asientos de cierre

E.M.P 3º S.
Semana 04
CONTABILIDAD
Semana 10
Se puede dar el caso de que falte dinero, es
decir que lo que encontramos en efectivo después
del arqueo de caja es menor que el saldo según
libros. Aquí debemos hacer necesariamente un
ajuste para sincerar el monto.
En caja siempre habrá diferencias entre lo que hay y lo que
debería haber. Por eso se requiere ajustar.
Gastos varios-fotocopias
Debe
Cierre del ejercicio.
Haber
Bs. 6.000
Caja
Bs. 6.000
Y ya con este asiento la cuenta “Caja” refleja su verdadero saldo, en otras palabras está ajustada.
¿Qué sucede si hay un sobrante en caja? Por ejemplo, si un cliente paga Bs. 20.000 pero al cajero
se le pasó registrarlo, este monto por supuesto aparece como sobrante, pero debemos hacer el asiento
que no se hizo en su debido momento, esto es el ajuste, para sincerar el monto. Será el siguiente:
Descripción
Caja
Cuentas por cobrar, cliente
Ajustes a la cuenta “Banco”.
Otra cuenta de efectivo que llamamos “Banco” y que se refiere a todo lo que tenemos en
cuenta corriente o ahorro en uno o más bancos,
también necesita ser revisada, preferiblemente
mensualmente. La revisión la hacemos comparando los registros en nuestro libro diario con
el informe emitido por el banco sobre nuestros
movimientos. Este proceso se conoce como
“Conciliación bancaria”.
Al final de un periodo contable se deben
cancelar todas las cuentas de ingresos y egresos y dejarlas con saldo cero, este procedimiento es conocido como proceso de cierre. La fecha
de cierre de un ejercicio es una etapa de mucha
laboriosidad en el departamento contable de una
empresa ya que aquí se determina el resultado
del ejercicio.
Veamos con detalle los asientos de cierre.
El ajuste que debemos hacer para sincerar el monto es el siguiente:
Descripción
E.M.P 3º S.
ASIENTOS DE CIERRE
Pero también se puede dar el caso contrario,
es decir, que el valor total del arqueo de caja
es mayor que el saldo de libros: En este caso
la diferencia constituye un sobrante y se debe
realizar un ajuste por este valor.
Veamos los dos casos y cómo proceder para
los ajustes respectivos. Por ejemplo supongamos
que el cajero pagó gastos de fotocopias por Bs.
6.000, pero se le olvidó registrarlos, por lo tanto
hay un faltante por ese valor.
CONTABILIDAD
Debe
Haber
Bs. 20.000
Bs. 20.000
Cuando se hace una conciliación nos damos
cuenta que hay asientos hechos por el banco
que nosotros no tenemos y viceversa. Por lo que
es necesario hacer ajustes para mostrar el saldo
verdadero.
Cuando ya se han realizado todos los ajustes
con la ayuda de la hoja de trabajo en un periodo
económico estipulado, el siguiente procedimiento a seguir es cerrar las cuentas de ingresos y
egresos que reciben el nombre de cuentas nominales e indican el resultado de las operaciones
de la empresa para el ejercicio evaluado.
Pasos a seguir para elaborar los cierres.
Se debe empezar con cerrar las cuentas del
Costo de venta. Cerrarlas es tomar las cuentas
con saldo deudor y abonarlas todas contra la
cuenta de Costo de venta. Y tomar las cuentas
de saldo acreedor y cargarlas también contra
Costo de venta. Pero ilustremos la explicación
con un ejemplo.
Todas las cuentas nominales deben quedar
con saldo cero para iniciar el próximo ejercicio
económico. El resultado del ejercicio terminado
será transferido al Capital, bien sea, una ganancia o una pérdida.
En el proceso de
cierre hay que
estar muy pendientes de los
detalles.
Supongamos que la sección de costo de venta en la hoja de trabajo de nuestra empresa, nos
presenta la siguiente información:
Costo de venta
Las diferencias frecuentes son:
Por notas de débito: el banco nos envía
notas de débito por conceptos de: cheques
devueltos, chequeras, comisión de remesas,
20
Es aquí donde radica la importancia de la
hoja de trabajo ya que allí están reflejadas todas las cuentas que se manejaron en el lapso
evaluado, discriminadas en cuentas reales y
cuentas nominales, permitiendo distinguir los
ingresos de los egresos.
Inventario (inicial )
Bs. 14.000.000
Compras
Bs. 13.800.000
Gastos de compras
Bs.
125.000
146.000
Devoluciones/compras
Bs.
Inventario (final )
Bs.18.900.000
27.925.000
39
Haber
Debe
Cuenta
19.046.000
E.M.P 3º S.
Semana 10
CONTABILIDAD
Semana 04
CONTABILIDAD
Entonces las cuentas: Inventario inicial, compras y gastos de compras que tienen saldo deudor
debemos abonarlas contra costo de venta y de esta manera las cerramos, mediante el siguiente asiento
al 31-12-06.
AJUSTES
Haber
Debe
Descripción
E.M.P 3º S.
Bs. 27.925.000
Costo de venta
Inventario inicial
Bs. 14.000.000
Compras
Bs. 13.800.000
Gastos de compras
Bs.
125.000
Igualmente con las cuentas: devoluciones sobre compras e inventario final que tienen saldo
acreedor debemos cargarlas contra costo de venta y así se cierran.
Debe
Descripción
Haber
146.000
Devoluciones /compras
Bs.
Inventario final
Bs. 18.900.000
Bs. 19.046.000
Costo de venta
De las cuentas anteriores las únicas que deben quedar con saldo son: Inventario y Costo de venta.
El inventario final del periodo que se cierra será el inventario inicial del próximo periodo (Bs. 18.900.000)
Y el costo de venta se llevará al estado de resultados para deducirlo de los ingresos y determinar la
utilidad bruta.
Si nos vamos al mayor, el saldo del costo de venta quedará así.
Costo de venta
Haber
Debe
27.925.000
19.046.000
Este proceso de revisar cuidadosamente los
asientos hechos en el libro diario y las cuentas
abonadas y cargadas, hallar las diferencias y
saber las que debemos aumentar de monto o las
que debemos disminuir es el proceso de ajustes.
El dinero que tenemos en el banco por ejemplo, constantemente lo estamos moviendo, depositando o retirando y esas operaciones vienen
acompañadas de cargos o abonos por distintos
conceptos que el banco nos hace y que no conocemos sino hasta que nos llega el estado de
cuenta que el banco nos envía. Ya, al conocer
las diferencias encontradas, debemos aumentar
o disminuir nuestro monto en el banco según
sea el caso.
Los ajustes.
8.879.000
Una vez hecho el asiento de costo de venta, se procede a cerrar todos los gastos e ingresos del
ejercicio contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”. Por ejemplo con la información que tenemos de la
hoja de trabajo tenemos los siguientes ingresos y gastos del período:
Ventas
Debe
Todas las cuentas que surgen en las diferentes transacciones comerciales que realiza una
empresa deben ser analizadas mensualmente
por el equipo contable de la misma. ¿Por qué?
Porque aunque la contabilidad se lleve automatizada, los cargos y los abonos lo hace un equipo
humano y siempre se cometerán errores en los
registros. También hay cuentas a las que debe
encontrar su exacto valor ya que sufren modificaciones que hay que reflejar contablemente.
Cuando finalizamos un ejercicio económico,
todas las cuentas deberán presentar un saldo
real, con montos sinceros, ya que con estos valores se van a presentar los estados financieros
básicos, que son el balance general y el estado
de resultados.
Si los saldos de las cuentas no son confiables, es necesario ajustarlos, ya sea aumentando o disminuyendo sus montos a través de los
asientos de ajustes.
Haber
Bs.18.540.0000
40
19
Los ajustes son los asientos necesarios para
llevar los saldos de las cuentas a sus valores
reales. Todos los procedimientos dentro de la
lógica del cargo y abono para llevar una cuenta
a su verdadero valor son ajustes.
Cuentas que necesitan ajustes.
Los ajustes ordinarios que son aquellos que
deben realizarse con frecuencia en el ejercicio
económico afectan a las siguientes cuentas:
• Caja
• Bancos
• Cuentas por cobrar.
• Inventario de mercancías
• Activos fijos.
• Gastos pagados por anticipado y cargos
diferidos
• Ingresos cobrados por anticipado
• Ingresos por cobrar
• Costos y gastos por pagar
• Provisiones para obligaciones laborales.
Ajustes a la cuenta “Caja”.
La cuenta “Caja” en una empresa constantemente se está verificando, comprobando con
el encargado de “caja” la existencia de efectivo,
y al realizar este procedimiento conocido como
“Arqueo de caja” siempre encontramos diferencias entre lo que hay en efectivo y los “Vouchers”
o documentos justificativos encontrados (saldo
según libro), es decir, lo que hay no es lo que
debe haber.
E.M.P 3º S.
Semana 03
CONTABILIDAD
Semana 10
Cuentas
Actividades
b. Balance de comprobación ajustado
Empresa S.O.S
Cuentas
Debe
Banco
Bs. 1.800.000
Cuentas por cobrar
Bs. 1.300.000
Mobiliario
Bs. 3.120.000
Vehículo
Bs. 6.540.000
Artículos de escritorio
Bs.240.000
Depreciación de mobiliario
Bs. 312.0000
Comisiones a vendedores
Bs. 1.372.000
Publicidad prepagada
Bs. 1.550.000
Ingresos por cobrar
Bs. 23.000
Gastos generales
Bs. 3.000.000
Equipo de oficina
Bs. 3.600.000
Gastos artículos de escritorio
Bs. 120.000
Gastos de publicidad
Bs. 130.000
Gastos por Intereses
Bs. 4.000
Gastos en cuentas cobro dudoso
Bs. 130.000
CONTABILIDAD
Haber
Debe
Sueldos y salarios
Bs. 1.542.000
Gastos de alquiler
Bs. 1.100.000
Devoluciones en venta
Bs.
124.000
Gastos comisiones venta
Bs.
213.000
Gastos varios de venta
Bs.
121.000
Gastos papelería
Bs.
35.000
Gastos prov.cob.dudoso
Bs.
56.000
Depreciación mobiliario
Bs.
125.000
Costo de venta
Bs. 8.879.000
E.M.P 3º S.
Haber
Procedamos primero a cerrar la cuenta de “Ventas” contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”,
mediante el siguiente asiento:
Descripción
Ventas
Debe
Haber
Bs. 18.540.000
Ganancias y pérdidas
Bs. 18.540.000
Después debemos cerrar todas las cuentas de egresos contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”
también, haciendo el siguiente asiento:
Bs. 53.000
Capital
Bs. 8.000.000
Provisión cuentas cobro dudoso
Bs. 130.000
Depreciación acumulada mobiliario
Bs. 312.000
Ingresos
Descripción
Ganancias y pérdidas
Debe
Haber
Bs. 12.432.000
Sueldos y salarios
Bs. 1.542.000
Gastos de alquiler
Bs. 1.100.000
Bs. 9.530.000
Devoluciones en venta
Bs.
124.000
cuentas por pagar
Bs. 660.000
Gastos comisiones venta
Bs.
213.000
Efectos por pagar
Bs. 4.500.000
Gastos varios de venta
Bs.
121.000
Comisiones a vendedores por pagar
Bs. 52.000
Gastos papelería
Bs.
35.000
Intereses por pagar
Bs. 52.000
Gastos prov.cob.dudoso
Bs.
56.000
23.241.000
Depreciación mobiliario
Bs.
125.000
Costo de venta
Bs. 8.879.000
Total
23.241.000
18
41
E.M.P 3º S.
Semana 10
CONTABILIDAD
Semana 03
Con estos dos asientos todas las cuentas nominales (ingresos y egresos) quedan con saldo cero,
es decir, cerradas. La única que va a presentar un saldo es la cuenta provisional “Ganancias y pérdidas,
veamos el saldo que debe tener:
Bs. 12.432.000
Haber
2. ¿Qué utilidad tiene la elaboración de una hoja de trabajo?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Bs. 18.540.000
Bs. 6.108.000
3.. A continuación te presentamos dos balances de comprobación de una empresa: el primero es antes
de los ajustes y el segundo después de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por
una e identificar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial.
El saldo es acreedor lo que quiere decir que los ingresos fueron mayores que los egresos como es
lo lógico, este monto es el beneficio obtenido. Para terminar los asientos de cierre debemos cerrar la
cuenta “ganancias y pérdidas” contra “Utilidad en el ejercicio”, en este caso.
Descripción
Ganancias y pérdidas
Utilidad en el ejercicio
Debe
a. Balance de comprobación
Empresa S.O.S
Haber
Bs. 6.108.000
Bs. 6.108.000
Con este asiento culminamos el proceso de cierre y únicamente quedarán las cuentas reales, es
decir, las de activos, pasivos y capital donde se incluirá la “Utilidad del ejercicio” que por supuesto
aumenta la cuenta capital.
1. Explique las diferencias entre cuentas reales y cuentas nominales.
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
2. ¿Qué sucede si el saldo de la cuenta “Ganancias y pérdidas” es deudor?
Cuentas
Debe
Haber
Banco
Bs. 1.800.000
Cuentas por cobrar
Bs. 1.300.000
Mobiliario
Bs. 3.120.000
Vehículo
Bs. 6.540.000
Artículos de escritorio
Bs.
Comisiones a vendedores
Bs. 1.320.000
Publicidad prepagada
Bs. 1.680.000
Gastos generales
Bs. 3.000.000
Equipo de oficina
Bs. 3.600.000
360.000
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Capital
Bs. 8.000.000
3. ¿Qué cuenta real es la afectada en los casos que haya ganancias o pérdidas y cómo es afectada?
Ingresos
Bs. 9.507.000
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Cuentas por pagar
Bs. 660.000
Efectos por pagar
Bs. 4.500.000
Intereses por pagar
Bs.
4. ¿Por qué es necesario obtener un balance de comprobación post cierre?
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
42
Actividades
Actividades
E.M.P 3º S.
1. ¿Cuáles son los informes financieros que se deben obtener después del análisis de un
balance de comprobación y sus ajustes?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Ganancias y pérdidas
Debe
CONTABILIDAD
Total
17
22.720.000
53.000
22.720.000