OBJETIVO: • Verificar que el Instituto Distrital de Turismo cumpla

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INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
INFORME COMITÉ DE CONCILIACION – VIGENCIA 2014
CONTROL INTERNO
OBJETIVO:
 Verificar que el Instituto Distrital de Turismo cumpla con la normatividad legal vigente
sobre Comités de Conciliación
CRITERIO:
 Decreto 1716 de 2009, Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el
artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001. Capitulo II
Comités de Conciliación
 Decreto 654 de 2011 "Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para
las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital.". Capitulo sexto y
séptimo.
 Decreto 690 de 2011 "Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los
Comités de Conciliación en Bogotá, D.C."
 Resolución 15 de 2010 “Por la cual se crea y se establecen funciones del comité de
conciliación de IDT”
ALCANCE:
 Comités de conciliación celebrados durante la vigencia 2014
PROCEDIMIENTO:
 Se solicitó a la Asesora Jurídica la unidad documental referida al comité de conciliación.
 Para la presente revisión se verificaron los documentos y registros relacionados con el
Comité de Conciliación (Acto administrativo de creación, Actas, Reglamento, Oficios).
 Se indagó con personal de la Asesoría Jurídica sobre registros emitidos en virtud de los
compromisos adquiridos en el Comité.
 Es importante resaltar que en el archivo de control interno de la vigencia 2013 no se
evidencia la presentación de informes de seguimiento al comité de conciliación.
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Fecha vigencia: 5-12-2014
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EN CUANTO A LA CONSTITUCIÓN:
El artículo 1 de la Resolución 15 de 2010 Por la cual se crea y se establecen funciones del comité
de conciliación de IDT guarda coherencia con lo previsto en el artículo 16 del Decreto 1716 de
2009, es decir, se señala que es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio,
análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los
intereses de la entidad, entre otros aspectos se dispone que decidirá sobre la procedencia de la
conciliación
EN CUANTO A LA INTEGRACIÓN
En lo relacionado con la constitución del comité de conciliación se evidencia que el artículo 17
del Decreto 1716 de 2009, señala que debe integrarlo cinco (5) miembros permanentes con voz y
voto, para el caso del IDT:
Numeral 1) El jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su
delegado.
Numeral 2) El ordenador del gasto o quien haga sus veces
Para el caso del IDT El/la representante legal a la vez tiene el rol de ordenador/a de gasto.
Numeral 3) El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa
de los intereses litigiosos de la entidad.
La entidad no cuenta con una dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de
la entidad, de acuerdo con lo previsto en el manual de funciones (Resolución 149 del 25 de julio de
2014) la representación judicial está a cargo de la Asesora Jurídica, en los siguientes términos:
“Numeral 9) Desempeñar la representación judicial del Instituto en los diferentes procesos y ante
las instancias judiciales y administrativas, de conformidad con la delegación y bajo las directrices
e instructivos que en materia de defensa judicial se establezcan en el Distrito Capital”
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Numeral 4) Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la
estructura orgánica de cada ente.
El comité de conciliación del IDT está integrado por dos (2) funcionarios del nivel directivo
(Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y Subdirector de Gestión de
Destino) y uno (1) del nivel Asesor (Asesor de Planeación y Sistemas), en ese orden de ideas
cumple con lo previsto en el artículo 17 Decreto 1716 de 2009.
EN CUANTO A LAS SESIONES Y VOTACIÓN
En cuanto a la reunión del comité de conciliación, no menos de dos veces al mes se detectó lo
siguiente:
1) En lo relacionado con las dos (2) sesiones del mes de mayo de 2014 (actas No. 9 y 10) pese a
los requerimientos efectuados por la actual Asesora Jurídica del IDT a la ex funcionaria que en su
momento ejercía como Secretaría Técnica no ha sido posible conocer el orden del día y las
decisiones tomadas en tales sesiones, situación que se agrava considerando que presuntamente en
dicho mes se presentó al Comité el fallo proferido por el Juzgado Dieciocho Penal del Circuito
con funciones de conocimiento en virtud de la tutela presentada por la ex contratista Maria
Cecilia Vives contra el Instituto Distrital de Turismo.
Por lo anterior, mediante memorando 2014IE1642 de fecha 28 de noviembre de 2014 la actual
Asesora Jurídica informó a la Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, sobre
la ausencia de pronunciamiento de la ex Asesora Jurídica ante el requerimiento a través del cual
se solicitó aclaración sobre varios puntos del informe de entrega de cargo, entre ellos la ausencia
de actas de comité de conciliación. Los antecedentes del tema se remitieron a la citada
Subdirección para los fines disciplinarios a que haya lugar.
2) Como bien se señala en el acto administrativo de constitución, a las sesiones del comité de
conciliación puede concurrir el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, desde el 10 enero
hasta el 04 de julio de 2014 la suscrita no fue citada a ninguna de las reuniones realizadas tal y
como se evidencia en el apartado de asistentes de las actas suscritas en dicho periodo.
3) De acuerdo con el Decreto 1716 de 2009 y la Resolución 15 de 2007, el Comité podrá
sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes, se evidenció que en las dos
sesiones realizadas en enero y febrero, en la del 10 de marzo y 29 de abril de 2014 asistieron tres
funcionarios, entre estos se cuenta a la Asesora Jurídica, sin embargo, no podía incluirse como
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miembro permanente con voz y voto considerando que para esa época ejercía la Secretaria
Técnica.
A la fecha de presentación de este informe se detecta que se han tomado correctivos, como quiera
que a partir del 31 de julio de 2014, el Comité ha sesionado con mínimo tres (3) de sus miembros
permanentes, por demás para garantizar la asistencia de la Asesora Jurídica con voz y voto se
designó a otra funcionaria como Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, situación que
más adelante se amplía.
EN CUANTO A LAS FUNCIONES DEL COMITÉ
En lo relacionado con las funciones del Comité de Conciliación del contenido de las actas se
evidencia que hasta el mes de julio de 2014 el Comité se centró únicamente en analizar la
determinación de la procedencia o improcedencia de la conciliación argumentando en todos los
casos que no era procedente por no haber procesos en curso, dejando de lado las nueve (9)
funciones restantes a su cargo, consagradas en el Decreto 1716 de 2009 y las previstas en el
artículo tercero de la Resolución 15 de 2007.
A continuación, se analizará cada función y las actividades que sustentan su realización,
enfatizando que a partir del 31 de julio de 2014 se dio importancia a esta instancia y desde dicho
mes se empezaron a desarrollar las funciones propias del mismo.
Función No. 1: Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico
Debido a la demanda interpuesta por la ex contratista Maria Cecilia Vives y con el ánimo de
evitar la reincidencia de esta situación, en la sesión realizada el 19 de septiembre se propuso la
siguiente política:
Previo a la decisión administrativa de retirar del servicio a un servidor público, se deberá
evaluar si se encuentra amparado por fuero sindical o fuero de maternidad. Para el caso de
las contratistas, de llegar a concurrir la terminación del contrato de prestación de servicios con
su estado de embarazo se debe garantizar la permanencia en el servicio.
Para el caso de esta política se incluyó en la minuta de los contratos de prestación de servicios
suscritos con persona natural la obligación que tendrán las contratistas de informar sobre su
estado de embarazo.
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Frente a la validez de documentos presentados por un funcionario para la posesión o un
contratista para la suscripción de un contrato de prestación de servicios se estudió la siguiente
política:
El Instituto Distrital de Turismo verificará la validez de la documentación (Hoja de vida y
documentos soportes) allegada por los servidores públicos para la posesión y la aportada por
los contratistas al celebrar un contrato de prestación de servicios con persona natural.
En virtud de lo anterior, se documentará en el procedimiento de vinculación y desvinculación de
talento humano el control que se está aplicando, relacionado con la obligación de la entidad de
verificar los títulos académicos allegados por el posesionado. En lo que respecta a los contratistas
se incluirá en el procedimiento de contratación directa -Prestación de servicios profesionales y
de apoyo a la gestión, una actividad relacionada con la verificación de la documentación aportada
Frente a la definición de las políticas de prevención del daño antijurídico se recomienda partir de
lo previsto en el Decreto 654 de 2011 capitulo sexto y séptimo, así como consultar el documento
emitido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado “MANUAL PARA LA
ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO” expedido
en abril de 2014, que entre otros aspectos señala que las políticas deben ser divulgadas.
Función No. 2 Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la
entidad.
Función No. 4 Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de
arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y
decisión en cada caso concreto
En este caso se recomienda consultar con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor sobre los
lineamientos que debe tener en cuenta el IDT al respecto.
Función No. 3 Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente,
para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de
daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones
administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por
parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
A partir del fallo proferido por el Juzgado Dieciocho Penal del Circuito con funciones de
conocimiento en virtud de la tutela presentada por la ex contratista Maria Cecilia Vives contra el
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Instituto Distrital de Turismo, el comité de conciliación analizó las causas generadoras del
conflicto y en virtud de esta función planteó la política de prevención del daño antijurídico
relacionada anteriormente.
Función No. 5 Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y
señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante
legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de
Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se
concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada
En lo que respecta al fallo de tutela adverso, radicado en el primer semestre de 2014, no procedía
la conciliación debido a que ampara derechos fundamentales.
Función No. 6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin
de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los
agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las
correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de
su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la
acción de repetición.
Función No. 7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con
fines de repetición.
En virtud de lo ordenado por el Juzgado 18 Penal del Circuito con funciones de conocimiento, el
IDT suscribió con Maria Cecilia Vives el contrato de prestación de servicios No. 138 de fecha 07
de octubre de 2014 cuyo plazo de ejecución se pactó en cuatro (4) meses contados a partir de la
suscripción del acta de inicio (10 de octubre de 2014) , es decir que no ha ocurrido el pago total,
requisito indispensable para determinar la procedencia o no de la acción de repetición, sumado a
que el juzgado pese a los múltiples requerimientos del IDT no ha aclarado el fallo de tutela que
ordenó el pago de prestaciones sociales siendo que se trata de una persona que no tenía una
relación laboral con el IDT
Como se ha señalado en el comité de conciliación, una vez efectuado el pago total en virtud del
contrato y resuelta la imposibilidad de cumplir el fallo emitido por el Juzgado , el Comité de
conciliación debe estudiar la procedencia de la acción de repetición en este caso de conformidad
con lo previsto en el Decreto 1716 de 2009 le corresponde al ordenador del gasto al día siguiente
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del pago total remitir al Comité el acto administrativo junto con los antecedentes, para que en un
término no superior a seis (6) se adopte la decisión. Adicionalmente, la Secretaria Técnica deberá
informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo
Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de instaurar o
no acción de repetición.
Lo anterior debe atender además lo dispuesto en el Decreto 690 de 2011
Función No. 9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité,
preferentemente un profesional del Derecho.
Cabe resaltar que hasta el 08 de octubre de 2014 la Secretaria Técnica radicó en cabeza de la
Asesora Jurídica, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 17 del Decreto 1716 de
2009 esta situación limitaba el voto de esta funcionaria, razón por la cual en la sesión del comité
de conciliación llevada a cabo el 09 de octubre de 2014 se designó como Secretaría Técnica a la
funcionaria Luz Aida Angel Parra - Profesional Universitaria ( E ) de Planeación y Sistemas,
esta decisión se respaldó en el concepto técnico emitido por la Agencia Nacional de Defensa
Judicial - ANDJE el 06 de octubre de 2014, a través del cual señaló que “(…) ante las
limitaciones existentes en la planta de personal del Instituto, se podría designar a un funcionario
de otra dependencia, en razón a que la norma citada en precedencia dispone que preferentemente
sea un abogado, con lo cual se deja la posibilidad excepcional de designar a otro funcionario que
no tenga esa profesión” Cuando se refiere a la norma citada se trata del Decreto 1716 de 2009.
La designación se informó a la ANDJE mediante oficio suscrito por la Asesora Jurídica del IDT
con radicado 2014EE2213 del 23 de octubre de 2014 recibido en dicha entidad el 24 de octubre
de 2014.
Función No. 10 Dictar su propio reglamento.
El reglamento del Comité, se aprobó en la sesión del 22 de diciembre de 2014 y se remitió al
Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor el 19 de enero de 2015 mediante oficio suscrito por la Asesora
Jurídica del IDT
EN CUANTO A LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA TÉCNICA
Elaboración de actas:
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En la sesión del comité de conciliación del 30 de diciembre de 2014 se recordó sobre el plazo
establecido en la Resolución 15 de 2007, la cual dispone en el numeral 1 que “El acta deberá
estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan
asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.”
En lo relacionado con el informe de la gestión del comité:
Se presentan los informes de gestión requeridos, sin embargo, el 30 de diciembre de 2014, se
recomendó al comité de conciliación, de acuerdo con lo regulado en el artículo 12. Numeral 12.3
del Decreto 690 de 2011 indagar sobre la presentación del informe relacionado con los
mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la entidad.
En el comité celebrado el pasado 20 de enero de 2015, la Secretaría Técnica informó que de
acuerdo con la consulta efectuada a la Asesora de la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y
Prevención del Daño Antijurídico este no procede, por lo tanto se dejará constancia en acta
EN LO RELACIONADO CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS
JUDICIALES DE BOGOTÁ (SIPROJ)
La actual Asesora Jurídica una vez posesionada en el cargo evidenció la falta de implementación
y funcionamiento de este aplicativo, razón por la cual a partir del informe presentado por la ex
Asesora requirió a dicha funcionaria para que aclarara tal situación, sin obtener respuesta, razón
por la cual mediante memorando 2014IE1642 de fecha 28 de noviembre de 2014 informó a la
Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, sobre la ausencia de
pronunciamiento para los fines disciplinarios a que haya lugar.
Por otra parte, de acuerdo con lo previsto en la Circular 104 de 2014 expedida por la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor sobre el Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de
Bogotá-SIPROJ, el 08 y 09 de septiembre de 2014 personal de la Asesoría Jurídica y Control
Interno participó en una jornada de sensibilización y capacitación, con el fin de conocer las
ventajas del SIPROJ como herramienta gerencial, las obligaciones legales relacionadas con el
mismo y la actualización oportuna y permanente de la información, por parte de los
colaboradores del Distrito Capital y el seguimiento de la misma en cabeza de los jefes de oficina
y de las Oficinas de Control Interno de las Entidades
Frente al incumplimiento evidenciado y a partir de la capacitación recibida la Asesora Jurídica
del IDT remitió a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor a través de oficio No. 2014EE2344
de fecha 31 de octubre de 2014 la relación de los servidores públicos designados para acceder al
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SIPROJ discriminando las tareas a cargo de cada uno de acuerdo con lo dispuesto en la circular
113 de 2011 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. Adicionalmente, en el
citado oficio se informó sobre el acto administrativo de constitución del comité, relacionando los
integrantes, las funciones tanto del comité como de la secretaria técnica, las sesiones y la
votación
Mediante radicado No. 2014ER2493 de fecha 22 de diciembre de 2014 el IDT recibió respuesta
del Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor relacionando los usuarios y las claves para acceder al SIPROJ, la
Secretaría Técnica se capacitó en el manejo del aplicativo el 23 de diciembre de 2014, el acta de
la sesión del 30 de diciembre se diligenció en el SIPROJ.
RECOMENDACIÓN
A partir de lo informado por Asesora de la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y
Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, actualizar el
módulo de tutelas de SIPROJWEB D.C., donde debe identificarse con claridad el sentido del
fallo, es decir, si es favorable o desfavorable, así como la obligación de hacer ordenada por el
Juzgado Dieciocho Penal del Circuito con funciones de conocimiento.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 90. Numeral 90.1 del Decreto 654 de 2011se debe
remitir a la Dirección Jurídica Distrital el acto administrativo a través del cual se adoptó el
trámite de las acciones de tutela. Al consultar el normograma de la entidad se evidenció la
existencia de la Resolución 034 de 2010, por la cual se ordena la elaboración e incorporación al
SIG del procedimiento interno para trámite de acciones de tutela, no obstante se fundamenta en
una Directiva derogada, por lo tanto se recomienda analizar la vigencia del citado acto
administrativo.
BIBIANA QUESADA MORA
Asesora de Control Interno
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OBJETIVO: • Verificar que el Instituto Distrital de Turismo cumpla

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