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REQUISITOS DEL SERVICIO
INDICE
1.-ALCANCE
2.-OBJETIVO
3.-DOCUMENTACION APLICABLE
4.-RESPONSABILIDADES
5. -ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
5.1 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL INGRESO Y CREACIÓN DE NUEVOS
CLIENTES EN EL MAESTRO DE CLIENTES
5.2 DATOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA OFERTA
5.3 REALIZACIÓN DE OFERTAS
5.4 REALIZACIÓN DE LICITACIONES
6.-ACEPTACIÓN DE COTIZACIONES, LICITACIONES Y FORMALIZACION DE CONTRATOS.
6.1 ACEPTACIÓN POR EL CLIENTE DE LAS OFERTAS
6.2 ADJUDICACIÓN DE LICITACIONES Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS
7.-MODIFICACIONES
8.-PRÓRROGAS
9.-REGISTROS
10.-CANALES DE COMUNICACIÓN
Aprobado por Gerencia
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1. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades que se realicen para la elaboración
de licitaciones, ofertas y contratos de transporte.
2. OBJETIVO
Definir el procedimiento en la preparación y elaboración de licitaciones, ofertas y contratos de
transporte, para:
• Garantizar que las expectativas del cliente queden satisfechas y acordadas.
• Garantizar el cumplimento de lo acordado.
• Resolver las diferencias entre lo acordado y lo realizado.
• Garantizar que TDM Transportes S.A.S tenga la capacidad para cumplir las condiciones
acordadas.
3. DOCUMENTACION APLICABLE
Manual del Sistema de Gestión. Capitulo 4: Realización del servicio
Manual del SAP – Modulo SD
PS.01 Programación del transporte
Procedimiento Matriz de Riesgos
Matriz de Riesgos
4. RESPONSABILIDADES
La gerencia es responsable de:
•
La aprobación de las licitaciones que así lo requieran.
La Dirección de Marketing y soluciones Logísticas es responsable de:
•
•
•
•
•
La elaboración, actualización y aprobación de los rangos de fletes y tarifas para la
negociación de las ofertas y licitaciones.
La recopilación de datos, requisitos, necesidades del cliente, emisión de ofertas, revisión y
elaboración de contratos, directamente o por medio de las personas autorizadas.
La elaboración y aprobación de las licitaciones.
Creación de las tarifas por ruta y tipo de servicio.
Verificar la capacidad para el cumplimiento de las condiciones pactadas.
Las personas autorizadas para generar ofertas y realizar contratos de transporte, son:
Director de Marketing y Soluciones Logísticas, Asesores de Soluciones Logísticas.
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El administrador de datos maestros es responsable de:
•
Ingresar al listado maestro de clientes la información para ampliar las vistas comerciales.
El área de contabilidad es responsable de:
•
Ingresar y crear el cliente en el listado maestro de clientes para generar así las vistas
financieras.
5. ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
5.1 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL INGRESO Y CREACIÓN DE NUEVOS CLIENTES
EN EL MAESTRO DE CLIENTES.
Para crear o ingresar un nuevo cliente al sistema el personal de Soluciones Logísticas deberá
diligenciar en la plantilla diseñada y definida por la Dirección de Marketing y Soluciones
Logísticas la información solicitada y que puede ser suministrada por el cliente bien sea en
forma verbal, fax, o e-mail. A continuación se muestra la descripción de los datos solicitados.
Columna
Descripción para el ingreso de la información
Nombre 1
Ingresar el nombre de la organización (máximo 40 caracteres)
Población
Nombre de la ciudad o población principal donde está ubicada la organización
(máximo 40 caracteres)
Ingresar el nombre del departamento donde está ubicada la organización.
Región
Extensión
Ingresar en la pestaña Zona de Transporte y colocar el código correspondiente al
destino principal de entrega de las mercancías de los clientes.
Ingresar el número telefónico de la organización. Código del área + número
telefónico (máximo 30 caracteres)
Ingresar el número de la extensión (máximo 10 caracteres)
Teléfono móvil
Ingresar el número del celular del contacto (máximo 30 caracteres)
número de fax
Ingresar el número del fax (máximo 30 caracteres)
extensión FAX
Ingresar el número de la extensión del fax (máximo 10 caracteres)
correo electrónico
Ingresar el correo electrónico del contacto en letra minúscula
Número de identificación fiscal 1
Ingresar el número del NIT del cliente, solicitar una copia del mismo. (máximo
16 caracteres)
Seleccionar en la lista desplegable, el ramo al cual pertenece la organización.
Zona de transporte
Teléfono
Ramo
Cód. de ramo
Nombre de Contacto
Ingresar en la pestaña Código de Ramo e ingresar el código CIIU
correspondiente a la actividad económica de la empresa. Este código se debe
validar con el que aparece en el RUT de cada empresa.
Ingresar el nombre del contacto de cada organización. (máximo 40 caracteres)
Departamento persona de contacto
Seleccionar en la lista desplegable,
persona de contacto.
Funciones de persona de Contacto
Seleccionar en la lista desplegable, la función que desempeña la
persona de contacto en la organización.
Ingresar el nombre de la oficina donde usualmente se despacha la
mercancía del cliente. Seleccionar en la lista desplegable (Itagüí,
Zona de Ventas
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el departamento al cual pertenece la
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Buenaventura, Bogotá, Cartagena, Cali o Barranquilla)
Grupo de Clientes
Ingresar el nombre del asesor comercial que atienda al cliente.
Clasificación Fiscal 1
Seleccionar en la lista desplegable (1) Si el cliente esta sujeto a
impuestos, si está exento de impuesto colocar (0).
Esta información es enviada a la Dirección Financiera con copia del RUT del Cliente y allí el
área contable es quién procede a crear las vistas financieras del cliente.
Una vez se finaliza esta actividad el sistema asigna un código al cliente el cual es enviado al
administrador de los datos maestros para que amplié las vistas comerciales del cliente con otra
información suministrada previamente por el área comercial.
Una vez es realizado este trámite es posible activar al cliente en el sistema para generar la
respectiva oferta.
La activación del cliente es una responsabilidad compartida entre la Dirección de Marketing y
Soluciones Logísticas y la Dirección Financiera de TDM Transportes S.A.S.
Documentos a solicitar al cliente por parte del área comercial:
•
•
RUT y/o Certificado de Cámara de Comercio
Certificado BASC si lo posee.
Si el cliente es certificado BASC, se solicita copia de la certificación. Posterior a eso se realiza
la validación de los datos suministrados por este, a través la página web de la OMB
www.wbasco.org con el fin de garantizar que la información suministrada sea veraz y acorde
con lo que suministra el certificado.
Si el cliente no es certificado BASC, se debe incluir en el contrato o la oferta en la pestaña
textos, la información sobre el cumplimiento de los compromisos mínimos de seguridad BASC /
C-TPAT.
Para todo cliente nuevo se realiza un análisis de seguridad en el área de Administración de
Riesgos de TDM Transportes. Para este análisis se consultan bases de datos y centrales de
riesgos disponibles para estas validaciones.
Si por recomendación del área de administración de riesgos se debe realizar una visita de
inspección a las instalaciones del cliente o verificación de los antecedentes de los socios o la
representante legal según sea el caso. Esta información se registrara en la lista de chequeo
diseñada para este fin o con respuesta a través de un correo electrónico.
5.2 DATOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA OFERTA
Para elaborar la oferta es necesario obtener del cliente la siguiente información:
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Rutas a contratar, Tipos de Mercancías, Unidades de cargue utilizadas, Características de las
mercancías (peso, volumen), volumen de carga a movilizar y frecuencia de despacho, valor
declarado de la mercancía, seguros contratados para cubrir las mercancías, pago de cargues y
descargues, tipo de vehículo a utilizar, necesidad de vehículo acompañante. Adicionalmente se
debe tener en cuenta las restricciones y capacidades de la empresa para la realización del
trabajo de la siguiente manera:
•
•
•
•
•
•
Garantías y restricciones de la póliza de transportes de TDM Transportes S.A.S.
Pesos y dimensiones autorizados por el ministerio de transporte.
Requisitos para el cumplimiento del transporte de mercancías peligrosas.
No se presta el servicio de transporte terrestre a personas naturales.
La capacidad del número de vehículos a despachar o toneladas a movilizar se determina
por medio de la información generas en aplicativos de gestión de flota que se genera del
SAP para los movimientos de cada oficina diariamente.
Control y administración de los riesgos generados por la operación y/o las mercancías.
5.3 REALIZACIÓN DE LA OFERTA
Quién realiza la oferta debe tener claridad sobre las necesidades del cliente, para cotizar un
valor que no requiera ajustes después de realizado el trabajo y que se tenga la capacidad de
operación para la prestación del servicio en el momento de la aceptación.
Teniendo en cuenta las tarifas base de negociación aprobada por la Dirección de Marketing y
Soluciones Logísticas y parametrizadas en el sistema SAP, se realiza la oferta económica en
forma escrita con todos los parámetros antes mencionados. Posteriormente se envía al cliente
vía fax, e-mail, correo o personalmente.
Las ofertas son enumeradas en forma consecutiva y automáticamente por el sistema SAP
modulo SD.
Cuando se presenten objeciones por parte del cliente, referentes a la oferta, se registran las
modificaciones convenidas entre las partes en la oferta original en el SAP
Para elaborar una oferta se ingresa al sistema SAP – modulo SD, digitando en el campo
comando la transacción VA21. Para detalles sobre la creación de ofertas consultar la guía o
manual del usuario del sistema SAP, modulo SD.
5.4 REALIZACIÓN DE LICITACIONES
En el caso de licitaciones, la oficina que recibe o adquiere los pliegos, envía copia a la
Dirección de Marketing y Soluciones Logísticas, para iniciar los trámites legales con la Dirección
Administrativa, Dirección Financiera como es el caso de la consecución de seguros, pólizas,
garantías de cumplimiento, estados financieros, composición accionaria, parque automotor,
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entre otros. Adicionalmente pueden participar otras Direcciones o Áreas de la compañía
dependiendo de las necesidades y requerimientos del cliente.
Si la licitación lo requiere se realizara un análisis de los riesgos operacionales, para la salud del
personal y la comunidad, como para el medio ambiente; apoyados en el procedimiento definido
para la identificación y análisis de los riesgos. La responsabilidad de esta actividad es del área
de administración de riesgos, gestión procesos y HSE principalmente.
La Dirección de Marketing y Soluciones Logísticas y la Dirección de Operaciones definen los
recursos de mano de obra, de equipo y financieros requeridos para cumplir los términos
estipulados en los pliegos de la licitación.
La preparación de la licitación es responsabilidad de la Dirección de Marketing y Soluciones
Logísticas pudiendo delegar la elaboración de esta en los asesores logísticos, sin embargo la
aprobación de la propuesta puede hacerse solo por la Dirección de Marketing y Soluciones
Logísticas.
Las respuestas a las licitaciones se elaboran primero en borrador para aprobar, registrar y
analizar los requisitos relacionados con el servicio. El borrador se archiva en la carpeta del
cliente que se está licitando de ser necesario.
6. ACEPTACIÓN DE LAS OFERTAS, LICITACIONES Y FORMALIZACION DE CONTRATOS.
6.1 ACEPTACIÓN POR EL CLIENTE DE LAS OFERTAS
La aceptación del cliente puede ser de forma verbal, escrita, e-mail o por la entrega de
documentos de autorización para cargar la mercancía.
La Dirección de Marketing y Soluciones Logísticas al recibir la aceptación del cliente, informa a
las oficinas involucradas para que sean asignados los recursos de equipo necesarios en cada
sede y a las Direcciones Administrativa y Financiera para verificar que se disponga de los
recursos financieros y de mano de obra.
6.2 ADJUDICACIÓN DE LICITACIONES Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS
Una vez recibida la notificación de adjudicación en cualquiera de las oficinas, será enviada a la
Dirección de Marketing y Soluciones Logísticas que se encarga de llenar los requisitos exigidos
para la formalización del contrato respectivo. Además ingresa en el sistema SAP la oferta
correspondiente, de acuerdo a los términos de la adjudicación.
Con la gestión de las formalidades exigidas, la gerencia o el Representante Legal, firma el
contrato y se hace la entrega al contratante.
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La Dirección de Marketing y Soluciones Logísticas al recibir la adjudicación de la licitación,
informa a las oficinas involucradas para que sean asignados los recursos de equipo necesarios
en cada sede y a las Direcciones Administrativa y Financiera para verificar que se disponga de
los recursos financieros y de mano de obra.
Si se encontrara alguna diferencia o discrepancia en alguna de las cláusulas del contrato
enviado por el cliente para la firma, se le notifican por escrito las diferencias encontradas para
que sean revisadas y envíen un nuevo contrato para la firma. En caso de no llegar a algún
acuerdo se le notifica por escrito al cliente la no realización del negocio.
7. MODIFICACIONES
Las modificaciones a los contratos aceptados, se realizan con nuevos contratos.
Cuando se tiene una oferta cuya fecha de vencimiento se cumplió, se debe realizar una nueva
oferta. Para el caso que el cliente requiera adicionar un nuevo servicio se debe adicionar la
nueva posición de venta en la oferta vigente.
8. PRÓRROGAS
Una vez se haya vencido el término de la negociación, se sigue trabajando a la misma tarifa
mientras se llega a un nuevo acuerdo comercial, ampliando el plazo de vencimiento del contrato
o oferta por el tiempo requerido.
9. REGISTROS
Los registros de la revisión del contrato son las ofertas aprobadas, que en el sistema SAP se
pueden encontrar en la transacción VA23 (Visualizar Oferta) y en esta se pude observar la
vigencia, entre otros.
De todas las ofertas aceptadas se mantiene registro electrónico en el Sistema SAP, los cuales
pueden ser impresos cuando se requiera.
10. CANALES DE COMUNICACIÓN
Los canales de comunicación e información con el cliente están definidos claramente en el
Anexo V del manual de gestión.
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