Instructivo de trabajo para compras críticas

Transcripción

Instructivo de trabajo para
compras críticas
COD: IT-COM-24
REV: 03
23/07/2012
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El termino “compras críticas” se refiere a todas las compras tanto de insumos, materias
primas o equipos que se utilizan durante el desarrollo de un proyecto o mantención y que
cuentan con características especificas técnicas o físicas.
Para todos los servicios que desarrolla CR ingeniería se efectúan compras comunes
y/o críticas que corresponden a los insumos, meterías primas o equipos necesarios para
efectuar el proyecto.
Hay compras que tienen características técnicas específicas, por lo que requieren el
control permanente del supervisor durante la selección, cotización y adquisición de las
mismas, además es necesario corroborar el cumplimiento de las características en las
dependencias del proveedor, antes de que sea despachado a CR, esto debe ser
informado al proveedor al momento de gestionar la compra. Las compras antes
mencionadas serán definidas por el gerente técnico al momento de validar la hoja de
costo oficial para obra REG-093 y deberán ser solicitadas al departamento de compras
mediante una SPC “solicitud de producto crítico.”
1. Solicitud.
Al inicio de la obra, una vez que el supervisor designado reciba toda la información
referente al proyecto y recorra las instalaciones, debe definir los insumos o materias
primas que necesita para desarrollar el proyecto, una vez establecidos se generan dos
tipos de solicitudes de productos, REG-023 Solicitud de producto/servicio y REG-029
Solicitud de producto crítico. Los documentos antes mencionados también pueden ser
requeridos durante el desarrollo de la obra.
Una vez entregada al área de compras la solicitud preferentemente no debe sufrir
cambios o correcciones, si por alguna razón de fuerza mayor se autorizaran cambios, el
registro debe ser revisado y validado nuevamente por el gerente técnico o jefe de obras.
2. Indicaciones para generar una Solicitud de producto Crítico.
La solicitud de productos críticos es generada por el supervisor de obra en conjunto
con el jefe de obra, debe contar con la validación del solicitante y del gerente técnico, o
jefe de obras.
A continuación se describe la información requerida para cada campo del REG-29
Solicitud de productos críticos.
2.1 Fecha de solicitud: Día que se entrega la lista de productos que se deben comprar.
2.2 Fecha de destino: Fecha en la debe llegar la compra a la obra.
2.3 Recepción en obra: Si aplica, se debe definir la persona responsable de recepcionar
en obra los productos adquiridos por ser compras con características técnicas
específicas, debe ser un trabajador que cuente con los conocimientos y el criterio
necesario para revisar los productos antes de firmar la recepción.
2.4 OT: Toda compra debe ser relacionada a una orden de trabajo previamente creada,
si la compra no cuenta con OT se debe solicitar al personal correspondiente que la
genere.
2.5 Obra: Nombre de la obra para la que están solicitando los productos.
2.6 Solicitante: Nombre del supervisor de obra o trabajador que esta solicitando
Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.
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2.7 Firma validación Solicitante: La misma persona que solicita debe firmar.
2.8 Firma validación Gerencia: El gerente técnico o el jefe de obras son los responsables
de revisar y confirmar la compra mediante su firma de validación.
2.9 Cantidad: número exacto de productos que necesita de cada ítem.
2.10 Unidad: corresponde a la magnitud física de lo que se esta pidiendo puede ser de
masa, longitud tiempo etc. Ejemplo litro, metros, unidades.
2.11
Producto: identificar el nombre completo del producto que se esta solicitando.
2.12 Descripción técnica específica: es necesario detallar TODAS las especificaciones
técnicas o características físicas con las que debe contar el producto requerido. Téngase
presente que cualquier omisión puede provocar un error en la compra.
2.13 Marca recomendadas: Solo si tiene conocimientos al respecto podrá proponer al
área de compras este ítem. Es obligatorio ya que acota la posibilidad de error en la
compra.
2.14 Proveedor recomendado: Solo si tiene conocimientos al respecto podrá proponer al
área de compras este ítem. Es obligatorio ya que puede disminuir el tiempo de la
compra, se destaca que los proveedores son solo recomendados, esta información
puede cambiar después de efectuadas las cotizaciones, o si ya existe en la lista de
proveedores homologado alguno que puede cumplir con todos los requisitos.
2.15 Observaciones: en este ítem se especifican todas las requisiciones anexas, como
la solicitud de garantías específicas, embalaje, certificados de calidad etc.
3. Proceso de compra
Al recepcionar la solicitud en el área de compras, se debe verificar que el registro
cuente con la información solicitada en todos los ítems. Si durante el desarrollo de la
compra se presentasen dudas o problemas referentes a cualquier requisito del producto,
el jefe o asistente de compras deben estar en contacto directo con las personas que
validaron la solicitud, con la finalidad de efectuar las consultas necesarias ya que el
personal de compras no esta capacitado para tomar decisiones respecto a las
requisiciones técnicas que tenga el producto o servicio solicitado.
Una vez efectuadas las cotizaciones, se define la compra previa verificación de que el
costo este dentro de lo presupuestos definidos para la obra, si esto no se cumple la
compra debe ser autorizada por gerencia.
En el caso de compras específicas como equipos de aire, ventiladores o algún
componente de estos, el gerente técnico o jefe de obras debe validar la compra técnica,
envío al envió de la orden de compra al proveedor.
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4. Ejemplo de REG-029 SPC
SOLICITUD PRODUCTO CRITICO
0
REG-029
REV: 00
Nº SPC _____________
FECHA SOLICITUD ___________________ FECHA DESTINO _________________
OT ____________________________
RECEPCION EN OBRA (RESPONSABLE Y FECHA) __________________________/___________
OBRA ______________________________________________
FIRMA VALIDACIÓN SOLICITANTE _________________________________________
CANTIDAD
UNIDAD
PRODUCTO
SOLICITANTE _________________________________________________
FIRMA VALIDACIÓN GERENCIA : _______________________________________________
DESCRIPCION TECNICA ESPECIFICA
MARCAS
RECOMENDADAS
PROVEDOR
RECOMENDADO
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
5. Modificaciones del documento.
Fecha de
Modificación
22/02/2011
Cambios realizados
Nº de
Revisión
Obsoleta
Fecha de
Revisión
de versión
obsoleta
Fecha de
Aprobación
de versión
obsoleta
En el punto 2.8 “Firma de validación de gerencia” se
define que además del gerente técnico, el jefe de
obras también puede validar las compras criticas.
00
02/06/2010
03/06/2010
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compras críticas
16/05/2011
23/07/2012
Se agrega un párrafo en la Pág. 1
“Hay compras que tienen características técnicas
específicas, por lo que requieren el control permanente
del supervisor durante la selección, cotización y
adquisición de las mismas, además es necesario
corroborar el cumplimiento de las características en las
dependencias del proveedor, antes de que sea
despachado a CR, esto debe ser informado al
proveedor al momento de gestionar la compra. Las
compras antes mencionadas serán definidas por el
gerente técnico al momento de validar la hoja de costo
oficial para obra REG-093 y deberán ser solicitadas al
departamento de compras mediante una SPC “solicitud
de producto crítico.”
Se respalda en todos los puntos del instructivo la
primera modificación efectuada el 22-02-2011 referente
a la validación del REG-029 por parte del jefe de obras
también.
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16/05/2011
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