Pre-Expo


Inteligencia
PRE-EXPO
I. CONOCIENDO LA EXPOSICIÓN
Primeramente, es necesario que conozca su espacio de exposición y sus
implicaciones para que pueda aprovecharlo al máximo:
1. El tamaño y elementos de su espacio de exhibición:
Recuerde que su stand
incluye lo siguiente:
•
Rótulo en la marquesina
•
Iluminación interna con
lámpara
•
Toma de energía eléctrica
•
Alfombra
Se recomienda que los elementos de exhibición no ocupen más de la mitad
de su espacio, de manera que los visitantes puedan sentirse cómodos
cuando visiten su stand y usted cuente con el suficiente espacio para
recibirles y darles la información.
2. El presupuesto:
Defina con antelación el presupuesto que designará para el
montaje de su stand.
Trate de formular un checklist de todas aquellas cosas que usted
cree que requerirá para todo el evento: desde el montaje del stand
y los elementos que lo conformen hasta el pago a personal y
viáticos.
Tip:
El
stand
cuenta
con
una
sola
toma
de
energía
eléctrica.
Se
recomienda
llevar
un
multi‐conector
si
requiere
más
tomas.
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I. CONOCIENDO LA EXPOSICIÓN
3. Requerimientos de su
producto:
Tome las precauciones necesarias para
contar con los recursos para que su producto
se luzca y se exhiba claramente.
De igual manera, lleve los implementos para
retocar la imagen de su producto y stand.
Por ejemplo, en un stand de renta de autos
se recomendaría llevar implementos de
limpieza para cualquier eventualidad o para
retocar el auto al comenzar cada día de la
Expo.
La Expo nos brinda la oportunidad de estar
cara a cara con nuestro mercado meta, por
lo que es necesario tener una presentación
impecable.
4. Diseño
No hay un formato de diseño definido debido a
la diversidad de empresas que están presentes en
la Expo.
Sin embargo, podemos recomendar que estudie
bien el diseño que quiere hacer de su stand y lo
incluya en su presupuesto para que no incurra en
gastos extraordinarios.
También es necesario que en la medida de lo
posible el diseño sea capaz de mandar un
mensaje claro y atractivo de lo que usted ofrece;
así como brindar parte de la “experiencia” que
puede obtenerse al contratar su empresa.
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I. CONOCIENDO LA EXPOSICIÓN
5. Demostraciones
Es
altamente
recomendable
brindar
demostraciones. Desde luego, esto varía para
cada empresa, pero en la medida de lo
posible brinde a los visitantes una “probada”
de su producto o servicio.
Por ejemplo, una pastelería desde luego debe
brindar muestras de su producto; una de renta
de autos llevar las unidades para que los
visitantes puedan abordarlas, etc.
En caso de que la demostración no pueda ser
fija, puede anunciar los horarios de la misma
en su stand. Por ejemplo, un estilista puede
anunciar pruebas de peinado a cierta hora en
la mañana, a medio día y en la tarde.
6. Reglamento
Tenga en cuenta el reglamento para
expositores de Cintermex. Puede
consultarlo en el archivo de preguntas
frecuentes.
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II.
ELEMENTOS A DESTACAR EN TU EXHIBICIÓN (LO QUE EL
VISITANTE RECUERDA)
De acuerdo a un estudio realizado por Exhibit Surveys, los elementos que los visitantes más
recuerdan al visitar una Expo son:
1. El producto – Lo que más le interesa al visitante son los productos que hay en la
Expo. Recordemos que quien ha decidido asistir a un evento de esta naturaleza es
porque tiene interés en el mismo para buscar, comparar y contratar productos y
servicios.
2. El nombre de la empresa – Los visitantes lo recordarán por su nombre, por lo que
hay que procurar destacar la imagen corporativa de una forma clara. Recuerde que
para ganar posiciones en el mercado, es necesario que su clientela sepa quién es
usted.
3. Demostraciones de producto – Quienes asisten a la Expo tienen un claro interés de
encontrarse cara a cara con usted y su producto o servicio, por lo que es altamente
recomendable realizar las demostraciones que el giro de su negocio permita.
4. Personal del stand – Los visitantes esperan de usted un buen trato e información de
valor. Si obtienen una experiencia grata y útil al pasar por su stand, aumentan las
probabilidades de cerrar una venta. Brinde gran atención a la preparación y
amabilidad de su personal.
5. Color y diseño – Un stand llamativo y bien
diseñado atrae. Recuerde que muchos de los
visitantes no lo conocerán, de manera que
resulta indispensable dar una gran primera
impresión. Y para quienes ya lo conocen o han
escuchado de usted, hay que buscar estar a la
altura o rebasar las expectativas de imagen.
6. Promociones y descuentos –
Gran parte de los visitantes esperan la Expo no
solo porque saben que encontrarán calidad y
variedad de proveedores, sino porque esperan
que se les ofrezcan descuentos, paquetes y/o
promociones
especiales.
Estudie
las
promociones que esté en posibilidad de otorgar
para llegar preparado al evento.
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III.
DEFINIENDO SUS OBJETIVOS EN LA EXPO
El definir con claridad y antelación los objetivos que tiene su negocio en la Expo puede ser una
herramienta estratégica que le brinde mejores resultados.
Desgraciadamente son pocos los negocios que definen sus objetivos, aunque esto abre un área de
oportunidad, ya que quien lo haga tendrá una ventaja competitiva.
¿Cuáles son los objetivos básicos en la Expo?
1. Aumentar las ventas. Buscar cierre de contratos,
conseguir prospectos y clasificarlos.
2. Introducir nuevos productos y/o servicios. Las Expos
son una excelente oportunidad para dar a conocer las
novedades de la empresa, pues además de estar visibles
para miles de visitantes, estos a su vez comentarán lo que
hayan encontrado novedoso e interesante.
3. Branding. Se refiere al proceso de construir y fortalecer una marca. En la Expo usted tiene la
oportunidad de dar a conocer su marca en caso de que sea nueva; o consolidar la que ya tiene
mediante una promoción estratégica de la misma. Esto influye directamente en el
posicionamiento, es decir, en qué tan arriba estamos en la mente de nuestro mercado.
4. Construir lealtad del cliente. Aunque las bodas son un evento único, no debe dejar de lado la
lealtad del cliente, pues si se lleva una grata impresión de usted es probable que en un futuro
consideren recontratar sus servicios para otros eventos o recomendarlos con sus amistades.
5. Revisar a la competencia. Como una forma de mejora continua, siempre será útil revisar qué es
lo que está haciendo la competencia, pues esto le ayudará a definir cuáles son las características
únicas y valores agregados de su negocio.
6. Hacer nuevos contactos y relaciones. En las Expos puede conocer a un gran número de
personas que pueden ser sus socios de negocios, proveedores y contactos útiles a futuro.
Aproveche esta oportunidad de tener a los representantes del mercado en un solo lugar.
7. Conocer las tendencias del mercado. Las Expos son el escaparate donde podemos ver cuáles
son las tendencias que está marcando el mercado, lo que es útil para todos, pues los servicios de
boda suelen ser complementarios.
Desde luego, estos objetivos son sugeridos. Usted puede
agregar otros que sienta que su negocio debe buscar. Lo
importante es definirlos con anterioridad y, sobre todo,
definir de forma clara cómo se pretende llegar a
conseguirlos.
Solamente el 46% de los
expositores establece
objetivos, y solo un 23%
los sigue al pie de la
letra. (Dallmeyer, 2009)
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IV. JUNTA PREVIA AL EVENTO CON SU STAFF
Una vez que ha designado al equipo que asistirá a la Expo, resulta de suma utilidad realizar una
junta antes del evento con la finalidad de asegurar un trabajo en equipo para conseguir los
resultados deseados.
Durante la junta, se recomienda revisar los siguientes puntos:
•
Las metas generales y definición de metas
individuales (por ejemplo la cantidad de ventas y
prospectos esperada de cada vendedor).
•
Programar con antelación las demostraciones que se
llevarán a cabo.
•
Que todo el equipo tenga clara la información clave:
precios,
promociones,
tiempos,
condiciones,
descripciones del producto o servicio, etc.
•
Transmitir al equipo que no van solamente como
empleados de la empresa, sino como representantes
de la misma ante el público.
•
Convencer al equipo de que el éxito de la empresa en
la Expo dependen del esfuerzo y trabajo colectivo.
•
Preguntar al equipo si tiene alguna duda.
•
Definir con claridad turnos y horarios de comida para
asegurar que siempre esté cubierto el stand.
•
Revisar y preparar los materiales e información a
entregar.
•
Revisar el reglamento de la Expo.