Procedimiento toma fisica de inventarios

Procedimiento toma fisica de inventarios

CI-PRD-001
PROCEDIMIENTO TOMA FISICA DE
ACTIVOS FIJOS
VERSIÓN: 01
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1. OBJETIVO:
Agilizar las actividades que interviene en el proceso de la toma física de inventarios de Bienes Muebles en la Sede
de la Cámara de Comercio de Girardot y la oficina delegada de la Mesa, mediante la actualización de la base de
datos contable y administrativa con información veraz y confiable.
2. ALCANCE:
El presente manual aplica a todas las dependencias de la Cámara de Comercio de Girardot y la Oficina delegada de
la Mesa.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES:









Toma Física: verificar la existencia real y material del bien
Activos Fijos: todos los bienes muebles e inmuebles que sean adquiridos o donados a la Cámara de Comercio,
para hacer uso de ellos, sin pretender venderlos o donarlo a otra entidad.
Mesa De Control: Es el ente organizacional que se encarga que el manual de inventarios se ejecute a cabalidad
Notificación: Es la circulación personalizada a cada departamento con el fin de acordar fecha y personal
encargado para la ejecución de las tomas físicas
Placa o plaqueta Adhesivas: Es reconocer mediante un distintivo único con número consecutivo, código de barras
o señalización que identifique únicamente el bien.
Stickers Adhesivos: Distintivo que permite identificar que al bien se le realizó su conteo, con el fin de evitar su
omisión y/o doble conteo debe de contener “Inventario de Activos Fijos”, el mes y año de realización de la toma
física
Obsoletos: Son bienes que por su utilización, uso, actualización o defecto no deben hacer parte de la propiedad
planta y equipo motivo por el cual deben ser depurados.
Depuraciones: confrontar la situación actual del bien frente al módulo de activos y así reclasificar los ajustes
contables a los que sean pertinentes después de su análisis
Actos Administrativos: es la autorización reglamentaria que se debe obtener para realizar los ajustes contables
una vez realizada la depuración, o asignación de responsabilidades o investigaciones de acuerdo a la situación
presentada en la depuración (hurto, perdida, avería, obsolescencia o extravió)
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
COMO
RESPONSABLE
REGISTRO
La Dirección Administrativa realizará un
cronograma de toma físicas de
inventarios cada año.
1. Elaboración del
cronograma
La toma física de los inventarios se
realizará en dos conteos; (en periodos
acordados con anterioridad mediante
circularización a las dependencias de la
entidad):
Director
Administrativo
PRESENTADO POR:
ANGEL MAURICIO GOMEZ FIGUEREDO
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN
FECHA: Agosto 14 de 2013
FECHA: Septiembre 13 de 2013
VARIABLE A
CONTROLAR
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INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
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a) El primer conteo será efectuado por
el personal delegado para tal fin, junto
con el funcionario responsable de la
dependencia de acuerdo a la fecha
acordada previamente para la gestión
en mención.
2. Conformación
del Equipo de
Conteo.
3. Notificación
4.Corte de
Documentos
5. Levantamiento
del inventario y
aplicación de
Placas y Sticker
Adhesivos.
b) El segundo conteo se efectuara; por
parejas diferentes a las responsables de
custodia de los bienes asignados a
contar.
Los equipos de conteo deben quedar
integrados por parejas las cuales se
asignaran por unidades funcionales
conformadas por dos (2) personas
diferentes a las responsables del área a
contar.
Se informará por escrito con una
antelación de 7 Días calendario a los
encargados del conteo y a las
dependencias, sobre el proceso a
realizar, la relación de activos a su
cargo, la fecha, la importancia, la
metodología aplicada, programación de
los recorridos y cronograma de
ejecución,
solicitando
la
activa
colaboración de los funcionarios y la
necesidad de tener los bienes
organizados.
El departamento de contabilidad, el día
anterior a la toma física, hará el corte
de documentos. Los elementos
adquiridos en el transcurso del
inventario serán incorporados en el
aplicativo una vez culminado el
inventario
Los responsables de la Toma Física
efectuarán la verificación elemento a
elemento determinando su estado
(Bueno, Malo, regular, obsoleto etc.)
teniendo en cuenta los bienes
inservibles u obsoletos o susceptibles
de reparación, y que esté debidamente
plaqueteados.
Cada vez que se verifique un elemento
deberá ser marcado colocando un
Director
Administrativo
Director
Administrativo
Asistente de
Contabilidad
Auxiliar de
conteo
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sticker adhesivo, por el encargado de
levantar el inventario junto con el
responsable del área (primer conteo),
que permita identificar que se realizó
su conteo, con el fin de evitar su
omisión y/o doble conteo. Para el
segundo conteo la pareja encargada
colocará una marca al sticker que
permitirá identificar que se efectuó el
segundo conteo, si algún elemento no
aparece en la planilla de recolección de
información será registrado al final de
esta. Una vez establecida la realidad de
los bienes contados, si alguno no tiene
placa o no es visible, se le reasignará la
plaqueta que le corresponda.
Planilla
Inventario
de Activos
Fijo
“CI-FRT011”
El resultado del primero y segundo
conteo, se registrara en las planilla de
recolección de información “CI-FRT011”, por cada uno de los funcionarios
encargados del inventario físico,
entregándolas debidamente firmadas a
la mesa de control.
Recibidas las planillas de los dos (2)
conteos, la mesa de control verificara
que el resultado de estos sea igual. De
ser así colocará el visto bueno, firmará
y entregará a Control Interno para las
verificaciones del caso.
6. Confrontación
de Conteos
Cuando existan diferencias entre las
dos (2) planillas de los dos (2) conteos,
la mesa de control
procederá a
efectuar un tercer conteo en compañía
de los responsables del primero y
segundo conteo, el que debe ser igual a Mesa de Control
uno de los dos (2) conteos anteriores; si
este conteo no es igual a uno (1) de los
dos (2) anteriores, se hará un cuarto (4)
conteo por parte de los mismos
funcionarios, pero en presencia de
Control Interno, siendo éste el conteo
definitivo. Cuando se presenten
diferencias en áreas donde no estén los
funcionarios anteriores por razones de
ubicación de los elementos, el reconteo
se hará por parte de los responsables
Planilla
Inventario
de Activos
Fijo
“CI-FRT011”
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7. Acta finalización
de la toma física
del Inventario.
8. Informa a la
Presidencia
Ejecutiva.
9. Acta de baja de
Bienes Muebles
deteriorados,
inservibles,
dañados u
obsoletos
10. Ajustes
Contables.
11. Suministrar
listado de activos a
sus respectivos
responsables.
del área y Control Interno.
Inmediatamente
después
de
confrontados los dos conteos y
revisadas las diferencias, Control
Interno procede a levantar un acta
sobre la finalización del inventario
firmada
por
los
funcionarios
responsables de los conteos y la mesa
de control
Finalizado el Inventario Control Interno
realizará el Informe, con el resultado
del inventario físico (Depuración De Las
Propiedades
Planta
Y
Equipo),
determinando las diferencias
por
faltantes y sobrantes y produciendo las
recomendaciones pertinentes a la
Presidencia Ejecutiva para que este
autorice su incorporación en la
Contabilidad.
El informe debe contener la
información
especificada
en
condiciones generales del punto 5.2.
Con base en la autorización de la
presidencia ejecutiva y previos
conceptos técnicos sobre el estado de
los Bienes Muebles, deteriorados,
inservibles, dañados u obsoletos, en
Comité Ejecutivo se aprobará la baja y
el destino final que se le darán a estos
Bienes, para lo cual se dejara
constancia en el acta respectiva de la
reunión. A este comité deberá invitarse
al Revisor Fiscal para que él haga las
verificaciones pertinentes.
Con la autorización de la Presidencia
Ejecutiva,
el
departamento
de
Contabilidad actualizará la información
de los Activos, reportando al sistema
todas las novedades recibidas en el
informe final y en las actas de baja.
Una vez realizados los ajustes contables
el departamento de contabilidad
suministrara a cada responsable el
listado de sus elementos que están a su
cargo.
Coordinación de
control interno y
Calidad
Coordinación de
control interno y
Calidad
Comité
Ejecutivo
Departamento
de Contabilidad
Departamento
de Contabilidad
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5. CONDICIONES GENERALES:
5.1. CONFORMACION DE LA MESA DE CONTROL
La Mesa de Control estará conformada por el Director Administrativo, el contador de la entidad, el coordinador de
Control Interno y Calidad y un delegado de la Revisoría Fiscal si este lo considera necesario.
5.2. INFORME A LA PRESIDENCIA
El Informe debe ser por escrito y debe contener una síntesis del procedimiento que se realizó, Objetivos de la toma
física el resultado con los siguientes listados
1. Planillas de Recolección de la Información del Primero y segundo conteo con sus respectivas revisiones por parte
de la mesa de Control.
2. Listado de Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos para dar de baja, completamente
identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por
quienes intervinieron en el conteo y Control Interno
3. Listado de Bienes Muebles que por su estado regular son susceptibles de ser reparados o arreglados,
completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, firmado por quienes intervinieron en
el conteo y Control Interno
4. Listado de Bienes Muebles para cambio de responsables, completamente identificados en unidades, descripción, y
demás características, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno
5. Listado de Bienes Muebles totalmente depreciados para pasar a Cuentas de orden, completamente identificados
en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes
intervinieron en el conteo y Control Interno
6. Listado de Bienes Muebles no registrados en el modulo contable de Activos Fijos (sobrantes), completamente
identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por
quienes intervinieron en el conteo y Control Interno
7. Listado de Bienes Muebles registrados en las Planillas de Recolección de la Información y no encontrados en el
conteo físico (Faltantes), completamente identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el
valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo y Control Interno
8. Listado de Bienes Muebles que se les debe corregir su descripción, serie, etc., completamente identificados en
unidades, descripción, y demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por quienes
intervinieron en el conteo y Control Interno.
5.3. EXPEDICION DE CONCEPTOS TECNICOS ACTA DE BAJA
Los conceptos técnicos sobre el estado de los Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos,
deberán expedirlos las dependencias indicadas a continuación:


El Coordinador de sistemas o quien haga sus veces, emitirá el concepto para todos los equipos de cómputo y
sus accesorios y/o periféricos (reguladores, redes, computadores, monitores, teclados, etc.), de todas las
dependencias de la Cámara de Comercio.
El Director Administrativo o quien haga sus veces, para muebles y equipos de oficina y demás bienes cuyo
mantenimiento y reparación estén a su cargo.
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5.4. ACTOS ADMINISTRATIVOS POR APERTURA DE INVESTIGACIONES.

Los listados de los incisos 2 y 7 del numeral 5.2, servirán de base para que la Presidencia Ejecutiva
determine si amerita o no la apertura de investigaciones por presuntas responsabilidades, ocasionadas por
faltantes y/o deterioro, de los bienes muebles.
5.4.1. OPCION MONETARIA DE RESARCIR
En el caso de establecerse administrativamente responsabilidades por, faltantes, o cualquier otro concepto, y el
funcionario las acepte, deberá resarcir el daño causado cancelando el valor monetario que resulte legalmente a su
cargo, sin perjuicio de las acciones jurídicas pertinentes.
5.4.2. CAUSALES DE DIFERENCIAS EN INVENTARIOS.
La Dirección Administrativa deberá adelantar las revisiones a que haya lugar con los responsables del área, y
establecer las causales que ocasionan las diferencias de inventarios, determinando aquellas que no tengan
justificación, de lo cual informará a la Presidencia Ejecutiva y Control Interno, para los efectos a que haya lugar.
5.5. FUNCIONES DE QUIENES INTERVIENEEN EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS DE BIENES Y
MUEBLES.
5.5.1. FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE CONTEO
a) Inspeccionar cada uno de los activos del área que se está inventariando.
b) Verificar que las identificaciones y características del activo sean las mismas que están registradas en la
planilla de recolección de inventarios de activos fijos.
c) Registrar en las planillas de recolección de inventarios de activos fijos “CI-FRT-011”, los bienes muebles
(muebles, equipos, etc.) contados, diligenciarlas con esfero no borrable, registrando la hora en que se
hizo el conteo,
d) Entregar las planillas de recolección de inventarios de activos fijos “CI-FRT-011” debidamente
diligenciadas a la mesa de control.
e) Volver a recontar cuando se lo solicite la mesa de control.
f) Firmar las planillas de recolección de inventarios de activos fijos “CI-FRT-011”.
5.5.2. FUNCIONES DE LA MESA DE CONTROL
a) Verificar antes del inventario que el responsable del área este presente para el conteo de los activos.
b) Verificar que se haya efectuado el corte de documentos, y la transcripción de las existencias por
responsable según el módulo de activos fijos del aplicativo contable en las Planillas de recolección de
información “CI-FRT-011”, y que todos los documentos estén firmados por los funcionarios que
intervienen,
c) Recibir las planillas de los dos (2) conteos y confrontarlas que sean iguales,
d) De ser iguales los dos (2) conteos de los activos fijos, firmar y entregar a Control Interno para la
elaboración del informe final.
e) Cuando los dos (2) conteos de los activos fijos no sean iguales, con los Auxiliares de los Conteos deben
efectuar un tercer (3) conteo.
f) Asistir a los auxiliares de conteo para resolver cualquier problema, inconveniente, dificultad que se le
presente.
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g) Supervisar que los conteos se realicen técnica y ordenadamente para que su resultado final sea confiable.
5.5.3. FUNCIONES DE CONTROL INTERNO DURANTE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Vigilar que se efectúe doble conteo para todos los Activos Fijos,
Servir de Verificador y auxiliar de conteo en los casos previstos,
Realizar conteos al azar según su criterio,
Participar del Corte de documentos,
Verificar las diferencias de faltantes y sobrantes,
Confirmar el estado de los activos objetos de ser dados de baja por inservibles, obsoletos o aptos de
reparación,
g) Presentar las observaciones que considere convenientes cuando los procesos de la toma física no se estén
realizando en debida forma,
h) Revisar todos los informes que genere la toma física del inventario
i) Elaborar el informe final que se presentan a la Presidencia de acuerdo al numeral 5.2, firmándolo en
constancia de esta función.
5.5.4. FUNCIONES DEL CONTADOR EN EL PROCESO DE TOMA DE INVENTARIOS
a) Reunir previo a la toma, a los funcionarios que intervendrán en el proceso, a efecto de divulgar la
metodología concebida en el Instructivo, el plan de trabajo, capacitar y aclarar dudas,
b) Participar del corte de documentos,
c) Participar de los terceros y cuartos conteos cuando haya lugar a ello,
d) Verificar que se impriman los cortes de documentos y las existencias según el sistema de información de
los activos después del corte, firmándolos con los demás funcionarios a quienes les compete,
e) Avalar con su firma los documentos soporte de la toma del inventario físico, como el listado de faltantes y
sobrantes y la baja de Activos Fijos,
f) Efectuar los ajustes contables autorizados por la Presidencia o aquellos que sean de su competencia.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
Director(a)
Administrativo
Contabilidad
Auxiliar de
conteo
Coordinador(a)
de control
Interno
Mesa de Control
Comité Ejecutivo
INICIO
Elaboración
del
Cronograma
Conformar
Equipo de
conteo
Hacer
Notificación
Realizar
Corte de
documentos
Levantamiento
del inventario y
aplicación de
Placas y Sticker
Adhesivos.
CI-FRT-011
Planilla
inventario de
activos fijos
Confrontación
de conteos
No
Efectuar
Reconteo
Ajustes
Contables
Suministrar
listado de activos
a cada
responsable
FIN
Si
Concuerdan los
conteos
Realizar acta
de finalización
de la toma
física del
inventario
Informe sobre los
resultados del
inventario a la
Presidencia
ejecutiva
Realizar Acta
de Baja
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7. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO-9000:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario.
Norma NTC-ISO-9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos.
8. ANEXOS
Anexo 1. Planilla Inventario de Activos fijos “CI-FRT-011”
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
01
DESCRIPCION
ORIGINAL
FECHA
13/09/2013