaciones para que se
coordine la solicitud de contrato final del proveedor.
Cuando las ofertas sean menores de RD$576,638.00 el análisis de
cotizaciones será aprobado por el encargado Dpto. Administrativo Financiero
y cuando superan este monto se procede a convocar al Comité de Compras.
Cualquier gestión de cotizaciones que se requieran para el montaje del evento
(excluidos alimentos y bebidas), deberán coordinarse con el área de compras
de bienes y servicios en el Dpto. Administrativo Financiero.
2.8 Distribución de Invitaciones/Formas/Vías:
Es responsabilidad de la División de Comunicaciones asegurar a través de la
Coordinadora de Eventos lo siguiente: Preparar invitaciones en caso que le sea
requerido, distribuir y convocar a los participantes al evento.
Es responsabilidad del área que solicita y coordina el evento, entregar una lista
actualizada de los invitados al área de Comunicaciones.
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El área que solicita y coordina el evento puede sugerir la forma de distribución
de invitación y las vías correspondientes, ya que a veces no se requiere de
mucha formalidad en la distribución.
En los casos que se trate de eventos generales, el listado deberá ser
elaborado por el área de Eventos, a través de la base de datos institucional
que mantendrán para los fines.
Las invitaciones en todos los casos deberán distribuirse por lo menos con
quince (15) días de anticipación a la fecha del evento.
El área a cargo del evento con el apoyo de su auxiliar administrativa o personal
de su área, y en coordinación con la coordinadora de eventos y protocolo, se
encargaran de las confirmaciones de las invitaciones.
Para todo evento a celebrarse, en lo relativo a confirmación de invitaciones
deberá contemplarse lo siguiente:
Designar responsables de las confirmaciones
Determinar fecha de inicio de confirmaciones
Definir fecha límite de confirmaciones para conocer el número de
asistentes.
2.9 Programa:
Es responsabilidad del área que solicita y coordina el evento elaborar el
programa preliminar con siete (7) días de anticipación al mismo. El programa
definitivo deberá estar aprobado por la Dirección Ejecutiva tres (3) días antes
del evento.
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En los casos que se requiere anexar el programa a las invitaciones, el mismo
deberá estar listo para su distribución.
2.10 Plazo:
A los fines de tener edificado sobre los avances del evento, la División de
Comunicaciones, deberá pasar un reporte al departamento solicitante con
copia a la Dirección Ejecutiva y al Dpto. Administrativo Financiero sobre la
situación del mismo. Este reporte deberá remitirse con 15 días mínimos a los
fines de que se pueda tomar cualquier acción de lugar en caso necesario. De
igual forma, y cuando se aproxime la fecha del evento, con dos (2) días de
antelación, la División de Comunicaciones deberá remitir un informe sobre el
proceso del montaje del mismo.
2.11 Necesidad de Instalación y Equipos:
La División de Comunicaciones a través de la coordinadora de eventos,
deberá asegurar que los requerimientos de equipos y su respectiva
instalación estén colocados en el lugar de la actividad antes del inicio de la
misma.
Es responsabilidad de la Coordinadora de Eventos lo siguiente: Coordinar las
actividades relativas a los eventos realizados por la institución (talleres,
seminarios, cursos, entre otros).
2.12 Necesidades de Transportación y Viáticos:
Cuando el evento requiera de necesidades de transportación y viáticos,
deberán estar previamente contemplados en la elaboración del presupuesto
de gastos. El área responsable del evento, deberá suministrar la lista del
personal que viaja al área Administrativa y Financiera con por lo menos 7
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días de anticipación al viaje. La cantidad de personal a viajar en cada evento
deberá estar previamente contemplado en la planificación del año. En caso
de no estar contemplado el Director Ejecutivo deberá evaluar y autorizar la
necesidad del personal sometido.
El área financiera es responsable de gestionar con por lo menos 5 días de
anticipación al viaje las solicitudes de cheques correspondientes. Esto no
exime a la División de comunicaciones de darle seguimiento a la
disponibilidad de las gestiones de transportación y viáticos correspondientes.
2.13 Emisión de Cheques:
Todos los cheques correspondiente a eventos deberá el Dpto. Administrativo
Financiero tenerlos disponibles por lo menos tres (3) días antes a la actividad.
Existen casos, en los cuales se debe pagar un avance, esto queda bajo la
responsabilidad del Dpto. Administrativo Financiero, bajo los lineamientos de
la ley de compras y contrataciones No. 340-06. Quedando bajo la
responsabilidad de la Coordinadora de Eventos y Protocolo el seguimiento a
dicho pago, para asegurar que se cumpla con lo requerido por el proveedor y
no se vea afectada la actividad.
2.14 Tipo de Brindis:
La División de Comunicaciones a través de la Coordinadora de Eventos, es
responsable de la selección de los alimentos y bebidas a ofrecer en el
evento, previa consulta o socialización con la encargada de la actividad. Se
deberá asegurar que la partida de alimentos y bebidas no sobrepase lo
proyectado en el presupuesto general y el plan de trabajo.
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2.15
Materiales para Diseminación:
El área encargada del evento, es responsable de facilitar al área de
Comunicaciones los materiales a contemplar en la preparación de las
carpetas. Esta entrega deberá hacerse con una semana (7 días) de
anticipación al evento por si se requiere de fotocopiado.
Es responsabilidad de la División de Comunicaciones a través de la
Coordinadora de Eventos, garantizar las carpetas preparadas para los
participantes. Las carpetas deben estar preparadas el día antes del evento.
Respecto al material a distribuir es responsabilidad de la División de
Comunicaciones a través de la Coordinadora de Eventos lo siguiente:
Preparar y distribuir entre los asistentes el material de apoyo a utilizarse
en el evento.
velar por la disponibilidad del material gastable utilizado en los
diferentes eventos a realizarse en la institución.
2.16
Aspectos de Visibilidad e Imagen:
La División de Comunicaciones, es responsable de asegurar los aspectos
de visibilidad, para lo cual una semana antes a la celebración del evento
deberá tener listos todos los aspectos relacionados con esta parte.
Los artes correspondientes deberán ser presentados para su validación,
tanto al área encargada de la actividad, al Director Ejecutivo como a todo el
equipo a cargo del montaje del mismo en caso necesario.
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Se ha asegurado en la descripción de estos procedimientos, que todos los
aspectos relacionados al formulario para la solicitud de montaje de eventos
estén previamente definidos a los fines de garantizar el éxito del mismo.
2.17. Maestría de Ceremonia:
El formulario establece el tipo de conducción del evento. En el caso de que
se requiera de una maestría externa, se deberá asegurar que se disponga
de recursos asignados en el presupuesto para estos fines.
En otro orden, también se podrá pedir apoyo de maestrías externas de
colaboradores institucionales.
2.18
Fotografías:
Cuando se requiera de fotografías en las actividades, previamente
requeridas en el formulario Solicitud de Eventos, la División de
Comunicaciones coordinara con personal interno de la DIGEIG las mismas.
En el caso de que se requiera de la contratación de un fotógrafo adicional,
deberá contarse con la previa autorización de la Dirección Ejecutiva. Los
presupuestos deberán contemplar la partida de gastos para cada actividad
en que se requiera de la contratación externa de un fotógrafo.
2.19 Informe General de Resultados:
Para todas las actividades realizadas por la DIGEIG, se deberá elaborar dos
informes en un plazo de cinco (5) días laborales, según detalle:
Un Informe Logístico: Este
informe a cargo de la División de
Comunicaciones, deberá contener todas las incidencias del evento.
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Un Informe de Resultados: A cargo del área responsable del evento, el
cual debe contener todo el detalle técnico respecto al logro de los
objetivos.
Ambos informes, se elaboran con el objetivo de identificar las fortalezas y
debilidades del evento realizado.
3. EVENTOS COORDINADOS POR OFICINAS REGIONALES:
Todo lo descrito en este documento, aplica para los eventos coordinados a
través de las oficinas regionales de la DIGEIG, en donde el área de
comunicaciones de la oficina central, servirá de apoyo y asesoría en los casos
que sea necesario y requerido por la misma.
La división de comunicaciones desde la oficina central dará el siguiente soporte:
Recibir el formulario de Solicitud Montaje de Eventos, evaluarlo y validar
que este dentro de la planificación del año.
Tramitarlo a la dirección ejecutiva para su aprobación.
Dar seguimiento al proceso de emisión del cheque
Mantener coordinación directa con el personal regional hasta la culminación
del evento.
El personal de las oficinas regionales, podrá llevar a cabo la ejecución de
cualquier tipo de evento con su estructura interna, y solo en los casos
necesarios contaran con el traslado de personal de la División de
Comunicaciones para apoyarles en el evento.
La División de comunicaciones, a través de la Coordinadora de Eventos, deberá
emitir un documento con las directrices protocolares y de logística a seguirse en
15
los eventos, el cual deberá ser remitido a la máxima autoridad de las oficinas
regionales.
4. CONSIDERACIONES GENERALES:
Para todos los casos previstos en este documento se consideraran dos
aspectos generales:
1ro. Solicitud de Colaboración: Cuando se requiera colaboración de otras
áreas, deberá solicitarse la misma vía los encargados departamentales y con un
tiempo prudente de antelación.
2do. Excepciones Generales: Cada situación que no esté contenida en este
documento
se considerara como una excepción. La Dirección Ejecutiva
determinara el procedimiento a seguir.
5. INOBSERVANCIAS.
Las inobservancias al cumplimiento de estas reglamentaciones tendrán
consecuencias que serán determinadas por la máxima autoridad, por lo que se
motiva al apego a dicha normativa
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ANEXO:
Formulario Solicitud Montaje de Eventos
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Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental
División de Comunicación
FORMULARIO SOLICITUD MONTAJE DE EVENTOS
Nombre de la Actividad:
Ref.Proy/Act. contenida en el
Plan:
Departamento Solicitante:
Fecha Solicitud:
Fecha realización del evento:
Hora Inicio:
Hora final:
Lugar / Ciudad:
Número de invitados previstos:
Objetivo (Favor de especificar en no más de 5 líneas):
Presupuesto estimado (Especificar monto presupuestado en plan de trabajo):
1 Tipo de evento:
Taller
Seminario
Panel
Conferencia
Simposio
Otros-especifique:
2 Alcance del evento:
Local
Provincial
Regional
Nacional
Internacional
Otro-especifique:
3 Público y/o sectores al que se dirige el evento:
Funcionarios y servidores públicos
Sociedad Civil Organizada
Empresa Privada
Sector Educativo Nacional
Medios de Comunicación
Otros-especifique:
Observaciones:
- Se requiere entrega lista de invitados y públicos específicos actualizada.
- Definir y/o anexar nombres personalidades mesa principal/honor.
Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental
División de Comunicación
FORMULARIO SOLICITUD MONTAJE DE EVENTOS
4 Tipo/espacio requerido montaje:
Hotel
Salón de Conferencias y/o reuniones DIGEIG
Salón de Conferencias y/o reuniones otras instituciones
Otro-especifique:
5 Necesidades de instalación y equipos:
Podium
Pantalla
Computador
Micrófonos
Proyector
Sonido
Puntero
Mesas (Cantidad)
Papelógrafos
Otros-especifique:
6 Necesidades de transportación y traslado:
Alojamiento de personal
Transporte terrestre
Transporte aéreo
Viáticos
Otras necesidades-especifique:
7 Tipo de Brindis:
Estación fija de café y leche
Coffee Break
Almuerzo
Cena
Desayuno
Otros-especifique:
8 Materiales para diseminación:
Programa
Carpetas
Digital (Cd's)
Folleto
Brochure
Certificados de participación
Impresiones
Encuadernaciones
Otros-especifique:
Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental
División de Comunicación
FORMULARIO SOLICITUD MONTAJE DE EVENTOS
9 Aspectos de visibilidad e imagen:
Banner
Letreros
Maestría de ceremonias
(interna
externa
no se requiere
)
Moderador
(interno
externo
no se requiere
)
Diseño de invitación (Especificar tipo y vía de envío. Ej.: formato de carta, envío fax. Email, mensajería
Express, otros): _________________________________________________________
Decoración variada
Afiches
Diseños promocionales
Vídeo o especial de televisión y/o Radio
Publicación de espacios pagado en medios
Fotografía
Grabación
Centro de Mesas
Otros aspectos-especifique:
10 Observaciones del solicitante:
11 Observaciones de la División de Comunicación:
12 Sugerencias y Recomendaciones Generales:
Autorización
Validación y análisis
Director Ejecutivo
Enc. Div. Comunicación
Fecha:___________________
Fecha:___________________