CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO CREDINKA S.A.C. Memorándum

Transcripción

CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO CREDINKA S.A.C.
Memorándum de Recomendaciones Sobre
Aspectos de Control Interno Contable y Otros
31 de diciembre de 2013
CAJA RURAL DE AHORRO Y CRÉDITO CREDINKA S.A.
MEMORÁNDUM DE RECOMENDACIONES SOBRE
ASPECTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y OTROS
31 DE DICIEMBRE DE 2013
SECCIÓN
CONTENIDO
I.
Aspectos operativos, contables y de control interno.
II.
Aspectos relacionados con los sistemas informáticos que producen
información financiera.
14
Seguimiento a las recomendaciones de años anteriores.
18
III.
2
I.
ASPECTOS OPERATIVOS CONTABLES Y DE CONTROL INTERNO
OPERACIONES EN AGENCIAS
1.
Operaciones de giro de dinero en agencias no automatizadas.
Durante nuestra revisión, hemos observado que los giros de dinero en agencias se realizan
de forma manual, debido a que el Sistema Informático de Credinka no está configurado
para registrar y controlar estas operaciones de forma automática.
El no contar con un Sistema Informático que permita al personal en agencias verificar en
línea si un giro de dinero ha sido cobrado o no, expone a Credinka a efectuar pagos en
exceso, duplicados, o errados sin ser prevenidos o detectados de forma inmediata.
Recomendamos a la Gerencia automatizar las operaciones de giro de dinero y establecer
controles automáticos para prevenir y/o evitar pagos en exceso, duplicados o errados en
agencias.
Comentarios de la Gerencia:
En la Unidad de Organización y Métodos, se tiene pendiente de revisión el Procedimiento
para Transferencias, con fecha de implementación Abril 2014; en cuanto a la adecuación
de Sistema Informático Siscredinka, en el año 2011 el Área de Operaciones alcanzó a la
Unidad de Desarrollo el Requerimiento de Desarrollo Informático para la implementación
del mismo, el que se ejecutará en el año 2014.
Referente al pago en distintas agencias, se realiza previa coordinación con la agencia
emisora, receptora y pagadora (en caso se modifique la agencia receptora o de destino),
por lo cual no podría darse el caso de dos pagos en diferentes agencias.
2.
Permiso para efectuar desembolsos de dinero que superan los límites establecidos.
Durante nuestra revisión de procedimientos en agencias, hemos observado que los
recibidores pagadores pueden efectuar desembolsos de dinero sin límite y sin requerir
autorización.
Esta situación se origina debido a que el Sistema Informático Siscredinka no está
configurado para requerir autorización a los recibidores pagadores cuando efectúan
desembolsos de dinero por importes que superan el límite máximo establecido por
Credinka.
De acuerdo con el artículo 23° del Reglamento General de Depósitos de Credinka, los
recibidores pagadores pueden efectuar retiros de dinero de hasta S/.5,000 o su equivalente
en moneda extranjera; los montos mayores contar con autorización del Jefe de
Operaciones de la agencia.
.3.
El no contar con este control expone a Credinka a que se efectúen desembolsos de dinero
por importes no autorizados.
Recomendamos a la Gerencia instruir y asegurar la configuración de límites y niveles de
autorización para el desembolso de dinero en agencias a través de Sistema Informático
Siscredinka.
Comentario de la Gerencia:
Se tiene desarrollada una adecuación que se hizo para el Siscredinka en este año, se han
realizado las pruebas respectivas en el aplicativo para que el sistema solicite V°B° (visto
bueno) para retiros de dinero para todas las cuentas de ahorros, el mismo que se pondrá
en producción en el mes de diciembre, antes del cierre anual.
CARTERA DE CRÉDITOS
3.
Créditos a grandes empresas clasificados por error como corporativos.
De nuestra revisión, hemos observado que los créditos otorgados al deudor Negocios
Contactos y Finanzas Inversiones S.A. han sido clasificados como créditos corporativos;
debiendo, de acuerdo con su nivel de ingresos anuales de los dos últimos años ser
clasificados como créditos a grandes empresas.
De acuerdo con el numeral 4.2 del Capítulo I del Reglamento para la Evaluación y
Clasificación del Deudor y la Exigencia de Provisiones, Resolución SBSN° 11356-2008,
los créditos a grandes empresas son aquellos otorgados a personas jurídicas que poseen al
menos una de las siguientes características:
a) Ventas anuales mayores a S/. 20 millones pero no mayores a S/. 200 millones en los
dos (2) últimos años, de acuerdo a los estados financieros más recientes del deudor.
b) El deudor ha mantenido en el último año emisiones vigentes de instrumentos
representativos de deuda en el mercado de capitales.
De acuerdo con nuestras indagaciones, la situación descrita se originó, debido a un error
humano al clasificar por primera vez en Siscredinka los créditos otorgados a este cliente,
clasificación que es ingresada al sistema manualmente. Cabe precisar que el Sistema
Informático Siscredinka está configurado para utilizar como criterio al clasificar los
créditos por tipo, información sobre los ingresos anuales de los deudores; sin embargo la
data requerida para ello no está siendo ingresada en Siscredinka, lo cual no permite al
sistema identificar errores en la clasificación de los créditos por tipo cuando los ingresos
anuales constituyen un criterio a considerar (este es el caso de los créditos corporativos,
créditos a grandes empresas y créditos a medianas empresas).
Este tipo de errores en la clasificación de los créditos puede ocasionar errores en la
aplicación de las tasas de provisión para créditos y como consecuencia de ello en la
determinación de la provisión para créditos. Asimismo una inadecuada presentación y
revelación en notas a los estados financieros de los saldos de créditos por tipo.
.4.
Recomendamos a la Gerencia revisar la configuración de Siscredinka para clasificar los
créditos por tipo, y verificar que cumplan con los criterios establecidos en el Capítulo I,
numeral 4 de la Resolución SBS N° 11356-2008, asimismo designar de manera explícita
al área responsable de actualizar periódicamente la información necesaria en Siscredinka
para una adecuada clasificación de créditos por tipo (nivel de ventas, endeudamiento en el
Sistema Financiero, entre otros) y establecer controles de seguimiento para asegurar que
se cumpla con la función delegada, conforme con lo señalado por la SBS en la citada
Resolución.
3.1
Créditos Corporativos
•
Son aquellos créditos otorgados a personas jurídicas que han registrado un
nivel de ventas anuales mayor a S/. 200 millones en los dos (2) últimos años,
de acuerdo a los estados financieros anuales auditados más recientes del
deudor. Si el deudor no cuenta con estados financieros auditados, los créditos
no podrán ser considerados en esta categoría.
•
Si posteriormente, las ventas anuales del deudor disminuyesen a un nivel no
mayor a S/. 200 millones durante dos (2) años consecutivos, los créditos
deberán reclasificarse como créditos a grandes empresas.
•
Adicionalmente, se considerarán como corporativos a los créditos soberanos, a
los créditos concedidos a bancos multilaterales de desarrollo, a entidades del
sector público, a intermediarios de valores, a empresas del sistema financiero, a
los patrimonios autónomos de seguro de crédito y a fondos de garantía
constituidos conforme a Ley.
Bajo lo antes descrito, los créditos otorgados a Negocios Contactos y Finanzas
están clasificados correctamente, si bien no cumple con la primera condición (nivel
de ventas anuales), si lo hace por ser un intermediario de valores, razón por la cual
se clasificó como Corporativo.
Se debe mencionar que los créditos Corporativos y Gran Empresa dentro de la
cartera de Credinka, son únicamente por 2 empresas, lo cual no nos genera
actualmente los inconvenientes mencionados, además se realizo un mapeo de las
posibles empresas que podrían estar clasificadas bajo los criterios de Gran Empresa
y Corporativos, pero ninguno llegaba a cumplir los requisitos quedándose
clasificados como mediana empresa, adicionalmente se viene trabajando en un
sistema que contemple la carga de información general del crédito (aspectos
económicos principalmente) para con ello tener un mejor control sobre los
diferentes aspectos, como el mencionado en este punto (tasa de provisión).
Sobre la actualización de los estados financieros, el mismo se hace a través de la
Unidad de Central de Créditos, la cual semestralmente recopila información de los
deudores y prepara la hoja de calificación del deudor, además realiza informes
cuando se detectan hechos que hayan afectado la calidad crediticia del deudor.
.5.
4.
Algunos expedientes de crédito no cuentan con checklist de verificación de requisitos
mínimos.
Durante nuestra revisión de una muestra de expedientes de crédito, hemos observado que
algunos no cuentan con el checklist de verificación de requisitos mínimos para el
otorgamiento de créditos (expedientes relacionados con créditos no minoristas y
préstamos personales).
Referencia:
Créditos minoristas
Nombre del Cliente
N°
1
Hurtado Escalante YajairaYesenia
2
LoayzaYllaNayruthMariela
3
Vera Ramos Jose Antonio
4
Vega Centeno Raul
Créditos no minoristas
N°
Nombre del Cliente
1
CorporacionAyar S.A.C.
2
Codelcro Edificaciones S.R.L.
3
CcahuaQuispeEulogio
4
Torres Cabrera Cesar
5
Inversiones OPS Sanchez Ingenieros S.C.R.L.
6
Servicios de Ingeniería y Contratistas Generales S.A.C.
7
Constructora Señor de Luren E.I.R.L.
8
Empresa de Transportes y Turismo Judith E.I.R.L.
9
La Rosa Gallangos Contratistas Generales
10
Contratistas y ProveedoresGenerales
11
Pacco Constructores S.C.R.L.
12
QuispePaucar Roy Roger
13
Esquivel Caballero Wendel
14
Constructora Arcano E.I.R.L.
15
Ingenco E.I.R.L.
16
Matec Ingenieros S.C.R.L..
La situación descrita se origina debido a que Credinka no cuenta con una política interna
que precise que este checklist de verificación de requisitos mínimos deba completarse,
visarse en señal de conformidad y adjuntarse a los expedientes de crédito, por el personal
de negocios.
Esto expone a Credinka a otorgar créditos a clientes que no cumplen con los requisitos
mínimos requeridos por Credinka, y a que la evaluación crediticia para el otorgamiento
de créditos se efectúe sobre la base de información incompleta.
.6.
Recomendamos a la Gerencia de Credinka implementar una normativa interna
relacionada con la verificación de la información mínima requerida para el otorgamiento
de créditos minoristas y no minoristas que precise claramente a los responsables de su
ejecución y como debe quedar evidenciada en los expedientes de crédito.
Al respecto la Gerencia de Operaciones, indicó lo siguiente:
En referencia a los créditos de consumo, particularmente créditos por Convenio, se cuenta
con el checklist en el anverso de la Solicitud de Crédito la cual debe ser firmada por el
Jefe de Negocios en señal de conformidad.
Para créditos Hipotecarios Mi Vivienda, se cuenta con el checklist de dicho producto.
Para el caso de créditos consumo personales, se implementará la normativa interna
relacionada al checklist para este producto.
En referencia a los créditos no minoristas, el expediente de crédito se divide en carpetas
que en forma general refieren lo que debe contener el expediente, se está implementando
un formato que detalle el contenido de cada carpeta de tal manera que quede evidencia de
los requisitos mínimos que debe contener este tipo de expedientes, con la respectiva firma
del Jefe o Administrador de agencia encargado.
Al respecto la Gerencia de Riesgos, indicó lo siguiente:
Para no minoristas no contamos con checklist a la fecha, utilizamos los contenidos
genéricos que vienen en las carpetas de créditos no minoristas.
De requerirse un checklist especifico para tal fin, el mismo se tendrá implementado para
fines de febrero 2014.
5.
Fecha de pago anticipado de cuota de préstamo considerada como última fecha de
vencimiento por Siscredinka.
Durante nuestra revisión, hemos observado que cuando un cliente paga en forma
anticipada una cuota de su crédito, Siscredinka genera un nuevo cronograma de pagos
tomando como base la fecha del pago anticipado.
Esta situación se origina debido a que Siscredinka no está configurado para recalcular las
cuotas pendientes de pago manteniendo las fechas de vencimiento establecidas en el
cronograma de pagos inicial aceptado por el cliente, lo cual podría originar lo siguiente:
a) Reclamos de clientes por el cobro de intereses moratorios y comisiones que no
corresponden.
b) Inadecuada clasificación contable de créditos vigentes como vencidos, y de los
intereses relacionados.
Recomendamos a la Gerencia revisar la configuración de Siscredinka para que respete las
fechas de vencimiento establecidas en los cronogramas de pago iniciales aceptados por
los clientes, salvo cuando el cliente, después de ser informado, acepte que se genere un
nuevo cronograma de pagos con fechas de vencimiento distintas de las pactadas
inicialmente.
.7.
Nos encontramos en el periodo piloto para la implementación del proyecto Pago
Anticipado, se tiene puesto en producción en 04 ventanillas de diferentes agencias (San
Isidro, El Sol, Magisterio y San Sebastián), con lo cual se dará por implementada la
recomendación, la puesta en producción para toda la Caja es para el 23 del mes de
Diciembre 2013.
6. Clasificación crediticia de deudores no minoristas sólo considera capacidad de pago
del deudor.
Durante nuestra revisión, hemos observado que al efectuar la clasificación crediticia de
deudores no minoristas, Credinka no considera la evaluación de factores cualitativos del
deudor ni aquellos derivados de la información financiera. Sólo toma como referencia la
capacidad de pago del deudor medida en función de su grado de cumplimiento, reflejado
en el número de días de atraso.
De acuerdo con el numeral 5.2 del Capítulo I del Reglamento para la Evaluación y
Clasificación del Deudor y la Exigencia de Provisiones, Resolución SBS N° 11356-2008:
a)
Para clasificar a los deudores de la cartera de créditos no minoristas se deberá tener
en cuenta primordialmente el flujo de caja del deudor, lo que también incluye el
conocimiento del endeudamiento global de la empresa deudora con terceros
acreedores, del país y del exterior, y su nivel de cumplimiento en el pago de dichas
deudas.
b)
Asimismo, expresamente deberán considerarse los posibles efectos de los riesgos
financieros relacionados a los descalces en moneda, plazos y tasas de interés de los
estados financieros de la empresa deudora y que pueden repercutir en su capacidad
de pago, incluyendo a las operaciones con instrumentos financieros derivados.
c)
Al evaluar el flujo de caja, la empresa del sistema financiero deberá tener presente el
grado de sensibilidad frente a variaciones en el entorno económico y regulatorio en
el que se desenvuelve la empresa deudora, así como el grado de vulnerabilidad a
cambios en la composición y calidad de su cartera de clientes y proveedores y en sus
relaciones contractuales con ellos. Se considerará adicionalmente para la
clasificación, la calidad de gestión de la empresa deudora y sus sistemas de
información.
d)
El incumplimiento del deudor en el pago de su deuda en los plazos pactados presume
una situación de flujo de caja inadecuado.
Estos factores cualitativos y/o derivados de la información financiera deberán ser
evaluados al menos una vez al año o cuando se produzcan hechos o eventos que puedan
afectar la calidad crediticia del deudor.
La situación descrita podría originar que Credinka asigne una clasificación crediticia a los
deudores no minoristas que no corresponde, con un posible efecto en la provisión para
créditos.
.8.
Recomendamos a la Gerencia considerar en la determinación de la clasificación crediticia
de los deudores no minoristas el resultado de la evaluación de factores cualitativos del
deudor y de aquellos derivados de la información financiera, documentados en las “Hojas
de calificación crediticia” por la Unidad de Riesgos. Asimismo, recomendamos incluir en
el procedimiento de cálculo de la provisión cómo interviene la Unidad de Riesgos en este
proceso, delimitando claramente sus funciones y responsabilidades, conforme con lo
requerido por la Resolución SBS N° 11356-2008.
La Unidad de Riesgo Crediticio, Mercado y Liquidez (URCML) coordinará con la
Unidad de Central de Créditos para tener la metodología de calificación crediticia de
deudores no minoristas cerrada hasta diciembre de 2013.
En línea con el primer comentario emitido por la Caja, la Unidad de Central de Créditos
(UCC) está trabajando en el proyecto Ayni, plataforma en la cual se realizará la carga de
información economicofinanciera, evaluaciones, a través de la misma se tendrá
información histórica en línea sobre cada uno de los casos minoristas y no minoristas,
pudiendo de esta manera realizar el seguimiento y la automatización. En una primera
etapa se espera tener la plataforma de créditos habilitada durante el 2014.
En la fecha indicada (junio 2012) se procedió a contratar personal, cuya labor estaría
enfocada en elaborar la política de créditos minoristas y no minoristas, realizar el
seguimiento respectivo de los créditos no minoristas y sobre todo elaborar la hoja de
clasificación, la cual hasta el año pasado (2012) se venía realizando de manera anual, para
el presente año hemos procedido actualizar la política de créditos no minoristas y en la
misma se indica que recabaremos de manera semestral los estados financieros, ello para
realizar un mejor control de los clientes no minoristas vía las hojas de actualización.
7.
Deudores con información incompleta reportados en el Reporte Crediticio de
Deudores.
De la revisión de información de una muestra de deudores no minoristas en el Reporte
Crediticio de Deudores (RCD), hemos observado que existen deudores por los que se
reporta información incompleta.
Referencia parcial al 30 de setiembre de 2013:
Deudor
Perurent Business S.A.C.
Información no reportada
Código de la oficina registral
Código zonal
La situación descrita se originó debido a que el personal de plataforma en agencias no
ingresó estos datos en Siscredinka, sistema que sirve de fuente de información para la
elaboración del RCD.
El no presentar a la SBS la información de carácter periódico en la forma exigida por las
normas que el ente regulador dicta, constituye una infracción leve sujeta a sanción, de
acuerdo con la Resolución SBS N° 816-2005.
Recomendamos a la Compañía corregir las situaciones identificadas, asimismo establecer
e implementar un procedimiento de revisión periódica y validación integral de la
información reportada en el RCD, con la finalidad de asegurar que no existan errores u
omisiones adicionales a las reportadas que requieran ser corregidas.
.9.
Se ha actualizado el registro de zona registral del cliente persona jurídica, obtenido del
expediente de créditos del cliente, el error es, debido a que es un cliente del 2011 con
ultimo crédito otorgado en el 2011, año en que aún no se exigía como requisito el ingreso
total de datos en el sistema, desde Agosto 2012 a la fecha se viene regularizando los
ingresos de datos faltantes de clientes antiguos, asimismo en nuestro sistema se tiene
parametrizado los campos obligatorios que deben ser registrados por lo que esta omisión
no se presenta a partir de dicha fecha.
8. Información incompleta en los expedientes de crédito de deudores no minoristas.
La información financiera actualizada de los clientes constituye un elemento necesario
para la evaluación del riesgo de crédito y la clasificación de la cartera de créditos. De la
revisión de una muestra de expedientes de crédito de deudores no minoristas, hemos
observado que algunos expedientes no cuentan con la documentación e información
mínima requerida por la SBS.
Referencia:
Cliente
Servicios de Ingeniería y Contratistas Generales S.A.C.
Perurent Business S.A.C.
Construtec Ingenieros y Arquitectos E.I.R.L.
Referencia
(1), (2)
(1), (2)
(1), (2)
Leyenda:
(1) No presenta estado de cambios en el patrimonio neto.
(2) No presenta estado de flujo de efectivo.
De acuerdo con el numeral 2.1 de la Circular SBS N° CR-240-2010, las empresas están
obligadas a mantener los expedientes de crédito con la documentación e información
mínima requerida en dicha Circular, los mismos que constituirán para la SBS elementos
necesarios y de sustento, entre otros aspectos, para la evaluación y clasificación del
deudor. Precisando que esta información constituye también el insumo necesario para que
la empresa efectúe la medición de riesgos sobre la cartera de créditos.
Recomendamos a la Gerencia dar cumplimiento a lo dispuesto en la Circular SBS
N° CR-240-2010en lo referido a la información financiera y crediticia de los deudores que
debe mantener a fin de documentar apropiadamente los expedientes de crédito. Asimismo,
recomendamos revisar de manera integral los expedientes de crédito para identificar si
existen situaciones similares a las reportadas con la finalidad de regularizarlas.
Sobre este punto en la actualización de la política de créditos no minoristas del 4 de
noviembre de 2013 se procedió actualizar los estados financieros que debe contener todo
file de crédito:
•
•
•
•
•
El Balance General (dos últimos ejercicios económicos).
El Estado de Ganancias y Pérdidas (dos últimos ejercicios económicos).
Los Estados de Cambios en el Patrimonio Neto (último ejercicio económico).
El Estado de Flujo de Efectivo (último ejercicio económico).
Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas de Situación con una antigüedad
máxima de 3 meses respecto a la fecha de evaluación.
. 10 .
Además se procedió actualizar en la misma política el número de veces que se realizaría
la clasificación de los estos deudores no minoristas por disposición de la normativa de la
SBS Circular SBS N° CR-240-2010.
En el caso de Servicios de Ingeniería y Contratistas Generales S.A.C, los créditos fueron
entregados con anterioridad a la actualización de la política, pero para las sucesivas
actualizaciones se pedirá lo indicado en la política.
En el caso de Perurent Business S.A.C., todos los créditos fueron otorgados en el año
2011, es por ello que la actualización de sus estados financieros, se realizará cuando
hagamos la clasificación semestral del mismo.
En el caso de Construtec Ingenieros y Arquitectos E.I.R.L., el crédito fue otorgado En
diciembre de 2011, aun no contábamos con la actualización de la política, es por ello que
la actualización de sus estados financieros, se realizará cuando hagamos la clasificación
semestral del mismo.
REPORTE FINANCIERO
9.
Procesamiento y registro manual de operaciones clave.
Durante nuestra revisión del proceso de reporte financiero, hemos observado que existen
operaciones relacionadas con los principales procesos de negocio de Credinka que se
procesan y/o registran en el sistema contable (Sisconta) en forma manual.
Referencia:
a) Los intereses por créditos son calculados en forma automática por Siscredinka, pero
registrados contablemente a través de un asiento de diario manual.
b) Los intereses por depósitos son calculados de forma automática por Siscredinka,
pero registrados contablemente a través de un asiento de diario manual.
c) La provisión para créditos es calculada en forma automática por Siscredinka, pero
registrada contablemente a través de un asiento manual.
d) La valorización de inversiones es determinada y registrada contablemente en forma
manual.
e) La planilla única de remuneraciones es calculada (en Excel) y registrada
contablemente en forma manual.
La situación descrita se presenta debido a que Siscredinka no está configurado para
efectuar algunos cálculos en forma automática, ni está integrado al sistema contable para
efectuar el registro contable vía interface.
Lo cual incrementa el riesgo de error en el cálculo y registro contable de estimaciones u
operaciones complejas.
Recomendamos a la Gerencia automatizar estos procedimientos considerando que son
operaciones rutinarias que tienen impacto significativo en la información financiera.
. 11 .
Se precisa que el Sistema de Contabilidad deberá permitir administrar el ingreso y
actualización de todos los movimientos contables de cada una de las operativas que
maneja Credinka. El Sistema de Contabilidad en Ayni deberá ser concebido básicamente
como un sistema de control y supervisión, siendo su principal función el permitir realizar
los ajustes que sean necesarios. El Sistema de Contabilidad deberá estar integrado a todos
los otros sistemas del Ayni donde cada operativa monetaria deberá ser soportada por un
movimiento contable.
Según plan de desarrollo del proyecto Ayni, definido a inicios de abril de 2013 por la
Jefatura de Desarrollo y Mantenimiento, que se viene manejando para la primera etapa
del proyecto (desde 1 de abril de 2013 al 31 de marzo de 2014), se tiene programado
iniciar actividades referidas al Sistema Contable a partir de enero de 2014, cerrando
actividades en marzo de 2015.
También se tiene prevista la adquisición de dos Core: uno para Recursos Humanos y otro
para Logística, y luego de lo cual el área de Tecnología de la Información hará un
interface con el sistema contable (previsto para el diciembre de 2014).
OPERACIONES EN TRÁMITE
10. Operaciones en trámite pendientes de regularización con antigüedad mayor a 30
días.
Como parte de nuestra revisión, hemos observado que al 30 de setiembre de 2013, existen
operaciones en trámite pasivas no regularizadas, con antigüedad mayor a 30 días. Cabe
precisar que el saldo de operaciones en trámite pasivas a setiembre de 2013 está
conformado principalmente por amortizaciones de préstamos por convenio.
La situación descrita se origina debido a que la regularización de estas partidas en trámite
en Siscredinka, no es registrada de forma automática en el sistema contable. Motivo por
el cual el personal del Departamento de Contabilidad debe identificar y descargar
nuevamente las operaciones en trámite en el sistema contable; duplicando así actividades
ya efectuadas por personal del Departamento de Operaciones.
De acuerdo con el Manual de Contabilidad para Empresas del Sistema Financiero
vigente, las partidas registradas como operaciones en trámite pasivas deben ser
regularizadas diariamente, mediante su imputación a las cuentas en las que corresponde
su registro. Aquellas partidas pendientes de regularización que excedan el plazo de treinta
(30) días calendario, sin contar con la justificación correspondiente, deberán
reclasificarse.
La situación descrita podría originar errores en la imputación de pagos o presentación en
los estados financieros del rubro créditos.
Recomendamos a la Gerencia automatizar el registro contable de las operaciones en
trámite vía interface entre Siscredinka y el Sistema contable.
. 12 .
Se precisa que el Sistema de Contabilidad deberá permitir administrar el ingreso y
actualización de todos los movimientos contables de cada una de las operativas que
maneje la Caja. El Sistema de Contabilidad en Ayni deberá ser concebido básicamente
como un sistema de control y supervisión, siendo su principal función el permitir realizar
los ajustes que sean necesarios. El Sistema de Contabilidad deberá estar integrado a
todos los otros sistemas del Ayni donde cada operativa monetaria deberá ser soportada
por un movimiento contable.
Adicionalmente y a fin de disminuir el problema que se presenta en la no identificación
de los depósitos y/o entregas en cuentas a favor de Credinka en bancos por la cobranza de
préstamos, se tiene previsto contratar los servicios de recaudación de por lo menos dos
bancos y por intermedio de Bancared, tener la data en línea o fin del día (previsto para
fines de marzo de 2014).
Del plan de trabajo
Según plan de desarrollo del proyecto Ayni, definido a inicios de abril 2013 por la
Jefatura de Desarrollo y Mantenimiento, que se viene manejando para la primera etapa
del proyecto (desde el 1 de abril de 2013 al 31 de marzo de 2014), se tiene programado
iniciar actividades referidas al Sistema Contable a partir de enero de 2014, cerrando
actividades en marzo de 2015.
El área de operaciones está realizando el cuadre operativo, se ha circularizado el
Memorándum N° 48 Descuentos Convenios No Amortizados, en el cual se define el
tratamiento de los saldos pendientes de convenios esto se encuentra dentro del alcance de
la Gerencia de Operaciones.
INMUEBLES MOBILIARIO Y EQUIPO
11. No se cuenta con un procedimiento formal de baja de activos fijos.
Durante nuestra revisión hemos observado que Credinka no cuenta con un procedimiento
formal para la baja de bienes del activo fijo.
La situación descrita podría generar que por error u omisión no se cumpla con los
requisitos mínimos que requiere Credinka para sustentar adecuadamente la baja de bienes
de activo fijo.
Recomendamos a la Gerencia formalizar el procedimiento para la baja de bienes del
activo fijo que uniformice los criterios y pasos a seguir para sustentar adecuadamente las
bajas de bienes del activo fijo.
Recientemente se ha implementado el “Manual de Política Contable.”, Se está trabajando
en el procedimiento para control, registro, altas y bajas de activos fijos (fecha estimada
marzo de 2014).
. 13 .
ANEXOS Y REPORTES
12. Situaciones observadas en la elaboración de los anexos y reportes presentados a la
Superintendencia de Banca Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones (SBS).
Durante la revisión de los anexos y reportes presentados por Credinka a la SBS, hemos
observado que existen anexos y reportes que presentan errores u omisiones en los cálculos
y límites determinados.
Referencia al 30 de setiembre de 2013:
Reporte
Anexo N° 7 “Medición del
Riesgo de Tasa de Interés"
(en M.N y M.E)
Mes
Situación observada
Setiembre 2013
Al determinar el valor patrimonial en
riesgo, Credinka ha considerado como parte
de los activos las Inversiones a Valor
Razonable por S/. 10,186,401.
De acuerdo con la nota metodológica del
Anexo N° 7, las Inversiones a Valor
Razonable no deben ser consideradas como
parte de los activos, al determinar el valor
patrimonial en riesgo.
Reporte N° 13 “Control de
límites individuales y
globales aplicables a las
empresas del Sistema
financiero”.
Setiembre 2013
Al determinar el límite global de
inversiones en muebles e inmuebles,
Credinka consideró como parte del saldo de
muebles y enseres, costos relacionados con
el desarrollo e implementación del software
Ayni por S/.721, 059, activo intangible.
El incumplimiento de lo dispuesto en las normas de la SBS podría ocasionar la aplicación
de amonestaciones para Credinka.
Recomendamos a la Gerencia regularizar las situaciones observadas y reforzar los
controles de revisión que se ejercen antes de la presentación de los anexos y reportes a la
SBS, con la finalidad de evitar errores u omisiones.
Con relación al Anexo 7B MN, en efecto, según normativa vigente, no se deberían
considerar las cuentas en mención. Se realizará las correcciones respectivas en adelante.
Con relación al reporte 13, la diferencia reportada se debe a la inclusión de la cuenta de
“Bienes por Recibir” que corresponde al desarrollo de Ayni; según la cuenta reportada por
contabilidad, nosotros lo consideramos como Inmueble para el cómputo del límite. Una vez
que Contabilidad realice la reasignación, ya será retirado automáticamente del cómputo,
por lo que ya no se registrará esta incidencia.
. 14 .
ASPECTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLEY OTROS
II. ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS QUE
PRODUCEN INFORMACIÓN FINANCIERA
1. Observaciones en las actas de reunión del Comité de Jefaturas TI-Procesos.
De la revisión de las actas de reunión del Comité de Jefaturas TI-Procesos de 2013, hemos
observado lo siguiente:
a) El contenido de las actas no mantiene una estructura uniforme.
b) No se documentan las medidas adoptadas para cumplir con los acuerdos.
El no mantener una estructura de actas uniforme, dificulta ejercer un seguimiento adecuado
de los acuerdos y su implementación, lo cual podría ocasionar que temas importantes no
sean considerados o monitoreados por el Comité de Jefaturas TI-Procesos.
Recomendamos establecer una estructura estándar de acta de reunión para los Comité de
Jefaturas de TI-Procesos con la finalidad de que los temas tratados y las medidas adoptadas
para cumplir con los acuerdos queden documentados y revisados en forma apropiada.
Se ha tomado en cuenta la recomendación y se ha modificado el formato de Acta de
reunión a fin de tener el seguimiento a los acuerdos, esto se ha realizado el 3 de diciembre.
2. No se ha cumplido con el plan de capacitación de tecnología de la información.
De la revisión del plan de capacitación TI-Procesos para el año 2013, hemos observado que
las capacitaciones planeadas no se han llevado a cabo.
Plan de capacitación 2013:
Ítem
Tema
1
SQL Server
2
ITIL Fundations 3.0
3
Microsoft Windows Server
4
Microsoft Exchange Server
5
Virtualización de Servidores
6
Microsoft Visual Studio
7
Metodologías de Software – BMP
. 15 .
Sin embargo, se realizaron otras capacitaciones que no corresponden a las programadas,
según se detalla a continuación:
Ítem
1
2
3
4
5
6
Tema
Gestión de Proyectos con Microsoft .Net y C#
Programación con Microsoft .Net y C#
Administración de Plataforma de Aula Virtual – Moodle
Uso de herramienta de Herramienta de Gestión de Incidentes
Administración de Herramienta de Gestión de Incidentes
VMWare - Instalación, Configuración y Administración Vsphere 5.1
La programación de capacitaciones de TI-Procesos y el presupuesto deben estar alineados
con el plan estratégico de Credinka, con el fin de soportar las nuevas necesidades
tecnológicas a ser implementadas, y así reducir el riesgo de incumplimiento por falta de
una capacitación adecuada y oportuna.
Recomendamos a la Gerencia revisar y alinear el plan y presupuesto de capacitaciones del
personal de TI-Procesos con el plan estratégico de Tecnología de la Información y
Procesos con el fin de que toda mejora o inclusión tecnológica cuente con personal
capacitado para atenderlo y mantenerlo en el tiempo.
De lo programado se capacitó en SQL Server, Virtualización de Servidores y Microsoft Visual
Studio. Se realizaron dos capacitaciones adicionales vinculadas a proyectos emergentes.
No se pudieron realizar los cursos de ITIL, Windows Server, Exchange Server y BMP por
temas presupuestales que define la Gerencia General. Se solicitará un presupuesto fijo para
estos temas.
Sin embargo vale aclarar que lo ejecutado del presupuesto de capacitación está alineado
con los objetivos estratégicos de la Gerencia de Tecnología de la Información y Procesos.
Se tomará en cuenta la recomendación para discutir el presupuesto de capacitación de la
gerencia y establecer compromisos para la ejecución.
3. Observaciones en el registro electrónico de las solicitudes de altas y bajas de cuentas
de usuarios.
Como resultado de nuestra revisión, hemos observado que las solicitudes de alta y baja de
cuentas de usuarios no son registradas electrónicamente en forma adecuada; en el campo
de usuario afectado se registra nuevamente el nombre del solicitante, no siendo posible
identificar cual es la cuenta de usuario a la que se dio el alta o la baja.
Referencia:
Altas de usuarios
Período Ticket
Solicitante
Usuario afectado
ene-13
756 Vargas, Anahi
Vargas, Anahi
ene-13
852 Palomino, Lucia
Palomino, Lucia
feb-13
2101 Fernandez Castillo, Fredy Fernando
Fernandez Castillo, Fredy Fernando
feb-13
2322 Gutierrez De La Torre, Cynthia
Gutierrez De La Torre, Cynthia
feb-13
1430 Tuco Meza, Lucia
Tuco Meza, Lucia
. 16 .
Período Ticket
Solicitante
Usuario afectado
mar-13
2435 Cadenillas, Percy
Cadenillas, Percy
mar-13
2589 Armas Cuadros, Lelis
Armas Cuadros, Lelis
mar-13
2790 Huaracha Quispe, Gaby Fiorella
Huaracha Quispe, Gaby Fiorella
Bajas de usuarios
Período Ticket
Solicitante
Usuario_Afectado
ene-13
615 Niño de Guzmán Pimentel, Edwar
Niño de Guzmán Pimentel, Edwar
ene-13
835 Vargas, Anahi
Vargas, Anahi
feb-13
890 Medina Canal, Maria
Medina Canal, Maria
feb-13
1919 Yepez Charca, Eyleen
Yepez Charca, Eyleen
mar-13
2529 Quivio Cruz, Josefina
Quivio Cruz, Josefina
mar-13
3192 GrajedaHuaman, Rusbel Florentino
GrajedaHuaman, Rusbel Florentino
abr-13
3964 Ruiz Cano, Waldo
Ruiz Cano, Waldo
abr-13
4920 HuamaniMendivil, Lizbeth
HuamaniMendivil, Lizbeth
Un inadecuado registro electrónico de las solicitudes de alta y baja de las cuentas de
usuarios podría generar un riesgo de ejecución errada de la actividad y de no tener un
control adecuado de las altas y bajas producidas en el periodo.
Recomendamos a la Gerencia realizar una revisión y/o corrección de estos errores en el
registro electrónico de solicitudes de alta y baja de cuentas de usuarios, con la finalidad de
que se encuentre conforme con los requerimientos enviados en físico, del mismo modo,
recomendamos realizar una capacitación al personal que registra electrónicamente las
solicitudes para confirmar el uso adecuado de la herramienta.
Se tomará en cuenta las recomendaciones corrigiendo el registro de los tickets mal
ingresados y se trabajará en una nueva capacitación del personal de Servicios para el mejor
registro de los tickets. La capacitación se realizará en el primer trimestre del 2014.
4. No se cuenta con un ambiente de aseguramiento de la calidad independiente.
Durante nuestra revisión hemos observado que Credinka no cuenta con un ambiente de
aseguramiento de la calidad independiente, en el cual realice las pruebas de calidad de los
programas antes de su pase a producción. Actualmente, estas pruebas de calidad se
ejecutan en el servidor de procesamiento en una instancia de base de datos distinta de
aquellas destinadas para los cierres mensuales y la emisión de reportes.
Debido a que Credinka está desarrollando un nuevo Core Financiero Contable, se espera
que las actividades de cambio en los programas se incrementen, cambios que deben ser
certificados en un ambiente de calidad previo pase a producción, para mitigar el riesgo de
fallas en el procesamiento de información.
Recomendamos a la Gerencia implementar un ambiente separado del de procesamiento
(desarrollo) y producción, para el desarrollo de las actividades de aseguramiento de la
calidad de los programas, creando así un entorno más sólido y robusto que permita el
procesamiento de cambios en los programas libre de fallas y certificado.
. 17 .
Se contemplará la separación del ambiente de Pruebas y Certificación de Calidad de los
ambientes de Procesamiento que pertenece a Producción, esto se trabajará durante el
primer semestre del 2014, ya que se conformará un departamento especializado de Control
de Calidad.
5. Cuenta de usuario activa de personal que ya no labora en la entidad.
Durante nuestra revisión de la seguridad lógica del servidor de base de datos “Tambo2sql”,
hemos observado que existe una cuenta de usuario, “nrosas”,con contraseña vencida
(antigüedad de 292 días) que estuvo asignada a un operador de base de datos cesado.
La situación descrita expone a la entidad a los siguiente:
a) Uso indebido de cuentas de usuarios activas asignadas a personal cesado,
b) Ejecución de actividades en el servidor de la base de datos la base de datos
“Tambo2sql”por personal no autorizado.
Recomendamos a la Gerencia eliminar la cuenta de usuario “nrosas” del servidor de base
de datos “Tambo2sql” e implementar el monitoreo de accesos periódico a las bases de
datos.
Se procederá con su des habilitación en el servidor Tambo2sql. Esto ya se deshabilito se
envió el sustento de la deshabilitación. Se incorporará un procedimiento para revocación de
usuarios, el Sr. Rosas pertenecía anteriormente al área de Base de Datos y Procesamiento.
6. Los servidores SQL 2008 no se encuentran actualizados.
Durante nuestra revisión de seguridad lógica de los servidores de bases de datos SQL
“Tambo1sql” y “Tambo2sql”, hemos observado que se encuentran desactualizadas.
Referencia:
Servidor de
base de datos
Tambo1sql
Tambo2sql
Versión de base de datos instalada
Microsoft SQL Server 2008 R2 (SP1)10.50.2500.0 del 07/11/2011
Microsoft SQL Server 2008 R2 (SP1)10.50.2500.0 del 07/11/2011
Última versión disponible
Service pack 2para SQL10.50.4000.0 del 26/07/2012
Service pack 2para SQL10.50.4000.0 del 26/07/2012
El uso de versiones de bases de datos no vigentes incrementa el riesgo de que algunas
vulnerabilidades detectadas por el proveedor no estén siendo aplicadas en las bases de
datos de los servidores que la entidad utiliza para el ambiente de Producción.
Recomendamos a la Gerencia actualizar la versión de las bases de datos de los servidores
“Tambo1sql” y “Tambo2sql”con la finalidad de reducir el riesgo de fallas o inestabilidad
del servicio.
Esta evaluación la vamos a incluir en nuestro plan de mantenimiento del año 2014, previa
evaluación de la actualización.
. 18 .
III. SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AÑOS ANTERIORES
En esta sección se presenta el seguimiento a las recomendaciones planteadas para subsanar
observaciones formuladas por las sociedades de auditoría externa, auditoría interna y por la
SBS que corresponden a los dos últimos ejercicios. Estas recomendaciones se presentan con la
misma numeración con las que fueron emitidas en los informes relacionados.
1. RECOMENDACIONES DE SOCIEDADES DE AUDITORÍA EXTERNA
Fecha
Observación
20/12/2012
Memorándum de Recomendaciones Sobre Aspectos de Control
Interno Contable y Otros 2012.
20/12/2011
Situación
•
Deficiencias en el cumplimiento de la Circular N° CR-240-2010
“Información mínima requerida para el otorgamiento,
seguimiento, control, evaluación y clasificación de créditos”.
•
Se encuentra pendiente la independización de los pisos del En proceso
edificio de Credinka – Cusco.
•
No se viene cumpliendo el Plan Anual de Capacitaciones del En proceso
Personal.
Pendiente
Memorándum de Recomendaciones Sobre Aspectos de Control
Interno Contable y Otros 2011.
Controles sobre hojas de cálculo.
En proceso
2. RECOMENDACIONES DE AUDITORIA INTERNA
Hemos seleccionado una muestra de las recomendaciones planteadas por auditoría interna,
considerando aquellas que puedan tener impacto financiero y contable en el ámbito de la
auditoría externa. A continuación se detallan las recomendaciones de los dos años
anteriores no implementadas a la fecha:
Fecha
24/05/2012
Observación
Situación
Informe 023-2012-UAI-CREDINKA
Crédito otorgado al cliente Sr. Alejandrino Avilés Carazas Oficina Principal.
Sobre la Administración de la Cartera de Clientes de los Oficiales de
Negocios que se encuentran con goce vacacional, licencias u otros.
Pendiente
. 19 .
Fecha
19/06/2012
Observación
Situación
Informe N° 026-2012-UAI-CREDINKA
Revisión de la Gestión de Garantías Reales al 30 de abril de 2012.
Pendiente
De los Seguros que Cubra la Pérdida de la Garantía – Garantía
Mobiliaria.
17/09/2012
Evaluación de la Gestión de Riesgo de Crédito al 31 de julio En proceso
2012.
Algunos deudores que otorgan garantía hipotecaria a favor de
Credinka no presentan póliza de seguro contra todo riesgo.
17/09/2012
Evaluación relacionada a la Auditoria Basada en Riesgos de los
Procesos que conforman la cadena de valor de Credinka Proceso de colocaciones.
•
•
17/12/2012
Visto el procedimiento, se evidencia que el control no cobertura
todo el proceso de desembolso; por lo tanto, no mitiga el riesgo
al nivel que se espera.
De las pruebas realizadas, respecto a una muestra de files de 24
agencias a nivel nacional se encontró que algunos documentos
proporcionados por el cliente, no presentan el visto bueno del
Oficial de Negocio.
Pendiente
Pendiente
Informe 057-2012- UAI-CREDINKA
Evaluación de Riesgo de Sobreendeudamiento de Deudores No
Minoristas.
Files de Créditos Pyme Campaña que no presentan una evaluación
actualizada por parte del Oficial de Negocios, en donde se determine
la capacidad de endeudamiento del cliente.
20/06/2011
Pendiente
Evaluación de la Gestión de Garantías Reales.
Observaciones en el proceso de seguimiento de garantías reales.
25/08/2011
En proceso
Evaluación de la Gestión del Riesgo de Crédito al 30 de junio
2011.
Observaciones relacionadas a la integridad de datos - Respecto al En proceso
otorgamiento del crédito.
. 20 .
Fecha
20/12/2011
Observación
Situación
Informe Nº 051-2011-UAI-CREDINKA
Evaluación de los Controles Implementados Asociados con la Emisión
y Operación de Tarjetas de Débito al 30 de Noviembre 2011.
•
En referencia a la autoevaluación sobre los criterios de En proceso
evaluación de riesgo operacional utilizados en la emisión y
administración de operaciones con tarjetas de débito, se
identificó que a la fecha no se tiene designada la responsabilidad
de monitorear las transacciones realizadas con tarjetas de débito
para la detección y prevención de fraude.
•
Respecto, de la verificación del Contrato con la empresa Courier En proceso
ARGENSA E.I.R.L. no se evidencia que exista un seguro u otro
mecanismo de cobertura alternativo ante la pérdida o robo de
tarjetas de débito; durante la prestación del servicio, ya que al
considerar únicamente el pago “US$ 5.00 por cada sobre” no se
logra mitigar los riesgos de eventos de fraude que pudieran
presentarse)
•
Mediante Oficio N° 46746-2010-SBS referido a la Tarjeta de En proceso
Débito, la SBS dispone que Credinka debe proporcionar
evidencia de haber culminado las siguientes acciones dentro del
plazo de 02 y 06 meses; respectivamente, luego de haber
recibido la autorización para operar con Tarjetas de Débito
(plazo
computado
a
partir
del
13-oct-2010).
Solicitudes con plazo de implementación de dos (02) meses:
b. Contar con seguros que sean puestos a disposición del cliente
(tarjetahabiente) a fin de cubrir las pérdidas asociadas con
operaciones realizadas mediante la tarjeta de débito. (Mayo
2012).
e. Contar con procedimientos y evidencia de monitoreo de pistas
de auditoría del sistemaSisdébito (Agosto 2012).
3. RECOMENDACIONES DE LA SBS
Fecha
08/06/2012
Recomendación
Situación
Informe Nº 050- 2012-DSMD.
8. Directorio no define ni aprueba oportunamente las propuestas de En proceso
modificación del PEI y el POA.
15. Deficiencias observadas en la clasificación del deudor efectuado En proceso
por la Unidad de Riesgos.
18. Discrepancias en la Evaluación y Clasificación de la cartera de En proceso
créditos no minoritas.

CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO CREDINKA S.A.C. Memorándum

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