Guía del usuario de Archive Services for

Transcripción

EMC® Documentum®
Archive Services for SharePoint
Versión 5.3 SP5
Guía del usuario
N/P 300-005-749-A01
EMC Corporation
Sede corporativa:
Hopkinton, MA 017489103
15084351000
www.EMC.com
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Publicado en julio de 2007
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Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.
Innehållsförteckning
Prefacio
Kapitel 1
Kapitel 2
..........................................................................................................................
Información general
5
.................................................................................
Bibliotecas de documentos ..........................................................................
Credenciales de Documentum .....................................................................
7
Transferencia manual
9
..............................................................................
Registrar en Documentum ..........................................................................
Explorador de repositorio .......................................................................
Accesos directos .....................................................................................
El contenido de Documentum es de sólo lectura ...................................
El contenido de Documentum es editable .............................................
Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum ......................
Kapitel 3
Transferencia automática
Kapitel 4
Glosario
7
8
9
10
11
11
12
12
......................................................................... 15
.................................................................................................. 17
Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5
3
Innehållsförteckning
Bildlista
Figur 1.
Página Credenciales de Documentum ..............................................................
8
Figur 2.
Opción de menú Registrar en Documentum .....................................................
10
Figur 3.
Opciones de transferencia de archivos..............................................................
10
Figur 4.
Explorador de repositorio ...............................................................................
11
Figur 5.
Opción Eliminar acceso directo ........................................................................
12
Figur 6.
Opción de menú Recuperar en SharePoint ........................................................
12
Figur 7.
Opciones de menú Registrar en Documentum/Cancelar retirada de
Documentum .............................................................................................
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4
Prefacio
Bienvenido a Documentum Archive Services for SharePoint. Es probable que no perciba el
funcionamiento interno de esta aplicación, y aunque Documentum Archive Services actúa en segundo
plano, es una parte importante de la administración de todos los documentos y los archivos que se
transfieren entre SharePoint y Documentum.
Acerca de esta guía
Este documento está destinado principalmente a los usuarios finales que trabajan
con Documentum Archive Services. En él se detalla la interfaz de usuario y cómo se
transfieren los archivos de SharePoint a Documentum.
Documentum Archive Services se sirve de la interfaz de Microsoft SharePoint, por tanto,
si está familiarizado con SharePoint comprenderá mejor cómo sacar el máximo partido
de la utilización de Documentum Archive Services.
Este documento no pretende explicar las características ni las funciones exclusivas de
SharePoint, por ejemplo, ver documentos y propiedades, o eliminar y cargar archivos.
Consulte a su administrador del sistema si tiene alguna pregunta sobre dichas funciones.
Historial de revisión
Se han realizado los siguientes cambios en este documento.
Fecha de revisión
Descripción
Septiembre de 2007
Publicación inicial
5
Förord
6
Kapitel 1
Puede acceder a todas las funcionalidades de Documentum Archive Services mediante el menú
desplegable de archivo, sólo tiene que hacer clic en la flecha que encontrará a la derecha de un archivo
en la biblioteca de documentos. En este menú también se incluyen otros elementos de menú de
SharePoint.
La apariencia de este menú depende enteramente de cómo ha configurado el administrador del
sistema la biblioteca de documentos en la que se está trabajando. Las bibliotecas de documentos
pueden configurarse de forma completamente diferente entre sí, por tanto, tendrán distintas
características disponibles.
Bibliotecas de documentos
Cada biblioteca de documentos gestiona la transferencia de archivos a Documentum y
la accesibilidad de esos archivos. Cuando se trabaja en el repositorio de SharePoint
cargando y editando archivos, esos archivos se tienen que transferir al repositorio de
Documentum para su almacenamiento permanente. En función de la configuración de la
biblioteca de documentos, esto puede tener lugar manual o automáticamente.
•
Transferencia manual: las transferencias le indican que introduzca información
adicional para completar la transferencia de SharePoint a Documentum. Inicialmente
verá el aviso Registrar en Documentum para transferir un archivo a Documentum
cuando una biblioteca de documentos se ha configurado para la transferencia
manual. Después de que un archivo se ha transferido inicialmente, se presentan otras
opciones. Consulte la sección Transferencia manual para obtener más información.
•
Transferencia automática: las transferencias se gestionan automáticamente y en
su mayor parte toda la información adicional necesaria es la retirada/registro
de documentos, actualización/creación de nuevos documentos o actualización
de documentos existentes. Sin embargo, si la biblioteca de documentos se ha
configurado para mover el archivo y dejar un acceso directo, deberá recuperar
primero el documento de SharePoint antes de editarlo. Consulte la sección
Transferencia automática para obtener más información.
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Credenciales de Documentum
Cuando intenta transferir un archivo a Documentum por primera vez, se le enviará a una
página de SharePoint que le solicita sus credenciales de Documentum. Estas credenciales
se guardarán y se utilizarán para las transferencias posteriores cuando inicia sesión en
SharePoint con su id de usuario actual, por lo que sólo tiene que iniciar sesión una vez.
Figur 1. Página Credenciales de Documentum
Consulte a su administrador del sistema si no tiene esta información.
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Kapitel 2
Puede resultar útil considerar a SharePoint como un repositorio de trabajo en curso para documentos
y archivos que se van a modificar con frecuencia y no están listos para ser completados. En
comparación, Documentum es un repositorio permanente que aloja borradores más formales de
archivos y documentos.
El enlace de documentos entre estos dos repositorios es un aspecto importante de cómo Documentum
Archive Services gestiona la transferencia de documentos y su administración.
Si una biblioteca de documentos está configurada para transferencias manuales a Documentum,
tendrá que realizar un paso adicional para acceder a Documentum. Sólo verá una de dos opciones:
•
Registrar en Documentum
•
Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum
Registrar en Documentum
Si la opción Registrar en Documentum está visible, el documento aún no se ha transferido
a Documentum. Seleccione esta opción para enviar el documento a Documentum para
su almacenamiento. Una vez que el documento se ha enviado a Documentum, en
SharePoint aparecerá un acceso directo al documento.
Es posible que el enlace de acceso directo a un archivo no aparezca en la biblioteca de
documentos. Si éste es el caso, el administrador puede haber optado por no incluir un
enlace en SharePoint para mayor seguridad.
Las opciones para enlazar y editar documentos de repositorios las establece el
administrador del sistema y las bibliotecas de documentos variarán entre sí.
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Figur 2. Opción de menú Registrar en Documentum
Explorador de repositorio
Si el administrador del sistema ha seleccionado la opción de explorador de repositorio
al configurar la biblioteca de documentos, podrá seleccionar el destino del archivo que
registra en Documentum.
Cuando selecciona la opción de Registro en Documentum, se le llevará a una pantalla que
le solicita que seleccione otra ubicación o que transfiera el archivo a la ubicación original.
Figur 3. Opciones de transferencia de archivos
Si elige una ubicación diferente de la original, se abrirá el explorador del repositorio,
donde puede examinar el repositorio de Documentum para elegir una nueva ubicación.
Puede desplazarse en el repositorio de Documentum y una vez que haya encontrado
una ubicación a la que transferir el documento, haga clic en el botón de opción junto al
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directorio y haga clic en el botón Seleccionar. Haga clic en el botón Arriba en la barra de
menús superior para desplazarse un directorio hacia arriba.
Figur 4. Explorador de repositorio
Una vez que haya escogido un nuevo directorio y hecho clic en el botón Seleccionar, el
documento se transfiere, y se mostrará la página de la biblioteca de documentos.
Accesos directos
Según cómo se haya configurado la biblioteca de documentos para gestionar las
transferencias manuales de SharePoint a Documentum, podría incluirse o no un enlace
en SharePoint.
Este enlace corresponde a una de las dos opciones que puede configurar el administrador:
•
El contenido de Documentum es de sólo lectura
•
El contenido de Documentum es editable
El contenido de Documentum es de sólo lectura
Si el administrador del sistema ha configurado el acceso directo para que sea un enlace
de sólo lectura, no podrá remitir el documento a Documentum. La única opción en el
menú desplegable de nivel de elementos es eliminar el acceso directo.
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Figur 5. Opción Eliminar acceso directo
El contenido de Documentum es editable
Si el contenido de Documentum se puede editar, la opción Recuperar en SharePoint
aparece en el menú desplegable de nivel de elementos. Seleccione la opción Recuperar
en SharePoint para recuperar el archivo de Documentum. Una vez que el archivo se
encuentra en SharePoint, puede trabajar con él normalmente.
Figur 6. Opción de menú Recuperar en SharePoint
Registrar en Documentum/Cancelar retirada de
Documentum
Si aparecen las opciones de menú Registrar en Documentum y Cancelar retirada de
Documentum, hay una copia del documento alojada tanto en SharePoint como en
Documentum. Es importante que las dos copias tengan la misma versión y estén
sincronizadas entre sí.
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Figur 7. Opciones de menú Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum
Cuando haya terminado de modificar un documento y lo haya cargado en SharePoint,
seleccione la opción Registrar en Documentum para copiar el archivo en el repositorio
de Documentum.
Haga clic en la opción de menú Cancelar retirada de Documentum para conservar
la versión anterior del documento en Documentum sin registrar la versión posterior
disponible en SharePoint.
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Kapitel 3
Si una biblioteca de documentos se ha configurado para transferencias automáticas desde SharePoint
a Documentum, no tendrá que realizar ninguna acción adicional para trabajar con ambos repositorios.
La retirada, actualización y creación de documentos nuevos en una biblioteca de documentos se
realiza todo a través de las opciones de la interfaz de SharePoint, en los menús superior y desplegable.
Sin embargo, cuando una biblioteca de documentos se ha configurado para mover los archivos
dejando un acceso directo editable, deberá recuperar el archivo de Documentum para trabajar con él.
Las opciones del menú Archivo que verá al configurar la biblioteca de documentos son las mismas
que para la transferencia manual. Una vez que haya terminado de trabajar con el archivo, deberá
enviarlo manualmente de nuevo a Documentum.
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Kapitel 4
Glosario
•
Transferencia automática: Opción de configuración de la biblioteca de documentos que transfiere
los archivos desde SharePoint a Documentum en función de los eventos indicados, como cuando
se retira, registra o carga un documento
•
Biblioteca de documentos: Área de SharePoint en la que se almacenan archivos y documentos
•
Acceso directo editable: Enlace incluido en SharePoint que conduce a un archivo en Documentum
que permite que los usuarios puedan ver y editar el archivo
•
Transferencia manual: Opción de configuración de la biblioteca de documentos que transfiere los
archivos desde SharePoint a Documentum cuando los usuarios inician la transferencia
•
Explorador del repositorio: Característica de Documentum Archive Services que le permite
desplazarse en el repositorio de Documentum para encontrar una nueva ubicación a la que
transferir un archivo.
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