Manual de Procesos de Centros Comunitarios de Desarrollo Social

Manual de Procesos de Centros Comunitarios de Desarrollo Social

Manual de Procesos de Centros
Comunitarios de Desarrollo Social
MANUAL DE PROCESOS
INDICE 1.
2.
3.
4.
5
5.
6.
¿Qué es la Secretaria de Desarrollo Social?
Misión, Visión y Objetivos. ¿Qué son los Centros Comunitarios de Desarrollo Social?
Misión, Visión y Objetivos del Manual de Procesos. Calendario Anual de Actividades
Calendario Anual de Actividades.
Calendario Mensual de Eventos y Actividades por Centro.
6.1 ¿Qué es un evento?
6.2 Solicitud de espacios.
6.3 Formato de registro de beneficiarios.
6.4 Formato de solicitud de eventos.
6.5 Formato de logística del evento.
MANUAL DE PROCESOS
INDICE 7. Planeación Trimestral de Talleres.
7.1 Catálogo de talleres.
7 2 Modificación de talleres
7.2 Modificación de talleres.
7.3 Programas de talleres.
8. Inscripciones.
9. Psicología Comunitaria. 9.1 Calendario de eventos Psicología.
9.2 Grupos de apoyo.
9.2 Grupos de apoyo.
9.3 Viñeta grupal.
10. Promotoría Social.
10 1 C l d i d
10.1 Calendario de actividades Promotor Social.
i id d P
S i l
10.2 Comité de participación ciudadana.
10.3 Minuta de reuniones comunitarias.
MANUAL DE PROCESOS
INDICE 11. Promotoría Deportiva.
11.1 Calendario mensual de actividades.
11.2 Carta responsiva y de exclusión de responsabilidades.
12. Computación. 13. Control Patrimonial. 13.1 Acta de entrega‐recepción.
13.2 Carta responsiva de mobiliario y equipo.
13 3 O d d
13.3 Orden de salida de material en calidad de préstamo.
lid d
t i l
lid d d
ét
13.4 Orden de salida por baja o reparación.
13.5 Orden de entrada de material.
13.6 Acta administrativa por robo o faltante.
13.7 Bitácora de incidencias de seguridad.
MANUAL DE PROCESOS
INDICE 14. Inventario de consumibles.
14.1 Entradas de material.
14.2 Salidas de material.
15. Organizaciones de la sociedad civil.
16. Registro de beneficiarios indígenas.
g
g
MANUAL DE PROCESOS
1. ¿QUE ES LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL?
La Secretaría de Desarrollo Social es un organismo
público orientado al apoyo de las personas y grupos
sociales q
que requieren
q
atención p
para superar
p
problemas
p
de pobreza, marginación y servicios básicos más
urgentes, mediante políticas sociales traducidas en
programas que se proponen resolver
l
di h necesidades.
dichas
id d
MANUAL DE PROCESOS
2. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
Misión
Establecer un modelo de desarrollo social integrado orientado a la generación de
capacidades humanas que en forma simultánea promueva y atienda a las
personas en condiciones de vulnerabilidad social y en situación de pobreza,
superando las prácticas tradicionales del asistencialismo.
Visión
Arribar a una sociedad con inclusión plena capaz de brindar una vida digna en
donde se garanticen y fomenten las capacidades personales y los derechos
sociales de todas las personas sin distinciones físicas,
físicas étnicas,
étnicas culturales,
culturales
económicas y territoriales.
Objetivo
Promover el ejercicio de los derechos ciudadanos en materia social con énfasis
en la reducción de causas de vulnerabilidad, fortaleciendo los programas de
prevención y atención.
MANUAL DE PROCESOS
3 ¿QUÉ SON LOS CENTROS COMUNITARIOS
3.
DE DESARROLLO SOCIAL?
Los Centros Comunitarios de Desarrollo Social
responden a las demandas de aquellas comunidades que
concentran un gran número de ciudadanos en zona de
marginación y pobreza y representan una manera de
cumplir el objetivo de dotar a los ciudadanos de un lugar
propio para lograr un avance en las condiciones de vida
de la población menos favorecida.
MANUAL DE PROCESOS
4. MISIÓN
4
MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DEL MANUAL DE
PROCESOS DE CENTROS COMUNITARIOS.
Misión
Mi
ió
Establecer una metodología de trabajo para la operación de los Centros
Comunitarios, desde las diferentes áreas de intervención, con la finalidad de
exceder las expectativas de servicio de la comunidad.
comunidad
Visión
Contar con espacios y actividades que contribuyan al fortalecimiento del
tejido social y al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios.
j
Objetivo
Facilitar los procesos administrativos y operativos que se llevan acabo dentro
del Centro Comunitario.
MANUAL DE PROCESOS
5 CALENDARIO ANUAL DE ACTIVIDADES (OFICIAL)
5.
(OFICIAL).
Este documento rige los tiempos para las actividades ya
planeadas de los centros comunitarios, tales como
semana de inscripciones, inicio y cierre de trimestre,
entrega de planeaciones de talleres, asuetos, entre otras.
(ver anexo 1)
MANUAL DE PROCESOS
6. CALENDARIO MENSUAL DE EVENTOS Y
ACTIVIDADES POR CENTRO.
Este documento será de utilidad para realizar una proyección del trabajo
durante cada mes en el trimestre, tomando en cuenta espacios, recursos
humanos y materiales de los cuales se disponga para realizar dichas
actividades. (ver anexo 2)
El calendario deberá entregarse vía electrónica a la Supervisión de Zona
correspondiente, así como al Área de Relaciones Interinstitucionales de
la Coordinación de Centros Comunitarios, en la fecha señalada para tal
efecto en el Calendario Anual de Actividades.
MANUAL DE PROCESOS
6.1
6
1 ¿Qué es un evento?
Son actividades que no están incluidas en la planeación de talleres, que
se realizan en el Centro Comunitario y que son ejecutadas por el equipo
base del mismo Centro o por instituciones gubernamentales,
gubernamentales
organizaciones de la sociedad civil, entre otras, que solicitan un espacio
dentro de las instalaciones.
6.2 Solicitud de espacios.
Cuando alguna institución solicite espacio dentro del Centro Comunitario
deberá hacerlo por escrito dirigido al Director de la Red de Centros
Comunitarios y Proyectos Productivos, con copia para la Coordinación
de Centros Comunitarios y para el(la) Administrador(a) del Centro.
MANUAL DE PROCESOS
6.3 Formato de registro de beneficiarios.
Para cada evento que se lleve a cabo, se consignará en un formato (ver
anexo 3)) la información de todas las p
personas q
que asistieron al mismo.
Este documento es aplicable a los eventos que realice cada miembro del
equipo. Cada área tendrá una carpeta de eventos con cortes de
información
o ac ó mensual.
e sua
6.4 Formato de solicitud de eventos.
Cuando se vaya a organizar un evento en donde se requiera apoyo por
parte del equipo de logística de centros comunitarios, se deberá llenar
un formato (ver anexo 4) que contenga la descripción del mismo y
enviarlo con 15
15-quince
quince días de anticipación para su autorización y
posterior ejecución.
MANUAL DE PROCESOS
6.5 Formato de logística del evento.
Posterior al evento deberá elaborarse un archivo electrónico que
q
contenga una Ficha Técnica (ver anexo 5), una Ficha Informativa (ver
anexo 6) y una Diapositiva con 4 (cuatro) fotografías del evento (ver
anexo
a
e o 7).
)
MANUAL DE PROCESOS
7. PLANEACIÓN TRIMESTRAL DE TALLERES.
La planeación de los talleres del trimestre es responsabilidad del
Administrador. Deberá entregarla
g
oportunamente
p
en las fechas q
que
señala el calendario anual y previamente deberá confirmar con el
tallerista correspondiente la impartición del curso. Además estará
basada en las necesidades específicas que la comunidad de cada
Centro demande, en la cantidad de materiales existentes y en los
espacios disponibles. (ver anexo 8)
7.1 Catálogo de talleres.
Para identificar qué tipo de taller será el que se pretende implementar,
ya sea Formativo,
Formativo Oficio,
Oficio Deportivo o Cultural,
Cultural se remitirán al Catálogo
de Talleres a fin de identificarlo. (ver anexo 9)
MANUAL DE PROCESOS
7.2 Modificación de talleres.
En el supuesto caso de cambiar algún taller ya planeado se utilizara
un formato para modificación de Talleres como altas, bajas y cambios
(ver anexo 10). En él se detallarán los ajustes a realizar para que la
información del taller en el sistema Avit quede correcta.
Si al concluir la segunda semana del trimestre algún taller cuenta con
menos del 60% de asistencia se deberá solicitar su baja en dicho
formato. Si existiera alguna corrección de horario por error de captura
en el sistema,
sistema ésta se deberá solicitar también en este formato.
formato De
igual forma cuando se pretenda dar de alta un nuevo taller, éste
deberá ser consultado con el Supervisor para que recabe la
autorización
i
ió correspondiente,
di
en ell citado
i d formato.
f
MANUAL DE PROCESOS
7.3 Programas de talleres.
Cada taller dispondrá de un programa ya definido, con objetivos y
sesiones a impartir, el cual se aplicará de manera homologada en
cada Centro Comunitario (ver anexo 11). Éste será proporcionado en
forma electrónica por la Supervisión de Zona correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS
8 INSCRIPCIONES.
8.
INSCRIPCIONES
Para llevar a cabo el proceso de inscripción se deberá ajustar a los
días establecidos en el Calendario Anual de actividades y previa
Ficha de inscripción (ver anexo 12), la cual se deberá entregar a la
comunidad y contendrá el día y la hora en que deberá ser atendida
por personall del
d l Centro
C t Comunitario
C
it i para que se inscriba
i
ib en los
l
talleres de su elección. Es importante recordar que la ficha es por
familia, no personal; es decir con una misma ficha se pueden inscribir
los miembros de toda la familia, siempre y cuando habiten en el
mismo domicilio; sólo podrán registrarse a 3-tres talleres como
máximo. La p
propuesta
p
de horarios p
podrá ajustarse
j
según
g
las
necesidades específicas de cada centro (ver anexo 13).
MANUAL DE PROCESOS
9. PSICOLOGÍA COMUNITARIA.
9.1 Calendario de eventos Psicología.
Este documento será de utilidad para el psicólogo al realizar la proyección de
trabajo durante cada mes en el trimestre, tomando en cuenta espacios,
recursos humanos y materiales disponibles para realizar dichas actividades.
Se entregara
g
al administrador con copia
p a la Supervisión
p
de Zona el último
día hábil de cada mes. En dicho documento se calendarizan actividades por
mes tales como:
Campañas de Prevención dentro y fuera del Centro Comunitario, (pláticas en
Escuelas, pláticas para adultos mayores, actividades con jóvenes, campañas
de prevención de abuso sexual, derechos de los niños, entre otras);
Conferencias, Ciclos de cine, Actividades formativas para trabajar alguna
temática en particular, por ejemplo Noviembre, Prevención de la Violencia;
Agosto, Mes del Adulto Mayor. (ver anexo 14)
MANUAL DE PROCESOS
9.2 Grupos de apoyo.
Este documento es la justificación teórica de la intervención del
psicólogo a través de grupos de apoyo; es realizado con base en las
necesidades y áreas de oportunidad detectadas en la comunidad,
especificando el grupo poblacional al cual va dirigido, objetivos,
fechas de inicio, estrategias y /o acciones, avances y estatus. (ver
anexo 15)
Es necesario actualizarlo cada trimestre, ya que, con dicha
información se mejorarán las estrategias de intervención de los
grupos de apoyo.
apoyo
MANUAL DE PROCESOS
9.3 Viñeta grupal.
Se realiza una relatoría breve y concisa de los objetivos que fueron
trabajados a nivel grupal, describiendo el desarrollo de la sesión e
información que se considere relevante para la planeación y
ejecución
j
de sesiones p
posteriores.
La realización de este documento se efectúa preferentemente
después de cada sesión o con la inmediatez posible, ya que ayuda
en gran medida en la intervención posterior en el grupo de apoyo.
(ver anexo 16)
MANUAL DE PROCESOS
9.4 Proyectos sociales.
Surgen a raíz de las necesidades identificadas en los grupos
atendidos por el Psicólogo Comunitario y/o el Promotor Social. Estos
proyectos van en función de una transformación de su contexto, su
vida cotidiana con un impacto
p
en su vida p
personal ((ejem.
j
Campaña
p
de limpieza de un arroyo, en el Centro Comunitario, proyectos
productivos, campaña de psicología positiva, salud comunitaria,
prevención de abuso sexual, murales, etc.
Cada uno de ellos deberá registrarse en un formato para su debido
control (ver anexo 17)
control.
MANUAL DE PROCESOS
10. PROMOTORIA SOCIAL
10.1 Calendario Mensual de actividades Promotor Social.
Cada Promotor Social deberá entregar al Administrador(a) la planeación de
las actividades a realizar el último día hábil de cada mes, con copia a la
Supervisión de Zona. (ver anexo 18)
10.2 Comité de participación ciudadana.
Acta Constitutiva. Este documento señala el lugar, la hora, cuáles personas
fueron elegidas como miembros del Comité de Participación Ciudadana
mediante la realización de una asamblea comunitaria, en la cual a través de
una votación, se eligen a representantes de la comunidad para ser
integrantes de dicho comité. (ver anexo 19)
MANUAL DE PROCESOS
Firmas de Conformidad. Se registra el nombre, dirección, teléfono y firma
de cada uno de los miembros del Comité de Participación Ciudadana,
incluyendo al representante de la Secretaria de Desarrollo Social, y el
p
de la Administración Municipal.
p ((ver anexo 20))
Representante
Registro de Asistencia. Se registran nombre, dirección y firma de cada uno
de los personas que asistieron a la asamblea comunitaria. (ver anexo 21)
10.3 Minuta de reuniones comunitarias.
Una de las responsabilidades del Promotor Social es la formación de grupos
comunitarios. Para ello deberá realizar una minuta de cada reunión
comunitaria que se lleve a cabo y una relatoría de cómo fue desarrollada la
reunión, incluyendo los objetivos y los acuerdos a los que se llegaron. Lo
anterior
t i
ffacilita
ilit ell establecimiento
t bl i i t d
de objetivos
bj ti
d
de cada
d grupo y lle d
da
seguimiento a posteriores reuniones del mismo. (ver anexo 22)
MANUAL DE PROCESOS
11. PROMOTORIA DEPORTIVA.
11.1 Calendario mensual de actividades.
Este documento contendrá todas las actividades fuera de talleres que el
Promotor Deportivo llevará a cabo durante el mes.
mes (ver anexo 23) Así mismo
los eventos ya programados los deberá incluir, tales como torneos,
competencia, rallys, etc. Cada Promotor Deportivo deberá entregar al
Administrador(a) la planeación de las actividades a realizar el último día
hábil de cada mes, con copia a la Supervisión de Zona.
p
y de exclusión de responsabilidades.
p
11.2 Carta responsiva
Es requisito indispensable que antes de que el alumno(a) tome parte en su
primera sesión de una actividad deportiva, entregue al Promotor Deportivo la
Carta de Exclusión de Responsabilidades (ver anexo 24) debidamente
llenada con todos los datos y firmada por sus padres o tutores. Bajo ninguna
circunstancia se debe permitir la práctica de la actividad sin este documento.
MANUAL DE PROCESOS
12. COMPUTACIÓN.
Para la planeación de los talleres de computación, el Instructor de la
materia programará en un formato (ver anexo 25) las actividades
diarias a impartir, el cual deberá estar en un lugar visible en el aula
de cómputo.
Cuando el personal del área de informática visite el centro
comunitario para dar mantenimiento a los equipos de cómputo,
entregarán
á a cada
d Administrador(a)
Ad i i
d ( ) un Reporte
R
d l servicio
del
i i (ver
(
anexo 26). En dicho caso el instructor de computación apoyará en
esta labor identificando los equipos que requieran atención.
MANUAL DE PROCESOS
13. CONTROL PATRIMONIAL.
13.1 Acta de entrega-recepción.
Cuando cada Administrador asuma su responsabilidad en un Centro
Comunitario, deberá firmar una acta de entrega-recepción (ver anexo
27) de todos los bienes del mismo. Esta firma será posterior a la
inspección física (inventario) de dichos bienes y que se encuentran
en resguardo y custodia del administrador saliente del Centro
respectivo. En caso de un Centro nuevo quien entrega es la Jefatura
d Control
de
C
l Patrimonial.
P i
i l Es
E importante
i
que todos
d los
l rubros
b
d l acta
del
estén debidamente completos, así como los archivos físicos y
electrónicos.
MANUAL DE PROCESOS
13.2 Carta responsiva de mobiliario y equipo.
Cada integrante del equipo base (Promotor Social, Deportivo,
Psicólogo, Instructor de Computación) debe firmar como
corresponsable de la custodia del mobiliario y el equipo que esté
asignado como parte de su trabajo cotidiano. (ver anexo 28)
13.3
13
3 Orden de salida de material en calidad de préstamo.
préstamo
Cuando por algún motivo se requiera prestar equipo de activo fijo a
otro Centro Comunitario deberá llenarse un formato (ver anexo 29)
d d se especificará
donde
ifi á ell motivo
i
d la
de
l salida,
lid a qué
é Centro
C
se
destinará y el tiempo de vigencia del préstamo, entre otros datos.
Dicho movimiento será notificado a la Jefatura de Control Patrimonial
vía electrónica.
MANUAL DE PROCESOS
13.4 Orden de salida por baja o reparación.
Cuando algún activo fijo se encuentre dañado o en mal estado y
justifique su traslado, ya sea para su reparación o para su baja
definitiva, deberá llenarse un formato. ((ver anexo 30))
13.5 Orden de entrada de material.
En los casos que llegue
g
equipo o activo fijo
j al Centro Comunitario
deberá registrarse el movimiento en un formato (ver anexo 31) de
orden de entrada, con todos los campos llenos que contiene el
mismo.
13.6 Acta administrativa por robo o faltante.
Aplica inmediatamente al percatarse de la pérdida, extravío o robo de
algún tipo de mobiliario o equipo. Dicho formato (ver anexo 32)
deberá enviarse al Supervisor vía electrónica con copia a la Jefatura
de Control Patrimonial.
Patrimonial
MANUAL DE PROCESOS
13.7 Bitácora de incidencias de seguridad.
Este formato se elaborará cada vez que exista un suceso que afecte
la integridad de las personas que se encuentran al interior del Centro
o que atente contra la seguridad de las instalaciones.
instalaciones Es importante
que vaya firmado siempre por testigos, además de los que hubieren
resultado afectados. (ver anexo 33)
En todos estos casos se debe dejar constancia, tanto por escrito
como en forma electrónica de los movimientos realizados, con copia
a la
l Jefatura
J f
d Control
de
C
l Patrimonial
P i
i l y Supervisión
S
i ió de
d Zona.
Z
MANUAL DE PROCESOS
14. INVENTARIO DE CONSUMIBLES.
A la par de los formatos de control patrimonial, se debe llevar un
registro diario del inventario de todo aquel material consumible, es
decir que no es equipo o activo fijo.
decir,
fijo
14.1 Entradas de material.
Cuando reciba el Administrador(a) material consumible,
consumible se deberá
registrar la información (vale de almacén) que proporciona el CEDIS
(Centro de Distribución) en un archivo electrónico, (excel) que
previamente
i
se les
l proporcionará
i
á (ver
(
anexo 34).
34) Esto
E
permitirá
i i á tener
un control de consumibles que se suministren al Centro.
MANUAL DE PROCESOS
14.2 Salidas de material.
Todo personal (equipo base, tallerista y/o voluntarios) que requieran
material, deberán llenar un formato de salida (ver anexo 35) donde se
consigne la baja de dichos artículos y el destino que se les dá.
dá
Sólo en los casos en que el material se traslade a otro centro para
aprovechamiento de recursos,
recursos la forma de salida deberá ir firmada
por los(as) Administradores(as), tanto por quien entrega como por
quien lo recibe.
MANUAL DE PROCESOS
15. ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL.
15
CIVIL
Cuando en un Centro Comunitario acudan organizaciones de la
sociedad civil, como apoyo en las actividades que se imparten en el
mismo, previa solicitud escrita de espacios a la Dirección de Centros
Comunitarios, se deben registrar en un formato (ver anexo 36) mismo
que será entregado
g
de manera mensual al área de Relaciones
Interinstitucionales con copia a la Supervisión de Zona.
MANUAL DE PROCESOS
16. REGISTRO DE BENEFICIARIOS INDÍGENAS.
16
INDÍGENAS
En caso de contar en el Centro con asistencia de población indígena
en algún taller o evento, se deberá llenar un formato (ver anexo 37) el
cual será elaborado por el Promotor Social y/o el Psicólogo(a) y
entregarse de manera trimestral al encargado de asuntos indígenas
con copia
p al Supervisor
p
de Zona y al Administrador(a).
( )