ESTÁNDARES DE IDENTIFICACIÓN Código de Barras

ESTÁNDARES DE IDENTIFICACIÓN Código de Barras

ESTÁNDARES DE
IDENTIFICACIÓN
Código de Barras
0
CONTENIDO
1. OBJETIVO ……………………………………………………………………...2
2. INTRODUCCIÓN …………………………………………………………...….2
3. HISTORIA …………………………………………………………………........2
4. GTIN …………………………………………………………………….............3
Definición …………………………………………………………….…….3
5. ARTÍCULOS COMERCIALES ………………………………………….……3
Unidades de Consumo …………………………………………………..3
Unidades de Expedición …………………………………………………3
6. IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSUMO …………………….…5
GTIN 13……………………………………………………………….……5
GTIN 12…………………………………………………………….………5
GTIN 8…………………………………………………………….………..6
Identificación de Unidades de Consumo…………………….…………6
Digito Verificador ……………...…………………………………............8
7. GS1 EN LÍNEA…………………………………………………………………9
Calculo del Digito Verificador …………………………………………10
SIRCO (Sistema de Integración y Registro de CÓdigos) ………….10
8. REGLAS DE ASIGNACIÓN …………………………………………………12
9. UNIDADES DE EXPEDICIÓN …………………………………….…………15
GTIN 14 ……………………………………………………….…………15
Identificación de Unidades de expedición ……………………………15
10.
GLN …………………………………………………………...………….16
11.
BENEFICIOS …………………………………………………..………..16
1
OBJETIVO
Al término del curso el asociado aplicará los criterios de Identificación de artículos
comerciales, bajo el estándar GS1, con la finalidad de implementar mejores prácticas en su
proceso comercial.
INTRODUCCIÓN
En todo el mundo las empresas y organizaciones requieren de estándares abiertos y globales
para el soporte de sus procesos de negocios en identificación y comunicación.
GS1 internacional como líder neutral busca desarrollar e implementar estándares globales a
nivel mundial, su objetivo es lograr un mundo donde los negocios y la información se
intercambien en forma eficiente y segura para el beneficio de las empresas y de sus procesos
comerciales.
Con más de un millón de empresas usuarias del sistema, haciendo negocios en 158 países
alrededor del mundo, GS1 alcanza realmente un lenguaje global en los negocios.
En la actualidad, la captura manual de información referente a bienes y servicios es un
modelo lento y antiguo quedando rezagado, en el modelo actual se requiere contar con un
sistema de identificación e intercambio de información que nos brinde rapidez y eficiencia.
Con el avance de la tecnología en la industria y el comercio, volviéndose necesario de un
sistema más ágil y seguro, el estándar de identificación de GS1 a través de sus diferentes
herramientas como son los códigos de identificación, nos permiten hacer más eficiente y
preciso el manejo de la información.
HISTORIA
UNIFORM CODE COUNCIL
EAN INTERNATIONAL
El código de barras surgió en 1972, como El
Estándar UPC (Uniform Product Code) que
es administrado en los Estados Unidos por la
Uniform Code Council (UCC) y es en esta
fecha cuando entra el uso del código en el
comercio
En 1977, representantes de la industria y el
comercio de doce países europeos formaron
la European Article Numbering Association
(EAN), desarrollando un sistema compatible
con el sistema de la UCC. Al poco tiempo y
tras unírsele países no europeos, el nombre
fue cambiado por el de EAN International,
generando una respuesta a la necesidad de
fabricantes y detallistas de diferentes países,
entre los cuales se encuentra México.
UPC (Uniform Product Code)
EAN (European Article Numbering)
2
El sistema GS1 nombra a estos códigos (EAN
y UPC) como un Global Trade Item Number
(GTIN), los cuales se usan para la
identificación de Artículos Comerciales y/o
servicios sobre los cuales existe la necesidad
de
codificar
información
predefinida
(características del producto y/o servicio).
GTIN 14
GTIN 12
GTIN 13
GTIN DEFINICIÓN
Estos GTIN´s son representados a través de
Códigos de Barras, el cual consta de dos
elementos:
GTIN 8
Código: Es el
número que identifica a un artículo comercial de manera única y no
ambigua
Símbolo: Es la representación del código o número en un formato,
en este caso, las barras o serie de líneas y espacios paralelos de
diferente grosor que pueden ser leído por un lector láser.
Los códigos de barras son números de identificación de artículos comerciales, unidades logísticas y
localizaciones, que sirven para capturar información de manera automática sobre un producto y/o
servicio, permitiendo el intercambio de información en forma rápida, exacta y sin errores en cualquier
punto del proceso comercial. El código de barras almacena datos que pueden ser cifrados o leídos de
manera rápida y con gran precisión.
ARTÍCULOS COMERCIALES
¿Qué es un artículo comercial?
Cualquier producto/servicio que se pueda comercializar.
UNIDADES DE CONSUMO
UNIDADES DE EXPEDICIÓN
Creada para almacenar o distribuir una
Se refieren al artículo, producto o servicio mercancía, sin que necesariamente pase por el
comercial que generalmente pasan por un punto de venta, adquirido por el distribuidor y
punto de venta y es adquirido por el utilizado principalmente en el sector logístico.
consumidor final.
3
INSTRUCCIONES: en el cuadro enlista tus productos, dividiéndolos en Unidades de
Consumo y Unidades de Expedición (si cuentas con ellas).
UNIDADES DE CONSUMO
UNIDADES DE EXPEDICIÓN
Fresas Congeladas 455 gr
Caja con
18
piezas
Caja
con 36
piezas
Liquido Antibacterial 400 ml
Caja con
24
piezas
Pallet
de 36
cajas
Pallet
de 24
cajas
INSTRUCCIONES: en los paréntesis coloca las simbologías correspondientes al tipo de
código.
UNIDADES DE CONSUMO
UNIDADES DE EXPEDICIÓN
GTIN-13
(EAN-13)
GTIN-14
(DUN-14 o ITF)
GTIN-12
(UPC-A)
GTIN-8
(EAN-8 o UPC-E)
4
IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSUMO
Se considera unidad de consumo, a todo aquel producto o servicio sobre el que existe una necesidad
de obtener información predefinida y al cual se le puede fijar un precio, ordenar o facturar en cualquier
punto de la cadena de abastecimiento. Esta definición abarca desde las materias primas hasta los
productos del consumidor final.
750
3007
99935
1
3 dígitos
4 a 7 dígitos
2 a 5 dígitos
1 dígito
Prefijo de País
N° de Control
Clave de producto
Digito verificador
Asignado por GS1
Asignado por GS1
Asignado por Fabricante o por Sistema
Resultado de un calculo
1
2
3
4
GTIN-13
(EAN-13)
1
2
3
4
0
12345
67891
2
1 dígito
5 a 7 dígitos
3 a 5 dígitos
1 dígito
Prefijo de Sistema
N° de Control
Clave de producto
Digito verificador
Asignado por GS1
Asignado por GS1
Asignado por Fabricante o por Sistema
Resultado de un calculo
1
2
3
4
GTIN-12
(UPC-A)
1
2
3
4
5
CÓDIGO GTIN-8 (EAN-8 o UPC-E)
Desarrollado para artículos pequeños,
que por su tamaño no cuentan con la
capacidad de soportar las medidas de un
código de 13 o de 12 dígitos; manejados
tanto por la EAN como por la UCC.
7501203
8
7 dígitos
1 dígito
Clave de producto Dígito verificador
ASIGNACIÓN
Los GTIN´s son asignados localmente pero son únicos a nivel mundial. Esto se logra, identificando los
productos de cada empresa con base en la diversidad de los mismos. Es necesario reconocer los
atributos que hacen diferente a cada artículo.
Los atributos a identificar dependen del tipo de artículo que se le esté asignando el GTIN, por ejemplo:
PRODUCTO
TIPO
MODELO
COLOR
Pizarrón Blanco
8350
MARCADOR
720 Punta
Redonda
6
INSTRUCCIONES: en las pestañas superiores se colocaran el nombre de las características a identificar (por ejemplo,
Tipo, Modelo, Color, etc.), recordando que estas dependerán del producto que estés identificando. A continuación dibuje un
diagrama con las características del producto, tome como base el ejemplo anterior.
7
DÍGITO VERIFICADOR
Permite asegurar la consistencia de estructura en los códigos. En caso de una captura manual evita el
error humano y por ende que se confunda el producto.
Teniendo el siguiente código:
750 12345 1234 X
¿Cuál será el dígito verificador?
Empezando por el primer dígito de la derecha, coloque el número 3 debajo de este,
posteriormente coloque el número 1 debajo del siguiente; ingrese esta combinación
(3, 1) de forma alternada de derecha a izquierda hasta completar todo el número:
1er
paso:
7
5
0
1
2
3
4
5
1
2
3
4
1
3
DV
Multiplique el número superior por el inferior:
2do
paso:
7
5
0
1
2
3
4
5
1
2
3
4
x1
x3
x1
x3
x1
x3
x1
x3
x1
x3
x1
x3
7
15
DV
Sume el resultado de todas las multiplicaciones:
3er.
paso
7 +15+__+__+__+__+__+__+__+__+__+__=
.
De la decena superior inmediata del resultado, reste el resultado; lo obtenido de esta
resta es el Dígito Verificador.
4to
paso:
___-___=___
Si el resultado de la suma es una decena cerrada (50,60, 70, 80, 90, 100, etc.) no se
realiza ninguna resta, el Digito Verificador será cero:
Nota: El digito verificador se puede calcular a través de GS1 México en línea.
8
GS1 México en Línea
GS1 México en línea es un Portal Web dirigido a los asociados de GS1 México, para que de manera
sencilla, oportuna y eficiente, puedan:
Realizar trámites de forma automatizada.
Consultar información exclusiva y especializada en estándares globales e innovación para sus
procesos.
Utilizar las aplicaciones que le faciliten la correcta adopción de los estándares GS1.
Para poder ingresar a GS1 en Línea estos son los pasos a seguir:
1. A través de la pagina www.gs1mexico.org de clic en la parte
superior izquierda de la pantalla en el logo de GS1 México en Línea.
2. Coloque su usuario y contraseña. Si no cuenta con estos datos
comuníquese al 5249-5249 del DF o área metropolitana o al
01800-504- 5400 del interior de la republica.
3. Por seguridad el sistema le pedirá que cambie su contraseña;
una vez realizado este paso no encontraremos en GS1 en Línea.
Calculo del Dígito Verificador en Línea
Una vez que se ingresa al portal para asociados GS1 México en Línea, dar clic en la pestaña de
“aplicaciones” y seleccione “calculo de digito verificador”
9
Ingrese los primeros 13, 12 u 11 dígitos de su código y de clic en generar GTIN según sea el caso. La
aplicación calculará el digito verificador correspondiente.
SIRCO (Sistema de Integración de Registro de CÓdigos)
En el portal para asociados GS1 México en Línea, dar clic en la pestaña de “aplicaciones” y seleccione
“SIRCO”:
¿Qué es SIRCO?
Es la aplicación que permite a los asociados de GS1 México administrar los Códigos de Barras que su
empresa genera, utilizando las principales llaves del sistema de identificación GS1.
SIRCO tiene las siguientes funciones:
•
•
•
Asignación individual y masiva de códigos
Impresión
Descarga de reporte
10
1. Ingrese a GS1 México en Línea, en la pestaña de Aplicaciones podrá observar que se
encuentra la herramienta SIRCO.
2. Para realizar la asignación de nuevos códigos es necesario dar clic en el icono
3. Se observa los siguientes iconos:
Para llevar a cabo la asignación, solo es necesario ingresar las características
mínimas necesarias del producto (Nombre genérico, descripción y marca).
En automático SIRCO asignara el Código de Barras correspondiente.
Esta opción sirve para poder imprimir el código de barras, ya sea en una etiqueta
auto adherible o sombre el mismo diseño del empaque.
Esta opción es para aquellas empresas que tienen la necesidad de realizar la
identificación de varios productos, pero poco tiempo para llevarlo a cabo.
La carga masiva funciona con un archivo en Excel, el cual tiene que ser llenado
con la información solicitada (Nombre genérico, descripción y marca).
Esta aplicación ayuda a descargar un reporte con toda la información de los
productos y los códigos asignados a la empresa.
11
REGLAS DE ASIGNACIÓN
La asignación de números únicos para cada producto mantiene nuestro sistema homogéneo y
funcional, y sobretodo en concordancia con las reglas estándares desarrolladas por GS1. El nuevo
número que es asignado a cada producto necesita ser comunicado por el fabricante a través de la de
abastecimiento previamente a la transacción, con el fin de que el sistema pueda ser ajustado.
Principios Básicos para la Asignación de GTIN´s
A cualquier serie de ítems diferente de otra, para propósitos comerciales (pedido,
almacenamiento o facturación), le es asignado un único y propio GTIN.
Un ítem con el nivel más bajo de packaging, a menudo unidades mínimas de consumo
vendidas en negocios detallistas, debe ser identificado individualmente.
Asignación
Variantes del Mercado (idioma y Cantidades Comerciales)
Remplazo de Artículos comerciales (Cambios menores y mayores)
Artículos Comerciales Paralelos (Promociones, mercancías con precio predeterminado)
Artículos de Temporada
Regla
Ejemplo
Nuevo lenguaje sobre el
empaque de un producto
comercializado en un
mercado
Cambio en el peso neto o
unidades declaradas
12
Cambio en la formulación
esperando que el
consumidor final distinga
el nuevo del viejo
Cambios mayores en el
frente comercial: Nombre
del artículo, marca,
descripción
Cambio de un 20% en las
dimensiones del empaque
Producto con un “preprecio” en la etiqueta
13
INSTRUCCIONES: de acuerdo al caso expuesto, seleccione SI sí se requiere asignar un nuevo GTIN
o NO sí no se requiere realizar el cambio.
Caso propuesto
1.- El contenido del producto varía en color y/o sabor.
Ejemplo: el contenido de un mix aleatorio de paletas y el nuevo mix
aleatorio varía en cuanto a colores y/o sabores.
2.- El producto incluye gratis una promoción de otro artículo que
normalmente se vende por separado, ambos productos se encuentran
bandeados juntos.
Ejemplo: lata de pintura con una brocha bandeadas juntas.
3.- Cambia la cosecha de un producto sin cambiar el precio.
Ejemplo: vino californiano cosecha 2001, ahora se comercializa con una
cosecha 2005, esto no hace que cambie el precio de la botella.
Requiere de
un nuevo GTIN
Si_____
No____
Si_____
No____
Si_____
No____
4.-Cambia el nombre de un artículo de manera gradual y existiendo
simultáneamente por un periodo de 3 meses.
Si_____
Ejemplo: refresco “Estrella”, cambia el nombre por refresco “Cosmos” de
manera gradual.
No____
5.- El modelo o envase de un producto, cambia de forma sin alterar el
tamaño o contenido neto.
Si_____
Ejemplo: el modelo del envase de un jugo cambia de forma.
6.- En el arte del empaque se incluye un precio sugerido para su venta.
Ejemplo: una bolsa de papas fritas ahora incluye un precio como parte del
empaque.
No____
Si_____
No____
14
UNIDADES DE EXPEDICIÓN
El Estándar de Identificación, además de permitir la codificación del producto terminado, también
considera la identificación y codificación de cajas, corrugados y pallets, a las cuales se conoce como
Unidades de Expedición, las cuales son creadas para la fácil distribución de las Unidades de
Consumo.
Estas Unidades de Expedición se utilizan para almacenar o distribuir una mercancía y su control para
entradas y salidas, de manera fácil y organizada, en un almacén o centro de distribución. El código
utilizado es el GTIN-14.
1 digito
12 Dígitos
1 Digito
Variable Logística
(VL)
Código GTIN-13 de la unidad de
consumo
Digito Verificador
(DV)
Identificar diferentes niveles de
agrupamiento de una misma
unidad de consumo
Código GTIN 8 de la unidad de
consumo; se le anteponen 5 ceros.
(sin el digito verificador)
1
2
3
Se calcula con los 13 dígitos anteriores.
Mismo procedimiento de la unidad de
consumo
PRACTICAS
1
Tipo de Producto
Unidad de
Consumo
2
VL
3
GTIN
DV
750123456700
8
Unidad de
Expedición
Unidad de
Expedición
NOTA 1: el número “0” no se considera como variable logística, por lo que no es una buena práctica en el
mercado mexicano.
NOTA 2: las variables pueden ser del 1 al 8 para productos con información constatarte (cantidad, medidas y/o
pesos). Para productos con medidas variables se utiliza la variable logística 9; por ejemplo algunos perecederos.
15
INSTRUCCIONES: 1.- Generar el GTIN de las Unidades de Expedición de los siguientes productos.
2.- Colocar 2 Unidades de Consumo propias, con sus respectivas Unidades de Expedición.
Unidad de Consumo
Primera Unidad de
Expedición
Segunda Unidad de
Expedición
Tercera Unidad de
Expedición
12 Pzas
36 Pzas
36 Cajas
100 Pzas
200 Pzas
7501234512367
75012347
16
NÚMERO GLOBAL DE LOCALIZACIÓN (GLN)
Todas las organizaciones intercambian información en sus procesos de negocio, externa e
internamente. Aunque se asume que el intercambio de información ocurre entre socios comerciales
que utilizan procesos similares, hoy en día el uso de una identificación exacta y codificada de los
datos, en vez de nombres y direcciones de datos alfanuméricos, se ha convertido en una necesidad
absoluta.
El GLN es simplemente un código numérico que identifica la localización legal, funcional o física de un
negocio o la entidad de una organización, tales como:
Entidades Legales: Compañías, subsidiarias o divisiones del proveedor tales como clientes,
bancos, promotores, etc.
Entidades físicas: Un cuarto particular en un edificio, tales como almacén, punto de recibo de
mercancía, punto de transmisión, etc.
Se le asigna un número diferente a cada localización que sea necesario identificar.
750
5000010
00
2
3 dígitos
4 a 7 dígitos
2 a 5 dígitos
1 dígito
Prefijo de País
N° de Control
Clave de producto
Digito verificador
Asignado por GS1
Asignado por GS1
Asignado por Fabricante o
por Sistema
Resultado de un
calculo
A diferencia del GTIN, el código GLN no se tiene que colocar en ninguna parte del producto, solo se
utiliza para el intercambio comercial, como por ejemplo en la generación de la Factura Electrónica. La
información que se vincula a este número es propia de la entidad física o virtual.
BENEFICIOS
Fabricante/Productor
Distribuidor
Comprador/Consumidor
* Competitividad a nivel
Nacional e Internacional
* Control de Inventarios
* Integración de procesos
* Control de ventas
* Disminución de costos
* Control de ventas
* Control de resurtidos
* Reducción de tiempos
en recibo y punto de venta
* Calidad en el servicio
* Disminución de costos
* Reducción de tiempo en
punto de venta
* Disponibilidad del artículo
comercial
* Experiencia de compra
17
NOTAS
18
19