gestión de los reconocimientos

GESTIÓN DE LOS
RECONOCIMIENTOS
PD 06
Edición
2
Fecha: 2009-06-30
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GESTIÓN DE LOS RECONOCIMIENTOS
MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR:
6.- Funcionamiento en la gestión de diplomas/distintivos en caso de disponer de varios servicios dentro de un establecimiento (licencia de
actividad) o un mismo establecimiento de dimensiones grandes (posibilidad de solicitar varios distintivos/diplomas.
-eliminado punto “composición y actuación de la mesa de calidad” (anterio 4 1º)
-eliminado punto “propuesta de empresas/servicios públicos distinguibles o renovables” (anterior 4 2º)
-eliminado punto “evaluación y aprobación por la Mesa de la calidad” (anterior 4 3º)
-eliminado punto gestión previa a la presentación al Comité interdestinos (anterior 4 4º)
-eliminado punto presentación del Comité interdestinos (anterior 4 5º)
-eliminado punto gestión de diplomas (anterior 4 6º)
-eliminado punto emisión de distinciones (anterior 4 7º)
-introducidos nuevos puntos:
4.1 Solicitud de los reconocimientos
4.2 Preparación del acto de entrega
4.3 Contenido del acto de entrega
Elaborado por : BASQUETOUR-EUSKALIT
Revisado y aprobado por : BASQUETOUR
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1.- OBJETO
Definir el conjunto de actividades relativas al proceso de concesión y gestión de los reconocimientos de Buenas
Prácticas/SICTED
2.- ALCANCE
Es aplicable al conjunto de actividades relativas a la gestión y/o concesión de los reconocimientos (pegatinas/metacrilatos y
diplomas) asociados a la metodología de Buenas Prácticas/SICTED.
3.- RESPONSABILIDADES
La propietaria del PD 06 Gestión de los reconocimientos es la dirección del proyecto (Secretaria del Estado de Turismo,
Viceconsejería de Turismo del Gobierno Vasco, Agencia Vasca de Turismo,Basquetour). Es responsabilidad del gestor o
coordinador del destino, Entes gestores y beneficiarios cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.
4.- DESCRIPCIÓN
Las actuaciones que se ejecutan en este proceso son:
4.1
4.2
4.3
4.4
Solicitud de los reconocimientos
Preparación del acto de entrega
Contenido del acto de entrega
Gestión en el caso SICTED
4.4.1. Convocatoria de la mesa de calidad
Se convocará a los integrantes de la mesa de calidad del destino para la propuesta de empresas que optan al reconocimiento.
Ver documento F- PD 06-01 Actuación de la Mesa de Calidad del Destino
Utilizando la herramienta web del SICTED el gestor o coordinador prepara la propuesta (codificada) para tratar en la mesa de
calidad de su destino con las convalidaciones Q, los resultados de las evaluaciones y la relación de compromisos por ciclo que
cada empresa/servicio turístico debe cumplir y ha cumplido en función del ciclo en el que está.
Además, comprueba que las empresas/servicios públicos que disponen de la marca de Calidad turística “Q” (los cuales
están exentos de que se les realice la evaluación externa), u otras certificaciones de calidad como ISO9001, cumplen con los
compromisos para que se les convalide dicha distinción.
4.1 Solicitud de los reconocimientos
Una vez terminadas todas las evaluaciones en el destino y recibidos los informes correspondientes (por las empresas y el
destino), EUSKALIT enviará a Basquetour el listado de los reconocidos en el destino para que gestione con la SET (Secretaría de
Estado de Turismo) el nº de reconocimientos a recibir en el destino.
Una vez enviado el listado de los reconocidos a la SET, esta se encarga de enviar los reconocimientos (diplomas, pegatinas y
metacrilatos (en el caso SICTED) al destino vía postal o mensajero en el plazo de 1 mes.
Los pasos a seguir son los siguientes:

Se envía al maquetador empleado por la Agencia Vasca de Turismo, los logos y nombres de los responsables firmantes
del destino, de la SET, Viceconsejería de Turismo del Gobierno Vasco y algún otro agente convenido. Así mismo se
adjunta el listado de establecimientos con nombre oficial(teniendo en cuenta el servicio que prestan, definida en la
licencia de actividad del establecimiento) y traducción al euskera si lo dispone (comprobar que están dados de alta en el
registro de empresa turística).

Aprobar por la Dirección de Basquetour y Destino los Diplomas bilingues (formato pdf)

Enviar las maquetas a la SET con 1 mes de antelación al acto. Las diplomas definitivos se recibirán firmados por la SET
en el destino, para la inclusión de las firmas del destino y la Viceconsejero/a de Turismo del Gobierno Vasco. (Imprimir
copia en papel de los diplomas en pdf, si no se disponen de los diplomas definitivos. En caso de tratarse de un
establecimiento de dimensiones grandes (varias entradas), es posible solicitar varios distintivos, así como varios
diplomas.
4.2 Preparación del acto de entrega
Habiendo recibido los diplomas y/o distintivos, el gerente del Destino procede a la organización del acto de entrega de los
mismos Se facilitará al destino, otros diseños de invitaciones, fotos de otros actos, logotipos de Euskalit, Basquetour,
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Viceconsejería de Turismo del Gobierno Vasco, logo de Buenas Prácticas, para su utilización en invitaciones, paneles
informativos, etc. Se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Selección de la fecha de entrega de distinciones teniendo en cuenta las fechas de otros actos relevantes en el destino.
El destino contactará con Basquetour para fijar una fecha para la organización del “acto de entrega” de los
reconocimientos a la que estará invitad@ el responsable máximo de Basquetour/Viceconsejería de Turismo. Así mismo
se informará a EUSKALIT.
El destino convocará al acto a todos los establecimientos reconocidos en el año (independientemente del ciclo en el que
se encuentren). Se aprovechará para invitar a establecimientos que aún no hayan participado en el programa para que
oigan la experiencia de los ya participantes.
Preparación de la sala (distribución de la sala, acceso a medios, servicio de catering….) y reserva de los primeros
asientos para galardonados y autoridades.
Durante la entrega de los diplomas, los galardonados, a medida que recojan su distinción, esperarán en el escenario la
finalización de todas las entregas para llevar a cabo la “foto de familia”.
4.3 Contenido del acto de entrega
- Un representante público elegido por el destino hará una pequeña presentación de los resultados del programa.
- Breve presentación de la experiencia en el programa por parte de un par de establecimientos del destino (aquellos
recomendados por el evaluador como mejores experiencias)
- El representante de Basquetour/Viceconsejería junto al representante público del destino entregarán los distintivos a cada
establecimiento.
- Al final del acto hablará el responsable de Basquetour/Viceconsejería presente.
- Se recomienda organizar un “lunch” como despedida del acto.
Posteriormente se hace entrega a los beneficiarios de la instrucción Normas de uso del distintivo (según criterios descritos en la
metodología) a efectos de que garanticen un correcto empleo del mismo.
4.4 En el caso SICTED
4.4.1. Convocatoria de la Mesa de calidad
4.4.2. Evaluación por la Mesa de la calidad y gestión previa a la presentación al Comité interdestinos
4.4.3. Presentación al Comité interdestinos (CID)
4.4.4 Gestión de diplomas
A continuación se describe cada una de ellas:
4.4.1. Convocatoria de la mesa de calidad
Se convocará a los integrantes de la mesa de calidad del destino para la propuesta de empresas que optan al reconocimiento.
Ver documento F- PD 06-01 Actuación de la Mesa de Calidad del Destino
Utilizando la herramienta web del SICTED el gestor o coordinador prepara la propuesta (codificada) para tratar en la mesa de
calidad de su destino con las convalidaciones Q, los resultados de las evaluaciones y la relación de compromisos por ciclo que
cada empresa/servicio turístico debe cumplir y ha cumplido en función del ciclo en el que está.
Además, comprueba que las empresas/servicios públicos que disponen de la marca de Calidad turística “Q” (los cuales
están exentos de que se les realice la evaluación externa), u otras certificaciones de calidad como ISO9001, cumplen con los
compromisos para que se les convalide dicha distinción.
4.4.2. Evaluación por la Mesa de la calidad y gestión previa a la presentación al Comité interdestinos
La Mesa de la calidad del destino evalúa cada propuesta de distinción/renovación y aprueba y valida, mediante firma (el
presidente de la Mesa) las propuestas. Estas propuestas se presentan al Comité Interdestinos (CID).
Cabe recordar que solamente se harán llegar al Comité Interdestinos aquellos informes correspondientes al primer y
tercer ciclo y en adelante en ciclos alternos (quinto, séptimo, etc).
Los ciclos que no requieran de la aprobación por parte del Comité Interdestinos quedarán sujetos a la conformidad de
la Mesa de la Calidad del destino.
El gestor SICTED custodia los datos relativos a la validación de la Mesa de calidad del destino, siendo esta información
susceptible de ser solicitada por la Dirección del Proyecto en cualquier momento para comprobar la veracidad de los datos y/o la
validación por parte de la Mesa de la calidad
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4.4.3. Presentación al Comité interdestinos (CID)
Una vez revisada la información se envía al CID, mediante la plataforma SICTED www.calidadturisticaendestino.org. En la
sección “Distinción”, en el apartado “solicitud distintivo” hay un botón para el envío de la propuesta de distinción/renovación al
CID.
La Dirección Ejecutiva del proyecto recibe las solicitudes de distinción/renovación de los destinos vía plataforma y valida que se
han cumplido los procesos con rigor.
Si la Dirección Ejecutiva del proyecto detecta algún error en la propuesta de distinción/renovación, devolverá la petición al
destino y se encontrará en la situación anterior al envío al CID.
4.4.4. Gestión de diplomas
El gestor o coordinador accede a la plataforma, a la sección “Distinción” al apartado “solicitud distintivo” y siguiendo el
procedimiento “Manual Usuario – Proceso Distinción – Establecimientos en la mesa de calidad.doc” rellenará todos los
aparatados que completarán el Diploma en formato PDF, a falta de las firmas de las autoridades locales.
5.- Documentación/Formatos Aplicables
F- PD 06-01 Actuación de la Mesa de Calidad del Destino
En los casos SICTED
Los formatos a utilizar están dentro de la Plataforma SICTED: www.calidadendestino.org, que consta de 6 secciones, una de las
cuales se denomina “Distinción”.
Existe 1 procedimiento asociado a este proceso que se encuentran en dicha plataforma en la sección denominada
“comunicación” y que es:
- Manual Usuario – Proceso Distinción – Establecimientos en la mesa de calidad.doc
Además existen otros procedimientos relacionados con la la comunicación externa relacionados con convocar eventos, crear
noticias y participar en foros a través de la herramienta que conviene tener en cuenta y que se encuentran en la sección
denominada “comunicación”, en el apartado “Manuales de usuario” y que son:
- Manual Usuario – Comunicación – Participación en foros.doc
- Manual Usuario – Comunicación – Creación de noticias.doc
- Manual Usuario – Comunicación – Creación de convocatorias.doc