PROCEDIMIENTO DEL SIMBOLO DE ACREDITACIÓN

Transcripción

Los usuarios finales nacionales e internacionales de la acreditación dependen en gran parte en el
uso de marcas, símbolos y lenguaje de acreditación, como evidencia de que las pruebas de los
cuerpos de evaluación de la conformidad (CABs), RPM, reportes de prueba o calibración están
avalados. El uso de marcas/logotipos de acreditación es un indicador claro de trazabilidad y se
alienta a todas las organizaciones acreditadas a usarlos.
Procedimiento del símbolo de acreditación
SOP-3-SP
Primera emisión: 02/05
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1.0 ALCANCE
1.1 Este documento describe el uso de la marca de acreditación de PJLA y la marca de
acreditación de ILAC MRA y el lenguaje de acreditación apropiado. Además, delinea las
acciones que PJLA realizará cuando una organización utilice el símbolo, marca o
lenguaje de manera inapropiada.
1.2
Definiciones
CAB – Organismo de Evaluación de la conformidad (Ej.: laboratorio, productor de
material de referencia, cuerpo de inspección, organización de muestreo de campo) –
un organismo que proporciona servicios de evaluación de la conformidad y que puede
ser objeto de acreditación
Reporte o certificado avalado - Reportes y certificados que llevan un símbolo de
acreditación de un cuerpo de acreditación o hace referencia a una acreditación.
2.0 RESPONSABILIDAD
2.1
El Presidente/Gerente de Operaciones o un designado es responsable de asegurar que
las organizaciones Acreditadas que poseen un certificado reciban los materiales del
símbolo de acreditación apropiados, incluyendo las directrices para su uso. El
presidente/gerente de operaciones también es responsable de mantener en vigor las
restricciones contractuales apropiadas, que administran el uso del símbolo de
acreditación.
3.0 REFERENCIAS
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
ISO/IEC 17011:2004
IPL-1, Manual de la calidad
SOP-1 Procedimiento de acreditación del laboratorio
LF-3 Acuerdo de acreditación
ILAC-P8:12
ILAC-R7:05/2015
Política de TNI sobre el uso de los logotipos y marcas de TNI – Política 1-103
Acuerdo de PJLA para TNI NEFAP con fecha del 14 de marzo del 2013
4.0 GENERAL
4.1
De acuerdo con los requisitos de ISO/IEC 17011:2004, PJLA proporciona símbolos de
acreditación mediante los cuales los titulares de los Certificados de Acreditación de
PJLA pueden informar a otros sobre su Acreditación, por medio de varias formas de
publicidad. El uso del(los) símbolo(s) de acreditación o la referencia a la acreditación,
son voluntarias, con excepción de la emisión de reportes de pruebas
acreditadas/aprobadas, rpm de calibración o reportes de inspección.
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4.2
A las organizaciones que poseen un certificado otorgado por PJLA se les hacen saber
ciertas reglas que determinan el uso adecuado de los símbolos de acreditación, a través
de documentos detallados anteriormente y tal como se indica en este procedimiento.
4.3
Cualquier mal uso del símbolo de acreditación de PJLA, la marca de ILAC MRA o
cualquier otra marca mencionada en este procedimiento así como la afirmación de una
acreditación es tratado con mucha seriedad y manejado por medio del proceso de
acción correctiva de PJLA.
5.0 PROCEDIMIENTOS
5.1
Una vez otorgada la acreditación, a las organizaciones se les entrega el diseño del logo,
correspondiente al(los) símbolo(s) de acreditación, junto con este procedimiento.
El(los) gerente(s) Técnico(s) de programa y/o el Presidente/Gerente de Operaciones o
designado, puede interpretar el reglamento de PJLA en respuesta a las preguntas sobre
usos válidos.
A los clientes poseedores de certificados les está permitido utilizar el símbolo de
acreditación únicamente después de que PJLA se los autorice. En principio, PJLA
considera el suministro del símbolo de acreditación de PJLA a los titulares de la
certificación, como permiso para su uso apropiado. Nota: esto es con excepción de la
marca de ILAC MRA*.
5.2
Los evaluadores de PJLA revisan el uso del símbolo de acreditación y el lenguaje de
acreditación por parte de los titulares de la certificación como una parte rutinaria de las
evaluaciones. Los asesores recopilarán evidencia objetiva del uso del símbolo en su
paquete de evaluación, para ser revisado por el comité ejecutivo. Además los
procedimientos documentados de los titulares de la certificación deben incluir
procedimientos para hacer cumplir las regulaciones de PJLA para el correcto uso y
protección del símbolo de acreditación.
5.3
Si PJLA encuentra, por medio de evaluaciones, reportes de campo u otros medios, que:
a)
Un titular no Acreditado ha utilizado el símbolo de PJLA, o;
b)
Un titular Acreditado ha violado posiblemente los reglamentos de PJLA con
respecto a su uso.
El presidente/gerente de operaciones puede solicitar acción correctiva inmediata o
implementar la suspensión, retiro o reducción de los procedimientos de acreditación,
de acuerdo con SOP-11.
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6.0 ACCIONES CORRECTIVAS
6.1
El presidente/gerente de operaciones inicia inmediatamente los procedimientos de
acción correctiva al ser descubierto el mal uso del símbolo de acreditación de PJLA y la
declaración de acreditación.
6.2
Aquellos que sean encontrados utilizando de manera errónea el símbolo de
acreditación o la declaración de acreditación, reciben una advertencia por escrito, vía
correo certificado con acuse de recibo, para que cese y desista del mal uso, con
instrucciones y plazos específicos para esto. En caso de continuar el mal uso, el
presidente/gerente de operaciones refiere el caso al consejero legal correspondiente y
notifica a cualquier autoridad reglamentaria involucrada, los detalles del problema. Se
espera recibir acción correctiva completa y evidencia de la implementación en todos
los casos.
6.3
El presidente/gerente de operaciones puede, a su discreción, dar seguimiento a estos
pasos, por medio de la programación de una vigilancia especial en las instalaciones del
titular del certificado; preguntando a los destinatarios de las cartas de la Acción
correctiva del titular del certificado, u otros medios que pueden ser apropiados
6.4
En cualquier caso, el incidente de mal uso es vigilado en visitas subsiguientes al titular
del certificado.
7.0 INTENSIFICACIÓN
7.1
Los titulares de certificados que se rehúsen a suspender el uso inapropiado de los
requisitos de esta política, quien persista en la violación de los reglamentos de PJLA con
respecto a esta política; quien abuse repetidamente del símbolo y lenguaje de
acreditación en diferentes formas o quien NO implemente de inmediato y
positivamente las acciones correctivas tal como se le indique, conforme a las directrices
incluidas en el inciso 6.4, son sujetas a la suspensión o retiro de su Acreditación.
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APÉNDICE A: RESUMEN DE LAS REGULACIONES PARA EL USO DEL SÍMBOLO Y EL
LENGUAJE DE ACREDITACIÓN
1.0 GENERAL
1.1El símbolo de acreditación o la referencia a la acreditación, como se detalla a continuación,
debe incluirse en todos los reportes en los que un cliente del (CAB) requiera un reporte
acreditado/avalado. Los (CABs) deben asegurarse de que todos los clientes que
solicitan sus servicios no sean inducidos a malas interpretaciones cuando se les
proporcionan reportes no-acreditados o no-aprobados. Estos Símbolos o referencias a
la acreditación están asociados únicamente con los servicios cubiertos por el alcance de
la acreditación, y no con ninguna otra actividad en la que el Organismo de Evaluación
de la Conformidad (CAB) o sus organizaciones relacionadas se encuentren involucrados.
El símbolo de acreditación o referencia de acreditación, no deben utilizarse de forma
que se dé la impresión de que PJLA acepta la responsabilidad de los resultados, u
opinión o interpretación derivada de los mismos, o que PJLA aprueba un producto o
artículo.
El símbolo autorizado o la referencia a la acreditación, será claramente identificable
con el número de acreditación único, asignado por PJLA al Organismo de Evaluación de
la Conformidad (CAB) acreditado. PJLA prefiere que los CAB incluyan el número de
acreditación como se muestra a continuación. En caso de que los CABs deseen incluir el
número de acreditación en un área diferente, deben asegurarse de se ubique cerca del
símbolo de acreditación (Ej.: en la misma página)
No. de acreditación XXX
No de acreditación XXX
No. de acreditación XXX
No. De acreditación XXX
*Nota: Hay otros símbolos de acreditación disponibles para los CAB, dependiendo de la norma y
alcance a la que están acreditados. Todos los símbolos importantes se le otorgarán a cada CAB al
ser liberado su certificado de acreditación*.
En caso de que el (CAB) decida no utilizar el símbolo de acreditación y únicamente hacer mención
de su acreditación en sus reportes de calibración, prueba, rpm o inspección, deben asegurarse de
incluir la siguiente información:
1)
2)
3)
4)
ISO/IEC 17025:2005 Acreditado (o norma correspondiente)
PJLA
No. de acreditación XXXX
Campo de acreditación, por ejemplo: calibración/prueba/productor de material de
referencia/organismo de inspección
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2.0 REGLAS Y RESTRICCIONES
2.1
2.2
Los símbolos de acreditación o declaraciones de acreditación no deben usarse para lo
siguiente:

Documentos legales (Ej.: contratos, cheques)

Cualquier documentación de sitios no acreditadas por PJLA

Certificados o documentos de subcontratistas


Cualquier solicitante de PJLA que no se encuentre todavía acreditado
En productos o artículos que el (CAB) ha probado o calibrado (excepto etiquetas
de calibración)

En reportes, cartas o cartas adjuntas de resultados en las que el alcance de la
organización no se encuentre acreditado por PJLA. Nota: Cuando se incluyan
pruebas, calibraciones, materiales de referencia o inspecciones fuera del alcance
de acreditación, deben encontrarse claramente identificadas, como si indica a
continuación: “Este laboratorio no se encuentra acreditado en las pruebas y/o
calibraciones marcadas” o “Este Productor de Materiales de Referencia (RMP) no
se encuentra acreditado en el material o procedimientos identificados”.
Los símbolos o lenguaje de acreditación pueden usarse en lo siguiente:














Hojas Membretadas
Tarjetas de presentación
Hojas de inicio de faxes
Sobres
Folletos
Fundas/Banners
Posters
Presentaciones en PowerPoint
Comunicados de prensa
Anuncios/Propagandas
Página en Internet
Reportes y certificados
Correos electrónicos (plantilla de firmas )
Tarjetas de cortesía
(Nota 1): Cuando las declaraciones de opinión e interpretación se encuentran fuera del
alcance de acreditación, el CAB debe incluir una declaración de renuncia en el reporte o
certificado, cerca del símbolo de acreditación, como el siguiente: “Las
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opiniones/interpretaciones expresadas en este reporte se encuentran fuera del alcance
de acreditación de este CAB”
2.3
El símbolo puede reproducirse en un tamaño en el que sean claramente identificables
todos sus componentes.
2.4
El símbolo de acreditación puede reproducirse en un único color: negro y blanco, o en
los colores del logotipo de PJLA, siempre y cuando el color elegido proporcione
suficiente contraste para que el símbolo sea claramente identificable. *Favor de
ponerse en contacto con PJLA para obtener la configuración de los colores exactos
utilizados en el logotipo de PJLA*.
3.0 ACTIVIDADES DE PRUEBA, CALIBRACIÓN O RPM SUBCONTRATADAS:
3.1
En caso de que el CAB subcontrate trabajo por el cual se encuentre acreditado, a otro
CAB (incluyendo las sucursales de su propia organización), puede incluir los resultados
que ha subcontratado en sus reportes o certificados avalados, con el símbolo de
acreditación o referencia a la acreditación correspondiente.
El CAB acreditado debe:

Tomar completa responsabilidad de las actividades sub-contratadas, a menos que
sea una sucursal acreditada del mismo CAB, y haya informado al cliente sobre la
subcontratación propuesta y haya obtenido su aprobación previa.

Asegurarse de que se ha obtenido la autorización del subcontratista para incluir
extractos de sus reportes en el certificado.

Asegurarse de que el subcontratista está en sí acreditado por PJLA u otro cuerpo
de acreditación reconocido bajo ILAC MRA para las actividades específicas
interesadas y los resultados se han incluido en el informe o certificado adjunto del
subcontratista. En caso de que el subcontratista se encuentre acreditado a otra
organización que no sea PJLA, el (CAB) que subcontrata no debe utilizar el símbolo
de acreditación o referencia en el reporte final adjunto.
3.2
Cuando el CAB emita un reporte que incluya una combinación de actividades, tanto
para las cuales se encuentra acreditado como para las que no, es posible que utilice a
un subcontratista; en ese caso el CAB puede incluir el símbolo de acreditación de PJLA o
la referencia a la acreditación en el reporte. Sin embargo, cualquier resultado obtenido
por medio de un subcontratista deberán ser identificados por los requisitos señalados
en la 17025 y los resultados estarán claramente identificadas como no-acreditado.
3.3
Cuando un CAB emite un reporte de actividades para las cuales no se encuentra
acreditado, teniendo que utilizar a un subcontratista, no está autorizado para utilizar el
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símbolo de acreditación de PJLA o hacer referencia a la acreditación en ninguna
capacidad.
4.0 ETIQUETAS DE CALIBRACIÓN EN EL EQUIPO
4.1
Los CAB acreditados pueden generar etiquetas de calibración con el símbolo de
acreditación de PJLA, que se adjuntan al equipo calibrado. La etiqueta de calibración
debe incluir la siguiente información:
4.2

El nombre del CAB acreditado o su número de acreditación

La identificación de equipo

Fecha de calibración actual

Referencia cruzada con el certificado de calibración emitido en relación con dicha
calibración.
Los símbolos de acreditación deben utilizarse únicamente en etiquetas de calibración
que pertenezcan al equipo que haya sido calibrado utilizando los métodos de
calibración cubiertos por el alcance de acreditación.
5.0 ETIQUETAS DE INSPECCIÓN EN ARTÍCULOS INSPECCIONADOS
El uso de etiquetas de inspección que contengan el símbolo de acreditación de PJLA está
permitido únicamente en artículos incluidos en el alcance de acreditación. Las etiquetas de
inspección que contengan el símbolo no deben dar la impresión de que PJLA aprueba o
inspecciona los artículos. La etiqueta debe indicar claramente que el artículo fue
inspeccionado, Ej.: “inspeccionado por . . . “, o “inspeccionado en . . . “ etc. Además, debe
contener la siguiente información:




Nombre y número de acreditación del organismo de inspección acreditado
Identificación del equipo
Fecha de la inspección
Referencia cruzada al reporte de inspección emitido, con respecto a la inspección
6.0 USO DE SIMBOLOS DE CUERPOS NO-RELACIONADOS
En ningún momento PJLA tiene autoridad para utilizar o conceder el uso de cualquier
reconocimiento externo o los logotipos o símbolos de los cuerpos de supervisión (Ej.: ISO, IAF
APLAC, NACLA) para ser mostrados en los certificados, informes de pruebas, etiquetas de
calibración o cualquier otra documentación, con excepción de los que se describen en este
procedimiento.
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7.0 REFERENCIA A LA NORMA ISO/IEC 17025:2005 U OTRAS NORMAS DE ACREDITACIÓN
OFRECIDAS POR PJLA
Al referirse a una norma de acreditación en los documentos que forman parte del sistema de
gestión de la calidad de los (CABS) o generados por los mismos, los (CABS) deben incluir,
como mínimo, el nombre completo del autor, nombre de la norma y año de la misma, de la
siguiente manera: ISO / IEC 17025:2005.
7.1
DECLARACIONES DE ACREDITACIÓN Y DECLARACIONES DE ACREDITACIÓN IMPLÍCITAS
Al hacer intencionalmente una declaración de acreditación o hacer una declaración de
acreditación que está implícita en el uso de determinadas palabras y frases, el CAB
debe identificar la norma a la que se está refiriendo y asegúrese de que ésta no está
asociando el estado de acreditación de una determinada norma, con el registro o
certificación a otra norma. Las siguientes palabras o frases tienen la intención de ser
ejemplos de afirmaciones aceptables e inaceptables de acreditación (tanto intencional
como implícito):
Aceptable:
1)
2)
3)
4)
El Laboratorio ABC está acreditado a la norma ISO/IEC 17025:2005
ISO/IEC 17025:2005 Acreditado
Acreditado a la ISO Guía 34:2009
Acreditado a ISO/IEC 17020:2012
Inaceptables:
1)
2)
3)
Acreditado a ISO 17025
17025/9001
ISO/IEC 17025:2005 Registrado
Nota: PJLA reconoce en materiales de publicidad (nota – no incluye reportes de prueba
acreditada, calibración, rpm, inspección) que el lenguaje de acreditación, como se
describe anteriormente, puede crear problemas de diseño y espacio. En caso de que no
puedan cumplirse las disposiciones antes mencionadas, favor de ponerse en contacto
con PJLA para evaluar el diseño.
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APENDICE B: REGLAS PARA EL SÍMBOLO DE PJLA COMBINADO CON LA MARCA DE ILAC MRA
PARA INSTALACIONES DE PRUEBA Y CALIBRACIÓN. (NOTA – ESTE PROCESO SE APLICARÁ DE
MANERA SIMILAR PARA LOS RPMS Y LOS ORGANIZMOS DE INSPECCIÓN DESPUES QUE PJLA
RECIBA EL RECONOCIMIENTO TOTAL POR MEDIO DE ILAC).
1.0 GENERAL
1.1
PJLA permite que la marca de ILAC MRA sea usada en combinación con el símbolo de
PJLA para promocionar el reconocimiento internacional de ILAC MRA y los servicios de
acreditación cubiertos bajo el acuerdo internacional. La marca conjunta de ILAC MRA
sólo podrá utilizarse bajo las siguientes condiciones:
1)
El Acuerdo de la marca combinada ILAC MRA ha sido firmado entre PJLA y el
laboratorio acreditado
2)
Ha sido aprobado por PJLA un borrador del uso de la marca combinada
3)
Si el laboratorio acreditado se encuentra en un país en el que se encuentra
registrada la marca de ILAC, puede encontrarse una lista de cada empresa
registrada a ILAC en el portal de PJLA http://www.pjla.com/resources/pjladocuments.
Los (CABs) pueden obtener una copia del contrato y de los diseños listos para
impresión poniéndose en contacto directamente con PJLA.
2.1
Las marcas combinadas deben desplegarse como se muestra a continuación:
Acreditación #: XXXX
Acreditación #: XXXX
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2.2
La marca de ILAC MRA puede ser en blanco y negro o en azul (Negro descomposición
monocromática 100% negro Azul descomposición – proceso (CMYK) o Pantone (PMS) o
para sitio en internet (color RGA descomposición R0 G0 B229)
2.3
El símbolo debe ser legible y no estar distorsionado
2.4
El tamaño de la marca/símbolo combinados no debe ser menor a 20 mm y debe
mantener proporciones similares con el símbolo de PJLA (más o menos
aproximadamente 5% del tamaño de la marca de ILAC MRA)
2.5
La marca combinada debe situarse horizontalmente.
2.6.
La marca combinada debe incluir las siglas “ILAC MRA” ya que son parte de la marca en
sí.
2.7.
El símbolo de PJLA y la marca de PJLA deben situarse preferentemente como se
muestra anteriormente. Sin embargo, en algunos casos, PJLA pude autorizar un
formato diferente, siempre y cuando el símbolo de PJLA y la marca de ILAC MRA se
encuentren cerca una del otro.
Nota: Deben utilizarse los colores que se muestran en el símbolo de PJLA, tal como lo
menciona este documento.
2.8
La marca combinada de ILAC MRA puede utilizarse en:
















2.9
Hojas membretadas
Tarjetas de presentación
Hojas de inicio de faxes
Sobres
Folletos
Fundas/Banners
Posters
Presentaciones en PowerPoint
Comunicados de prensa
Anuncios/Propagandas
Página en Internet
Reportes y certificados
Correos electrónicos (plantilla de firmas )
Tarjetas de cortesía
Etiquetas de calibración
Las restricciones que se mencionan en el apéndice A, sección 2.1 de este documento
Se deben aplicar las reglas y restricciones incluidas en este documento, a menos que se
especifique de otra manera en el este apéndice.
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APENDICE C: REGLAS PARA EL USO DEL SÍMBOLO DE PJLA COMBINADO Y LA MARCA DE TNI
NELAP Y TNI NEFAP
1.0 GENERAL
Por medio de un acuerdo con TNI, PJLA cuenta con la autorización para distribuir las marcas
de TNI NEFAP y/o las marcas de TNI NELAC al recibir el reconocimiento de TNI para NELAP y/o
NELAC. Después de ser reconocidas, PJLA permite a las (CABs) acreditadas, Ej.: laboratorios u
organizaciones de prueba de campo y medición, utilizar la marca de TNI correspondiente
junto con el símbolo de acreditación para prueba. Los CABs deben solicitar permiso
directamente a PJLA para el uso de cualquier marca de TNI. Cuando existan acuerdos entre
PJLA y las organizaciones de acreditación estatales y PJLA no tenga responsabilidad por la
emisión del certificado de TNI NELAC, incluyendo el símbolo, PJLA asistirá únicamente como
se especifica en la evaluación del uso de la marca. Si en cualquier momento PJLA no cuenta ya
con el reconocimiento de TNI para los programas que ofrece, todas las (CABs) serán
notificadas y será necesario que suspendan el uso de las declaraciones de acreditación,
incluyendo las marcas pertinentes.
Una vez autorizada la marca, deben aplicarse las siguientes reglas y restricciones:





No deben utilizarse las marcas antes de recibir la acreditación
Las marcas pueden utilizarse junto con el símbolo de acreditación de PJLA, como se
especifica en este documento
Las marcas deben usarse únicamente en reportes de prueba/muestreo para los
artículos bajo el alcance de la acreditación (pueden utilizarse descargos de
responsabilidad, como se describe en este documento)
Las marcas no deben utilizarse de manera engañosa, que dé la impresión de que el
(CAB) se encuentra acreditado para artículos que no se encuentran en el alcance de la
acreditación. Esto incluye publicidad, portal de internet, etc. engañosas.
Las marcas no deben reproducirse en artículos o materiales que pudieran dar la
impresión de que la acreditación incluye un producto o servicio que se encuentra
fuera del alcance de acreditación.
3.0 APLICACIÓN
Los (CABs) que utilicen las marcas de TNI de manera no autorizada, tendrán como
consecuencia que PJLA tome acción inmediata para resolver la no conformidad. PJLA aplicará
su política de acción correctiva, como se describe en este documento, según corresponda.
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Dr. Guillermo Duque Nivia de la Universidad Nacional de Colombia