PSE-TE-03 Rendicion y Control de Caja

PROCEDIMIENTO TESORERIA
RENDICION Y CONTROL DE CAJA
PSE-TE-03
Versión: 00
Fecha : 01-07-06
Hoja :1 de 6
I. PREPARADO POR:
Área de Tesorería
II. COMPONENTES DE LA ORGANIZACION AFECTADOS:
Área de Tesorería y Gerencia de Finanzas y Contaduría
III. SUMARIO:
El presente procedimiento tiene por objetivo determinar las funciones y responsabilidades del área de tesorería
en el proceso de rendición y control de cajas.
IV. DEFINICIONES:
Los siguientes términos y abreviaturas son utilizados en el presente procedimiento:
Término
Procedimiento
Significado
Conjunto de procesos, prácticas, controles y documentación necesarios para
conducir el negocio de acuerdo a las políticas de la compañía.
Gerente de Contaduría y Finanzas
Tesorero
Supervisor de Cajas
Director de Administración y Finanzas
Controller
Operador
Cadete
Empleado Administrativo Contable
Empleado Administrativo
Movimiento Diario de Alquiler
GCF
TE
SC
DAF
CO
OP
CD
EAC
RO
MDA
V. CIERRE DE CAJA
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Operador
Responsable de Operaciones
Responsabilidad
Confecciona diariamente el MDA. Deposita el
MDA junto con los valores en el buzón.
Abre los sobres de cada operador en presencia
del Gerente de Serviaut. Realiza el cierre de caja.
Controla el Efectivo, los cheques y los cupones de
tarjeta. Visa la información controlada. Informa
diferencia de caja, en caso de existir.
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Gerente de Serviaut
Operador de la sucursal
Supervisor de Caja/Tesorero
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Presencia la apertura de los sobres. Rinde al RO
las cajas recibidas del OP de la sucursal.
Confecciona diariamente el MDA. Rinde
semanalmente los valores cobrados al RO o al
Gerente de Serviaut.
Analizan y ajustan la diferencia de caja.
Descripción del Proceso
•
•
•
•
El OP de la sucursal Palermo efectúa diariamente, al término de la jornada laboral, el MDA (Ver PSETE-03-A-01) y lo deposita en el buzón junto con los valores cobrados. Adicionalmente, el OP generará el
depósito por sistema de los cupones de tarjeta de Crédito/Debito en el los bancos designados a tales
efectos. En caso, de no existir movimientos de caja el OP debe realizar el MDA evidenciando que no se
registraron transacciones.
A la mañana del día siguiente, el RO abre los sobres y recuenta los valores en presencia del Gerente de
Serviaut y controla las planillas de MDA. Una copia firmada por el RO será entregada a los OP como
evidencia de control. Adicionalmente el RO confecciona la Planilla de Rendición de Caja (Ver PSE-TE03-A-02).
Una vez impresa la planilla de caja realizará los siguientes controles:
o Los saldos de efectivo y moneda extranjera deben coincidir con el total del recuento físico de los
billetes.
o Los cheques recibidos en el día deben coincidir con los cheques físicos en su poder.
o Los cupones por cobranza con tarjeta de Débito y Crédito deben coincidir con los cupones
físicos y con el cierre del postnet.
El RO visará los importes verificados como evidencia de control.
•
El OP de la sucursal Pilar realizará el mismo procedimiento que los OP de la sucursal Palermo. Con una
frecuencia semanal, se entregarán las planillas de MDA al RO o al Gerente de Serviaut S.A. quien las
rendirá al RO. El RO incluirá dicha rendición en la Planilla de Rendición de Caja del día para
entregársela al SC.
•
Diferencia de Caja: En caso de existir diferencias de caja, el RO deberá informar vía mail al SC, al TE,
al DAF y al CO, detallando fecha e importe de la diferencia. Este informe deberá enviarse el mismo día
en que fue generada la diferencia de caja. El SC y el TE analizarán la diferencia y ajustarán la misma
según corresponda adjuntando la documentación respaldatoria.
VI. RENDICIÓN DE CAJA
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Responsable de Operaciones
Responsabilidad
Realiza la rendición de caja. Archiva la planilla
firmada por el SC.
Descripción del Proceso
•
El RO enviará al SC la rendición de caja que estará compuesta de la siguiente documentación:
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Dos copias de la planilla de informe diario de caja visada y firmada por el RO.
Dinero en efectivo en pesos.
Dinero en Efectivo en moneda extranjera.
Total de cheques recibidos junto con un detalle de Cheques recibidos en el día.
Total de los cupones de tarjeta de Debito/Crédito con su correspondiente cierre de lote en el postnet
y su respectivo depósito en el banco correspondiente.
Total de comprobantes de gastos debidamente autorizados por el responsable correspondiente.
VII – CONTROL DE CAJA
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes pautas para establecer la seguridad necesaria en la custodia de valores:
Función
Supervisor de Caja
Responsable de Operaciones
Responsabilidad
Recuenta los valores. Controla los valores. Firma
copia de la planilla dando conformidad. Archiva la
documentación y la remite a Contaduría.
Entrega rendición de caja y presencia recuento de
valores. Archiva la planilla firmada por el SC.
Descripción del Proceso
•
•
•
•
El RO entrega la rendición de la caja al SC, quien en el mismo momento de la recepción, recontará los
valores en presencia del responsable de la entrega.
El SC verifica que los valores recontados sean iguales a los importes que surjan de la planilla de caja
controlando cada uno de los medios de pago. Deja evidencia del control visando los importes en el
mencionado documento.
Los responsables que participen del recuento mencionado en el párrafo anterior, firman la planilla de
caja, dando conformidad al proceso de control de los valores. El RO archivará la copia firmada por el
SC.
Finalizado el control de la rendición de la caja, el SC archivará toda la documentación en cajas que
serán remitidas a Contaduría para su control y su posterior archivo definitivo.
VIII- ADMINISTRACIÓN DE VALORES
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Supervisor de Caja
Cadete
Gerente / Responsable Contable
Responsabilidad
Prepara el reporte diario de posición de caja.
Realiza la planilla diaria de depósitos de efectivo y
cheques por banco. Controla la boleta.
Realiza el depósito. Entrega la boleta al SC
Definen composición del deposito y destino del
mismo.
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Descripción del Proceso
•
•
•
•
•
•
•
IX.
Una vez recibido los cheques, el SC deberá mantenerlos ordenados por Banco emisor y por fecha de
depósito.
El SC prepara antes del mediodía, el informe diario con la posición de caja (Ver PSE-TE-03-A-03),
informando al Gerente de Serviaut, al RC y al TE los saldos de efectivo en pesos y moneda extranjera
como también el importe de los cheque disponibles para depositar para que defina el importe y destino
de los fondos a ser depositados.
El Gerente y/o el RC envía por mail al SC con copia al TE, la instrucción detallando la composición del
deposito y el destino del mismo.
Recibida la instrucción, el SC prepara la planilla diaria de depósitos (Ver PSE-TE-03-A-04), detallando
los valores que deben ser depositados en cada banco. Esta planilla es entregada junto con los valores
(Efectivo y cheques) al CD.
El CD retira la planilla y los valores, firma copia de la planilla y la entrega al SC.
Posteriormente, el CD realiza el depósito en los bancos según instrucción y entrega la boleta de
depósito al SC quien controla que dicho depósito haya sido realizado según lo definido anteriormente.
Adjunta la boleta de depósito a la copia de la planilla firmada por el CD.
Una vez controlado el depósito, el SC emite la orden de pago al Banco registrando la salida de los
fondos (Ver ruta de Acceso).
ROBO O EXTRAVIO DE VALORES
Responsabilidades
Se han establecido las siguientes responsabilidades dentro de la presente sección del procedimiento:
Función
Cajero/Cadete/Supervisor de Caja
Supervisor de Caja/Tesorero/Gerente de
Contaduría y Finanzas
Responsabilidad
Informar en forma inmediata al SC, TE o GCF del
hecho sucedido. Identificar los valores afectados.
Cumplir con las definiciones establecidas por su
superior.
Definir las acciones a realizarse para mitigar las
consecuencias.
Descripción del Proceso
•
•
En caso de suceder el robo o extravío de valores, la persona afectada deberá contactarse
inmediatamente con su supervisor directo o en caso de no encontrarse disponible con el inmediato
superior para informarle acerca de la situación ocurrida. Adicionalmente detallará los valores
involucrados en el siniestro.
Ante la comunicación de lo sucedido, la persona contactada (SC, TE o GCF) procederá a establecer las
prioridades y los pasos a seguir para mitigar las consecuencias y cumplir en tiempo y forma con las
formalidades necesarias en cada caso.
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VI.
REGISTROS:
-PSE-TE-03-A-01 Reporte de Movimientos Diarios de Alquiler
-PSE-TE-03-A-02 Planilla de rendición de caja
-PSE-TE-03-A-03 Informe diario de posición de caja
-PSE-TE-03-A-04 Planilla Diaria de Depósitos
-PSE-TE-03-A-05 Flujograma – Rendición y Control de Caja
PSE-TE-03-A-06 Flujograma – Administración de Valores
VII.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Manual del Usuario – Sistema Conord
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Versión: 00
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PSE-TE-03-A-05
Operador
Responsable
Operativo
Supervisor de Caja
Tesorero
Inicio
Realiza el MDA
Deposita el MDA
+ valores en
buzon
MDA Firmado
Archiva
MDA
firmado
Abre el buzon y
controla valores
y MDA
Firma el MDA
Realiza el cierre
de caja diario
Fin
Planilla de Caja
Diaria
Contola los
valores fisicos
contra importes
en planila
Existe
Dif de
Caja?
NO
SI
Analiza la
diferencia
Informa la
Diferencia
Realiza la
rendición de caja
A
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Analiza y ajusta
la diferencia
Fin
Empleado
Administrativo
Contable
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Operador
Responsable
Operativo
Supervisor de Caja
Tesorero
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Empleado
Administrativo
Contable
A
Planilla de Caja
Diaria
+Valores+Doc
Planilla de Caja
Diaria
+Valores+Doc
Recuenta los
valores
Planilla de
Caja Diaria
Controla y firma
la planilla de
Caja Diaria
Archiva
Planilla
firmada
Archiva la
Docum.
(Trans)
Fin
Archiva la
Docum.
(Definitiva)
Fin
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Fecha : 01-07-06
Hoja :13 de 14
PSE-TE-03-A-06
Supervisor de Caja
Responsable
Contable
Cadete
Inicio
Realiza el
Informe diario de
Posic de caja
Posicion Diaria
de caja
Posicion Diaria
de caja
Prepara la
Planilla diaria de
depósitos
Determina
composicion y
destino del
deposito
Planilla Diaria
de Depositos +
valores
Planilla Diaria
de Depositos
Planilla Diaria
de Depositos
firmada
Firma copia de la
planilla
Archiva
Planilla
firmada
Realiza deposito
en Bco
Controla Planilla
contra Boleta de
Depósito
Boleta de
Deposito
Archiva
Boleta con
Planilla
de Dep.
Fin
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VIII.
PSE-TE-03
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Fecha : 01-07-06
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APROBACIONES:
NOMBRE Y APELLIDO
PUESTO
FIRMA Y FECHA
GUILLO DIETRICH
Director de Administración y
Finanzas
HERNAN DIETRICH
Director Comercial
LUCILA DIETRICH
Director de Comunicación
IVAN VUKOJICIC
Controller
MARCELA PAREDES
Gerente de Contaduría y Finanzas
HORACIO RAMIREZ
Gerente de Calidad
CARLA AMPARAN
Gerente de Administración y
Sistemas
MATIAS TRIMARCO
Gerente de Serviaut S.A.
IX. REVISIONES:
FECHA
INDICACIONES
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